SISTEM INFORMASI PENILAIAN KINERJA PEGAWAI PADA KANTOR PELAYANAN IMPOR MENGGUNAKAN METODE 360-DERAJAT (Studi kasus pada Kantor Pelayanan Bea dan Cukai Tipe A1 Juanda Surabaya) Muhammad Ganda Diputera1) 1) S1 / Jurusan Sistem Informasi, Sekolah Tinggi Manajemen Informatika & Teknik Komputer Surabaya, email :
[email protected] Abstract: The office of Customs And Excise Type A1 Juanda Surabaya was the supervision office, the service, and the connected management of the country's finance was tight to the collection and the import of the export tax. The assessment of the achievement of the official in the office of the Customs And Excise service of Juanda Surabaya took place manually, this result in was needed by much time to carry out the assessment of the achievement of the official and not have the method in considering the achievement of the official. So as results of the assessment of the achievement did not give the understanding of the surplus and the weakness of the individual in the development of human resources. To carry out the assessment of the achievement in the office of the Customs And Excise service of Juanda Surabaya was used by the Method 360 Degree. The method 360 Degree carried out the assessment against the superior, the subordinate, and the colleague. This could give the understanding of the individual concerning how his effectiveness as the official was based on the view of the other person.
Keywords: Planning and developed the system, the assessment of the achievement of the official, 360 Degree.
Penilaian kinerja pegawai adalah
Untuk memperoleh keakurasian data,
masalah penting bagi seluruh organisasi atau
kecepatan waktu, dan obyektifitas dalam
perusahaan. Untuk mendapatkan kinerja yang
proses penilaian kinerja pegawai Kantor
memuaskan tidak terjadi secara otomatis.
Pelayanan Bea dan Cukai Tipe A1 Juanda
Kinerja merupakan suatu kondisi yang harus
Surabaya, dibutuhkan sebuah sistem informasi
diketahui dan dikonfirmasikan kepada pihak
penilaian kinerja pegawai. Hasil penilaian itu
tertentu untuk mengetahui tingkat pencapaian
dapat
hasil suatu instansi dihubungkan dengan visi
memperbaiki
yang
atau
pengalokasian waktu yang sudah dilakukan
perusahaan serta mengetahui dampak positif
agar kinerja organisasi dapat ditingkatkan
dan negatif dari suatu kebijakan operasional.
(Longenecker:1996).
Kualitas
dengan
penilaian kinerja pegawai dapat membantu
dari
proses penilaian kinerja pegawai Kantor
diemban
kinerja
menggunakan
suatu
akan sistem
manajemen yang baik.
organisasi
diketahui penilaian
dipakai
oleh
organisasi
atau
untuk
mempertahankan
Sistem
informasi
Pelayanan Bea dan Cukai Tipe A1 Juanda Surabaya
menjadi
lebih
akurat
dengan 1
menerapkan metode penilaian kinerja
yang
sesuai.
baik bagi organissasi maupun pegawai. Dalam artian, standar kinerja mendefinisikan tentang
Dengan adanya penilaian
kinerja
sistem informasi
pegawai
pada
Kantor
pekerjaan yang tergolong memuaskan. Hal yang
seharusnya
dilakukan
Pelayanan Bea dan Cukai Tipe A1 Juanda
menetapkan
Surabaya
menghasilkan
pekerjaan itu tampil, sehingga semua yang
suatu sistem informasi penilaian kinerja
terlibat akan memahami tingkat kinerja yang
pegawai yang akurat dan dapat mengurangi
diharapkan.
diharapkan dapat
subyektifitas
untuk
mengatasi
standar-standar
adalah sebelum
berbagai
permasalahan yang timbul. Analisis dan
Penilaian Kinerja Penilaian
perancangan sistem informasi penilaian kinerja pegawai ini juga diharapkan dapat membantu merancang suatu sistem dalam pengambilan keputusan untuk menentukan pegawai yang kompeten berdasarkan hasil penilaian kinerja pegawai sesuai dengan metode 360-derajat yang diterapkan. Hasil penilaian itu dapat dipakai oleh organisasi untuk memperbaiki atau mempertahankan pengalokasian waktu yang sudah dilakukan agar kinerja organisasi
appraisal)
adalah
organisasi
yang
kinerja suatu
(performance proses
bertujuan
dalam
mengevaluasi
pelaksanaan kerja masing-masing individu dalam
organisasi
tersebut
(Simamora,
1999:415). Dalam penilaian kinerja dinilai kontribusi pegawai kepada organisasi selama periode waktu tertentu. Umpan balik kinerja (performance
feedback)
memungkinkan
pegawai mengetahui seberapa baik mereka bekerja jika dibandingkan dengan standar-
dapat ditingkatkan (Longenecker:1996).
standar organisasi. Apabila penilaian kinerja dilakukan
LANDASAN TEORI
Mathis
dan
Jackson
(2002:78) standar kinerja menjelaskan tingkattingkat
kinerja
yang
diharapkan,
dan
merupakan bahan perbandingan, tujuan atau target,
benar,
para
pegawai,
penyelia-penyelia mereka, departemen sumber
Standar Kinerja Menurut
secara
tergantung dari pendekatan yang
diambil. Semakin jelas standar kinerjanya, makin akurat tingkat penilaian kinerjanya. Masalahnya, baik para penyelia maupun
daya manusia, dan akhirnya organisasi akan diuntungkan dengan pemastian bahwa upayaupaya individu memberikan kontribusi kepada fokus strategik organisasi. Adapun kriteria penilaian unjuk kerja pegawai pada Kantor Pelayanan Bea dan Cukai Tipe A1 Juanda Surabaya dapat dilihat pada tabel berikut,
pegawai tidak seluruhnya mengerti apa yang seharusnya mereka kerjakan. Standar
kinerja
yang
realistis,
terukur, dan mudah dipahami menguntungkan 2
1. Sub Bagian Kepegawaian
a. Kebutuhan akan media penyimpanan data (history) yang dapat menyimpan dan menjamin keamanan data pegawai dalam sebuah database pada proses pengolahan Metode 360 Derajat
data.
Menurut Antonioni (1996), Cara
b. Kebutuhan
akan
sistem
informasi
kerja metode penilaian 360 derajat adalah
kehadiran pegawai yang dapat menyimpan
penilaian seorang pegawai tidak saja diambil
data
dari penilaian atasan langsung ataupun atasan
kehadiran pegawai yang digunakan dalam
kedua di atasnya, akan tetapi juga dimintakan
perhitungan disiplin kerja.
kehadiran
untuk
menghitung
dari rekan sekerja yang satu level (peer)
c. Kebutuhan akan media penyimpanan data
maupun dari bawahan langsung (subordinate)
(history) yang dapat menyimpan data hasil
yang bersangkutan.
penilaian
manfaat yang akan diperoleh apabila organisasi di Indonesia menerapkan penilaian 360 Derajat adalah semua penilaian yang diberikan oleh pimpinan, bawahan, rekan sejawat dan diri sendiri dapat memberikan hasil
yang
sangat
akurat
dan
obyektif
mengenai kinerja pihak yang dinilai. Semua informasi yang diperoleh dari berbagai sumber (pimpinan
dan
rekan
sejawat)
dapat
menambah keakuratan dan keobyektifan dalam melakukan penilaian kinerja.
yang
digunakan
dalam
perekapan data penilaian sehingga proses tersebut menjadi tepat waktu.
d. Kebutuhan akan media penyimpanan data (history) yang dapat
menyimpan data
hasil rekapan yang digunakan dalam proses
pembuatan
laporan
ke
pihak
manajemen menjadi tepat waktu.
e. Kebutuhan akan rancangan desain laporan yang akan dicetak sehingga dapat menjadi bentuk
laporan
yang
mudah
untuk
dianalisis oleh pihak manajemen untuk kepentingan perusahaan.
DESAIN ARSITEKTUR 2. Kepala Kantor
Analisis Kebutuhan Berdasarkan
hasil
analisis
permasalahan dalam proses penilaian kinerja pegawai yang sedang berlangsung saat ini, maka
dapat
dilakukan
analisis
terhadap
kebutuhan-kebutuhan yang dapat membantu menyelesaikan permasalahan yang timbul. Adapun kebutuhan-kebutuhan tersebut adalah sebagai betikut:
a. Kebutuhan akan rancangan basis data yang dapat menyimpan standarisasi kriteria penilaian yang dijabarkan dengan lebih detil
berdasarkan
transaksi
pekerjaan
proses
pencatatan
dan
kehadiran
sehingga mengurangi unsur subyektifitas. b. Kebutuhan akan rancangan basis data yang dapat
menyimpan
detil
skala
likert 3
penilaian sebagai acuan penilaian sehingga
kepala seksi menjadi lebih sederhana dan
kecenderungan memusat pada skala rata-
lebih terintegrasi.
rata atau sedang menjadi berkurang.
d. Kebutuhan akan penerapan sebuah metode
c. Kebutuhan akan rancangan basis data yang
yang
sesuai
dengan
dapat memuat data pendukung penilaian
penilaian
secara lebih kompleks sehingga proses
memungkinkan
penilaian kinerja pegawai oleh seorang
memperoleh kesempatan menerima umpan
kepala kantor menjadi lebih sederhana dan
balik dari atasan dan rekan kerjanya dan
lebih terintegrasi.
dapat memberikan informasi yang tepat
d. Kebutuhan akan penerapan sebuah metode yang
sesuai
penilaian
dengan
kinerja
memungkinkan
permasalahan
pegawai pegawai
yang untuk
memperoleh kesempatan menerima umpan balik dari atasan dan rekan kerjanya dan dapat memberikan informasi yang tepat bagi
individu
untuk
mengembangkan
karirnya sebagai pegawai, kolega maupun staf berdasarkan pandangan orang lain.
bagi
kinerja
permasalahan
individu
pegawai pegawai
untuk
yang untuk
mengembangkan
karirnya sebagai pegawai, kolega maupun staf berdasarkan pandangan orang lain. 4. Kepala Sub Seksi a. Kebutuhan akan rancangan basis data yang dapat menyimpan standarisasi kriteria penilaian yang dijabarkan dengan lebih detil
berdasarkan
transaksi
proses
pencatatan
dan
kehadiran
pekerjaan
sehingga mengurangi unsur subyektifitas. b. Kebutuhan akan rancangan basis data yang
3. Kepala Seksi a. Kebutuhan akan rancangan basis data yang
dapat
menyimpan
detil
skala
likert
dapat menyimpan standarisasi kriteria
penilaian sebagai acuan penilaian sehingga
penilaian yang dijabarkan dengan lebih
kecenderungan memusat pada skala rata-
detil
rata atau sedang menjadi berkurang.
berdasarkan
transaksi
pekerjaan
proses
pencatatan
dan
kehadiran
sehingga mengurangi unsur subyektifitas. b. Kebutuhan akan rancangan basis data yang dapat
menyimpan
detil
skala
c. Kebutuhan akan rancangan basis data yang dapat memuat data pendukung penilaian secara lebih kompleks sehingga proses
likert
penilaian kinerja pegawai oleh seorang
penilaian sebagai acuan penilaian sehingga
pimpinan menjadi lebih sederhana dan
kecenderungan memusat pada skala rata-
lebih terintegrasi.
rata atau sedang menjadi berkurang. c. Kebutuhan akan rancangan basis data yang
d. Kebutuhan akan penerapan sebuah metode yang
sesuai
dengan
kinerja
permasalahan
dapat memuat data pendukung penilaian
penilaian
pegawai
secara lebih kompleks sehingga proses
memungkinkan
penilaian kinerja pegawai oleh seorang
memperoleh kesempatan menerima umpan
pegawai
yang untuk
balik dari atasan dan rekan kerjanya dan 4
Data kepala kantor Data kehadiran
dapat memberikan informasi yang tepat
Data hasil peni laian kinerja kepal a seksi
bagi
individu
untuk
Data l ogi n
mengembangkan
Kepala Kantor
Surat perintah penil aian ki nerja kepal a seksi Laporan kri teri an penil aian ki nerja pegawai Laporan kinerj a pegawai per departemen Laporan ki nerja pegawai per peri ode Surat perm ohonan penil aian pegawai Data akses login kepal a kantor
karirnya sebagai pegawai, kolega maupun staf berdasarkan pandangan orang lain.
Laporan penilaian kinerj a pegawai Data hasil peni laian rekan pegawai Kepal a Seksi Kepegawaian
Surat perintah peni laian kinerj a pegawai Pegawai
Data kehadi ran Data kepala seksi kepegawai an
Surat peri ntah peni laian kinerja rekan pegawai Data akses l ogi n pegawai
Penyelesaian Masalah 1
Data periode peni laian kinerja
Data pegawai Data kehadiran
Data login
Dengan sistem ini diharapkan mampu memberikan
informasi
yang
akurat
dan
Data akses login kepala sub seksi
Laporan kinerja pegaawai tevalidasi Laporan ki nerja pegawai Data kri teri a peni laian kinerj a tervali dasi
Data kehadiraan Data l ogi n Laporan penil aian kinerja pegawai
Data akses login kepal a seksi kepegawai an
Sistem Informasi Penil aian Kinerj a
Data hasil peni laian kinerj a kepala seksi Data hasil peni laian kinerj a rekan kepal a s
Surat keputusan kepala kantor tentang m anajemen untuk kerja pegawai
mendukung dalam penentuan penilaian dengan
Data hasil penilai an kinerj a pe
Surat perintah penil ai an ki n Data login
Surat perintah penil ai an ki ner Surat perintah penil
+
Data kehadi ran Data sub bagian kepegawai an
cara memberikan kemudahaan memproses
Laporan peni laian kinerja pegawai Data kepal a seksi
dengan komputer pada sistem ini, informasi Data akses login kepala seksi Data akses login pegawai
kinerja pegawai diperoleh dari penilaian
Sub Bagi an Kepegawai an
didukung dengan data pegawai, jabatan, bobot kriteria,
bobot
subkriteria
dan
Data kehadi ran
Data l ogi n Hasi l penil ai an ki nerja kepal a kantor hasil penilai an kinerj a rekan kepala seksi Hasil penil aian ki nerja kepal a sub seksi Surat perintah penilai an ki nerj a kepala kantor
kinerja pegawai yang dilakukan pada pegawai baik secara vertikal maupun horizontal yang
Kepala Seksi
Surat perintah penilai an kinerj a rekan kepal a seksi Surat peri ntah peni laian kinerja kepal a sub seksi
Implementasi dan Evaluasi Sistem Tahap
ini
merupakan
pembuatan
bobot
perangkat lunak yang disesuaikan dengan
jenis_penilaian menghasilkan nilai kinerja
rancangan atau desain sistem yang telah
pegawai dengan menggunakan metode 360-
dibuat. Aplikasi yang dibuat akan diterapkan
degree.
berdasarkan kebutuhan. Selain itu aplikasi ini Serangkaian proses tersebut dilakukan
akan dibuat sedemikian rupa sehingga dapat
secara terkomputerisasi sehingga efesiensi
memudahkan pengguna untuk menggunakan
waktu
untuk
pengembangan aplikasi Informasi Penilaian
penilaian kinerja pegawai terpenuhi. Yang
Kinerja Pegawai Menggunakan Metode 360
dimaksud
Degree pada Kantor Wilayah Bea Cukai Tipe
dan
keakuratan
efisiensi
informasi
waktu
disini
adalah
melakukan pekerjaan sesingkat-singkatnya dan memperoleh hasil secepatnya. Serta dapat membantu
perusahaan
dalam
melakukan
proses penilaian kinerja pegawai yang lebih akurat, obyektif, terintegrasi dan tepat waktu. Penggambaran alur sistem dilakukan dengan membagi sistem yang kompleks menjadi sistem yang lebih sederhana dan mudah dimengerti. Pada context diagram menggambarkan entity yang berhubungan langsung dengan sistem dan aliran data secara umum.
Kepala Sub Seksi
Data kepal a sub seksi
Data kri teri penilaian
A1 Juanda. Kebutuhan Perangkat Keras Untuk perangkat
keras
kebutuhan yang
minimum
diperlukan
untuk
menjalankan aplikasi pengembangan Penilaian Kinerja Pegawai Menggunakan Metode 360 Degree pada Kantor Wilayah Bea Cukai Tipe A Juanda adalah: 1. Processor Intel Celeron, Pentium IV, atau di atasnya . 2. Memory 1 Gb atau lebih. 3. Harddisk 30 Gb atau lebih. 5
4. Monitor dengan resolusi minimal 1024 x
Contoh Studi Kasus
768.
Mengakses Sistem Informasi Penilaian
5. Printer.
kinerja pegawai menggunakan metode 360
6. Mouse.
Derajat dengan akses login sebagai kepala
7. keyboard.
kantor
Kebutuhan Perangkat Lunak
Kepala kantor memiliki hak untuk
Perangkat lunak yang digunakan dalam pengembangan aplikasi ini adalah: 1.
mengakses menu surat perintah penilaian, menu penilaian kinerja, dan menu laporan.
Sistem operasi menggunakan Microsoft Windows XP Professional.
2.
Database
untuk
pengolahan
data
menggunakan SQL Server 2005. 3.
Bahasa pemrograman yang digunakan adalah Microsoft Visual Basic .NET 2008.
4.
.Net Framework Minimal Versi 2.0.
5.
Untuk
report
menggunakan
Crystal
Gambar 2 Hak akses menu Kepala Kantor
Reports for Visual Studio .NET 2008. 6.
Komponen
menggunakan
Berdasarkan metode 360 Derajat maka
Developer
kepala kantor melakukan penilaian kepada
Express for Visual Studio .NET 2008
kepala seksi dan tidak perlu melakukan
versi 9.1 yang merupakan versi lebih
penilaian kinerja kepada kepala sub seksi dan
tinggi
pegawai.
dibandingkan
komponen yang
digunakan pada aplikas sebelumnya. 7.
Untuk perancangan sistem menggunakan Power Designer 6.0.
8.
Untuk perancangan desain input/output menggunakan Microsoft Office Visio 2003.
Evaluasi Hasil Uji Coba Sistem
Gambar 3 Form penilaian kinerja untuk Kepala Kantor
Untuk memastikan bahwa sistem telah dibuat sesuai dengan kebutuhan atau tujuan
Setelah penilaian kinerja per kriteria
yang diharapkan maka dilakukan beberapa uji
selesai,
coba. Uji coba meliputi pengujian terhadap
penilaian kinerja awal dan nilai akhir muncul
fitur dasar aplikasi, uji coba perhitungan dan
beserta dengan nilai simbolnya. Nilai simbol
uji coba validasi pengguna terhadap aplikasi.
terdiri dari K1 yang berarti individu tersebut
maka akan kembali pada form
6
sangat memadai, K2 yang berarti individu
kinerja pegawai baik dari atasan, bawahan,
tersebut memadai, dan K3 yang berarti
maupun rekan sekerja berdasarkan kriteria
individu tersebut kurang memadai.
penilaian beserta item penilaian yang
Informasi yang dihasilkan melalui
dinilai.
Hal
ini
dapat
memberikan
laporan dari sistem informasi penilaian kinerja
pemahaman terhadap individu mengenai
pegawai dengan metode 360 Derajat ini adalah
bagaimana
hasil penilaian kinerja per periode, per level
pegawai, kolega maupun staf berdasarkan
jabatan, per department, dan per pegawai.
pandangan orang lain.
efektivitasnya
sebagai
Saran Kepala kantor juga dapat melihat laporan penilaian kinerja pegawai dalam bentuk grafik. Laporan grafik yang tersedia adalah grafik hasil penilaian kinerja per periode, grafik hasil penilaian kinerja per departemen dan grafik hasil penilaian kinerja per pegawai berdasarkan departemennya.
Berdasarkan rancang bangun sistem yang sudah dilakukan, saran yang dapat disampaikan
oleh
penulis
pengembangan
desain
sistem
untuk informasi
penilaian kinerja pegawai yaitu: 1. Desain aplikasi yang saat ini berbasis desktop dapat dikembangkan menjadi berbasis web. Karena aplikasi web bersifat
Kesimpulan
lebih memusat dan bisa diakses lebih cepat
Dari hasil rancang bangun sistem informasi penilaian kinerja pegawai, diperoleh beberapa kesimpulan yaitu: 1. Sistem
informasi
melalui jaringan. Sehingga memudahkan dalam pembuatan laporan. 2. Hasil akhir perhitungan penilaian kinerja
penilaian
kinerja
pegawai di Kantor Wilayah Bea dan Cukai Jawa Timur I mampu menginterpretasikan proses penilaian kinerja secara otomatis dan objektif. Hasil rancangan sistem dapat didesain dengan multi user sesuai dengan akses yang diberikan. Penilaian kinerja
pegawai
ini
selain
dapat
digunakan
sebagai rekomendasi untuk peningkatan mutu sumber daya manusia yakni seperti rekomendasi pegawai untuk perolehan reward seperti kenaikan jabatan atau gaji, atau pemberian IKS (Imbalan Kerja Semesteran).
pegawai dilakukan oleh berbagai sudut pandang pada setiap transaksi pekerjaan.
Daftar Pustaka
Data transaksi dan absensi terintegrasi dengan
penilaian
kinerja
pegawai,
sehingga dapat diperoleh hasil penilaian kinerja secara otomatis dan objektif. 2. Metode 360 Degree dapat menghasilkan
Antonioni, D. 1996. Designing an effective 360-degree appraisal feedback process, Organizational Dynamics, Autumn: 24 – 38 Ekawati, Yuli, 2008, Sistem Informasi Perpustakaan pada SMP Negeri 1
umpan balik terhadap hasil penilaian 7
Kras Kediri, Proyek Akhir, STIKOMP Surabaya. Hodgett, R.M., Luthans dan Slocum, Jr., J.W. 1999. Strategy and human resource management insiatives for the ‘00s environment. Organizational Dynamics, Autumn: 7 – 21
Whitten, Jeffrey, L.,MS, CDP., Bentley, Lonnie, D, MS, CDP., Barlow, Victor, MBA,CDP. Systems Analysis & Design Methods, SecondEdition, IRWIN, Homewood, IL, Bosto, United States,1989.
Jogianto, 2005, Analisis dan Desain sistem Informasi: Pendekatan Tersruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis, ANDI, Yokyakarta. Kendall dan Kendall, 2003, Analisis dan perancangan Sistem jilid1, Prenhallindo, Jakarta. Longenecker, J. G., et.al. (1996). Kewirausahaan (manajemen usaha kecil). Jakarta: Penerbit Salemba Empat Mathis, Robert L, dan Jakson, John H, 2002, Manajemen Sumber Daya Manusia, Buku 2, Penerbit Salemba Empat, Jakarta. Messmer, Max, 2000, Performance Reviews, Society for Human Resource Management, 10-12. Putri, Rinella, 2007-2008, Mengenal 360degree feedback, Jurnal Teknologi Pembelajaran. Romeo,
2003,
Proses
Bisnis, STIKOM,
Surabaya. Siagian, Sondang P. 2001, Manajemen sumber daya manusia, Jakarta, Bumi Aksara. Simamora, Henry, 1999, Manajemen Sumber Daya Manusia, Edisi Kedua, Bagian Penerbitan Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi YKPN, Yogyakarta. Werther, William B and Davis, Keith, 1993. Human Resources and Personal Management, McGraw-Hill International Editions, Singapore.
8
