delegatie van taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden het contract van de Lichtenvoorde

delegatie van

taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden het contract van de Lichtenvoorde

Structuur 2016-2017

STATUS Beleidsnotitie Auteur(s) Datum

structuur 2016- 2017 H. van Driel, bestuurder december 2015 maart 2016

Advies/instemming Managementteam Centrale Verwantenraad Centrale Cliëntenraad Ondernemingsraad Voorgenomen besluit Bestuurder Raad van Toezicht Vaststelling Bestuurder

12 januari 2016 13 januari 2016 26 januari 2016 19 januari 2016 december 2015 28 april 2016

In deze nota worden een aantal bepalende aspecten van de structuur van de organisatie beschreven. Voor meer inzicht in processen, protocollen en documenten wordt verwezen naar het Kwaliteitsportaal. Voor inzicht in compliance en riskmanagement wordt verwezen naar het Kwaliteitsportaal en de openbare websites. Voor nadere toelichting op de FWG-beschrijvingen wordt verwezen naar het Kwaliteitsportaal. Voor een nadere toelichting op het principe van zelfsturing bij zorgprocessen wordt verwezen naar de speciale notitie over zelfsturing op het Kwaliteitsportaal en de openbare websites.

Structuur van De Lichtenvoorde 2016 -2017

1

Inhoudsopgave:

1. De structuur van De Lichtenvoorde, een inleiding 2. Zorgcoördinatie, toegang tot zorg 3. Sturing van het operationeel proces, sturing en zelfsturing 4. Het (zelf)sturend concept 5. Beleidsontwikkeling 6. Compliance en risk-management 7. Taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden binnen de zorgteams 8. Overzicht teamtaken bij zelfsturende teams 9. Overige functies binnen het zorgproces 10. Ondersteunende bureaufuncties 11. Werkgroepen en projectgroepen 12. Participatie 13. Bevoegdhedenstructuur 14. Bevoegdhedenschema 15. De digitale organisatie 16. Slotopmerking 17. Bijlagen, organogrammen van de sectoren


2

3 4 5 8 12 16 18 20 23 26 31 32 35 36 38 39 40

1. De structuur van De Lichtenvoorde, een inleiding De structuur van de organisatie van De Lichtenvoorde volgt de gekozen strategie en wordt geïnspireerd door cliënten en verwanten, de verschillende financiers, externe maatschappelijke ontwikkelingen en wet- en regelgeving, de plaats die de organisatie in de regio inneemt maar vooral door de talenten en aspiraties van medewerkers. De Lichtenvoorde zal haar organisatiestructuur regelmatig evalueren en bijstellen om de doelen van de organisatie te kunnen realiseren. De managementstrategie van zelfsturende zorgteams is het leidend organisatieprincipe. Via dit principe leggen wij taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden laag in de organisatie neer. Op deze wijze kunnen zorgmedewerkers bijdragen aan het vergroten van de eigen regie van cliënten. En dat is in lijn met de visie en missie van de organisatie. Op basis van de meest recente kennis en deskundigheid wordt zelfsturing voortdurend in alle teams aan de orde gesteld en geborgd.

Schematisch overzicht van het logistiek proces.

Leveranciers (intern/extern) eigen personeel derden personeel corporaties/huisvesting voeding/schoonmaak energie telecommunicatie IT/hardware/software wagenparkbeheer overige leveranciers

financiers

Interne processen

VWS zorgverzekeraars gemeenten sociale geldstromen

intern toezicht

langdurige zorg jeugdzorg Wmo zorgexpertise finance HR Facilitair beheer

Raad van Toezicht CCR, CVR OR jongerenraad

Extern toezicht IGZ Menzis/Achmea Gemeenten VWA NZa NMA/ACM accountant brandweer SoZaWe

klanten cliënten verwanten buren sport-spelverenigingen bedrijven


3

2. Zorgcoördinatie, (instroom, doorstroom, uitstroom) De ingang naar de dienstverlening van De Lichtenvoorde wordt georganiseerd door speciale zorgcoördinatoren. Het is hun verantwoordelijkheid dat zowel huidige als toekomstige cliënten op een heldere wijze de weg naar een adequate, vraaggestuurde dienstverlening leren kennen of behouden. In het belang van de organisatie dragen zij, door hun objectiviteit (geen verantwoordelijkheid voor dienstverlening!) medeverantwoordelijkheid voor aansluiting tussen vraag (cliënt) en aanbod (De Lichtenvoorde) en voldoen zij aan de HKZ-kwaliteitsnormen rubrieken 1-3. Zij zijn verantwoordelijk voor een aantal specifieke taken:  wachtlijstbeheer en informatievoorziening aan nieuwe cliënten en verwanten  het desgewenst zorgdragen voor (realisatie van) diagnostiek, persoonlijk toekomstplan en vraagverduidelijking  het in samenwerking met de cliënt opstellen van het eerste globale zorgplan en het introduceren van de cliënt bij het sectormanagement  het bewaken van de aansluiting tussen vraag en aanbod door het periodiek bijwonen van zorgplanevaluaties  indicaties inlezen en controleren en zo nodig reageren  herindicatie  bijkomende administraties en registraties  de coördinatie voor kort verblijf (logeren)  de coördinatie van de totale regionale spoedzorg namens het zorgkantoor en gemeenten Vanaf 2016 worden de zorgcoördinatoren aangestuurd door de manager van het bureau Zorgexpertise. Routing:  cliënt/verwant meldt zich bij een van de zorgcoördinatoren die direct controleert op indicatie en op aanwezige productieruimte  de zorgcoördinator controleert op geldige identiteit en BSN  de zorgcoördinator onderhoudt contact met het Zorgkantoor en/of het Centrum voor Jeugd en Gezin (of een andere partij door de gemeente aangewezen) over stand van zaken rond productieruimte, indicatiestelling of contractruimte  de zorgcoördinator draagt desgewenst zorg voor vraagverduidelijking (eventueel persoonlijk toekomstplanning). Daarnaast kan ondersteuning worden geboden bij (her)indicatie en aanvraag voor overige aanvullende subsidievormen  de zorgcoördinator plaatst cliënt op een interne wachtlijst (informeert het Zorgkantoor of de gemeente) en overlegt met sectormanagers en gedragskundigen, als er sprake is van de functie behandeling  sectormanagers informeren teammanagers/teamcoach en in aanmerking komende teams en doen eventueel een voorstel naar de zorgcoördinator  cliënt/verwant besluit na advies van de zorgcoördinator; deze draagt zorg voor noodzakelijke administratieve afwikkeling (legitimatie en Burgerservicenummer) en informeert het Zorgkantoor of gemeente  de zorgcoördinator maakt een voorlopig zorgplan en informeert de cliënt over de zorgverleningsovereenkomst, de klachtenregeling en de Feitenkaart  de zorgcoördinator wordt door sectormanagers geïnformeerd over evaluaties van zorgplannen  de zorgcoördinator draagt zorg voor tijdige herindicatie van bestaande cliënten  voor overige informatie wordt verwezen naar het Kwaliteitsportaal


4

3. Sturing van het operationeel proces, sturing en zelfsturing De bestuurder van De Lichtenvoorde is integraal verantwoordelijkheid voor het proces van sturing binnen de gehele organisatie. Een aanzienlijk deel van de sturing is gedelegeerd aan sectormanagers, de manager Bureau Zorgexpertise en de manager Bedrijfsbureau. Dit management komt drie keer per maand bijeen in het managementteam (MT). Daar wordt de voortgang van de operationele processen geëvalueerd en bijgestuurd en beleid geïnitieerd.

Schematisch overzicht van de interne lijnorganisatie.

extern toezicht

intern toezicht

bestuur

MT

manager zorgexpertise

Sectormanager Jeugd/Wmo/ werken/vrije tijd NHA/LG

Sectormanager WLZ

manager bedrijfsbureau

staf teamcoach/managers diagnostiek, observatie, behandeling, pedagogiek, medicatie, BOPZ,BIG, VBM

teamcoach/managers

trajectbegeleiders riskmanagers

zorgteams

manager P&O manager finance

finance, administraties

zorgteams

onroerend goed, wagenpark, IT informatiehuishouding

kwaliteit, zorgcoördinatie, zorgplansystematiek cliënten- en verwanten participatie


HR, personeelszaken.

5

De operationele verantwoordelijkheden zijn als volgt verdeeld: Bestuurder:  is integraal eindverantwoordelijk voor strategisch beleid, het operationeel proces (organisatiestructuur), het veiligheidsbeleid, het informatie- en communicatiebeleid en het kwaliteitsbeleid c.q. kwaliteitsmanagementsysteem  stuurt sectormanagers, manager Bureau Zorgexpertise en manager Bedrijfsbureau aan  stuurt de communicatieadviseur Interne Communicatie en PR en de communicatieadviseur Externe Communicatie en PR aan  stuurt de directiesecretaresse aan  onderhoudt de contacten met Centrale Verwantenraad en Centrale Cliëntenraad  onderhoudt het contact met de Ondernemingsraad  onderhoudt de contacten met de pers  onderhoudt de contacten met het Ministerie van VWS, de Vereniging Gehandicaptenzorg Nederland (VGN), het Zorgkantoor (Menzis en Achmea), de Inspectie voor de Geestelijke Gezondheidszorg, wethouders van gemeenten en de bestuurders van alliantiepartners  onderhoudt de contacten met leden van de Alliantie M3  vertegenwoordigt de organisatie in het regionale overleg van directeuren (DO)  legt verantwoording af aan Raad van Toezicht en externe toezichthouders

Manager Bedrijfsbureau:  is bij afwezigheid van de bestuurder (vakantie, ziekte) waarnemend directeur  is verantwoordelijk voor financiële administratie, cliëntenadministratie, salarisadministratie en stuurt het Hoofd Administratie aan  is verantwoordelijk voor personeelszaken (HRM); stuurt het Hoofd P&O aan  is verantwoordelijk voor Informatietechnologie; stuurt de netwerkbeheerder aan  is verantwoordelijk voor managementinformatie; stuurt de medewerker managementinformatie aan  is verantwoordelijk voor de informatiehuishouding; stuurt de Kwaliteitsfunctionaris/ Informatiemanager aan  is verantwoordelijk voor het centrale huisvestingbeleid; stuurt het onderhoudsteam en de coördinator huisvesting aan  geeft functionele aanwijzingen aan sectormanagers op het gebied van financiën, personeelszaken, informatietechnologie en huisvesting  heeft zitting in de Arbo-werkgroep  stuurt de secretaresse manager Bedrijfsbureau aan  geeft functionele aanwijzingen aan de sectorsecretariaten  onderhoudt contacten met het Ministerie van VWS, het Zorgkantoor (Menzis en Achmea), de NZa (Nederlandse Zorgautoriteit), beleidsmedewerkers van gemeenten, de fiscus en de leden van de Alliantie M3  rapporteert periodiek aan de bestuurder (managementrapportage) Sectormanager Jeugd/Wmo, werken/vrije tijd, NAH/LG:  is op sectorniveau integraal verantwoordelijk voor zorgzaken en beperkt verantwoordelijk voor personeelszaken, huisvestingszaken, administraties en financiële zaken conform hetgeen ook beschreven is in de teamtaken van zorgteams  laat zich hierbij ondersteunen door de het Hoofd P&O, Hoofd Administratie en coördinator huisvesting  laat zich zo nodig ook ondersteunen door externe deskundigen  stelt integrale sectorplannen op en ziet toe op uitvoering


6

   

coacht (sturing en leidinggeven) teammanagers, trajectbegeleiders en bureausecretariaat onderhoudt contacten met lokale, provinciale en landelijke overheid organiseert en onderhoudt contacten met lokale instanties en instellingen rapporteert periodiek aan de bestuurder (managementrapportage)

Sectormanager Wlz volwassenenzorg:  is op sectorniveau integraal verantwoordelijk voor zorgzaken en beperkt verantwoordelijk voor personeelszaken, huisvestingszaken, administraties en financiële zaken conform hetgeen ook beschreven is in de teamtaken van zorgteams  laat zich hierbij ondersteunen door de het Hoofd P&O, Hoofd Administratie en coördinator huisvesting  laat zich zo nodig ook ondersteunen door externe deskundigen  stelt een integraal sectorplan op en ziet toe op uitvoering  stuurt de Coördinator Medezeggenschap en de overige betrokken medewerkers rond medezeggenschap aan  rapporteert periodiek aan de bestuurder (managementrapportage)

Manager Bureau Zorgexpertise:       

is op instellingsniveau verantwoordelijk voor het pedagogisch zorgbeleid en behandelbeleid stuurt Verpleegkundig Adviseur, gedragskundigen, PMT-ers, zorgcoördinatoren en bureausecretariaat aan is verantwoordelijk voor het intake beleid en stuurt zorgcoördinatoren aan stuurt (extern) deskundigen aan organiseert en onderhoudt landelijke kennisnetwerken is voorzitter van de MIC-commissie is voorzitter van de ECD werkgroepen (ONS en JO)

Teammanager/teamcoach: Coacht de zorgteams en is indien nodig sturings-bevoegd Hoofd Administratie:  stuurt de medewerkers van de afdeling administratie aan  geeft gevraagd en ongevraagd advies op financieel gebied Hoofd P&O:  stuurt de P&O functionaris en de medewerkers van de personeelsadministratie/secretariaat aan  geeft gevraagd en ongevraagd advies op het gebied van personeelszaken

Overige opmerkingen: Een aantal functionarissen heeft de bevoegdheid tot het geven van functionele aanwijzingen. Deze bevoegdheid is geen sturende bevoegdheid en beperkt zich tot een, voor de betreffende functie relevante werkwijze of procedure. Functionele aanwijzingen dienen te worden opgevolgd. De volgende functionarissen kunnen functionele aanwijzingen geven: de Verpleegkundig Adviseur geeft functionele aanwijzingen aan alle begeleiders van de teams ten aanzien van BIG, BOPZ/VBM en medicatiebeleid.


7

-

-

de Kwaliteitsfunctionaris coördineert en geeft functionele aanwijzingen aan interne auditors de trajectbegeleiders die verantwoordelijk zijn voor (delen van) het zorgrisicomanagement zoals brandveiligheid, HACCP, legionella, veiligheid in en rond het huis, geven in dat kader functionele aanwijzingen aan medewerkers van de verschillende zorgteams de manager Bedrijfsbureau geeft uit hoofde van zijn verantwoordelijkheden functionele aanwijzingen aan de sectormanagers/trajectbegeleiders en sectorsecretaresses de coördinator leerlingen en vrijwilligers geeft functionele aanwijzingen aan werkbegeleiders, stagiaires, teamverantwoordelijken en vrijwilligers de coördinator huisvesting geeft, waar nodig, functionele aanwijzingen aan trajectbegeleiders en teams op het gebied van huisvestingsvraagstukken.

4. Het (zelf)sturend concept Het principe van zelfsturing bij zorgprocessen . De Lichtenvoorde hanteert als managementstrategie een vorm van zelfsturing. Dit komt vooral tot uitdrukking bij zorgprocessen. Zorgprocessen vormen immers de basis van organisatie. Bij de zorgprofessionals van bureau Zorgexpertise (BZE) en bij individuele stafmedewerkers is zelfsturing integraal onderdeel van de uitvoering van hun functie. Bij administratieve teams is weinig sprake van zelfsturing vanwege de sterke protocollering vanuit wet- en regelgeving. Zelfsturing van zorgprocessen wordt vorm gegeven in de wijze waarop de zorgmedewerkers van een zorgteam (assistent-begeleiders, begeleiders, persoonlijk begeleiders, begeleiders behandeling, persoonlijk begeleiders behandeling) uitvoering geven aan de zorgprocessen zoals deze op basis van zorgdossiers (ook wel zorgprofielen) , zorgplannen, door BZE opgestelde behandelplannen en wet- en regelgeving met cliënten en verwanten zijn overeengekomen. Kaders voor zorgmedewerkers. In principe zijn zorgmedewerkers voldoende opgeleid en getraind om de zorgtaken die voortvloeien uit afspraken en regelgeving in samenwerking met elkaar uit te voeren. Zorgmedewerkers opereren daarom zoveel als mogelijk is als zelfstandig zorgprofessional. Op basis van zorgdossiers, zorgplannen en wet- en regelgeving maakt een zorgteam gezamenlijk een prospectieve (vooruitkijkende) risicoanalyse (onderdeel van de PRA) en een teamplan. Elke zorgmedewerker stemt in met de analyse en het teamplan en levert zijn of haar aandeel in de uitvoering. Het zorgteam maakt ook een innovatieagenda die is gebaseerd op de vragen van cliënten en de huidige stand van de techniek. Elke zorgmedewerker is er mede verantwoordelijk voor dat een tussentijdse, ongeplande verandering van de zorgvraag van een cliënt in het zorgteam besproken wordt. De voortgang van de onderdelen uit het teamplan wordt door het zorgteam regelmatig gevolgd en bijgewerkt. Het is de taak van de teammanager/teamcoach om de teamplannen van de zorgteams en de tussentijdse evaluaties te communiceren met de sectormanager en om de aansluiting met stichtingsbeleid te zoeken. Bij fouten of incidenten wordt in eerste instantie door het zorgteam zelf een retrospectieve incidentenanalyse gemaakt (onderdeel van de PRA). Een eenvoudige methodiek is intern uitgewerkt. Zwaardere incidenten worden via het registratiesysteem voorgelegd aan een tijdelijke MIC-commissie en door de bestuurder aan de IGZ gemeld.


8

Elke zorgmedewerker is ook zelfstandig verantwoordelijk voor het eigen kennisniveau en het bijhouden van de vaardigheden die nodig zijn om de taken verantwoord uit te voeren (onderdeel van de PRA). De teammanager/teamcoach ondersteunt het team bij het bereiken en onderhouden van het noodzakelijke competentieniveau. In gevallen waar de individuele of collectieve kennis of vaardigheid te kort schiet om een zorgvraag adequaat te beantwoorden, heeft het zorgteam zelf de verantwoordelijkheid om deze vraag voor te leggen aan de daarvoor aangewezen specialisten die binnen de organisatie actief zijn. Dat zijn de orthopedagogen, psychologen en verpleegkundigen van bureau Zorgexpertise en de specialisten op het gebied van veiligheid binnen zorgprocessen en veiligheid van de bebouwde omgeving. Gevraagde of ongevraagde aanwijzingen van deze specialisten worden opgevolgd. Het zorgteam informeert in voorkomende gevallen ook de teammanager/teamcoach. Een aantal ondersteunende processen worden ook door het zorgteam uitgevoerd. Deze zijn vastgelegd als teamtaken en worden in overleg binnen het zorgteam toegewezen aan begeleiders en persoonlijk begeleiders, begeleiders behandeling of persoonlijk begeleiders behandeling. De teamtaak Arbeidsvoorwaarden biedt het zorgteam ruimte om - op geleide van de cliëntvragen, met behulp van Harmony zelfstandig dienstroosters in te vullen onder voorwaarden dat de wettelijke regels rond werken rusttijden en de CAO worden gerespecteerd, - een voorstel voor een formatieplaatsenplan ( al dan niet met behulp van Zorgformat) aan de sectormanager voor te leggen, - te participeren in een werving en selectieprocedure conform de gestelde regels - de coördinatie van inval/vakantiewerk te voeren. Het zorgteam regelt ook binnen de afgesproken kaders de eerste vervanging bij ziekte. De teamtaak Arbeidsomstandigheden regelt dat het zorgteam met in achtneming van de wettelijke regels en geldende protocollen zelf toeziet op de lokale bedrijfsveiligheid waaronder de algemene brandveiligheid, de bedrijfshulpverlening verzorgt en toeziet op gebruik van apparatuur en installaties. Binnen de teamtaak Werkbegeleiding is het zorgteam zelf verantwoordelijk voor het inwerken van invalkrachten en nieuwe medewerkers en de begeleiding van stagiaires, BBL’ers en vrijwilligers. De teamtaak Administratie regelt de ondersteuning die het zorgteam levert aan de sectormanager bij de totstandkoming van de teambegroting, de inzet van de eigen financiële ruimte, de controle op facturen, het beheren van de eigen kas, het bijhouden van presentielijsten en het signaleren bij de sectormanager van overschrijdingen. De teamtaak Veiligheid cliënten regelt met in achtneming van de geldende wet- en regelgeving en de protocollen die zijn opgesteld, het eigen toezicht op de coördinatie van medicatiebegeleiding, voorbehouden en risicovolle handelingen, vrijheidsbeperkende maatregelen, de HACCP en legionellacontrole, de veiligheid in en rond het huis en de brandveiligheid waar het cliënten zelf aangaat. Het zorgteam volgt hierbij de aanwijzingen van de interne specialisten en externe toezichthouders op. Met de teamtaak Verwantencontacten wordt geregeld dat het zorgteam zelf contacten onderhoud met verwanten, hen informeert over relevante gebeurtenissen en stimuleert om bij


9

zorgtaken te participeren. Het contact met een verwant over individuele cliënten blijft de verantwoordelijkheid van de persoonlijk begeleider. De teammanager/teamcoach ondersteunt het zorgteam en de individuele taakhouder waar nodig om deze taken adequaat uit te voeren. Voor alle andere processen (marketing en communicatie, personeelswerk, administraties, informatiehuishouding, huisvesting, IT, facilitaire dienstverlening) binnen De Lichtenvoorde zijn specialisten of professionele teams aangesteld. Zorgmedewerkers hebben geen taken op deze gebieden, deze worden uitgevoerd door de specialisten. Zorgmedewerkers zijn wel verantwoordelijk voor het melden bij deze specialisten van verstoringen van de normale routines. Niveau van sturing en zelfsturing binnen het zorgproces. De mate van het zelfsturend vermogen van een team wordt in eerste instantie bepaald door helderheid te verschaffen over de doelen die bereikt moeten worden. Deze doelen worden nader omschreven in hoofdstuk 7 van dit document, zijn vastgelegd in een speciale brochure (kaders van zelfsturing) en volgens FWG 3.0 vastgelegd in de taak- en functieomschrijvingen. Vervolgens wordt duidelijk gemaakt op welke wijze het sectormanagement (sectormanager en teammanager/teamcoach) stuurt op de te bereiken resultaten. De sectormanager stuurt op de resultaten van: - ontwikkeling van cliëntnetwerken (de wijze waarop familie, vrienden etc. worden betrokken) - ontwikkeling van empowerment bij cliënten (de mate waarin cliënten zich ontplooien) - staat van gezondheid, hygiëne en veiligheid - teambudgetten, sectorbudgetten - actualiteit van zorgplannen De teammanager/teamcoach stuurt op de resultaten van: - zorgplanning (het overeenkomen, evalueren en op kwaliteit toetsen van zorgplannen en diensten welke daaruit voortvloeien)* - interne informatieoverdracht (tussen teamleden onderling en tussen team en sectormanagement) - roosterplanning, bezettingen en verzuim - personeelsformaties, - teamplannen en persoonlijke ontwikkelingsplannen van medewerkers - staat van onderhoud van inventaris - kwaliteit van het zorgteam door het maken van afspraken met de teams over de wijze van informeren, door het regelen van overdrachtmomenten en door het vaststellen van kwaliteitscriteria. Zo wordt duidelijk wat de ruimte voor zelfsturing van een team is en aan welke randvoorwaarden moet worden voldaan.


10

Randvoorwaarden voor zelfsturing. De sectormanager (als lid van het Managementteam) draagt daarom zorg voor introductie en onderhoud van: - een adequate zorgplansystematiek - een informatieplanningssysteem - een roostersysteem - een kwaliteitssysteem (voorzien van evaluatie en borging van organisatieprocessen en cliëntevaluaties) en de opleidingen en trainingen die noodzakelijk zijn voor het gebruiken van die systemen. *bij de functie behandeling stuurt de gedragskundige op resultaten van zorgen behandelplannen Daarnaast worden opleidingen en trainingen aangeboden in het kader van de leervragen zoals deze geformuleerd zijn in de teamplannen. Voor het nemen van eigen verantwoordelijkheid (zelfsturing) is het niet voldoende dat medewerkers duidelijk hebben welke doelen worden nagestreefd en dat een en ander wordt ondersteund door goede systemen, opleidingen en trainingen. Ook de zogenaamde zachte elementen spelen een belangrijke rol. De teammanager/teamcoach moet ervoor zorgen dat: - er ruimte bestaat om open te kunnen communiceren tussen teamleden onderling en tussen het team en het sectormanagement - helder is dat er tussen verschillende teams en binnen een team sprake kan zijn van verschillende niveaus van zelfsturing vanwege verschillende niveaus van ontwikkeling van medewerkers - binnen de formatie van een team steeds gezocht wordt naar een balans op het gebied van deskundigheden, leeftijd en geslacht - als door langdurig verzuim of interne mobiliteit de zelfsturing van een team tijdelijk onder druk komt te staan, crisisondersteuning door trajectbegeleiders kan worden aangeboden en tot slot: -

er ruimte is om fouten te mogen maken en om daar in alle openheid met elkaar over te kunnen spreken.

Het is daarbij ook van belang dat De Lichtenvoorde het vastgestelde systeem van persoonlijke ontwikkelingsgesprekken en loopbaanplanning adequaat hanteert.


11

5. Beleidsontwikkeling De ontwikkeling en evaluatie van strategisch beleid is de verantwoordelijkheid van de bestuurder van De Lichtenvoorde. Deze kan zich laten bijstaan door (tijdelijk ingestelde) overleggroepen, door individuen uit de organisatie en door de verschillende beleidsportefeuillehouders. In de overleggroepen participeren in wisselende samenstelling de bestuurder, de sectormanagers en teammanagers/teamcoach, de manager Bedrijfsbureau, de manager Bureau Zorgexpertise, het hoofd P&O, het hoofd administratie, de kwaliteitsmedewerker en de communicatieadviseurs voor in- en externe communicatie, de verpleegkundig adviseur en medewerkers van zorgteams. Aan de discussie in een overleggroep kunnen ook leden van de Ondernemingsraad, de Centrale Verwantenraad en de Centrale Cliëntenraad deelnemen. De Raad van Toezicht organiseert, samen met de bestuurder, tweemaal per jaar een evaluatiebijeenkomst rond strategisch beleid waaraan ook de leden van het Managementteam deelnemen. De bestuurder informeert en/of vraagt advies of instemming aan Ondernemingsraad, Centrale Cliëntenraad en Centrale Verwantenraad en aan eventuele externe belanghebbenden over beleidsvoorstellen en legt verantwoording af aan de Raad van Toezicht. Daarnaast legt de bestuurder op deelterreinen verantwoording af aan het ministerie van VWS, de zorgkantoren, de betrokken gemeenten, de Inspectie Gezondheidszorg, de Voedsel- en Warenautoriteit, de Inspectie SZW en desgewenst rapporteert de bestuurder aan de NZa, de belastingdienst en het externe accountantskantoor.


12

Schematisch overzicht van het proces van beleidsontwikkeling

interne stimulans innovaties

overeengekomen evaluatiemoment

nieuwe wet- en regelgeving

aanwijzing interne toezichthouders

aanwijzing externe toezichthouders

prikkels

portefeuillehouder beleidsonderdeel

onderzoek

adviezen

conceptvoorstel

OR, CCR, CVR, MT

eindvoorstel

vaststelling door bestuurder OR, CCR, CVR, MT

Raad van Toezicht portefeuillehouder beleidsonderdeel

teammanagers/ teamcoach

publicaties op websites en kwaliteitsportaal

organisatie


13

Portefeuillehouders per beleidsonderdeel Bestuurder:  Strategisch beleid  Veiligheidsbeleid  Kwaliteitsbeleid  Marketingbeleid (PR en communicatie)  Medezeggenschap  Organisatieontwikkelingen (laat zich hierin bijstaan door externe deskundigen)  Landelijke en regionale samenwerkingsverbanden en netwerken Manager Bedrijfsbureau:  Financieel- en risicobeleid (laat zich hierin bijstaan door de externe accountant)  Beheer financiën cliënten  Personeelsbeleid  IT beleid  Informatiebeleid  Facilitair beleid  Centraal huisvestingbeleid  Functioneert als Privacyfunctionaris Personeelsdossiers conform de wet

Sectormanager Jeugdzorg/Wmo, werken/vrije tijd, NAH/LG:  jeugdzorg (0-23 jaar). Diagnostiek, zorg, schoolbegeleiding, oudereducatie en maatschappelijk werk  gemeentelijk wijkgericht jeugd- en jongerenwerk, dak- en thuislozenproblematiek, ambulante ondersteunende begeleiding aan mensen met lichte beperkingen (Openbare Geestelijke Gezondheidszorg en Sociale Participatie)  toegepaste zorgtechnologie in het algemeen en domotica in het bijzonder  Sociale geldstromen  veiligheid in en rond het huis  alcohol- en drugsproblematiek binnen de instelling  voedsel- en luchtveiligheid, voedselhygiëne, diëten en allergieën, legionella  gezondheid en vitaliteit van cliënten en medewerkers  dagbestedingprogramma’s WLZ, programma’s Wmo, participatiewet, sociaal domein, lokale overheid, werken bij het SW-bedrijf, vrije tijd  participatie en inclusie  applicatiebeheer zorginhoudelijke software en privacyfunctionaris  ontwikkeling Blended hulpverlening  functioneert als Privacyfunctionaris Cliëntdossiers conform de wet Sectormanager Wlz (volwassenenzorg):  Integraal sectorbeleidsplan  Beleid gericht op participatie en empowerment van cliënten en verwanten Manager Bureau Zorgexpertise:  algemeen pedagogisch beleid/zorgbeleid  specifiek behandelbeleid Jeugdzorg en WLZ  beleid gericht op medicatie, BOPZ/VBM en BIG  beleid gericht op agressie, huiselijk geweld en kindermishandeling.


14

      

beleid gericht op seksualiteitsvraagstukken en ethiek in het algemeen beleid ten aanzien van gespecialiseerde ouderenzorg en verpleging (woonbegeleiding, thuiszitters, revitalisering, palliatieve zorg, terminale begeleiding, zorgtechnologie) beleid gericht op communicatiemethodieken voor mensen met ernstige beperkingen ondersteunt de overige portefeuillehouders op het gebied van Jeugdbeleid, alcohol en drugsbeleid, autisme, ouderenzorg en verpleging, Openbare Geestelijke Gezondheidszorg (OGGZ), seksualiteitsvraagstukken en agressie laat zich desgewenst bijstaan door externe deskundigen ontwikkelt en onderhoudt een landelijk netwerk inhoudelijke verantwoordelijkheid voor zorgplansystematieken

Rapportage van beleid en ontwikkelingen De bestuurder stelt een integraal meerjarenbeleidsplan op waar de jaarlijkse begrotingscyclus en de meerjarige sectorbeleidsplannen onderdeel van uitmaken. Sectorbeleidsplannen worden geformuleerd vanuit de teamplannen van een sector en vanuit het overkoepelend strategisch beleid. Een teamplan is gebaseerd op de afspraken en doelen uit de zorgplannen en prospectieve risicoanalyse. Het meerjarenbeleidsplan leidt tot een meerjarig actieplan voor het management. Beleidsplannen en actiepunten worden intern aan de orde gesteld en gerapporteerd aan Raad van Toezicht, Centrale Cliëntenraad, Centrale Verwantenraad en Ondernemingsraad. De bestuurder informeert tevens met een vaste frequentie de interne organisatie over alle relevante ontwikkelingen. Portefeuillehouders en aandachtsfunctionarissen die beleidsvoorstellen initiëren en uitwerken, zijn ervoor verantwoordelijk dat conform de geldende wetten en regels terzake, de medezeggenschapsorganen worden betrokken voor informatie, advies of instemming. Dit zal altijd gebeuren op een zodanig tijdstip dat een eventueel advies nog van invloed op een bestuursbesluit kan zijn. Uiteindelijk neemt de bestuurder in dit proces een voorgenomen besluit. Een voorgenomen besluit behoeft nog slechts de instemming van de Ondernemingsraad (indien van toepassing) en/of accordering van de Raad van Toezicht (indien van toepassing). Als een bestuursbesluit is geformaliseerd, draagt de betreffende portefeuillehouder zorg voor informatie en implementatie via de teammanagers/teamcoaches. Deze zijn verantwoordelijk voor de borging van beleid naar zorgteams.

Borging van beleid Het helder houden van de kaders (onder meer vastgelegd in beleidsnota's, protocollen en regelingen, maar ook via gerichte detailinformatie), waarbinnen de individuele medewerker en het team kunnen opereren en het scheppen van de juiste randvoorwaarden (informatie, vaardigheden en deskundigheden) is de primaire verantwoordelijkheid van de teammanager/teamcoach. Het op deze wijze borgen van het beleid is van doorslaggevend belang voor het succes van de organisatie. Dit wordt nog onafhankelijk getoetst door een CertificeringsInstelling (CI) op basis van het HKZ-certificatieschema voor de Gehandicaptenzorg en door de interne auditteams.


15

6. Compliance en risk-management Compliance is het begrip waarmee geduid wordt in welke mate en op welke wijze een organisatie werkt in overeenstemming met vigerende wet- en regelgeving en wetgeving ook daadwerkelijk naleeft. In de nota Compliance is dit begrip nader uitgewerkt. Deze nota is terug te vinden in het Kwaliteitsportaal en op de verschillende websites. Wet- en regelgeving is, waar mogelijk, binnen de organisatie vertaald naar standaarden en protocollen (het complianceplan). Er is bovendien een belangrijke relatie tussen het uitvoering geven aan compliance en het detecteren en duiden van bedrijfsrisico’s. Indien compliance onvoldoende geborgd is, ontstaan risico’s voor de organisatie. Daarom wordt ook verwezen naar de actuele risico-inventarisatie van De Lichtenvoorde, waarin alle risico’s zijn geïnventariseerd, de informatiebronnen en rapportages zijn bepaald en de verantwoordelijke functionarissen zijn aangewezen. Als compliance voldoende geborgd is zal de aandacht gaan verschuiven naar integriteit als onderdeel van compliance. Maar waar integriteit met name in de financiële wereld een belangrijk ontwikkelmodel is, kan gezegd worden dat integriteit in de gezondheidszorg altijd al een basisvoorwaarde is geweest voor goed functioneren.

Het ondersteunend en toezichthoudend systeem: Een aantal functionarissen acteert op deelgebieden in de functie van compliance-officer, riskofficer of als privacy-officer en preventie-officer. Daarboven opereert een compliance-manager. De compliance-manager is de functionaris die namens het bestuur het complianceplan onderhoudt en aanwijzingen geeft aan de verschillende functionarissen. In de periode juni 2014-juni 2016 fungeert de bestuurder zelf als compliance-manager. compliance-manager: De bestuurder onderhoudt het complianceplan en houdt algemeen toezicht compliance-officers zijn: de sectormanager met zorginhoudelijk toezicht op WLZ, Wmo en Jeugdwet de manager Bureau Zorgexpertise met toezicht op specifieke zorgwetgeving de manager Bedrijfsbureau met toezicht op fiscale- en zorgadministratiewetgeving risk-officers: de trajectbegeleider met toezicht op HACCP/legionella/rookbeleid de trajectbegeleider met toezicht op veiligheid in en rond het huis de trajectbegeleider met toezicht op veiligheid bij mobiliteit de coördinator huisvesting de medisch verpleegkundige met toezicht op medicatiebeheer, BIG en VBM. privacy-officers zijn: de sectormanager met toezicht op cliëntdossiers de personeelsfunctionaris met toezicht op personeelsdossiers (eindverantwoordelijk is manager Bedrijfsbureau) preventie-officer is: de personeelsfunctionaris met toezicht op arbo


16

Al deze verantwoordelijke functionarissen worden binnen hun competentiegebied geacht de vigerende wetgeving te kennen. Bij complexe vragen kunnen zij zich laten bijstaan door de compliance-manager, het bureau JPR advocaten dat alle disciplines beschikbaar heeft, de juridische helpdesk van de VGN, het accountantskantoor BonsenReuling en het accountantskantoor Deloitte. Complexe fiscale zaken kunnen in het kader van het horizontale toezicht aan de contactpersoon bij de fiscus worden voorgelegd. Schematische weergave van het proces van het toepassen van compliance. Informatie komt via formele kanalen (gerichte brieven aan bestuur, Staatscourant), berichten van koepels, mailings van zorgverzekeraars/zorgkantoren of gemeenten en schriftelijke of mondelingen aanwijzingen van toezichthouders.

Wet- en regelgeving kabinet

Richtlijnen zorgkantoren

Richtlijnen gemeenten

Aanwijzingen externe toezichthouders

Intern toezicht RvT OR CCR CVR

Compliance-manager

Compliance-officer sectormanager risk-officer mobiliteit Compliance-officer Bedrijfsbureau

risk-officer veiligheid in/rond het huis risk-officer brandveiligheid

Compliance-officer Zorgexpertise

risk-officer haccp/legionella

preventieofficer arbo

risk-officer medicatie/BIG/VBM

privacy-officer personeelsdossier s

privacy-officer cliëntdossiers

risk-officer finance

zorgteams MT bestuur

Na beoordeling en verwerking gaat de informatie van compliance-officers naar risk/preventie/privacy-officers. Zij informeren zorgteams en houden toezicht op de uitvoering. MT en bestuur worden geïnformeerd over incidenten.


17

7. Taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden binnen de zorgteams Het plaatsgebonden team Begeleiding en verzorging van cliënten met intensieve zorgvragen en 24-uurs woonondersteuning en begeleiding van cliënten op een dagactiviteitencentrum wordt geregeld door zogenaamde plaatsgebonden teams. Huisvesting van deze cliënten wordt aangeboden in kleinschalige woonzorgcentra en begeleiding op dagverblijven die de standplaats van dergelijke teams vormen. Er zijn plaatsgebonden teams voor jeugd, volwassenen en senioren. Medewerkers van plaatsgebonden teams zijn gezamenlijk verantwoordelijk voor het uitoefenen van de aan hen opgelegde taken. De teammanager/teamcoach stuurt aan en coacht en ziet toe op de uitvoering. Er wordt gewerkt met roosters die voldoen aan de Arbeidstijdenwet en de CAO. Medewerkers zijn daarnaast (afhankelijk van hun FWG-functie) met inachtneming van de afgesproken regels (wet- en regelgeving, kwaliteitseisen, interne regels), ook individueel (onder meer bij het persoonlijk begeleiderschap) verantwoordelijk voor een aantal taken in het kader van dienstverlening:         

het opstellen en evalueren van zorgplannen en behandelplannen (deze onder toezicht van bureau Zorgexpertise) dan wel deelplannen bij dagbesteding het maken van prospectieve risicoanalyses het organiseren en evalueren van (onderdelen van de) dienstverlening (zoals voeding, hygiëne, veiligheid, begeleiding en ontwikkeling) en teamplannen en het zo nodig uitvoeren van voorbehouden en/of risicovolle handelingen het desgewenst rapporteren over de uitvoering van (behandel)plannen het maken van retrospectieve incidentenanalyses het initiëren van innovaties het onderhouden van cliëntnetwerken het organiseren van noodzakelijk vervoer het ondersteunen bij financieel beheer

Een deel van deze taken wordt volgens roosters van elkaar overgenomen. Daarnaast voert een aantal medewerkers ook specifieke ondersteunende teamtaken uit. Deze teamtaken zijn nader omschreven in hoofdstuk 8 van dit document. Medewerkers van plaatsgebonden teams zijn zelf verantwoordelijk voor het indienen van declaraties bij de sectormanagers.

Ondersteunende (civiele) diensten Plaatsgebonden teams worden verder ondersteund door medewerkers van de civiele diensten. De medewerkers van deze diensten zijn, met inachtneming van de afgesproken regels (wet- en regelgeving, kwaliteitseisen, interne regels),verantwoordelijk voor:  inkopen en beheren van voedingsmiddelen  centrale bereiding van voedsel  inkoop en beheer van schoonmaakmiddelen  huishoudelijke (schoonmaak)activiteiten  budgetbeheer


18

Ambulante teams, Wmo en Jeugdzorg Begeleiding van individueel, zelfstandig of samenwonende cliënten, begeleiding van gezinnen (IOG, PPG, systeemgericht werken) of begeleiding in het kader van begeleid werken of werkprojecten op locatie wordt gerealiseerd vanuit ambulante teams. Medewerkers van ambulante teams zijn gezamenlijk verantwoordelijk voor het uitoefenen van de aan hen opgelegde taken. De teammanager/teamcoach coacht en ziet toe op de uitvoering. Medewerkers zijn met inachtneming van de afgesproken regels (wet- en regelgeving, kwaliteitseisen, interne regels), individueel verantwoordelijk voor algemene taken in het kader van dienstverlening:      

het opstellen en evalueren van zorgplannen, teamplannen en prospectieve risicoanalyses het organiseren en evalueren van dienstverlening, incidentenanalyses het organiseren en onderhouden van cliëntnetwerken het ondersteunen bij het zelfstandig voeren van een huishouden het ondersteunen bij het aanvragen van fiscale toeslagen begeleiding bij het inkomensbeheer

en in teamverband doch slechts voor de functie persoonlijk begeleider, verantwoordelijk voor specifieke ondersteunende teamtaken. Medewerkers van ambulante teams zijn daarbij zelf verantwoordelijk voor hun declaraties bij sectormanagers. Er wordt gewerkt volgens een rooster (gebaseerd op de afspraken uit de zorgplannen) en met plaatsvervangers. Medewerkers zijn medeverantwoordelijk voor het onderhandelingsproces met cliënten bij het plannen van de begeleidingsuren indien deze afwijken van hetgeen is overeengekomen in het zorgplan en het daaruit volgend rooster. De standplaats van medewerkers van ambulante teams is het sectorbureau. NB: Indien cliënten die ambulant begeleid worden ook huishoudelijke ondersteuning nodig hebben, zal ook dit onderdeel uitmaken van de Wet maatschappelijke ondersteuning (Wmo) en dus via de gemeente worden georganiseerd. Alle directe zorgfuncties die voorkomen binnen zorgteams zijn beschreven conform FWG 3.0.


19

8. Overzicht teamtaken bij zelfsturende teams Zoals al eerder is geformuleerd is er sprake van een teamverantwoordelijkheid en van individuele verantwoordelijkheid. Het feit dat een begeleider binnen een team ook een teamtaak vervult, betekent niet dat daarmee de gezamenlijke verantwoordelijkheid voor die taak vervalt. De taakhouder is na de teammanager/teamcoach het eerste aanspreekpunt voor dat onderwerp binnen het team en voert namens het team een aantal taken uit. De teamtaak Arbeidsvoorwaarden -

-

Het leveren van een bijdrage aan het jaarlijks op te stellen formatieplaatsenplan, het vaststellen van het profiel bij eventuele vacatures en het participeren in de daadwerkelijke werving en selectie Het samenstellen van het voorlopig en het definitief rooster met behulp van software en de controle op de daaruit voortvloeiende urenregistratie per medewerker De coördinatie bij het inzetten van invalkrachten en/of meeruren in verband met ziekte of vakanties Het verstrekken van informatie aan collega’s over werktijdenregelingen

De werkzaamheden die verbonden zijn met de teamtaak Arbeidsvoorwaarden vallen onder de verantwoordelijkheid van de teammanager/teamcoach, met uitzondering van de daadwerkelijke werving en selectie en het jaarlijkse begrotingsproces, welke rechtstreeks worden aangestuurd door de sectormanager. De werkgroep Personeel van de OR kan taakhouders consulteren. De teamtaak Arbeidsomstandigheden -

Het toezien op de lokale bedrijfsveiligheid en het verzorgen van de bedrijfshulpverlening Het toezien op het juiste gebruik van tilapparatuur en het opvolgen van de protocollen met betrekking tot fysieke belasting en agressie Het verstrekken van informatie aan collega’s over relevante regelingen en protocollen

De werkzaamheden die verbonden zijn met de teamtaak Arbeidsomstandigheden vallen onder de verantwoordelijkheid van de teammanager/teamcoach. De Arbocommissie kan taakhouders consulteren. De Werkgroep Arbo van de OR kan taakhouders consulteren. De teamtaak Werkbegeleiding -

Het zorgdragen voor het inwerken van invalkrachten en nieuwe medewerkers Het begeleiden van stagiaires, BBL-ers en vrijwilligers Het verstrekken van informatie aan collega’s over relevante regelingen en protocollen.

De werkzaamheden die verbonden zijn met de teamtaak Werkbegeleiding vallen onder de verantwoordelijkheid van de teammanager/teamcoach. Ten aanzien van de begeleiding van stagiaires en BBL-ers is er sprake van inhoudelijke aansturing door een speciale functionaris van personeelszaken, die eindverantwoordelijk is voor het leerlingwezen. Ten aanzien van de begeleiding van vrijwilligers moet worden afgestemd met de inhoudverantwoordelijke trajectbegeleider. De Werkgroep Personeel van de OR kan taakhouders consulteren.


20

De teamtaak Administratie -

Het controleren en aftekenen/digitaal accorderen van facturen conform het bevoegdhedenschema en het zorgdragen voor actuele handtekeningenkaarten Het beheren van de kleine kas Het aanvragen en afrekenen van voorschotten Het signaleren van budgetoverschrijdingen bij materiële kosten Het leveren van een bijdrage aan de begrotingsinformatie ten behoeve van de sectormanager Het invullen van presentielijsten en het doorgeven van cliëntmutaties Het verstrekken van informatie aan collega’s met betrekking tot de administratieve organisatie

De werkzaamheden die verbonden zijn met de teamtaak Administratie vallen onder de verantwoordelijkheid van de teammanager/teamcoach met uitzondering van het jaarlijks begrotingsproces welke rechtstreeks wordt aangestuurd door de sectormanager. De taakhouder volgt de richtlijnen van de manager Bedrijfsbureau in het kader van de AO op. De teamtaak Veiligheid cliënten en medewerkers -

De teamcoördinatie bij medicatiebegeleiding, voorbehouden handelingen en vrijheidsbeperkende maatregelen De teamcoördinatie bij het handhaven van de HACCP en de veiligheid in en rond het huis Het verstrekken van informatie aan collega’s met betrekking tot relevante regelingen en protocollen

De werkzaamheden die verbonden zijn met de teamtaak Veiligheid cliënten, vallen onder verantwoordelijkheid van de teammanager/teamcoach. De taakhouder volgt de richtlijnen van de Verpleegkundig Adviseur dan wel Gedragswetenschapper ten aanzien van medicatiebegeleiding, voorbehouden handelingen vrijheid beperkende maatregelen op. De taakhouder volgt de richtlijnen van de trajectbegeleider die verantwoordelijk is voor HACCP op.

de de en de

De teamtaak Communicatie met verwanten -

Het leggen en onderhouden van contacten met alle verwanten (contactpersonen) van de cliënten van het zorgteam over niet-cliënt specifieke zaken Het informeren van deze verwanten over relevante zaken die het zorgteam aangaan Het fungeren als vraagbaak voor verwanten aangaande de zorginstelling de locatiegebonden nieuwsbrieven Het mede organiseren van contactmomenten en themabijeenkomsten tussen verwanten onderling en tussen verwanten en zorgmedewerkers Het verstrekken van informatie aan collega’s met betrekking tot de niet-cliënt specifieke communicatie met verwanten Het ondersteunen van collega’s bij het onderhouden van de cliënt specifieke contacten met verwanten

De werkzaamheden die verbonden zijn met de teamtaak Communicatie met verwanten vallen onder de verantwoordelijkheid van de teammanager/teamcoach.


21

De teamtaak Seksualiteit -

Coördinatie bij seksualiteitsvraagstukken Afstemmen van kennis en beleid met overige taakhouders Seksualiteit en met bureau Zorgexpertise Het verstrekken van informatie aan collega’s met betrekking tot relevante regelingen en protocollen

De werkzaamheden die verbonden zijn aan deze teamtaak vallen onder de verantwoordelijkheid van de manager van het bureau Zorgexpertise.


22

9. Overige functies binnen het zorgproces Coördinator Medezeggenschap Cliënten Ter ondersteuning en stimulering van het emancipatieproces van cliënten en hun wensen op het gebied van inspraak opereert de Coördinator Medezeggenschap Cliënten. De coördinator:  ondersteunt de Centrale Cliëntenraad bij het voorbereiden en afronden van overleg, het organiseren van een jaarlijkse themadag, de communicatie met de achterban, het opstellen van adviezen en het organiseren van verkiezingen  draagt zorg voor werving en selectie en begeleiding van vrijwilligers voor het woonoverleg  ondersteunt de Centrale Cliëntenraad bij de vertegenwoordiging in landelijk beraad  opereert conform de Wet Medezeggenschap Cliënten Zorginstellingen (WMCZ) en interne regelgeving (onder meer HKZ-norm)  levert een bijdrage in de organisatie op het gebied van empowerment van cliënten  stemt de activiteiten af met de betrokken teammedewerkers en rapporteert aan de sectormanager Wlz en wordt daarbij nader ondersteund door een aantal vrijwilligers. De functie is beschreven conform FWG 3.0 Medewerker Medezeggenschap Cliënten Ter ondersteuning en stimulering van het emancipatieproces van cliënten en hun wensen op het gebied van inspraak opereert ook de medewerker medezeggenschap cliënten. Deze medewerker:  ondersteunt de lokale woonoverleggen (cliëntenraden) bij het voorbereiden en afronden van overleg, de communicatie met de Centrale Cliëntenraad en de communicatie met het zorgteam.  Ondersteunt de Coördinator bij werving en selectie en begeleiding van vrijwilligers voor het woonoverleg  opereert conform de Wet Medezeggenschap Cliënten Zorginstellingen (WMCZ) en interne regelgeving (onder meer HKZ-norm)  levert een bijdrage in de organisatie op het gebied van empowerment van cliënten De functie is beschreven conform FWG 3.0 Teammanager/teamcoach De teammanager/teamcoach is een lijnfunctionaris met vanuit de sectormanager gedelegeerde taken en bevoegdheden. De teammanager:  is verantwoordelijk voor procesmatige ondersteuning met sturende bevoegdheden aan teams en individuele medewerkers bij zorgplanning en dienstverlening en bij teamtaken op het gebied van personeelszaken, huisvesting en algemene cliëntbelangen  draagt zorg voor teambegeleiding (teambuilding, verzuimbegeleiding, conflicthantering, communicatie, informatievoorziening en deskundigheidsbevordering)  draagt zorg voor individuele ondersteuning door middel van het Persoonlijk Ontwikkel Plan, jaargesprekken en coaching  is verantwoordelijk voor implementatie van nieuw of gewijzigd beleid binnen teams  laat zich desgewenst ondersteunen door het hoofd P&O  kan zijn / haar werkwijze horizontaal afstemmen en ervaringen uitwisselen door intervisie


23

De teammanager/teamcoach rapporteert aan de sectormanager. De functie is beschreven conform FWG 3.0. Trajectbegeleider/risk-officer De algemene trajectbegeleider is een facilitair medewerker binnen een sector. De trajectbegeleider is verantwoordelijk voor:  de uitvoering van de specifieke beleidsportefeuille (van de sectormanager) en borging binnen de organisatie  beleidsvoorbereiding, ondersteuning en toezicht op onderdelen van het veiligheidsbeleid  het coördineren van de invalpool  kan door de sectormanager ingezet worden bij onderzoek naar team-functioneren  portefeuille sociale geldstromen Er zijn 3 trajectbegeleiders binnen de zorgsectoren. Elk van hen heeft een bijzondere taak op het gebied van voedsel-en luchtveiligheid, veiligheid in en rond het huis, vitaliteit van cliënten en medewerkers. (de coördinator huisvesting is verantwoordelijk voor brandveiligheid en rapporteert aan de manager van het Bedrijfsbureau, de verpleegkundig adviseur is verantwoordelijk voor medicatiebeleid en vrijheidsbeperkende maatregelen en rapporteert aan de manager van het bureau Zorgexpertise) De algemene trajectbegeleider rapporteert aan de sectormanager. De functie is beschreven conform FWG 3.0. Verpleegkundig Adviseur De verpleegkundig adviseur  adviseert ten aanzien van BIG-wetgeving en medicatiebeleid  coördineert alle activiteiten op het gebied van voorbehouden en risicovolle handelingen  adviseert ten aanzien van BOPZ-wetgeving en coördineert alle activiteiten op het gebied van vrijheid beperkende maatregelen  voert (kwaliteit) controles c.q. audittaken uit op het gebied van BIG, BOPZ/VBM en medicatiebeleid en geeft scholing en functionele aanwijzingen De verpleegkundig adviseur rapporteert aan de manager Bureau Zorgexpertise. De functie is beschreven conform FWG 3.0. Orthopedagogen/Psychologen/therapeuten Orthopedagogen, psychologen en therapeuten zijn verantwoordelijk voor  ondersteuning van het zorgbeleid en pedagogisch beleid in het algemeen en in het bijzonder ten aanzien van diagnostiek en behandeling, BIG-wetgeving, BOPZwetgeving, VBM, autisme, ADHD en gedragsproblemen.  bij cliënten met de functie behandeling is de gedragskundige eindverantwoordelijk voor het zorg-/behandelplan. Het werk van deze functionarissen kan variëren van onderzoek en diagnostiek tot stappenplannen of werkinstructies. Zij rapporteren altijd aan de opdrachtgever (teammanager/coach, sectormanager) en aan de manager Bureau Zorgexpertise.


24

De orthopedagoog/psycholoog/therapeut rapporteert hiërarchisch aan de manager van het Bureau Zorgexpertise. De functie is beschreven conform FWG 3.0 NB. De extern deskundigen Het Bureau Zorgexpertise van De Lichtenvoorde maakt ook gebruik van een netwerk van extern deskundigen. Voor een deel zijn zij gedetacheerd, voor een deel elders zelfstandig gevestigd. Deze deskundigen worden ingeschakeld naar aanleiding van een vraag van een teammanager/teamcoach, de sectormanager of gedragskundige. Inschakeling gebeurt via de manager Bureau Zorgexpertise. Begeleiders kunnen bij de teammanager/teamcoach een verzoek voor ondersteuning van het Bureau Zorgexpertise indienen. Het ondersteuningsverzoek heeft betrekking op diagnostiek, een behandelplan, specifieke deskundigheid en/of het inhoudelijk functioneren van een team/teamlid in relatie tot de cliënt/het cliëntsysteem. Een extern deskundige heeft vanuit zijn of haar beroep/vakgebied een signalerende/meldingsverantwoordelijkheid en is, voor zover van toepassing, gehouden aan de kwaliteitseisen zoals door De Lichtenvoorde zijn gesteld. Het werk van de extern deskundige kan variëren van onderzoek en diagnostiek tot stappenplannen of werkinstructies. De extern deskundige rapporteert altijd aan de opdrachtgever (teammanager/teamcoach, sectormanager) en aan de manager Bureau Zorgexpertise. De externe deskundige kan oordelen dat de bestuurder dient te worden geïnformeerd. Medewerkers van Perron 8 De medewerkers van Perron 8 zijn verantwoordelijk voor het bedenken en het coördineren en uitvoeren van vrijetijdsactiviteiten voor cliënten. Perron 8 voert haar activiteiten uit in samenwerking met medewerkers van zorgteams en met teammanagers/teamcoaches. Perron 8 wordt bijgestaan door een groot aantal vrijwilligers. Perron 8 draagt zorg voor aanvullende financiering. De medewerkers rapporteren aan de sectormanager Werken en Vrije Tijd. De functie dient nog beschreven te worden conform FWG 3.0


25

10. Ondersteunende bureaufuncties Hoofd P&O/Preventiemedewerker De adviseur P&O is:  verantwoordelijk voor integraal P&O-beleid en stelt daartoe een beleidsplan op  functioneert als Preventiemedewerker conform de wet  functioneert als Privacyfunctionaris Personeelsdossiers conform de wet  initieert beleidsnotities en personeelsregelingen en informeert de organisatie over relevante wet- en regelgeving  ondersteunt het management bij implementatie en uitvoering van personeelsbeleid  ondersteunt de bestuurder in de Ondernemingsraad  participeert in de Personeelsplanninggroep van het MT  is Arbocoördinator en voorzitter van de Arbowerkgroep (e.e.a. overeenkomstig HKZ-norm, rubriek 5)  stuurt de afdeling P&O aan Het hoofd P&O rapporteert aan de manager Bedrijfsbureau. De functie is beschreven conform FWG 3.0. Personeelsfunctionaris De personeelsfunctionaris:  geeft uitvoering aan personeelsbeleid op de gebieden opleidingsbeleid en werving en selectie  verzorgt de begeleiding voor bijzondere doelgroepen binnen het personeelsbestand (e.e.a. overeenkomstig HKZ-norm, rubriek 5) De personeelsfunctionaris rapporteert aan de manager Bedrijfsbureau en voor wat betreft werving en selectie aan het hoofd P&O. De functie is beschreven conform FWG 3.0.0 Centrale Personeelsadministratie en -secretariaat De personeelsadministratie en het personeelssecretariaat:  ondersteunt het hoofd P&O bij de uitvoering van zijn werkzaamheden  geeft uitvoering aan personeelsadministraties overeenkomstig HKZ-norm, rubriek 5  draagt zorg voor specifieke managementinformatie op personeelsgebied  ondersteunt het management en teams op deelaspecten De medewerkers rapporteren rechtstreeks aan het hoofd P&O. De functie secretaresse P&O is beschreven conform FWG 3.0. Coördinator leerlingen en vrijwilligers De coördinator vrijwilligers en stagiaires:  ondersteunt de organisatie op het gebied van werving en selectie van vrijwilligers  onderhoudt de contacten met vrijwilligers en organiseert vrijwilligersdagen  informeert BOL-stagiaires en begeleidt deze tijdens de stageperiode  coördineert de plaatsing van BOL-stagiaires  ondersteunt de organisatie bij de werving, selectie en (her)plaatsing van BBL-ers De coördinator leerlingen en vrijwilligers rapporteert rechtstreeks aan het hoofd P&O. De functie is beschreven conform FWG 3.0


26

Hoofd Administratie: Het hoofd Administratie is:  verantwoordelijk voor een juiste, tijdige en volledige uitvoering van de gehele administratie en het inrichten en bijwerken van de diverse softwaresystemen aan de hand van het door hem opgestelde en voorgelegde jaarplan  stelt de begroting op en draagt zorg dat de gegevens tijdig kunnen worden gegenereerd ten behoeve van de afdeling managementinformatie  stelt het jaardocument inclusief de jaarrekening op  draagt zorg voor het tijdig invullen en verzenden van de budgetformulieren voor en naar de NZa  bewaakt de administratieve organisatie en de interne controlemaatregelen en het signaleren van noodzakelijke wijzigingen  ondersteunt de manager Bedrijfsbureau bij de verdere ontwikkeling van het financieel risicobeleid  stuurt de afdeling administratie aan Het hoofd Administratie rapporteert aan de manager Bedrijfsbureau. De functie is beschreven conform FWG 3.0 Centrale Financiële- en Salarisadministraties De medewerker van de Centrale Financiële- en Salarisadministraties:  geeft uitvoering aan de financiële en/of salarisadministraties overeenkomstig de AObeschrijving, Kaderregeling en HKZ-norm, rubriek 4  draagt zorg voor financiële managementinformatie  ondersteunt het management en teams op deelaspecten De medewerkers rapporteren rechtstreeks aan het hoofd Administratie. De functies administratief assistent, administratief medewerker, administratief medewerker financiën, medewerker financiële/salarisadministratie, salarisadministrateur en administrateur zijn beschreven conform FWG 3.0. Cliëntenadministratie De cliëntenadministratie:  verwerkt/verzamelt de aangeleverde aan- en afwezigheid/presentie van cliënten ten behoeve van het Zorgkantoor  draagt zorg voor de boeking van de budgetten aan de hand van de aangeleverde presenties  draagt zorg voor mutaties van cliënten op de bezettingsstaat in de Cockpit De medewerkers rapporteren aan het hoofd Administratie. De functies zijn beschreven conform FWG 3.0. Medewerker Managementinformatie  draagt zorg voor het opstellen van de managementinformatie  draagt zorg voor het onderhoud en beheer van het managementinformatiesysteem (Geniq)  biedt ondersteuning aan de gebruikers van het managementinformatiesysteem  draagt zorg voor het (laten) installeren van de upgrades van dit pakket  ondersteunt het management en teams op deelaspecten De medewerker managementinformatie rapporteert rechtstreeks aan de manager Bedrijfsbureau. De functie is beschreven conform FWG 3.0.


27

Communicatieadviseur externe communicatie en Public Relations De communicatieadviseur externe communicatie en PR:  is (mede) verantwoordelijk voor de communicatie met en public relations gericht op externe stakeholders waaronder cliënten en verwanten  stelt daartoe een communicatiebeleidsplan op  draagt zorg voor algemeen informatiemateriaal, de website voor externe stakeholders en het daarbij behorende relatiebeheer  coördineert (mede) de organisatie van stichtingsevenementen  onderhoudt in het kader van de public relations functionele contacten met de sectormanagers (e.e.a. overeenkomstig HKZ-norm, rubriek 4 en 9) De communicatieadviseur externe communicatie en Public Relations rapporteert aan de bestuurder. De functie is beschreven conform FWG 3.0. Communicatieadviseur interne communicatie en Public Relations De communicatieadviseur interne communicatie en PR:  is (mede) verantwoordelijk voor de communicatie met en public relations gericht op interne stakeholders waaronder medewerkers, vrijwilligers en potentiële sollicitanten  stelt daartoe een communicatiebeleidsplan op  draagt zorg voor algemeen informatiemateriaal voor deze publieksgroepen  draagt zorg als webmaster voor de website voor de interne stakeholders en het daarbij behorende relatiebeheer (www.werkenbijdelichtenvoorde.nl)  draagt zorg als webmaster voor de website voor cliënten (www.OJAA.nl)  coördineert (mede) de organisatie van stichtingsevenementen  onderhoudt in het kader van de public relations functionele contacten met het hoofd P&O en de Personeelsfunctionaris. (e.e.a. overeenkomstig HKZ-norm, rubriek 4 en 9) De communicatieadviseur interne communicatie en Public Relations rapporteert aan de bestuurder. De functie is beschreven conform FWG 3.0. Kwaliteitsfunctionaris c.q. informatiebeheerder De kwaliteitsfunctionaris:  is verantwoordelijk voor het onderhoud van het HKZ-certificaat, pijler 1a van het VGNKwaliteitskader en het kwaliteit-managementsysteem  fungeert als informatiebeheerder met behulp van interne informatiesystemen  opereert desgewenst als projectleider bij kortdurende projecten  stelt op verzoek van een individueel lid van het MT een projectplan op en ondersteunt desgewenst bij de uitvoering De kwaliteitsfunctionaris rapporteert aan de manager Bedrijfsbureau en incidenteel aan een betrokken opdrachtgever uit het MT. De functie is beschreven conform FWG 3.0.


28

Netwerkbeheerder De netwerkbeheerder is:  verantwoordelijk voor het beheer en onderhoud van het centrale (computer)netwerk  verantwoordelijk voor implementatie van nieuwe systemen op het netwerk en op de decentrale strategische werkplekken  verzorgt de noodzakelijke documentatie  coördineert desgewenst applicatiebeheer  geeft functioneel leiding aan helpdeskmedewerker De netwerkbeheerder rapporteert aan de manager Bedrijfsbureau. De functie is beschreven conform FWG 3.0. Helpdeskmedewerker De helpdeskmedewerker:  ondersteunt medewerkers bij vragen over computers en software (hoofdzakelijk telefonisch)  assembleert, installeert en configureert computersystemen en bekabeling  legt het beheer van de hardware vast in het geautomatiseerde systeem  zorgt voor continuïteit van de informatiesystemen en voert aanpassingen uit en verbeteringen door De helpdeskmedewerker rapporteert functioneel aan de netwerkbeheerder en hiërarchisch aan de manager Bedrijfsbureau. De functie is beschreven conform FWG 3.0 Technische Dienst De medewerker van de Technische Dienst c.q. schilder:  geeft in opdracht van en na afstemming met de coördinator huisvesting uitvoering aan klein technisch onderhoud en binnen- en buitenschilderwerk conform externe en interne kwaliteitseisen  ondersteunt de manager Bedrijfsbureau bij opdrachten aan derden betreffende gebouwenbeheer De medewerkers van de Technische Dienst rapporteren functioneel aan de trajectbegeleider huisvesting en hiërarchisch aan de manager Bedrijfsbureau. De functie is beschreven conform FWG 3.0. Receptie en huishoudelijke dienst Bedrijfsbureau De receptie en de medewerker huishoudelijke dienst Bedrijfsbureau:  draagt zorg voor de ontvangst van bezoekers van Bestuurs- en Bedrijfsbureau  is verantwoordelijk voor het bedienen van de telefooncentrale  is verantwoordelijk voor de koffie/theevoorziening en het kantinebeheer  ondersteunt zo mogelijk het secretariaat en de personeelsadministratie  is verantwoordelijk voor het schoonhouden van het Bestuurs- en Bedrijfsbureau e.e.a. overeenkomstig HKZ-norm, rubriek 4, 7 en 8. De medewerkers rapporteren rechtstreeks aan de manager Bedrijfsbureau. De functies receptionist en huishoudelijk medewerker zijn beschreven conform FWG 3.0.


29

Secretaresse bestuurder De secretaresse bestuurder:  ondersteunt de bestuurder bij de uitvoering van diens werkzaamheden  verzorgt de voorbereiding, verslaglegging en afwikkeling van de MT-vergaderingen Operationele Zaken en de MT-vergaderingen Beleidszaken  voert het secretariaat voor de MT-aangelegenheden  voert het secretariaat voor de Raad van Toezicht en verzorgt de voorbereiding, verslaglegging en afwikkeling van de vergaderingen van de Raad van Toezicht van De Lichtenvoorde  voert het secretariaat voor de Klachtencommissie voor Medewerkers e.e.a. overeenkomstig HKZ-norm, rubriek 4 en 9. De secretaresse rapporteert rechtstreeks aan de bestuurder. De functie is beschreven conform FWG 3.0. Secretaresse manager Bedrijfsbureau De secretaresse manager Bedrijfsbureau:  ondersteunt de manager van het Bedrijfsbureau bij zijn werkzaamheden  levert in opdracht van de sectormanager of teammanager/teamcoach diverse apparatuur aan medewerkers (touchkey, ID-button, mobiele telefoon/transponder) en draagt zorg voor de registratie daarvan  houdt de km- en schadeadministratie van de lease- en overige bedrijfsauto’s bij  regelt, na opdracht van de sectormanager, de aanvraag van nieuwe bankrekeningen, volmachten en aanpassing bestedingslimieten  verzorgt de voorbereiding en verslaglegging van de MT-vergaderingen Personeelsbeleid en Personeelsplanning  voert het secretariaat voor het Steunfonds, de Klachtencommissie Cliënten en de Interne Bezwaren Commissie FWG De secretaresse rapporteert rechtstreeks aan de manager Bedrijfsbureau. De functie is beschreven conform FWG 3.0. Sectorsecretariaat Het Sectorsecretariaat:  ondersteunt de betreffende sectormanager, teammanagers en trajectbegeleider bij hun werkzaamheden  voert onder functionele verantwoordelijkheid van de sectormanager de sectoradministraties  draagt zorg voor managementinformatie op sectorniveau  ondersteunt teams op deelaspecten e.e.a. overeenkomstig HKZ-norm, rubriek 4 en 9. De medewerkers rapporteren aan de sectormanager. De functie Bureausecretaresse sectorbureau is beschreven conform FWG 3.0. Coördinator huisvesting De medewerker Centrale huisvesting is verantwoordelijk voor;  het contact tussen gebruikers (cliënten/ zorgteam) en verhuurder  De organisatie van klein onderhoud  Het contact tussen De Lichtenvoorde en de veiligheidsregio  Beleid ten aanzien van brandveiligheid


30

 Coördinatie van bouwprojecten De functie coördinator huisvesting is beschreven conform FGW 3.0. 11. Werkgroepen en projectgroepen Aan het horizontaal overleg wordt binnen De Lichtenvoorde als volgt vormgegeven:

vaste commissies en werkgroepen:  Externe Klachtencommissie Cliënten;  Externe Klachtencommissie Medewerkers;  Arbo/FOBO-commissie (betreft Arbeidsomstandigheden en fouten, ongelukken, bijna ongelukken met medewerkers)  MIC-commissie (melding registratie incidenten cliënten, calamiteitencommissie)  De commissie Bopz/VBM  de werkgroep Introductie nieuwe medewerkers, tijdelijk in ruste  de werkgroep Informatietechnologie (automatisering) en Informatieplanning  de werkgroep Vormgeving/marketing, tijdelijk in ruste  de werkgroep Onderhoud Zorgplansystematiek  de Personeelsvereniging De Ondernemingsraad is bevoegd tot het instellen van commissies met een bepaald doel. Aansluitend kunnen bestuurder en sectormanagers werkgroepen of projectgroepen met een speciale opdracht instellen. Gedurende de planperiode zijn in ieder geval intern actief:           

het netwerk Seksualiteit (intern netwerk, voorzitter manager BZE) het netwerk Zorgtechnologie (intern en extern netwerk, voorzitter sectormanager) de Cockpitgroepen Avans+ (jeugdzorg/ouderenzorg, voorzitter sectormanager) de werkgroep PRA (ontwikkelplannen) de werkgroep gezondheid en vitaliteit (ontwikkelplannen) de werkgroep Inclusieve locale netwerken (ontwikkelplannen) de werkgroep Duurzame inzetbaarheid de werkgroep Roosteren de werkgroep Vrijwilligers de werkgroep TPC (verzuimbeleid) de werkgroep Zelfsturing

In het kader van samenwerking met partners zijn gedurende de planperiode in ieder geval actief:  de regio-stuurgroep GGZ (SDL, GGNet,)  de regio-stuurgroep SW Hameland (SDL, Estinea, Zozijn, SiZa)  de regio-stuurgroep Jeugd (SDL, Lindenhout, beleidsgroep Jeugd Achterhoek)  de ketenalliantie Jeugdzorg  het LVG-kenniscentrum  de domoticacirkel van Vilans  verschillende overlegvormen vanuit de Alliantie M3  Educatie volwassenen (cliënten)


31

Overigens zijn standaard georganiseerd:  secretaresseoverleg  managementteam (MT) in verschillende vormen  beleidsgroepen  teamoverleg  sectormanagementoverleg  gedragskundigenoverleg  taakhoudersoverleg

12. Participatie De vaststelling en de evaluatie van beleid en concretisering in operationele processen wordt voor advies of instemming voorgelegd aan de verschillende participatieorganen. Daarbij wordt gewerkt volgens wettelijke kaders, de HKZ-normen, rubrieken 4 en 5, en aanvullende overeenkomsten tussen partijen. Voor een effectieve participatie van de verschillende betrokkenen is zowel erkenning van het gemeenschappelijk belang als van de afzonderlijke belangen noodzakelijk. Hierdoor wordt draagvlak voor een harmonieuze ontwikkeling gerealiseerd. De participatie is als volgt georganiseerd: De Ondernemingsraad De belangen van medewerkers worden conform de Wet op de Ondernemingsraden behartigd door een door henzelf rechtstreeks gekozen Ondernemingsraad. Rechten en plichten zijn formeel vastgelegd. Daarbij is afhankelijk van het onderwerp recht op informatie, recht van advies, initiatiefrecht en recht van instemming geregeld. De Ondernemingsraad heeft, wettelijk vastgelegd, enquêterecht. De Ondernemingsraad overlegt naast een openbaar overleg tevens maandelijks met de bestuurder. De Ondernemingsraad kan op een aantal beleidsterreinen commissies instellen. De Centrale Cliëntenraad Het belang van een individuele cliënt wordt in eerste instantie gediend door uitvoering van de tussen partijen overeengekomen dienstverleningsovereenkomsten, de zorgdossiers en zorgplannen. Naarmate de beschikkingsmacht over het toegekende budget toeneemt, zal de behoefte aan verdere participatie afnemen. Een dergelijke situatie wordt dan vergelijkbaar met een normale consument/producent verhouding. Gedurende de huidige ontwikkelingsfase van De Lichtenvoorde bestaat nog wel behoefte aan inspraak bij cliënten. Tijdelijk afnemende zeggenschap door de ingevoerde marktwerking, versterkt dit proces. Organisatie van deze in de Wet Medezeggenschap Cliënten Zorginstellingen geregelde participatie, levert voor cliënten nog een bijkomend voordeel (spin-off) op. Het actief kiezen of verkiesbaar stellen evenals de daarmee verband houdende of rechtstreeks daaruit voortvloeiende discussies en overleg, leveren een aanzienlijke bijdrage aan vorming en eigenwaarde. De algemene belangen van cliënten worden behartigd door een rechtstreeks (via woonoverleggen) gekozen Centrale Cliëntenraad.


32

Naast het overleg van de woonoverleggen en de Centrale Cliëntenraad bestaan er periodiek themasymposia die door cliënten zelf georganiseerd worden. Hiertoe is een overeenkomst tussen De Lichtenvoorde en de Centrale Cliëntenraad afgesloten. De onderwerpen die in de participatieorganen aan de orde komen zijn geregeld bij wet en worden door cliënten zelf gekozen. De Centrale Cliëntenraad heeft informatierecht en (zwaarwegend) adviesrecht. De Centrale Cliëntenraad heeft statutair vastgelegd het recht van Enquête. Overleg door de Centrale Cliëntenraad wordt volgens afspraak bijgewoond door de bestuurder. De Centrale Cliëntenraad wordt bijgestaan door een daartoe aangestelde coördinator. De woonoverleggen worden ondersteund door de medewerker medezeggenschap cliënten en door vrijwilligers. Participatie Verwanten Het belang van de individuele verwant (of wettelijk vertegenwoordiger) wordt in eerste termijn gediend door uitvoering van de tussen partijen overeengekomen dienstverleningsovereenkomsten en zorgplannen (persoonlijk ondersteuningsplan). Naarmate de beschikkingsmacht over het toegekende budget toeneemt, zal ook de behoefte aan verdere participatie bij verwanten afnemen. De algemene belangen van verwanten worden behartigd door rechtstreeks gekozen Sectorverwantenraden en een indirect gekozen Centrale Verwantenraad. Hiertoe is een overeenkomst tussen De Lichtenvoorde en de Centrale Verwantenraad afgesloten. De Centrale Verwantenraad heeft informatierecht en (zwaarwegend) adviesrecht. De Centrale Verwantenraad heet statutair vastgelegd het recht van enquête. De onderwerpen die in de participatieorganen aan de orde komen zijn geregeld in de overeenkomst. Overleg door de Centrale Verwantenraad wordt volgens afspraak bijgewoond door de bestuurder. Overleg door de Sectorverwantenraad wordt op uitnodiging bijgewoond door de sectormanager. Overige belanghebbenden (stakeholders) In het kader van Good Governance moet worden onderzocht of ook andere partijen die zich kunnen opwerpen als belanghebbenden op enige wijze kunnen participeren in beleid en uitvoering. Good Governance betreft een door de VGN voorgeschreven vorm van bestuur en toezicht op zorginstellingen. Deze gedragscode zal ook door het ministerie van VWS te zijner tijd worden voorgeschreven. Daarnaast heeft de organisatie inzicht in de waardering van externe relaties, zoals de ketenpartners, zorgverzekeraars of leveranciers conform HKZ-norm, rubrieken 4. Er kan in dit kader ook gedacht worden aan woningcorporaties, buurtbewoners, verenigingen gemeentes etc. Van belang is echter wel dat er geen belangenverstrengeling plaats gaat vinden als bijvoorbeeld opdrachtgevers, zoals gemeentes in het kader van de Wmo zullen zijn of zorgkantoren voor de WLZ, ook direct invloed op beleid gaan uitoefenen. Ook dient sterk te worden gelet op een overmatige participatie en democratisering van allerlei secundair betrokkenen, wat vervolgens uitermate vertragend gaat werken op de ontwikkeling van organisaties die hun bestaansrecht in toenemende mate ontlenen aan het snel en adequaat inspelen op maatschappelijke veranderingen.


33

Nu is er voor gekozen om de belangrijkste externe stakeholders zoals MEE, Jeugdbescherming Gelderland, Raad voor de Kinderbescherming, gemeentes, zorgkantoren, VWS, verwanten en andere zorginstellingen via een aantal speciale openbare websites ( www.delichtenvoorde.nl, www.delichtenvoorde.com, www.werkenbijdelichtenvoorde.nl, www.mensentechniek.com, www.OJAA.nl ) inzicht te geven in het beleid van de organisatie, de onderliggende notities, protocollen en processen en in de stand van zaken bij lopende projecten en de zorgcentra. Deze informatie wordt actueel gehouden en de bezoekers van de site kunnen via e-mail communiceren met de portefeuillehouders binnen de organisatie. Op deze wijze wordt inzicht en invloed gerealiseerd.


34

13. Bevoegdhedenstructuur Bevoegdhedenschema’s De bijbehorende schema's regelen de algemene bevoegdheden van bestuurder en medewerk(st)ers langs de lijnen van delegatie. Specifieke bevoegdheden zoals het begeleiden, verzorgen, medisch dan wel therapeutisch behandelen van individuele cliënten zijn geregeld binnen de arbeidscontracten en de wettelijke kaders. ‘Informatie’: Hieronder wordt verstaan een geordende verzameling van gegevens die relevant is voor het functioneren van de organisatie of een element daaruit. De algemene informatie is van financiële, organisatorische, beleidsinhoudelijke of zorginhoudelijke aard. Daarnaast is er specifieke informatie met betrekking tot de personele organisatie en het cliëntenbestand. De gedelegeerde bevoegdheden laten onverlet de vigerende privacyreglementen en de Wet op de Persoonsregistratie. ‘Interne en externe presentatie’: Onder presentatie wordt hier verstaan het vertegenwoordigen van de organisatie anders dan conform de individuele functie uitvoering, in woord en beeld middels informatieoverdracht dan wel beleidsuitspraken. ‘Contractuele verplichtingen’: Dienstverleningsovereenkomsten worden afgesloten tussen De Lichtenvoorde en haar cliënten dan wel hun wettelijke vertegenwoordigers. Bevoegdheden aangaande secundaire arbeidsvoorwaarden betreffen hier individuele afwijkingen van de vigerende CAO welke geen gevolgen hebben voor het collectief. Een advies van P&O is verplicht. ‘Overige verplichtingen’: Onder capaciteitsplaatsen wordt geregeld de bevoegdheid om met externe instanties te onderhandelen over de capaciteitsplaatsen of de bijbehorende bezetting. Het officieel in eigendom nemen van roerende goederen waarop wettelijke verplichtingen rusten wordt als separate bevoegdheid geregeld. Een voorbeeld is het overschrijven van het kentekenbewijs van een auto op naam van de stichting.

‘g’ ‘b’ ‘bb’ ‘v’

= = = =

geen bevoegdheid beperkt bevoegd (binnen vastgesteld budget of verantwoordelijkheidsgebied) beperkt bevoegd (goedkeuring Raad van Toezicht) volledig bevoegd


35

Hoofd P&O

Personeelsfunctionaris

Secretaresse MBB

Sectorsecretariaat

Receptie/ Huish. Dienst

Technische Dienst

v v v v g

b g g g g

b b g g g

b g g g g

v v v v v

b b b g g

b b b g g

b b b b g

v v v b g

v v v v g

b b b b g

b b b g g

b b b g g

b b b g g

b b b g g

b b b g g

b g g g g

b g g g g

b b g g g

Informatie personeel inzien verzamelen intern verspreiden extern verspreiden

v v v v

v v v v

v v v v

b b g g

g g g g

b b g g

b b g g

g g g g

b b g g

g g g g

b b g g

g g g g

b b g g

b b g g

b b b g

g g g g

g g g g

b g g g

g g g g

b b b g

g g g g

v v v v

v v v v

b b b b

v v v g

g g g g

g g g g

b b g g

g g g g

g g g g

g g g g

Informatie cliënten inzien verzamelen intern verspreiden extern presenteren

v v v v

v v v v

b b b b

b b b b

v v v v

b b b g

b b b g

b b b g

v v v v

b b g g

g g g g

b b g g

b b b g

g g g g

g g g g

b b b b

g g g g

b g g g

g g g g

b b b g

b b b b

b g g g

b g g g

g g g g

g g g g

g g g g

g g g g

b b g g

g g g g

g g g g

g g g g

Contractuele verplichtingen arb.contract <1jr. arb.contract >1jr. onderh.contract <1jr. onderh.contract >1jr. huurcontract leasecontract dienstverl. overeenk.<1jr. dienstverl. overeenk.>1jr. secundaire arbeidsvoorwaarden wijziging inpasnummer FWG

v v v v v v v v v b

v v v v v v v v v b

v v v v v v g g g b

b g b g g g b b g b

g g g g g g g g g g

g g g g g g g g g g

g g g g g g g g g g

g g g g g g g g g g

b g b g g g b b g b

g g g g g g g g g g

g g g g g g g g g g

g g g g g g g g g g

g g g g g g g g g g

g g g g g g g g g g

g g g g g g g g g g

g g g g g g g g g g

g g g g g g g g g g

g g g g g g g g g g

g g g g g g g g g g

g g g g g g g g g g

g g g g g g g g g g

g g g g g g g g g g

g g g g g g g g g g

g g g g g g g g g g

g g g g g g g g g g

g g g g g g g g g g

g g g g g g g g g g

g g g g g g g g g g

g g g g g g g g g g

g g g g g g g g g g

g g g g g g g g g g

Overige verplichtingen uitbreiding capaciteitsplaatsen toekennen projectmiddelen sponsoring fondswerving in eigendom nemen

v v v v v

v v v v v

g g v v v

g g g b b

g g g g g

g g g g g

g g g g g

g g g g g

g g g b b

g g g g g

g g g g g

g g g g g

g g g g g

g g g g g

g g g g g

g g g g g

g g g g g

g g g g g

g g g g g

g g g g g

g g g g g

g g g g g

g g g g g

g g g g g

g g g g g

g g g g g

g g g g g

g g g g g

g g g g g

g g g g g

g g g g g

Investeringen/aankopen aanschaf onroerend goed afstoten onroerend goed

bb bb bb bb bb bb

g g

g g

g g

g g

g g

g g

g g

g g

g g

g g

g g

g g

g g

g g

g g

g g

g g

g g

g g

g g

g g

g g

g g

g g

g g

g g

g g

g g

* = bij langdurige afwezigheid van bestuurder conform statuten ** = eventueel bij volmacht van bestuurder zoals omschreven in functiebeschrijving g = geen bevoegdheid b = beperkt bevoegd (binnen vastgesteld budget of verantwoordelijkheidsgebied bb = beperkt bevoegd (goedkeuring Raad van Toezicht) v = volledig bevoegd


36

Coördinator huisvesting

Kwaliteitsmedewerker

b b b b g

Medewerker Uitburo

Helpdeskmedewerker

b b g g g

Directie secretaresse

Netwerk beheerder

b b b b g

Personeelsadm.

Cliënten administratie

v v v v g

Coörd. Vrijwilligers en stagiaires

Salaris administratie

b b b g g

Medewerker management informatie

Boekhouding

b b b g g

Communicatieadviseurs in- en externe comm.

Hoofd Administratie

v v v v g

Coördinator medezeggenschap cliënten

b b b g g

(Externe) deskundigen

Team

v v v v g

Verpleegkundig adviseur

Traject begeleider

v v v v v

**

Manager Bureau Zorgexpertise

Team manager/ teamcoach

v v v v v

*

Sector manager

Zorg coördinator

Manager Bedrijfs- bureau

v v v v v

Bestuurder

Informatie algemeen inzien verzamelen intern verspreiden extern presenteren vertrouwelijk stellen

Bevoegdheid

Sectorsecretariaat

Receptie/ Huish. Dienst

g g g g

g g g g

g g g g

g g g g

b g g g

g g g g

g g g g

g g g g

b g g g

g g g g

g g g g

g g g g

g g g g

g g g g

b g g g

g g g g

b g g g

b g g g

consumptieve goederen

v

v

v

b

g

b

b

b

b

g

g

g

g

g

g

g

g

g

g

g

g

g

g

g

g

g

g

b

b

g

g

diensten/opdrachten: < € 2.500 > € 2.500

v v

v v

v v

b g

g g

g g

g g

g g

b g

b g

g g

g g

g g

g g

g g

b b

b g

g g

g g

b g

b g

b g

g g

g g

g g

g g

b g

g g

g g

g g

gebruik inventaris gebruik leaseauto's

v v

v v

b b

b b

b b

b b

b b

b b

b b

b b

g g g g g

b b

b b

b b

b b

b b

b b

b b

b b

b b

b

b b

b b

b b

b b

b b

b b

b b

b b

b b

b b

afgeven bankmachtigingen betaalopdrachten (gezamenlijk) afgeven bankgaranties aansluitingen nutsbedrijven/telefonie afboeken vorderingen extra aflossingen leningen kasopnamen voorschot salaris overig voorschot

v v bb v v bb v v v

v v bb v v bb v v v

v v g v v g b b b

g g g g g g b b b

g g g g g g g g g

g g g g g g b g g

g g g g g g b g g

g g g g g g b g g

g g g g g g b b b

g g g g g g g g g

g g g g g g g g g

g g g g g g g g g

g g g g g g b b b

g g g g g g b g b

g g g g g g g b g

g g g g g g g g g

g g g g g g g g g

g g g g g g g g g

g g g g g g g g g

g g g g g g g g g

g g g g g g g g g

g g g g g g g g g

g g g g g g g g g

g g g g g g g g g

g g g g g g g g g

g g g g g g g g g

g g g g g g g g g

g g g g g g b g g

g g g g g g g g g

g g g g g g g g g

g g g g g g g g g

acceptatie goederen acceptatie giften acceptatie legaten

v v b v v g bb bb g

b g g

g g g

b g g

b g g

b g g

b g g

g g g

g g g

g g g

b g g

g g g

g g g

g g g

g g g

b g g

b g g

g g g

g g g

g g g

g g g

g g g

b g g

b g g

b g g

b g g

b g g

b g g

g g g

parafering facturen parafering kassen parafering declaraties (personeel)

v v v

v v v

b b b

b b b

g g g

b b b

b b g

b b g

b b b

g g g

g g g

g g g

b b b

g g g

g g g

g g g

b g g

b g g

g g g

g g g

b g g

b g g

b g g

g g g

g g g

g g g

g g g

b b g

b g g

b g g

g g g

afwikkelen verzekeringen financiële handelingen cliënten conform RBFC

v

v

v

g

g

g

g

g

g

g

g

g

g

g

g

g

g

g

g

g

g

g

g

g

g

g

g

g

g

g

g

v

v

v

b

g

b

b

b

g

g

g

g

b

b

g

b

g

g

g

g

g

g

g

g

g

g

g

g

g

g

g

samenwerkingsovereenkomsten inkrimpen activiteiten afstoten activiteiten

bb bb g bb bb g bb bb g

g g g

g g g

g g g

g g g

g g g

g g g

g g g

g g g

g g g

g g g

g g g

g g g

g g g

g g g

g g g

g g g

g g g

g g g

g g g

g g g

g g g

g g g

g g g

g g g

g g g

g g g

g g g

g g g

Sector manager

Bestuurder

* = bij langdurige afwezigheid van bestuurder conform statuten ** = eventueel bij volmacht van bestuurder zoals omschreven in functiebeschrijving g = geen bevoegdheid b = beperkt bevoegd (binnen vastgesteld budget of verantwoordelijkheidsgebied bb = beperkt bevoegd (goedkeuring Raad van Toezicht) v = volledig bevoegd


37

Coördinator huisvesting

Personeelsfunct ionaris

b g g g

Medewerker Uitburo

Hoofd P&O

g g g g

Technische Dienst

Kwaliteitsmedewerker

g g g g

Secretaresse MBB

Helpdeskmedewerker

b g g g

Directie secretaresse

Netwerk beheerder

b b g g

Personeelsadm.

Cliënten administratie

b g g g

Coörd. Vrijwilligers en stagiaires

Salaris administratie

b g g g

Medewerker management informatie

Boekhouding

b g g g

Communicatieadviseurs in- en externe comm.

Hoofd Administratie

g g g g

Coördinator medezeggenschap cliënten

Team

b b g g

(Externe) deskundigen

Traject begeleider

v v v bb

**

Verpleegkundig adviseur

Team manager/ teamcoach

v v v bb

*

Manager Bureau Zorgexpertise

Zorg coördinator

v v v bb

Manager Bedrijfs- bureau

roerende zaken (per opdracht): < € 500 < € 5.000 > € 5.000 < € 25.000 > € 25.000

Bevoegdheid

15. De digitale organisatie Een deel van het organisatieproces verloopt binnen informatiesystemen c.q. computerapplicaties. Deze systemen dragen veelal ook zorg voor informatieoverdracht met externe computersystemen. Verantwoordelijkheden en bevoegdheden zijn binnen deze systemen geregeld en worden bewaakt door applicatiebeheerders. De belangrijkste systemen zijn: Ortic WS : geautomatiseerd roosterpakket (voorheen Harmony) SDB : personeelsadministraties en salarisverwerking Bomas/Procare : financiële administraties ONS : elektronisch cliëntendossier Wlz en Wmo Mijn zorgplan : cliëntvriendelijk zorgplan Wlz Jouw Omgeving : elektronisch cliëntdossier JeugdZorg Geniq : managementinformatiesysteem/dashboard NN : team/sectorplan iProva met: iDoc : documentenbeheer kwaliteitsysteem incl. Eskion formulierenapplicatie iTask : TaskManager, meldingssysteem iProces : ProcessManager procesbeschrijvingen Office 2010 en hoger Verder wordt gebruik gemaakt van alle applicaties die Office biedt zoals Word, Excel, Outlook, PowerPoint en specifiek voor kwaliteit de Compliance Manager. Voor meer informatie over automatisering wordt verwezen naar de betreffende beleidsnotitie.


38

16. Slotopmerking Bij afwezigheid van de bestuurder vanwege vakantie of ziekte langer dan 10 werkdagen wordt waarneming geregeld door de manager Bedrijfsbureau. Deze treedt dan in alle operationele bevoegdheden van de bestuurder, onder direct toezicht van de voorzitter van de Raad van Toezicht. Hieronder vallen niet de bevoegdheden tot het verwerven of vervreemden van onroerende zaken en de bevoegdheid tot het vaststellen van beleid. Bij afwezigheid van de bestuurder langer dan één maand zal de Raad van Toezicht zich beraden over het verdere verloop van waarneming. In dat geval bepaalt de Raad van Toezicht in hoeverre ook andere bevoegdheden worden overgedragen. Sectormanagers kunnen tijdelijk - en schriftelijk vastgelegd - een deel van hun bevoegdheden overdragen aan een teammanager/teamcoach.


39

17. Bijlagen, organogrammen van de sectoren De organisatie van het Bureau Zorgexpertise Manager Bureau zorgexpertise AM

trajectbegeleider (partime)

beleidsvoorbereiding

behandelbeleid jeugd/WLZ beleid orthopedagogiek beleid tav ouderen-zorg, seksualiteit, agressie, kindermishandeling

zorgcoördinatie

verpleegkundig adviseur

GZ-psychologen, orthopedagogen, therapeuten, artsen

ondersteuning systemen en methodieken

zorgplansystematiek

observatie, diagnostiek, behandeling jeugdzorg

observatie, diagnostiek, behandeling WLZ/Wmo

ambulante diagnostiek jeugdzorg

residentiëled iagnostiek jeugdzorg

residentiëled iagnostiek WLZ

ambulante behandeling jeugdzorg

residentiële behandeling jeugdzorg

residentiële behandeling WLZ

residentiële orthopedagogiek WLZ/Wmo

seksualiteit ontwikkelproject Menzis kwaliteitskader pijler 2a,b

Participatie in werkgroepen en commissies door medewerkers van Bureau Zorgexpertise: NAH netwerk Gelderland Project transparantie kwaliteit Achmea, Werkgroep PRA, Werkgroep zorgplansystematiek/ONS Commissie BOPZ/VBM MIC commissie Stuurgroep Jouw omgeving Werkgroep LVB Werkgroep PSM Werkgroep WLZ behandeling Werkgroep Ontwikkelplan Callcenter Deskundigen


40

begeleiding/ toezicht medicatie, BOPZ/VPM, BIG

De organisatie van Langdurige Zorg Wonen

sectormanager WW

Coach Centrale Cliëntenraad

opleiding en vorming cliënten

Coach woonoverleggen

vertrouwenspersoon WLZ

Sector verwantenraden

3 teammanagers voor 24 zorgteams Wlz wonen

Burgemeester Smitsstraat Eibergen

Nieuwstraat Eibergen

Schans/J. Groenlo

Orangie Groenlo

Deugenweerd Borculo

Voorstad Borculo

Den Koem Groenlo

Hartebroekse weg Groenlo

den Oldenhof Ruurlo

Elfenbank Ruurlo

Stationslaan Groenlo

Vivaldistraat Lichtenvoorde

Flierbeek Lichtenvoorde

Patronaatstraat Lichtenvoorde

Petershof Winterswijk

Sellekamp Winterswijk

Roetendael Meddo

Sleeswijkstr. Winterswijk

Kalverweidendijk Dinxperlo kern-awbz

Hofstraat Aalten

Broekboomstraat Lichtenvoorde

Klinke Lichtenvoorde

Participatie in werkgroepen en commissies door 3 teammanagers WLZ: Coach Leergang ouderenzorg, MIC-commissie, Werkgroep PRA, Werkgroep zelfsturing, commissie BOPZ/VBM, Arbocommissie, Werkgroep zorgplansystematiek/ONS, Werkgroep ontwikkelplan Including Local Netwerks


41

Spoorstraat Winterswijk

Veldmaten Lichtenvoorde

De organisatie van jeugdzorg

Sectormanager AS

2 teammanagers voor jeugdzorg

residentieel wonen WLZ/Jeugdzorg

Europaweg Lichtenvoorde

Lindeboomweg Harreveld

Lichtenvoordseweg Groenlo

Huygensstraat Gendringen

Tongerlosestraat Lichtenvoorde

Wonen 18 + WLZ/Jeugdzorg

ambulante zorg IOG/PPG

Tramstraat Groenlo

ambulante dienst

Schaepmanplein Neede

Benedendorpstraat Zeddam

Logeerhuis Varsseveld

Logeerhuis Ruurlo

Participatie in werkgroepen en commissies door 2 teammanagers Jeugd: Werkgroep preventie seksueel misbruik, Opleidingscommissie P&O, Aandachts-functionaris HG en KM, Werkgroep LVB Werkgroep PSM Werkgroep Duurzame inzetbaarheid, Stuurgroep Jouw omgeving, Mijn Mening Werkgroepen Jongeren aan de Slag, Naschoolse opvang, dagopvang

De organisatie van NAH zorg Sectormanager AS

Trajectbegeleider en coördinerend begeleider

Anke Marjolein Lochem


ASS

42

De organisatie van Werken en vrije tijd

Sectormanager AS

1 teammanager voor eigen dagactiviteiten (partime)

Senioren+

Perron 8

SIZA Winterswijk

Meddosestr. Winterswijk

Het Centrum Lichtenvoorde

LFB Winterswijk

Historisch museum Groenlo kern-awbz

Einsteinstraat Lichtenvoorde

Zorgboerderijen Achterhoek

HIER Winterswijk

Zwarte cross

Dagbesteding Lochem

AC Industrie Lichtenvoorde

Estinea Achterhoek

Trajectum Zutphen

Prokkel

Zozijn Winterswijk

Work Mate Lichtenvoorde

Schans/J. Roetendael het Centrum

dagbesteding Groenlo

Uitbesteed werk

Belevingsmuseum. Winterswijk

Begeleid werken bij externe partners (diverse partners

Participatie in werkgroepen en commissies door 1 teammanager Werken en Vrije Tijd: werkgroep daginvulling regio Achterhoek coach leergang Ouderenzorg cockpitgroep leergang Ouderenzorg

de organisatie van Wmo-zorg Sectormanager AS

1 teammanager Wmo (partime)

Lochem, Zutphen

Berkelland

Bronckhorst

Doetinchem

Oude IJsselstreek

Oost Gelre

Winterswijk

Montferland


Aalten

43

Corso Lichtenvoorde


44

delegatie van taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden het contract van de Lichtenvoorde

Recommend Documents