Nederlandse OK-Dagen NH Koningshof - Veldhoven
11 en 12 oktober 2016
Sponsorbrochure
1
INHOUDSOPGAVE Algemeen Inhoudsopgave ............................................................................... Van de organisatie........................................................................... De voorbereidingscommissie ......................................................... Algemene congresinformatie en (NIEUW) OK-Dagen Kidz............
pagina 2 pagina 3 pagina 4 pagina 5
Programma 2016 Wetenschappelijk programma ....................................................... Congresdiner en informele get-together ........................................
pagina 6 pagina 6
Instructie De website ..................................................................................... Opening inschrijfprocedure ............................................................ Inschrijfprocedure ..........................................................................
pagina 7 pagina 7 pagina 7
Algemene informatie (ook voor standbouwers) Locatie en route ............................................................................. Op- en afbouwtijden ....................................................................... Afmetingen .....................................................................................
pagina 8 pagina 9 pagina 9
Sponsormogelijkheden iPad challenge ............................................................................... Sponsorpakketten .......................................................................... Overige sponsormogelijkheden ...................................................... Meubilair en apparatuur ................................................................. Advertenties ................................................................................... Inserts congrestassen .................................................................... Catering ..........................................................................................
pagina 10 pagina 11 pagina 13 pagina 14 pagina 15 pagina 16 pagina 17
Hotelkamers Het boeken van hotelkamers .........................................................
pagina 18
Wet- en regelgeving De CGR, GMH en het transparantieregister...................................
pagina 19
Registratievoorwaarden Definities en voorwaarden OK-Dagen ...........................................
pagina 19
Contactgegevens .........................................................................
pagina 20
2
Van de organisatie. Geachte relatie, De Nederlandse OK-Dagen is Nederlands grootste interdisciplinaire bijeenkomst voor iedere (paramedische) zorgprofessional die de operatiekamer en recovery tot zijn/haar vakgebied rekent. Gedurende de dagen brengen tal van binnen- en buitenlandse sprekers niet alleen de nieuwste ontwikkelingen voor het voetlicht, ook worden o.a. de handvatten aangereikt voor de dagelijkse klinische praktijk, zijn er hands-on trainingen, worden case-reports besproken, presenteren de studenten in „Jong Talent“ hun afstudeerprojecten en krijgen firma’s vertegenwoordigd op de beurs de mogelijkheid om een workshop binnen het programma te verzorgen. Het is ons een groot genoegen dit belangrijkste OK-symposium in 2016 bij u aan te kondigen. Deze editie zal plaatsvinden op 11 en 12 oktober 2016 in NH Conference Koningshof te Veldhoven en zal, naar verwachting, worden bijgewoond door circa 900 deelnemers, waaronder leidinggevenden, teamleiders, vakspecialisten, medewerkers anesthesie en operatieassistenten, recoveryverpleegkundigen, docenten, praktijkopleiders, NP-ers, PA'ers, leerlingen, inkopers, beoefenaren van de nieuwe beroepen op de OK en iedere andere niet genoemde zorgprofessional. Wij nodigen u uit om u vanaf 15 februari 2016 via onze website aan te melden als sponsor van de Nederlandse OK-Dagen. In deze brochure kunt u alle benodigde informatie op overzichtelijke wijze terugvinden en wordt u – middels een compleet scala aan mogelijkheden – in de gelegenheid gesteld om gedurende de congresdagen uw firma te presenteren en profileren. Naar eigen inzicht en budget kunt u zelf de locatie van uw stand en de hoogte van uw sponsorbijdrage bepalen, zonder dat u afhankelijk bent van de indeling of toewijzing door de congresorganisatie. Indien u van ons een officieel sponsorverzoek, een geconsolideerde begroting wenst te ontvangen of mocht u verder nog vragen hebben, dan kunt u zich wenden tot ons congressecretariaat. Het secretariaat is bereikbaar op 046-4000671 of via
[email protected]. Samen met u willen wij ons ten doel stellen om ook van deze editie van de Nederlandse OKDagen een succesvolle meeting te maken. Wij hopen u als sponsor van het symposium te mogen verwelkomen en verheugen ons op uw aanwezigheid tijdens De Dagen.
Met vriendelijke groet, namens de organisatie, Monique Scheffens Congrescoördinator
3
De voorbereidingscommissie Sectie Leidinggevenden: Dhr. C. Magermans, leidinggevende OK Mw. H. Fischer, leidinggevende OK Sectie Chirurgie: Mw. H. Camps, operatie assistent Mw. A. Eppinga, senior operatieassistent en praktijkopleider OA Dhr. B. Hansen; specialisme-oudste OA Mw. L. Houtstra, opleider OA Mw. Y. Oversteeg, teamleider OA Mw. M. Dongstra, praktijkopleider OA Sectie Anesthesie: Mw. A. van Dijck; praktijkopleider Mw. A. Koburg, Anesthesie medewerker Mw. H. Karsten, anesthesie medewerker Dhr. A. Tompkins, senior en opleider kinderanesthesie Mw. K. Goudsmits ,anestesiemedewerker Mw. L. Dorrestein, anesthesia medewerker Mw. P. van Duineveld, PA anesthesie, NAPA Sectie Recovery: Dhr. E. van Rouwendal, IC/senior verpleegkundige Mw. R. Herijgers, recovery verpleegkundige Mw. R. van de Zand, recovery verpleegkundige …en vertegenwoordigers van de industrie (zie hiervoor het programma) Onze dank gaat uit naar de vele collega's en afdelingen die uit alle bovenstaande geledingen ons tips, sprekers en suggesties hebben gedaan!
4
Algemene congresinformatie Omschrijving: De Nederlandse OK-Dagen is een tweedaags interdisciplinair symposium bedoeld voor leidinggevenden, teamleiders, vakspecialisten, medewerkers anesthesie en operatieassistenten, recoveryverpleegkundigen, docenten, praktijkopleiders, NP-ers, PA'ers, leerlingen, inkopers en beoefenaren van de nieuwe beroepen op de OK en iedere andere niet genoemde zorgprofessional die de operatiekamer en recovery tot zijn/haar vakgebied rekent. Deelnemersaantal: Jaarlijks nemen ca. 900 beroepsbeoefenaren deel aan het symposium. Congrestaal: De sessies worden in beginsel in het Nederlands gepresenteerd. Sprekers: Jaarlijks worden ongeveer 60 Nederlandse en buitenlandse sprekers uitgenodigd als keynote speaker. Wetenschappelijk programma: Gedurende de dagen brengen tal van binnen- en buitenlandse sprekers niet alleen de nieuwste ontwikkelingen voor het voetlicht, ook worden o.a. de handvatten aangereikt voor de dagelijkse klinische praktijk, zijn er hands-on trainingen en worden case-reports besproken, presenteren de studenten in „Jong talent“ hun afstudeerprojecten en krijgen firma’s vertegenwoordigd op de beurs de mogelijkheid om een workshop binnen het programma te verzorgen. Venue en congreshotel: NH Conference Centre Koningshof Locht 117 5504 RM Veldhoven (NL) NIEUW: Voorafgaand aan de Nederlandse OK-Dagen (20 oktober 2016) organiseert de Stichting AcaMedic een satelliet symposium: De OK-Dagen Kidz. Dit symposium concentreert zich in 2016 op de pediatrische luchtweg. Alle informatie omtrent dit symposium kunt u vanaf 14 maart 2016 vinden op www.okdagenkidz.nl
5
Wetenschappelijk programma U ontvangt deze brochure op het moment dat de samenstelling van het wetenschappelijk programma van de OK-Dagen nog niet helemaal is afgerond. Op onze website kunt u in het horizontale menu de actuele stand van zaken rondom het programma terugvinden, overzichtelijk per dag onderverdeeld in een programma en een achtergrondendeel. Door het klikken op de betreffende linkjes kunt u de pdf-versies downloaden. Congrediner en informele get-together Belangrijk: Het congresdiner en de informele get- als zodanig, onderdelen of faciliteiten daarvan kunt/mag u niet sponsoren. De kosten van het hiervan worden uitsluitend betaald uit de bijdragen van de congresdeelnemers. Wel mag u aanwezig zijn bij het diner en de get-together dat aansluitend aan het wetenschappelijk programma van de eerste congresdag plaatsvindt. Ieder jaar wordt aan het sociaal programma een thema verbonden. Raadpleegt u voor meer informatie onze website. De organisatie stelt kleding die aansluit bij het thema natuurlijk erg op prijs. Het diner bestaat uit een rijkelijk buffet, met daarna een dansfeest en voor diegenen die rustig met collega’s bij willen praten een gezellig en naar het thema ingerichte lounge.
6
De website Omdat de opening van de inschrijfprocedure traditiegetrouw wordt gekenmerkt door veel inschrijvingen in het eerste uur, is het verstandig om u vooraf goed te informeren op welke pagina u moet zijn om u te kunnen inschrijven. Blader dus ruim van tevoren door de site om de juiste informatie te vinden, uw keuzes te maken en uw weg te vinden. Als u hulp wilt bij het zoeken neem dan contact op met ons secretariaat. Opening inschrijfprocedure Inschrijven als sponsor voor de Nederlandse OK-Dagen kan vanaf 7 maart om 10.00 uur in de ochtend. Omdat het soms bij het bemachtigen van de gewenste standplaats om seconden gaat, houden wij bij het openen van de registratiemodule precies de tijd van www.dewereldklok.nl aan. Inschrijfprocedure De inschrijfprocedure voor sponsoren vindt plaats in 2 stappen. Stap 1: Via www.okdagen.nl >> Inschrijven sponsoren >> Inschrijven komt u op de betreffende pagina. U klikt dan op het linkje „Ik wil me nu inschrijven“. De registratiemodule opent zich en u vult uw bedrijfsnaam en het emailadres in op de betreffende pagina van de website. Tevens maakt u een keuze uit de beschikbare sponsorpakketten/posities en geeft u een tweede en derde keus aan. U klikt op "Ga verder". U komt in het vervolgmenu van de registratie, echter uw aanmelding is dan al bij het secretariaat ontvangen, u kunt uw tijd nemen voor de vervolgstappen! Stap 2: Op de vervolgbladzijden kunt u aansluitend de factuurgegevens en alle overige gegevens naar wens invullen. Gedane reserveringen kunt u tussentijds zelf wijzigen, aanvullen of verwijderen (m.u.v. het sponsorpakket of standruimte). De factuur ontvangt u nadat u uw factuurgegevens heeft ingevuld (doe dit laatste svp tijdig, zorgvuldig en volledig). Tevens ontvangt u op het door u aangegeven emailadres een bevestiging met daarbij een link om uw registratie op een later tijdstip te kunnen wijzigen en/of aanvullen. -
Zorg dat u alle gevraagde gegevens juist en volledig invult. Alle congresbescheiden worden gestuurd naar het emailadres dat u straks opgeeft in het registratiesysteem. Zorg dat u uw mailadres juist en zorgvuldig intypt. Onjuiste emailadressen of ingestelde filters kunnen in het ergste geval leiden tot het verwijderen van uw reserveringen, omdat wij aan u gestuurde emails als "onbestelbaar" terugontvangen. Controleer altijd dat u alle bescheiden heeft ontvangen en bewaar deze zorgvuldig.
Realiseert u zich dat u - door u in te schrijven als sponsor - akkoord gaat met alle voorwaarden en richtlijnen. Lees deze, voordat u zich gaat inschrijven, goed door.
7
Locatie en route Venue en congreshotel: NH Conference Centre Koningshof Locht 117 5504 RM Veldhoven (NL) Tel: +31 (0)40 253 74 75 www.nh-hotels.nl
VANUIT ‘s HERTOGENBOSCH: • • • • •
Volg de A2 richting Eindhoven Volg de N2, afslagroute 29 t/m 33 richting Waalre/Veldhoven Bij afslag 32 Veldhoven verlaat u de snelweg Onder aan de afslag gaat u rechtsaf en vervolgens volgt u de borden Koningshof Na ca. 3 km rechtdoor vindt u aan de linkerkant NH Koningshof. VANUIT BREDA / TILBURG:
• • • • •
Volg de A58 richting Veldhoven Volg de N2, afslagroute 29 t/m 33 richting Waalre/Veldhoven Bij afslag 32 Veldhoven verlaat u de snelweg Onder aan de afslag gaat u rechtsaf en vervolgens volgt u de borden Koningshof Na ca. 3 km rechtdoor vindt u aan de linkerkant NH Koningshof. VANUIT VENLO:
• • • • •
Volg de A67 richting Eindhoven Volg de N2, afslagroute 29 t/m 33 richting Veldhoven Bij afslag 32 Veldhoven verlaat u de snelweg Onder aan de afslag gaat u linksaf en vervolgens volgt u de borden Koningshof Na ca. 3 km rechtdoor vindt u aan de linkerkant NH Koningshof. VANUIT MAASTRICHT:
• • • • •
Volg de A2 richting Eindhoven Volg de N2, afslagroute 29 t/m 33 richting Waalre/Veldhoven Bij afslag 32 Veldhoven verlaat u de snelweg Onder aan de afslag gaat u linksaf en vervolgens volgt u de borden Koningshof Na ca. 3 km rechtdoor vindt u aan de linkerkant NH Koningshof. VANUIT ANTWERPEN / TURNHOUT:
• • • •
Volg de A67 richting Eindhoven Bij afslag 32 Eersel verlaat u de snelweg Vervolg de route linksaf (3/4) op de rotonde richting Steensel Ongeveer 3 km na Steensel richting Veldhoven vindt u aan de rechterkant NH Koningshof.
8
Op- en afbouwtijden Opbouwdag industrie en organisatie: Maandag 10 oktober vanaf 11.00 uur tot en met 22.00 uur Dinsdag 11 oktober vanaf 07.00 uur tot en met 08.30 uur Expositie-afbouw: woensdag 12 oktober vanaf 16.30 uur. NB. Afwijkende tijden uitsluitend op aanvraag en na goedkeuring van de organisatie. Afmetingen Beurshallen; download de dwarsdoorsnede op de site! Kempen- en Genderhal Totale opppervlakte bedraagt ca 1.540 vierkante meter Hoogte Kempenhal Hoogte Genderhal Bodem
: 3.90 meter : 3.90 meter : tapijt
De toegang tot expositieruimte voor (vracht-)auto's bevindt zich aan de achterkant van het congrescentrum. Volgt u de borden op het terrein van het congrescentrum. Standindeling: Voor de oppervlakte van de individuele stands raadpleegt u de inhoud van de sponsorpakketten elders in deze brochure. Voor de indeling raadpleegt u de plattegrond die u op de website kunt terugvinden. Standaard faciliteiten: Bij de prijs van de sponsorpakketten zijn inbegrepen stroompunten van 220V, verwarming, WiFi internetverbinding en schoonmaakkosten (rondom de stand, niet in de stand). Niet inbegrepen zijn meubilair, (audiovisuele) apparatuur, water, extra afvalverwijdering en overige zaken. Indeling beurs: De positie op de beurs is bepaald door de organisatie, toewijzing geschiedt op volgorde van binnenkomst. Mocht u afwijkende wensen hebben, neemt u dan contact op met de organisatie. Plattegrond Omdat de plattegrond in de aanloop naar het symposium veranderingen kan ondergaan vanwege wensen van individuele sponsoren, hebben wij er voor gekozen om in deze brochure geen plattegrond op te nemen. Voor de actuele plattegrond van de expositiebeurs verwijzen wij u naar onze website. Tevens vindt u op die pagina een overzicht van sponsoren die zich reeds hebben ingeschreven. We streven er naar om de plattegrond zo actueel mogelijk te houden. Zie ook de voorwaarden m.b.t. de indeling van de expositiebeurs.
9
iPad-challenge Hoe werkt het? De organisatie maakt voor alle exposanten met uitzondering van de C-exposanten een themagerelateerde vraag. Deze vragen worden gebundeld op een wedstrijdformulier welke alle deelnemers in hun congrestas aantreffen. De antwoorden zijn bij alle participerende bedrijven in de stand te vinden. U hoeft niets te doen, u ontvangt van ons de vraag, het antwoord en een formulier om zichtbaar in uw stand op te hangen om te laten zien dat u meedoet met de iPadchallenge. Aan u om aan deze extra toeloop aandacht te besteden door het antwoord niet zichtbaar op te hangen. U kunt er natuurlijk ook voor kiezen om het antwoord zichtbaar op te hangen, hetgeen het contactmoment wellicht teniet doet. Het iPad-challenge wedstrijdformulier van de deelnemer De 1e kolom vermeldt het standnummer, de 2e kolom vermeldt de bijbehorende firma, in de 3e kolom staat de vraag die bij deze firma hoort en in de 4e kolom staan 3 letters vermeld waarvan of de A, of de B, of de C het juiste antwoord is. De juiste letter moet hij/zij omcirkelen. Om de juiste letter op de vraag te vinden, brengt de deelnemer een bezoekje aan de bijbehorende stand. In die stand vindt hij 3 mogelijke antwoorden op de vraag: Antwoord A, Antwoord B of Antwoord C.(Na een gesprekje met uw personeel) Eén van deze antwoorden is het juiste antwoord en hij omcirkelt op het formulier de letter van het juiste antwoord. Als hij klaar is, dan levert hij het formulier in bij het INFOPOINT van de organisatie dat te vinden is op de beurs. Uitreiking van de iPad’s Alle ingeleverde formulieren worden gecontroleerd en de goed ingevulde formulieren worden verzameld. Uit alle goed ingevulde formulieren wordt een winnend formulier getrokken. Dit gebeurt direct na afloop van de laatste sessie op dag 1 en op dag 2 in de plenaire zaal. Belangrijk De iPad’s worden ZONDER ENIGE UITZONDERING alleen uitgereikt aan deelnemers die aanwezig zijn bij de uitreiking. De iPad’s worden niet nagezonden of meegegeven aan een collega, etc. Trekken wij een winnend formulier van iemand die niet aanwezig is, dan vervalt deze trekking en volgt er een nieuwe trekking, net zolang totdat de iPad’s door een winnaar in ontvangst zijn genomen. Nog vragen? Mail ons even
[email protected]
10
Sponsorpakketten Platina hoofdsponsor: € 4.600,00 - Standruimte van 25 vierkante meter - Vermelding als hoofdsponsor op website met link - Vermelding als hoofdsponsor op aankondigingen - Vermelding als hoofdsponsor met logo in de zalen - Deelname iPad Challenge voor deelnemers - 1 A4 pagina advertentie in het programmaboek (zw/w, binnenwerk) - Stroomvoorziening 220V, met 3 aansluitpunten - Schoonmaakkosten rondom stand (niet in de stand) Gouden sponsor: € 3.300,00 - Standruimte van 16 vierkante meter - Vermelding als gouden sponsor op website met link - Vermelding als gouden sponsor op aankondigingen - Vermelding als gouden sponsor in de zalen - Deelname iPad Challenge voor deelnemers - 1 A5 liggende pagina advertentie in het programmaboek (zw/w, binnenwerk) - Stroomvoorziening 220V, met 3 aansluitpunten - Schoonmaakkosten rondom stand (niet in de stand) Zilveren sponsor: € 2.450,00 - Standruimte van 12 vierkante meter - Vermelding als zilveren sponsor op website met link - Vermelding als zilveren sponsor op aankondigingen - Vermelding als zilveren sponsor in de zalen - Deelname iPad Challenge voor deelnemers - 1 A6 staande pagina advertentie in het programmaboek (zw/w, binnenwerk) - Stroomvoorziening 220V, met 3 aansluitpunten - Schoonmaakkosten rondom stand (niet in de stand) Standruimte 10 vierkante meter (A-stands): € 1.950,00 - Standruimte van 5 x 2 meter - Deelname iPad Challenge voor deelnemers - 2 tafels (160 x 80 cm) en 4 stoelen - Stroomvoorziening 220V, met 3 aansluitpunten - Schoonmaakkosten rondom stands (niet in de stand) Standruimte 8 vierkante meter (B-stands): € 1.750,00 - Standruimte van 4 x 2 meter - Deelname iPad Challenge voor deelnemers - Stroomvoorziening 220V, met 3 aansluitpunten - Schoonmaakkosten rondom stands (niet in de stand) Standruimte 6 vierkante meter (C-stands): € 1.500,00 - Standruimte van 3 x 2 meter - Stroomvoorziening 220V, met 3 aansluitpunten - Schoonmaakkosten rondom stands (niet in de stand) Outdoor sponsor: Samenstelling pakket in overleg met de organisatie.
11
Sponsorpakketten (vervolg) Belangrijk: In tegenstelling tot voorgaande jaren zijn de sponsorpakketten exclusief: - dagarrangementen voor het standpersoneel - toegangskaarten voor het congresdiner en de informele get-together - standaard meubilair De reden hiervoor ligt in het feit dat sponsoren in het verleden – middels de sponsorpakketten – arrangementen of meubilair betaalden zonder er volledig gebruik van te maken. Vanaf 2016 betaalt u uitsluitend datgene wat u afneemt. Ter compensatie hiervan heeft de organisatie de tarieven van de sponsorpakketten omlaag gebracht. U betaalt dus minder voor het sponsorpakket en de arrangementen en meubilair worden separaat aan u gefactureerd op basis van wat u daadwerkelijk afneemt.
12
Overige sponsormogelijkheden De organisatie maakt u attent op de onderstaande extra mogelijkheden om uw bedrijf te presenteren en profileren. Congretassen voorzien van uw bedrijfsnaam en/of logo. De organisatie stelt de congrestas beschikbaar en wordt voorzien van maximaal 4 corporate logo’s. Prijs: € 750,00 Keycords (exclusieve sponsoring) voorzien van uw bedrijfsnaam en/of logo die aan de badgehouder wordt bevestigd. U heeft de keuze om de keycords zelf aan te leveren of om de organisatie te verzoeken keycords voor u tegen kostprijs te leveren. Belangrijk: in het kader van de CGR regelgeving verzoeken wij u onderscheid te maken in keycords voor voorschrijvende deelnemers (PA’ers en medici) (100) en keycords voor overige deelnemers en industrie (800). Deze dienen gescheiden aangeleverd te worden. Transfers van NS Eindhoven naar NH Koningshof v.v. De organisatie maakt gebruik van pendelbussen voorzien van uw naam en logo. Deze bussen zorgen voor het vervoer van de deelnemers die aangegeven hebben met het openbaar vervoer te reizen. Prijs: € 500,00 Animatie in of om uw stand Animatie of andere attracties in of om uw stand is uiteraard mogelijk, mits de aard en wijze binnen de geldende verordeningen van het congrescentrum is toegestaan en de animatie geen gevaar, hinder of (geluids-)overlast veroorzaakt voor de deelnemers, sprekers en andere exposanten. Ter voorkoming van het inhuren van niet toegestane animatie of soortgelijke animatie door een andere exposant vragen wij u uw suggesties aan te melden bij het congressecretariaat voor overleg. Tevens kunnen wij voor u desgewenst animatie arrangeren. De organisatie brengt hiervoor wel een bemiddelingsvergoeding in rekening.
13
Meubilair en apparatuur Mocht u gebruik willen maken van extra technische faciliteiten of van standaard meubilair, dan kunt u deze bestellen via het registratiesysteem voor sponsoren. Mocht u afwijkende wensen hebben, neemt u dan contact op met de organisatie voor de mogelijkheden. Meubilair: - Afgerokte tafel - Stoel - Afgerokte sta-tafel - Standaard barkruk - Plant - Posterbord
€ € € € € €
35,00 30,00 35,00 30,00 30,00 35,00
Vraag naar de prijzen voor extern in te huren design-meubilair. Apparatuur : - Krachtstroom - Laptop - Beamer en scherm - DVD-speler en beeldscherm
€ € € €
300,00 100,00 150,00 120,00
De genoemde prijzen zijn geldig voor de gehele congresperiode.
14
Advertenties Deadline aanlevering Het vormgeven van de programmaboeken vergt veel tijd en aandacht. Om uw advertentie goed en zorgvuldig te plaatsen is een tijdige aanlevering van groot belang. Zorgt u er voor dat uw advertenties uiterlijk 20 september 2016 bij het secretariaat of rechtstreeks bij de drukker zijn aangeleverd. NB.! Het is voor vergunninghouders niet toegestaan productadvertenties op te nemen in het programma. Productinformatie kunt u middels de congrestas van de „voorschrijvers“ onder de aandacht van de deelnemers brengen. Aanlevering bij het secretariaat via
[email protected] Aanlevering bij de drukker via
[email protected] o.v.v. „advertentie OK-Dagen“ Bij het afnemen van een sponsorpakket heeft u, met uitzondering van de bronzen sponsors, het recht om advertenties te plaatsen in het medische en paramedische programmaboek. De hoeveelheid advertenties en de grootte staan vermeld bij het overzicht van de sponsorpakketten. Belangrijk: zorgt u er voor dat u in uw registratiefile het aantal en soort advertenties (full color, duotone of zwart/wit) dat u wenst te plaatsen aangeeft. Voor de advertenties gelden de volgende bepalingen: De toeslag voor full color opmaak bedraagt € 300,00 per advertentie De toeslag voor duotone opmaak bedraagt € 175,00 per advertentie Prijzen voor extra zwart-wit advertenties (die buiten de sponsorpakketten vallen) bedragen: - € 100,00 per A6-advertentie, - € 200,00 per A5-advertentie, - € 300,00 per A4-advertentie.
15
Inserts voor de congrestassen Voor alle deelnemende sponsoren geldt dat zij onbeperkt promotiemateriaal in de congrestas kunnen laten invoegen. Voor vergunninghouders is er de mogelijkheid om productinformatie in de tas te voegen, wij zorgen voor 2 soorten tasinhoud. Zorgt u er wel voor dat het materiaal op tijd in het congrescentrum aanwezig is. Laat voor alle zekerheid de organisatie weten welke materialen u aanlevert, zodat wij bij het vullen van de tassen kunnen controleren of uw materiaal ook daadwerkelijk is aangekomen. Aanleveren tussen 5 en 9 oktober bij: NH Koningshof, t.a.v. L. Krah – Nederlandse OK-Dagen 2016 Locht 117 5504 RM te Veldhoven. Oplage: 100 medische tassen en 800 paramedische tassen. Het invoegen van materiaal in de congrestas is gratis. NB. De kosten voor de tijdelijke opslag bij NH Koningshof zijn afhankelijk van duur en volume en worden aan u doorberekend. Wij informeren u voorafgaand graag over deze kosten. Nota bene: Indien u bij de congresdeelnemers in het oog wenst te springen door iets "unieks" in de congrestas te laten stoppen of een standactiviteit te laten plaatsvinden, overleg dan van te voren met de organisatie of uw idee ook daadwerkelijk uniek is. Daarnaast kunt u bij ons kostenloos advies inwinnen over uw "unieke" activiteiten.
16
Catering: Dagarrangementen: Voor alle leden van uw aanwezige standbemanning worden – ongeacht de duur van aanwezigheid van individuele personen - dagarrangementen besteld. Een dagarrangement bestaat uit onbeperkte service van koffie, thee en water, een lekkernij bij ontvangst en de breaks, een lunch bestaande uit een rijkelijk belegd broodjesassortiment, melk, karnemelk, jus d'orange, handfruit, een warme component en het aperitief. Frisdrank gedurende de dag en overige consumpties zijn voor eigen rekening. Wij berekenen voor een dagarrangement € 50,00 per persoon per dag. Toegangskaarten congresdiner en informele get-together: Voor het bijwonen van het diner en het aansluitende feest aan het einde van de eerste congresdag kunt u een onbeperkt aantal toegangskaarten bestellen. Een toegangskaart is geldig voor 1 persoon. Wij berekenen per toegangskaart € 50,00. Dit bedrag is inclusief het buffetdiner en de drankjes tijdens het diner. Consumptiemuntjes tijdens het congresdiner en informele get-together: Voor de consumpties tijdens het diner en het aansluitende feest dient u consumptiemuntjes aan te schaffen. U kunt uw gewenste aantal muntjes afhalen op de eerste congresdag vanaf 14.00 bij het info point op de beurs. U hoeft deze niet direct af te rekenen. Niet gebruikte muntjes kunt u op de tweede congresdag vanaf 10.00 tot uiterlijk 12.00 uur weer inleveren bij het info point op de beurs. Voor het daadwerkelijk afgenomen aantal muntjes (afgehaalde muntjes -/ingeleverde muntjes) ontvangt u van ons een factuur. Een consumptiemuntje kost € 2,20. Mocht u aan het door u afgehaalde aantal muntjes niet voldoende hebben, dan kunt u in en om de feestzaal extra muntjes aanschaffen. Deze muntjes worden rechtstreeks door het congrescentrum geleverd en dient u dus wel direct af te rekenen. Zorgt u er dus voor dat u overdag voldoende muntjes bij ons info point afhaalt. Catering vanuit uw stand serveren: Het op eigen initiatief verstrekken van etenswaren of drankjes vanuit uw stand is niet zonder meer toegestaan. U kunt dit vergelijken met het meebrengen van een eigen fles wijn naar een restaurant. Doet u dit toch en zonder medeweten van het congrescentrum en organisatie, dan krijgt u het zogenaamde kurkengeld (gedervde inkomsten) in rekening gebracht. Mocht dit echter wel tot uw wensen behoren dan kunt u de bestellingen hiervan het beste doen via de organisatie en de Koningshof. Neemt u hierover contact op met het congressecretariaat. Catering tijdens de opbouwdag: Gedurende de opbouwdag (de dag voorafgaand aan de eerste congresdag) kunnen uw standbemanning en standbouwers gebruik maken van gratis koffie, thee en water. Overige catering is voor eigen rekening.
17
Hotelkamers De hotelkamers maken geen deel uit van de sponsorpakketten. U kunt hotelkamers rechtstreeks bij de organisatie boeken door deze toe te voegen aan uw file. De onderstaande prijzen zijn de tarieven die de organisatie aan de Koningshof moet betalen (reserveringsprijs). Volledigheidshalve vermelden wij dat het gunstiger kan zijn om via de reguliere boekingsites uw kamers te bestellen. Prijzen via de organisatie van de OK-Dagen: 1-persoonskamer standaard 1-persoonskamer superior 2-persoonskamer standaard 2-persoonskamer superior
:€ :€ :€ :€
110,00 p.p.p.n. 130,00 p.p.p.n. 70,00 p.p.p.n. 80,00 p.p.p.n.
*Genoemde prijzen van hotelkamers zijn inclusief 6% BTW, inclusief toeristenbelasting en inclusief ontbijt.
18
Wet- en regelgeving Als sponsor van de OK-Dagen verplicht u zich om u in kennis te stellen van de inhoud van de Code Geneesmiddelen Reclame, de gedragscode medische hulpmiddelen, het transparantieregister en andere geldende wet- en regelgeving. De organisatie van de OK-Dagen zal er tijdens de dagen streng op toezien dat de geldende richtlijnen worden nageleefd en gerespecteerd. In 2013 heeft een van onze symposia een onaangekondigd bezoek gehad van de Inspectie voor de Gezondheidszorg (IGZ), de instantie die toeziet en eventueel sanctioneert bij overtreding van de regels. Naar aanleiding van dit bezoek heeft de IGZ een onderzoeksrapport opgesteld waarvan de uitkomsten bijzonder positief te noemen zijn. De organisatie blijkt een schoolvoorbeeld hoe een dergelijk gecompliceerde bijeenkomst georganiseerd moet worden. Dat betekent echter niet dat wij voor de toekomst uitgesloten zijn van inspecties. Wij verzoeken u daarom dringend om u te houden aan de wet- en regelgeving en er samen met ons voor te zorgen dat de organisatie ook in de toekomst dit symposium kan en mag blijven organiseren. Wat dat betreft rust er op ons aller schouders een grote verantwoordelijkheid. Voor alle informatie verwijzen wij u naar de websites van: het CGR, www.cgr.nl het GMH, http://www.gmh.nu het transparantieregister, http://www.transparantieregister.nl
Registratievoorwaarden voor sponsoren van de OK-Dagen Op onze website vindt een te downloaden PDF-file met daarin opgenomen de registratie- en annuleringsvoorwaarden van de Nederlandse OK-Dagen. Wij adviseren u om deze voorwaarden zorgvuldig door te lezen alvorens u zich inschrijft als sponsor van de Nederlandse OK-Dagen.
19
Contactgegevens De Nederlandse OK-Dagen is een initiatief van de Stichting Acamedic. Stichting Acamedic Woostok 21C 3769 TK, Soesterberg Bezoekadres: (alleen op afspraak) Arendstraat 3C 6135 KT Sittard Telefoon Email Website
: +31 (0)46 – 4000 671 :
[email protected] : www.acamedic.nl
De logistieke organisatie van het symposium is sinds 2008 in handen van: SpringConcept BV – International Conference Planners Postbus 34 6130 AA Sittard Telefoon Email Websites
: +31 (0)46 – 4000 669 :
[email protected] : www.springconcept.eu
20
