Open brief aan de wijkvereniging in Kloosterveen, 22 juni 2013 Geacht bestuur, Nadat mij de toegang tot de vergadering werd ontzegd, zie ik geen andere mogelijkheid dan mij schriftelijk tot u te wenden. Allereerst weigert u niet-leden toegang tot de vergadering, gemotiveerd door de stelling dat het een ledenvergadering betreft. De uitnodiging die u verstuurde, is echter voor een algemene vergadering. Bovendien wordt deze weigering gecommuniceerd door daartoe onbevoegde personen, want niet de voorzitter. In alle voorgaande jaren heeft altijd iedereen toegang gehad tot de jaarvergadering, met name omdat de activiteiten, grotendeels door de gemeente gesubsidieerd, voor heel Kloosterveen zijn, niet slechts voor de leden. Stemmen is wel voorbehouden aan leden. Een bestuur dat zijn plannen voor de gehele wijk, de verantwoording voor de voorbije activiteiten, en de besteding van de gemeentelijke subsidie (voor de gehele wijk) slechts in besloten kring wil bespreken, heeft kennelijk niet begrepen wat zijn plaats in de gemeenschap is. Ten tweede hebben leden statutair altijd toegang tot de vergadering. Het tijdstip waarop de vergadering betreden wordt, is geen reden de toegang te weigeren. Dat u daarbij de beheerder van het gebouw inzet als “sterke arm”, siert u allerminst. Het had overigens van goed bestuur getuigd wanneer de gekozen, maar tussentijds afgetreden bestuursleden persoonlijk ter vergadering waren uitgenodigd. Dan had ook de hele gênante vertoning achterwege kunnen blijven. De pogingen het voorlezen van een kritisch manifest te bemoeilijken door nietbestuursleden, zijn ongehoord. Hoewel bij herhaling uit de zaal werd opgemerkt dat de bestuurstafel werd bemand door gewone leden, en dat het bestuur op dat moment uit een enkel persoon bestond, persisteerden een aantal van de aan die tafel gezeten personen in het optreden en spreken tegen de overige leden in de zaal als waren zij bestuur. Regels gelden voor iedereen, ook als dat een ongemakkelijke situatie creëert voor hen die in gedachten al tot het bestuur horen. Van diverse kanten zijn opmerkingen gemaakt over de kandidaat-bestuursleden. Waarom niet open en transparant zijn over de vermeende belangenverstrengeling, wanneer kennelijk vanuit de leden verbazing wordt geuit over kandidaten die door de wijkvereniging worden betaald voor diensten die zij vanuit hun bestuursfunctie zelf kunnen bepalen. Een klassiek voorbeeld van ongewenst en potentieel onbehoorlijk handelen. Daarnaast zijn er kandidaat-bestuursleden die een activiteiten-commissie leiden waarvoor zij verantwoording moeten afleggen aan het bestuur; aan zichzelf voortaan dus. Het betreft hier tenminste vier van de zes kandidaat-bestuursleden, waardoor het vermoeden van belangenverstrengeling niet onredelijk is. Bovendien: wat heeft een inwoner van Peelo in Kloosterveen te zoeken?
Omdat ik mijn vragen en opmerkingen niet ter vergadering heb kunnen opbrengen, stel ik ze hieronder.
Jaarverslag 2012 Het jaarverslag 2012 lijkt voornamelijk activiteiten van de huidige ploeg en van 2013 te bevatten. 1. Waar zijn de verslagen van het Huiskamerrestaurant, de Nieuwjaarsreceptie, Koninginnedag, de spellenmiddagen (Kloospelveen), de toneelvoorstelling voor volwassenen, de toneelvoorstelling voor de jeugd, de medewerking aan Super Saturday, BIKLS, breien? Alle nog door het vorige bestuur in 2012 gerealiseerd. 2. Waarom worden een aantal als algemeen aangemerkte activiteiten onder het kopje “ouderen” geschoven? Er is indertijd expliciet voor gekozen bridge, klaverjassen, biljarten en breien voor alle leeftijden te houden. Ze aan “ouderen” te hangen, riekt naar ondoordachte vooringenomenheid. 3. In 2012 zijn ook cursussen reanimatie/AED gehouden. 4. Voor de salsalessen werd een mobiele spiegel aangeschaft, zodat de cursus in de grote zaal kon worden voortgezet. 5. Met de volleybalclub is vorig jaar overeengekomen dat zij zelfstandig verder gaan omdat ze een gesloten vereniging zijn en daardoor niet langer onder de paraplu van de wijkvereniging kunnen vallen. Waarom staan volleybal nog steeds vermeld? 6. De kerstbomeninzameling was altijd een actie van de gemeente en het BOK. Wat is de inbreng van de wijkvereniging geweest? 7. De “kerstreis i.s.m. BOK en Vanboeijen” heb ik alleen gepubliceerd gezien als activiteit van Vanboeijen??? 8. Hoeveel leden telt de vereniging?
Financiën 1. Volleybal: waarom is de reserve niet uitgekeerd aan de volleybalclub? 2. Wat zijn ‘Handelscrediteuren’? Welke primaire diensten en goederen zijn hier opgenomen? 3. Wat heeft de verhoging van de ‘Kantoorkosten’ veroorzaakt? 4. Wat heeft de ‘Huisvestingskosten’ met 1326% doen toenemen? 5. Waarom zijn de ‘Algemene kosten’ bijna verdubbeld?
6. Waarom zit er zoveel geld in de kas? Wie beheert dat? 7. Waar betalen wij (zoveel) zaalhuur voor? 8. Welk administratiekantoor betalen wij en waarvoor? 9. Wat zijn ‘Fondsen’? En welke? 10. Wie hebben wij anders dan docenten ingehuurd (‘derden’)? 11. Wat wordt verstaan onder ‘Verbruiksmateriaal’? En waaraan is 2253€ uitgegeven? 12. Heeft de vorig jaar gekozen kascommissie verslag uitgebracht? Waarom stond dat niet op de agenda?
Algemeen 1. Waarom weer een nieuw logo? Waarom zoveel kapitaalvernietiging veroorzaken? In 2009 is de vereniging opnieuw gestart, nadat deze had opgehouden te bestaan. Met een nieuwe naam, een nieuw logo en nieuwe Statuten. Er is het nodige geld besteed aan PR-materiaal met dat nieuwe logo. Wat gebeurt er met al dat materiaal? 2. Wat is er gebeurd met de administratieve ondersteuning van de gemeente? Waar is de parttime ambtenaar gebleven? Als zij niet langer aan de wijkvereniging is toegewezen, wat gebeurt er dan met de door de wijkvereniging ingerichte werkplek (meubilair) en het aangeschafte kantoormateriaal, waaronder een computer en een professionele printer? 3. Wie doet de ledenadministratie? Wie doet de financiële administratie? 4. Wat is er gebeurd met het Huiskamerrestaurant? Wat gebeurt er met de inventaris van het Huiskamerrestaurant? Ik zal het op prijs stellen uw antwoord(en) op korte termijn schriftelijk te ontvangen.
Als bijlagen treft u hierbij aan kopie van het manifest zoals voorgelezen op de vergadering [1] en de kopie motie van wantrouwen die aan u is overhandigd [2]. Bijlage 3 is de uitnodiging die u mij stuurde, waarin geen enkele indicatie staat dat ik als lid wordt uitgenodigd. Met vriendelijke groeten, Milly Rondèl
Bijlage 1 Geachte aanwezigen, Voordat deze vergadering overgaat op het agendapunt van nieuwe bestuursleden, willen wij als leden en/ of oud-bestuursleden iets aan de vergadering mededelen. Vanaf mei 2012 zijn er een aantal zaken gebeurd die wij willen delen met deze vergadering. 1- In mei 2012 is de huidige voorzitter van de wijkvereniging geïnstalleerd. Onder haar leiding zijn in de eerste vergadering een aantal bestuursleden opgestapt uit onvrede met de uitvoering van het voorzitterschap. 2- De voorzitter heeft een autoritaire manier van leiding geven aan vergaderingen en duldt geen enkele tegenspraak. Dit komt naar voren wanneer bij een door meerderheid van het bestuur genomen besluit, de voorzitter, wanneer ze het hier niet mee eens is, het besluit negeert. Hier valt dan ook niet meer over te praten. 3- Afspraken gemaakt in het verleden met andere partijen worden, zonder overleg met het bestuur, door de voorzitter ongedaan gemaakt. Zij heeft een andere visie op samenwerken dan de overige leden van het bestuur en van met de wijkvereniging samenwerkende organisaties. Dit resulteert uiteindelijk begin 2013 in een motie van wantrouwen van de projectleider van `samenleven in Kloosterveen`, naar de wijkvereniging. Toen de destijds aanwezige bestuursleden vroegen naar de inhoud van de motie, kregen zij als antwoord van de voorzitter dat zij ook niet op de hoogte was van de inhoud. In de daarop volgende bestuursvergadering, waar iemand van de gemeente bij aanwezig was, bleek echter dat de voorzitter wel degelijk op de hoogte was van de inhoud van de motie. 4- Sinds het aantreden van de huidige voorzitter zijn er 14 bestuursleden opgestapt. Sommigen zelfs al na enkele weken. Dit mag je op zijn minst merkwaardig noemen. De enige persoon die nog is overgebleven sinds de afgelopen jaarvergadering is de voorzitter. Toen er na het opzeggen van alweer 2 (aspirant) bestuursleden gevraagd werd om een extra bestuursvergadering werd er door de voorzitter besloten dat zij dat niet wenste. Vervolgens gaf de toenmalige penningmeester in de daarop volgende vergadering, waar ook nietbestuursleden bij zaten, aan dat hij geen vertrouwen meer had in de voorzitter. Hij legde dan ook per direct zijn functie neer. Deze motie van wantrouwen werd gesteund door een (aspirant) bestuurslid en ook zij zag zich genoodzaakt in deze vergadering haar werkzaamheden voor de wijkvereniging neer te leggen. 5- Vragen over financiën, inzage in de statuten van de vereniging werden steeds afgedaan als niet ter zaken doende. Andere bestuursleden moesten zich hier niet mee bemoeien. De administratie is niet op orde. Bewijs daarvoor is dat nieuwe bestuursleden geen enkele notulen hebben ontvangen van vergaderingen uit het (recente) verleden. Verantwoordelijkheid ligt bij mensen die zich daar niet eens bewust van zijn. Initiatieven van bestuursleden worden stelselmatig door de voorzitter genegeerd. 6- Het afbreken van de samenwerking met de vrijwilligers van het servicepunt is ook een voorbeeld van het niet volledig en eerlijk inlichten van de toen aanwezige bestuursleden door de voorzitter. De voorzitter gaf aan dat mails of andere informatie vanuit de wijkvereniging eerst gelezen werd door derden, waarna een goedkeuring zou volgen naar de dames van het servicepunt toe. Zij mochten dan de informatie op de website plaatsen. Dit blijkt een onjuiste voorstelling van zaken te zijn. De kandidaat vicevoorzitter heeft van de wijkvereniging de opdracht gekregen om tegen een maandelijkse vergoeding de website via zijn bedrijf te onderhouden. Onze vraag is of hierbij geen sprake is van belangenverstrengeling en/of onrechtmatig handelen van een bestuurder? Hartelijke dank voor U aandacht!
Bijlage 2
Bijlage 3
