OBEC OMLENICE VNITŘNÍ SMĚRNICE. Omlenička 44, Kaplice; tel.: , , Platné od roku 2010

OBEC OMLENICE Omlenička 44, 382 41 Kaplice; tel.: 380 313 118, 380 311 603, e-mail: [email protected]

VNITŘNÍ SMĚRNICE

Platné od roku 2010 Vypracovala: Bc. Jana Turnhöferová, hospodářka obce

Obsah: SMĚRNICE Č. 1 - VEDENÍ A SYSTÉM ZPRACOVÁNÍ ÚČETNICTVÍ .......................................................... - 6 Úvodní ustanovení ......................................................................................................................... - 7 Zákonný rámec .......................................................................................................................... - 7 Závaznost směrnice ................................................................................................................... - 7 Předmět úpravy......................................................................................................................... - 7 Systém zpracování účetnictví ......................................................................................................... - 8 Programové zpracování ............................................................................................................ - 8 Účetní knihy, účetní rozvrh ....................................................................................................... - 8 Dokladové řady, oběh účetních odkladů a podpisové vzory .................................................... - 8 Druhy účetních dokladů ....................................................................................................... - 9 Náležitosti účetních dokladů.............................................................................................. - 10 Fáze oběhu účetních dokladů ............................................................................................ - 11 Oběh dokladů - výdajová část ............................................................................................ - 11 Oběh dokladů - příjmová část ............................................................................................ - 13 Oběh dalších (smíšených) dokladů – pokladní, bankovní .................................................. - 14 Podpisové vzory ................................................................................................................. - 15 Archivace............................................................................................................................ - 16 Účtování a oceňování majetku a závazků .................................................................................... - 16 Příjmový a výdajový okruh ...................................................................................................... - 16 Oceňování majetku a závazků ................................................................................................. - 16 Účtování zásob ........................................................................................................................ - 17 Účtování cenin ........................................................................................................................ - 17 Hladina významnosti u podrozvahových účtů ............................................................................. - 18 Hospodářská činnost .................................................................................................................... - 18 Vysílání na pracovní cesty, cestovní náhrady ............................................................................... - 18 Účetní závěrka, uzavírání a otevírání účetních knih..................................................................... - 20 Závěrečná ustanovení .................................................................................................................. - 20 Přílohy č. 1, č. 2: ........................................................................................................................... - 20 SMĚRNICE Č. 2 – EVIDENCE, ÚČTOVÁNÍ A OCEŇOVÁNÍ MAJETKU ................................................... - 21 Zákonný rámec: ............................................................................................................................ - 21 Cíl směrnice .................................................................................................................................. - 22 Předmět směrnice ........................................................................................................................ - 22 Dlouhodobý majetek .................................................................................................................... - 22 Dlouhodobý nehmotný majetek (DNHM) ............................................................................... - 22 a) účet 013 - software a programové vybavení – položka 6111 ................................... - 22 b) účet 019 - ostatní dlouhodobý nehmotný majetek – položka 6119 ......................... - 22 c) účet 018 - drobný dlouhodobý nehmotný majetek (DDNHM).................................. - 23 Dlouhodobý hmotný majetek (DHM) ..................................................................................... - 23 a) účet 021- budovy, haly, stavby – položka 6121 ........................................................ - 23 b) účet 022- samostatné movité věci ............................................................................ - 23 c) účet 031 – pozemky – položka 6130 ......................................................................... - 23 d) účet 032 - umělecká díla - položka 6127 ................................................................... - 23 e) účet 028- drobný dlouhodobý hmotný majetek (DDHM) – položka 5137 ................ - 24 Dlouhodobý finanční majetek (DFM) ...................................................................................... - 24 účet 068 – termínované vklady dlouhodobé ..................................................................... - 24 účet 069- ostatní dlouhodobé cenné papíry-položka 6201, 6202 ..................................... - 24 Ostatní dlouhodobý majetek .................................................................................................. - 24 Pořízení dlouhodobého majetku .................................................................................................. - 24 Ocenění dlouhodobého majetku ................................................................................................. - 26 Evidence majetku ......................................................................................................................... - 27 Technické zhodnocení .................................................................................................................. - 27 -

-2-

Vyřazování dlouhodobého majetku ............................................................................................. - 28 Závěrečná ustanovení .................................................................................................................. - 28 SMĚRNICE Č. 3 – TVORBA A POUŽÍVÁNÍ SOCIÁLNÍHO FONDU ......................................................... - 29 Cíl směrnice .................................................................................................................................. - 29 Tvorba sociálního fondu: .............................................................................................................. - 29 Použití sociálního fondu: .............................................................................................................. - 29 SMĚRNICE Č. 4 – ORGANIZAČNÍ STRUKTURA OBCE .......................................................................... - 31 SMĚRNICE Č. 5 – TVORBA A POUŽÍVÁNÍ OPRAVNÝCH POLOŽEK ...................................................... - 32 Zákonné ustanovení ..................................................................................................................... - 32 Předmět úpravy ............................................................................................................................ - 32 Pravidla k postupu účtování o opravných položkách ................................................................... - 33 Pravidla k postupu účtování o vyřazení pohledávek .................................................................... - 33 Účtování opravných položek k pohledávkám .............................................................................. - 34 Účtování odpisů pohledávek ........................................................................................................ - 34 Jednorázový odpis pohledávek .................................................................................................... - 34 Opatření k prevenci vzniku „nedobytných“ pohledávek ............................................................. - 34 Kontrola ........................................................................................................................................ - 35 Závěrečná ustanovení .................................................................................................................. - 35 SMĚRNICE Č. 6 – INVENTARIZACE MAJETKU A ZÁVAZKŮ ................................................................. - 36 Úvodní ustanovení ....................................................................................................................... - 36 Zákonný rámec ........................................................................................................................ - 37 Závaznost směrnice ................................................................................................................. - 38 Cíle a předmět inventarizace .................................................................................................. - 38 Účel a zásady inventarizace .................................................................................................... - 39 Druhy inventarizace ................................................................................................................ - 39 Předmět a způsob provedení inventarizace ........................................................................... - 39 Odpovědnost za provedení inventarizace .............................................................................. - 40 Etapy inventarizačních prací ........................................................................................................ - 40 Příprava inventarizace............................................................................................................. - 40 Inventarizační komise ............................................................................................................. - 41 Metody provádění inventarizace ................................................................................................. - 42 Metody provádění inventarizace ............................................................................................ - 42 Způsoby provádění inventarizace ........................................................................................... - 42 Dokumentace inventarizace......................................................................................................... - 43 Výchozí podklady .................................................................................................................... - 43 Inventurní soupisy ................................................................................................................... - 43 Inventarizační zápisy ............................................................................................................... - 44 Závěry z inventarizace .................................................................................................................. - 45 Vypořádání inventarizačních rozdílů ....................................................................................... - 45 Prošetření inventarizačních rozdílů ........................................................................................ - 45 Zhodnocení inventarizace a přijetí nápravných opatření ....................................................... - 45 Archivace inventarizačních dokladů........................................................................................ - 46 Pravidla vyřazování a likvidace movitého majetku ...................................................................... - 46 Likvidační komise ............................................................................................................... - 46 Postup při provádění vyřazování a likvidace majetku a úkoly jednotlivých orgánů .......... - 47 Závěrečná ustanovení .................................................................................................................. - 47 Aktualizace .............................................................................................................................. - 47 Přílohy č. 3, č. 4, č. 5: ............................................................................................................... - 47 SMĚRNICE Č. 7 – SPISOVÝ A SKARTAČNÍ ŘÁD ................................................................................... - 48 Úvodní ustanovení ....................................................................................................................... - 48 Příjem písemností......................................................................................................................... - 49 Evidence písemností..................................................................................................................... - 49 Rozdělování a oběh písemností ................................................................................................... - 50 Vyřizování písemností .................................................................................................................. - 50 -

-3-

Podepisování dokumentů a užívání razítek.................................................................................. - 50 Odesílání písemností .................................................................................................................... - 50 Ukládání písemností ..................................................................................................................... - 51 Skartační řád................................................................................................................................. - 51 Spisový a skartační plán ............................................................................................................... - 51 Skartační znak............................................................................................................................... - 52 Skartační lhůta.............................................................................................................................. - 52 Skartační řízení ............................................................................................................................. - 52 Závěrečná ustanovení .................................................................................................................. - 53 SMĚRNICE Č. 8 – FINANČNÍ KONTROLA ............................................................................................ - 54 Úvodní ustanovení ....................................................................................................................... - 54 Zákonný rámec ........................................................................................................................ - 54 Závaznost směrnice ................................................................................................................. - 55 Cíle finanční kontroly .............................................................................................................. - 55 Předmět směrnice ................................................................................................................... - 55 Vymezení pojmů ..................................................................................................................... - 55 Provádění zákona o finanční kontrole.......................................................................................... - 56 Finanční kontrola v obci .......................................................................................................... - 56 Řídící kontrola .................................................................................................................... - 56 Interní audit ....................................................................................................................... - 57 Obsah a zaměření kontrolní činnosti ...................................................................................... - 57 Druhy kontrol v obci (předběžná, průběžná a následná): ....................................................... - 57 Předběžná kontrola v obci ................................................................................................. - 57 Průběžná kontrola v obci ................................................................................................... - 58 Následná kontrola .............................................................................................................. - 59 Veřejnosprávní kontrola u žadatelů a příjemců dotace a příspěvků ...................................... - 59 Zajištění finanční kontroly ............................................................................................................ - 60 Záznamy z řídících finančních kontrol .......................................................................................... - 60 Zpráva o výsledcích finančních kontrol ........................................................................................ - 60 Závěrečná ustanovení .................................................................................................................. - 61 SMĚRNICE Č. 9 – KONTROLNÍ ŘÁD VÝBORŮ ..................................................................................... - 62 Úvodní ustanovení ....................................................................................................................... - 62 Zákonný rámec ........................................................................................................................ - 62 Závaznost směrnice ................................................................................................................. - 62 Cíle kontroly ............................................................................................................................ - 63 Předmět kontroly .................................................................................................................... - 63 Postavení a úloha kontrolního orgánu ......................................................................................... - 63 Náplň práce finančního výboru ............................................................................................... - 64 Náplň práce kontrolního výboru ............................................................................................. - 64 Závěrečná ustanovení .................................................................................................................. - 65 SMĚRNICE Č. 10 – O ROZPOČTU........................................................................................................ - 66 Cíl a zaměření směrnice ............................................................................................................... - 66 Charakteristika rozpočtu .............................................................................................................. - 67 Přípravné práce a sestavení rozpočtu .......................................................................................... - 67 Metodika sestavení návrhu rozpočtu........................................................................................... - 67 Příprava záměru: ..................................................................................................................... - 67 Harmonogram sestavení rozpočtu ............................................................................................... - 68 Rozpis rozpočtu, čerpání rozpočtu a rozpočtové změny ............................................................. - 68 Podmínky pro hospodaření podle provizoria ............................................................................... - 68 Spis rozpočtu ................................................................................................................................ - 69 Závěrečná ustanovení .................................................................................................................. - 69 SMĚRNICE Č. 11 – ČASOVÉ ROZLIŠENÍ NÁKLADŮ A VÝNOSŮ VČETNĚ DOHADNÝCH POLOŽEK ........ - 70 Právní rámec ................................................................................................................................ - 70 Předmět směrnice ........................................................................................................................ - 71 -

-4-

Akruální princip účtování nákladů a výnosů ................................................................................ - 71 Inventarizace účtů časového rozlišení ......................................................................................... - 72 Zásady časového rozlišení ............................................................................................................ - 72 Ze zásady časového rozlišování se stanoví následující výjimky: ........................................ - 72 Časově se rozlišuje: ............................................................................................................ - 73 Časové rozlišení účetních případů ve významné hodnotě časového rozlišení (nad 1%) ... - 73 Přijatá plnění ...................................................................................................................... - 74 Poskytnutá plnění .............................................................................................................. - 74 Hotovost a cestovné .......................................................................................................... - 74 Závěrečná ustanovení .................................................................................................................. - 74 SMĚRNICE Č. 12 – PLÁN FINANCOVÁNÍ OBNOVY VODOVODŮ A KANALIZACÍ ................................. - 75 Právní rámec ................................................................................................................................ - 75 Předmět směrnice ........................................................................................................................ - 75 Cíl .................................................................................................................................................. - 75 Vývoj tvorby fondu obnovy .......................................................................................................... - 76 Závěrečná ustanovení .................................................................................................................. - 76 PŘÍLOHA Č. 1 – PODDPISOVÉ VZORY – VZOR .................................................................................... - 77 PŘÍLOHA Č. 2 – ÚČTOVÝ ROZVRH PRO ROK 2010 ............................................................................. - 78 PŘÍLOHA Č. 3 – PLÁN INVENTARIZACE – VZOR ................................................................................. - 80 PŘÍLOHA Č. 4 – PŘÍKAZ K PROVEDENÍ INVENTAIZACE – VZOR .......................................................... - 81 PŘÍLOHA Č. 5 – PROTOKOL O PROŠKOLENÍ ČLENŮ INVENTARIZAČNÍCH KOMISÍ – VZOR ................ - 82 -

-5-

SMĚRNICE Č. 1 - VEDENÍ A SYSTÉM ZPRACOVÁNÍ ÚČETNICTVÍ Obec:

Omlenice

IČO:

00246034

Adresa:

Omlenička 44, 382 41 Kaplice

Směrnici zpracoval:

Bc. Jana Turnhöferová

Směrnici schválil starosta obce:

Karel Holub

Datum schválení zastupitelstvem:

09. 12. 2010

Směrnice nabývá účinnosti od:

01. 01. 2010

Obsah: Úvodní ustanovení ......................................................................................................................... - 7 Zákonný rámec .......................................................................................................................... - 7 Závaznost směrnice ................................................................................................................... - 7 Předmět úpravy......................................................................................................................... - 7 Systém zpracování účetnictví ......................................................................................................... - 8 Programové zpracování ............................................................................................................ - 8 Účetní knihy, účetní rozvrh ....................................................................................................... - 8 Dokladové řady, oběh účetních odkladů a podpisové vzory .................................................... - 8 Druhy účetních dokladů ....................................................................................................... - 9 Náležitosti účetních dokladů.............................................................................................. - 10 Fáze oběhu účetních dokladů ............................................................................................ - 11 Oběh dokladů - výdajová část ............................................................................................ - 11 Oběh dokladů - příjmová část ............................................................................................ - 13 Oběh dalších (smíšených) dokladů – pokladní, bankovní .................................................. - 14 Podpisové vzory ................................................................................................................. - 15 Archivace............................................................................................................................ - 16 Účtování a oceňování majetku a závazků .................................................................................... - 16 Příjmový a výdajový okruh ...................................................................................................... - 16 Oceňování majetku a závazků ................................................................................................. - 16 Účtování zásob ........................................................................................................................ - 17 Účtování cenin ........................................................................................................................ - 17 Hladina významnosti u podrozvahových účtů ............................................................................. - 18 Hospodářská činnost .................................................................................................................... - 18 Vysílání na pracovní cesty, cestovní náhrady ............................................................................... - 18 Účetní závěrka, uzavírání a otevírání účetních knih..................................................................... - 20 Závěrečná ustanovení .................................................................................................................. - 20 Přílohy č. 1, č. 2: ........................................................................................................................... - 20 -

-6-

Úvodní ustanovení Zákonný rámec Účetnictví obce je upraveno následujícími předpisy: • • • • • • • • • • • • • • •

zákonem č. 563/1991 Sb., o účetnictví, v platném znění zákonem č. 128/2000 Sb. o obcích, v platném znění zákonem č. 250/2000 Sb. o rozpočtových pravidlech územních rozpočtů, v platném znění zákonem č. 119/1992 Sb. o cestovních náhradách, v platném znění soustavou daňových zákonů – zákon o dani z příjmu, o dani z přidané hodnoty, o dani silniční, dědické, darovací a z převodu nemovitosti, v platném znění zákonem č. 199/1994 Sb. o zadávání veřejných zakázek, v platném znění obchodním a občanským zákoníkem, v platném znění vyhláškou č. 410/2009 Sb. vyhláškou č. 383/2009 Sb., o účetních záznamech v technické formě zákonem č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě zákonem č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole, v platném znění vyhláškou č. 416/2004Sb., v platném znění, kterou se provádí zákon č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole vyhláškou č. 505/2002 Sb., v platném znění, kterou se provádějí některá ustanovení zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví zákonem č. 262/2006 Sb., zákoník práce českými účetními standardy

Závaznost směrnice Podle této směrnice a zásad v ní uvedených postupují pracovníci, kteří svou náplní práce mají vliv na správné účtování organizace. Ostatní pracovníci, kteří se v rámci plnění svých úkolů stanou účastníky realizovaných účetních případů, jsou povinni plnit pokyny ve smyslu zásad stanovených touto směrnicí o účetnictví. Kontrolu dodržování směrnice o účetnictví zabezpečuje kontrolní výbor obce.

Předmět úpravy Ustanovení této směrnice se vztahují na systém účetnictví, který lze charakterizovat jako uspořádaně vedené záznamy o hospodářských jevech, k nimž došlo v organizaci. Předmětem účetnictví je pohyb majetku a jiných aktiv, závazků a jiných pasiv, nákladů a výnosů a výsledek hospodaření.

-7-

Systém zpracování účetnictví Programové zpracování Používaný účetní systém Obec zpracovává účetnictví pomocí programu KEO od firmy Alis Česká Lípa • • •

název programu na zpracování účetnictví: KEO – kompletní evidence obce název a adresa autorské firmy: Alis spol. s r. o., Mariánská 538, 470 01 Česká Lípa způsob zabezpečení aktualizace a servisu: nepravidelně dle potřeby obce, servis provádí SW technik firmy KEO, aktualizace jsou k dispozici na internetových stránkách: www.alis.cz

Projekčně programová dokumentace • • •

uživatelská příručka popisující práci s účetním programem je součástí programu algoritmy automaticky prováděných operací a výpočtů harmonogram zpracování

Účetní knihy, účetní rozvrh Seznam účetních knih (počítačových sestav) předepsaných zákonem o účetnictví • •

• •

specializované deníky podle druhů jednotlivých dokladů (kniha došlých faktur, kniha vydaných faktur, pokladní kniha, kniha pohledávek, kniha bankovních výpisů) hlavní kniha, která splňuje požadavky zákona o účetnictví a obsahuje: a) zůstatky účtu ke dni, k němuž se otevírá hlavní kniha b) jednotlivé účetní případy c) souhrnné obraty strany MD a D účtu nejvýše za kalendářní měsíc d) zůstatky účtu ke dni, ke kterému se sestavuje účetní závěrka kniha analytické evidence; analytická evidence je součástí hlavní knihy (zápisy na syntetických a analytických účtech se provádějí zároveň) knihy podrozvahových účtů, ve kterých se uvádějí účetní zápisy, které se neprovádějí v účetních knihách vyjmenovaných výše

Účtový rozvrh je sestaven na podkladě směrné účtové osnovy, jsou v něm uvedeny účty potřebné k zaúčtování všech účetních případů a k sestavení účetní závěrky. Obec má sestaven účtový rozvrh v souladu s platnou směrnou účtovou osnovou pro organizační složky státu, územní samosprávné celky a příspěvkové organizace. Účtový rozvrh platný pro tento rok je uveden v příloze č. 2.

Dokladové řady, oběh účetních odkladů a podpisové vzory Předpokladem zajištění průkaznosti účetnictví jsou dokladové řady. Ustanovení tohoto článku směrnice se vztahují na oběh vnějších a vnitřních (interních) dokladů ověřujících provedení hospodářských výdajových a příjmových operací, o nichž se účtuje v účetnictví. Kontrolu dodržování čl. 6 o oběhu účetních dokladů zabezpečuje starosta obce nebo kontrolní výbor zastupitelstva obce.

-8-

Druhy účetních dokladů • • • • • • • • • •

došlé faktury a dobropisy za dodávky investiční povahy došlé faktury a dobropisy za dodávky neinvestiční (provozní) povahy doklady k ostatním platbám (bez faktur) doklady k výplatě mezd, odvodů pojistného na sociální a zdravotní pojištění, daní z příjmu a k srážkám z mezd vydané faktury externím fyzickým a právnickým osobám doklady k ostatním nefakturovaným příjmům doklady při pracovních cestách pokladní doklady doklady za pohledávky (závazky) z titulu smluvních pokut a úroků z prodlení výpisy z účtu

Doklady – výdajová část • • • • • •

dodavatelské faktury (investiční, provozní) doklady k účtování o majetku doklady k účtování o mzdách, odvodu sociálního a zdravotního pojištění, daně ze mzdy a k srážkám z mezd doklady při poskytování náhrad při pracovních cestách doklady k ostatním platbám doklady k účtování cenin

Doklady – příjmová část • •

vydané faktury doklady k účtování zařazení majetku do užívání

Pokladní doklady • • •

příjmové pokladní doklady výdajové pokladní doklady pokladní kniha

Bankovní doklady • •

výpisy z běžného účtu u KB a.s. výpisy z úvěrového účtu u Poštovní spořitelny, a.s.

Jiné důležité účetní písemnosti, které se přímo můžou stát účetním dokladem, nebo jsou pro účetní případy důležité (kopie se přikládají k účetnímu dokladu, nebo se na ně odvolává) např. • • • • • • • • •

zápisy ze zastupitelstva zápis z inventury nájemní, kupní nebo jiná smlouvy vyúčtování služební cesty odpisový plán potvrzení o vkladu do katastru, apod. všeobecně závazná místní vyhláška směrnice apod.

-9-

Náležitosti účetních dokladů Samostatné řady jsou zvoleny pro: •

•

•

• • •

Pokladní doklady – 990001 .. 999999 - příjmové a výdajové pokladní doklady jsou číslovány v jedné řadě, pokladnu vede účetní obce a účtuje o ní. Pokladna je vedena v pokladní knize, do účetnictví obce se účtuje průběžně, účetní doklady se tiskne hromadný jednou za měsíc. Bankovní výpisy – běžný účet - 001001 .. 001999 - bankovní výpisy jsou číslovány v jedné dokladové řadě, kde poslední trojčíslí je číslem výpisu z KB, do účetnictví se účtuje průběžně, účetní doklady se tisknou ke každému výpisu zvlášť. Bankovní výpisy – úvěrový účet – 003005 .. 003999 – bankovní výpisy jsou číslovány ve dvou dokladových řadách, první, uzavřená řada má čísla 108001 – 108004, poté se změnil způsob zadávání účetních dat do účetního systému KEO, druhá číselná řada má interval čísel 003005 .. 003999, u obou číselných řad poslední trojčíslí je číslem výpisu z Poštovní spořitelny, do účetnictví se účtuje vždy za celý měsíc najednou k poslednímu dni v měsíci, účetní doklady se tisknou ke každému výpisu zvlášť. Pohledávky – 102001 .. 102999 - vydané faktury jsou číslovány v jedné dokladové řadě. Závazky – 101001 .. 101999 - přijaté faktury jsou číslovány v jedné dokladové řadě. Vnitřní (interní) doklady – 103001 .. 103999 – jsou číslovány v jedné dokladové řadě

V souladu s § 11 zákona o účetnictví č. 563/1991 Sb. v platném znění, je účetní doklad označen jako průkazný účetní záznam, který musí obsahovat zákonem stanovené náležitosti: a) označení účetního dokladu - volba a označení dokladových řad - pořadové číslo dokladu v rámci dokladové řady b) obsah účetního případu a jeho účastníky c) peněžní částku nebo informaci o ceně za měrnou jednotku a vyjádření množství d) okamžik vyhotovení účetního dokladu e) okamžik uskutečnění účetního případu, není-li shodný s okamžikem vyhotovení obec za okamžik uskutečnění účetního případu považuje den: • • • • •

přijaté faktury – den uskutečnění uvedený na faktuře, přijde-li faktura po uzavření měsíce, potom den zjištění této skutečnosti vydané faktury – den vystavení úhrady v hotovosti – den úhrady z pokladny inkaso (telefon, elektrika) – den úhrady z bankovního účtu interní doklady – den uskutečnění účetního případu nebo poslední den v měsíci

f) podpisový záznam podle § 33a odst. 4 osoby odpovědné za účetní případ a podpisový záznam osoby odpovědné za jeho zaúčtování Skutečnosti podle písmen a) až f) prokazuje účetní jednotka pouze účetním dokladem. Nadále ovšem platí, že součástí účetních dokladů jsou všechny písemnosti, které s účetním případem souvisí. Účetní jednotky jsou povinny vyhotovovat účetní doklady bez zbytečného odkladu po zjištění skutečností, které se jimi zachycují, a to tak, aby bylo možno určit obsah každého jednotlivého účetního případu způsobem podle § 8 odst. 5. Součástí této směrnice jsou podpisové vzory osob, které odpovídají za věcnou nebo formální správnost účetních dokladů.

- 10 -

Fáze oběhu účetních dokladů a) vznik účetního dokladu den vzniku účetního dokladu • •

externí doklady, pro potřeby k zaúčtování v organizaci, vznikají dnem uskutečnění účetního případu nebo dnem vystavení interní doklady vznikají dnem vystavení vlastní účetní jednotkou. Musejí obsahovat všechny předepsané náležitosti

kontrola formální správnosti - představuje kontrolu náležitostí účetního dokladu dle zákona o účetnictví. kontrola věcné správnosti - znamená přezkoušení správnosti údajů uvedených v dokladech. Provádí ji starosta obce nebo jí pověřený pracovník (kontroluje např. dodané množství, cenu, dodržení smluvních podmínek, ale i kvalitu, způsob převzetí zakázky, dodržení stanovených limitů, atd.). b) příprava k zaúčtování Došlé externí doklady se opatří číslem z číselné řady. Opatří se účtovacím předpisem. Opravy v účetních dokladech, účetních knihách i v ostatních účetních písemnostech nesmějí vést k neúplnosti, neprůkaznosti a nesprávnosti účetnictví. Odpovědnost za správné označování účetních dokladů a za jejich případné opravy nese účetní organizace. c) zaúčtování účetního dokladu Účetní doklady se zaúčtují do deníku a do hlavní knihy, případně do knih analytické nebo operativní evidence. V zaúčtovaném dokladu je třeba zajistit ověření tohoto kroku a učinit poznámku o zaúčtování s podpisem odpovědné osoby a s uvedením data, kdy bylo účtováno. d) archivace Zaúčtované účetní doklady se uloží podle druhů v návaznosti na číselné řady. Po uzavření účetního období se doklady založí podle archivačního plánu. e) skartace Skartace znamená stanovení způsobu vyřazení účetních dokladů podle skartačního plánu.

Oběh dokladů - výdajová část 1) Dodavatelské faktury Faktury došlé do organizace přijímá starosta obce, po kontrole věcné a finanční správnosti je potvrzuje svým podpisem dle podpisového vzoru a předá je se souvisejícími podklady účetní obce k proúčtování a k proplacení. Účetní obce u každé faktury provede formální správnost, provede: • • •

•

kontrolu náležitostí účetního dokladu (§ 11 zákona o účetnictví), doplnění údajů účetního dokladu, připojení příloh souvisejících s fakturou, které obdrží od starosty (kopie smlouvy nebo objednávky, dodacích listů, příjemky, výdejky apod.) nebo na příslušném dokladu uvede odvolávky, kde se přílohy nacházejí, kontrolu platby z hlediska výše limitu,

- 11 -

• kontrolu přípustnosti operace, • kontrolu podpisu odpovědné osoby podle podpisového vzoru a provedení kontroly potvrdí svým podpisem v příslušném místě účetního dokladu. Při neúplném či nesprávném vyplnění účetního dokladu nebo při nesprávném podpisu pracovníka vrátí účetní doklad ihned zpět příslušnému pracovníkovi k doplnění. Poté doklad • označí interní číselnou řadou vzestupně vždy za kalendářní rok, • zapíše je do knihy došlých faktur, • opatří účtovacím předpisem. Omylem dodaná faktura musí být neprodleně vrácena vystavovateli, pokud nemá být dodavatelská faktura uhrazena, vrátí se s písemným odůvodněním starosty nebo účetní přímo dodavateli a kopii odůvodnění účetní zaeviduje. O zaplacení faktury se účtuje na syntetickém účtu dodavatelé a v saldokontu dodavatelů. Zaplacená faktura se označí razítkem „zaplaceno“. Účetní neprovede vydání příkazu, pokud není přípustnost potvrzená podpisem starosty nebo místostarosty. 2) Evidence dlouhodobého majetku Pořízený majetek se zapíše do inventárních knih. Osoby pověřené vedením inventárních knih zodpovídají za to, že inventární knihy mají náležitosti podle zákona o účetnictví tj.: • • • • • • •

inventární číslo, název, pořizovací cenu, datum pořízení, způsob nabytí, odkaz na čísla dokladů k nabytí a datum a způsob vyřazení.

Inventární knihy jsou k datu inventarizace minimálně 1x ročně uzavírány, tj. zapsáno datum, stav v jednotlivých skupinách a podpis zodpovědné osoby. Inventární karty hmotného majetku a nehmotného majetku vyhotovuje formou záznamu do počítače účetní obce při převzetí majetku do evidenčního stavu organizace. 3) Zásoby Pořízení materiálu je účtováno způsobem B v souladu s postupy účtování, tj. nakoupené zásoby se účtují ihned do spotřeby. 4) Ostatní výdajové doklady a) Doklady k účtování o mzdách Podkladem pro účtování o mzdách včetně příslušenství jsou následující sestavy: • • • • • •

rekapitulace vyplacených mezd celkem vyúčtování za výplatní období, tj. měsíc přehled o výši pojistného a vyplacených dávkách přehled odvodů na zdravotní pojištění dle pojišťoven rekapitulace srážek hromadné příkazy k úhradě

- 12 -

Účetní obce provede veškeré odvody z mezd (daň ze mzdy, zdravotní pojištění, sociální pojištění, ostatní srážky) a zajistí výplatu mezd dle předložených sestav. Zaúčtování mezd provede účetní obce. Výplatní termín je 18. den v měsíci. b) Doklady při poskytování náhrad výdajů při pracovních cestách Před započetím služební cesty musí mít pracovník vystaven cestovní příkaz. Konání pracovní cesty povoluje a schvaluje předem starosta obce nebo jiný odpovědný pracovník. Před nástupem pracovní cesty se může zaměstnanci na jeho žádost poskytnout záloha úměrná předpokládané výši cestovních výdajů. Výplatu zálohy zaznamená pokladník na cestovní příkaz a na výdajový pokladní doklad. Po ukončení pracovní cesty je zaměstnanec povinen předložit do 10 pracovních dnů vyúčtování pracovní cesty doložené příslušnými doklady a vrátit nevyúčtovanou část zálohy do pokladny. Řádně vyplněné cestovní příkazy se předávají účetní. Účetní provede kontrolu věcné správnosti, prověří formální náležitosti, neprodleně od jeho převzetí provede vyúčtování pracovní cesty včetně přiložených dokladů a prověří podpis vedoucího zaměstnance oprávněného schvalovat pracovní cestu. Poté provede výplatu cestovních náhrad. c) Doklady k účtování cenin Nákup cenin (poštovní známky, stvrzenky, kolky) provádí starosta obce nebo účetní z pokladny. Nákup stravenek provádí účetní obce přes bankovní účet. Nakoupené ceniny se účtují ihned do spotřeby. Nakoupené ceniny se evidují včetně jejich spotřeby do deníků: kniha odchozí pošty a Gastro pass 2010.

Oběh dokladů - příjmová část 1) Vydané faktury Faktury za hmotné dodávky, služby, práce aj., které za úplatu obec poskytuje, vystavuje účetní na základě podkladů, bezprostředně po uskutečnění služby nebo dodávky ve dvojím vyhotovení. Faktura se zapíše do knihy odeslaných faktur. Jedno vyhotovení faktury zašle odběrateli a druhé slouží účetní k evidenci a sledování platby. Účetní fakturu zaeviduje a sleduje dle splatnosti den úhrady. Dále provede: • • • •

založení faktury do rejstříku podle čísla zapsání data úhrady faktury zaúčtování úhrady faktury upomenutí odběratele po uplynutí lhůty splatnosti

Vydané faktury kontroluje po formální stránce účetní, po věcné stránce starosta obce. 2) Interní doklady Interní doklady vystavuje účetní obce na základě předložených podkladů a zjištěných skutečností. 3) Opravné doklady Opravné doklady se u dokladů tvořených přes saldokonto, tvoří opět přes saldokonto a jsou přiřazeny v aktuálním měsíci v řadě dokladu, ke kterému se vystavovaly. K opravovanému dokladu se přiloží pomocný doklad, podle kterého lze snadněji opravný doklad dohledat.

- 13 -

Oběh dalších (smíšených) dokladů – pokladní, bankovní 1) Pokladní operace Podle této směrnice postupuje účetní obce, která svou náplní práce má vliv na správné účtování obce. Ostatní pracovníci obce, kteří se v rámci plnění svých úkolů stanou účastníky realizovaných účetních případů, jsou povinni plnit pokyny ve smyslu zásad stanovených touto směrnicí o vedení pokladny. Kontrolu dodržování směrnice o vedení pokladny zabezpečuje starosta nebo kontrolní výbor zastupitelstva obce. Pokladními doklady se pro účely této směrnice rozumějí: • • • •

pokladní kniha příjmové pokladní doklady výdajové pokladní doklady přílohy příjmových a výdajových pokladních dokladů

Pokladní operace smí provádět jen příslušný hmotně odpovědný pracovník (hlavní účetní) a starosta (příp. místostarosta) obce. Limit pokladny je stanoven ve výši 70.000,- Kč. V případě překročení limitu pokladní hotovosti je pokladní povinna přebytek odvést na účet v bance. Hlavní účetní zabezpečuje: • • •

• • • • •

příjem a výdej finančních prostředků příjem a výdej cenin zabezpečuje, prověřuje a odpovídá za to, aby pokladní doklady k výplatě měly stanovené náležitosti (název a číslo, název organizace, datum vyhotovení, jméno plátce nebo příjemce, částku platby číslicí a slovy, účel platby, podpisy oprávněných osob) vede chronologicky záznamy v pokladní knize odsouhlasí doklady (příjmové, výdajové) s pokladní knihou sečtením příjmů a výdajů s připočtením zůstatku z minulého dne odsouhlasí pokladní hotovost dodržuje stanovený pokladní limit po překontrolování dokladů doplní účtovací předpis na všechny příjmové a výdajové doklady (vytiskne předkontace) a zaúčtuje na příslušné účty

Starosta obce zabezpečuje: •

doplnění pokladny z účtu u peněžního ústavu do výše stanoveného limitu

•

odvod prostředků na účet u peněžního ústavu

Osobou odpovědnou v účetní jednotce je hlavní účetní. Hlavní účetní nese odpovědnost za svěřené hodnoty na základě písemné dohody o hmotné odpovědnosti. V tomto případě je pak možné zákonným způsobem vymáhat na odpovědné osobě chybějící část svěřeného majetku, pokud se jí prokáže zavinění – viz. Zákoník práce. Na druhé straně je organizace zároveň povinna vytvořit podmínky pro řádný výkon funkce pokladníka. Pro zajištění úkolů při styku s okolím (zaměstnanci obce, zastupitelé obce, externí osoby) jsou stanoveny pokladní hodiny, které odpovídají aktuálním úředním hodinám na obecním úřadu. Při nepřítomnosti hlavní účetní zajišťuje chod pokladny v nezbytné míře starosta (případně místostarosta) obce.

- 14 -

2) Pokladní doklady Příjmový pokladní doklad vystavuje pracovník pověřený vedením pokladny (hlavní účetní) v originále a jedné kopii při příjmu peněz do pokladny. Originál dostane osoba, která skládá hotovost do pokladny a kopie zůstane v pokladně. Na jejím základě provede hlavní účetní zaúčtování do pokladní knihy. Kopie zůstává uložena v pokladně a archivuje se společně s ostatními pokladními doklady. Příjmové doklady musí být očíslovány a musí obsahovat alespoň 2 podpisy dle zákona o finanční kontrole (hlavní účetní a starosta). Za jejich evidenci je zodpovědná hlavní účetní. Výdajový pokladní doklad vystavuje pracovník pověřený vedením pokladny (hlavní účetní) v originále při výdeji peněz z pokladny, který bude proveden jen na základě předložených dokladů (tj. účtenek, cestovních příkazů, faktur v hotovosti apod.). Na jeho základě provede hlavní účetní zaúčtování do pokladní knihy. Originál zůstává uložen v pokladně a archivuje se společně s ostatními pokladními doklady. Výdajové doklady musí být očíslovány a musí obsahovat podpis příjemce peněz a podpisy dle zákona o finanční kontrole (hlavní účetní a starosta). Za evidenci výdajových pokladních dokladů je zodpovědná hlavní účetní. Pokladní kniha slouží k evidenci příjmů a výdajů peněz v hotovosti. Jedná se o samostatnou účetní knihu. Jako každá účetní písemnost musí mít označení názvu účetní jednotky a musí být uvedeno období, kterého se týká. S ohledem na její průkaznost a kontrolní funkci je nutné, aby měla zajištěno číslování stránek a přenos zůstatku (konečného stavu) jako počáteční stav následujícího listu i období Pokladní doklady s pokladní knihou jsou účetní doklady, po zaúčtování jsou součástí účetního archívu. 3) Oběh bankovních dokladů Styk s bankou zajišťuje starosta obce. Účetní obce zajišťuje proplacení schválených příkazů k úhradě, přebírá výpisy z peněžního ústavu. Účetní obce zúčtovává jednotlivé položky a provádí kontrolu účetního stavu bankovních účtů s bankovními výpisy. Věcnou správnost potvrzuje svým podpisem dle podpisového vzoru starosta obce. Formální správnost potvrzuje svým podpisem dle podpisového vzoru účetní. Veškeré písemnosti, které se týkají disponování s peněžními prostředky na bankovních účtech, budou podepisovány pracovníky, jejichž podpisový vzor byl předán příslušnému peněžnímu ústavu. Bankovními doklady se pro účely této směrnice rozumějí příkazy k úhradě a výpisy z bankovních účtů. Příkazy k úhradě peněžnímu ústavu vystavuje na pokyn starosty obce účetní. Pokud je příkaz podáván v písemné formě, podepisují ho dva zaměstnanci, kteří mají dispoziční právo k účtům dle platných podpisových vzorů. Výpisy z účtu se stahují z elektronického bankovnictví. V případě závad způsobených neprovedením platby provádí účetní šetření příčiny a vydává opravený příkaz k úhradě.

Podpisové vzory Povinnost aktualizace Podpisové vzory osob oprávněných vydávat a schvalovat dispozice s prostředky u peněžních ústavů zajišťuje a aktualizuje starosta obce. Originál seznamu podpisových vzorů je uložen v trezoru a je přístupný pouze oprávněným osobám. Podpisové vzory osob, které mají přístup k bankovním účtům, jsou uloženy i u peněžních ústavů pro jejich potřebu.

- 15 -

Podpisové vzory osob oprávněných schvalovat hospodářské operace a pracovní cesty zajišťuje účetní. V případě organizačních a personálních změn, v jejichž důsledku dojde ke změně kompetencí a odpovědností je nutné podpisové vzory aktualizovat. Vzor listiny podpisových vzorů je přílohou – příloha č. 1.

Archivace Účetní písemnosti a záznamy na technických nosičích dat budou uloženy podle předem stanoveného pořádku odděleně od ostatních písemností do archivu a budou uschovány po dobu stanovenou uschovacími lhůtami. Před uložením do archivu musí být písemnosti uspořádány pracovníky, kteří je používali ke své práci a zabezpečeny proti ztrátě, zničení nebo poškození. Archivaci dokladů upravuje zákon o účetnictví v platném znění takto: a) účetní závěrka a výroční zpráva po dobu deseti let počínajících koncem účetního období, kterého se týkají b) účetní doklady, účetní knihy, odpisové plány, inventurní soupisy, účtový rozvrh, přehledy - po dobu pěti let počínajících koncem účetního období, kterého se týkají c) účetní záznamy, kterými účetní jednotky dokládají formu vedení účetnictví (§ 33 odst. 2), po dobu 5 let počínajících koncem účetního období, kterého se týkají d) doklady prokazující nárok na dávky penzijního připojištění po dobu 3 let následujících po výplatě poslední dávky penzijního připojištění e) mzdové listy nebo účetní záznamy o údajích potřebných pro účely důchodového pojištění po dobu 30 let následujících po roce, kterého se týkají f) doklady prokazující nárok na státní příspěvek penzijních fondů pro účastníky po dobu 10 let následujících po podání žádosti o státní příspěvek g) účetní záznamy o údajích potřebných pro stanovení a odvod pojistného po dobu 10 let následujících po roce, kterého se týkají

Účtování a oceňování majetku a závazků Příjmový a výdajový okruh Obec účtuje příjmy a výdaje pomocí Základního běžného účtu 231. K evidenci příjmů a výdajů používá analytiku 231.100, 231.200 a 231.300. 231.100 – dotace, transfery 231.200 – běžné příjmy 231.300 – běžné výdaje

Oceňování majetku a závazků Obec oceňuje svůj majetek a závazky k okamžiku uskutečnění účetního případu. Majetek a závazky obce v souladu se zákonem č. 563/1991Sb. § 24 a 25 oceňuje: • pořizovací cenou – pořizovací náklady, včetně nákladů s pořízením souvisejících • vlastními náklady – přímé náklady příp. část nepřímých nákladů

- 16 -

• jmenovitou hodnotou • reprodukční cenou – cena tržní Jednotlivé složky majetku se oceňují: • dlouhodobý majetek (s výjimkou majetku vytvořeného vlastní činností) pořizovací cenou • zásoby (s výjimkou zásob vytvořených vlastní činností) pořizovací cenou • peněžní prostředky a ceniny jejich jmenovitými hodnotami • dlouhodobý majetek a zásoby vytvořené vlastní činností vlastními náklady • podíly a cenné papíry pořizovací cenou • pohledávky a závazky při vzniku jmenovitou hodnotou, při převzetí nebo nabytí pořizovací cenou • bezúplatně nabytý majetek nebo majetek v případech, kdy vlastní náklady na jeho vytvoření vlastní činností nelze zjistit nebo jsou vyšší než reprodukční pořizovací cena tohoto majetku, se ocení reprodukční pořizovací cenou (výjimka peněžní prostředky, ceniny, pohledávky a závazky) Účtování dlouhodobého majetku: • • • • •

drobný dlouhodobý nehmotný majetek se pořizuje z neinvestičních prostředků a v účetní evidenci se vede na účtu 018 – drobný dlouhodobý nehmotný majetek dlouhodobý hmotný majetek se pořizuje z investičních prostředků a v účetní evidenci se vede na účtech 021 – budovy, haly, stavby 022 – samostatné movité věci a soubory movitých věcí 031 - pozemky drobný dlouhodobý hmotný majetek se pořizuje z neinvestičních prostředků a v účetní evidenci se vede na účtu 028 – drobný dlouhodobý hmotný majetek

Účtování zásob Zásoby materiálu se pořizují z neinvestičních prostředků. Obec účtuje o zásobách způsobem B v souladu s postupy účtování. Nakoupené zásoby se účtují ihned do spotřeby MD 501, D 231

Účtování cenin Obec účtuje o ceninách: • • • • •

poštovní známky (263.100) kolky příjmové pokladní doklady stvrzenky stravenky Gastropass (263.200)

Nákup kolků, PPD a stvrzenek obec účtuje hned do spotřeby MD 518, D 231. Nákup poštovních známek a stravenek Gastropass obec účtuje přes účet 263, a do nákladů se účtuje skutečná měsíční spotřeba.

- 17 -

Hladina významnosti u podrozvahových účtů Účetní jednotka si stanovila hladinu významnosti u podrozvahových účtů následovně: U podrozvahových účtů, o kterých účetní jednotka již účtuje: • • •

911 hladina významnosti je určena z hlediska „vymožitelnosti“ ve vztahu k dlužníkovi 939, 941 hladina významnosti ve vztahu k „EU“ není určena – obsahuje vše 942, 951 hladina významnosti je určena informací, považuje se za významnou, jestliže by její neuvedení nebo chybné uvedení mohlo ovlivnit úsudek nebo rozhodování osoby, která tuto informaci využívá.

U účtů, které dosud účetní jednotka nepoužívá, se hladina významnosti stanoví před prvním použitím účetní jednotkou.

Hospodářská činnost Hospodářská činnost obce je tak malého rozsahu, že pro ni není zřízen samostatný bankovní účet. Neúčtuje se odděleně v účtové třídě 5 a 6, ale účtuje se v rámci hlavní činnosti obce. Jedná se především o pronájem nebytových prostorů a bytů, příjmy z pronájmu lesa a příjmy ze zapůjčování obecního traktoru. Obec předloží do 31. 03. následujícího roku daňové přiznání na finanční úřad.

Vysílání na pracovní cesty, cestovní náhrady Cestovní náhrady při tuzemských i zahraničních pracovních cestách se řídí § 156 až § 189 zákona č. 262/2006 Sb., zákoník práce, ve znění pozdějších změn a doplňků. Náhrady cestovních výdajů náležejí všem osobám, které mají uzavřený pracovněprávní vztah k organizaci, případně vztah obdobný (zákon o obcích, obchodní zákoník) a zastupitelům obce (dále je zaměstnanci). Pracovní cestou se rozumí časově omezené vyslání účastníka pracovní cesty zaměstnavatelem k výkonu práce mimo sjednané místo výkonu práce. Zahraniční pracovní cestou se rozumí cesta konaná mimo území České republiky. Místem výkonu práce se rozumí místo sjednané a uvedené v pracovní smlouvě. Zaměstnanci vyslanému na pracovní cestu přísluší : -

- náhrada prokázaných jízdních výdajů - náhrada prokázaných výdajů na ubytování - stravné - náhrada prokázaných vedlejších výdajů - náhrada při použití vlastního silničního motorového vozidla dle vyhlášky č. 462/2009 Sb., kterou se stanoví průměrná cena pohonných hmot a její aktualizace (tato vyhláška se každý rok mění).

- 18 -

Vyslání na pracovní cestu, její rozsah a průběh, typ použitého dopravního prostředku, formu a kategorii ubytování schvaluje vždy před započetím pracovní cesty starosta obce (pro starostu obce schvaluje místostarosta). Před samotným zahájením pracovní cesty doplní zaměstnanec na formulář „cestovní příkaz“ následující údaje: -

jméno, bydliště, místo nástupu na pracovní cestu (místo, den, hodina; u zahraniční pracovní cesty přechod české státní hranice, při letecké přepravě odlet letadla podle letového řádu), místo výkonu práce, účel cesty, dobu trvání, způsob dopravy (firemní automobil, soukromý automobil, vlak, autobus, letadlo apod.), ukončení pracovní cesty (místo, den, hodina; u zahraniční pracovní cesty přechod české státní hranice, při letecké přepravě přílet letadla podle letového řádu), další podmínky pracovní cesty, podpis pracovníka oprávněného k povolení cesty.

Dle § 183 zákoníku práce je zaměstnavatel povinen poskytnout zaměstnanci (zastupiteli) zálohu až do předpokládané výše cestovních náhrad. Obec má s jednotlivými zaměstnanci (zastupiteli), kteří jsou vysíláni na pracovní cestu, uzavřenou písemnou dohodu, že výše uvedená záloha jim nebude před nástupem na pracovní cestu poskytována. K příkazu jsou přiloženy originální daňové doklady se všemi náležitostmi, které dokládají náklady vynaložené při pracovní cestě. Podle délky pracovní cesty je zaměstnancem doplněna nároková výše stravného. Za každý kalendářní den služební cesty přísluší zaměstnanci stravné, které je vypočítáno dle aktuální vyhlášky (pro rok 2010 je to vyhláška č. 462/2009 Sb.) a tvoří její dolní hranici. Cestovní příkaz je možno použít i pro více pracovních cest, i tehdy pokud je při některé z nich používáno soukromé vozidlo. Obec nesmí dle zákona o cestovních náhradách vyplácet vyšší náhrady, než jsou náhrady v tomto zákoně uvedené. Vyúčtování pracovní cesty je povinen zaměstnanec a zastupitelé předložit do deseti pracovních dnů. Starosta obce a pracovník údržby předkládá vyúčtování pracovních cest po ukončení kalendářního měsíce. Vyúčtování pracovní cesty zaměstnanců a zastupitelů schvaluje starosta obce. Vyúčtování pracovní cesty starosty obce schvaluje místostarosta. K pracovní cestě lze použít jen takové vozidlo, které je způsobilé k provozu na pozemních komunikacích, má uhrazeno pojištění odpovědnosti z provozu vozidla. Zaměstnanci přísluší v tomto případě náhrada jízdného za každý 1 km jízdy, a to dle aktuální vyhlášky (pro rok 2010 je to vyhláška č. 462/2009 Sb.). Cenu paliva je povinen zaměstnanec (zastupitel obce) prokázat dokladem o čerpání PHM. Pokud cenu neprokáže, bude pro výpočet náhrady požita cena pohonné hmoty stanovená vyhláškou. Pro určení spotřeby pohonné hmoty se použije údaj o spotřebě uvedený v technickém průkazu, který je povinen zaměstnanec zaměstnavateli předložit.

- 19 -

Účetní závěrka, uzavírání a otevírání účetních knih Postup prací a termíny účetní závěrky: 1. etapa – Přípravné práce pro účetní závěrku: inventarizace majetku a závazků zúčtování veškerých účetních případů patřících do účetního období statistické výkazy 2.etapa – Uzavírání účtů vztahujících se k rozvahovým účtům všechny rozvahové účty se uzavřou pomocí účtu 492 – Konečný účet rozvažný 3. etapa – Sestavení účetní závěrky rozvaha přílohy výkaz zisků a ztrát výkaz Cash flow výkaz FIN 2-12 4. etapa – Otevírání účetních knih na počátku účetního období Účty hlavní knihy se otevírají účetními zápisy pomocí účtu 491 – Počáteční účet rozvažný.

Závěrečná ustanovení • • • • •

Tato směrnice je součástí vnitřního organizačního a kontrolního systému obce. Tato směrnice podléhá aktualizaci podle daných potřeb a změn zákonných norem. Ustanoveními směrnice jsou povinni řídit se všichni zaměstnanci obce. Návrh na aktualizaci a novelizaci směrnice podávají účetní a schvaluje starosta obce nebo ZO. Doplňování a případné změny uvedených ustanovení směrnice provádí starosta obce po projednání a schválení v ZO.

Přílohy č. 1, č. 2: PŘÍLOHA Č. 1 – PODPISOVÉ VZORY PŘÍLOHA Č. 2 – ÚČTOVÝ ROZVRH

- 20 -

SMĚRNICE Č. 2 – EVIDENCE, ÚČTOVÁNÍ A OCEŇOVÁNÍ MAJETKU Obec:

Omlenice

IČO:

00246034

Adresa:





Karel Holub


09. 12. 2010


01. 01. 2010

Obsah: Zákonný rámec: ............................................................................................................................ - 21 Cíl směrnice .................................................................................................................................. - 22 Předmět směrnice ........................................................................................................................ - 22 Dlouhodobý majetek .................................................................................................................... - 22 Dlouhodobý nehmotný majetek (DNHM) ............................................................................... - 22 a) účet 013 - software a programové vybavení – položka 6111 ................................... - 22 b) účet 019 - ostatní dlouhodobý nehmotný majetek – položka 6119 ......................... - 22 c) účet 018 - drobný dlouhodobý nehmotný majetek (DDNHM).................................. - 23 Dlouhodobý hmotný majetek (DHM) ..................................................................................... - 23 a) účet 021- budovy, haly, stavby – položka 6121 ........................................................ - 23 b) účet 022- samostatné movité věci ............................................................................ - 23 c) účet 031 – pozemky – položka 6130 ......................................................................... - 23 d) účet 032 - umělecká díla - položka 6127 ................................................................... - 23 e) účet 028- drobný dlouhodobý hmotný majetek (DDHM) – položka 5137 ................ - 24 Dlouhodobý finanční majetek (DFM) ...................................................................................... - 24 účet 068 – termínované vklady dlouhodobé ..................................................................... - 24 účet 069- ostatní dlouhodobé cenné papíry-položka 6201, 6202 ..................................... - 24 Ostatní dlouhodobý majetek .................................................................................................. - 24 Pořízení dlouhodobého majetku .................................................................................................. - 24 Ocenění dlouhodobého majetku ................................................................................................. - 26 Evidence majetku ......................................................................................................................... - 27 Technické zhodnocení .................................................................................................................. - 27 Vyřazování dlouhodobého majetku ............................................................................................. - 28 Závěrečná ustanovení .................................................................................................................. - 28 -

- 21 -

Zákonný rámec: • •

Vyhláška č. 410/2009 Sb., kterou se provádějí některá ustanovení zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví ČSÚ 701

Cíl směrnice Cílem vydání této směrnice pro účtování dlouhodobého majetku a zásob je zabezpečení průkaznosti, správnosti, srozumitelnosti a úplnosti účetních záznamů a poskytování věrného a poctivého obrazu, jak to ukládá zákon o účetnictví č. 563/1991 v platném znění.

Předmět směrnice • • • • •

Klasifikace a vymezení dlouhodobého majetku Účtování dlouhodobého majetku Oceňování dlouhodobého majetku a zásob Účtování zásob Vyřazování majetku

Dlouhodobý majetek Dlouhodobým majetkem se pro účely evidence rozumí: 1) dlouhodobý nehmotný majetek 2) dlouhodobý hmotný majetek 3) dlouhodobý finanční majetek

Dlouhodobý nehmotný majetek (DNHM) DNM je majetek, jehož pořizovací cena je vyšší než 60 000,- Kč a doba použitelnosti delší než 1 rok. Evidence je vedena inventární knize v elektronické podobě v programu KEO. a)

účet 013 - software a programové vybavení – položka 6111 - zahrnuje programové vybavení v hodnotě nad 60 000,- Kč, pokud není součástí daného počítače

b)

účet 019 - ostatní dlouhodobý nehmotný majetek – položka 6119 pro pořízení dokumentu charakteru studií, záměrů a plánů, před samotným zpracováním projektové dokumentace, které souvisí s budoucím pořízením dlouhodobého majetku nad 60 000,- Kč. Zahrnuje zpracování územního plánu obce.

- 22 -

Účtování: vznik závazku (došlá faktura): úhrada závazku: zařazení do majetku: c)

041/321 321/231 019/041

účet 018 - drobný dlouhodobý nehmotný majetek (DDNHM)

- je majetek, jehož pořizovací cena je nižší než 60 000,- Kč včetně a doba použitelnosti je delší než 1 rok. Dolní hranice pořizovací ceny není hlavním kritériem pro zařazení majetku do drobného, hlavním kritériem je hledisko významnosti. Evidence se vede v inventární knize v elektronické podobě v programu KEO. Účet obsahuje software a jiné počítačové programy a programové vybavení (položka 5172), poradenské, konzultační a právní služby, analýzy a studie (položka 5166). Účtování:

vznik závazku (došlá faktura): úhrada závazku: zařazení do majetku:

518/321 321/231 018/078

Dlouhodobý hmotný majetek (DHM) Mezi DHM se řadí: -

pozemky, budovy, stavby, umělecká díla, sbírky, movité kulturní památky a předměty kulturní hodnoty - bez ohledu na jejich pořizovací cenu nemovité kulturní památky, které byly pořízeny koupí, darem, děděním nebo byly již dříve oceněny nebo pokud se tento majetek stal kulturní památkou v průběhu doby používání samostatné movité věci, jejichž doba použitelnosti je delší než 1 rok a ocenění převyšuje částku 40 000,- Kč včetně předmětů z drahých kovů

Evidence je vedena v příslušné inventární knize v elektronické podobě v programu KEO. a) b)

účet 021- budovy, haly, stavby – položka 6121 - bez ohledu na pořiz. cenu účet 022- samostatné movité věci - jejichž ocenění je vyšší než 40 000,- Kč a doba použitelnosti je delší než 1 rok a technické zhodnocení tohoto majetku. - položka 6122 – stroje, přístroje a zařízení - položka 6123 – dopravní prostředky - položka 6125 – výpočetní technika

c) d)

účet 031 – pozemky – položka 6130 - bez ohledu na pořizovací cenu účet 032 - umělecká díla - položka 6127 - movitý dlouhodobý

majetek, pořízený za účelem výzdoby interiéru, zejména kulturní památky, předměty kulturní hodnoty, umělecká díla, bez ohledu na výši ocenění. Umělecká díla s pořizovací cenou 10 000,-Kč a vyšší budou doložena fotodokumentací. Účtování: vznik závazku (došlá faktura): úhrada závazku: zařazení do majetku:

042/321 321/231 0xx/042

- 23 -

e)

účet 028- drobný dlouhodobý hmotný majetek (DDHM) – položka 5137 - jsou samostatné movité věci, popřípadě soubory movitých věcí v hodnotě do 40 000,Kč, s dobou použitelnosti delší než 1 rok. Dolní hranice pořizovací ceny není hlavním kritériem pro zařazení majetku do drobného, hlavním kritériem je hledisko významnosti. Dále vždy bez ohledu na pořizovací cenu předměty z drahých kovů a věci z ukončeného finančního leasingu koupené nájemcem. Evidence je vedena příslušné inventární knize v elektronické podobě v programu KEO. Účtování: vznik závazku (došlá faktura): úhrada závazku: zařazení do majetku:

501/321 321/231 028/088

Dlouhodobý finanční majetek (DFM) DFM jsou cenné papíry a vklady, dluhopisy a termínované vklady, směnky, které budou v držení organizace déle než 1 rok. Evidence je vedena v příslušné inventární knize v elektronické podobě v programu KEO. V současné době Obec Omlenice nemá žádný finanční majetek. Za evidenci zodpovídá účetní pracovník Obecního úřadu.

účet 068 – termínované vklady dlouhodobé účet 069- ostatní dlouhodobé cenné papíry-položka 6201, 6202

Ostatní dlouhodobý majetek Ostatní dlouhodobý majetek, který není veden v rozvaze, ale je veden v podrozvaze, je takový majetek, jehož doba použitelnosti je delší než 1 rok a pořizovací cena nesplňuje podmínky zařazení do rozvahy. O zařazení majetku do podrozvahy rozhoduje účetní jednotka. Hlavním kritériem zařazení majetku do podrozvahy je významnost pro účetní jednotku.

Pořízení dlouhodobého majetku Do doby uvedení do užívání se pořizovaný nehmotný majetek sleduje na účtu 041, hmotný majetek na účtu 042 a zálohy na hmotný majetek na účtu 052. Jednotlivé majetky budou členěny analyticky. Pokud u dlouhodobého majetku nevznikají náklady spojené s jeho pořízením a ihned se uvádí do používání, je možno účtovat přímo na příslušné účty skupiny 02x. Součástí pořizovací ceny dlouhodobého majetku jsou i náklady související s pořízením. Do pořizovací ceny se nezahrnují zejména tyto náklady: - projekt na stavbu plně hrazenou z provozních prostředků (opravu, údržbu) - úroky z investičních úvěrů od doby uvedení pořizované investice do užívání, pokud účetní jednotka rozhodne, že bude provozním výdajem

- 24 -

-

tzv. správní režie, tedy provozní výdaje (poštovné, mzdy zaměstnanců, kanc. materiál) penále, smluvní pokuta, úrok z prodlení vybavení stavby drobným dlouhodobým majetkem náklady na opravu a udržování dlouhodobého hmotného majetku, pokud tím nedojde k technickému zhodnocení demolice, pokud není součástí nové výstavby

Nedílnou součástí domů, budov a staveb jsou zařízení a předměty, které z hlediska stavebního díla umožňují jeho funkci a účel, ke kterému je určeno. Takováto zařízení a předměty musí být se stavebním dílem pevně spojena a nelze je demontovat a jsou zpravidla součástí celkové dodávky stavebního díla. Dlouhodobý majetek se pořizuje zejména: a) nákupem b) bezúplatným převodem nebo darováním c) vytvořený vlastní činností Účtování pořízení nákupem: vznik závazku (došlá faktura): úhrada závazku: zařazení do majetku:

501(518)/321 321/231 028/088

04x/321 321/231 018(028)/078(088)

Účtování pořízení bezúplatným převodem nebo darováním: vznik závazku (došlá faktura): zařazení do majetku:

0xx/401 018(028)/078(088)

Účtování pořízení nákupem: vznik závazku (materiál, vždy, nepřímé náklady,…): úhrada závazku: aktivace: zařazení do majetku:

5xx/321 321/231 041(042)/623(624) 0xx/041(042)

účet 041 - pořízení dlouhodobého nehmotného majetku (územní plány, software) účet 042 - pořízení dlouhodobého hmotného majetku (veřejné osvětlení, kanalizace, nákup budov) účet 043 - pořízení dlouhodobého finančního majetku účet 051 - poskytnutí zálohy na dlouhodobý nehmotný majetek účet 052 - poskytnutí zálohy na dlouhodobý hmotný majetek Zásady pro uvedení majetku do užívání Den uskutečnění účetního případu (den převodu z účtu 04x na příslušný majetkový účet) je u majetku podléhajícího vkladu do katastru nemovitosti den podání návrhu na vklad katastrálnímu úřadu. Souvisejícími účetními doklady jsou protokol o zařazení do majetku. Pokud nepodléhá vkladu do katastru, je den zařazení majetku do užívání, který je uveden na protokolu o zařazení do majetku (poslední uhrazená faktura, kolaudační rozhodnutí).

- 25 -

Ocenění dlouhodobého majetku Zásady oceňování: • při operacích s majetkem obce (smluvní, tržní cena) • při oceňování majetku pro potřeby účetnictví (dodržení zákonem o účetnictví stanovené ocenění) Oceňování v souladu se zákonem o účetnictví: • pořizovací cenou - tj. cenou, za kterou byl majetek pořízen včetně nákladů s pořízením souvisejícími (cena stavby, pozemku + náklady na vklad) • reprodukční pořizovací cenou - tj. cenou, za kterou by byl majetek pořízen v době, kdy se o něm účtuje. Další výdaje se nepřiřazují. Reprodukční pořizovací cenou oceňujeme jenom ten majetek, u kterého není známá cena, nebo cena je 0) • nabytý bezúplatným převodem nebo darováním (bez určení ceny) • bezúplatně pořízený z finančního leasingu • nově zjištěný a v účetnictví dosud nezachycený (např. inventarizační přebytek) • dlouhodobý nehmotný a hmotný majetek vytvořený vlastní činností, pokud je reprodukční pořizovací cena nižší než vlastní náklady. • vlastními náklady - tj. veškeré přímé náklady případně část nepřímých nákladů s pořízením majetku souvisejících Pořizovací cena souboru movitých věcí se zvýší o pořizovací cenu věci do souboru dodatečně zařazené. Pořizovací cena se sníží o cenu vyřazené části. Majetek na účtu 022 se zvýší o technické zhodnocení, pokud náklady na něj v úhrnu za rok převýší částku 40 000,-Kč a tech. zhodnocení je v tomto roce uvedeno do užívání. Pokud je technické zhodnocení nižší než tyto částky, budou tyto náklady uhrazeny jako provozní výdaj a zaúčtuje se na vrub účtu 518 nebo 501. Po ukončení technického zhodnocení se toto zaúčtuje na vrub majetkového účtu, kterého se technické zhodnocení týká. Ocenění jednotlivého dlouhodobého nehmotného majetku se zvýší o technické zhodnocení, pokud náklady na něj v úhrnu za rok převýší částku 60 000,- Kč a pokud je technické zhodnocení uvedeno v tomto roce do užívání. Způsob pořízení

Způsob ocenění

Koupí Koupí – inv. výstavba Vlastní činností Bezúpl. převodem, darováním Převodem dle zvláštních předpisů

Pořizovací cenou Pořizovací cenou + vl. náklady Vlastní náklady Reprodukční pořiz. cenou Reprodukční pořiz. cenou

Oceňování zásob Obec Omlenice o zásobách neúčtuje. Pravomoci pro účely oceňování Stanovení způsobu oceňování je v pravomoci účetní jednotky. Pravomoc k oceňování majetku stanovuje starosta, který v souladu s platnými právními předpisy je odpovědný za správné ocenění majetku pro různé účely na základě odborného odhadu.

- 26 -

Evidence majetku Veškerý majetek vymezený touto směrnicí bude mít inventární číslo. Pro veškerý dlouhodobý majetek bude veden registr majetku, tj. soubor karet majetku s těmito údaji: datum pořízení, datum zařazení do užívání, název majetku, ocenění, účet, na který je majetek zařazen, inventární číslo, umístění majetku. Do registru majetku se uvádí také datum a způsob vyřazení. V případech majetku, ke kterému nemá účetní jednotka vlastnické právo, je nutno tuto skutečnost zachytit s uvedením vlastníka. Pro majetek svěřený zaměstnancům bude vedena evidence potvrzení nebo dohod o svěřeném majetku. Pro majetek zařazený v podrozvaze na účtu 902 se vede operativní evidence. Úkolem operativní evidence je především napomáhat řádné správě a ochraně jednotlivých součástí majetku, běžně podávat zprávu o stavu a pohybu majetku, z hlediska umístnění, řádného využívání a údržbě, jakož i o osobách, které za něj nesou odpovědnost. Dalším nedílným úkolem operativní evidence je poskytovat spolehlivé podklady pro potřeby organizace a kontrolní činnost na úseku zprávy a ochrany majetku. Za úplnost údajů, správnost a pořádek při úschově dokumentace evidence, odpovídají pracovníci konkrétně určení v souladu s organizačním řádem směrnicí o oběhu účetních dokladů.

Technické zhodnocení Pro jednoznačné vymezení výdajů je rozhodující, zda majetek nezhodnocují a nezvyšují jeho hodnotu nebo zda naopak jeho hodnotu zvyšují a majetek zhodnocují. Z tohoto důvodu musí být vždy již před zahájením financování akcí při přípravě, objednávání a uzavírání smluv rozhodnuto, zda se bude jednat o: • nové pořízení • technické zhodnocení (modernizaci, rekonstrukci, nástavbu, přístavbu a st. úpravu) modernizací se rozumí rozšíření vybavenosti nebo použitelnosti majetku, hradí se z výdajů na investice, nepřesáhne-li modernizace výši 40 000 Kč, jedná se o provozní výdaj. rekonstrukcí se rozumí zásah do majetku, který má za následek změnu jeho účelu nebo technických parametrů, hradí se z výdajů na investice. • oprava – odstranění částečného fyzického opotřebení nebo poškození věci za účelem uvedení do předchozího nebo provozuschopného stavu. Opravou se majetek regeneruje beze změny pořizovací ceny, jejím prováděním nemůže vzniknout nová věc (i s použitím jiných než původních materiálů, dílů, součástí nebo technologií). Hradí se z provozních prostředků. • údržba – pravidelná péče, údržbou se majetek regeneruje beze změny pořizovací ceny, hradí se z provozních prostředků • demolice – odstranění stavby. Je-li součástí nové investiční výstavby, hradí se z kapitálových prostředků, v ostatních případech z běžných prostředků.

- 27 -

• vady a nedodělky – zjištěné při převzetí stavby nebo při kolaudaci se neposuzují samostatně, ale jako součást objednaných prací, které hradí investor z běžných nebo kapitálových prostředků

Vyřazování dlouhodobého majetku Dlouhodobý majetek se vyřazuje zejména: a) b) c) d)

prodejem, likvidací, bezúplatným převodem (darováním), převodem na základě právních předpisů (převod majetku PO) - obec nemá zřízenou žádnou PO, proto o tomto způsobu neúčtuje

O vyřazení majetku se provede zápis. Účtování vyřazení prodejem – bez přecenění reálnou cenou: vznik pohledávky (vystavená faktura, kupní smlouva): úhrada pohledávky: vyřazení z majetku - pozemky: vyřazení z majetku - majetek:

311/645(646, 647)* 231/311 401/031 401/018(028) nebo 078(088)/018(028)**

- *účet 645 - výnosy z prodeje DNHM, účet 646 - výnosy z prodeje DHM, účet 647 - výnosy z prodeje majetku; při prodeji neoceňujeme reálnou cenou - **vyřazení drobného DHNM a drobného DHM se liší v tom, zda vyřazujeme majetek pořízený do konce roku 2009 nebo od začátku roku 2010 – vzhledem k tomu, že metodika JČK nepovolila při převodovém můstku jednorázově odepsat účty 018 a 028, bude se tento (pořízený do 31.12.2009) odepisovat 401/018(028). K drobnému majetku pořízenému od 1.1.2010 se již tvoří odpisy (078,088) a proto se bude vyřazovat 078(088)/018(028). Účtování vyřazení bezúplatným převodem (darem), likvidací: vyřazení z majetku : vyřazení z majetku – DDNHM a DDHM:

401(403)/0xx 401/018(028) nebo 078(088)/018(028)**

(poznámka:tímto způsobem se vyřazuje i majetek opotřebovaný- nevhodný k dalšímu použití, pokud by náklady na opravu převyšovaly pořizovací cenu nového. Dokladem o vyřazení je protokol o vyřazení, podepsaný členy likvidační komise)

Závěrečná ustanovení Tato směrnice je součástí vnitřního organizačního a kontrolního systému obce a součástí vnitřních směrnic. Tato směrnice podléhá aktualizaci podle potřeby a změn zákonných norem. Ustanoveními této směrnice jsou povinni řídit se všichni zaměstnanci obce. Návrh na aktualizaci, novelizaci a doplnění této směrnice podává účetní, schvaluje starosta. Aktualizace, novelizace, doplňování a změny podléhají schválení zastupitelstva obce.

- 28 -

SMĚRNICE Č. 3 – SOCIÁLNÍHO FONDU

TVORBA

A

Obec:

Omlenice

IČO:

00246034

Adresa:





Karel Holub


09. 12. 2010


01. 01. 2011

POUŽÍVÁNÍ

Obsah: Cíl směrnice .................................................................................................................................. - 29 Tvorba sociálního fondu: .............................................................................................................. - 29 Použití sociálního fondu: .............................................................................................................. - 29 -

Cíl směrnice Obec Omlenice zřizuje pro kulturní a sociální potřeby svých pracovníků v pracovním poměru, jejich rodinným příslušníkům a uvolněným ZO sociální fond, který je veden na základním běžném účtu č. 6623241/0100 u Komerční banky v Kaplici a který má svá pravidla tvorby a čerpání.

Tvorba sociálního fondu: Sociální fond je tvořen 3% objemu hrubých mzdových prostředků zúčtovaných k výplatě za předcházející čtvrtletí všech pracovníků, kteří jsou v pracovně právním vztahu k obci a z odměn vyplácených dlouhodobě uvolněným a neuvolněným ZO pro výkon funkce. Prostředky budou připisovány na účet čtvrtletně (31. 03. 2011 – za I. Q. 2011; 30. 06. 2011 – II. Q. 2011; 30. 09. 2011 – III. Q. 2011, 31. 12. 2011 – IV. Q. 2011). Peněžní hodnota nebude vedena na zvláštním účtu, ale bude zahrnuta v rozpočtu obce a také bude čerpána dle rozpočtových pravidel.

Použití sociálního fondu: Prostředky fondu jsou využívány k hrazení:

- 29 -

1)

penzijního připojištění se státním příspěvkem nebo soukromého životního pojištění pro zaměstnance s pracovní smlouvou na dobu neurčitou a dlouhodobě uvolněným ZO ve výši 200,Kč měsíčně. Při souběhu životního a penzijního pojištění u jednoho zaměstnance činí příspěvek v součtu nejvýše 200 Kč.

2)

příspěvku na stravování pro své zaměstnance v pracovním poměru a dlouhodobě uvolněné ZO, a to do výše 80% hodnoty poukazu. Hodnota stravenky Gastro pass činí á 50,- Kč. Příplatek pro dlouhodobě uvolněné ZO činí 40,- Kč. Příplatek pro zaměstnance činí 20,- Kč.

3)

příspěvku na vstupenky na kulturní a branné akce, a to do výše 100% ceny poukazu nebo 100% hodnoty dopravy na kulturní akci.

4)

sociální výpomoci zaměstnancům, popř. jejich pozůstalým v mimořádně závažných případech, a to do výše 5.000,- Kč ročně.

5)

příspěvku při pracovních výročích 20 let a každých 5 let výkonu práce u stejného zaměstnavatele, a to do výše 5.000,- na pracovníka ročně při plném pracovním úvazku, jinak poměrná část dle výše úvazku.

6)

příspěvek při životním výročí 50 let a každých 5 let věku, a to do výše do 5.000,- Kč na pracovníka ročně.

7)

příspěvek při prvním odchodu do invalidního nebo starobního důchodu, a to do výše 10.000,Kč na pracovníka ročně.

8)

příspěvek při plnění mimořádných úkolů, a to formou daru dle rozhodnutí starosty.

Výdajovou část rozpočtu sociálního fondu schvaluje ZO a konkrétní případy použití sociálního fondu starosta obce.

Výdaje z fondu lze uskutečňovat jen do výše volných prostředků fondu.

Zůstatek fondu k 31. 12. se převádí do dalšího roku v rámci schvalování závěrečného účtu obce, včetně stanovení jeho dalšího využití.

- 30 -

SMĚRNICE Č. 4 – ORGANIZAČNÍ STRUKTURA OBCE Obec:

Omlenice

IČO:

00246034

Adresa:





Karel Holub


09. 12. 2010


01. 01. 2010

V období od 01. 01. 2010, kdy nabývá účinnosti tato směrnice, do 09. 11. 2010, kdy byly uskutečněny volby do zastupitelstev obcí, tvoří osazenstvo obce: 1.

Starosta:

Karel Holub

2.

Místostarosta:

Karel Holemý

3.

Členové zastupitelstva:

Jaroslav Antoš, Petr Drayer, František Holemý, Jaroslav Kolouch, Ladislav Křepinský, Miroslav Minarik, Martin Novák, Marcela Plávková, Jaroslav Vaněk

4.

Finanční výbor: předseda: členové:

Ladislav Křepinský Miroslav Minarik, Jaroslav Kolouch

Kontrolní výbor: předseda: členové:

Jaroslav Vaněk Jaroslav Antoš, Petr Drayer

6.

Knihovna:

Anna Irsieglerová

7.

Hospodářka:


8.

Ostatní zaměstnanci:

Jiří Kováč, Viktor Valla, Lenka Staňková

5.

V období od 09. 11. 2010, kdy byly uskutečněny volby do zastupitelstev obcí, jsou tyto změny: 2.

Místostarosta:

Petr Drayer

3.

Členové zastupitelstva:

Zdeněk Götz, Jaroslav Kolouch, Ladislav Křepinský, Roman Mikeš, Martin Novák, Zdeněk Novák, Marcela Plávková, Jaroslav Valla, Jaroslav Vaněk

4.

Finanční výbor: předseda: členové:

Zdeněk Götz Ladislav Křepinský, Martin Novák

Kontrolní výbor: předseda: členové:

Jaroslav Vaněk Roman Mikeš, Zdeněk Novák

5.

- 31 -

SMĚRNICE Č. 5 – TVORBA OPRAVNÝCH POLOŽEK

A

Obec:

Omlenice

IČO:

00246034

Adresa:





Karel Holub


09. 12. 2010


01. 01. 2010

POUŽÍVÁNÍ

Obsah: Zákonné ustanovení ..................................................................................................................... - 32 Předmět úpravy ............................................................................................................................ - 32 Pravidla k postupu účtování o opravných položkách ................................................................... - 33 Pravidla k postupu účtování o vyřazení pohledávek .................................................................... - 33 Účtování opravných položek k pohledávkám .............................................................................. - 34 Účtování odpisů pohledávek ........................................................................................................ - 34 Jednorázový odpis pohledávek .................................................................................................... - 34 Opatření k prevenci vzniku „nedobytných“ pohledávek ............................................................. - 34 Kontrola ........................................................................................................................................ - 35 Závěrečná ustanovení .................................................................................................................. - 35 -

Zákonné ustanovení • č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů • vyhláška č. 410/2009 Sb., kterou se provádějí některá ustanovení zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů pro některé vybrané účetní jednotky

Předmět úpravy Ustanovení této směrnice vymezuje pravidla k postupům účtování o opravných položkách a k postupu účtování o vyřazení pohledávek tak, aby bylo docíleno souladu při používání účetních metod účetní jednotkou.

- 32 -

Pravidla k postupu účtování o opravných položkách Opravné položky vyjadřují přechodné snížení hodnoty majetku, zobrazují se průběžně k okamžiku zjištění, nejpozději však k rozvahovému dni s vazbou na inventarizaci majetku. Vykazují se v rozvaze ve sloupci „Korekce“. V případech zjištění, že hodnota majetku je významně nižší, než je jeho ocenění v účetnictví, a toto významné snížení hodnoty majetku není trvalého charakteru, účtuje se o tomto účetním případu bez zbytečného odkladu. Za významné se považuje více než 10 % snížení hodnoty tohoto majetku. Opodstatněnost tvorby opravných položek a jejich výše účetní jednotka zjišťuje nejpozději k rozvahovému dni. Výše opravné položky nesmí přesáhnout výši ocenění majetku, k němuž je opravná položka tvořena. Opravné položky se nevytvářejí u majetku, který se podle: •

§ 27 zákona o účetnictví oceňuje reálnou hodnotou nebo ekvivalenci (protihodnotou)

•

§ 25 odst. 1 písm. k) zákona o účetnictví oceňuje ve výši 1 Kč.

V případě pohledávek se tvoří opravná položka ve výši 10 % za každých ukončených devadesát dnů po splatnosti dané pohledávky. Výše opravné položky nesmí přesáhnout výši pohledávky, k níž je opravná položka tvořena. Opravné položky se nesmí tvořit na zvýšení hodnoty pohledávky.

Pravidla k postupu účtování o vyřazení pohledávek Opravná položka se zruší, pokud: • • • •

pominou důvody pro její existenci (například v důsledku úhrady), pohledávka, k níž byla opravná položka vytvořena, se promlčela, dlužník zemřel, a pohledávka nemohla být uspokojena ani vymáháním na dědicích dlužníka, byl dlužník právnickou osobou a zanikl bez právního nástupce a věřitel nebyl s původním dlužníkem spojenou osobou (§ 23 odst. 7 zákona o daních z příjmů), • na majetek dlužníka, ke kterému se daná pohledávka váže, je uplatňována veřejná dražba, a to na základě výsledků této dražby, • majetek dlužníka, ke kterému se daná pohledávka váže, je postižen exekucí, a to na základě výsledků provedení této exekuce, • náklady na jejich vymáhání by pravděpodobně přesáhly výtěžek z dané pohledávky, • o této skutečnosti rozhodne zastupitelstvo obce, popř. rada obce V případě účtování o vyřazení pohledávky účetní jednotka zaúčtuje zrušení, případně snížení opravné položky k pohledávce, a to nejpozději do konce příslušného čtvrtletí kalendářního roku, nejpozději však k rozvahovému dni. V případě účtování o vyřazení pohledávky, na kterou je vytvořena opravná položka ve 100% výši a u které existuje možnost, že ji dlužník uhradí, účetní jednotka zaúčtuje zrušení opravné položky k pohledávce a současně zaúčtuje tento vyřazený závazek do podrozvahy (911/999).

- 33 -

Účtování opravných položek k pohledávkám O tvorbě a zvýšení opravných položek účtuje účetní jednotka prostřednictvím příslušného nákladového účtu 556 na straně MD a souvztažným zápisem na příslušný majetkový protiúčet účtové skupiny 19 na straně D. Výše opravné položky nesmí překročit výši pohledávky. O snížení, případně zrušení opravné položky účtuje účetní jednotka opět prostřednictvím nákladového účtu 556 – zápornou hodnotou na straně MD a souvztažným zápisem na příslušný majetkový protiúčet účtové skupiny 19 – kladnou hodnotou na straně MD. Úhrada těchto pohledávek, ke kterým je zřízena opravná položka se účtuje 231/311 (příslušná analytika). Následně dochází k rozpuštění opravné položky ve výši uhrazené faktury do výnosů zápisem 19x/556. Pokud bude uhrazena pohledávka, která již byla zcela odepsána, účtujeme 241/643. O tuto částku úhrady snížíme zůstatek pohledávky evidované v podrozvahové evidenci. Opravné položky se sníží, popřípadě zruší, pokud inventarizace v následujícím období neprokáže opodstatněnost jejich výše. V případě ostatních pohledávek účetní jednotka rozhodne o odpisu takových pohledávek, které jsou promlčeny. V tomto případě nelze částku odpisu považovat za daňový náklad.

Účtování odpisů pohledávek Odpis pohledávky, ke které byly vytvořený opravné položky, se provede zápisem na stranu MD účtu 194 a na stranu D příslušného pohledávkového účtu 311. Úhrada odepsané pohledávky proběhne na straně MD účtu 231 a na straně D výnosového účtu 643. Účetní jednotka převede odepsané pohledávky do podrozvahové evidence a v ní je nadále sleduje. V případě pozdější úhrady pohledávky evidované pouze v této podrozvahové evidenci účetní jednotka zaznamená příjem účetním zápisem a uhrazenou část vyřadí z podrozvahové evidence.

Jednorázový odpis pohledávek Princip opravných položek u pohledávek, je v naší účetní jednotce takový, že u dlouhodobě nehrazených pohledávek se opravná položka ve 100% výši vytvoří do 4 let, a to tak, že po každých 90ti dnech se vytvoří opravná položka ve výši 10% ze zůstatkové hodnoty pohledávky a jednorázově se vytvoří opravná položka, když zůstatková hodnota pohledávky bude nižší jak 20% původní hodnoty.

Opatření k prevenci vzniku „nedobytných“ pohledávek U každého nového partnera jsou zjišťovány informace o platební kázni vůči jiným dodavatelům, případně jsou požadovány zajišťovací instrumenty – pojištění pohledávek u komerční pojišťovny, bankovní záruka, směnka, ručení třetího subjektu.

- 34 -

V případě vzniku pohledávky po splatnosti se řídí účetní jednotka následujícím postupem: • • •

pokud je pohledávka 30 dní po splatnosti je zasílána 1. upomínka, pokud je pohledávka 60 dní po splatnosti je zasílána 2. upomínka, pokud je pohledávka 360 dní po splatnosti je předána k vymáhání komerčnímu právníkovi, včetně plné moci k zahájení soudního řízení.

Kontrola Kontrolu dodržování této směrnice provádí starosta nebo jím pověření pracovníci kontroly.


- 35 -

SMĚRNICE Č. 6 – INVENTARIZACE MAJETKU A ZÁVAZKŮ Obec:

Omlenice

IČO:

00246034

Adresa:





Karel Holub


09. 12. 2010


01. 01. 2010

Obsah: Úvodní ustanovení ....................................................................................................................... - 36 Zákonný rámec ........................................................................................................................ - 37 Závaznost směrnice ................................................................................................................. - 38 Cíle a předmět inventarizace .................................................................................................. - 38 Účel a zásady inventarizace .................................................................................................... - 39 Druhy inventarizace ................................................................................................................ - 39 Předmět a způsob provedení inventarizace ........................................................................... - 39 Odpovědnost za provedení inventarizace .............................................................................. - 40 Etapy inventarizačních prací ........................................................................................................ - 40 Příprava inventarizace............................................................................................................. - 40 Inventarizační komise ............................................................................................................. - 41 Metody provádění inventarizace ................................................................................................. - 42 Metody provádění inventarizace ............................................................................................ - 42 Způsoby provádění inventarizace ........................................................................................... - 42 Dokumentace inventarizace......................................................................................................... - 43 Výchozí podklady .................................................................................................................... - 43 Inventurní soupisy ................................................................................................................... - 43 Inventarizační zápisy ............................................................................................................... - 44 Závěry z inventarizace .................................................................................................................. - 45 Vypořádání inventarizačních rozdílů ....................................................................................... - 45 Prošetření inventarizačních rozdílů ........................................................................................ - 45 Zhodnocení inventarizace a přijetí nápravných opatření ....................................................... - 45 Archivace inventarizačních dokladů........................................................................................ - 46 Pravidla vyřazování a likvidace movitého majetku ...................................................................... - 46 Likvidační komise ............................................................................................................... - 46 Postup při provádění vyřazování a likvidace majetku a úkoly jednotlivých orgánů .......... - 47 Závěrečná ustanovení .................................................................................................................. - 47 Aktualizace .............................................................................................................................. - 47 Přílohy č. 3, č. 4, č. 5: ............................................................................................................... - 47 -

- 36 -

Úvodní ustanovení Zákonný rámec Povinnost inventarizovat majetek a závazky účetní jednotky upravuje: • • • •

Zákon č. 563/1991 Sb. o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů České účetní standardy, ve znění pozdějších předpisů Vyhláška č. 505/2002 Sb., ve znění pozdějších předpisů Vnitřní směrnice organizačního a kontrolního systému obce, ve znění pozdějších předpisů

Zákon č. 563/1991 Sb. o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů stanoví povinnost inventarizace: § 6 odst. 3 účetní jednotky jsou povinny inventarizovat majetek a závazky podle § 29 a 30. § 8 odst. 4 účetnictví účetní jednotky je průkazné, jestliže všechny účetní záznamy jsou průkazné a účetní jednotka provedla inventarizaci. § 29 účetní jednotky inventarizaci zjišťují skutečný stav veškerého majetku a závazků a ověřují, zda zjištěný skutečný stav odpovídá stavu majetku a závazků v účetnictví a zda nejsou dány důvody pro účtování o položkách podle § 25 odst. 2. Inventarizaci účetní jednotky provádějí k okamžiku, ke kterému sestavují účetní závěrku jako řádnou nebo mimořádnou (dále jen „periodická inventarizace“) a pro účely podání návrhu na vyrovnání. V případech uvedených v odstavci 2. účetní jednotky mohou provádět inventarizaci i v průběhu účetního období (dále jen „průběžná inventarizace“). Ustanovení o provádění inventarizací podle zvláštních právních předpisů nejsou tímto dotčena. Průběžnou inventarizaci mohou účetní jednotky provádět pouze u zásob, u nichž účtují podle druhů, a dále u dlouhodobého hmotného movitého majetku, jenž vzhledem k funkci, kterou plní v účetní jednotce, je v soustavném pohybu a nemá stálé místo, kam náleží (dále jen „domovské místo“). Termín této inventarizace si stanoví sama účetní jednotka. Každý druh zásob a uvedeného hmotného majetku musí být takto inventarizován alespoň jednou za účetní období. Účetní jednotky jsou povinny prokázat provedení inventarizace u veškerého majetku a závazků po dobu pěti let po jejím provedení. § 30 1)

2)

Skutečné stavy majetku a závazků účetní jednotky při inventarizaci zjišťují: a) fyzickou inventurou u hmotného majetku, popřípadě u nehmotného majetku b) dokladovou inventurou u závazků a pohledávek, popřípadě u ostatních položek majetku, u nichž nelze provést fyzickou inventuru a tyto stavy zaznamenat v inventurních soupisech. Inventurní soupisy jsou průkazné účetní záznamy, které musí obsahovat informace umožňující zjistit: a) skutečnosti podle odstavce 1 tak, aby bylo možné zjištěný majetek a závazky jednoznačně určit

- 37 -

b)

4)

5)

6)

podpisový záznam osoby odpovědné za zjištění skutečnosti podle písm. a) a podpisový záznam osoby odpovědné za provedení inventarizace c) způsob zjišťování skutečných stavů d) ocenění majetku a závazků k okamžiku ukončení inventury i pro účely § 26 odst. 3 e) okamžik zahájení a okamžik ukončení inventury 3) V případě provádění průběžné inventarizace mohou být inventurní soupisy podle odstavce 2 nahrazeny průkazným účetním záznamem o provedení fyzické inventury a o vyúčtování inventarizačních rozdílů. Fyzickou inventuru hmotného majetku, kterou nelze provést ke konci rozvahového dne, lze provést v průběhu posledních čtyř měsíců účetního období, popřípadě v prvním měsíci následujícího účetního období. Přitom se musí prokázat stav hmotného majetku ke konci rozvahového dne stavy fyzické inventury opraveným o přírůstky a úbytky uvedeného majetku za dobu od ukončení fyzické inventury do konce účetního období, popřípadě za dobu od začátku následujícího účetního období do okamžiku ukončení fyzické inventury v prvním měsíci tohoto účetního období. Inventarizačními rozdíly se rozumí rozdíly mezi skutečným stavem a stavem v účetnictví, které nelze prokázat způsobem stanoveným tímto zákonem, kdy a) skutečný stav je nižší než stav v účetnictví a rozdíl se označuje jako manko, popřípadě schodek u peněžních hotovostí a cenin b) skutečný stav je vyšší než stav v účetnictví a rozdíl se označuje jako přebytek Inventarizační rozdíly vyúčtují účetní jednotky do účetního období, za které se inventarizací ověřuje stav majetku a závazků

Závaznost směrnice Podle této směrnice a zásad v ní uvedených postupují všichni pracovníci, kteří svou náplní práce mají vliv na správnost provedení inventarizace. Patří k nim mimo pracovníků odpovědných za majetek a závazky a pracovníků s podepsanou hmotnou odpovědností i členové inventarizačních komisí, členové zastupitelstva obce, členové kontrolního a finančního výboru. Tedy všichni ti, kteří hospodaří s majetkem obce. Touto směrnicí jsou povinni se řídit i ostatní pracovníci obce, kteří se stanou účastníky účetních případů a inventarizace. Tato směrnice je zároveň závazná pro postupy a práce na inventarizaci majetku a závazků.

Cíle a předmět inventarizace Inventarizace majetku a závazků je jedna z hlavních podmínek zabezpečujících průkaznost účetnictví (§ 8 odst. 4). Při inventarizaci se porovná stav majetku a závazků a jejich ocenění vedené v účetnictví se skutečností. Tato směrnice upravuje provádění inventarizací veškerého majetku (vlastního a cizího) a závazků vedených v účetnictví a v operativní evidenci. Předmět inventarizace je specifikován podle účtového rozvrhu a knih operativní evidence. Inventarizace se provádí vždy ke dni řádné a mimořádné účetní závěrky. Předmět inventarizace se každý rok aktualizuje.

- 38 -

Účel a zásady inventarizace Inventarizací je třeba dosáhnout odsouhlasení skutečného stavu majetku a závazků se stavem zachyceným v účetnictví a vypořádat případné inventarizační rozdíly. Inventarizace musí zahrnout soubor činností, který obsahuje: • zjištění skutečného stavu majetku a závazků ke dni inventarizace • vyčíslení rozdílů mezi skutečným stavem a účetním stavem, např. poškození, ztráta, krádež, chyba v zaúčtování atd. • neúmyslné chyby v účetních zápisech se opraví na podkladě řádných účetních dokladů před vyčíslením konečných inventarizačních rozdílů • stanovení způsobu vypořádání zjištěných rozdílů, to znamená schodků, přebytků nebo manko proti stavům zachyceným v účetnictví • promítnutí upřesněných údajů v účetnictví (např. záměny materiálů apod.) Inventarizace musí však také zahrnout: • zhodnocení technického stavu majetku, z kterého může vyplynout nezbytnost provedení údržby, oprav, technického zhodnocení nebo naopak vyřazení majetku • zhodnocení využitelnosti a upotřebitelnosti majetku • další činnosti (např. zjištění poškozeného majetku, stanovení zabezpečení proti ztrátě a zcizení apod.) Inventarizace se provede na všech organizačních útvarech obecního úřadu.

Druhy inventarizace Inventarizace bude provedena vždy nejméně jednou za účetní období. Přitom přicházejí v úvahu následující druhy inventarizace: • periodická inventarizace se provede ke dni sestavení řádné nebo mimořádné účetní závěrky ke konci rozvahového dne • mimořádná inventarizace v případě výměny pracovníka s podepsanou hmotnou odpovědností v rozsahu této hmotné odpovědnosti ke dni výměny • mimořádná inventarizace v případě rozhodnutí Zastupitelstva obce nebo rozhodnutí oprávněných orgánů

Předmět a způsob provedení inventarizace Skutečný stav veškerého majetku a závazků v naší účetní jednotce musí být zjištěn fyzickou nebo dokladovou inventarizací nebo fyzickou i dokladovou inventarizací současně. Zjištěné stavy je nutno zaznamenat v inventurních soupisech. Při inventarizaci je nutné postupovat podle účtového rozvrhu.

- 39 -

Odpovědnost za provedení inventarizace Starosta je povinen inventarizaci majetku a závazků každoročně zabezpečit. Odpovídá každý rok za zpracování aktuálního vnitřního pokynu – plánu inventarizací, který je nedílnou součástí této směrnice a aktuálního příkazu k jejímu provedení. Jejich prostřednictvím bude zajištěno správné a včasné provádění inventarizace. Pro zajištění správného provádění inventarizací je vydána tato směrnice, která stanovuje: • • • • •

druhy majetku a závazků podléhající inventarizaci způsoby provádění inventarizace u jednotlivých druhů stanovení a jmenování členů inventarizačních komisí (aktuálně každý rok) povinnosti a pravomoci inventarizačních komisí časový harmonogram – doba zahájení, časový plán průběhu a lhůta ukončení (aktuálně každý rok) • vedení dokumentace • způsob projednávání výsledků

Etapy inventarizačních prací Příprava inventarizace Starosta zajistí: -

vypracování plánu inventarizace v zákonném termínu stanovení a jmenování členů hlavní inventarizační komise (dále jen HIK) a dílčích inventarizačních komisí (dále jen DIK) – každý rok

Hlavní účetní zajistí: -

přípravu inventurních soupisů - výpisy z datových souborů podle jednotlivých skupin majetku a závazků – každý rok

Na přípravě inventarizace jsou povinni se zúčastnit pracovníci jmenovaní: -

v hlavní inventarizační komisi (HIK) v dílčí inventarizační komisi (DIK) ostatní pracovníci, v jejichž přímé odpovědnosti se inventarizovaný majetek nachází

Pracovníci, kteří se budou podílet na přímém provedení inventarizace, budou proškoleni vedoucím HIK o způsobu a cílech prováděné inventarizace, o odpovědnosti a kompetencí pracovníků inventarizačních komisí (HIK a DIK) a dále seznámení detailně s obsahem této směrnice včetně všech příloh. Toto proškolení a seznámení potvrdí všichni pracovníci inventarizačních komisí vlastnoručním podpisem. Protokol o proškolení komisí je součástí závěrečného protokolu o provedené inventarizaci – jeho vzor je příloze.

- 40 -

Inventarizační komise Hlavní inventarizační komise (HIK) – její jmenování je v souladu s ustanovením zákona o účetnictví, účtovou osnovou a postupy účtování, v platném znění a v souladu s ustanovením této vnitřní směrnice. HIK jmenuje starosta obce. Tato hlavní inventarizační komise odpovídá za provedení inventarizace veškerého hmotného i nehmotného majetku a závazků organizace včetně zaúčtování inventarizačních rozdílů v souladu se zákonem o účetnictví, v platném znění a v souladu s vnitřními směrnicemi. Dílčí inventarizační komise (DIK) – jmenovaní pracovníci DIK odpovídají za správné provedení inventarizace podle přiděleného místa a charakteru majetku a závazků v souladu s uvedenými ustanoveními zákona o účetnictví, v platném znění a v souladu této směrnice. Opačný přístup se posuzuje jako porušení pracovní kázně se všemi důsledky. Jmenování členů DIK je opět plně v kompetenci starosty obce. Inventarizace dlouhodobého hmotného a nehmotného majetku a pořizovaného dlouhodobého majetku: a) Inventarizace dlouhodobého drobného nehmotného majetku (018.xxx) vedeného v účetnictví a v operativní evidenci. Členění má návaznost na analytiku v účetnictví. Podle této analytiky jsou vypracovány inventurní soupisy. - Skutečný stav bude zjištěn fyzickou a dokladovou inventurou. b) Inventarizace dlouhodobého hmotného majetku vedeného v účetnictví (021.xxx, 022.xxx, 031.xxx, 032.xxx, 042.xxx) a v operativní evidenci. - Skutečný stav bude zjištěn fyzickou a dokladovou inventurou. c) Inventarizace drobného dlouhodobého majetku (028.xxx) a v operativní evidenci. - Skutečný stav bude zjištěn fyzickou inventurou. d) Inventarizace dlouhodobého finančního majetku (069 xx). - Skutečný stav bude zjištěn dokladovou inventurou – obec tento majetek nevlastní. e) Inventarizace finančních prostředků na účtu 261.100 (pokladna), na běžném účtu (231.xxx), na úvěrovém účtu (451.200), na účtu 263.xxx (ceniny) - Skutečný stav bude zjištěn dokladovou inventurou. f) Inventarizace zásob materiálu vedeného v operativní evidenci (112.xxx) - Skutečný stav bude zjištěn fyzickou inventurou – obec takový majetek nevlastní. g) Inventarizace pohledávek a závazků na účtech 311.xxx, 314.xxx, 315.xxx, 321.xxx, 331.xxx, 335.xxx, 336.xxx, 342.xxx, 374.xxx, 378.xxx, 38x.xxx, 911.xxx, 939.xxx, 951.xxx. - Skutečný stav bude zjištěn dokladovou a fyzickou inventurou. Veškerý majetek obce Omlenice je veden elektronicky na inventurních soupisech pomocí programu KEO. Inventurní soupisy zabezpečuje hlavní účetní obce. Inventarizační komise po ukončení inventur sepíše závěrečný protokol o provedené inventarizaci. Případný vyřazený majetek s odůvodněním zapíše do vyřazovacích protokolů a dohlédne na jejich zaúčtování do běžného účetního období. Konečný stav fyzicky a dokladově provedených inventur se porovná s účetní evidencí a inventurními soupisy.

- 41 -

Odpovědnost za provedení a následné vyhodnocení inventarizace veškerého majetku obce Omlenice má starosta obce.

Metody provádění inventarizace Metody provádění inventarizace Fyzická inventura (prohlídka, počítání, vážení, měření, apod.): - dlouhodobý hmotný (případně nehmotný) majetek - peněžní prostředky v hotovosti - ceniny Dokladová inventura (prostřednictvím účetních dokladů, pomocí různých písemností, spisů, smluv, dohod, popř. korespondence apod.): -

dlouhodobý nehmotný majetek vklady na bankovních účtech peníze na cestě pohledávky a závazky poskytnuté zálohy

Kombinace obou způsobů: -

hodnoty v podrozvahové evidenci dlouhodobý nehmotný majetek pořizovaný dlouhodobý majetek přijatá depozita, hypotéky přísně zúčtovatelné tiskopisy

Technickým výpočtem: -

při zjišťování skutečného množství volně uloženého materiálu (uhlí, dřeva, písku, kamene a obdobného stavebního materiálu, apod.).

Způsoby provádění inventarizace Fyzické inventury se musí zúčastnit zaměstnanec odpovědný za inventarizovaný majetek. Jde-li o inventuru při změně odpovědného pracovníka, musí se jí zúčastnit zaměstnanec funkci odevzdávající i přejímající. Pokud se fyzické inventury nemůže odpovědný zaměstnanec zúčastnit a nikoho za sebe před stanoveným zahájením inventury neurčil, popř. ani nemohl (např. onemocnění, úmrtí apod.), provede se inventura za účasti zaměstnance, kterého určí starosta. U předmětů zapůjčených zaměstnancům k používání se provádí vždy fyzická inventura, starosta může u zapůjčených předmětů povolit dokladovou inventuru jen za předpokladu, že bude přitom plně zajištěna ochrana majetku. Zpřísněná hmotná odpovědnost: -

u pokladní hotovosti u majetku a věcí, které jsou zapsány na osobní kartě

- 42 -

Starosta obce odpovídá za veškerý hmotný a nehmotný majetek obce Omlenice. Za pokladní hotovost nese odpovědnost hlavní účetní obce.

Dokumentace inventarizace Výchozí podklady Účetní jednotka použije při provádění fyzických zjištění jako podklad následující evidenci: -

evidence dlouhodobého majetku evidence pohledávek evidence závazků

Rozpis podkladů a sestav a místo: -

programy – obecní úřad budovy, hrob na místním hřbitově v obci soubory věcí – soubory nábytku, výpočetní techniky – obecní úřad soubory věcí – veřejný rozhlas, veřejné osvětlení DHIM – kancelář obecního úřadu operativní evidence drobného hmotného majetku – kancelář obecního úřadu DHIM – kontejnery na plasty a sklo, vývěsky (venkovní majetek) evidence pozemků evidence pořízení DHIM – vodovod, kanalizace, ČOV, VO podrozvahová evidence – nedobytné pohledávky, podmíněné pohledávky kniha pohledávek a závazků zařazovací a vyřazovací protokoly

Inventurní soupisy Inventurní soupisy jsou průkazné účetní záznamy, které musí obsahovat: -

zjištěný stav tak, aby bylo možno zjištěný majetek a závazky jednoznačně určit podpisový záznam osoby odpovědné za zjištění skutečností a podpisový záznam osoby odpovědné za provedení inventarizace způsoby zjišťování skutečných stavů ocenění majetku a závazků k okamžiku ukončení inventury den zahájení a den ukončení inventury

Inventurní soupisy slouží: -

k zachycení skutečného stavu majetku a závazků, u nichž se provádí inventura k popisu majetku a závazků (v jednotkách množství a v ocenění, a to v souladu a způsobem vedení tohoto majetku a závazků v účetnictví)

Inventurní soupisy se vyhotovují: -

před provedením fyzických inventur pověřeným pracovníkem, odděleně podle uživatelů a podle míst, kde se majetek fyzicky nachází

- 43 -

Jestliže se inventurní soupisy vyhotoví ze záznamů pořízených při fyzických inventurách, musí být zajištěno, aby v těchto záznamech nemohlo docházet dodatečně ke změnám, a aby jejich údaje byly do závěrečných inventurních soupisů správně převzaty. Za zabezpečení těchto záznamů odpovídá předseda HIK – místostarosta obce. Inventurní soupisy podpisují na všech stránkách členové DIK, kteří inventuru prováděli. Odpovědný pracovník za majetek potvrdí v inventurním soupise, že fyzická inventura veškerého majetku, za který je odpovědný, byla provedena za jeho účasti, a že žádný majetek nezatajil. Uvede případné námitky k inventurnímu soupisu.

Inventarizační zápisy Zápis o provedení inventarizace majetku a závazků obsahuje: a) druh inventarizace majetku, označení inventarizovaného majetku a závazků, jejich umístění a jména uživatelů odpovědných za majetek b) den, k němuž byla inventarizace provedena c) den zahájení a den ukončení inventury d) způsob zjišťování skutečných stavů majetku, pokud není poznamenán v inventurních soupisech e) přehled vyhotovených inventurních soupisů, popř. účetních dokladů určených k vyúčtování inventarizačních rozdílů f) zjištění a návrhy na opatření g) jména členů DIK a jejich podpisy h) datum vyhotovení inventarizačního zápisu a jména a podpisy členů HIK i) dále se připojí všechny doklady související s inventarizací j) rekapitulace

Na základě „Zápisu“ bude zpracován seznam inventárních rozdílů (pokud jsou) a po vyjádření DIK bude obsahovat: a) b) c) d) e) f) g)

seznam inventurních rozdílů na základě výchozích inventurních soupisů soupis dohledaných předmětů soupis nedohledaných předmětů vyjádření k nedohledaným předmětům jména členů DIK a jejich podpisy datum vyhotovení podpis starosty

Zpráva o inventarizaci HIK vypracuje „Zprávu o inventarizaci“ s návrhy na vypořádání inventarizačních rozdílů. Ta musí být předložena tak, aby o návrhu na vypořádání inventarizačních rozdílů se mohlo rozhodnout v takové lhůtě, aby bylo zabezpečeno jejich vyúčtování do účetního období, za které se inventarizace provádí. Není-li možné v celé šíři z objektivních důvodů tuto podmínku naplnit, učiní se o této skutečnosti písemný záznam.

- 44 -

Závěry z inventarizace Vypořádání inventarizačních rozdílů Inventarizačním rozdílem se rozumí inventarizační manko, schodek u pokladní hotovosti nebo inventarizační přebytek. Skutečné stavy hospodářských prostředků se musí po zachycení v inventurních soupisech porovnat se zápisy o stavech tohoto majetku a závazků v účetnictví nebo v operativní evidenci. Jestliže se při tomto porovnání zjistí rozdíly, vyčíslí se v jednotkách množství a v peněžních jednotkách (inventarizační rozdíly). Nevyjadřují-li se stavy majetku a závazků v jednotkách množství, vyčíslují se inventarizační rozdíly jen v peněžních jednotkách. Inventarizační rozdíly se písemně zachycují v inventurních soupisech, popř. inventarizačních zápisech, ve zvláštních přehledech nebo přímo na účetních dokladech, na jejichž podkladě se inventarizační rozdíly vyúčtují. Inventarizační rozdíly zjištěné u majetku a závazků vedených v účetnictví, pokud je nelze ihned po zjištění vyúčtovat s konečnou platností, se zachytí v příslušném analytickém vyjádření na zvláštním analytickém účtu nevypořádaných inventarizačních rozdílů, na němž se ponechají až do rozhodnutí o jejich vypořádání. Kompenzace zjištěných inventarizačních rozdílů mezi jednotlivými druhy majetku a závazků není povolena. Příklady účtování inventarizačních rozdílů jsou podrobněji popsány ve Vnitřní směrnici č. 2 o evidenci, účtování a oceňování dlouhodobého majetku

Prošetření inventarizačních rozdílů U všech mank a přebytků se musí pracovníci odpovědní za majetek vyjádřit k jejich vzniku. V návrzích na konečné vypořádání inventarizačních rozdílů se u zjištěných mank uvede, zda jsou zaviněná nebo nezaviněná a dále se postupuje podle ustanovení Zákoníku práce. Při prověřování a vzniku inventarizačních rozdílů se rozebere: -

charakteristika inventurních rozdílů příčiny inventarizačních rozdílů vyjádření hmotně odpovědných osob ke vzniklým rozdílům návrh na vypořádání inventarizačních rozdílů

Zhodnocení inventarizace a přijetí nápravných opatření Mezi základní požadavky na zhodnocení ukončené inventarizace se stanoví požadavky na: -

zajištění maximální ochrany majetku ověření vlastnických práv zamezení možných ztrát na majetku opatření k lepšímu využití majetku

- 45 -

-

propracování vnitřních norem operativní evidence majetku využití poznatků z inventarizace k finančnímu řízení

O návrzích a opatřeních vzešlých z provedených inventur rozhoduje odpovědný pracovník – starosta obce – spolu se členy HIK v takové lhůtě, aby bylo zabezpečeno jejich vyúčtování k 31.12. běžného roku. Výsledky inventarizace včetně přijatých opatření se projednají v zastupitelstvu včas (třeba i mimořádně) svolaném tak, aby bylo možno včas zaúčtovat do období, za které byla inventarizace prováděna. Pokud to ze závažných důvodů není možné, vezme zastupitelstvo výsledky i závěry inventarizace dodatečně na vědomí a tím je schválí. Pro opravy v inventurních soupisech a v inventarizačních zápisech platí předpisy o opravách zápisů v účetních písemnostech. Týká-li se oprava skutečných stavů majetku a závazků, musí být poznámka o provedení opravy podepsána těmi členy inventarizační komise a pracovníky odpovědnými za hospodářské prostředky, kteří podepsali opravovanou písemnost. Dodatečné opravy v inventurních soupisech týkající se zjištěných skutečných stavů majetku a závazků, musí být písemně odůvodněny.

Archivace inventarizačních dokladů Archivace inventarizačních dokladů musí provedena a zabezpečena tak, aby bylo možno provedení inventarizace prokázat po dobu pěti let po jejím provedení.

Pravidla vyřazování a likvidace movitého majetku Účelem těchto pravidel je stanovit jednotný postup při provádění vyřazování a likvidace movitého majetku organizace, který pro své opotřebení, poškození nebo zastaralost neslouží ke svému účelu. Pravidla též upravují postavení likvidační komise, která dodržování jednotného postupu při provádění vyřazování a likvidace majetku zajišťuje. Movitým majetkem obce se pro potřeby těchto pravidel rozumí movitý majetek, který je ve vlastnictví obce, a to v souladu se zákonem č. 128/2000 Sb., v platném znění, a v souladu s dalšími obecně závaznými právními předpisy.

Likvidační komise Likvidační komisi tvoří předseda a dva členové finančního výboru. Likvidační komise projednává vyřazování a likvidaci movitého majetku v jejím vlastnictví v průběhu účetního období. Likvidační komise posuzuje nutnost jiného využití, vyřazení či likvidace majetku s ohledem na jeho poškození či znehodnocení, zkoumá možnost zavinění, v oprávněných případech navrhuje způsob vyřazení majetku včetně případné fyzické likvidace majetku a účastní se fyzické likvidace majetku

- 46 -

Postup při provádění vyřazování a likvidace majetku a úkoly jednotlivých orgánů Návrh na vyřazení Návrh na vyřazení majetku musí obsahovat tyto náležitosti: a) přesnou identifikaci majetku b) důvod vyřazení c) způsob vyřazení Způsob vyřazení majetku může být následující: a) b) c) d)

přímý prodej likvidace u subjektu zabývajícího se výkupem druhotných surovin likvidace u subjektu zajišťujícího svoz a likvidaci vyřazených věcí a odpadu za úhradu přímá fyzická likvidace

Rozhodnutí o vyřazení majetku Vyřazení věci je provedeno v souladu s rozhodnutím starosty obce o vyřazení majetku učiněného na návrh likvidační komise. Dokladem o vyřazení se rozumí: a) b) c) d)

rozhodnutí starosty obce o vyřazení kupní smlouva, faktura nebo doklad o zaplacení při prodeji majetku doklad o výkupu věci u subjektu zabývajícího se výkupem druhotných surovin doklad o zaplacení nákladů spojených s likvidací u subjektu zajišťujícího svoz a likvidaci vyřazených věcí a odpadu za úhradu e) protokol o fyzické likvidaci

Závěrečná ustanovení Aktualizace Tato směrnice je součástí vnitřního řídícího, organizačního a kontrolního systému obce. Tato směrnice podléhá aktualizaci podle potřeb obce a změn zákonných norem a předpisů. Ustanoveními této směrnice jsou povinni řídit se všichni zaměstnanci obce. Návrh aktualizace a novelizace této směrnice podává účetní obce a schvaluje starosta obce. Doplňování a případné změny uvedených ustanovení směrnice provádí na návrh účetní starosta obce. Směrnice nabývá účinnosti po schválení starostou obce. Tato směrnice byla schválena zastupitelstvem obce.

Přílohy č. 3, č. 4, č. 5: PŘÍLOHA Č. 3 - PLÁN INVENTARIZACE - VZOR PŘÍLOHA Č. 4 - PŘÍKAZ K PROVEDENÍ INVENTARIZACE MAJETKU, POHLEDÁVEK A ZÁVAZKŮ A JMENOVÁNÍ HIK A DIK – VZOR

PŘÍLOHA Č. 5 – PROTOKOL O PROŠKOLENÍ VŠECH ČLENŮ INVENTARIZAČNÍCH KOMISÍ JMENOVANÝCH K PROVEDENÍ INVENTARIZACE - VZOR

- 47 -

SMĚRNICE Č. 7 – SPISOVÝ A SKARTAČNÍ ŘÁD Obec:

Omlenice

IČO:

00246034

Adresa:





Karel Holub


09. 12. 2010


01. 01. 2011

Obsah: Úvodní ustanovení ....................................................................................................................... - 48 Příjem písemností......................................................................................................................... - 49 Evidence písemností..................................................................................................................... - 49 Rozdělování a oběh písemností ................................................................................................... - 50 Vyřizování písemností .................................................................................................................. - 50 Podepisování dokumentů a užívání razítek.................................................................................. - 50 Odesílání písemností .................................................................................................................... - 50 Ukládání písemností ..................................................................................................................... - 51 Skartační řád................................................................................................................................. - 51 Spisový a skartační plán ............................................................................................................... - 51 Skartační znak............................................................................................................................... - 52 Skartační lhůta.............................................................................................................................. - 52 Skartační řízení ............................................................................................................................. - 52 Závěrečná ustanovení .................................................................................................................. - 53 -

Úvodní ustanovení Tento spisový a skartační řád se vydává na základě § 66 odst. 2 zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů a je závazný pro všechny zaměstnance a zastupitele obce. Spisovou službou se rozumí zajištění odborné správy písemností došlých a vzešlých z výkonu státní správy a samosprávy obce Omlenice, zahrnující jejich řádný příjem, evidenci, rozdělování, oběh, vyřizování, vyhotovování, podepisování, odesílání, ukládání a vyřazování ve skartačním řízení, a to včetně kontroly těchto činností. Písemností se rozumí každý záznam v analogové nebo digitální podobě. Za doručenou písemnost se považuje také písemnost přijatá mimo podatelnu nebo dokument vzniklý z podání učiněného ústně nebo telefonicky. Zaměstnanec, který dokument takto převzal, je povinen zabezpečit neprodlené předání podatelně k evidenci.

- 48 -

Písemnosti podléhající zvláštnímu způsobu evidence se evidují odděleně v samostatné evidenci (např. faktury v knize faktur). Odděleně se vede evidence písemnosti obsahujících utajované skutečnosti.

Příjem písemností Doručené písemnosti se přijímají v místě k tomu určeném (dále jen „podatelna“). Písemnost, případně obálka písemnosti, se opatří v den doručení otiskem podacího razítka a po jeho zaevidování se předá k vyřízení. Podací razítko obsahuje vždy • • •

název úřadu datum doručení číslo jednací

Písemnosti, na nichž je v adrese uvedeno na prvním místě jméno zaměstnance před názvem úřadu, se předávají neotevřené zaměstnanci. Pokud po otevření dopisu zjistí, že písemnost má úřední charakter, zabezpečí jejich dodatečné zaevidování v podatelně. Obálka se ponechá jako součást písemnosti vždy: • • •

má-li datum na obálce podání význam z hlediska právního, např. pro dodržení lhůt k vyřízení u všech zásilek, kde není patrný odesílatel V ostatních případech se obálky vyřadí bez skartačního řízení.

Evidence písemností Veškeré písemnosti doručené do úřadu a písemnosti vzniklé z jeho činnosti podléhají evidenci. Písemnosti, které nejsou úředního charakteru, se neevidují (propagační letáky). Dále se neevidují doručené časopisy, denní tisk a Sbírky zákonů. Spisovou evidenci úřadu vede podatelna. Spisová evidence je vedena elektronickou formou v programu Keo-X od firmy Alis, s.r.o., Česká Lípa. Všechna podání doručená úřadu a písemnosti vzniklé z jeho činnosti se zapisují do podacího deníku v chronologickém pořadí podle doručení podatelně. Podací deník obsahuje tyto údaje: -

pořadové číslo písemnosti datum doručení podání nebo vzniku vlastní písemnosti odesílatele, věc (stručný obsah podání) přidělení k vyřízení způsob vyřízení podání spisový znak

Číselná řada v podacím deníku začíná vždy 1. ledna pořadovým číslem 1 a končí 31. prosince. Uzavírání roku provádí program automaticky.

- 49 -

Číslo jednací obsahuje zkratku označení obecního úřadu, pořadové číslo zápisu písemnosti v podacím deníku a označení kalendářního roku, v němž je písemnost evidována (tj. např. OUO-0001/2011 znamená Obecní úřad Omlenice, první písemnost v roce 2011). Podatelna předává zaevidované písemnosti starostovi a ten je rozdělí útvarům k vyřízení. Vyřízení doručeného dokumentu se neeviduje samostatně, ale připojí se k doručenému dokumentu se stejným číslem jednacím.

Rozdělování a oběh písemností Zaevidovaný dokument se fyzicky předává zaměstnanci určenému k vyřízení. Rozdělování písemností provádí starosta obce. Současně je v elektronické podobě dokument převeden na „referenta“, který jej bude vyřizovat.

Vyřizování písemností Vyřizování písemností vede naše účetní jednotka v elektronickém programu Keo-X v sekci „referent“. K založené písemnosti založí způsob vyřízení (bez odpovědi, vyvěšení na ÚD, odpověď, …), dokument vyřídí a odešle na „výpravnu“. Veškeré písemnosti týkající se téže věci tvoří spis. Spis obsahující více čísel jednacích se po vyřízení záležitosti již nerozděluje, ale ukládá pod číslem nejvyšším, tj. číslem jednacím nejmladší písemnosti. Odpověď na doručenou písemnost se eviduje, vyřizuje a odesílá pod číslem jednacím této doručené písemnosti. K podání se vždy připojuje stejnopis, případně koncept vyřízení. Vzniká-li písemnost z vlastního podnětu úřadu, vyžádá si zpracovatel číslo jednací od zaměstnance pověřeného vedením spisové evidence a současně sdělí jeho obsah pro zápis do podacího deníku.

Podepisování dokumentů a užívání razítek Dokument podepisuje zaměstnanec k tomu pověřený vnitřními předpisy obecního úřadu. Pokud to stanoví zvláštní právní předpis, opatří se podepsaný dokument otiskem úředního razítka. K dokumentu v digitální podobě připojuje pověřený zaměstnanec zaručený elektronický podpis.

Odesílání písemností Písemnosti jsou odesílány: • • •

poštou – obyčejnou, doporučenou, na dodejku, do vlastních rukou telekomunikačními prostředky (faxem) elektronicky

Do vlastních rukou se odesílají rozhodnutí, u nichž je nutno ověřovat doručení. Doklad o doručení se připojí k písemnosti.

- 50 -

Ukládání písemností Zaměstnanec vyřizující písemnost jí přidělí ukládací znak, skartační znak a skartační lhůtu podle spisového a skartačního plánu úřadu, které jsou součástí spisového řádu. Písemnosti nepotřebné k výkonu působnosti se předávají do spisovny úřadu jedenkrát ročně podle předávacího seznamu. Spisovna slouží k ukládání vyřízených písemností celého úřadu. Ve spisovně se písemnosti ukládají podle věcných hledisek uvedených ve spisovém a skartačním plánu v samostatných fasciklech označených ukládacími znaky a rokem, v němž uplynou skartační lhůty a pořadovým číslem zápisu v archivní knize. Každý ukládaný spis musí obsahovat soupis všech čísel jednacích písemností, jež jsou jeho součástí. Pro nahlížení do dokumentů uložených ve spisovně platí obecná ustanovení o nahlížení do spisů v řízení před správním orgánem nebo soudem; to neplatí, jestliže dokumenty před uložením ve spisovně byly veřejně přístupné. O zapůjčených dokumentech vede spisovna zvláštní evidenci. Do ní se zaznamená vždy datum zápůjčky, číslo jednací dokumentu (nebo jiné evidenční číslo), obsah a jméno a příjmení příslušného zaměstnance, který zapůjčení potvrdí svým podpisem. Dojde-li ke ztrátě dokumentu, do kolonky o vyřazení dokumentu v podacím deníku se zapíše „Ztráta“ a číslo jednací dokumentu, kterým byla ztráta řešena.

Skartační řád Skartační řád stanoví postup při vyřazování písemností ze spisovny ve skartačním řízení. Žádné písemnosti nesmějí být zničeny bez posouzení ve skartačním řízení. Za provádění skartačního řízení odpovídá starosta úřadu. Skartační řízení schvalují státní archivy. Skartační lhůta se určuje počtem let od 1. ledna roku následujícího po vyřízení dokumentu nebo po jeho uzavření. Během skartační lhůty je vyřízený dokument uložen u původce. Skartační lhůta se označuje číslicí za skartačním znakem. Písemnosti, kterým je přiřazen skartační znak „A“, musí být ke skartačnímu řízení předloženy vždy v psané nebo tištěné formě, zajišťující jejich trvalé uchování. Stejným způsobem musí být předloženy písemnosti označené skartačním znakem „V“, navrhované jejich původcem k zařazení do skupiny „A“. Písemnosti bez trvalé hodnoty, jimž je podle skartačního plánu přiřazen skartační znak „S“, a písemnosti skupiny „V“ navržené k vyřazení ve skupině „S“ mohou být ke skartačnímu řízení předloženy i v jiné než tištěné podobě (záznam na disketě)

Spisový a skartační plán Spisový a skartační plán obsahuje seznam písemností rozdělených podle věcných hledisek s ukládacími a skartačními znaky a skartačními lhůtami. Každé písemnosti musí být přiřazen podle jejího obsahu ukládací znak a skartační znak se skartační lhůtou. Skartační znaky a skartační lhůty uvedené ve spisovém a skartačním plánu jsou závazné pouze pro úřad, z jehož činnosti písemnost vznikla nebo jímž byla vyřizována.

- 51 -

Skartační znak Skartační znaky „A“, „S“, „V“ určují, jak má být po uplynutí skartační lhůty s písemností naloženo • • •

znak „A“ – do této skupiny se zařazují písemnosti trvalé hodnoty, které budou po posouzení ve skartačním řízení předány příslušnému archivu k trvalému uložení znak „S“ – do této skupiny se zařazují písemnosti, které po uplynutí skartační lhůty budou po posouzení ve skartačním řízení a vydání protokolu o skartačním řízení zničeny znak „V“ – do této skupiny jsou zařazovány písemnosti, u nichž ve skartačním řízení úřad navrhuje a archiv posoudí, které z nich budou předány k trvalému uložení do archivu a které budou zničeny. Při jejich odborném posuzování je na požádání povinen spolupracovat útvar, v němž písemnost vznikla nebo byla vyřízena

Skartační lhůta Skartační lhůta vyjádřená číslicí za skartačním znakem stanoví počet roků, po níž musí být písemnost uložena v úřadu. Skartační lhůta nesmí být zkracována. Výjimečně může být po dohodě s příslušným archivem prodloužena.

Skartační řízení Skartační řízení je souhrn úkolů prováděných při vyřazování písemností ze spisovny, které jsou po uplynutí stanovených skartačních lhůt po činnost úřadu dále nepotřebné. Skartační řízení provádí úřad po uplynutí skartačních lhůt písemností pod dohledem příslušného archivu. Písemnosti připravuje ke skartačnímu řízení spisovna. Po uplynutí skartačních lhůt vypracuje skartační návrh, který se zašle do příslušného archivu. V těchto seznamech písemností navrhovaných k vyřazení se uvedou zvlášť písemnosti se skartačním znakem „A“ a zvlášť písemnosti se skartačním znakem „S“ Písemnosti se skartačním znakem „V“ posoudí starosta a zařadí buďto k písemnostem se skartačním znakem „A“ nebo písemnostem se skartačním znakem „S“. Podací deník se zařadí do skartačního řízení až po vyřazení všech písemností v něm evidovaných. Na základě předloženého skartačního návrhu provede odpovědný zaměstnanec příslušného archivu odbornou archivní prohlídku písemností navrhovaných k vyřazení. Po provedené archivní prohlídce sepíše odpovědný zaměstnanec příslušného archivu protokol o skartačním řízení, kterým: • •

posoudí návrh rozdělení písemností skupiny „V“, schválí seznam navrhovaných písemností k vyřazení a povolí zničení písemností vyřazených ve skupině „S“ dohodne s odpovědným zaměstnancem úřadu dobu a způsob předání písemností skupiny „A“ a vybraných písemností ze skupiny „V“ příslušnému archivu.

Na základě protokolu o skartačním řízení zabezpečí úřad zničení písemností zařazených ve skupině „S“. Veškeré náklady s tím spojené nese obec. Písemnosti vybrané k trvalému uložení předá úřad podle seznamu v dohodnutém termínu příslušnému archivu. Skartační návrh, protokol o skartačním řízení, předávací protokol a potvrzení příslušného archivu o převzetí písemností jsou uloženy u úřadu a v příslušném archivu.

- 52 -

Závěrečná ustanovení 1. Nahlížení do dokumentů obsahujících utajované skutečnosti, poskytování jejich opisů, výpisů a kopií se řídí zvláštním právním předpisem. Takové dokumenty lze předložit k vyřazení až po zrušení stupně utajení. 2. Při reorganizaci nebo likvidaci obecního úřadu je nutno dbát na to, aby nedocházelo ke ztrátám dokumentů a k jejich ničení. Za řádné vyřazení dokumentů likvidovaného obecního úřadu je odpovědný právní nástupce obecního úřadu nebo likvidátor. 3. Tato směrnice je součástí vnitřního organizačního a kontrolního systému obce a součástí vnitřních směrnic. Tato směrnice podléhá aktualizaci podle potřeby a změn zákonných norem. Ustanoveními této směrnice jsou povinni řídit se všichni zaměstnanci obce. Návrh na aktualizaci, novelizaci a doplnění této směrnice podává účetní, schvaluje starosta. Aktualizace, novelizace, doplňování a změny podléhají schválení zastupitelstva obce.

- 53 -

SMĚRNICE Č. 8 – FINANČNÍ KONTROLA Obec:

Omlenice

IČO:

00246034

Adresa:





Karel Holub


09. 12. 2010


01. 01. 2010

Obsah: Úvodní ustanovení ....................................................................................................................... - 54 Zákonný rámec ........................................................................................................................ - 54 Závaznost směrnice ................................................................................................................. - 55 Cíle finanční kontroly .............................................................................................................. - 55 Předmět směrnice ................................................................................................................... - 55 Vymezení pojmů ..................................................................................................................... - 55 Provádění zákona o finanční kontrole.......................................................................................... - 56 Finanční kontrola v obci .......................................................................................................... - 56 Řídící kontrola .................................................................................................................... - 56 Interní audit ....................................................................................................................... - 57 Obsah a zaměření kontrolní činnosti ...................................................................................... - 57 Druhy kontrol v obci (předběžná, průběžná a následná): ....................................................... - 57 Předběžná kontrola v obci ................................................................................................. - 57 Průběžná kontrola v obci ................................................................................................... - 58 Následná kontrola .............................................................................................................. - 59 Veřejnosprávní kontrola u žadatelů a příjemců dotace a příspěvků ...................................... - 59 Zajištění finanční kontroly ............................................................................................................ - 60 Záznamy z řídících finančních kontrol .......................................................................................... - 60 Zpráva o výsledcích finančních kontrol ........................................................................................ - 60 Závěrečná ustanovení .................................................................................................................. - 61 -

Úvodní ustanovení Finanční kontrola je součástí finančního řízení zabezpečujícího hospodaření s veřejnými prostředky

Zákonný rámec Finanční kontrolu územně samosprávných celků (obcí) upravují následující předpisy: •

zákon 320/2001 Sb., o finanční kontrole ve veřejné správě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů

- 54 -

• • • • • •

vyhláška č. 416/2004 Sb., kterou se provádí zákon č. 320/2001 Sb. o finanční kontrole zákon 128/2000 Sb., o obcích, ve znění pozdějších předpisů zákon 250/2000 Sb., o rozpočtových pravidlech územních rozpočtů, ve znění pozdějších předpisů zákon 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů vnitřní směrnice obce a řády obce obecně závazné vyhlášky obce a případně další právní předpisy

Závaznost směrnice Podle této směrnice a zásad v ní uvedených postupují pracovníci, kteří svou náplní práce mají vliv na správné hospodaření obce.

Cíle finanční kontroly Hlavními cíly finanční kontroly jsou: • •

• • •

dodržování právních předpisů a opatření přijatých obcí zajištění ochrany veřejných prostředků proti rizikům, nesrovnalostem způsobeným zejména porušením právních předpisů, nehospodárným, neúčelným a neefektivním nakládáním s veřejnými prostředky nebo trestnou činností včasné a spolehlivé informování vedoucích pracovníků obce hospodárný, efektivní a účelný výkon veřejné správy zabezpečení včasného zjišťování, vyhodnocování a minimalizace provozních, finančních, právních a jiných rizik vznikajících v souvislosti splněním schválených záměrů a cílů obce

Předmět směrnice Ve smyslu ustanovení § 9 zákona o finanční kontrole obec: • •

vytvoří systém finanční kontroly, kterým zajistí finanční kontrolu svého hospodaření vykonává veřejnoprávní kontrolu u žadatelů a příjemců veřejné finanční podpory, kterou jim poskytuje a to předběžnou, průběžnou a následnou

Vymezení pojmů Pro účely zákona o finanční kontrole se podle §2 zákona rozumí: • • • •

orgánem veřejné správy je územní samosprávný celek, příspěvková organizace zřízená územním samosprávným celkem, státní příspěvková organizace, …, kontrolovanou osobou je územní samosprávní celek, příspěvková organizace zřízená ÚSC, státní příspěvková organizace, …, kontrolním orgánem je orgán veřejné správy, který je tímto zákonem oprávněný finanční kontrolu u kontrolované osoby vykonávat, vedoucím orgánu veřejné správy je osoba oprávněná jednat jménem ÚSC nebo jím zřízené příspěvkové organizace; v obci je to starosta a v příspěvkové organizaci ředitel,

- 55 -

• • •

• • •

•

• •

•

veřejnými financemi jsou veřejné příjmy a veřejné výdaje, veřejnými prostředky jsou veřejné finance, věci, majetková práva a jiné majetkové hodnoty patřící obci nebo příspěvkové organizaci, veřejnou finanční podporou jsou: • dotace • příspěvky • návratné finanční výpomoci, poskytnuté ze státního rozpočtu, Národního fondu, z rozpočtu obce, příspěvkové organizace, …, poskytovatelem veřejné finanční podpory je orgán, který je oprávněn tuto podporu poskytovat, správností finanční a majetkové operace je její soulad s právními předpisy a dosažení optimálního vztahu mezi hospodárností, účelností a efektivností, hospodárností je takové použití veřejných prostředků k zajištění stanovených úkolů s co nejnižším vynaložením finančních prostředků, a to při dodržení odpovídající kvality plněných úkolů, efektivnosti je takové použití veřejných prostředků, kterým se dosáhne nejvýše možného rozsahu, kvality a přínosů plněných úkolů ve srovnání s objemem prostředků vynaložených na jejich plnění, účelností je takové použití veřejných prostředků, které zajistí optimální míru dosažení cílů při plnění stanovených úkolů. veřejnoprávní kontrolou se rozumí kontrola prováděná u příspěvkových organizací ve své působnosti, organizačních jednotek a u příjemců veřejné podpory z rozpočtu obce nebo u žadatelů o tuto podporu, řídící kontrolou se rozumí kontrola zajišťovaná odpovědnými vedoucími pracovníky organizačních jednotek v rámci své řídící působnosti vymezené v organizačním řádu při přípravě, schvalování, sledování, konečném vypořádání a vyúčtování operací a následném prověření správnosti vybraných operací

Provádění zákona o finanční kontrole Finanční kontrola v obci Finanční kontrolu v obci tvoří: • řídící kontrola a • interní audit v rámci obce

Řídící kontrola je zajišťovaná odpovědnými vedoucími zaměstnanci v rámci pracovní náplně jako součást vnitřního řízení. Zahrnuje kontrolu předběžnou, průběžnou a následnou. Řídící kontrolu provádí: • příkazce operace: starosta, místostarosta • správce rozpočtu: hospodářka • a hlavní účetní: hospodářka U malých obcí je funkce správce rozpočtu a účetní kumulována a vykonává ji jedna osoba, tj. účetní obce. Tato musí být předem o všech připravovaných hospodářských operacích informována,

- 56 -

s možností se k jejich průběhu vyjádřit. Podle tohoto zákona žádna operace nesmí být zahájena ani prováděna, pokud není odsouhlasena příkazcem (starostou), správcem rozpočtu a účetní.

Interní audit

prověřuje správnost a účinnost řídící kontroly a slouží k důsledné informaci vedoucích organizace - u obce starosty. Vzhledem k tomu, že obec Omlenice je obcí co 15.000 obyvatel, nezřídila obec pracoviště interního auditu. Interní audit je nahrazen, v souladu se zákonem o finanční kontrole, jiným opatřením a to finanční kontrolou provedenou starostou (místostarostou). Závěry interního auditu jsou uvedeny v příloze č.1b Vyhlášky č. 416/2004 Sb. Tato příloha slouží jako jiné opatření nahrazující interní audit.

Obsah a zaměření kontrolní činnosti Vnitřní finanční kontrola se zaměřuje na: • kontrolu hospodaření podle rozpočtu • kontrolu nakládání s majetkem • kontrolu rozpočtových opatření

Druhy kontrol v obci (předběžná, průběžná a následná): Podle zákona 320/2001 Sb., o finanční kontrole se v účetní jednotce provádí předběžná, průběžná a následná kontrola.

Předběžná kontrola v obci Tj. kontrola plánovaných a připravovaných operací je zajišťována odpovědnými zaměstnanci (§26 odst. 1 zákona). Musí být provedena jednak před vznikem závazku nebo pohledávky, a jednak před uskutečněním výdajů nebo příjmů. termín: před započetím hospodářské operace kontroluje: příkazce, správce rozpočtu a hlavní účetní První úroveň předběžné kontroly zabezpečuje příkazce operace (starosta nebo místostarosta obce). V rámci této kontroly se schvalovací postup zaměří na prověření: • • • • • •

nezbytnosti uskutečnění připravované operace pro plnění úkolů obce věcné správnosti a úplnosti podkladů k připravované operaci dodržení kritérií hospodárnosti, efektivnosti a účelnosti souladu operace s právními předpisy a přijatými koncepčními či jinými záměry schválenými obecním zastupitelstvem dodržení schvalovacích pravomocí orgánů obcí dle zákona 128/2000 Sb. o obcích rizik, která se mohou v průběhu realizace operace vyskytnout a stanovení případných opatření k jejich odstranění

Druhou úroveň předběžné kontroly zabezpečuje správce rozpočtu. Tato kontrola obsahuje tyto činnosti:

- 57 -

• • • •

• •

dodržení zákona 250/2000 Sb. o rozpočtových pravidlech územních rozpočtů při realizaci operace ověření rozsahu oprávnění příkazce operace a porovnání jeho podpisu s podpisovým vzorem zatřídění příjmu nebo výdaje dle rozpočtové skladby prověření oprávněnosti příjmu nebo výdaje ve vztahu ke schválenému rozpočtovému výhledu, schválenému nebo upravenému rozpočtu, jeho rozpisu a závazných ukazatelů pro příslušnou položku rozpočtové skladby prověření souladu operace se schválenými programy, projekty nebo jinými rozhodnutími o nakládání s veřejnými prostředky posouzení finančního dopadu operace na rozpočtové zdroje příslušného, případně následujícího rozpočtového období

Třetí úroveň předběžné kontroly zabezpečuje hlavní účetní. Předmětem této kontroly je ověření: • •

úplnosti a náležitostí předaných podkladů dle zákona 563/91 Sb. o účetnictví rozsahu oprávnění příkazce operace a správce rozpočtu a jejich ověření s podpisovými vzory

V případě, že v rámci jednotlivých stupňů předběžné řídící kontroly budou zjištěny nedostatky, nemohou být do doby jejich odstranění příjmy nebo výdaje, které se váží k příslušné operaci realizovány.

Průběžná kontrola v obci Je zabezpečována pracovníky, kteří zajišťují přímé uskutečňování operací při hospodaření s veřejnými prostředky. Tato kontrola je zaměřena především na kontrolu náležitostí účetních dokladů, právního ošetření účetních případů, správnosti zaúčtování za účelem podání pravdivého a věrného zobrazení hospodaření obce, kontrola průběžných zpráv o vyhodnocení hospodaření, kontrola rozpočtových opatření. termín: průběžně kontroluje: příkazce, správce rozpočtu a hlavní účetní Průběžná kontrola se uskutečňuje především při následujících operacích: • •

•

•

zajišťování bezhotovostního styku, kontrola se zaměří na ochranu majetku před neoprávněnými zásahy nakládání s peněžními prostředky v hotovosti a s ceninami, kontrola se zaměří na evidenci, inventarizaci, řešení a vypořádání inventarizačních rozdílů, ochrana a zabezpečení majetku při manipulaci, přesunu a úschově prověřování souladu výdaje s doklady o příjmu zboží nebo služeb, kontrola se zaměří na fyzickou kontrolu nakoupeného zboží a služeb a ověření těchto skutečností s příslušnou dokumentací, a zda při nákupu byly dodrženy požadavky hospodárnosti, efektivnosti a účelnosti vyřizování reklamací, kontrola se zaměří do oblastí, zda jsou reklamace uplatňovány nebo vyřizovány včas, zda jsou zdokumentovány, zaevidovány a předány k vyřízení odpovědným osobám apod.

- 58 -

•

•

•

•

•

•

plnění závazků, kontrola se zaměřuje na dodržování splatnosti u splatných závazků, zda nedochází k poškozování věřitele, přednostní úhradou jiných závazků, zda obecnímu úřadu nehrozí sankce z neplnění závazků, zda jsou správně vyúčtovány zálohy apod. správa pohledávek a jejich vymáhání, předmětem kontroly je adresnost pohledávky, její právní zajištění, dodržování platebních podmínek, předcházení vzniku nedobytných pohledávek smluvními podmínkami, korespondence s dlužníky při vymáhání pohledávek, předávání kompletních podkladů k soudnímu vymáhání, vymáhání příslušenství pohledávek, využití možnosti započtení pohledávek nebo jejich zobchodování, úroveň informovanosti příslušných pracovníků o dlužnících apod. prověřování stavu, využívání, udržování a způsobu vyřazení a likvidace majetku včetně jeho evidence, úplnosti a průkaznosti záznamů o něm, inventarizace, řešení a vypořádávání rozdílů, zajištění podmínek pro využití, uložení a ochranu tohoto majetku v souladu s právními předpisy, kontrola se zaměří i na způsob ocenění majetku v účetnictví, úroveň pojištění majetku ve vztahu k možným rizikům, provádění oprav a udržování majetku, provedená technická zhodnocení majetku apod. zpracování mezd a platů včetně daňové agendy, agendy sociálního zabezpečení a zdravotního pojištění a jejich evidence, kontrola se zaměří na zabezpečení ochrany osobních údajů, vedení příslušné pracovněprávní, daňové evidence, plnění termínů pro podávání přehledů, hlášení a vyúčtování, správnost daní a odvodů, včetně vedení kompletní osobní dokumentace apod. zaznamenávání uskutečněných operací v účetnictví, kontrola se zaměří na porovnání dokladů s údaji v účetní evidenci, při dodržení věcné a časové souvislosti jednotlivých účetních případů a při dalších operacích

Následná kontrola Představuje celkové zhodnocení opodstatněnosti, dodržení správného zaúčtování, dodržování zákonů a vnitřních směrnic. termín: ročně kontroluje: příkazce starosta, správce rozpočtu a hlavní účetní

Veřejnosprávní kontrola u žadatelů a příjemců dotace a příspěvků Tuto kontrolu provádí obec u všech subjektů, které o dotaci nebo příspěvek požádají a to: předběžnou kontrolu – kontrolu podkladů předložených žadateli, posouzení zda jsou v souladu s právními předpisy, schváleným rozpočtem, uzavřenými smlouvami a odsouhlasené ZO termín: před započetím hospodářské operace kontroluje: příkazce, správce rozpočtu a hlavní účetní průběžnou kontrolu – dodržování stanovených podmínek, vypořádávání a vyúčtování schválených operací termín: před započetím hospodářské operace

- 59 -

kontroluje: příkazce, správce rozpočtu a hlavní účetní následnou kontrolu – zda údaje odpovídají skutečnostem, zda přezkoumávané operace jsou v souladu s právními předpisy, smlouvami, rozhodnutími apod. termín: po vyúčtování příspěvku, dotace apod. kontroluje: příkazce, správce rozpočtu a hlavní účetní

Zajištění finanční kontroly Vnitřní kontrolní systém obce je upraven: • •

vnitřními směrnicemi a řády obecně závaznými právními předpisy

Seznam výše uvedených dokumentů je uveden v příloze této směrnice.

Záznamy z řídících finančních kontrol Záznamy řídících finančních kontrol jsou součástí: • • • • • • • •

projednávaných investičních akcí zastupitelstvem obce odsouhlasení poskytovaných příspěvků při sestavování rozpočtu, rozpočtových opatření předkládání zpráv o hospodaření a plnění rozpočtu zastupitelstvu inventarizačního zápisu uzavřených smluv na pronájem, prodej, převod majetku, poskytnutí služeb nákupu majetku, materiálu, zboží a služeb apod. kontroly účetních dokladů, účetních okruhů – měsíční zápisy a další

Na konci roku účetní zpracovává údaje o provedených dílčích finančních kontrolách do Výroční zprávy obce Omlenice, která je spolu se závěrečnými účty obce, výsledky hospodaření a provedeném přezkoumání obce krajským úřadem, předkládána zastupitelstvu obce na veřejném zasedání k následnému schválení dle příslušných právních předpisů.

Zpráva o výsledcích finančních kontrol Roční zpráva o výsledku finančních kontrol musí být předložena v rozsahu a struktuře stanovené Vyhláškou MF 416/2004 Sb., ve znění pozdějších předpisů, v písemné i elektronické podobě a to vždy do 15. února následujícího roku. Za tuto zprávu je zodpovědnou osobou starosta obce.

- 60 -

Závěrečná ustanovení Tato směrnice je součástí vnitřního organizačního a kontrolního systému obce. Tato směrnice podléhá aktualizaci podle daných potřeb a změn zákonných norem. Ustanoveními této směrnice jsou povinni řídit se všichni zaměstnanci obce. Návrh na aktualizaci a novelizaci podává účetní a schvaluje starosta. Doplňování a případné změny uvedených ustanovení směrnice provádí starosta obce. Směrnice byla schválena zastupitelstvem obce.

- 61 -

SMĚRNICE Č. 9 – KONTROLNÍ ŘÁD VÝBORŮ Obec:

Omlenice

IČO:

00246034

Adresa:





Karel Holub


09. 12. 2010


01. 01. 2010

Obsah: Úvodní ustanovení ....................................................................................................................... - 62 Zákonný rámec ........................................................................................................................ - 62 Závaznost směrnice ................................................................................................................. - 62 Cíle kontroly ............................................................................................................................ - 63 Předmět kontroly .................................................................................................................... - 63 Postavení a úloha kontrolního orgánu ......................................................................................... - 63 Náplň práce finančního výboru ............................................................................................... - 64 Náplň práce kontrolního výboru ............................................................................................. - 64 Závěrečná ustanovení .................................................................................................................. - 65 -

Úvodní ustanovení Tímto kontrolním řádem se zavádí vnitřní kontrolní systém pro zastupitele obce dle § 117, § 118 a § 119 Zákona č. 128/2000 Sb., o obcích.

Zákonný rámec Zákon č. 128/2000 Sb., o obcích, ve znění pozdějších předpisů

Závaznost směrnice Kontrolní řád v rámci organizačního uspořádání OÚ upravuje práva a povinnosti zastupitelů obce pověřených kontrolní činnosti.

- 62 -

Cíle kontroly Cílem tohoto kontrolního řádu je vytvořit podmínky pro hospodárný, efektivní a účelný výkon veřejné správy, zabezpečení včasného zjišťování, vyhodnocování a minimalizace provozních, finančních, právních a jiných rizik vznikajících v souvislosti s plněním schválených záměrů a cílů obce. Zásadním cílem a smyslem všech druhů kontrol na všech úrovních je napomoci ke zlepšení činnosti kontrolované organizace a kontrolovaných osob.

Předmět kontroly Finanční kontrolu vykonávají pracovníci s kvalifikačními předpoklady, kteří jsou zároveň bezúhonní a u nichž nehrozí střet zájmů podle zvláštních předpisů. Aby kontrola splnila svůj cíl a měla vůbec nějaký smysl, musí být včas dopředu řádně připravena. Podmínkou dobré přípravy je vypracování plánu kontroly, jeho schválení vedoucím kontrolující organizace (starostou) a jeho včasné projednání s kontrolovanou osobou. Již při sestavování plánu kontroly je třeba pamatovat na to, že kontrola se může týkat pouze platných právních norem (zákonů, vyhlášek, směrnic), protože u každého zjištěného nedostatku musí kontrolující orgán jednoznačně uvést, se kterým paragrafem kterého zákonného opatření je v rozporu. Aby byl zajištěn hladký průběh kontroly jak ze strany kontrolující, tak kontrolované organizace (osoby), je nutno každou kontrolu ohlásit a projednat její obsah s kontrolovanou organizací (osobou) včas (tj. nejlépe alespoň 10 dní nebo minimálně 7 dní) předem, aby mohlo dojít k řádné přípravě i na straně kontrolované organizace (osoby). Před zahájením kontroly na místě musí kontrolující organizace (osoba) předložit pověření k provedení kontroly s podrobným obsahem (věcnou náplní) kontroly podepsané vedoucím kontrolující organizace (starostou). Přitom obsah kontroly v pověření musí být v souladu s oznámeným a projednaným obsahem a rozsahem kontroly s vedoucím kontrolované organizace.

Postavení a úloha kontrolního orgánu Kontrolním orgánem je předseda kontrolního a finančního výboru, který je ustanoven pro organizování a provádění veřejnoprávní kontroly, k dohledu nad fungováním vnitřního kontrolního systému a ke zpracování příslušných zpráv o kontrolní činnosti dle zákona o finanční kontrole. Při své činnosti se řídí zákonem o finanční kontrole a dalšími právními a vnitřními předpisy, které se vztahují k provádění kontrolní činnosti v rámci obce. Finanční výbor provádí kontrolu hospodaření s majetkem a finančními prostředky obce. Hlavně projednává rozpočet, jeho plnění, rozpočtové opatření, závěrečný účet. Jedná o prodeji nebo zakoupení majetku, projednává a doporučuje různé formy financování. Členové finančního výboru musí být podrobně seznámení se zákonem č. 250/2000 Sb., o rozpočtových pravidlech územních rozpočtů, aby se mohli odpovědně k rozpočtu vyjadřovat. Kontrolní výbor kontroluje plnění usnesení zastupitelstva obce, dodržování právních předpisů ostatními výbory a obecním úřadem a plní další kontrolní úkoly, jimiž jej pověřilo zastupitelstvo obce.

- 63 -

Vyjadřuje se k obecně závazným vyhláškám a vnitřním směrnicím. Členové kontrolního výboru neprovádějí např. kontrolu účetnictví nebo kontrolu PO. Konkrétní úkoly ukládá výborům zastupitelstvo, nebo v jeho zastoupení a s jeho souhlasem sám starosta. O provedené kontrole pořídí výbor zápis, který obsahuje, co bylo kontrolováno, jaké nedostatky byly zjištěny a návrhy opatření směřující k odstranění nedostatků. Zápis podepisuje člen výboru, který provedl kontrolu a zaměstnanec, jehož činnosti se kontrola týkala. Zápis předloží výbor zastupitelstvu obce. Z uvedeného vyplývá, že kontrolní činnost není nahodilá, ale že: • • • • •

ke kontrole musí mít členové výboru pověření a souhlas zastupitelstva, při kontrole se musí kontroloři řídit zákonem č. 552/1991 Sb., o státní kontrole, výsledky kontroly s přiloženým vyjádřením kontrolované osoby se projednají na zasedání kontrolního výboru a pořídí se písemné usnesení, s usnesením musí souhlasit nadpoloviční většina členů výboru, usnesení se musí projednat na zasedání zastupitelstva obce.

Náplň práce finančního výboru 1) kontrola hospodaření s majetkem a finančními prostředky obce (vychází se z účetních výkazů) a) projednává návrh rozpočtu obce na příští rok – po provedení finanční kontroly příkazcem, správcem rozpočtu a hlavní účetní, předkládá svoje stanovisko zastupitelstvu obce b) projednává zprávu o plnění rozpočtu v průběhu roku a na konci roku c) projednává dle potřeby rozpočtová opatření týkající se úpravy závazných ukazatelů d) projednává závěrečný účet obce a vyjadřuje se ke zprávě z přezkoumání 2) provádí kontrolu pokladny – 4x do roka - z kontroly vypracuje zápis v návaznosti na § 119 Zákona č. 128/2000 Sb., o obcích, který projedná se starostou a předloží ZO 3) hodnotí způsob využívání věcí v majetku obce, navrhuje prodej nebo pronájem tohoto majetku 4) členové finančního výboru jsou členy likvidační komise – vyřazují movitý majetek v průběhu účetního období dle směrnice o inventarizaci 5) podle zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, § 33 odst. 8 kontroluje zajištění ochrany účetních záznamů a jejich obsahu před jejich zneužitím, poškozením, zničením neoprávněnou změnou či přístupem k nim, ztrátou nebo odcizením. Dbá, aby k účetním dokladům neměla přístup žádná nepovolaná osoba, která nemá k provádění kontroly příslušnou kvalifikaci v oblasti hospodaření obce a příslušné oprávnění k provedení kontroly. 6) z každého jednání pořizuje zápis 7) plní další úkoly, jimiž jej pověřilo zastupitelstvo obce, a jsou uvedeny v usnesení zápisu z jednání zastupitelstva obce

Náplň práce kontrolního výboru 1) kontroluje plnění usnesení zastupitelstva obce 2) kontroluje dodržování právních předpisů ostatními výbory a obecním úřadem na úseku samostatné působnosti

- 64 -

3) vyjadřuje se k vydaným vnitřním směrnicím, provádí kontrolu např. podpisových vzorů a jejich aktualizace, dodržování postupů ve směrnicích např. o oběhu dokladů, o finanční kontrole, aj., spolupracuje při tvorbě nových vnitřních směrnic 4) kontroluje dodržování obecně závazných vyhlášek vydaných obcí, především zda byla seznámena s vyhláškami veřejnost na obecní desce, jak se vede evidence na úřadě a je prováděna jejich kontrola dodržování 5) vyjadřuje se k peticím, stížnostem a připomínkám od občanů 6) kontroluje úřední desku – správnost stvrzuje podpisem 7) z každého jednání pořizuje zápis 8) plní další úkoly, jimiž jej pověřilo zastupitelstvo obce, a jsou uvedeny v usnesení zápisu z jednání zastupitelstva obce

Závěrečná ustanovení Tato směrnice je součástí vnitřního organizačního a kontrolního systému obce. Tato směrnice podléhá aktualizaci podle daných potřeb a změn zákonných norem. Návrh na aktualizaci a novelizaci podává účetní a schvaluje starosta. Doplňování a případné změny uvedených ustanovení směrnice provádí starosta obce. Směrnice byla schválena zastupitelstvem obce.

- 65 -

SMĚRNICE Č. 10 – O ROZPOČTU Obec:

Omlenice

IČO:

00246034

Adresa:





Karel Holub


09. 12. 2010


01. 01. 2010

Obsah: Cíl a zaměření směrnice ............................................................................................................... - 66 Charakteristika rozpočtu .............................................................................................................. - 67 Přípravné práce a sestavení rozpočtu .......................................................................................... - 67 Metodika sestavení návrhu rozpočtu........................................................................................... - 67 Příprava záměru: ..................................................................................................................... - 67 Harmonogram sestavení rozpočtu ............................................................................................... - 68 Rozpis rozpočtu, čerpání rozpočtu a rozpočtové změny ............................................................. - 68 Podmínky pro hospodaření podle provizoria ............................................................................... - 68 Spis rozpočtu ................................................................................................................................ - 69 Závěrečná ustanovení .................................................................................................................. - 69 -

Cíl a zaměření směrnice Cílem vydání této metodiky pro sestavení rozpočtu je zabezpečit zpracování rozpočtu obce v souladu s ustanovením: • • • • •

zákona č. 128/2000 Sb., o obcích (obecní zřízení), zákona č. 250/2000 Sb., o rozpočtových pravidlech územních rozpočtů. Zákona č. 218/2000 Sb. o rozpočtových pravidlech Zákona č. 320/2001 Sb. o finanční kontrole ve veřejné správě (zákon o finanční kontrole Vyhlášky č. 416/2004 Sb. kterou se provádí zákon č. 320/2001 Sb.

Dále je cílem zpracovat rozpočet obce v souladu se stanovenými prioritami, vycházejícími z programu obnovy obce Omlenice, územního plánu rozvoje daného území a v souladu se schváleným rozpočtovým výhledem. Cílem je také stanovit zásady pro sestavení rozpočtu obce za účasti všech orgánů obce a vymezit úlohu volených orgánů, zaměstnanců obce a všem obcí zřízeným organizačním složkám. Zpracovaná směrnice o rozpočtu napomůže k sestavení rozpočtu v požadovaném termínu, odpovídající kvalitě a ve srozumitelné ekonomicky vypovídací schopnosti.

- 66 -

Charakteristika rozpočtu Rozpočet je základním řídícím nástrojem financování potřeb obce a zabezpečení rozvoje obce na základě zastupitelstvem schválených rozvojových koncepcí. Rozpočet obce je vždy transparentní, srozumitelný a vyrovnaný. Rozpočet může být schválen jako schodkový jen v případě, že schodek bude možné uhradit finančními prostředky z minulých let, smluvně zabezpečenou půjčkou, úvěrem nebo návratnou finanční výpomocí.

Přípravné práce a sestavení rozpočtu Finanční výbor za účasti členů zastupitelstva obce zpracuje pracovní návrh rozpočtu. Návrh musí

vycházet z platné rozpočtové skladby. V úvahu je třeba brát zejména: • • • • •

k reálnosti příjmů, tj. již nasmlouvané příjmy, dále příjmy podmíněné např. schválením prodejů ZO, schválením vyhlášky, změnou legislativy, přijetím dotace apod. u příjmů pravidelně se opakujících provedou odborný odhad u návrhů nových příjmů dosud nerealizovaných způsoby jejich zajištění k reálnosti výdajů, tj. již nasmlouvaných výdajů, dále výdajů podmíněných výdaje, které nejsou nutné, ale jejich výdaj může zaznamenat přínos v dalších letech, případně snížení rizika škody v dalších letech

Hospodářka obce návrh doplní o stálé provozní platby a náklady na mzdy podle platových výměrů.

Návrh rozpočtu je zveřejněn na 15 dnů na úřední desce úřadu obce a na webových stránkách obce k případným připomínkám občanů a organizací obce. Po uplynutí předepsané doby – 15 dnů zveřejnění opětovně finanční výbor společně se starostou zpracuje návrh rozpočtu pro jednání zastupitelstva. Zastupitelstvo obce projedná a schválí rozpočet obce na příslušný kalendářní rok.

Metodika sestavení návrhu rozpočtu Příprava záměru: a) záměr připravují orgány obce podle jejich pravomocí a úkolů stanovených organizačním řádem. Pro každý rok jsou stanoveny a zastupitelstvem obce schváleny priority pro sestavení rozpočtu. b) předpokládá se, že jednotlivé náměty a návrhy vychází: • z rozpočtového výhledu • ze zjištěného stavu a předpokládané funkčnosti oblastí, • z potřebnosti a dostupnosti jednotlivých služeb pro občany a obec, • požadavky jsou objektivní a potřeba je prokazatelná, c) při každém návrhu pro zařazení nároku je doloženo: • charakteristika a velikost inkasovaných příjmů z činnosti, • předpokládané výdaje,

- 67 -

Harmonogram sestavení rozpočtu • • • •

podklady pro sestavení rozpočtu předloží jednotlivé orgány do 15. listopadu běžného roku, zpracování návrhu rozpočtu do konce měsíce listopadu běžného roku., zveřejnění návrhu rozpočtu v termínu od 1. 12. do 20. 12. běžného roku, projednání návrhu rozpočtu a schválení rozpočtu zastupitelstvem obce nejpozději do konce prosince běžného roku.

Rozpis rozpočtu, čerpání rozpočtu a rozpočtové změny Rozpočet bude neprodleně po schválení ZO rozepsán správcem rozpočtu. Rozpis bude obsahovat razítko a podpis starosty obce. Čerpání rozpočtu musí probíhat v souladu těmito pravidly: • •

veškeré výdaje musí být v souladu se schváleným rozpočtem, soulad se ověřuje na výši výdajů i na stanovený účel, správce rozpočtu není oprávněn dát příkaz k provedení operace bez schválení navýšení rozpočtu ZO nebo starostou obce.

Rozpočet je nutné během roku čerpat rovnoměrně. Starosta je oprávněn povolit čerpání výdaje před schválením rozpočtové změny zastupitelstvem: • •

• •

nutný výdaj na zajištění chodu úřadu, k odstranění havarijního stavu, příp. jiného stavu, který lze kvalifikovat jako stav nouze, dále když včasné provedení úhrady je vázáno penalizací a dopady penalizace mohou výrazně překročit případná rizika z neoprávněné úhrady úhrady pokut, penále z rozhodnutí nadřízených kontrolních a dohledů orgánů případy mimořádných výdajů v rozsahu do 1 % schváleného rozpočtu.

Rozpočet je možno na základě návrhů správce rozpočtu upravit. Návrh zpracuje správce rozpočtu a po projednání ve finančním výboru se předkládá ZO.

Podmínky pro hospodaření podle provizoria Nebude-li schválen rozpočet na příslušný rok před 1. lednem rozpočtového roku, řídí se rozpočtové hospodaření v době od 1. ledna rozpočtového roku pravidly rozpočtového provizoria. Tato pravidla stanoví zastupitelstvo obce k zajištění plynulého rozpočtového hospodaření obce. Postup je v souladu s ustanovením § 13 zákona č. 250/2000 Sb., o rozpočtových pravidlech územních rozpočtů. Rozpočtové provizorium je stanoveno takto: • • •

obec hradí potřebné nutné výdaje k zajištění plynulosti hospodaření, obec hradí závazky z již uzavřených smluv, příspěvky občanským sdružený, SDH, církvím a jiným právním subjektům obec nehradí,

- 68 -

• • •

výdaje na dlouhodobý majetek obec hradí v případě pokračování v započaté akci, na jejichž úhradu jsou zajištěny zdroje dotační, příp. nedočerpáním zdrojů minulých let včetně fondů, výdaje nad rámec nutných výdajů musí schválit zastupitelstvo obce, příjmy a výdaje uskutečněné v době rozpočtového provizoria se stávají příjmy a výdaji rozpočtu po schválení.

Spis rozpočtu Správce rozpočtu vede spis rozpočtu. Spis obsahuje: • • • • • • • • •

návrh rozpočtu souhrnný (tabulka) s rozpisem jednotlivých položek a paragrafů ke každému paragrafu, případně položce je uvedeno číslo přílohy, přílohy tvoří očíslované návrhy rozpočtů dle předkladatelů, schválený rozpočet s razítkem o vyvěšení a sejmutí, usnesení ZO o schválení rozpočtu, návrh rozpočtových změn v časové posloupnosti, rozbor hospodaření za čtvrtletí – tj. plnění rozpočtu, usnesení ZO o schválení upraveného rozpočtu, závěrečný účet s razítkem o vyvěšení a sejmutí, usnesení o schválení závěrečného účtu ZO - v případě schválení s výhradou zprávu o odstranění nedostatků.

Překročení rozpočtu bez dodržování této směrnice je považováno za hrubé porušení rozpočtové kázně.


- 69 -

SMĚRNICE Č. 11 – ČASOVÉ ROZLIŠENÍ NÁKLADŮ A VÝNOSŮ VČETNĚ DOHADNÝCH POLOŽEK Obec:

Omlenice

IČO:

00246034

Adresa:





Karel Holub


09. 12. 2010


01. 01. 2010

Obsah: Právní rámec ................................................................................................................................ - 70 Předmět směrnice ........................................................................................................................ - 71 Akruální princip účtování nákladů a výnosů ................................................................................ - 71 Inventarizace účtů časového rozlišení ......................................................................................... - 72 Zásady časového rozlišení ............................................................................................................ - 72 Ze zásady časového rozlišování se stanoví následující výjimky: ........................................ - 72 Časově se rozlišuje: ............................................................................................................ - 73 Časové rozlišení účetních případů ve významné hodnotě časového rozlišení (nad 1%) ... - 73 Přijatá plnění ...................................................................................................................... - 74 Poskytnutá plnění .............................................................................................................. - 74 Hotovost a cestovné .......................................................................................................... - 74 Závěrečná ustanovení .................................................................................................................. - 74 -

Právní rámec • 1)

Vyhláška č. 410/2009 Sb.: § 69 Metoda časového rozlišení

Účetní jednotky náklady (výdaje) a výnosy (příjmy) zachycují podle těchto zásad: a) náklady a výnosy se zachycují zásadně do období, s nímž časově a věcně souvisí, b) opravy nákladů nebo výnosů minulých účetních období se zachycují na položkách nákladů a výnosů, kterých se týkají, c) náhrady vynaložených nákladů minulých účetních období se zachycují do výnosů běžného účetního období, d) náklady a výdaje, které se týkají budoucích období, je nutno časově rozlišit ve formě - nákladů příštích období, - výdajů příštích období, e) výnosy a příjmy, které se týkají budoucích období, je nutno časově rozlišit ve formě - výnosů příštích období, - příjmů příštích období.

- 70 -

2)

U účetních případů, které se časově rozlišují podle odstavce 1, musí být známy tyto skutečnosti a) věcné vymezení, b) výše a c) období, kterého se týkají. 3) Metodu časového rozlišení nepoužije účetní jednotka v případě, pokud náklady na získání informace převýší přínosy plynoucí z této informace a tato informace se nepovažuje za významnou.

Předmět směrnice V zájmu správného vyčíslení výsledku hospodaření je třeba umisťovat náklady a výnosy do období, se kterým časově a věcně souvisejí. Proto všichni pracovníci schvalující účetní případy a všichni pracovníci odpovědní za jejich zaúčtování, jsou povinni dbát zásad stanovených touto směrnicí. Přehled: Určení dle obsahu účetního případu

Časové rozlišování (je známa částka)

Dohadné položky (není známa přesná částka + nevyfakturované dodávky)

Podmínka 1

ANO

NE

ANO

ANO

výdaj dříve než náklad

buď 381 Náklady příštích období

nebo 314 Poskytnuté zálohy

náklad dříve než výdaj

buď 383 Výdaje příštích období

nebo 389 Dohadný účet pasivní

příjem dříve než výnos

buď 384 Výnosy příštích období

nebo 324 Přijaté zálohy

výnos dříve než příjem

buď 385 příjmy příštích období

nebo 388 dohadné účty aktivní

Přesná výše nákladů, výnosů Podmínka 2 Nákladový, výnosový druh

Akruální princip účtování nákladů a výnosů Každý účetní doklad musí být posouzen kromě hledisek, které jsou zmíněny v jiných vnitřních normách (směrnicích), též z hlediska věcné a časové příslušnosti. Pokud se účetní doklad týká jiného účetního období, než v kterém je vystaven, pak pracovníci, kteří tento doklad vystavují, musí tuto skutečnost na doklad výslovně uvést, pokud z něj již jednoznačně nevyplývá. Účetní pak odpovídá za jeho zaúčtování do správného účetního období využitím techniky časového rozlišení, případně jiného vhodného způsobu. Časového rozlišení bude použito vždy, když je známo, jakého období se účetní případ týká, výše a věcné vymezení.

- 71 -

Inventarizace účtů časového rozlišení Položky časového rozlišení podléhají inventarizaci a při ní se posuzuje jejich výše a odůvodněnost.

Zásady časového rozlišení Účetní jednotka rozlišuje v závislosti na počtu měsíců v běžném období. Náklady a výnosy minulých období do roku 2009 včetně se s ohledem na změnu metody rozlišují na účtu 406 zápisem na stranu MD nebo D dle své povahy. • •

náklady roku 2009 zaúčtované v roce 2010 výnosy roku 2009 zaúčtované v roce 2010

406/321 31x/406

Ze zásady časového rozlišování se stanoví následující výjimky: Nevýznamné částky nepřesahující 1% účtové třídy 5 (zjištěné z období předcházejícího) za jednotlivou položku, týkající se nákladů za: nákup novoročenek, kalendářů, PF, předplatné novin a časopisů, předplatné účasti na seminářích a kurzech, kde zahájení kurzu bylo v minulém účetním období a jeho ukončení bude v následujícím období, cestovné (pracovní cesty zahájeny v běžném období, ukončené v následujícím období), všech případů nákupu materiálu (kancelářských potřeb, drobného materiálu pro údržbu a úklid, paliva) a PHM, které byly učiněny před koncem účetního období a byly zúčtovány přímo do nákladů bez použití účtu zásob. V tomto případě nebude k rozvahovému dni zjišťováno, zda byly nakoupené předměty spotřebovány. všech případů nákupu služeb (telefonní poplatky, poradenství, vývoz odpadů). Pravidelně se opakující platby bez ohledu na jejich částku

paušální platby za technickou podporu, servisní služby a služby obdobné, nájem díla dle autorského zákona včetně nájmu SW, pojistné, členské příspěvky DSO, zájmovým sdružením právnických osob, kde je obec členem, pokud nejsou roční nebo mají splatnost před koncem roku na další období.

Nevýznamné částky nepřesahující 1% účtové třídy 6 (zjištěné z období předcházejícího) za jednotlivou položku, týkající se výnosů za:

pravidelně se opakující výnosy (paušální úhrady za služby, apod.), výnosy budoucích období hrazené dopředu, úroky z vkladových účtů a z poskytnutých a přijatých půjček, nájmy hrobových míst, nájmy zahrádek a dalších prostor přijímané v periodách delších než jeden rok.

Časové nerozlišování těchto plateb nesmí výrazněji ovlivnit věcnou a časovou souvislost nákladů a výnosů.

- 72 -

Časově se rozlišuje: Spotřeba vody a elektrické energie Tato musí být zahrnuta do nákladů období, kterého se týkají. Tam, kde se platí zálohy, bude jako dohadná položka proúčtována výše záloh zúčtovaná v běžném roce. V případech, kdy se neplatí zálohy, bude vytvořena dohadná položka dle posledního zúčtování (případně vypočtená dle skutečně zjištěné výše spotřeby). V případě, že uhrazené zálohy nebo faktura z minulého období jsou výrazně odlišné od očekávané hodnoty spotřeby (nižší spotřeba, změna cen, změna sazby DPH), bude dohadná položka vyměřena dle naměřených hodnot spotřeby a platných cen a sazeb dodávky k datu účtování o časovém rozlišení. Zaúčtování:

MD/DAL

1) hodnota spotřeby (ve výši zálohy) v daném účetním období 2) přijetí faktury v následujícím období pokud spotřeba je vyšší než poskytnuta záloha 3) zúčtování zálohy 4) doplatek

5xx/389 389/321 5xx/321 314/321 321/231

Za zaúčtování odpovídá účetní. Nájemné bytů, domů, pozemků, významné pronájmy zařízení Nájemné jak u nájmů, tak i pronájmů - s výjimkou výnosů, jejichž výše nepřesahuje 1% účtové třídy 6 (zjištěné z období předcházejícího) za jednotlivou položku - pro časové rozlišení musí být zúčtováno do období, kterého se týká, bez ohledu na to, zda a kdy bylo uhrazeno. To platí i pro finanční leasing. U toho je též třeba časově rozlišit nájemné hrazené předem po celou dobu nájemní doby počínaje měsícem, ve kterém byl předmět převzat ve stavu schopném provozování, tj. po případné montáži a schválení provozu, pokud je předepsáno. Odpovídá: - za předání smlouvy (včetně všeobecných podmínek), splátkového kalendáře (pokud existuje) a předávacího protokolu účtárně starosta obce, - za správné zaúčtování v souladu se smlouvou a předávacím protokolem účetní. Pokud dojde k ukončení nájemní smlouvy z jakýchkoli důvodů, je starosta povinen oznámit tuto skutečnost bez zbytečného odkladu účetní.

Časové rozlišení účetních případů ve významné hodnotě časového rozlišení (nad 1%) Úroky z vkladových účtů a z poskytnutých a přijatých půjček je nutno časově rozdělovat do období, do kterého časově patří, pokud dosahují významné hodnoty. To znamená, že příslušné úroky budou rozděleny do běžného a následujícího období. Zaúčtování:

MD/DAL

Přijaté úroky související s účtovaným obdobím: Přijaté úroky související s následným účetním obdobím:

231/662 231/384

Za výpočet a za zaúčtování odpovídá účetní.

- 73 -

Přijatá plnění Faktury za plnění, jejichž dodávka byla ukončena v běžném období a které byly přijaty v následujícím období do provedení účetní závěrky, budou zapsány do knihy faktur běžného období a zaúčtovány do nákladů běžného období. Došlé faktury za přijatá plnění poskytnuté v běžném účetním období, které dojdou do účetní jednotky po účetní závěrce, budou účtovány na vrub účtu nákladů období následujícího, pokud na ně nebyl vytvořen dohadný účet pasivní. Odpovídá účetní. Faktury za pořízení zásob či vedlejších nákladů na pořízení zásob přijaté po účetní závěrce, i když došlo k plnění v běžném období, budou zúčtovány na příslušné účty zásob následujícího období, pokud na ně nebyl vytvořen dohadný účet pasivní. Odpovídá účetní. Dle harmonogramu účetní závěrky oznámí všechny odpovědné osoby za věcnou správnost přijatá a nevyfakturovaná plnění. Stejné oznámení se týká dodávek při pořízení dlouhodobého majetku k datu zařazení majetku do užívání.

Poskytnutá plnění Všechny provedené výkony a dodávky za běžné období musí být proúčtovány do výnosů běžného roku. Za tím účelem je udržován deník vystavených faktur i po rozvahovém dni do téhož dne jako deník došlých faktur. Pokud by výjimečně nebyla vystavena faktura, je nutno zabezpečit zúčtování příjmů příštích období, nebo dohadnou položku aktivní, pokud není známa částka. Za vystavení faktur odpovídá účetní. Zaúčtování:

Předpis pohledávky Následující období Za proúčtování odpovídá účetní.

388/6xx 31x/388

Hotovost a cestovné Pokladní výdaje a příjmy uskutečněné v běžném období je nutno v tomto období také zaúčtovat. Všichni zaměstnanci proto odevzdají nejdéle do 5. dne prvního měsíce následujícího období doklady z běžného období k zaúčtování. Po uzavření pokladny běžného roku budou výdaje a příjmy týkající se běžného roku zaúčtovány v roce následujícím do nákladů nebo výnosů, pokud na ně nebyla vytvořena dohadná položka. To platí jak pro hotovostní příjmy, tak pro výplaty cestovních účtů, či jiné hotovostní výdaje.

Závěrečná ustanovení Všechny uvedené případy budou časově rozlišovány pouze koncem účetního období, v případě nutnosti čtvrtletně. Tato směrnice je součástí vnitřního organizačního a kontrolního systému obce a součástí vnitřních směrnic. Tato směrnice podléhá aktualizaci podle potřeby a změn zákonných norem. Ustanoveními této směrnice jsou povinni řídit se všichni zaměstnanci obce. Návrh na aktualizaci, novelizaci a doplnění této směrnice podává účetní, schvaluje starosta. Aktualizace, novelizace, doplňování a změny podléhají schválení zastupitelstva obce.

- 74 -

SMĚRNICE Č. 12 – PLÁN FINANCOVÁNÍ OBNOVY VODOVODŮ A KANALIZACÍ Obec:

Omlenice

IČO:

00246034

Adresa:





Karel Holub


09. 12. 2010


01. 01. 2010

Obsah: Právní rámec ................................................................................................................................ - 75 Předmět směrnice ........................................................................................................................ - 75 Cíl .................................................................................................................................................. - 75 Vývoj tvorby fondu obnovy .......................................................................................................... - 76 Závěrečná ustanovení .................................................................................................................. - 76 -

Právní rámec • •

Zákon č. 274/2001 Sb., o vodovodech a kanalizacích, ve znění pozdějších předpisů Zastupitelstvo obce Omlenice se na svém zasedání dne 11. 06. 2009 usnesením č. 04/06/09 usneslo schválit plán financování obnovy vodovodů a kanalizací Obce Omlenice

Předmět směrnice Obec Omlenice je provozovatelem a vlastníkem vodohospodářské infrastruktury v obcích Omlenice, Omlenička, Výnězda, Stradov a Blažkov a jako taková je dle zákona povinná mít zpracovaný plán financování obnovy vodovodů a kanalizací nejméně na dobu 10 kalendářních let a tento plán realizovat.

Cíl Cílem vlastníka je, aby v dohledném časovém období bylo postupným zvyšováním tvorby fondu na obnovu majetku dosaženo stavu, kdy tento pokryje alespoň podstatnou část nákladům prostou reprodukci infrastruktury.

- 75 -

Vývoj tvorby fondu obnovy Variantní řešení plánu zpracoval pro obec na období 2008 až 2018 Ing. Radek Mára. Ocenil stávající infrastrukturu dle jednotlivých kategorií, stanovil životnost a průměrné stáří infrastruktury a na základě těchto informací navrhl minimální a intenzivní teoretické tempo obnovy infrastruktury. Minimální teoretické tempo obnovy infrastruktury činí 0,423 mi. Kč/rok, intenzivní teoretické tempo obnovy infrastruktury je stanoveno na 0,748 mil. Kč/rok. Průměrná plánovaná míra obnovy je Ing. Márou stanovena na 0,42 mil. Kč/rok. Investice na obnovu infrastruktury je možné financovat prostřednictvím obecního rozpočtu zejména z následujících zdrojů: • • •

vlastní finanční prostředky fond na obnovu majetku dotace

Zastupitelé obce na zasedání dne 11. 06 2009 odsouhlasili následující variantu tempa růstu fondu: • •

cena vodného vzroste každoročně o 1,- Kč cena stočného vzroste každoročně o 2,- Kč

Prostředky fondu bude možné použít na: • • •

modernizaci a údržbu vodovodního a kanalizačního řadu v majetku obce a jeho rozšíření modernizaci a údržbu vodních zdrojů, vodojemů, strojů a zařízení sloužících k zajištění dodávky, úpravy a měření odběru vody modernizaci a údržbu čistírny odpadních vod, strojů a zařízení sloužících k zneškodnění odpadních vod a čistírenských kalů

V roce 2010 se prostředky určené na tvorbu fondu nebudou zvlášť vyčíslovat a fond se nevytvoří, ale prostředky se použijí na rozpracovanou investici výstavbu nové části kanalizace, vodovodu a čistírny odpadních vod v obci Omlenička. Na roce 2011 se prostředky opět nebudou do fondu převádět, a to v případě, že v roce 2011 proběhne naplánovaná investice výstavba části vodovodního řadu na Výnězdu.

Závěrečná ustanovení Jednou za rok zastupitelé projednají, zda se již nezměnily podmínky pro zřízení fondu včetně zásad jeho tvorby a použití. Tato směrnice je součástí vnitřního organizačního a kontrolního systému obce a součástí vnitřních směrnic. Tato směrnice podléhá aktualizaci podle potřeby a změn zákonných norem. Ustanoveními této směrnice jsou povinni řídit se všichni zaměstnanci obce. Návrh na aktualizaci, novelizaci a doplnění této směrnice podává účetní, schvaluje starosta. Aktualizace, novelizace, doplňování a změny podléhají schválení zastupitelstva obce.

- 76 -

PŘÍLOHA Č. 1 – PODDPISOVÉ VZORY – VZOR Podpisové vzory platné od 1. 1. 2010 pro podepisování účetních dokladů:

1) Podpisové vzory pro disponování s bankovními účty Obce Omlenice a zároveň podpisové vzory jednajících jménem Obce Omlenice:

Starosta

Karel Holub

...........................

Místostarosta

Karel Holemý

...........................

Hospodářka

Jana Turnhöferová

...........................

2) Podpis osoby odpovědné za účetní případ a zároveň příkazce operace:

Starosta

Karel Holub

...........................

Místostarosta

Karel Holemý

...........................

3) Podpis osoby odpovědné za zaúčtování dokladů a zároveň správce rozpočtu a hlavní účetní:

Hospodářka

Jana Turnhöferová

...........................

4) Podpis předsedy kontrolního výboru:

Jaroslav Vaněk

...........................

5) Podpis předsedy finančního výboru:

Jana Turnhöferová

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . (do 4.3.2010)

Ladislav Křepinský

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . (od 4.3.2010)

- 77 -

PŘÍLOHA Č. 2 – ÚČTOVÝ ROZVRH PRO ROK 2010 SU 018 019 021 021 021 021 021 021 021 022 028 031 031 031 031 031 031 031 031 031 031 031 031 031 031 031 032 042 042 042 042 042 042 042 042 042 042 052 062 062 078 088 194 199 231 231 231 231 231

AU 000 000 000 100 200 300 400 500 600 000 000 000 010 100 200 300 310 320 321 330 400 500 501 600 601 900 000 000 001 002 003 004 005 006 007 008 009 100 000 030 000 000 100 100 100 120 200 220 300

text Drobný dlouhodobý nehmotný maj Ostatní dlouhodobý nehmotný ma Stavby Stavby-bytové domy,byt.jednotk Stavby-budovy pro služby obyva Stavby-jiné nebyt.domy,nebyt.j Stavby-komunikace,veř.osvětlen Stavby-jiné inžen.sítě Stavby-ostatní stavby Samost.movité věci a soubory m Drobný dlouhodobý hmotný majet Pozemky Pozemky věc. břemena Pozemky – stavební pozemky Pozemky – lesní plocha Pozemky – zahrada,rybníky,trv.tr.p Pozemky-zahrada Pozemky-trv.trav.porost Pozemky-trv.trav.porost-věc.bř Pozemky-vodní plocha Pozemky-zastavěná plocha Pozemky-orná půda Pozemky-orná půda-věcné břemen Pozemky-ostatní Pozemky-ostatní-věcné břemeno Pozemky-ostatní Umělecká díla a předměty Pořízení dlouhodobého hmotného Nedok.DHM-VO Horšov Nedok.DHM-vodovod Blažkov Nedok.DHM-ČOV,kan,vod.Omlenič Nedok.DHM-vodovod Omlenice Nedok.DHM-ČOV,kanal.Stradov Nedok.DHM-vodovod Stradov Nedok.DHM-lokalita B3 Nedok.DHM-vodovod Výnězda Nedok.DHM-MŠ Omlenička Poskyt.zálohy na dlouh.hmotný Majetk.účasti v osobách s pods Majetk.účasti v osobách s pods Oprávky k drob.dlouh.nehmotném Oprávky k drob.dlouh.hmotnému Opravné položky k odběratelům Opr.pol.k ostatním krátkodob.p Základní běžný účet ÚSC Základní běžný účet ÚSC Základní běžný účet ÚSC Základní běžný účet ÚSC Základní běžný účet ÚSC

SU 231 261 262 263 263 311 311 311 311 311 311 311 311 311 311 311 314 314 315 315 315 315 315 321 321 324 324 324 324 324 324 331 331 335 336 336 336 336 342 342 346 348 349 368 374 374 374 377 377

AU 320 100 100 100 200 000 100 200 300 400 500 600 700 800 900 950 000 100 000 100 200 300 400 000 100 000 100 200 300 400 500 000 100 000 100 110 200 210 100 200 000 000 000 000 110 130 140 100 110

text Základní běžný účet ÚSC Pokladna Peníze na cestě Ceniny-poštovní známky Ceniny-stravenky Odběratelé Odběratelé - nájem Odběratelé - prodej dřeva Odběratelé - vodné Odběratelé - stočné Odběratelé - odpad Odběratelé-prodej majetku Odběratelé - věcné břemeno Odběratelé - prodej pozemků Odběratelé - nájem pozemků Odběratelé-nájem hrob. místa Krátkodobé poskytnuté zálohy Krátkodobé poskytnuté zálohy Pohledávky za RP staré období Jiné pohledávky z hlavní činno Jiné pohledávky z hlavní činno Jiné pohledávky z hlavní činno Jiné pohledávky z hlavní činno Dodavatelé Dodavatelé dlouhodobého majetk Krátk. příjaté zálohy Krátk. příjaté zálohy - služby Krátk. přijaté zálohy - Almer Krátk. přijaté zálohy - Zárybn Krátk. přijaté zálohy - Valla Krátk. přijaté zálohy-Vaněk Zaměstnanci Zaměstnanci Pohledávky za zaměstnanci Zúčt.s institucemi soc.zabezp Zúčt.s institucemi soc.zabezp Zúčt.s institucemi soc.zabezp Zúčt.s institucemi soc.zabezp Ostatní přímé daně Ostatní přímé daně Pohledávky za státním rozpočte Pohledávky za rozpočtem úz.sam Závazky k rozpočtům územ.samos Závazky z ups.nespl.cen.papírů Přijaté zálohy na dotace-sčítá Přijaté zálohy na dotace Přijaté zálohy na dotace Jiné pohledávky Ostatní krátkodobé pohledávky

- 78 -

377 378 378 378 378 378 378 378 378 378 378 378 378 388 389 389 401 401 401 401 401 403 403 403 406 406 407 408 419 419 419 451 491 501 501 501 502 502 511 511 512 513 518 518 518 518 521 524 525 527

500 000 100 110 120 130 140 150 160 170 190 200 700 000 000 100 419 901 933 964 965 500 900 901 000 010 031 000 100 101 111 200 000 000 300 310 300 310 300 310 300 300 000 100 300 310 300 300 300 300

Ostatní krátkodobé pohledávky Ostatní krátkodobé závazky Ost.kr.záv-exekuce,spoření,SŽP Ost.kr.záv-členský příspěvek Ost.kr.záv-pojištění vozidel Ost.kr.záv-pojištění majetku Ost.krátk.závazky-mylná platba Ost.kr.záv.-SMOPom-povodně, Ost.krátk.závazky-církev Ost.krátk.záv.-OS Dráčci Omlen Ost.krátk.závazky-ostatní Ostatní krátkodobé závazky Jiné závazky Dohadné účty aktivní Dohadné účty pasivní Dohadné účty pasivní Jmění účetní jednotky - SF Fond dlouhodobého majetku Převod zúčt. příjmů a výdajů m Saldo výdajů a nákladů Saldo příjmů a výnosů Dotace na pořízení dlouhodobéh Dotace na pořízení dlouhodobéh Dotace na pořízení dlouhodobéh Oceňovací rozdíly při změně me Oceňovací rozdíly při změně me Jiné oceňovací rozdíly-pozemky Opravy chyb minulých období Ostatní fondy Ostatní fondy - SF tvorba Ostatní fondy - SF použití Dlouhodobé úvěry Počáteční účet rozvážný Spotřeba materiálu Materiální náklady Spotřeba materiálu Spotřeba energie Spotřeba energie Opravy a udržování Opravy a udržování Cestovné a ost.výplaty fyzický Náklady na reprezentaci Ostatní služby Ostatní služby Služby a náklady nevýrobní pov Ostatní služby Mzdové a ostatní osobní náklad Zákonné sociální pojištění Jiné soc. pojištění - SŽP Zákonné sociální náklady

528 532 538 538 538 541 543 548 549 556 562 563 569 572 601 602 602 603 603 604 605 606 609 631 632 634 636 641 646 647 649 662 669 671 911 911 939 941 942 951 951 951 999 999 999 999 999 999

300 300 000 300 310 300 300 300 300 300 300 300 300 300 310 300 310 300 310 310 300 310 300 300 300 300 300 300 300 300 300 300 300 300 000 300 800 800 800 301 302 400 000 911 939 941 942 951

Jiné sociální náklady Daň z nemovitostí Jiné daně a poplatky Jiné daně a poplatky-kolky Jiné daně a poplatky Smluvní pokuty a úroky z prodl Dary Tvorba fondů - sociální fond Ostatní náklady z činnosti Tvorba a zúčtování opravných p Úroky Kurzové ztráty Ostatní finanční náklady Nákl.na nároky na prostředky r Výnosy z prodeje vlastních výr Výnosy z prodeje služeb Výnosy z prodeje služeb Výnosy z pronájmu Výnosy z pronájmu Výnosy z prodaného zboží Výnosy ze správních poplatků Výnosy ze místních poplatků Jiné výnosy z vlastních výkonů Výnosy z daně z příjmů fyzický Výnosy z daně z příjmů právnic Výnosy z daně z přidané hodnot Výnosy z majetkových daní Smluvní pokuty a úroky z prodl Výnosy z prodeje dlouh.hm.maje Výnosy z prodeje pozemků Ostatní výnosy z činnosti Úroky Ost.fin.výnosy - zaokrouhlení Výnosy z nároků na prostředky Odepsané pohledávky Odepsané pohledávky Kr.podm.pohl.ze vztahu k prost Dl.podm.pohl.ze vztahu k prost Kr.podm.pohl.ze vztahu k jiným Ostatní dlouhodobá podmíněná a Ostatní dlouhodobá podmíněná a Ostatní dlouhodobá podmíněná a Podr.účet-odepsané pohledávky Vyrovnávací účet k podrozvahov Vyrovnávací účet k podrozvahov Vyrovnávací účet k podrozvahov Vyrovnávací účet k podrozvahov Vyrovnávací účet k podrozvahov

- 79 -

PŘÍLOHA Č. 3 – PLÁN INVENTARIZACE – VZOR 1)

Jmenování členů hlavní inventarizační komise Provede starosta

2)

Jmenování členů dílčí inventarizační komise Provede starosta

3)

Školení členů inventarizačních komisí - seznámení s požadavky zákona o účetnictví na inventarizaci, vnitřní směrnicí o provedení inventarizace, povinnostmi a právy členů inventarizačních komisí, sepsání zápisu o provedení této instruktáže podepsaného všemi členy inventarizačních komisí Zajistí předseda hlavní inventarizační komise

4)

Provedení přípravných prací pro fyzické i dokladové inventury - zajistit podle účtového rozvrhu výchozí podklady pro provedení inventur (evidence dlouhodobého majetku, zásob, finančního majetku, pohledávek a závazků) Provede hlavní účetní (člen HIK)

5)

Provedení fyzických i dokladových inventur včetně vypracování inventurních soupisů - pod průběžným dozorem předsedy HIK Zajistí DIK nejdéle do stanoveného termínu roční závěrky Krajským úřadem

6)

Porovnání stavů zjištěných při inventurách se stavy v účetnictví - porovnání inventurních soupisů se stavy v účetnictví, zjištění inventarizačních rozdílů (mank, schodků a přebytků). Prověření jejich vzniku (příčiny a charakteristiky) a velikosti. Zajištění vyjádření odpovědných pracovníků k těmto rozdílům. Zjištění správnosti ocenění majetku a závazků v účetnictví. Zajistí HIK nejdéle do stanoveného termínu roční závěrky

7)

Zhodnocení provedené inventarizace a předání výsledků starostovi - zpracování inventarizačního zápisu, návrhu na vypořádání inventarizačních rozdílů a návrhu dalších opatření (zhodnocení technického stavu a event. poškození majetku, návrhy na nezbytnost provedení údržby, oprav, tech. zhodnocení, anebo návrhy na vyřazení, prodej majetku, zhodnocení využitelnosti a upotřebitelnosti majetku atd.). Provede HIK nejdéle do stanoveného termínu roční závěrky

8)

Rozhodnutí o vypořádání inventarizačních rozdílů a dalších navržených opatření vyplývajících z inventarizace. Provede starosta ve spolupráci s HIK nejdéle do stanoveného termínu roční závěrky

9)

Projednání výsledků inventarizace včetně rozhodnutí o vypořádání inventarizačních rozdílů (pokud jsou) a provedení nezbytných opatření v zastupitelstvu obce. Provede starosta ve spolupráci s HIK

10) Doplnění výsledků provedené inventury za období od skončení (fyzické a dokladové) inventury do konce rozvahového dne a zaúčtování výsledků inventarizace. Provede po rozhodnutí starosty hlavní účetní

- 80 -

PŘÍLOHA Č. 4 – PŘÍKAZ INVENTAIZACE – VZOR

K PROVEDENÍ

Starosta obce Omlenice Karel Holub vydává příkaz k provedení inventarizace obecního majetku za rok 2010

V měsíci prosinci 201x bude provedena inventarizace obecního majetku v tomto rozsahu: -

veškerý majetek obce (vyjma pronajatých nebytových prostor objektu Kulturního domu Omlenička č. p. 25) ceniny … pohledávky, závazky … přísně zúčtované tiskopisy …

Složení inventarizačních skupin: Hlavní inventarizační komise – (HIK):

předseda

místastarosta starosta hlavní účetní

Dílčí inventarizační komise: SPO Omlenice:

předseda

xxx xxx xxx

SPO Stradov:

předseda

xxx xxx xxx

Obec:

předseda

xxx xxx xxx

Inventury budou provedeny do 31. 12. tohoto roku, zápisy budou předány HIK do 15. 01. následujícího roku. Karel Holub starosta obce V Omleničce dne xx.xx.xxxx

- 81 -

PŘÍLOHA Č. 5 – PROTOKOL O PROŠKOLENÍ ČLENŮ INVENTARIZAČNÍCH KOMISÍ – VZOR Protokol o proškolení všech členů inventarizačních komisí jmenovaných k provedení inventarizace v roce 201x 1) Instruktáž byla provedena dne xx.xx.xxxx. 2) Členové inventarizačních komisí byli seznámeni s požadavky zákona o účetnictví na provádění inventarizace tak, aby byla zajištěna správnost a průkaznost účetnictví. Zejména byli podrobně seznámeni s §6, §8, §29 a §30 tohoto zákona. 3) Členové inventarizačních komisí byli podrobně seznámeni s vnitřní směrnicí „Inventarizace majetku a závazků“, jejíž je tato příloha (tento zápis) nedílnou součástí. 4) Členové inventarizačních komisí byli podrobně seznámeni s metodami provádění fyzické a dokladové inventury jednotlivých druhů majetku a závazků (budovy, pozemky, movitý majetek, programy, soubory věcí – nábytku, výpočetní techniky, veřejný rozhlas, veřejné osvětlení, DHIM – kancelář obecního úřadu, operativní evidence drobného hmotného majetku – kancelář obecního úřadu, DHIM – kontejnery na plasty a sklo, vývěsky (venkovní majetek), pořízení DHIM – vodovod, kanalizace, ČOV, VO, podrozvahová evidence – nedobytné pohledávky, podmíněné pohledávky, kniha pohledávek a závazků, zařazovací a vyřazovací protokoly, atd. 5) Členové inventarizačních komisí byli podrobně seznámeni s bezpečnostními předpisy, které je nutno při inventurách dodržovat a byli vybaveni potřebnými osobními ochrannými a pracovními pomůckami pro provádění inventur. 6) Inventarizační komise byly vybaveny potřebnými pomůckami, přístroji, nástroji a nářadím, aby bylo možno zjistit skutečný stav dle povahy majetku. 7) Inventarizační komise byly vybaveny vhodnými výchozími podklady (tiskopisy z evidence majetku a závazků), které lze při inventurách pouze vhodně doplňovat o skutečně zjištěné stavy. 8) Členové inventarizačních komisí byli podrobně seznámeni s osobní odpovědností za správné a úplné provedení inventarizace a důsledků, které vyplývají z nesprávného, neúplného a nedbalého provedení inventarizace. 9) Závěrem byly zodpovězeny všechny dotazy členů inventarizačních komisí, vysvětlena jejich práva při provádění inventur a zejména zdůrazněna možnost a potřebnost obrátit se neprodleně při jakýchkoli pochybnostech během inventarizace na HIK, jejího předsedu a vyžádat si instrukce pro další průběh inventarizace. 10) Podrobnou instruktáž provedl a za její úplnost a správnost zodpovídá předseda HIK: jméno: . . . . . . . . . . . . . . . . .

funkce: . . . . . . . . . . . . . . . . .

podpis: . . . . . . . . . . . . . . . . .

- 82 -

11) Níže podepsaní členové inventarizačních komisí stvrzují svým podpisem, že byli během instruktáže řádně a úplně seznámeni s povinnostmi a odpovědností, které pro ně členstvím v inventarizační komisi vyplývají. Jsou si vědomi významu inventarizace pro průkaznost účetnictví. Potvrzují, že byli během instruktáže seznámeni s metodami inventarizace jednotlivých druhů majetku a závazků, s bezpečnostními předpisy při provádění inventarizace a obdrželi potřebné technické, ochranné a bezpečnostní pomůcky a výchozí podklady (tiskopisy) k provádění inventarizace. Zároveň potvrzují, že během instruktáže byly zodpovězeny veškeré jejich dotazy k inventarizaci. Potvrzují, že v případě pochybností se v průběhu inventarizace neprodleně obrátí na HIK (jejího předsedu).

Jméno:

Podpis:

HIK předseda:

…………………………..

…………………………….

člen:

…………………………..

…………………………….

člen:

…………………………..

…………………………….

DIK SPO Omlenice předseda:

…………………………..

…………………………….

člen:

…………………………..

…………………………….

člen:

…………………………..

…………………………….

předseda:

…………………………..

…………………………….

člen:

…………………………..

…………………………….

člen:

…………………………..

…………………………….

předseda:

…………………………..

…………………………….

člen:

…………………………..

…………………………….

člen:

…………………………..

…………………………….

člen:

…………………………..

…………………………….

DIK SPO Stradov

DIK obec

- 83 -

OBEC OMLENICE VNITŘNÍ SMĚRNICE. Omlenička 44, Kaplice; tel.: , , Platné od roku 2010

Recommend Documents