NIEUWSBRIEF MAART 2016 1. Rappels Om boetes en rappels te vermijden raden wij u aan om telkens uw factuur tijdig aan ons te betalen. Het toezicht op de tijdigheid van uw betalingen wordt door de verschillende instanties immers steeds strenger opgevolgd en gecontroleerd. Wij stellen vast dat wij maandelijks heel wat rappels ontvangen, die door ons allemaal nagekeken worden en overgemaakt dienen te worden aan de betrokken werkgever. Vanaf 1 maart 2016 zullen wij voor het nakijken van deze rappels, alsook voor de rappels betreffende openstaande beheerskosten en ontbrekende prestatiestaten, een behandelingskost van 15 euro excl. btw aanrekenen. Dit zal automatisch aangerekend worden op uw volgende factuur. Indien u tijdig betaalt, kan u deze extra kost uiteraard vermijden! Voor verdere informatie over dit onderwerp kan u steeds contact opnemen met uw dossierbeheerder bij Sofibo of op ons algemeen nummer 03/760.15.80.
2. Product in de kijker : Webapplicatie Lonen In onze nieuwe rubriek “Product in de kijker” stellen wij u graag onze loonsoftware voor. Onze toepassing Webapplicatie Lonen mag hierbij de spits afbijten. Via deze webtoepassing kunt u op onze website online de prestaties van uw werknemers ingeven. Onze Webapplicatie Lonen laat u toe om op een eenvoudige manier uw lonen in te geven via internet. Deze elektronische aangifte vervangt uw papieren loonaangifte. Tevens krijgt u de mogelijkheid al uw documenten (loonbrieven, loonstaten, sociale balans, ...) elektronisch op te vragen. Bij interesse kan u steeds bij ons terecht voor een demo, handleiding en het toekennen van een aparte login en wachtwoord. Gelieve voor verdere informatie contact op te nemen met Isabelle De Nil op het nummer 03/760.15.82 of via e-mail
[email protected]
1
3. Tijdig doorgeven Dimona-aangiftes De wet voorziet dat de aangifte van een indiensttreding moet gebeurd zijn uiterlijk op het ogenblik dat de werknemer zijn prestaties effectief aanvat. De Dimona-aangifte van een uitdiensttreding moet gebeurd zijn uiterlijk op de eerste werkdag volgend op het einde van de tewerkstelling. De datum van uitdiensttreding komt overeen met de laatste dag in dienst. Wanneer wij als gevolmachtigd sociaal secretariaat de Dimona-aangifte in uw plaats verzorgen, is het uiteraard van belang dat we dit binnen deze wettelijk voorziene termijnen kunnen doen. Daarom is het noodzakelijk dat u ons de gegevens bij een indiensttreding ten laatste bezorgt vόόr 14 uur op de werkdag vόόr de indiensttreding. Bij een uitdiensttreding moet u ons deze gegevens ten laatste bezorgen vόόr 14 uur op de werkdag die volgt op de uitdiensttreding. Zoniet kunnen wij geen tijdige Dimona-aangifte uitvoeren en stelt u zich als werkgever bloot aan volgende sancties: -
een strafrechtelijke sanctie, in casu een gevangenisstraf van 6 maanden tot 3 jaar en/of een boete van € 3.600 tot € 36.000. Deze boete wordt vermenigvuldigd met het aantal werknemers waarvoor een overtreding werd begaan;
-
een administratieve geldboete van € 1.800 tot € 18.000. Deze boete wordt vermenigvuldigd met het aantal werknemers waarvoor een overtreding werd begaan;
-
een solidariteitsbijdrage, opgelegd door de RSZ. Dit bedrag is in principe gelijk aan 3 maal de basisbijdragen op het gewaarborgd gemiddeld minimum maandinkomen. Voor 2016 bedraagt het minimumbedrag van deze solidariteitsbijdrage € 2.717,95 per werknemer. Dit bedrag kan enerzijds verminderd worden met het totaal aan verschuldigde bijdragen voor de effectieve prestaties die voor de betrokken werknemer wel zijn aangegeven. Anderzijds kan dit ook verminderd worden in verhouding met de deeltijdse prestaties, indien de werkgever de materiele onmogelijkheid om voltijdse prestaties te verrichten kan aantonen.
Ook de werknemers zullen in bepaalde gevallen een administratieve geldboete opgelegd kunnen krijgen. U zult begrijpen dat Sofibo niet aansprakelijk gesteld kan worden voor eventuele sancties voor laattijdige dimona-aangiftes wanneer u ons de indienstgegevens te laat verstrekt. Teneinde alle ongemakken te vermijden, willen wij u dan ook met aandrang verzoeken om in de toekomst de wettelijk opgelegde termijnen te helpen respecteren Voor verdere informatie over dit onderwerp kan u steeds terecht bij uw dossierbeheerder bij Sofibo of op het algemeen nummer 03/760.15.80.
2
4. Tijdelijke werkloosheid : mededeling eerste werkloosheidsdag Sinds 1 oktober 2012 dient elke werkgever de eerste werkloosheidsdag in het kader van tijdelijke werkloosheid te melden én dient deze mededeling elektronisch te gebeuren. Aangezien wij gemerkt hebben dat er hierover toch nog steeds regelmatig misverstanden bestaan, zouden wij nog even uw aandacht willen vestigen op de te volgen regels.
Mededeling van de eerste werkloosheidsdag De mededeling van de eerste werkloosheidsdag is verplicht bij tijdelijke werkloosheid wegens volgende oorzaken: -
economische redenen; slecht weer; technische stoornis.
De aangifte van de eerste werkloosheidsdag moet minstens volgende gegevens bevatten: -
de naam, het adres en het RSZ-nummer van de werkgever; de identiteit van de werknemer(s) (naam, voornaam, rijksregisternummer); de eerste effectieve werkloosheidsdag.
De mededeling moet gebeuren op de eerste dag van de werkelijke schorsing van de uitvoering van de arbeidsovereenkomst of op de werkdag die daarop volgt. Indien de werkgever met zekerheid weet dat de werknemer werkloos zal zijn, mag de mededeling eventueel ook gebeuren op de 5e werkdag die voorafgaat aan de eerste effectieve werkloosheidsdag, behalve bij tijdelijke werkloosheid wegens slecht weer. Het is van groot belang dat de mededelingen op het juiste ogenblik gebeuren; voortijdige en laattijdige mededelingen hebben immers grote gevolgen! Een voortijdige mededeling van de eerste werkloosheidsdag wordt immers gelijkgesteld met geen mededeling en heeft tot gevolg dat er geen uitkeringen worden uitbetaald voor de betrokken maand waardoor de werkgever loon moet betalen voor de desbetreffende dagen. Indien de maandelijkse mededeling daarentegen laattijdig verstuurd wordt, dan moet de werkgever loon betalen vanaf de eerste werkloosheidsdag tot de dag voorafgaand aan de werkdag waarop de laattijdige mededeling gebeurde. Wanneer er toch ten onrechte een mededeling verstuurd werd, bijvoorbeeld opgave van een verkeerde datum, dan moet deze geannuleerd worden. Na een annulatie moet de eerstvolgende effectieve werkloosheidsdag steeds opnieuw gemeld worden!
3
De werkgever moet trouwens enkel de eerste werkloosheidsdag van elke maand melden. De andere werkloosheidsdagen in dezelfde maand moeten niet gemeld worden, ongeacht de oorzaak van de tijdelijke werkloosheid. Stel dat er reeds een eerste werkloosheidsdag wegens slecht weer gemeld werd en nadien wordt er in dezelfde maand gestempeld wegens economische redenen, dan moet de eerste werkloosheidsdag wegens economische redenen niet bijkomend gemeld worden.
Elektronische kennisgeving Vanaf 1 oktober 2012 dient de mededeling van de eerste dag werkloosheid op elektronische wijze te gebeuren (Handleiding tijdelijke werkloosheid). Enkel in de volgende drie gevallen mag u de aangifte via aangetekend schrijven of per fax doen: -
-
indien u voor het eerst een aangifte doet of indien er een periode van 24 maanden verstreken is tussen twee aangiftes; in het geval dat u niet over de nodige informaticamiddelen beschikt om de aangifte elektronisch te versturen én u een vrijstelling hebt gekregen van de directeur van het werkloosheidsbureau van de RVA; wanneer u geconfronteerd wordt met technische problemen, zoals een tijdelijk probleem met de internetverbinding, een computerpanne,… In dit geval moet in het aangetekend schrijven of op de fax het probleem vermeld worden waarmee u geconfronteerd werd.
Om een elektronische aangifte te kunnen doen op de website van de sociale zekerheid dient de werkgever te beschikken over een gebruikersnaam en een paswoord. Deze dienen eveneens aangevraagd te worden op elektronische wijze via de website van de sociale zekerheid. Werkgevers die moeilijkheden ondervinden bij deze procedure kunnen steeds beroep doen op het sociaal secretariaat dat hen op weg kan helpen of kunnen desgevallend beroep doen op assistentie van een RSZ-medewerker op het nummer 02/511.51.51.
Voor verdere informatie over dit onderwerp kan u steeds terecht bij uw dossierbeheerder bij Sofibo of op het algemeen nummer 03/760.15.80.
4
5. Formalis Waasland informeert … Inschrijving in de Kruispuntbank van Ondernemingen Indien u een zelfstandige handels- of ambachtsactiviteit of een activiteit als niethandelsonderneming naar privaatrecht wil uitoefenen, moet u daarvoor een inschrijving vragen in de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO) via een erkend ondernemingsloket. Het maakt daarbij geen verschil of u de activiteit in hoofdberoep of in bijberoep uitoefent. Deze inschrijving moet gebeuren vóór de start van de activiteit.
Activiteiten Of het een eenmanszaak (Onderneming Natuurlijk Persoon) betreft, of een vennootschap (Onderneming RechtsPersoon), in beide gevallen dient u via het ondernemingsloket uw activiteiten te laten inschrijven. Het is de bedoeling enkel deze activiteiten te laten registreren die aansluiten bij de economische realiteit. Sommige inschrijvingen bevatten meer dan 50 activiteiten. Dat is niet realistisch en schaadt de geloofwaardigheid van de KBO, zowel bij het publiek als bij andere administraties. Omgekeerd is het zo dat de onderneming enkel activiteiten mag uitoefenen die opgenomen zijn in de Kruispuntbank. Voor een vennootschap geldt bovendien dat ze enkel activiteiten kan laten inschrijven die vermeld zijn in het maatschappelijk doel. Dat is vastgelegd in de statuten van de vennootschap.
Wijziging activiteiten Als de activiteiten van de onderneming wijzigen, dan moet u een wijziging aanvragen via het ondernemingsloket. Het is van belang dat de economische activiteiten correct zijn opgenomen. Zowel bij inspecties als voor de rechtsgeldigheid in juridische kwesties, dienen de uitgevoerde activiteiten teruggevonden te worden in KBO onder de rubriek(en) ‘vestigingseenheid’. Indien het daarenboven gereglementeerde activiteiten betreft, dienen ook de overeenkomstige ondernemersvaardigheden bewezen en opgenomen te zijn in de bedrijfsgegevens.
Controle van uw ondernemingsgegevens Contacteer Formalis Waasland voor een controle van uw ondernemingsgegevens, zodat het nodige kan aangepast worden. Contacteer Formalis Waasland, hét ondernemingsloket voor uw onderneming Formalis Waasland staat dagelijks tot uw dienst. Bij voorkeur na afspraak van 9.00 - 12.00 uur en van 13.00 -17.00 uur (vrijdag tot 16.00 uur) Voor meer informatie vraag naar Griet Nimmegeers Tel: 03 760 18 83
5
