Kötelező érvényű szabályzat sablonok Pénzkezelési szabályzat
Tartalomjegyzék: 1. A készpénzben történő pénzforgalom lebonyolítási rendje 1.1. A leggyakrabban előforduló pénztári pénzmozgások 2. Bankszámlán történő pénzforgalom lebonyolítási rendje 3. Bélyegek és illetékbélyegek kezelése 4. Közteherjegyek kezelése 5. Étkezési utalványok kezelése 6. Pénzszállítás
Társaságunk pénzkezelési szabályzata a 2000 évi C. törvény 14 § alapján készült. Szabályzatunk a számviteli politika szerves részét képezi. A pénzkezelés rendjéért a vállalkozás vezetője felel. A felelősség kiterjed a jogszabályi előírások megfelelő működésére, az elszámolási és nyilvántartási rend kialakítására, valamint a betartás rendszeres ellenőrzésére. Részletesen szabályozza: o a készpénzes és bankszámlaforgalom lebonyolításának rendjét, o a pénzkezelés személyi és tárgyi feltételeit, o tisztázza a felelősség kérdését, o a házipénztár és a bankszámlák közötti forgalom mikéntjét, o a pénzmozgások rendjét, o a napi készpénz záró állományának maximális értékét, o készpénzkezeléssel kapcsolatos bizonylatokat, o a nyilvántartásra vonatkozó szabályokat, o a bankszámlaforgalom rendjét, o a posta és illetékbélyegek forgalmának rendjét, o a közteherjegyek nyilvántartását, o az étkezési utalványok kezelését, o a pénzszállítás szabályait. 1. A készpénzben történő pénzforgalom lebonyolítási rendje
A rendszeres készpénzforgalmat a házipénztár biztosítja. A házipénztár működésének helye a társaság mindenkori székhelye, illetve ha a tényleges tevékenység a telephelyen folyik, akkor a cég telephelye. A házipénztár kezelését kapcsolt munkakörben a feladat ellátásával megbízott dolgozó végzi. A munkatársnak erkölcsi bizonyítvánnyal kell rendelkeznie. A pénztáros a házipénztárban köteles kezelni a pénzintézettől felvett, illetve a készpénzben fizetett számlák összegét. A pénztárban idegen pénzt, értékpapírt tartani csak az ügyvezető engedélyével lehet. A pénztáros csak valódi forgalomban
2
lévő pénzeket – bankjegy, érme – fogadhat el a befizetőktől, illetve kifizetést is csak ilyen pénzben teljesíthet. A házipénztárban a napi záró pénzkészlet összege maximum 500.000,- azaz ötszázezer forint lehet. Az esetleges számlakifizetésekre és bérfizetésekre tartalékolható összeg esetenként 2 millió Ft. Amennyiben a pénztári készpénz meghaladja az előirt összeget, úgy azt a bankszámlára be kell fizetni. A pénztárban lévő készpénzt tűzbiztos zárható kazettában kell őrizni. 1.1. A leggyakrabban előforduló pénztári pénzmozgások 1. Bevételek o készpénzfelvétel o bevételi számlák kiegyenlítése o beszerzési előleg visszafizetése o bérleti díjból levont SZJA bevételezése. o tagi kölcsön befizetése 2. Kiadások o befizetés bankba o munkabér kifizetés o anyag és árubeszerzés o szolgáltatási számlák kiegyenlítése o beszerzési előleg kiadása o kiküldetési költségek kifizetése o postaköltség o tagi kölcsön visszafizetés o szakkönyv, szaklapvásárlás és előfizetés o bérleti díj kifizetés o útiköltség térítés
3
Felsorolásunk korántsem teljes, egyéb tételek is tartozhatnak a házipénztár tételei közzé. A kiadások és a bevételek elszámolása, könyvelése a szabályszerűen kiállított számlák és pénztárbizonylatok alapján történik. A bevételi számlák kiegyenlítéséről, a készpénz felvételről, a tagi kölcsönről a beszerzési és utazási előleg visszafizetéséről a B.318-102 számú 3 példányos bevételi bizonylatot kell kiállítani, amelynek eredeti példánya a könyvelésé, a nyugta példánya a befizetőé és a harmadik tőpéldány a tömbben marad. A kiadási számlák kifizetése, a bankba történő befizetések, a tagi kölcsön visszafizetése, a beszerzési és utazási előleg kifizetése a B. 318-103 számú 2 példányos bizonylaton kerül rögzítésre. Az eredeti példány a könyvelésé, a tőpéldány a tömbben marad. A bevételeket és kiadásokat a havi pénztárjelentésben kell rögzíteni, amely hónap végén a havi záró pénzkészletet is mutatja. A pénztárbizonylatok, mivel pénz átvételére jogosítanak, szigorú számadású nyomtatványnak minősülnek. Az 5 millió Ft-ot meghaladó, egy szerződésből adódó készpénzbefizetést az APEH felé jelenteni kell. A bankból történő készpénzfelvétel készpénzfelvételi utalvánnyal történik, amelyet a bank bocsát a társaság rendelkezésére. A készpénzfelvételi utalvány szigorú számadású nyomtatványnak minősül. Amennyiben az elszámolással megbízott munkatárs tisztázatlan jellegű tranzakciót észlel – pl. fiktív számla, olyan bevétel vagy kiadás, amely mögött teljesítés nincs – azonnal konzultációt kell folytatnia az ügyvezetővel, illetve a könyvelővel. Kifizetések és bevételek csak szabályszerűen kiállított számlák és bizonylatok alapján eszközölhetők. 2. Bankszámlán történő pénzforgalom lebonyolítási rendje Társaságunk elszámolási betétszámláját a ….. Bank kezeli. Szabályzatunk elkészítésénél a számlavezető pénzintézet követelményeinek is meg kellett felelni.
4
Bankszámlán rendszeresen az alábbi tranzakciókat bonyolítjuk: 1. Bevételek: o számláink vevő általi kiegyenlítése o befizetés pénztárból o kamatjóváírás o tagi kölcsön befizetése o visszaigényelhető ÁFA visszautalása o esetleges hitelfelvétel o átvezetések o egyéb banki befizetések 2. Kiadások: o beszerzési és szolgáltatási számlák kiegyenlítése o munkabér átutalás o adók és járulékok átutalása o illetékek fizetése o hitel és hitelkamat utalása o bankköltség rendezése o készpénz felvétel bankból o átvezetések Ebben az esetben sem teljes a felsorolás, alkalmanként egyéb tételek is jelentkezhetnek betétszámlánkon. Az
elszámolási
betétszámlával
kapcsolatos
forgalom
bonyolítása
az
ügyvezető feladata, kötelessége és felelőssége. Bankkártyával is csak az ügyvezető rendelkezik. Az átutalásokat elektronikusan bonyolítjuk, a hozzáféréshez kapcsolódó jelszót 6 hónaponként változtatni kell. Az interneten keresztül történő forgalom bonyolítására az arra kijelölt személynek is jogot biztosítunk. Jelenleg ezzel a joggal a kisebbségi tulajdonos, valamint indokolt esetben a könyvelő is élhet. 5
A dolgozó munkabérének átutalását bankszámlára is kérheti. A számlavezető pénzintézet a napi forgalomról bankkivonatot küld, a bankszámlakivonat a könyvelés alapbizonylatát képezi. A bankszámla könyvelése folyamatosan történik. A könyvelésben levő elszámolási betétszámla egyenlegének mindig meg kell egyeznie az aktuális bankkivonat egyenlegével. 3. Bélyegek és illetékbélyegek kezelése
Társaságunk sem postabélyeg-, sem illetékbélyeg-készlettel nem rendelkezik, ezért szabályzatunk ezzel nem foglalkozik. 4. Közteherjegyek kezelése A közteherjegyek kezelése az illetékbélyegekkel esik egy kategóriába. Közteherjegyet a postán lehet beszerezni. A közteherjegyről nyilvántartást kell vezetni. Szigorú számadású nyomtatvány, amellyel el kell számolni. Az alkalmi munkavállalók nyilvántartását is a közteherjegyekkel kell őrizni. 5. Étkezési utalványok kezelése A társaság alkalmazottait azonos elbírálással melegétkeztetési-utalvány vagy étkezési utalvány illeti meg az adótörvényben meghatározott összegben. Az utalványok előre, havonta kerülnek kiosztásra. A dolgozók aláírásukkal igazolják az étkezési jegyek átvételét. Amennyiben az utalványok beszerzése hosszabb távra történik, őrzésük helye a házipénztár. 6. Pénzszállítás Az 500.000,- azaz ötszázezer forintot nem meghaladó készpénz szállításához mindig 1 személy szükséges. 500.001-2.000.000 Ft-ig 2 fő szükséges, 2.000.001 Fttól a pénzszállítás 2 fő jelenlétével, gépkocsival történik. Jelen szabályzatunk 2005. január 1-től van érvényben.
6
