Návod na přípravu vratky Vratky jsou nejkomplikovanějším a nejtěžším procesem, který v obchodech může být. Odpovědnost na naší straně je tak veliká. Přistupujte k vratkám velice odpovědně. V platnost od 10. 12. 2012 uvádím nové pokyny pro vykonávání vratek. nejprve uvedu změny a novinky. Na dalších stránkách se dočtete kompletní informace o vratkách, které už ve většině případů znáte. K vykonání vratky budete mít povinně: Lepící pásku Tescoma (komu dochází, ať nahlásí svému RS) Černý permanentní fix – lihový (zakupte si prosím sami) Lepící „kapsy“ pro soupisy zboží na vratku POSTUP: Od agentury se dozvíte o vratce. Dojdete na danou prodejnu a jednáte s odpovědným člověkem. Necháte si ukázat všechny vratky, které ještě nebyly svezené Tescomou. Zkontrolujete všechny vratky dle soupisů zboží. Případné rozdíly v počtech kusů zboží necháte opravit v kanceláři (příjem). Po opravě si necháte vytisknout dvakrát soupis zboží a necháte orazítkovat. Razítko musí být na každém listu (papíru), pokud jich máte více. Na konec soupisu zboží napište hůlkovým písmem vždy: S PROMOTION a JMÉNO PŘÍJMENÍ. (Například: S PROMOTION – JAN NOVÁK). Vratka musí být zajištěna vždy strečovou fólií ze všech stran. Strečová fólie bude ještě vždy pojištěna lepící páskou Tescoma:
Fotka je pořízena ze zlínské centrály Tescomy. V obou případech jde o naše vratky. Od Tescomy dostáváme zpětnou vazbu a podrobnosti o námi připravených vratkách. V současné době dostala vratka napravo pokutu, vratka nalevo odměnu.
Nová nařízení: 1. Pokud je vratka 3 a více kartonů (krabic), tak vždy dávejte na paletu! Pokud máte 1 nebo 2 kartony, není třeba dávat na paletu. 2. Soupisy zboží vkládejte do lepících kapes, které Vám zašleme poštou. Soupisy zboží přehněte v polovině a vložte od kapsy, kterou přilepíte k vratce. Zadní strana kapsy je lepící. Po vložení soupisu zboží ještě odlepte zajišťovací proužek a zabezpečte kapsu, jako obálku na dopisy. 3. Na vratku (na paletu-na krycí fólii či karton) napište vždy ještě číslo vratky lihovým fixem. 4. Každá vratka musí mít minimálně svoji krabici. Pokud dáváte více vratek na jednu paletu, musíte jednotlivé vratky (krabice) vždy výrazně odlišit-označit. Nehledě na to, že každá vratka bude mít svoji kapsu a v ní soupis zboží. 5. Když máte více palet v jedné vratce, nezapomínejte označovat palety například 2/1, 2/2. Nezapomínejte: - uvádět počet palet, sítí nebo krabic (když není vratka na paletě) - evidovat svůj čas práce v reportingu (www.spromotion.cz/report)
Neakceptovatelná vratka je: - ruční opravy v soupisu zboží - soupis zboží bez razítka, nápisu S PROMOTION, bez Vašeho jména hůlkovým písmem na všech listech - nečitelný sken soupisu zboží Soupisy zboží, které nám zasíláte musí být buď naskenované, nebo nám je zasílejte poštou. Již neakceptujeme vyfotografované soupisy zboží. Pokuta za vratku: - výše pokuty bude udělena dle prohřešku v nedodržení postupu. Pozor na neschválené vratky: někteří z Vás nám zasílají vratky, které ještě ani nepřišly od Tescomy. Je sice hezké, že pracujete napřed a rychle, ale musíte toho zanechat. Proč? Nejdřív jde z obchodu návrh na vratku Tescomě. Ta to buď schválí nebo ne. Pokud schválí, zasílá nám a my jdeme na obchod zkontrolovat. Může se však stát, že bude vratka zamítnuta a vy jste vynaložili svůj čas zbytečně. Toto se netýká starých již zaslaných vratek. Někdy se navíc může stát, že Vám pošleme jednu vratku dvakrát. V takovém případě můžete jednu verzi vratky smazat a neřešit jí. RAZÍTKA - v řadě případů nám voláte, že Vám nechtějí dát razítka, protože jsou zvyklí nebo mají nařízení potvrzovat dokumenty až při odvozu. Dotyčnému řekněte: 1. S PROMOTION (VY osobně) vystupujete za Tescomu a máte na starost dokumenty o vratce. Na základě těchto dokumentů eviduje Tescoma vratku a zpracovává. Ten, kdo pro ní jede, je už jen najatá přeprava (i více firem co jezdí pro Tescomu). O vratce tento člověk nic neví a papíry/razítka ho nezajímají. On od nás dostane pokyn (1paleta, 1 krabice, 3 sítě)-to najde, naloží a odjede. 2. Veškeré dokumenty tak potřebujete VY, abyste nám je mohli zaslat a my s Tescomou vratku zpracovat. Proč razítka na každý papír? Tescoma má nespočet případů, kdy soupisy nesouhlasí! Razítkem se prodejna zavazuje o pravdivosti dokumentů, že nejde o kopii nebo padělek. 3. Bez razítka vratka nemůže odcestovat – proto občas nalézáte staré neodvezené vratky.
Dříve, než začnete připravovat vratku, doplňte zboží co nejvíce do permanentu (stálého vystavení) A) Vratka může být připravená zaměstnanci – vy jen kontrolujete počty zboží dle jejich soupisu zboží. Pokud počty nesouhlasí, musíte stavy srovnat. B) Vratka není vůbec připravená – vratku připravíte vy a spočítáte. V obou případech vratku balíte do strečové fólie i pásky Tescoma.
POZOR: 1. Řada produktů je svým názvem velice podobná. Dbejte tak opatrnosti a buďte přesní. Jde třeba o nože, škrabky apod. Tyto výrobky se liší v názvu třeba jen specifikací nebo jedním slovíčkem. 2. Poškozené obaly nebo samotné výrobky do vratky NEBERTE! Obchody se je snaží vracet, protože neuhlídali neukázněné zákazníky. Poškozené obaly (krabičky, ve kterých jsou výrobky) nebo samotné výrobky nebude Tescoma akceptovat. Obaly mohou být třeba i polepené cenovkami daných marketů – i takovéto zboží nebereme do vratek! Pokud by se stalo pravidlem, že od Vás budou pravidelně chodit poškozené výrobky ve vratkách, tak to budeme řešit. Buďte nekompromisní a zboží prodejně nechejte. Pokud by byl problém, volejte R. Priputena 734 440 227. 3. Pokud nemůžete najít zboží na sítích nebo v permanentu (regály stálého vystavení), může se stát, že zboží na vratku je na ZIPECH. Zipy jsou závěsné systémy rozmístěné po prodejně. Samotný proces vratky: 1. Dle soupisu zboží u vratky zkontrolujete vratku. Zaznamenáte případné rozdíly. 2. Po kontrole celé vratky zajdete na oddělení nebo příjem, kde rozdíly opraví, čímž vznikne skutečnýreálný soupis zboží. Není možné zasílat ručně opravené soupisy zboží – neexistuje. Zaměstnanec prodejny musí přepsat soupis zboží na nový originál, se kterým budete následně pracovat. 3. Nový opravený soupis zboží je teprve tím pravým podkladem. Necháte si vytisknout nový soupis zboží 2× a oba necháte orazítkovat (všechny listy). Zde může nastat problém, kdy Vám nebudou chtít dát razítko. Argumentujte, že bez razítka nemůže být vratka svezena. Když proběhly v soupisu zboží opravy, potřebujeme potvrzení, že nový seznam je tím pravým dokumentem ke svozu. Pokud ani toto nezabere – ihned z místa volejte svého RS. 4. Na oba soupisy zboží napíšete na konec hůlkovým písmem: S PROMOTION JMÉNO a PŘÍJMENÍ (např. S PROMOTION RADEK PRIPUTEN) 5. Jeden soupis zboží dejte k vratce a druhý nám zašlete buď emailem, nebo poštou. K vratce přidělávejte soupis zboží tak, aby se nemohl ztratit. Pokud paletu nebo krabice balíte strečovou fólií, tak soupis zboží vložte pod fólii. Když máte jen jednu krabici, tak ideálně vložte do euro fólie a přilepte lepící páskou ke krabici. Zkrátka se nesmí stát, že by se soupis zboží mohl při převozu ztratit. 6. Pro přidělávání soupisů zboží Vám příští týden zašleme takové kapsy, které se přilepí k vratce s soupis zboží se do ní následně vloží. 7. Každá vratka musí mít svůj soupis zboží – nesmíte dát soupisy více vratek k sobě! Pokud dáváte třeba 2 vratky na jednu paletu, tak dbejte na správné označení. Například vratka č.1 (přiložíte soupis) a vratka č.2 (přiložíte soupis zboží druhé vratky). Pokud někomu dochází lepící páska, tak to oznamte svému RS. Když Vám zasíláme soupisy zboží a čísla vratek, vy dojdete na prodejnu a zjistíte:
1. vratka zde je – jdete kontrolovat a postupovat dle instrukcí. 2. vratka zde je, ale jiná – zjistěte, jestli obchod námi zaslanou vratku nepřeměnil na novou (mohou přidat třeba jeden hrnec a hned změní číslo vratky). V takovém případě nám to nahlaste, že jde o změnu vratky č. 123456 3. vratka zde není – od zaměstnanců se dozvíte, že je již odvezená. Nahlaste nám, že vratka je fyzicky již pryč. Pokud zjistíte i další informace, tím lépe (například, kdy ji odvezli, proč apod.) Na závěr přistupujeme k nepopulárnímu kroku. Pokud někde bude soupis zboží s ručně upravenými hodnotami, bude chybět vaše jméno nebo razítko, udělujeme pokutu od 500Kč výše. Berte to prosím jako výstrahu, protože si u Tescomy nemůžeme dovolovat dalších zaváhání. Děkuji za pochopení. Dále Vám připojuji ještě kompletně předělaný postup při vykonávání vratek, kde jsou všechny změny nově uvedené. REKLAMACE – nově již reklamace nepřibalujte k vratkám. Reklamace vždy řešte se svým OM. Obchodnímu manažerovi Tescomy stačí zaslat číslo reklamace, město a prodejnu, případně popsat danou věc (hrnec, škrabka, struhadlo…) a počet.
5. Zaslat naskenovaný soupis zboží na email
[email protected]. Je NUTNÉ, aby každý list soupisu zboží měl razítko prodejny a Vaše jméno hůlkovým písmem!!! Bez razítka a podpisu nebude vratka akceptována. Jeden orazítkovaný a Vámi podepsaný soupis přiložíte k vratce, druhý zašlete emailem nebo obyčejnou poštou na adresu: Radek Priputen, Boženy Němcové 498/2, Liberec 5, 460 05. Se soupisem musí jít vždy také informace o velikosti vratky (počet palet, sítí, kartonů…)
Ukázka jak vypadá ZIP – závěsný systém
Ukázka poničené krabice – krabice je natržená a celkově zdeformovaná – NEBRAT do vratky
Ukázka postupu přípravy vratky S sebou: Pásku Tescoma, tužku, lihový fix, nůž, telefon
Na paletu si připravíme krabice s výrobky Tescoma, které jsme spočítali a souhlasí se soupisem zboží
Ukázka zabalení jedné krabice lepící páskou Tescoma (pokud máme jen jednu krabici)
Připravené krabice zabalíme strečovou fólií (najdete v každém skladě). Balíme ze všech stran, tedy i nahoře.
Zabalené krabice zapečetíme lepící páskou Tescoma. Páskou nemusíte šetřit, vratku je třeba zabezpečit, aby se do ní nikdo nedostal bez porušení pásky. Hodně se krade!
Na zabalenou vratku přilepíme soupis zboží. Ideálně v průhledných deskách (erofolie).
Pokud máme více palet nebo krabic na jiných místech než na jedné paletě, tak část označíme ½ a druhou část 2/2. Odvoz pak ví, že má odvézt dvě palety nebo krabice.
REKLAMACE Pokud budete k vratce dávat reklamaci, tak ji dejte zvlášť do krabice a viditelně označte „REKLAMACE“
Ukázka druhé palety, kterou jsme označili 2/2 a samozřejmě připojili soupis zboží Pokud máme velkou vratku, tak prosím dodržujte rovnání výrobků do vratky tak, že vespod budou větší výrobky a takové výrobky, kterým nehrozí poničení vahou jiných výrobků.
Ukázka druhé palety, kterou jsme označili 2/2 a samozřejmě připojili soupis zboží. Je třeba obmotat a zalepit páskou i vršek vratky!
Ukázka označení a připojeného soupisu zboží.
Pokud máme více palet nebo krabic, tak je dáme k sobě, aby je odvoz snáze našel.
Paletu obmotáme strečovou fólií ze všech stran a páskou zalepíme na vícero místech.
Nezapomínejte také na evidenci Vašich odpracovaných hodin či uvádět počty palet, krabic nebo sítí.
Ukázka, kde najít číslo vratky na soupisu zboží:
Prosím o dodržení všech požadavků. Vyhneme se tak nepříjemnostem. Pokud ve Vaší zprávě bude něco chybět (číslo vratky, čas, počty palet), musíme Vám volat a zjišťovat to zpětně. Závěrem také žádáme o rychlost v přípravách a kontrolách vratek nebo v zasílání potřebných dokumentů.
Děkuji za pozornost věnovanou obsáhlé zprávě Radek Priputen
