NILAI DAN STANDAR KITA

NILAI DAN STANDAR KITA DASAR KEBERHASILAN KITA

Tata Tertib | Edisi III Tata Tertib Edisi III

1

Rekan-rekan yang Terhormat, Sudah satu dekade lebih sejak kita memperkenalkan buklet Standar dan Nilai untuk pertama kalinya pada tahun 1999. Waktu 12 tahun ini telah menjadi masa perubahan yang mengagumkan bagi perusahaan, industri, dan bahkan dunia kita. Kita telah menghadapi dan akan terus menghadapi tantangan teknologi baru, kepemimpinan baru, struktur organisasi baru, model bisnis baru, dan cara-cara baru dalam menjalankan bisnis di setiap tingkatan perusahaan kita. Meskipun demikian, ketika membaca sekilas buklet ini, saya terkesan dengan kokohnya nilai-nilai dan standar mendasar kita, yang terus mengarahkan operasi kita secara efektif di dalam lingkungan yang berubah dengan cepat ini. Kejujuran, integritas, dan standar perilaku yang tinggi tetap menjadi landasan kita untuk membangun perusahaan yang baru. Edisi ketiga dari Nilai dan Standar Kita ini menekankan kembali nilai-nilai dan standar yang terus bertahan tersebut serta memperbaruinya untuk menghadapi tantangan baru. Misalnya, dalam edisi ini Anda akan menemukan standar tentang penggunaan media sosial dan juga standar privasi yang semakin ditingkatkan. Saya mengharapkan agar Anda meluangkan waktu untuk benar-benar mengkaji Nilai dan Standar Kita dalam edisi ini, dan memikirkan bagaimana masing-masing dari kita dapat semakin memajukan etika dan integritas di setiap cara kita dalam melayani pasien. Misi kita adalah untuk menemukan, mengembangkan, dan menyediakan produk dan layanan inovatif yang dapat menyelamatkan dan memperbaiki kehidupan. Betapa pun kita berubah dan bertumbuh, inti dari diri kita, yang terkandung di dalam nilai dan standar Kita, akan tetap ada. Dan nilai dan standar tersebut akan selalu menjadi dasar dari kesuksesan kita. Hormat saya,

Kenneth C. Frazier Ketua, Presiden, dan Direktur Eksekutif

Tata Tertib Edisi III

1

DAFTAR ISI

BANTUAN LAIN Sumber Daya untuk Karyawan Supervisor atau Manajer Mulailah dengan berkonsultasi kepada orang yang paling memahami wilayah tanggung jawab Anda: supervisor Anda. Sumber Daya Manusia Untuk hal-hal yang menyangkut karyawan, seperti masalah yang melibatkan manajemen dan/atau karyawan lain, Anda harus menghubungi perwakilan Sumber Daya Manusia di lokasi Anda. Bagian Hukum Bagian Hukum dapat memberikan petunjuk untuk pertanyaan-pertanyaan tentang hukum dan praktik bisnis yang dapat diterima. Pengacara ditugaskan di setiap kelompok bisnis. Direktur Keuangan Untuk pertanyaan tentang persoalan keuangan, Anda dapat menghubungi Direktur Keuangan yang ditugaskan di unit bisnis Anda. Organisasi Kepatuhan Global Petugas kepatuhan kita di tingkat divisi, wilayah, dan negara dapat membantu Anda untuk persoalan yang menyangkut kebijakan dan praktik bisnis kita. Selain itu, perwakilan dari Organisasi Kepatuhan Global, termasuk Kantor Etika, Kantor Privasi, dan Keselamatan dan Lingkungan Global, terbuka untuk membantu Anda. Kantor Etika Anda mungkin mengalami situasi di mana Anda

memilih untuk membicarakan pertanyaan atau masalah tentang Nilai dan Standar Kita dengan seseorang di luar divisi/lokasi Anda. Kantor Etika adalah sumber daya perusahaan yang tersedia untuk menjawab pertanyaan seperti itu atau menangani masalah. Anda sebaiknya menghubungi Kantor tersebut sewaktu-waktu untuk persoalan apa pun yang berhubungan dengan Nilai dan Standar Kita, atau untuk membahas permasalahan tentang kemungkinan pelanggaran terhadap standar, hukum, atau peraturan kita. Karyawan atau pihak ketiga yang mengungkapkan persoalan praktik bisnis akan dilindungi dari tindakan balas dendam. Perlindungan ini juga berlaku untuk siapa saja yang memberikan informasi yang berhubungan dengan suatu penyelidikan. MENGHUBUNGI KANTOR ETIKA • Nomor Telepon Bebas Pulsa: 1 (800) 990-1146 Nomor Faks Kerahasiaan: 1 (908) 259-3788 • E-mail: [email protected] AdviceLine (SaluranSaran) AdviceLine adalah saluran luar yang bersifat rahasia yang disediakan bagi Anda untuk membicarakan permasalahan dan kemungkinan pelanggaran terhadap Nilai dan Standar Kita. Saluran ini terbuka 24 jam sehari, tujuh hari seminggu. Penerjemah bahasa juga disediakan untuk membantu Anda. UNTUK MENGHUBUNGI AdviceLine • Akses online di http://www.TheAdviceLine.com • Telepon Panggilan Langsung Bebas Pulsa: 1 (877) 319-0273 • Panggil tagih dengan menghubungi operator telepon setempat dan meminta sambungan ke 1 (704) 323-4005

Komite Audit Dewan Direksi Komite Audit Dewan Direksi menciptakan mekanisme yang dapat digunakan oleh karyawan untuk menyampaikan keluhan tentang akuntansi, kontrol internal, atau persoalan audit kepada Komite Audit, dan untuk menyampaikan permasalahan rahasia atau anonim menyangkut urusan akuntansi atau audit. Jika ingin menyampaikan pertanyaan atau permasalahan kepada Komite Audit, Anda dapat menghubungi Kantor Etika atau AdviceLine pada nomor kontak di atas. Permasalahan Anda akan diteruskan kepada Ketua Komite Audit Dewan Direksi.

2


Pendahuluan …………………………………………………………………………………………………… Sumber Daya …………………………………………………………………………………………………… Pelanggan Kita………………………………………………………………………………………………… Kualitas Produk dan Layanan…………………………………………………………………………… Pengalaman Merugikan atau Keluhan Kualitas Produk…………………………………………… Komunikasi yang Jujur…………………………………………………………………………………… Uji Klinis……………………………………………………………………………………………………… Integritas Keilmuan dan Akademik…………………………………………………………………… Uji Klinis Pasca-Pemasaran…………………………………………………………………………… Hadiah dan Keramahtamahan…………………………………………………………………………… Memberi Hadiah………………………………………………………………………………………… Menerima Hadiah………………………………………………………………………………………… Menyediakan Jamuan Makan dan Keramahtamahan Lain……………………………………… Undangan Konferensi/Simposium……………………………………………………………………… Persaingan yang Sehat…………………………………………………………………………………… Mengumpulkan Informasi Persaingan……………………………………………………………… Perlindungan Data dan Privasi Pasien/Konsumen…………………………………………………… Karyawan Kita…………………………………………………………………………………………………… Lingkungan Kerja Kita……………………………………………………………………………………… Privasi Karyawan………………………………………………………………………………………… Perlakuan yang Adil………………………………………………………………………………………… Keselamatan dan Kesehatan……………………………………………………………………………… Penyalahgunaan Obat dan Alkohol…………………………………………………………………… Pelecehan di Tempat Kerja………………………………………………………………………………… Kekerasan di Tempat Kerja…………………………………………………………………………… Pelecehan Seksual……………………………………………………………………………………… Mempekerjakan Kerabat dan Teman…………………………………………………………………… Pemegang Saham Kita………………………………………………………………………………………… Konflik Kepentingan………………………………………………………………………………………… Penggunaan Aset Perusahaan…………………………………………………………………………… Penggunaan Alat Komunikasi untuk Keperluan Pribadi……………………………………………… Penggunaan Media Sosial………………………………………………………………………………… Perlindungan Informasi Perusahaan…………………………………………………………………… Ketepatan Buku/Catatan…………………………………………………………………………………… Ketepatan Penyampaian Informasi Publik…………………………………………………………… Perdagangan Orang Dalam……………………………………………………………………………… Pemasok Kita …………………………………………………………………………………………………… Pemilihan Pemasok………………………………………………………………………………………… Perlakuan terhadap Pemasok……………………………………………………………………………… Menerima Hadiah…………………………………………………………………………………………… Menerima Jamuan Makan dan Bentuk Keramahtamahan Lain………………………………… Komunitas dan Masyarakat Kita…………………………………………………………………………… Layanan Sosial dan Investasi Kemasyarakatan……………………………………………………… Hak Asasi Manusia……………………………………………………………………………………… Komunikasi Publik…………………………………………………………………………………………… Pengawasan Lingkungan………………………………………………………………………………… Praktik Operasi……………………………………………………………………………………………… Kesejahteraan Hewan……………………………………………………………………………………… Pembayaran Tidak Layak………………………………………………………………………………… Penggunaan dan Pemilihan Agen…………………………………………………………………… Kepatuhan terhadap Hukum, Peraturan, dan Undang-Undang…………………………………… Undang-Undang Kesehatan A.S.……………………………………………………………………… Boikot……………………………………………………………………………………………………… Sanksi Ekonomi dan Peraturan Ekspor/Impor Lain………………………………………………… Aktivitas Politik…………………………………………………………………………………………… Menyampaikan Permasalahan……………………………………………………………………………… Penyelidikan Kemungkinan Pelanggaran Tata Tertib………………………………………………… Anonimitas dan Kerahasiaan……………………………………………………………………………… Tindakan Balas Dendam…………………………………………………………………………………… Tanggung Jawab Manajemen untuk Menciptakan Budaya Aman Berbicara…………………… Pedoman Penyampaian Persoalan……………………………………………………………………… Pedoman untuk Menerima Persoalan…………………………………………………………………… Daftar Kata………………………………………………………………………………………………………


4 6 7 7 7 7 8 9 9 9 9 10 11 11 12 12 13 15 15 15 16 16 16 17 17 17 18 19 19 20 20 21 22 23 23 24 25 25 25 25 26 27 27 27 28 28 29 29 29 30 30 30 31 31 31 32 33 33 34 34 35 35 37

3

PENDAHULUAN TUJUAN Nilai dan standar kita selalu menjadi dasar kesuksesan kita. Nilai dan standar tersebut menumbuhkan kepercayaan dan keyakinan di kalangan komunitas medis, pejabat pemerintah, badan pembuat peraturan, pasar keuangan, pelanggan, konsumen, dan pasien kita—yang semuanya sangat penting bagi kesuksesan kita. Yang lebih penting lagi, nilai-nilai ini menumbuhkan kepercayaan dan keyakinan para karyawan— menimbulkan rasa bangga dan keinginan masingmasing dari kita untuk mencapai hal-hal besar. Ya, kita sangat peduli dengan hasil yang kita capai. Namun kita juga sama pedulinya dengan cara mencapainya. Beberapa tahun terakhir membawa perubahan besar dalam cara kita menjalankan bisnis. Meskipun demikian, bagaimana pun kita berubah dan bertumbuh, inti dari siapa sebenarnya kita ini akan selalu sama—penyedia produk dan layanan yang inovatif dan distingtif yang menyelamatkan dan memperbaiki kehidupan.

“Kita berusaha untuk tidak pernah melupakan bahwa obat adalah untuk masyarakat. Obat bukan untuk mencari keuntungan. Keuntungan akan mengikuti, dan jika kita mengingatnya, keuntungan itu selalu ada. Bagaimana kita dapat memberikan obat-obatan terbaik bagi setiap orang? Kita tidak akan berhenti sampai menemukan cara dalam membantu memberikan prestasi terbaik kita kepada setiap orang.”

PEMBERLAKUAN Tata Tertib dan semua kebijakan perusahaan yang sesuai berlaku untuk setiap orang yang menjalankan bisnis atas nama perusahaan — termasuk karyawan, direktur (misalnya direktur eksekutif, direktur keuangan, pengontrol, dll.), anggota Dewan Direksi, agen, konsultan, tenaga kerja kontrak, dan lain-lain ketika menangani urusan perusahaan. Jika situasi ketenagakerjaan khusus memerlukan pengecualian standar perusahaan, pengecualian harus ditangani oleh manajer dengan wewenang yang sesuai. Direktur atau anggota Dewan Direksi hanya dapat memperoleh pengecualian dari Dewan Direksi atau Badan Komite. Pengecualian tersebut harus memiliki kekuatan hukum dan segera disampaikan kepada pemegang saham. PERTANGGUNGJAWABAN Masing-masing dari kita bertanggung jawab untuk menerapkan nilai-nilai dan standar yang ditetapkan dalam Tata Tertib ini dan untuk mematuhi kebijakan perusahaan yang sesuai serta untuk mengajukan pertanyaan jika merasa tidak yakin apakah kita memenuhi standar atau tidak. Pelanggaran terhadap Tata Tertib dapat dikenai tindakan korektif, dan dalam kasus tertentu berakibat pada tindakan pendisiplinan sampai dan termasuk pemutusan hubungan kerja. KETERSEDIAAN Kita percaya bahwa semua pemangku kepentingan berhak untuk mengetahui praktik bisnis kita. Buklet Nilai dan Standar Kita tersedia untuk umum.

– George W. Merck Komentar dari George W. Merck tahun 1950 di atas bahwa “obat adalah untuk masyarakat” merangkum nilai dan aspirasi kita. Namun kadang-kadang makna ungkapan tersebut tidak jelas dalam aktivitas sehari-hari kita dan dalam pengambilan keputusan sebagai anggota masyarakat. Buklet ini menggambarkan bagaimana nilainilai tersebut diterapkan melalui standar perilaku pada masing-masing dari pemangku kepentingan utama kita: pelanggan, karyawan, pemegang saham, pemasok, dan masyarakat.

Kita percaya bahwa semua pemangku kepentingan berhak untuk mengetahui praktik bisnis kita. Buklet Nilai dan Standar Kita tersedia untuk umum.

NILAI DAN STANDAR KITA

Pelanggan Kita

Karyawan Kita

Pemegang Saham Kita

Pemasok Kita

Komunitas dan Masyarakat Kita

Bisnis kita adalah menjaga dan memperbaiki kehidupan manusia dan kehidupan binatang. Semua tindakan harus diukur dengan keberhasilan kita mencapai sasaran ini. Di atas segalanya, kita menghargai kemampuan kita untuk melayani pasien dan konsumen yang mendapat manfaat dari penggunaan produk dan layanan kita dengan benar. Kita berdedikasi untuk memberikan keunggulan profesional dan sistem pemberian layanan kesehatan pada tingkat tertinggi. Kita berusaha untuk mengetahui kebutuhan para profesional di bidang pemeliharaan kesehatan dan konsumen, dan mencurahkan sumber daya kita untuk memenuhi kebutuhan tersebut.

Kemampuan kita untuk berhasil bergantung pada integritas, pengetahuan, imajinasi, keterampilan, fleksibilitas, dan kerja sama tim semua karyawan. Untuk mencapai tujuan ini, kita berusaha menciptakan suatu lingkungan yang saling menghormati, saling mendorong, dan kerja sama tim — lingkungan kerja yang menghargai komitmen dan berupaya untuk tanggap terhadap kebutuhan karyawan.

Kita mengetahui bahwa kemampuan kita untuk mencapai tujuan bergantung pada upaya menjaga kinerja keuangan yang mendorong investasi di bidang penelitian dan pengembangan teknologi terdepan. Upaya ini pada gilirannya akan menghasilkan produk yang efektif dan layanan yang inovatif. Kita berusaha untuk memberikan informasi yang jujur, akurat, dan tepat waktu kepada pemegang saham menyangkut kinerja kita dan mengungkapkan informasi yang jelas dalam semua laporan dan komunikasi publik.

Kita percaya terhadap pembinaan hubungan yang saling menguntungkan dengan para pemasok. Kita mengakui bahwa mereka adalah mitra penting dalam kesuksesan kita, dan kita memperlakukan mereka dengan jujur, adil, dan hormat. Kita juga mengharapkan agar mereka menjalankan aktivitas bisnis mereka untuk dan atas nama perusahaan dengan standar dan nilai-nilai bisnis yang selaras dengan standar dan nilai-nilai kita.

Menjadi warga perusahaan yang baik berarti bahwa kita menaati semua undang-undang, hukum, dan peraturan. Selain ikut, kita juga melayani masyarakat, mulai dari masyarakat setempat di mana kita beroperasi hingga tingkat nasional dan internasional, dengan mendukung sejumlah program, termasuk program yang mendorong peningkatan kesehatan dan kelestarian lingkungan. Semua aktivitas kita diarahkan oleh prinsip pertanggungjawaban perusahaan “Membantu Dunia Menjadi Sehat.”

Kita berusaha untuk memberikan suasana kerja yang menarik minat orang-orang berbakat besar dan membantu mereka mencapai potensi penuh mereka. Masing-masing dari kita bertanggung jawab untuk menciptakan iklim saling percaya dan menghormati, dan untuk mendorong lingkungan kerja yang produktif. Tanggung jawab ini terangkum di dalam Perilaku Kepemimpinan kita. Lihat halaman 40.

Jika Anda memiliki pertanyaan atau permasalahan, silakan membuka Halaman Bantuan Tambahan.

4



5

SUMBER DAYA

PELANGGAN KITA

Tidak ada pedoman, betapa pun terperincinya, yang dapat menjawab semua tantangan yang mungkin kita hadapi di dalam pekerjaan. Inilah yang menjadi alasan adanya sumber daya lain yang dapat kita gunakan ketika kita memiliki pertanyaan tentang perilaku bisnis.

KUALITAS PRODUK DAN LAYANAN Kita berkomitmen untuk memenuhi atau melampaui harapan pelanggan dan ketentuan peraturan yang menyangkut penelitian, pengembangan, manufaktur, pengujian, pasokan, dan pemasaran produk-produk kita. Kualitas berarti memenuhi kebutuhan dan harapan secara konsisten dengan memberikan produk dan layanan dengan nilai tertinggi secara tepat waktu. Pelanggan kita meliputi pasien, konsumen, profesional perawatan kesehatan, organisasi layanan kesehatan, badan pemerintah, grosir, dan distributor.

Buklet ini berfungsi sebagai pedoman bagi standar kita, termasuk pertanyaan umum, dan tidak dimaksudkan sebagai penjelasan lengkap tentang kebijakan dan standar perusahaan. Di dalam buklet ini Anda akan menemukan jawaban atas berbagai pertanyaan yang telah diajukan oleh karyawan. Informasi tambahan tentang sejumlah persoalan dapat ditemukan dengan merujuk pada kebijakan perusahaan yang sesuai. Jika pertanyaan Anda tidak sepenuhnya terjawab oleh sumber daya ini, langkah selanjutnya yang harus Anda lakukan adalah membicarakannya dengan manajer Anda. Sumber daya lain juga tersedia — termasuk spesialis di bidang Hukum, Keuangan, Audit Perusahaan, Sumber Daya Manusia, Kepatuhan Global, Kantor Etika, dan AdviceLine. (Untuk informasi lebih lanjut tentang cara menghubungi dan menggunakan sumber daya ini, silakan lilhat Halaman Bantuan Tambahan.) Anda dapat menggunakan setiap sumber daya ini jika memerlukan klarifikasi kebijakan, bantuan dalam menghadapi “wilayah abu-abu” atau ketika Anda merasakan adanya kemungkinan pelanggaran terhadap standar, undangundang, atau peraturan kita. TES KEPUTUSAN

Jika Anda mencari jawaban atas pertanyaan tentang perilaku bisnis, manfaatkan sumber daya Perusahaan yang dikutip dalam buku ini.

T J T J

Tes Keputusan adalah serangkaian kriteria yang dapat Anda gunakan untuk membantu menentukan tindakan yang tepat. Cukup tanyakan pada diri sendiri: • Apakah tindakan ini legal? • Apakah tindakan ini sesuai dengan isi dari standar dan kebijakan kita? • Apakah tindakan ini sesuai dengan semangat dari standar dan kebijakan kita? • B agaimana nantinya jika dimuat di surat kabar? Apakah tindakan ini akan terkesan tidak pantas dan membuat Anda merasa malu? Jika Anda tidak yakin apa yang harus dilakukan, hubungi manajer Anda dan sumber daya yang terdapat di Halaman Bantuan Tambahan untuk mendapatkan petunjuk.

6

T J


Banyak topik yang sepertinya tidak sesuai dengan kenyataan yang saya jumpai. Mengapa saya harus memperhatikan buklet ini? Sebagai dokumen yang ditujukan untuk semua bagian di perusahaan, bagian atau topik tertentu mungkin lebih sesuai dengan tugas atau departemen tertentu. Akan tetapi, mengetahui bagaimana bisnis dijalankan di bagian-bagian lain dalam Perusahaan tentunya akan berguna. Mengapa kita hanya memiliki satu buklet tentang standar? Mengapa kita tidak memiliki buklet regional yang menangani persoalan yang lebih sesuai dengan lokasi tertentu? Nilai dan standar kita bersifat universal. Kita berusaha untuk menjalankan bisnis dengan merangkum standar etika tinggi yang sama di mana pun kita beroperasi. Pada saat yang sama, kita juga menyadari bahwa penerapan standar serta undang-undang dan peraturan dapat berbeda-beda menurut lokasi. Perusahaan telah menyediakan sumber daya untuk membantu menangani persoalan khusus di wilayah tertentu. Selain sumber daya yang menangani perusahaan secara keseluruhan seperti Organisasi Kepatuhan Global, Kantor Etika, dan AdviceLine, Anda dapat juga menghubungi manajer Anda, perwakilan sumber daya manusia, pengacara divisi, direktur keuangan regional, serta petugas kepatuhan tingkat divisi, wilayah, dan negara. Saya adalah seorang manajer dan salah seorang karyawan menyampaikan persoalan etika bisnis kepada saya. Saya tidak yakin cara menangani situasi tersebut. Sumber daya apa yang dapat digunakan? Pada sebagian besar kasus, sumber daya pertama dan terbaik untuk berkonsultasi adalah manajer Anda sendiri. Selain itu, Kantor Etika juga terbuka untuk memberi Anda petunjuk dalam menangani persoalan etika bisnis apa pun, dan dapat membantu menemukan solusi atas permasalahan atau persoalan khusus yang Anda hadapi.

Peningkatan kualitas di seluruh area bisnis, mulai dari penelitian produk di laboratorium hingga penggunaan produk dan layanan kita oleh pasien, merupakan keharusan dalam menyediakan produk dan layanan inovatif yang meningkatkan kualitas kehidupan. Pencapaian sasaran dan tujuan global kita tergantung pada kemampuan kita untuk mendengarkan dan menghormati kebutuhan pelanggan di setiap aktivitas bisnis.

T J

Kita berusaha memberikan produk, layanan, dan informasi berkualitas tinggi.

T J

Kita tertinggal dari jadwal dan berada dalam tekanan besar. Bolehkah kita memodifikasi beberapa langkah manufaktur untuk mempercepat produksi? Mungkin tidak. Meskipun kita berusaha untuk merampingkan proses manufaktur untuk menjadikannya seefisien mungkin, kita harus selalu melewati jalur yang benar untuk memperoleh persetujuan untuk memodifikasi proses manufaktur yang ada. Beberapa langkah mungkin diwajibkan oleh badan-badan peraturan pemerintah. Langkah-langkah yang lain mungkin harus dilakukan untuk memenuhi standar kualitas kita. Meskipun terkesan tidak perlu, langkah-langkah tersebut bisa jadi memiliki fungsi kualitas yang sangat penting. Jika Anda memiliki pertanyaan lebih lanjut — atau ingin mengajukan saran tentang cara memperbaiki proses — konsultasikan dengan manajer Anda atau pimpinan Operasi Kualitas di lokasi Anda sebelum mengambil tindakan apa pun.

Pengalaman Merugikan atau Keluhan Kualitas Produk Kita semua memiliki peran yang harus kita jalankan untuk membantu perusahaan mewujudkan komitmennya untuk meningkatkan kesehatan manusia. Salah satu tanggung jawab terbesar kita adalah memberitahukan setiap pengalaman merugikan (adverse experience - AE) atau keluhan kualitas produk (product quality complaints - PQC) kepada perusahaan. Kita semua harus melaporkan setiap AE atau PQC yang mungkin berhubungan dengan produk-produk kita, termasuk obat-obatan resep, obat yang dijual bebas (OTC), dan produk kesehatan hewan.

Ketika menghadiri pesta, salah satu tamu memberi tahu saya tentang efek samping dari salah satu obat kita. Apakah hal ini benar-benar perlu dilaporkan kepada perusahaan? Ya. Anda harus segera melaporkan insiden tersebut. Demi keselamatan pasien, kita perlu mengetahui semua pernyataan tentang pengalaman merugikan. Hubungi anggota tim Designated Points of Contact (DPOC) untuk menyampaikan informasi tersebut paling lambat 24 jam setelah mengetahui pengalaman tersebut. Anda juga dapat menghubungi manajer Anda atau Kantor Etika yang akan mengarahkan Anda ke sumber daya yang tepat.

KOMUNIKASI YANG JUJUR Hidup tidak hanya tergantung pada kualitas produk dan layanan kita, tetapi juga kualitas informasi yang kita berikan kepada komunitas medis dan masyarakat umum. Informasi yang disampaikan kepada pelanggan tentang produk dan layanan kita, termasuk ketersediaan dan pengiriman, haruslah berguna, tepat, dan didukung oleh bukti ilmiah yang relevan dan disampaikan secara jujur, adil, dan menggunakan sarana yang tepat. Ini berarti bahwa komunikasi promosi tentang obat resep, produk biologi, dan vaksin mencakup deskripsi tentang penggunaan atau rekomendasi dosis dan juga harus mencakup (kecuali dinyatakan lain menurut undangundang atau peraturan) rangkuman tentang efek samping, tindak pencegahan, peringatan, dan kontraindikasi, dan efektivitas penggunaan seperti yang dideskripsikan. Kita tidak memberikan informasi kepada publik dengan maksud mempromosikan produk untuk digunakan sebelum penggunaan produk tersebut mendapat persetujuan. Akan tetapi, ini tidak berarti membatasi pertukaran informasi ilmiah secara lengkap tentang suatu produk, termasuk penyebaran temuan penelitian di dalam media ilmiah dan media komunikasi lain.


7

PELANGGAN KITA

T J

T J

T 8

Saya perwakilan penjualan untuk salah satu produk farmasi kita, dan saya tahu bahwa saya tidak boleh menyampaikan atau mempromosikan produk dengan cara yang tidak sesuai dengan label produk. Tetapi, jika seorang dokter mulai mengajukan pertanyaan tentang penggunaan produk, bolehkah saya merujuk ke studi dan dokter lain yang juga meresepkan penggunaan tersebut? Pada umumnya, perwakilan penjualan kita tidak boleh memberikan informasi yang tidak sesuai dengan apa yang terdapat di dalam label produk secara langsung kepada dokter. Anda harus memberi tahu dokter tersebut bahwa perusahaan kita tidak merekomendasikan penggunaan produk tersebut untuk tujuan selain yang disebutkan dalam label produk. Akan tetapi, jika dokter tersebut menginginkan informasi lain tentang topik ini, Anda dapat mengarahkan permintaan tersebut ke Bagian Layanan Medis kita. Dalam batasan tertentu, Bagian ini memiliki wewenang untuk memberikan informasi seperti itu secara langsung kepada dokter. Bagaimana kita harus menangani permintaan sampel yang sepertinya tidak pada tempatnya, misalnya JANUVIA® diminta oleh seorang dokter ortopedi? Jika Anda memiliki alasan untuk memercayai bahwa penggunaan sampel oleh dokter tidak tepat menurut kebijakan perusahaan, Anda sebaiknya meminta kejelasan alasan dari permintaan dokter tersebut. Jika menurut Anda permintaan tersebut tidak pada tempatnya, misalnya sampel tidak akan digunakan oleh dokter tersebut pada pasien untuk mengevaluasi produk tersebut dalam praktik yang sebenarnya, Anda diperbolehkan untuk tidak memberikan sampel. Penggunaan sampel farmasi yang tidak tepat merupakan pelanggaran terhadap kebijakan perusahaan dan dapat bersifat ilegal. Anda harus menjelaskan kebijakan perusahaan mengenai sampel kepada dokter tersebut dan menyampaikan permintaannya kepada manajer Anda untuk penyelidikan lebih lanjut.

Integritas Keilmuan dan Akademik Kita memahami dan menghormati peran dari penelitian ilmiah dan akademis independen serta perdebatan tentang kemajuan di bidang medis, keilmuan, dan kemanusiaan. Dengan demikian, dalam semua upaya penelitian yang disponsori oleh perusahaan, kita akan menahan diri untuk tidak mempengaruhi hasil dan Perusahaan kita sangat memperhatikan perlindungan kesehatan dan keselamatan peserta uji klinis. Dua wanita ini sedang dalam studi untuk SINGULAIR®, perawatan perusahaan untuk asma pada pasien usia 12 bulan dan rhinitis alergi musiman pada pasien usia 2 tahun.

J

Sebagai karyawan perusahaan Anda harus mematuhi standar kita di segala situasi bisnis. Sebagai perusahaan farmasi, kita memiliki tata tertib yang sangat lengkap dengan standar sangat tinggi. Akan tetapi, kadang-kadang terdapat situasi di mana ketentuan pelanggan lebih ketat, misalnya larangan sepenuhnya terhadap pemberian hadiah atau bahkan jamuan yang paling sederhana sekali pun. Dalam kasus-kasus seperti itu, Anda harus mengikuti standar pelanggan selain standar kita.

UJI KLINIS Uji klinis menentukan keamanan dan kemanjuran produk-produk kita pada orang yang secara suka rela berpartisipasi dalam studi kita. Oleh karena itu, uji klinis sangat penting untuk kita lakukan dengan pertimbangan utama pada kesehatan dan keselamatan peserta sekaligus juga mendukung kepentingan ilmu pengetahuan dan masyarakat. Rincian standar dan pedoman tentang uji klinis dan protokol produk juga tersedia.

T J

Saya bekerja dengan organisasi pelanggan yang memiliki tata tertib sendiri. Dalam beberapa contoh, tata tertib mereka menyatakan bahwa saya — sebagai pemasok mereka — mematuhi standar mereka. Tata tertib mana yang harus saya ikuti? Tata Tertib Edisi III

Saya perwakilan penjualan dan pemasaran, dan seorang dokter menanyakan apakah ia dapat menggunakan sampel kita untuk melakukan uji klinis sederhana dengan sekelompok pasien. Apakah ini diperbolehkan? Tidak. Sampel tidak digunakan untuk uji klinis. Kita memiliki standar dan pedoman terperinci tentang protokol uji klinis. Meskipun perusahaan biasanya memang memberikan produk untuk tempat-tempat studi sesuai dengan protokol uji klinis dalam uji klinis yang disponsori oleh perusahaan, produk ini biasanya dipasok melalui kelompok perusahaan yang mengelola studi tersebut (misalnya, MRL) dan tidak melalui area penjualan dan pemasaran. Anda dapat menghubungi Bagian Medis atau petugas kepatuhan wilayah atau negara Anda untuk informasi lebih lanjut.

kesimpulan penelitian dengan cara yang tidak benar. Penelitian klinis harus dilakukan di bawah pengarahan personel medis dan ilmuwan yang berkualifikasi serta sesuai dengan standar tinggi etika medis dan klinis. Kerja sama dan interaksi erat dengan masyarakat medis dan ilmiah sangat penting bagi misi kita — meningkatkan kesehatan manusia dengan menyediakan obat-obatan yang baru dan efektif, termasuk vaksin, bagi masyarakat. Semua interaksi tersebut harus dipandu oleh prinsip sebagai berikut:

Semua kegiatan yang melibatkan komunitas medis dan ilmiah yang disponsori atau didukung oleh perusahaan, termasuk anak cabangnya, harus sesuai dengan peraturan industri, memiliki tujuan bisnis yang dinyatakan dengan jelas, dan harus dilaksanakan sesuai dengan standar etika dan integritas tertinggi dengan pertimbangan utama pada kesehatan dan keselamatan pasien. Uji Klinis Pasca-Pemasaran Uji klinis pasca-pemasaran membantu kita untuk lebih memahami keamanan dan kemanjuran produk kita. Uji klinis memberikan informasi penting bagi dokter praktik, pembeli pihak ketiga, dan pengambil keputusan penting untuk mendukung penggunaan produk-produk kita dengan benar.

T J

Seorang dokter memberi tahu saya bahwa salah satu pesaing memberikan uang untuk setiap resep yang ia tulis untuk produk mereka. Bolehkah saya melakukan hal yang sama? Tidak. Praktik seperti ini tidak boleh dilakukan. Akan tetapi, mungkin yang terjadi adalah dokter tersebut mengikuti studi klinis pasca-pemasaran yang memiliki alasan yang jelas. Dalam kasus seperti itu, dokter layak mendapatkan kompensasi atas beban kerja tambahan ketika mengikuti studi tersebut, tetapi hal ini tidak berhubungan dengan resep yang ditulis oleh dokter tersebut.

T J

Saya percaya bahwa saya mungkin dapat meyakinkan dokter yang merupakan pelanggan penting untuk beralih dari produk pesaing ke salah satu produk kita jika saya memintanya untuk melakukan “studi observasi” untuk mendapatkan pengalaman dengan produk kita. Apakah praktik ini diperbolehkan? Tidak. Program observasi yang melibatkan produk kita tidak boleh digunakan untuk tujuan membujuk dokter agar mengalihkan pasien agar menggunakan produk kita atau merawat pasien dengan resep produk kita. Demikian juga, program observasi tidak boleh dilakukan jika program menimbulkan kesan untuk mempengaruhi dokter. Program observasi dapat dilakukan hanya untuk mendapatkan data yang akan membantu perusahaan dan para dokter meningkatkan pelayanan pasien melalui observasi langsung terhadap penggunaan produk dengan setting klinis. Harus ada kontrak dengan dokter dan protokol tertulis yang mengidentifikasikan kebutuhan akan data tersebut dan menjelaskan bagaimana hasil program akan digunakan.

HADIAH DAN KERAMAHTAMAHAN Memberi Hadiah Kita percaya terhadap persaingan atas dasar keunggulan produk dan layanan kita, dan berharap dapat menghindari berperilaku tidak pantas, meskipun hanya terkesan demikian, dengan pelanggan kita. Pemberian hadiah berupa uang maupun bukan uang, termasuk pelayanan, kepada pelanggan menimbulkan persoalan serius menyangkut konflik kepentingan atau kesan adanya konflik kepentingan. Oleh karena itu, pemberian hadiah tidak diperbolehkan kecuali sesuai dengan pengecualian khusus yang dijelaskan di bawah ini. Kita memahami bahwa dalam budaya tertentu, pemberian hadiah pada suatu acara telah menjadi kebiasaan dan sesuatu yang diharapkan. Keputusan menyangkut situasi seperti ini harus dipertimbangkan dengan cermat, dan harus mendapat izin tertulis sebelumnya dari manajer Anda sebelum melanjutkan. Untuk Pelanggan Dokter: Karena kita ingin menjaga kepercayaan publik terhadap dokter untuk mengambil keputusan semata-mata berdasarkan kesehatan pasien, kita tidak memberikan hadiah atau insentif lain kepada dokter yang menjadi pelanggan kita. Sebagai bagian dari pemberian informasi kepada para dokter tentang produk kita, kadang-kadang kita dapat memberikan sesuatu yang berhubungan dengan pendidikan dan praktik sejauh pemberian tersebut memiliki nilai kecil dan relevan dari segi medis,


9

PELANGGAN KITA

T J Kita dapat menerima jamuan makan atau jamuan sosial sederhana asalkan memenuhi kriteria perusahaan.

misalnya buku bacaan medis dan barang-barang lain yang memiliki fungsi pendidikan murni dan diizinkan di negara yang bersangkutan. Selain itu, barang-barang promosi yang bernilai kecil juga diperbolehkan (misalnya pena, buku catatan, kalender, dll.), dengan ketentuan bahwa barang-barang tersebut tidak berhubungan dengan praktik seorang dokter. Ingatlah bahwa tempattempat tertentu memiliki kebijakan yang lebih ketat sesuai dengan undang-undang atau peraturan industri setempat menyangkut hadiah untuk dokter. Silakan berkonsultasi dengan pengacara setempat/regional Anda untuk mendapatkan petunjuk tambahan. Untuk Pelanggan Lain: Selain dokter, kita juga berinteraksi dengan pelanggan penting lain, termasuk grosir, distributor, dan pengecer. Untuk pelanggan ini, hanya barang-barang terkait bisnis yang memiliki nilai keclil yang diperbolehkan. Pemberian hadiah untuk pelanggan ini harus sesuai dengan undangundang setempat, kebijakan perusahaan, dan peraturan industri yang relevan. Untuk bantuan dan petunjuk lain, silakan berkonsultasi dengan perwakilan hukum setempat dan/atau petugas kepatuhan setempat.

T J T J 10

Saya mendapat undangan pernikahan seorang pelanggan penting. Dalam budaya saya, tamu diharapkan memberikan kado berupa uang untuk pernikahan tersebut. Apa yang harus saya lakukan? Apakah hadiah kado yang bukan uang diperbolehkan? Kado berupa uang atau bukan uang tidak diperbolehkan. Anda harus berkonsultasi dengan manajer Anda jika percaya akan mendapat pengecualian dari kebijakan perusahaan kita. Kardiolog kepala di sebuah rumah sakit besar meminta sumbangan perlengkapan untuk unit perawatan jantung yang baru di rumah sakit tersebut. Apakah sumbangan seperti itu melanggar standar bisnis kita? Mungkin perusahaan merasa layak dan perlu untuk memberikan kontribusi dalam peningkatan kualitas fasilitas pelayanan

Kesehatan setempat. Akan tetapi, Anda harus memastikan bahwa proses yang benar untuk lokasi Anda telah diikuti. Silakan hubungi petugas kepatuhan untuk mendapatkan petunjuk. Salah satu pelanggan saya adalah teman dekat dan kami sering bertukar hadiah berharga pada musim berbagi hadiah. Apakah saya dapat meneruskan kebiasaan ini? Perusahaan tidak melarang persahabatan dengan mitra bisnis, namun mengharuskan kebijaksanaan dan penilaian yang baik dalam situasi seperti itu. Dalam situasi tertentu, hadiah boleh saja diberikan asalkan hadiah tersebut “bersifat pribadi,” tidak dibiayai oleh perusahaan dan pertukaran hadiah tidak akan dianggap sebagai konflik kepentingan. Anda harus menyampaikan hubungan tersebut kepada manajer Anda. Manajer Anda akan menilai situasi dan menentukan cara untuk mengelola kemungkinan konflik kepentingan dengan cara yang sesuai dengan kebijakan tentang konflik kepentingan. Perusahaan mungkin perlu menugaskan karyawan lain untuk berhubungan dengan pelanggan tersebut.

Pejabat atau Pegawai Pemerintah: Hadiah, Jamuan Makan, Keramahtamahan, atau Pemberian Lain Sebagian besar wilayah melarang pemberian uang atau apa pun yang bernilai untuk mendapatkan atau mempertahankan bisnis. Harap diketahui bahwa pada kebanyakan kasus, dokter yang menjadi pelanggan perusahaan dianggap sebagai pejabat pemerintah. Karena alasan ini, memberikan hadiah, jamuan makan, keramahtamahan, honorarium untuk keikutsertaan dalam konggres atau simposium, atau pemberian sejenis kepada pejabat pemerintah memerlukan evaluasi tambahan untuk memastikan tidak adanya pemberian uang atau pemberian lain yang tidak sepantasnya. Selain itu, perusahaan berharap untuk menghindari bahkan sekadar kesan tidak pantas. Undang-undang tentang hadiah dan keramahtamahan yang pantas bagi kelompok ini bersifat kompleks dan berbeda di setiap negara — dan bahkan di dalam sebuah negara (misalnya, undang-undang daerah dan nasional). Oleh karena itu, konsultasikan dengan petugas kepatuhan setempat atau wilayah sebelum memberikan hadiah, undangan, keramahtamahan, atau pemberian lain dalam bentuk apa pun kepada pegawai pemerintah. Menerima Hadiah Penerimaan hadiah bisa lebih sering terjadi dalam konteks hubungan dengan pemasok. Oleh karena itu, pedoman terperinci tentang penerimaan hadiah dapat dilihat di bagian PEMASOK KITA di halaman 25.


Menyediakan Makanan dan Keramahtamahan Lain Kita boleh memberikan jamuan makan atau keramahtamahan dalam kesempatan tertentu, dengan ketentuan bahwa pemberian ini: •D ilakukan selama berlangsungnya hubungan bisnis yang jujur atau bonafide;

peraturan industri; kita juga harus mempertimbangkan apakah peserta juga meliputi pegawai atau pejabat pemerintahan, yang biasanya akan membutuhkan saran dan petunjuk lebih lanjut. Kita tidak mendanai perjalanan bagi pasangan atau teman dari peserta.

•S ebagai jamuan dalam suatu acara/kegiatan pendidikan atau bisnis; • Legal; • Sesuai dengan peraturan industri yang berlaku;

T

• Sesuai dengan kebijakan dan prosedur perusahaan; • Tidak ditafsirkan sebagai upaya untuk memengaruhi keputusan bisnis dengan cara yang tidak benar; dan • Tidak memalukan perusahaan jika mendapat sorotan publik.

T J

J

Di negara saya ada kebiasaan untuk mengajak dokter ke restoran untuk membicarakan produk kita. Apakah kebiasaan ini diperbolehkan menurut kebijakan kita? Lokasi yang sebaiknya dipilih untuk membicarakan produk kita adalah kantor dokter tersebut atau rumah sakit atau tempat lain yang berhubungan dengan medis. Dalam kasus tertentu, pembicaraan tentang produk dapat dilakukan di luar tempat-tempat tersebut. Jika Anda merasa bahwa pembicaraan tersebut perlu dilakukan, pertama-tama Anda harus mendapatkan persetujuan dari manajer Anda, dan persetujuan itu harus menyebutkan situasi yang ada sehingga prosedur kontrol dan pengawasan dapat diterapkan.

UNDANGAN KONFERENSI/SIMPOSIUM Kita berkomitmen untuk mengadakan dan mengikuti program-program pendidikan untuk berbagi informasi medis dan ilmiah. Kita menyadari pentingnya aktivitas ini dilakukan dengan cara yang benar dan profesional, dengan tujuan utama meningkatkan pelayanan terhadap pasien. Akan tetapi, standar kita tidak memperhitungkan semua ketentuan hukum setempat. Jika terdapat undang-undang setempat yang lebih ketat, undangundang tersebut lebih diutamakan. Tujuan kita dalam mendukung pertemuan ilmiah/ pendidikan adalah untuk meningkatkan pelayanan terhadap pasien. Dengan demikian, agenda pertemuan harus sesuai dengan para peserta dan mendukung tujuan ilmiah pertemuan tersebut. Lokasi harus dipilih atas dasar kemudahan dan biaya perjalanan bagi peserta, serta kecocokan dengan jenis pertemuan dan audiens. Keputusan menyangkut sponsor harus mematuhi undang-undang setempat, kebijakan dan dokumen pedoman perusahaan di tingkat lokal/regional, dan Tata Tertib Edisi III

Kami membayar biaya perjalanan seorang tokoh penting yang berbicara dalam konferensi yang disponsori oleh perusahaan. Ia ingin membawa pasangannya atas biaya sendiri. Apakah hal ini diperbolehkan? Pasangan atau rekan boleh ikut dalam perjalanan ke suatu konferensi asalkan biaya tidak ditanggung oleh perusahaan. Ini berarti bahwa setiap perjalanan, penginapan, jamuan makan, dan biaya yang berhubungan dengan kehadiran pasangan tersebut tidak ditanggung oleh perusahaan. Akan tetapi, mengizinkan pasangan atau rekan untuk menghadiri sesi atau pertemuan yang membicarakan bisnis resmi adalah tidak sesuai dengan tujuan dari acara ini. Apakah kita menghargai permintaan seorang dokter untuk mengeluarkan dua tiket kelas ekonomi sebagai pengganti satu tiket kelas bisnis untuk menghadiri suatu konferensi? Tidak. Ini tidak boleh dilakukan. Undangan diberikan kepada dokter, dan perusahaan hanya menanggung pengeluaran yang berhubungan dengan kehadiran pihak yang diundang. Dapatkah kita membayar pengeluaran perjalanan untuk dokter yang terlibat dalam proses persetujuan obat-obatan baru untuk menghadiri suatu pertemuan? Acara seperti itu diatur dalam undangundang dan peraturan yang kompleks dan berbeda-beda, tergantung pada beragam faktor, yang meliputi: • Apakah dokter tersebut seorang pegawai pemerintah? • Apakah dokter tersebut pengambil keputusan dalam proses persetujuan peraturan? • Adakah produk perusahaan yang berada dalam proses pendaftaran atau akan didaftarkan? • Adakah kesan untuk mempengaruhi dengan cara yang tidak benar?

11

PELANGGAN KITA

T

J

Dokter yang kami undang ke acara simposium berkali-kali tidak hadir atau berpartisipasi penuh dalam acara yang memerlukan kehadiran mereka. Bagaimana saya harus menangani situasi ini? Setelah mengundang seorang dokter ke acara simposium, Anda harus membicarakan apa harapan kita dengan keikutsertaan dokter tersebut. Jika kehadiran seorang dokter menjadi masalah, pertama-tama Anda harus membicarakan nilai dari acara tersebut dengan dokter yang diundang untuk memastikan bahwa ia mengetahui apa yang akan mereka lewatkan dengan tidak hadir penuh dalam acara tersebut. Akan tetapi, ingatlah bahwa kita tidak dapat mengontrol keikutsertaan dokter dalam acara seperti itu. Jika kehadiran dokter tersebut terus menjadi masalah, Anda harus membicarakan persoalan itu dengan manajer Anda untuk menentukan apakah dokter tersebut perlu diundang dalam acara yang akan datang.

PERSAINGAN YANG SEHAT Kita percaya bahwa pelanggan dan masyarakat secara keseluruhan mendapatkan manfaat dari pasar yang berkeadilan, bebas, dan terbuka. Oleh karena itu, kita bersaing atas dasar keunggulan produk dan layanan, dan tidak memanfaatkan kesepakatan dengan pesaing untuk “mengatur” harga atau membatasi perdagangan. Prinsip kita dalam perdagangan yang berkeadilan mensyaratkan bahwa: • Kita tidak berbagi atau bertukar informasi harga atau penawaran dengan pesaing. Hal ini meliputi kebijakan harga, diskon, promosi, royalti, jaminan, dan ketentuan dan persyaratan penjualan. Jika pesaing memberikan informasi seperti itu secara suka rela, baik dalam pertemuan asosiasi perdagangan atau ruang tunggu dokter, kita harus segera mengakhiri pembicaraan dan memberitahukan situasi tersebut kepada Bagian Hukum. Meskipun tidak ada maksud lain, pertukaran informasi tersebut dapat menimbulkan kesan pengaturan harga atau rekayasa penawaran. •K ita bersaing secara agresif di setiap pasar untuk setiap pelanggan. Kita tidak mengadakan kesepakatan — atau kesepahaman — dengan pesaing menyangkut pelanggan, distributor, atau wilayah. 12

dan materi pemasaran yang tersedia bagi publik, (iii) dari pelanggan pesaing (kecuali mereka dilarang untuk mengungkapkan informasi tentang pesaing), atau (iv) dari apa yang ditampilkan oleh pesaing dalam konferensi atau pameran perdagangan.

Evaluasi keterlibatan harus dilakukan sesuai dengan prosedur yang telah kita tetapkan untuk menentukan apakah perusahaan dapat membayar pengeluaran perjalanan tersebut. Untuk petunjuk lebih lanjut, silakan berkonsultasi dengan petugas kepatuhan setempat atau regional. Kita bersaing dengan adil dan jujur, mengandalkan keunggulan produk dan layanan kita.

•K ita tidak memberikan informasi yang salah atau menyesatkan tentang karakteristik produk dan layanan pesaing. Standar kita dalam persaingan sehat adalah juga merupakan persoalan hukum di hampir setiap negara di mana kita beroperasi, dan masih ada ketentuan hukum lain yang harus kita patuhi. Setiap manajer harus memastikan bahwa karyawan yang terlibat dalam pemasaran, penjualan, dan pengadaan memahami isi dan semangat standar kita dan undang-undang persaingan yang berlaku.

T J

Saya menghadiri pertemuan asosiasi perdagangan dan beberapa anggota membicarakan strategi penentuan harga. Apa yang harus saya lakukan? Jika persoalan seperti strategi penentuan harga dibicarakan di antara para pesaing, ada kemungkinan bahwa pengaturan harga atau kolusi dapat terjadi atau dianggap telah terjadi. Banyak negara melarang pembicaraan tentang penentuan harga di antara para pesaing karena alasan ini. Jika Anda berada dalam situasi ini, Anda harus membuat alasan untuk segera keluar dari pertemuan tersebut. Segera beritahukan apa yang telah Anda amati kepada Bagian Hukum.

Mengumpulkan Informasi Persaingan Kita bersaing secara sehat dan jujur. Kita tidak mengumpulkan informasi pasar dengan cara misrepresentasi, pencurian, atau pelanggaran privasi atau pemaksaan. Secara umum, Anda dapat memperoleh informasi tentang pesaing dari sumber-sumber yang dapat diterima seperti pelanggan, konsultan, dan bahkan pesaing sendiri dalam situasi yang tepat. Misalnya, Anda dapat mengumpulkan informasi tentang pesaing (i) dari berita dan sumber-sumber publik, seperti laporan keuangan yang diserahkan kepada badan pengatur yang relevan, (ii) dengan mencermati produk pesaing


• Anda tidak diperbolehkan mendorong karyawan perusahaan yang sebelumnya bekerja untuk pelanggan atau pesaing kita untuk melanggar kewajiban kontrak atau kerahasiaan menyangkut informasi nonpublik milik pesaing. Karena sulitnya mengetahui dengan pasti kewajiban kerahasiaan seperti apa yang telah disetujui, kita sangat tidak menganjurkan praktik meminta karyawan perusahaan yang sebelumnya bekerja bagi pesaing untuk memberikan informasi tentang perusahaan mereka sebelumnya.

T J

• Anda tidak boleh mengizinkan karyawan perusahaan, misalnya bawahan atau konsultan pemasaran, untuk bertindak dengan tidak benar bagi dirinya dan pekerjaannya dalam mengumpulkan informasi persaingan. Hubungan perusahaan harus diungkapkan jika ada alasan untuk berasumsi bahwa sumbernya terkesan tidak ingin berbagi informasi tersebut jika ia telah mengetahui hubungan perusahaan. • Anda tidak boleh menerima informasi harga atau informasi sensitif lain langsung dari pesaing. Undang-undang setempat mungkin berbeda dalam mendefinisikan apa saja yang termasuk informasi publik dan informasi rahasia, jadi pastikan sikap Anda juga sesuai dengan ketentuan setempat. Selain itu, peraturan tentang pengumpulan informasi terkait penawaran pemerintah sering kali lebih ketat. Silakan hubungi manajer Anda atau Bagian Hukum untuk informasi lebih lanjut.

T J

Kami baru saja mempekerjakan seorang karyawan dari pesaing. Seberapa banyak informasi yang boleh dia berikan secara suka rela tentang perusahaan lamanya? Kita tidak memperbolehkan karyawan tersebut, atau meminta karyawan tersebut, untuk secara suka rela memberikan informasi hak milik atau informasi rahasia tentang perusahaan lamanya. Tanyakan pada diri sendiri apakah Anda akan merasa nyaman jika mantan karyawan perusahaan membagikan informasi seperti itu kepada pesaing. Selain itu, ada implikasi hukum menyangkut pengungkapan informasi rahasia milik perusahaan lain. Untuk penjelasan lebih lanjut, berkonsultasilah dengan manajer Anda atau Bagian Hukum.

Seorang pelanggan lama yang juga seorang teman belum lama ini memberi tahu saya tentang tanggal keluar obat terbaru pesaing, yang belum diinformasikan kepada publik. Dapatkah saya menyampaikan informasi ini kepada pihak lain di dalam distrik saya? Bagaimana jika saya mengetahui bahwa informasi tersebut sampai ke tangan dokter dari sebuah pertemuan konsultan? Jika Anda mengetahui, atau dapat melihat dari situasi, bahwa informasi yang disampaikan oleh pelanggan tersebut diberikan atas dasar kerahasiaan, misalnya dalam pertemuan konsultan, Anda harus berhenti membicarakan hal itu dengan pelanggan. Anda tidak boleh menyampaikan informasi tersebut kepada pihak lain di dalam distrik Anda, namun harus melaporkan pembicaraan tersebut kepada manajer, yang akan membicarakannya dengan Bagian Hukum bilamana perlu. Jika informasi tersebut adalah informasi publik, tidak ada masalah membicarakannya secara terbuka dengan cara yang sesuai dengan kebijakan yang berlaku tentang pembicaraan produk.

PERLINDUNGAN DATA DAN PRIVASI PASIEN/KONSUMEN Kita mempercayai pentingnya menghormati privasi dari semua yang menjalankan bisnis dengan kita. Hal ini penting terutama jika menyangkut pelanggan, pasien, dan peserta uji klinis. Ada saatnya di mana penelitian dan aktivitias bisnis yang sah memerlukan kajian terhadap catatan medis pasien atau kumpulan informasi pribadi. Komitmen kita terhadap privasi berpusat pada beberapa prinsip kerja yang meliputi, tetapi tidak terbatas pada: •K eharusan – Kita harus mengidentifikasi tujuan bisnis yang diupayakan dengan menggunakan atau mengumpulkan informasi pribadi, dan sejauh memungkinkan, menggunakan informasi yang tidak dapat diidentifikasikan. •P ernyataan dan Pilihan – Kita harus menyampaikan pernyataan kepada orang-orang sebelum mengumpulkan informasi pribadi tentang mereka. Selain itu, secara umum kita harus menawarkan orang-orang tersebut hak untuk menolak atau “memilih untuk menolak” penggunaan informasi pribadi mereka. • Integritas Data – Informasi pribadi harus dijaga tetap akurat, lengkap, dan baru sebagaimana diatur dalam perjanjian dan pernyataan.


13

KARYAWAN

PELANGGAN KITA •K eamanan dan Transfer – Kita harus mengambil langkah-langkah yang tepat untuk melindungi informasi pribadi dari kemungkinan hilang, penyalahgunaan, akses tidak sah, pengungkapan, atau pengubahan. Transfer data melintasi perbatasan negara juga memerlukan pengamanan dan pengamatan tambahan. Melindungi privasi dari informasi pribadi adalah juga persoalan hukum di hampir setiap negara di mana kita beroperasi. Kita harus mematuhi semua ketentuan hukum dan juga standar perusahaan kita sendiri. Untuk informasi lebih lanjut, hubungi Kantor Privasi.

T J

T J

14

Apa yang sebenarnya dianggap sebagai Informasi Pribadi? Meskipun definisi pasti tentang Informasi Pribadi dapat berbeda di tiap negara, biasanya informasi pribadi adalah informasi yang berhubungan langsung dengan identitas seseorang atau dapat digunakan untuk mengidentifikasi seseorang. Beberapa contohnya adalah nama dan inisial, tanggal lahir, foto, informasi biometrik, informasi kontak, informasi terkait kesehatan, informasi genetik, dan karakteristik pribadi. Tetapi daftar ini tidak lengkap, dan informasi lengkapnya dapat ditemukan di dalam kebijakan Korporasi.

T J

Saya perlu memperagakan efektivitas upaya penjualan saya yang melibatkan rumah sakit wilayah terbesar. Apoteker internal rumah sakit tersebut menawarkan untuk berbagi salinan catatan resep yang berisi informasi pribadi pasien dengan saya. Bolehkah saya mengakses catatan ini? Meskipun undang-undang yang mengatur perlindungan informasi pribadi pasien oleh apoteker berbeda di setiap negara, banyak negara memiliki undang-undang yang mensyaratkan persetujuan langsung pasien untuk pengungkapan informasi pribadi tentang mereka oleh apoteker. Di negara yang tidak memiliki undang-undang, berlaku prinsip privasi kita yaitu Keharusan, Pemberitahuan, dan Pilihan. Prinsip ini mensyaratkan bahwa kita hanya mengumpulkan informasi atau menerima informasi pribadi minimum yang kita perlukan untuk tujuan bisnis yang sah, bahwa orang yang informasinya kita kumpulkan telah mendapat pemberitahuan dari apoteker tentang niat untuk mengungkap informasi tersebut, dan bagaimana kita berencana untuk menggunakan informasi tersebut, dan bahwa orang yang Tata Tertib Edisi III

bersangkutan tidak berkeberatan. Konsultasikan dengan perwakilan Kantor Hukum atau Kantor Privasi untuk memastikan bahwa akses terhadap data tersebut sesuai dengan undang-undang setempat dan kebijakan kita. Saya merencanakan sebuah simposium dan ingin mengundang pelanggan dari berbagai negara. Saya memerlukan akses terhadap informasi tentang pelanggan yang tinggal di negara lain untuk mengirim undangan. Adakah tindakan pencegahan khusus yang diperlukan ketika informasi ditransfer melintasi batas negara? Banyak negara memiliki undang-undang perlindungan privasi dan data yang berlaku jika Anda mentransfer atau mengakses informasi pribadi tentang orang-orang, baik pelanggan, konsumen, pasien, karyawan, atau yang berafiliasi dengan perusahaan. Dalam kasus tertentu, sekadar mentransfer nama orang dari negara satu ke negara lain dapat memerlukan otorisasi atau perhatian khusus. Konsultasikan dengan perwakilan Kantor Privasi untuk negara asal informasi tersebut sebelum mengambil tindakan apa pun.

LINGKUNGAN KERJA KITA Kita berusaha untuk memberikan lingkungan kerja yang akan menarik minat dan membuat betah orangorang berbakat besar dan membantu mereka mencapai potensi penuh mereka. Masing-masing dari kita bertanggung jawab untuk menciptakan iklim saling percaya dan menghormati, dan untuk mendorong lingkungan kerja yang produktif. Tanggung jawab ini dijelaskan di Perilaku Kepemimpinan (lihat halaman 40), yang berperan sebagai fondasi bagi semua kebijakan, praktik, dan proses sumber daya manusia kita. Perilaku Kepemimpinan menjelaskan perilaku khusus yang diharapkan dari kita. Kita mendorong komunikasi terbuka dengan bersikap reseptif terhadap pemikiran dan permasalahan pihak lain, dan kita memberikan dan menerima umpan balik secara konstruktif. Privasi Karyawan Kita menghormati privasi dan martabat sesama karyawan dan menjaga kerahasiaan catatan karyawan. Perusahaan mengumpulkan dan menjaga informasi pribadi yang diperlukan untuk mendukung fungsi-fungsi seperti tunjangan, kompensasi dan daftar gaji, serta tujuan-tujuan lain sebagaimana ditentukan oleh undangundang dan sesuai dengan pernyataan privasi yang kita berikan kepada karyawan. Kita akan melindungi informasi pribadi karyawan dan menggunakannya hanya untuk keperluan bisnis yang sah sesuai dengan semua undang-undang yang relevan. Komitmen untuk melindungi privasi karyawan ini melampaui masa kerja dan meliputi informasi tentang mantan karyawan.

T J

Kita berusaha untuk menjaga lingkungan yang bebas dari pelecehan, di mana semua karyawan dihormati.

Privasi komunikasi karyawan, termasuk penggunaan email dan intranet/internet, tunduk pada kebutuhan bisnis dan operasional perusahaan dan undang-undang setempat. Kita memiliki tanggung jawab untuk memantau teknologi milik perusahaan yang digunakan untuk email, internet dan komunikasi lain dan untuk menyelidiki penggunaan yang tidak benar sesuai dengan undang-undang setempat. Kita mengikuti prinsip privasi Keharusan dalam menjalankan kewajiban ini.

T J

Saudara laki-laki saya adalah seorang penasihat keuangan dan ingin menawarkan layanan keuangan kepada karyawan perusahaan di lokasi saya. Ia meminta saya untuk memberikan nama dan informasi kontak para karyawan di lokasi saya. Dapatkah saya memberikan informasi ini kepadanya? Informasi kontak karyawan adalah informasi pribadi dan dilindungi oleh kebijakan kita di seluruh lokasi di mana para karyawan bekerja dan oleh undang-undang di banyak negara. Pernyataan privasi karyawan kita tidak mengizinkan pengungkapan informasi karyawan kepada keluarga dan teman kita karena alasan pribadi atau profesional. Setiap pengungkapan informasi pribadi karyawan harus dilakukan sesuai dengan kebijakan kita, pernyataan privasi karyawan, dan undangundang yang berlaku. Kita mengikuti prinsip privasi Keharusan dalam menjalankan kewajiban ini.


Apakah perusahaan memantau akses internet dan email secara aktif? Jika demikian, dalam keadaan seperti apa? Perusahaan mengakses sistem komunikasinya karena berbagai alasan bisnis. Misalnya, staf operasi dan jaringan perusahaan dapat mengakses email selama pemeliharaan sistem normal, administrasi jaringan, atau penyelesaian masalah. Selain itu, manajemen dapat memberikan wewenang untuk memantau penggunaan email guna menyelidiki penggunaan yang tidak benar atau pencurian hak kekayaan intelektual perusahaan atau untuk tujuan bisnis lain sesuai dengan undang-undang setempat. Tergantung keadaan, akses ini dapat mencakup pembacaan atau pengungkapan pesan-pesan email. Demikian juga, sebagai bagian dari administrasi sistem komputer standar, jika diizinkan menurut undang-undang perusahaan dapat membuat log aktivitas penggunaan internet yang dapat digunakan oleh personel berwenang untuk menyelidiki permasalahan kinerja, insiden keamanan (misalnya gangguan jaringan/sistem, penggunaan yang tidak benar atau serangan virus), atau untuk tujuan bisnis lain.

15

KARYAWAN

T J

Kita memiliki tradisi untuk menempel hari ulang tahun karyawan di papan buletin kantor. Apakah boleh? Dengan menempel hari ulang tahun karyawan, Anda mengumumkan informasi pribadi yang belum tentu diinginkan oleh sebagian karyawan. Sebelum memasukkan informasi pribadi karyawan ke dalam daftar, Anda harus mendapatkan izin dari karyawan yang bersangkutan.

PERLAKUAN YANG ADIL Untuk memenuhi kebutuhan pertumbuhan dan efisiensi jangka panjang, kita harus membangun organisasi yang mampu menjawab perubahan dengan cepat dan organisasi yang semua karyawan di dalamnya dapat mencapai potensi penuh mereka. Perbedaan dalam latar belakang, pengalaman, sudut pandang, dan bakat adalah kekuatan mendasar perusahaan global kita. Kita memperlakukan setiap individu secara adil, serta merekrut, menyeleksi, melatih, mempromosikan, dan memberi upah berdasarkan kemampuan, pengalaman, dan kriteria lain terkait pekerjaan. Untuk informasi lebih lanjut, hubungi perwakilan Sumber Daya Manusia atau Bagian Keberagaman Sumber Daya Manusia Perusahaan. Perlakuan yang adil juga berarti bahwa kita menghormati hak rekan kerja kita untuk menyuarakan ketidakpuasan atau ketidaksetujuan secara konstruktif. Ini juga berarti bahwa kadang-kadang kita harus bersedia untuk menerima situasi ketika para pengambil keputusan tidak memilih pendirian kita. Kita harus ingat bahwa komunikasi yang terbuka, termasuk kerelaan untuk “berkompromi”, sangat penting untuk menunjang lingkungan kerja yang positif dan keberhasilan bisnis kita.

T J T J 16

Apakah mensyaratkan jender dan usia untuk suatu posisi kosong dapat diterima? Tidak ada alasan bisnis untuk mengiklankan posisi berdasarkan jender atau usia. Memperlakukan orang secara adil dengan mempekerjakan semata-mata berdasarkan kriteria terkait pekerjaan bukan saja sesuatu yang benar untuk dilakukan, namun juga merupakan bisnis yang cerdas.

KESELAMATAN DAN KESEHATAN Kita menjalankan operasi dengan memberi perhatian tertinggi kepada keselamatan dan kesehatan karyawan serta perlindungan masyarakat umum. Masing-masing dari kita bertanggung jawab untuk mematuhi peraturan dan undang-undang keselamatan dan untuk mengambil tindakan pencegahan yang diperlukan untuk melindungi rekan dan diri kita. Kita harus melaporkan semua kecelakaan dan cedera yang terkait dengan pekerjaan serta mengambil tindakan untuk memperbaiki praktik atau kondisi yang tidak aman dengan tujuan untuk terus meningkatkan kinerja kita. Keselamatan Global dan Lingkungan dapat menjawab pertanyaan khusus tentang standar keselamatan kita.

T J

T J

Dapatkah Kantor Etika memberikan saran tentang cara menangani situasi yang sulit dengan rekan kerja? Kantor Etika dapat memberikan saran dalam lingkup kerahasiaan dan dapat merekomendasikan cara mengomunikasikan situasi yang sulit dengan rekan kerja. Jika merasa nyaman melakukannya, Anda juga dapat membicarakan situasi tersebut dengan manajer Anda atau dengan Bagian Sumber Daya Manusia.

Apakah kecelakaan atau cedera ringan benarbenar perlu untuk dilaporkan? Saya tidak ingin mencemarkan catatan keselamatan pabrik saya. Ya. Untuk mempertahankan catatan kinerja keselamatan yang baik dan mengupayakan lingkungan kerja yang bebas kecelakaan, Anda harus melaporkan semua kecelakaan, betapa pun kecilnya, dan cedera terkait pekerjaan untuk menghapus praktik dan kondisi yang tidak aman. Cedera ringan, kecelakaan kecil, dan “nyaris celaka” (“near-miss”) tetap penting untuk dilaporkan, karena pelaporan akan membantu kita mengidentifikasi bahaya dan melakukan tindakan korektif sebelum cedera serius dapat terjadi. Pabrik kami memiliki pedoman keselamatan yang mengharuskan dilepasnya semua perhiasan. Bagaimana respons perusahaan jika seorang karyawan menolak untuk melepas salah satu perhiasan karena alasan agama? Perusahaan berusaha mengakomodasi keyakinan agama karyawan secara wajar. Mungkin ada cara lain yang dapat ditempuh (misalnya, jika perhiasan tersebut dapat terpasang erat mungkin dapat diizinkan). Meskipun demikian, jika tidak ada cara lain yang memuaskan, persoalan keselamatan harus didahulukan. Jika memiliki pertanyaan lain tentang apa yang dapat diterima, Anda harus mengonsultasikannya dengan manajer Anda atau sumber daya lain yang dirujuk dalam buklet ini.

Penyalahgunaan Obat dan Alkohol Penggunaan obat-obatan terlarang, penyalahgunaan alkohol, dan penyalahgunaan obat-obatan legal menimbulkan risiko kesehatan dan keselamatan yang serius di tempat kerja. Dilarang memiliki, menjual, atau


menggunakan obat-obatan terlarang atau berada dibawah pengaruh obat-obatan tersebut pada waktu atau di dalam properti milik perusahaan, atau pada acara yang disponsori oleh Perusahaan. Demikian juga, kondisi tanpa kendali akibat alkohol ketika menjalankan bisnis perusahaan atau berada pada acara yang disponsori perusahaan adalah dilarang. Kasus akibat penyalahgunaan obat-obatan atau alkohol harus segera mendapat perhatian dari manajemen. Untuk informasi tentang sumber daya yang menangani penyalahgunaan barang-barang terlarang di lokasi Anda, silakan lihat Halaman Bantuan Tambahan. PELECEHAN DI TEMPAT KERJA Kita berusaha untuk menjaga lingkungan yang bebas dari pelecehan, di mana semua karyawan dihormati. Pada banyak kasus, pelecehan di tempat kerja adalah satu bentuk diskriminasi yang biasanya didefinisikan sebagai tindakan verbal atau fisik yang terjadi karena karakteristik tertentu dari seseorang, misalnya suku, jender, usia, atau agama. Pelecehan di tempat kerja pada umumnya didefinisikan sebagai tindakan apa pun yang tidak pantas atau tanpa alasan sehingga menciptakan lingkungan kerja yang menimbulkan ketakutan, permusuhan, atau kemarahan.

T J

Bolehkah memajang poster politik di area kerja pribadi seseorang? Bagaimana dengan simbol dan gambar keagamaan? Karyawan dilarang menggunakan tempat kerja untuk menunjukkan dukungan pribadinya terhadap persoalan, partai, atau kandidat politik tertentu. Karyawan lain dapat menganggap perilaku ini tidak pantas, sebab urusan politik sering diasosiasikan dengan persoalan kontroversial yang dianggap oleh pihak lain sebagai mengganggu atau mengancam. Tentang pemajangan simbol dan gambar keagamaan, kita menghargai keinginan karyawan untuk mengekspresikan keyakinan agama mereka. Akan tetapi, kita harus ingat bahwa memajang gambar pribadi atau gambar berorientasi keagamaan secara berlebihan dalam acara perusahaan atau di tempat milik perusahaan dapat dianggap sebagai intimidasi atau permusuhan terhadap rekan kerja yang memiliki keyakinan berbeda.

ancaman, perilaku yang mengancam dan jahat, intimidasi, atau bentuk kekerasan apa pun dari sumber apa pun di tempat kerja. Pada umumnya, definisi kita tentang kekerasan di tempat kerja meliputi tindakan mengancam atau melecehkan yang berakibat menumbuhkan ketakutan dan menciptakan lingkungan kerja yang tidak bersahabat atau mengancam pada pihak yang menerima perlakuan tersebut. Pelecehan Seksual Pelecehan seksual adalah satu bentuk pelecehan di tempat kerja yang memengaruhi harga diri laki-laki dan perempuan di tempat kerja. Pelecehan seksual meliputi, namun tidak terbatas pada, permintaan untuk menuruti ajakan seksual sebagai imbalan atas manfaat pekerjaan, ancaman atau tindakan yang merugikan dari segi ketenagakerjaan jika keinginan seksual tidak dipenuhi, atau sentuhan fisik yang tidak diinginkan. Jika Anda merasa telah dilecehkan, beri tahu pelaku bahwa tindakannya tidak Anda inginkan. Jika Anda merasa tidak nyaman dengan pendekatan langsung atau jika tindakan langsung tidak berhasil menyelesaikan masalah, bicarakan persoalan tersebut dengan supervisor Anda atau dengan Sumber Daya Manusia, atau rujuklah sumber daya yang terdapat di Halaman Bantuan Tambahan.

T J

Kekerasan di Tempat Kerja Kita berusaha untuk menjaga lingkungan kerja yang menghormati martabat, keselamatan, dan keamanan semua karyawan, yang mendukung pelaksanaan kerja dengan baik, dan bebas dari segala jenis kekerasan di tempat kerja. Kita tidak mentoleransi kekerasan, Tata Tertib Edisi III

Bolehkah menjalin hubungan dengan bawahan jika atas dasar suka sama suka? Konflik kepentingan selalu melekat jika Anda mengelola seseorang yang memiliki hubungan asmara dengan Anda. Meskipun Anda merasa telah bertindak tanpa memihak, objektivitas Anda dapat berkurang meskipun mungkin Anda tidak menyadarinya. Apa pun tindakan aktual Anda, hubungan tersebut cenderung dinilai membawa pengaruh tidak baik terhadap penilaian Anda. Hubungan seperti itu dapat merusak moral dan mengganggu produktivitas di tempat kerja. Oleh karena itu, jangan memulai atau menjaga hubungan romantis dengan salah satu bawahan langsung atau tidak langsung Anda — seseorang dalam jalur pelaporan Anda yang dapat Anda pengaruhi penilaian, kompensasi, dan promosinya. Anda harus segera menyampaikan hubungan tersebut kepada Sumber Daya Manusia. Menjalin hubungan asmara dengan rekan kerja yang tidak memiliki hubungan pelaporan langsung atau tidak langsung diperbolehkan. Jika Anda berada dalam hubungan pelaporan setelah hubungan asmara dimulai atau berakhir, Anda harus menyampaikan hubungan ini kepada Sumber Daya Manusia.

17

KARYAWAN

T J

PEMEGANG SAHAM KITA

Kadang-kadang, pelanggan yang seorang dokter menunjukkan sikap provokatif secara seksual kepada saya selama kunjungan penjualan, sikap yang menurut saya mengarah pada pelecehan seksual. Pekerjaan saya tergantung pada hubungan yang baik dengan dokter seperti ini, namun saya merasa tidak nyaman dengan sikap mereka. Apa yang harus saya lakukan? Karyawan dilarang mentoleransi pelecehan seksual atau pelecehan di tempat kerja dalam bentuk apa pun. Jka Anda merasa nyaman untuk membicarakan sikap tersebut dengan pelanggan, sampaikan dengan baik ketidaknyamanan Anda atas tindakan mereka. Jika sikap mereka tidak berubah, atau jika Anda merasa tidak nyaman menghadapi dokter tersebut, bicarakan masalah ini dengan manajer, Sumber Daya Manusia, atau sumber daya lain yang terdapat di Halaman Bantuan Tambahan.

Kita bertanggung jawab untuk mengambil keputusan semata-mata demi kepentingan perusahaan, tanpa memandang persoalan pribadi.

T J

MEMPEKERJAKAN KERABAT DAN TEMAN Kita berusaha mempekerjakan karyawan yang dapat memberikan kontribusi bagi keberhasilan perusahaan. Kita akan mempekerjakan kerabat dan teman dari karyawan yang ada dan mendorong mereka untuk memberikan referensi. Akan tetapi, kita tidak akan memperlihatkan keberpihakan kepada kandidat yang merupakan anggota keluarga atau teman dari karyawan kita. Kita akan mempekerjakan setiap kandidat berdasarkan kualifikasi mereka untuk posisi yang tersedia. Manajer senior harus menyadari bahwa rujukan mereka terhadap anggota keluarga atau teman dapat dianggap sebagai pemanfaatan pengaruh dalam proses perekrutan dan harus mengambil langkah-langkah yang tepat untuk menghindari kesan “mensponsori” teman atau keluarga sebagai kandidat, dan menghindari campur tangan dalam proses perekrutan. Untuk memastikan objektivitas dan mencegah konflik kepentingan, anggota keluarga tidak boleh memiliki hubungan pelaporan langsung atau tidak langsung dengan anggota keluarga lain. Dalam kasus yang sangat jarang terjadi di mana situasi khusus mengharuskan adanya pengecualian terhadap kebijakan ini, persetujuan harus diberikan oleh wakil presiden divisi Anda.

18


Apakah kadang-kadang perusahaan memilih kandidat yang kurang menarik sebagai bagian dari “rencana” untuk mendapatkan kandidat yang diinginkan? Kebijakan perusahaan adalah menerima pelamar yang memiliki kualifikasi untuk pekerjaan yang ditawarkan. Dalam kasus yang jarang terjadi, misalnya ketika suami-istri samasama melamar pekerjaan di dalam perusahaan, kita mempertimbangkan untuk menerima kedua lamaran tersebut sekaligus. Perusahaan menjalankan kebijakan ini karena kita menyadari bahwa mempekerjakan salah satu dari suami atau istri saja akan menimbulkan persoalan, misalnya jika mereka harus direlokasi. Namun, jika salah satu pasangan tidak memenuhi kriteria untuk posisinya, kita tidak akan menawarkan posisi pekerjaan kepada orang tersebut.

KONFLIK KEPENTINGAN Kita bertanggung jawab kepada pemegang saham untuk mengambil keputusan demi kepentingan perusahaan, tanpa memandang persoalan pribadi. Potensi konflik kepentingan muncul jika kita menjadi terlibat secara langsung atau tidak langsung dalam kegiatan di luar yang dapat mengganggu, atau dianggap mengganggu, penilaian bisnis kita. Kita harus menghindari situasi di mana loyalitas kita terbagi atau terkesan terbagi. Contoh konflik kepentingan aktual atau potensial meliputi: •M emiliki kepentingan keuangan pribadi dengan pemasok, pelanggan, pesaing, atau distributor; •M emiliki anggota keluarga dekat (misalnya, suami atau istri, pasangan yang tinggal serumah, orang tua, mertua atau orang tua tiri, saudara kandung atau ipar, menantu atau anak tiri atau orang tuanya, saudara kandung atau anak dari pasangan yang tinggal serumah) atau siapa pun yang Anda perlakukan sebagai anggota keluarga (misalnya, tunangan), atau bekerja bagi pemasok, pelanggan, pesaing, atau distributor;

T J T J

• Menerima kompensasi dalam bentuk apa pun dari pemasok, pelanggan, pesaing, atau distributor; •M emiliki kepentingan pribadi atau kemungkinan keuntungan dalam transaksi perusahaan; •B ertugas di Badan Penasihat dan/atau Dewan Direksi dari suatu asosiasi atau perusahaan yang berada dalam pasar/industri yang sejenis dengan perusahaan kita; •M emiliki anggota keluarga dekat di badan yang memberi persetujuan obat-obatan kita; • Mempekerjakan karyawan/konsultan karena memiliki hubungan keluarga dengan pengambil keputusan dalam pemerintahan; dan •M emiliki pekerjaan lain (dengan atau tanpa upah) dalam organisasi yang menjadi pesaing perusahaan kita. Kunci dari penanganan konflik kepentingan adalah transparansi. Sering kali, menyampaikan potensi konflik kepentingan kepada perusahaan adalah satu-satunya tindakan yang diperlukan. Jika Anda percaya bahwa Anda mungkin memiliki konflik kepentingan, Anda dapat membicarakannya dengan manajer Anda. Karyawan tertentu, termasuk direktur, staf, eksekutif, dan karyawan lain yang ditunjuk, harus menyerahkan sertifikasi konflik kepentingan yang menjelaskan kejadian atau potensi konflik kepentingan. Pinjaman Perusahaan kepada karyawan merupakan persoalan sensitif dan dapat dilakukan penyelidikan khusus. Pinjaman Perusahaan kepada direktur atau anggota Dewab Direksi tidak diperbolehkan, kecuali jika pinjaman tersebut telah diberikan pada tanggal 30 Juli 2002. Tata Tertib Edisi III

Saya mempunyai sedikit bagian saham di PT Telkom Karena Telkom adalah penyedia layanan telepon perusahaan, apakah saya harus melaporkan hal ini sebagai konflik kepentingan? Investasi yang mewakili kurang dari 1 persen saham yang beredar dari perusahaan milik publik, seperti PT Telkom, tidak akan dianggap berpotensi konflik kepentingan menurut kebijakan kita. Adakah pedoman yang dapat membantu kita menghindari kemungkinan konflik kepentingan dengan dokter yang menjadi pelanggan sekaligus teman? Karena terdapat potensi konflik kepentingan — atau kesan konflik — dengan berteman secara pribadi dengan pelanggan bisnis, Anda harus menyampaikan hubungan pribadi ini kepada manajer Anda. Manajer Anda akan mempelajari situasi tersebut dan menentukan langkahlangkah apa, jika ada, yang perlu diambil untuk mengelola potensi konflik tersebut. Anda juga harus mempertimbangkan pertanyaan berikut untuk menentukan apakah hubungan Anda dengan pelanggan dapat memunculkan konflik kepentingan: • Adakah hubungan pertemanan pribadi atau hubungan profesional yang akrab? • Apakah Anda bersosialisasi dengan dokterpelanggan? Di akhir pekan? Di hari libur? • Apakah loyalitas pribadi Anda akan mengalahkan atau terkesan mengurangi kemampuan Anda untuk mengambil keputusan yang mengutamakan kepentingan perusahaan? • Apakah Anda membicarakan bisnis di lingkungan luar pekerjaan? • Apakah Anda mengungkapkan informasi yang dianggap sebagai informasi hak milik atau rahasia oleh perusahaan kepada pelanggan? • Apakah hubungan Anda mengurangi — atau terkesan mengurangi — objektivitas pengambilan keputusan pelanggan (dalam kasus seorang dokter, kebiasaan menulis resep)?

19

PEMEGANG SAHAM KITA Mengelola hubungan pribadi dengan pelanggan memerlukan penilaian yang baik. Jika Anda merasa tidak yakin tentang apa yang harus dilakukan, selalu bicarakan situasi tersebut dengan manajer Anda. PENGGUNAAN ASET PERUSAHAAN Pemegang saham berhak untuk mengharapkan bahwa aset milik perusahaan dijaga dengan baik dan digunakan secara ekonomis dan efisien. Secara umum kita dilarang menggunakan peralatan atau sumber daya Perusahaan (kecuali alat komunikasi — lihat di bawah) untuk keperluan pribadi. Meskipun demikian, ada kalanya penggunaan sumber daya perusahaan untuk keperluan pribadi dapat dibenarkan. Jika Anda memiliki pertanyaan tentang situasi seperti itu, bicarakan dengan manajer Anda.

T J

Dengan dukungan dari perusahaan, saya sedang mengikuti pendidikan untuk memperoleh gelar yang lebih tinggi di bidang kimia. Bolehkah saya menggunakan perlengkapan laboratorium perusahaan selama akhir pekan untuk mempermudah belajar saya? Tidak. Karena risiko kesehatan, keselamatan, dan risiko lain, penggunaan perlengkapan laboratorium Perusahaan untuk kepentingan pribadi tidak diperbolehkan. Untuk saran lain, silakan berkonsultasi dengan petugas kepatuhan di tempat Anda.

PENGGUNAAN ALAT KOMUNIKASI UNTUK KEPERLUAN PRIBADI Perusahaan mendorong kita agar menggunakan alat komunikasi seperti email, intranet dan internet, voicemail, telepon, mesin foto kopi, dan mesin faks secara efisien dan efektif untuk mencapai tujuan bisnis. Alat ini juga memungkinkan kita untuk menyelesaikan kegiatan pribadi kita secara efisien, dan penggunaan seperti ini biasanya diizinkan dengan ketentuan tidak ada biaya tak perlu yang harus ditanggung perusahaan atau efek merugikan bagi produktivitas dan lingkungan kerja. Penggunaan juga harus sesuai dengan semua standar dan kebijakan yang ada menyangkut alat komunikasi. Pedoman umum untuk berbagai alat komunikasi meliputi: Telepon: Gunakan akal sehat dan penilaian yang baik ketika menggunakan telepon perusahaan untuk urusan pribadi. Menghubungi rumah sebentar diperbolehkan — menelepon lama ke luar negeri tidak diperbolehkan. Faks dan Mesin Foto Kopi: Penggunaan pribadi diperbolehkan asalkan tidak sering dan tidak banyak. Misalnya, memfotokopi isian pajak diperbolehkan — memfotokopi 200 lembar pengumuman untuk klub olahraga Anda tidak diperbolehkan. 20

T J Kita memperlakukan pemasok dan subkontraktor tanpa memihak dan menghormati komitmen kita.

Internet dan Email: Penggunaan pribadi kita tidak boleh mengganggu produktivitas kerja dan melebihi biaya nominal yang ditanggung perusahaan. Sekali lagi, gunakan akal sehat dan penilaian yang baik. Belanja melalui internet selama jam makan siang diperbolehkan — “menjelajah web” sepanjang sore tidak diperbolehkan. Harap diperhatikan bahwa hal-hal berikut ini adalah contoh penggunaan Sistem Internet dan Email yang tidak benar dan dilarang: • Mengungkapkan informasi rahasia atau hak milik.

T J

•M engunduh atau mentransmisikan materi pornografi, seksis, atau yang tidak sensitif terhadap suku atau etnik. •M engirim pendapat atau pandangan tentang perusahaan atau bisnis perusahaan dalam newsgroup, ruang obrolan, blog, dan lain-lain di internet, kecuali perusahaan mengizinkan Anda untuk melakukannya. •M elakukan bisnis komersial pribadi di dalam Sistem Internet atau Email. Divisi atau lokasi kerja Anda mungkin mengadopsi pedoman yang lebih ketat tentang penggunaan alat komunikasi untuk keperluan pribadi. Dalam kasus seperti itu berlaku standar yang lebih ketat. Dalam semua kasus, penggunaan alat komunikasi untuk keperluan pribadi ditentukan oleh kebijaksanaan manajer Anda. Untuk informasi lebih lanjut, hubungi tenaga profesional Sistem Informasi, Pusat Bantuan Sistem Informasi, atau perwakilan sumber daya manusia di tempat Anda.


T J T J

Bolehkah saya memasukkan perangkat lunak pribadi saya ke dalam komputer atau telepon pintar perusahaan? Secara umum praktik ini tidak boleh dilakukan. Untuk mengurangi kemungkinan masuknya kode yang dapat merusak data, gunakan hanya perangkat lunak yang disediakan oleh perusahaan pada komputer perusahaan. Pengecualian memerlukan izin terlebih dahulu dari manajer atau Teknologi Informasi; tetapi, harap diperhatikan bahwa TI tidak dapat mennggunakan sumber dayanya untuk mendukung penggunaan perangkat lunak pribadi Anda. Kadang-kadang sebagian rekan kerja berkunjung ke ruang obrolan dalam internet ketika berada di tempat kerja. Apakah hal ini diperbolehkan? Kecuali mendapat izin khusus sebagai bagian dari tanggung jawab pekerjaan Anda, mengunjungi ruang obrolan di internet menggunakan komputer perusahaan tidak diperbolehkan. Jika ingin mengobrol di internet,Anda harus melakukannya menggunakan komputer pribadi di luar jam kerja. Bolehkah saya melakukan transaksi internet banking menggunakan komputer perusahaan? Ya. Karyawan dapat menggunakan internet untuk keperluan pribadi setelah jam kerja dan selama jam kerja asalkan kegiatan tersebut tidak sering dan tidak lama serta tidak mengganggu karyawan lain dalam melakukan pekerjaan. Akan tetapi, jika kegiatan ini mengharuskan penginstalan perangkat lunak tambahan pada komputer, Anda harus mendapatkan izin terlebih dahulu dari manajer dan Teknologi Informasi sebelum melanjutkan.

PENGGUNAAN MEDIA SOSIAL Penggunaan media sosial dalam menjalankan bisnis menjadi semakin penting, dan kita ingin memaksimalkan kesempatan yang ada karena bentuk baru dalam berkomunikasi ini, dan pada saat yang sama meminimalkan risiko dan tantangan yang menyertai. Beberapa contoh media sosial adalah blog, jejaring sosial (misalnya Twitter, Facebook, LinkedIn), wiki dan YouTube. Meskipun kami menghormati hak-hak karyawan untuk bergiat dalam kegiatan sosial, Anda tetap bertanggung jawab atas kerugian atau bahaya bagi bisnis atau reputasi kita akibat dari kegiatan online Anda selama atau di luar jam kerja. Bersikaplah bijak dan gunakan akal sehat menyangkut konsekuensinya, dan waspadai hal-hal berikut: •P asien, pelanggan, konsumen, pesaing, dan rekan karyawan dapat mengakses apa yang menurut Anda kiriman “pribadi”. Selain itu, pembaca dapat mengetahui afiliasi Anda dengan perusahaan, meskipun Anda tidak menyebutkannya. Jadi, harap berhati-hati dan gunakan akal sehat meskipun ketika membicarakan persoalan perusahaan atas dasar hal-hal yang menurut Anda “pribadi”. Ingat juga bahwa Anda dilarang membicarakan persoalan yang melibatkan informasi rahasia perusahaan. •B ersikaplah terbuka dan jujur tentang afiliasi Anda dengan perusahaan jika sesuai dengan persoalan yang dibicarakan. Ungkapkan status pekerjaan Anda di perusahaan, dan jelaskan secara eksplisit bahwa pemikiran atau pendapat Anda adalah bersifat pribadi dan tidak mewakili posisi perusahaan dalam persoalan tersebut. • Ingatlah bahwa nilai dan standar Kita berlaku untuk aktivitas online kita, termasuk tanggung jawab kita, seperti: melindungi informasi hak milik dan rahasia perusahaan; menghormati privasi karyawan, pasien, dan mitra bisnis; mendorong lingkungan kerja yang terbuka dan positif; dan tidak melakukan pelecehan dalam bentuk apa pun. Sebagian dari kita semakin sering diminta untuk terlibat dalam aktivitas online atas nama perusahaan. Dalam kasus seperti itu, patuhi hal-hal berikut:

Jika perusahaan telah menyetujui dan/atau membayar beban kuliah belajar online karyawan, pedoman apa yang berlaku untuk penggunaan internetnya? Perusahaan memahami bahwa batasan yang lebih longgar menyangkut penggunaan internet mungkin dapat diberlakukan dan diperbolehkan dalam keadaan tertentu. Anda harus membicarakan keadaan Anda dengan manajer Anda.

•P astikan bahwa Anda mendapat persetujuan dari Manajemen Tingkat Senior yang sesuai untuk melakukan aktivitas online atas nama perusahaan. Ikuti semua proses persetujuan yang ditentukan untuk merilis informasi.


21

PEMEGANG SAHAM KITA •B ersikaplah jujur dan transparan tentang siapa Anda serta peran dan tanggung jawab Anda dalam perusahaan. •P atuhi semua kebijakan dan prosedur perusahaan dan peraturan setempat. Terakhir, kita semua memiliki kesempatan untuk membantu mengamankan perusahaan ketika melakukan aktivitas dalam media sosial. Jika Anda menemukan komentar tentang perusahaan atau produk kita yang mungkin penting (positif atau negatif), teruskan komentar tersebut kepada tim Designated Points of Contact (DPOC) paling lambat 24 jam setelah Anda mengetahui komentar tersebut. Hal ini penting terutama di area yang kemungkinan mendapat pengaruh merugikan. Laporan apa pun yang dapat dipercaya menyangkut efek samping harus diteruskan kepada Keselamatan Global untuk dikaji dan kemungkinan diambil tindakan.

T

J

22

Kami memiliki kandidat di bagian kami yang sedang diwawancara untuk sebuah posisi. Saya tidak terlibat dalam pengambilan keputusan, namun karena orang tersebut akan sering bekerja dengan saya, saya melakukan sedikit penelusuran online untuk mengetahui lebih banyak tentang kandidat tersebut. Saya menemukan bahwa ia sepertinya anggota dari kelompok keagamaan yang tidak lazim. Meskipun biasanya saya tidak mempunyai persoalan dengan kelompok keagamaan, kelompok ini sepertinya memiliki pandangan yang agak aneh. Haruskah saya memberi tahu manajer saya atau SDM? Ada beberapa faktor yang mungkin tidak berperan apa pun dalam keputusan tentang personel, dan agama adalah salah satunya. Manajer dan SDM yang akan mempekerjakan kandidat tersebut tidak boleh mempertimbangkan faktor-faktor tersebut dalam keputusan mereka, dan Anda tidak perlu meneruskan temuan Anda tentang kandidat tersebut. Namun, berfokuslah pada pengalaman yang relevan dari orang tersebut dan tetap bersikap terbuka tentang dirinya dan kinerjanya apabila ia diterima. Jika pada akhirnya Anda terlibat dalam pengambilan keputusan apa pun menyangkut kandidat tersebut, Anda tidak boleh menggunakan pengetahuan Anda tentang afiliasi keagamaan orang tersebut untuk mempengaruhi penilaian Anda.

T J T J

Saya sedang menggunakan komputer rumah dan menemukan sebuah blog di mana informasi sensitif perusahaan diungkapkan. Apa yang harus saya lakukan? Dilarang keras untuk mengungkapkan informasi rahasia perusahaan seperti itu, karena dapat membahayakan perusahaan dalam upayanya mencapai tujuan bisnis. Bicarakan pengamatan Anda dengan manajer Anda. Anda dapat juga menghubungi AdviceLine atau Kantor Etika untuk memberitahukan pengamatan Anda. Saya mengelola blog pribadi yang di dalamnya saya membicarakan sejumlah persoalan — dan kadang-kadang saya mengomentari persoalan perawatan kesehatan di negara saya. Saya menganggapnya sebagai pendapat pribadi dan tidak berhubungan dengan pekerjaan saya di dalam perusahaan. Kapan saya dapat menunjukkan afiliasi saya dengan perusahaan? Tanyakan pertanyaan berikut kepada diri sendiri: jika Anda tidak mengungkapkan afiliasi Anda dan pembaca blog Anda akhirnya mengetahui posisi Anda di dalam perusahaan, apakah mereka akan berpikiran bahwa komentar Anda sebelumnya adalah berpihak? Atau apakah mereka akan berpikir bahwa Anda menyembunyikan afiliasi Anda? Dalam situasi seperti itu, Anda harus mempertimbangkan kembali komentar Anda atau mengungkapkan afiliasi Anda. Jika merasa tidak yakin, jangan mengambil risiko dan ungkapkan posisi Anda.

PERLINDUNGAN INFORMASI PERUSAHAAN Informasi adalah aset penting perusahaan yang harus dilindungi. Kehilangan informasi rahasia dapat sangat merugikan posisi kompetitif kita. Contoh informasi rahasia meliputi, tetapi tidak terbatas pada, harga, formulasi, hasil penelitian, metode pembuatan, data keuangan, serta strategi dan rencana pemasaran dan penjualan. Kita tidak mengungkapkan informasi rahasia perusahaan tanpa tujuan bisnis yang dapat dibenarkan dan izin dari manajemen. Masing-masing dari kita bertanggung jawab untuk melindungi kerahasiaan informasi perusahaan.


Pedoman umum untuk melindungi informasi rahasia perusahaan meliputi:

diperoleh dari pekerjaan yang dilakukan di perusahaan, pertama-tama Anda harus mendapat persetujuan dari wakil presiden divisi Anda atau menyerahkan informasi tersebut agar dikaji oleh Office of Scientific and Technical Information Clearance (OSTIC) untuk mendapat persetujuan.

• Tidak membicarakan bisnis sensitif perusahaan di depan umum; •M enggunakan perlindungan sandi pada berkas komputer (dan tidak memberitahukan sandi kepada karyawan lain); •M engamankan informasi sensitif dalam berkas dan lemari terkunci;

•B ersikap hati-hati ketika menggunakan speaker telepon dan telepon seluler;

KETEPATAN PEMBUKUAN/PENCATATAN Kita mengambil keputusan berdasarkan informasi yang dicatat di tiap tingkatan perusahaan. Informasi yang tidak lengkap atau tidak tepat dapat menghasilkan keputusan yang buruk dan berakibat negatif, misalnya:

• Terakhir, ketika Anda merasa ragu akan sifat rahasia suatu informasi, perlakukan informasi tersebut sebagai informasi rahasia.

•P encatatan penerimaan dan pengeluaran yang tidak tepat adalah ilegal dan dapat mengakibatkan kesalahan penafsiran posisi keuangan perusahaan

Meskipun tidak lagi bekerja untuk perusahaan, kita wajib menjaga kerahasiaan informasi perusahaan dan mengembalikan semua dokumen dan berkas (termasuk informasi yang disimpan secara elektronik).

•D okumen manufaktur yang tidak lengkap atau tidak akurat dapat membahayakan pasokan untuk suatu produk dan melanggar peraturan

•M engamankan informasi sensitif pada komputer laptop pada saat melakukan perjalanan;

T J T J

Tanpa sengaja saya mendengar karyawan perusahaan sedang membicarakan bisnis perusahaan di dalam pesawat. Jika ada, apa yang harus saya lakukan? Jika Anda percaya bahwa informasi yang dibicarakan adalah informasi yang sensitif atau rahasia, beri tahu mereka bahwa pembicaraan mereka dapat didengar orang lain. Setiap karyawan memiliki tanggung jawab untuk memastikan bahwa informasi rahasia dan hak milik tidak diungkapkan kepada publik. Sebagai peneliti, saya melihat konflik antara keinginan perusahaan untuk melindungi informasi rahasia dan hak miliknya dengan pertukaran pengetahuan secara terbuka dalam komunitas ilmiah. Apa yang menjadi tanggung jawab saya? Perusahaan menghormati dan memiliki keinginan yang sama dengan peneliti untuk berbagi ilmu pengetahuan. Untuk tujuan tersebut, kita mendorong publikasi temuantemuan ilmiah secara aktif. Akan tetapi, karena pendanaan untuk penelitian berasal sematamata dari penjualan produk, penting bagi kita untuk memiliki kesempatan melindungi penemuan kita melalui proses paten sebelum mengumumkannya kepada publik dan perusahaan farmasi pesaing. Sebagai seorang peneliti, sebelum mempertimbangkan untuk merilis hasil atau informasi ilmiah yang

Kita harus mencatat semua informasi dengan jujur dan tepat. Informasi ini meliputi, tetapi tidak terbatas pada, pengeluaran, penerimaan, hasil tes penelitian, data produksi dan kualitas, dan informasi lain menyangkut perusahaan. Semua transaksi dan pembayaran keuangan harus disahkan dan dicatat. Metode akuntansi perusahaan harus benar-benar dipatuhi, demikian juga kerja sama dengan auditor internal dan eksternal. Hubungi pengontrol divisi atau direktur klien kelompok audit perusahaan Anda jika ada pertanyaan apa pun tentang pencatatan transaksi keuangan yang baik. Ketepatan Penyampaian Informasi Publik Kita bertanggung jawab untuk memastikan bahwa kita memberikan informasi yang mencerminkan nilai yang sebenarnya dari operasi kita kepada publik yang telah berinvestasi. Oleh karena itu, semua informasi publik yang diserahkan kepada badan-badan pemerintah atau disampaikan kepada publik harus lengkap, tidak memihak, tepat, tepat waktu, dan dapat dipahami. Kewajiban ini berlaku bagi semua karyawan, termasuk eksekutif keuangan, yang memiliki tanggung jawab untuk mempersiapkan laporan tersebut, termasuk penyusunan konsep, pengkajian, dan penandatanganan atau pengesahan informasi yang terdapat di dalamnya. Kita harus mengomunikasikan operasi perusahaan secara terbuka, tanpa membahayakan informasi hak milik dan informasi rahasia.


23

PEMEGANG SAHAM KITA

PEMASOK KITA

Jika Anda memiliki permasalahan menyangkut aspek apa pun dari penyampaian informasi keuangan, Anda harus membicarakannya dengan manajer Anda, bagian Keuangan, Bagian Hukum, Kantor Etika, atau AdviceLine. Setiap karyawan yang dihubungi oleh karyawan lain yang mengajukan pertanyaan atau permasalahan tentang urusan akuntansi atau audit yang meragukan harus segera melaporkan persoalan tersebut kepada Kantor Etika.

PEMILIHAN PEMASOK Kita memilih barang dan jasa yang memberikan kontribusi terbesar pada kesejahteraan perusahaan dalam jangka panjang. Kita memilih pemasok berdasarkan harga, kualitas, pengiriman, pelayanan, keragaman, reputasi, praktik bisnis dan lingkungan. Kita juga mengharapkan agar pemasok mendukung standar pokok tenaga kerja yang ditetapkan oleh Organisasi Buruh Internasional yang melarang tenaga kerja anak dan tenaga kerja paksa.

T J T J T J

Saat ini bulan Desember dan masih ada sisa uang dalam anggaran tahunan kami. Dapatkah kita mendanai aktivitas tahun depan menggunakan anggaran tahun ini? Tidak. Aktivitas dan pembayaran harus berada dalam satu periode. Jika ada aktivitas pada tahun ini, pembayaran harus dicatat sebagai terjadi tahun ini. Jika suatu aktivitas direncanakan untuk tahun berikutnya, pembayaran harus dilakukan menggunakan anggaran dan pencatatan tahun berikutnya. Saya khawatir bahwa karyawan perusahaan hanya ingin merilis data studi yang membuat penelitian kita mendapat paling banyak sorotan. Apa yang harus saya lakukan? Anda benar jika merasa khawatir. Ini dapat menjadi persoalan serius dan harus segera dilaporkan kepada manajer Anda atau Bagian Hukum. Rilis data secara selektif dapat membawa efek buruk bagi reputasi perusahaan dalam hal kualitas penelitian dan dapat melanggar peraturan pemerintah.

T J

Dapatkah saya menunda proses pesanan pembelian sampai periode berikutnya agar dapat mencapai target pendapatan untuk periode tersebut? Tidak. Pesanan penjualan yang diterima harus diproses sesuai dengan prosedur kerja standar untuk transaksi tersebut. Tidak dibenarkan untuk memanipulasi pesanan penjualan untuk diproses dalam periode keuangan berikutnya.

Kita juga dilarang mengungkapkan informasi material yang bukan untuk konsumsi publik kepada pihak lain — di dalam dan di luar perusahaan — tanpa alasan bisnis yang sah dan izin yang diperlukan dari manajemen.

Ada pesanan penjualan dan akan dikonfirmasikan dua hari setelah tutup buku. Bolehkah mencantumkan penjualan yang belum dikonfirmasikan ke dalam periode sebelumnya? Tidak. Secara resmi penjualan belum terjadi sampai dikonfirmasikan dan barang dikirim. Memasukkan penjualan yang belum dikonfirmasi ke dalam periode sebelumnya merupakan pencatatan yang salah.

T J T J

PERDAGANGAN OLEH ORANG DALAM Perusahaan kita berusaha untuk mempertahankan pasar yang adil dan terbuka untuk pembelian dan penjualan sekuritas perusahaan. Kita dilarang membeli atau menjual sekuritas perusahaan atas dasar informasi material yang bukan untuk konsumsi publik. Informasi material (“dari dalam”) adalah informasi yang dapat dianggap penting oleh investor dalam mengambil keputusan investasi. Contoh informasi ini meliputi pengetahuan tentang akuisisi, penjualan aset, produk atau proses baru, dan informasi keuangan seperti pendapatan perusahaan. Larangan ini juga berlaku untuk informasi material yang bukan untuk konsumsi publik tentang perusahaan yang kita dapatkan dalam kapasitas kita sebagai karyawan.

Jika kita memiliki informasi dalam, kita harus menahan diri untuk tidak melakukan perdagangan dalam sekuritas terkait sampai awal perdagangan penuh hari kedua setelah pengungkapan informasi publik. Jika Anda merasa ragu apakah pembelian atau penjualan sekuritas akan melanggar ketentuan perdagangan oleh orang dalam, silakan berkonsultasi dengan Bagian Hukum.

T J

Saya curiga salah satu dari pemasok kita menggunakan tenaga kerja anak. Apa yang harus saya lakukan? Bicarakan pengamatan Anda dengan manajer Anda. Anda dapat juga menghubungi AdviceLine atau Kantor Etika untuk memberitahukan pengamatan Anda. Menyusul promosi yang saya terima, sekarang saya ditugaskan untuk membeli perlengkapan kantor. Bagaimana saya harus menilai pemasok? Selain faktor-faktor yang telah disebutkan di atas, terdapat kesepakatan pasokan global yang mencakup “pemasok pilihan” di wilayah Anda. Untuk informasi lebih lanjut, Anda harus meminta bantuan perwakilan pengadaan di tempat Anda atau direktur keuangan.

PERLAKUAN TERHADAP PEMASOK Kita memperlakukan pemasok dan subkontraktor secara adil dan berintegritas. Kita menghormati ketentuan dan persyaratan dalam perjanjian dengan pemasok dan kita menghormati komitmen kita. Kita berusaha untuk membayar tepat waktu dan berhati-hati dalam melindungi informasi rahasia dan hak milik pemasok kita. Untuk memastikan bahwa semua pemasok mendapatkan kesempatan bersaing untuk dapat berbisnis dengan kita, kita mendapatkan penawaran kompetitif jika dimungkinkan untuk melakukannya.

T J

Bolehkah menyalin perangkat lunak milik perusahaan ke dalam komputer rumah saya jika hanya digunakan untuk keperluan bisnis perusahaan? Secara umum praktik ini tidak diperbolehkan. Kita harus menghormati hak kekayaan intelektual pihak lain (dalam hal ini pemasok perangkat lunak kita) dan ketentuan dalam perjanjian lisensi perangkat lunak, yang dapat membatasi jumlah perangkat di mana perangkat lunak tersebut dapat diinstal. Untuk menentukan apakah Anda dapat melakukannya untuk perangkat lunak tertentu, konsultasikan dengan Layanan Informasi. Bolehkah saya membujuk pemasok dan konsultan kita agar memberikan sumbangan bagi acara yang didukung oleh perusahaan? Bagaimana jika untuk acara yang saya dukung secara pribadi? Perusahaan bisa saja meminta sumbangan dari pemasok dan konsultan. Akan tetapi, keputusan untuk permintaan seperti itu berada di tangan manajemen senior. Permintaan individual dari pemasok perusahaan menimbulkan persoalan konflik kepentingan. Pemasok dapat beranggapan bahwa mereka perlu memberikan kontribusi untuk mendapatkan posisi yang lebih baik dalam berbisnis dengan perusahaan di masa mendatang. Meminta sumbangan dari pemasok dan konsultan perusahaan untuk acara yang Anda dukung secara pribadi adalah tidak pantas. Menggunakan daftar vendor perusahaan untuk tujuan selain bisnis adalah melanggar standar dan kebijakan kita.

MENERIMA HADIAH1 Sebagai sopan santun bisnis yang lazim, kadang-kadang kita boleh menerima hadiah, dengan ketentuan bahwa: • Hadiah memiliki nilai dalam jumlah kecil (misalnya pena, buku catatan, kalender, dll.); • Menerima hadiah seperti itu adalah legal; dan • Hadiah tidak ditujukan atau dapat dianggap oleh pihak lain sebagai memengaruhi keputusan bisnis kita dengan cara yang tidak benar.

Pedoman untuk Pemberian Hadiah dapat ditemukan di bagian PELANGGAN KITA di halaman 9.

1

24



25

PEMASOK KITA

KOMUNITAS DAN MASYARAKAT KITA

Terkadang, ada saat-saat di mana menolak hadiah tidak dapat dipraktikkan atau cukup memalukan. Dalam situasi yang jarang terjadi ketika hadiah memiliki nilai yang cukup besar, Anda diperkenankan menerima hadiah tersebut atas nama perusahaan, melaporkannya kepada manajer Anda dan menyerahkannya kepada direktur keuangan setempat/regional yang akan menangani disposisinya.

LAYANAN SOSIAL DAN INVESTASI KEMASYARAKATAN Kita percaya bahwa komponen penting dari tanggung jawab perusahaan adalah untuk memberikan dukungan pada organisasi sosial atau amal yang memberi manfaat pada masyarakat, dari masyarakat lokal hingga tingkat internasional. Perusahaan memberikan kontribusi dana secara langsung dan juga melalui Merck Foundation, serta mendonasikan produk dan layanan bentuk lain untuk program dan organisasi resmi yang ditujukan untuk memenuhi kebutuhan masyarakat dan mendukung keseluruhan misi bisnis dalam meningkatkan kesehatan.

T J

T J

Di daerah saya, bagi seorang pemasok, memberi klien dengan hadiah yang relatif cukup mahal merupakan hal yang diharapkan dan sangat umum untuk dilakukan. Karena kebiasaan tersebut, sangatlah sulit untuk mencegah para pemasok untuk memberi kita hadiah.

Kita memilih para pemasok berdasarkan harga, kualitas, pengiriman, layanan, dan reputasi, dengan mempertimbangkan kepentingan perusahaan yang utama.

Jika pemasok menawarkan hadiah mahal secara rutin, Anda harus dengan sopan memberi tahu para pemasok bahwa standar perusahaan tidak mengizinkan karyawannya untuk menerima hadiah. Manajer departemen harus mencari kesempatan untuk memberi tahu para pemasok tentang standar ini sebelum masalah muncul (misalnya, sebelum masa pemberian hadiah hari raya). Anda dapat menghubungi semua pemasok untuk menjelaskan standar perusahaan dan mengirimkan buklet Nilai dan Standar Kita. Jika Anda memiliki pertanyaan atau permasalahan, sebaiknya konsultasikan dengan manajer Anda atau Kantor Etika.

Menerima Jamuan dan Bentuk Keramahtamahan Lain Standar Kita dalam menerima makanan dan keramahtamahan sama seperti saat memberikannya (lihat halaman 11): Kita boleh menerima jamuan makan atau keramahtamahan dalam kesempatan tertentu, dengan ketentuan bahwa hal tersebut: • Dilakukan selama berlangsungnya hubungan bisnis yang jujur atau bonafide; • Sebagai jamuan dalam suatu acara/kegiatan pendidikan atau bisnis; • Legal; • Sesuai dengan peraturan industri yang berlaku; • Sesuai dengan kebijakan dan prosedur perusahaan; • Tidak ditafsirkan sebagai upaya untuk memengaruhi keputusan bisnis dengan cara yang tidak benar; dan • Tidak memalukan perusahaan jika mendapat sorotan publik.

T J

Baru-baru ini, saya menghadiri konferensi bisnis yang dibiayai perusahaan, di mana nama saya secara otomatis dimasukkan ke dalam undian, bersama dengan nama para hadirin lainnya. Saya memenangkan perjalanan ke Pulau Karibia. Dapatkah saya memiliki hadiah tersebut? Karyawan diperbolehkan memiliki hadiah dari undian tersebut, asalkan: • Pemasok atau pelanggan bukanlah sponsor dari undian tersebut (misalnya acara tersebut disponsori oleh suatu asosiasi profesional atau perdagangan); dan •K aryawan tidak dalam situasi yang mewajibkan dirinya untuk ikut undian tersebut atau memenangkannya (misalnya, kewajiban untuk menggunakan layanan perusahaan tertentu, untuk memberikan perhatian bisnis karyawan kepada perusahaan pemberi sponsor). Anda sebaiknya berbicara kepada manajer Anda, yang akan membantu Anda memutuskan apa tindakan terbaik dalam situasi semacam ini.

26


Pemasok potensial telah mengundang saya untuk menghadiri pertandingan olahraga profesional bersamanya. Bolehkah saya menghadirinya? Jika pertandingan olahraga tersebut wajar dan tidak berlebihan, dan pemasok akan datang bersama Anda sehingga dapat mendiskusikan bisnis, maka cukup dapat diterima jika Anda hadir ke acara tersebut. Meskipun demikian, menerima sebuah undangan sebaiknya tidak ditujukan atau dianggap sebagai usaha untuk memengaruhi keputusan bisnis dengan tidak layak. Sebagai contoh, • Tiket yang diberikan tanpa diminta dan sesekali untuk pertandingan olahraga pada musim reguler akan dapat diterima; • Tiket untuk pertandingan penyisihan (Playoff), perempat final, dan semifinal perlu dipertimbangkan lebih jauh; dan • Tiket untuk pertandingan final atau kejuaraan olahraga (misalnya, Piala Dunia, Olimpiade, dan Wimbledon) akan dianggap berlebihan.

Jangkauan layanan sosial perusahaan kita berpedoman pada tiga prioritas strategis, yaitu: meningkatkan akses dan kapasitas untuk perawatan kesehatan yang berkualitas; memperkuat pendidikan ilmu pengetahuan dan kesempatan pendidikan untuk membantu menutup kesenjangan prestasi; dan menunjang kebutuhan penting komunitas perusahaan. Ketika dibutuhkan, kita menyediakan bantuan sebagai respons terhadap bencana besar dan keadaan darurat medis. Untuk informasi lebih lanjut, hubungi Kantor Bagian Layanan Sosial Perusahaan di Kenilworth, New Jersey, A.S. Tenaga Kerja & Hak Asasi Manusia Kita percaya pada martabat dasar dari setiap umat manusia dan menghormati hak-hak perorangan. Kita berkomitmen untuk menghormati hak asasi manusia sebagaimana diakui oleh prinsip-prinsip United Nation Global Compact dan sebagaimana didefinisikan dalam Deklarasi Universal PBB tentang Hak Asasi Manusia dan perubahan selanjutnya, Perjanjian Internasional tentang Hak Ekonomi, Sosial, dan Budaya, Perjanjian Internasional tentang Hak Sipil dan Politik, Pedoman OECD untuk Perusahaan Multinasional dan standar perburuhan utama yang ditetapkan oleh Organisasi Buruh Internasional, baik di dalam lingkungan kerja kita dan lebih luas lagi, dalam lingkungan pengaruh perusahaan. Kita memiliki peraturan dan sistem manajemen yang diperlukan untuk memastikan bahwa kita akan mematuhinya. Dalam semua kegiatan operasional perusaaan: •K ami menentang penggunaan tenaga kerja paksa, tenaga kerja yang diikat dengan utang, atau tenaga kerja yang tidak dibayar. • Kami menentang penggunaan tenaga kerja anak. •K ami menentang perbudakan dan perdagangan manusia, dalam berbagai bentuk.

orang dewasa dan meminta layanan prostitusi, sekalipun hal itu legal di negara yang dimaksud. •K ami memastikan bahwa semua pekerjaan bagi perusahaan dilakukan secara sukarela dan bahwa pekerja kami bebas untuk meninggalkan atau mengakhiri hubungan kerja mereka kapan saja. Kami hanya menggunakan agen perekrutan tepercaya yang mematuhi undang-undang tenaga kerja setempat, dan agen yang tidak mengenakan biaya perekrutan atau penempatan. •K ami tidak pernah menahan atau melarang pekerja mengakses dokumen identitas atau imigrasinya, seperti paspor, izin kerja, atau surat izin mengemudi, dan kami memastikan tersedianya transportasi pulang bagi semua karyawan yang bekerja bagi perusahaan di luar negara asal mereka. •K ami tidak menggunakan praktik perekrutan yang menyesatkan atau menipu, dan kami mengomunikasikan semua syarat dan ketentuan utama dalam hubungan kerja secara jelas dan menyeluruh. •K ami menghormati kebebasan sah karyawan untuk berorganisasi. •K ami memberikan kompensasi kepada karyawan untuk memastikan bahwa kebutuhan pokok mereka telah terpenuhi dan memberi para karyawan kesempatan untuk mengembangkan keahlian dan kemampuan mereka. •K ami tidak mendiskriminasikan ras, jenis kelamin, umur, kepercayaan agama, atau bentuk lain yang dilindungi oleh hukum, dalam tingkat apa pun di tubuh perusahaan. •K ami memberikan tempat kerja yang aman dan sehat bagi karyawan kami, dan kami juga memastikan bahwa perumahan yang disediakan perusahaan memenuhi semua standar keselamatan setempat. •K ami mengharapkan para pemasok dan mitra bisnis kami turut menghormati prinsip ini. Standar-standar tersebut perlu dihormati oleh semua pihak dan menuntut pertimbangan atas kepentingan orang-orang yang terkena dampak dan terlibat di dalam bisnis kita. Kita juga menciptakan lingkungan kerja di mana diskusi bebas dapat dilakukan untuk menghormati pendapat dari para karyawan, dan juga menghargai kreativitas dan inovasi. Untuk informasi tentang kebijakan perusahaan tentang hak-hak asasi manusia, silakan hubungi Kantor Etika.

•K ami melarang karyawan terlibat dalam tindakan seks komersial selama menjalankan bisnis perusahaan termasuk bertemu dengan kolega, pelanggan, atau mitra bisnis, atau saat melakukan perjalanan bisnis; hal ini mencakup menghadiri tempat-tempat hiburan Tata Tertib Edisi III

27

KOMUNITAS DAN MASYARAKAT KITA yang keluar dari apa yang secara formal dipresentasikan sebaiknya diarahkan ke Global Communication. Salinan dari slide presentasi sebaiknya tidak diberikan tanpa ada kejelasan sebelumnya dari Research Laboratory dan Global Communication perusahaan, karena ini dapat membahayakan proses publikasi ilmiah.

Tanggung Jawab Perusahaan Sebagai pemimpin perawatan kesehatan global, perusahaan secara terus menerus memastikan tanggung jawab perusahaan melekat di dalam strategi bisnis perusahaan dan terus dikembangkan sejalan dengan perkembangan usaha perusahaan. Pendekatan ini membantu menyampaikan tujuan kita untuk menciptakan nilai bersama yang mendukung kebutuhan masyarakat dan bisnis perusahaan. Inti dari strategi kita adalah proporsi nilai tanggung jawab perusahaan: “Membantu Dunia Menjadi Sehat.” Berikut empat area yang merupakan bagian dari prioritas strategi kita untuk meningkatkan kesejahteraan manusia secara global dengan: 1) meningkatkan akses terhadap kesehatan, 2) menunjukkan melalui tindakan kita dengan pendekatan etis dan transparan, 3) beroperasi dalam cara yang ramah lingkungan, dan 4) memulainya di rumah dengan kesejahteraan karyawan kita sendiri. Bertindak etis dan transparan berlaku di semua bidang bisnis kita; meningkatkan akses kesehatan merupakan daerah fokus terbesar kita yang tampak dari bisnis inti kita dalam menemukan dan mengembangkan obat-obatan dan vaksin. Untuk informasi lebih lanjut, hubungi Kantor Tanggung Jawab Perusahaan. KOMUNIKASI PUBLIK Semua komunikasi dengan media berita sangatlah penting dan mencerminkan citra dan bisnis perusahaan. Sangatlah vital bahwa komunikasi dari perusahaan harus konsisten dan bahwa seluruh kewajiban hukum dan hal yang berkaitan dengan peraturan telah terpenuhi. Seluruh komunikasi haruslah akurat, bertanggung jawab, dan sejalan dengan kebijakan hukum dan medis perusahaan. Permintaan dari Masyarakat umum dan Media atas informasi harus ditindaklanjuti dan dikoordinasikan dengan Global Communications.

T J 28

Saya akan melakukan presentasi pada sebuah konferensi di mana kemungkinan ada liputan dari media. Bagaimana saya harus memberi respons jika saya didekati oleh media setelah saya berpresentasi? Wartawan seringkali mendekati ilmuwan dan eksekutif yang melakukan presentasi pada forum profesional. Jika ada kemungkinan bahwa media akan meliput, Global Communications harus diberi tahu sebelumnya, dan pertanyaan dan jawaban harus dipersiapkan. Tetapi Anda dapat dengan bebas mengklarifikasi kepada reporter tentang apa yang secara formal Anda presentasikan dalam pertemuan tersebut. Pertanyaan-pertanyaan

Merck Foundation Merck Foundation adalah yayasan amal swasta berbasis di Amerika Serikat. Didirikan pada tahun 1957 oleh perusahaan, Yayasan tersebut didanai sepenuhnya oleh perusahaan dan merupakan sumber utama kita untuk menyokong pendanaan pada organisasi-organisasi amal dan non-profit yang memenuhi syarat. Misi dari yayasan ini adalah untuk membantu organisasi-organisasi dan program-program inovatif yang: meningkatkan akses dan membangun kapasitas untuk perawatan kesehatan berkualitas; memperkuat pendidikan ilmu pengetahuan dan kesempatan pendidikan untuk menutup kesenjangan prestasi; dan menyokong kebutuhan penting dari komunitas perusahaan. Kantor Layanan Sosial Perusahaan mempunyai tanggung jawab pada semua dana yang disumbangkan oleh Yayasan Kita, dan juga kontribusi amal dari perusahaan lainnya. Yayasan tersebut juga meliputi Institut Kita untuk Pendidikan Ilmu Pengetahuan dan Jaringan Asthma Masa Kecil Kita. PENGAWASAN LINGKUNGAN Tanggung jawab kita untuk melindungi lingkungan merupakan salah satu prioritas perusahaan yang paling utama. Kita mematuhi setiap kata dan semangat dari seluruh peraturan dan hukum lingkungan dan menghormati lingkungan di negara mana pun kita beroperasi. Kita menyediakan informasi bagi pelanggan untuk membantu mereka memperlakukan produk kita dengan cara yang bertanggung jawab secara lingkungan. Global Safety dan Environment dapat menjawab pertanyaan-pertanyaan tentang standar lingkungan perusahaan.

T J


Hukum di negara saya tidak melarang pembuangan limbah di lokasi. Dapatkah saya membuang limbah perusahaan dengan cara tersebut? Tidak. Metode pembuangan harus sesuai dengan standar lingkungan kita sendiri, dan praktik pembuangannya beragam, bergantung jenis limbah yang ada. Kita telah mengembangkan “praktik terbaik” standar lingkungan global untuk semua fasilitas yang kita miliki. Pada kasus

tertentu, standar-standar tersebut memerlukan tindakan yang melampaui apa yang diperbolehkan hukum di negara tersebut.

T J

Saya seorang manajer layanan di suatu lokasi perusahaan (site service) dan mempunyai tanggung jawab untuk membeli pengantian, hampir semuanya, dari bola lampu hingga perlengkapan. Apakah tujuan kita dari peningkatan yang terus menerus berarti bahwa saya harus selalu memilih opsi yang paling bermanfaat kepada lingkungan? Jika biaya dari sebagian besar opsi paling bermanfaat lingkungan secara kotor tidak proporsional dengan manfaat lingkungan yang ada, maka hal itu mungkin tidak tepat. Secara umum, ketika perbedaan biaya antara pilihan tidak signifikan dan manfaat lingkungan benarbenar akan dihasilkan, maka pilihan yang lebih bermanfaat lingkungan akan dipilih. Penting juga bahwa biaya dan manfaat harus dievaluasi dengan melihat umur pemakaian barang dari produksi hingga pemakaian dan pembuangan akhir, dan tidak hanya berdasarkan pembelian awal. Konsultasikan dengan perwakilan Procurement (Pengadaan) dan Global Safety and Environment (Lingkungan dan Keselamatan Global) Anda untuk membantu menentukan pembelian yang paling tepat.

Lingkungan, Kesehatan, dan Keselamatan Tim Corporate Environmental, Health and Safety (EHS) / Lingkungan, Kesehatan, dan Keselamatan Perusahaan kita dipandu oleh satu prinsip sederhana,

Kita menunjukkan rasa hormat dan perhatian pada kesehatan dan kesejahteraan manusia dan lingkungan dalam segala hal yang kita lakukan. Prinsip ini diperkuat oleh tiga keyakinan utama: •S emua orang memiliki hak untuk mendapatkan lingkungan kerja yang aman dan sehat; • Kita mendapatkan hak untuk beroperasi dengan menjadi pengurus lingkungan yang efektif; dan • Semua insiden EHS (Lingkungan, Kesehatan, dan Keselamatan) dapat dicegah. Masing-masing dari kita memainkan peranan penting dalam mencapai komitmen tersebut. Dengan terus menerus berjuang menjadi unggul, kita melindungi, meningkatkan, dan menciptakan nilai bisnis untuk organisasi kita.

PRAKTIK OPERASI Kita bekerja keras untuk menciptakan tolak ukur praktik yang terbaik dalam seluruh kegiatan operasional perusahaan. Untuk mencapainya, kita berkomitmen untuk memenuhi atau melebihi standar industri, seperti Praktik Klinik yang Baik (Good Clinical Practices), Praktik Laboratorium yang Baik (Good Laboratory Practices), dan Praktik Manufaktur yang Baik (Good Manufacturing Practices). KESEJAHTERAAN HEWAN Kita berkomitmen untuk melakukan seluruh penelitian hewan yang sesuai dengan etika dan cara yang bertanggung jawab. Standar kita dalam kesejahteraan hewan termasuk hal-hal berikut ini: •K ita mengevaluasi secara penuh seluruh studi hewan yang direncanakan untuk memperkecil penggunaan hewan penelitian dengan mencari pilihan lain saat memungkinkan. •K ita mematuhi standar perawatan hewan yang telah diterima secara umum. Hal ini berarti, kita menghindari atau memperkecil pemberian tekanan atau ketidaknyamanan kepada hewan, memperkecil jumlah hewan untuk mendapatkan hasil yang sah dan hanya menggunakan hewan-hewan tersebut jika penggunaannya relevan untuk studi kesehatan manusia atau hewan, atau untuk kemajuan ilmu pengetahuan alam. •K etika hewan-hewan ada dalam perawatan kita, kita mengurus mereka dengan baik dan memperlakukannya secara manusiawi. Seluruh karyawan yang terlibat dalam mendesain dan melakukan penelitian yang melibatkan hewan harus berkualifikasi baik. Mereka harus mengikuti seluruh standar perusahaan dan juga hukum dan peraturan yang berlaku. PEMBAYARAN TIDAK LAYAK Untuk mempromosikan pemerintahan yang baik dan adil, tidak memihak administrasi hukum, kita tidak dapat menjanjikan, menawarkan atau melakukan pembayaran dalam bentuk uang atau apa pun yang bernilai kepada pejabat pemerintah atau partai politik dengan maksud untuk memperoleh atau mempertahankan bisnis, atau keunggulan kompetitif yang tidak adil, atau tidak semestinya mempengaruhi keputusan pemerintah. Standar kita tidak perlu memperhitungkan semua ketentuan hukum setempat. Jika terdapat undangundang setempat yang lebih ketat, undang-undang tersebut lebih diutamakan. Meminta saran dari Bagian Hukum jika ada keraguan tentang ketidakpantasan atau legalitas suatu tindakan. Sebagai tambahan informasi, lihat bagian Hadiah dan Keramahtamahan di halaman 9.


29

KOMUNITAS DAN MASYARAKAT KITA

T J

Saya diminta untuk membayar “persenan” kepada petugas tingkat rendahan untuk mengeluarkan produk vaksin kita dari pabean. Daya tahan vaksin tersebut tidak lama dan akan kadaluwarsa jika tidak dikeluarkan dalam jangka waktu beberapa hari ke depan. Apa yang harus saya lakukan? Perusahaan tidak menyediakan persenan kepada petugas untuk memastikan pelaksanaan tugas resmi. Mintalah saran dari manajer Anda dari Departemen Legal untuk menentukan apakah ada pilihan lain yang sah menurut hukum lainnya untuk mengamankan pengeluaran vaksin-vaksin tersebut.

Penggunaan dan Pemilihan Agen Kita hanya menyewa perorangan atau firma yang bereputasi, berkualitas sebagai konsultan, agen, perwakilan atau distributor dibawah persetujuan kompensasi yang layak terkait dengan layanan yang diberikan. Integritas dari kinerja adalah standar perusahaan yang sama bagi karyawan dan agen di mana pun kita melakukan usaha, dan ketidakpatuhan atas standar tersebut tidak akan menjadi alasan yang diterima untuk perilaku yang salah, juga tidak akan diterima untuk perilaku salah yang dirasionalisasikan karena telah menjadi kepentingan perusahaan yang utama. Tidak melakukan tindakan yang tidak patut demi memajukan kepentingan perusahaan.

T J

30

Bagaimana perusahaan memastikan bahwa agen-agennya mematuhi standar perusahaan? Karyawan yang merekomendasi penggunaan suatu agen harus melakukan penelitian yang cukup dan sangat teliti untuk memastikan bahwa agen tersebut memenuhi persyaratan Perusahaan. Setidaknya, hal ini termasuk memeriksa pihak-pihak atau perusahaan multinasional lain yang telah menggunakan agen tersebut sebelumnya. Informasi tersebut harus digambarkan di dalam memorandum persetujuan yang dikirim kepada manajemen. Sebagai tambahan, setelah suatu agen eksternal telah dipilih, sangatlah penting untuk mengawasi kegiatan dan pengeluaran agen tersebut, untuk memastikan bahwa kegiatan dan pengeluaran mereka layak dan sesuai dengan kebijakan perusahaan dan juga hukum lokal dan internasional.

Melindungi lingkungan di setiap negara tempat kita beroperasi termasuk prioritas tertinggi kita.

KEPATUHAN TERHADAP HUKUM, PERATURAN, DAN UNDANG-UNDANG Menjadi warga perusahan yang baik berarti akan berkomitmen untuk mematuhi regulasi, peraturan, dan hukum yang berlaku yang mengatur segala aspek bisnis, termasuk penelitian, pembangunan, manufaktur, pemasaran, penjualan, dan distribusi obat manusia (termasuk contoh obat), produk perawatan hewan dan produk perawatan kesehatan untuk pelanggan. Kita bekerja sama dengan seluruh instansi pengaturan yang berlaku dan mematuhi seluruh kebutuhan pengaturan di mana pun kita melakukan kegiatan usaha. Perusahaan sering kali mengadopsi peraturan atau standar industri yang terkait dengan kegiatan bisnis kita. Sangatlah penting bahwa Anda akrab dengan peraturan tersebut dan mematuhinya di mana diberlakukan (seperti peraturan PhRMA atau EFPIA). Undang-Undang Kesehatan A.S. Pemerintahan Federal Amerika Serikat dan beberapa pemerintahan negara bagian lain di Amerika Serikat telah menjadikan hukum untuk mencegah, mendeteksi, dan menghukum penyimpangan dan penipuan perawatan kesehatan. Hukum-hukum tersebut termasuk Undang-Undang Sipil Federal tentang Klaim Palsu (Federal Civil False Claim Act), Undang-Undang Program Federal tentang Penggantian Penipuan (Federal Program Fraud Civil Remedies Act), dan hukum negara bagian lainnya yang serupa. Berdasarkan hukum tersebut, klaim salah dan curang yang dikirim ke pemerintah untuk mendapat pembayaran atau penggantian uang dari pengeluaran perawatan kesehatan merupakan persoalan pokok untuk pembayaran dari kerugian dan hal yang dapat dihukum dengan denda dan pinalti yang besar. False Claim Act federal dan beberapa False Claim Acts negara juga meliputi ketentuan-ketentuan di mana warga negara dengan bukti penipuan melawan pemerintah dapat mengajukan tuntutan sebagai si pelapor (“whistleblower”) atas nama pemerintah untuk mengembalikan dana yang hilang. Jika tuntutan si pelapor (whistleblower) berhasil, warga yang mengajukan kasus tersebut dapat menerima sebagian dari uang yang diperoleh kembali oleh pemerintah. Hukum-hukum tersebut juga melarang pembalasan tuntutan melawan orang yang mengajukan tuntutan dari si pelapor (whistleblower).


Boikot Sebagai perusahaan berbasis di Amerika Serikat, semua kegiatan operasional kita, termasuk cabang asing, harus mematuhi hukum anti-boikot Amerika Serikat, yang secara umum melarang menolak untuk melakukan bisnis dengan negara, perusahan, atau perorangan lain. Hukum ini terutama mengarah pada Boikot Arab dari Israel. Tetapi, dari waktu ke waktu, isu boikot lainnya mungkin akan muncul. Berbagai kegiatan yang dilarang menurut hukum anti-boikot, meliputi: • Menyediakan informasi tentang masa lalu, masa kini, atau hubungan prospektif perusahaan atau perorangan dengan negara yang diboikot atau perusahaan yang masuk daftar hitam (blacklist); dan

Kita patuh pada hukum dan peraturan yang berlaku, yang mengatur segala aspek dari usaha kita, termasuk bidang manufaktur, pemasaran, dan penelitian.

•M embayar, menghormati atau mengonfirmasi surat kredit yang berisi ketentuan-ketentuan boikot.

T

Hukum juga mengharuskan bahwa permintaan tertentu untuk informasi boikot harus dilaporkan kepada Pemerintah AS. Karena perundang-undangan anti-boikot cukup rumit, semua permintaan semacam itu harus diarahkan segera ke Bagian Hukum.

J

Sanksi Ekonomi dan Peraturan Ekspor/Impor Lain Kita tidak diperbolehkan mengekspor atau menjual obat atau produk tanpa persetujuan yang sah oleh Research Laboratories dan Clinical and Regulatory Development Review Committee perusahaan. Tambahan, obat-obat atau produk harus memenuhi persyaratan hukum dari negara yang memproduksinya dan negara yang menjadi tujuan ekspor obat-obat tersebut, dan juga persyaratan legal AS. Lebih jauh lagi, kita tidak memperbolehkan mengimpor dari atau mengekspor ke negara di mana berlaku embargo AS (msl., Sudan atau Kuba). Kita tidak diperbolehkan untuk mengimpor dari atau mengekspor ke perorangan atau organisasi tertentu yang dilarang oleh Agensi Pemerintah Amerika Serikat.

T J

Bagaimana kita menetapkan alasan keputusan untuk tidak mengirimkan obat ke orang-orang membutuhkan yang tinggal di lokasi-lokasi di luar kepentingan politik Amerika Serikat?

Di negara di mana saya beroperasi, merupakan hal ilegal untuk mematuhi peraturan embargo perdagangan A.S. dengan beberapa negara tertentu. Bagaimana saya menangani situasi semacam ini? Kepatuhan antar negara dengan peraturan embargo merupakan isu yang rumit dan beragam antar satu negara dan negara lainnya. Seluruh permasalahan terkait hal tersebut harus diarahkan langsung ke Legal Department.

Aktivitas Politik Warga Usaha yang baik mensyaratkan bahwa kita dilarang secara tidak adil dan ilegal memengaruhi proses politik dalam masyarakat di mana kita beroperasi. Karena kerumitan dan keragaman hukum dan peraturan yang mengatur kegiatan politik perusahaan, kontribusi politik dan kegiatan terkait lainnya hanya dapat dilakukan dengan persetujuan sebelumnya dari Penasihat Umum Sebagai warga negara, kita dapat berpartisipasi dalam proses politik, termasuk berkontribusi pada kandidat atau partai sesuai pilihan kita. Meski begitu, kita tidak dapat menggunakan waktu, barang, atau sumber dari perusahaan untuk kegiatan politik pribadi kita.

Sebagai ganti hak kita untuk beroperasi di Amerika Serikat, kita terikat kewajiban untuk memenuhi seluruh hukum Amerika Serikat yang berlaku pada kegiatan operasional kita — entah kita setuju atau tidak pada hukum tersebut. Mohon dicatat bahwa hukum Amerika Serikat, seperti peraturan yang terkait dengan pengendalian ekspor, juga berlaku pada kegiatan operasional kita di luar AS. Dalam situasi tertentu, persetujuan perlu diminta dari agensi pemerintah Amerika yang berwenang dalam hal penyuplaian obat ke negara atau daerah yang terlarang. Tata Tertib Edisi III

31

MENYAMPAIKAN PERMASALAHAN Kita menyewa pekerja dengan karakter suara dan keputusan, yang kita percaya akan bertindak dengan penuh tanggung jawab. Meskipun begitu, ada waktu di saat kita perlu untuk mengangkat permasalahan tentang perilaku yang kita anggap melanggar standar dan nilai perusahaan. Jika Anda mengamati perilaku tersebut, Anda memiliki kewajiban untuk mendiskusikannya dengan pihak yang tepat. Dengan melakukan hal itu, maka akan memberikan perusahaan kesempatan untuk memberikan perhatian dan memperbaiki masalah tersebut. Proses Pelaporan cukup fleksibel yang memperbolehkan Anda untuk mengangkat permasalahan melalui berbagai macam jalur. Sering kali, pada keadaan tertentu, manajer Anda adalah sumber utama yang terbaik. Untuk sumber tambahan, Silakan lihat pada Halaman Pertolongan Tambahan.

T J

Apa perbedaan antara Program Ombudsman, Kantor Etika, dan AdviceLine? Bagaimana saya tahu sumber mana yang sebaiknya dipakai? Sumber utama panduan Anda adalah manajer atau supervisor Anda. Meski begitu, ada banyak situasi di mana Anda ingin berbicara dengan seseorang di luar divisi atau lokasi Anda, perusahaan menyediakan sumber alternatif seperti Kantor Etika, AdvanceLine, dan Program Ombudsman.

•K antor Etika menyediakan pelayanan kepada karyawan kita di seluruh dunia dengan pertanyaan atau permasalahan seputar etika. Kantor Etika bertanggung jawab untuk dua Program, Ombudsman dan AdviceLine. • AdviceLine tersedia untuk seluruh karyawan sedunia selama 24 jam sehari, tujuh hari seminggu, ditangani oleh organisasi sumberluar. Karyawan dapat tetap berstatus anonim ketika mereka menghubungi AdviceLine entah melalui telepon atau pun Internet. Ketika karyawan menghubungi AdviceLine dengan telepon, operator tidak akan langsung memberikan nasihat kepada karyawan, melainkan akan menyampaikan informasi kepada Kantor Etika, memberi karyawan nomor kasus dan tanggal panggilan-kembali. Sementara pertanyaan dan permasalahan yang diberikan pada AdviceLine akan diteruskan ke Kantor Etika untuk diperiksa, tidak ada informasi pengidentifikasian akan diteruskan tanpa persetujuan pemanggil.

32

•P rogram Ombudsman mempromosikan perlakuan karyawan secara positif dan adil dengan menyediakan saluran alternatif untuk digunakan oleh karyawan dalam mengatasi permasalahan yang terkait dengan pekerjaan, termasuk perilaku tidak konsisten dengan kebijakan, praktik, nilai-nilai, dan standar perusahaan. Program ini didesain untuk menyediakan “tempat berlindung yang aman” di mana isu-isu tersebut dapat disampaikan tanpa keraguan dan tanpa ketakutan atas balas dendam.

Anda jika dibutuhkan, atau mereka akan memberitahu Anda langkah-langkah yang telah diambil terkait dengan laporan Anda.

T J

Anda dapat menelepon Kantor Etika atau pun Kantor Ombudsman untuk membicarakan masalah secara rahasia. AdviceLine menawarkan anonimitas penuh, karena layanan ini dioperasikan oleh vendor eksternal.

T J T J

Saya tidak bisa melakukan collect call ke Amerika Serikat dari negara saya. Apakah ini berarti bahwa saya tidak bisa menghubungi AdviceLine? Kantor Etika menyediakan berbagai macam cara agara karyawan bisa mendapatkan bantuan. Anda dapat menghubungi AdviceLine melalui internet di http://www.TheAdviceLine.com Bagaimana cara kerja AdviceLine? AdviceLine dioperasikan oleh pihak ketiga dan awalnya akan dijawab dengan bahasa Inggris. Anda bisa meminta untuk berbicara kepada operator dalam bahasa Anda sendiri, dan seorang penerjemah akan disediakan ketika Anda telah tersambung. Untuk tujuan keamanan, Anda mungkin akan diminta untuk memberikan nama perusahaan. Operator akrab dengan banyak persoalan etika, dan mereka akan menanyakan pertanyaan tindak lanjut terhadap permasalahan Anda untuk menggali informasi tentang situasi dan untuk mempersiapkan laporan.

Setelah Anda memberikan informasi terkait dengan permasalahan Anda, Anda akan diberi nomor kasus. Nomor kasus ini unik tergantung pada panggilan Anda. Jika Anda tidak memberitahu nama Anda, hal tersebut memungkinkan adanya tautan anonim antara penelepon dan perusahaan. Tambahan untuk nomor kasus, Anda akan diberi tanggal kapan Anda dapat menindaklanjuti laporan Anda. Biasanya hal itu akan berlangsung dalam 30 hari. Telepon AdviceLine lagi pada atau setelah tanggal yang diberikan dan pemberian nomor kasus. Menelepon kembali merupakan hal penting, karena dalam kasus pelaporan anonim, hanya itu tautan kami kembali kepada Anda dan kami mungkin membutuhkan informasi tambahan. Ketika Anda menelepon kembali, operator AdvanceLine akan meminta tambahan informasi kepada


Apakah perusahaan mendorong karyawan untuk saling melaporkan satu dengan yang lainnya? Lingkup tujuan kita adalah untuk mempromosikan dan menjaga situasi kerja di mana nilai-nilai dan standar kita dijunjung tinggi. Ketika kita tidak dapat mencapai tujuan itu, perusahaan mendorong karyawan untuk menyampaikan dan menyelesaikan permasalahan pekerjaan mereka sendiri sebelum benar-benar berubah menjadi masalah, dan tentu saja, sebelum permasalahan tersebut naik hingga tingkat pelanggaran hukum atau memberi risiko pada kesehatan dan keselamatan. Seringkali, tidaklah pantas untuk mendekati orang tersebut secara langsung dengan permasalahan Anda, memberi mereka kesempatan untuk menjelaskan perilaku mereka. Dalam situasi di mana karyawan tidak nyaman menangani situasi tersebut sendirian, mereka didorong untuk mengkonsultasikan hal tersebut kepada manajer atau supervisor mereka, atau sumber lain di perusahaan yang terdaftar di dalam buklet. Perusahaan juga menawarkan AdvanceLine, yang sepenuhnya anonim dan tersedia 24 jam sehari, tujuh hari seminggu.

PENYELIDIKAN KEMUNGKINAN PELANGGARAN TATA TERTIB Perusahaan menangani semua dugaan pelanggaran secara serius. Kami akan menyelidiki secara rahasia semua laporan dugaan pelanggaran untuk menentukan undang-undang, peraturan, kebijakan atau prosedur mana yang mungkin telah dilanggar.

T J

Fakta bahwa Anda tidak mendengar banyak hal tentang laporan dugaan pelanggaran mencerminkan betapa baiknya penjagaan kerahasiaan selama proses pelaporan dan investigasi oleh Kantor Etika.

T J

Di masing negara di mana kita beroperasi, banyak tantangan etika yang berciri kenegaraan dapat muncul. Bagaimana perusahaan akan memastikan bahwa sumber memiliki keahlian lokal untuk menangani persoalan semacam ini? Global Compliance Organization memiliki petugas kepatuhan regional, negara, dan divisi yang memiliki keahlian untuk semua daerah dan area fungsional di mana kita beroperasi. Mereka mampu memberikan pertimbangan regional atau lokal, yang mungkin bisa dipergunakan pada situasi Anda. Anda dapat menghubungi mereka untuk menanyakan pertanyaan, mencari saran, atau mengangkat permasalahan. Sebagai tambahan, ada staf Sumber Daya Manusia setempat juga ada di setiap negara.

ANONIMITAS DAN KERAHASIAAN Ketika Anda menghubungi Kantor Etika untuk mengangkat suatu persoalan, Anda akan tetap berstatus anonim, walaupun Anda nanti didorong untuk memberikan identitas Anda, karena hal itu akan memudahkan komunikasi. Jika Anda memilih untuk menunjukkan identitas Anda, Kantor Etika akan melakukan segala upaya yang dapat dilakukan untuk menjaga kerahasiaan identitas dengan cara yang sesuai dengan melakukan penyelidikan yang menyeluruh dan adil sebagaimana ditentukan oleh undang-undang. Akan tetapi, untuk membantu Kantor Etika dalam menjaga kerahasiaan, Anda harus bersikap bijaksana dan menahan diri untuk tidak membicarakan konsultasi Anda dengan Kantor Etika dengan rekan kerja atau sesama pekerja.

Saya tidak tahu siapa saja yang telah menghubungi Kantor Etika atau AdvanceLine. Berapa banyak karyawan yang benar-benar menghubungi Kantor Etika? Persoalan seperti apakah yang diutarakan? Kantor Etika menangani 1.000 hingga 1.200 persoalan setahun terkait dengan pertanyaan etika, persoalan, atau dugaan atas tindakan yang tidak pantas. Hampir seluruh persoalan melibatkan interaksi antara karyawan dan manajernya, konflik kepentingan yang potensial, dan pelaksanaan kebijakan perusahaan yang tidak konsisten. Tata Tertib Edisi III

33

MENYAMPAIKAN PERMASALAHAN Karyawan dapat juga melaporkan permasalahan secara anonim menggunakan AdviceLine, suatu jalur yang dijawab oleh vendor pihak ketiga. Penelepon anonim akan diberi nomor kasus dan dipersilakan untuk menelepon kembali setelah jangka waktu tertentu untuk menerima informasi terbaru atau untuk memberikan informasi tambahan yang mungkin diperlukan untuk menyelidiki permasalahan mereka dengan lebih baik.

T J

Jika saya mengangkat persoalan kepada Kantor Etika atau Ombudsman, apakah secara otomatis dianggap anonim? Beberapa karyawan bingung perbedaan kerahasiaan dan anonimitas. Anda dapat mengangkat permasalahan tanpa mengidentifikasi diri Anda sendiri, maka akan memastikan anonimitas Anda. Tetapi, jika Anda mengidentifikasi diri Anda, kami akan berusaha sebaik mungkin untuk merahasiakan identitas Anda. Persoalan yang diangkat ke Kantor Etika akan tetap dijaga kerahasiaannya kecuali persoalan tersebut mengangkat persoalan yang berpotensi merugikan seseorang atau perusahaan, atau kecuali ada kebutuhan untuk mengungkapkan informasi dalam suatu investigasi. Faks kami berlokasi di area yang aman dan ada prosedur untuk menjaga kerahasiaan Anda. Dalam situasi di mana Anda telah memberikan persoalan yang mungkin melibatkan kerugian potensial kepada seseorang atau perusahaan, Kantor Etika akan memberitahu Anda bahwa kerahasiaan Anda tidak dapat dijamin. Penyingkapan informasi akan dilakukan didasarkan pada asas perluuntuk-tahu sejauh yang dibutuhkan.

TINDAKAN BALAS DENDAM Karyawan yang mengangkat permasalahan membantu perusahaan untuk memperbaiki masalah tersebut sebelum bertambah besar. Kita tidak akan menoleransi tindakan balas dendam terhadap siapa pun karyawan yang mengangkat persoalan praktik bisnis dengan kejujuran. Menyampaikan permasalahan dengan “niat baik” berarti Anda melakukan upaya tulus untuk memberikan informasi yang jujur dan tepat jika pada akhirnya Anda terbukti bersalah. Kenyataan bahwa seorang karyawan telah mengangkat permasalahan secara jujur, atau telah memberikan informasi dalam penyelidikan, tidak dapat dijadikan dasar dari penolakan manfaat, pemberhentian, penurunan pangkat, penangguhan, ancaman, pelecehan atau diskriminasi. Demikian pula, karyawan yang bekerja dengan mereka

34

yang mengangkat permasalahan harus terus memperlakukan mereka secara sopan dan hormat dan tidak terlibat dalam perilaku yang mungkin mengasingkan atau mengintimidasi rekan kerja.

Komunikasi terbuka antara manajer dan karyawan sangat penting untuk menciptakan budaya “aman-untukbersuara”. Tindakan yang dapat diambil oleh manajer untuk membina lingkungan komunikasi terbuka meliputi:

Perlindungan ini berlaku untuk siapa saja yang memberikan informasi dalam suatu penyelidikan.

•S ecara rutin berdiskusi tentang nilai dan standar perusahaan pada rapat tim.

Jika Anda atau yang lainnya merasa mendapat perlakuan balas dendam, Anda harus melaporkan perilaku tersebut kepada supervisor atau ke Kantor Etika. Perusahaan menangani dugaan perilaku balas dendam dengan serius, dan kami akan memeriksa seluruh keluhan tindakan balas dendam seperti pengancaman, usaha balas dendam, dan tindakan balas dendam sebenarnya.

•M emudahkan akses karyawan pada dirinya dan menjaga sebuah “pintu terbuka”.

Mohon dicatat bahwa perusahaan mempunyai hak untuk mendisiplinkan siapa pun yang diketahui membuat tuduhan salah, memberikan informasi salah kepada perusahaan, atau telah bertindak tidak pantas.

T J

Saya melihat adanya penyimpangan tapi saya khawatir untuk melaporkannya karena saya takut akan tindakan balas dendam. Langkah apa yang akan diambil oleh perusahaan untuk melindungi saya? Jika Anda melaporkan persoalan dengan sungguh-sungguh dan jujur, kami akan mengambil tindakan untuk melindungi Anda dari tindakan balas dendam. Langkahlangkahnya akan beragam dari kasus ke kasus dan mungkin termasuk pendisiplinan pada siapapun yang terlibat dalam tindakan balas dendam, pengawasan berkelanjutan pada situasi tersebut, atau usaha perlindungan lainnya. Jika Anda merasa telah menerima tindakan balas dendam, Anda harus menghubungi Kantor Etika secepatnya.

TANGGUNG JAWAB MANAJEMEN UNTUK MENCIPTAKAN BUDAYA AMAN BERBICARA Ketakutan atas tindakan balas dendam adalah alasan yang paling sering digunakan karyawan untuk tidak melaporkan tindakan yang tidak pantas. Kita semua mempunyai tanggung jawab untuk menciptakan suasana yang memfasilitasi diskusi terbuka seputar isu yang mungkin berdampak pada reputasi perusahaan dan membuatnya mudah untuk mengangkat permasalahan tentang perilaku menyimpang yang mungkin ada. Manajer yang bertugas perlu memperbolehkan pertanyaan dan diskusi bebas tentang situasi di mana karyawan merasa mungkin ada pelanggaran standar perusahaan atau hukum lain yang berlaku.


•S ecara periodik mengingatkan para karyawan untuk menyampaikan permasalahan yang mungkin ada kepada Anda sebagai manajer mereka, atau kepada sumber lain di perusahaan.

T J

•M endukung karyawan yang memilih untuk berkonsultasi kepada sumber lain di perusahaan daripada bicara langsung kepada Anda. PEDOMAN PENYAMPAIAN PERMASALAHAN Tidak pernah mudah untuk mengangkat permasalahan tentang perilaku menyimpang yang terjadi. Hal tersebut membutuhkan keberanian dan integritas. Daftar di bawah ini merupakan beberapa gagasan umum tentang cara mendiskusikan permasalahan Anda dengan manajemen Anda: 1. Jadwalkan waktu tertentu dengan manajer atau sumber lain di perusahaan untuk mendiskusikan persoalan Anda.

Saya mencurigai ada penyimpangan di departemen saya, tetapi saya tidak mempunyai semua fakta untuk membuktikannya. Haruskah saya menghadap atau menunggu hingga saya memiliki tambahan informasi? Kami tidak berharap Anda memiliki semua informasi saat Anda datang menghadap dan mengutarakan permasalahan. Beri kami informasi sebanyak yang Anda miliki, dan biarkan perusahaan menyelidiki masalah tersebut. Jangan berusaha untuk melakukan penyelidikan sendiri, tetapi utarakan permasalahan Anda pada saat yang tepat dan sumber yang sesuai.

PEDOMAN UNTUK MENERIMA PERMASALAHAN Reaksi Anda ketika karyawan menyampaikan permasalahan sangatlah penting. Reaksi tersebut bisa mendorong lingkungan komunikasi terbuka di mana karyawan merasa aman untuk mendiskusikan isu penting, atau malah akan memberi efek ketakutan pada komunikasi mendatang dan semangat kerja. Daftar di bawah ini merupakan gagagan umum tentang cara merespons ketika seorang karyawan mengangkat sebuah permasalahan:

4. Mengakui (ketika perlu) bahwa Anda mungkin tidak memiliki semua informasi atau fakta yang relevan terhadap persoalan tersebut.

1. Pastikan Anda memiliki waktu yang cukup untuk mendiskusikan permasalahan mereka hingga selesai. Jika tidak, jadwalkan waktu lain dan sampaikan kepada karyawan bahwa maksud Anda menundanya adalah untuk memastikan bahwa mereka dan permasalahan mereka mendapat perhatian penuh dari Anda. Temui karyawan di lokasi yang memperbolehkan pembicaraan yang pribadi dan tidak terganggu, seperti kantor Anda atau ruang konferensi.

5. Utarakan permasalahan yang Anda punya tentang kerahasiaan dari laporan Anda. (Jika Anda mempersoalkan tentang kerahasiaan, hati-hati ketika berbagi informasi dengan rekan kerja lain yang mungkin kurang hati-hati dan membuka informasi.)

2. Dengarkan sebanyak-banyaknya. Usahakan untuk tidak menjadi defensif atau mencoba untuk memotong diskusi atau mempertahankan perusahaan atau seseorang sebelum mendengarkan semua fakta yang ada.

6. Berterima kasih kepadanya untuk waktu mereka dan perhatian mereka terhadap persoalan tersebut.

3. Tetaplah tenang dan profesional.

2. Bicarakan persoalan Anda dengan tenang dan profesional. 3. Garis bawahi risiko kepada perusahaan dan dampak yang mungkin terjadi dari perilaku menyimpang tersebut.

Tentu saja, mengikuti panduan di atas bukanlah yang terpenting — malahan, datanglah dengan permasalahan dengan cara apa pun yang paling nyaman untuk Anda. Ketika Anda secara jujur dan sungguh-sungguh dalam mengangkat permasalahan, Anda membantu melindungi perusahaan, tempat kerja Anda, dan bahkan teman kerja Anda dan Anda sendiri. Dengan mengutarakannya, Anda menjadi rekan kerja dalam melakukan hal yang benar.

4. Mintalah klarifikasi dan informasi tambahan, tetapi lakukan dengan cara yang tidak membuat karyawan terintimidasi ataupun cara yang defensif. Informasi tambahan yang berguna termasuk identifikasi dari karyawan lain yang memahami permasalahan tersebut atau seseorang yang mungkin menyadari situasi tersebut, jumlah dari karyawan yang telah mengamati perilaku tersebut, dokumen yang mungkin tersedia untuk mendukung permasalahan tersebut dan nama-nama perorangan lainnya sebagai rekan bicara dari karyawan tersebut tentang


35

DAFTAR KATA permasalahan ini. Poin terakhir ini penting untuk membantu melindungi kerahasiaan dari karyawan yang mengangkat permasalahan tersebut. 5. Jangan merasa bahwa Anda harus segera memberikan tanggapan. Sering kali lebih baik untuk memikirkan terlebih dahulu permasalahan karyawan, baru kemudian memberikan tanggapan dengan hasil pemikiran Anda. 6. Beri tahu karyawan bahwa perusahaan menanggapi laporan pelanggaran tata tertib dengan sangat serius dan bahwa orang yang tepat akan menyelidiki persoalan tersebut. Yakinkan karyawan tersebut bahwa Anda akan kembali dengan tindakan lanjutan atas persoalan tersebut; biasanya 30 hari adalah jangka waktu yang baik untuk memberikan tanggapan. 7. Ucapkan terima kasih kepada karyawan karena telah menyampaikan persoalan tersebut kepada Anda. Akan tetapi, bagaimana Anda melakukan tindak lanjut dan bagaimana Anda memperlakukan karyawan tersebut sesudahnya adalah sama pentingnya dengan reaksi pertama Anda. Tergantung pada sifat permasalahan, Anda mungkin perlu melibatkan sumber daya lain di dalam perusahaan untuk menyelesaikan atau menyelidiki persoalan tersebut. Anda mungkin perlu mempelajari kebijakankebijakan perusahaan atau melibatkan manajemen pada tingkatan yang sesuai atau ahli dalam persoalan tersebut untuk mengatasi situasi. Jika permasalahan yang disampaikan menyangkut kemungkinan pelanggaran kepatuhan, Anda harus menghubungi personel kepatuhan setempat untuk membicarakan dan mendapatkan saran tentang cara menangani persoalan yang disampaikan dengan tepat. Dalam kasus tertentu, penyelidikan sebaiknya diawasi oleh bagian Kepatuhan atau Sumber Daya Manusia, bukan manajer yang mendapat laporan tentang persoalan tersebut. Dalam kasus apa pun, jika Anda memutuskan untuk melibatkan sumber daya lain dalam perusahaan, misalnya Sumber Daya Manusia,Kantor Etika, petugas kepatuhan regional, negara, atau divisi, Bagian Hukum, atau sumber daya lain, lakukan hal tersebut segera. Setelah Anda mendapatkan semua informasi yang diperlukan untuk menindaklanjuti persoalan tersebut, betindaklah dengan tepat waktu untuk menyelesaikan persoalan tersebut. Pastikan Anda mendokumentasikan tindakan dan keputusan Anda, dan juga informasi yang mungkin Anda dapatkan.

Manajer yang menerima laporan permasalahan, atau orang yang mengawasi penyelidikannya harus selalu memberi tanggapan kepada karyawan yang menyampaikan permasalahan tersebut dalam 30 hari, meskipun tidak ada informasi baru yang dapat disampaikan, kemudian terus menyampaikan perkembangannya kepada karyawan tersebut dalam interval 30 hari. Dalam banyak kasus, Anda belum tentu dapat memberikan informasi yang substantif tentang persoalan tersebut. Meskipun demikian, perkembangan proses penyelidikan tetap penting disampaikan untuk meyakinkan karyawan tersebut bahwa persoalan tersebut sedang ditangani secara serius. Ini akan mendorong para karyawan untuk terus menyampaikan permasalahan di masa mendatang dan memberi kontribusi terhadap budaya yang aman untuk menyampaikan persoalan. Ketika Anda menyampaikan perkembangan penyelidikan kepada karyawan, gunakan kesempatan itu untuk bertanya apakah karyawan mengalami tindakan balas dendam dalam bentuk apa pun karena menyampaikan persoalan tersebut. Harap dipertimbangkan bahwa banyak karyawan yang menyampaikan persoalan akan lebih sensitif terhadap sikap yang kurang bersahabat atau dugaan tindakan balas dendam setelah melaporkan pelanggaran tata tertib. Anda harus terus menghormati dan menghargai karyawan, termasuk dengan tindakan sebagai berikut: • Mengevaluasi berdasarkan kinerja aktual. • Memberikan tugas yang penting.

Aset Perusahaan Aset perusahaan adalah barang-barang yang bernilai bagi perusahaan. Aset meliputi aset fisik — seperti material, pasokan, produk, peralatan, dan uang tunai — aset tak berwujud — misalnya informasi, nilai merek, jam kerja — dan informasi rahasia. Informasi Rahasia atau Hak Milik Informasi yang bersifat teknis, ilmiah, atau komersial yang tidak diketahui oleh umum atau dapat diketahui dengan pasti. Berikut adalah contoh-contoh informasi rahasia: informasi kontrak yang sudah atau akan dilakukan; tanggal persetujuan dan peluncuran; daftar dan informasi pelanggan, konsumen, pasien, dan pemasok; tanggal penyerahan berkas; informasi keuangan; temuan; strategi dan rencana pemasaran; harga dan biaya; data proses; informasi penelitian dan pengembangan; rahasia dagang seperti cara kerja, formula, dan proses; dan produk dan pengembangan yang belum dipublikasikan. Keluhan Kualitas Produk Keluhan Kualitas Produk adalah komunikasi apa pun yang menjelaskan potensi kerugian yang berhubungan dengan identitas, kandungan, kualitas, atau keaslian suatu produk setelah diluncurkan atau didistribusikan untuk digunakan oleh pelanggan. Keluhan Kualitas Produk dapat meliputi perubahan dalam tampilan produk, termasuk kemasan, kandungan, kualitas, cara pengiriman, keamanan, keaslian, atau efektivitas produk. Komite Eksekutif (EC) Komite Eksekutif adalah tim manajemen senior perusahaan, biasanya terdiri dari bawahan langsung Direktur Eksekutif. Para pimpinan yang mewakili berbagai area perusahaan ini mengadakan pertemuan secara berkala untuk mengkaji kemajuan sasaran dan tujuan perusahaan. Konflik Kepentingan Konflik kepentingan adalah situasi di mana kepentingan karyawan bertentangan, atau terkesan bertentangan, dengan kepentingan perusahaan. Akibatnya adalah berkurangnya, atau terkesan berkurang, kemampuan karyawan untuk mengambil keputusan atas nama perusahaan secara independen atau objektif. Konflik kepentingan biasanya bermula dari kepentingan keuangan, hubungan keluarga atau hubungan dekat, atau kepentingan atau aktivitas lain di luar perusahaan. Niat Baik Menyampaikan permasalahan dengan “niat baik” berarti Anda melakukan upaya tulus untuk memberikan informasi yang jujur dan tepat, meskipun pada akhirnya Anda ternyata keliru. Pejabat Pemerintah Pejabat, perwakilan, atau pegawai pemerintah atau departemen atau badan pemerintah, atau entitas komersial di mana pemerintah memiliki kepentingan kepemilikan atau entitas komersial apa pun di mana badan pemerintah memiliki kepentingan kepemilikan atau memiliki kendali atas entitas tersebut. Pejabat pemerintah juga meliputi pejabat partai politik dan kandidat untuk kedudukan politik.

•B erbagi informasi yang diperlukan untuk menyelesaikan pekerjaan.

Pelecehan Pelecehan di tempat kerja adalah tindakan apa pun menciptakan lingkungan kerja yang menimbulkan ketakutan, permusuhan, atau kemarahan.

• Terlibat dalam acara sosial.

Pemangku Kepentingan Individu atau kelompok yang menerima pertanggungjawaban perusahaan. Pemangku kepentingan biasanya mencakup lima kelompok berikut ini: pelanggan (termasuk pasien dan konsumen), karyawan, pemegang saham, pedagang dan masyarakat/komunitas di mana kita beroperasi.

•M emperlakukan dengan sopan sama seperti sebelumnya. •M endukung tindakan positif tersebut agar dilakukan lagi pada evaluasi kinerja selanjutnya.

Pengalaman Merugikan Tanda/gejala atau penyakit yang tidak diinginkan dan/atau dikehendaki yang dialami oleh pasien tertentu yang terjadi selama menggunakan produk perusahaan, baik yang berhubungan dengan penggunaan produk tersebut maupun tidak. Pengalaman Merugikan dapat meliputi efek samping yang tidak diinginkan, kondisi yang memburuk, keracunan (awal penyakit baru), cedera atau kematian, reaksi alergi, atau kurangnya efektivitas. Penipuan Penipuan adalah istilah hukum yang memiliki definisi berbeda di tiap negara. Penipuan biasanya melibatkan tindakan yang dilakukan dengan tidak jujur, pengelabuan, kecurangan, dan maksud untuk mendapatkan keuntungan yang tidak menjadi haknya. Penyuapan Menawarkan sesuatu yang memiliki nilai pribadi kepada pengambil keputusan agar mendapatkan perlakuan menguntungkan, terutama untuk mendapatkan atau mempertahankan bisnis, atau untuk mendapatkan keuntungan secara tidak pantas. Suap dapat berupa uang, misalnya uang tunai, atau apa pun yang bernilai (misalnya perjalanan, layanan, diskon, hadiah, dll.). Perdagangan Orang Dalam Pembelian atau penjualan saham atau sekuritas perusahaan atas dasar informasi yang belum disampaikan kepada publik. Perilaku yang Beretika Perilaku yang tidak hanya sesuai dengan undang-undang yang berlaku, tetapi juga menjaga dan meningkatkan reputasi perusahaan, terutama dengan memenuhi atau melampaui tanggung jawab kepada kelompok pemangku kepentingan.

36



37

INDEKS

KERAHASIAAN

Agen, penggunaan dan pemilihan, 30

Komitmen kerahasiaan terhadap karyawan, 15, 33, 34

Aktivitas politik, 31

Komputer dan perangkat lunak, 20, 21, 25

Alkohol, 16, 17

Komunikasi, publik, 28

Aset perusahaan, penggunaan, 20

Konflik kepentingan, 9, 18, 19, 20

Berkencan dengan rekan kerja, 17

Kualitas, produk dan layanan, 7

Bersosialisasi dengan rekan kerja, lihat Fraternitas

Lingkungan kerja, 15

Boikot, 31

Perlindungan, 34

Buku atau catatan, 23

Privasi karyawan, 15, 16

Penyampaian informasi publik, 23, 24

Lingkungan, 28, 29

Diskriminasi, lihat Perlakuan yang adil

Media, 21, 22, 28

Email, lihat Internet

Obat-obatan, ilegal, 16, 17

Fraternitas, 17, 19, 20

Pelecehan seksual, 17, 18

Hadiah

Pelecehan, 17, 18

Jamuan makan dan keramahtamahan, 10, 11, 26

Pemasok, lihat Hubungan dengan pemasok

Konferensi/simposium, 11, 12

Pembalasan, 9, 10, 29, 30

Memberi dan menerima, 9, 10, 25, 26

Pemegang saham, 19, 20

Tiket, 26

Pemerintah, 10, 29, 30, 31

Hak asasi manusia, 27

Pengalaman merugikan, 7

Hubungan

Penyuapan, 9, 10

Hubungan romantis, 17

Peraturan, ekspor/impor, 31

Dokter dan pelanggan layanan kesehatan, 9, 10, 14, 18, 19, 20

Perdagangan orang dalam, 24

Keluarga dan pribadi, 18, 19

Perlengkapan kantor, penggunaan pribadi, 20, 21

Komunitas dan masyarakat, 27, 28, 29

Perlindungan data, 13, 14

Pemasok, 19, 25, 26

Permasalahan

Pemegang saham, 19

Menerima, 35, 36

Rekan kerja, 15, 16, 17

Menyampaikan, 32, 33, 34, 35

Informasi rahasia, 13, 22, 23

Pelanggaran tata tertib yang dilaporkan, 33

Integritas akademik, 9

Tindakan Balas dendam, 34

Integritas keilmuan, 9

Permintaan sampel, 8

Internet, 15, 20, 21

Pesaing

Jamuan, menerima dan menawarkan, lihat Hadiah

Informasi pesaing, 12, 13

Kecelakaan, lihat Keselamatan

Persaingan yang sehat, 12

Kekerasan di tempat kerja, 17

Prinsip-prinsip kepemimpinan, 40

Keluhan kualitas produk, 7

Privasi, 13, 14, 15, 16

Keramahtamahan, lihat Hadiah

Saham, perusahaan lain, 19

Kesehatan, lihat EHS

Tes keputusan, 6

Keselamatan, 16, 29

Tiket, lihat Hadiah

Ketenagakerjaan

Uji dan protokol klinis, 8

Kerabat, 18

Uji klinis pasca-pemasaran, 9

Setara, 16, 18

Undangan, lihat Hadiah

Perlakuan yang Adil, 16

Perusahaan tidak akan menoleransi tindakan balas dendam terhadap setiap karyawan yang menyampaikan persoalan praktik bisnis. Karyawan yang mengungkapkan persoalan praktik bisnis akan dilindungi dari tindakan balas dendam. Perlindungan ini berlaku untuk siapa saja yang memberikan informasi dalam suatu penyelidikan. Akan tetapi, perusahaan mempunyai hak untuk mendisiplinkan siapa pun yang diketahui membuat tuduhan salah, memberikan informasi salah kepada perusahaan atau telah bertindak tidak pantas. Ketika Anda menghubungi Kantor Etika untuk menyampaikan suatu persoalan, Anda diperbolehkan untuk menyembunyikan identitas Anda, meskipun sebaiknya Anda menunjukkan identitas Anda. Jika Anda memilih untuk menunjukkan identitas Anda, Kantor Etika akan melakukan segala upaya yang dapat dilakukan untuk menjaga kerahasiaan identitas dengan cara yang sesuai dengan melakukan penyelidikan yang menyeluruh dan adil sebagaimana ditentukan oleh undang-undang. Akan tetapi, untuk membantu Kantor Etika dalam menjaga kerahasiaan, Anda harus bersikap bijaksana dan menahan diri untuk tidak membicarakan konsultasi Anda dengan Kantor Etika dengan rekan kerja atau sesama pekerja.

Untuk informasi lebih lanjut tentang penyampaian permasalahan, lihat halaman 32.

Teman, 18

38



39

APPENDIKS

PERILAKU KEPEMIMPINAN PERUSAHAAN

UCAPAN TERIMA KASIH

FOKUS KEPADA PELANGGAN, TERMASUK PASIEN

Fokus Kepada

Pelanggan & Pasien Mengambil Keputusan

dengan Cepat. dan Disiplin Bertindak dengan

Tegas & Terbuka

•M emfokuskan organisasi secara keseluruhan untuk memberikan nilai bagi pelanggan, termasuk pasien, dengan memahami dan memenuhi kebutuhan mereka.

MENGAMBIL KEPUTUSAN DENGAN CEPAT DAN DISIPLIN •M engambil keputusan tepat waktu pada tingkatan yang tepat dengan data yang benar, dan dukung setelah keputusan diambil.

BERTINDAK DENGAN TEGAS DAN TERBUKA •B erbicara secara terbuka, jujur, dan dengan keyakinan; memiliki keberanian untuk mengambil risiko yang pantas dan mengambil keputusan sulit.

MENGEMBANGKAN BAKAT

Mengembangkan

Bakat

Memperagakan

Etika & Integritas

•M engembangkan beragam bakat dengan kemampuan yang diperlukan untuk berhasil di pasar kita; menginspirasi, menghargai, dan mengembangkan untuk memastikan setiap individu mencapai potensi penuh mereka; membuat keputusan tegas jika diperlukan. MEMPERAGAKAN ETIKA DAN INTEGRITAS •M ematuhi standar tertinggi perilaku yang dapat dipercaya dan beretika dalam segala interaksi dan memperlakukan pihak lain dengan standar yang sama; mematuhi semua undang-undang, kebijakan, dan peraturan; mengidentifikasi dan menangani persoalan etika tanpa keraguan. MENGARAHKAN HASIL

Mengarahkan

Hasil

•M enentukan standar kinerja yang jelas; mengatasi hambatan; menumbuhkan tanggung jawab pada diri sendiri dan orang lain untuk mencapai hasil.

MEMBINA KERJA SAMA

Membina

Kerja Sama

40

•M endengarkan dan mengupayakan secara aktif untuk memahami sudut pandang yang berbeda; bekerja sama untuk mencapai tujuan bersama perusahaan yang baru.


Kami mengucapkan terima kasih atas bantuan yang diberikan oleh ratusan karyawan perusahaan di seluruh dunia yang ikut serta dalam proses penyusunan buklet ini. Pemikiran Anda tak ternilai dalam menyusun dokumen global ini sehingga relevan dengan kebutuhan dan permasalahan seluruh karyawan perusahaan.

NILAI-NILAI KITA MEMPERBAIKI KEHIDUPAN MANUSIA Bisnis kita adalah menjaga dan memperbaiki kehidupan manusia. Kita juga berkarya untuk memperbaiki kesehatan hewan. Semua tindakan harus diukur dengan keberhasilan kita mencapai sasaran ini. ETIKA & INTEGRITAS Kita berkomitmen terhadap standar tertinggi dalam hal etika dan integritas. Kita bertanggung jawab terhadap pelanggan, karyawan perusahaan, lingkungan tempat kita tinggal, dan masyarakat yang kita layani di seluruh dunia. Dalam menjalankan tanggung jawab, kita tidak mengambil jalan pintas profesional atau etis. Interaksi kita dengan segala lapisan masyarakat harus transparan dan mencerminkan standar tinggi yang kita miliki. INOVASI Kita berdedikasi terhadap tingkat tertinggi keunggulan keilmuan. Penelitian kita dipandu oleh komitmen untuk menjaga kesehatan manusia dan hewan dan kualitas kehidupan. Kita berusaha untuk mengidentifikasi kebutuhan konsumen dan pelanggan yang paling penting dan mendesak, dan dengan inovasi yang tiada henti kita menantang diri kita untuk memenuhi kebutuhan tersebut. AKSES UNTUK SEMUA Kita memiliki aspirasi untuk meningkatkan kesehatan dan kemaslahatan orang-orang di seluruh dunia dengan memperluas akses terhadap obat dan vaksin kita. Menciptakan terapi baru hanyalah langkah pertama dalam memerangi penyakit dan mempromosikan kesehatan dalam skala global. Keberhasilan hanya dapat dicapai ketika setiap orang yang memerlukan obat dan vaksin dapat memperolehnya. Di Amerika Serikat dan luar negeri, kita telah mengembangkan banyak program untuk membantu meningkatkan akses terhadap produk kita sehingga semua orang dapat memperoleh manfaat di mana pun mereka berada. KERAGAMAN & KERJA TIM Kemampuan kita untuk unggul tergantung pada integritas, pengetahuan, imajinasi, keterampilan, keberagaman, dan kerja sama tim semua karyawan. Untuk mencapainya, kita bekerja untuk menciptakan suatu lingkungan yang saling menghargai, menyemangati, dan bekerja sama. Kia menghargai komitmen dan kinerja dan tanggap terhadap kebutuhan karyawan beserta keluarga mereka.

MERCK & Co., Inc., Kenilworth, New Jersey, USA

42


NILAI DAN STANDAR KITA

Recommend Documents