SMĚRNICE generálního ředitele Národního památkového ústavu č 9/2004/NPÚ kterou se upravuje postup při inventarizaci mobiliárních fondůl V souladu s článkem VIII/3 Statutu Národního památkového ústavu (dále jen „NPÚ”) vydávám k zajištění jednotného postupu při inventarizaci mobiliárních fondů, se kterými je NPÚ příslušný hospodařit podle zákona č. 219/2000 Sb., ve znění pozdějších předpisů, tuto směrnici. Článek I Obecná část 1) Národní památkový ústav prostřednictvím ústředního pracoviště a územních odborných pracovišť zabezpečuje provádění řádných a mimořádných inventarizací mobiliárních fondů. Účelem inventarizace je ověřování skutečného fyzického stavu, způsobu ochrany a úplnosti mobiliárního fondu ve srovnání s údaji v základní a průběžné evidenci mobiliárního fondu jakož i porovnání s dřívějším stavem. 2) Mobiliární fondy jsou dlouhodobým jiným hmotným majetkem. Článek II Druhy a termíny inventur Inventarizace jsou řádné a mimořádné. 1) Řádné inventarizace mobiliárního fondu příslušného objektu se provádějí každým rokem pokud počet předmětů mobiliárního fondu nepřesahuje 1000, jinak každé 3 roky. U mobiliárního fondu nad 10000 předmětů může generální ředitel NPÚ stanovit lhůtu až o 2 roky delší, popř. stanovit postupné dílčí inventarizace tak, aby nejpozději do 5 let byla provedena inventarizace celého mobilárního fondu příslušného objektu. 2) Mimořádné inventarizace musí být provedeny vždy při změně pracovníka odpovědného za svěřený mobiliární fond příslušného objektu, při zjištění závažných závad v ochraně a v evidenci mobiliárního fondu, jakož i po zjištění takových událostí, jimiž mohou být ohroženy úplnost a stav mobiliárního fondu a příslušný objekt. Provedení mimořádné inventarizace může kromě toho nařídit i z jiných důvodů Ministerstvo kultury Č R , generální ředitel NPÚ nebo ředitel územního odborného pracoviště. 3) Inventarizaci podléhá celý mobiliární fond příslušného objektu. Článek III Inventarizační komise 1) Generální ředitel NPÚ nebo ředitel územního odborného pracoviště (při mimořádné inventarizaci MKČR nařizující inventarizaci) písemně ustanoví k provedení inventarizace jednu nebo několik inventarizačních komisí, z členů inventarizačních komisí určí předsedu, který inventarizační práce řídí. Při více než jedné inventarizační komisi zřídí hlavní inventarizační komisi pro koordinaci inventarizačního protokolu.
1
Kmenové a svozové mobiliární fondy, další kulturní památky, sbírkové předměty a předměty kulturní hodnoty.
Každá inventarizační komise musí být nejméně tříčlenná. Alespoň jeden člen inventarizační komise musí mít základní znalosti o příslušných druzích předmětů inventarizovaného mobiliárního fondu. Pracovník odpovědný za mobiliární fond na objektu může být členem inventarizační komise, nikoli však jejím předsedou. Členům komise (komisí) musí být umožněn vstup do všech prostor objektu a musí mít k dispozici příslušnou evidenci, záznamy a doklady. Článek IV Podklady k inventarizaci 1) K inventarizaci jednotlivých předmětů mobiliárního fondu příslušného objektu slouží zejména následující písemné a jiné podklady: − inventární knihy případně inventární seznamy, tj. soupis veškerého mobilárního fondu objektu řazený v souvislé vzestupné číselné řadě − kartotéka evidenčních listů základní evidence mobiliárního fondu včetně identifikační fotodokumentace − lokační katalog aktualizovaný ke dni inventury (ve formě místního seznamu podle umístění věcí v jednotlivých prostorách a ve formě rejstříků inventárních čísel věcí vedených v aritmetickém pořadí s odkazem na jejich umístění v příslušných prostorách) − knihy průběžné evidence, tj. knihy zápůjček, výpůjček, knihy restaurátorských prací, knihy přírůstků a úbytků − složky reversů a smluv − zápisy s předešlých inventarizací. Výše uvedená dokumentace je součástí základní a průběžné evidence ke každému mobiliárnímu fondu v souladu s metodikou pro zpracování, vedení a uchovávání základní evidence mobiliárních fondů. Článek V Průběh inventarizačních prací 1) Zahájení inventarizačních prací proběhne na základě písemného příkazu ředitele územního odborného pracoviště nebo generálního ředitele NPÚ. V příkazu ředitel stanoví zejména rozsah osobních odpovědností při organizačním zajištění a termín inventarizace Inventarizační komise provádí fyzickou inventuru předmětů srovnáním jejich popisu a fotodokumentace v kartě základní evidence mobiliárních fondů, případně popisem v místních seznamech se skutečností. Následně provede narovnání fyzicky zjištěných inventárních čísel na číselnou řadu v inventární knize, případně v inventárním seznamu. Identifikovaný předmět se označí dohodnutou značkou v inventární knize, případně v inventárním seznamu. Inventarizované prostory se pečetí vždy při mimořádných inventurách, u řádných inventur na základě rozhodnutí komise. V případě změny pracovníka odpovědného za svěřené věci památkového objektu se v den protokolárního předání předávají zároveň i klíče od jednotlivých místností novému odpovědnému pracovníku. Dokumenty používané v průběhu inventarizace se po ukončení denní práce uloží v zapečetěném
2
prostoru, při zahájení další práce je prostor odpečetěn za přítomnosti všech členů inventarizační komise. 2) Ú předmětů, které jsou v době provádění inventarizace mimo objekt se provede dokladová inventura. Fyzické inventarizaci podléhají předměty tehdy, jsou-1i mimo příslušný objekt déle než 1 rok. Fyzickou inventarizaci v rámci NPÚ může provést i jiné územní odborné pracoviště. K zápůjčce do zahraničí se tato lhůta stanoví 3 roky. Zjistí-li inventarizační komise, že některý evidovaný předmět chybí, může stanovit lhůtu na dohledání a to nejdéle 3 měsíce. O výsledku dohledání sepíše inventarizační komise zápis, který je součástí inventarizačního protokolu. V případě, že pátrání bylo bezvýsledné, považují se chybějící předměty nebo soubor předmětů za ztrátu. O této skutečnosti uvědomí předseda inventarizační komise ředitele územního odborného pracoviště a ten okamžitě Policii CR Zjistí-1i komise, že evidovaný předmět byl zásadněji poškozen ve srovnání se stavem v dokumentaci, nebo se stavem zjištěným při poslední inventarizaci uvede tuto skutečnost v inventarizačním protokolu. Zjistí-li inventarizační komise při inventarizaci předmět, který podle inventarizační knihy nebyl dosud součástí mobiliárního fondu památkového objektu, uvede tuto skutečnost v zápise o inventarizaci a zaeviduje takovouto věc v knize přírůstků a základní evidenci mobiliárního fondu a dá podnět k prohlášení za kulturní památku. 3) Inventarizační komise při provádění inventarizačních prací v případě potřeby vypracovává návrh na vytřídění předmětů z mobiliárního fondu příslušného objektu. Jde pouze o předměty, které se staly neupotřebitelné z důvodů svého úplného fyzického zničení. Inventarizační komise pořídí seznam těchto předmětů se zdůvodněním a NPÚ požádá Ministerstvo kultury ČR o zrušení prohlášení za kulturní památku. 4) O výsledcích inventarizace pořídí inventarizační komise protokol. Inventarizační protokol se pořizuje nejméně ve třech vyhotoveních. Jedno vyhotovení inventarizačního protokolu bude uloženo na příslušném objektu jako součást evidence mobiliárního fondu. Do 10 dnů po skončení inventarizace zašle inventarizační komise po jednom vyhotovení inventarizačního protokolu řediteli příslušného územního odborného pracoviště a generálnímu řediteli NPÚ. Inventarizační protokoly musí být uloženy na bezpečném místě. Přístup k nim mají pouze pověření pracovníci. Protokol o inventarizaci se provádí ve vzorových formulářích programu CastIS, jejichž obsah tvoří nedílnou součást této směrnice. Protokol může být doplněn o další potřebné údaje. Článek VI. Vypořádání inventarizačních rozdílů Příslušné územní odborné pracoviště se seznámí s výsledky inventarizace, popř. si vyžádá vysvětlení, a navrhne další opatření. Po zjištění příčin škod a ztrát se vypořádají inventarizační rozdíly, zjištěné při inventarizaci mobiliárního fondu, nejpozději do 3 měsíců po datu skončení inventarizace (datu inventarizačního protokolu). Zjistí-li se provedenou inventarizací, že ztrátu, poškození, případně další škodu, zavinil pracovník, a není-1i podezření, že jde o trestný čin, provede organizace opatření k náhradě způsobené škody podle obecných právních předpisů.
3
Článek VII Odpovědnost za provádění a dodržování této směrnice Za dodržování této směrnice odpovídají ředitelé územních odborných pracovišt', pracovníci odpovědní za svěřený mobiliární fond příslušného objektu, předsedové a členové inventarizačních komisi. Článek VIII Účinnost Tato směrnice nabývá účinnosti dnem 1. 7. 2004. Dnem účinnosti se ruší všechny interní předpisy k inventarizaci mobiliárních fondů, které byly vydány Stáními příspěvkovými organizacemi zřízenými Ministerstvem kultury ČR na úseku Státní památkové péče uvedených v čl. I. Rozhodnutí MK ČR č.j. 11.617/2002 ze dne 1. 1. 2003. Inventarizace mobilárních fondů zahájené na územních odborných pracovištích před dnem účinnosti této směrnice, budou dokončeny podle interních předpisů na jejichž základě byly zahájeny. V Praze dne 28. 6. 2004
4
Protokol o provedené inventarizaci mobiliárního fondu Typ inventury: Z příkazu: Datum poslední inventarizace: byla provedena inventarizace mobiliárního fondu ve dnech: Inventarizační komise ve složení:
Tento protokol tvoří:
ze dne:
číslo:
předseda:
členové:
1. Základní údaje mobiliárního fondu 2. Zápis průběhu inventarizace mobiliárního fondu 3. Přílohy číslo 1 — 5 3.1 Seznam nenalezených předmětů 3.2 Seznam přírůstků 3.3 Seznam předmětů zapůjčených na jiné objekty v rámci NPÚ 3.4 Seznam předmětů zapůjčených mimo NPÚ 3.5 Seznam výpůjček 3.6 Seznam předmětů t.č. v restaurování 3.7 Seznam předmětů doporučených k restaurátorskému nebo konzervátorskému zásahu 3.8 Seznam předmětů navržených inv. komisí k vyřazení — zrušení prohlášení za kulturní památku 3.9 Seznam úbytků 4. Zhodnocení uložení předmětů 5. Prohlášení
1. Základní údaje mobiliárního fondu vyplývající z této intentarizace inventárních čísel Celkové počty A. mobiliární fond vlastní: B. vypůjčené předměty: B.B předměty v restaurování: C. zápůjčky v rámci NPÚ: D. zápůjčky mimo NPU: E. předměty v restaurování:
jednotek
UN do poslední inventury F. úbytky: G. přírůstky: Mimo evidenci: H. nenalezené předměty: I. vyřazené předměty: J. poškozené předměty:
po ní
celkem
Na objektu: Vlastních: Výpůjček:
Základní podklady pro inventarizaci: Skutečný zjištěný stav mobiliárního fondu byl porovnán s těmito podklady: - inventární kniha (inventární seznam), kartotéka evidenčních listů, lokační katalog, knihy průběžné evidence (knihy výpůjček, zápůjček, knihy restaurátorských prací, knihy přírůstků a úbytků, složky reversů a smluv, zápisy z předchozích inventarizací) Při této inventarizaci mobiliárního fondu bylo použito značky — razítka INVENTÚRA s datem (např. inventura 1995). Použití této značky je uvedeno na evidenčním listě. Razítko s datem 2. Zápis průběhu inventarizace mobiliárního fondu:
3. Přílohy 3.1 Předměty nenalezené - obsahuje údaje: Inv. číslo nové, inv. číslo staré, skupina, předmět, původ, datum, příčina hlášeno, komu, číslo dokladu. Místo, datum, podpis předsedy inventarizační komise, podpis správce objektu, razítko objektu 3.2 Seznam přírůstků - obsahuje údaje: Pořadové číslo celkového počtu přírůstků, doklad, inv. č. nové, inv. č. staré, skupina, předmět, původ, důvod (způsob nabytí), majitel, dne. Místo, datum, podpis předsedy inventarizační komise, podpis správce objektu, razítko objektu
3.3 Zápůjčky v rámci NPÚ Doklad, inv. číslo nové, inv. číslo staré, skupina, předmět, původ, důvod, objekt. Místo, datum, podpis předsedy inventarizační komise, podpis správce objektu, razítko objektu 3.4. Zápůjčky mimo NPÚ Doklad, inv. číslo nové, inv. číslo staré, skupina, předmět, původ, důvod, objekt. Místo, datum, podpis předsedy inventarizační komise, podpis správce objektu, razítko objektu 3.5 Předměty vypůjčené Doklad, inv. číslo nové, inv. číslo staré, skupina, předmět, původ, důvod, objekt. Místo, datum, podpis předsedy inventarizační komise, podpis správce objektu, razítko objektu 3.6 Předměty v restaurování Doklad, inv. číslo nové, inv. číslo staré, skupina, předmět, původ, restaurátor. Místo, datum, podpis předsedy inventarizační komise, podpis správce objektu, razítko objektu 3.7 Předměty doporučené k restaurování Inv. číslo nové, inv. číslo staré, skupina, předmět, poškození poznámka, datum. Místo, datum, podpis předsedy inventarizační komise, podpis správce objektu, razítko objektu 3.8 Předměty navržené k vyřazení (ke zrušení prohlášení za movitou kulturní památku) Inv. číslo nové, inv. číslo staré, skupina, předmět, důvod, návrh, datum. Místo, datum, podpis předsedy inventarizační komise, podpis správce objektu, razítko objektu 3.9 Seznam úbytků Doklad, inv. číslo nové, inv. číslo staré, skupina, předmět, původ, důvod, majitel, datum. Místo, datum, podpis předsedy inventarizační komise, podpis správce objektu, razítko objektu 4. Zhodnocení uložení předmětů 1. Stav depozitářů (vyhovující, nevyhovující atd.) 2. Uložení předmětů v depozitářích (regály, police atd.) 3. Stav předmětů v depozitářích (péče, ošetřování, úklid, větrání, sledování vlhkosti atd.) Místo, datum, podpis předsedy inventarizační komise, podpis správce objektu, razítko objektu
5. Prohlášení Prohlašuji, že jsem umožnil(a) vstup do všech prostor objektu, kde jsou uloženy předměty mobiliárního fondu a předložil(a) jsem inventarizační komisi veškeré podklady pro zjištění skutečného stavu mobiliárního fondu. Vyjádření správce objektu (správce depozitáře) k inventarizačním zjištěním: Místo, datum, podpis předsedy inventarizační komise, podpis správce objektu, razítko objektu
