YSoft SafeQ Újradefiniált nyomtatásfelügyelet
A YSoft SafeQ rendszer áttekintése
A teljes körű nyomtatásfelügyeleti megoldásokat kínáló YSoft SafeQ szoftverrel csökkenthető a nagyvállalati nyomtatási szolgáltatások költsége, növelhető a nyomtatási folyamatok hatékonysága és fokozható a dokumentumok biztonsága. Minden nyomtatási, másolási és szkennelési művelet nyomon követhető és elszámolható, így mindig adottak a jelenlegi költségek és nyomtatási folyamatok áttekintéséhez szükséges információk. Eszközeinkkel kidolgozhatók és érvényesíthetők a költségcsökkentést elősegítő nyomtatási irányelvek. A biztonságot szavatoló hitelesítés csökkenti annak kockázatát, hogy a felhasználók otthagyják a kinyomtatott dokumentumaikat a nyomtatókban, és annak is kisebb az esélye, hogy illetéktelenek jutnak hozzá a dokumentumokhoz. A dokumentumok szkennelése biztonságos módon, az előre beállított helyekre történhet, hatékonyabbá téve a munkavégzést. Emellett a mobileszközökről való biztonságos nyomtatás is lehetséges bárhonnan, ezzel segítve a felhasználók munkáját. A YSoft SafeQ-val könnyedén figyelemmel kísérhető a nyomtatási környezet működése. A nyomtatási rendszer felügyeletét teljes körű jelentések és egy központi helyről kezelhető webes irányítópult egyszerűsíti. YSoft SafeQ Suite programcsomag
www.ysoft.com
A funkciók összefoglalása
Hitelesítés
Biztonságos hozzáférés a multifunkciós eszközökhöz és a dokumentumokhoz A felhasználók hitelesítése történhet kártyával, PIN kóddal, felhasználónévvel és jelszóval, vagy ezek kombinációival Védelem az illetéktelen felhasználók ellen Nyomtatási, másolási és szkennelési jogosultságok kiosztása
Szabályalapú nyomtatás
A nyomtatási irányelvek érvénybe léptetésével költségek takaríthatók meg (például színes helyett csak fekete-fehérben, egyoldalas helyett csak kétoldalasan lehet nyomtatni, csak a leggazdaságosabb nyomtatón lehet nyomtatni stb.) Értesítés kérhető minden olyan esetben, ha a felhasználó nem tesz eleget a beállított szabálykészletnek
Print Roaming
Biztonságos nyomtatás a környezet bármely multifunkciós eszközével Az üzleti igényeknek megfelelő méretezhetőség (egyetlen irodától akár több földrészig) A nyomtatás csak a felhasználó hitelesítése után lehetséges
Mobil nyomtatás
Közvetlenül iOS- és Mac eszközökről lehet nyomtatni, a dokumentumok a webes felületen vagy e-mailben küldhetők el a multifunkciós eszközökre Hitelesítés nélküli vendég felhasználók is nyomtathatnak Automatikus formátumkonvertálás (JPG, PDF, DOC, PPT, XLS, PNG)
Szkennelésfelügyelet
Biztonságos szkennelés egy kattintással Parancsprogramokkal e-mailbe, saját mappába vagy előre definiált helyre lehet szkennelni Integrálható a már meglévő üzleti folyamatokba
Egyenleg és számlázás
Egyéni vagy csoportos számlák Árlisták és költségközpontok Fizetős szolgáltatások támogatása
Jelentéskészítés
Előre definiált vagy egyéni felügyeleti jelentések Cégvezetőknek készült jelentések és környezetkímélő jelentések OLAP-kockákra és hosszú távú trendelemzésre épülő CRS-jelentések
A nyomtatási szolgáltatásokkal összefüggő kihívások megoldása
YSoft SafeQ Suite programcsomag
Költségcsökkentés Hány nyomtatás, másolás és szkennelés történik az adott környezetben, és mennyi ezek költsége?
Nagyobb produktivitás
• Print Roaming • Szabályalapú nyomtatás • Szkennelésfelügyelet • Jelentéskészítés
YSoft SafeQ Suite programcsomag
Hatékonyan tudnak dolgozni a felhasználók a multifunkciós eszközökkel és a hálózati nyomtatókkal?
• Hitelesítés • Print Roaming • Szkennelésfelügyelet • Mobil nyomtatás
Fokozottabb dokumentumbiztonság
YSoft SafeQ Suite programcsomag
Kik jogosultak nyomtatni és szkennelni? Mely dokumentumokat? Biztonságos a nyomtatás és a szkennelés?
• Hitelesítés • Szkennelésfelügyelet • Jelentéskészítés
A YSoft SafeQ-munkafolyamat működése
Egyenleg és számlázás
Szabályalapú nyomtatás Hitelesítés
Szkennelésfelügyelet
Jelentéskészítés
Jelentéskészítés
Print Roaming
Mobil nyomtatás
Útmutató a nyomtatásfelügyeleti döntésekhez
Gazdaságossági szempontok • Milyen irányelvek szabályozzák az adott munkahely vagy intézmény nyomtatóinak, másolóinak és multifunkciós nyomtatóinak használatát? • Mekkora a dokumentumkészítés jelenlegi költségkerete? Valóban elkülönített költségkeretről van szó, vagy egyszerűen csak a jelenlegi költségekről? • Mely szolgáltatások és felhasználók produkálják ezeket a költségeket? • Hogyan állapítható meg, hogy a felhasználók a munkahelyi feladataikhoz vagy saját célra nyomtatnak és másolnak-e? • Hogyan oldható meg, hogy ne teljen meg minden szemetes kidobott papírral a nyomtatók és a másolók közelében? • Milyen irányelvek biztosítják, hogy a lehető legkevesebb papír menjen veszendőbe nyomtatáskor és másoláskor?
Hatékonysági szempontok • Hogyan történik a dokumentumok szkennelése? Hogyan jutnak hozzá a felhasználók a szkennelt dokumentumaikhoz? • Milyen módon támogatott a saját eszközökről és a mobileszközökről indított nyomtatás, a távoli nyomtatás és a vendég felhasználók általi nyomtatás?
Biztonsági szempontok • Milyen irányelvek szabályozzák a multifunkciós eszközök használatát? • Mi történik a kinyomtatott, de a nyomtatóban hagyott dokumentumokkal? • Hogyan biztosítható a szkennelt dokumentumok illetéktelenekkel szembeni védelme és nyomon követhetősége? • Milyen következményekkel járna, ha egy bizalmas üzleti dokumentum illetéktelen kezekbe kerülne?
Informatikai szempontok • Elfogadható lenne, ha felhasználónként csupán tíz percbe telne a YSoft SafeQ-val kapcsolatos alapismeretek elsajátítása? • Tudta, hogy a Y Soft igény esetén vállalja a YSoft SafeQ telepítését? Igénybe venné ezt a szolgáltatást? • Hogyan történik a különféle gyártók nyomtatóinak, multifunkciós eszközeinek és nyomtatóillesztőinek felügyelete? • Használ a munkahely vagy az intézmény azonosító kártyákat vagy beléptető kártyákat a beléptetéshez, az étkezések elszámolásához vagy egyéb hitelesítési célokra? • Hogyan tervezi a munkahely vagy az intézmény a jövőbeli nyomtatási szükségletek kielégítését a szervezeti struktúra bővülésével, a felhasználók számának növekedésével és a helyiségek számának növekedésével párhuzamosan?
Üzleti kihívások
Akár 30%-os költségcsökkentés „A nyomtatási környezet YSoft SafeQ-val történő optimalizálásának köszönhetően közel 30%-kal tudtuk csökkenteni nyomtatási, másolási és szkennelési költségeinket. A korszerűtlen régi eszközeinket multifunkciós új eszközökre cseréltük, így az elkövetkező öt évben további megtakarításokra számítunk. A jelentős költségcsökkenés révén várhatóan két éven belül megtérül a beruházás.”
Pavol Bonotka Česká pojištovna, a.s. (egy cseh biztosítótársaság képviselője)
Napjaink üzleti kihívásai között előkelő helyen áll a költségcsökkentés, a hatékonyságnövelés és a dokumentumok fokozottabb biztonsága. Ezek a kihívások még inkább előtérbe kerülnek a nagyvállalati nyomtatási szolgáltatások felügyelete során. Tudja a választ az alábbi kérdésekre? • Hány nyomtatás, másolás és szkennelés történik az adott környezetben, és mennyi ezek költsége? • Kik nyomtatnak és hol? Vannak biztonsági kockázatai a nyomtatásnak? • Hatékonyan használják a felhasználók a multifunkciós eszközöket? A YSoft SafeQ segít megválaszolni mindezen kérdéseket.
Kapcsolatfelvétel A Y Soft hivatalos partnereként engedéllyel rendelkezünk a YSoft SafeQ-alapú rendszerek, szolgáltatások és támogatási lehetőségek kidolgozására és üzembe helyezésére.
A YSoft SafeQ használatba vétele gyerekjáték 1. Ügyféligények teljes körű felmérése: az ügyféligényeket felmérő automatikus dokumentum kitöltése 2. A YSoft SafeQ rendszer bemutatása és/vagy áttekintése: élő bemutató kérése 3. Megvalósíthatósági fázis (szükség szerint): a YSoft SafeQ tesztelése két héten át 3–5 multifunkciós eszközön 4. Díjak és árajánlat áttekintése: a díjak, a megtérülés és az ügyféligények áttekintése 5. Munkaterv vagy az ügyfél jóváhagyásának áttekintése: a bevezetési terv és a jóváhagyási feltételek áttekintése
Y Soft Corporation, a.s. Technology Park, Technická 2948/13 616 00 Brno Cseh Köztársaság
[email protected]
Y Soft North America, Inc. Grapevine, TX
[email protected]
Y Soft France SARL La Garenne-Colombes
[email protected]
Y Soft Latin America Coral Gables, FL
[email protected]
Y Soft Israel Ltd. Tel Aviv
[email protected]
Y Soft Australia Pty Ltd. Killarney Heights, NSW
[email protected]
Y Soft Japan Ltd. Hyogo
[email protected]
Y Soft Magyarország Kft. Budapest
[email protected]
Y Soft Asia Pacific Pte. Ltd. Szingapúr
[email protected]
Y Soft Middle East Dubai
[email protected]
www.ysoft.com
