Vázlat
Nemzetközi kitekintés az állománymenedzsment aktuális kérdéseire
Barátné Hajdu Ágnes
A gyűjtemények átalakulása. A gyűjteményszervezés menedzselése Új dokumentumtípusok megjelenése Az IFLA Állománygyarapítási-és Fejlesztési Szekciója Az állományalakítási politika fontossága Néhány példa Az egyes állománytestek szerepe
Állománymenedzsment, konferencia Somogyi-könyvtár 2012. szeptember 27. 2012. szeptember 27.
A gyűjteményszervezés menedzselése
Somogyi-könyvtár
3
Digitális dokumentum
Somogyi-könyvtár
Elektronikus úton előállított dokumentumok Analóg dokumentum Folyamatosan változó módon tárolt információk, kevés könyvtári kapcsolódása van. Digitális dokumentum (számjegykódolású)
A/ tartalom alapján: - adatok: szám, betű, kép, grafika, hang, ill. ezek kombinációja - programok: bármely feladat végrehajtására, működtetésére vonatkozó eljárások összessége, beleértve az adatfeldolgozást is.
2012. szeptember 27.
Somogyi-könyvtár
4
Digitális dokumentum
B/ hozzáférés alapján: - lokális hozzáférésű, offline - távoli hozzáférésű, online, hálózati, vagy virtuális C/ struktúra alapján: - homogén, egyetlen fizikai egységből áll, pl. szöveg-, video-, hang stb. file. Véges terjedelmű és állandó tartalmú, egy vagy több önálló szerző munkájaképpen jön létre - homogén elemekből álló, heterogén szerkezetű. Egymáshoz kapcsolt file-ok, az alkotó elemek között kapcsolat van, pl. tartalmi, formai, közös szerző stb. Képviselői: Internetes magazinok, multimédiás CD-ROM, stb. 2012. szeptember 27.
2
Új dokumentumtípusok megjelenése
a menedzsment módszerek megjelenése ezen a területen is mérhető, összehasonlítható, jobban tervezhető a dokumentum és az állomány, mint forrás. - A dokumentum nem egyszerűen az állomány eleme, legkisebb egysége, hanem a korszerű menedzselési módszerek kiinduló pontja, feltétele, forrása. új utak és lehetőségek a dokumentumkincs társadalmi hasznosításában speciális szolgáltatások és hasznosítási formák
2012. szeptember 27.
Somogyi-könyvtár
-
5
hipertext alapú, nyitott szerkezetű. Már nem a szerkesztők, szerzők, hanem a felhasználó akaratából kapcsolódnak össze az egyes elemei. Tulajdonságai: képlékenység, változékonyság, felhasználónként egyediek, terjedelmük meghatározhatatlan ()
2012. szeptember 27.
Somogyi-könyvtár
6
1
Az IFLA Állománygyarapítási- és Fejlesztési Szekciója
Rózsa György
Rózsa György: „a virtuális kultúra elképzelhetetlen dokumentumgyűjtemények nélkül” továbbra is nélkülözhetetlen lesz az információhordozók eredeti formában való rendszerezése, viszont az elektronika, a digitalizálás segít az eligazodásban és a gyors , közvetlen hozzáférés biztosításában, szervezésében.
2012. szeptember 27.
Somogyi-könyvtár
7
Állománygyarapítási- és Fejlesztési Szekció
Somogyi-könyvtár
9
Mindezeket a folyamatokat az állományfejlesztési politika irányítja, mely elsősorban prioritásokat ad, de megkönnyíti a döntések meghozatalát is az állománygyarapítás területén.
2012. szeptember 27.
Somogyi-könyvtár
Somogyi-könyvtár
8
A válogatás kritériumainak szabályokba foglalását Az erőforrások megosztásának tervezését, pl. együttműködésen alapuló döntések a könyvtári konzorciumokon belül, ill. más könyvtárakkal történő együttműködés Új gyűjtemények vagy gyűjteményrészek tervezését Az elvesztett vagy megsérült dokumentumok pótlását A kiválasztás folyamatát és a döntést a nem kiválasztásról is A hozzáférés lehetőségeinek értékelését, pl. formátumválasztás, tulajdonjog vagy liszenszelés
2012. szeptember 27.
Somogyi-könyvtár
10
Állománygyarapítási- és Fejlesztési Szekció
Az állományfejlesztési politika
2012. szeptember 27.
Az állományalakítás folyamata magában foglalja
Célja A szekció módszertani és aktuális témákat vizsgál az állományfejlesztés és beszerzés folyamatával kapcsolatban (a könyvtári anyagok hasznos és kiegyensúlyozott gyűjteményének tervezése és építése több éves időszakra vonatkozhat) Az állományfejlesztés a használók igényeinek folyamatos mérlegelésén, a használói statisztikák elemzésén, a demográfiai változásokon, és a költségvetés által meghatározott kereteken, a pénzügyi megkötéseken alapszik 2012. szeptember 27.
1996-ban alakult az isztambuli IFLA konferencia után. nyilvánvalóvá vált, hogy különböző praktikus dokumentumok kiadásával kell segíteniük a könyvtárak munkáját. Kulcsfontosságú kérdések az eforrások állománygyarapításában. Útmutató könyvtárak számára
11
Ezek a tevékenységek társulnak a különböző dokumentumok (nyomtatott, más tradicionális könyvtári formátumok és elektronikus források) beszerzésével (vétel, csere, ajándék, vagy köteles példány, beleértve: a megrendelést, az érkeztetést, reklamálást, fizetést a válogatást és kínálat kiértékelését a beárazást az elektronikus források liszenszét)
2012. szeptember 27.
Somogyi-könyvtár
12
2
A szekció speciális érdeklődése
Hozzáférhetőség, megosztás
állományfejlesztési politika, módszerek, technikák, az állománybecslés gyakorlata, a használati statisztikák, a dokumentumok árbecslése, a tulajdonlás vagy hozzáférés kérdései, a nyílt hozzáférés biztosítása, a formátumok duplikációja, a tudományos szakirodalom, a könyvtárosok kapcsolata a kiadókkal és kereskedőkkel, az új technológiák használata az információ források eléréséhez és megjelenítéséhez.
2012. szeptember 27.
Somogyi-könyvtár
13
Kulcsfontosságú kérdések az e-források állománygyarapításában. Útmutató könyvtárak számára
2012. szeptember 27.
Szerzők: Sharon Johnson, Ole Gunnar Evensen, Julia Gelfand, Glenda Lammers, Lynn Sipe, Nadia Zilper Az IFLA Állománygyarapítási-és Fejlesztési Szekció vezetőségének kiadása, beleértve Jérôme Frontyt, Joseph Hafnert, Judy Mansfieldet, Regine Schmollingot
2012. szeptember 27.
Somogyi-könyvtár
15
e-folyóiratok e-könyvek teljes szövegű adatbázisok indexek és tartalmi kivonatok adatbázisai Referensz adatbázisok, pl. életrajzok, szótárak, lexikonok, telefonkönyvek, enciklopédiák, stb. numerikus vagy statisztikai adatbázisok digitális képek elektronikus AV források
2012. szeptember 27.
Somogyi-könyvtár
Last update: 12 September 2012 14
Az elektronikus források, e-források egyre inkább fontos alkotó elemei az állományalakítási tevékenységnek a könyvtárakban. A kézikönyv elsősorban a felsőoktatási és tudományos könyvtárak céljaira koncentrál, bár fontos adalékokkal szolgálhat a többi könyvtártípus számára is. Az elektronikus forrásokhoz azok a dokumentumok sorolhatók, melyek használatához számítógép szükséges, a nagy számítógépektől egészen a mobil készülékekig. Ezek távoli elérésű, Interneten keresztül használható, vagy helyi hozzáférésű dokumentumok egyaránt lehetnek.
2012. szeptember 27.
Somogyi-könyvtár
16
Az útmutató
Néhány gyakran előforduló e-forrás
Somogyi-könyvtár
Bevezetés
A hozzáférhetőség biztosítása válik egyre inkább a tulajdonlás valódi alternatívájává. A szekció közösen gondolkodik és együttműködik a Sorozatok és egyéb folyamatosan megjelenő források; ill. a Dokumentumok szállítása és a források megosztása szekciókkal, velük közösen, mint egy tanácsadó testület közvetít a kiadók, elektronikus dokumentumokat előállítók és kereskedők valamint a könyvtárak szakemberei között az IFLÁ-n belül. A szekció tevékenysége ugyancsak érinti a szükséges technológiai fejlődéseket és újdonságokat, mint például az elektronikus adatcserét (EDI-Electronic Data Interchange ), a liszensz megállapodásokat, és az együttműködő állományalakításokat.
17
Az útmutató kizárólag olyan e-forrásokra koncentrál, melyet vásárlással vagy liszensz szerződéssel szereztünk, ingyen van az Internetről, digitálisan, vagy több formátumban is keletkeztek, pl. egy könyv CD-ROM melléklettel. Az e-források beszerzése még számában nem összehasonlítható a hagyományos hasonló tartalmú dokumentumokkal, de ajánlatos a könyvtáraknak ezekre a dokumentumtípusokra vonatkozóan is világos szerzeményezési politikát és menedzsment módszereket kialakítaniuk. Ezek majd megvilágítják és biztosítják, hogy a könyvtáron belül az e-források, az elektronikus kiadások, a technikai alkalmazhatóság a liszenszek, a hozzáférés és megóvás tekintetében is megfelelő helyre kerüljenek.
2012. szeptember 27.
Somogyi-könyvtár
18
3
Célok
Érvényességi terület
tudatosítani a kulcsfontosságú területeket minden könyvtár számára szükséges megfontolnia és kialakítania egy e-portfóliót. nem ad minden kérdésre kimerítő és sokoldalú választ, de tájékoztató és gondolatébresztő kíván lenni a legszélesebb értelemben az e-forrásokkal kapcsolatban folyamatosan aktualizálni kell, ez a mostani útmutató is a februári változat már aktualizált alakja a jelenlegi dokumentum csak a legjobb gyakorlatok egy pillanatfelvétele
2012. szeptember 27.
Somogyi-könyvtár
19
az állománybeszerzéssel a szállítással a hozzáférés biztosításával, menedzselésével a reklámmal leolvasó berendezésekkel, vagy a felhasználóképzéssel és támogatással a saját állomány digitalizálásának
Ez majd a következő lépés lesz. A közel jövőben egy másik útmutatóban az elektronikus források menedzselésével kívánnak foglalkozni a könyvtáron belül. 2012. szeptember 27.
Somogyi-könyvtár
2012. szeptember 27.
Somogyi-könyvtár
20
1.0 Az állományalakítási politika – utasítás belső használatra
A dokumentum nem foglalkozik
Az útmutató minden könyvtár számára hasznos tanácsokat kíván adni függetlenül attól, hogy milyen tapasztalata van az e-forrásokkal kapcsolatban, ill. hogy milyen típusú szolgáltatásai, felhasználói vannak, pl. felsőoktatási – vagy közkönyvtári. Négy nagy területtel kíván foglalkozni: gyűjteményfejlesztés kiválasztás és értékelés liszenszelés felülvizsgálat, meghosszabbítás A dokumentumot egy függelék egészíti ki, melyben a különböző fogalmak meghatározásai vannak, ill. a források listája.
21
Mialatt a tradicionális gyűjteményépítés kritériumai, mint a tárgy, szint, a megcélzott használó, stb. világosak, addig az e-források esetében ezek a kérdések sokkal komplexebbek, pl. elektronikus formátumok, jó gyakorlatok a kiegészítő források fejlesztési politikája tekintetében. Ennek az új állományalakítási politikának a tradicionális gyűjteményalakításával összhangban kell kialakulnia és nem elkülönülten. Ennek a politikának segítenie kellene a kiválasztás és az állománybeszerzést, és elsősorban az elvárásokra és a preferenciákra kellene alapulnia.
2012. szeptember 27.
Somogyi-könyvtár
22
2.1 Tartalom
2.2 Technikai megvalósíthatóság
Az e-források kezelésével kapcsolatban kezdetben hasonló elvek alapján döntünk a tartalom vonatkozásában, mint a nyomtatott dokumentumoknál: támogassa az intézmény legfontosabb kutatási céljait tartalmilag kiegészítse, mélyítse, vagy szélesítse a meglévő gyűjteményt megbízható minőséget garantáljon, pl. lektorált, vagy jó hírű cég adja ki elégítse ki a legfontosabb felhasználói elvárásokat a használat egy elfogadható szintjét alakítsa ki
a) hozzáférhetőség, pl. távoli elérés, hálózattól függetlenül, önállóan működő hozzáférés b) felhasználó azonosítása, hitelesítés, pl. IP szűrés, vagy jelszó használat c) hardver és szoftver kompatibilitás és kapacitás d) raktározás és fenntartás, pl. távoli vagy helyi számítógép, elérhetőség e) platformok, melyek megkönnyítik az e-források használatát, hozzáférését.
2012. szeptember 27.
Somogyi-könyvtár
23
2012. szeptember 27.
Somogyi-könyvtár
24
4
2.3 Alkalmasság (funkcionalitás) és megbízhatóság
2.4 Kereskedői támogatás
a) a keresés és visszakeresés funkciója, pl. csonkolás, böngészés, keresés története, transzliterálás b) exportálás és letöltés, pl. nyomtatás, e-mail, gépre letöltés, valamilyek elektromos készülékre, pendrive-ra való mentés c) az adatbázis eredményeinek rendezése és sorba állítása, pl. szerző, cím, dátum, relevancia, facetták, stb. szerint d) Interface, pl. intuíción alapuló rendszer, navigáció, segítség és tutorálás e) Integrálás f) Megbízhatóság és elérhetőség, pl. válaszidő, 24/7 hozzáférés
a) felhasználóképzés és támogatás b) kipróbálás és termékbemutató c) technikai támogatás és rendszerüzenetek d) statisztikai jelentések e) testre szabás, adaptálás, pl. márkanévvel ellát f) a bibliográfiai adatokról való gondoskodás, pl. MARC rekord g) adatbiztonság, archiválási politika
2012. szeptember 27.
Somogyi-könyvtár
25
27
Az Állománygyarapítási- és Fejlesztési Szekció témái– mint az aktuális kérdések indikátora
2012 Helsinki - nyilvános ülés A nyomtatott dokumentumok a növekvő digitális gyűjteményben: kérdések, dillemmák és tanácsok – állománybeszezés és gyűjteményfejlesztés 2012 Kuopio - Satellite Globális intézkedések, sürgető teendők és megoldások a jól működő nyomtatott források menedzsmentjére vonatkozóan és hozzáférés a kevésbé használt dokumentumokhoz
2012. szeptember 27.
Somogyi-könyvtár
29
Somogyi-könyvtár
28
Nyilvános ülés
2012. szeptember 27.
26
a) modell/Standard liszensz b) kormányzati jogszabályok c) az illetéktelen használat felelőssége d) a jogosult felhasználó meghatározása e) a jogosult oldalak meghatározása f) a tisztességes üzlet, vagy tisztességes használat biztosítása (gondoskodás) g) végpontok h) kártalanítás i) a szerződés időtartama j) a könyvtári jogszabályoknak vagy a konzorciumi előírásoknak való megfelelés (terület, megye, ország) k) a liszensz nyelve
a) vásárlási modell, pl. vásárlás, feliratkozás, betekintés, kölcsönzés b) becsült, árazási modell, pl. válogatva vagy egybe mindent c) hozzáférési beállítások, pl. egy felhasználó, több felhasználós, párhuzamos használat d) archiválási és végpont jogosultságok e) fenntartási költségek f) törlési, visszalépési jogosultságok
Somogyi-könyvtár
Somogyi-könyvtár
3.0 Liszensz megfontolások az eforrásokkal kapcsolatban
2.5 Kínálat, szállítás
2012. szeptember 27.
2012. szeptember 27.
A már meglévő nyomtatott dokumentumok a kínai közkönyvtárak digitális gyűjteményeiben A könyvtári gyűjtemény újraépítése: közös útmutató segíti közművelődési könyvtárakat korszerűsíteni agyűjteményeiket (Turku-Helsinki) Összekapcsolt állománytestjeink a vizualizálás segítségével (Byrne) EVA (ErwerbungsVorschlags-Assistant) segít a gyűjteményépítésben! Az ILL adatok használata segít a gyarapításban Harmonizációs taktika a nyomtatott és digitális anyagokra vonatkozóan: menedzselés és emlékezés a szabványos kibővítés, a hozzáférés, a forrás megosztás és a nyomtatott anyagok gyűjteményének megóvása érdekében (német) Hibrid gyűjtemény a Tshwane University of Technology egyetemen (Dél-Afrika)
2012. szeptember 27.
Somogyi-könyvtár
30
5
2012 Kuopio - Satellite
Néhány példa 1.
Tartalom, marketing és a mi intellektuális jövőnk tulajdonjoga A könyv életciklusa Menedzsment és hozzáférés a nyomtatott dokumentumok gyűjteményéhez a nemzeti és a megőrző könyvtárakban Európában Együttműködő gyűjtemények és repozitóriumok jövője: esettanulmány a Kutató könyvtárak Központjában (Center for Research Libraries) Fenntartható modell a nyomtatott dokumentumoktól az e-gyűjteményekig? …
2012. szeptember 27.
Somogyi-könyvtár
31
Néhány példa 2.
Somogyi-könyvtár
33
2012. szeptember 27.
Az elnyúló szakasz (the long tail) koncepciója, az ajánlás remek marketingeszköz Az elnyúló szakasz használói háromszor annyit használják a könyvtári szolgáltatásokat, de még fontosabb a kulturális nyereség: a sokszínűség biztosítása
2012. szeptember 27.
Somogyi-könyvtár
32
Rongált könyvek megmentése Ajándékok Maurice Line szerint a könyvtárak állományát három részre lehet osztani: 1. A nagyon értékes, jó dokumentumok ezeket már ellopták. 2. A további még érdekes dokumentumok ezek nem találhatók a polcon, mert kikölcsönöztek őket. 3. A maradék, legkevésbé érdekes, amelyeket bőszen őriznek és óvnak a könyvtárosok.
2012. szeptember 27.
Somogyi-könyvtár
Somogyi-könyvtár
34
Módszer
Túl a gyarapításon, Chris Anderson
2010 Götheborg, Springer előadások az efolyóiratok és –könyvek sikeréről (Lund, Hollandia), 70%-os használat British Library középtávú stratégiát határozott meg a gyűjteményfejlesztéstől a tartalomszolgáltatás felé vezető úton címmel 2006-ban Az 1990-es években a felsőoktatási könyvtárak az állománygyarapításról áttértek a gyűjteményszervezésre. A jelenlegi fejlődés iránya a gyűjteményszervezést ötvözi a hozzáférés biztosításával, ahol a hangsúly azon van, hogy a megfelelő elektronikus dokumentumokat az olvasók számára a megfelelő időben rendelkezésre bocsássák Egy brit szabvány 8 és fél évente lecserélteti a kölcsönzési állományt
Már csak morzsák…
Egy oregoni példa, Western Oregon University 2005-ből: A könyvtári gyűjtemények építése az eBay segítségével A könyvtárak az internetes antikvár könyvvásárlás: gyorsan és előnyösen hozhatnak létre új profilú gyűjteményrészeket, továbbá pótolhatják a valamilyen okból elveszett /elhasználódott példányokat. Az OCLC a WorldCat adatbázisát 2005 elején összekötötte az Alibris keresőfelületének 50 milliós választékával, ezzel is ösztönözve az antikvár vásárlásra Digitális forrásmegosztás
2012. szeptember 27.
35
Tegyél mindent elérhetővé! Sokkal drágább a kiválasztás (melyik is a kelendő egység), mint maga a közzététel Radikálisan csökkentsd a hozzáférési költséget! A közzétehető régebbi anyag már úgyis kitermelte az árát Segíts megtalálni a tételeket! Nem éri meg csak slágereket árulni, ugyanúgy, mint azokat elhagyni. Jó vegyítés mellett legyen jó szűrés ; könyvtári környezetben: olvasmány- és forrásajánlás A modell a nyomtatott dokumentumok esetén működik leghatékonyabban
2012. szeptember 27.
Somogyi-könyvtár
36
6
Az állományalakítási stratégia főbb jellemzői
Kölcsönzés – helyben használat
hosszútávra ható, jövőbe tekintő, prognosztizáló rugalmas, a változásokra figyelő, reagáló a környezet alakulását figyelembe vevő és …
2012. szeptember 27.
Somogyi-könyvtár
37
2012. szeptember 27.
Somogyi-könyvtár
Zottegem
38
Köszönöm a figyelmet!
[email protected] 2012. szeptember 27.
Somogyi-könyvtár
39
7
