Nadere toelichting op kaders voor zelfsturing binnen De Lichtenvoorde (taken, verantwoordelijkheden, bevoegdheden)
1.
Het concept van zelfsturing binnen De Lichtenvoorde Het is al jarenlang beleid binnen De Lichtenvoorde dat bevoegdheden en verantwoordelijkheden zo laag mogelijk in de organisatie geregeld zijn. Medewerkers (al dan niet in teamverband) dragen daarom een grote mate van eigen verantwoordelijkheid voor het uitvoeren van hun taken. Wij noemen dit zelfsturing. Het management zich bezighoudt met het scheppen van de voorwaarden waardoor medewerkers optimaal vorm kunnen geven aan hun taken. Deze voorwaarden moeten natuurlijk in overeenstemming zijn met de strategie van de organisatie en met de wet- en regelgeving. Het sectormanagement (sectormanager en teammanager) opereert binnen de zorgprocessen vooral als ondernemer en coach, maar is wel verantwoordelijk voor adequate sturing aan (zorg)teams. Zelfsturing kenmerkt zich niet door het onbegrensd overdragen van allerlei taken van specialisten en managers naar bijvoorbeeld zorgmedewerkers. Iedereen heeft zijn eigen taken en blijft daarvoor verantwoordelijk. Voor meer details wordt verwezen naar de binnen de organisatie geldende beleidsnota ‘s over structuur, zelfsturing, kwaliteit en veiligheid.(zie het Kwaliteitsportaal, www.delichtenvoorde. nl en www.werkenbijdelichtenvoorde.nl )en de 4 bijlagen die bij dit document gaan.(teamtaken, voorwaarden voor zelfsturing, risico’s bij zorgprocessen, kwaliteit van zorg)
1
2.1
Zelfsturing binnen plaatsgebonden teams Begeleiding en verzorging van cliënten met intensieve zorgvragen en 24-uurs ondersteuning en begeleiding van cliënten op een dagactiviteitencentrum (WLZ en Jeugdzorg) wordt geregeld door zogenaamde plaatsgebonden teams. Huisvesting van deze cliënten wordt aangeboden in kleinschalige woonzorgcentra en begeleiding op dagverblijven die de standplaats van dergelijke teams vormen. Er zijn plaatsgebonden teams voor jeugd, volwassenen en senioren. Medewerkers van plaatsgebonden teams zijn gezamenlijk verantwoordelijk voor het uitoefenen van de aan hen opgelegde zorgtaken. Zij zijn (afhankelijk van hun FWG-functie) met inachtneming van de afgesproken regels (wet- en regelgeving, kwaliteitseisen, interne regels), ook individueel verantwoordelijk (onder meer bij het persoonlijk begeleiderschap) voor een aantal taken in het kader van dienstverlening:
het opstellen en evalueren van zorgplannen en behandelplannen dan wel deelplannen bij dagbesteding het organiseren en evalueren van (onderdelen van de) dienstverlening (zoals voeding, hygiëne, veiligheid, begeleiding en ontwikkeling) en teamplannen en het zo nodig uitvoeren van voorbehouden of risicovolle handelingen het desgewenst rapporteren over de uitvoering van (behandel) plannen het onderhouden van cliëntnetwerken het organiseren van noodzakelijk vervoer het ondersteunen bij financieel beheer en de totstandkoming van samenlevingsovereenkomsten
Een deel van deze taken wordt volgens roosters van elkaar overgenomen. Daarnaast voert een aantal medewerkers ook specifieke ondersteunende teamtaken uit. Het gaat hierbij om taken op het gebied van:
arbeidsvoorwaarden arbeidsomstandigheden (in)werkbegeleiding administratie veiligheid cliënten en medewerkers contacten met verwanten
en om optionele en situationele zorginhoudelijke teamtaken op het gebied van seksualiteit of gezinspedagogiek. Voor meer informatie over de teamtaken wordt verwezen naar bijlage 1 en naar de nota structuur De Lichtenvoorde (www.werkenbijdelichtenvoorde.nl) . De teammanager stuurt aan of coacht (afhankelijk van de omstandigheden) en ziet toe op de uitvoering. Er wordt gewerkt met roosters die voldoen aan de Arbeidstijdenwet en de CAO. Medewerkers zijn zelf verantwoordelijk voor het indienen van hun declaraties (via Harmony of via declaratieformulieren). De functies gastvrouw, assistent-begeleider, begeleider, persoonlijk begeleider, begeleider behandeling, persoonlijk begeleider behandeling, assistent-begeleider dagactiviteiten, begeleider dagactiviteiten en persoonlijk begeleider dagactiviteiten kunnen voorkomen en zijn beschreven conform FWG 3.0.
2.2
Ondersteunende (civiele) diensten Plaatsgebonden teams worden verder ondersteund door medewerkers van de civiele diensten. De medewerkers van deze diensten zijn, met inachtneming van de afgesproken regels (wet- en regelgeving, kwaliteitseisen, interne regels), verantwoordelijk voor: inkopen en beheren van voedingsmiddelen centrale bereiding van voedsel inkoop en beheer van schoonmaakmiddelen huishoudelijke (schoonmaak)activiteiten eigen budgetbeheer De functies schoonmaker, huishoudelijk medewerker en kok komen voor en zijn beschreven conform FWG 3.0.
2
2.3
Zelfsturing binnen ambulante teams Begeleiding van individueel, zelfstandig of samenwonende cliënten, begeleiding van gezinnen (Vroeghulp, Families First) of begeleiding in het kader van begeleid werken of werkprojecten op locatie wordt gerealiseerd vanuit ambulante teams. Deze dienstverlening zal met ingang van 2015 worden overgeheveld naar de Wmo en dat zal leiden tot sanering en reorganisatie van de bestaande dienstverlening. Medewerkers van ambulante teams zijn tot die tijd gezamenlijk verantwoordelijk voor het uitoefenen van de aan hen opgelegde zorgtaken. Zij zijn met inachtneming van de afgesproken regels (wet- en regelgeving, kwaliteitseisen, interne regels), individueel verantwoordelijk voor algemene taken in het kader van dienstverlening:
het opstellen en evalueren van zorgplannen en teamplannen het organiseren en evalueren van dienstverlening het organiseren en onderhouden van cliëntnetwerken het ondersteunen bij het zelfstandig voeren van een huishouden het ondersteunen bij het aanvragen van fiscale toeslagen begeleiding bij het inkomensbeheer het ondersteunen bij de totstandkoming van samenlevingsovereenkomsten
en in teamverband, doch slechts voor de functie persoonlijk begeleider, verantwoordelijk voor specifieke ondersteunende teamtaken. Het gaat om taken op het gebied van:
arbeidsvoorwaarden arbeidsomstandigheden (in)werkbegeleiding administratie veiligheid cliënten en medewerkers
en om optionele en situationele zorginhoudelijke teamtaken zoals op het gebied van seksualiteit of gezinspedagogiek. Voor meer informatie over de teamtaken wordt verwezen naar bijlage 1 en naar de nota structuur De Lichtenvoorde (www.werkenbijdelichtenvoorde.nl) . De teammanager stuurt aan of coacht (afhankelijk van de omstandigheden) en ziet toe op de uitvoering. Er wordt gewerkt met roosters die voldoen aan de Arbeidstijdenwet en de CAO. Medewerkers zijn zelf verantwoordelijk voor het indienen van hun declaraties (via Harmony of via declaratieformulieren). Medewerkers zijn medeverantwoordelijk voor het onderhandelingsproces met cliënten bij het plannen van de begeleidingsuren, indien deze afwijken van hetgeen is overeengekomen in het zorgplan en het daaruit volgend rooster. De standplaats van medewerkers van ambulante teams is het sectorbureau. De functies assistent-begeleider, begeleider en persoonlijk begeleider kunnen voorkomen en zijn beschreven conform FWG 3.0.
3
3.
Individuele en collectieve bevoegdheden sector team team manager manager Informatie algemeen inzien verzamelen intern verspreiden extern presenteren vertrouwelijk stellen Informatie personeel inzien verzamelen intern verspreiden extern presenteren Informatie cliënten inzien verzamelen intern verspreiden extern presenteren contractuele verplichtingen arbeidscontract <1 jr. arbeidscontract >1 jr. onderhoudscontract <1jr. onderhoudscontract >1jr. huurcontract leasecontract dienstverl.overeenkomst <1jr dienstverl.overeenkomst >1jr secundaire arb. voorwaarden wijzigen inpasnr.FWG overige verplichtingen uitbreiding capaciteit toekenning projectmiddelen sponsoring fondswerving in eigendom nemen investeringen/aankopen aanschaf OG verkoop OG roerende zaken (per opdracht < € 500 < € 5.000 > € 5.000 < € 25.000 > € 25.000 consumptieve goederen diensten/opdrachten < € 2.500 > € 2.500 gebruik inventaris gebruik leaseauto’s afgeven bankmachtiging betaalopdrachten afgeven bankgaranties aansluiting nutsbedrijven afboeken vorderingen aflossing leningen kasopnamen voorschot salarissen overig voorschotten acceptatie goederen acceptatie giften acceptatie legaten parafering facturen parafering kassen parafering declaraties afwikkelen verzekeringen financ. handelingen RBFC samenwerkingsovereenkomsten inkrimpen activiteiten afstoten activiteiten
v v v v g
v v v v g
b b b g g
b b g g
b b g g
g g g g
b b b b
b b b g
b b b g
b g b g g g b b g b
g g g g g g g g g g
g g g g g g g g g g
g g g b b
g g g g g
g g g g g
g g
g g
g g
b b g g b
b g g g b
b g g g b
b g b b g g g g g g b b b b g g b b b g b g g g
g g b b g g g g g g b g g b g g b b b g b g g g
g g b b g g g g g g b g g b g g b b g g b g g g
v=volledig bevoegd b=beperkt bevoegd binnen budget g=geen bevoegdheid de rood gearceerde bevoegdheden zijn slechts toegekend aan specialisten, groen gearceerd is een bevoegdheid van een zorgmedewerker.
4
Bijlage 1. Overzicht teamtaken bij zelfsturende zorgteams Binnen de zorgteams is sprake van een teamverantwoordelijkheid en van individuele verantwoordelijkheid. Het feit dat een begeleider binnen een team ook een teamtaak vervult, betekent niet dat daarmee de gezamenlijke verantwoordelijkheid voor die taak vervalt. De taakhouder is na de teammanager het eerste aanspreekpunt voor dat onderwerp binnen het team en voert namens het team een aantal taken uit. De teamtaak Arbeidsvoorwaarden (de roostermaker) het leveren van een bijdrage aan het jaarlijks op te stellen formatieplaatsenplan, het vaststellen van het profiel bij eventuele vacatures en het participeren in de daadwerkelijke werving en selectie het samenstellen van het voorlopig en het definitief rooster met behulp van software en de controle op de daaruit voortvloeiende urenregistratie per medewerker de coördinatie bij het inzetten van invalkrachten en/of meeruren in verband met ziekte of vakanties het verstrekken van informatie aan collega’s over werktijdenregelingen De werkzaamheden die verbonden zijn met de teamtaak Arbeidsvoorwaarden vallen onder de verantwoordelijkheid van de teammanager, met uitzondering van de daadwerkelijke werving en selectie en het jaarlijkse begrotingsproces, welke rechtstreeks worden aangestuurd door de sectormanager. De taakhouder is bekend met de wet- en regelgeving en handelt daar ook naar. De werkgroep Personeel van de OR kan taakhouders consulteren. De teamtaak Arbeidsomstandigheden (de BHV ‘er) het toezien op de lokale bedrijfsveiligheid en het verzorgen van de bedrijfshulpverlening het toezien op het juiste gebruik van tilapparatuur en het opvolgen van de protocollen met betrekking tot fysieke belasting en agressie het verstrekken van informatie aan collega’s over relevante regelingen en protocollen De werkzaamheden die verbonden zijn met de teamtaak Arbeidsomstandigheden vallen onder de verantwoordelijkheid van de teammanager. De Arbocommissie kan taakhouders consulteren. De taakhouder is bekend met de wet- en regelgeving en handelt daar ook naar. De Werkgroep Arbo van de OR kan taakhouders consulteren. De teamtaak Werkbegeleiding het zorgdragen voor het inwerken van invalkrachten en nieuwe medewerkers het begeleiden van stagiaires, BBL-ers en vrijwilligers het verstrekken van informatie aan collega’s over relevante regelingen en protocollen. De werkzaamheden die verbonden zijn met de teamtaak Werkbegeleiding vallen onder de verantwoordelijkheid van de teammanager. Ten aanzien van de begeleiding van stagiaires en BBL-ers is er sprake van inhoudelijke aansturing door een speciale functionaris van personeelszaken, die eindverantwoordelijk is voor het leerlingwezen. Ten aanzien van de begeleiding van vrijwilligers moet ook worden afgestemd met de afdeling personeelszaken. De taakhouder is bekend met de wet- en regelgeving en handelt daar ook naar. De Werkgroep Personeel van de OR kan taakhouders consulteren. De teamtaak Administratie het controleren en aftekenen/digitaal accorderen van facturen conform het bevoegdhedenschema en het zorgdragen voor actuele handtekeningenkaarten het beheren van de kleine kas het aanvragen en afrekenen van voorschotten het signaleren van budgetoverschrijdingen bij materiële kosten het leveren van een bijdrage aan de begrotingsinformatie ten behoeve van de sectormanager het invullen van presentielijsten en het doorgeven van cliëntmutaties het verstrekken van informatie aan collega’s met betrekking tot de administratieve organisatie De werkzaamheden die verbonden zijn met de teamtaak Administratie vallen onder de verantwoordelijkheid van de teammanager, met uitzondering van het jaarlijks begrotingsproces dat rechtstreeks valt onder de sectormanager. De taakhouder is bekend met de wet- en regelgeving en handelt daar ook naar. De taakhouder volgt de richtlijnen van de manager Bedrijfsbureau in het kader van de AO op.
5
De teamtaak Veiligheid cliënten en medewerkers de teamcoördinatie bij medicatiebegeleiding, voorbehouden handelingen en vrijheidsbeperkende maatregelen de teamcoördinatie bij het handhaven van de HACCP en de veiligheid in en rond het huis het verstrekken van informatie aan collega’s met betrekking tot relevante regelingen en protocollen De werkzaamheden die verbonden zijn met de teamtaak Veiligheid cliënten, vallen onder de verantwoordelijkheid van de teammanager. De taakhouder volgt de richtlijnen van de Verpleegkundig Adviseur dan wel de Gedragswetenschapper ten aanzien van medicatiebegeleiding, voorbehouden handelingen en vrijheidsbeperkende maatregelen op. De taakhouder volgt de richtlijnen van de trajectbegeleider die verantwoordelijk is voor de HACCP op. De taakhouder is bekend met de wet- en regelgeving en handelt daar ook naar. De teamtaak Communicatie met verwanten het leggen en onderhouden van contacten met alle verwanten (contactpersonen) van de cliënten van het zorgteam over niet-cliëntspecifieke zaken het informeren van deze verwanten over relevante zaken die het zorgteam aangaan het fungeren als vraagbaak voor verwanten aangaande de zorginstelling en de Updates het mede organiseren van contactmomenten en themabijeenkomsten tussen verwanten onderling en tussen verwanten en zorgmedewerkers het verstrekken van informatie aan collega’s met betrekking tot de niet-cliëntspecifieke communicatie met verwanten het ondersteunen van collega’s bij het onderhouden van de cliëntspecifieke contacten met verwanten De werkzaamheden die verbonden zijn met de teamtaak Communicatie met verwanten vallen onder de verantwoordelijkheid van de teammanager. Aan uitvoering van deze taak zal een vast aantal uren verbonden zijn. Overige teamtaken De teamtaak Seksualiteit en de teamtaak Pedagogiek zijn optioneel en situationeel en kunnen dus per team en desgewenst door de sectormanager voor een bepaalde tijd worden ingesteld. Naast het bespreekbaar maken van deze onderwerpen en het maken van afspraken binnen een team, gaat het verder over informatievoorziening en regelingen en protocollen. De verantwoordelijkheid als OR-achterbanvertegenwoordiger is een taak die binnen een team naar keuze kan worden ondergebracht bij de teamtaak Arbeidsvoorwaarden of bij de teamtaak Arbeidsomstandigheden. In principe wijst elk team een achterbanvertegenwoordiger aan. Het bijwonen van achterbanbijeenkomsten door de vertegenwoordiger is werktijd. De vertegenwoordiger zal in het werkoverleg terugkoppelen. Een aantal taken is in principe individueel uit te voeren en zij volgen uit het persoonlijk zorgplan, zoals het stimuleren en begeleiden van cliënten bij opleidingen en trainingen, het persoonlijk vermogensbeheer, netwerkopbouw etc. De persoonlijk begeleider geeft uitvoering aan deze taken onder supervisie van de teammanager. Onderhoud van huisvesting is in principe de verantwoordelijkheid van de huiseigenaar, in de meeste gevallen dus de corporatie. Een teamlid dat een onvolkomenheid registreert, meldt dit aan de coördinator huisvesting van het Bedrijfsbureau. Zaken die een cliënt rechtstreeks aangaan (zoals eigen inboedel) worden door de (persoonlijk) begeleider behandeld en voor overige knelpunten of problemen (bijv. huurderverantwoordelijkheden, tuinonderhoud) wordt contact opgenomen met de coördinator huisvesting van het Bedrijfsbureau. In eerste instantie is een ieder verantwoordelijk voor het raadplegen van de ter beschikking gestelde informatiebronnen. Bij specifieke onderwerpen waar een teamtaak voor is georganiseerd, is de taakhouder de eerste informatieverantwoordelijke.
6
Bijlage 2. Algemene voorwaarden voor zelfsturing Allereerst is daar een algemene voorwaarde die geldt voor elke medewerker of hij of zij nu werkt in teamverband of in een individuele functie: Elke medewerker is op de hoogte van de binnen zijn functie geldende wet- en regelgeving en handelt daar ook naar. Er is verder een aantal algemene voorwaarden van belang bij het onderhouden van zelfsturing in teamverband. de taak van het team moet compleet zijn en een afgerond geheel van samenhangende activiteiten vormen er moeten voldoende bevoegdheden aan het team zijn toegekend taken moeten onderlinge afhankelijkheid vertonen en dus aanvullend aan elkaar zijn en een gemeenschappelijk doel hebben de omvang van een team moet klein genoeg zijn om goede beslissingen te nemen en groot genoeg om een compleet proces uit te voeren. Optimaal zijn teams tussen de 8 en 12 personen teamleden zijn onderling inzetbaar op meerdere taken “statusverschillen” mogen de flexibiliteit niet in de weg staan afwezigheid (ziek, vrij) moet intern worden opgevangen er is een aanspreekpunt, aparte taken rouleren er is sprake van een eigen werkplek, middelen en informatie Daaraan kan op basis van nieuwe inzichten een aantal factoren worden toegevoegd medewerkers kunnen zelf bepalen welke initiatieven en beslissingen bijdragen aan de doelen van het team medewerkers krijgen ruimte voor innovatie en experimenten medewerkers houden nadrukkelijk rekening met de effecten van hun beslissingen op andere delen van de organisatie.
Voorwaarden voor zelfsturing binnen zorgprocessen Er is ook een aantal voorwaarden van belang dat specifiek is voor zorgprocessen binnen De Lichtenvoorde. De sectormanager draagt zorg voor introductie en onderhoud van: een adequate zorgplansystematiek een informatiesysteem een roostersysteem een kwaliteitssysteem (voorzien van evaluatie en borging van organisatieprocessen en cliëntevaluaties) en de opleidingen en trainingen die noodzakelijk zijn voor het gebruiken van die systemen. Daarnaast worden zorginhoudelijke opleidingen en trainingen aangeboden in het kader van de leervragen van medewerkers. Voor de verschillende leervragen wordt verwezen naar de nota “Structuur De Lichtenvoorde”. Voor het nemen van eigen verantwoordelijkheid (zelfsturing) is het niet voldoende als medewerkers duidelijk hebben welke doelen worden nagestreefd, hoe taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden zijn geregeld en dat een en ander wordt ondersteund door goede systemen, opleidingen en trainingen. Ook de zogenaamde zachte elementen spelen een belangrijke rol. De teammanager moet ervoor zorgen dat: er ruimte bestaat om open te kunnen communiceren tussen teamleden onderling en tussen het team en het sectormanagement helder is dat er tussen verschillende teams en binnen een team sprake kan zijn van verschillende niveaus van zelfsturing vanwege verschillende niveaus van ontwikkeling van medewerkers binnen de formatie van een team steeds gezocht wordt naar een balans op het gebied van deskundigheden, leeftijd en geslacht als door langdurig verzuim of interne mobiliteit de zelfsturing van een team tijdelijk onder druk komt te staan, crisisondersteuning kan worden aangeboden en tot slot dat: er ruimte is om fouten te mogen maken en om daar in alle openheid met elkaar over te kunnen spreken. Het is daarbij van belang dat De Lichtenvoorde het ontwikkelingsgesprekken en loopbaanplanning adequaat hanteert.
vastgestelde
systeem
van
persoonlijke
7
Sturing van de zorgprocessen Het niveau van het zelfsturend vermogen van een zorgteam wordt niet alleen bepaald door aan de voorwaarden van zelfsturing te voldoen, maar ook door helderheid te verschaffen over de doelen die bereikt moeten worden, de zorgtaken. Deze doelen worden beschreven in paragraaf 3 en komen ook voor in de volgens FWG 3.0 vastgestelde taak- en functieomschrijvingen. Vervolgens wordt duidelijk gemaakt op welke wijze het sectormanagement (sectormanager en teammanager) stuurt op de te bereiken resultaten. De sectormanager stuurt op de resultaten van: ontwikkeling van cliëntnetwerken (de wijze waarop familie, vrienden etc. worden betrokken) ontwikkeling van empowerment bij cliënten (de mate waarin cliënten zich ontplooien) staat van gezondheid, hygiëne en veiligheid teambudgetten, sectorbudgetten staat van zorgplannen De teammanager stuurt op de resultaten van: zorgplanning (het overeenkomen, evalueren en op kwaliteit toetsen van zorgplannen en diensten welke daaruit voortvloeien) interne informatieoverdracht (tussen teamleden onderling en tussen team en sectormanagement) roosterplanning, personeelsformaties, bezettingen en verzuim teamplannen en persoonlijke ontwikkelingsplannen van medewerkers staat van onderhoud van inventaris De sturing vanuit het management bestaat uit het maken van afspraken met de teams over de invulling van de zorgtaken, de wijze van het onderling informeren, door het regelen van overdrachtmomenten en door het vaststellen van kwaliteitscriteria.
Borging van zelfsturing Het helder houden van de kaders (ondermeer vastgelegd in beleidsnota's, protocollen en regelingen) waarbinnen de individuele medewerker en het team kunnen opereren en het scheppen van de juiste voorwaarden (informatie, vaardigheden en deskundigheden) is de primaire verantwoordelijkheid van de teammanager. Het op deze wijze borgen van het beleid is van doorslaggevend belang voor het succes van de organisatie. Dit wordt nog onafhankelijk getoetst door een Certificerings-Instelling (CI) op basis van het HKZcertificatieschema voor de Gehandicaptenzorg en door de interne auditteams.
8
Bijlage 3. Risicofactoren ten aanzien van de veiligheid van cliënten 1.
Algemeen risicobeleid Door incidenten rond de veiligheid van cliënten kunnen boetes, malussen of schadevergoedingen worden opgelegd. Ernstige incidenten schaden het imago en kunnen de bevoegdheid tot het verlenen van zorg aantasten. Incidenten kunnen ook leiden tot ingrijpen door toezichthouders of justitie. De Lichtenvoorde beschikt over een uitgebreid systeem van controle en signalering, er is een 7x24 uur calamiteitendienst met inbegrip van de bestuurder actief en elk zorgteam beschikt over een eigen “veiligheidsfunctionaris”, de taakhouder. Er is een detail-analyse gemaakt van de veiligheid op basis van de verschillende strategische doelen. De bronnen zijn interne audits, externe audits (Lloyd’s), rapportages van de IGZ en de VWA, cliëntwaarderingsonderzoeken, de cliëntenraden en de verwantenraden en de vertrouwenspersoon. De belangrijkste risico’s in het kader van veiligheid zijn op dit moment: agressie en geweldpleging tegen andere cliënten en tegen medewerkers, het aangaan van verkeerde relaties (zoals loverboys), brand, ongelukken in en rond het huis, legionella, voedselvergiftiging en medicatiefouten. Deze risico’s hangen veelal samen met de competentie van organisatie en medewerkers in relatie tot onvermijdbare situaties.
De volgende normen gelden voor de veiligheid van cliënten: Veiligheid vooraf georganiseerd -
van elke cliënt is een risicoprofiel opgenomen in het ECD elk zorgteam heeft een aandachtsfunctionaris veiligheid er zijn altijd BHV-geschoolde medewerkers aanwezig buiten kantooruren functioneert altijd een calamiteitendienst de brandbeveiliging is op alle locaties adequaat geregeld en wordt elk jaar door experts gecontroleerd elk jaar wordt met cliënten een ontruimingsoefening gehouden twee maal per jaar wordt elke locatie onderzocht op algemene veiligheidsaspecten. Gebreken worden direct hersteld elke locatie wordt minimaal één maal per jaar op legionella onderzocht in alle jeugdzorgcentra worden de externe relaties regelmatig geëvalueerd
Veiligheid ervaren door cliënten -
het aantal incidenten rond voedselveiligheid is 0 het aantal medicijnfouten (te laat, niet gegeven, verkeerde medicatie, verkeerde dosering) is niet hoger dan 0,1 procent van alle uitzettingen per jaar. (globaal 300-350 meldingen) er worden geen medicijnfouten gemaakt die letsel opleveren er zijn geen ongeoorloofde vrijheidsbeperkende maatregelen opgelegd volwassen cliënten zijn getraind om desgewenst in hun woning veilig met tabak om te gaan er vinden geen ongelukken, waaronder valincidenten, plaats die letsel opleveren cliënten zijn gevrijwaard van vormen van geweldpleging en seksueel grensoverschrijdend gedrag als kinderen of jongeren weglopen of met potentiële loverboys contacten hebben, wordt altijd de politie ingeschakeld of geraadpleegd.
Beoordeling van de prestaties in 2014. Er is nog niet voor elke cliënt een risicoprofiel opgemaakt. Het is niet zondermeer toegestaan om vrijheidsbeperkende maatregelen toe te passen om valincidenten te voorkomen. Externe relaties zijn vooral bij jongeren lastig te beheersen. Weglopen, soms met loverboys, of omgang met criminelen in het algemeen vormt een groot risico. Justitie is over het algemeen geen reguliere partner bij deze problematiek. Brand die wordt veroorzaakt door exogene factoren (veelal de cliënt zelf) is een moeilijk te vermijden risico. Het interne rapportagesysteem moet nog steeds vanuit het management worden geïnitieerd; de borging van een PDCAcyclus kan worden verbeterd. Soms worden cliënten geconfronteerd met agressie en geweldpleging door andere cliënten. Er zijn geen aanwijzingen dat zich op korte termijn andere waarnemingen zullen voordoen.
9
2
Veiligheid in en rond het huis In ons land komen relatief gezien veel ongelukken in en rond het huis voor. Om dergelijke ongelukken met cliënten van De Lichtenvoorde zoveel mogelijk te voorkomen, moeten goede afspraken worden gemaakt. Deze afspraken worden helder gecommuniceerd tussen begeleiders, cliënten, verwanten en eventuele voogden.
3
Kinderen en jongeren in verblijfszorg In het geval van kinderen en jongeren is het de verantwoordelijkheid van het begeleidend team om een situatie te scheppen waarbij kinderen en jongeren niet in aanraking kunnen komen met schadelijke stoffen (schoonmaakmiddelen voor huishoudelijk gebruik, medicijnen), gevaarlijke objecten (messen, gereedschappen, trappen) of gevaarlijke situaties (open vuur, elektriciteit, onverantwoord speelgoed met name speelattributen voor in de tuin). Verder is bij de persoonlijke verzorging van kinderen van groot belang dat de begeleider constant alert is en direct kan ingrijpen als dat noodzakelijk is. Bijvoorbeeld bij het verschonen van peuters op een commode, controle op de watertemperatuur bij het baden en het verdrinkingsgevaar bij het spelen in kinderbadjes. Bij jongeren en vooral als zij in de pubertijd zijn, is het van belang om hun relaties binnen en buiten de instelling te kennen. Er is een neiging tot weglopen na momenten van agressie of frustratie en met name jonge meisjes lopen het gevaar dat zij in de handen van loverboys vallen. Ook is er soms sprake van alcohol en drugsgebruik. Het is de taak van het begeleidend team om een pedagogisch klimaat te scheppen waar maatregelen en afspraken met betrekking tot veiligheid in en rond het huis, onderdeel van uitmaken. Het is de taak van De Lichtenvoorde om er voor te zorgen dat de brandweer toe kan zien op uitvoering van regels en preventief kan adviseren. Begeleiders hanteren de geldende protocollen.
4
Volwassenen in verblijfszorg Feitelijk dienen bij deze cliënten dezelfde condities met betrekking tot de veiligheid in en rond het huis te worden geschapen als bij kinderen. Dus regels voor de opslag en het gebruik van schadelijke stoffen en gevaarlijke objecten en het voorkomen van gevaarlijke situaties. Daarnaast dient alert te worden omgegaan met het gebruik van tilliften, vrijheidsbeperkende maatregelen en bij het baden. De verschillende protocollen dienen te worden gevolgd. Het is de taak van het begeleidend team om goede afspraken te maken met betrekking tot de veiligheid in en rond het huis en de controle daarop. Het is de taak van De Lichtenvoorde om er voor te zorgen dat de brandweer toe kan zien op uitvoering van regels en preventief kan adviseren. Begeleiders hanteren de geldende protocollen.
5
Thuisondersteuning bij gezinnen met kinderen met een (vermoedelijke) ontwikkelingsachterstand (integrale vroeghulp) Als begeleiders van De Lichtenvoorde gezinnen in hun eigen huis ondersteunen, ligt de verantwoordelijkheid over veiligheid in en rond het huis, bij de ouders of verzorgers. In sommige gevallen is ook een gecertificeerde voogdijinstelling betrokken en kan de verantwoordelijkheid anders liggen. Er is sprake van verschillende mogelijkheden om meldingen te doen als daar aanleiding voor is. Het is de taak van de begeleider (of de aangewezen voogd) om de betreffende ouders of verzorgers te wijzen op ongewenste situaties, als daar aanleiding voor is. Dergelijke aanwijzingen worden in voorkomende gevallen door de persoonlijk begeleider vastgelegd in het Zorgplan. Begeleiders hanteren de geldende protocollen.
6
Thuisondersteuning bij volwassenen in hun eigen huis Volwassen cliënten die in het kader van het scheiden van wonen en zorg, in hun eigen huis wonen, zijn in principe zelf verantwoordelijk voor hun eigen veiligheid in en rond hun huis en die van eventuele bezoekers. Het is de taak van begeleiders om de cliënt te wijzen op ongewenste situaties, als daar aanleiding voor is. In het kader van het individuele ontwikkelingsproces maakt de begeleider ook afspraken over de veiligheid en ondersteunt de cliënt waar nodig.
10
Dat betekent dat de cliënt leert om te gaan met (meer of minder gevaarlijke) stoffen die normaal worden gebruikt in een huishouden en leert om te gaan met de verschillende apparaten en installaties. Met behulp van de sectormanager kan ervoor worden gezorgd dat bijvoorbeeld de lokale brandweer in dit proces een actieve rol speelt door aan cliënten voorlichting te geven en door de woningen te beoordelen op brandgevaarlijke situaties. In overleg met de betrokken verhuurder kan ervoor worden gezorgd dat alle installaties en leidingen veilig zijn en met enige regelmaat worden gecontroleerd. Het is de taak van de sectormanager om dit soort activiteiten te coördineren. Begeleiders hanteren de geldende protocollen. 7
Veiligheid op de openbare weg en in het openbaar vervoer Wonen, werken en recreëren in de lokale samenleving vereist natuurlijk ook een zekere mobiliteit. Een deel van de vervoersbewegingen van cliënten is geregeld vanuit de WLZ (voorheen AWBZ). Met name het vervoer van en naar dagverblijven behoort tot de verstrekkingen (via het dagverblijf). De cliënt die daarvan gebruik kan maken, zal ook vanzelfsprekend gebruik maken van de vervoersmogelijkheden die de WVG biedt. De vervoersorganisaties zijn conform de wet, verplicht toe te zien op de veiligheid van degenen die worden vervoerd. Door het afsluiten van vervoersovereenkomsten en vervoersreglementen wordt niet alleen zorggedragen voor de veiligheid tijdens de rit, maar ook voor de veiligheid bij het in- en uitstappen. Voor wat betreft het vervoer van en naar dagverblijven van Estinea en Zozijn, ligt de verantwoordelijkheid voor dergelijke overeenkomsten bij die genoemde organisaties. Voor wat betreft de WVG ligt de verantwoordelijkheid bij de betreffende gemeentes. Het overige georganiseerde vervoer wordt voornamelijk met behulp van vrijwilligers van De Lichtenvoorde geregeld. Een intern vervoersreglement is voorhanden. De verantwoordelijkheid voor de veiligheid van dat vervoer ligt dan bij de betrokken sectormanagers van De Lichtenvoorde. Dat geldt ook indien medewerkers van De Lichtenvoorde op enige wijze cliënten vervoeren. Cliënten kunnen zich ook verplaatsen door te lopen, te fietsen, gebruik te maken van een brommer of gebruik te maken van het openbaar vervoer. Cliënten die zelfstandig deelnemen aan het verkeer dienen daartoe bekwaam en vaardig te zijn. In het zorgplan worden tussen cliënt, verwant en persoonlijk begeleider afspraken gemaakt over het zelfstandig deelnemen aan het verkeer. Desgewenst kan de persoonlijk begeleider de cliënt helpen om vaardigheidstrainingen bij te wonen. De veiligheid in het openbaar vervoer is de verantwoordelijkheid van de betreffende vervoersmaatschappij. De persoonlijk begeleider kan de cliënt wel helpen om de bijkomende risico’s (in- en uitstappen, rolstoelgebruik, gedrag van medegebruikers) in te schatten en daarmee te leren omgaan. Een dergelijke afspraak wordt natuurlijk vastgelegd in het zorgplan.
8
Veiligheid versus intimidatie en geweldpleging door derden Een belangrijk element van veiligheid wordt gevormd door (het ervaren van) het gedrag van derden. Een gevoel van onveiligheid jegens anderen kan veroorzaakt worden door rationele ervaringen maar ook door psychologische factoren. Zowel het leven in instituten als het leven in de lokale samenleving kan cliënten in aanraking brengen met psychisch alsmede met fysiek geweld. Geweld veroorzaakt door mensen (soms ook door dieren) is in principe verwerpelijk maar niet altijd te vermijden. Gevoelens van onveiligheid kunnen ook irrationeel zijn en veroorzaakt door een onvermogen om realiteit en fictie (bijvoorbeeld veroorzaakt door social media) voldoende te onderscheiden. Gevoelens van onveiligheid kunnen ook het gevolg zijn van onverwerkte ervaringen uit het verleden. Het is de taak van de persoonlijk begeleider om de cliënt te helpen bij het inschatten en herkennen van werkelijk potentieel gevaarlijke situaties en het daarmee omgaan. Daarbij hoort ook het verwerken van nare ervaringen en het desgewenst nemen van maatregelen zoals aangifte bij de politie. Begeleiders hanteren de geldende protocollen.
11
9
Veiligheid door adequate gezondheidszorg en zorgvuldig medicijngebruik In principe maken alle cliënten van De Lichtenvoorde gebruik van de diensten van gewone huisartsen in de regio. De verantwoordelijkheid van deze huisartsen tegenover onze cliënten is niet anders dan bij de overige burgers. Medicijnen worden dan ook op dezelfde wijze verstrekt via apothekers. Cliënten die gebruik maken van logeer- of vakantieopvang hebben in hun woonplaats hun eigen huisarts. Als tijdens een logeer- of vakantieopvang een huisarts nodig is dan wordt de plaatselijke huisarts ingeschakeld. Sommige cliënten worden begeleid door een psychiater (soms via de Z-poli). Als een psychiater medicatie voorschrijft, is hij verplicht om in overleg te treden met de huisarts. Daarmee moet voorkomen worden dat door meerdere artsen medicijnen worden voorgeschreven die mogelijk slecht op elkaar inwerken. Dergelijke contacten zijn echter niet altijd vanzelfsprekend. Het is daarom de taak van de persoonlijk begeleider om bij medicatie via de apotheker te toetsen of combinaties van medicijnen verantwoord zijn of niet. Verder is het de taak van het begeleidend team om erop toe te zien dat de cliënt zijn medicatie op de juiste wijze tot zich neemt. In sommige gevallen is het de taak van het begeleidend team om de medicatie zelf te verstrekken. Als er sprake is van medicijngebruik dan is alle relevante informatie en zijn de afspraken die daaromtrent worden gemaakt, door de persoonlijk begeleider vastgelegd in het zorgplan. Bij De Lichtenvoorde wordt gewerkt met een uniform medicatieprotocol. Begeleiders hanteren de geldende protocollen.
10
Veiligheid en seksualiteit Het kan zijn dat een cliënt op enige wijze seksueel actief is. Het is voor de cliënt en zijn omgeving dan van belang dat de gezondheidsaspecten in acht worden genomen. Daarmee kunnen seksueel overdraagbare aandoeningen zoals Hepatitis, Chlamydia, HIV etc., worden voorkomen voor de cliënt zelf en voor de overige huisgenoten en begeleidend personeel. In de beleidsnota “Omgaan met seksualiteitsvraagstukken”, wordt nader uiteengezet hoe de begeleiding vanuit De Lichtenvoorde rond dit onderwerp is geregeld. Overigens dient begeleidend personeel zich altijd te beschermen tegen dergelijke infecties die kunnen voortkomen uit bloedcontact (wondverzorging, maandverband, prikincidenten). Een hygiëneprotocol is in voorbereiding. Begeleiders hanteren de geldende protocollen.
11
Voeding en diëten Ook bij het bereiden en nuttigen van voedsel kan de gezondheid en dus de veiligheid in het geding zijn. Er bestaan uitgebreide regelingen en afspraken over het bewaren en bereiden van voedsel. Bij De Lichtenvoorde werken de zorgmedewerkers volgens de beleidsnota Voeding. Een apart probleem wordt veroorzaakt doordat sommige cliënten op een speciaal dieet zijn aangewezen. Dat kan worden veroorzaakt door een fysieke gesteldheid, een allergie of een psychische achtergrond. Het komt nogal eens voor dat de noodzaak van een speciaal dieet niet bij betrokkenen bekend is. Bovendien zijn huisartsen niet altijd op de hoogte van allerlei voorkomende diëten. In principe dient in het zorgplan te worden vermeld of een speciaal dieet noodzakelijk is. Als er een vermoeden bestaat dat bepaalde lichamelijke problemen of afwijkend gedrag van een cliënt mogelijk met voeding te maken heeft, dient de persoonlijk begeleider in overleg met het management een voedingsdeskundige die ervaring heeft met mensen met een verstandelijke beperking, te raadplegen. Begeleiders hanteren de geldende protocollen.
12
Bijlage 4. Risico’s rond kwaliteit van zorg: Risico’s ontstaan door matige of slechte kwaliteit van zorg. Cliënten kunnen besluiten de organisatie te verlate, hetgeen onderbezettingskosten genereert. De financier kan de gecontracteerde productie verlagen of zelfs stopzetten. In 2013 moest in het kader van het verplichte Kwaliteitskader gestart worden met een onderzoek onder bepaalde informatieitems uit het elektronisch cliëntendossier (pijler 1, pijler 2a, ECD en zorgplan) en met een instellingsbreed cliëntwaarderingsonderzoek (pijler 2b). Pijler 2b is pas zeer recent ontwikkeld en kan pas in de loop van 2014 via een cliëntwaarderingsonderzoek worden vastgesteld. De Lichtenvoorde heeft de pijler 1 begin 2014 opnieuw uitgevoerd. De uitkomsten zijn positief. Pijler 2a zal in de loop van het jaar worden uitgevoerd. Thans wordt ook gewerkt aan pijler 2b. Uitkomsten daarvan zijn nog niet bekend. Voor het uitvoeren van pijler 2b is besloten dat De Lichtenvoorde het (voorlopig gecertificeerde) model van PSW (Pedagogisch en Sociaal Werk Midden- en Noord-Limburg) zal hanteren (PSW is lid van de Alliantie M3 en het model zal verder technisch worden doorontwikkeld in samenwerking met meerdere Alliantie M3-leden). Voor de jeugdsector wordt het model van de Hondsberg gebruikt.
De volgende normen gelden voor kwaliteit van zorg: Kwaliteit vooraf georganiseerd -
-
elke cliënt heeft een voor hem of haar begrijpelijk zorgplan een onafhankelijke externe klachtencommissie is beschikbaar een onafhankelijke vertrouwenspersoon is beschikbaar. bij het kwaliteitskader pijler 1 en pijler 2a realiseert De Lichtenvoorde een uitkomst boven het gemiddelde uit de branche De Lichtenvoorde hanteert de treeknormen van Zorgverzekeraars Nederland (ZN) De Lichtenvoorde hanteert een deadline van 6 weken als uiterste datum voor het eerste zorgplan voor cliëntdossiers geldt dat 85 procent van alle intramurale zorgplannen niet ouder is dan 6 maanden, dat 85 procent van alle extramurale zorgplannen niet ouder is dan 9 maanden, dat geen enkel zorgplan ouder is dan een jaar elke cliënt heeft een valide indicatie het zorgdossier is actueel bijgewerkt en in overeenstemming met de geldige indicatie De Lichtenvoorde is gecertificeerd voor HKZ, Calibris en de Roze Loper
Kwaliteit ervaren door cliënten -
zorgmedewerkers gaan met respect om met cliënten en verwanten en stellen hun zorgvragen centraal bij het kwaliteitskader pijler 2b realiseert De Lichtenvoorde een score van 7,5 een klacht kan naar tevredenheid van de klager worden opgelost
Beoordeling van de prestaties in 2014. De kwaliteit van de input is over het algemeen goed onder controle. Op dit moment wordt ten aanzien van het “voor de cliënt begrijpelijke” zorgplan nog onder de norm gepresteerd. Een projectgroep heeft met instemming van de raden een speciaal zorgplan ontwikkeld. Het cliëntvriendelijk zorgplan wordt nu ingevoerd. Over de output is meer te zeggen. Sommige cliënten klagen over toegenomen paternalisme bij zorgmedewerkers. De mate van participatie in de lokale samenleving is voor veel cliënten nog onvoldoende. Een aandachtspunt is de angst bij cliënten voor op handen zijnde ingrepen in het zorgstelsel. Dit kan de waardering voor de zorg op termijn onder druk zetten. Als de uitkomsten van pijler 2b uitkomen, zal een en ander blijken.
13
