Naar het buitenland…. Liesbeth Oeyen –Instellingscoördinator Erasmus April 2014
Voor vertrek Aanmelding bij de gastinstelling (door mevr. Erika Vandersmissen)
Registratie bij de gastinstelling (eigen verantwoordelijkheid)
Info gegevens UHasselt: www.uhasselt.be/Erasmus_praktische_info
UHasselt dossier in orde brengen via studentendossier (learning agreement, studentenovereenkomst, inschrijving UHasselt)
Learning agreement • •
Vooraf bespreken met coördinator internationalisering van je opleiding Ingeven via UHasselt studentendossier
Learning Agreement •
Alle
velden verplicht invullen Course unit code (code aan de gastinstelling) Naam opleidingsonderdeel aan de gastinstelling Soort (opleidingsonderdeel, stage, masterproef,…) Onderwijstaal Aantal ECTS credits (per semester)
(studiegids gastinstelling)
Learning Agreement •
Learning agreement bevestigen, zodat dit doorgestuurd wordt naar de coördinator internationalisering van je opleiding
•
Zodra je learning agreement is goedgekeurd door de coördinator internationalisering van je opleiding, zal je een mail ontvangen om deze te bevestigen (= digitaal te handtekenen).
Studentenovereenkomst • • •
Beschikbaar in studentendossier (indien Invullen en ondertekenen Verblijfsperiode (= beursperiode):
(beurscontract)
van toepassing)
Startdatum: eerste dag dat je aanwezig moet zijn aan de gastinstelling omwille van academische redenen (eerste lessen, taalcursus, oriëntatiedag,…) Einddatum: laatste dag dat je aanwezig moet zijn aan de gastinstelling omwille van academische redenen (examens, les,…)
•
Indien na aankomst blijkt dat je langer moet blijven dan aangegeven op je beurscontract, dan dien je ten laatste 1 maand voor de einddatum vermeld op je beurscontract een e-mail te sturen naar
[email protected]
80% van het beursbedrag zal uitbetaald worden zodra UHasselt de gelden van EPOS heeft ontvangen en op voorwaarde dat je beurscontract in orde is.
Overige documenten/praktische zaken •
(eigen verantwoordelijkheid)
Verzekering Ziekteverzekering informeren bij ziekenfonds + Europese ziekteverzekeringskaart Aanvullende verzekering aangeraden (hospitalisatieverzekering, reisbijstandsverzekering)
Ongevallenverzekering UHasselt: lichamelijke ongevallen (i.h.k.v. universitaire activiteiten of op weg van en naar de universitaire activiteiten) burgerlijke aansprakelijkheid (indien i.h.k.v. universitaire activiteiten schade aan derden wordt berokkend)
Aanvullende verzekeringen worden aangeraden reisbijstandsverzekering, etc.)
(burgerlijke aansprakelijkheid privéleven,
Overige documenten/praktische zaken
(eigen verantwoordelijkheid)
•
Huisvesting Via partnerinstelling Zelf zoeken vb. www.esn.org, www.erasmate.com, www.eurasmus.com, www.casaswap.com Eigen kot doorverhuren aan inkomende Erasmusstudenten? Contacteer Dhr. Marc Thoelen (studentenvoorzieningen)
•
Taalcursus Voor vertrek of op de bestemming: (gedeeltelijke) terugbetaling mogelijk
•
Reisdocumenten Identiteitskaart: binnen E.U.- en EVA-landen Visum: andere landen www.diplomatie.belgium.be/nl/Diensten/Op_reis_in_het_buitenland
Tijdens je verblijf •
Learning agreement: wijzigingen (slechts 1 keer mogelijk!) Bespreken met de coördinator internationalisering van je opleiding (via e-mail) Ten laatste 2 weken na de start van het academiejaar in de gastinstelling ingeven via je studentendossier (wijzigingen zijn nadien niet meer mogelijk)
•
Adresgegevens in het buitenland Aanvullen in je UHasselt studentendossier
•
Bewijs van inschrijving gastinstelling Beschikbaar in je studentendossier Laten invullen en ondertekenen door gastinstelling met vermelding van start- en einddatum van je studieverblijf Ondertekende document uploaden in je studentendossier
Na terugkeer •
Up te loaden documenten: Bewijs van inschrijving aan gastinstelling (vermelding begin- en einddatum) Documenten m.b.t. taalcursus (indien van toepassing)
•
In te vullen documenten: Elektronische studentenenquête (via link)
Het resterende beursbedrag kan pas uitbetaald worden nadat alle documenten zijn ingeleverd/ingevuld
Meer info •
Handleiding (studentendossier/website)
•
Dienst internationalisering Administratieve ondersteuning: Mevr. Erika Vandersmissen Institutioneel coördinator: Mevr. Liesbeth Oeyen
•
Coördinatoren internationalisering van je opleiding
