Nummeren De informatie uit dit document vind je beknopter maar met illustraties op de website van FARO: http://www.faronet.be/dossier/nummeren-van-museumobjecten 1. Nummeren algemeen 1.1 Het nummer als identificatiemiddel 1.2 Criteria waaraan het nummer moet voldoen 1.3 Vorm 1.4 Uniciteit 1.5 Materiaalgebruik 1.6 Weergave 1.7 Positie 1.8 Gebruik van nummers in depots en exposities 1.9 Nummeren en fotograferen 1.10 Voor je begint 2. Methoden van nummeren 2.1 De vernis-stift-vernismethode 2.2 De vernis-stift-vernismethode stap voor stap a. Onderlaag b. Nummer c. Afdeklaag 2.3 Potlood 2.4 Labels 2.5 Etiketten 2.6 Barcodes en tags 3. Methoden en suggesties voor nummeren per materiaal en objecttype 4. Controle van nummers 5. Verwijderen van nummers
1
1. Nummeren algemeen 1.1 Het nummer als identificatiemiddel Objecten die tot een museumcollectie behoren, worden genummerd op, aan of direct bij het voorwerp. Doel van het nummeren is de identificatie van een voorwerp. Met behulp van het nummer is het mogelijk een relatie te leggen tussen het voorwerp en de gegevens die over het voorwerp zijn vastgelegd. Om praktische redenen wordt soms/vaak eerst met een label een tijdelijk nummer aangebracht: het volgnummer. Dit volgnummer verwijst dan meestal naar het volgnummer in het register van in- en uitgaande stukken. Daarna wordt een definitief nummer aangebracht, het inventarisnummer, dat ook wordt toegevoegd aan de objectbeschrijving en op alle papieren archiefstukken die bij het object horen. Onder definitief nummeren wordt in dit document verstaan het zodanig aanbrengen van een nummer op een voorwerp dat het gedurende lange tijd het gestelde doel kan dienen, maar zó dat het nummer indien noodzakelijk verwijderd kan worden (reversibiliteit). Het is belangrijk dat het inventarisnummer in principe onlosmakelijk verbonden is met het object. Er mogen ook geen misverstanden over de identificatie van het object ontstaan, dus geen dubbele nummers en geen ingewikkelde nummering. Bovendien mag het nummer niet per ongeluk verwijderd kunnen worden. Oude nummers die niet meer gebruikt worden, bijvoorbeeld een nummer uit de tijd dat het object nog een andere eigenaar had, worden zorgvuldig administratief bewaard. Ze kunnen belangrijke informatie opleveren over de geschiedenis van het object en de collectie. Wanneer de wens bestaat oude nummers van het object te verwijderen, mag dat alleen gebeuren na deskundig onderzoek en advies. Na documentatie (o.a. fotografisch vastleggen van het oude nummer) kan een oud nummer verwijderd worden. Ook nummers van voorwerpen die uit de collectie zijn verwijderd blijven administratief behouden vanwege de informatie die zij kunnen opleveren. Ze mogen nooit opnieuw worden toegewezen aan andere objecten. 1.2 Criteria waaraan het nummer moet voldoen Elk museum maakt afspraken over de opbouw van inventarisnummers en legt die vast in een handleiding. Daarin wordt ook beschreven hoe en waar de nummers op de objecten worden aangebracht. Op die manier weet iedereen binnen de instelling waar hij/zij een nummer moet zoeken. Hoewel ieder type object en ieder materiaal eigen eisen stelt aan de wijze waarop nummers worden aangebracht, is het praktisch om het aantal toegepaste methoden en materialen zo beperkt mogelijk te houden. Het inventarisnummer wordt zodanig aangebracht dat het voldoet aan de criteria van registratie en conservering. Die beïnvloeden de keuze van het materiaal, de weergave en de positie van het nummer. 1.3 Vorm Het is het meest praktisch om te kiezen voor een eenvoudige, duidelijke nummering. Het eerste object krijgt inventarisnummer 1, het tweede object nummer 2, et cetera. Het onderbrengen van informatie in het inventarisnummer (bijvoorbeeld het jaar van verwerving, een code voor materiaal of voor een deelcollectie) kan beter vermeden worden. Dergelijke gegevens kunnen immers genoteerd worden in de verschillende velden van de gestructureerde objectbeschrijving. Wanneer die gegevens in de toekomst gewijzigd worden, geeft dat tenminste geen problemen voor de nummering van het voorwerp Ook is het niet zinvol het museumnummer of een code van het museum, zoals een afkorting van de museumnaam, aan het inventarisnummer toe te voegen. Het maakt het nummer op 2
het object nodeloos lang, terwijl verwarring, bijvoorbeeld tijdens tijdelijke tentoonstellingen, te verwaarlozen is. Immers, een object met inventarisnummer 100 van het ene museum zal niet identiek zijn aan een object met inventarisnummer 100 van een ander museum en uit de objectbeschrijvingen zal dan snel blijken wiens object het is. Wanneer in een geautomatiseerd systeem aanloopnullen gebruikt worden, gebeurt dit alleen om het systeem goed te laten ordenen. Omdat deze nullen geen functie hebben voor het inventarisnummer zelf, is het niet zinvol deze ook op het object aan te brengen. Een eenvoudig nummer voorkomt ook onnodig veel geschrijf op het voorwerp zelf. 1.4 Uniciteit Om tot een juiste en eenduidige identificatie te komen is het noodzakelijk om elk voorwerp een uniek nummer te geven. Het nummeren van een groep samenhangende voorwerpen met één nummer betekent dat het moeilijk wordt om deze voorwerpen naderhand van elkaar te scheiden of specifieke informatie aan een van de objecten te koppelen. Het lijkt bijvoorbeeld aantrekkelijk om een lepelrek met een aantal tinnen lepels één nummer te geven. Bij nader onderzoek kan echter blijken dat de lepels door diverse tingieters zijn vervaardigd. Dat wordt moeizaam beschrijven. Nog verwarrender wordt het als een van de lepels naar het depot verhuist en een andere lepel in het rek wordt geplaatst. Om duidelijkheid te krijgen en te houden is het daarom raadzaam om ieder object een eigen inventarisnummer te geven. In bijvoorbeeld het veld opmerkingen van de beschrijvingskaart kan vermeld worden ‘zie ook inv.nrs...’ om aan te geven dat deze objecten bij elkaar in het lepelrek zijn geplaatst. Geautomatiseerde systemen voorzien vaak de mogelijkheid om andere nummers op te geven en de relatie daartussen aan te duiden. Bovendien is het handig om hier aan te geven dat een afzonderlijk voorwerp deel uitmaakt van een serie of een set. Bijvoorbeeld: deze stoel maakt deel uit van een set van zes stoelen. Alleen onlosmakelijk bij elkaar behorende objecten (een paar schoenen, kousen, kop en schotel en dergelijke) krijgen hetzelfde nummer, waarbij door toevoeging van een extensie onderscheid wordt gemaakt tussen de verschillende onderdelen. Alle losse of los te maken onderdelen van een object krijgen eveneens één nummer met extensie. Zo kan een theekop nummer 110a krijgen en de theeschotel nummer 110b. Aan een servies kan één nummer worden toegekend, waarbij de diverse onderdelen een subnummer krijgen, bijvoorbeeld 504.1 voor de terrine en 504.2a tot en met 504.2f voor de borden. 1.5 Materiaalgebruik Het inventarisnummer voegt u zelf toe en behoort dus niet tot het voorwerp. Daarom is het van belang dat de methode en het materiaal het voorwerp zo min mogelijk aantasten. - De reversibiliteit dient gewaarborgd te zijn. Met andere woorden: een nummer wordt aangebracht met middelen en methoden die, in noodgevallen, kunnen worden verwijderd zonder dat zij sporen achterlaten. - Objecten mogen door het aanbrengen van het nummer niet worden aangetast. Het is belangrijk om eerst te bepalen uit welke materialen het voorwerp bestaat en in welke conditie het verkeert. Daarvoor kan advies worden ingewonnen bij deskundigen, bijvoorbeeld bij collegamusea, museumconsulentschappen of instellingen zoals het Instituut Collectie Nederland (ICN), FARO, het Koninklijk Instituut voor het Kunstpatrimonium (KIK). - Gebruik verantwoorde materialen bij het nummeren. Dit houdt in dat zij voldoen aan de bovengenoemde voorwaarden en dat zij zelf ook zo lang mogelijk behouden moeten blijven. Gebruik daarom duurzame en lichtechte materialen, die niet verkleuren, uitlopen, verbleken, schilferen of afbladderen.
3
Wat vooral niet te doen - Breng het nummer niet aan door het in het voorwerp te krassen, graveren of te branden, of door een metalen plaatje met het nummer op het voorwerp te schroeven. Gebruik geen stempels of inkt voor voorwerpen van papier. Al deze methoden beschadigen het voorwerp onherstelbaar. Ter voorkoming van diefstal schieten zij hun doel voorbij; voor objectbeveiliging zijn andere en betere methodes beschikbaar. - Maak geen gebruik van labels met metalen hoeken, of metaaldraad om labels te bevestigen. Metaal kan krassen veroorzaken of gaan roesten, waardoor het object wordt aangetast. - Gebruik nooit zelfklevende stickers of plakband, geen nagellak, correctievloeistof, willekeurige viltstiften en dergelijke. De samenstelling is niet precies bekend. De hierin voorkomende stoffen kunnen, soms pas na langere tijd, een nadelige invloed hebben op de kleur en structuur van het museumobject. De inkt van pennen en stiften kan vervagen. Stickers kunnen hun kleefkracht verliezen en van de objecten loslaten, waardoor de relatie tussen object en beschrijving (via het inventarisnummer) verbroken is. - Breng het nummer niet aan op: Oppervlakken waarvan de conditie niet stabiel is, Plaatsen waar slijtage van het nummer kan plaatsvinden.
1.6 Weergave - Inventarisnummers worden bij voorkeur steeds in dezelfde kleur aangebracht, die goed contrasteert met de kleur van het object. Meestal wordt gekozen voor een nummer in zwarte cijfers, maar het nummer kan ook met witte cijfers worden aangebracht. Objecten van helder glas worden bij voorkeur voorzien van een nummer in witte cijfers. - Een inventarisnummer dient zo klein mogelijk te zijn, zonder de leesbaarheid in gevaar te brengen. Gestreefd kan worden naar een maximale breedte van 1 tot 1,5 centimeter. Bij grote objecten kan het iets groter, kwestie van het ook nog terug te vinden. - Een nummer wordt in strakke cijfers van hetzelfde type aangebracht. Dus geen moeilijk leesbare krulletters of Romeinse cijfers. - Sommige nummers kunnen op verschillende manieren gelezen worden. Om verwarring te voorkomen kunnen deze bij voorkeur onderstreept worden of eventueel voorzien worden van een punt. Nummer 108 wordt op zijn kop gelezen immers nummer 801. Over nummer 108 of 108. is geen verwarring mogelijk. Dit geldt bijvoorbeeld ook voor de nummers 66 en 99, 606 en 909, 106 en 901 of 601 en 109. 1.7 Positie - Een vastgelegd systeem van nummeren moet consequent gevolgd worden. Gelijksoortige voorwerpen worden zoveel mogelijk op dezelfde plaats genummerd, zodat de aard en de plaats van het nummer snel geïnterpreteerd of gevonden kunnen worden. Dit voorkomt extra hanteren van het voorwerp. - Het nummer wordt op een zo onopvallend mogelijke plaats aangebracht. Het mag niet zichtbaar zijn aan de zijde(n) die uit het oogpunt van exposeren het meest waardevol is (zijn) en het mag geen versiering, merk of iets dergelijks bedekken. Breng het nummer zodanig aan dat het geen storend element vormt. Dat kan betekenen dat een nummer aan de binnenof onderkant van een object wordt aangebracht. - Het inventarisnummer moet onder alle omstandigheden geraadpleegd kunnen worden, waarbij het museumobject zo min mogelijk verplaatst of verzet hoeft te worden. Bij zware objecten is de onderzijde bijvoorbeeld geen geschikte plaats voor het nummer, omdat het dan moeilijk leesbaar is. Hoewel het hanteren van alle voorwerpen risico met zich 4
meebrengt, geldt dat des te meer voor objecten die vanwege hun omvang, gewicht of kwetsbaarheid moeilijk hanteerbaar zijn. Daarnaast moeten nummers niet worden aangebracht op de vlakke onderzijde van een voorwerp, aangezien het risico van afslijten dan groot is. Nummer in zulke gevallen bijvoorbeeld dicht bij de onderkant van het object. - Alle losse of los te maken onderdelen van een object dienen apart te worden genummerd met hetzelfde nummer. Het is immers mogelijk dat los te maken onderdelen inderdaad los van elkaar in een depot worden bewaard. Bovendien kan een onderdeel dat nu nog vast is, over 20 jaar losgeraakt zijn. - Wanneer een voorwerp is samengesteld uit verschillende materialen, wordt het nummer aangebracht op het materiaal dat voor de gebruikte methode het minst kwetsbaar is. - Wanneer de geringe afmeting van een object (of onderdeel) het aanbrengen van het inventarisnummer onmogelijk maakt, wordt het voorwerp van een label voorzien. Bij zeer kleine of fragiele objecten die zelfs niet te labelen zijn, kan het inventarisnummer op het bijbehorende doosje of andere verpakking worden aangebracht. 1.8 Gebruik van nummers in depots en exposities - Objecten in het depot kunnen een extra vermelding van het inventarisnummer krijgen door er een label met het nummer aan te bevestigen. Praktisch voordeel daarvan is dat het nummer zichtbaar is, zonder dat men het object in handen hoeft te nemen of op te tillen, bijvoorbeeld wanneer het hoog op een stelling staat. Wanneer het object wordt tentoongesteld, kan de label worden verwijderd. Bij objecten in een doos of andere verpakking is het handig het inventarisnummer daarop extra te vermelden om de herkenbaarheid te vergroten. - Verpakkingsmateriaal en ondersteuningen die speciaal zijn bedoeld voor een object kunnen ook genummerd worden. Zo blijft duidelijk welke depotmaterialen bij welk voorwerp horen. - Bij objecten op zaal en in een vitrine kan het inventarisnummer op het tekstbordje of bijschrift geplaatst worden. Dit is zeker nuttig als het nummer niet meer aan het voorwerp vasthangt. Bovendien is het praktisch om een plattegrond van een tentoonstellingsruimte te maken en hierop van alle voorwerpen het inventarisnummer aan te geven. Zo weet je de voorwerpen snel terug te vinden. 1.9 Nummeren en fotograferen Het is raadzaam om tegelijkertijd met het nummeren van objecten de voorwerpen te fotograferen. De objecten zijn dan immers binnen handbereik. Wanneer geen digitale beeldopslag wordt gebruikt, is het raadzaam om het inventarisnummer mee te fotograferen zodat verkeerde identificatie van voorwerpen wordt voorkomen. Dat kan met behulp van zogenaamde garderobeblocs, dobbelstenen met cijfers of etalagenummersystemen. Een andere mogelijkheid is de toepassing van een fototoestel waar de datuminvoer gebruikt kan worden om het inventarisnummer toe te voegen. Om een goede indruk te krijgen van het voorwerp is het ook handig een indicator van de grootte, zoals een liniaal, en een kleurenkaart mee te fotograferen. 1.10 Voor je begint Voordat met het nummeren van een voorwerp begonnen kan worden, wordt eerst bepaald aan de hand van de aard van het materiaal en het voorwerp welke methode gebruikt gaat worden en op welke plaats het nummer wordt aangebracht. Als het goed is zijn daarvoor richtlijnen vastgelegd in een eigen handleiding van je museum. Alvorens te gaan nummeren verdient het aanbeveling flink te oefenen op gelijksoortig materiaal, omdat het aanbrengen van de nummers vaak enige handigheid vereist. Voor het nummeren van objecten moet voldoende tijd worden uitgetrokken om een goed resultaat te bereiken. Geduld en een vaste hand zijn noodzakelijke ingrediënten. 5
Let op een goede bescherming van object én medewerker: - Gebruik nitrilhandschoenen. Katoenen handschoenen kunnen eventueel ook gebruikt worden; de fijne grip en motoriek worden door katoenen handschoenen echter meer belemmerd dan met de strak aansluitende nitril handschoenen. - Draag bij voorkeur geen kleding met wijde mouwen en (grote) sieraden, pas op met bungelende leesbrillen. - Bij langdurig gebruik van nummermaterialen met oplosmiddelen, zoals Paraloid B72 (een methode waarvoor inmiddels een goed alternatief bestaat – zie 2.1), is voldoende afzuiging noodzakelijk. - Zorg voor een schone werktafel met voldoende ruimte. - Zorg ervoor dat de objecten tijdens het droogproces rustig en veilig kunnen blijven liggen. - Voorzie de werktafel eventueel van een zachte laag poly-ethyleenschuim, MAF of noppenfolie (beter niet voor papieren voorwerpen). - Voorkom aanraking met ogen en huid. 2. Methoden van nummeren Afhankelijk van het type object en de materialen waaruit het is samengesteld, kunnen verschillende methoden van nummeren worden gebruikt. 2.1 De vernis-stift-vernismethode Museumvoorwerpen worden veelal genummerd door het inventarisnummer tussen twee vernislagen aan te brengen. Een nog veel gebruikte methode is de zogenaamde lak-inkt-lak methode, waarbij als lak Paraloid B72 25% in aceton wordt gebruikt in combinatie met een nummer van OostIndische inkt. In de praktijk is het nummeren met pen en inkt lastig: een eenvoudige stift zou verbetering brengen. Voor dit doel heeft het ICN in 1998, op verzoek van het LCM, een onderzoek afgerond naar de bruikbaarheid en lichtechtheid van een aantal inkten en stiften in combinatie met diverse duurzame, niet vergelende lakken. Van de onderzochte lakken kwam Golden Polymer Varnish with UVLS (matte) als beste uit de test. Goedgekeurde stiften voor het nummeren in combinatie met deze onverdunde vernis zijn (in volgorde van testresultaten): Edding 780 paint marker 0.8 (zwart), Pentel super fine point MF50, Edding 1800 profi-pen 0.3, Copic multiliner 0.3, Pilot drawing pen 0.2, Staedtler pigment liner 0.3, Unipin fineline 0.2 (alle zwart) en Edding 780 paint marker 0.8 (wit). De oude methode met Paraloid B72 in combinatie met Oost-Indische inkt, de ‘lak-inktlakmethode’ blijft bruikbaar voor het nummeren van museumvoorwerpen. De nieuwe methode, de vernis-stift-vernismethode, is gebruiksvriendelijker en veiliger omdat hierbij gebruik gemaakt wordt van een vernis op waterbasis (geen organische oplosmiddelen) in combinatie met de onderzochte stiften. Maak alleen gebruik van de in bovenstaande productinformatie genoemde vernissen, stiften en inkten en gebruik de materialen (lak-inkt-lak en vernis-stift-vernis) niet door elkaar. Beide methoden zijn geschikt voor harde materialen met een poreus of een niet-poreus oppervlak, zoals keramiek en glas, metaal en hout. Dergelijke voorwerpen mogen niet zonder meer met inkt of viltstift gemerkt worden, omdat die stoffen in het materiaal trekken. Voor papier, textiel en kleine of fragiele voorwerpen zijn andere methoden van nummeren geschikter. Voorwerpen die zelf voorzien zijn van een laklaag kunnen eveneens aangetast worden, met name door de lak-inkt-lakmethode, als de laklaag gevoelig is voor aceton. Objecten van kunststof mogen niet met deze methoden worden genummerd. 6
Er zijn erg veel verschillende soorten kunststoffen en het is vooralsnog onduidelijk hoe een kunststof zal reageren op bestanddelen van de toegepaste lak. Gebruik in dit geval altijd een label. 2.2 De vernis-stift-vernismethode stap voor stap a. Onderlaag Over het algemeen zal het niet nodig zijn om een voorwerp vooraf schoon te maken, voorzichtig afstoffen mag wel, om een onderlaag van vernis (of Paraloid) aan te brengen. Wanneer een voorwerp zodanig is vervuild of verroest dat het aanbrengen van een duurzame onderlaag niet mogelijk is, is advies van een restaurator noodzakelijk. Er wordt een grondlaag aangebracht met vernis. Dit mag niet (veel) groter zijn dan het nummer dat erop moet komen. De laag moet sluitend zijn, om indringing en schade van de inkt te voorkomen. Ook een ogenschijnlijk niet-poreus materiaal, zoals bijvoorbeeld glas en porselein, wordt voorzien van een onderlaag. Bij poreuze oppervlakken, zoals van hout, betekent dit meestal dat na enige droging van de eerste laag, nogmaals vernis wordt aangebracht op dezelfde plaats. Uiteraard beïnvloedt dit de tijdsduur van het drogen. Bij één laag duurt het drogen een half uur tot een uur. Overigens zal het bijna altijd zo zijn dat de onderlaag ook enigszins in het materiaal trekt. Die onderlaag mag alleen weer verwijderd worden door deskundigen. b. Nummer Wanneer de onderlaag droog is, kan het inventarisnummer worden aangebracht. Vermijdt hierbij krassen in het oppervlak, die kunnen ontstaan door veel kracht te zetten of door scherpe voorwerpen. Het nummer dient eveneens voldoende droogtijd te krijgen. Het is mogelijk dat het drogen van het nummer lang duurt als gevolg van een te hoge relatieve vochtigheid in de ruimte. Eigenschappen van verschillende schrijfmiddelen: Stift: eenvoudig en duidelijk mee te schrijven, ook ‘op zijn kop’, krast niet. Oost-Indische inkt: er kan duidelijk mee geschreven worden, maar er kan geknoeid worden. Inktpennen kunnen bovendien krassen in het oppervlak geven. Plakkaatverf kan gebruikt worden in combinatie met Paraloid B72. Dit wordt aangebracht met een klein penseel van marterhaar. Een eigenschap van plakkaatverf is dat het in water oplosbaar is en dat een nummer, bijvoorbeeld wanneer een verkeerd inventarisnummer op een object is aangebracht, eenvoudig kan worden verwijderd. Een nadeel is dat klein en duidelijk schrijven niet eenvoudig is en er gemorst kan worden. c. Afdeklaag Over het nummer wordt, om beschadiging en slijtage van het nummer te voorkomen, een afdeklaag aangebracht met vernis. Deze laag mag niet groter zijn dan de onderlaag. Voor iedere laag, ook voor het nummer, moet een droogtijd gerekend worden van minstens één uur. Het is dus praktisch om een aantal objecten tegelijkertijd van een definitief nummer te voorzien. 2.3 Potlood Bij het nummeren van voorwerpen van papier en foto’s die afgedrukt zijn op papier, wordt gebruik gemaakt van een zacht potlood met hardheidsgraad B. Om te voorkomen dat het voorwerp beschadigd wordt, moet het zo mogelijk op een harde ondergrond worden gelegd. Er mag niet hard gedrukt worden bij het schrijven van het nummer. Het nummer wordt genoteerd aan de achterkant aan de rand, op een vaste plaats.
7
2.4 Labels Een object kan van een tijdelijk nummer worden voorzien door er een genummerde label aan te bevestigen. Ook voor het definitief inventarisnummer zijn labels aan te raden, namelijk voor voorwerpen die te klein of te kwetsbaar zijn om het definitieve nummer direct op aan te brengen, of die van een materiaal zijn gemaakt waarvoor nog geen andere geschikte methode van nummeren bekend is (bijvoorbeeld kunststof). Tijdelijke bruiklenen worden ook veelal van een label voorzien. Het nummeren van objecten in langdurig bruikleen dient te gebeuren in overleg met de bruikleengever, tenzij deze al een nummer heeft aangebracht. Labels kunnen worden gemaakt van permanent houdbaar papier dat voldoet aan de Nederlandse norm voor permanent houdbaar papier, NEN 2728. Indien dit papier niet verkrijgbaar is, kies dan voor papier dat voldoet aan de norm DIN 6738, Lebensdauer-Klasse 24-85 of ISO 9706. Wanneer gebruik wordt gemaakt van papier dat zwaarder is dan 120 g/m2, moet het voldoen aan de ICN-kwaliteitseis nr. 1, 2 of 6. Deze kwaliteitseisen worden gesteld aan papier of karton voor archiefomslagen en omslagen voor prenten en tekeningen. Wanneer het nummer op een papieren label wordt geprint met behulp van een computer of via een kopieermachine, dan moet worden gelet op de duurzaamheid van de printuitdraai of de kopie. Het ICN en TNO hebben onderzoek gedaan naar de kwaliteit van kopieerapparaten. Het ICN beschikt over de resultaten van dit onderzoek. Uit testen van het Centrum voor Onderzoek en Technisch advies (COT) is gebleken dat de uitdraai van verschillende printers niet voldoet aan duurzaamheid op lange termijn (zo’n honderd jaar). Dit onderzoek is uitgevoerd in opdracht van het Ministerie van Justitie omdat de houdbaarheid van akten van de Burgerlijke Stand en officiële stukken, zoals voor archieven en notariaat, gewaarborgd dient te zijn. De testen van het COT zijn gericht op bestendigheid tegen UV-licht, druk, veegvastheid, warmtebelasting, wisselende luchtvochtigheidsbelasting en op mechanische bestendigheid en chemicaliënbestendigheid. Wat betreft de printers is gebleken dat alleen de uitdraai van matrix- en laserprinters duurzaam is. De uitdraai van inkjetprinters is niet watervast en lichtecht. Informatie over geschiktheidsverklaringen kan bij het COT worden opgevraagd. Een duurzaam label kan ook worden geknipt van kunststof zonder weekmakers, zoals een dikkere kwaliteit Melinex. Knip de hoeken af, zodat de label niet kan blijven haken. Na opruwen met polijstpapier kan het nummer met behulp van een watervaste stift op de label worden gezet. Met een verhitte naald wordt vervolgens een gaatje in de label geprikt. Labels worden met een stevige katoendraad of draad van polyester aan het object bevestigd. Gebruik voor het bevestigen van een label nooit een elastiek of ijzerdraad! 2.5 Etiketten Soms wordt het nummer aangebracht met behulp van etiketten, zoals bij gelakte oppervlakken. Dit mogen echter nooit zelfklevende etiketten zijn, omdat de lijmlaag daarvan te agressief is en het materiaal zou kunnen aantasten. Het nummer wordt met potlood of geteste schrijfwaren op een strookje permanent houdbaar papier geschreven dat wordt opgeplakt met behulp van Pritt Plakstift. Gebruik deze methode alleen als vernis-stift-vernismethode, potlood en labels niet mogelijk zijn en gebruik nooit een etiket op een oppervlak in een slechte conditie. Een groot nadeel van deze methode is dat de plakkracht van de lijm kan afnemen in de loop van de tijd, waardoor het etiket van het voorwerp kan vallen.
8
Op textiel wordt het nummer met een stoffen etiket aangebracht. Het nummer wordt met een goedgekeurde watervaste stift op naadband van ongebleekte katoen geschreven, of met een typemachine met watervast typelint op weekmakervrij polyester (Lintfree doekjes) getypt. Zet het merk vervolgens vast op een onopvallende plaats, met een dunne draad, bijvoorbeeld zijdefilament, of dun polyester naaigaren. Gebruik een zo dun mogelijke, roestvrije naald. Het merk hoeft slechts met een paar losse steken aan het object gehecht te worden. Trek de steken vooral niet te hard aan. Het is dus niet de bedoeling het nummer met behulp van een naaimachine vast te naaien aan het object. Probeer tussen de draden van het textiel te steken en niet dwars erdoorheen, zodat het textiel zo min mogelijk wordt beschadigd. 2.6 Barcodes en tags In sommige musea, met name musea met grote collecties en veel standplaatswisselingen, wordt gewerkt met streepjescodes (barcodes) en aanverwante methoden. In de codes kan zowel de identificatie als allerlei informatie (uit het registratiebestand) vermeld worden. In veel gevallen gaat het om een aanvullende vermelding van het inventarisnummer op de verpakking of stelling in de vorm van een barcode. Het muteren van standplaatsgegevens van grote hoeveelheden voorwerpen kan zo efficiënt gebeuren. Barcodes worden meestal als label gebruikt en niet op het voorwerp aangebracht, omdat ze vrij groot zijn en een uit conserveringsoogpunt veilige methode voor het aanbrengen niet voorhanden is. De ‘dot matrix’ is een veel kleinere puntcodering, die experimenteel wordt toegepast. Ook zijn er experimenten met het aanbrengen van barcodes door ze op Lintfree te plakken. Dit pakket wordt vervolgens in het museale textiel genaaid. Een ander onderzoek is gaande naar het ‘inbedden’ van tags (etiketten zonder lijm) in verschillende lagen Paraloid B72. Tenslotte is het gebruik van ‘electronische tags’, ook wel ‘talking tags’, onderzocht. Deze interactieve chips bieden meer mogelijkheden dan barcodes. Zo kan het museum zelf kiezen om bepaalde informatie in de tag vast te zetten, terwijl andere gegevens overschreven kunnen worden (barcode-informatie is statisch). Een tag is gemaakt van koper en silica. De indeling van tags is gestandaardiseerd. Musea die met dit systeem werken kunnen gegevens uit de tags van andere musea lezen. Hierdoor kan bijvoorbeeld bruikleenverkeer vergemakkelijkt worden. De gegevens op de tag worden door middel van een antenne (radiogolven) gelezen. Dit kan door de verpakking heen en er kunnen meerdere tags tegelijkertijd worden gelezen. Voor het identificeren van prenten in een prentendoos, is het niet meer nodig de doos te openen; de gehele inhoud van de doos kan door middel van een antenne worden gelezen. Hierdoor hoeven voorwerpen minder vaak gehanteerd te worden en het levert een tijdsbesparing op. De gegevens van de tag kunnen gekoppeld worden aan calamiteitenplannen en publiekssystemen. 3. Methoden en suggesties voor nummeren per materiaal en objecttype Afhankelijk van het objecttype en de materialen waaruit een object is samengesteld, is naast de methode van nummeren ook de plaats van het nummer van belang. Per materiaal of objecttype volgt hier een overzicht van de verschillende methoden van nummeren en de suggestie voor de plaats van het nummer.
9
Methoden van nummeren en suggesties voor plaats van het nummer per materiaal/objectsoort Materiaal Been, hoorn, ivoor, schildpad Dieren, opgezet
Fotografisch materiaal
Objecttype
Methoden Label of vernis-stift-vernis Label of vernis-stift-vernis
Insecten
Label
Afdrukken op papier
Potlood hardheid B
Afdrukken op polyethyleen
Noteer het nummer met potlood op een klein strookje Japans papier en plak dit met droge gluton op de achterzijde Etiketteer speciale PAT-geteste fotohoesjes met Filmoplast P of Archival Document Repairtape en geteste stiften. Zie ook algemene informatie over etiketten Los label
Papier en polyethyleen
Foto's in kastjes (daguerrotypie, ferrotypie) etc. en foto's op porselein Glas
Vernis-stift-vernis, met witte stift. Dit valt bij blank glas minder op dan zwart Bij instabiel (tranend, schilferend) glas: nummer op Melinex bandje Vernis-stift-vernis
Gepolychromeerde (beschilderde) objecten
Hout
Vernis-stift-vernis
Etiket Keramiek
Vernis-stift-vernis
Tegel Kunststof
Vernis-stift-vernis Label (lak en vernis kunnen inwerken op kunststof) Vernis-stift-vernis
Leer en bont
Schoen Metaal
Vernis-stift-vernis Vernis-stift-vernis
Munt
Zuurvrij karton met nummer (potlood of stift) Bijbehorend hoesje of bijbehorende cassette van permanent houdbaar papier of weekmakervrije kunststof
Plaats/overige opmerkingen Vernis-stift-vernis aan de onderzijde Om poot o.i.d. Op ondergrond, zitstok (bij vogel e.d.) Naast insect prikken m.b.v. insectenspeld Op achterzijde van de foto, op een vaste plaats, nummer ook eventuele passe-partouts en bijbehorende lijsten Nadeel: kan loslaten op den duur
Bij een stabiel en niet te vochtig klimaat (i.v.m. vochtproblemen)
Verwijderen bij expositie
Bandje om bijvoorbeeld de steel van een glas bevestigen Onderzijde (mits niet schurend over ondergrond) van een klein object, achterzijde van een groot object, vaste plaats linksof rechtsonder Onderzijde (mits niet schurend over ondergrond) van een klein object, achterzijde van een groot object, vaste plaats linksof rechtsonder Als vernis-stift-vernis niet mogelijk is Op makkelijk terug te vinden onopvallende plaats (zie ook: plaats bij hout) Op de zijkant en achterkant op en vaste afgesproken plaats
Aan de achterzijde (de vleeszijde) Gevoerde objecten als bij textiel Op de achterkant, binnenzijde van de hak Op makkelijk terug te vinden onopvallende plaats Onder de munt leggen Munt insteken
10
Materiaal Metaal (vervolg)
Papier
Plantenmateriaal
Objecttype Bestek, dat zowel 'open' als 'gesloten' wordt getoond Sierraad Aquarel, prent, tekening
Methoden Label
Plaats/overige opmerkingen Verwijderen bij expositie
Label Potlood, B of HB
Boek
Potlood of: aparte legger van zuurvrij, permanent houdbaar papier of weekmakervrij polyesterfolie met het nummer Vernis-stift-vernis
Verwijderen bij expositie Op achterzijde en op passepartout, eventueel op de lijst, vaste plaats Linksboven op de binnenzijde van het omslag, indien deze is geïllustreerd, dan op de eerstvolgende blanco pagina
Glad, niet poreus: bamboe, rotan Ruw, poreus
Schilderij
Label, etiket (zie textielmethoden) Vernis-stift-vernis of etiket
Schilderijlijst
Vernis-stift-vernis of etiket
Textiel
Urushi (oosters lakwerk)
Steen
Kostuumonderdelen
Vlakke textiel, zoals gordijn, vloerkleed etc.
Geteste stift of watervaste typemachine-inkt op naadband of Lintfreedoekje Geteste stift of watervaste typemachine-inkt op naadband of Lintfreedoekje
Zeer fragiele textiel
Etiket op verpakking
Zeer kleine objecten Paraplu
Label Geteste stift of watervaste typemachine-inkt op naadband of Lintfreedoekje Nummer met potlood of getest schrijfmateriaal op een etiket van houdbaar papier of Japans papier Vernis-stift-vernis
Op makkelijk terug te vinden onopvallende plaats Op spieraam of op de lijst, op een vaste plaats aan de onderzijde. Nooit etiketten plakken of schrijven op de achterzijde van doek of paneel Achterzijde onderaan op een vaste afgesproken plaats Op vaste plaats, bijvoorbeeld onderaan binnenkant zijnaad, steeds aan dezelfde zijde Sterk gedeelte, kies een vaste plaats, bijvoorbeeld in de zoom. Bij vloerkleden: aan de onderzijde in twee hoeken, diagonaal van elkaar Op de bijbehorende geschikte verpakking (textiel bvk tonen in die verpakking) Verwijderen bij expositie Aan balein
Op makkelijk terug te vinden onopvallende plaats
Op makkelijk terug te vinden onopvallende plaats Kristallen van zeer Label Met label in glazen buisje klein formaat bewaren Veren object Label Verder mal nummeren met vernis-stift-vernis Ondersteuningsmateriaal Mallen, opgevulde Voorwerp zelf hoeft niet meer t.b.v. verschillende kledinghangers, gehanteerd te worden: het voorwerpen hoezen nummer is leesbaar op het ondersteuningsmateriaal. Fragiele voorwerpen hoeven niet meer genummerd te worden, zeker als het object met ondersteuning getoond wordt. De verschillende methoden staan kort genoemd in de tabel. In de voorgaande paragrafen staat omschreven hoe te werk te gaan. Daar waar vernis-stift-vernis wordt aanbevolen, kan ook de lak-inkt-lakmethode worden gebruikt. Sommige objectsoorten die bestaan uit meerdere materialen zijn bij het meest voor de hand liggende hoofdmateriaal ondergebracht.
11
4. Controle van nummers Het is aan te bevelen om direct na het nummeren de inventarisnummers te controleren. Aan de hand van de gegevens op de beschrijvingskaarten/records kunnen fouten direct worden hersteld. Controle van de leesbaarheid van nummers kan in de dagelijkse museumpraktijk en passant worden gedaan. Bij keramiek bijvoorbeeld kan zoutuitbloei een nummer na verloop van tijd ‘wegdrukken’. Wanneer de conditie van voorwerpen op regelmatige basis wordt gecontroleerd, kan worden vastgelegd dat daarbij ook wordt gekeken naar de leesbaarheid van het inventarisnummer. Als een voorwerp kapot gaat of als er bijvoorbeeld ergens schilfers vanaf gaan, doe de onderdelen dan in aparte minigrip-zakjes (zonder weekmakers) of in aparte zuurvrije enveloppen. Evenmin de restanten (schilfers) weggooien, bewaar deze ook in een zakje. Zet op de lege zakjes eerst het registratienummer en eventueel een aanduiding of omschrijving van het object. Controleer of alle fragmenten zijn geborgen. 5. Verwijderen van nummers Hoewel definitieve nummers in principe van voorwerpen verwijderd moeten kunnen worden, mag dat alleen gebeuren in echt noodzakelijke gevallen. Oude nummers worden immers zoveel mogelijk bewaard. Het verwijderen van nummers moet met de grootste voorzichtigheid gebeuren. Zelfs wanneer nummers zijn aangebracht met de in dit hoofdstuk aangeraden methoden, is het vaak moeilijk de materialen zodanig te verwijderen dat er geen (zichtbare of onzichtbare) resten in de ondergrond achterblijven. De middelen die voor het verwijderen gebruikt worden zijn bovendien vaak agressief en kunnen het object aantasten. Raadpleeg daarom altijd eerst een deskundige (bijvoorbeeld het ICN, het KIK) wanneer een nummer moet worden verwijderd.
Door objecten van een inventarisnummer te voorzien zoals in dit hoofdstuk is beschreven, kunnen collecties optimaal worden beheerd terwijl de objecten zo min mogelijk worden aangetast. Zo kan de informatie die de voorwerpen bevatten goed toegankelijk worden gemaakt, terwijl het behoud van de objecten daardoor niet wordt belemmerd. Meer informatie over duurzame materialen is onder andere te vinden in de Regeling duurzaamheid archiefbescheiden, 2002, te vinden via www.rijksarchiefinspectie.nl
12
