Nacalculatie 2014 De deadline voor indiening van de volledige nacalculatie is door de NZa vastgesteld vóór 1 juni 2015. Om tijdige indiening van de nacalculatieformulieren 2014 bij de NZa te kunnen bewerkstelligen, adviseert de NZa met klem dat zowel zorgaanbieders als zorgkantoren met een aantal processtappen rekening houden. Deze processtappen worden beschreven in de Beleidsregel CA-300-612 Nacalculatie 2014. Het zorgkantoor heeft voldoende tijd nodig om haar controles uit te voeren en zorg te dragen voor tijdige indiening bij de NZa. Daarom verzoeken wij u om het volledige nacalculatieformulier 2014 (productie & kapitaalslasten) en controleverklaring zo spoedig mogelijk doch uiterlijk vrijdag 3 april 2015 in te dienen bij uw zorginkoper. Indien definitieve aanlevering, vanwege het ontbreken van de validatie door de accountant, niet mogelijk is op 3 april, dan dient uiterlijk 3 april een voorlopige 1 nacalculatie 2014 te worden aangeleverd. De definitieve nacalculatie 2014 (productie & kapitaalslasten) met controleverklaring dient dan in overleg met uw zorginkoper zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk vrijdag 1 mei 2015, bij het zorgkantoor te zijn ingediend. Overschrijding van de bovengenoemde indieningstermijnen bij het zorgkantoor betekent dat wij niet kunnen garanderen dat wij voor 1 juni 2015 de nacalculatie indienen bij de NZa. De nacalculatie inclusief controleverklaring kan pas bij het zorgkantoor worden ingediend, zodra: de nacalculatie in overeenstemming is met de goedgekeurde declaraties en met de ingediende monitor voor zover de zorg niet via de AW319 gedeclareerd kan worden, én als de noodzakelijke correcties op de rechtmatigheid, doelmatigheid, materiële controle en de prestatiemix op de juiste manier zijn verwerkt. Zie deze brief voor de instructies. Mocht er een voorbehoud gemaakt worden in de controleverklaring op de nacalculatie 2014 dan zal CZ zorgkantoren de consequentie hiervan beoordelen en bepalen in hoeverre dit voorbehoud gevolgen heeft voor het medeondertekenen van de nacalculatie. Indien de accountant geen controleverklaring kan verstrekken over de nacalculatie, kan het zorgkantoor de nacalculatie niet medeondertekenen. De volgende onderdelen van de nacalculatie 2014 dienen te worden toegestuurd aan uw zorginkoper: - Een door het bestuur van de zorgaanbieder ondertekend voorblad van de nacalculatie-opgave 2014. De gehele nacalculatie-opgave 2014 dient door de controlerend accountant gewaarmerkt te zijn. Een uitzondering hierop is de Vragenlijst overige vragen en de eventueel van toepassing zijnde toelichting bij deze vragenlijst. Deze hoeven niet door de accountant te worden gewaarmerkt; - Een Excel-versie van de nacalculatie-opgave 2014, waarbij geldt dat het controlegetal op het Excel-voorblad van de nacalculatie-opgave 2014 gelijk is aan het controlegetal van de ondertekende gewaarmerkte nacalculatie-opgave 2014; - De door de accountant gewaarmerkte Vragenlijst controleprotocol behorende bij de nacalculatieopgave 2014; - De door de accountant gewaarmerkte toelichting(en) behorende bij de Vragenlijst controleprotocol indien uit de beantwoording van deze vragen blijkt dat een toelichting vereist is; - De Vragenlijst overige vragen behorende bij de nacalculatie-opgave 2014; - Toelichting(en) behorende bij Vragenlijst Overige vragen indien uit de beantwoording van deze vragen blijkt dat een toelichting vereist is; - De bij de nacalculatie-opgave 2014 behorende en door de accountant ondertekende controleverklaring. - Verantwoording opbrengsten verkregen uit zorgverlening door onderaannemers. Indien van toepassing - Specificatie opgave zorginfrastructuur 1
Met de 'voorlopige nacalculatie' bedoelen wij de definitieve productiecijfers waarbij alleen nog de controleverklaring ontbreekt
Wij adviseren u om tijdig met uw externe accountant afspraken te maken over de te controleren productie. Hieronder worden een aantal onderwerpen betrekking hebbend op de nacalculatie nader toegelicht.
Zorginfrastructuur Graag ontvangen wij, uiterlijk vrijdag 3 april 2015, van u een specificatie van de gerealiseerde kosten voor zorginfrastructuur in 2014. Het gaat enkel om de door het zorgkantoor goedgekeurde projecten in het kader van de Beleidsregel Zorginfrastructuur 2014. De specificatie dient voorzien te zijn van een stempel van de accountant. Voor de specificatie 2014 kan onderstaand voorbeeld worden gebruikt:
Naam project/ locatie A B C Totaal
Datum aanvang project 01-01-2008 05-07-2009 20-08-2010
Kapitaallasten totaal in 2014 € 20.000 € 10.000 € 30.000 € 60.000
Kosten 2014 (nacalculatie) waarvan: waarvan: afschrijven in 5 afschrijven in jaar of korter meer dan 5 jaar Overige kosten € 10.000 € 10.000 € 10.000 € 20.000 € 5.000 € 10.000 € 10.000 € 5.000 € 20.000 € 40.000 € 20.000 € 40.000
Indien nodig zal de zorginkoper aanvullende informatie over de projecten bij u opvragen zoals een nadere beschrijving van de kapitaallasten en overige kosten. Wij willen u erop wijzen dat, zoals ook is aangeven in de beleidsregel CA-300-578, deze financiering enkel is bedoeld voor AWBZgeïndiceerden die niet bij een zorgaanbieder verblijven (extramuraal). Voor extramurale woningen / appartementen waar geen AWBZ-geïndiceerden verblijven, mogen de kosten niet op basis van de beleidsregel zorginfrastructuur worden gedeclareerd. Betreft het een gebouw met woningen voor zowel AWBZ-geïndiceerden als ook niet AWBZ-geïndiceerden, kunnen enkel de kosten voor de eerste groep in de nacalculatie opgenomen worden. Meer informatie over de regeling zorginfrastructuur kunt u vinden op onze website. De beleidsregel 'zorginfrastructuur' is per 1 januari 2015 ingetrokken. De regeling wordt via een Rijkssubsidieregeling uitgevoerd door de NZa in 2015.
Extreme kosten zorggebonden materiaal- en geneesmiddelen Om de kosten voor extreme kosten zorggebonden materiaal- en geneesmiddelen in de nacalculatie 2014 op te kunnen voeren, moet het zorgkantoor hiervoor akkoord hebben gegeven. Wij willen u verzoeken de aanvragen niet op te sparen, maar deze zo spoedig mogelijk in te dienen. De aanvraag dient uiterlijk maandag 2 maart 2015 ingediend te worden via het e-mailadres
[email protected]. De aanvraagprocedure kunt u vinden op onze website.
Verpleging AIV (H114) Het volume op de prestatie Verpleging AIV (H114) in de nacalculatie kan bestaan uit de volgende prestaties: Verpleging AIV (H114) Casemanagement Dementie met indicatie Casemanagement Dementie zonder indicatie VP-AIV tbv de wijkverpleegkundige VP-AIV tbv Innovatie
Voor Casemanagement Dementie met indicatie is tijdens de herschikking 2014 in november een volume en een prijs afgesproken op de prestatie Verpleging AIV (H114). In het nacalculatieformulier 2014 dient u de werkelijke realisatie op de casemanager met AWBZ-indicatie tevens te verwerken op deze prestatie. Dit doet u door het gemiddeld aantal cliënten per maand waaraan in 2014 een casemanager is verleend te vermenigvuldigen met € 1.000. Dit bedrag deelt u door het in de novemberronde afgesproken tarief voor Verpleging AIV (H114). De betreffende uren kunt u vervolgens opnemen op de regel Verpleging AIV (H114) in de nacalculatie. In uw bericht aan uw zorginkoper dient u de opgevoerde productie op de reguliere Verpleging-AIV (H114) in de nacalculatie te onderbouwen door de uren uit te splitsen. Doelmatigheid / declarabele zorgtijd In het Inkoopdocument 2014 stelt CZ zorgkantoren eisen aan de declarabele zorgtijd (hierna doelmatigheid). Medio februari 2015 zullen de definitieve uitkomsten van de controles ten aanzien van de doelmatigheid over heel 2014 beschikbaar komen. Indien u niet voldoet aan de gestelde doelmatigheidsvoorwaarden of onvoldoende declaratiegegevens via de AW319 heeft aangeleverd, zullen wij de uitkomsten naar u terugkoppelen. Wij verzoeken u deze correcties te verwerken in de nacalculatie 2014 op de regel "Verlaging financiële realisatie door het zorgkantoor i.v.m. niet gehonoreerde productie" en dit bedrag in uw e-mail naar de zorginkoper toe te lichten. Indien u van mening bent dat er zorginhoudelijke argumenten of ontwikkelingen zijn, die ertoe leiden dat door uw organisatie niet kan worden voldaan aan de gestelde doelmatigheidsvoorwaarden, dan kunt u dit voorleggen aan uw zorginkoper. Rechtmatigheid Het doel van de rechtmatigheidscontroles is om vast te stellen of de gedeclareerde extramurale zorg past binnen de toegewezen zorg. Medio februari 2015 zullen de uitkomsten over heel 2014 hiervan beschikbaar komen. Indien de door u gedeclareerde zorg niet past binnen de toegewezen zorg naar functie en het maximum van de klasse, zullen wij de uitkomsten naar u terugkoppelen. Wij verzoeken u om uiterlijk 28 februari 2015 de noodzakelijke correcties aan te brengen in de AW319. Prestatiemix Het zorgkantoor zal op basis van de aangeleverde AW319 (en voor de niet in de AW319 declarabele prestaties de ingeleverde monitor) ná 28 februari 2015, de prestatiemix berekenen. Indien van toepassing, zullen wij u over de mogelijke correcties in week 11 van 2015 informeren zodat deze in de nacalculatie van 3 april 2015 kunnen worden verwerkt. Wij verzoeken u deze correcties te verwerken in de nacalculatie 2014 op de regel "Verlaging financiële realisatie door het zorgkantoor i.v.m. niet gehonoreerde productie" en dit bedrag in uw e-mail naar de zorginkoper toe te lichten. Indien u als zorgaanbieder werkzaam bent in meerdere CZ-regio's, en de productie wordt in 1 nacalculatieformulier verantwoord, dan willen wij u vragen om een specificatie mee te sturen van de nagecalculeerde productie per regio. De prestatiemix zal vervolgens per regio worden berekend. De naberekening van de prestatiemix is enkel van toepassing op de sector VenV en GZ. In de sector GGZ/MO is de prestatiemix reeds verwerkt in het tarief waardoor een correctie achteraf niet meer van toepassing is. Zie voor meer informatie de Inkoopdocumenten van de betreffende sectoren. Materiële controle Indien er bij uw zorginstelling een materiële controle heeft plaatsgevonden zijn eventuele correcties door middel van een brief reeds naar u teruggekoppeld. Indien deze correcties nog niet zijn verwerkt in de productieverantwoording, verzoeken wij u, indien mogelijk, deze correcties te verwerken via de AW319. Mocht dit niet op cliëntniveau kunnen worden verwerkt, dan kan, na afstemming met uw zorginkoper, het te corrigeren bedrag worden opgenomen op de regel "Verlaging financiële realisatie door het zorgkantoor i.v.m. niet gehonoreerde productie". Tevens vragen wij u dit bedrag in de e-mail naar de zorginkoper toe te lichten.
Substitutie De verantwoordelijkheid voor het adequaat omgaan met de productieafspraken en substitutie, ligt bij het zorgkantoor. Substitutie is beperkt mogelijk en voorstellen zullen door de zorginkoper op redelijkheid worden beoordeeld. Er geldt in ieder geval een beperking op de substitutie tussen het sectorspecifieke ZG budget en de overige sectorbudgetten. Eventuele onderproductie op de toeslag woonzorg kunt u niet ter substitutie gebruiken in de nacalculatie. In de sector VenV geldt er een beperking op substitutie tussen het budget op de functie Begeleiding en de overige functies (bijvoorbeeld Persoonlijke Verzorging). Overproductie op de functie Begeleiding kan enkel binnen de functie Begeleiding worden gesubstitueerd (BG individueel met BG dagactiviteiten). Daarnaast dient de overproductie op de prestatie PV, VP en BG speciaal en extra, omgekat te worden naar respectievelijk PV, VP en BG basis, aangezien ook voor deze prestaties een Q-model geldt. Indien er sprake is van overproductie op de Q-prestaties dient u uw zorginkoper hierover, tijdens het indienen van de voorlopige nacalculatie, te informeren. Voor rechtspersonen die tot een concern (BW / artikel 3.1.) behoren en actief zijn in meerdere (ook niet-CZ) zorgkantoorregio's, is er de mogelijkheid om de overproductie van het ene zorgkantoorbudget te bekostigen door deze te verrekenen met de onderproductie van het andere zorgkantoorbudget. Indien u hiervoor in aanmerking wilt komen dan kunt u bij beide zorgkantoren een verzoek indienen.
Jaardocument 2014 Zoals ook beschreven in de Overeenkomst 2014 stelt de zorgaanbieder zijn Jaardocument op, bestaande uit de jaarrekening en kwantitatieve gegevens, conform de Regeling verslaggeving WTZi, en dient dit voor 1 juni van het jaar volgend op het jaar waarop het jaardocument betrekking heeft in elektronische vorm in bij het Centraal Informatiepunt Beroepen Gezondheidszorg . Deze dient uiterlijk 1 juni 2015 in elektronische vorm te worden aangeleverd bij het CIBG (zie Overeenkomst 2014, Algemeen Deel III, hoofdstuk 4, artikel 20, lid 2). De zorgaanbieder stelt het zorgkantoor van de indiening bij het CIBG per e-mail op de hoogte. Indien er sprake is van een nieuwe aanbieder of een nieuwe bestuurder zal bij het zorgkantoor uiterlijk 1 juni 2015 digitaal het formulier Handtekening Jaarrekening 2014 van het CIBG aangeleverd worden (digitaal in PDF). In het jaardocument 2014 zal de zorgaanbieder de werkelijk gerealiseerde en de door de AWBZ gefinancierde productie verantwoorden en inzicht verschaffen in de opbouw en besteding van de reserve aanvaardbare kosten. De opgave van de productie over het jaar 2014 zoals weergegeven in de nacalculatie, moet de basis vormen voor de opgave in de jaarrekening 2014 waarover een controleverklaring wordt verstrekt. Zie voor de wijzigingen in de jaarverantwoording de website van het CIBG.
Verantwoording opbrengsten verkregen uit zorgverlening door onderaannemers Daarnaast verzoeken wij bij de nacalculatie aanvullende informatie bij ons aan te leveren met betrekking tot opbrengsten verkregen uit zorgverlening verricht door onderaannemers. Het gaat hierbij om zorg die is gedeclareerd door de hoofdaannemer voor zorgverlening die is verricht door onderaannemers. De volgende gegevens zijn hierbij van belang: AGB-code
Naam instelling
Naam onderaannemer
Bedrag
Productieverantwoording Wij willen u er op wijzen dat 28 februari 2015 de laatste mogelijkheid is voor indiening van de productieverantwoording 2014. Indien u als zorgaanbieder werkzaam bent in meerdere CZ-regio's, en de productie wordt in 1 nacalculatieformulier verantwoord, dan willen wij u vragen om een specificatie mee te sturen van de nagecalculeerde productie per regio. Bij de nacalculatie 2014 is het totaalbedrag van het laatste budgetformulier (herschikkingsformulier november 2014) de bovengrens. Productie die bovenop deze productieafspraak wordt gerealiseerd (overproductie) wordt niet vergoed en komt voor eigen rekening en risico van de betreffende zorgaanbieder. Daarnaast kan de geleverde productie zoals opgevoerd in de nacalculatie 2014 niet afwijken van de maandelijkse productieverantwoording over 2014. De uren die niet ingediend zijn via de goedgekeurde declaraties (Uitzondering: de zorg die niet via de AW319 gedeclareerd kan worden) zullen niet worden meegenomen in de nacalculatie 2014. Na goedkeuring zal het zorgkantoor het voorblad medeondertekenen en vóór 1 juni 2015 doorsturen naar de NZa, waarvan u een cc ontvangt. Voor vragen over de nacalculatie kunt u terecht bij uw zorginkoper.
