NMT-Checklist voor de omzetting van uw fiscale jaarrekening naar een bedrijfseconomische rekening Met deze checklist kunt u (samen met uw accountant) controleren of op de jaar rekening alle relevante kosten inzichtelijk zijn gemaakt. Dit is van groot belang in het
pag. 1-5
kader van het kostenonderzoek dat de NZa in 2013 gaat uitvoeren onder tandartsen, orthodontisten, mondhygiënisten en tandprothetici.
Opbrengsten 1.
Maakt u voor uw declaraties gebruik van een factoringmaatschappij?
Indien ja: Splits de daadwerkelijke omzet en de door de factormaatschappij ingehouden kosten en rente.
2.
Wordt in uw praktijk vooruit betaald bij dure behandelingen?
Indien ja: Passiviseer vooruitbetalingen als vooruit ontvangen omzet op de balans onder de kortlopende verplichtingen.
3.
Hebt u een B.V.?
Indien ja: Renteopbrengsten of andere beleggingsopbrengsten moeten buiten het onderzoek blijven.
Ja / nee* Ja / nee* Ja / nee*
Lonen en salarissen 4.
Hebt u een meewerkend(e) partner, familielid of andere bekende in uw praktijk, waaraan u geen loon uitkeert?
Indien ja: Voer een kostenpost “loon” hiervoor op.1
Ja / nee*
Pensioen 5.
Hebt u in uw jaarrekening een reservering opgenomen voor uw pensioenopbouw?
Ja / nee*
Indien nee: Voer een kostenpost “pensioen” op, waarbij u rekening houdt met de commerciële waardering.
2
Afschrijvingskosten 6.
Hebt u in 2009-2010-2011 investeringen versneld afgeschreven? 3
Ja / nee*
Indien ja: Herreken afschrijvingskosten. Geeft in 2011 extra kosten voor wat betreft in 2009 en 2010 versneld afgeschreven posten. Maar geeft in 2011 hogere opbrengst voor in 2011 met (max) 50% afgeschreven kosten. 7.
Hebt u herinvesteringen afgeboekt? 4
Ja / nee*
Indien ja: Elimineer afgeboekte herinvesteringsreserves en herreken afschrijvingskosten.
8.
Bent u een startende ondernemer? 5
Indien ja: Herreken afschrijvingskosten, zodat in de jaarstukken een bedrijfseconomische afschrijving naar voren komt.
9.
Hebt u uw praktijk (eenmanszaak) ingebracht in een B.V.?
Ja / nee* Ja / nee*
Indien ja: Afschrijving “commerciële” goodwill. Bij inbreng van een eemanszaak in een B.V. is meestal goodwill op de
pag. 2-5
balans van de B.V. opgenomen. Deze wordt fiscaal niet in aanmerking genomen.
Verzekeringskosten 10.
Hebt u nabetalingen in een later boekjaar opgenomen in het latere boekjaar? 6
Indien ja: Neem de nabetaling op in het jaar waarop de betaling betrekking heeft.
Ja / nee*
Autokosten (zakelijk) 11.
Hebt u voor het zakelijk gebruik van uw auto de “bijtelling” voor het privé gebruik auto van (maximaal) 25% van de
catalogusprijs in mindering gebracht op de kosten?
Indien ja: Elimineer de bijtelling van de auto (25% catalogusprijs).
Ja / nee* 7
Autokosten (privé) 12. Hebt u de kosten voor uw auto, die tot het privévermogen is gerekend, in rekening gebracht tegen € 0,19 per kilometer?
Ja / nee*
Indien ja: Kilometers berekenen op basis van bedrijfseconomische kosten en niet op basis van de fiscale norm van € 0,19 per kilometer, of werkelijke kosten op basis van persoonlijke keuzes.
Exploitatiekosten 13. Maakt u gebruik van één of meerdere leaseconstructies voor uw inventaris? 8
Ja / nee*
Indien ja: U kunt dit in de boeken opvoeren als “huurkosten” of vergelijkbare kosten in de boeken als ware er aangekocht (bijvoorbeeld afschrijvingskosten, rentekosten etc.). 14. Hebt u een voorziening opgenomen voor grootonderhoud of vervangingsinvesteringen? 9
Ja / nee*
Indien nee: Houd rekening met incidenteel te betalen grote onderhoudskosten en neem hiervoor een voorziening in uw boeken op. 15.
Maakt u reserveringen voor investeringen in innovatie en/of verplichtingen?
Indien nee: Houd rekening met vervangingsinvesteringen t.b.v. innovatie of nieuwe wetgeving (hygiëne).
Ja / nee*
Huisvestingskosten 16.
Behoort uw praktijkpand tot privévermogen? 10
Indien ja:
• Reken bedrijfseconomische kosten toe, zoals rente, afschrijving, onderhoud etc.
• Schrijf af op basis van vervangingswaarde uitgaande van de werkelijk te verwachten levensduur en op basis van de
Ja / nee*
pag. 3-5
huidige stand van techniek d.w.z. op basis van apparatuur die u nu wellicht nog niet hebt, maar voor een goede kwaliteit eigenlijk wel zou moeten hebben.
• Reken de rente toe aan het geïnvesteerde vermogen over de vervangingswaarde. Ga hierbij uit van een reële rente.
• Houd geen rekening met investeringsfaciliteiten, omdat die niet voor iedereen toepasbaar zijn.
• Ga uit van de bedrijfseconomische huur bij gebruik van een eigen praktijkruimte die tot het privé box 3 vermogen behoort, met een fictieve huur van 4%.
17.
Huurt u uw praktijkpand?
Indien ja: Ga uit van de huidige reële huur, zie af van toevallige voor- of nadelen.
18.
Verhuurt u het pand aan de praktijk-B.V.?
Indien ja: Ga uit van de bedrijfseconomische huur en niet van de fiscale huur. Ga hierbij uit van een marktconforme prijs.
19.
Reserveert u voor toekomstig onderhoud, zoals schilderwerk, dakbedekking, facelift?
Indien nee: Doe dit wel.
Ja / nee* Ja / nee* Ja / nee*
20. Is sprake van een maandelijkse bijdrage aan een samenwerkingsverband, waarbij de bijdrage niet alleen voor de huisvesting geldt?
Indien ja: Deze bijdrage dient te worden gesplitst/ juist in de administratie gerubriceerd te worden.
Ja / nee*
Verkoopkosten 21.
Is er sprake van representatie-, congres-, vergaderkosten e.d., waarbij de aftrekbeperking in de winst is verwerkt? 11
Indien ja: Verhoog dan de kosten met 26,5%.
22.
Houdt u rekening met een voorziening voor oninbare debiteuren?
Indien ja: Waardeer het debiteurensaldo correct; zeker als latere kennis over daadwerkelijke afboekingen benut kan worden.
Ja / nee* Ja / nee*
Rente 23.
Is uw praktijk deels of volledig gefinancierd met eigen vermogen en voert u hiervoor geen rentelast op?
Indien ja: Reken een bedrijfseconomische rente op het eigen vermogen toe.
Ja / nee*
Omzet 24.
Houdt u rekening met een debiteurenrisico?
Indien nee: U dient hiervoor een voorziening te treffen.
Ja / nee*
Personeel 25.
Heeft u in de boeken en post opgenomen voor niet-patiënt-gebonden werkzaamheden?
Indien nee: U dient hiervoor een post op te nemen.
26.
Heeft u in de boeken een post opgenomen voor toekomstige uitgaven voor bijzondere gebeurtenissen?
Bijvoorbeeld jubilea, maar mogelijk ook voor ontslagvergoedingen of eigen risico bij ziekte.
Indien nee: U dient hiervoor een post op te nemen.
pag. 4-5 Ja / nee*
Ja / nee*
27. Heeft u in de boeken een reservering opgenomen voor toekomstige uitgaven voor beloning voor werkzaamheden die u op grond van persoonlijke keuzes zelf uitvoert maar wat normaliter door personeel gebeurt, en niet tot het normale takenpakket van de praktijkhouder behoort? Daaronder valt dan ook een genormeerd bedrag voor personeel. Er zijn tandartsen zonder personeel.
Indien nee: Neem hiervoor een post op in uw boeken.
28.
Is er sprake van een DGA?
Indien ja: Bereken het loon en de bijkomende kosten zo zuiver mogelijk en voer dit op als arbeidskosten. Bij een eenmanszaak kan dat bedrag als toegerekend loon van de zelfstandige worden opgevoerd in de beoordeling. 12
Ja / nee* Ja / nee*
Verzekering tegen ziekte/A.O. 29.
Hebt u een reële post opgenomen voor een verzekering tegen ziekte en/of arbeidsongeschiktheid?
Ja / nee*
Indien nee: Neem de kosten van de premie voor een adequate verzekering, waarvan een ervaren waarnemer kan worden betaald, op in uw boeken.
1
2
Meewerkbeloning partner wordt soms niet opgevoerd als werkzaamheden beperkt zijn (fiscaal pas op te voeren als realistisch uurtarief vermenigvuldigd met gewerkte uren > € 5000). Ook komt het voor dat het uurtarief niet realistisch is (bijvoorbeeld vanwege een beperkt fiscaal belang). Derde variant is dat de meewerkaftrek wordt toegepast; deze leidt niet tot een kostenpost in de winst- en verliesrekening. Er wordt in de winst- en verliesrekening in principe geen rekening gehouden met pensioenopbouw. Dat is wel het geval in DGA-situaties (Directeur Groot Aandeelhouder). Daarbij is echter de dotatie gebaseerd op fiscale verplichtingen, en niet op noodzakelijke daadwerkelijke reservering.
3
Investeringen (behoudens uitzonderingen onroerende zaken) mochten in 2009-2010-2011 versneld afgeschreven worden, waarbij in het eerste jaar maximaal 50% afgeschreven mocht worden en in het tweede jaar de rest.
4
Het komt voor dat een bedrijfsmiddel (bijvoorbeeld auto) met winst verkocht is. Deze boekwinst wordt dan afgeboekt op de aanschafprijs van de nieuwe. Daarmee wordt de afschrijvingsgrondslag van het nieuwe bedrijfsmiddel lager.
5
Startende ondernemers mogen willekeurig afschrijven en kunnen daarom een groot deel van de activa fiscaal al afgeschreven hebben.
6
De premies voor verzekeringen staan vaak voor het betaalde bedrag in de winst-en-verlies-rekening. Er wordt vaak geen rekening gehouden met nabetalingen een jaar later vanwege bijvoorbeeld 30%-acces-decres clausule of extra werknemers op een ziekengeldverzekering.
7
Correcties i.v.m. privégebruik auto kunnen bij een IB-ondernemer in de jaarrekening verwerkt worden, bij een B.V. wordt dit privé / bij de loonheffing gecorrigeerd. E.e.a. gelijk te stellen.
8
Met enige regelmaat wordt de leaseconstructie van BNP Paribas toegepast waarbij eerst een periode equipment gehuurd wordt, waarna in een later boekjaar daadwerkelijk de aankoop plaatsvindt. Daarbij worden de huurtermijnen in mindering gebracht op de koopsom.
9
Fiscaal is dat vaak ook niet mogelijk.
10 Als een pand tot het privé vermogen behoort, zal voor het ondernemingsdeel een fiscaal forfaitair bedrag in mindering gebracht zijn op de winst. Als een pand ooit in het verleden is aangekocht, de bodemwaarde inmiddels bereikt is, (en er fiscaal dus vrijwel geen kosten meer zijn,) maar het pand conform marktwaarde veel meer waard is. 11 Representatie, congreskosten, vergaderkosten etc. zijn beperkt aftrekbaar (73,5%). 12 Indien sprake is van een DGA geniet deze wellicht een loon dat hoger danwel lager is dan gebruikelijk, op basis van persoonlijke of fiscale overwegingen. Alle loonkosten van een DGA (inclusief evt. kosten voor pensioen in eigen beheer) dienen in feite geheel geëlimineerd te worden om tot een juiste vergelijking met een eenmanszaak te komen. * Aankruisen wat wel/niet van toepassing is.
pag. 5-5
