NYUGAT-MAGYARORSZÁGI EGYETEM
PÉNZ-, ÉS ÉRTÉKKEZELÉSI SZABÁLYZAT
SOPRON 2013
TARTALOMJEGYZÉK Általános rendelkezések ............................................................................................................. 3 Készpénz kezelése, pénztárak működése ................................................................................... 4 Pénzkezelő helyek és pénzforgalmának szabályozása ............................................................... 4 A készpénz és érték kezelésével kapcsolatos feladatok ............................................................. 5 A pénztári pénzmegőrzés és tárolás ........................................................................................... 7 A pénzszállítás szabályai ............................................................................................................ 7 A készpénzforgalom bizonylatolása........................................................................................... 7 Fizetési számlaforgalom lebonyolítása ...................................................................................... 9 Záró rendelkezés ...................................................................................................................... 10 1.sz. melléklet .........................................................................................................................................11 2.sz. melléklet .........................................................................................................................................12 3.sz. melléklet .........................................................................................................................................13
2
1.§
Általános rendelkezések (1) A számvitelről szóló 2000. évi C. törvény, valamint az államháztartás szervezetei beszámolási és könyvvezetési kötelezettségének sajátosságairól szóló 249/2000. (XII.24.) kormányrendelet alapján a számviteli politika kötelező eleme a pénz-, és értékkezelési szabályzat. A házipénztár- és pénzkezelő helyek pénzkezelését, valamint a fizetési számlákon lebonyolított pénzforgalom kezelését az alábbi törvények, jogszabályok határozzák meg: • Számvitelről szóló 2000.évi C. törvény • Az államháztartás szervezetei beszámolási és könyvvezetési kötelezettségének sajátosságairól szóló 249/2000.(XII.24.) kormányrendelet • Államháztartásról szóló 2011. évi CXCV törvény • Az államháztartásról szóló törvény végrehajtásáról szóló 368/2011. (XII. 31.) Kormányrendelet • Az 1 és 2 forintos címletű érmék bevonása következtében szükséges kerekítés szabályairól szóló 2008. évi III. törvény A pénzforgalom lebonyolítására szolgáló fizetési számlák Magyar Államkincstárnál vezetett forint számlák: Előirányzat felhasználási keretszámla: Nyugat-magyarországi Egyetem Előirányzat felhasználási keretszámla: NymE-Savaria Egyetemi Központja Előirányzat felhasználási keretszámla: NymE Regionális Pedagógiai Szolgáltató Központ Európai Uniós Programok célelszámolási számla Nyugat-magyarországi Egyetem Feladatfinanszírozási előirányzat-felhasználási keretszámla: Nyugat-magyarországi Egyetem Beruházási előirányzat-felhasználási keretszámla: Nyugat-magyarországi Egyetem Felsőoktatási intézmények hallgatói önköltség és adomány számla: Nyugat-magyarországi Egyetem
10033001-00290610-00000000 10047004-00290634-00000000 10047004-00290627-00000000 10033001-00290610-30005008 10033001-00290610-00050005 10033001-00290610-00030007 10033001-00290610-01110009
Magyar Államkincstárnál vezetett devizaszámlák: A kincstári körbe tartozók a nemzetközi szerződések alapján külföldről beérkező pénzeszközök befogadására és azok felhasználásának lebonyolítására devizaszámlát a Kincstárban kötelesek nyitni. Lakásépítési számlák: Országos Takarékpénztár Rt (Sopron) Országos Takarékpénztár Rt (Mosonmagyaróvár) Országos Takarékpénztár Rt (Székesfehérvár) Országos Takarékpénztár Rt (Győr) Országos Takarékpénztár Rt (Szombathely)
3
11737083-23712795-00000000 11737076-23721638-00000000 11736116-20007669-00000000 11737007-23700457-00000000 11747006-24700089-00000000
2.§ Készpénz kezelése, pénztárak működése (1) A pénztár által kezelt készpénz és egyéb értékek a Nyugat-Magyarországi Egyetem vagyonának legmobilabb részét képezik, ezért kezelésük, megőrzésük, védelmük kiemelt figyelmet, fokozott gondosságot tesz szükségessé. (2) A hivatkozott törvények előírásait figyelembe véve az intézmény pénzkezelésére, a pénztárakra, valamint a pénz és értékkezeléssel kapcsolatos szigorú számadású nyomtatványokra vonatkozó szabályokat az alábbiak szerint határozom meg.
3.§ Pénzkezelő helyek és pénzforgalmának szabályozása (1) A szervezeti egységek pénztáraiban kell kezelni a Kincstári előirányzat-felhasználási keretszámláról készpénzfizetés céljára felvett, továbbá a házipénztárakba befizetett összegeket. A Nyugat-magyarországi Egyetemen működő Pénztárak: Nyugat-magyarországi Egyetem Központja, Nyugat-magyarországi Egyetem Benedek Elek Pedagógiai Kar Nyugat-magyarországi Egyetem Apácai Csere János Kar Nyugat-magyarországi Egyetem Geoinformatikai Kar Nyugat-magyarországi Egyetem Mezőgazdaság- és Élelmiszertudományi Kar Nyugat-magyarországi Egyetem Savaria Egyetemi Központja Nyugat-magyarországi Egyetem Bolyai János Gyakorló Általános Iskola Pénzkifizető helyek: Roth Gyula Gyakorló Szakközépiskola és Kollégium (2) A pénztárakban más szervezetek, alkalmazottak pénzét, vagy értékét csak abban az esetben lehet tárolni, ha arra a gazdasági főigazgató írásban engedélyt ad. (3) Az idegen pénzeket, értékeket elkülönítetten kell kezelni és nyilvántartani. (4) A házipénztár biztonságos elhelyezéséért, tűz és betörés elleni védelméért az intézmény vezetője a felelős. A pénzkészlet biztonságos tárolása érdekében a házipénztár helyiségét biztonsági eszközökkel és felszerelésekkel kell ellátni. (5) A házipénztár engedélyezett záró állománya: valamennyi pénztár esetén egyenként – a vagyonvédelem biztosítása miatt - 700.000.-Ft, azaz hétszázezer forint. (6) A napi záró készpénzállományt meghaladó készpénzt - a napi pénztárzárást megelőzően –, az intézmény Kincstári számlájára be kell fizetni. A pénztárakban különféle jogcímen befizetett - nem kifizetés céljára engedélyezett - összegekből kifizetéseket teljesíteni csak a gazdasági főigazgató írásbeli engedélye alapján lehet. Minden egyéb esetben azokat teljes összegben be kell fizetni az intézmény Kincstári számlájára. (7) A pénztáros csak valódi és forgalomban lévő pénzt (bankjegyet és érméket) fogadhat el a befizetőtől, a kifizetést is csak ilyen pénzben teljesítheti. Nem fogadható el, hiányos, rongálódott, megcsonkult bankjegy, kivéve, ha az teljes értékében beváltható. Ha a pénztáros az átadott pénz között hamis vagy hamisítványnak látszó bankjegyet, illetve érmét talál, azt vissza kell tartania és a befizetőt jegyzőkönyvben meg kell hallgatni arra vonatkozóan, hogy hol, kitől és mikor kapta a hamisítványt. A hamisgyanús pénz átvételéről készült jegyzőkönyvet a pénzzel együtt a Magyar Államkincstárnak kell átadni. A Kincstár a lefolytatott vizsgálat eredményéről tájékoztatja a befizetőt, illetve a gazdálkodó szervezetet.
4.§ 4
A készpénz és érték kezelésével kapcsolatos feladatok (1) Pénztárosi teendők ellátásával csak az arra alkalmas, büntetlen előéletű személyt lehet megbízni. A pénztárost a gazdasági főigazgató nevezi ki. Nem lehet pénztáros olyan dolgozó, akinek a munkaköre a pénztárosi munkakörrel összeférhetetlen. Ilyennek kell tekinteni a számviteli, pénzügyi, bérelszámolással, az eszközök és egyéb anyag beszerzéssel foglalkozó azon dolgozókat, akik utalványozási vagy ellenőrzési joggal rendelkeznek, vagy beosztásuk miatt a pénztárral kapcsolatban közvetlen ügyintézői feladatot látnak el. Ugyancsak összeférhetetlen munkakörben foglalkoztatott dolgozónak kell tekinteni azokat a személyeket is, akiknek a bankszámla felett rendelkezési (aláírási) joguk van, továbbá a pénztáros vagy helyettese a Ptk. 685 § b. pontjában meghatározott közeli hozzátartozói. (2)
A pénztárt a pénztáros (helyettese) önállóan, teljes anyagi felelősséggel kezeli. Ezt a tényt a pénztáros (helyettes) munkakörének elfogadásakor írásbeli nyilatkozatban köteles tudomásul venni.(1.sz. melléklet)
(3)
A pénztáros feladatai: A pénztárban tartott készpénz és egyéb értéket képviselő, értékjellel ellátott csekk, utalvány füzet, értékpapír stb. kezelése és megőrzése, valamint a pénztárral, pénzforgalommal kapcsolatos nyilvántartások, bizonylatok kezelése. A pénztáros csak ellenőrzött, utalványozott és az utalványozó aláírásával ellátott bizonylat alapján teljesíthet be- és kifizetéseket. A pénztárosnak minden pénztári be- és kifizetést, a teljesítést megelőzően, vagy azt követően azonnal, a felmerülésük sorrendjében a számítógépes pénztári program segítségével nyilvántartásba kell venni. A pénztári nyilvántartásba vétel kritériumai. o A nyilvántartásba adatot csak szabályszerűen kiállított bizonylat alapján szabad felvenni. o A pénztári nyilvántartásba felvett adatokat minden esetben könyvviteli bizonylatokkal kell ellátni. Feladata a postai utánvételes csomagok kezelése, az érintett karok, szervezeti egységek kiértesítése. Gondoskodik a gyűjtőszámláról történő készpénzfelvétel házi pénztárba való beszállításáról A pénztáros naponta köteles készíteni pénztárzárást, melynek során: o meg kell állapítania a pénztárban lévő pénzállományt, címletenkénti részletezésben, o a számítógépes pénztárjelentés alapján meg kell állapítania a bevételek és kiadások időszaki végösszegét, majd az előző pénztári nyilvántartás szerinti egyenleget, o a számítógépes pénztári jelentésben megállapított egyenleget egyeztetnie kell a valóságos készpénzállománnyal. o az egyeztetés megtörténtét a pénztárosnak aláírásával kell igazolnia a pénztárjelentésen, o az egyeztetés során mutatkozó eltérések okait még a megállapítás napján fel kell deríteni, illetve ha ez nem vezet eredményre, az eltérést rendezni kell, melyről jegyzőkönyvet kell felvenni. A jegyzőkönyv szerinti többletet a pénztárba be kell vételezni, a hiányt, pedig a pénztárosnak be kell fizetnie, ha ezt nem tudja megtenni, az összeget, mint hiányt kiadásba kell helyezni.(2.sz. melléklet). o Az eltérésekről a munkáltatói jogkört gyakorló vezetőt tájékoztatni kell. Abban az esetben, ha a pénztáros a megállapított hiányt, annak keletkezése napján a pénztárban befizetni nem tudja, munkáltatói jogkörű vezetőjének tájékoztatásával engedélyt köteles kérni a gazdasági főigazgatótól, aki – a hiány nagyságától függően – dönthet a hiány összegének később, esetleg részletekben történő megfizetéséről. -
A napi pénztárjelentést és bizonylatait a pénztárellenőrnek átadja, aki ellenőrzés után köteles kézjegyével ellátni.
5
-
A szigorú számadású nyomtatványok nyilvántartása, kezelése, megőrzése.
(4)
A pénztáros helyettesítése esetén a helyettesítésével megbízott személy részére a pénztár átadásátvételét végre kell hajtani, melyről átadás-átvételi jegyzőkönyvet kell felvenni.(3.sz. melléklet) Az átadás-átvételnél a pénztárellenőrnek, vagy a pénztárellenőrzéssel megbízott személynek jelen kell lennie, és az átadás-átvételi jegyzőkönyvet az átadó és átvevő mellett neki is alá kell írnia. A pénztáros helyettes megbízásának feltételei azonosak a pénztároséval. A helyettesítés időszakában feladata és felelőssége megegyezik a pénztárosra előírtakkal. Két vagy több személy egy időpontban közösen ugyanazt a pénztárt még kivételesen, kisegítésképpen sem kezelheti. Az átadó pénztáros akadályoztatása esetén – rendkívüli esetben – történő pénztár átvételre kizárólag bizottságilag kerülhet sor, melyen az átvevő pénztáros és a pénztárellenőr személyén kívül a munkáltatói jogkörű vezető vagy megbízottja is jelen van.
(5)
A pénztár ellenőr a gazdasági főigazgató megbízása alapján látja el feladatát. Az alaki és tartalmi ellenőrzés során az ellenőrnek meg kell vizsgálni, hogy o a pénztári ki- és befizetések bizonylatolása a számítógépes-programmal megtörtént-e, o a számítógépes bevételi és kiadási bizonylatokon a szükségesként meghatározott adatok szerepelnek-e, o szerepelnek-e a kiadás, illetve bevétel alapjául szolgáló alapbizonylaton a szükséges aláírások, és azok megfelelnek-e az utalványozásra jogosultak aláírás mintáin szereplő aláírásokkal, o a bizonylatot előírásszerűen állították-e ki, nincsenek-e rajta törlések, vagy szabálytalan javítások, a bizonylatok kitöltése megfelel-e az alaki és tartalmi követelményeknek, o a bizonylathoz valamennyi előírt mellékletet csatolták-e, o a bizonylatok, illetve a hozzá mellékelt igazoló lap tartalmazzák-e a teljesítés megfelelő igazolását, o a pénztárbizonylat és az alapbizonylat adatai megegyeznek-e, o a bizonylaton végzett számítások számadatai helyesek-e és fennáll-e a bejegyzések számszaki összefüggése. o A napi záró pénzkészlet ellenőrzése A pénztárellenőr köteles az ellenőrzött okmányokat, pénztárjelentést, értékpapír nyilvántartást kézjegyével ellátni. A pénztárellenőri feladatokat – a záró pénztári pénzkészlet napi rendszerességi ellenőrzését kivéve – legalább hetente kell elvégezni. A pénztárellenőrzés során megállapított szabálytalanságokat, eltéréseket azonnal jeleznie kell a felettes vezető felé. A munkáltatói jogkörű vezető vagy megbízottja év közben, negyedéves rendszerességgel, előzetes bejelentés nélkül pénztárellenőrzést köteles végrehajtani (váratlan rovancs) melyen a pénztáros és a pénztárellenőr is jelen van. Az ellenőrzés tényét jegyzőkönyvben rögzítik. Az ellenőrzés során felmerült eltérések rendezése jelen paragrafus 3. bekezdésében rögzítettek szerint történik.
(5)
A kiadás teljesítésének, a bevétel beszedésének vagy elszámolásának elrendelésére érvényesített okmány alapján – továbbiakban utalványozás – az Egyetem erről rendelkező szabályzatában megjelölt személy jogosult Az utalványozásra jogosultak aláírás mintáit minden pénztárhelyiségben ki kell helyezni. A kötelezettségvállalásra, utalványozásra, pénzügyi ellenjegyzésre jogosultak körét, hatáskörét az Egyetem belső szabályzata tartalmazza. Kötelezettségvállalási, érvényesítési, utalványozási, pénzügyi ellenjegyzési és teljesítés igazolási feladatot nem végezhet az a személy, aki ezt a tevékenységét közeli hozzátartozója, vagy a maga javára látná el.
6
5.§ A pénztári pénzmegőrzés és tárolás (1)
Az intézmény pénztárait úgy kell kialakítani, illetve elhelyezni, hogy azok a pénzmegőrzés követelményeinek megfeleljenek. A pénztárhelyiségek ajtaja és ablaka (vagy szellőzőnyílása) megfelelő biztonságot nyújtó anyagból – fémből vagy keményfából – legyen, és olyan zárszerkezettel legyen ellátva, vagy riasztó biztonsági üvegből készüljön, amely a behatolás elleni védelemre alkalmas. Az ajtók, ablakok és szellőzőnyílások védelmére biztonsági rács felszerelése szükséges. A pénztároló eszközöknek meg kell felelnie a vele szemben támasztott követelményeknek.
(2)
A pénztár kulcsainak kezelése: A pénztárszekrény – eredeti – kulcsát (kulcsait) a pénztáros kezeli. A kezelés során olyan nyilvántartás vezetésére kötelezett, melyben nyomon követhető, hogy a kulcsok mikor, milyen alkalomból, kinek kerültek átadásra. A kulcsok átadásának és átvételének tényét a nyilvántartásban rögzíteni kell. A pénztár másodkulcsainak őrzése a munkáltatói jogkört ellátó vezető, illetve a Gazdasági Főigazgatóság feladata, ahol a pénztárhoz kapcsolódó kulcsok másodpéldányait, a pénzt kezelő pénztárosan közösön, hitelesítően lezárt borítékban, kulcskazettában kell őrizni. A lezárt kulcsokat csak rendkívüli esetben szabad felbontani, melynek tényét az erre szolgáló nyilvántartásban rögzíteni kell. Ha a pénztáros és/vagy pénztári ellenőr betegség vagy bármely más ok miatt munkahelyéről távol marad, köteles a nála lévő kulcsot leragasztott és a ragasztáson aláírt borítékban a gazdasági vezetőhöz eljuttatni. Ilyen esetben a területileg illetékes vezetőnek gondoskodnia kell a pénztár átvételéről-átadásáról.
6.§ A pénzszállítás szabályai (1)
A pénznek a kifizetőhelyre, a bankba, vagy a postára történő szállításánál a következő szabályokat kell alkalmazni: 50.000 Ft-ig 1 fő pénzszállító 50.000 Ft – 2.000.000 Ft-ig 1 fő pénzszállító és 1 fő kísérő 2.000.000 Ft felett 1 fő pénzszállító és 2 fő kísérő 5.000.000 Ft felett értékszállító biztonsági szolgáltató alkalmazásával Az összegeket csak gépkocsival szabad szállítani. A készpénz felvételével és szállításával megbízott dolgozók felelősek az általuk átvett készpénzért. Felelősségük addig tart, amíg a pénzt a pénztárba megszámlálással egybekötve át nem adták és ott el nem helyezték, illetve a felvett pénzzel egyéb módon el nem számoltak.
(2)
A pénzszállítókat szállítás közben más feladattal megbízni nem szabad, de nem is vállalhatnak olyan feladatot, amely gátolná őket e feladat biztonságos végrehajtásában.
7.§. A készpénzforgalom bizonylatolása (1)
Pénztári nyilvántartás vezetése A pénztárosnak minden pénztári befizetést és kifizetést, felmerülésük sorrendjében a számítógépes Pénztár program segítségével nyilvántartásba kell vennie. Nyilvántartásba adatot csak szabályszerűen kiállított bizonylat alapján szabad felvinni. Az adatokat a bizonylatokon a valóságnak megfelelően kell rögzíteni. A pénztári nyilvántartásba felvett adatokat minden esetben főkönyvi bizonylatokkal kell alátámasztani.
7
A bizonylatok kiállítási rendjének és szabályainak meg kell felelnie a számviteli törvényben a bizonylatok kiállítására vonatkozó szabályoknak. A pénztáros a pénztári órák befejeztével pénztárzárlatot (pénztárjelentést) köteles készíteni. A pénztárzárlatkor (pénztárjelentés elkészítésekor) a pénztárosnak meg kell állapítania: a pénztárban lévő készpénzállományt címletenkénti részletezésben, a pénztárjelentés alapján a bevételek és kiadások napi végösszegét, az előző napi készpénzállomány figyelembevételével egyezteti a pénzkészletet. a kerekítés szabályairól szóló törvény alapján felmerülő kerekítési különbözetről bizonylatot állít ki. az egyeztetés során mutatkozó eltérések okait még a megállapítás napján fel kell deríteni, illetve ha ez nem vezet eredményre, az eltérést rendezni kell. Az eltérés rendezéséről jegyzőkönyvet kell felvenni, amit a pénztárellenőrnek, a pénztárellenőrnek, valamint a vizsgálatba bevont vezetőnek (munkáltatói jogkörű vezetőnek vagy megbízottjának) is alá kell írnia. A jegyzőkönyv szerinti többletet a pénztárba be kell vételezni, a hiányt, pedig a pénztárosnak be kell fizetnie, ha ezt nem tudja megtenni, az összeget, mint hiányt kiadásba kell helyezni. Ha a pénztárost bármely okból helyettesíteni kell, pénztári átadás-átvételt kell lebonyolítani, ahol a pénztárellenőrnek jelen kell lennie. (2)
Pénztári bevételek és kiadások bizonylatai A pénztári bevételezések, pénztári kifizetések bizonylatai (bevételi- és kiadási pénztárbizonylatok, utólagos elszámolásra kiadott előlegek bizonylatai, kiküldetési rendelvény bizonylatok, számlák és nyugták, stb) szigorú számadás alá tartozó nyomtatványok, melyek nyilvántartására, sorszámozására, felhasználására a szigorú számadású nyomtatványokra előírt szabályok vonatkoznak. A bevételi és kiadási pénztárbizonylatokhoz minden esetben csatolni kell a tételhez tartozó pénztári alapbizonylatokat, alapokmányokat. A rontott pénztárbizonylatot érvényteleníteni kell és helyette, új bizonylatot kell kiállítani. A rontott, érvénytelenített bizonylatot is meg kell őrizni és az időszaki zárást követően, a többi bizonylattal együtt át kell adni a Számviteli csoportnak. A pénztárnál történő befizetésekről bevételi pénztárbizonylatot kell készíteni - számítógéppel - két példányban. A kinyomtatott bevételi pénztárbizonylatot a befizetővel alá kell íratni, a pénz átvételét a pénztárosnak a bizonylaton aláírásával kell igazolnia. A pénztárba történő befizetésnél, a pénztáros az átvett pénzt a befizető jelenlétében köteles tételesen megszámolni és csak, a bevételi bizonylaton feltüntetett összeggel való egyezés esetében adhatja át a befizetőnek, a pénztári átvételről szóló bizonylatot. Minden pénztári kifizetésről kiadási pénztárbizonylatot kell készíteni. A pénzkifizetést csak az átvételi bizonylat aláírása után lehet teljesíteni. A pénztáros csak szabályszerűen kiállított, az utalványozásra jogosultak által aláírt és ellenőrzött bizonylat alapján vagy a pénzügyi rendszerben iktatott számlák, számlát helyettesítő okirat alapján teljesíthet kifizetést. A készpénzfizetési teljesítésére a Kötelezettségvállalás és Utalványozás Rendje szabályzat érvényes. A bevételi és kiadási pénztárbizonylatot minden esetben el kell látni a bevétel, illetve a kiadás alapjául szolgáló okmánnyal, mely a pénztárbizonylat szerves részét képezi.
(3)
Elszámolásra kiadott összegek nyilvántartása Készpénzt elszámolásra kiadni csak az alábbi jogcímeken lehet: - Készlet és kis értékű eszköz beszerzésre, - Kisösszegű szolgáltatási kiadásra, - Reprezentációs kiadásra, - Társadalom és szociálpolitikai juttatás kifizetésére, - Ellátottak pénzbeli juttatásának kifizetésére. Készpénzfizetési számla előleg felvétele nélkül nem fogadható be. Elszámolásra pénzt, csak személyre szólóan, az arra feljogosított személyek utalványozása után és csak olyan bizonylat alapján lehet kifizetni, amelyen az összeg rendeltetése és az elszámolás véghatárideje is fel van tüntetve.
8
Az elszámolás véghatárideje nem haladhatja meg a 30 naptári napot, azonban határidő előtt el kell számolni, ha az elszámolás lehetővé vált. Ha ugyanaz a személy elszámolásra újabb összeget vesz fel, a korábban felvett összeggel akkor is le kell számolnia, ha annak elszámolására kitűzött határidő még nem járt le. Ha az elszámolásra kötelezett személynek az elszámolás eredményeként bizonyos összeget vissza kell fizetnie, ezt az összeget készpénzben akkor is köteles visszafizetni, ha azonnal újabb összeget vesz fel elszámolásra. A befizetendő és felveendő összegeket egymással szemben beszámítani nem lehet. Újabb összeget elszámolásra kiutalni csak akkor lehet, ha az elszámolásra kiadott összegeket nyilvántartó pénztáros igazolja, hogy a pénz felvevőjének elszámolatlan előlege nincs. A pénztárosok kötelesek az elszámolásra kiadott előlegekről naprakész nyilvántartást vezetni. (4)
Az 1 és 2 forintos címletű érmék bevonása következtében szükséges kerekítés szabálya Forintban, készpénzzel történő fizetés esetén, ha a fizetendő végösszeg nem 5 forintra vagy annak egész számú többszörösére végződik, úgy a kerekítési szabály alapján kell a készpénzben fizetendő végösszeget meghatározni, az így meghatározott összeg különbsége kerekítési különbözetnek minősül. A kerekítési különbözet nem minősül vagyoni előnynek illetve hátránynak. A kerekítést az összesített előleg-elszámolás alapján kell elvégezni. Kerekítési szabály: 0,01 forinttól 2,49 forintig végződő összegeket lefelé, a legközelebbi 0; 2,50 forinttól 4,99 forintig végződő összegeket felfelé, a legközelebbi 5; 5,01 forinttól 7,49 forintig végződő összegeket lefelé, a legközelebbi 5; 7,50 forinttól 9.99 forintig végződő összegeket felfelé, a legközelebbi 0 forintra végződő összegre kell kerekíteni.
8.§ Fizetési számlaforgalom lebonyolítása (1)
A kincstári körbe tartozó ügyfelek részére számla megnyitását, megszüntetését, a számlatörzsadatokban bekövetkező módosítást a költségvetési szervnek a Kincstártól kell kérnie. A Kincstár a számlatulajdonossal számlaszerződést köt. A számlák feletti rendelkezési jogot mindig két jogosult együttesen gyakorolja a fizetési megbízások aláírásával és a bejelentett bélyegző lenyomatának használatával.
(2)
A számla feletti rendelkezés jogát aláírás helyett elektronikus kódolás alkalmazásával gyakorlók esetében a fizetési megbízások elektronikus kettős aláírói azok az aláírási joggal rendelkezők lehetnek, akik a megszemélyesítés céljára – a Kincstári és az egyetem között kötött megállapodás szerint – bejelentésre kerültek.
(3)
A számla felett rendelkezésre jogosultságot a Kincstárnál bejelentett módon, a gazdasági főigazgató határozza meg.
(4)
A Kincstárból történő készpénzfelvétel A kincstári körbe tartozó kincstári ügyfél készpénzt vehet fel házipénztárába. Készpénz igényelhető: - egyes személyi juttatásokra, - a készlet- és kis értékű tárgyi eszköz beszerzésekre, kiküldetési reprezentációs kiadásokra, - a napi zárókészpénz összegére tekintettel az egyes kisösszegű szolgáltatási kiadások készpénzben történő teljesítésére. A Kincstárnál a készpénzfelvételi igényeket: • 500 ezer forintot el nem érő összegű készpénzfelvétel esetén 1 munkanappal,
9
• az azt elérő vagy meghaladó összegű készpénzfelvétel esetén 2 munkanappal, • valuta felvételi igényt 2 munkanappal, a készpénzfelvételt megelőzően köteles írásban a pénzügyi csoport bejelenteni. (5)
A Kincstárban alkalmazható fizetési módok Az átutalás lehet: - egyszerű (papíralapú) átutalás - vonali úton történő átutalás A Kincstár az egyszerű (papíralapú) átutalásokat, a fizetési megbízásokon (PF.1. Állami Nyomda Rt) lévő, mindig két jogosult együttes aláírásával és a bejelentett bélyegző lenyomat használatával teljesíti. Az elektronikus úton teljesítésre kerülő kifizetést a Kincstár megállapodás alapján II. file szerkezet struktúrájában kizárólag vonali úti forgalmazásban fogadja be. A csoportos átutalási megbízásokat a Kincstárral kötött megállapodásban rögzített módon és formában kell benyújtani. A csoportos fizetési megbízás sajátos, részletes eljárási szabályait a Kincstár elnöke tájékoztatóban teszi közzé. A vonali úton történő átutalási megbízásokat a Kincstár részére, a vele megkötött megállapodásban rögzített módon és formában kell benyújtani. Vonali úton csak a pénzügyi rendszerben iktatott kifizetések eszközölhetők.
(6)
Illetmények pénzügyi tejesítése Az alkalmazottakat megillető bér kifizetését, a dolgozó által választott hitelintézetnél nyitott bankszámlára történő – GIRO rendszerben – átutalással, ennek hiányában postai utalással kell teljesíteni. Pénztárból bérkifizetés nem történhet. Kivételt képez az eseti kifizetés (pl.: megbízási díj), melyet a gazdasági főigazgató engedélyezhet.
(7)
A megnyitott számlák forgalmának könyvvezetése, egyeztetése A Kincstár a számlán történt terhelésről, illetve jóváírásról írásban vagy elektronikus úton, összevont és tételes számlakivonaton értesíti az intézményt. Az összevont számlakivonat tartalmazza a könyvelési nap dátumát, a számla tárgynapi nyitóegyenlegét, a számlán az összevont terhelt fogalmat, az összevont jóváírt forgalmat, a záró egyenleget, a forgalmi tételek darabszámát, valamint a kivonatsorszámot. A tételes számlakivonat a terhelési és jóváírási tételeket darabonkénti részletezésben tartalmazza. A számlakivonat számviteli bizonylatnak minősül. A bizonylat tartalmát az értesítést követően a könyvekben azonnal rögzíteni kell. Az egyeztetés során a Kincstár részére benyújtott, a tárgyévet megelőző évre vonatkozó pénzforgalommal nem járó rendezési tételekről, valamint ennek eredményeként a korrigált tárgyévet megelőző évi halmozott tartozik, követel forgalomról kiemelt jogcímenként, és a tárgyévet megelőző évi kiadási előirányzatok korrigált szabad kereteiről számlakivonatban tájékoztatja az intézményt a Kincstár. Az előirányzatok teljesítésének egyeztetésére hetente egyszer kerül sor.
(8)
Fedezetigazolás igénybevétele A Kincstár feladatfinanszírozási okmányok, valamint a feladatfinanszírozási rendszer adatbázisa alapján ad ki fedezetigazolást.
9. § Záró rendelkezés (1)
Jelen szabályzatot a Szenátus 90/2013. (V. 15.) sz. határozatával fogadta el.
(2)
A szabályzat. 2013. május 15. napján lép hatályba, ezzel egyidejűleg a Szenátus 16/2010. (II.25.) sz. határozatával elfogadott szabályzat hatályát veszti.
Sopron, 2013. május 15. Prof. Dr. Faragó Sándor rektor
10
1.sz. melléklet
NYILATKOZAT a pénztáros anyagi felelősség vállalásáról Alulírott
…………………………………………………………………………,
…………………………………………………) ismeretében
tudomásul
veszem,
a
hogy
pénztári a
pénzkezelésről
szóló
(lakhely szabályok
Nyugat-magyarországi
Egyetem
……………………………………………………………….. pénztárát önállóan, teljes anyagi felelősséggel kezelem, ………………………,20……év……….hó……nap
……………………………… név (aláírás) személyigazolvány szám:………………
Tanúk: 1.
Név:……………………………………….. Lakcím:……………………………………
2.
Név:………………………………………. Lakcím:……………………………………
11
2.sz. melléklet JEGYZŐKÖNYV
Készült, 20…..év…..hó…..nap a Nyugat-magyarországi Egyetem …………………………. pénztárában. Jelen vannak (név, beosztás): 1. ………………………………………………… 2. ………………………………………………… 3. ………………………………………………… Tárgy: Pénztáreltérés (hiány/többlet) A napi (időszaki) pénztár zárásánál ………………………….Ft, azaz…………………………... forint pénztár hiányt/többletet állapítottunk meg. A pénzkezelő ezen időszakban:……………………………………………. A hiány/többlet keletkezésével kapcsolatos észrevétel: - a pénzkezelő (pénztáros) részéről: …………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… a pénztárellenőr részéről: ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… Hiány esetében a pénztár kezelője azt egyidejűleg készpénzben befizette, illetve nem fizette be és kérte annak levonásként való elszámolását. k.m.f.
pénztáros
pénztárellenőr
12
illetékes vezető
3.sz. melléklet JEGYZŐKÖNYV a pénztár átadás-átvételről Készült, 200…év…………..hó………napján a Nyugat-magyarországi Egyetem ……….. ……………………………………………………pénztár helyiségében. Jelen van: • …………………………………pénztárellenőr • …………………………………átadó pénztáros • …………………………………átvevő pénztáros Tárgy: Pénztár átadás-átvétel Készpénzt állomány: Címlet
Mennyiség (db)
Érték (Ft)
Összesen:……………………….Ft Egyéb értékek: ……………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………… k.m.f. átvevő pénztáros
átadó pénztáros
13
pénztárellenőr
