MODUL 3 MICROSOFT WORD 2007 (PENERAPAN)
A. TUJUAN Mahasiswa dapat memahami dan memanfaatkan fasilitas tabel, grafik dan surat gabung (Mail Merge) dalam Microsoft Office Word. Setelah praktikum ini diharapkan peserta dapat memanfaatkannya dalam kegiatan studi sehari-hari.
B. LANDASAN TEORI Dalam pembuatan neraca perkembangan perusahaan, baik itu neraca perdagangan, neraca pendapatan,dll mutlak ditampilkan grafik dan tabel untuk melihat kecenderungan suatu perusahaan bisa dikatakan naik apa turun. Karena itu nanti akan berpengaruh pada strategi yang akan diterapkan dan target yang diharapkan untuk kedepannya. Beruntung fasilitas Microsoft Word sudah menyediakan interface yang mampu untuk mengolah semua data tersebut, dan otomatis akan langsung mengkalkulasi data yang ada ke dalam bentuk tabel dan grafik sesuai dengan keinginan kita. Selain fasilitas yang ditawarkan diatas, ada pula fasilitas Surat masal. Surat masal atau yang lebih dikenal dalam word dengan sebutan Mail Merge adalah bentuk sebuah surat/amplop/dokumen yang dapat dibuat secara masal dengan menggabungkan antara master surat/dokumen dengan datanya. Sebagai contoh dokumen yang dapat dibuat dengan proses Mail Merge adalah surat undangan, surat pengangkatan jabatan, rapor siswa, blanko nilai, amplop surat dan lain sebagainya. Dengan Mail Merge memungkinkan kita untuk mengirimkan dokumen seperti surat ke banyak alamat tujuan dengan isi dan informasi yang sama sehingga tidak perlu dilakukan pengetikan secara berulang-ulang. Hal-hal yang akan dilakukan dalam bab ini antara lain: 1. Membuat Tabel a. Pilih tab Insert > klik icon Table
b. Klik tanda panah kebawah dan tentukan jumlah baris dan kolom yang dibutuhkan.
Gambar 3.1. Memasukkan Tabel c. Jika tidak ada bentuk kolom yang sesuai, klik Insert Table o Table size : Ukuran table. • Number of columns : Tentukan jumlah kolom. • Number of rows : Tentukan jumlah baris o AutoFit behavior : Pengepasan tabel otomatis. o AutoFormat : Memilih bentuk format tabel. d. Pilih Ok dan Di layar muncul tampilan sebagai berikut.
Gambar 3.2. Kotak Tampilan Insert Tabel
Dari menu Layout yang akan aktif ketika kita membuat suatu tabel.
Gambar 3.3. Menu Layout pada Tabel 1) Draw Table : Menggambar kotak tabel.
2) Insert : Menyisip tabel, kolom, baris atau sel. 3) Delete : Menghapus tabel, kolom, baris atau sel. 4) Select : Memilih tabel, kolom, baris atau sel. 5) Merge Cells : Menggabungkan sel. 6) Split Cells : Membagi sel. 7) Split Table : Membagi tabel. 8) Table AutoFormat : Memilih format tabel. 9) Auto Fit : Mengepas kolom / baris otomatis. 10) Heading Rows Repeat : Mengulangi judul tabel ke tabel halaman berikutnya. 11) Convert : Mengubah jenis penulisan teks menjadi tabel atau sebaliknya. 12) Sort : Mengurutkan data tabel. 13) Formula : Operasi perhitungan data tabel. 14) Hide Gridlines : Menyembunyikan garis bantu tabel. 15) Table Properties : Memodifikasikan tabel, kolom, baris atau sel
2. Merancang Grafik a. Sorot tabel yang akan di buat grafik
Tabel 3.1. Tabel Masukan Pembuatan Grafik NO BARANG
BULAN JANUARI
FEBRUARI
MARET
DISKET
2300
4000
3200
MOUSE
5600
3400
5360
KEYBOARD
3450
4500
4000
b. Klik pada tab Insert, pilih pada grup illustrations c. Klik Chart, di layar akan muncul tampilan default sebagai berikut
Gambar 3.4. Tampilan Grafik Default
Gambar 3.5. Pilih Grafik yang Sesuai
3. MAIL MERGE Semua mail merge dalam Word membutuhkan dua buah file : dokumen utama(main document) dan sumber data(data source). Dokumen utama berisi tulisan yang sama untuk kesemua dokumen mail merge yang dibentuk. Gambaran umum proses Mail Merge dalam Microsoft Word a) Select the document type Pilih tipe dokumen yang hendak dibuat dengan mail merge. Anda dapat membuat surat, pesan e-mail, amplop, label dan direktori. b) Select a starting document Dokumen awal/dokumen utama mengandung tulisan yang sama untuk ke semua dokumen mail merge.
c) Select the recepients Semua mail merge membutuhkan dua buah file yaitu untuk dokumen utama dan sumber data. Sumber data berisi informasi yang hendak ditampilkan dalam dokumen utama. Anda dapat membuat sumber data baru, atau menggunakan basis data (database) sebagai sumber data. d) Write your letter Tulislah ata editlah dokumen awal dan tetapkanlah tempat dimana anda ingin memasukkan informasi dari sumber data ke dokumen awal. e) Preview your letter Tampilkan dokumen anda bagaimana bentuknya setelah informasi dari sumber data dimasukkan. f) Complete the mail merge Gabungkan data dari sumber data ke tempat yang ditunjuk di dokumen, terciptalah sebuah dokumen khas untuk setiap record dari seumber data.
C.
ALAT DAN BAHAN 1. Personal Computer 2. OS Windows XP 3. Microsoft Office Word 2007
D.
LANGKAH – LANGKAH PRAKTIKUM
1. Membuka program Ms Word 2007 pada komputer. 2. Membuat dokumen baru yang akan digunakan sesuai perintah. 3. Kerjakan pada lembar kerja tugas-tugas praktikum yang telah disediakan di bagian akhir bab ini. 4. Untuk tugas pembuatan mail merge, langkah-langkah pengerjaannya adalah sebagai berikut : a) Tulis Master Surat yang akan digunakan pada lembar kerja Berikut adalah contoh surat dengan nama Latihan.docx
ILMU KOMUNIKASI FAKULTAS KOMUNIKASI DAN INFORMATIKA UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH SURAKARTA
Undangan : Penerimaan Beasiswa
Surakarta, 5 Maret 2011
Diberitahukan kepada para mahasiswa ilmu komunikasi angkatan 2010 yang disebut namanya di bawah ini, diantaranya : Nama
:
NIM
:
Alamat
: Sehubungan dengan adanya informasi beasiswa tahun 2011, maka kami
dari pihak program studi ilmu komunikasi UMS mengundang anda untuk menghadiri rapat yang insyaallah akan dilaksanakan pada : Hari/tanggal
:
Jam
:
Tempat
:
Agenda
: Membicarakan dana beasiswa PPA dan BBM
Demikian surat pemberitahuan ini kami sampaikan, besar harapan kami anda dapat hadir tepat pada waktunya. Dan atas perhatian dan kerjasamanya kami mengucapkan terima kasih.
Kajur. Ilmu Komunikasi
( Rinasari Kusuma,S.Sos )
b) Aktifkan Mail Merge
Gambar 3.6. Mengaktifkan Mail Merge 1) Pilih “Step by Step Mail Merge Wizard” 2) Tampilan lembar kerja akan berubah menjadi seperti berikut :
Gambar 3.7. Pemilihan Dokumen “Letters” pada Mail Merge
Tipe Dokumen Letters
Keterangan Tiap record dicetak pada halaman yang terpisah
E-mail Messages
Tiap email dapat dibuat berbeda-beda untuk tiap record
Envelopes
Tiap record dicetak pada satu amplop
Labels
Tiap record dicetak pada satu label. Label digunakan ketika anda hendak membuat label surat, label nama, atau label keterangan lain
Directory
Kesemua record dari sumber data dicetak pada satu katalog dokumen
3) Selanjutnya pilih Next : Starting document
c) Tampilan selanjutnya adalah pemilihan document, karena document yang akan kita gunakan telah aktif maka pilih “Use the current document”
Gambar 3.8. Menentukan Master Surat
Select Starting
Keterangan
Document Use
the
current Menggunakan dokumen yang sekarang telah dibuka dan
document
tampil pada layar sebagai dokumen awal
Start from a template
Membuat dokumen dengan menggunakan template Mail
Merge ”siap pakai” dimana anda dapat mengedit sesuai keinginan anda Start
from
existing Membuka dokumen mail merge yang telah ada dan
document
membuat perubahan dari isi dan penerima sesuai kebutuhan
Selanjutnya pilih Next: Select recipient untuk membuat dan menentuka penerima dari surat tersebut
d) Dalam menentukan penerima surat ada beberapa pilihan,
Gambar 3.9. Memilih Penerima Surat
1) kita pilih “Type a new list” karena kita belum pernah menuliskan daftar penerima. 2) Pilih Create untuk membuat daftar peneraima surat
Use an existing list
Jika anda telah membuat dan menyimpan file list data, anda dapat memakainya.
Select from Outlook Jika anda menggunakan Microsoft Outlook, anda dapat contacts
menggunakan nama dan alamat dari contact list sebagai
sumber data Type a new list
Jika 2 pilihan diatas belum dibuat
Gambar 3.10. Tampilan Alamat Penerima Surat 3) Pilih Costumize Address List, untuk mengatur nama-nama kolom sesuai pilihan. 4) Gunakan Rename atau Delete untuk mengganti.
Gambar 3.11. Hasil Penggantian Nama Kolom 5) Pilih Ok
Gambar 3.12. Tampilan Alamat Penerima Surat Setelah Perubahan 6) Masukkanlah data-data pada tabel_latihan berikut ke dalam entri New Address List
Tabel 3.2. Tabel Data Masukan pada Mail Merge Nama
Andi Nugroho
Budi Hartono
Susilo Arif
Nim
L10080050
L10080080
L10080055
Alamat
Purwodadi
Wonogiri
Klaten
Hari
Kamis
Selasa
Jumat
Tanggal
10 Maret 2011
8 Maret 2011
11 Maret 2011
Jam
10.00 WIB
13.00 WIB
14.00 WIB
Tempat
Ruang J.2.3
Ruang J.3.5
Ruang J.4.5
7) Untuk menambahkan data pada daftar, pilih New Entry 8) Jika data telah selesai dimasukkan, pilih Ok 9) Muncul tampilan penyimpanan daftar penerima (file berjenis .mdb), beri nama Daftar dan pilih Save. 10) Untuk melanjutkan pilih Next: Write your letter
e) Proses Memasukkan data-data daftar penerima pada master surat
Gambar 3.13. Memasukkan Data Penerima pada Surat
1) Pilih More Item untuk memasukkan data pada surat
Gambar 3.14. Kotak Dialog Pemilihan Field ke dalam Surat
2) Pilih field yang sesuai dengan isian pada surat. Misalkan jika ingin memasukkan Nama pada surat, maka pilih field Nama. 3) Pilih Insert lalu Close, ulangi dan sesuaikan antar isian pada surat dan field pada kotak dialog hingga semua field dapat dimasukkan dalam dokumen
4) Ingat, sebelum memasukkan field pada surat sebaiknya tekan spasi terlebih dahulu agar tampilan terlihat rapi.
Gambar 3.15. Hasil Akhir Mail Merge 5) Pilih Next: Preview your letters untuk melihat hasil akhir surat.
Gambar 3.16. Melihat Surat Satu Per Satu
5. Simpan dokumen hasil kerja anda pada komputer sesuai dengan aturan yang telah diberikan oleh Dosen Pengampu atau Asisten Praktikum.
E. TUGAS PRAKTIKUM 1.
Membuat tabel seperti di bawah berikut
Pertanyaan : 1. Kemudian letakkan kursor di baris paling bawah, tekan ctrl+enter. Apa yang terjadi? 2. Apa fungsi dari Ctrl+enter?
2.
Menampilkan Grafik dari data berikut ini Tahun
Nilai 1
Nilai 2
Nilai 3
Nilai 4
2006
8
7
7
5
2007
5
7
8
7
2008
7
6
5
8
2009
9
9
6
6
2010
8
7
6
7
3.
Membuat Mail Merge
KELUARGA MAHASISWA TEKNIK ELEKTRO JURUSAN ELEKTRO FAKULTAS TEKNIK UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH SURAKARTA PERIODE 2008/2009 Undangan: Malam Keakraban
Assalaamu’alaikum Wr. Wb. Kepada Adik Mahasiswa Baru Angkatan 2008 Nama
:
N.I.M.
:
Kelas
:
Asal
:
Diharapkan hadir dalam acara Malam Keakraban yang diselenggarakan oleh Keluarga Mahasiswa Teknik Elektro (KMTE) UMS besok pada: Hari
:
Tanggal
:
Tempat: Pembicara
:
Atas pentingnya acara, maka seluruh mahasiswa baru WAJIB hadir. Wassalaamu’alaikum Wr. Wb.
Surakarta, 18 Desember 2008 Ketua Umum KMTE
Sekretaris Umum KMTE
Wahyu Prihantoro
Andika Nugraha Mengetahui,
Ketua Jurusan Teknik Elektro
Ir. Jatmiko
Masukkanlah data-data berikut pada table_latihan berikut ini kedalam entri new address list.
Nama Nim Kelas Asal Hari Tanggal Tempat Pembicara
Andi Suryo L20080050 A Magelang Kamis 8 September 2008 Ruang J.4.5 Ir Bana Handaga, MT
Budi Hartoyo L20080067 B Karanganyar Senin 12 September 2008 Ruang J.4.7 Gunawan, ST, MComSc.
Susilo Arif L20080075 B Jepara Jumat 9 September 2008 Ruang J.4.6 Aris Rakhmadi, M.Eng
Nama Nim Kelas Asal Hari Tanggal Tempat Pembicara
Enjen Sudarman L20080052 B Sukoharjo Kamis 8 September 2008 Ruang J.4.1 Hasyim A, ST, MT
Lulu Cahyono L20080167 D Sragen Senin 12 September 2008 Ruang J.4.2 Ir Jatmiko, MT
Badri Kamal L20080105 C Purwodadi Jumat 9 September 2008 Ruang J.4.3 Fatah Yasin, ST, MT
ST,
