VOORSTEL AAN BURGEMEESTER EN WETHOUDERS Van:
E. Wortman
Tel.nr. 8461 :
Nummer: 14A.00571
Datum: 10 juli 2014
Team: Concernzaken
Tekenstukken: Nee
Bijlagen:
Afschrift aan:
2
Mikal van Kuilenburg, Frank Pleket
N.a.v. (evt. briefnrs.): Onderwerp: Accountantsverslag 2013
Advies: 1. Kennis nemen van het accountantsverslag 2013 en akkoord te gaan met de voorgenomen afdoening. 2. De uitkomsten van het accountantsverslag bespreken in de auditcommissie.
Begrotingsconsequenties B . e n W. d . d . :
Portefeuillehouder: wethouder Duindam
NEE
Inl ei din g: Ernst & Young Accountants (hierna EY) heeft in opdracht van de gemeenteraad de jaarrekening 2013 gecontroleerd. Ook dit jaar is een goedkeurende verklaring van de accountant ontvangen. De accountant is van mening dat de interne beheersing van voldoende niveau is om te komen tot een betrouwbare jaarrekening. De jaarrekening geeft een getrouw beeld (de gemaakte lasten en gerealiseerde baten zijn op de juist manier in de financiële administratie verwerkt) en is rechtmatig uitgevoerd (baten, lasten en balansmutaties in de jaarrekening zijn in overeenstemming met de geldige wet- en regelgeving). Er zijn geen fouten en onzekerheden door EY geconstateerd. Het accountantsverslag over het boekjaar 2013 bevat op een aantal onderdelen aanbevelingen, adviezen of opmerkingen. Het is aan het college om deze uitkomsten met de auditcommissie te bespreken. De auditcommissie heeft op 15 oktober 2013 een drietal aandachtpunten (decentralisaties sociaal domein, risicomanagement en samenwerking gemeente Oudewater) voor de accountant meegegeven. Over deze drie onderwerpen heeft de accountant de volgende aanbevelingen in het verslag opgenomen: Decentralisaties sociaal domein Binnen de gemeente wordt er volop gewerkt aan de taakoverheveling, er wordt door EY geadviseerd om de actuele ontwikkelingen nauw te volgen en de risico’s periodiek te beoordelen zodat de gemeente in staat is tijdig in te spelen op de financiële gevolgen. Risicomanagement EY heeft geconstateerd dat de organisatie groeiende is met het denken in risicomanagement. Ten opzichte van voorgaand jaar is het risicomanagement verder verbeterd. Er zijn een vijftal fasen in risicomanagement te onderscheiden, op dit moment is niveau 4 van toepassing (gemeente is pro-actief, alert op risico’s en beheersingsmaatregelen). Om verder door te kunnen groeien naar niveau 5 (vanzelfsprekend, onderdeel van de bedrijfscultuur) heeft EY een drietal aanbevelingen opgenomen: - Het proces van inventariseren en monitoren van de risico’s frequent uit laten voeren door de verschillende teams. - Invoeren van een uniforme methodiek van rapporteren van de geïdentificeerde risico’s voor de verschillende afdelingen. - Verder inbedden van het risicomanagement in de processen en dagelijkse bedrijfsvoering. Samenwerking gemeente Oudewater De gemeente Oudewater zal op basis van de afspraken in de dienstverleningsovereenkomsten(en) diensten afnemen bij de gemeente Woerden. Er zijn diverse werk- en projectgroepen vanuit beide orrganisaties gevormd voor de verdere invulling van de DVO’s. EY adviseert heldere afspraken te maken over de volgende aspecten: - Kwaliteitsnormen van de bedrijfsprocessen. - Rechtmatige uitvoering van de bedrijfsprocessen. - Het uitvoeren van interne controle. - Informatievoorziening aan de gemeente Oudewater. - Bepalingen omtrent het niet nakomen van de afspraken. Daarnaast adviseert EY om een juridische check uit te voeren op mogelijke leemtes danwel risico’s in de samenwerkingsovereenkomsten. Overige aanbevelingen / aandachtspunten door EY naar aanleiding van de jaarrekeningcontrole 2013: Eigen vermogen EY concludeert dat de vermogenspositie ten opzicht van 2012 gedaald is met € 1,5 miljoen, dit is o.a. veroorzaakt door de getroffen voorziening voor de grondexploitatie Defensie Eiland. De solvabiliteit is gedaald naar 41,7% (vorig jaar 43,5%) en bevindt zich op een goed niveau. EY merkt op dat de solvabiliteit periodiek gemonitord moet worden zodat tijdig actie kan worden ondernomen indien deze dalende trend verder doorzet. Analyse weerstandsvermogen EY concludeert dat de gemeente voldoende zicht heeft op de risico’s en maatregelen treft om de risico’s te beheersen. In het huidige tijdsgewricht van economische crisis en decentralisatie van rijkstaken nemen de risico’s toe en wordt de gemeente geadviseerd om de risico’s nauwlettend te blijven volgen en de kwantificering aan te passen indien nieuwe informatie beschikbaar komt.
Grondexploitaties EY concludeert dat de gemeente de risico’s in de grondexploitatie onderkent en ook continue (beheers)maatregelen treft. Hierbij heeft EY de juiste waardering vastgesteld en geconstateerd dat de gevormde voorzieningen toereikend zijn. EY adviseert zorg te dragen voor een tijdige actualisatie van de grondexploitatieberekeningen. Rechtmatigheid Bij de oordeelsvorming maakt EY gebruik van de door de gemeente uitgevoerde interne controlewerkzaamheden. Deze werkzaamheden richten zich primair op de toetsing van het rechtmatig handelen. EY concludeert dat er voor het boekjaar 2013 een deugdelijk rechtmatigheidsonderzoek is uitgevoerd. EY adviseert om de timing en fasering van de IC aan te passen en de aanpak te baseren op een risicoanalyse. Interne beheersing In de managementletter 2013 zijn de bevindingen en aanbevelingen van de tussentijdse controle 2013 opgenomen. EY constateert dat nog niet alle aanbevelingen zichtbaar opgepakt zijn tijdens de jaarrekeningcontrole. Wel is periodiek de voortgang en status van de bevindingen en aanbevelingen gemonitord. EY heeft verder geen significante leemtes in de interne beheersing van de gemeente geconstateerd. Overheveling onderhoud onderwijshuisvesting Het ministerie van OCW werkt aan een wetsvoorstel voor de overheveling van het buitenonderhoud primair onderwijs naar schoolbesturen. Naar verwachting gaat de nieuwe wet in per 1 januari 2015. EY adviseert om tijdig in overleg te treden met de schoolbesturen omtrent de overheveling van de taken en het budget. Gezien de korting op de middelen ten behoeve van de onderwijshuisvesting dienen er afspraken te worden gemaakt om deze bezuinigingstaakstelling op te vangen vanaf het begrotingsjaar 2015. Alle teammanagers zijn op de hoogte gebracht van de door de accountant aangedragen aanbevelingen en/of aandachtspunten uit de managementletter 2013 en het accountantsverslag 2013. De reactie hierop is verwoord in bijlage I (Aanbevelingen accountant n.a.v. interimcontrole en controle jaarrekening 2013). Per onderwerp wordt aangegeven welke initiatieven zullen worden c.q. reeds zijn ontwikkeld om tot verdere e verbetering te komen. In het 3 kwartaal 2014 wordt de interimcontrole boekjaar 2014 door EY uitgevoerd. Dit stelt de organisatie in staat om tijdig maatregelen te nemen om de interne beheersing van de diverse processen waar nodig geacht te verbeteren.
Bev o egd he id: Conform artikel 160 gemeentewet is het college bevoegd orgaan.
Beo ogd ef f e ct: Via dit voorstel kan worden aangegeven hoe invulling wordt gegeven aan de door de accountant geplaatste opmerkingen en gegeven adviezen. Er wordt tevens gerapporteerd over de aandachtspunten welke door de auditcommissie voor de accountant zijn meegegeven.
Ar g um ent en: Door het overnemen en implementeren van de aanbevelingen krijgt de organisatie meer grip op de processen en kunnen rechtmatigheidsfouten worden voorkomen. Het versterkt het zelfcontrolerend vermogen en leidt hierdoor tot een optimale control.
Kan tt e k eni ng: N.v.t.
Fin an ci ën: N.v.t.
Uitv o er ing : De aanpak van de aanbevelingen en/of opmerkingen te borgen via de interne controle. De interne controlefunctionaris verwerkt de aanbevelingen en/of opmerkingen in het interne controleplan en bespreekt dit periodiek met de verantwoordelijke medewerk(s)ter en /of teammanager. De aanbevelingen en/of opmerkingen worden in de organisatie ter uitvoering uitgezet en bewaakt via de checksessies. Het opvolgen van de aanbevelingen is een verantwoordelijkheid van het management.
Com mun ic at ie / Web s it e: N.v.t.
O nde rn em ing s r aad : N. v. t.
S am enh ang m et e e rd er e b es lui tv or min g: Managementletter 2013 (13.032044) besproken in de auditcommissie op 14 januari 2014 Boardletter 2013 (14.000426) besproken in de auditcommissie op 14 januari 2014 Raadsbesluit jaarrekening 2013 (14R.00154)
Bij l ag en: Accountantsverslag 2013 (14.009476) Bijlage I: Aanbevelingen accountant n.a.v. interimcontrole en controle jaarrekening 2013
Gemeente Woerden Uitkomsten controle en overige informatie 2013 Rapportage aan de raad
Gemeente Woerden
insta
Regislratiedatum: Behandelend afdeling Afgehandeld door/op:
P / ft
EY Building a better working world
14.009476
13/06/2014
W^%W ^ • ^ F ^ • i • Building a better working world
Ernst & Young Accountants L L P Euclideslaan 1 3584 B L U T R E C H T Postbus 3053 3502 G B U T R E C H T
+31 88 407 10 00 +31 88 407 30 00 ey.com
VERTROUWELIJK De raad van de Gemeente Woerden Postbus 45 3 4 4 0 GR WOERDEN
Utrecht, 4 juni 2 0 1 4
SBAR-9KQERK/JD/hu
Uitkomsten controle en overige informatie 2013
Geachte leden van de raad, Naar aanleiding van onze controle van de jaarrekening 2 0 1 3 van de gemeente Woerden, brengen wij u hiermee verslag uit omtrent onze bevindingen en aanbevelingen. De onderwerpen die in dit verslag aan de orde komen, hebben onderdeel uitgemaakt van onze overwegingen bij de bepaling van de aard, het tijdstip van uitvoering en de diepgang van de controlemaatregelen die zijn toegepast bij de uitvoering van de controle van de jaarrekening van de gemeente Woerden. De in dit verslag opgenomen bevindingen doen geen afbreuk aan ons oordeel over de getrouwheid en rechtmatigheid van de jaarrekening 2 0 1 3 . Wij willen u als opdrachtgever met dit verslag zo goed mogelijk informeren. Wij beogen hiermee u met name in uw controlerende functie met raad en daad bij te staan. Dit verslag sluit aan op de afspraken die wij met u hebben gemaakt en die wij hebben vastgelegd in onze opdrachtbevestiging.
EY
99P
Partners in Sport j
1
Het concept van dit rapport is d.d. 30 april 2 0 1 4 besproken met de teammanager financiën. Een afschrift van dit verslag is toegezonden aan het college van burgemeester en wethouders. Wij stellen het op prijs bijgevoegd verslag nader aan u toe te lichten of eventuele vragen hierover van u te beantwoorden. Hoogacmend,
drs. J/M.A.Drtfst RA
Ernst & Young Accountants LLP is een limited liability partnership opgericht naar het recht van Engeland en Wales en geregistreerd bij Companies House onder registratienummer O C 3 3 5 5 9 4 . In relatie tot Ernst & Young Accountants LLP wordt de term partner gebruikt voor een (vertegenwoordiger van een) vennoot van Ernst & Young Accountants LLP. Ernst & Young Accountants LLP is statutair gevestigd te Lambeth Palace Road 1, London SE1 7EU, Verenigd Koninkrijk, heeft haar hoofdvestiging aan Boompjes 2 5 8 , 3 0 1 1 XZ Rotterdam, Nederland en is geregistreerd bij de Kamer van Koophandel Rotterdam onder nummer 2 4 4 3 2 9 4 4 . Op onze werkzaamheden zijn algemene voorwaarden van toepassing, waarin een beperking van de aansprakelijkheid is opgenomen.
Inhoudsopgave
Managementsamenvatting Managementsamenvatting
4
Aandachtspunten Audit commissie Decentralisaties sociale domein Risicomanagement Samenwerking gemeente Oudewater
7 7 8
14 16 18 19
Bijlagen Bijlage 1: SiSa-bijlage Bijlage 2: Onafhankelijkheid Bijlage 3: Ons controleproces
23 24 25
Totaal aantal pagina's in dit rapport:
26
Overige aandachtspunten Overheveling onderhoud onderwijshuisvesting
Uitkomsten jaarrekeningcontrole Conclusie van de controle Onze analyse van het resultaat 2 0 1 3 Financiële positie ultimo 2 0 1 3 Onze analyse van het weerstandsvermogen
Bijzondere posten in de jaarrekening Uitkomsten rechtmatigheid Uitkomsten SiSa Kwaliteit beheersorganisatie
21
10 11 12 13
Management samenvatting
Management samenvatting
Pagina 4
J a a r r e k e n i n g 2 0 1 3 gemeente Woerden
Samenvatting accountantsverslag jaarrekening 2013 Gemeente Woerden Uitkomsten jaarrekeningcontrole
De jaarrekening is getrouw
Bij de jaarrekening 2 0 1 3 van de gemeente Woerden zullen wij onder voorbehoud van ongewijzigde vaststelling door de raad een goedkeurende controleverklaring afgeven met betrekking tot de getrouwheid. Er resteren geen niet-gecorrigeerde controleverschillen of materiële herrubericeringen voor de jaarrekening 2 0 1 3 . Dit betekent dat het jaarverslag en de jaarrekening 2 0 1 3 zijn ingericht in overeenstemming met het BBV en de in de programmarekening opgenomen balans en toelichting en rekening van baten en lasten een getrouwe weergave zijn van de financiële positie en baten en lasten van de gemeente Woerden.
De jaarrekening is rechtmatig
Bij de jaarrekening 2 0 1 3 van de gemeente Woerden zullen wij onder voorbehoud van ongewijzigde vaststelling door de raad een goedkeurende verklaring afgeven met betrekking tot de rechtmatigheid. Dit betekent dat de baten en lasten en balansmutaties in de jaarrekening 2 0 1 3 in overeenstemming zijn met de door de raad vastgestelde wet- en regelgeving.
(Geen) bevindingen ten aanzien van de SiSa-bijlage
Wij hebben de in de SiSa-bijlage van de jaarrekening genoemde specifieke uitkeringen gecontroleerd met inachtneming van de Nota verwachtingen accountantscontrole 2 0 1 3 . Op grond van ons onderzoek hebben wij geen fouten en/of onzekerheden geconstateerd die de voor SiSa geldende rapporteringstolerantie overschrijden.
Controleverschillen
Tijdens onze uitgevoerde werkzaamheden hebben wij geen niet-gecorrigeerde controleverschillen geconstateerd.
Management samenvatting
Pagina 5
J a a r r e k e n i n g 2 0 1 3 gemeente Woerden
Samenvatting accountantsverslag jaarrekening 2013 gemeente Woerden (vervolg) Uitkomsten
Toelichting WNT
jaarrekeningcontrole
Per 1 januari 2 0 1 3 is de Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector (WNT) ingevoerd. Inmiddels is er ook een aanpassingswet WNT, die nog niet formeel is aangenomen door de Eerste Kamer. Om dit nader toe te lichten aan de lezer van de jaarrekening, raden wij u aan om onderstaande paragraaf op te nemen in uw jaarrekening: Her normenkader rondom de "Wet Normering bezoldiging Topfunctionarissen Publieke en Semipublieke Sector" (hierna: WNT) is bekrachtigd in het Besluit van de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties van 26 februari 2014, nr. 2014-0000106049 en de Regeling van de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties van 26 februari 2014, nr. 2014-0000 104920. De Aanpassingswet WNT is als onderdeel van dit normenkader nog niet formeel aangenomen door de Eerste Kamer. Voor het opmaken van de jaarrekening is in lijn met de mededeling van de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties d.d. 12 februari 2014, gepubliceerd in de Staatscourant d.d. 18 februari 2014, de Aanpassingswet WNT wel als onderdeel van het normenkader gehanteerd. Hierbij dient opgemerkt te worden dat zich in het kader van WNT nog wijzigingen kunnen voordoen. De huidige opgenomen informatie is naar de stand van april 2 0 1 4 .
Grondexploitaties
Wij hebben specifieke aandacht besteed aan de in de jaarrekening opgenomen grondexploitaties en niet in exploitatie genomen gronden. Wij hebben hierbij de juiste waardering vastgesteld en beoordeeld in hoeverre de gevormde voorzieningen toereikend zijn. Hierbij hebben wij geen bevindingen geconstateerd.
Aandachtspunten Audit commissie
Aandachtspunten Audit commissie
Decentralisaties sociale domein Vanaf 1 januari 2 0 1 5 krijgt de gemeente Woerden belangrijke taken erbij. Vanaf dat moment worden taken van het Rijk en Provincie overgeheveld. Het gaat om de volgende taakuitbreidingen: Jeugdzorg Participatie AWBZ Op dit moment is er nog veel onduidelijkheid over zowel de exacte taakoverheveling als ook het budget. Deze onduidelijkheden plaatst de gemeente in een lastige situatie. Binnen de gemeente Woerden wordt er al volop gewerkt aan de taakoverheveling. In 2 0 1 3 is de gemeente van start gegaan met het vormen van de teams en het programma Transformatie Sociaal Domein. Op dit moment zijn diverse teams actief die het beleid en de implementatie daarvan voorbereiden.
Pagina 7
Risicomanagement Bij onze tussentijdse controle hebben wij aan het college van burgemeester en wethouders gerapporteerd dat binnen uw organisatie in toenemende mate aandacht bestaat voor het risicomanagement als proces. Bij het opstellen van de begroting 2 0 1 4 is er op zowel operationeel als strategisch niveau aandacht voor risico's die de gemeente mogelijk loopt. Mede naar aanleiding van onze gerapporteerde bevindingen voorgaand jaar heeft de gemeente Woerden haar paragraaf Weerstandsvermogen aangepast, zie hiervoor de paragraaf Weerstandsvermogen eerder genoemd in dit verslag. Wij hebben geconstateerd dat de organisatie groeiende is met het denken in risicomanagement. In het navolgende schema worden hieromtrent een vijftal fasen onderscheiden:
5. Vanzelfsprekend O n d e r d e e l v a n bedrijfscultuur: z o d o e n wij dat hier
/
In de mei circulaire zal bekend worden gemaakt wat de precieze bijdrage aan de gemeente zal bedragen voor het uitvoeren van de Jeugdzorg, Participatie en AWBZ. Op dit moment houdt de gemeente Woerden rekening met een risico van € 1,1 miljoen in de paragraaf Weerstandsvermogen. Wij adviseren u om de actuele ontwikkelingen nauw te volgen en de risico's periodiek te beoordelen zodat u in staat bent tijdig in te spelen op de financiële gevolgen.
4. Pro-actief Alert op risico's en beheersingsmaatregelen
7 3. Calculerend Met ons systeem hebben wij inzicht in de risico'
2, Reactief Als het fout gaat reageren wij direct
1. Verhullend Wat maakt het uitzolang n i e m a n d h e t z i e t
Aandachtspunten Audit commissie
Ten opzichte van voorgaand jaar is het risicomanagement verder verbeterd. Op basis van de verbeterde inrichting van het risicomanagement binnen de gemeente Woerden kan geconstateerd worden dat op dit moment niveau 4 van toepassing is. Om verder door te kunnen groeien naar niveau 5 hebben wij in onze managementetter, gericht aan het college van burgemeester en wethouders, een drietal aanbevelingen opgenomen om het risicomanagement verder te verbeteren, zijnde: Het proces van inventariseren en monitoren van de risico's freguent uit laten voeren door de verschillende teams. Invoeren van een uniforme methodiek van rapporteren van de geïdentificeerde risico's voor de verschillende afdelingen. Verder inbedden van het risicomanagement in de processen en dagelijkse bedrijfsvoering. Samenwerking gemeente Oudewater Vanaf 1 januari 2 0 1 5 zal de gemeente Woerden haar samenwerking met de gemeente Oudewater intensiveren. De belangrijkste redenen voor deze intensievere samenwerking zijn: Vermindering van de ambtelijke kwetsbaarheid. Verhoging van de kwaliteit van de dienstverlening. Verantwoordelijkheid nemen voor de kracht en kwaliteit van het lokaal bestuur in de regio. In mei 2 0 1 3 heeft de raad het voorstel van het college om de samenwerking vorm te geven op basis van een dienstverleningsovereenkomst vastgesteld. Dit houdt in dat de ambtelijke dienst van de gemeente Oudewater met uitzondering van de secretaris en griffier zal worden ondergebracht bij de gemeente Woerden.
Pagina 8
De gemeente Oudewater zal op basis van de afspraken in de dienstverleningsovereenkomst(en) diensten afnemen bij de gemeente Woerden waardoor één organisatie werkt voor twee zelfstandige gemeenten. Een voordeel van de inrichting op een dergelijke wijze is dat er geen nieuwe organisatie opgericht hoeft te worden. Eind 2 0 1 3 zijn diverse werk- en projectgroepen bestaande uit werknemers vanuit beide organisaties gevormd voor de verdere invulling van de dienstverleningsovereenkomsten. Op dit moment zijn deze werk- en projectgroepen bezig met het inventariseren en in kaart brengen van de zogeheten "need to haves" en "nice to haves" in de nieuwe samenwerkingsstructuur. Op deze manier wordt zichtbaar welke zaken noodzakelijk zijn om in een vroeg stadium te hebben beschreven in de verschillende overeenkomsten. Wij adviseren u heldere afspraken te maken omtrent onder andere de volgende aspecten (niet limitatief): Kwaliteitsnormen van de bedrijfsprocessen. Rechtmatige uitvoering van de bedrijfsprocessen. Het uitvoeren van interne controle. Informatievoorziening aan de gemeente Oudewater (inhoud en frequentie). Bepalingen omtrent het niet nakomen van de afspraken. Daarnaast adviseren wij u om een juridische check uit te (laten) voeren op mogelijke leemtes danwel risico's in de samenwerkingsovereenkomsten. Hierbij kan bijvoorbeeld gelet worden op het aansprakelijkheidsrisico dat de gemeente Woerden heeft. Op deze wijze komt de gemeente Woerden in de toekomst niet voor verrassingen te staan.
Uitkomsten jaarrekeningcontrole
Uitkomsten jaarrekeningcontrole
Pagina 10
Conclusie van de controle
Controleverklaring
Kwaliteit totstandkoming jaarrekening
Wij zullen onder voorbehoud van ongewijzigde vaststelling door de raad een goedkeurende controleverklaring bij de jaarrekening van de gemeente Woerden afgeven over het boekjaar geëindigd op 31 december 2 0 1 3 .
De gemeente Woerden heeft een gedetailleerde planning- en rekeningrichtlijnen opgesteld ten behoeve van een tijdige en adequate totstandkoming van de jaarstukken. Het doel hiervan is onder meer binnen de gestelde tijdslijn de noodzakelijke informatie op een kwalitatief toereikende wijze ter beschikking te hebben voor het opstellen van de jaarrekening, zodat deze aan de gestelde eisen voldoet.
De jaarrekening en het jaarverslag dienen te worden opgemaakt in overeenstemming met het BBV. Wij hebben vastgesteld dat de jaarrekening 2 0 1 3 van de gemeente Woerden geen materiële afwijkingen vertoont ten opzichte van de voorschriften van het BBV. Daarnaast is door ons nagegaan of het jaarverslag de minimale wettelijk voorgeschreven informatie bevat en of de inhoud van dit verslag geen tegenstrijdigheden bevat met de door ons gecontroleerde jaarrekening. Wij hebben vastgesteld dat de inhoud van het jaarverslag niet strijdig is met de jaarrekening. Wij zijn er bij ons oordeel van uitgegaan dat de raad de nu overlegde jaarrekening ongewijzigd vaststelt. Indien er nog wijzigingen worden aangebracht in de definitieve vorm van de jaarrekening dienen wij deze te beoordelen alvorens onze controleverklaring hierbij mag worden opgenomen.
Controleverschillen Tijdens onze controle inventariseren wij verschillen tussen enerzijds bedragen, classificaties, presentatie en toelichting van jaarrekeningposten die de gemeente Woerden heeft opgenomen of gerapporteerd en anderzijds bedragen, classificaties, presentatie of toelichting zoals die naar onze mening in overeenstemming met het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten dienen te worden opgenomen of gerapporteerd. Wij hebben geen niet-gecorrigeerde controleverschillen geconstateerd.
Wij hebben in overleg met uw organisatie naar aanleiding van de controle van voorgaande jaren de lijst met op te leveren stukken verder uitgewerkt. De oplevering heeft een verbetering laten zien ten opzichte van voorgaand jaar, echter zien wij nog ruimte voor verdere verbetering. Hierbij kan gedacht worden aan het versterken van de regierol van het team financiën. Op dit moment worden nadere afspraken gepland om de jaarrekeningcontrole verder te evalueren.
Aanvaardbaarheid van de grondslagen van waardering en resultaatbepaling Naar onze mening zijn de door het management gekozen waarderingsgrondslagen aanvaardbaar en consistent toegepast met betrekking tot de significante jaarrekeningposten en bijzondere transacties. Dit geldt tevens voor het tijdstip waarop die transacties hebben plaatsgevonden, de periode waarin zij zijn verantwoord en de desbetreffende toelichtingen in de jaarrekening.
Schattingsprocessen binnen de jaarrekening Het college van burgemeester en wethouders is verantwoordelijk voor het maken van schattingen bij het opmaken van de jaarrekening. Als accountant beoordelen wij deze door het college van burgemeester en wethouders gemaakte schattingen. Wij kunnen instemmen met de door het college van burgemeester en wethouders gemaakte inschattingen en waarderingsgrondslagen.
Uitkomsten jaarrekeningcontrole
Pagina 11
Onze analyse van het resultaat 2 0 1 3
Voordelig resultaat nader besproken Het saldo van baten en lasten over het jaar 2 0 1 3 bedraagt € 4 . 2 1 9 . 0 0 0 voordelig. Van dit voordelige saldo wordt € 1.967.000 aangewend als budgetoverheveling naar volgende jaren. Het resultaat over 2 0 1 3 is als volgt opgebouwd:
Bedragen x € 1.000
Voordelig
Nadelig Hierna gaan wij nader in op de financiële positie van de gemeente alsmede de uitkomsten van de controle en bijzondere aandachtspunten.
Saldo gewijzigde begroting
Diverse voordelen programma 4 "Infrastructuur"
471
WMO
871
Sociaal cultureel (jeugd)werk
221
BBZ, inburgering en maatschappelijke begeleiding
993
Minder uitgegeven frictiekosten
1.182
Algemene uitkering
200
Onder uitputting onvoorzien en vrijval
583
verplichtingen
Saldo overige voor- en nadelen
Saldo van baten en lasten
-302
4.219
Budgetreserveringen
Saldo van baten en lasten na budgetreserveringen
Zowel in de programmarekening als de toelichting op de jaarrekening worden de hiervoor genoemde afwijkingen van de begroting nader geanalyseerd, zie hiervoor pagina 147 en verder van het jaarverslag. Tevens worden hier de budgetoverhevelingen naar het volgende begrotingsjaar toegelicht.
1.967
2.252
Uitkomsten jaarrekeningcontrole gemeente Woerden
Pagina 12
Financiële positie ultimo 2 0 1 3 60% 50%
Eigen Vermogen
40%
Op basis van de jaarrekeningen 2 0 1 2 en 2 0 1 3 is de financiële positie (eigen vermogen) van de gemeente Woerden als volgt samengesteld:
30%
Solvabiliteit
20%
Bedragen x € 1.000
Rekening 2013 (voor bestemming)
Rekening 2012 (voor bestemming)
10% 0%
€
€
Algemene reserve
8.189
9.700
Egalisatie bestemmingsreserves
5.095
5.459
65.715
66.217
4.219
3.344
83.218
84.720
Bestemmingsreserves
Rekeningresultaat
Totaal Eigen vermogen
Zoals uit bovenstaande opstelling blijkt, is de vermogenspositie van de gemeente Woerden ten opzichte van 2 0 1 2 gedaald met € 1,5 miljoen. Dit wordt onder andere veroorzaakt door de getroffen voorziening voor de grondexploitatie Defensie Eiland.
2011
2012
2013
Voor de vraag in welke mate het huidige eigen vermogen toereikend is om de geïdentificeerde mogelijke risico's voor de gemeente Woerden op te vangen verwijzen wij naar de paragraaf Weerstandsvermogen van dit rapport.
Liquiditeit Het totaal van langlopende leningen is over 2 0 1 3 licht gedaald naar € 8 3 , 6 miljoen negatief (2012: € 8 3 , 8 negatief). In tegenstelling tot de langlopende schulden zijn de kortlopende schulden toegenomen met € 7,1 miljoen als gevolg van het aantrekken van een kasgeldlening van € 8,0 miljoen. 100.000 90.000 80.000 70.000 -
Solvabiliteit De solvabiliteit is als gevolg van het nagenoeg gelijk blijven van de eigen vermogenspositie en de gestegen kortlopende schuldpositie ultimo 2 0 1 3 gedaald naar 41,7% (vorig jaar 43,5%) en bevindt zich op een goed niveau. Hierbij merken wij op dat de solvabiliteit periodiek dient te worden gemonitord zodat tijdig actie kan worden ondernomen indien deze dalende trend verder doorzet. De daling in de afgelopen jaren is in de volgende grafiek weergegeven.
60.000
• Kortlopende schulden
50.000 40.000 •
Langlopende schulden
30.000 20.000 10.000 0 2011
2012
2013
Pagina 13
Onze analyse van het weerstandsvermogen
Weerstandsvermogen In het jaarverslag is onder andere de paragraaf Weerstandsvermogen opgenomen. In deze paragraaf is opgenomen in hoeverre de gemeente Woerden in staat is financiële risico's op te vangen door middel van het weerstandsvermogen. Hiervoor heeft de gemeente Woerden een risico-inventarisatie uitgevoerd en de risico's gekwantificeerd. De gemeente Woerden hanteerde tot en met de begroting 2 0 1 3 een vast bedrag per inwoner om de benodigde weerstandscapaciteit te bepalen. Voor 2 0 1 3 kwam het benodigde weerstandscapaciteit uit op € 5 . 0 0 0 . 0 0 0 . Om een voor de gemeente Woerden specifieker benodigde weerstandscapaciteit te kunnen bepalen is bij de begroting 2 0 1 4 gekozen om de geïdentificeerde risico's te kwantificeren. Het totaal van deze risico's vormt de benodigde weerstandscapaciteit. Voor de beoordeling van het weerstandsvermogen wordt een ratio (verhouding tussen beschikbare en benodigde weerstandscapaciteit) gehanteerd. De ratio ultimo 2 0 1 3 is berekend op 1,3 en wordt derhalve door de gemeente gekwalificeerd als toereikend. De stijging van de beschikbare weerstandscapaciteit ten opzichte van voorgaand jaar wordt voornamelijk veroorzaakt door de positieve resultaten over het boekjaar 2 0 1 3 en 2 0 1 2 .
Ratio Weerstandsvermogen
2013
2012
In de paragraaf weerstandsvermogen is een overzicht met de belangrijkste risico's opgenomen. In het hiernavolgende overzicht hebben wij de risico's groter dan € 2 5 0 . 0 0 0 opgenomen.
Risico's > € 250.000
Incidenteel d) /
Nettowaarde
(x€ 1.000)
Structureel (S)
risico
Transities en decentralisaties sociale domein
S
1.125
Onderwijshuisvesting
l/S
1.481
Diverse infrastructurele risico's
l/S
1.375
Deelname Ferm Werk
S
562
Overige risico's < € 250.000
1.757
Totaal
6.300
Wij adviseren u om de risico's nauwlettend te blijven volgen en de kwantificering aan te passen indien nieuwe informatie beschikbaar komt.
(x € 1 miljoen)
A: Beschikbare weerstandscapaciteit
€8,2
€ 7,1
B: Benodigde weerstandscapaciteit
€ 6,3
€ 5,0
1,30
1,42
C: Ratio (A/B)
Het beschikbare weerstandsvermogen is gebaseerd op de algemene reserve en het renterisicoreserve. Hierbij is geen rekening gehouden met de mogelijke stille reserves (opgenomen als PM in de paragraaf weerstandsvermogen) danwel de onbenutte belastingcapaciteit.
Uitkomsten jaarrekeningcontrole
Pagina 14
Bijzondere posten in de jaarrekening (1)
Grondexploitaties Inleiding De gemeente Woerden heeft een vijftal lopende projecten binnen het grondbedrijf. Jaarlijks worden deze, zowel in exploitatie genomen gronden als de niet in exploitatie genomen gronden, geactualiseerd. Hierbij wordt rekening gehouden met de actuele voortgang van de projecten en de meest actuele verwachtingen voor de aankomende jaren. Uitgangspunten die zijn gehanteerd bij de grondexploitatieberekening in het kader van de jaarrekening 2 0 1 3 zijn als volgt:
In 2 0 1 3 heeft de gemeente Woerden diverse onderhandelingen gevoerd met de ontwikkelaar van Defensie Eiland over het verdere verloop en de ontwikkeling van voornamelijk het noordelijke deel van het project. Als gevolg van het hier uit volgende contract heeft de gemeente Woerden een aanvullende voorziening getroffen voor € 1.150.000. Daarnaast is als gevolg van de nadere vertraging van de opbrengsten en budgetaanpassing een tweede voorziening gevormd van € 1.602.000. Door de vorming van deze voorzieningen wordt het verwachte negatieve eindresultaat afgedekt. Breeveld
Uitgangspunten actualisatie
2013
2012
Kostenstijging
1,60%
Opbrengstenstijging
0,00 %
0,00 %
Rente percentage
4,25%
4,25%
1,60%
Het gehanteerde rentepercentage sluit aan bij het door de raad vastgestelde rekenrentepercentage voor 2 0 1 4 . In de volgende paragrafen worden de belangrijkste aspecten van de grondexploitatie per 31 december 2 0 1 3 benoemd. Defensie Eiland In het project Defensie Eiland worden ongeveer 2 3 0 woningen gerealiseerd. Om alle woningen te kunnen realiseren dient de bodemsanering aan de zuidkant van het project nog te worden afgerond. Na afronding zal ook hier van start worden gegaan met de bouw van woningen.
Het project Breeveld is op dit moment geen actuele grondexploitatie en derhalve opgenomen in de jaarrekening onder de Niet In Exploitatie Genomen Gronden (NIEGG). De boekwaarde van Breeveld exclusief de reeds gevormde voorziening van € 8 0 0 . 0 0 0 bedraagt € 5 . 5 3 3 . 0 0 0 . Gemeente Woerden is op dit moment in gesprek met externe partijen. De verwachting is dat in 2 0 1 4 een grondexploitatie zal worden opgesteld.
Uitkomsten jaarrekeningcontrole Bijzondere posten in de jaarrekening (2)
Wet Normering Topinkomens (WNT) Per 1 januari 2 0 1 3 is de Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector (WNT) ingevoerd. Op basis van deze wet is de bezoldiging van topfunctionarissen in de publieke en semipublieke sector in dienstverband en bij ontslag wettelijk gemaximeerd. Voor de bezoldiging van topfunctionarissen geldt naast de maximering een publicatieverplichting in de jaarrekening. Dit geldt eveneens voor bezoldiging van niet-topfunctionarissen indien zij de maximale bedragen van topfunctionarissen overschrijden. In het kader van de jaarrekening 2 0 1 3 heeft u een analyse uitgevoerd van de topfunctionarissen binnen uw organisatie. Tevens heeft u vastgesteld of er functionarissen zijn die een hogere bezoldiging dan de gestelde maxima kennen. Deze informatie heeft u opgenomen in de toelichting op de jaarrekening. Wij hebben de juistheid en volledigheid van deze toelichting gecontroleerd. De gemeente Woerden heeft vastgesteld dat de beloning van de gemeente secretaris over 2 0 1 3 de wettelijk norm overschrijdt. De gemeente secretaris wordt verloond via een intermediair. Hiermee zijn afspraken gemaakt vóór 1 januari 2 0 1 3 waardoor sprake is van de overgangsregeling en geen daadwerkelijke overtreding van de WNT.
Pagina 15
Uitkomsten jaarrekeningcontrole
Pagina 16
Uitkomsten Rechtmatigheid
Onze bevindingen in het kader van rechtmatigheid Wij hebben bij de controle over 2 0 1 3 de rechtmatigheid getoetst conform de bepalingen van het Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden (Bado) en het controleprotocol 2 0 1 3 van de gemeente Woerden. Bij onze controle hebben wij aandacht gegeven aan de volgende onderwerpen: Het rechtmatigheidsbeheer. De naleving van het voorwaardencriterium. De begrotingsrechtmatigheid. Het misbruik-en-oneigenlijk-gebruik criterium. De niet-financiële beheershandelingen.
Rechtmatigheidsbeheer Het controleprotocol, inclusief het normenkader is door de raad vastgesteld. Het normenkader is intern bij uw gemeente vertaald in een intern controleplan, waarin de uit te voeren werkzaamheden zijn opgenomen. De werking van deze maatregelen is met voldoende diepgang getoetst en de uitkomsten hiervan zijn voor de processen met een duidelijke audit trail vastgelegd. Wij zijn van mening dat gemeente Woerden voor het boekjaar 2 0 1 3 een deugdelijk rechtmatigheidsonderzoek heeft uitgevoerd.
Voorwaardencriterium Wij hebben geen bevindingen geconstateerd met betrekking tot het voorwaardencriterium.
Begrotingsrechtmatigheid Met de controle op de juiste toepassing van het begrotingscriterium toetsen wij of het budgetrecht van het bestuur is gerespecteerd. De overschrijdingen ten opzichte van de begrote lasten zijn door het college van burgemeester en wethouders in de toelichting op de programmarekening toereikend toegelicht. Het college van burgemeester en wethouders stelt uw raad voor genoemde overschrijdingen te autoriseren in het kader van de vaststelling van de jaarrekening 2 0 1 3 . Vooruitlopend hierop zijn wij hiervan reeds uitgegaan bij het vormen van ons oordeel over de (begrotings)rechtmatigheid.
Misbruik en oneigenlijk gebruik In de externe en interne regelgeving zijn diverse bepalingen opgenomen die erop zijn gericht om misbruik en oneigenlijk gebruik te voorkomen. Uw gemeente heeft de toets op het misbruik en oneigenlijk gebruik opgenomen in het interne controleplan. De uitkomst van deze toets heeft niet geleid tot bevindingen die invloed hebben op de rechtmatigheid van baten en lasten en balansmutaties.
Uitkomsten jaarrekeningcontrole gemeente Woerden Uitkomsten Rechtmatigheid
Niet-financiële beheershandelingen vallen buiten de scope van rechtmatigheidscontrole Handelingen en beslissingen van niet-financiële aard vallen buiten de scope van de rechtmatigheidscontrole door de accountant. De accountant toetst deze handelingen en beslissingen niet inhoudelijk door gegevensgericht onderzoek. Volstaan wordt in dit kader met het beoordelen van het interne systeem van risicoafwegingen. Binnen dit systeem moeten voorwaarden zijn geschapen om risico's goed te kunnen beoordelen en in de tijd te kunnen volgen. Wij hebben ons een beeld gevormd over de wijze van totstandkoming van de inventarisatie van de risico's en de getrouwe weergave van de hieruit mogelijk voortvloeiende financiële gevolgen in de paragraaf Weerstandsvermogen van het jaarverslag. Daarnaast hebben wij gericht geïnformeerd naar de lopende procedures waarbij de gemeente Woerden betrokken is, teneinde indicaties te verkrijgen over de eventuele risico's op dit vlak. Op grond hiervan en de toelichting in de paragraaf Weerstandsvermogen beschikken wij niet over aanwijzingen die een nader onderzoek naar de (financiële) gevolgen noodzakelijk maakt.
Pagina 17
Uitkomsten jaarrekeningcontrole gemeente Woerden
Pagina 18
Uitkomsten SiSa
SiSa Wij hebben de in de SiSa-bijlage van de jaarrekening genoemde specifieke uitkeringen gecontroleerd met inachtneming van de Nota verwachtingen accountantscontrole 2013. Op grond van ons onderzoek hebben wij bij navolgende specifieke uitkeringen de in onderstaande tabel vermelde fouten en/of onzekerheden geconstateerd:
pecifieke uitkering
[Fout of Jonzekerheid
Financiële omvang in euro's
OCW D9
Geen
0
n.v.t.
l&M E27B
Geen
0
n.v.t.
SZWG1
Geen
0
n.v.t.
SZWG1A
Geen
0
n.v.t.
SZW G2
Geen
0
n.v.t.
SZW G3
Geen
0
n.v.t.
SZWG5
Geen
0
n.v.t.
Onze controleaanpak hierbij hebben wij in het hoofdstuk Onafhankelijkheid en controleproces nader toegelicht.
De SiSa-bijlage dient door uw gemeente samen met een aantal andere verplicht voorgeschreven verantwoordingsstukken voor 15 juli aanstaande elektronisch bij het CBS te worden aangeleverd. Door middel van een voorgeschreven tabel dienen wij te rapporteren over onze bevindingen ten aanzien van de in de jaarrekening opgenomen SiSa-bijlage. In bijlage 1 bij dit rapport zijn deze bevindingen in de voorgeschreven tabel opgenomen. U kunt deze tabel hanteren ten behoeve van verzending naar het CBS.
Uitkomsten jaarrekeningcontrole Kwaliteit beheersorganisatie
Onze bevindingen in het kader van uw interne beheersing In onze managementletter 2 0 1 3 , uitgebracht aan het college van burgemeester en wethouders, hebben wij onze bevindingen en aanbevelingen van onze tussentijdse controle 2 0 1 3 opgenomen. Mede als gevolg van de huidige organisatie ontwikkelingen zijn nog niet alle aanbevelingen zichtbaar opgepakt tijdens onze jaarrekeningcontrole. Wel wordt periodiek de voortgang en status van zowel onze aanbevelingen de aanbevelingen gemonitord. Wellicht ten overvloede wijzen wij u erop dat wij geen significante leemtes in de interne beheersing van de gemeente Woerden hebben geconstateerd.
Pagina 19
Overige
aandachtspunten
Overige aandachtspunten
Overheveling onderhoud onderwijshuisvesting Het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap werkt aan een wetsvoorstel voor de overheveling van het buitenonderhoud primair onderwijs naar schoolbesturen. Naar verwachting zal de nieuwe wet ingaan per 1 januari 2 0 1 5 . De taken en het budget voor het buitenonderhoud en aanpassingen van schoolgebouwen in het primair en speciaal onderwijs zullen worden overgeheveld naar de schoolbesturen. Deze mogelijke wetswijziging heeft de volgende aandachtspunten voor uw gemeente tot gevolg: Uw gemeente kent thans nog een voorziening voor onderhoud van de gemeentelijke schoolgebouwen. De voorgenomen overheveling van het buitenonderhoud naar schoolbesturen heeft naar verwachting gevolgen voor de uitgangspunten van het onderhoudsplan. Er dienen concrete afspraken te worden gemaakt met de schoolbesturen over het buitenonderhoud in 2 0 1 4 en de mogelijke aanvullende financiering voor opvolgende jaren. Mogelijke effect op uw personele bezetting en de verwerking hiervan in de (meerjaren)begroting. Onderhoudsbudgetten in uw begroting dienen te worden aangepast en bijgesteld. Wij raden u aan om tijdig in overleg te treden met de schoolbesturen omtrent de overheveling van de taken en het budget. Gezien de korting op de middelen ten behoeve van de onderwijshuisvesting dienen er afspraken te worden gemaakt om deze bezuinigingstaakstelling op te vangen vanaf het begrotingsjaar 2 0 1 5 . Hierbij dient te worden opgemerkt dat de zorgplicht van de gemeente in stand blijft. Wij hebben vernomen dat de gemeente op dit moment in gesprek is met de schoolbesturen om bovengenoemde transitie efficiënt te laten verlopen.
Pagina 21
Bijlagen Bijlage 1: SiSa-bijlage
Pagina 23
SiSa-bijlage Bijlage 1
Het is volgens de Nora verwachtingen accountantscontrole voorgeschreven dat wij de geconstateerde fouten en onzekerheden per regeling rapporteren door middel van onderstaande verplichte tabel. Deze tabel dient door uw provincie samen met een aantal andere verplicht voorgeschreven verantwoordingsstukken voor 15 juli aanstaande elektronisch bij het CBS te worden aangeleverd. Nummer specifieke
Specifieke uitkering
Fout of onzekerheid
uitkering conform
Financiële omvang
Toelichting fout/onzekerheid
in euro's
SiSa-bijlage 2013
OCW D9
Onderwijsachterstandenbeleid 2011-2014 (0AB)
Geen
0
n.v.t.
l&M E27B
Brede doeluitkering verkeer en vervoer SiSa tussen medeoverheden
Geen
0
n.v.t.
SZWG1
Wet sociale werkvoorziening (Wsw)_gemeente 2013
Geen
0
n.v.t.
SZWG1A
Wet sociale werkvoorziening (Wsw)Jotaal 2012
Geen
0
n.v.t.
SZW G2
Gebundelde uitkering op grond van artikel 69 Wwb_gemeente 2013
Geen
0
n.v.t.
SZW G3
Besluit bijstandsverlening zelfstandigen 2004 (exclusief levensonderhoud
Geen
0
n.v.t.
Geen
0
n.v.t.
beginnende zelfstandigen)_gemeente 2013 SZW G5
Wet participatiebudget (Wpb)_gemeente 2013
Pagina 24
Onafhankelijkheid en controleproces Bijlage 2 : Onafhankelijkheid
Inleiding De onafhankelijkheid van de accountant behoort tot het fundament van zijn beroep. In de maatschappelijke discussie over kwaliteitsverbetering van de controle speelt de onafhankelijkheid van accountants een belangrijke rol. Het Nederlandse parlement heeft in dit kader met ingang van 2 0 1 3 een wettelijke regeling ingevoerd inzake een strikte scheiding van controle en advies, alsmede vanaf 2 0 1 6 verplichte kantoorrotaties bij organisaties van openbaar belang (OOB's). Hiermee loopt Nederland vooruit op Europese regelgeving, waarover in december 2 0 1 3 een akkoord is bereikt dat minder ver gaat dan de Nederlandse wet. Kern van het Europees Barnierakkoord is een verbod op bepaalde non-auditdiensten, een limiet op de levering van toegestane non-auditdiensten tot 70% van de audit fee en kantoorrotatie eens in de tien jaar welke periode na een nieuwe tender met tien jaar verlengd kan worden. Ook de Nederlandse Beroepsorganisatie voor Accountants (NBA) heeft de onafhankelijkheidsregels voor zijn leden verder aangescherpt. Met de nieuwe Verordening inzake Onafhankelijkheid (ViO) zijn de regels vanaf 2 0 1 4 strikter dan de Code of Ethics en wordt een kader gecreëerd dat verder gaat dan internationaal gebruikelijk is. Zo geeft de NBA een meer expliciete uitleg aan bedreigingen van de onafhankelijkheid die voortvloeien uit de perceptie van het publiek.
Belangrijkste wijzigingen in de ViO De belangrijkste wijzigingen in de ViO hebben betrekking op: een nadere toetsing van geschenken en uitingen van gastvrijheid vanaf een grens van € 100. Dit geldt zowel voor ontvangen als verstrekte geschenken en uitingen van gastvrijheid; een verbod van sponsoring van een assurancecliënt ter verkrijging van naamsbekendheid;
het afschaffen van het onderscheid tussen een opdracht tot controle van de jaarrekening en andere assurancediensten (bijvoorbeeld controle van een Maatschappelijk verantwoord ondernemen verslag). De oude regels kenden nog een lichter regime voor andere assurancediensten; de introductie van het begrip gelieerde derde dat de reikwijdte van het verbod op het leveren van adviesdiensten aan andere entiteiten binnen de groep bij OOB's inperkt. Relaties met zustervennootschappen worden buiten beschouwing gelaten. Daarnaast vallen moedervennootschap(pen) wel onder het begrip gelieerde derde, ongeacht het materiële belang.
Onze onafhankelijkheid is gewaarborgd De onafhankelijkheid van de accountant behoort tot het fundament van zijn beroep. De jarenlange discussie over het beroep en het functioneren van de accountant, hebben uiteindelijk geresulteerd in een aanpassing van de accountantswetgeving, welke van toepassing is voor OOB's) met als doel de onafhankelijkheid van de accountant beter te waarborgen richting het maatschappelijk verkeer. Ondanks het feit dat een provincie zich volgens de wet niet kwalificeert als een organisatie van openbaar belang vinden wij het als uw accountant belangrijk om eventuele bedreigingen ten aanzien van de onafhankelijkheid te melden. Wij hebben gedurende het jaar geen onafhankelijkheidsissues geconstateerd.
Onafhankelijkheid en controleproces
Pagina 25
Bijlage 3 : Ons c o n t r o l e p r o c e s
Wat is de reikwijdte van onze opdrachten Conform de aan ons verleende opdracht hebben wij de jaarrekening 2 0 1 3 van de gemeente Woerden gecontroleerd. Deze jaarrekening is onder verantwoordelijkheid van het college van burgemeester en wethouders opgesteld. Het is onze verantwoordelijkheid een oordeel te geven over de jaarrekening. Wij hebben onze controle verricht in overeenstemming met Nederlands recht, waaronder het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado) en het door de Raad vastgestelde controleprotocol. Dienovereenkomstig zijn wij verplicht te voldoen aan de voor ons geldende gedragsnormen en zijn wij gehouden onze controle zodanig te plannen en uit te voeren dat een redelijke mate van zekerheid wordt verkregen dat de jaarrekening geen afwijkingen van materieel belang bevat.
Onze controleaanpak in het kort Onze controle omvat het uitvoeren van werkzaamheden ter verkrijging van controle-informatie over de bedragen en de toelichtingen in de jaarrekening. De keuze van de uit te voeren werkzaamheden is afhankelijk van de professionele oordeelsvorming van de accountant, waaronder begrepen zijn beoordeling van de risico's van afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude of fouten. In die beoordeling neemt de accountant in aanmerking het voor het opmaken van en getrouw weergeven in de jaarrekening van zowel de baten en lasten als de activa en passiva, alsmede het voor de naleving van de wet- en regelgeving relevante interne beheersingssysteem, teneinde een verantwoorde keuze te kunnen maken van de controlewerkzaamheden die onder de gegeven omstandigheden adequaat zijn, maar die niet ten doel hebben een oordeel te geven over de effectiviteit van het interne beheersingssysteem van de gemeente Woerden.
Tevens omvat een controle onder meer een evaluatie van de aanvaardbaarheid van de toegepaste grondslagen voor financiële verslaggeving, van de redelijkheid van schattingen die het college van burgemeester en wethouders heeft gemaakt en een evaluatie van het algehele beeld van de jaarrekening. Wij zijn van mening dat de door ons verkregen controle-informatie voldoende en geschikt is als basis voor ons oordeel.
De met u afgesproken goedkeurings- en rapporteringstoleranties Op grond van het Bado stelt de raad de goedkeuringstolerantie vast die de accountant bij zijn jaarrekeningcontrole dient te hanteren. Op grond van de jaarrekening 2 0 1 3 bedraagt de goedkeuringstolerantie voor fouten afgerond € 1.060.000 (1%) en voor onzekerheden € 3 . 1 8 0 . 0 0 0 (3%). Deze goedkeuringstolerantie is een kwantitatief criterium. De uiteindelijke oordeelsvorming is echter altijd een combinatie van kwalitatieve en kwantitatieve afwegingen. De rapporteringstolerantie, de maatstaf die geldt voor het rapporteren van fouten en onzekerheden, is voor de gemeente Woerden gelijk aan de goedkeuringstolerantie.
Onafhankelijkheid en controleproces Bijlage 3: Ons controleproces
Frauderisico's Onze controle dient zodanig te worden gepland en uitgevoerd dat een redelijke mate van zekerheid wordt verkregen dat de jaarrekening geen onjuistheden van materieel belang als gevolg van fouten of fraude bevat (Standaard 240 De verantwoordelijkheden van de accountant met betrekking tot fraude in het kader van een controle van financiële overzichten). Door de beperkingen die inherent zijn aan een controle, bestaat er een onvermijdbaar risico dat sommige afwijkingen in de financiële overzichten niet zullen worden ontdekt, zelfs wanneer de controle naar behoren is gepland en uitgevoerd overeenkomstig de Standaarden. Onze controlewerkzaamheden omvatten mede de volgens Standaard 240 vereiste werkzaamheden, zoals brainstorming, het verzamelen van informatie met het oog op het vaststellen van en reageren op het risico van fraude en het uitvoeren van bepaalde werkzaamheden gericht op het risico van het doorbreken van interne beheersmaatregelen door het management, met inbegrip van inzage in journaalboekingen, beoordeling van schattingen en evaluatie van zakelijke redenen voor significante ongebruikelijke transacties. De primaire verantwoordelijkheid voor het voorkomen en ontdekken van fraude berust bij het college van burgemeester en wethouders. Het is van belang dat het management, onder toezicht van raad, sterk de nadruk legt op het voorkomen van fraude, waardoor de gelegenheden tot het plegen van fraude kunnen afnemen, alsmede op het ontmoedigen daarvan, waardoor personen ervan kunnen worden weerhouden om fraude te plegen omwille van de waarschijnlijkheid dat die wordt ontdekt en bestraft.
Pagina 26
Aanbevelingen accountant n.a.v. de interimcontrole en controle jaarrekening 2013 In de managementletter 2013 en het accountantsverslag jaarrekening 2013 zijn de bevindingen en aanbevelingen opgenomen, onderstaand overzicht geeft een beeld van de voortgang en status van de nog openstaande bevindingen door de accountant:
Onderwerp
Aanbeveling
Toelichting
Status 2014
Team
Verbijzonderde interne controle
De timing en fasering van de verbijzonderde interne controle aanpassen. Door het aanpassing hiervan ontstaat de kans om werkdruk beter te kunnen spreiden en de tijdsdruk rondom het jaarrekeningtraject te verlagen.
Zie hiervoor het rapport van bevindingen E&Y (d.d. 16-12-2013) (blz. 11, 4.2 Dynamisering en modernisering verbijzonderde interne controle).
Onderhanden. Er is inmiddels een gesprek met EY geweest. Er wordt momenteel gewerkt aan een notitie optimaliseren interne controle. Implementatie staat gepland voor het controlejaar 2015.
Concernzaken
Verbijzonderde interne controle
De interne controle op de processen met een laag risico rouleren over een tijdsperiode van drie jaar. Dit kan alleen als er geen belangrijke wijzigingen zijn doorgevoerd in de administratieve organisatie.
Zie hiervoor het rapport van bevindingen E&Y (d.d. 16-12-2013) (blz. 11, 4.2 Dynamisering en modernisering verbijzonderde interne controle).
Onderhanden. Er is inmiddels een gesprek met EY geweest. Er wordt momenteel gewerkt aan een notitie optimaliseren interne controle. Implementatie staat gepland voor het controlejaar 2015.
Concernzaken
SISA
De bestaande risicoanalyses verder concreet maken en aanvullen met beheersingsmaatregelen. Daarnaast wordt geadviseerd de benoemde interne beheersingsmaatregelen onderdeel te maken van de rechtmatigheidtoetsing.
Zie hiervoor het rapport van bevindingen E&Y (d.d. 7-1-2013) (blz. 20, 5.9 SISA).
Onderhanden. Inmiddels zijn alle SISA-regelingen voorzien van een risicoanalyse, i.o.m. EY volgt er nog een verdere verdiepingsslag.
Concernzaken.
Onderhanden. Stapsgewijs wordt het risicomanagement naar niveau 5 gebracht. De eerste stappen die zijn gezet: - Inventarisatie en monitoring van de risico’s worden in de maandrapportages opgenomen. - Er is sprake van een uniforme methodiek waarbij aandacht wordt gevraagd voor de afstemming. De risico’s worden nauwlettend gevolgd. Bij de bestuursrapportages vindt een check plaats (kwantificering wordt per half jaar uitgevoerd).
Concernzaken
Risicomanagement
Om het risicomanagement naar niveau 5 (hoogste niveau) te brengen worden er een drietal aanbevelingen gedaan, zijnde: 1. Het proces van inventariseren en monitoren van de risico’s frequent uit laten voeren door de verschillende teams. 2. Invoeren van een uniforme methodiek van rapporteren van de geïdentificeerde risico’s voor de verschillende teams. 3. Verder inbedden van het risicomanagement in de processen en dagelijkse bedrijfsvoering. In de paragraaf Weerstandsvermogen is opgenomen in hoeverre de gemeente in staat is financiële risico’s op te vangen d.m.v. het weerstandsvermogen. Hiervoor is een risico-inventarisatie uitgevoerd en zijn de risico’s gekwantificeerd. Geadviseerd wordt om de risico’s nauwlettend te blijven volgen en de kwantificering aan te passen indien nieuwe informatie beschikbaar komt.
Zie hiervoor het accountantsverslag EY (d.d. 4 juni 2014) (blz. 7 en 8, Risicomanagement). Zie hiervoor het accountantsverslag EY (d.d. 4 juni 2014) (blz. 13, Weerstandsvermogen).
Investeringen
Het in kaart brengen van de effecten van de wet Hof en schatkistbankieren. Door middel van het (periodiek) opstellen van liquiditeitsprognoses, investeringsplanningen en scenarioanalyses kan de concrete impact van deze ontwikkelingen op de gemeente Woerden vastgesteld worden.
Zie hiervoor het rapport van bevindingen E&Y (d.d. 7-1-2013) (blz. 11/12, 3.3 Management-informatie omtrent investeringen).
Onderhanden. Er wordt gewerkt aan een nieuwe treasuryrapportage, waarin de volgende onderwerpen aan bod komen: liq.prognose/kort en lang geldleningen en het verloop EMU saldo Eind juli 2014 is dit gereed, waarna de vaststelling door het college van B&W kan plaatsvinden.
Financiën
Crediteurenstamgegevens
Het autoriseren van de mutatielijst crediteurenstamgegevens verder te borgen in het werkproces. Hierbij is het wenselijk dat in de interne controle een toets hierop wordt genomen.
Zie hiervoor het rapport van bevindingen E&Y (d.d. 7-1-2013) (blz. 14/15, 4.4 Interne controle op de crediteuren-stamgegevens).
Onderhanden. De interne beheersingsmaatregel wordt opgenomen in het interne controleplan en meegenomen in de verbijzonderde interne controle.
Financiën
Invoering SEPA/IBAN Zorgdragen voor een tijdige implementatie om te kunnen voldoen aan de vereisten omtrent SEPA/IBAN (ingaande 1-82014).
Zie hiervoor het rapport van bevindingen E&Y (d.d. 16-12-2013), (blz. 12, 5.3 Invoering SEPA/IBAN).
Afgerond. De implementatie is gereed. De gemeente Woerden voldoet Financiën aan de vereisten omtrent SEPA/IBAN.
Verplichte IT-audit
Om te voldoen aan de ICT-beveiligingsrichtlijn voor webapplicaties met een DigiD-koppeling moet op korte termijn een assessment worden uitgevoerd in hoeverre de beveiligingen zijn geïmplementeerd en zichtbaar zijn gemaakt. Geadviseerd wordt om het aantal koppelingen met DigiD te minimaliseren aangezien per koppeling een IT-audit moet plaatsvinden.
Zie hiervoor het rapport van bevindingen E&Y (d.d. 7-1-2013) (blz. 21, 6.2 Verplichte IT-audit).
Afgerond. De DigiD audit is geweest en de gemeente is goedgekeurd. Informatie- en communicatietechniek
Interne controle automatisering
Het huidige interne controleplan uitbreiden met het onderdeel Automatisering (IC rondom logische toegangsbeveiliging, change-managementprocedures en back-up en recovery).
Zie hiervoor het rapport van bevindingen E&Y (d.d. 7-1-2013) (blz. 21, 6.3 Interne controle op automatisering).
Onderhanden. Dit wordt opgepakt in combinatie met het team informatiebeleid.
Informatie- en communicatietechniek
Onderwerp
Aanbeveling
Ferm Werk
De wederzijdse rechten en verplichtingen met Ferm Werk inzake de uitvoering van Sociale Zaken verder vorm te geven en formeel vastleggen in een dienstverleningsovereenkomst. Maak adequate afspraken met Ferm Werk over de informatievoorziening aan de eigen organisatie. Specifieke aandacht voor: vastlegging van de gemaakte afspraken en monitoring op de naleving hiervan. Maak tijdige afspraken met directie van Ferm Werk over de tijdige aanlevering van een controleverklaring over het jaar 2014 ten behoeve van de jaarrekening van de gemeente Woerden.
Actualisatie grondexploitaties
Zorgdragen voor een tijdige actualisatie van de grondexploitatieberekeningen.
Overheveling onderhoud onderwijshuisvesting
Het ministerie van OCW werkt aan een wetsvoorstel voor de overheveling van het buitenonderhoud primair onderwijs naar schoolbesturen. Naar verwachting treedt deze wet in per 1 januari 2015. Geadviseerd wordt om tijdig in overleg te treden met de schoolbesturen omtrent de overheveling van de taken en het budget. Gezien de korting op de middelen t.b.v. de onderwijshuisvesting dienen er afspraken te worden gemaakt om deze bezuinigingstaakstelling op te vangen vanaf het begrotingsjaar 2015.
Bouwleges
Tariefcontrole
Decentralisaties sociale domein
Zie hiervoor het rapport van bevindingen E&Y (d.d. 7-1-2013) (blz. 16/17, 5.4 Het Nieuwe Werkbedrijf). Zie hiervoor het rapport van bevindingen E&Y (d.d. 16-12-2013), (blz. 12, 5.2 Oprichting Ferm Werk).
Team
Onderhanden. Onderwijs, De raad heeft in juni een zienswijze vastgesteld met betrekking tot welzijn en zorg de dienstverleningsprocedure en deze toegestuurd aan het Algemeen Bestuur Ferm Werk. Het AB Ferm Werk stelt de DVO vast. Afspraak is dat elke kwartaal door Ferm Werk wordt gerapporteerd. Zowel inhoudelijk (voortgang DVO) als financieel. Onder andere naar aanleiding van opmerkingen van de raad is de discussie gaande over exacte inhoud en het verkorten van de termijnen. Naar verwachting leidt dit tot aangescherpte afspraken per 1 jan. 2015. Actiepunt team Financiën. Vastgoed
Onderhanden. De gemeente is in gesprek met de schoolbesturen om de transitie efficiënt te laten verlopen.
Vastgoed
Onderzoeken of de vaste lasten die samenhangen met het Zie hiervoor het rapport van bevindingen proces van omgevingsvergunningen en bouwleges nader in lijn E&Y (d.d. 7-1-2013) (blz. 10/11, 3.2 gebracht kunnen worden met de afgenomen baten. Totstandkoming van de bouwleges).
Onderhanden. In de tweede helft van 2014 komt er een plan waarin de toekomst vergunningverlening wordt voorgelegd aan de directie. Hierin wordt vooral gekeken naar de kostendekkendheid.
Vergunningen, toezicht en handhaving
De ingevoerde tarieven inzake omgevingsvergunningen zichtbaar te controleren aan de hand van de vigerende legesverordening. Aanvullende opmerking IC-functionaris: het is belangrijk dat deze controle goed zichtbaar wordt vastgelegd! Geen zichtbare vastlegging betekent geen controle uitgevoerd. De actuele ontwikkelingen op dit gebied nauw te volgen en de risico’s periodiek te beoordelen zodat de gemeente in staat is tijdig in te spelen op de financiële gevolgen.
Zie hiervoor het rapport van bevindingen E&Y (d.d. 7-1-2013) (blz. 15, 5.1 Invoer tarieven omgevingsvergunningen).
Onderhanden. Dit wordt uitgevoerd door Evert Muis, tevens zijn we gestart met het digitaal vergunnen, hierdoor komen alle afschriften van vergunningen automatisch bij vergunningen.
Vergunningen, toezicht en handhaving
Zie hiervoor het accountantsverslag EY (d.d. 4 juni 2014) (blz. 7, Decentralisaties sociale domein).
Onderhanden. Het betreft hier een programmatische aanpak, waarbij de actuele ontwikkelingen nauw gevolgd worden. De risicoanalyse transformatie sociaal domein Woerden-Oudewater wordt als onderdeel van diverse stukken m.b.t. dit onderwerp in de raad van 25 september 2014 behandeld. Onderhanden. Binnen werkgroepen worden de werkprocessen t.b.v. de twee gemeenten “in elkaar geschoven”. Daarbij worden kwaliteitsnormen, rechtmatige uitvoering, interne controle meegenomen. In het project bedrijfsvoering worden P&C-cycli van beide gemeenten gesynchroniseerd, tevens worden op stuurgroepniveau afspraken gemaakt m.b.t. invulling van opdrachtgever- en –nemerschap, en over de informatievoorziening aan de Raden. In de Dienstverleningsovereenkomst die eind 2013 is vastgesteld zijn bepalingen opgenomen die van toepassing zijn op niet-nakomen van afspraken. De projectgroep juridische zaken voert de regie over de totstandkoming van de uitvoeringsovereenkomsten per werkveld. Hiermee is de juridische check “ingebouwd”. Binnen het programma houdt de programmacontroller een permanent overzicht bij van risico’s en maatregelen.
Programmamanager
hhgh
Afgerond
hhgh
Onderhanden
Maak heldere afspraken over de volgende aspecten: 1. Kwaliteitsnormen van de bedrijfsprocessen. 2. Rechtmatige uitvoering van de bedrijfsprocessen. 3. Het uitvoeren van interne controle. 4. Informatievoorziening aan de gemeente Oudewater (inhoud en frequentie). 5. Bepalingen omtrent het niet nakomen van de afspraken. Laat een juridische check uitvoeren op mogelijke leemtes danwel risico’s in de samenwerkingsovereenkomsten. Hierbij kan bijvoorbeeld gelet worden op het aansprakelijkheidsrisico dat de gemeente Woerden heeft. Op deze wijze komt de gemeente Woerden in de toekomst niet voor verrassingen te staan.
Nog niet gestart
Zie hiervoor het rapport van bevindingen E&Y (d.d. 16-12-2013) (blz. 11, 5.1 Actualisatie grondexploitatieberekeningen). Zie hiervoor het accountantsverslag EY (d.d. 4 juni 2014) (blz. 21, Overheveling onderhoud onderwijshuisvesting).
Status 2014
Onderhanden. Is onder de aandacht.
Samenwerking gemeente Oudewater
hhgh
Toelichting
Zie hiervoor het accountantsverslag EY (d.d. 4 juni 2014) (blz. 8, Samenwerking gemeente Oudewater).
Programmamanager
