OBSAH
OBSAH Máte přehled o množství vytištěných stránek ve Vaší firmě? Bojíte se tisknout důvěrné dokumenty na síťové tiskárně? Potřebujete rozúčtovat reprografické náklady na jednotlivá střediska nebo uživatele? Víte, jaké tiskové náklady Vám generují jednotlivé projekty? Chcete předejít problémům při výpadku tiskárny? Potřebujete garanci funkčnosti tiskového serveru? Chcete zoptimalizovat náklady na své tiskové prostředí? Uvítali byste zjednodušení správy tisků? Je pro Vás důležité znát přesné náklady na tisk, včetně pokrytí stran tonerem? Rádi byste zpoplatnili tisk a kopírování?
Hledáním řešení těchto problémů již neztrácejte čas a prostředky.
Obecný popis funkčnosti.......................4
SafeQ Terminály........................................ 16
Účtování..........................................................5
SafeQ Terminál Professional...............17
Přímý tisk........................................................6
SafeQ Terminál Embedded................ 18
Zabezpečení a Follow-me......................7
SafeQ Dobíjecí automat....................... 19
Kopírování......................................................8
Statistické výstupy.................................. 20
Skenování .....................................................9
Ekonomické přínosy.............................. 21
Monitoring lokálního tisku.................... 10
Návratnost investice.............................. 22
Připojení snímače karet.........................11
Případová studie....................................... 24
SafeQ Cluster ...........................................12
Vybrané reference.................................. 26
Centrální sběr dat (CRS).......................14
Y Soft ve světě........................................... 27
Kreditní systém SafeQ ......................... 15
OBECNÝ POPIS FUNKČNOSTI
OBECNÝ POPIS FUNKČNOSTI / ÚČTOVÁNÍ
Obecný popis funkčnosti
Účtování
SafeQ je server, který ovládá a rozděluje tisk v sítích, a to jak na platformě MS Windows, tak i Linux. Každá tisková úloha v síti je předána serveru SafeQ, který rozhodne, kde a zda bude dokument vytisknut. Takovou úlohu dokáže zaúčtovat, ať už na vrub jednotlivce, skupiny nebo vůči projektu.
SafeQ podporuje následující způsoby účtování:
Samozřejmostí je evidence kreditů a nastavení přístupových práv pro jednotlivé uživatele.
Při on-line účtování server komunikuje s tiskárnou při tisku a zjistí přesný počet skutečně vytištěných stránek. U úloh, které uživatel stornuje, nebo které nebyly zcela vytištěny kvůli zaseknutému papíru apod. SafeQ zaúčtuje pouze skutečně vytištěné stránky. To nedokáže žádný jiný produkt na trhu. Při off-line účtování je úloha zaúčtována ihned po doručení na tiskárnu podle počtu stránek, které obsahuje. Pokud však dojde k přerušení tisku, nebo naopak, pokud tiskárna vytiskne více stránek, než úloha obsahovala, SafeQ tuto skutečnost nezjistí. Účtování podle pokrytí stran tonerem je prováděno na základě rozboru zpracované úlohy v určitém rozlišení. Čím je rozlišení vyšší, tím je účtování přesnější. SafeQ při účtování CMYK rozlišuje pokrytí barvou a černým tonerem. Tato funkce je podporována pouze pro tiskové jazyky řady PCL, POSTSCRIPT, HPGL a RTL.
SafeQ Terminal Professional
4
SafeQ Terminal Embedded
SafeQ Dobíjecí automat s akceptací mincí
SafeQ Dobíjecí automat s akceptací bankovek
SafeQ Dobíjecí místo
5
OBECNÝ POPIS FUNKČNOSTI / PŘÍMÝ TISK
OBECNÝ POPIS FUNKČNOSTI / ZABEZPEČENÍ A FOLLOW-ME
Přímý tisk
Zabezpečení a Follow-me
Při použití přímých front probíhají tisky pro uživatele tak, jak jsou zvyklí. Tiskové úlohy pouze protečou„ přes SafeQ server a okamžitě se vytisknou. Server je zanalyzuje a“ zaznamená veškeré údaje (počet stránek, barevnost, použití oboustranného tisku, cílová tiskárna, uživatel, který je zadavatelem tisku, případně údaj o pokrytí stran tonerem).
Zabezpečený tisk (též odložený tisk) je funkcí, která blokuje úlohy poslané do tisku až do doby, než se uživatel identifikuje na terminálu u tiskárny. Uživatel tak má kontrolu nad svými dokumenty. Díky tomu, že úloha je odesílána ze serveru na tiskárnu až ve chvíli uživatelovy autorizace, může se kdykoliv rozhodnout, na které tiskárně chce dokumenty vytisknout. Tato funkce je nazývána Follow-me. Při použití funkce Follow-me není vyžadována instalace pevného disku v tiskárně, čímž se dá předejít zcizení úloh ukradením disku z tiskárny. Uživatel se může identifikovat PINem, nebo kartou, kterou již je zvyklý používat jinde. Taktéž není třeba konfigurovat tiskárny a vytvářet na každé tiskárně účty.
6
7
OBECNÝ POPIS FUNKČNOSTI / KOPÍROVÁNÍ
Kopírování
Skenování
SafeQ umí účtovat i provoz kopírek. Využívá k tomu blokování panelu kopírky: standardně je zařízení blokováno a nelze na něm kopírovat.
Tiskový server SafeQ kromě řízení přístupu k tiskům a kopiím umožňuje zabezpečit přístup a zjednodušit práci se skenovanými dokumenty. Přístup ke skenování je na multifunkčním zařízení řízen tiskovým terminálem SafeQ. Každý skenovaný dokument je odesílán na SafeQ server, kde je kontrolována identita odesílatele a dokument je dál zpracován. Díky identifikaci kartou u multifunkčního zařízení je odesílatel garantován a službu nelze zneužít.
Pokud se uživatel autorizuje, bude mu kopírka odblokována. Všechny provedené kopie po dobu platnosti autorizace budou zaúčtovány na vrub přihlášeného uživatele. K odhlášení uživatele dojde, pokud znovu přiloží kartu nebo mu vyprší časový limit, nebo v případě, že uživateli dojde kredit. U kopií je v závislosti na konkrétním stroji možno evidovat počet výstupů a rozlišení barevnosti. U některých zařízení je možné navíc sledovat duplex (oboustranný výstup) a rozlišovat A3/A4. Pokud uživatel kopíruje na barevné kopírce, ale nemá tuto funkci v SafeQ povolenu, program automaticky zablokuje kopírku po detekci první barevné zkopírované stránky. 8
OBECNÝ POPIS FUNKČNOSTI / SKENOVÁNÍ
Funkce zabezpečení a zaúčtování skenů je vzájemně propojená s tiskovým serverem a lze tak využít všech funkcí v rámci jednoho tiskového prostředí. Každou skenovanou stránku lze zaúčtovat a tyto náklady lze rozdělit i mezi účetní střediska.
9
OBECNÝ POPIS FUNKČNOSTI / MONITORING LOKÁLNÍHO TISKU
OBECNÝ POPIS FUNKČNOSTI / PŘIPOJENÍ LIBOVOLNÉHO SNÍMAČE KARET
Monitoring lokálního tisku
Připojení libovolného snímače karet
SafeQ umí monitorovat objemy tisků i na lokálních tiskárnách. Informace jsou přebírány z tiskového systému MS Windows.
Stejně jako uživatelský systém SafeQ, který umožňuje customizace, tak i SafeQ Terminál disponuje širokou škálou podporovaných snímačů karet a napojení zcela nových typů. Sjednocené rozhraní pro připojení snímače dovoluje připojení takřka jakéhokoliv typu.
Účtování lokálních tiskáren se používá pro optimalizaci celkových nákladů tiskového prostředí. Pro tento typ monitoringu je nutné instalovat SafeQ Local Monitor na sledované počítačové stanice/servery. SafeQ Local Monitor je dostupný pro operační systémy MS Windows NT 4.0, 2000, XP, 2003. 10 02
OBECNÝ POPIS FUNKČNOSTI
Použijte své karty na docházku se SafeQ Výhoda: Využití stávajících karet (například docházky) Přes 100 podporovaných typů Identifikace neznámých typů karet v testovacím studiu Napojení zakódovaných snímačů za pomoci jejich výrobce Jednotné rozhraní (patice) pro připojení snímače
Podporováno je velké množství typů snímačů, které se rozdělují do následujících skupin: Bezkontaktní čipové karty Kontaktní čipové karty Snímač otisků prstů Magnetické (průtahové) karty Karty s čárovým kódem
Kromě různých typů snímačů lze narazit (zejména v enterprise segmentu) i na fyzicky zakódované snímače, které je nutné nechat vždy dekódovat jejim výrobcem. Možností jak napojit externí systém včetně karet je mnoho, je však potřeba mít na mysli, že volba snímače je a vždy byla volbou klienta. Tiskové řešení SafeQ je navrženo tak, aby se dokázalo všem těmto potřebám přizpůsobit. 11
OBECNÝ POPIS FUNKČNOSTI / SAFEQ CLUSTER
OBECNÝ POPIS FUNKČNOSTI / SAFEQ CLUSTER
SafeQ Cluster Základní vlastností SafeQ Clusteru je absolutní nezávislost na operačním systému. Vzhledem k tomu, že funguje na aplikační úrovni SafeQ, není vyžadován clustering operačního systém (Linux nebo Windows) ani databáze. Do clusteru lze plynule přidávat servery a tudíž vytvořit tzv. serverovou farmu„. “ Předpokládaný počet serverů v clusteru je 2-5. Cluster je plně redundantní, tzn. že žádný ze serverů není primární, a tudíž při výpadku kteréhokoliv serveru je provoz systému nadále zcela funkční (dokud zbývá alespoň jeden fungující server). Při výpadku serveru může dojít ke ztrátě pouze těch úloh, které jsou v daném okamžiku zpracovávány na tomto serveru, tento fakt ale nezpůsobuje omezení tiskového prostředí. Pro funkci clusteru je třeba mít nainstalovaný tiskový klient na klientských počítačích. Tento klient se stará o odeslání úlohy na jeden z tiskových serverů. Podporováni jsou klienti jak na platformě Windows tak Linux.
12 02
13
OBECNÝ POPIS FUNKČNOSTI / KREDITNÍ SYSTÉM SAFEQ
OBECNÝ POPIS FUNKČNOSTI / CENTRÁLNÍ SBĚR DAT (CRS)
Centrální sběr dat (CRS)
Kreditní systém SafeQ
Pro organizace s rozsáhlou pobočkovou sítí umožňuje SafeQ propojit jednotlivé tiskové servery a centralizovat tak statistické a ekonomické přehledy ze všech poboček. Centrální sběrný server je klasický SafeQ server rozšířený o funkci obstarávající bezpečný sběr dat z ostatních Central Reporting System tiskových serverů na jednotlivých lokalitách.
Pro použití na středních a vysokých školách nebo v copy centrech je užitečným nástrojem kreditní subsystém, který je do tiskového řešení SafeQ integrován. SafeQ tak umožňuje určité skupině uživatelů nastavit omezení ve formě kreditu.
Centralizace tisku na pobočkách se SafeQ
N
SafeQ Server
tiskárna / MFP WAN LAN
pracovní stanice SafeQ Microserver
pracovní stanice SafeQ Microserver
tiskárna / MFP
LAN
WAN
tiskárna / MFP
14
pracovní stanice LA
WAN
Výhoda: Podpora velkých organizací (100ky poboček) a středních organizací (10ky poboček) Široké možnosti při tvorbě architektury Ekonomické pohledy na jednom místě Automatizované reporty do emailu či personalistiky Podpora cestujících zaměstnanců„ “ Hromadná instalace přes MSI balíčky
LAN
WAN
pracovní stanice s lokální tiskárnou
Hlavním cílem kreditního subsystému SafeQ je poskytnout uživateli službu (tisk, kopírování, skenování či fax) za odpovídající finanční obnos. K tomu je SafeQ vybaveno systémem, který dokáže cenu za stránku připsat na vrub jednotlivého uživatele. Zůstatek účtu je uživateli zobrazen po přihlášení na SafeQ Dobíjecím automatu, terminálu, či u obsluhy kreditní pokladny. Výhoda: Automaty na mince nebo bankovky Cenu za stránku lze nastavit na uživatele i skupinu uživatel Povolení záporného kreditu Trezorová konstrukce automatů zabraňuje vandalismu Možnost využití externích kreditních systémů Využití vlastních snímačů karet 15
OBECNÝ SAFEQ POPIS TERMINÁLY FUNKČNOSTI / PROFFESIONAL / ÚČTOVÁNÍ
SAFEQ TERMINÁLY
SafeQ Terminály
SafeQ Terminál Professional – vysoká přidaná hodnota
SafeQ nabízí typy terminálů, které řeší protichůdné požadavky různých uživatelů na jednoduchost versus funkčnost.
SafeQ Terminál Professional je vybaven grafickým dotykovým displejem, obsahuje modul pro ovládání kopírky, interface pro snímač karet a ethernetový 4 portový switch 10/100 Mbit. Přes terminál je tak možné připojit tiskárnu, aniž by to vyžadovalo další volnou přípojnou kapacitu.
Obecně terminály slouží pro identifikaci uživatele u zařízení, čímž mu poskytují možnosti zabezpečeného tisku. Díky terminálům jsou uživatelům poskytnuty nadstandardní služby jako například funkce Follow-me. Ke všem terminálům se dodávají různé druhy snímačů, na aktuální nabídku se informujte u partnerské sítě. Obecně však je pravidlem, že lze v terminálech číst stávající karty klienta (kontaktní, magnetické, čárové i bezkontaktní). Bližší informace k snímačům naleznete na straně 11 této božury. 16
SafeQ Terminál Professional podporuje následující funkce: Zabezpečený tisk, Follow-me, účtování kopií Tisk a mazání vybraných úloh Oblíbené úlohy Tiskový cluster Projektové účtování Autorizace PIN, karta, karta/PIN, karta+PIN
03 17
OBECNÝ SAFEQ TERMINÁLY POPIS FUNKČNOSTI / EMBEDDED
SAFEQ TERMINÁLY / DOBÍJECÍ AUTOMAT
SafeQ Terminál Embedded
SafeQ Dobíjecí automat TM
SafeQ Terminál Embedded je Java applet, který je instalovaný přímo do samotného multifunkčního zařízení, které tak nahrazuje externí blokovací jednotky. Podporována jsou zařízení, která splňují kompatibilitu s technologií Embedded Software Architecture. Spojením systému SafeQ a multifunkčního zařízení vzniklo komplexní tiskové řešení s vysokou přidanou hodnotou pro společnosti všech velikostí, které řeší všechny základní problémy tiskového prostředí - účtování, bezpečnost, dostupnost a plnou kontrolu nad tiskovým a kopírovacím prostředím.
02 18
SafeQ Dobíjecí automat s akceptací mincí/bankovek je zařízení, které je určeno na výběr hotovosti pro kreditní modul tiskového řešení SafeQ. Největší výhodou jsou bezesporu provoz 24 hodin denně a plná bezobslužnost zařízení. Díky tomuto je zařízení vhodné do knihoven či školských organizací. Toto zařízení je umístěno v robustní trezorové konstrukci a jeho uchycením na zeď za pomocí kovových kotev vzniká robustní řešení na výběr kreditu do tiskového řešení SafeQ. Vybraná hotovost, ať již v podobě mincí či bankovek, je okamžitě připsána na kreditní účet uživatele (většinou studenta). Připsanou částku lze okamžitě použít pro tisk či kopírování u multifunkčního zařízení s tiskovým terminálem SafeQ.
Technické parametry - SafeQ Terminal Embedded
Technické parametry - Dobíjecí automat
Parametr
Hodnota
Parametr
Hodnota
Ovládání
Rozhraní multifunkčního stroje
Akceptace mincí
SafeQ Dobíjecí automat, Akceptace mincí
Identifikace
Vlastní čipovou kartou nebo PINem
Akceptace bankovek SafeQ Dobíjecí automat, Akceptace bankovek
Síť
Embedded
Ovládání
Grafický dotykový displej (320 x 240 bodů, 16 stupňů šedi)
Procesor
Embedded
Identifikace
Vlastní čipovou kartou nebo PINem
Paměť
Embedded
Síť
4 portový switch 10/100 Mbit
Šifrovaný přenost dat
Ne
Procesor
Zilog, 50 MHz
Vlastní aplikace na míru
Ne
Paměť
32 MB 19
OBECNÝ POPIS STATISTICKÉ VÝSTUPY FUNKČNOSTI
Statistické výstupy
OBECNÝ POPIS FUNKČNOSTI EKONOMICKÉ / ÚČTOVÁNÍ PŘÍNOSY
Ekonomické přínosy
Možnost automatizovaného rozesílání sestav na různé emaily Odpovědné osoby mohou dostávat pravidelný reporting nákladů svého oddělení e-mailem
Možnost optimalizace tiskového prostředí
Optimalizace tiskového prostředí produktem SafeQ umožňuje přechod od nákladného lokálního tisku k efektivnějšímu a levnějšímu síťovému tisku. Umožňuje také lepší využití reprografických center ve společnosti.
Filtry pro tabulkové výstupy
Parametry nastavení filtrů: období, zařízení, střediska, uživatelé, projekty a mnohé další Filtry pro grafické výstupy
• Porovnání zařízení • Porovnání typů výstupů • Vytížení zařízení v čase • Krátkodobé statistiky • Dlouhodobé statistiky • Zobrazení v počtu stránek i nákladech
20 02
Snižování objemů tisků
Vlivem sledování tisku dochází ke krátkodobému i dlouhodobému snížení objemu tisku. Za pomoci nastavení povolení a zakázání barevného tisku u konkrétních uživatelů nebo skupin lze dosáhnout markantního snížení nákladů na tiskové služby. Vyšší efektivita tiskového prostředí
Na základě dat získaných z analýzy tiskového prostředí lze provést jednoduchou optimalizaci tiskového prostředí tak, aby všechny stroje byly využívány efektivně. Znalost nákladů na reprografické služby Možnost rozdělení nákladů za reprografické služby na projekty, střediska, zařízení nebo uživatele. 03 21
OBECNÝ POPISINVESTICE NÁVRATNOST FUNKČNOSTI
OBECNÝ POPIS FUNKČNOSTI NÁVRATNOST/ INVESTICE ÚČTOVÁNÍ
Návratnost investice Výchozí fakta .
Implementace tiskového řešení SafeQ Firma v kategorii MSP 90 zaměstnanců
stav po optimalizaci, měřeno SafeQ, ale uživatelé nebyli informováni
Změřeno pomocí SafeQ Fakticky je potištěno pouze 64 000 papírů
stav po oznámení provozu SafeQ. Kromě snížení objemů tisků došlo i k další eliminaci lokálních tiskáren
MSP = malé a střední podniky
mfp = multifunkční zařízení
.
(stav před optimalizací, změřený pomocí SafeQ)
28 lokálních tiskáren Průměrný měsíční nákup 76 000 papírů
Proces Optimalizace: nahrazení lokálních tiskáren síťovými mfp
22 02
.
Návratnost investice: 0,8 roku Celková úspora: 32% TCO = celkové náklady na vlastnictví 23 03
PŘÍPADOVÉ STUDIE
Visteon – Autopal
Univerzita v Plzni
Visteon – Autopal, s. r. o., je členem americké korporace Visteon, která ve více než 170 pobočkách ve 24 zemích světa vyrábí autodíly mimo jiné pro 19 největších světových výrobců automobilů. Autopal zajišťuje ve svých provozech v Novém Jičíně na severní Moravě výrobu autosvětel a dalších automobilových komponent. Společnost vytiskne v přepočtu na formát A4 měsíčně okolo 550 tisíc stran dokumentace.
Západočeská univerzita v Plzni, která je jednou z pěti největších univerzit v České republice a má celkem 16 tisíc studentů v sedmi fakultách.
Původní stav • Bylo používáno více než 300 nijak nespravovaných tiskáren různých typů a schopností. • Existovala minimální možnost organizace rozsáhlého množství tisků (několik set tisíc stran měsíčně). • Výdaje na papír a spotřební materiál (tonery, tiskové kazety) byly nekontrolovatelné. • Zadávání dokumentů do interního systému správy dokumentů bylo problematické. • Uživatele omezovala nízká rychlost tisku a zpracování dokumentů 24
PŘÍPADOVÉ STUDIE
Řešení: • Nasazena SafeQ Enterprise edice s více než čtyřiceti terminály Professional • Byl zaveden systém správy a monitoringu tisku a tiskových úloh SafeQ • Zvýšení komfortu díky tiskovým terminálům SafeQ • Došlo k pořízení výkonných multifunkčních tiskových zařízení, a to v rámci outsourcingu Přínosy: • Náklady na tisk klesly až o 30 % díky SafeQ • Je možná důsledná správa, sledování a monitorování tisků díky SafeQ řešení • Zvýšení komfortu díky tiskových terminálům SafeQ
Původní stav • Reprografické služby (tisky a kopie) byly studentům zpřístupněny pomocí lokálního řešení univerzity, kde nebyl celkový přehled o využití tiskového prostředí. • Vzhledem k rozsáhlosti celé univerzity byl kladen důraz na centralizaci tiskového prostředí a sjednocení všech možných komponent do univerzálního řešení • Jako průkopník v oblasti technologií používala univerzita od roku 1996 snímače karet RFID 125kHz, od roku 2003 také formát Mifare • Vzhledem k budoucímu přechodu na celoměstský standard bylo nutné spojit tyto dva typy snímačů a zajistit jejich využití i pro tiskové služby Řešení: • Tiskové řešení SafeQ Professional v serverové edici. • Kreditní modul systému SafeQ
• 17 tisíc uživatelů z řad studentů a zaměstnanců přistupuje k tiskovým službám přes své čipové karty • Tiskové terminály SafeQ Terminal Professional jsou připojeny na celkem 25 multifunkčních zařízení Přínosy: • Dobíjecí místo, tzv. SafeQ pokladna umožňuje z devíti míst dobíjet kredit všem studentům a zaměstnancům • Studenti i zaměstnanci mají zpřístupněny reprografické služby • Veškerá správa a provoz je v režii provozovatele • Zvýšení komfortu díky tiskových terminálům SafeQ • Zkvalitnění nabízených služeb
25
VYBRANÉ REFERENCE
Y SOFT VE SVĚTĚ
Vybrané reference Reference SafeQ ukazují, že jak funkčnost, tak licenční model umožňují nasazovat toto řešení do všech typů organizací nejen v ČR.
Y Soft Affiliate GREVE, DENMARK
Celkem je SafeQ celosvětově implementováno u tisícovek společností a institucí.
Y Soft Headquarters BRNO, CZECH REPUBLIC
Y Soft Branch
PRAGUE, CZECH REPUBLIC
Y Soft Affiliate BUDAPEST, HUNGARY
Y Soft Affiliate KOBE, JAPAN
26
27
Y Soft, s.r.o. e-mail:
[email protected] • www.ysoft.eu Podnikatelská 4 Czech Technology Park 612 00 Brno, Czech Republic tel.: +420 549 240 925 fax: +420 549 240 951
Y Soft a SafeQ jsou registrované ochranné známky v České republice a v dalších zemích. Copyright © 2008, Y Soft, s.r.o.
www.safeq.eu
