Nákup knih na MENDELU v režimu veřejné zakázky. Bc. Vladimíra Perlová, Bc. Lenka Hrozková, DiS. Ústřední knihovna ÚVIS Mendelovy univerzity v Brně

Nákup knih na MENDELU v režimu veřejné zakázky Bc. Vladimíra Perlová, Bc. Lenka Hrozková, DiS. Ústřední knihovna ÚVIS Mendelovy univerzity v Brně

24. akviziční seminář SDRUK, Zlín 10. 6. 2014

1

 Úvod  Dodržování zákona o veřejných zakázkách při nákupu knih – výklad MENDELU  Oddělení veřejných zakázek a role Ústřední knihovny  Praktický postup  Časový snímek


2

 Zákon č. 137/2006 Sb. o veřejných zakázkách  Směrnice MENDELU o veřejných zakázkách, v souladu se zákonem 137/2006 ve znění pozdějších předpisů  Oddělení veřejných zakázek MENDELU  Odpovědnost řešitelů projektů a příjemců dotací  Role Ústřední knihovny


3

 Dle zákona je MENDELU veřejný zadavatel, pro stanovení předpokládané hodnoty je povinen sečíst předpokládanou hodnotu obdobných, spolu souvisejících dodávek a služeb, které hodlá pořídit v průběhu účetního období (1 rok).  V součinnosti evidence knihovny a ekonomického systému SAP byla zjištěna předpokládaná hodnota za nákup knih a rozhodnuto o režimu VZ tzv. podlimitní, kdy předpokládaná hodnota zakázky je mezi 2000000 a 5244000 Kč bez DPH.  Podle loňského objemu nákupu knih za univerzitu (6 mil.) a předpokládaného stejného objemu v letošním roce, se pohybujeme kolem hranice pro podlimitní a nadlimitní VZ.  Předpokládané hodnoty zakázky sčítáme zvlášť pro českou odbornou literaturu a zvlášť pro zahraniční odbornou literaturu a obhajujeme poukazem na to, že se nejedná o obdobná, spolu související plnění a že dodavatelé české a zahraniční odborné literatury se nepřekrývají (může být diskutabilní).


4

 Nadlimitní VZ je pro nákup knih neefektivní. Aby univerzita postupovala v souladu se zákonem a co nejvíce zvýšila efektivitu dodání, postupuje následovně:  V průběhu roku je realizováno více VZ – minulý rok 3, letos předpokládáme také 3.  Na univerzitě je v kompetenci Oddělení veřejných zakázek – vystavení na profilu zadavatele, zákonné lhůty, smlouvy…  Zakázka je dělena na několik částí, uchazeči mohou podat nabídku na každou samostatnou část, na více částí nebo na všechny části (uvedeno v zadávací dokumentaci).  Na každou část VZ je nutné získat alespoň dvě způsobilé nabídky, jinak je VZ v té části zrušena.


5

 V zadávací dokumentaci připouštíme variantní řešení v případě nedostupnosti na trhu (stejná jazyková mutace, obsah koresponduje s obsahem poptávané knihy), novější vydání stejného titulu, vazba knihy. Uchazeč popíše konkrétní způsob obdobného řešení v nabídce.  Uchazeč je oprávněn požadovat po zadavateli dodatečné informace k zadávacím podmínkám.


6

E-ZAK - Profil zadavatele Mendelova univerzita v Brně na https://zakazky.mendelu.cz/


7

strana 8


Role knihovny:  Od roku 2013  Kontrola dostupnosti knihy  Kontrola ceny knihy


9

Postup nákupu knih:  Sběr požadavků.  Požadavky sbírá knihovna na předepsaných formulářích, zvlášť pro české, zvlášť pro zahraniční knihy. Požadavky předkládají manažeři projektů nebo dílčí knihovníci.  Vyžadujeme od zadavatelů informaci o předpokládané ceně za soubor a o tom, zda mají hranici ceny za soubor nebo za každý titul (tj. za položku).  Knihovna provede kontrolu dostupnosti a ceny. Změny pouze navrhuje, ale neprovádí je sama, musí odsouhlasit zadavatel.  Knihovna soubory předá Oddělení veřejných zakázek. 24. akviziční seminář SDRUK, Zlín 10. 6. 2014

10

Zveřejnění termínu sběrů:  Komise rektora pro hospodářsko-správní činnost  E-maily projektovým manažerům prostřednictvím projektových center fakult  Weby knihovny – informace o termínu, postup nákupu knih, formuláře  Elektronická e-mailová konference pro dílčí knihovníky 24. akviziční seminář SDRUK, Zlín 10. 6. 2014

11

strana 12

Weby dílčím knihovnám


strana 13

Vzor formuláře pro sběr


Kontrola dostupnosti  Dle webových stránek vydavatelů


14

Kontrola ceny  Dle webových stránek vydavatelů  Ceny běžné doporučené, ne po slevě, ne z e-shopů


15

strana 16

Chyby a problémy:  Zadávání nízkých cen, cen z e-shopů, cen po slevě  Zadavatelé nechápou, že počítání hodnoty za běžné doporučené ceny je nutné ke zvýšení pravděpodobnosti získání knih. Pokud se podhodnotí, o zakázku se nikdo nepřihlásí.  Knihy z malých vydavatelství, např. muzeí, spolků, univerzitní  Dlouhá doba od sběru požadavků a kontroly po vystavení, některé tituly už mohou být nedostupné. 24. akviziční seminář SDRUK, Zlín 10. 6. 2014

strana 17

Po kontrole:  Dle odborného posouzení knihovna navrhne změnu – navýšit cenu knihy, vyřadit nedostupnou knihu ze seznamu, aby „neohrozila“ celý soubor a ten nebyl kvůli jedné nedostupné knize zrušen  Někdy dlouhodobý proces – e-mailová komunikace ohledně cen a finální podoby vystaveného souboru knih  Ale ani po této kontrole nezaručíme, že bude kniha vysoutěžena, nemusí se přihlásit dodavatel, neovlivníme


Role knihovny v tuto chvíli končí Knihovna předá konečnou podobu souborů Oddělení veřejných zakázek


18

Oddělení veřejných zakázek Veškerá administrace, vystavení na profilu zadavatele a odpovědnost za celou zakázku na nákup knih v souladu se zákonem


19

Vyhodnoceno  Vítězní uchazeči o jednotlivé části VZ dodají knihy dle smlouvy do Ústřední knihovny  Ústřední knihovna zkontroluje dodávku, předá fakturu zadavateli, dále nakládá s knihami dle knihovního zákona – evidence, katalogizace …


20

strana 21

Časový snímek - konkrétní příklad z roku 2014  Do 21. 2. knihovna sbírala požadavky zadavatelů na nákup knih na předepsaných formulářích zvlášť pro české, zvlášť pro zahraniční knihy  Kontrola dostupnosti, cen, komunikace se zadavateli  7. 3. soubory předány Oddělení veřejných zakázek  Dodávka českých knih v E-ZAKu zveřejněna 25. 3. (26 souborů)  11. 4. otevírání obálek - 10 souborů zrušeno – byla podána pouze jedna nebo žádná nabídka  Smlouvy podepsány v rozmezí 6. – 21. 5.  Lhůta 6 týdnů na dodání knih  České knihy dodány na přelomu května/června  Shrnutí: zadavatel obdrží české knihy nejdříve za 3,5 měsíce


strana 22

Časový snímek - konkrétní příklad z roku 2014  Zahraniční knihy obdobné  Podáno 13 souborů, 10 souborů zrušeno, byla podána pouze jedna nebo žádná nabídka.  Smlouva podepsána 6. 5.  Lhůta na dodání knih – 8 týdnů (do 1. 7.)  Shrnutí: zadavatel obdrží zahraniční knihy nejdříve za 4,5 měsíce


Závěr Rozhodnutí o způsobu nákupu knih učinila univerzita cestou Oddělení veřejných zakázek v souladu se zákonem a nám nezbývá než se přizpůsobit. Učíme se za pochodu a děláme, co můžeme a co umíme  24. akviziční seminář SDRUK, Zlín 10. 6. 2014

23

Děkujeme za pozornost. Použito materiálu Mgr. Marka Lolloka z Oddělení veřejných zakázek MENDELU

Kontakty: [email protected] [email protected] 24. akviziční seminář SDRUK, Zlín 10. 6. 2014

24

Nákup knih na MENDELU v režimu veřejné zakázky. Bc. Vladimíra Perlová, Bc. Lenka Hrozková, DiS. Ústřední knihovna ÚVIS Mendelovy univerzity v Brně

Recommend Documents