Nejčastější chyby v Žádostech o poskytnutí dotace a jejich přílohách Řídicí orgán ROP NUTS 2 Střední Čechy (dále jen „ŘO“) na základě svých zkušeností z prvních výzev vytvořil přehled nejčastějších chyb v Žádostech o poskytnutí dotace a jejich povinných přílohách. ŘO doporučuje každému žadateli/zpracovateli se s nimi seznámit, aby se jich sám při sestavování Žádosti a kompletaci všech příloh vyvaroval a ušetřil si tak případné starosti spojené s jejich odstraňováním. Upozorňujeme, že některé závažné chyby mohou vést rovněž k vyřazení projektu z další administrace. Seznam takovýchto nedostatků bude nově uveden v Pokynech pro žadatele a příjemce (dále jen „PPŽP“) pro jednotlivé výzvy. Přehled je rozdělen na problémy a chyby vyskytující se v jednotlivých fázích administrace a výběru projektů a také v elektronickém formuláři Žádosti vyplňované prostřednictvím aplikace IS BENEFIT 7. Fáze výběru a hodnocení: Kontrola přijatelnosti Chyba/problém
Doporučení
Žadatel uvedl chybné datum ukončení projektu (vč. data pro předložení poslední Bedlivě si prostudujte specifické podmínky dané Zjednodušené žádosti o platbu) – po výzvy (konečné datum způsobilosti výdajů). stanoveném termínu ve výzvě (např. 30. 6. 2010). Nebyl dodržen finanční limit maximální/minimální dotaci z RR.
pro
Náklady na doplňkové typy zařízení ve vzdělávání (tělocvična, jídelna…) překročily 40% celkových způsobilých výdajů. V několika případech nebylo v rozpočtu rozepsáno tak, aby podíl nákladů na tyto budovy byl zřejmý, a žadatel byl vyzván k doplnění.
Prostudujte si pozorně podmínky výzvy. Podmínky jsou různé, zejména pokud jde o projekt zakládající veřejnou podporu. Pročtěte si pečlivě podmínky výzvy. Rozpočet se snažte vždy co nejpodrobněji specifikovat, vyhnete se tak dodatečnému doplňování. Nejasné nebo nedostatečně odůvodněné položky rozpočtu mohou být označeny jako nezpůsobilé.
Prostudujte podmínky výzvy, především uvedené Projekt se zaměřením na vzdělávání byl podporované aktivity a svůj projektový záměr zaměřen převážně na nákup zařízení a konzultujte s pracovníky oddělení Administrace vybavení. projektů. Rozlišujte hlavní a doplňkové aktivity. Věnujte dostatečnou pozornost závěrečné kontrole žádosti. Zmiňujete-li se o výběrovém řízení v textu, musíte vyplnit i patřičnou záložku v IS BENEFIT7. V Žádosti nebylo uvedeno žádné výběrové V podstatě každý projekt výběrové řízení na řízení. dodavatele obsahuje, protože jeho části jsou realizovány formou zakázky. Podmínky zadávání zakázek pro ROP NUTS 2 Střední Čechy naleznete v příloze č. V Pokynů pro žadatele a příjemce. Do projektu byly zahrnuty nezpůsobilé Důkladně si prostudujte podmínky výzvy, aktivity (např. ze dvou různých oblastí především uvedené podporované aktivity a svůj podpory). projektový záměr konzultujte s pracovníky oddělení
Administrace projektů. Seznamte se s pravidly projektů zakládajících Projekty s veřejnou podporou – chyběla veřejnou podporu (kapitola VIII PPŽP) a prostudujte odkládací podmínka pro koupi nemovitosti. si všechny náležitosti povinných příloh k Žádosti (příloha č. II PPŽP).
Ve fázi kontroly přijatelnosti je v případě nejasností při posuzování jednotlivých kritérií možné vyzvat žadatele k doplnění některých podkladů, které musí být dodány v uvedené lhůtě. Výzva je zasílána statutárnímu orgánu a kontaktním osobám uvedeným v Žádosti. Doporučujeme proto uvést jako hlavní kontaktní osobu pracovníka, který bude po dobu kontrol Žádosti k dispozici (tj. bude mít možnost ihned reagovat na výzvy pracovníků ŘO).
Fáze výběru a hodnocení: Kontrola formálních náležitostí Chyba/problém
Doporučení
DIŽ je povinnou přílohou všech projektů. Nahrazuje v podstatě přílohu známou pod názvem Studie Nebyla doložena povinná příloha „Doplňující proveditelnosti či „Feasibility Study“ a pro informace k Žádosti“ (dále jen „DIŽ“) a hodnocení projektu je nesmírně důležitá. Bedlivě si v benefitové žádosti zaškrtnuto v příloze č. III PPŽP prostudujte její strukturu a odpovídejte na otázky uvedené v jednotlivých „nerelevantní“. podkapitolách. Vše, co chcete uvést nad rámec povinných příloh, můžete uvést v nepovinných přílohách. Důkladně si v příloze č. III PPŽP prostudujte DIŽ nebyly vypracovány v odpovídající strukturu této povinné přílohy a odpovídejte na struktuře (v ojedinělých případech ji žadatelé otázky uvedené v jednotlivých podkapitolách. Vše, co chcete uvést nad rámec povinných příloh, můžete pochopili jako nepovinnou přílohu). uvést v nepovinných přílohách. Snažte se vyvarovat jednoslovných odpovědí. Tuto část DIŽ musí zpracovat všichni žadatelé, bez ohledu na to, zda v Žádosti o poskytnutí dotace deklarovali, že projekt zakládá či nezakládá V rámci DIŽ byla špatně vyplněná část veřejnou podporu. Pozornost by ji měli věnovat věnovaná veřejné podpoře, v některých především ti žadatelé, kteří označí projekt za případech nebyla vyplněna vůbec. nezakládající veřejnou podporu. ŘO totiž musí ověřit správnost tohoto tvrzení. Nedodání této části DIŽ může vést k vyřazení Žádosti z dalšího procesu administrace. Pozorně si prostudujte seznam povinných příloh Nebyla dodána příloha „Doklad o splnění podávaných spolu se Žádostí o poskytnutí dotace. definice malého a středního podniku“. Formulář pro vyplnění je zveřejněn www.ropstrednicechy.cz (v sekci Dokumenty k
ROP/Pokyny).
Žadatelé nedoložili vše, co měli doplnit.
Čtěte pečlivě výzvu k doplnění jednotlivých podkladů a vše si ještě před odevzdáním důkladně zkontrolujte. Žadatel je vyzván k doplnění podkladů pouze jedenkrát.
Přečtěte si pozorně výzvu k doplnění jednotlivých Žadatelé doložili něco jiného, než podle výzvy podkladů. V případě nejasností se obraťte na k doplnění měli. pracovníky OAP. Žadatel je vyzván k doplnění podkladů pouze jedenkrát. Nebylo dodáno územní rozhodnutí / územní souhlas v případě, že k době podání Žádosti nebylo vydáno stavební povolení, byla doložena pouze žádost o stavební povolení.
Pozorně si prostudujte seznam povinných příloh podávaných spolu se Žádostí o poskytnutí dotace, jejichž náležitosti jsou podrobně popsány v příloze č. II PPŽP.
Často se vyskytoval problém s dokládáním vlastnických vztahů – výpisy z katastru nemovitostí nezahrnovaly všechny objekty, v nichž bude projekt realizován, nebyly označeny, snímky z katastrální mapy nebyly barevně či jinak označeny, nájemní smlouvy nesplňovaly všechny náležitosti.
Prostudujte si seznam povinných příloh podávaných spolu se Žádostí o poskytnutí dotace, jejichž náležitosti jsou podrobně popsány v příloze č. II PPŽP. Pro následující výzvy bude v PPŽP uvedena přehledná tabulka sloužící k vaší kontrole, zda máte vlastnické vztahy náležitě doloženy.
Ve stavebním povolení uvedeny pozemky, ke kterým nebyly vyjasněny majetkové vztahy.
Věnujte dostatečnou pozornost seznamu povinných příloh podávaných spolu se Žádostí o poskytnutí dotace, jejichž náležitosti jsou podrobně popsány v příloze č. II PPŽP.
Prostudujte si důkladně seznam povinných příloh „Doklad o posouzení vlivu na životní podávaných spolu se Žádostí o poskytnutí dotace, prostředí“ nebyl vydán KÚ, často bylo jejichž náležitosti jsou podrobně popsány v příloze doloženo pouze vyjádření města. č. II PPŽP. Formulář musí být předložen kompletní. V případě Formulář pro hodnocení finančního zdraví problémů při vyplňování formuláře kontaktujte žadatele byl předložen bez konečného pracovníky oddělení Administrace projektů uvedené výsledku. v dané výzvě, kteří vám budou nápomocni. Přečtěte si důkladně a pozorně seznam povinných Ve stavebním povolení byly uvedeny příloh podávaných spolu se Žádostí o poskytnutí pozemky vztahující se k projektu, ke kterým dotace, jejichž náležitosti jsou podrobně popsány v příloze č. II PPŽP. Při kompletaci žádosti se nebyly vyjasněny majetkové vztahy. detailně přesvědčte, že máte veškeré dokumenty. K tomu vám může pomoci např. tabulka, která vám
bude sloužit jako checklist. Ve fázi kontroly formálních náležitostí je v případě formálních nedostatků Žádosti či jejích příloh možné vyzvat žadatele k jejich, a to ve lhůtě dvou pracovních dnů. Výzva je zasílána statutárnímu Žadatel při výzvě k odstranění formálních orgánu a kontaktním osobám uvedeným v Žádosti. nedostatků nebyl zastižen na kontaktním Doporučujeme proto uvést jako hlavní kontaktní telefonu a e-mail si nepřečetl. osobu pracovníka, který bude po dobu kontrol Žádosti k dispozici (tj. bude mít možnost ihned reagovat na výzvy pracovníků ŘO). Nelze činit výjimky, protože tím vlastně zdržujete ostatní žadatele (hodnocení jejich projektů).
Kontrola formálních náležitostí neslouží žadateli pro prodloužení lhůty na doložení povinných příloh (také z tohoto důvodu je lhůta pro odstranění formálních nedostatků relativně krátká). Pokud pracovník OAP při kontrole dokumentů předložených na základě výzvy k odstranění formálních nedostatků zjistí, že některá povinná příloha dle Pokynů pro žadatele a příjemce pro danou výzvu byla vyhotovena až po datu registrace projektu, považuje povinnou přílohu za nedodanou. Rozhodující je v tomto případě datum vystavení daného dokumentu.
Fáze výběru a hodnocení: Hodnocení projektů Chyba/problém
Doporučení
Částky v rozpočtu nejsou specifikovány (co do obsahu a rozsahu), často uvedeny jen jako souhrnná částka (především výdaje na vybavení či poradenství).
Takovéto rozpočty jsou netransparentní a ŘO může tyto částky v případě, že nebudou blíže specifikovány a opodstatněny, označit za nepřiměřené či nezpůsobilé a rozpočet projektu pokrátit. Je tedy ve vlastním zájmy žadatele dodat rozpočet už v Žádosti co nejpodrobnější.
Výkaz výměr a rozpočet v Žádosti nejsou ve vzájemném souladu, často byly objeveny velké rozpory.
Závažný nesoulad mezi informacemi obsaženými v Žádosti o poskytnutí dotace a jejich přílohách může vést k vyřazení Žádosti z dalšího procesu administrace, proto je nutné dbát na vzájemnou provázanost, a to platí obecně o Žádosti a všech povinných přílohách.
Z projektu nevyplýval jasně výpočet pro procentuální poměr způsobilých a nezpůsobilých výdajů projektu.
V případě, že např. celá část objektu neslouží výlučně účelům projektu, je nutné poměr způsobilých a nezpůsobilých výdajů stanovit na základě poměru podlahových ploch způsobilých a nezpůsobilých aktivit projektu. V případě využití jiné metodiky, je potřeba způsob výpočtu jasně popsat. Z rozpočtu projektu musí jasně vyplývat, jak
žadatel k rozdělení na způsobilé a nezpůsobilé výdaje došel. V rámci DIŽ , podkapitoly „Další informace o projektu“ (týká se projektů cestovního ruchu) byly uvedeny nedostatečné informace nebo chyběly úplně. Žadatel pak v hodnocení ztrácí body.
Pozorně si v příloze č. III PPŽP prostudujte strukturu této povinné přílohy a odpovídejte na otázky uvedené v jednotlivých podkapitolách.
V partnerských smlouvách nebyla dobře/byla nedostatečně vymezena role partnera a míra jeho přínosu, v některých případech nebyla uvedena doba trvání partnerské smlouvy.
Pro hodnocení projektu jsou tyto informace velmi důležité (viz příloha č. IV PPŽP). ŘO vypracoval rovněž osnovu (strukturu) partnerské smlouvy, která je umístěna na www.ropstrednicechy.cz. Doba trvání partnerské smlouvy závisí na tom, do jaké fáze projektu (přípravné, realizační, provozní), je partner zapojen.
Časté chyby v elektronické žádosti IS BENEFIT7 Chyba/problém V Žádostech byly často nevhodně zvoleny indikátory, příp. jejich hodnota.
Doporučení V případě jakýchkoli nejasností či problémů se obracejte na pracovníky oddělení Administrace projektů uvedené v dané výzvě, kteří vám ochotně poradí. V současné době navíc vzniká podrobná metodika k vysvětlení jednotlivých indikátorů, která bude k dispozici podzimním výzvám.
Žadatel špatně zvolil „Typ žadatele“, nebo „Typ podniku“.
Protože tyto informace mají vliv na rozpad financování, je třeba tyto údaje důkladně vyplnit a kontrolovat. Pro určení typu podniku viz PPŽP (Definice pojmů) a dále Doporučení Komise ze dne 6. května 2003 o definici mikropodniků, malých a středních podniků či publikace Nová definice malých a středních podniků, která je zveřejněna na www.ropstrednicechy.cz v sekci Dokumenty k ROP/Metodiky.
V Žádosti byly špatně vyplněny „veřejné“ nebo „soukromé“ prostředky.
Rozpad financování pro jednotlivé typy žadatelů, včetně uvedení veřejných a soukromých prostředků je uveden v procentním vyjádření v textu výzvy.
V Žádosti byly špatně vyplněny rozpady financování.
Rozpad financování pro jednotlivé typy žadatelů je uveden v procentním vyjádření v textu výzvy.
V Žádosti bylo špatně vyplněno místo realizace či vypsané jednotlivé obce ve
Místo realizace není sídlo žadatele (i když může být), je nutné mít na paměti územní zaměření oblasti podpory uvedené ve výzvě a kritérium přijatelnosti,
velkém množství.
kdy projekt musí mít úplný či převažující vliv na region soudržnosti Střední Čechy. V případě většího počtu obcí, v nichž je projekt realizován, je možno vybrat v Žádosti nadřazenou úroveň (např. obce s pověřeným obecním úřadem) a v příloze pak vypsat podrobně jednotlivá místa realizace.
