Příloha č.3 – Protokol o výsledku kontroly
Obec Hluboš__________________________________ 262 22 Hluboš č.p.3
Hluboš 11.08.2015
PROTOKOL č. 1/2015 o výsledku veřejnosprávní kontroly ve smyslu zákona č. 320/2001 Sb. o finanční kontrole ve veřejné správě a o změně některých zákonů (zákon o finanční kontrole).u Základní školy a Mateřská školy Hluboš, 262 22 Hluboš 116 IČ: 75030012 s předmětem veřejná finanční podpora z Obce Hluboš , za období dle přiloženého zápisu na činnost v r. 2014 a k 30.6.2015., VKS, UZ..
Kontrola byla vykonána ve dnech 11.08.2015 Pověření ke kontrole vydal starosta Obce Hluboš Jiří Čajan pod j.č.494/15/OÚ dne 21.07.2015.
Kontrolu provedla: Mašek Josef Faltysová Jiřina
ing. Zdeňka Cahlíková
Kontrolovanou osobu zastupovali: Drahomíra Nováková a Hana Křížková dle plné moci pověřené ředitelkou Ing..Mgr.Jiřinou Maříkovou zajištěním veřejnoprávní kontroly..Plná moc ze dne 7.8.2015.
1
Obecné údaje: Datum zřízení: Způsob zřízení:
OR: Forma organizace: Účel a předmět činnosti:
Dle zřizovací listiny ze dne 01.08.2002 platí ZL od.1.1.2003 a ruší a navazuje na předchozí ZL dle § 84 odst.2 písm. e) zákona č. 128/2000 Sb., o obcích, §27 zák.č.250/2000 Sb.o rozpočtových pravidlech územních rozpočtů dle §14, odst.2 zák.ČNR č.564/1990 Sb, o státní správě a samosprávě ve školství příspěvková organizace je zapsána do OR, MěS v Praze pr.638 příspěvková organizace PO vykonává činnost mateřské školy, základní školy, školní jídelny, školní družiny a) MŠ dle zák.č. 561/2004 Sb. o předškolním,základním,středním,vyšším odborném a jiném vzdělávání zejména ustanovením Části druhé a dalšími prováděcími předpisy,§33 a násl. zajišťování předškolní výchovy,podporující zdravý tělesný,psychický a sociální vývoj dětí.Dále pak vytváření optimálních podmínek pro individuální rozvoj dětí. b) ZŠ dle zák.č. 561/2004 Sb. o předškolním,základním,středním,vyšším odborném a jiném vzdělávání zejména ustanovením Části třetí a dalšími prováděcími předpisy poskytování základního vzdělání dle platných právních předpisů § 44 a násl. c) ŠJ dle zák.č. 561/2004 Sb. o předškolním,základním,středním,vyšším odborném a jiném vzdělávání zejména ustanovením ustanovením § 119 a dalšími prováděcími předpisy PO je oprávněna poskytovat závodní stravování pro a zaměstnance školy d) ŠD dle zák.č. 561/2004 Sb. o předškolním,základním,středním,vyšším odborném a jiném vzdělávání zejména ustanovením § 111 a dalšími prováděcími předpisy. Doplňková činnost - Krátkodobý pronájem nemovitostí a nebytových prostor mimo vyjmuté plochy - Krátkodobý pronájem věcí movitých - Pořádání odborných kurzů, školení a jiných vzdělávacích akcí vč.lektorské činnosti - Pořádání dětských představení a výstavek - Prodej dětských výtvorů , výrobků z hmot a drobných výpěstků
2
Organizační struktura:
Způsob jednání statutárního orgánu: Majetkové poměry: Statutární orgán
Hostinská činnost
vedoucímu organizace jsou přímo podřízeni zaměstnanci zajišťující - ZŠ - MŠ - ŠJ - ŠD - EÚ
ředitelka nebo jím pověřený zástupce movitý majetek byl předán smlouvou o výpůjčce a do správy nemovitý majetek vlastní zřizovatel ředitelka Ing.Mgr Jiřina Maříková
Při kontrole bylo zjištěno: 1. Finanční krytí peněžních fondů v Kč Fond Kč účet 411 Fond odměn 50,241 … 413 Rezervní fond 20 118,75 241 .. 416 Investiční fond 1 598,241 … O investičním fondu nebylo účtováno.
Kč 0. 0 0
2. Inventarizace k 31.12.2014 Dokumentace, ze které se vycházelo: Pokyny k zajištění a provedení inventarizace roku 2014 ze dne 30.11.2014 Zákon č. 563/1991 Sb, o účetnictví §29, vyhláška 270/2010 Sb. Inventarizace majetku, závazků a pohledávek k 31.12.2014 ze dne 15.1.2015 Stav majetku k 31.12.2014 Jednotlivé inventarizační soupisy: 022,028 112 241,243,261 314,315,321,331,336,337,342,378,381,383,388,389,411,412,413,902 3. Hospodářský výsledek rok 2014 HV 2014 činil Kč 101 196,27 . Návrh PO z 1.6.2015 k převedení do rezervního fondu. V plné výši.
3
Dle Rozhodnutí ZO z 17.6.2015 nebylo schváleno převedení do rezervního fondu, ale bylo rozhodnuto o odvodu zřizovateli v plné výši. PO odvedla HV ve dvou částkách: Dne 14.7.2015 Kč 50 000,Dne 15.7.2015 Kč 51 196,27. 4. Kontrola dle obratové předvahy k 30.6.2015 Účet 112 100 Kč 24 591,20 Plyn. Není zaúčtován pohyb, stejná částka jako k 31.12.2014 Účet 381 100 Kč 10 809,50 Dohadný účet. Není zaúčtován pohyb, stejná částka jako k 31.12.2014 Účet 383 000 Kč 5 805,50 . Není zaúčtován pohyb, stejná částka jako k 31.12.2014 Účet 501 300 Kč 8 693,Není provedeno zaúčtování na účet 028 nebo podrozvahu. Účet 558 000 Kč 30 121,Není provedeno zaúčtování na účet 028 nebo podrozvahu. Účet 315 není rozepsán zůstatek dle dětí k 30.6.2015,školkovné Kč 3 900,stravné Kč 19 820,družina Kč 2 000,Účet 262 100 Kč 5 000 z pokladny výdej v 30.06.2015 a v bance příjem 2.7.2015. Prodleva jednoho dne. 5. Kontrola pokladních dokladů od 1.1.2015 – 30.6.2015 Od dokladu VR15001 do dokladu VR15122 15035 Kč 9 490,Pohovka . nesprávně zaúčtováno na 501, Správně má být 558 a není účtováno na 028 nebo podrozvahu. 15040 Kč 3 500,Sekačka . nesprávně zaúčtováno na 501, Správně má být 558 a není účtováno na 028 nebo podrozvahu. 6. Kontrola opravněnosti a správnosti účtování dle faktur přijatých za období od 1.1.2014 do 30.6.2015
4
Doklady od FS 001 do FS 211 a doklady od FS 15001 do FS 15 110 Nebyly doloženy dodací lista u následujících faktur: 2014 017,024,026,037,044,046,064,069,070,082,086,101,110,116,120,126,132,133,146,149,155, 170,182, 188,190,196,202,204 2015 5,10,15,25,28,32,38,50,52,63,68,69,76,80,85,95,98,108 FS15019 Kč 13 237,Kopírka. Neprovedeno zaúčtování na účet 028. Závěr l. K finančnímu krytí peněžníc fondů PO porušila § 28 odst. 7 písm.c) Citace c) použije- li prostředky svého peněžního fondu na jiný účel nebo v jiné výši, než stanoví tento zákon nebo jiný právní předpis PO se dopustila porušení rozpočtové kázně tím, že neprokázala oddělené vedení peněžních prostředků peněžních fondů v celkové výši Kč 21 766,76 Dle ustanovení § 66 odst.8 vyhl.410/2009 Sb. PO v příloze účetní závěrky zdůvodní, proč nebylo možno investiční fond krýt finančními prostředky. Nezajistí-li PO ke dni sestavení řádné účetní závěrky (31.12), s výjimkou mezitímní účetní závěrky, krytí investičního fondu finančními prostředky, sníží výsledkově o tento rozdíl investiční fond v souladu s § 66 odst.8 vyhl.410/2009 Sb.
2. K inventarizacím: a) plán inventur Dle obsahových náležitostí Pokyny k zajištění a provedení inventarizace roku 2014 ze dne 30.11.2014 nahrazují plán inventur ve smyslu §5 vyhl.č.270/2010 Sb. PO porušila § 5 odst.2 písm. a) vyhl.č.270/2010 Sb.částečně Citace Plán inventarizace obsahuje nejméně údaje o a) předpokládaném okamžiku zahájení a ukončení jednotlivých inventura okamžiku, ke kterému se zjišťují skutečné stavy PO neuvádí předpokládaný okamžik zahájení inventarizace.
5
PO porušila své vlastní pokyny tím, že v rozporu s bodem 5 Průběh inventarizace, kdy inventarizace veškerého majetku bude ukončena k 31.12.2014, provedla inventarizaci pokladny 5.1.2015. Dále porušila vlastní Směrnici k zajištění inventarizačních prací čl.4 Plán inventur b) Směrnice k zajištění inventarizačních prací jako osoba odpovědná za provedení inventarizace inventované položky je uvedena účetní dle § 30 odst.7 písm.b předseda člen
jako osoba odpovědná za provedení inventarizace
jako osoby odpovědné za zjištění skutečnosti
c) k jednotlivým inventarizačním soupisům c) 1. Nejsou doloženy soupisy k podrozvahovým účtům dle § 49 e) vyhl.č.410/2009 Sb.účet 909 Citace P.1.5 ….obsahuje majetek, který má účetní jednotka ve vlastnictví nebo jí přísluší hospodaření k tomuto majetku, který je předmětem účetnictví, ale není vykazován v rozvaze a není uveden na jiných podrozvahových účtech c)2 účet 315 200 Kč Zálohy – akce dětí Kč – 11 828,Nejedná se o pohledávku, jedná se o zálohu, takže mělo být účtováno na účtu 324 c)3 účet 321 100 Kč 28 773,z toho u rozpisu inventarizace uvedena nesprávná data splatnosti:31.12.2014: č.fa 15/2014 4/2014 20577801
název dodavatele Provádění staveb Pavel Kuba Zednictví Pavel Telečský Nakladatelství Forum
splatnost 14.10.2014 28.9.2014 24.11.2014
Kč 6 770,11 150,1 933,-
z toho u fa 4/2014 Zednictví Pavel Telečský 28.9.2014 11 150,v textu uveden u obsahu prací uveden odkaz na dohodu, není zřejmé, čeho se zednické práce týkají. c)4 účet 331 100 zaměstnanci Kč 193 118,dle Rekapitulace mezd mělo být Kč 193 759,- a nebyl vyčíslen inventarizační rozdíl ve výši Kč 193 759 - 193 118 = 641,- Kč c)5 účet 342 daň ze závislé činnosti Kč 26 780,dle Rekapitulace mezd má být Kč 28 889 + 115 = 29 014 a nebyl vyčíslen inventarizační rozdíl 29 014 – 26 780 = 2 234,- Kč c)6 378 ostatní pohledávku Kč 5 495,-
6
Není doložen rozpis částky Kč 5 495,- Není vyčíslen inventarizační rozdíl ve výši Kč 5 495,-.
c)7 381 náklady příštích období Kč 10 809,50 Není doložen rozpis částky Kč 10 809,50. Není vyčíslen inventarizační rozdíl ve výši Kč 10 809,50. c)8 388 dohadný účet aktivní Kč 1 173,Mělo být na pohledávce, uhrazeno 15.1.2015 c)9 416 Investiční fond 0,Nebyl zúčtován inventarizační rozdíl Kč 1 598,Nebylo provedení vyrovnání fondů z důvodu opotřebení jako zdroje investičního fondu ve výši Kč 1 598,c)10 401 Fond oběžných aktiv dle účetní rozvahy Kč 79 911,Není vůbec doložen inventarizační soupis účtu 411 ve výši Kč 79 911,V této částce není provedeno snížení o Kč 1 598,-, takže není zinventarizována částka Kč 79 911 – 1 598 = 78 313,- Kč PO nevyčíslením inventarizačních rozdílů porušila § 30 odst. 10 a 11 zákona 563/1991 Sb. Citace (10) Inventarizačními rozdíly se rozumí rozdíly mezi skutečným stavem a stavem v účetnictví, které nelze prokázat způsobem stanoveným tímto způsobem, kdy a) skutečný stav je nižší než stav v účetnictví a rozdíl se označuje jako manko , popřípadě schodek u peněžní hotovosti a cenin, nebo b) skutečný stav je vyšší než stav v účetnictví a rozdíl se označuje jako přebytek (11) Inventarizační rozdíly vyúčtují účetní jednotky do účetního období , za které se inventarizací ověřuje stav majetku a závazků. Tabulka Nezúčtované inventarizační rozdíly Zvýšení účtu Kč Snížení účtu Kč účet + 331 641,342 2 234,378 5 495,381 10 809,50 416 1 598,401 1 598,PO dle výše uvedeného porušila §33a o průkaznosti účetního záznamu zákona 563/1991 Sb. Citace: (1) Podle tohoto zákona se za průkazný účetní záznam považuje pouze a) účetní záznam, jehož obsah je prokázán přímo porovnáním se skutečností, kterou tento záznam prokazuje
7
(2) Zjistí-li účetní jednotka, že obsah účetního záznamu neodpovídá skutečnosti, je povinna od tohoto okamžiku považovat tento účetní záznam za neprůkazný, byť splňuje ustanovení odstavce 1 písm. b) až d) § 30 odst.12 zákona 563/1991 Sb. Citace Ustanovení týkající se inventarizace majetku a závazků se použijí i pro inventarizaci jiných aktiv a jiných pasiv, včetně skutečností účtovaných v knize podrozvahových účtů. 3. K HV 2014 a jeho odvodu do rozpočtu zřizovatele Odvod byl proveden ve 2 částkách. Nelze hradit odvod z HV v r. 2015 z příspěvku zřizovatele na rok 2015(viz e-mail z 13.7.2015), jinak se PO vystavuje porušení § 28 odst.7 písm.a) Citace Příspěvková organizace se dopustí porušení rozpočtové kázně tím, že a) použije finanční prostředky, které obdrží z rozpočtu svého zřizovatele, v rozporu se stanoveným účelem, 4. a 5. Ke kontrole dle obratové předvahy k 30.6.2015 a kontrole PD od 1.1.-30.6.2015 Dle zjištění v některých případech PO neprovádí zaúčtování drobného majetku na účet 028 nebo do podrozvahy.. Dále místo účtu 558 účtuje na 501. Viz bod 4 a 5 zjištění Dle zjištění v některých případech PO neprovádí účtování pohybů na účtech. Viz bod 4 zjištění.. Dle zjištění dle bodu 4 nebyl neprodleně proveden odvod vybraných peněz z pokladny na bankovní účet. 6. Ke kontrole opravněnosti a správnosti účtování dle faktur přijatých za období od 1.1.2014 do 30.6.2015 Vzhledem k absenci dodacích listů nemohlo být provedeno posouzení oprávněnosti a správnosti účtování. I v u fa přijatých zjištěn stejný nedostatek jako u PD tj. nezzúčtování na účet 028. viz bod 6. Závěrečné shrnutí Provedenou kontrolou bylo zjištěno
byly zjištěny systémové nedostatky bylo zjištěno porušení legislativních předpisů.
8
Upozornění
1. Upozorňujeme organizaci ustanovení zákona 250/2000 Sb. zvlášť na ustanovení o porušení rozpočtové kázně. na odst. 7 § 28 novely zákona 250/2000 Sb., platné od 1.4.2009: Citace: Příspěvková organizace se dopustí porušení rozpočtové kázně tím, že b) použije finanční prostředky, které obdrží z rozpočtu svého zřizovatele, v rozporu se stanoveným účelem, c) převede do svého peněžního fondu více finančních prostředků než stanoví tento zákon nebo než rozhodl zřizovatel, d) použije prostředky svého peněžního fondu na jiný účel než stanoví tento zákon nebo jiný právní předpis, e) použije své provozní prostředky na účel na který měly být použity prostředky jejího peněžního fondu podle tohoto zákona, nebo f) překročí stanovený nebo přípustný objem prostředků na platy, pokud toto překročení do 31.prosince nekryla ze svého fondu odměn. Pokud organizace má finanční hodnotu na účtě 411- Fond odměn, 413 a 414- Rezervní fond, 416-Fond reprodukce, musí mít k fondu vedeny ve stejné výši i finanční prostředky na bankovním účtu (je možné i formou analytiky k účtu 241) 2. Stále zajišťovat podrobnější rozpracování rozpočtu (alespoň dle analytických účtů) a vazbu kontroly plnění rozpočtu ve vztahu ke kontrole před vznikem závazku ( limitovaným a individuálním příslibům) a ke kontrole po vzniku závazku. Trvale zajišťovat formou rozpočtových opatření aktuálnost rozpočtu. Vést i nadále seznam a zpracované směrnice i v elektronické podobě. 3. Pracovat s rozpočtem, tzn. dokumentovat původní rozpočet, upravený rozpočet a to i formu úpravy, tj. rozpočtová opatření ředitele organizace. Rozpočet rozpracovat až do jednotlivých syntetických účtů. Dále upozorňujeme na to, že od 1.4.2009 majetek nakoupený z příspěvku zřizovatele je nabýván do vlastnictví zřizovatele, proto je třeba jej vést v účetní evidenci odděleně, např.formou analytických účtů. 4. Dle § 13 odst. 1-7 vyhl.č. 416/2004 Sb. doložit individuální (dále IP) nebo dle § 13 odst. 8 – 9 vyhl.416/2004 Sb. limitovaný příslib (dále LP) k výdaji nebo jiným způsobem doložit vazbu mezi výdajem a IP nebo LP.
9
Na jednotlivé účetní doklady doložit podpis příkazce na LP nebo IP i podpisy správce rozpočtu. 5.¨ Provádět inventarizaci v souladu se zákonem o účetnictví a vyhl.o inventarizaci č.270/2010 Sb., nová vyhláška č.220/2014 Sb. o požadavcích na schvalování účetních závěrek některých vybraných účetních jednotek 6. Účtování o transferech
Kraj měsíčně MD 241 388
D 374 672
obsah přijetí zálohy na transfer předpis dohadného účtu poslední den daného měsíce
ke konci roku (záloha odpovídá skutečné spotřebě nákladů) MD D obsah 346 388 zúčtování předpisu transferu s dohadným účtem 374 346 úhrada transferu zálohou 7. Za co odpovídá správce rozpočtu a příkazce operace dle zák.320/2001 Sb. a vyl.416/2004 Sb. Vyjádření příkazce operace: Návrh na uskutečnění operace jsem prověřil z hlediska) - nezbytnosti pro plnění stanovených úkolů a schválených záměrů a cílů, - dodržení právních předpisů, - dodržení opatření,pokynů a příkazů zřizovatele ( u příspěvkových organizací), - dodržení kritérií hospodárnosti, efektivnosti a účelnosti, - dodržení postupu a podmínek stanovených pro zadávání veřejných zakázek, - rizik,které se při uskutečňování operece mohou vyskytnout, a stanovení případných opatření k jejich zmírnění nebo vyloučení. Souhlasím Jméno příkazce:
Nesouhlasím s uskutečněním operace.) Podpis:
Datum:
Vyjádření správce rozpočtu: Připravovanou operaci jsem prověřil z hlediska: a) rozsahu oprávněnosti příkazce k tomuto úkonu včetně ověření jeho podpisu na podpisový vzor,
10
b) souladu se schváleným rozpočtem,resp. rozpočtem po změnách,souladu s programy,projekty, uzavřenými smlouvami nebo jinými rozhodnutími o nakládání s veřejnými prostředky, c) souladu se zákonem o rozpočtových pravidlech, d) rozpočtových rizik, která se mohou vyskytnout,zejména dopad operace na zdroje financování obce (PO) v příslušném rozpočtovém roce, příp. na financování činnosti v navazujícím rozpočtovém období, a zda byla stanovena opatření k vyloučení nebo zmírnění těchto rizik.
Nápravné opatření : PO přijme vlastní nápravná opatření viz. zjištění a závěr body 1 až 6. PO se ukládá, aby písemně předložila starostovi obce do 14 dní od seznámení s protokolem zprávu, jaká učiní opatření k nápravě zjištěného stavu včetně stanovení termínů .
Počet stran protokolu: 12 Počet příloh:
1
Protokol byl vyhotoven v Hluboši 11.8.2015 Protokol zpracovali: Ing.Zdeňka Cahlíková jméno a příjmení kontr. pracovníka
…………………………… podpis
Poučení: Proti tomuto protokolu může kontrolovaná osoba podat písemně a zdůvodněné námitky ve lhůtě 5 dnů od seznámení s protokolem na Obec Hluboš. Ke zjištěným nedostatkům je třeba přijmout konkrétní , účinná, adresná a termínovaná a kontrolovatelná opatření k odstranění nedostatků.
11
S tímto protokolem byl seznámen: Převzal dne ……………...2015 Ing.Mgr Jiřina Maříková ředitelka
………………………………. podpis za PO
Předal: Mašek Josef
dle pověření
……………..…………….… podpis za kontrolní skupinu
Protokol byl vyhotoven v počtu 3.výtisků Výtisk č.1 do kontrolního spisu Výtisk č.2 pro starostu obce Výtisk č. 3 pro ředitelku příspěvkové organizace
12
