NYOMTATÁSI SABLONOK KEZELÉSE A DOAS-BAN
Készítette:
Gál Tamás
Szerkesztette:
Mezei Hajnalka
Utoljára módosítva: 2013. május 28. Terjedelem:
10 oldal
Nyomtatási sablonok kezelése a DOAS-ban
Tartalomjegyzék 1. Bevezetés....................................................................................................................................................................3 2. Elérhetőség................................................................................................................................................................4 3. Ismertetés...................................................................................................................................................................5 3.1. Sablon mezők....................................................................................................................................................5 3.2. Sablon típusok..................................................................................................................................................5 3.3. Új sablon létrehozása.......................................................................................................................................6 3.4. Meglévő sablon módosítása............................................................................................................................7 3.5. Riport lementés és újranyomtatás..................................................................................................................9 3.6. Táblázatkezelő alkalmazás használata „nevesített” cellák használatával...............................................10 4. Támogatott Office alkalmazások.........................................................................................................................11
2
Nyomtatási sablonok kezelése a DOAS-ban
1. Bevezetés A DOAS képes különféle dokumentumok, mint pl. árajánlat, szerződés, átadás-átvételi jegyzőkönyv, stb., egy külső Office alkalmazásban (Microsoft Office, OpenOffice/LibreOffice) történő létrehozására. Ehhez testre szabható nyomtatási sablonokat használhatunk. A sablonokat egyszer kell csak elkészíteni, melyeket a későbbiekben tetszőleges alkalommal fel lehet használni dokumentumok készítéséhez. Ezzel minden felhasználó számára egységes dokumentumformátum válik elérhetővé. A sablonokba elhelyezhetünk statikus tartalmat és a program által kezelt dinamikus mezőket, melyek a 3.1-es (Sablon mezők) pontban vannak részletezve. Ezek a dinamikus mezők egy konkrét jármű dokumentum nyomtatása esetén a jármű aktuális adataival töltődnek ki. Példa: Sablonban szereplő adatok: Alvázszám: [VinNumber] Rendszám: [LicensePlateNumber] Legenerált dokumentumban szereplő adatok: Alvázszám: WF0XXXXXXXX Rendszám: ABC-123
3
Nyomtatási sablonok kezelése a DOAS-ban
2. Elérhetőség A funkció elérhető a „Karbantartás” - „Nyomtatási sablon karbantartás” menüpont alatt, vagy közvetlenül az „Új / Használt jármű karbantartás” képernyő „Riportok” fülén található „Sablonok karbantartása” gomb megnyomásával.
1. Ábra: Nyomtatási sablon karbantartása
4
Nyomtatási sablonok kezelése a DOAS-ban
3. Ismertetés 3.1. Sablon mezők A program előre definiált mezőket tartalmaz, melyeket a dokumentum a sablonba ágyazva dinamikus tartalommal képes kitölteni. Az előre definiált mezők mindenkori aktuális listáját és azok leírását legegyszerűbben úgy éri el, ha a „Karbantartás” - „Nyomtatási sablon karbantartás” menüpont alatt található az „Egyéb funkciók” - „Szövegszerkesztő mezők létrehozása”/ „Táblázatkezelő mezők létrehozása” gombbal az összes felhasználható sablon mezőit legenerálja egy új sablonba. FIGYELEM! A mezőket mindenképpen a „Másolás/Beillesztés” funkciókkal kell átvinni egyik dokumentumból a másikba, mivel ezek a mezők az office speciális belső objektumai. Ha nem így teszünk, akkor előfordulhat, hogy a DOAS nem lesz képes kitölteni azokat megfelelő adattartalommal.
3.2. Sablon típusok Megkülönböztetünk „Alapértelmezett Rubin DMS” és „Felhasználói” sablon típusokat. Előbbi a Rubin DMS által előre definiált típusokat jelenti, melyek egy-egy funkció végigkövetése esetén, a program meghatározott részén közvetlenül elérhető (pl.: Árajánlat, Szerződés, Jármű adatlap, stb.). Utóbbiak pedig az Ügyintéző által újonnan létrehozottak, melyek kizárólag az „Új / Használt jármű karbantartás” - „Riportok” - „Nyomtatható riportok fülről érhetők el. FIGYELEM! „Alapértelmezett Rubin DMS” sablon NEM törölhető, kizárólag módosítható! „Felhasználói” sablon tetszőlegesen törölhető és módosítható is.
5
Nyomtatási sablonok kezelése a DOAS-ban
3.3. Új sablon létrehozása FIGYELEM! Ezzel a művelettel kizárólag „Felhasználói” sablonok készíthetők.
2. Ábra: Új sablon
●
6
Első lépésben szerkesszük meg a kívánt dokumentum sablont, melybe tetszőlegesen belerakhatjuk a „Sablon mezők” szekcióban ismertetett, a program által dinamikusan kitölthető mezőket. Ehhez alapul vehetjük a Rubin DMS által adott minta sablonokat, vagy akár az összes mezőt tartalmazó, legenerálható listát is. Ha készen vagyunk a megszerkesztett, formázott dokumentumsablonnal, akkor mentsük el azt a használt Office „sablon” típusú kiterjesztésével, melyek az alábbiak lehetnek:
●
Szövegszerkesztő sablon típusok ●
Microsoft Office esetén - Microsoft Word Sablonok (*.dot)
●
OpenOffice esetén OpenOffice Write Sablonok (*.stw) vagy OpenOffice ODF szövegesdokumentum Sablonok (*.ott)
●
Az "Új sablon" gombra kattintva előugrik egy ablak ahol meg kell adni a sablon megnevezését, a sablon EGYEDI kódját, melyből a sablon fájl neve is generálódik.
●
Az adatok megadása után elérhetővé válik a "Mentés (szerverre)" nevű gomb, melynek megnyomásával központilag elmenthetjük az előzőekben elkészített sablont. Ezek után ezt bárki elérheti.
Nyomtatási sablonok kezelése a DOAS-ban
3.4. Meglévő sablon módosítása A módosítás funkcióval egy letárolt sablont tudunk szükség esetén lecserélni, módosítani.
3. Ábra: Sablon módosítása ●
Amennyiben az adott Sablonnak még nem létezik "Sablon azonosítója" (a táblázatban a "Sablon azonosító" mező üres), az azt jelenti, hogy ezen a telephelyen még nem volt elkészítve és betöltve a használandó dokumentum sablon. FIGYELEM !!! A kezdeti sablon betöltés elengedhetetlen feltétele bizonyos DOAS funkciók használatának, mint pl. árajánlat, szerződés, stb. létrehozása szövegszerkesztő alkalmazásban. Amennyiben ez a művelet még nem lett elvégezve, akkor a program az alábbi üzenetet küldi a funkció meghívásakor:
7 4. Ábra: Figyelmezetetés, amikor a sablonnak nem létezik sablon azonosítója
Ebben az esetben először el kell készítenie, majd fel kell tölteni a telephelyen használandó aktuális sablont az alábbi módon: ● ●
●
A "Módosít" gombot megnyomva feljön egy ablak a kiválasztott sablon adataival. A "Mentés (szerverre)" gomb megnyomásával központilag elmentjük az előzőleg elkészített dokumentumsablont.
Amennyiben az adott Sablonnak már létezik "Sablon azonosítója" (a táblázatban a "Sablon azonosító" mező nem üres), akkor a következőt kell tenni: ●
Első lépésben a "Beolvas (szerverről)" gombot kell megnyomni, amely betölti a központilag letárolt változatot. Ilyenkor meg kell adni, hogy hova szeretnénk menteni a fájlt. Adjunk meg egy írható mappát, ahol a szükséges módosításokat
Nyomtatási sablonok kezelése a DOAS-ban
● ●
●
8
elvégezhetjük. Végezzük el a szükséges módosításokat, majd mentsük el a szerkesztett munkapéldányt. A DOAS-hoz visszatérve a "Mentés (szerverre)" gomb megnyomásával központilag elmentjük a kész sablont.
Egy sablon módosításakor annak egy újabb verziója jön létre, így a már kinyomtatott régebbi riportok az eredeti formájukban érhetők el.
Nyomtatási sablonok kezelése a DOAS-ban
3.5. Riport lementés és újranyomtatás Az újonnan nyomtatott jármű riportok (árajánlatok, szerződések., stb.) adatai adatbázisba mentődnek, amelyek utólag reprodukálhatók az eredeti tartalommal. ●
A „Járművek” - „Új / Használt járművek” - „Új / Használt járművek karbantartása” menüpont alatt, ha egy konkrét járművet lekeresünk, akkor akkor a „Riportok” fülön láthatóvá válik egy újabb fül, a „Nyomtatott riportok". Itt láthatóak a már lementett dokumentumok, melyeket a „Riport nyomtatás” funkcióval újból előhívhatunk.
5. Ábra: Nyomtatott riportok
9
Nyomtatási sablonok kezelése a DOAS-ban
3.6. Táblázatkezelő alkalmazás használata „nevesített” cellák használatával Az alábbi módon érhetjük el, hogy a DOAS-ban szereplő adatok belekerülhessenek a táblázatkezelő alkalmazásban megszerkesztett sablon megfelelő mezőibe: •
A program megnyitja a generálandó táblázatkezelő sablon dokumentumot.
•
Annak egy kiemelt munkafüzetlapján („DoasTemplates”) úgynevezett „nevesített” cellákat hoz létre a felhasználható összes mezőről.
•
Ezek után belegenerálja a DOAS-ban aktuálisan kiválasztott rekord megfelelő mezőinek értékét az előzőekben létrehozott nevesített cellákba.
•
A felhasználó által testre szabható sablonokban, a dinamikus adatokkal kitöltendő mezőkben csupán annyit kell tenni, hogy hivatkozni kell valamelyik nevesített cellára. Pl. Ha az „A1”-es mezőben a partner nevét szeretnénk látni, akkor csak annyit kell tenni, hogy az „A1”-es cella értéke az alábbi legyen: „=CustomerName”. Ezzel érjük el, hogy a program által kitöltött nevesített cellára hivatkozunk.
10
Nyomtatási sablonok kezelése a DOAS-ban
4. Támogatott Office alkalmazások ●
A program képes kommunikálni a fizetős Microsoft Office-szal és az ingyenes OpenOffice/LibreOffice-szal is egyaránt.
●
A használt Office csomag két szinten állítható: globális rendszerkapcsolóval, illetve az egyes felhasználási helyeken. A rendszerkapcsoló az "Általános rendszerparaméterek" alatt, "Globális Office Típus" néven található. Ennek alapértelmezett értéke a „Microsoft Office”.
●
Felhasználási helyeként három állása van a kapcsolónak:
●
Globális alapértelmezett – ekkor a fentebb leírt rendszerkapcsolóban beállított office alkalmazást fogja használni a program.
●
Microsoft Office – amennyiben a gépen fel van telepítve, akkor a Microsoft Office alkalmazás lesz használatban.
●
OpenOffice – amennyiben a gépen fel van telepítve, akkor az OpenOffice/LibreOffice alkalmazás lesz használatban.
●
FIGYELEM: AZ OpenOffice/LibreOffice sablonok NEM AZONOSAK a Microsoft Office sablonokkal. Így az egyik termékkel előre legyártott sablonok nem használhatók a másik termékkel együtt. Vagyis amennyiben Microsoft Office-szal elkészítettünk egy Szerződés sablont, akkor az nem felhasználható OpenOffice/LibreOffice segítségével. Az abban levő dinamikus tartalom nem fog megjelenni.
●
A "Nyomtatási sablonok karbantartása" menüpontban a kiválasztott Office Típushoz tartozó sablonok jelennek csak meg. Ez alapértelmezetten a Microsoft Office.
●
A sablonok innentől szigorúan vagy táblázatkezelő, vagy szövegszerkesztő sablonok. Ezt a karbantartóban új sablon esetén kötelezően meg kell adni. A régi sablonok a frissítés során megkapták a helyes beállításokat.
●
Lista exportnál, táblázat exportnál és a riportok exportjánál szintén mindkét csomag használható.
●
Táblázatkezelő esetén az OpenOffice/LibreOffice és Microsoft Office sablonok szerencsére kompatibilisek egymással, tehát elég megnyitni OpenOffice/LibreOffice-szal az Excel táblázatot, és elmenteni a saját sablon formátumában (STC kiterjesztéssel).
11
