NOVÁ VERZE OBD A JEJÍ VYUŽÍVÁNÍ Ing. Martina Valášková
studijní materiál ke kurzu Odborné publikování, citační etika a autorské právo s podporou ICT
Fakulta informatiky a managementu Univerzity Hradec Králové Projekt Informační, kognitivní a interdisciplinární podpora výzkumu je spolufinancován Evropským sociálním fondem a státním rozpočtem České republiky.
OBD 3.0 – představení aplikace pro uživatele I.
Nástěnka
Po spuštění OBD se objeví úvodní obrazovka ‐ nástěnka složená z jednotlivých částí – portletů. Každý uživatel nástěnku může nakonfigurovat sám, dle vlastní potřeby po stisknutí volby konfigurace nástěnky. Vlastní OBD se spouští tlačítkem v OBD v liště hlavní nabídky nástěnky.
Přehled jednotlivých portletů: •
Informace pro uživatele Prostor pro zprávy správců fakult nebo univerzitního správce, oznámení pro vkladatele.
•
Přehled záznamů Nástěnka nabízí několik portletů s tabulkovými přehledy počtu záznamů dle stavů, roků a pracovišť či fakult. Názvy těchto portletů mohou být na každé instituci jiné, ale zpravidla se jedná například o portlety Přehled dle fakult, Přehled dle stavů nebo Rychlý přehled záznamů. Nad samotnou tabulkou je zpravidla možno využít filtr na omezení počtu záznamů dle let nebo stavů záznamů , zadání filtru je potřeba potvrdit tlačítkem Hledej. Kliknutím na číslo v některé buňce tabulky se otevře seznam odpovídajících záznamů.
1
•
Moje složky Seznam složek aktuálně přihlášeného uživatele. V tomto portletu nelze složky spravovat, pouze zobrazovat jejich obsah. Kliknutím na název složky se zobrazí seznam obsažených záznamů.
•
Rychlé hledání publikací Fulltextové vyhledávání dle zadaného kritéria ve všech polích záznamu.
•
Přidat nový záznam Možnost přejít na vkládání nového záznamu přímo z nástěnky.
Konfigurace nástěnky: Nástěnku je možné libovolně konfigurovat dle potřeb uživatele. Správa portletů se spouští tlačítkem Konfigurace nástěnky v pravém horním rohu nástěnky. Otevře se následující okno:
Obrazovka je rozdělena na pravou a levou část, kam si přidávám nebo odebírám jednotlivé portlety a zároveň pomocí šipek upravuji jejich pořadí tak, jak je chci mít zobrazené na nástěnce. Přehled operací při konfiguraci nástěnky: •
Přidání nového portletu Stisknutím tlačítka Přidej portlet se zobrazí nový řádek. V poli ve sloupci Popis portletu vybereme pomocí šipky požadovaný portlet.
•
Přesunutí portletu do jiného sloupce 2
Pro přesunutí portletu do jiného sloupce slouží tlačítko Druhý sloupec u příslušného portletu. •
Posunutí portletu v pořadí Posouvat portlety lze pomocí navigačních tlačítek se šipkami (na začátek, o úroveň výš, o úroveň níž, na konec).
•
Odstranění portletu Pokud nechceme portlet na nástěnce zobrazovat, použijeme tlačítko X mezi navigačními tlačítky u příslušného portletu.
II.
Domů
Stránka Domů se zobrazí po volbě OBD v hlavním menu na nástěnce. Slouží k zobrazení záznamů obsažených v databázi a obsahuje funkce pro jejich filtrování, třídění, exportování a správu.
Stránka Domů je rozdělena do dvou částí: •
Levé okno s nabídkou funkcí V horní části tohoto okna jsou zobrazeny ikony pro přepínání mezi funkcemi Filtry (vyhledávání záznamů publikací), Složky (třídění publikací), Exporty a Detail záznamu. Jednotlivé funkce jsou blíže popsány v samostatných kapitolách.
3
•
III.
Pravé okno se seznamem publikací Okno se záznamy, které odpovídají aktuálně zvolenému filtru. Na jedné stránce se zobrazí max. 100 záznamů, k přechodu na dalších 100 záznamů slouží navigační tlačítka pod a nad samotným seznamem.
Přehled záznamů
Záznamy, které odpovídají zadanému filtru v levé části okna Domů, viz předchozí kapitola, se zobrazí v pravé části tohoto okna. Obsahují základní informaci o záznamu.
V horní části menu vidím filtrovací kritéria, podle kterých byly záznamy filtrovány. Mohu vybrat všechny záznamy a řadit dle přednastavených kritérií, dále řadit vzestupně a sestupně.
Přehled záznamů obsahuje: • Zaškrtávací tlačítko Tlačítko pro možnost označení záznamu. Některé operace (např. přidávání záznamů do složky) se provádějí nad označenými záznamy, ty se dají označit buď jednotlivě tímto tlačítkem, nebo tlačítkem Vybrat vše nad a pod seznamem záznamů. • Lupa Tlačítko pro zobrazení detailu záznamu. • Záznam TI: Titul (název) AU: Autoři SO: Název zdroje (vychází z anglického source) RPT: Řádek pro zobrazení polí podle šablony RPT v modulu Report. Tuto šablonu edituje zpravidla univerzitní správce FO: Druh publikace 4
• Ikona "Stav záznamu" Ikona představující stav záznamu v rámci schvalovacího workflow, bude popsáno níže.
IV.
Nový záznam
Pro vytvoření nového záznamu existují dva způsoby: •
Menu Nástěnka >> Nový záznam
• Menu Nástěnka >> OBD >> Nový záznam (horní lišta) V prvním kroku doplňuji Titul/název v původním jazyce, na jehož základě hledá OBD duplicity – záznamy, které mají shodu (alespoň 85%) s jiným záznamem již zadaným do OBD. Záznamy, které mají shodu, jsou vypsány v dolní části okna (Již existující záznamy s podobným titulem), kde je možné zobrazit detail pomocí lupičky (pouze zobrazí detail záznamu bez možnosti editace), nebo zobrazit nalezené záznamy v dolní šedé liště (vyfiltruje záznamy v běžném režimu úprav na kartě Domů).
Pokud se rozhodnu pokračovat dále v zadávání nového záznamu, doplním z nabídky původní jazyk výsledku, rok vydání (uplatnění) a druh výsledku (literární forma) a v dolní liště zvolím Založit nový záznam. 5
Nový záznam – editace (ukázáno na LiF Článek v odborném periodiku):
Ovládací prvky u jednotlivých polí: Nápověda – zobrazuje se jako text psaný kurzívou u příslušného pole nebo jako tooltip při najetí kurzorem myši na název pole. Barevné odlišení polí – každé pole může být barevně odlišeno podle toho, do jaké míry je povinné jeho vyplnění (viz odstavec Navigace): Červené pole – musí být vyplněno, jinak záznam nebude uložen Modré pole – musí být vyplněno, jinak bude záznam uložen pouze jako rozpracovaný Žluté pole – mělo by být vyplněno, pokud hodnota existuje Ikona v poli ‐ při najetí kurzorem myši na tuto ikonu se zobrazí informace o povinnosti vyplnění pole. Tlačítko ‐ otevře číselník se seznamem hodnot, které je možné vyplnit v příslušném poli. Tlačítko ‐ otevře kalendář pro zadání data ve správném formátu. Tlačítko Kontrola záznamu – zobrazí seznam nevyplněných polí.
6
Zadání autora:
Vyplnění autora Záznam může mít více typů autorů. Hlavním autorem (tj. typ autor) je vždy tvůrce výsledku jako takového (u kapitoly v knize je to autor kapitoly, u knihy autor knihy, u fotografie fotograf apod.) Dále se mohou evidovat i autoři jiného typu, které je zpravidla potřeba uvádět v bibliografické citaci záznamu, nejedná se však přímo o tvůrce daného výsledku (např. jde o autora monografie u kapitoly v knize, překladatele apod.) Interní autor – interního autora je NUTNÉ vybrat z číselníku pomocí ikony za polem příjmení. Výběrem z číselníku se k záznamu autora připojí všechny další údaje jako pracoviště, tituly, rodné číslo (skryté) apod. Externí autor – externího autora je možné vybrat z číselníku, pokud je tam evidován, nebo zadat jeho údaje přímo do formuláře. Vždy je nutné vyplnit alespoň pole Příjmení a Jméno. Pracoviště autora – pokud vybereme autora z číselníku, na formuláři se zobrazí všechna jeho aktivní pracoviště v daném roce (podle roku publikace). U každého pracoviště jsou dvě zatržítka: HF (hlavní pracoviště v rámci fakulty) a Vykaz Prac (vykazující pracoviště). Pro každou fakultu, na které má autor pracovní vztah, je automaticky zatrženo jedno pole, pokud má autor více pracovišť v rámci jedné fakulty, musí vybrat zaškrtnutím příslušného pole pracoviště, za které se bude publikace vykazovat v publikačních přehledech. Vykazující pracoviště (Vykaz Prac) musí být vždy vybráno u toho pracoviště, které má být uvedeno v exportu do RIV. U externích autorů je možné ve sloupci Pracoviště vybrat z číselníku instituci, ve které jsou zaměstnáni. Sloupce tabulky V případě interního autora se jen vybere osoba z číselníku a dále není potřeba nic editovat, protože v číselníku jsou všechny potřebné údaje uvedené. U externího autora se vyplní především povinné údaje (zpravidla příjmení a iniciálu), ostatní volitelně. Příjmení, Jméno, Titul, Hodnost – vyplní se příslušné hodnoty Jr (Junior) – označení mladšího ze dvou jmenovců (otec a syn) Dom (Interní‐ domácí pracovník) – je zaškrtnuto automaticky systémem G (Garant) – garant výsledku v případě záznamu, který se odesílá do RIV Z (Zahraniční) – volba pro zahraničního autora 7
Stát – v případě zattržení zahraaničního autora se otevvře pole s číselníkem Kód auttora – inform mace z číselníku u interního autorra
pro výběrr státu
Pracovišště – vybíráá se z číselníku neebo je zobrrazeno auto omaticky přři výběru in nterního autora Šipky – posun auto ora o řádek vvýš nebo nííž X – odsttranění celéého řádku s autorem Přidání autora Pokud m má publikacce více auto orů, než kolik je polí naa formuláři, pomocí tlaačítka Přidat autora přidámee další polee. Po kliknu utí na šipku u v poli se rozbalí seznam autorsských rolí, jednu j je potřebaa zvolit a tím m se automaaticky přidáá další řádekk ve formulááři. Počet tvvůrců Do toho oto pole see zadává ceelkový počeet tvůrců, kteří k se na práci podííleli. Tento údaj se exportu uje do RIV jako j „počet tvůrců výýsledku“, v případě, žee má výsled dek velké množství m autorů, pro RIV není třeba uvádět u všecchny, stačí vypsat inteerní autory a zde uvé ést jejich celkový počet. Jed dná se pou uze o auto ory, kteří jssou primárn ními tvůrci výsledku, nikoli o editory,, překladateele apod. Odebrání autora Autor see odebere p pomocí tlačítka X úplněě na konci řádku. Od každ dého typu autora uveedeného v požadovaných autoreech musí býýt vyplněn alespoň jeden, p proto první autor od kaaždého typu u tlačítko X nemá. Nahradit autora Pro změěnu autora vybraného o z číselníku u se použije e ikona za polem Přříjmení, tím se zruší vazba autora na čísselník a dálee se postupuje jako při zadávání n nového.
Doplně ění údajů o výsledkku: Doplněn ní údajů o vvýsledku v p povinných jaazycích, názzev, abstrakkt a klíčová sslova.
8
Způsob financování: • • • • • • •
Granty evidované v CEP se vybírají z číselníku – konkrétní číslo projektu. V ostatních případech vybíráme pouze způsob financování: Veřejné zdroje Neveřejné zdroje Institucionální podpora Specifický výzkum Operační program Rámcový program
Specifické informace: Doplnění specifických informací odpovídá konkrétní literární formě. Ke každému výsledku je možné připojit libovolný soubor a odkaz.
9
Ukládání záznamu: Záznam můžeme uložit pomocí tlačítka Uložit, které se nachází v horní a dolní tmavě šedé liště. Pokud nejsou vyplněna všechna povinná pole, záznam se uloží do stavu Rozpracovaný, pokud jsou všechna povinná pole vyplněna, záznam se uloží do stavu Uložený. Po uložení již záznam není ve stavu editace (zobrazí se pouze náhled – detail záznamu), pro jeho další úpravy je nutné editaci opět zapnout pomocí tlačítka Upravit záznam. Náhled záznamu se zobrazí vždy po uložení vytvářeného nebo editovaného záznamu, později se dá kdykoli vyvolat použitím ikony v seznamu záznamů na stránce Domů. Záznam je také možné zobrazit pomocí ikony Náhled záznamu v hlavním menu karty Domů v levé části okna.
V.
Filtry
Filtry slouží k omezení skupiny zobrazených záznamů podle zadaných kritérií. Okno s filtry se zobrazí automaticky při prvním otevření stránky Domů po přihlášení do aplikace nebo pomocí příslušné ikony v horní části okna. Pravá část okna obsahuje vyfiltrované záznamy, u kterých je možné zobrazit detail pomocí ikony . Filtr nabízí OBD základní – přednastavený pro jednotlivé uživatele a rozšířený, který je rozsáhlejší a je možné pomocí tlačítek +/‐ skrýt a zobrazit jednotlivé části filtru.
10
Pro filtrrování se po oužívá něko olik typů po olí: Volně e editovatelné é pole Může obsahovat o jaakoukoli hledanou hodnotu. Ve všech v těchtto polích au utomaticky funguje pravostranné zkrácení (stačí zadat částt hodnoty od začátku u hledaného výrazu), u titulu a fulltexxtu i levostranné (zadaná hodnotta se může e nacházet uprostřed hledaného výrazu). Pro levo ostranné zkrácení v osttatních filtreech lze použžít znak %. Pole s ččíselníkem Hodnotu pro toto o pole je třřeba vybraat z číselníkku (číselník je seznam m hodnot, které k se vztahujíí k danému u poli). Pro o otevření číselníku slouží s ikonaa , pro o vymazání zadané hodnotyy . Pole se seznamem m užitelných h hodnot, zob brazí se po kkliknutí na ššipku v poli. K poli jee připojený seznam pou Pole s kkalendářem m Pole pro o vložení daata – datum m se dá zapsat přímo, pro zvoleníí správného o tvaru je m možné ho vybrat zz kalendáře zobrazenéh ho po kliknu utí na ikonu u za polem. Pole pro o zašktnutí volby Zaškrtnuto = použíít daný filtr, nezaškrtnu uto = nepou užít daný filttr. Navolen né filtry se aktivují tlaččítkem Hled dat. Tlačítko Vymazat filtr všechn ny filtry deaaktivuje, zobrazí se všechnyy záznamy. Tlačítko Výýchozí filtr aaktivuje filtrr na záznam my, kde je aautorem právě přihlášený užživatel.
11
VI.
Složky
Tato agenda je přístupná ze stránky Domů, v horní části levého okna je tlačítko Složky.
Složky slouží pro třídění záznamů do logických celků dle potřeby každého uživatele (např. záznamy pro RIV jednotlivých pracovišť nebo jakékoli tematické celky záznamů). Zároveň se dají složky použít jako jeden z filtrů, kam si uživatel buď jednorázově, nebo postupně ukládá záznamy, které potřebuje zobrazit v jednom přehledu nebo s nimi bude častěji pracovat. Přiřazování záznamů do složek je pouze logická operace, nejedná se o skutečný přesun záznamů jako takových. Každý záznam proto může být v několika složkách. Složky jsou vázané na uživatele, takže každý vidí pouze své vlastní nebo ty, které si založili jiní uživatelé a nastavili je pro sdílení.
Zobrazení složek: Seznam složek se zobrazuje na základě vlastnických práv – každý uživatel vidí své vlastní složky (které sám vytvořil) a dále se podle oprávnění zobrazují složky sdílené nebo složky jiných uživatelů. Vlastní složky Zobrazují se každému uživateli, seznam vlastních složek se zobrazí jako výchozí, později se k němu lze vrátit pomocí tlačítka Moje. Sdílené složky Pokud nám jiní uživatelé sdílejí své složky (sdílení je popsáno níže), zobrazí se nám jejich seznam po kliknutí na tlačítko Sdílené. Složky jiného uživatele
12
Tato fun nkce je určeena převážn ně pro univverzitní spráávce, kteří m mají možnost zobrazit si složky jiných uživatelů, u p pokud je například n někdo dlouh hodobě neepřítomen aa bylo by potřeba pracovaat s jeho slo ožkami. Pom mocí tlačítkka Vybrat složku jiného o uživatele se zobrazí seznam uživatellů, kteří maají vytvořen né složky, tyy se zobrazí po kliknuttí na jméno o uživatele. Pomocí zaškrtávvacích polí jje možné si jednotlivé ssložky nasdílet.
Ovládáání složekk: Složky sse ovládají p přes tzv. ko ontextové m menu (viz obrázek vpraavo), které se vyvolá tlačítkem u složžky, se ktero ou chceme pracovat. Zobraze ení záznamů ů ze složky Obsah ssložky se zobrazí kliknu utím na její n název. Vytvoře ení nové slo ožky Pro vytvoření novvé složky jee důležité umístění u ku urzoru na složce, jíž m má být nová složka podřízená. Pro zalo ožení hlavníí složky mussí být kurzor na nadpisu Složky s p pracemi. Z kontextového meenu vybereme položku u Nová složžka, zadámee název a p potvrdíme tlačítkem Uložit. Odstran nění složky Pro vym mazání složkky použijem me tlačítko Vymazat. Systém si vyyžádá potvrrzení pro prrovedení akce. Přejmen nování složžky Pro přejjmenování slouží tlačíttko Přejmen novat, otevvře se dialoggové okno pro upravení názvu a změnaa se potvrdíí tlačítkem U Uložit. Přesunu utí složky Jednotliivé složky jee možné přřesunovat n na jinou úro oveň, přiřazovat je jako o podsložkyy k jiným složkám m nebo z pod dsložek dělat hlavní slo ožky (složkyy na hlavní ú úrovni). kliknem me na tlačítkko Přesunou ut v menu slložky, ktero ou budeme přesunovatt otevře sse okno se sseznamem složek označím me kurzorem m složku, po od kterou cchceme tu sstávající přeesunout (po okud má býýt hlavní, nechám me označenýý nadpis Slo ožky s praceemi) potvrdím me tlačítkem m Vyber slo ožku Přidání záznamů d do složky vyfiltrujjeme záznam my, které budeme přid dávat zobrazím me seznam složek pom mocí tlačítkaa Složky v se ekci Navigacce u vybrané složky kllikneme na ikonu konteextového m menu a vybeereme položžku Přidat d do složky filtrovan né záznamyy. Jednotliivé záznam my lze přidáávat také pomocí p tlaččítka Seznam m složek n na detailu záznamu z publikacce, návod n na postup jee uveden příímo v okně,, ve kterém se seznam složek zobrazí. Odebrání záznamů ů ze složky vyfiltrujjeme záznam my, které ch hceme odebrat zobrazím me seznam složek pom mocí tlačítkaa Složky v se ekci Navigacce z kontexxtového meenu vyberem me položku Odebrat zee složky filtrrované zázn namy.
13
Jednotlivé záznamy lze odebírat také pomocí tlačítka Seznam složek na detailu záznamu publikace, návod na postup je uveden přímo v okně, ve kterém se seznam složek zobrazí. Sdílení složky Jak již bylo uvedeno dříve, každou složku vidí standardně pouze ten, kdo ji vytvořil. Pro zpřístupnění složky i jiným uživatelům slouží agenda sdílení. Okno pro nastavení sdílení se vyvolá tlačítkem Sdílet u příslušné složky.
VII.
Exporty
Agenda exportů je přístupná ze stránky Domů, v horní části levého okna je tlačítko Exporty. Export se vždy provádí z vyfiltrovaných záznamů, takže před jeho spuštěním je potřeba vyhledat záznamy, které mají být ve výstupu.
Exporty jsou rozdělené podle typu do několika sekcí: a) Exporty zobrazených záznamů (dodaná sada exportů) HTML ‐ Formátovaný text Každý záznam v samostatné tabulce o dvou sloupcích ‐ v prvním sloupci jsou názvy polí a v druhém hodnoty. HTML – Tabulka Souhrnná tabulka pro všechny exportované záznamy, každý sloupec je jedno pole záznamu a každý řádek je jeden záznam
14
HTML ‐ Tabulka se stavem Tabulka se záznamy ve tvaru, v jakém jsou v okně se záznamy, včetně stavu záznamu. XML ‐ Strukturovaný výstup (pro experty) Výstup ve fotmátu XML ALEPH – speciální výstup (Pro knihovnu) Export pro knihovnický systém Aleph CSV – tabulka Export do textového souboru podle parametrů navolených pod tlačítkem. b) Exporty zobrazených záznamů do různého formátu (reporty OBD Report) V této sekci systém nabízí exportní šablony, které jsou nadefinovány v modulu OBD Report. Zobrazují se pouze v případě, že instituce vlastní k tomuto modulu licenci. Každý export je možné zobrazit jako prostý export bez možnosti třídění (tlačítko P), prostý export s možností dalšího třídění záznamů (tlačítko R) nebo tzv. AJAXový export, který je při exportu většího množství záznamů (řádově stovek záznamů). c) Statistické výstupy zobrazených záznamů (sestavy z OBD Statistic) Seznam sestav pro statistické výpočty se zobrazuje pouze v případě, že instituce vlastní licenci k modulu OBD Statistic, jehož prostřednictvím se tyto výpočty provádějí. Výstup provedeme kliknutím na tlačítko s názvem sestavy, otevře se v novém okně.
VIII.
Stavy záznamů, schvalovací workflow
Workflow v systému OBD představuje schvalovací proces, který si každá organizace nastaví na své záznamy dle vlastních potřeb. Uživatele se týká stav: •
Rozpracovaný
•
Uložený
•
Importovaný
•
Ke kontrole 15
•
Vrácený
•
Vymazaný
•
Kontrolovaný
16
