NEDERLANDS ARBITRAGE INSTITUUT
MEDIATIONREGLEMENT ingaande 1 maart 2009
©Nederlands Arbitrage Instituut
1
2
KORTE INHOUDSOPGAVE Inhoudsopgave Mediationreglement
pagina 4
Aanbevolen mediationbeding - Nederlands - Engels - Frans - Duits
5 5 6 6
Inleiding
7
Tekst Mediationreglement
19
NAI Bestuur
bijlage
Administratiekosten
bijlage
Mediationovereenkomst
bijlage
3
Inhoudsopgave Punt 1 – Toepasselijkheid Punt 2 – Mediation Punt 3 – Aanvraag Punt 4 – Benoeming van de mediator Punt 5 – De mediationovereenkomst; het begin van de Mediation Punt 6 – Toepasselijke procedureregels Punt 7 – Het einde van de Mediation Punt 8 – Arbitraal vonnis Punt 9 – Kosten Punt 10 – Geheimhouding Punt 11 – Uitsluiting van aansprakelijkheid Punt 12 – Wijzigingen van Reglement Punt 13 – Verlenging termijnen Punt 14 – Vereiste van schriftelijkheid Punt 15 – Toepasselijk recht en geschillen Punt 16 – Vervanging NAI Minitragereglement
4
NAI MEDIATIONBEDING – NEDERLANDS “Ten behoeve van de oplossing van elk geschil dat is of mocht ontstaan naar aanleiding van de onderhavige overeenkomst, dan wel van nadere overeenkomsten die daarvan het gevolg mochten zijn, zullen de partijen, respectievelijk zal de meest gerede partij, een aanvraag voor mediation indienen bij het secretariaat van het NAI volgens het NAI Mediationreglement. Leidt die aanvraag niet tot een algehele oplossing van het geschil door ondertekening van een vaststellingsovereenkomst als bedoeld in punt 7(A) van het NAI Mediationreglement, door een arbitraal schikkingsvonnis als bedoeld in punt 8 van dat reglement, of door een combinatie van deze beide, dan wordt het geschil, althans dat gedeelte daarvan dat niet op één der zo-even genoemde wijzen is opgelost, uitsluitend beslecht overeenkomstig het NAI Arbitragereglement.” * * Wanneer partijen ook arbitrage overeenkomen, voor het geval de mediation niet tot een oplossing heeft geleid, kunnen zij met betrekking tot die arbitrage een aantal zaken regelen. Zie hiervoor de bepalingen onder “aanbevolen tekst arbitraal beding”, zoals opgenomen in het NAI Arbitrage Reglement.
NAI MEDIATION CLAUSE – ENGLISH “For the purposes of resolution of each and any dispute that has arisen or might arise further to the present agreement, or any further agreements resulting from the same, the parties shall - or the most diligent party shall – file a request for mediation with the NAI secretariat in accordance with the NAI Mediation Rules. If such request fails to result in a comprehensive resolution of the dispute by execution of a contract of settlement as referred to in Article 7(A) of the NAI Mediation Rules, by an arbitral award on agreed terms as referred to in Article 8 of said Rules, or by a combination of both, the dispute – or at any rate any part thereof not resolved in any of the aforesaid manners – shall be resolved exclusively in accordance with the NAI Arbitration Rules.” * * If the parties agree on arbitration as well, in case mediation does not lead to a solution, they may make provisions for certain matters with regard to such arbitration. Reference is made to the provisions under the heading “Recommended arbitration clause” as laid down in the Arbitration Rules of the Netherlands Arbitration Institute (NAI Arbitrage Reglement).
5
CLAUSE DE MÉDIATION DU NAI – FRANÇAIS « En vue de la solution de tout litige né ou susceptible de naître du présent contrat ou de contrats ultérieurs pouvant en découler, les parties introduiront –ou la partie la plus diligente introduira– une demande de médiation auprès du secrétariat du NAI conformément au Règlement de médiation du NAI. Si ladite demande ne résulte pas dans une solution exhaustive du litige par signature d’un protocole d'accord tel que visé à l’Article 7(A) du Règlement de médiation du NAI, par sentence d’amiable composition telle que visée à l’Article 8 dudit règlement, ou par une combinaison des deux, le litige, du moins sa partie non résolue de l'une des deux manières susvisées, sera exclusivement résolu conformément aux dispositions du Règlement d'arbitrage du NAI. » * * En ce qui concerne l’arbitrage, qui a été convenu en cas où le médiation ne résulterait pas dans un règlement à l’amiable, d’autres matières peuvent être réglées dans la clause. Voir les dispositions sous le titre ″Clause compromissoire recommandée″, comme prévues dans le Règlement d’Arbitrage de l’Institute Néerlandais d’Arbitrage (NAI Arbitrage Reglement).
NAI SCHLICHTUNGSKLAUSEL – DEUTSCH „Zur Lösung aller Streitigkeiten, die sich aus dem vorliegenden Vertrag oder den Nachfolgeverträgen jetzt oder künftig ergeben, stellen die Parteien beziehungsweise stellt die zuerst handelnde Partei einen Schlichtungsantrag beim Sekretariat des NAI gemäß der NAI-Schlichtungsordnung. Führt dieser Antrag nicht zur einvernehmlichen Lösung der Streitigkeit mit der Unterzeichnung eines Feststellungsvertrages gemäß Artikel 7(A) der NAISchlichtungsordnung, mit einem Vergleich in Form eines Schiedsspruchs gemäß Artikel 8 dieser Schlichtungsordnung oder mit einer Kombination aus diesen beiden Schlichtungsmöglichkeiten, so ist die Streitigkeit, jedenfalls deren Teil, der nicht auf eine der vorstehenden Weisen beigelegt wurde, ausschließlich gemäß der NAI-Schlichtungsordnung zu schlichten.“ * * Wird zwischen den Parteien für den Fall ein Mediation nicht zu einem Lösung führt, ebenfalls ein Schiedsverfahren vereinbart, können diese miteinander zusätzlich mehrere Vereinbarungen treffen. Diesbezüglich wird auf das Bestimmte im “empfohlener Text der Schiedsklausel” der Schiedsgerichtsordnung des Niederländischen Instituts für Schiedsgerichtswesen (NAI Arbitrage Reglement) hingewiesen.
6
INLEIDING NAI MEDIATIONREGLEMENT Ingaande 1 maart 2009 1. Het Nederlands Arbitrage Instituut; ontstaan en doel 1.1 De Stichting Nederlands Arbitrage Instituut (“NAI”) werd in 1949 opgericht. In het bestuur van de Stichting zijn onder meer vertegenwoordigd de Centrale Kamer van Koophandel te Den Haag, de Nederlandse Organisatie van de Internationale Kamer van Koophandel en de Maatschappij voor Nijverheid en Handel. Van het bestuur maakt voorts deel uit een aantal vertegenwoordigers uit het bedrijfsleven, de advocatuur en de universitaire wereld, die over een ruime mate van ervaring op het gebied van arbitrage beschikken. Daarnaast heeft tevens een deskundige op het gebied van mediation zitting in het bestuur. Ook leden van de rechterlijke macht zijn in het bestuur opgenomen onder meer in de persoon van de presidenten van de rechtbanken te Rotterdam en ‘s-Gravenhage en een vice-president van de rechtbank te Amsterdam. Tenslotte is de accountancy met een vertegenwoordiger in het bestuur aanwezig. 1.2 Het doel van het NAI is het bevorderen van arbitrage, bindend advies en andere wettige middelen tot het voorkomen, beperken en oplossen van geschillen. Daartoe biedt het NAI sinds zijn oprichting een goed geregelde arbitrageprocedure, waarop het NAI Arbitragereglement van toepassing is. Dat reglement is in 2001 voor het laatst gewijzigd. Het Arbitragereglement kan geraadpleegd worden op de website van het NAI www.nai-nl.org. Papieren versies van dat reglement zijn bij het secretariaat van het NAI verkrijgbaar. In 1995 introduceerde het NAI naast arbitrage een alternatieve methode voor geschiloplossing onder de naam minitrage. Deze methode, die werd geregeld in het NAI Minitragereglement, was er op gericht dat de partijen, onder leiding van een mediator, tot een oplossing in der minne van hun geschil zouden komen. In de praktijk bleek het Minitragereglement in een aantal opzichten minder flexibel dan gewenst. Daarnaast werd vastgesteld dat, hoewel arbitrage en mediation twee volstrekt verschillende wijzen van geschiloplossing zijn, het Minitragereglement tekstueel en inhoudelijk overeenkomsten vertoonde met (de bepalingen van) het Arbitragereglement. Teneinde een regeling te kunnen bieden waarvan de flexibiliteit groter is dan die van het Minitragereglement en die meer recht doet aan het gegeven dat arbitrage en mediation voor volstrekt verschillende wijzen van geschiloplossing staan, is besloten het Minitragreglement te ver7
INLEIDING vangen door het hierna volgende Mediationreglement. Zoals dat bij arbitrage het geval is en zoals dat voor minitrage het geval was, biedt het NAI het bedrijfsleven thans (opnieuw) een methode aan voor de oplossing van geschillen. De procedure die daarvoor in het leven is geroepen wordt begeleid door het secretariaat van het NAI. 1.3 Het NAI meent dat mediation een wijze van geschiloplossing is die – met name ook in handelsgeschillen – haar nut en belang bewezen heeft. Gelet op zijn hiervoor genoemde doelen heeft het NAI, in het belang van een efficiënte oplossing van handelsgeschillen het hierna gepresenteerde NAI Mediationreglement ontworpen. 2. Mediation 2.1 Mediation is een vorm van geschiloplossing die in Nederland steeds vaker wordt toegepast. Evenals in de Angelsaksische landen wordt de toepassing van deze methode voor de oplossing van geschillen ook in Nederland van overheidswege gestimuleerd. Dat blijkt in ons land onder meer uit het project Mediation naast rechtspraak. De hoge kosten en de lange duur die aan gerechtelijke procedures en – in sommige gevallen – ook aan arbitrage verbonden zijn, hebben tot de opkomst van deze vorm van alternatieve geschiloplossing bijgedragen. Ook op Europees niveau wordt het belang van mediation ingezien. Op 21 mei 2008 is een Europese Richtlijn (Richtlijn 2008/52/EG) uitgevaardigd waarin de lidstaten wordt opgedragen regels in hun nationale wetgeving op te nemen met betrekking tot mediation. Wetgeving waarop de Richtlijn ziet is in Nederland ten tijde van de inwerkingtreding van dit reglement nog niet ingevoerd. 2.2 Hoofdkenmerk van mediation is, dat partijen met hulp van een mediator zich inspannen om op vrijwillige basis hun geschil tot een oplossing te brengen. De overeenkomst waarin de oplossing wordt belichaamd geldt naar Nederlands recht als een vaststellingsovereenkomst in de zin van Titel 15, Boek 7 Burgerlijk Wetboek (zie ook paragraaf 8.6 hieronder). Daarmee is tevens gezegd, dat mediation niet in alle gevallen tot beëindiging van het geschil leidt. Indien de partijen niet tot een oplossing komen, zal het geschil in een arbitrale of gerechtelijke procedure moeten worden beslecht. Waar een gedwongen berechting veelal een winnaar en een verliezer kent, is dat bij alternatieve geschillenbeslechting niet het geval. De bereidheid van partijen om tot een oplossing te komen is bepalend voor het succes van mediation. 8
INLEIDING 2.3 In dit verband kan er met een zekere nadruk op worden gewezen, dat een niet-geslaagde mediation zeker niet in alle gevallen als tijdverlies met nodeloos gemaakte kosten en inspanningen is te beschouwen. De ervaring, die hiermee is opgedaan in Nederland en in andere landen, heeft geleerd, dat een goede voorbereiding van een mediation en de uiteenzetting van de wederzijdse standpunten van partijen hun nut afwerpen in een daaropvolgende arbitrale of gerechtelijke procedure. Ieder van de partijen zal zich beter bewust geworden zijn van de sterke en zwakke kanten van haar zaak. 3. NAI-mediation 3.1 Meer nog dan arbitrage is de toepasselijkheid van mediation als methode voor de oplossing van geschillen afhankelijk van de wil van de partijen. Bij arbitrage is het essentieel dat de partijen ondubbelzinnig kiezen voor de oplossing van hun geschil door een scheidsgerecht. Zodra er een scheidsgerecht is, bepaalt het scheidsgerecht, eventueel na raadpleging van de partijen, de verdere gang van zaken. Het scheidsgerecht geeft opdrachten aan de partijen en veroordeelt zonodig de ene partij om aan de andere een prestatie te leveren. Bij mediation heeft de mediator dergelijke bevoegdheden niet. Al hetgeen geschiedt gedurende de procedure moet de instemming van de betrokken partijen (en van de mediator) hebben. Hetzelfde geldt voor het sluitstuk van de mediation: de vaststellingsovereenkomst. Wil één der betrokken partijen die overeenkomst niet, dan komt zij niet tot stand. 3.2 De wil van de partijen om hun geschil door middel van mediation tot een oplossing te brengen, kan blijken uit (i) een clausule in een tussen hen gesloten overeenkomst waarin zij te kennen geven dat zij geschillen die in het kader van die overeenkomst mochten ontstaan door middel van NAI mediation wensen op te lossen en (ii) een speciaal met het oog op een reeds ontstaan geschil gesloten overeenkomst inhoudende dat het geschil door NAI mediation zal worden opgelost. De sub (i) genoemde clausule en de sub (ii) genoemde overeenkomst worden hierna mediationbedingen genoemd. 3.3 Is eenmaal sprake van een geschil, dan zal ter voorbereiding van de mediation een aanvraag voor mediation bij het secretariaat van het NAI moeten worden ingediend (punt 3.1 van het Mediationreglement). De aanvraag gaat vooraf aan de mediation en wordt ingediend door alle betrokken partijen gezamenlijk of 9
INLEIDING door één of meer van hen (punt 3.2 van het Mediationreglement). In het laatste geval zal het secretariaat de andere betrokken partij(en) vragen haar of hun bereidheid te bevestigen om het geschil door middel van mediation op te lossen. Die vraag wordt ook gesteld indien de partijen in een eerdere overeenkomst (zie paragraaf 3.1 hierboven) reeds hadden afgesproken eventuele geschillen in eerste instantie door mediation op te lossen (punt 3.4 van het Mediationreglement). 3.4 Nadat het secretariaat – door middel van mededelingen van betrokken partijen zoals in paragraaf 3.3 hierboven bedoeld – gebleken is van de bereidheid van de andere partij(en) om aan een mediationprocedure mee te doen en na voldoening van de administratiekosten, zal benoeming van een mediator plaatsvinden (punt 4.1 van het Mediationreglement). Als de partijen dat wensen kunnen één of meer co-mediators benoemd worden (punt 4.5 van het Mediationreglement). De benoeming geschiedt in eerste instantie door partijen zelf. Is een gezamenlijke benoeming niet mogelijk, dan geschiedt zij door het secretariaat (punten 4.2 en 4.3 van het Mediationreglement). 3.5 Nadat de mediator(s) is of zijn benoemd en het depot (dat vastgesteld wordt door het secretariaat) gestort is, belegt het secretariaat een bijeenkomst tussen partijen en de mediator. Doel van deze bijeenkomst is de sluiting van een overeenkomst tussen de mediator en de partijen, waarin de laatsten zich ertoe verplichten onder leiding van de mediator, en met inachtneming van de tussen de partijen vast te stellen procedureregels, hun geschil door middel van het sluiten van een vaststellingsovereenkomst tot een oplossing te brengen. Deze overeenkomst wordt de mediationovereenkomst genoemd (punt 5.1 van het Mediationreglement). Door ondertekening daarvan begint de mediation (punt 5.2 van het Mediationreglement). Komt met betrekking tot het geschil of een gedeelte daarvan een vaststellingsovereenkomst tot stand dan eindigt daarmee in beginsel de mediation. 4. Het mediationbeding en de mediationovereenkomst 4.1 Zoals in paragraaf 2.2 hierboven is opgemerkt, leidt mediation niet altijd tot een oplossing van een geschil. Het is denkbaar dat de partijen er in het geheel niet in slagen tot elkaar te komen of dat zij hun geschil slechts voor een gedeelte tot een oplossing kunnen brengen. Gelet op het belang van een efficiënte oplossing van geschillen doen de partijen er daarom goed aan niet alleen met 10
INLEIDING elkaar overeen te komen dat zij in een voorkomend geval hun geschillen door middel van mediation zullen proberen op te lossen maar ook op welke wijze zij die geschillen zullen oplossen indien de mediation niet tot een oplossing leidt. In de hiervoor afgedrukte, en door het NAI aanbevolen modelclausule wordt bepaald dat, voorzover de mediation niet succesvol zal blijken te zijn, de partijen hun geschil zullen laten beslechten overeenkomstig het NAI Arbitragereglement. Bij gebreke van een dergelijk beding is de overheidsrechter bevoegd. 4.2 Voor de totstandkoming en inhoud van een mediationbeding gelden naar Nederlands recht geen vormvereisten. Dergelijke bedingen kunnen ook mondeling worden gesloten. Teneinde elke onzekerheid omtrent het bestaan van een overeenkomst tussen de partijen hun geschil of geschillen aan mediation te onderwerpen weg te nemen, wordt in punt 3.4 van het NAI Mediationreglement bepaald dat de partij of partijen die wel bij een geschil betrokken zijn maar die niet de mediationaanvraag mede indienden, aan het secretariaat bevestigen dat zij het in een aanvraag beschreven geschil inderdaad door middel van NAI-mediation tot een oplossing willen brengen. 4.3 Het mediationbeding belichaamt een overeenkomst tussen de partijen. Dat is een andere overeenkomst dan de vervolgens te sluiten mediationovereenkomst (punt 5 van het Mediationreglement). Die laatste overeenkomst is een overeenkomst tussen de partijen èn de mediator. Díé overeenkomst wordt pas gesloten nadat (i) een geschil is ontstaan, (ii) met betrekking tot dat geschil een aanvraag bij het secretariaat is ingediend, (iii) alle partijen te kennen hebben gegeven aan mediation te willen meedoen en (iv) de mediator daadwerkelijk is benoemd. In die overeenkomst wordt in concreto geregeld welke geschillen in de mediation aan de orde (kunnen) komen, dat de mediation door de (met name genoemde) mediator zal worden begeleid en welke procedureregels door de mediator en door de partijen in acht genomen zullen worden. Een voorbeeld van een mediationovereenkomst is opgenomen in Appendix 3. 5. De aanvraag (punt 3 van het Mediationreglement) 5.1 Elke NAI-mediation wordt voorafgegaan door het indienen van een aanvrage (in vijfvoud) bij het secretariaat van het NAI. Indiening per e-mail is toegestaan (punt 14.1 van het Mediationreglement), maar het secretariaat kan de partij die van die mogelijkheid gebruik maakt verzoeken alsnog een papieren versie 11
INLEIDING van zijn aanvraag volgens punt 3.1 van het Mediationreglement (en dus in vijfvoud) in te dienen (punt 14.2 van het Mediationreglement). Een speciale vorm is niet voorgeschreven. Een brief is voldoende. 5.2 Volgens punt 3.3 onder (A) t/m (C) van het Mediationreglement bevat de aanvraag onder meer een aanduiding van hetgeen de aanvrager aan de mediation wenst te onderwerpen. Daaronder is te verstaan een korte, duidelijke omschrijving van het geschil en eventueel van hetgeen waarop de aanvrager aanspraak maakt. Aangezien de mediation niet uitmondt in één of meer uitspraken van een orgaan dat bevoegd is vorderingen toe of af te wijzen, bestaat er geen noodzaak tot het instellen van een concrete vordering. De omschrijving van het geschil en van hetgeen waarop de aanvrager aanspraak maakt dient in het eerste stadium van de procedure om de andere betrokken partij(en) daarover te informeren en om het het secretariaat mogelijk te maken adequaat op de aanvraag te reageren, bij voorbeeld bij het voorstellen van kandidaat-mediators en het berekenen van de verschuldigde administratiekosten. Tenzij partijen anders overeenkomen vindt de mediation plaats ten kantore van het NAI in Rotterdam. 6. Benoeming mediator (punt 4 van het Mediationreglement) 6.1 Nadat het secretariaat zich ervan vergewist heeft dat alle betrokken partijen ermee akkoord gaan dat het in de aanvraag beschreven geschil wordt opgelost door mediation volgens het NAI Mediationreglement en de administratiekosten zijn voldaan vindt de benoeming van de mediator plaats. 6.2 De mediator is de centrale figuur in de mediation. Hij (of zij) dient het vertrouwen van alle partijen te hebben. Om die reden stelt het NAI Mediationreglement als hoofdregel voorop, dat de mediator door partijen wordt benoemd (punt 4.2). Denkbaar is evenwel, dat partijen het over de persoon van de mediatior niet eens kunnen worden of er de voorkeur aan geven zijn benoeming over te laten aan een onpartijdige derde. Om in dergelijke gevallen benoeming toch mogelijk te maken, is in punt 4.3 van het Mediationreglement voorzien in een lijstprocedure, zoals die ook wordt toegepast in NAI arbitrageprocedures. De lijstprocedure houdt kort gezegd in dat het secretariaat een lijst met kandidaatmediators aan elk van de partijen toestuurt met het verzoek aan elk van de partijen het secretariaat mede te delen welke van die personen niet voor een benoeming tot mediator in aanmerking komen. In beginsel zal het secretariaat een mediator benoemen uit die kan12
INLEIDING didaten die voor elk van de partijen acceptabel zijn. Om verlamming van het mediationproces in een vroeg stadium te voorkomen als gevolg van het feit dat geen van de kandidaten voor alle partijen acceptabel is, is in punt 4.3(C) van het Mediationreglement aan het secretariaat de bevoegdheid gegeven een mediator te benoemen die niet op enige aan de partijen toegestuurde lijst voorkomt. 6.3 In sommige branches is het gebruikelijk dat in een mediation twee mediators optreden. Dat is bij voorbeeld het geval bij mediations in de automatiseringsbranche. Om de partijen de mogelijkheid te geven de mediation zo in te kleden dat de kans van slagen naar hun mening optimaal wordt, is in punt 4.5 van het Mediationreglement voorzien in de mogelijkheid van de benoeming van twee of meer mediators. 6.4 Het NAI heeft een voorkeur voor de benoeming van NMI gecertificeerde mediators. Dat is een waarborg voor goede kwaliteit. Het NMI, sinds 1993 één van de voorvechters voor mediation in Nederland, heeft een systeem voor de certificering van mediators, waardoor hun kwaliteit gewaarborgd wordt. 7. Het begin van de mediation Zoals in de paragrafen 3.5 en 4.3 reeds is vastgesteld begint de mediation met ondertekening van de mediationovereenkomst (punt 5 van het Mediationreglement). 8. De procedure 8.1 Algemeen. De procedureregels die in het Mediationreglement zijn opgenomen worden hierna, voorzover daar aanleiding toe is, in het kort aan de orde gesteld. In de mediationovereenkomst en ook gedurende de mediationprocedure kunnen de partijen en de mediator nadere procedureregels vaststellen. 8.2 Termijnen. Ook al nemen de partijen op basis van vrijwilligheid aan de mediation deel, het is niettemin van belang dat de betrokken partijen zo spoedig mogelijk duidelijk wordt, of het geschil kan worden opgelost en beëindigd door ondertekening van een vaststellingsovereenkomst. Blijkt dat niet mogelijk, dan zal in veruit de meeste gevallen een berechting moeten volgen met de daaraan verbonden kosten en het daaraan verbonden tijdsbeslag. Het Mediationreglement voorziet daarom in de beginfase van de mediation in een aantal (verlengbare) termijnen teneinde een zeke13
INLEIDING re voortvarendheid te waarborgen (zie punten 3.4, 4.3, 5.4 en 13 van het Mediationreglement). 8.3 Schorsing van alle lopende procedures. In beginsel is met mediation onverenigbaar dat de partijen eventueel reeds gestarte rechtbankprocedures of arbitrageprocedures voortzetten of dat zodanige procedures tijdens de mediation worden begonnen. Denkbaar is echter dat dergelijke procedures gevoerd moeten worden om verlies van rechten te voorkomen, of dat om andere redenen in een concreet geval het voeren van procedures naast de mediationprocedure niet op bezwaren stuit. Daarom bepaalt punt 6.5 van het Mediationreglement dat lopende procedures in beginsel worden geschorst en dat geen nieuwe procedures worden begonnen, tenzij (i) daardoor een verjarings- of vervaltermijn mocht worden voltooid of (ii) de partijen in aanwezigheid van de mediator anders mochten besluiten. 8.4 Bijstand door raadslieden, experts en andere adviseurs. De partijen kunnen zich tijdens de mediation door raadslieden, experts en andere adviseurs laten bijstaan, alles na voorafgaande mededeling aan de mediator en de overige partij of partijen en mits ieder van deze raadslieden, experts en/of andere adviseurs schriftelijk aan de mediator en aan het secretariaat heeft bevestigd zich aan de mediationovereenkomst en aan de bepalingen van dit reglement te houden (punt 6.2 van het Mediationreglement). 8.5 Mondelinge behandeling; communicatie tussen de partijen en de mediator. De bijeenkomsten van partijen met de mediator hebben het karakter van een besloten zitting. De procedure wordt zoveel mogelijk door de partijen en door de mediator gezamenlijk vastgesteld. Het is de mediator, na overleg met alle betrokken partijen, toegestaan met elk van de partijen afzonderlijk te spreken, te corresponderen of zich door één of meer van de partijen op andere wijze te laten informeren (punt 6.4 van het Mediationreglement). Deze bevoegdheid is een typisch kenmerk van het mediationproces. Daarbij dient de mediator evenwel strikte geheimhouding in acht te nemen met betrekking tot hetgeen hem door of namens een partij is medegedeeld, tenzij die partij hem mocht hebben toegestaan de verstrekte informatie wel aan de andere partij(en) door te leiden. 8.6 Vaststellingsovereenkomst. De oplossing van een geschil in mediation impliceert dat partijen daaromtrent tot een overeenkomst zijn gekomen. Die overeenkomst moet schriftelijk worden vastgelegd. Indien Nederlands recht op het geschil van toepassing is, 14
INLEIDING geldt de overeenkomst als een vaststellingsovereenkomst in de zin van Titel 15, Boek 7 Burgerlijk Wetboek. Het kan zijn dat een overeenkomst slechts een einde maakt aan een gedeelte van het geschil (zie ook paragraaf 3.5 hierboven). 8.7 Gedeeltelijke oplossing. Hiervoor is al gerefereerd aan de mogelijkheid dat de partijen wel in staat zijn een gedeelte van hun geschil door middel van een vaststellingsovereenkomst op te lossen, maar niet het hele geschil. In dergelijke gevallen zal de gewone rechter of een scheidsgerecht het niet onder de vaststellingsovereenkomst vallende gedeelte van het geschil moeten oplossen (als daar nog behoefte aan is). Het komt in de praktijk voor dat de partijen bij een mediation die niet leidt tot een algehele oplossing van het geschil, de mediator benoemen tot arbiter of tot bindend adviseur om in één van die hoedanigheden het resterende geschil te beslechten. Gelet op het leidende beginsel dat het in de eerste plaats de partijen zijn die bepalen hoe hun geschil zal worden opgelost, stelt het NAI zich op het standpunt dat een verandering van functie van mediator in arbiter of bindend adviseur weliswaar niet mag worden uitgesloten, maar dat de partijen die dat doen zich terdege bewust moeten zijn van de implicaties van een dergelijke functiewijziging. Arbiters en bindend adviseurs zijn, anders dan de mediator, geschiloplossers die een oplossing aan de partijen kunnen opleggen op grond van de hen ter beschikking staande en door de partijen ter beschikking gestelde informatie. Met name in arbitrage moet de informatie-uitwisseling tussen de partijen en de arbiter transparant zijn. Informatie die door één partij aan een arbiter wordt gegeven moet ook aan de andere partij worden verstrekt. Door te oordelen op grond van informatie die hij van één partij gekregen heeft en die de ander onbekend is, schendt de arbiter het beginsel van hoor en wederhoor. Dat is een grond die tot vernietiging van zijn vonnis kan leiden. Mediators mogen, anders dan arbiters, wèl met één der partijen spreken buiten aanwezigheid van de ander(e). Door de mediator tot arbiter of bindend adviseur te maken, lopen de partijen dus het risico dat diens vonnis of bindend advies gewezen, respectievelijk uitgesproken, wordt op grond van informatie die niet steeds aan beide partijen bekend is. Indien de partijen zich die consequentie realiseren en indien zij vervolgens bewust de keuze maken de mediator tot arbiter of bindend adviseur te benoemen, wordt die wens van de partijen door het Mediationreglement gerespecteerd (punt 6.6). Tegelijkertijd blijkt uit de formulering van punt 6.6 (nee, tenzij) dat wat het NAI betreft de keuze als in dat punt gegeven geen vanzelfsprekendheid mag zijn.
15
INLEIDING 8.8 Beëindiging van de mediation. Het Mediationreglement noemt in punt 7.1 verschillende wijzen waarop de mediaton kan eindigen. De mediation eindigt door de ondertekening van een vaststellingsovereenkomst, een schriftelijke mededeling van de mediator dat de mediation is geëindigd zonder dat een vaststellingsovereenkomst is ondertekend of doordat één van de partijen de mediationovereenkomst schriftelijk opzegt aan de andere partij(en) en de mediator. Het secretariaat ontvangt in geval van een vaststellingsovereenkomst een mededeling dat deze vaststellingsovereenkomst is gesloten en in de overige gevallen een afschrift van de desbetreffende mededeling. Het einde van de mediation wordt door het secretariaat aan de partijen en aan de mediator bevestigd (punt 7.2 van het Mediationreglement). 8.9 De duur van de procedure. De duur van de mediation zal in de regel afhankelijk zijn van de aard en de ingewikkeldheid van de zaak en van de op het spel staande belangen. Naast de bereidheid van partijen, zijn inzicht en tact van de mediator hierbij van groot belang. 9. Arbitraal vonnis (punt 8 van het Mediationreglement) Partijen die dat wensen kunnen de tussen hen tot stand gekomen vaststellingsovereenkomst in een arbitraal schikkingsvonnis, als bedoeld in artikel 1069 van het Wetboek van Burgerlijke Rechtsvordering opnemen. Het voordeel daarvan is dat het aldus tot stand gekomen arbitrale vonnis, na verkregen verlof van de bevoegde voorzieningenrechter, tegen de niet nakomende partij ten uitvoer kan worden gelegd alsof het een rechtbankvonnis was. Afgezien van artikel 1069 van het Wetboek van Burgerlijke Rechtsvordering is ook artikel 54 van het NAI Arbitragereglement van toepassing. Indien de partijen een vaststellingsovereenkomst in een arbitraal schikkingsvonnis opgenomen wensen te zien, dan is daarvoor nodig dat de mediator tot arbiter wordt benoemd om vervolgens de opdracht te krijgen een arbitraal schikkingsvonnis te wijzen. Zijn er meer mediators benoemd, dan zal een oneven aantal uit hun midden tot arbiter moeten worden benoemd. Naar Nederlands recht bestaat een scheidsgerecht uit een oneven aantal personen (artikel 1026.1 van het Wetboek van Burgerlijke Rechtsvordering). Arbitrale schikkingsvonnissen moeten ingevolge artikel 1069 van het Wetboek van Burgerlijke Rechtsvordering en artikel 54 van het NAI Arbitragereglement niet alleen door de arbiter(s), maar ook door elk der partijen ondertekend worden. Op de vorm en inhoud van het arbitraal schikkingsvonnis als bedoeld in punt 8 van het Mediationreglement is artikel 54 van het NAI 16
INLEIDING Arbitragereglement van toepassing, met dien verstande dat de laatste zin van artikel 54.1 (“Het scheidsgerecht kan het verzoek zonder opgave van redenen weigeren”), niet van toepassing is. Is de vaststellingsovereenkomst tussen de partijen niet opgenomen in een arbitraal schikkingsvonnis, dan zal de partij die daarvan nakoming wenst, daartoe een procedure moeten beginnen tegen de andere partij(en) bij de bevoegde rechtbank of, indien een arbitraal beding van toepassing is, bij een scheidsgerecht. 10. Kosten (punt 9 van het Mediationreglement) Er zijn twee soorten kosten: administratiekosten en het honorarium en de kosten van de mediator(s). De administratiekosten worden in rekening gebracht voor de diensten die het NAI verricht. Het honorarium en de kosten van de mediator worden betaald uit het door het secretariaat na de benoeming van de mediator(s) te vragen en door de partijen te storten depot. De administratiekosten worden zoveel mogelijk vastgesteld volgens de schaal in Appendix 2. 11. Geheimhouding (punt 10 van het Mediationreglement) Zoals reeds opgemerkt vereist vrijwel iedere mediation naast de bereidheid van partijen daaraan mede te werken ook de bereidheid om concessies te doen en (gedeeltelijk) ongelijk te erkennen. Zolang geen vaststellingsovereenkomst is ondertekend, houdt die bereidheid geen afstand van recht in. Anders dan bij een gerechtelijke procedure, heeft de mediator de vrijheid en bevoegdheid om met ieder der partijen afzonderlijk te spreken en te overleggen. Daarbij kan een afweging van voors en tegens plaatsvinden, die bij een gewone procedure tot de hoge uitzonderingen behoort. Partijen zullen tot een dergelijke open gedachtenwisseling in het algemeen niet bereid zijn, wanneer zij er rekening mee moeten houden dat dit te eniger tijd ter kennis van de wederpartij en arbiter of rechter kan komen. Om die reden bepaalt het Mediationreglement dat niet alleen partijen, hun advocaten of gemachtigden, de mediator en een eventueel toegevoegd secretaris, maar ook allen die op enigerlei wijze bij de procedure zijn betrokken, tot geheimhouding verplicht zijn. Punt 10 bepaalt uitdrukkelijk dat alle daarin genoemde personen en functionarissen geacht worden een bewijsovereenkomst te hebben gesloten, waarvan zonodig nakoming kan worden ingeroepen en afgedwongen. Deze bewijsovereenkomst houdt in een afstand van recht om bewijs te ontlenen aan hetgeen tijdens de mediation is voorgevallen. Zij is een bewijsovereenkomst in de zin van artikel 153 Wetboek van Burgerlijke Rechtsvordering. Aldus 17
INLEIDING wordt aan de hier bedoelde geheimhoudingsverplichting een wettelijke basis gegeven, waarvan de werkingsomvang eveneens door de wet wordt bepaald. In de overwegingen (A) tot en met (F) van punt 10 van het Mediationreglement zijn de uitzonderingen op deze geheimhoudingsplicht geformuleerd.
18
NAI MEDIATIONREGLEMENT 1. Toepasselijkheid Dit reglement is toepasselijk op bij het secretariaat van het NAI (hierna ook: ‘het secretariaat’) ingediende aanvragen tot mediation en de behandeling daarvan. 2. Mediation 2.1 Onder mediation wordt verstaan een procedure waarin twee of meer partijen bij een geschil zich inspannen om op vrijwillige basis met de hulp van een mediator hun geschil op te lossen. 2.2 Onder NAI-mediation wordt verstaan: mediation volgens dit reglement. 3. Aanvraag 3.1 Elke NAI-mediation wordt voorafgegaan door een aanvraag die in vijfvoud bij het secretariaat wordt ingediend, behoudens indien gekozen wordt voor een wijze van indiening als bedoeld in punt 14.1 van dit reglement. Indien meer dan twee partijen deelnemen aan de mediation dienen evenzoveel meer exemplaren van de aanvraag ingediend te worden. 3.2 Een aanvraag kan door alle bij een geschil betrokken partijen tezamen of door één of meer van hen worden ingediend. 3.3
Elke aanvraag bevat ten minste de volgende gegevens:
(A) een korte omschrijving van het onderwerp van het geschil, (B) de namen en contactgegevens (het adres, de woon-, vestigings-, of gewone verblijfplaats, alsmede het telefoonnummer, faxnummer en e-mailadres) van elk der betrokken partijen, en (C) een korte omschrijving van de op te lossen geschilpunten en de daarbij betrokken wederzijdse belangen van de betrokken partijen. 3.4 Indien een aanvraag niet door alle betrokken partijen gezamenlijk is ingediend, stuurt het secretariaat kopieën daarvan door aan de andere betrokken partij of partijen met het verzoek binnen veertien dagen na ontvangst schriftelijk aan het secretariaat mede te delen bereid te zijn een overeenkomst te sluiten strekkende tot de oplossing van het aangemelde geschil door middel van mediation volgens dit reglement. 19
NAI MEDIATIONREGLEMENT 3.5 Indien de andere betrokken partij of partijen te kennen geven niet bereid te zijn een overeenkomst zoals genoemd in punt 3.4 te sluiten draagt het secretariaat zorg voor de kennisgeving aan de overige partijen hieromtrent. 3.6 Het secretariaat is bevoegd van de aanvrager en de andere partijen te verlangen dat zij van de bij het secretariaat ingediende stukken vertalingen ter beschikking zullen stellen in een door het secretariaat op te geven taal. 4. Benoeming van de mediator 4.1 Zodra alle betrokken partijen hebben meegedeeld akkoord te gaan met de oplossing van hun geschil door middel van NAImediation en de administratiekosten als vastgesteld conform punt 9.2 van dit reglement voldaan zijn, vindt de benoeming van de mediator plaats. 4.2 Tenzij de partijen anders zijn overeengekomen wordt de mediator door hen gezamenlijk benoemd. De partijen doen van die benoeming dadelijk mededeling aan het secretariaat, dat vervolgens de benoeming en de daarop toepasselijke voorwaarden aan de mediator bevestigt met afschrift daarvan aan de betrokken partijen. 4.3 Blijkt een benoeming in de zin van punt 4.2 binnen een termijn van veertien dagen na de ontvangst door het secretariaat van de gezamenlijke aanvraag dan wel na ontvangst door het secretariaat van de mededeling of mededelingen als bedoeld in punt 3.4 binnen de in dat punt gestelde termijn niet mogelijk, dan kunnen de partijen het secretariaat vragen de mediator te benoemen. In dat geval wordt de volgende procedure toegepast: (A) het secretariaat stuurt aan ieder van de partijen een lijst met drie namen van personen die voor benoeming in aanmerking komen met het verzoek aan elk der partijen binnen twee weken na ontvangst van die lijst mede te delen wie van de op de lijst genoemde personen zij niet als mediator aanvaardt; vervolgens benoemt het secretariaat uit de resterende personen een mediator; (B) indien blijkt dat geen van de op de lijst genoemde personen door alle partijen als mediator wordt aanvaard, dan wordt de onder (A) vermelde procedure herhaald; (C) indien vervolgens opnieuw blijkt dat geen van de op de lijst genoemde personen door alle partijen als mediator wordt aanvaard, dan benoemt het secretariaat tot mediator een persoon die niet voorkomt op een van de hiervoor genoemde lijsten. 20
NAI MEDIATIONREGLEMENT 4.4 Bij het opstellen van de lijst bedoeld in punt 4.3 sub (A) houdt het secretariaat rekening met de gerechtvaardigde wensen van de partijen. Op de lijst worden bij voorkeur door het NMI gecertificeerde mediators geplaatst. 4.5 Indien alle partijen dat wensen kunnen twee of meer mediators benoemd worden. In dergelijke gevallen is het bepaalde in het tweede, het derde en het vierde lid van dit punt 4 op de benoeming van elk van de mediators van overeenkomstige toepassing. 4.6 Waar in onderstaande bepalingen melding wordt gemaakt van de mediator wordt daaronder mede begrepen een panel van mediators. 5. De mediationovereenkomst; het begin van de mediation 5.1 Nadat de mediator is benoemd en het in artikel 9 hierna bedoelde depot is vastgesteld en betaald, zal door het secretariaat op zo kort mogelijke termijn een bijeenkomst belegd worden tussen de mediator en de partijen, welke bijeenkomst er toe dient dat tussen de mediator en elk der partijen een overeenkomst van opdracht wordt vastgesteld (de mediationovereenkomst), die er in voorziet dat de mediator de NAI-mediation zal gaan leiden. De mediationovereenkomst wordt getekend tijdens die bijeenkomst. 5.2 Door ondertekening van de mediationovereenkomst begint de mediation. 5.3 Direct na de bijeenkomst deelt de mediator aan het secretariaat mee of de mediationovereenkomst tot stand is gekomen. Wanneer de overeenkomst tot stand is gekomen zendt de mediator daarvan een kopie aan het secretariaat. 5.4 Indien de mediationovereenkomst niet tijdens de in punt 5.1 bedoelde bijeenkomst is getekend en er derhalve geen mediationovereenkomst tot stand is gekomen, zal het secretariaat de partijen en de mediator bevestigen dat de aanvraag niet tot een mediation kan leiden. 6. De toepasselijke procedureregels 6.1 De toepasselijke procedureregels worden door de mediator in overleg met de partijen gedurende de in punt 5.1 genoemde bijeenkomst en daarna vastgesteld. Zij worden schriftelijk vastgelegd in de in punt 5.1 van dit reglement bedoelde overeenkomst en in schriftelijke mededelingen van de mediator aan de partijen. 21
NAI MEDIATIONREGLEMENT 6.2 Het is de partijen toegestaan zich tijdens de mediation door raadslieden, experts en andere adviseurs te laten bijstaan, alles na voorafgaande mededeling aan de mediator en de overige partij of partijen en mits ieder van dezen schriftelijk aan de mediator en aan het secretariaat heeft bevestigd zich aan de mediationovereenkomst en aan dit reglement te houden en in het bijzonder aan de in punt 10 van dit reglement neergelegde bepalingen inzake de geheimhouding. 6.3 Tenzij een van de partijen daartegen uiterlijk op het moment van ondertekening van de mediationovereenkomst bezwaar maakt, is het de mediator toegestaan zich tijdens de mediation door een secretaris te laten bijstaan, mits deze schriftelijk aan de mediator en aan het secretariaat heeft bevestigd zich aan de mediationovereenkomst en aan dit reglement te houden en in het bijzonder aan de in punt 10 van dit reglement neergelegde bepalingen inzake de geheimhouding. 6.4 Het is de mediator toegestaan met elk der partijen afzonderlijk te spreken, of te corresponderen, of zich door één of meer der partijen op andere wijze te doen informeren, dit alles nadat het voorstel daartoe is besproken met alle partijen. 6.5 De partijen zullen tussen hen lopende procedures schorsen en geschorst houden en geen nieuwe procedures beginnen tenzij schorsing mocht leiden tot het voltooien van een wettelijke verjarings- of vervaltermijn, een nieuwe procedure noodzakelijk is ter voorkoming daarvan of als zij gezamenlijk in aanwezigheid van de mediator anders besluiten. 6.6 Indien de partijen een lopende mediation geheel of gedeeltelijk willen beëindigen om hun geschil of een deel daarvan vervolgens door arbitrage of bindend advies te laten beslechten, is het de mediator niet toegestaan in zodanige arbitrageprocedure of bindendadviesprocedure als arbiter, bindend adviseur of secretaris op te treden, tenzij alle partijen uitdrukkelijk instemmen met het beoogde optreden van de mediator in de arbitrageprocedure of bindendadviesprocedure, onverminderd het in punt 8 bepaalde. 6.7 De mediator houdt het secretariaat gevraagd en ongevraagd op de hoogte van de voortgang van de mediation. Het secretariaat ziet toe op een voortvarend verloop van de mediation. 6.8 De taal van de mediation wordt door de partijen en de mediator overeengekomen. Is die taal een taal die op het secretariaat 22
NAI MEDIATIONREGLEMENT niet begrepen wordt, dan kan het secretariaat verlangen dat van één of meer in het kader van de mediation aan het secretariaat ter beschikking gestelde documenten vertalingen worden verstrekt in een door het secretariaat op te geven taal. 7. Het einde van de mediation 7.1
De mediation eindigt op één der volgende wijzen:
(A) door ondertekening van een vaststellingsovereenkomst, gevolgd door een mededeling daarvan door de mediator aan het secretariaat; (B) doordat de mediator schriftelijk aan de partijen, met afschrift aan het secretariaat, te kennen geeft dat de mediation geëindigd is zonder dat een vaststellingsovereenkomst gesloten is; of (C) doordat één der partijen de mediationovereenkomst schriftelijk opzegt aan de andere partij(en) en aan de mediator, met afschrift aan het secretariaat. 7.2 In de gevallen genoemd in punt 7 (A) - (C) bevestigt het secretariaat de beëindiging van de mediation aan de partijen en aan de mediator. 7.3 Aan het einde van de mediation worden de kosten en het honorarium van de mediator door het secretariaat vastgesteld en zo veel mogelijk met het volgens punt 9.5 van dit reglement gestelde depot verrekend. Beëindiging van de mediation laat de geheimhoudings- en betalingsverplichtingen van de partijen onder de mediationovereenkomst onverlet. 8. Arbitraal vonnis De partijen en de mediator kunnen overeenkomen dat de in de punten 2 en 7.1 (A) genoemde vaststellingsovereenkomst vastgelegd zal worden in een arbitraal schikkingsvonnis, in de zin van artikel 1069 van het Wetboek van Burgerlijke Rechtsvordering en met inachtneming van artikel 54 van het Arbitragereglement van het NAI. De overeenkomst die daartoe strekt zal tevens gelden als overeenkomst tot arbitrage, mede inhoudende de benoeming van de mediator of van een oneven aantal leden van een panel van mediators tot arbiter(s), terwijl Rotterdam geldt als plaats van arbitrage. De laatste zin van het eerste lid van artikel 54 van het 23
NAI MEDIATIONREGLEMENT Arbitragereglement van het NAI is niet van toepassing. 9. De kosten 9.1 De aan de mediation verbonden kosten bestaan uit (i) de administratiekosten van het NAI en (ii) de kosten en het honorarium van de mediator. 9.2 De administratiekosten worden door het secretariaat vastgesteld nadat de aanvraag is ingediend. De vaststelling van de administratiekosten geschiedt op basis van de schaal die in Appendix 2 bij dit reglement is opgenomen en die van dit reglement deel uitmaakt. Indien de administratiekosten niet kunnen worden berekend op grond van deze schaal beslist het secretariaat. 9.3 Is de aanvraag door alle betrokken partijen gezamenlijk ingediend dan worden de administratiekosten, zonodig met inachtneming van ieders aandeel, aan de aanvragende partij of partijen in rekening gebracht. Is de aanvraag niet door alle betrokken partijen ingediend, dan stelt het secretariaat het door de aanvrager of aanvragers te betalen gedeelte van de administratiekosten vast en brengt dat aan hem of hen, zonodig met inachtneming van ieders aandeel, in rekening. Het restant wordt aan de overige betrokkene(n) in rekening gebracht, nadat van hem of hen een mededeling is ontvangen als bedoeld in punt 3.4 van dit reglement. Restitutie van geheel of gedeeltelijk betaalde administratiekosten vindt niet plaats. 9.4 Zolang de administratiekosten, hoewel opeisbaar verschuldigd, nog niet geheel voldaan zijn schort het secretariaat de uitvoering van zijn taken op. 9.5 Zodra de mediator(s) benoemd is of zijn, stelt het secretariaat, onder vaststelling van ieders aandeel, het bedrag vast (het depot), dat door de partijen aan het secretariaat ter beschikking moet worden gesteld tot zekerheid van de betaling van het door de mediator in rekening te brengen honorarium en van zijn kosten. Over een gesteld depot wordt geen rente vergoed. 9.6 Het secretariaat is te allen tijde, al dan niet op verzoek van de mediator, gerechtigd een aanvullend depot te vragen van één of meer der partijen. 10. Geheimhouding De partijen, de mediator, het secretariaat en alle uit hoofde van dit 24
NAI MEDIATIONREGLEMENT reglement bij de mediation betrokkenen, zijn gehouden tot geheimhouding van alle in het kader van de mediation geopenbaarde, gewisselde of anderszins bekend gemaakte stukken en van al hetgeen hun in het kader van de mediation overigens op welke wijze ook is gebleken. In het bijzonder zijn zij niet gerechtigd om het hun in het kader van de mediation geblekene in of buiten rechte als bewijs aan te voeren en om bij de mediation betrokkenen als getuige ter zake te horen of te doen horen, behoudens voor zover: (A) de betrokken informatie ook anders dan in het kader van de mediation bij de geadresseerden van deze bepaling bekend was; (B) alle partijen instemmen met de openbaring van hetgeen in het kader van de mediation gebleken is; (C) het gaat om informatie over (dreigende) misdrijven waarvoor een wettelijke meldplicht bestaat; (D) de informatie benodigd is in een klacht-, tucht- of aansprakelijkheidsprocedure tegen de mediator, hetzij ten behoeve van de mediator zelf met het oog op zijn verweer, hetzij ten behoeve van een andere bij de mediation betrokkene ter onderbouwing van zijn klacht of aansprakelijkstelling; (E) het in het kader van de mediation geblekene prijs dient te worden gegeven om dwingende redenen van openbare orde; (F) het gaat om de als resultaat van de mediation gesloten vaststellingsovereenkomst zelf, echter uitsluitend voor zover dat nodig is voor de uitvoering of de tenuitvoerlegging daarvan. 11. Uitsluiting van aansprakelijkheid 11.1 Het NAI, zijn bestuursleden en personeelsleden, de mediator en diens eventuele secretaris en eventuele andere door (een van) hen in deze zaak betrokken personen zijn noch contractueel noch buitencontractueel aansprakelijk voor eventuele schade door eigen of andermans handelen of nalaten of door gebruik van hulpzaken in of rond een mediation, een en ander tenzij en voor zover dwingend Nederlands recht aan exoneratie in de weg zou staan. 11.2 Het NAI, zijn bestuursleden en personeelsleden zijn niet aansprakelijk voor de betaling van enig bedrag dat niet door het depot is gedekt. 25
NAI MEDIATIONREGLEMENT 12. Wijzigingen van dit reglement Dit reglement kan slechts door het bestuur van de Stichting Nederlands Arbitrage Instituut gewijzigd worden. Ongeacht het tijdstip van inwerkingtreding van een wijziging, blijft op elke mediation uitsluitend die versie van dit reglement van toepassing die gold ten tijde van het tijdstip waarop de aanvraag door het secretariaat is ontvangen. 13. Verlenging van termijnen De termijnen genoemd in de artikelen 3.4, 4.3 en 5.4 kunnen door het secretariaat, al dan niet op verzoek van één der partijen, verlengd worden. 14. Het vereiste van schriftelijkheid 14.1 Waar in dit reglement voor een eenzijdige mededeling de schriftelijke vorm wordt vereist, is ook een fax- of emailbericht toereikend. 14.2 Indien het daartoe termen aanwezig acht, kan het secretariaat de aanvrager verzoeken van een per fax of email aangemelde aanvraag alsnog zoveel op papier afgedrukte exemplaren bij het secretariaat in te dienen als volgens punt 3.1 vereist is, met de mededeling dat de behandeling van de aanvraag eerst na ontvangst vervolgd wordt. 15. Toepasselijk recht en geschillen 15.1 Op dit reglement en op al hetgeen uit kracht daarvan gebeurt, is Nederlands recht van toepassing. De vaststellingsovereenkomst zoals bedoeld in punt 7.1 zal worden beheerst door Nederlands recht, tenzij partijen anders overeenkomen. 15.2 Ten behoeve van de oplossing van elk geschil dat is of mocht ontstaan naar aanleiding van het onderhavige reglement, uit een mediationovereenkomst die daaruit voortvloeit, of uit nadere overeenkomsten die overigens in het kader van de mediation of naar aanleiding van het reglement gesloten mochten zijn, zullen partijen, respectievelijk zal de meest gerede partij, een aanvraag voor mediation indienen bij het secretariaat van het NAI volgens het NAI Mediationreglement.
26
NAI MEDIATIONREGLEMENT 16. Vervanging van het NAI Minitragereglement 16.1 Met ingang van de dag van zijn vaststelling door het bestuur van het NAI treedt dit reglement in de plaats van het NAI Minitragereglement. Vanaf dat tijdstip gelden alle verwijzingen naar dat laatste reglement als verwijzingen naar dit reglement. 16.2 Op ten tijde van het in het eerste lid van dit punt bedoelde tijdstip aanhangige NAI-minitrages blijft het NAI Minitragereglement van toepassing.
27
28
