Muziek en mediabestanden
Instructie aanleveren muziek en mediabestanden
Uitvaartverzorging
Van Boetzelaerlaan 292 2581 BC DEN HAAG 070-3066030 070-3512563
Voorwoord Geachte lezer, De muziek en andere mediabestanden, die tijdens een uitvaart gedraaid worden zijn erg belangrijk. Om te voorkomen dat dit tijdens de uitvaart niet goed verloopt hebben wij voor u deze instructie gemaakt. Mocht u na het lezen van deze instructie nog vragen hebben dan kunt u ons gerust om advies vragen. Ook willen wij u graag helpen om de juiste muziekstukken voor u te zoeken. Ik vertrouw erop u met deze service van dienst te kunnen zijn. Erik Boelkens,
Directeur Atropos uitvaartverzorging B.V.
3
Inhoud 1. Voorwoord 2. Aanleveren van muziek en andere media bestanden voor een uitvaart. 3. Muziek 4. Uiterste aanlevertijd 5. Rewritable CD’s 6. MP3 bestanden 7. Muziek bestanden van de begraafplaats of het crematorium gebruiken 8. Muziekbestanden op CD aanleveren 9. Muziek van een live-opname. 10. Eigen opnames of bewerkte opnames 11. Het laten zien van foto’s tijdens de dienst. 12. Instructies en tips aanmaken presentatie tijdens een uitvaart. 13. verstandig om rekening te houden 14. Aantal foto’s 15. Voorbeeld 16. Video 17. PowerPoint presentatie maken
3 5 5 5 5 5 6 6 6 6 7 7 8 9 10 10 11
5
Aanleveren van muziek en andere mediabestanden voor een uitvaart.
Muziek Algemeen Op
de
meeste
begraafplaatsen
en
crematoria
gebruikt
men
muzieksystemen die gebruik maken van een harde schijf, welke vergelijkbaar is met een harde schijf van een computer. Het formaat van deze bestanden is geen standaard bestand. Het systeem wordt gevoed door de bestanden van een normale CD-speler over te zetten naar het systeem. Hierdoor is het niet mogelijk om bestanden op een USB-stick aan te leveren. Het beste is om muziek aan te leveren op originele CD’s. Doordat de muziek op de harde schijf blijft staan kan het zijn dat de begraafplaats of het crematorium de muziek al
op voorraad heeft
staan. Als dit het geval is dan hoeft de muziek niet opnieuw te worden aangeleverd. Wanneer de geluidskwaliteit niet in orde is zal de medewerker van de begraafplaats of het crematorium hierop worden aangekeken. Daarom stellen de begraafplaatsen en crematoria hoge eisen aan de af te spelen muziek. Mocht er door omstandigheden toch gekozen moeten worden voor een muziekstuk van slechte kwaliteit, omdat ervan bijvoorbeeld geen betere uitvoering voorhanden is, dan zal dit vooraf aan de aanwezigen kenbaar gemaakt moeten worden.
Uiterste aanlevertijd Alle muziekstukken en presentaties moeten 24 uur van te voren aanwezig zijn. De zaterdag en zondag worden in deze niet meegeteld.
Rewritable CD’s Geen rewritable CD’s gebruiken. 6
MP3 bestanden Op de meeste begraafplaatsen en crematoria kunt u geen MP3bestanden aanleveren.
Muziekbestanden van de begraafplaats of het crematorium • Neem zoveel mogelijk gegevens over uit de lijst van de betreffende begraafplaats of het crematorium • Vermeld altijd de naam van het nummer en uitvoerende artiest. • Vermeld indien mogelijk de duur van het nummer. (Dit is een extra controle)
Muziekbestanden op CD aanleveren • Gebruik zoveel mogelijk originele CD’s • Gebrande CD’s alleen op R+/R- (RW’s kunnen meestal niet worden gelezen.) • Geef apart aan welke nummers er gespeeld moeten worden. naam album + artiest tracknummer naam te spelen nummer naam uitvoerende artiest. tijdsduur
Muziek van een live-opname Live registraties zijn minder geschikt om te draaien tijdens uitvaarten. Ze bevatten vaak tijdens en na de uitvoering geluiden vanuit het publiek. Wordt een live-uitvoering gebruikt, dan dient er te worden aangegeven of het eventuele applaus aan het einde van de uitvoering weggedraaid moet worden.
Eigen opnames of bewerkte opnames Deze kunnen worden aangeleverd op CD. (zie muziekbestanden op CD) • Geef aan dat het om een eigen opname of bewerking gaat.1
1 Als niet duidelijk is dat het bestand is bewerkt kan de medewerker denken dat hij het bestand uit de eigen voorraad kan gebruiken.
7
Het laten zien van foto’s tijdens de dienst Algemeen Sinds enkele jaren hebben de meeste begraafplaatsen en crematoria mogelijkheden tot het laten zien van beelden. Hiervoor is in de aula een beamer aanwezig. Er zijn de volgende mogelijkheden. • Een vast beeld tijdens de dienst • Wisselende beelden • Videobeelden Een vast beeld wordt in de meeste gevallen geregeld vanuit de muziekkamer. Wisselende beelden worden in de regel vertoond vanaf een laptop, bediend door een medewerker in de aula. Dit geldt ook voor videobeelden. Voor videobeelden met geluid vindt een koppeling van het geluid plaats via de laptop. Indien het geluid niet exact gelijk hoeft te lopen met de beelden, dan is het het meest veilig om de muziek niet vanaf de laptop te nemen. Niet alle begraafplaatsen en crematoria ondersteunen geluid vanaf de PC. Dan moet de muziek apart worden aangeleverd en tijdens de dienst apart worden opgestart. Dit is niet mogelijk voor gesproken tekst omdat deze dan niet synchroon zal lopen. Als de begraafplaats of het crematorium wel de mogelijkheid tot het afspelen van muziek vanaf de laptop ondersteunt, dan kan deze aan de PowerPoint presentatie worden toegevoegd. Zie hiervoor de aparte instructie. Ondersteunt de begraafplaats of het crematorium de mogelijkheid tot het afspelen van muziek niet, dan kan de muziek in de PowerPoint presentatie worden geplaatst als hulpmiddel bij het bepalen van de lengtes van delen van de presentaties. Instructies en tips aanmaken presentatie tijdens een uitvaart. Het laten zien van beelden tijden een uitvaart of herdenkingsdienst kan heel mooi zijn. Een beeld zegt soms meer dan duizend woorden. Om de beelden te kunnen vertonen kan het beste gebruikt gemaakt worden van het programma PowerPoint. Bij het aanmaken van het bestand moet aan de volgende zaken worden gedacht. 8
Kwaliteit foto’s Alle foto’s moeten van een hoge kwaliteit zijn. Volgorde foto’s De foto’s moeten in de juiste volgorde worden in gesteld. Dit kan willekeurig, maar ook chronologisch. Achtergrond Omdat niet alle foto’s beelddekkend zullen zijn is het verstandig een achtergrond in te stellen om te voorkomen dat er felle witte vlakken naast en boven de foto’s zitten. Het beste kan de achtergrond op egaal zwart worden ingesteld. Beeldwisselingen De beeldwisselingen moeten tenminste ingesteld zijn op 5 seconden. Beter is om de foto’s na 7 seconden te wisselen. Het is verstandig om ook de beeldwisselingen na muisklik in te stellen. Zijn er dia’s met tekst of heel veel informatie dan is het verstandig om deze dia’s langer te laten staan. Het is verstandig om rekening te houden met de volgende instructies • Vertoon alleen beelden als het publiek deze in rust kan zien. • Vertoon geen wisselende beelden bij het betreden of verlaten van de aula • Vertoon geen wisselende beelden tijdens sprekers. (Dit leidt te veel af van de spreker) • Wissel de beelden niet te snel. • Laat beelden met erg veel informatie (groepfoto’s e.d.) langer staan. • Laat beelden met tekst lang genoeg staan om de gehele tekst rustig te kunnen lezen. • Indien de presentatie te lang wordt zal deze in stukken moeten worden geknipt. Kies dan voor een neutraal beeld als de presentatie stopt. • Kies voor een neutrale achtergrond. (liefst gewoon zwart) • Kies voor een neutrale beeldwisseling en varieer deze niet. • Plaats niet meerdere foto’s op één dia. 9
Aantal foto’s Het maximale aantal beelden is afhankelijk van de duur van de muziekstukken. Er kan gekozen worden voor een vast aantal foto’s per muziekstuk of voor een verschillend aantal foto’s per muziekstuk. De lengte van de muziekstukken en beeldwisselingen bepalen het aantal beelden. Gemiddeld zullen dit ongeveer 30 beelden per muziekstuk zijn. Zijn er meer foto’s, dan moet de presentatie in meerdere delen worden opgesplitst. Dit kan op twee manieren: 1. Er is één presentatie, die steeds stil blijft staan op een foto. 2. Er zijn meerdere presentaties, die na elkaar worden gestart. Het is verstandig om een passende foto te kiezen voor een stilstaand beeld. Dit kan een portretfoto zijn, maar ook eventueel een neutraal beeld of plaatje van de rouwbrief. Op dit beeld kan eventueel een tekst worden geplaatst. Dit beeld moet dan steeds terugkomen. De instelling voor de beeldwisseling van dit beeld moet niet op automatisch staan, maar alleen op een muisklik. Voor de zekerheid wordt dit beeld ook nog op een tweede PC gezet. methode 1 a. Het beeld waarop de foto blijft staan wordt bepaald aan de hand van het kortste muziekstuk. De presentatie stopt na een bepaald aantal foto’s en de muziek zal doorlopen tot het einde. Bij elke nieuw muziekstuk zal de presentatie verder gaan (starten door muisklik). b. Het aantal beelden wordt bepaald door de lengte van de muziekstukken. Het beeld stopt als ook de muziek eindigt. methode 2 Er worden verschillende presentaties gemaakt. Deze worden gekoppeld aan de muziek. Aan het einde van de presentatie staat weer een vast beeld en dit beeld wordt ook op de tweede PC gezet. Is de presentatie afgelopen dan wordt er gewisseld tussen PC 1 en PC 2. Hierdoor ontstaat de mogelijkheid om de volgende presentaties klaar te zetten. Deze methode heeft als nadeel dat de wisselingen niet geheel onzichtbaar blijven. Methode 1 verdient de voorkeur. 10
Voorbeeld Er zijn 4 muzieknummers tijdens de dienst. Alleen bij de nummers 2 en 3 zijn beeldwisselingen gewenst. Tijdens het laatste muziekstuk blijft 1 foto staan. Het kortste muziekstuk is 3 ½ minuut. Er zijn 45 foto’s. PowerPoint ziet er als volgt uit. Foto 1 = een portretfoto met daarin tekst. (geboortedatum en overlijdensdatum) Deze foto wordt niet op automatisch wisselen gezet, maar enkel op muisklik. Foto 2 t/m 22 wisselen om de 8 seconden. Hierna verschijnt foto 1 weer, die niet automatisch wisselt. Foto 24 t/m 45 wisselen weer automatisch om de 8 seconden en hierna volgt foto 1 weer, die niet wisselt. De presentatie wordt afgesloten met de slotfoto, die niet wisselt. Het resultaat zal zijn dat bij binnenkomst van de aula muziek speelt en er een vaste foto te zien is. Bij het opstarten van het 2de muziekstuk zal het eerste deel van de presentatie te zien zijn en deze zal na ongeveer 3 minuten blijven staan op foto 1. Bij het 3de muziekstuk wordt dit herhaald met het 2de stuk van de presentatie en nu blijft weer foto 1 staan. Bij het 4de muziekstuk wisselt de presentatie nog 1 keer van beeld en blijft dan staan. Video Het afspelen van een video vanuit een PowerPoint presentatie is ook alleen mogelijk als de begraafplaats of het crematorium de mogelijkheid tot het afspelen van muziek vanaf de laptop ondersteunt. Zo niet, dan kan er wel een aparte DVD worden afgespeeld.
11
PowerPoint presentatie maken.
In PowerPoint 2010 Open een nieuwe presentatie in PowerPoint. Ga naar invoegen Fotoalbum.
Selecteer de foto’s
Loop de afbeeldingen even door om te kijken of ze goed staan. Blauwe balk pijltje naar boven en pijltje naar beneden. Klik op [Maken]. Verwijder de eerste dia. deze wordt automatisch door PowerPoint toegevoegd. 12
Plaats de foto, die aan het begin moet als foto 1.
Pas indien nodig de foto’s aan met het diasorteerscherm.
Selecteer de eerste foto en klik met de rechtermuisknop.Kies voor [Achtergrond opmaken.]
Opvullen, effen => Kleur: kies zwart.
Kies [Overal toepassen]
13
Ga naar het tabblad Overgangen
Stel [Volgende dia] in Bij muisklik Na: 00:07,00 Klik op: Op alles toepassen
14
Ga nu naar de eerste dia en selecteer deze. Klik het vinkje in Na: 00:07,00 uit. Kopieer nu deze dia en plak deze onderaan de presentatie. De presentatie zal nu eindigen met de stilstaande beginfoto. Ga naar het tabblad [Diavoorstelling]. selecteer Diavoorstelling instellen.
Vink het boxje Herhalen tot op Esc wordt gedrukt aan. Radiobutton Dia’s weergeven (Alle dia’s) aanzetten.
15
Verder aanvinken volgens onderstaand voorbeeld.
Als het aantal foto’s te groot is voor de muziekstukken splits dan de presentatie door de beginfoto te kopïeren op de plaatsen waar de muziek eindigt. In de regel zal dit ongeveer om de 3 minuten zijn. Het is wel mogelijk om diverse losse presentaties te maken. Hiervoor moet dan de reservefoto op de computer in de muziek worden gezet. De beeldwisseling van de laptop naar deze computer is dan nauwelijks waarneembaar. Als backup wordt aanbevolen om altijd de beginfoto op de computer in de muziekkamer te plaatsen. Hiervoor losse JPG met deze foto aanleveren op de USB-stick
16
Y:\instructie\brochure aanleveren muziek en mediabestanden.indd
