Návod na obsluhu systému WeCare pro smluvní servisy a mechaniky WeCare (pro SP) je internetový on-line systém, který slouží na přijetí servisní zakázky, zjištění dostupnosti ND na centrálním skladu a evidenci a zpracování montážních listů.
1. Přihlášení do systému WeCare Do internetového prohlížeče zkopírujte níže uvedený link: https://access.whirlpool.com/one/webdynpro/dispatcher/whr.com/wcspcm~fe~master/WeCare_SPCM
Následně se objeví přihlašovací obrazovka do systému WeCare
Přihlašovací jméno : T+systémové číslo servisu T Heslo : viz email, heslo vygenerované systémem T
Po zadání přihlašovacího jména a hesla a stisknutí tlačítka se dostanete na úvodní stránku on line servisního systému WeCare (viz obrázek níže). V případě, že se Vám po přihlášení do systému neobjeví úvodní stránka systému WeCare, je nutné nastavit svůj internetový prohlížeč podle návodu, který je na www.whirlpool.cz v sekci servis (podpora IE a Chrome. Mozilla Firefox není podporovaná). Stisknutím klávesy „F11“ na Vaší klávesnici si můžete přepnout do celoobrazového režimu.
2. Popis MENU
Servisní linkou přidělené servisní zakázky Historické záznamy vlastních montážních listů, dohledání dle registračního čísla Kontrola cen ND a jejich dostupnosti na skladě Whirlpool (v Itálii) Není aktivní – blokovaná nabídka
Nabídka „Nová objednávka“ je částečně blokovaná – není v ní možné vytvořit novou objednávku ND přímo v systému WeCare. Umožněno je pouze kontrolovat ceny, dostupnost ND na centrálním skladě v Itálii a zkopírování zadaných ND do souboru pro možnost objednání u gestora.
3. Servisní inbox (Servisní schránka) Po kliknutí na nabídku Servisní inbox se Vám otevře prázdná servisní schránka.
Výběrové filtry servisní schránky
Filtr „Stav“: doporučujeme nastavit na „Všechny“ a nebo na „Naplánované“ . Po zadání hodnot výběrových filtrů stiskněte tlačítko . Po zpracování Vašeho dotazu se v dolní části inboxu zobrazí Vám přidělené servisní objednávky od servisní linky, které jsou číslované 20100XXXXX.
V inboxu jsou zobrazené Vaše servisní objednávky od servisní linky, které musíte přijmout potvrzením buď přes email, anebo doplněním požadovaných údajů a potvrzením tlačítkem Uložit a Obnovit. Kliknutím na číslo servisní objednávky se zobrazí servisní objednávka, se kterou budete pracovat.
3.1. Servisní objednávka (SO) Na spodním obrázku je okno otevřené servisní objednávky
Hlavička SO Záložky
Údaje o spotřebiči
Zákazník
Potvrzení změn Údaje o závadě Servisní zásah
Doplňující poznámky Okno na podrobný popis servisní opravy a zásahu
Řádek pro ovládací tlačítka
Popis hlavičky servisní zakázky( montážního listu): Pohled na hlavičku servisní objednávky 201000XXX, zatím není vygenerováno číslo montážního listu (zúčtování) „Dok.Číslo:“ a není vygenerovaný „Stav dokumentu“
Popis servisní zakázky( montážního listu): Montážní list obsahuje 5 záložek 1. Zákazník/Spotřebič – je okamžitě aktivní záložka po přijetí zakázky a otevření servisní objednávky 2. Uzávěrka – aktivuje se po stisknutí tlačítka na spodní liště ML. Před stisknutím nutno překontrolovat údaje o spotřebiči a zákazníkovi dle skutečnosti a popřípadě opravit (viz níže) 3. Oprava – doplacení anebo provedení srážky. Přístupná pouze pro administrátora 4. PEX – aktivuje se při návrhu na výměnu/vrácení spotřebiče (servisní typ 045) 5. Google mapa – je aktivní okamžitě a zobrazuje adresu zákazníka na mapě
Údaje o zákazníkovi Při registraci servisní objednávky systém vygeneruje každému zákazníkovi jedinečné BP číslo, které může sloužit při vyhledávání servisní objednávky na konkrétního zákazníka ve „Správě reklamací“. Při servisní návštěvě je velice důležité a nutné překontrolovat správnost všech údajů o zákazníkovi, spotřebiči (typ, výrobní číslo, NC kód a datum zakoupení). V případě potřeby jakékoliv úpravy, přepište nesprávný údaj přímo v poli a změnu potvrďte tlačítkem Poznámky: 1. Při úpravě PSČ musí být ve tvaru „000 00“ (tři čísla mezera dvě čísla) 2. V případě opravy na servisní kontrakt (program INFINITI, 5 letý anebo 8 letý), vepiště číslo kontraktu do políčka „Kontrakt číslo:“ (vyznačen níže žlutou barvou) a stiskněte tlačítko potvrdit (viz obrázek níže).
Potvrzovací tlačítko musíte stisknout, pokud chcete uložit Vámi provedené změny údajů.
Údaje spotřebiče Velmi důležité je překontrolovat při servisní návštěvě všechny údaje, hlavně výrobní číslo, NC kód a datum zakoupení spotřebiče. Po provedení změn na stránce údaje spotřebiče je nutné stisknout tlačítko v pravém dolním rohu. Poznámky: Pokud na spotřebiči není výrobní číslo, použijte následující kódy, které vyberete z nabídky v poli Nez.výrobní číslo: 221 – výrobní číslo neodpovídá standardu Whirlpool (např. QWG123456, …..) 229 – na spotřebiči není žádné výrobní číslo Výše uvedené skutečnosti o použití formátu výrobního čísla 221 anebo 229 musí být zapsáno v technické poznámce, kde píšete Vámi zjištěnou závadu a provedený úkon.
Údaje o servisní objednávce Technik musí přepsat „Datum návštěvy“ podle skutečnosti. Pokud jste jeli na zakázku víckrát, datumy o dalších návštěvách zapište do technické poznámky.
Údaje o závadě od call centra
POZOR !!! Důležité poznámky můžou být na následujících řádcích, nezapomeňte překontrolovat stisknutím šipky směrem dolů !!!
Servisní zásah Informace o probíhajícím servisním zásahu. Poznámka: Pokud má servisní partner víc zaměstnanců (servisních techniků) a servisní objednávky mu servisní linka přiděluje do jednoho inboxu (servisní schránky) pro všechny jeho techniky, tak je nutné neměnit číslo Technik na konkrétního technika, který vykonal servisní zásah. Číslo Technik nechte dle přidělení od servisní linky.
Slouží k co nejpodrobnějšímu a jasnému popisu závady, technického popisu důvodu výměny ND, popisu odborného a technického stanoviska k spotřebiči a závěru servisní návštěvy. V případě více návštěv musí obsahovat všechny datumy návštěvy. Nutno uvést jméno mechanika.
Lišta s ovládacími tlačítky
- Tlačítko pro návrat zpět do inboxu servisní schránky - Tlačítko na vygenerování montážního listu ve formátu .pdf a následně možnosti tisku - Tlačítko na potvrzení servisní objednávky (vygeneruje se číslo ML /Dok. Číslo 202XXXXXXX/ a stav dokumentu E0001 – otevřený ML), a uloží se všechny provedené změny - Tlačítko na uzavření ML (Stav dokumentu: E0016 – Správa bloku) Informační pole
o počtu servisních objednávek, které se nacházejí
v inboxu-servisní schránce. Pomocí šipek , je možné otvírat další servisní objednávky bez toho, abyste se museli vracet do servisní schránky.
3.2. Potvrzení SO – vytvoření montážního listu Stisknutím tlačítka ve spodní části servisní objednávky potvrdíte a uložíte všechny informace a zároveň Vám systém - vygeneruje číslo montážního listu-Dok. Číslo 202XXXXXX - vygeneruje Stav dokumentu na E0001 Otevřený - aktivuje záložku „Uzávěrka“ na práci s montážním listem pro vyplnění plateb Montážní list
Hlavička montážního listu Po provedení výše uvedené operace ( ), se Vám zobrazí potvrzení o přijetí změny systémem „Přijato“, systém vygeneruje číslo ML„202XXXXXXX“ a změní se stav dokumentu na E0001
Externí odkaz – místo pro Vaše číselné označení zakázky (není nutné) Při opravách importovaných spotřebičů uvádějte mezinárodní značku státu (např. HU – Maďarsko, PL – Polsko, SK- Slovensko,....) Dále se aktivuje záložka „Uzávěrka“, která slouží k provedení vyúčtování opravy.
Uzávěrka Kliknutím na záložku „Uzávěrka“ se Vám na obrazovce zobrazí následující (podobné) okno
Hlavička ML s kódy Proklik do WeDoc na dokumentaci uvedeného modelu a Bulletiny
Tělo ML s platbou
Proklik na vstup do WeDoc
Lišta s tlačítky
3.3. Zpracování montážního listu Po vykonání servisní návštevy jste povinní nejdéle do 48 hodin od servisní návštěvy „Uzavřít“ montážní list !!! Před uzavřením montážního listu vyplňte následující údaje: 1. Klasifikace opravy – systém na základě porovnání datumu zakoupení spotřebiče a datumu nahlášení servisní objednávky automaticky toto vyplní a to buď jako : WR – záruční oprava v 1.roce WO – záruční oprava v 2.roce NR – Normální oprava – pozáruční (placená zákazníkem) POZOR !!! V připadě opravy v na certifikát v prodloužené záruce je nutné klasifikaci opravy změnit na: CF –certifikát na 5.letý plný servis, CP- certifikát na 8.letou záruka na ND V případě předzáruky změnte klasifikaci opravy na C2 a nebo C4, dle níže přiložené tabulky. V případě opravy výrobku Ikea ve 3.až 5. Roce použijte klasifikaci opravy EW
Kód WR WO C1 C2 C3 C4 CF CP EW NR
Klasifikace opravy Popis Záruka 1.rok Záruka 2.rok Souhlasy servisu Souhlasy obchodu Souhlasy výroba Souhlasy logistika 5.letý servisní kontrakt na plný servis 8.letý servisní kontrakt na ND IKEA –prodloužená záruka 3.- 5. rok Pozáruční oprava
2. Typ servisu Vyjadřuje provedenou opravu a její hodnotu práce dle aktuálního ceníku za servisní výkon. Systém automaticky nabídne možné kombinace klasifikace a servisního typu. Jako pomůcka Vám může pomoci převodník kódů ASTRO – WeCare, je v příloze emailu s tímto návodem. Kód 001 002 035 040 043 045 070 071 074 076 082 086
Servisní typ opravy Popis Normální oprava Práce dvou mechaniků, výměna agregátu u bokem plněné pračky Zásah do chladicího okruhu Oprava logisticky poškozeného výrobku na prodejně Záruka na ND 4.-24.měsíc (8511111111/229) (NC kód/výrobní číslo) TZ-návrh na výměnu/vrácení spotřebiče (PEX) Zaslání ND-logistika, obchod (dle převodníku Astro-WeCare) Záruka na ND 0.-3.měsíc (8511111111/229) (NC kód/výrobní číslo) Zamítnutí opravy na záruku Opravy na souhlas inspektora servisu Zakázka vyřešena po telefonu Poučení zákazníka
Wh.Platba 700/820 1210 1000 700 700/820 550 ND 350 325 Dle souhlasu 200 700
3. Technické kódování oprav (Sirias kódy) Nutno dále doplnit: - Kód komponentu - Kód závady - Kód servisního zásahu A to z tabulky sirias kódu, anebo pomocí filtrů přímo v montážním listě kliknutím na ikonu každého kódu (viz níže).
u
Proplacení jednotlivých úkonů a položek ML 1. Práce-automaticky dle zadaného typu servisu 2. Náhradní díly – proplacení na základě zadání 12ti místného NC kódu ND do řádku v sloupci 12NC kód Pokud v ML bylo použito víc ND a není dostatečný počet řádků, klikněte na tlačítko v levém horním rohu a systém Vám nabídne další řádky. V případě použití více kusů stejného ND změňte položku ve sloupci MN na požadované množství (viz obrázek níže) 3. TRAVEL - položka pro 2. nájezd (400 Kč). Částku zapsat do sloupce Whr platby(náklady) 4. ADDONS – dodatečné náklady Admin-pole pro potřeby centrály ADDONS2 - spotřební materiál pro použití chladiva, paušálně 300 Kč do sloupce Whr náklady
Přidání dalších řádků do ML:
Stiskem tlačítka na řádku za 12NC kódem se Vám otevře okno „Porovnat kódy pro ND a spotřebiče“, kde je možné vyhledávat a kontrolovat náhrady ND a to tak, že do pole „Kód“ zadáte 12NC náhradního dílu,u kterého chcete zjistit, jestli má náhradu stiskem tlačítka . Pokud zadaný ND má náhradu, tak se Vám zobrazí ve spodní tabulce.
V případě, že jste omylem do ML zadali nesprávné údaje, tak kliknutím na ikonu vymazat posledním sloupci můžete daný chybný řádek vymazat a následně stisknout uložení.
v pro
Záložka PEX – typ servisu 045 1. Vybrat důvod reklamace z nabídky v poli Exch.Reason. Pokud je důvod reklamace nedodání ND, číslo ND nutno zadat do pole Náhradní díl 2. Zapsat způsob řešení reklamace do PEX poznámky 3. Následně reklamaci uzavřít kliknutím na pole
3.4. Uzavření montážního listu Po stisknutí tlačítka
systém překalkuluje ML. Pokud je všechno na ML listě správně,
můžete ML uzavřít stisknutím tlačítka . Po stisknutí tlačítka UZAVŘÍT Vás systém vyzve potvrdit tuto operaci v následujícím okně, které se objeví uprostřed obrazovky.
Potvrzením stiskem tlačítka „Ano“ uzavřete ML – Stav dokumentu se změní na E0016 t.j. tento ML je pro Vás již zamknutý (nemůžete zde již vykonávat žádné změny). V případě chyby a nebo nutnosti dodatečně něco změnit, kontaktujte svého gestora.
3.5. Tisk montážního listu Každý ML je možné ze systému WeCare vytisknout. Stisknutím tlačítka na spodní liště ML Vám systém vygeneruje dialogové okno „Print Dialog“ (Obr.1). Jak zvolíte „Vytvořit/Generovat“ , aktivuje se „Náhled tisku“ (Obr.2) Obr.1
Obr.2 Kliknutím na modrý text: „Náhled tisku“ si otevřete montážní list ve formátu .pdf, který si můžete vytisknout.
4. Správa reklamací (montážních listů) V této nabídce je uložena celá historie Vašich montážních listů, které jste použili. Takto vypadá úvodní obrazovka Správy montážních listů:
Vyhledávací filtry
Nejdůležitější je výběr podle Dok.Typ
Po zadání kritérií vyhledávání klikněte na a podle Vašeho výběru se ve spodní části zobrazí řádky s ML, které odpovídají Vámi zvoleným kritériím. Kliknutím na Managementu ML) Kliknutím na
se maže předchozí výběr vyhledávacích filtrů (zobrazí se úvodní obrazovka se zobrazí výsledky vyhledávání na celé ploše obrazovky (Obr.3)
Kliknutím na
si můžete seznam ML vyexportovat do excel souboru
Kliknutím na
se Vám znovu zobrazí kritéria vyhledávání.
Obr.3
5. Nová objednávka - kontrola cen a dostupnosti ND Systém WeCare umožňuje technikům kontrolovat dostupnost ND na centrálním skladě v Itálii a zjišťovat ceny ND (maloobchodní ceny s DPH i bez DPH). Systém technikům neumožňuje přímo vytvářet nákupní objednávku ND !!!
Do sloupce „Kód“ napíšeme 12NC náhradních dílů, u kterých chceme ověřit cenu nebo dostupnost:
Okamžitě vidíme, co je a co není na skladě v Itálii a za jakou cenu. Ceny jsou maloobchodní bez DPH „Ceník“ s DPH „Cena brutto“
Položky jsou na skladě Daná položka není na skladě – očekává se příjem na sklad 22.7.2012 Daná položka není založena v systému CZE, ale je na skladě
Pokud se vyskytne položka označená , prosím pošlete zprávu s kódem položky na gestora, aby kontaktoval WCR pro založení položky do systému WeCare. Náhrady Pokud má kontrolovaná položka náhradu, systém nám to oznámí následovně: Náhrada
Pokud do sloupce Mn zadáte „1“ a po kontrole systém upraví množství, je to standardní balení. To znamená, že v tomto případě můžete objednat pouze toto standardní množství (v tomto případě minimálně 9 ks !!!!!)
Původní ND
Export nákupní objednávky Kliknutím na si svou objednávku ND můžete vyexportovat do textového souboru a po přejmenování a uložení na vlastní disk tuto objednávku můžete jako přílohu poslat mailem svému gestorovi.
Tento soubor si můžete přejmenovat a uložit na svůj disk a jako přílohu mailu zaslat jako objednávku servisnímu gestorovi.
