Obsah ÚVODNÍ SLOVO PŘEDSTAVENÍ TUTORKY
3 4
MICROSOFT EXCEL 2007
5
5 ZAČÍNÁME 6 NASTAVUJEME PRACOVNÍ PLOCHU 6 PÁS KARET, MĚŘÍTKO ZOBRAZENÍ, ŘÁDEK VZORCŮ TLAČÍTKO OFFICE, PANEL NÁSTROJŮ RYCHLÝ PŘÍSTUP 6 6 VZHLED STRÁNKY, ROZLOŽENÍ STRÁNKY PRACUJEME SE SOUBOREM – SEŠITEM 7 7 NOVÝ SEŠIT 7 OTEVŘENÍ SEŠITU ULOŽENÍ SEŠITU 7 7 ULOŽENÍ SEŠITU JINAK 8 NÁHLED PŘED TISKEM TISK 8 9 ZAVŘENÍ SEŠITU 10 PRACUJEME S LISTEM SEŠIT, LIST, SLOUPCE, ŘÁDKY, BUŇKY (ZMĚNA VELIKOSTÍ, VLOŽENÍ NOVÝCH, SMAZÁNÍ) 10 10 BLOKY BUNĚK (SLOUPCŮ, ŘÁDKŮ, LISTŮ) I NESOUSEDÍCÍCH, ZÁPIS BLOKU BUNĚK POHYB V LISTU POMOCÍ MYŠI A KLÁVESNICE 11 12 ZAPISUJEME DO BUNĚK 12 ZÁPIS TEXTU, HODNOT, EDITACE BUŇKY KOPÍROVÁNÍ, PŘESOUVÁNÍ A MAZÁNÍ HODNOT V BUŇKÁCH (V RÁMCI LISTU, SEŠITU) 12 12 ŘADY A SEZNAMY (VLASTNÍ SEZNAMY) 13 ŘAZENÍ DAT VZESTUPNĚ A SESTUPNĚ FORMÁTUJEME BUŇKY 14 FORMÁTOVÁNÍ BUNĚK – DRUH ČÍSLA (OBECNÉ, MĚNA, ÚČETNICKÝ, DATUM, ČAS, VLASTNÍ), ZAROVNÁNÍ (SVISLÉ, VODOROVNÉ, ZALOMENÍ TEXTU, SLOUČENÍ BUNĚK), PÍSMO, OHRANIČENÍ (VNITŘNÍ, VNĚJŠÍ), VZORKY, ZÁMEK (BUNĚK, LISTU) 14 15 PODMÍNĚNÉ FORMÁTOVÁNÍ UKOTVENÍ PŘÍČEK 15 16 FILTRY A SOUHRNY Strana | 1
VKLÁDÁME OBJEKTY VLOŽENÍ OBRÁZKU – NÁSTROJE VLOŽENÍ KLIPARTU – NÁSTROJE VLOŽENÍ WORDARTU – NÁSTROJE VLOŽENÍ HYPERTEXTOVÉHO ODKAZU – NÁSTROJE VLOŽENÍ SMARTARTU – NÁSTROJE VLOŽENÍ TEXTOVÉHO POLE – NÁSTROJE FUNKCE KNIHOVNY FUNKCÍ PRAVIDLA ZÁPISU VZORCŮ (ZÁKLADNÍ OPERÁTORY) ALGORITMY GRAFY GRAFY – TYPY A JEJICH POUŽITÍ NÁSTROJE GRAFU FORMÁTOVÁNÍ VÝBĚRU GRAFY PRO ODVÁŽNÉ KONTINGENČNÍ TABULKY ‐ PIVOT RYCHLÁ ANALÝZA VELIKÝCH TABULEK? SEZNAM POLÍ (POPISKY ŘÁDKŮ, SLOUPCŮ, HODNOTY) ÚPRAVA TABULKY DLE KONKRÉTNÍHO DOTAZU KONTINGENČNÍ GRAF
17 17 17 17 18 18 18 19 19 20 20 21 21 21 21 22 23 23 23 24 24
Strana | 2
Úvodní slovo Program Excel nám slouží ke zpracování dat, vytváří z nich tabulky a grafy. Samozřejmostí je práce s dalšími objekty, například s obrázky. Excel je nepostradatelným pomocníkem při vytváření tabulek a práci s nimi. Kdo jste se již setkal se starší verzí, nemusíte být zmateni novým uspořádáním funkcí, práce s programem Excel 2007 je jednodušší, než bývala.
Strana | 3
Představení tutorky Dobrý den, mé jméno je Michaela Mudrochová a jsem Vaše tutorka.
V roce 1992 jsem začala pracovat ve státní správě, byla jsem spoluzakladatelkou Informačního a datového centra, které uvádělo výpočetní techniku mezi pracovníky úřadů. Náplní bylo nejen zaškolování, ale i řešení technických problémů, správa uživatelských programů, grafické návrhy a jejich realizace. Práce s počítačem se mi už tehdy stala koníčkem. Ale změnila jsem zaměstnavatele a začala pracovat jako programátorka v mezinárodní společnosti. Po jednotvárné práci jsem se rozhodla pro další změnu. Složila jsem testerské zkoušky konceptu ECDL na PF UK a začala poskytovat lektorské služby v oblasti výpočetní techniky. V roce 2005 jsem dokončila studium pilotních modulů Profesního vzdělávání tutorů on‐line kurzů na ZČU v Plzni a začala se naplno věnovat e‐Learningu. Chýlí se ke konci také mé magisterské studium na ČZU v Praze na Fakultě životního prostředí. Bydlím se svou stále rozrůstající se rodinou skoro na samotě (bohužel bez lesa) v malé vesničce kousek od Mostu, kde si užívám klid, který mi ve městě tolik scházel. Ráda Vás provedu tímto kurzem a pomůžu při jakýchkoli studijních obtížích. Přeji Vám mnoho trpělivosti a píle při studiu! Strana | 4
Microsoft Excel 2007 Začínáme Program Excel slouží k vytváření a zpracování tabulek s čísly a vzorci. Vytvářené sešity mají koncovku *.xlsx a je jim též přiřazena vlastní ikonka. Starší verze Excelu (např. 2003, 2002, 2000, 97) vytvářejí sešity s koncovkou *.xls. To také znamená, že nová verze 2007 otevře sešity s koncovkami *.xlsx i *.xls ale starší verze s novou koncovkou *.xlsx neotevřou. Nemusíme si vysvětlovat, proč tomu tak je, spíš si ukážeme, jak problém obejít. Pokud máte ještě na svých počítačích nainstalován kancelářský balíček Office nižší verze, nainstalujte si převaděč formátů, k dispozici je na stránkách výrobce. Nikdy se vám už nestane, že byste nový dokument neotevřeli. Ke stažení je zde:
http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?FamilyID=941B3470 ‐3AE9‐4AEE‐8F43‐C6BB74CD1466&displaylang=cs
Strana | 5
Nastavujeme pracovní plochu Pás karet, měřítko zobrazení, řádek vzorců Další velkou novinkou v této verzi je Pás karet. Je to soubor všech funkcí dostupných v programu. Pás karet se dělí na jednotlivé karty dle tématu, kterým se funkce rozdělují. Například první karta s názvem Domů, obsahuje nejpoužívanější funkce pro práci s buňkami. Pro přehlednost jsou ještě jednotlivé karty rozděleny do skupin a u některých skupin je přístupné dialogové okno, pro více možností. Pod pravým postníkem je umístěna Lupa pro přiblížení a oddálení listu v sešitu. Doporučuji velikost 100%. Nalevo od Lupy jsou ještě ikonky Rozložení. Pro nás je nejpraktičtější první způsob – Normální.
Tlačítko Office, panel nástrojů Rychlý přístup Pro práci se sešitem používáme tlačítko Office, kde jsou volby pro otevírání, ukládání a tisk listu. Vlastní nastavení nám umožňuje panel nástrojů Rychlý přístup, můžeme si přidat vlastní zástupce funkcí. Provedeme to tak, že šipkou na konci panelu vybereme volbu Další příkazy, nebo rovnou dostupnou funkci. Ještě jednu možnost úprav máme. Na pásu karet si vybereme funkci, klikneme na ní pravým tlačítkem myši a Přidáme na panel nástrojů Rychlý přístup. Stejným způsobem můžeme funkci z panelu i odebrat. Stačí k tomu pravé tlačítko myši a volba Odebrat z panelu nástrojů Rychlý přístup.
Vzhled stránky, rozložení stránky I když to vypadá, že list sešitu je obrovský a nemá konce, je důležitý vzhled stránky, její orientace a velikost okrajů. Vzhled stránky najdeme na kartě Rozložení stránky, ve skupině Vzhled stránky. Pomocí ikonek, které tam najdeme, můžeme jednoduchým způsobem změnit Okraje, Orientaci, Velikost stránky. K dispozici je dialogové okno, kdybychom chtěli nastavit list sešitu po svém.
Strana | 6
Pracujeme se souborem – sešitem Pro práci s listy sešitu používáme tlačítko Office, kde jsou volby pro otevírání, ukládání a tisk dokumentu. Vlastní nastavení nám umožňuje panel nástrojů Rychlý přístup, můžeme si přidat vlastní zástupce funkcí. Provedeme to tak, že šipkou na konci panelu vybereme volbu Další příkazy, nebo rovnou dostupnou funkci. Ještě jednu možnost úprav máme. Na pásu karet si vybereme funkci, klikneme na ní pravým tlačítkem myši a Přidáme na panel nástrojů Rychlý přístup. Stejným způsobem můžeme funkci z panelu i odebrat. Stačí k tomu pravé tlačítko myši a volba Odebrat z panelu nástrojů.
Nový sešit Každé otevření programu Excel otevře rovnou i nový sešit ale někdy se stane, že potřebujeme začít s novým sešitem během naší práce. Použijeme k tomu ikonku Nový na panelu nástrojů Rychlý přístup, nebo vybereme funkci Nový pomocí tlačítka Office.
Otevření sešitu I otevření sešitu provedeme podobným způsobem. Můžeme si vybrat buď ikonku Otevřít, nebo opět využijeme výběr z menu z tlačítka Office. Dialogové okno, z kterého vybereme sešit, již známe. Najdeme složku, kde je sešit uložený, vybereme ho a klikneme na Otevřít.
Uložení sešitu Uložení sešitu je důležitá funkce, kterou nesmíme podcenit. Všechny naše sešity ukládáme na pevný disk do složky Dokumenty. Pro vyšší přehlednost si můžeme ještě vytvořit ve složce Dokumenty podsložky. Když ukládáme soubor poprvé, tak z tlačítka Office funkcí Uložit otevřeme dialogové okno, ve kterém nastavíme složku, kam chceme sešit uložit a zapíšeme název souboru. Když ukládáme sešit podruhé, nebo vícekrát, ukládáme jen poslední verzi s příslušnými změnami. Dialogové okno se nám při použití téhle funkce již nikdy neotevře, vždy bude použito stejné úložiště a stejný název sešitu, jako poprvé.
Uložení sešitu jinak Tuto funkci nejčastěji využíváme pro vytváření záloh. Stává se velmi často, že již uložený sešit potřebujeme uložit ještě někam jinam. Příkladem je uložení sešitu na jiný disk než pevný disk, nejčastěji flash disk, který bude pravděpodobně označen písmenkem nejdál v abecedě. Při tomto kroku vytváříme v podstatě kopii otevřeného sešitu. Provedeme to tak, že z tlačítka Office funkcí Uložit jako Strana | 7
změníme místo uložení (na disketu, nebo flash disk) a pak klikneme na Uložit. Samozřejmě, že funkce funguje i obráceně a to tak, že otevřený sešit z flash disku můžeme touto funkcí uložit jinam, například do Dokumentů na pevný disk. Novou vlastností funkce je i možnost uložení dokumentu do formátu *.pdf. Je to formát, schválený pro univerzální použití. Tento formát podporuje spoustu prohlížečů. Asi nejčastěji se s ním setkáte na internetu.
Náhled před tiskem Náhled je užitečná funkce, kterou jednoduše zkontrolujeme, jak budou naše tabulky a grafy vypadat při tisku. Z tlačítka Office vybereme Tisk – Náhled, nebo použijeme ikonku z panelu nástrojů Rychlý přístup a prohlédneme si výsledek. Náhled v Excelu je jiný, propracovanější, než ve Wordu a tak máme v okně Náhled k dispozici ještě i další funkce. Funkcí Tisk bychom rovnou vytiskli, co vidíme na papíře, ale pozor, zkontrolujte v levém dolním rohu počet stránek a podívejte se, jestli se Vám celá tabulka vejde na stránku. Klidně si prolistujte i další stránky, abyste viděli, co tisknete. Většinou se nevyhnete použití funkce z ikonky Vzhled stránky, kde si na záložce Stránka můžete nastavit Orientaci, velikost papíru a hlavně Měřítko. Stává se, že se Vám tabulka nevejde na stránku a jeden sloupeček (nebo řádek) se krčí na druhé stránce. Tomu lze jednoduše zabránit použitím měřítka, kde buď upravíte velikost tabulky v procentech, nebo přizpůsobíte tabulku (nebo graf) na x stránek vodorovně a x svisle. Procentuální velikost se upraví dle rozměrů automaticky a tabulky se vám tak vždy vejdou jen na tolik stránek, kolik je třeba. Ve stejném okně ale na záložce Okraje jsou nastaveny okraje papíru v cm, také je lze upravit a docílit tak větší plochy pro tisk. Kromě toho je tu praktická funkce centrování tabulky svisle nebo vodorovně při tisku. Na záložce Záhlaví a zápatí si vybereme z automatického textu, nebo zapíšeme Vlastní záhlaví / zápatí. V Náhledu využijeme i tlačítka Další a Předchozí, které nám zobrazují stránky před a po, tlačítko Lupa pro přiblížení nebo oddálení tabulky, Okraje pro zobrazení, popřípadě posouvání okrajů.
Tisk Tisk dokumentu provedeme funkcí Tisk. Funkce vyvolaná z menu tlačítka Office zobrazí nejdříve dialogové okno, kde můžeme nastavit počet kopií, popřípadě vlastnosti tiskárny (většinou Koncept, který nám šetří inkoust). Kdežto funkce Strana | 8
použitá z panelu nástrojů Rychlý přístup dialogové okno vynechá a přednastavená tiskárna rovnou vytiskne jednu kopii. Funkci tisk ale používejte radši z Náhledu před tiskem, ušetříte kromě spousty papíru i další komplikace.
Zavření sešitu Pokud jsme s dokumentem přestali pracovat a nadále ho nepotřebujete, můžete ho zavřít pomocí tlačítka Office ‐ Zavřít. Jestliže váš dokument nebyl uložen, objeví se hláška, která uložení připomene. TIP! Všechny funkce, které pracují s dokumentem, můžeme spouštět i přes klávesové zkratky. Ty se skládají z funkčních kláves a současně stisknutých písmenek, které jsou zároveň zkratkou funkce. Takže pro Nový dokument použijeme Ctrl+N, pro Otevření Ctrl+O, Uložení Ctrl+S, Tisk Ctrl+P. TIP! Novinkou v ovládání programů pomocí klávesových zkratek v balíčku MS Office 2007 je použití klávesy Alt. Stiskněte levý Alt a na pásu karet se objeví nápověda u každé funkce. Je to klávesová zkratka, kterou funkci vyvoláte. Například postupným stisknutím kláves Alt – V – B vložíte do textu obrázek.
Strana | 9
Pracujeme s listem Sešit, list, sloupce, řádky, buňky (změna velikostí, vložení nových, smazání) Už víme, že soubor vytvořený v Excelu se jmenuje sešit. V sešitě máme listy a listy jsou rozděleny svisle na sloupce a vodorovně na řádky. Řádky se značí čísly a sloupce písmeny. Řádky a sloupečky tak vytvářejí buňky a každá buňka má svou adresu podle svého sloupce a řádku. (např. B3). Každá buňka má taky svou velikost, která závisí na velikosti řádku nebo sloupce, který ji tvoří. Šířka sloupce a výška řádku se dají změnit. Provedeme to tak, že myší najedeme na spojnici mezi písmeny, co označují sloupce, kurzor myši se nám změní a my můžeme držením a táhnutím změnit velikost. Stejně tak to jde u řádků, jen taháme za spojnici mezi čísly, co označují řádky. Nové listy můžeme vkládat pomocí malé ikonky, umístěné za posledním listem. TIP! V Excelu je velmi užitečné i pravé tlačítko myši. Kdykoliv ho použijete, zobrazí vám všechny dostupné jednoduché funkce. Takže když kliknete pravým tlačítkem myši na List, tak ho lehce odstraníte, nebo vložíte nový. Vkládání a odstraňování sloupců nebo řádků provedeme pravým tlačítkem myši. Stůjte v řádku/sloupci, před který chcete vložit další řádek/sloupec, popřípadě na řádku nebo sloupci, který chcete odstranit. Klikněte pravým tlačítkem myši a vyberte funkci Vložit buňky, nebo Odstranit. Použít také můžete funkce na kartě Domů ‐ skupina Buňky ‐ Vložit nebo Odstranit.
Bloky buněk (sloupců, řádků, listů) i nesousedících, zápis bloku buněk Když označíme více buněk najednou, vytvoříme takzvaný blok buněk. Formátovat takový blok buněk bude podstatně rychlejší, než formátovat každou buňku zvlášť. Blok buněk se zapisuje adresou bloku, která obsahuje první buňku a poslední. (přiklad B3:D6, čteme b3 až d6). Buňky dáme do bloku tak, že první chytneme myší uprostřed a táhneme na poslední. Označené buňky kromě první se nám zvýrazní. Do bloku můžeme též dát sloupce, nebo řádky. Postačí nám kliknout na písmenko označující sloupec, nebo na číslo u řádku. Do bloku můžeme dát i víc řádku, nebo sloupců, stačí nám držet jedno písmenko myší a táhnout na další.
Strana | 10
TIP! Nepleťte si řádky, sloupce a buňky. Sloupce si představte jako písmenka, řádky jako čísla a buňky jako pole na šachovnici. Sloupec B není v žádném případě buňka B1. Blok může obsahovat i buňky, které spolu nesousedí. Pak by zápis mohl vypadat takto B3:D6;F10:H14 (čteme b3 až d6 a f10 až h14). Dvojtečku čteme jako AŽ a středník jako A. S blokem nesousedních buněk nám pomůže klávesa Ctrl, držte ji při označování buněk. Vyzkoušejte si bloky buněk a jejich zápisy. Využijeme jich u funkcí a vzorců. TIP! Zkuste skloubit již známé operace. Dejte do bloku sloupce A, B, C a zatáhněte za jednu spojnici mezi písmenky, jako byste chtěli rozšířit šířku sloupce. Všechny tři sloupce se rozšíří naráz a budou všechny stejně široké.
Pohyb v listu pomocí myši a klávesnice Po buňkách v listu se pohybujeme pomocí šipek na klávesnici, popřípadě pomocí myši. Každá buňka je zavřená a dvojitým poklepem jí otevřeme – začne v ní blikat kurzor. Tuhle buňku nemůžeme formátovat, pokud jí opět nezavřeme. K zavírání buněk používáme Enter.
Strana | 11
Zapisujeme do buněk Zápis textu, hodnot, editace buňky Do buňky zapisujeme libovolný řetězec znaků. Po skončení zápisu buňku zavřeme klávesou Enter. Jestliže buňka i následně zůstává otevřená, nemůžeme ji formátovat. Pokud text v buňce chceme editovat, klávesou F2 buňku otevřeme. Samozřejmě stačí i dvojklik do buňky, nebo do řádku vzorců. Následně buňku opět zavřeme klávesou Enter. TIP! Zvyk je železná košile a je velice pravděpodobné, že buňky zavíráte jinak, třeba šipkami na klávesnici. To jde jen při prvním zavření, ale když buňku po editaci chcete zavřít podruhé, jiná klávesa než Enter (posun dolů) nebo TAB (posun doprava) nefunguje.
Kopírování, přesouvání a mazání hodnot v buňkách (v rámci listu, sešitu) Označený blok buněk můžeme následně kopírovat, popřípadě přesunout, nebo dokonce smazat. Kopírujeme tak, že při označeném bloku stiskneme Ctrl+C a klikneme na buňku, kam chceme označený blok vložit a stiskneme Ctrl+V. Přesun bloku provedeme tak, že chytneme ohraničující čáru bloku a odneseme ho na zvolené místo. Excel nám graficky pomůže v orientaci při přesunu buněk. Pro mazání všech zapsaných hodnot v bloku buněk použijeme klávesu Delete.
Řady a seznamy (vlastní seznamy) Každá označená buňka má vpravo dole malou kostičku (úchyt), za kterou když zatáhnete jakýmkoliv směrem, sousedící buňky vyplníte stejnými daty. (Kurzor se musí změnit na jednoduchý symbol +). Je to jednoduchý způsob kopírování dat. Ale nejen na kopírování jsou řady a seznamy užitečné. Vyzkoušejte si zatáhnout za kostičku u buňky, do které jste zapsali například Pondělí. Všechny seznamy, které použijete, jsou uvedeny v Možnostech aplikace Excel (kolečko Microsoft Office) ‐ menu Oblíbené ‐ Upravit vlastní seznamy. Přidejte si seznam dle potřeby. Kromě výše uvedených seznamů máme i automatické, která fungují, i když nejsou zapsány na kartě Vlastní seznamy. Jedná se o číselné a datumové řady. Zapište do buňky jakékoliv datum a zatáhněte za kostičku. U řady čísel musíme Excelu nejdříve ukázat, jakou řadu vlastně chceme. Takže když zadáme do jedné buňky číslo 1, do druhé 2, obě buňky dáme do bloku a následné zatáhneme za kostičku dole, vyplní se buňky postupně všemi čísly.
Strana | 12
TIP! Zkuste při kopírování pomocí kostičky (úchytu) použít klávesu Ctrl. U automatických řad funguje jako stopka.
Řazení dat vzestupně a sestupně Pokud data v tabulce chceme seřadit, poslouží nám jednoduchá funkce. Dáme řazená data do bloku a klikneme na ikonku Seřadit a filtrovat na kartě Domů ‐ skupina úpravy. TIP! Nezapomeňte, že řadíte celou tabulku, nejen jeden sloupec. Musíte tedy označit všechna data, aby se Vám nepomíchala.
Strana | 13
Formátujeme buňky Formátování buněk – druh čísla (obecné, měna, účetnický, datum, čas, vlastní), zarovnání (svislé, vodorovné, zalomení textu, sloučení buněk), písmo, ohraničení (vnitřní, vnější), vzorky, zámek (buněk, listu) Každá buňka si žije po svém a každá buňka může mít jiný formát. Všimli jsme si, že buňky jsou standardně naformátovány písmem Calibri (bezpatkové) a velikostí 11. Ale v programu Excel nepracujeme jen s textem, ale i čísly a tak je formátování daleko obsáhlejší, než ve Wordu. Buňky, které formátujeme, musíme mít aktivní (označené v bloku). Kliknutím pravého tlačítka myši aktivujeme dostupné funkce, kde vybereme Formát buněk. Na kartě Číslo nastavíme druh čísla, jaký do buněk zapisujeme. Když je to cena, použijeme druh Měna nebo Účetnický, kde nastavíme počet desetinných míst a symbol měny. (na měnu můžeme použít i ikonku Měna.) Kdybychom pracovali s datem, dáme si pozor na zápis, protože datum se zapisuje bez tečky za posledním číslem. Takže 23.12 nebo 23.12.2009, jinak formát datum nemůžeme nastavit. Stejné je to s měnou, zapíšeme 12,5 a nastavíme formát Měna, číslo se automaticky převede na 12,50 Kč. TIP! Druh čísla Účetnický (i z panelu nástrojů) nelze zarovnat jinak než doprava. Pro zarovnání na střed nebo doleva, použijte druh čísla Měna. TIP! Datum lze i jednoduše zapsat ve tvaru 23/12 nebo 23/12/2009. Lomítko je na numerické klávesnici a dostupnější, než tečka. Další formátování data je shodné. Karta Zarovnání nám umožňuje zarovnávat obsah buňky nejen vodorovně (vlevo, na střed, vpravo), ale i svisle (nahoru, na střed, dolů). Další možností je orientace textu svisle, popřípadě dle úhlu, sloučení buněk a zalomení textu v buňce. TIP! Kartě Zarovnání odpovídá skupina Zarovnání na záložce Domů. TIP! Funkce Sloučit a zarovnat na střed se používá opravdu velmi často, je umístěna i na kartě Domů, kde funguje jako přepínač. Jedním klikem buňky sloučíte a druhým je zase "rozloučíte". Strana | 14
Karta Písmo nastavuje typ písma, velikost, barvu, horní a dolní index, řezy písma (tučný, kurzíva) a podtržení. TIP! Alternativou jsou dostupné funkce na kartě Domů, ve skupině Písmo. Jejich použití je jednodušší. Na kartě Ohraničení si nastavíme druh čáry, barvu a způsob ohraničení, vnější nebo vnitřní. TIP! Ohraničení vnější a vnitřní jdou kombinovat. V jednom kroku tak můžete naformátovat oboje. Karta Vzorky nabarví pozadí buněk a karta Zámek odemkne (!) buňky. Buňky jsou běžně všechny zamknuté, když je odemknete a poté zamknete list (Karta Revize ‐ skupina Změny ‐Zamknout list) pouze odemčené buňky budou editovatelné. Zbytek listu bude zamčen pro úpravy.
Podmíněné formátování Podmíněné formátování využijeme pro vytváření vizuálních poznámek k datům, jak pro analytické, tak pro prezentační účely. Je to velmi praktická funkce, kterou si brzy oblíbíte. Dejte do bloku tabulku, na kterou chcete aplikovat podmínky (popřípadě dejte do bloku celý sloupec, který obsahuje analyzovaná data). Na kartě Domů ‐ skupina Styly ‐ funkce Podmíněné formátování vyberte způsob formátování. Na výběr máte z několika variant: Datové čáry, Barevné škály, Sady ikon. TIP! Podmínky se dají kombinovat a lze tak vytvořit velmi profesně zpracovaná data.
Ukotvení příček Při práci s velikou tabulkou využijeme funkci Ukotvení příček. Každá tabulka má hlavičku, kde jsou uvedeny jednotlivé nadpisy položek. Ukotvení příčky nám hlavičku udržuje stále viditelnou na listě, a přesto se data posouvají a my tak můžeme pracovat s celou tabulkou. Z karty Zobrazení ‐ skupina Okno ‐ Ukotvit příčky ukotvujeme buňku, na které stojíme vždy zleva a zvrchu. (Nebo si v nabídce vybereme ukotvení prvního řádku, nebo sloupce). Stejnou funkcí se příčka uvolní. TIP! Například ukotvení příček na buňce A2 ukotví celý řádek 1, kdežto v buňce B2 ukotvíme zároveň řádek 1 a sloupec A. Strana | 15
Filtry a souhrny Data v tabulce si můžete filtrovat podle určitého klíče. Poslouží nám Automatický filtr (karta Domů ‐ skupina Úpravy ‐ Seřadit a filtrovat ‐ volba Filtr), který nám v hlavičce tabulky připraví malá rozbalovátka, podle nichž můžete data třídit. Filtr vypneme stejnou funkcí. TIP! Stejné funkce jsou dostupné i z karty Data ‐ skupina Seřadit i filtrovat V programu Excel lze automaticky vypočítat hodnoty souhrnů a celkových součtů v seznamu (tabulce). Je také možné u jednotlivých souhrnů zobrazit a skrýt podrobné řádky. Chcete‐li vložit souhrny, nejprve seznam seřaďte tak, aby řádky, pro které chcete vypočítat souhrny, byly seskupeny společně. Potom můžete vypočítat souhrny pro všechny sloupce, které obsahují čísla. Z karty Data ‐ skupina Osnova ‐ Souhrn zapneme automatický souhrn.
Strana | 16
Vkládáme objekty Na listu nepracujeme jen s hodnotami v buňkách, ale i s objekty. Objekt je aktivní, jestliže jsou okolo něj malá kolečka, kterými měníme velikost. Změnu velikosti objektu provádějte pomocí rohových bodů, abyste zachovali poměr svislých a vodorovných stran. Aktivní objekt smažeme klávesou Delete. Všimněte si, že pokud je objekt aktivní, na liště se zobrazí ještě jedna záložka, která se jmenuje Nástroje. A mění se dle typu objektu (Nástroje obrázku, tabulky, grafu, tvaru, atd...) TIP! Práce s objekty je úplně stejná jako ve Wordu. Kdo má za sebou kurz MS Word, může tento studijní článek přeskočit. V kurzu Word je také popsána práce s objekty podrobněji.
Vložení obrázku – nástroje Obrázkem rozumíme fotografii, kterou máme v digitální podobě nejlépe uloženou na pevném disku ve složce Dokumenty/Obrázky. Nebo to také může být obrázek stažený z internetu. Obrázek vložíte pomocí funkce na záložce Vložení ‐ skupina ilustrace ‐ ikonka Obrázek. Otevře se dialogové okno, kde si najdeme cestu k naší fotografii. Změnu pozice (přesun obrázku) provedete tak, že obrázek chytíte levým tlačítkem myši kdekoliv u středu obrázku a poodnesete si ho dle libosti.
Vložení KlipArtu – nástroje Klipart je jednoduchý obrázek stále k dispozici v „galerii médií “ celého kancelářského balíčku Office. Vložení probíhá kliknutím na záložce Vložení ‐ skupina Ilustrace ‐ Klipart. V pravé části listu se objeví podokno úloh. Pokud se nabídka obrázků nezobrazí rovnou, klikněte ještě na tlačítko Hledat a pak už jen vybírejte.
Vložení WordArtu – nástroje WordArt je grafické písmo a pomůže ozdobit váš dokument. Kliknutím na záložku Vložení ‐ skupina Text ‐ WordArt se zobrazí galerie návrhů s různými grafickými styly. Vyberte si styl, který se Vám líbí, v okně Upravit text zapište jednoduchý text, který se následně převede do grafické podoby.
Strana | 17
Vložení hypertextového odkazu – nástroje Hypertextový odkaz je odkazem, jaký běžně známe z internetu, jedním klikem nás přesune na jiné místo. Do buňky ho vložíme pomocí funkce na záložce Vložení ‐ skupina Odkazy ‐ Hypertextový odkaz. Existující soubor nebo webová stránka je vlastně stejná volba jako zápis www.seznam.cz, jen si můžete opravit, jak se odkaz bude zobrazovat. Místo v tomto dokumentu využijete v případě, že máte opravdu veliký a dlouhý dokument a potřebujete (např. z obsahu) vytvořit odkaz na stránku, která je úplně na konci dokumentu. Nejprve na té stránce vložte Záložku (karta Vložení ‐ skupina Odkazy ‐ ikonka Záložka) a pojmenujte ji, následně se přesuňte zpět do obsahu, kde vložíte odkaz právě na tuto Záložku.
Vložení SmartArtu – nástroje SmartArt je diagram graficky znázorňující organizační schéma. Z karty Vložení ‐ skupina Ilustrace ‐ SmartArt otevřeme okno, kde si vybereme typ schématu. Zaktivněním diagramu dojde i v tomto případě k zobrazení další karty Nástroje pro obrázky SmartArt s Návrhem a Formátem. I zde lze diagram různě formátovat a přidávat mu další pozice, měnit styl a formátovat text.
Vložení textového pole – nástroje Textová pole jsou pole libovolné velikosti a tvaru, umístěná jako objekty nezávisle na text v dokumentu. Používají se většinou na vložení doplňujících poznámek do dokumentu, předdefinované vypadají moc pěkně a jejich použití je praktické. Vložíme je z karty Vložení ‐ skupina Text ‐ Textové pole výběrem na předdefinované textové pole. Textové pole se vloží a zobrazí se k němu také karta Nástroje textového pole ‐ Formát. Zde upravujeme styl textového pole a samozřejmě i oblíbené obtékání textu, pokud ho požadujeme. Textové pole se chová jako každý jiný objekt, jen s tím rozdílem, že "objektem" je pouze rám, vnitřek textového pole se chová jako obyčejný text.
Strana | 18
Funkce Knihovny funkcí Vzorec zapisujeme té do buňky, kde chceme mít výsledek. Zapsat vzorec jde více způsoby, my si ukážeme dva, každý jinak jednoduchý. Vzorec zadáme tak, že do buňky zapíšeme symbol =, to je povel, že budeme chtít po Excelu, aby počítal. Pak následuje jméno funkce, vybírejte ze seznamu nejčastěji používaných funkcí:
SUMA – sečte hodnoty ve vybraných buňkách
SOUČIN – vynásobí hodnoty ve vybraných buňkách
PRŮMĚR – zprůměruje hodnoty v buňkách
POČET – sečte ve vybraných buňkách buňky, které obsahují číslo
MIN – ve všech vybraných buňkách najde nejmenší hodnotu
MAX ‐ ve všech vybraných buňkách najde největší hodnotu
Jako poslední vybereme buňky, se kterými chceme pracovat. Už umíme zapsat blok buněk a teď toho využijeme. Celý vzorec vypadá takto =SUMA(A2:A10) a sečte všechny hodnoty v buňkách A2 až A10. Kdybychom napsali jen =SUMA(A2;A10) sečtou se jen dvě hodnoty v buňce A2 a A10. Stejný zápis platí pro všechny funkce výše uvedené. Vyjmenovány jsou nejpoužívanější funkce, pro větší výběr se podívejte do knihovny funkcí, kterou naleznete na kartě Data ‐ skupina Knihovna funkcí. Je jich opravdu, ale opravdu hodně, takže jsou rozdělené dle kategorie. Ikonka Vložit funkci Vám pomůže s vyhledáváním potřebné funkce i s malou nápovědou. TIP! Excel používá standardní postup při počítání a respektuje matematická pravidla. To znamená, že nejdříve násobí a dělí a pak sčítá a odčítá. Pokud byste chtěli nějakou operaci upřednostnit, dejte ji do závorky. TIP! Při ručním zápisu dejte pozor na používání dvojtečky a středníku. Dvojtečka označuje všechny buňky v bloku, kdežto středník je od sebe odděluje. A1:B5 jsou všechny buňky od A1 až po B5, kdežto A1;B5 je označení jen pro tyto dvě buňky a žádné jiné.
Strana | 19
Pravidla zápisu vzorců (základní operátory) Další způsob zápisu vzorců je pomocí matematických operátorů, jako jsou + ‐ * / . Zápis je velice jednoduchý, použijeme jako první opět = a následně vyjmenujeme buňky, se kterými chceme počítat. Vzorec vypadá takto =A2+A3, nebo =A4‐B4, nebo =A5*A6, nebo =C9/D9. Buňky spolu nemusí sousedit, ale musíte znát jejich adresu. Výhodou je rychlý zápis, ale nevýhoda nastává při potřebě práce s více buňkami. Třeba vzorec =SUMA(A1:A5) bychom mohli zapsat též =A1+A2+A3+A4+A5. TIP! Oba zápisy spolu nezaměňujte, nemůžete použít zápis =SUMA(A1*A2), použijte buď syntaxi s názvem funkce SOUČIN, nebo jen operátor *. TIP! Oba zápisy jdou ale kombinovat, klidně napište =SUMA(B1:B5)+SUMA(B10:B15).
Algoritmy Díky matematickým operátorům jdou vymýšlet vzorce, kterých bychom pomocí dostupných funkcí těžko dosáhli. Příkladem může být výpočet cestovní náhrady, kde algoritmus výpočtu vypadá takto: Počet ujetých km x (Náhrada dle vyhlášky MF + ((cena PHM x spotřeba PHM) : 100)) = výše náhrady v Kč Vzorec pak vypadá následovně: =A1*(B1+(C1*D1/100)) TIP! Nemusíte být mistři, abyste dali do kupy potřebný algoritmus, stačí jen si celou operaci rozkouskovat na malé jednoduché operace a ty pak zapsat do buněk.
Strana | 20
Grafy Grafy – typy a jejich použití Graf je grafické znázornění tabulky. Díky grafu se data v tabulce stávají přehlednější a čitelnější. Na výběr máme tři základní typy grafu, sloupcový, spojnicový a výsečový. Typů grafů je podstatně víc, vybrat si můžete na kartě Vložení ‐ skupina Grafy. TIP! Sloupcový graf je nejjednodušší a nejpřehlednější z grafů, hodí se na všechny typy zobrazovaných dat. Spojnicový graf je výhodný pro data se závislostí na čase (např. kurzy měn a ceny zboží). A výsečový je praktický na tabulky se stoprocentními oblastmi (známé koláče z TV Nova). Pokud si nejste jisti jaký graf zvolit, vyzkoušejte různé typy a podle vypovídající schopnosti každého z nich se rozhodněte. Nejprve si dáme do bloku požadovanou tabulku i s hlavičkou a klikneme na ikonku grafu, který se nám líbí, a vybereme si z nabídky. Graf se okamžitě vytvoří. Graf je objektem a tak si zajisté vzpomínáte, že jako každému objektu, tak i grafu se zobrazí doprovodná karta Nástroje grafu. Tentokrát s třemi dalšími kartami Návrh, Rozložení a Formát.
Nástroje grafu Na kartě Návrh si vyberte ze skupiny Styl grafů styl, který se Vám nejvíce líbí, nemusíte tak už barvit graf ručně, Excel se o vše postará sám. Karta Rozložení obsahuje už více funkcí a tak skupina Popisky umožňuje zadat Název grafu a os, zobrazení legendy, Popisky dat a Tabulku dat. Skupina Osy zobrazí nebo skryje Hlavní svislou nebo vodorovnou osu grafu, nebo hlavní a vedlejší Mřížku. Karta Formát umožňuje další grafické formátování jednotlivých částí grafu (vždy těch, které jsou aktivní ‐ označené).
Formátování výběru Graf se skládá z jednotlivých prvků a každá tato část jde naformátovat zvlášť. Nemusí se jednat pouze o grafické formátování, jen vzpomeňte na kapitolu o formátu buněk, formátovali jsme čísla, data a zarovnávali hodnoty v buňkách.
Strana | 21
Stačí, když na příslušnou část grafu klikneme a na kartách Rozložení a Formát máme k dispozici funkci Formátovat výběr. Tato funkce zobrazí okno všech dostupných formátů pro daný prvek.
Grafy pro odvážné Nástroje pro úpravu grafu jsou opravdu mocné a skrývají mnoho možností. Zde uvádím některé z nich: Pokud vytváříme víceřadý graf, lze na každou datovou řadu použít jiný typ grafu. (Klikněte na datovou řadu, v Nástrojích grafu ‐ Nástroje ‐ vyberte funkci Změnit typ grafu a vyberte požadovaný typ.) Lze měnit zobrazené měřítko grafu, přizpůsobí se lépe, než automatické. (Klikněte v grafu na měřítko na svislé ose a v Nástrojích grafu ‐ Rozložení ‐ vyberte Formátovat výběr. V menu Možnosti osy zadejte Pevné Minimum, Maximum a Hlavní jednotku. Prohlédněte si i další funkce, které toto menu nabízí.) U víceřadého grafu se občas stane, že každá řada potřebuje jiný rozsah hodnot na svislé ose. Toto lze vyřešit tím, že řadu, která měřítkem nejvíce "vybočuje", umístíme na vedlejší osu. (Klikněte na osu, kterou chcete dát na vedlejší osu a v Nástrojích grafu ‐ Rozložení ‐ vyberte Formátovat výběr. V menu Možnosti řady vyberte volbu Vedlejší osa a potvrďte.) Naopak při jednoduchém jednořadém grafu nelze zobrazit legendu, kde bychom měli ke každému bodu jinou barvu značky. (Klikněte na datovou řadu, otevřete Formátovat výběr a v menu Výběr zaškrtněte volbu Různé barvy podle bodů.)
Strana | 22
Kontingenční tabulky ‐ pivot Rychlá analýza velikých tabulek? Díky kontingenčním tabulkám můžeme zpracovávat opravdu obrovské množství dat tak, abychom se v nich co nejjednodušeji orientovali. Ne vždy potřebujeme vidět všechny řádky s údaji, ale stačí nám jednoduchý souhrn dle zadaných hodnot. Abychom z veliké tabulky mohli vytvořit kontingenční, musíme si ji nejprve připravit a data srovnat. Odstraňte veškeré prázdné sloupce a řádky. Jakmile máme data připravena, umístěte kurzor kamkoli do dat. Na kartě Vložení ‐ skupina Tabulky ‐ funkcí Kontingenční tabulka se otevře dialogové okno Vytvořit kontingenční tabulku. Excel sám obsáhne celou oblast dat, Vy se jen rozhodněte, kam tabulku budete chtít umístit. TIP! Kontingenční tabulku z menšího zdroje dat umístěte k tabulce, bude tak přehlednější, ale pokud máte dat opravdu hodně, bude nejlepší řešení umístit kontingenční tabulku na nový list.
Seznam polí (popisky řádků, sloupců, hodnoty) Nyní se na jedné straně se nachází oblast rozložení připravená pro kontingenční tabulku a v podokně úloh na druhé straně je Seznam polí. V tomto seznamu jsou názvy sloupců ze zdrojových dat. Kontingenční tabulku vytvoříme jednoduchým přesunutím libovolných polí do oblasti rozložení pro sestavu. To provedeme buď zaškrtnutím políčka vedle názvu pole, nebo přesunutím pole a výběrem oblasti umístění. Pole, která budete vybírat pro kontingenční tabulku, závisí na tom, co chcete ze zdrojových dat vědět. TIP! Pokud si ani tak nebudete jisti jaká pole kam přesouvat, platí zde jednoduché pravidlo. Do Popisků sloupců obvykle patří data s čísly (např. datum), kdežto do Popisků řádků vkládáme data textová (kategorie, popisy, jména). TIP! Chcete‐li odebrat pole ze sestavy, zrušte zaškrtnutí políčka vedle názvu pole v Seznamu polí kontingenční tabulky, nebo jednoduše pole přesuňte myší zpět do Seznamu polí. TIP! Pokud kliknete mimo oblast sestavy kontingenční tabulky, Seznam polí kontingenční tabulky zmizí. Chcete‐li jej znovu Strana | 23
aktivovat, klepněte do oblasti rozložení nebo sestavy kontingenční tabulky.
Úprava tabulky dle konkrétního dotazu Již jsme si řekli, že pro kontingenční tabulku vybíráme ty sloupce s daty, která nás zajímají. Nestane se tak, že kontingenční tabulku zahltíme údaji a stane se pro nás nepřehledná. V poli pro Popisky sloupců a řádků můžeme také měnit pořadí polí. Stačí přetažením změnit pozici a hned vidíme, jak kontingenční tabulka reaguje. Pole Filtr sestavy nám umožní v pravém horním rohu kontingenční tabulky zobrazit dle filtrování právě ta data, která potřebujeme. Do Hodnoty přesuneme pole nejdůležitější, na které budeme chtít aplikovat souhrn (většinou se jedná o peníze .‐) I souhrn se dá nastavit, nejčastěji se využívá funkce SOUČET, PRŮMĚR, nebo POČET. Kontingenční tabulka je objektem, takže se při její aktivaci zobrazí karta Nástroje kontingenční tabulky s volbami Možnosti a Návrh.
Kontingenční graf Kontingenční graf je graf vytvořený z kontingenční tabulky. Vytvoříme ho pomocí funkce dostupné na kartě Vložení ‐ skupina Tabulky ‐ funkcí Kontingenční tabulka ‐ Kontingenční graf. Jeho formátování je stejné jako u klasického grafu, potřebujeme Nástroje kontingenční tabulky (i kontingenční graf je objekt), kde se objeví volby Návrh, Rozložení, Formát, Analýza.
Strana | 24
