Nákup knih na MENDELU od roku Mgr. Daniela Kopeczinski, Bc. Vladimíra Perlová Ústřední knihovna ÚVIS Mendelovy univerzity v Brně

Nákup knih na MENDELU od roku 2016 Mgr. Daniela Kopeczinski, Bc. Vladimíra Perlová Ústřední knihovna ÚVIS Mendelovy univerzity v Brně

26. akviziční seminář SDRUK, Havlíčkův Brod 13. 10. 2016

Situace v letech 2013 - 2015  Zákon o veřejných zakázkách a vnitřní předpisy univerzity  Realizace nákupu knih v režimu VZ podlimitní prostřednictvím Oddělení veřejných zakázek  Jednalo se zejména o nákupy knih financované z ESF a grantů, kde byla podmínka VŘ v pravidlech poskytovatele dotace  2013 – 2014 „tvrdé soutěžení“  V roce 2015 byl menší objem financí na nákup knih, zdroj institucionální dotace MENDELU, dokládal se pouze průzkum trhu, tzn. e-mailová žádost o cenovou nabídku, porovnání cen v excelu 26. akviziční seminář SDRUK, Havlíčkův Brod 13. 10. 2016

Inspirace  Na akvizičním semináři v roce 2014 prezentoval KUK MU akviziční nástroj pro sdružené nákupy v knihovním systému Aleph  Konzultace výrobce našeho knihovního systému a zástupce Oddělení veřejných zakázek MENDELU  Příprava a hledání cesty


Rozhodnutí  Získat finance v rámci univerzity na vývoj modulu pro zadávání nabídkových cen v rámci našeho knihovního systému  S výhledem na podmínky OP VVV respektovat požadavky OVZ na modul: • musí být propojen s profilem zadavatele • musí umožňovat autorizované přihlášení • podání nabídky ověřené elektronickým podpisem


Rok 2015

Rok 2016

 Vývoj a testování  Příprava dokumentů: • zákonné podmínky • zadávací dokumentace • obchodní podmínky

 V lednu spuštěna první zakázka  Oslovení dodavatelů  Vysvětlování, registrace na profilu zadavatele


Postup celého řízení Postup

Odpovědnost

 Sběr požadavků na nákup knih  Ověření cen a formální úprava, jeden soubor  Import údajů o žádaných knihách do knihovního systému  Zveřejnění zakázky na profilu zadavatele - v informacích o zakázce na profilu vydavatele je link do katalogu  Vyhodnocení zakázky  Zveřejnění vítězných uchazečů  Objednání knih

 KNIHOVNA  KNIHOVNA  KNIHOVNA  OVZ

 KNIHOVNA  OVZ  KNIHOVNA


Z pohledu akvizitéra:  Řízení se zadává v knihovním systému – datum a čas zahájení, datum a čas ukončení, seznam knih (deziderata)  Pro uchazeče se řízení a seznam poptávaných knih zobrazuje v katalogu  Po ukončení řízení se vyhodnocení provádí v knihovním systému


Sběr objednávek  Formulář pro objednávky  Určen pro dílčí knihovníky nebo nositele zdroje financování  Podrobné informace k vyplnění formuláře na stránkách knihovny


Formulář  Příklad vyplněného formuláře dílčím knihovníkem

 Příprava pro modul akvizice – sjednocení do jednoho souboru  Ověření jednotlivých titulů – cena, správné ISBN  ISBN – identifikátor publikace pro VŘ


Ověřování  Kontrola dostupnosti a ceny  Cena se ověřuje z důvodu stanovení předpokládané hodnoty zakázky  Pokud je to možné, kontrolujeme údaje přímo u vydavatele

 U zahraničních knih náročnější ověřování  Je třeba přepočíst cenu podle aktuálního měnového kurzu a připočítat DPH


Dezideráta  Upravené a ověřené požadavky na knihy se vloží do knihovnického systému. Po zveřejnění se zobrazují uchazečům.  Probíhající/připravené VŘ  Uzavřená VŘ  Dodavatelé  Stav dodání


Zveřejnění zakázky  Zakázku zveřejňuje Oddělení veřejných zakázek na profilu zadavatele, link na zadávání nabídek v katalogu  Dle pokynu OVZ knihovna nastaví data a časy zveřejnění a ukončení zakázky  Uchazeči se registrují na profilu zadavatele  Uchazeč svou nabídku vkládá do systému podepsanou elektronickým podpisem  Veškerá dokumentace veřejně přístupná


Zobrazení uchazečům v katalogu  Pro registrované dodavatele se zobrazuje s odkazem na počty kusů a nabízenou cenu  Dodavatelé podávají cenovou nabídku pouze na tituly, které jsou schopni v požadovaném množství dodat


Vyhodnocení VŘ  Vyhodnocení  Srovnání podle ceny  Možnost vyřadit nevyhovující nabídky (z důvodu porušení obchodních podmínek)

 Zveřejnění nejvýhodnější nabídky na tituly  Veřejně přístupný dokument


Objednávky  Systém generuje objednávky  Rozesílání jednotlivým dodavatelům  Objednávky jsou rozděleny podle zdrojů financovaní – většinou potřebujeme od dodavatele vystavení několika faktur


Katalogizace  Přidávání deziderat k dokladu/faktuře  Záznam se vytváří samostatně v modulu katalogizace a deziderata s vygenerovanými přírůstkovými čísly se k nim přiřadí


Celkové shrnutí  Od ledna 2016 proběhlo 7 výběrových řízení (původní předpoklad 1x za měsíc, první VŘ zkušební – jen na několik titulů)  Každé VŘ v části české a zahraniční  V každém řízení byla cena za dodané tituly ca o 30% nižší oproti katalogovým (vydavatelským) cenám


Přínos nového systému objednávek Nevýhody

Výhody  Jedná se o veřejnou zakázku se všemi formálními náležitostmi  Transparentnost (veřejně přístupné, stejné podmínky pro všechny)  Výhodnější ceny  Není třeba oslovovat dodavatele jednotlivě s každou poptávkou  Možnost soutěžit jednotlivé tituly, ne celý soubor  Oproti minulému způsobu soutěžení se celý proces zrychlil

 Náročná administrativa  Nepřehledná kontrola dodaných titulů – pro systém je titul dodaný až v okamžiku vygenerování čísla a odeslání do katalogu  Objednavatelé knih by si představovali ještě kratší lhůtu na dodání.  Zatím není provázáno s ekonomickým systémem (pro zadávání objednávek)


Současnost  Novela ZVZ od října 2016, výjimka na nákup knih a jiných informačních zdrojů do knihovních fondů  Používáme a budeme používat představený modul pro průzkum trhu. • Srovnání cen a vyhodnocení je pohodlnější než v excelu. • I nově osloveným dodavatelům se způsob zadávání nabídek líbí. 26. akviziční seminář SDRUK, Havlíčkův Brod 13. 10. 2016

Budoucnost  V rámci očekávaných financí z OP VVV od roku 2017 plánuje univerzita nákup informačních zdrojů, mj. tištěných knih, kde lze předpokládat podmínku soutěžení.  Modul pro příjem nabídek na nákup knih splňuje podle OVZ MENDELU všechny formální náležitosti.  Budeme připraveni. 26. akviziční seminář SDRUK, Havlíčkův Brod 13. 10. 2016

Děkujeme za pozornost Kontakt pro případné dotazy: [email protected]

[email protected]


Nákup knih na MENDELU od roku Mgr. Daniela Kopeczinski, Bc. Vladimíra Perlová Ústřední knihovna ÚVIS Mendelovy univerzity v Brně

Recommend Documents