Notitie voor de aanschaf, toelating, registratie, gebruik, instandhouding en veiligheidsborging van laboratorium apparatuur 040515-ID-FS d.d. 23-02-2005
Executive summary De veiligheid en instandhouding van het onderzoeks- en onderwijsinstrumentarium binnen FdG, FdGW wordt binnen IDEE gewaarborgd door het Reparatie, Onderhoud & Veiligheid (RO&V) team. IDEE beheert het facultaire RO&V-budget (€ 223.000) waaruit voornamelijk de externe kosten (materialen, contracten en externe uren) worden bekostigd van primaire instandhoudingskosten (d.w.z. preventieve onderhoudskosten en niet-voorzienbare reparaties). Het RO&V-budget bedraagt 0,6% van het geïnvesteerd vermogen dat het apparatuurpark vertegenwoordigt. Als gevolg van de toename van het aantal apparaten (kwantitatief effect) en de introductie van jonge, kwetsbare technologieën (kwalitatief effect), zou dit percentage in 10 jaar kunnen toenemen tot 1,5%, hetgeen jaarlijks een absolute stijging van de kosten betekent van ca. € 25.000. In het bedrijfsplan van IDEE werd al aangekondigd dat maatregelen noodzakelijk waren. Inmiddels begint de tijd echter te dringen, omdat de voorziene kostenstijging als gevolg van de toename van het apparatenpark en de BOS-investeringen inmiddels realiteit is en zich versterkt zal doorzetten naarmate meer apparatuur uit de garantie komt. Inmiddels is het RO&V budget gestegen van €183.000,- (2003) naar € 223.000,- (2004). Omdat momenteel ca. 2/3 deel van de materiele kosten van de instandhouding bestaat uit “ad-hoc” externe kosten zou het beleid gericht moeten zijn op reductie van deze kosten. Deze kosten zijn vooral beïnvloedbaar op het moment dat de investering wordt gedaan: tot dat moment kan er immers met de leverancier onderhandeld worden over garanties en de kosten van onderhoud. Momenteel is er echter geen prikkel voor degene die tot aanschaf van de apparatuur overgaat om die onderhoudskosten mee te wegen. Daarom doet IDEE de volgende voorstellen: A. Om de ontwikkeling van de instandhoudingskosten zoveel mogelijk te beheersen en de lasten eerlijk te verdelen, stelt IDEE voor om alleen de instandhouding van apparatuur die zich binnen de technische levensduur bevindt uit het RO&V-budget te financieren. Bovendien wordt voorgesteld om een eigen bijdrage in te voeren voor instandhoudingsactiviteiten, hetgeen inhoudt dat als er externe kosten ten laste van het RO&V-budget komen, de gebruiker een eigen bijdrage van 25% van die externe kosten betaalt met een maximum van € 1.250 per gebeurtenis. Indien in zo’n geval de externe kosten hoger zijn dan € 5.000, kan een beroep worden gedaan op het (nieuw in te stellen) calamiteitenfonds, na een positieve beoordeling door de Gebruikersraad IDEE. B. Om te bewerkstelligen dat het “Total cost of ownership” meeweegt bij investeringsbeslissingen, dient het Faculteitsbestuur de volgende maatregelen te nemen: 1) verplicht stellen dat bij investeringen die € 5.000 te boven gaan een Decision Making Unit (DMU) wordt ingesteld, waarin naast de aanvrager ook IDEE en Inkoop vertegenwoordigd zijn. In het geval dat er geen standpunt binnen de DMU bepaald kan worden en de gebruiker alleen staat, zou arbitrage kunnen plaatsvinden door de directeur van de Faculteit of de Gebruikersraad IDEE.
1
2) Gebruikers die bij hun investeringen boven € 5.000, gedaan na 1 januari 2005, geen gebruik hebben gemaakt van de DMU zoals zojuist beschreven, een plaatsingsheffing van 10% van het investeringsbedrag in rekening brengen. Eventuele opbrengsten van die plaatsingsheffing worden aan het calamiteitenfonds toegevoegd. C. Het streven naar raamcontracten met leveranciers van zogenaamde basis apparatuur voor laboratoria. Daarbij kan worden gedacht aan bijvoorbeeld microscopen, -80 vriezers, centrifuges, flowkasten, broedstoven, etc. Gaarne willen wij u verzoeken om in te stemmen met het voorstellen zoals geformuleerd onder A t/m C en de uitwerking die daaraan wordt gegeven zoals vastgelegd is de bijgevoegde regeling voor de aanschaf, toelating, registratie, gebruik, instandhouding en veiligheidsborging van wetenschappelijke laboratorium apparatuur (bijlage).
2
1. Inleiding Het overgrote deel van het onderzoek dat momenteel binnen de FdG en FdGW verricht wordt, zou 10 jaar geleden technisch onuitvoerbaar zijn geweest. Voor andere wetenschappen, zelfs de technische, geldt dit veel minder. De technologische grenzen binnen de Life Sciences worden continu verlegd. Deze tendens is dan ook de aanleiding geweest tot de BOS. Er was een investeringsimpuls nodig om de bestaande centers of excellence te versterken en zo mogelijk nieuwe te creëren. Het is dus duidelijk dat het operationeel maken (investeren en innoveren) en houden (instandhouding en veiligheidsborging) van technologie een essentiële voorwaarde is voor het verrichten van vernieuwend onderzoek binnen de Life Sciences. Deze voorwaarde vormt tegelijkertijd het bestaansrecht van IDEE (Instrument Development, Engineering & Evaluation), waarvan de missie luidt: “met unieke apparatuur uniek onderzoek mogelijk maken binnen de Life Sciences en een goede, betrouwbare en veilige werking van de apparatuur waarborgen”. Hoewel IDEE onderdeel uitmaakt van en opereert binnen de academische omgeving, stelt de snelheid waarmee de technologische vernieuwing zich voltrekt, strikte eisen aan de wijze waarop de dienst georganiseerd is. Daarom heeft IDEE de afgelopen jaren een beleid gevoerd dat gericht was op het professionaliseren van de dienst. Dit heeft geleid tot de invoering van Decentraal Beheer in 1998 en certificatie conform ISO 9001. Het kwaliteitsdenken (streven naar continue verbetering) wordt aangestuurd door het bedrijfsplan dat iedere 3 à 4 jaar wordt opgesteld en waarin wordt vastgesteld op welke wijze de dienstverlening aan de klanten (onderzoekers èn faculteiten) verbeterd kan worden of efficiënter gemaakt. Niet ieder verbeterpunt uit het bedrijfsplan ligt helemaal binnen de controle van IDEE zelf. Zo vermeldt het bedrijfsplan dat de kostenstijging voor RO&V (Reparatie, Onderhoud & Veiligheid) in de hand gehouden kan worden door IDEE te betrekken bij aankoopbeslissingen. Immers, daarmee wordt het mogelijk om ook het onderhoudsaspect mee te wegen bij de aankoop. In de fase voor daadwerkelijke aankoop kan immers nog onderhandeld worden over b.v. de garantieperiode en de kosten van een eventueel onderhoudscontract, technische documentatie, technische instructies en opleiding. Op dit punt is echter nog geen vooruitgang geboekt. In het bedrijfsplan werd nog voorgesteld om een task-force in te stellen bestaande uit Inkoop, IDEE en een vertegenwoordiger van de instituutbeheerders, met als taak om te komen tot een inkoopprocedure die rekening houdt met lange termijn aspecten. Inmiddels begint de tijd echter te dringen, omdat de voorziene kostenstijging als gevolg van de toename van het apparatenpark en de BOS-investeringen inmiddels realiteit is en zich versterkt zal doorzetten naarmate meer apparatuur uit de garantie komt. Deze trend kan niet genegeerd worden en IDEE heeft daarom geïnventariseerd waar knelpunten ontstaan en hoe deze eventueel opgelost kunnen worden. Deze analyse vindt u in de voorliggende notitie en wij vragen het Faculteitsbestuur hierover een besluit te nemen.
3
2. RO&V: taakstelling RO&V heeft een drieledige taak: 1) Het borgen van de veiligheid onder expert-condities. Een belangrijk deel van het wetenschappelijk onderzoek binnen FdG en FdGW is gericht op het ontdekken c.q. meten van fysische parameters die karakteristiek zijn voor de gezondheidstoestand van een organisme of samenhangen met die gezondheidstoestand, om die parameters vervolgens toe te passen voor “cure” en/of “care”. Dit betekent dat het voor de onderzoeker essentieel is om over flexibele apparatuur te beschikken en deze flexibel in te kunnen zetten. De keerzijde van deze flexibiliteit is dat zij veiligheidsrisico’s met zich mee brengt. Het is daarom van belang dat er toezicht is op de veiligheid van o.a. patiënten- en proefpersonenapparatuur 1 en dat onderzoekers deskundig advies kunnen krijgen over de technische veiligheidsaspecten van de door hen gebruikte apparatuur 2) Toetsing en registratie. Nieuwe apparatuur wordt onderworpen aan de toetsings- en registratieprocedure, hetgeen een uniform veiligheidsbeleid waarborgt 2. In de eerste plaats houdt dit in dat aan de hand van de norm IEC60601 en richtlijn CE een advies over de elektrische veiligheid verstrekt wordt. Daarnaast wordt aan de apparatuur een servicelevel gekoppeld dat aansluit bij de onderzoekstoepassing zoals die door de aanvrager omschreven is. Er zijn momenteel drie servicelevels: o
validatie en veiligheid. De toepassing vereist dat er periodiek wordt vastgesteld of het apparaat nog de vereiste meetnauwkeurigheid vertoont of gekalibreerd moet worden, en of het apparaat nog aan de geldende veiligheidsnormen voldoet
o
veiligheid/preventief. Periodiek worden kwetsbare onderdelen van het apparaat gekeurd en of vervangen of controles uitgevoerd
o
ad hoc. Als wordt vastgesteld dat er geen specifieke slijtdelen in het apparaat zitten, en geen veiligheidskwesties aan de orde zijn, wordt het apparaat onderhouden op momenten dat zich problemen voordoen
3) Het instandhouden/borgen van apparatuur, incl. de door IDEE ontwikkelde grensverleggende oplossingen 3. Commerciële apparatuur wordt in een academische setting veel minder intensief gebruikt dan in een bedrijfsomgeving, terwijl onderhoudscontracten zoals een leverancier die aanbiedt afgestemd zijn op gebruik in een bedrijfsomgeving. Dat betekent dat het veelal goedkoper is om zelf in het (preventief) onderhoud te voorzien. Als positieve bijkomstigheid is dan ook de expertise aanwezig om het grootste deel van de reparaties in eigen beheer te verrichten, wat efficiënt is omdat er geen voorrijkosten worden gemaakt, het uurloon lager is dan de commerciële tarieven van firma’s en de onderzoeker sneller geholpen wordt. 1
Ook apparatuur met veiligheids- en gezondheidsrisico’s van de onderzoeker en/of andere gebruikers van de laboratoria is van belang. Denk aan stralingsapparatuur, VMT-apparatuur (biohazards) en centrifuges. 2
Apparatuur die via een ad-hoc proces verkregen wordt (d.w.z. niet via inkoop of IDEE), waarbij gedacht kan worden aan afgedankte apparatuur van de industrie, apparatuur in bruikleen of als onderdeel van contractresearch, en ontwikkeling door een vakgroeptechnicus of de onderzoeker zelf, kan natuurlijk alleen geregistreerd worden als de onderzoeker het initiatief neemt om de apparatuur door IDEE te laten registreren. 3
Apparatuur die IDEE ten behoeve van de onderzoekers ontwikkelt is veelal een zgn. functioneel model, zodat de ontwikkelingskosten binnen de perken blijven. Dit is alleen mogelijk omdat IDEE ook voorziet in het onderhoud en veiligheidsborging van deze apparatuur.
4
Terwijl de eerste twee taken voorwaardenscheppend zijn (zonder veiligheid geen onderzoek), is de laatste taak vooral gericht op efficiency en kostenbeheersing. De figuren 1 t/m 3 illustreren dit. Jaarlijks worden ca. 1.300 jobs verricht (figuur 1), waarvan het grootste deel door de eigen medewerkers (ca. 6.500 uur). Figuur 2 laat zien dat de externe kosten, waaronder de uren van externen (ca. 900 uur, met daarnaast nog zo’n 450 reisuren) voornamelijk worden besteed aan duurdere (en dus complexere) apparatuur. Grafiek 1 Vergelijking interne vs. ingehuurde uren RO&V-taak
Uren RO&V taak ( Intern versus Inhuur) 9000 8000 7000 Reisuren externen
6000
Uren externen
5000
Interne uren
4000
Aantal Jobs
3000 2000 1000
* Geextrapoleerd obv data per 1-9-2003
0 1999
2000
2001
2002
2003
5
Grafiek 2. Externe kosten naar vervangingswaarde en levensduur van apparatuur
Besteding RO&V budget 2002
120000
Gesplitst naar - Vervangprijs apparatuur (VP) - Leeftijd (LD = Vastgestelde levensduur)
100000 80000 60000 40000
VP < 5.000
20000
VP > 10.000 5.000 <= VP <= 10.000
0
5.000 <= VP <= 10.000 VP > 10.000
>1 ,5x LD
<1, 5xL D
>1 xLD ;
<1
xL D
VP < 5.000
Onderstaande grafiek geeft de ontwikkeling van de externe kosten als functie van het geïnvesteerd vermogen weer De grafiek illustreert de mate van efficiency die door IDEE op dit terrein wordt gerealiseerd. Figuur 3. Ontwikkeling externe kosten t.o.v. geinvesteerd vermogen 35,0
250
30,0
200
25,0 20,0
150
Geinvesteerd vermogen (in mln €)
15,0
100
Externe kosten (in 1000 €)
10,0
50
5,0 0,0
0 1998 1999 2000 2001 2002 2003
De bereikte efficiency bij de instandhoudingstaak heeft als bijkomend voordeel dat de kosten van veiligheid èn (basis)instandhouding centraal gedragen kunnen worden, zodat de gebruikers niet in de verleiding kunnen komen om te besparen op onderhoud en daarbij een veiligheidsrisico te introduceren. Het hierboven gepresenteerde ‘geïnvesteerd vermogen’ heeft uitsluitend betrekking op de geregistreerde apparatuur (aanschafwaarde > € 2.500,-). De investeringswaarde van laboratoriumapparatuur met een aanschafwaarde < € 2,500,wordt ingeschat op een bedrag van ˜ 5 M€.
6
3. Ontwikkeling van de onderhoudsvraag Zoals in de inleiding reeds werd aangegeven, zorgen twee factoren voor een toename van de (externe) onderhoudskosten: de groei van het apparatenpark, als wel de aard van de investeringen. Onderstaande figuur laat zien dat het apparatenpark gestaag groeit. Weliswaar is sinds 1999 sprake van een redelijke afvoer van apparatuur, doch netto is sprake van een gestage groei van de vervangingswaarde van het apparatenpark. Uiteraard leidt dit tot een toenemende onderhoudsvraag. Figuur 4
Apparatuur Investeringen - Afvoer 3500000
Vervangingswaarde
3000000 2500000 2000000
Geinvesteerd BOS Geinvesteerd Overig
1500000
Afgevoerd
1000000 500000
19 95 19 96 19 97 19 98 19 99 20 00 20 01 20 02 20 03 20 04 *
0
* geextrapoleerd obv data per 10-11-2004
Naast het zojuist genoemde kwantitatieve aspect (meer apparatuur te onderhouden), veroorzaakte de BOS nog een kwalitatieve toename van de onderhoudsvraag. In het bedrijfsplan werden twee effecten van de BOS-investeringen voorzien: - een toenemende complexiteit en grotere aantallen apparatuur zouden tot een toename van de onderhoudskosten kunnen leiden (frequentie-effect) - de apparatuur zou bedrijfszekerder zijn, wat weer matigend op de kostenontwikkeling zou werken Het laatste effect bleek echter niet op te treden, integendeel: omdat de BOS zich richtte op jonge technologieën, is er sprake van verborgen gebreken. Bovendien brengt de complexiteit met zich mee, dat er vaker een beroep moet worden gedaan op specialisten van de leverancier, met een navenant hoger uurtarief. Bij ongewijzigd beleid zullen de onderhoudskosten dus fors toenemen. Figuur 3 op de vorige bladzijde geeft hiervan al een eerste indicatie. Ten dele is deze toename al niet meer te voorkomen: de BOS-investeringen liggen achter ons en de desbetreffende apparatuur moet natuurlijk onderhouden worden. Dat betekent dat in ieder geval het verdelingsvraagstuk aan de orde is: wie betaalt de rekening?
7
Belangrijker dan dit verdelingsvraagstuk is echter de vraag of de verdere stijging van de instandhoudingskosten, door het maken van de juiste beleidskeuzes nog geheel of gedeeltelijk afgewend kan worden. Deze vraag is des te prangender omdat de nieuwe onderzoeksterreinen die als gevolg van de BOS betreden zijn, een blijvend effect op het karakter van de investeringen hebben, nl. in de richting van jonge, en dus storingsgevoelige, technologie. We weten nu dat de “total cost of ownership” van deze apparatuur een stuk hoger is dan alleen de investering zelf en de bijbehorende verbruiksartikelen. Onderhoud maakt een significant deel uit van de kosten. Ten dele zijn zij beïnvloedbaar op het moment dat de investering wordt gedaan: tot dat moment kan er immers met de leverancier onderhandeld worden over garanties en de kosten van onderhoud. Momenteel is er echter geen prikkel voor degene die tot aanschaf van de apparatuur overgaat om die onderhoudskosten mee te wegen. Het beleidsvraagstuk is derhalve: hoe kunnen we er zorg voor dragen dat de kosten van onderhoud wel meewegen bij de investeringsbeslissing? De centrale rol en de coördinatie van IDEE is van essentieel belang om de onderhoudskosten laag te houden, zonder dat dit te koste gaat van de goede en veilige werking van de apparatuur. Het centrale RO&V budget is een belangrijk instrument om de onderhoudskosten van de operationele apparatuur onder 2% van het geïnvesteerde kapitaal te houden. In de volgende paragrafen wordt achtereenvolgens ingegaan op de beleidsmogelijkheden om de “total cost of ownership” te reduceren en op het verdelingsvraagstuk van de instandhoudingskosten. Tenslotte wordt een overall beleidsaanbeveling gedaan.
8
4. Optimalisatie van de “total cost of ownership” van onderzoeksapparatuur Het principe van optimalisatie van “total cost of ownership” (tco) houdt in dat men bij een investeringsbeslissing een afweging maakt tussen de alternatieven die er zijn op basis van de totale kosten (denk aan afschrijving, plaatsing, gebruik, veiligheidsborging en onderhoud). Omdat de kennis over de alternatieven en de bijbehorende kosten normaliter niet in één persoon verenigd is, zou het inkoopproces er in moeten voorzien dat de benodigde deskundigheid bijeen gebracht wordt om op basis van de gecombineerde inzichten de juiste beslissing te nemen. Dit is het principe van de “Decision Making Unit” (DMU). Wie moeten er in zo’n DMU vertegenwoordigd zijn? In de eerste plaats natuurlijk de aanvrager. Dit is immers de persoon die bepaalt aan welke functionele eisen de alternatieven moeten voldoen. Vervolgens dient ook de afdeling Inkoop vertegenwoordigd te zijn. Deze afdeling kan vakinhoudelijke kennis inbrengen (op welk punt wijken de verkoopvoorwaarden van de leveranciers af van wat wenselijk is, is het mogelijk om de inkoopvoorwaarden van UM van toepassing te verklaren) en er zorg voor dragen dat het gehele proces professioneel verloopt. Tenslotte dient IDEE in de DMU vertegenwoordigd te zijn om de technische aspecten aan de orde te stellen (kan de apparatuur zonder meer geplaatst worden, of dienen er significante aanpassingen aan de onderzoeksruimte te worden aangebracht) alsmede de instandhoudings- en veiligheidsaspecten. Voor nietspecialistische apparatuur kan IDEE mogelijk ook alternatieve (standaard) leveranciers aandragen. Vanuit de onderhoudsoptiek kan zo’n DMU op de volgende manieren kostenbesparingen realiseren: - mogelijk kan een verlengde garantieperiode bedongen worden of een ruimere garantieregeling - de algemene inkoopcondities en –voorwaarden zijn onderhandelbaar - het streven naar raamcontracten met leveranciers van basisapparatuur - het programma van eisen waar het onderhoudscontract in voorziet is onderhandelbaar 4 - er kan een gedetailleerde set met technische documentatie en/of aanvullende opleiding van RO&V-technici verkregen worden; vanwege de mogelijk concurrentiegevoelige informatie zijn leveranciers nà levering niet meer geneigd om zulke documentatie te verstrekken - door het calamiteitenfonds kan het aantal onderhoudscontracten worden teruggebracht. Onderhoudscontracten zijn immers “verzekeringen” tegen onvoorziene onderhoudskosten. Met een calamiteitenfonds kunnen in principe meer risico’s worden genomen. Dat deze punten relevant zijn, blijkt uit de grafiek in figuur 5. Deze laat helder zien dat ca. 2/3 deel van de materiele kosten van de instandhouding bestaat uit “ad-hoc” externe kosten. Het andere deel wordt gevormd door de kosten van onderhoudscontracten. De verwachting is dat door zo’n DMU een significante besparing bereikt kan worden, doordat de betere onderhandelingspositie leidt tot meer onderhoudscontracten en/of gunstige raamafspraken 5. De “ad-hoc” externe kosten worden dan beperkt.
4
Indien apparatuur in een bedrijfsmatige omgeving wordt toegepast is het vaak noodzakelijk dat binnen 24 uur een servicemonteur ter plekke is. Omdat de apparatuur in een onderzoeksomgeving minder intensief gebruikt wordt, kan voor de UM 48 of zelfs 72 uur al toereikend zijn of kunnen bepaalde storingen van het contract worden uitgesloten (omdat RO&V die zelf kan verhelpen), hetgeen dan tot een voordeliger servicecontract leidt. 5 Feitelijk zou men een raamafspraak als een onderhoudscontract zonder jaarlijkse vaste kosten kunnen zien. In het vervolg van deze notitie wordt onder “onderhoudscontract” ook verstaan “raamafspraak”.
9
Figuur 5. Contracten
Ad-hoc
Externe loon, materiaal- en reiskosten
200.000 180.000 160.000 140.000 120.000 100.000 80.000 60.000 40.000 20.000 0 1.999
2.000
2.001
2.002
2.003
Men zou hier tegenin kunnen brengen dat, als het om unieke vakspecialistische apparatuur gaat en er geen alternatieve leveranciers voorhanden zijn, er weinig te optimaliseren valt. Toch kan juist in dat geval een professionele onderhandelingsstrategie lonend zijn. Een verkoper heeft er vaak meer moeite mee om met de prijs te zakken van € 200.000 tot € 180.000, dan gunstige onderhoudscondities te bieden die misschien wel een kostenvoordeel van € 30.000 opleveren (over een aantal jaren). Hij wordt immers afgerekend op de marge die hij realiseert. Hoewel dus zo’n DMU de nodige voordelen biedt, is het niet zo dat aanvragers uit zichzelf een DMU formeren met IDEE en/of Inkoop. In het beste geval worden die beide afdelingen wel geïnformeerd i.v.m. de afwikkeling, maar zeker niet betrokken in het beslissingsproces. In principe zijn er twee mogelijkheden om bij grotere investeringen (> € 5.000) de vorming van een DMU te stimuleren: 1) door in de aanschafprocedure de DMU verplicht te stellen. 2) door het aanbrengen van financiële prikkels. Belangrijk hierbij is wel dat de veiligheid van apparatuur nooit in het geding mag komen. Om die reden moet de prikkel aangrijpen op het moment dat de apparatuur op Randwyck geplaatst wordt, niet pas als er daadwerkelijk onderhoud noodzakelijk was. IDEE stelt voor om vanaf 1 april 2005 voor apparatuur (aanschafwaarde > € 5.000) die zonder DMU wordt aangeschaft een plaatsingsheffing van 10% van de aanschafwaarde in te stellen. Mocht een aanvrager onverhoopt tot investering over gaan zonder DMU, dan wordt de genoemde 10% geheven en toegevoegd aan het calamiteitenfonds. De aanvrager heeft overigens volledig toegang tot en recht op de reguliere RO&V-dienstverlening. De DMU dient dan (gezamenlijk met Inkoop, het Faculteitsbureau en de Gebruikersraad IDEE) uitgewerkt te worden in een aanschafprocedure. De periode van april t/m december 2005 wordt gezien als een gewenningsperiode. Vanaf 1 januari 2006 zal apparatuur welke niet voldoet aan de voorwaarden worden uitgesloten van het RO&V fonds.
10
5. Verdeling van de toename van de onderhoudskosten In totaal bedragen de veiligheids- en instandhoudingskosten voor de Faculteit ca. € 610.000,- oftewel 1,7% van het oorspronkelijk in het apparatuurpark geïnvesteerde vermogen, dat ruim € 35 miljoen bedraagt voor de geregistreerde apparatuur (aanschafwaarde > € 2.500,-). Het grootste deel hiervan wordt gevormd door de loonkosten van de RO&V-medewerkers (momenteel, incl. tijdelijke formatie, € 387.000). Het materiele budget (het zgn. “RO&V-budget”) bedraagt € 223.000 en wordt hoofdzakelijk aangewend voor de externe kosten m.b.t. onderhoud, bestaande uit onderhoudscontracten en de externe kosten van reparaties (voor zover het om niet-voorzienbare reparaties gaat). In 2003 bedroegen deze externe kosten € 212.000. Het materiele budget bedraagt dus 0,7% van het geïnvesteerd vermogen. De onderhoudskosten zullen de komende jaren onafwendbaar toenemen, zonder dat exact te zeggen is tot welk niveau dit zal zijn. Wel is een inschatting te geven door een vergelijking te maken met de situatie bij het azM. ID/azM werkt min of meer volgens hetzelfde model als IDEE, en heeft een materieel budget van ca. 3,6% van het geïnvesteerd vermogen nodig (de externe kosten bedroegen in 2002 € 3 mil, ten behoeve van een apparatenpark ter waarde van € 83 miljoen). Figuur 4 op blz. 7 laat zien dat de vervangingswaarde van de door IDEE geregistreerde apparatuur jaarlijks met ca. € 1,5 mil toeneemt, oftewel 5% van het huidige geïnvesteerd vermogen. In kwantitatief opzicht is derhalve een jaarlijkse stijging van de onderhoudskosten met 5% te verwachten. Daarnaast is er echter ook een kwalitatief aspect. De jonge, onvoldragen technologieën die worden toegepast in de nieuwe onderzoeksgebieden (geïnitieerd vanuit o.a. de BOS), brengen meer externe onderhoudskosten met zich mee. Deze kunnen zich een heel eind in de richting van de 3,6% van azM bewegen. Stel dat over 10 jaar externe kosten gemaakt worden van 1,5%, dan zou een geïnvesteerd vermogen van € 30 miljoen leiden tot externe kosten van € 450.000, hetgeen een kostenstijging van ruim € 250.000 is ten opzichte van het huidige niveau. Op grond van de kwantitatieve en kwalitatieve groei van de onderhoudsvraag, is het niet onrealistisch om te veronderstellen dat de externe kosten van instandhouding de komende jaren met € 25.000 per jaar toenemen. Indien het RO&V-budget ongewijzigd blijft, betekent dit dat de gebruikers de komende jaren geconfronteerd zullen worden met een jaarlijkse kostenstijging van € 25.000. Het lijkt ongewenst om deze rekening te presenteren aan de BOS-gerelateerde onderzoeksgroepen, hoewel de kostenstijging wel voor het overgrote deel gebonden is aan hun investeringen. Het is echter, mede gezien de te nemen maatregelen om afwegingen aangaande de “total cost of ownership” meer gewicht te geven bij investeringsbeslissingen, onwenselijk om de rekening zonder meer bij de Faculteiten neer te leggen. Gebruikers dienen toch een groter bewustzijn te ontwikkelen t.a.v. de kosten van onderhoud. Om die reden stelt IDEE twee wijzigingen voor in de RO&V-regeling: - toegang tot de RO&V-regeling wordt beperkt tot apparatuur die binnen de technische en economische6 levensduur is. Nu valt ook apparatuur die de technische levensduur met minder dan 50% overschrijdt onder de regeling. Overigens blijft de dienstverlening m.b.t. veiligheid (veiligheidsmetingen, registratie en advies) kosteloos voor alle apparatuur, dus ook voor apparatuur die zich buiten de technische levensduur bevindt;
6
De bepaling van de technische levensduur van de apparatuur is gebaseerd op de AOC (Artikel Object Classificatie) van de binnen de organisatie voorkomende apparatuur, met de daaraan gekoppelde termijnen voor technische afschrijving of een vergelijkbaar systeem.
11
-
voor die externe kosten waarbij een beroep gedaan wordt op het facultaire RO&V fonds, wordt de gebruikers een eigen bijdrage van 25% in rekening gebracht. Om de gebruikers niet met incidentele hoge rekeningen te confronteren, wordt wel voorgesteld om aan de eigen bijdrage een bovengrens van € 1.250 per gebeurtenis te stellen (de “calamiteitengrens”). Voor deze grens is gekozen om te voorkomen dat onderzoekers geconfronteerd worden met een onvoorzienbare aanslag op hun budget: in 2002 kwamen overigens slechts 4 reparaties boven de genoemde grens. Indien de reparatiekosten meer dan € 5.000 bedragen, kunnen de gebruikers, na een positieve beoordeling door de Gebruikersraad, een beroep doen op het (nog op te bouwen) calamiteitenfonds. Per saldo zou deze maatregel ca. € 20.000 opleveren (25% van het facultaire RO&V-budget, minus een aantal doorberekeningen dat nu al plaatsvindt 7), hetgeen in ieder geval voldoende zou moeten zijn om de stijging van de externe kosten in 2005 op te vangen. Voor zover die stijging eventueel mee zou vallen, kan een begin gemaakt worden met het opbouwen van een calamiteitenfonds. Uiteindelijk zou dit calamiteitenfonds ca. 0,5% van het geïnvesteerd vermogen moeten bedragen (€ 150.000), om daadwerkelijk calamiteiten te kunnen opvangen. De voorgestelde regeling biedt natuurlijk geen uitkomst als de stijging van de externe kosten een aantal jaren achtereen de genoemde € 25.000 bedraagt. Wij hopen echter dat door het implementeren van het principe van een DMU de kosten beteugeld kunnen worden. Bovendien kan in het kader van onderhandelingen met een leverancier over een nieuwe investering, mogelijk als nog een afspraak gemaakt worden over onderhoudsaspecten van bestaande apparatuur van die leverancier. Daarnaast kan door middel van raamcontracten voor basisapparatuur besparingen in zowel de aanschafkosten als de onderhoudskosten worden gerealiseerd Door de het technisch onderhoud ten laste van het centrale RO&V budget te beperken tot de technische levensduur van de apparatuur, zal de afvoer van oude apparatuur worden gestimuleerd. Eenzelfde effect heeft zich voorgedaan nadat in 1997 leeftijdsgrenzen zijn ingevoerd. Voor apparatuur die met een voorinvestering door de UM is aanschaft en die haar levensduur heeft overschreden, worden geen afschrijfkosten meer in rekening gebracht. Indien de apparatuurbeheerder – om welke redenen dan ook – het apparaat wil blijven gebruiken na het verlopen van de technische levensduur, dan kunnen de middelen die worden uitgespaard vanwege het wegvallen van de afschrijfkosten worden ingezet om het apparaat in stand te houden. Tenslotte merken wij hier nog op dat wij de nadruk hebben gelegd op de verwachte toename van de externe kosten. Normaliter zou dezelfde tendens (toenemende complexiteit van de apparatuur, hogere storingsgevoeligheid van de apparatuur, hogere gebruiksfrequentie) ook leiden tot een toename van de benodigde RO&V-formatie. Bij ID/azM groeit de formatie naarmate het in het apparatenpark geïnvesteerde vermogen toeneemt. IDEE is er daarentegen in geslaagd om tot de BOS met een vaste RO&V-formatie van 5 fte te werken. Vanaf 1 mei 2002 is aan IDEE 0,9 fte OBP-formatie uit de BOS toegewezen aan RO&V. Hoewel de inzet van IDEE is om groei van de formatie te voorkomen, zal het zeker niet mogelijk zijn om het zonder de tijdelijk aangestelde formatie te stellen. Genoemde 0,9 fte formatie uitbreiding zal daarom ook na afloop het BOS-project moeten worden gecontinueerd, omdat de betreffende apparatuur ook na die datum in gebruik zal blijven op de laboratoria en dus om onderhoud blijft vragen. De BOS organisatie betaalt op dit moment (nog) niet mee aan de kosten die samenhangen met het inschakelen van externe firma’s. 7
Zo wordt bij het inschakelen van externe technici (van firma’s) onder de huidige regeling al een kleine bijdrage gevraagd aan de gebruiker. Deze bijdrage komt onder de nieuwe regeling te vervallen.
12
6. Beleidsadvies a. Eigen bijdrage instandhoudingskosten Om de ontwikkeling van de instandhoudingskosten zoveel mogelijk te beheersen en de lasten eerlijk te verdelen, stelt IDEE voor om een eigen bijdrage in te voeren voor instandhoudingsactiviteiten, hetgeen inhoudt dat als er externe kosten ten laste van het RO&V-budget komen, de gebruiker een eigen bijdrage van 25% van die externe kosten betaalt met een maximum van € 1.250 per gebeurtenis. Voor de gewenningperiode 2005 zal een maximum bedrag van € 600,00 worden gehanteerd. Indien in zo’n geval de externe kosten hoger zijn dan € 5.000, kan een beroep worden gedaan op het (nieuw in te stellen) calamiteitenfonds, na een positieve beoordeling door de Gebruikersraad. Wij vragen het Faculteitsbestuur om met deze eigenbijdrageregeling in te stemmen. b. “Total cost of ownership” meewegen bij investeringsbeslissingen Om te bewerkstelligen dat het “Total cost of ownership” meeweegt bij investeringsbeslissingen, dient het Faculteitsbestuur de volgende maatregelen te nemen: - Verplicht stellen dat bij investeringen die € 5.000 te boven gaan een Decision Making Unit (DMU) wordt ingesteld, waarin naast de aanvrager ook IDEE en Inkoop vertegenwoordigd zijn. In het geval dat er geen eensgezind standpunt binnen de DMU bepaald kan worden en de gebruiker alleen staat, zou arbitrage kunnen plaatsvinden door de directeur van de Faculteit of de Gebruikersraad IDEE. - Gebruikers die bij hun investeringen, gedaan na 1 januari 2005, geen gebruik hebben gemaakt van de DMU zoals zojuist beschreven, een plaatsingsheffing van 10% van het investeringsbedrag in rekening brengen. Eventuele opbrengsten van die plaatsingsheffing worden aan het calamiteitenfonds toegevoegd. - IDEE de opdracht te geven om in samenwerking met de afdeling Inkoop te streven naar raamcontracten met leveranciers van basisapparatuur. c. Overige aspecten In de bijlage vindt u het concept voor de nieuwe RO&V-regeling zoals IDEE die voorstelt. Hierin zijn wij uitgegaan van een registratieverplichting van apparatuur, voor zover de aanschafwaarde boven de € 2.500,- ligt 8 of de apparatuur gezondheids- en/of veiligheidsaspecten9 met zich meebrengt. (e.e.a. conform de A.O.-regeling van de UM) De aanschafprocedure waarin een DMU tot stand komt dient nog te worden opgesteld in overleg met Inkoop, de Faculteit en de beheerders van de instituten. Als die eenmaal tot stand is gekomen, dient deze, inclusief de nieuwe RO&V-regeling, op passende wijze onder de aandacht van de onderzoekers gebracht te worden.
8
De oude grens was Hfl. 5.000 en stamt uit 1993. I.v.m. inflatie is aanpassing van de grens opportuun. UM centraal heeft de grens onlangs opgehoogd naar € 2,500,9 Apparatuur die wordt gebruikt op patiënten, proefpersonen en/of proefdieren of apparatuur waaraan bij het gebruik ervan veiligheidsrisico's zijn verbonden.
13
Regeling voor de aanschaf, toelating, registratie, gebruik, instandhouding en veiligheidsborging van laboratorium apparatuur. De facultaire dienst IDEE beheert namens de faculteiten Geneeskunde en Gezondheidswetenschappen een centraal budget voor de instandhouding & veiligheidsborging van wetenschappelijke/laboratorium apparatuur. Teneinde deze beperkte middelen op een juiste en doelmatige wijze te besteden, is de navolgende regeling opgesteld. Naast richtlijnen voor de aanschaf en het gebruik (m.n. veiligheid), bevat de regeling randvoorwaarden waaraan moet worden voldaan om apparatuur in aanmerking te laten komen voor technische service en onderhoud ten laste van het genoemde instandhoudingbudget. 1. Uitsluitend apparatuur die wordt ingezet voor de primaire taken onderwijs en onderzoek van de faculteiten Geneeskunde en Gezondheidswetenschappen komt in aanmerking voor deze regeling. 2. Voor de instandhoudingservice van IDEE gelden de volgende randvoorwaarden: a. dat de apparatuur is aangeschaft conform de geldende aanschafprocedure; b. dat apparatuur is geregistreerd (RIAM) en voorzien is van een UM-registratie label met de kleuren rood, blauw, geel, oranje of grijs; c. dat de apparatuur niet ouder is dan de bij de aanschaf vastgestelde en geregistreerde technische levensduur; d. dat afspraken over onderhoudszaken en/of activiteiten met externe firma’s uitsluitend via IDEE verlopen; e. dat IDEE beschikt over een adequate technische (service) documentatie; f. dat IDEE - indien noodzakelijk - een instructie of training van de leverancier ontvangt, die voldoende is om te kunnen voorzien in een adequate eerstelijns service. 3. Aanvragers van nieuwe apparatuur waarvoor een registratieplicht geldt (zie lid 4 t/m 8), dienen IDEE daar in een vroegtijdig stadium bij te betrekken, teneinde gunstige condities m.b.t. de instandhouding te realiseren en zich vooraf een goed beeld te kunnen vormen m.b.t. eventuele veiligheids- en/of milieurisico’s. 4. Voor apparatuur met een aanschafwaarde > € 2.500,- geldt een registratie plicht in RIAM (RIAM = Registratie & Informatie systeem voor Apparatuur, dat wordt beheerd door IDEE). Apparatuur (> € 2.500,-) die wordt aangeschaft volgens de geldende aanschafprocedure (via Inkoop) wordt automatisch geregistreerd. 5. Voor apparatuur met een aanschafwaarde < € 2.500,- maar met veiligheid- en/of milieu-risico’s geldt eveneens een registratieplicht. 6. Veiligheids- en milieu risico’s gelden o.a. bij: patiënten/proefpersonen onderzoek, proefdieronderzoek, chemisch/biologisch laboratoria, radionuclidenlaboratoria, apparatuur met stralingrisico’s, CFK-houdende apparatuur, apparatuur voor persoonsbescherming, apparatuur met gassen, apparatuur met bewegende delen (robotten), etc. 7. Toelating van apparatuur met veiligheid- en/of milieu risico’s voor gebruik in de UMlaboratoria, is mede afhankelijk van de wijze waarop de borging van die risico’s plaatsvindt. Een CE markering van de apparatuur alsmede een periodieke keuring/controle door een gecertificeerde instantie zijn absolute randvoorwaarden. De resultaten van de keuring/controle dienen in een rapport te worden vastgelegd. De apparatuurbeheerder is verantwoordelijk voor een juiste borging van de veiligheiden/of milieu risico’s. IDEE heeft daarbij een controlerende, ondersteunende en adviserende rol. 8. Apparatuur met een aanschafwaarde < € 2.500,- zonder veiligheidsrisico wordt door IDEE geregistreerd op het moment dat deze apparatuur voor de eerste keer ter
14
reparatie wordt aangeboden. Na registratie komt deze apparatuur in aanmerking voor serviceverlening conform deze regeling. 9. Apparatuur welke op een andere wijze (buiten Inkoop om) wordt verkregen d.m.v. schenking, proefplaatsing, lease, bruikleen, etc. geldt eveneens een registratieplicht en dient alvorens ingebruikname bij IDEE te worden aangemeld. IDEE zal per situatie bezien hoe en onder welke condities deze apparatuur in het onderhoudsprogramma wordt opgenomen. Een belangrijk criterium is de technische staat van de apparatuur. Indien voorafgaand aan de ingebruikname een revisie van de apparatuur noodzakelijk wordt geacht, komen de kosten daarvan geheel voor rekening van de apparatuurbeheerder/aanvrager. 10. De beheerder van de apparatuur is verantwoordelijk voor een juiste registratie in RIAM en het aanleveren van alle daarvoor noodzakelijke gegevens. 11. Alle technische problemen en storingen worden - ook tijdens de garantie periode terstond aan IDEE gemeld (RO&V team tel. 81295). Contacten met de externe firma’s verlopen uitsluitend via IDEE. In het geval dat een apparatuurbeheerder buiten IDEE om afspraken maakt met een externe firma, komen alle kosten die daaruit voortvloeien volledig voor rekening van de betreffende apparaatbeheerder. 12. Voor apparatuur die voldoet aan de randvoorwaarden zoals gesteld in deze regeling kan een beroep worden gedaan op de technische service van IDEE. De kosten van het noodzakelijke technische onderhoud worden voor een belangrijk deel gefinancierd uit het instandhoudingbudget en voor een deel medegefinancierd door de apparaatbeheerder. Werkwijze van IDEE bij een storingsmelding: a. IDEE onderzoekt de klacht/storing en tracht deze in eerste instantie zelf op te lossen (eerste lijnservice); b. Voor de uren welke IDEE besteed aan het verhelpen van de klacht/storing (eerste lijnservice) wordt een intern servicetarief in rekening gebracht. In het geval dat onderdelen moeten worden vervangen, wordt 25% van kosten van die onderdelen in rekening gebracht. De overige 75% komt ten laste van het instandhoudingbudget, mits het om een niet-voorzienbare reparatie gaat; c. Blijkt er ondersteuning van een externe firma nodig te zijn dan wordt deze door IDEE ingeschakeld. In het geval van garantie of een volledig service contract wordt dit uiteraard meteen gedaan; d. Opdrachten aan externe firma’s welke voor de beheerder van de apparatuur extra kosten tot gevolg hebben, worden uitsluitend na overleg met de beheerder verstrekt. De beheerder betaalt in principe 25% van alle externe kosten. e Indien de 25%-bijdrage van de beheerder voor het onderhoud van een bepaald apparaat (zie b en d) per gebeurtenis meer zou gaan bedragen dan € 1.250,- bestaat de mogelijkheid om voor het meerdere een beroep te doen op het calamiteitenfonds van IDEE. Gemotiveerde verzoeken daartoe worden beoordeeld door de Gebruikersraad IDEE. 13. Om de onderhoudskosten t.l.v. het instandhoudingbudget FdG/FdGW zoveel als mogelijk te beperken wordt m.b.t. het afsluiten van onderhoudscontracten met externe firma’s een grote terughoudendheid in acht genomen. In het geval dat een onderhoudscontract noodzakelijk wordt geacht, betaalt de apparaatbeheerder een bijdrage van 25% van de externe kosten. Onderhoudscontracten komen uitsluitend in aanmerking voor een medefinanciering uit het centrale instandhoudingbudget FdG/FdGW (RO&V fonds) indien het contract bij aanschaf is afgesloten in het kader van de aanschafprocedure zoals genoemd onder 2a, dan wel indien zo’n contract door IDEE is afgesloten nadat de Gebruikersraad IDEE een positief oordeel daarover heeft afgegeven. De navolgende apparatuur komt – in principe - in aanmerking: a. Complexe en/of onderhoudsgevoelige apparatuur, waarvan de bedrijfszekerheid van groot belang is voor de continuïteit van meerdere onderzoeksprogramma’s (bijvoorbeeld: apparatuur bij centrale onderzoeksvoorzieningen);
15
b. Apparatuur waarbij de veiligheid van gebruikers en/of proefpersonen in het geding is; c. Apparatuur waarvoor om redenen een bijzondere kwaliteitswaarborg noodzakelijk is. 14. Afhankelijk van de aard, het gebruik en de storinggevoeligheid van apparatuur kan het zijn dat IDEE het nodig acht om periodiek preventief onderhoud te laten uitvoeren door externen. In dat geval kan de apparatuurbeheerder aanspraak maken op een bijdrage in de externe kosten van 75% uit het instandhoudingbudget. 15. Kosten voor de vervanging van zgn. verbruiksartikelen komen geheel voor rekening van de apparaatbeheerder. Verbruiksartikelen zijn onderdelen van een apparaat die conform de handleiding van de fabrikant periodiek vervangen dienen te worden (bijvoorbeeld: lampen, filters, lasers, filamenten, seals, naalden, spuiten, batterijen, etc). 16. De beheerder van apparatuur met een veiligheidsrisico (= apparatuur met een rood of oranje registratielabel) is ervoor verantwoordelijk dat deze apparatuur tijdig bij IDEE wordt aangeboden voor een periodieke veiligheidscontrole. Het is niet toegestaan om apparatuur met een rood registratie label in gebruik te hebben, waarvan de keuringsdatum is verstreken (ronde blauwe keuringsticker). 17. In het geval dat een apparaat wordt aangeschaft door meerdere instituten en/of wordt gefinancierd vanuit meerdere rekeningnummers, dienen de aanschaffers gezamenlijk één apparaatbeheerder (penvoerder) aan te wijzen, die verantwoordelijk is voor de afstemming en communicatie met IDEE en die tevens de betaling van de eventuele onderhoudskosten verzorgt. 18. Verzoeken om service aan apparatuur die buiten deze regeling valt wordt uitsluitend tegen een kostendekkend tarief en ten laste van de betreffende opdrachtgever afgehandeld. Dit geldt o.a. voor apparatuur die de bij aankoop vastgestelde technische levensduur heeft overschreden. 19. In het geval dat er geschillen ontstaan over de wijze van uitvoering en/of toepassing van deze regeling, kan aan de Gebruikersraad IDEE een bindend advies worden gevraagd. 20. Voor alle onderhoud aan apparatuur waarop deze regeling niet van toepassing is c.q. apparatuur die buiten de regeling valt, wordt voor de inzet van RO&V-medewerkers een kostendekkend uurtarief van € 50,- / uur in rekening gebracht. 21. Op alle correctieve en preventieve onderhoud werkzaamheden, die binnen deze regeling vallen, wordt voor de inzet van RO&V-medewerkers het interne servicetarief in rekening gebracht. Per 01/01/2005 bedraagt dit tarief € 15,- per uur. IDEE brengt geen tarief in rekening voor de apparatuurregistratie, installatie van apparatuur, veiligheidscontroles, storing afhandeling onder garantie en technisch advies van apparatuur.
16
