MTMT Intézményi Adminisztrátori felület használati útmutató

MTMT Intézményi Adminisztrátori felület használati útmutató (4-es illetve 5-ös jogosultsággal rendelkező adminisztrátorok számára)

A MyCite v5.15.04 (dbv5.15.03) [2011.04.03.] verziója alapján Összeállította: Balázs András, Wolf György és Nyujtó Imre

Tartalomjegyzék

1. Bevezetés 2. Intézményi adminisztráció, adminisztrátori jogosultságok 3. Intézmény adatainak kezelése, intézményi struktúra kialakítása 4. Szerzők adatainak kezelése, regisztráció 5. MTMT-ben lévő közlemények és hivatkozások kezelése 6. Publikációk és idéző közlemények importja 7. Publikációk és idéző közlemények kézi felvitele 8. Publikációk és idéző közlemények adatainak szerkesztése, törlése 9. Keresés 10. Központi adminisztráció 11. Kifejezések az adatbázisban

2

Metaadat-táblázat Megnevezés

Leírás

Cím (dc:Title)

MTMT Intézményi Adminisztrátori felület használati útmutató

Kulcsszó (dc:Subject)

Útmutató, adminisztrátor, leírás

Leírás (dc:Description)

Rövid áttekintő leírás az MTMT adminisztrátori felülethez, és annak különböző funkcióihoz.

Típus (dc:Type)

Szöveg

Forrás (dc:Source)

-

Kapcsolat (dc:Relation)

-

Terület (dc:Coverage)

Felhasználói útmutatók

Létrehozó (dc:Creator)

MTMT Belső adminisztráció

Kiadó (dc:Publisher)

MTMT

Résztvevő (dc:Contributor)

Belső adminisztrátorok

Jogok (dc:Rights)

MTMT

Dátum (dc:Date)

2011-02-16

Formátum (dc:Format)

PDF, elektronikus adathordozón

Azonosító (dc:Identifier)

-

Nyelv (dc:Language)

Magyar

Verzió (dc:Version)

V1.8

Státusz (State)

Végleges

Fájlnév (FileName)

admin_utmutato_v1_8

Méret (Size)

54 oldal – 5,74 MB (6 021 120 bájt)

Ár (Price)

-

Felhasználási jogok (UserRights)

3

Verziókövetési táblázat A dokumentum neve

MTMT Intézményi Adminisztrátori felület használati útmutató

A dokumentum készítőjének neve

MTMT Belső adminisztráció

A dokumentum jóváhagyójának neve A dokumentum készítésének dátuma

2011.02.16

Verziószám

V1.8

Összes oldalszám

54

A projekt azonosítója

MTMT Belső admin - Support #1031

Változáskezelés Verzió

Dátum

A változás leírása

V1.0

2011-02-16

Első összeállított, végleges verzió

V1.1

2011-05-20

5.16.0-ás verzióval kapcsolatos frissítés

V1.2

2011-08-28

5.17-es verzióval kapcsolatos frissítés

V1.3

2012-01-19

5.18-as verzióval kapcsolatos frissítés

V1.4

2012-04-06

Átfogó verziótól független információfrissítés

V1.5

2012-07-01

5.19-es verzióval kapcsolatos frissítés

V1.6

2013-05-20

6.0-ás verzió módosításainak átvezetése

V1.7

2013-12-16

MyCite import-export bekezdések eltávolítása

V1.8

2014-10-01

Nyomtatási lehetőségek és URL generátor frissítése

V2

4

1. Bevezetés 1.1. Ismertető A program a tudományos publikációk és azok hivatkozásainak a nyilvántartására valamint publikációs listák és statisztikák készítésére szolgál. Kutató-oktató szervezeteknek és tudományok kutatók igényeinek kielégítésére készült. Az adatok és program egy központi szerveren helyezkednek el, a felhasználók interneten érhetik el az adatbeviteli és kereső felületeket. 1.2. Informatikai követelmények Felhasználók:

– Gyors internet kapcsolat, legalább ADSL ajánlott – Firefox 3.5, Internet Explorer 7.0 vagy újabb változatokkal használható, a számítógép operációs rendszerétől függetlenül.

– Más

böngészőkkel szokatlan viselkedés megbízható működése nem garantált.

előfordulhat,

a

program

– A program az interneten hozzáférhető a https://vm.mtmt.hu/www/ honlapról.

1.3. Kezelési leírás A program használatában fontos, hogy

– ahol lehet a program belső vezérlő gombjait, menüit használja (pl. Főmenü, Vissza, Új keresés, Keresés módosítása) és ne a Böngészőét,

– a munkavégzés szüneteltetésekor, befejezésekor mindig lépjen ki a programból.

A program négy felülettel rendelkezik, a belépés minden esetben az MTMT nyitólapján keresztül történik.

– Lekérdező felület, mely mindenki rendelkezésére áll. Belépési azonosítók nélkül használható nyilvános felület, számos keresési illetve listázási lehetőséggel.

– Szerzői szerkesztő felület, melyet minden azonosítóval és jelszóval

rendelkező szerző (személy) használhat saját tudományos munkássága bibliográfiai kezelésére.

Figyelem! A szerzői szerkesztő felület intézményi adminisztrátori felületről is elérhető, így adminisztrátorként az adott szerző adatbeviteli felületén is végezhető adatbevitellel kapcsolatos munka. A belépés az intézményi

5

adminisztrátori felület Személyek/Szerzők menüpontjában, a kiválasztott szerző felhasználói nevére (1.3_1 ábra) kattintva történik.

1.3_1 ábra

– Intézményi

(helyi) adminisztrációs felület, egy intézmény (felsőoktatási intézmény, kutatóintézet, múzeum, kutató-fejlesztő vállalkozás, stb.) adatait kezelő (helyi) adminisztrátor munkaterülete

– Adminisztrációs

felület, melyet a központi adminisztráció munkaterülete, törzsadatok kezelésére, rendszer szintű beállítások módosítására és statisztikák készítésére szolgál.

Az Intézményi (helyi) adminisztrációs felület A felület baloldali menüsorának (1.3_2 ábra). segítségével az alábbi műveletek végezhetők el: Személyek menüpont az intézményi adminisztrátorok illetve intézményi szerzők adatainak kezelésére, az intézményhez regisztrált szerzők felvételére szolgál. Szervezet menüpont alatt az intézményi hierarchia illetve intézményi szervezeti egységek, részlegek adatai kezelhetők. Közlemények menüpont alatt végezhetők el a szerkesztési, a különböző hozzárendeléssel kapcsolatos valamint adatbeviteli feladatok. Statisztikák menüpont alatt jelenleg egy statikus statisztika jelenik meg az intézményhez rendelt szerzők, közlemények jellemzőivel, adataival. Nincs lehetőség előre megadni, hogy mire vonatkozzanak az adatok. Ezen kívül egy külső URL-en keresztüli lekérdezéseket könnyebbé tevő modul található itt, melyről részletesebb információkat az adott oldal súgójában találhat. Információk alatt a program aktuális verziószáma jeleníthető meg.

6

1.3_2 ábra

1.4. Segítség, tanácskérés, fórum Az adatbázisnak van Súgója (Segítség), minden képernyőn a fejlécben szerepel a Segítség hivatkozás, melyre kattintva megjelenik az adott oldalhoz tartozó segítő szöveg. A segítség szövege mellett megjelenik a segítség-fejezeteinek tartalomjegyzéke, ahonnan kiindulva tanulmányozhatók tájékoztatók és más lapokhoz tartozó segítő szövegek. Emellett a különböző felületeken az egyes menüpontok mellett található „?” gombra kattintva csak az adott menüpontra (pl. Besorolás, Jelleg ) vonatkozó rövid szöveges információ is használható gyors tájékozódásra (1.3_2 ábra). Ezen kívül a súgóban és a honlapon a Gyakran Ismételt Kérdések (GyIK) lapja is segítséget nyújt a felhasználóknak, intézményi adminisztrátoroknak a keresés, adatbevitel, adminisztráció témakörökben.

1.3_2 ábra

7

A rendszerben kétféle fórum van, mindkettő belépéssel érhető csak el. A szerzők Fórumán a szerzők tehetnek fel nyilvános kérdéseket, hibajelzéseket, javítási kéréseket, illetve cserélhetnek egymással is véleményt. Az intézményi adminisztrátorok számára elérhető az Admin fórum is, amit a szerzők nem látnak. Itt az adminisztrátorok számára bejelentések, tájékoztatók olvashatók, kérdéseket lehet feltenni, egymással is eszmét cserélhetnek, illetve szintén tehetnek hibajelzéseket, javítási kéréseket. A fejlécben található Belső levelezés rendszeren belüli és kívüli levelezésre egyaránt alkalmas. Alapfeladata jelenleg a Fórumba és Admin fórumba beírt kérésekre, kérdésekre kapott válaszokról információ adása. A központi adminisztrátorok nevei, telefon és e-mail elérhetőségeik a belépési felület bal oldalán található Magunkról / Munkatársak menüpontja alatt olvasható.

1.5. A munkavégzés javasolt lépései Az Intézményi adminisztrátoroknak az alábbi sorrendben javasoljuk a munkavégzést. Egyes munkafázisok esetenként Intézményi vezetői döntést igényelhetnek. 1. Intézményi szerkezet felvitele (hierarchia). (lásd bővebben útmutató 3. fejezet “Intézmény adatainak kezelése, intézményi struktúra kialakítása”) a. Nagy szervezet esetén az egyes szervezeti egységekhez, részlegekhez adminisztrátorok (5. jogosultság) és adatbevivők (6. jogosultság) kinevezése. (lásd bővebben útmutató 2. fejezet „Intézményi adminisztráció, adminisztrátori jogosultságok”) 2. A szervezethez a szerzők (kutatók) hozzárendelése. (lásd bővebben útmutató 4. fejezet „Szerzők adatainak kezelése”) a. Az MTMT rendszerében már megtalálható szerzők keresése, intézményhez csatolása (lásd bővebben útmutató 5.1 Az MTMTben már bent lévő közlemények szerzőhöz, intézményhez rendelése). b. A rendszerben nem található szerzők felvétele. 3. Az egyes szerzőkhöz az adatbázisban már megtalálható műveik hozzárendelése (szerző illetve részleg hozzárendelés). A publikációkkal az idézők hozzárendelése is megtörténik. Ezt a műveletet szerzőnként érdemes elvégezni, akár a szerző egységesített szerzői nevére akár szerzői névváltozataira történő kereséssel. a. A szerzőhöz rendelt művek és idézők listájának, ellenőrzés céljából történő átadása a szerzőnek.

8

4. A szerzőkhöz hozzárendelt közlemények részlegekhez rendelése. 5. A rendszerben nem található publikációs adatok felvitele. (lásd bővebben útmutató 6. fejezet “Publikációk és idéző közlemények importja” és 7. fejezet “ Publikációk és idéző közlemények kézi felvitele”) Az adatbevitelt évenkénti szerkezetben célszerű megkezdeni, az aktuális évvel (pl. 2010.) elsőként. a. Az intézmény vezetőjének döntése alapján lehet haladni a retrospektív adatbevitellel. b. Folytatható a fontos kutatói életművek bevitelével, vagy c. folytatható visszafelé haladva, az intézmény éves publikációinak, és azok idézettségének fokozatos rögzítésével. d. Az intézményi adatlapon azon évek rögzítése, amelyekre nézve az intézeti publikációk és idézőik teljes felvitele és karbantartása megtörtént (teljességi időszak, eleje - vége). Az egyes szerzők életműveinek bevitelénél a szerző együttműködését kell biztosítani. Ügyelni kell arra, hogy a szerzői életművek megléte esetén az évenkénti intézményi adat kiegészítés ne ütközzön a szerzői életművekben végzett tevékenységgel. 2. Intézményi adminisztráció, adminisztrátori jogosultságok 2.1. Intézményi adminisztrátorok kijelölése Az intézményhez tartozó intézményi, helyi adminisztrátort, (a 4. jogosultsági szint megadásával) az MTMT adminisztrátor regisztrálja. Az intézményi adminisztrátor végzi az intézménnyel kapcsolatos átfogó tevékenységeket. Intézményenként egy 4. jogkörű adminisztrátor hozható létre. Az intézményi adminisztrátorok nem rendelkeznek szerzői jogosítványokkal. Ha az adminisztrátornak van tudományos munkássága, akkor külön szerző felhasználónévvel és jelszóval kezelheti publikációit is az MTMT rendszerében. 2.2. Intézményi adminisztrátor felvétele, részleghez kapcsolása Az intézményben részlegekre is kiadható adminisztrátori jogosítvány (5-ös vagy 6-os szint), ami az intézményi (fő) adminisztrátor (4-es szint) jogköre. A kijelölt adminisztrátorok jogosítványai az egész intézményre kiterjeszthetők vagy annak egy részlegére korlátozhatók. Új adminisztrátor létrehozására, a felület bal oldalán található menüsor, „Személyek” fül lenyitását követően az „Adminisztrátorok” menüpontban van lehetőség. Az adminisztrátorok adatait (név, jogosultsági szint, stb.) a fejléc alatt található „Új adminisztrátor” gombra kattintva adhatjuk meg. Adminisztrátor létrehozásánál kötelezően kitöltendőek: Családi név, Utónév, Felhasználói név, Jelszó (tartalmaznia kell kisbetűt, nagybetűt és számot, 9

valamint minimum 7 karakterből kell állnia), Jogosultság (a jogosultságnak megfelelő „5” vagy „6” szám írható be), Intézmény (az a részleg, melynek gondozásával az adott adminisztrátort megbízza). Nem kötelező az E-mail cím kitöltése, azonban a jelszó emlékeztető ennek kitöltése nélkül nem használható. Egy adminisztrátorhoz egyszerre több hozzárendelt részleg is tartozhat. A részleg hozzárendelés megszüntethető, amennyiben a hozzárendelt részleg neve előtt található – jelre kattintunk. Az adminisztrátorhoz újabb részleg kapcsolható a „[Részleg hozzárendelés]” gomb megnyomásával (2.2_1 ábra).

2.2_1 ábra

Egy részleghez új adminisztrátor (5-ös szint) illetve adatkezelő (6-os szint) kapcsolható a részlegek adatainak karbantartására szolgáló felületen is, ahol a részleg adatai mellett a felület jobb szélén található [új] gombra kattintva az adatok felvételéhez szükséges adatlap jelenik meg. 2.3. Intézményi adminisztrátori jogosultságok 4-es intézményi adminisztrátor: -

Intézményen belüli részlegek, szervezeti egységek hierarchikus rendszerének létrehozása, intézményi adatok karbantartása

-

5,6 szintű létrehozása

-

Intézményi szerzők felvétele, adataik kezelése, karbantartása

-

Intézményi szerzők regisztrációjának kezelése

-

Publikációk és idéző közlemények adatainak karbantartásával kapcsolatos tevékenység az intézmény illetve a szerző nevében

-

Intézményi szerzők új publikációs illetve idézetségi adatainak bevitele

-

Intézményi szerzők által tulajdonolt publikációk valamint idéző közlemények adatainak szerkesztése, jogosultság esetén törlése

intézményen

belüli

adminisztrátori

jogosultságok

10

-

A központi (MTMT) adminisztrációtól kérheti vonatkozó törzsadatok módosítását, törlését

az

intézményre

5-ös intézményi adminisztrátor: -

Részlegén (Kar, tanszék, stb.) belül újabb részleg létrehozása

-

Részleg új szerzőinek létrehozása

-

Részlegek adatainak kezelése

-

Publikációk és idézőik kezelése

6-os intézményi adminisztrátor (adatkezelő): -

Publikációk és idéző közlemények adatainak bevitele

-

Publikációk és idéző közlemények adatainak szerkesztés

-

Publikációk, szerzők intézményhez, részleghez rendelése

-

Jogosultsága nem terjed ki az intézmény részlegeinek illetve a szerzők adatainak létrehozására valamint azok kezelésére.

3. Intézmény adatainak kezelése, intézményi struktúra kialakítása 3.1. Intézményi struktúra, hierarchia létrehozása Az intézeti adminisztrátorok a saját szintjükön (4,5,) belül struktúrát alakíthatnak ki, létre hozhatnak részlegeket, szerzőket. Az intézeti struktúra kialakítása felülről lefelé történhet, minden alkalommal meg kell adni a közvetlen fölötte lévő szervezeti egységet, és így leképezhető a teljes belső hierarchia. Minden szinten egymás mellett több fa struktúra is kialakítható (például karok, kari tanszékek esete). Figyelem! A hibásan létrehozott intézmény, részleg adatainak törlése csak MTMT adminisztrátor segítségével tehető meg, erre 4,5,6 szinten nincs mód. 3.2. Intézmény, részleg adminisztrátori felületen

létrehozása,

adatainak

szerkesztése

az

Az adminisztrátori munkafelület bal oldalán található, lenyitható menüben, a második, „Szervezet” pontra klikkelve van mód szervezeti egységeinkre vonatkozó adatok megtekintésére valamint új egység felvételére. A „Részlegek” menüpont alatt áttekinthető az összes intézményünkhöz kapcsolt szervezeti egység abc sorrendben, ahol a megjelenő listában a részleg nevére klikkelve, annak adatai általunk szerkeszthetőek. A „Hierarchia” gombra kattintva az intézmény szervezeti felépítése (osztályok, részlegek, csoportok stb.) tekinthető át. A szervezeti egységek neve előtt látható nyilak segítségével nyitható le a hozzá tartozó részlegek adatait tartalmazó lista.

11

Új részleg létrehozására lehetőség van a Részlegek menüpont alatt található „Új részleg” gombra (3.2_1 ábra) vagy a Hierarchia listában szereplő szervezeti egység neve mellett látható (+) jelre kattintva (3.2_2 ábra).

3.2_1 ábra

3.2_2 ábra

4. Szerzők adatainak kezelése A szerzők illetve adataik kezelése az intézményi adminisztrátorok egyik legfontosabb feladata. A szerzők intézményhez, részleghez rendelése biztosítja a rendszerben található publikációk szerzőn keresztüli intézményhez rendelését. Megfelelő hozzárendelés esetén -

Visszakereshető, hogy egy szerző egy adott publikációban mely intézményhez/szervezeti egységhez köthető

-

Visszakereshető, hogy egy adott közlemény mely intézmény(ek)hez köthető

-

Az intézményi adminisztrátorok számára lehetővé teszi a szerzőhöz kapcsolódó közlemények és idézőik adatainak szerkesztését

12

4.1.

Szerző intézményhez rendelése

Az MTMT szerzői törzsállományában található, az adminisztrátor intézményéhez köthető szerző(k) szervezeti egységhez kapcsolására, az adminisztrátori munkafelület bal oldalán található lenyitható menüsor, „Szervezet” menüpontját választva van mód. A „Részlegek” menüpont megnyitását követően, a megjelenő listában található részleg nevére kattintva jutunk, a „Szerző hozzáadása” menüponthoz. A keresőablakban megadható egy szerző neve, vagy listából választható. A kiválasztott szerző neve mellett a „Csatol” gombra kattintva elvégezhető a kiválasztott szerző részleghez, intézményhez rendelése (4.1_1 ábra). A már intézményhez csatolt szerzők esetében mód van további részlegek szerzőhöz kapcsolására is, amit a „Személyek”/„Szerzők” menüpontban a szerző adatait (név, e-mail stb.) tartalmazó sor végén található [Részleg hozzárendelés] gombra kattintva tehetünk meg. Itt akár több szervezeti egységet is az adott szerzőhöz kapcsolhatunk.

4.1_1 ábra

4.2. Új szerző felvétele Az MTMT törzsadatai között nem található új szerző felvételére, a „Szerzők” menüpont megnyitását követően van lehetőség, a fejléc alatt található „Új szerző” gombra kattintva. A megjelenő adatbeviteli űrlap kitöltését, az adatok mentését követően a felvitt szerzőt intézményünkhöz kapcsoltuk (4.2_1 ábra). Az új szerző felvitelekor a kötelezően kitöltendő mezők *-al vannak jelölve. A Családnév kitöltésekor a rangjelző rövidítéseket nem kell felvenni. A Jelszó megadásakor érdemes tudni, hogy a Szerző jelszóváltoztatás nélkül akkor tud belépni, ha min. 7 karakteres, nagybetűt, kisbetűt és számot tartalmazó jelszava van. Egy Felhasználói név egyszer fordulhat elő az adatbázisban, ezért azonosság esetén Mentéskor figyelmeztetést kaphat, ilyenkor új felhasználói nevet kell adnia.

13

A szerző E-mail címe nem kötelező adat, de érdemes kitölteni, mivel csak ekkor tudja használni az automata jelszókezelőt. A Szakterület kitöltése kötelező, ide a szerző szakterületét kell beírni, így más adminisztrátor könnyebben választja ki a sok azonos nevű szerzőből azt, amelyre szüksége van. A felvett adatok egy központi táblába kerülnek az adatbázisban, melyet más adminisztrátorok is láthatnak, használhatnak, amennyiben a szerző az intézményük dolgozója volt. Emiatt az adatokat célszerű úgy kitölteni, hogy a szerző beazonosítható legyen.

4.2_1 ábra

4.3. Szerző intézményhez, részleghez rendelésének megszüntetése A korábbi hozzárendeléssel létrehozott szerző/részleg kapcsolat is megszüntethető, a „Személyek”/„Szerzők” menüpontban a szerző adatait (név, e-mail stb.) tartalmazó sor „Intézmények” oszlopában, amennyiben a részleg neve előtt található – jelre kattintunk.

4.4. Szerző adatait tartalmazó szerzői adatlap kezelése A rendszerben található szerzők adatait tartalmazó adatlap szerkesztésére csak az intézményhez rendelt szerzők esetében van lehetőség. Az adatlap karbantartását megteheti a szerző, az MTMT adminisztrátor illetve a szerző

14

intézményi adminisztrátora is. A szerzői adatok szerkesztésére mód van akár a „Személyek”/”Szerzők” menüpontban a szerző nevére valamint a „Szervezet”/”Részlegek” menüpontban a „Szerzők a szervezetben” gombra kattintva. Az itt megjelenő szerző(k) nevére majd a Módosít gombra kattintva adataik szerkeszthetőek. A szerzői adatlapon található nem kiemelkedően fontosak az alábbiak:

kötelezően

kitöltendő

mezők

közül

– Közlési/idézettségi

adatok érvényessége: amennyiben ebbe a mezőbe nincs dátum írva (pl. 2011.04.01.), akkor az adott szerző nem található/választható az MTMT nyilvános keresőjében. A beírt dátum a bekerült közlemény és idézettségi adatok frissítésére vonatkozik.

– Inaktív: a jelölőnégyzet pipálásával az adott szerző adatbázisba belépése korlátozható.

4.5. Szerzői regisztráció intézményhez A regisztráló szerzőnek a Regisztrációs felületen kötelezően meg kell adnia a Munkahely neve mezőben azt az intézményi részleget, ahol a regisztráció idején munkaviszonyban van. A regisztráció aktiválását a kiválasztott részleg anyaintézményének 4-es adminisztrátora teheti meg a Személyek menüpont alatti Regisztráció felületen. A kezelő felületen megjelennek egymás alatt abc sorrendben a regisztrált szerzők nevei és a regisztrációkor megadott adatok. A regisztráció megkezdéséhez a regisztráló szerző neve előtti kék ceruza ikonra kell klikkelni (4.5_1 ábra). A kiválasztáskor a rendszer lefuttat egy duplum keresést a regisztráló szerző vezetéknevére, így megjelenik az adott intézményhez rendelt hasonló vezetéknevű személyek névsora. A regisztráció duplum keresője tehát akkor működik megfelelően, ha az MTMT szerzők közül az intézményhez vagy annak részlegeihez a korábban bekerült szerzők csatolása már megtörtént.

4.5_1 ábra

A megjelenő szerzői listán ellenőrizhető, hogy a regisztrálandó szerző nem került-e be korábban az adatbázisba más adatokkal (Azonos e-mail címmel történő regisztráció esetén, a szerző e-mail üzenetet kap, miszerint már megtörtént korábban a regisztrációja, illetve ebben az üzenetben megkapja a korábban adott belépési kódokat is. Ezen szerzők tehát nem kerülnek be a regisztrációs modulba.). Az újonnan regisztrált szerző piros színnel kiemelt adataira klikkelve, azon adatok alapján is elvégezhető a duplum szűrés.

15

4.5_2 ábra

Amennyiben a vizsgált szerző még nincs az adatbázisban, a Regisztrál gombra klikkelve megtörténik a regisztrációja, létrejön az adatlapja a megadott részleg hozzárendeléssel. Az ily módon regisztrált szerző e-mailben megkapja a belépési kódjait (a kiküldött jelszó egyszeri belépésre jogosítja, a belépéskor azt meg kell változtatnia) (4.5_2 ábra).

4.5_3 ábra

Amennyiben a szerző már más adatokkal szerepel az adatbázisban és a megjelenített szerzők listájában megtalálható, az utóbbi neve mellett található kék ceruza ikonra klikkelve egymás mellé hozható az újonnan regisztrált és a régebben bekerült szerző adatlapja. Duplum szerzők esetében az újonnan regisztrált szerző adataiból átemelhető a régebbi szerzőhöz a frissebb adat az adott sorban megnyomott Átvesz gombra klikkeléssel (A Munkahely adat átvétele esetén a korábban meglévő adat mellé kerül az új, a többi esetben a régi adat felülíródik az újjal). Az átemelések elvégzését követően a Duplum gombra klikkelve a frissen regisztrált adatlap törlődik, a szerző pedig e-mailben értesítést kap a korábban bekerült belépési kódjairól (4.5_3 ábra). 5. MTMT-ben lévő közlemények és hivatkozások kezelése Publikációk és hivatkozások egy adott Intézményhez az alábbi módokon kerülhetnek: 16

1. az MTMT-ben már bent lévő közlemények közül kiválogatva, intézményhez rendelve. 2. importálással más adatbázisból. 3. manuális bevitellel. Ebben a menüpontban az 1. lehetőséggel foglalkozunk. 5.1 Az MTMT-ben már bent lévő közlemények szerzőhöz, intézményhez rendelése Az MTMT-be szerzők által bekerült közlemények nincsenek intézményekhez rendelve, hozzárendelés nélkül intézményi statisztikák nem állíthatóak össze. Az intézményi hozzárendelést a közleményekben lévő szerzői neveken keresztül tehetik meg az intézményi adminisztrátorok. Az MTMT-ben lévő közleményekben való kereséshez a Közlemények opció alatt található Keresés lehetőséget kell választani (5.1_1 ábra). Megnyitása után egy kereső felület jelenik meg, melyen választható a Részletes keresés (alapbeállítás) és az Összetett keresés.

5.1_1 ábra

Mindkét keresőben egy legördíthető mezőből választható ki, hogy milyen adatokra kívánunk keresni: Intézményi adatok: Csak az intézményhez már hozzárendelt adatokat hozza találatként a kereső. Ehhez a keresési módhoz alapértelmezetten be van állítva az aktuális intézmény, részleg neve az Intézmény mezőben. Minden nyilvános adat: Minden olyan közleményt megjelenít, melyek nyilvánossá vannak téve (tehát az Import; Import – Kiegészítendő; Új, még nem jóváhagyott és a Migrált státuszú közlemények nem láthatóak). Ezt a keresési módot választva alapesetben az Intézmény legördíthető mező üresre vált, de természetesen alkalmazható az Intézmény, részleg kiválasztásával is, ebben az esetben a nyilvánossá tett intézményi adatokat lehet kinyerni.

17

Minden nyilvános és intézményi nem nyilvános adatok: Minden nyilvánossá tett és az intézményhez rendelt nem nyilvános adatokat listázza. Intézményi nem nyilvános adatok: ki lehet listázni ezzel a keresési móddal az intézményhez kötött, de még nem jóváhagyott közleményeket. Ehhez a keresési módhoz alapértelmezetten be van állítva az aktuális intézmény, részleg neve az Intézmény mezőben. A keresőben a legegyszerűbben Szerző nevére keresve jutunk megfelelő találatokhoz. Ebben az esetben a Szerző által bekerült, a szerzőhöz rendelt közleményeket kapjuk találatként. Másik lehetőség a szerző által használt szerzői nevekre keresés, ebben az esetben lehetnek olyan közlemények is a találati listában, melyek a szerzőhöz nincsenek hozzárendelve. Amennyiben adott szerző csak életművének egy részét töltötte az Intézményben, lehetőség van és érdemes az Év(ek) mezőben a találatokat évszámok megadásával csökkenteni (5.1_2 ábra). A már korábban az adatbázisba szerző által bekerült közlemények intézményi hozzárendeléséhez a kereső alján lévő Intézményi adatok alap beállítású legördíthető mezőből a Minden nyilvános adat lehetőséget kell választani. (A keresőről bővebben a 8. Keresés pont alatt található információ.)

5.1_2 ábra

A beállítások után a Keresés gombra klikkelve statisztika és kezelési lehetőségek jelennek meg. A lehetőségek (5.1_3 ábra): – Szerző hozzárendelés: szerzői néven keresztül lehet a szerzőt, mint felhasználót a közleményhez rendelni. – Szerző+részleg hozzárendelés: szerzői néven keresztül lehet a szerzőt, mint felhasználót és az intézmény részleget egyszerre a közleményhez rendelni. – Adatgazda hozzárendelés: az adatgazda hozzárendelések megtétele, változtatása (Adatgazda = az az adminisztrátor vagy szerző, akinek szerkesztési joga van a közleményhez.). – Intézmény, részleg hozzárendelés: a már szerzőhöz rendelt közleményeken lehet megtenni az intézmény, részleg hozzárendeléseket.

18

– Intézmény, részleg közvetlen hozzárendelés: a közleményhez nem

– –

szerzőn, hanem közvetlenül hozzárendelt intézmény, részleg kezelésére szolgál. Megszüntetni csak azokat a hozzárendeléseket lehet, mely már saját intézményhez van kötve (ezek a kezeléskor szürke hátteret kapnak). Hozzárendelni lehet más közvetlen intézményi hozzárendelés mellé saját részleget. Szerkesztés: csak azoknál a közleményeknél jelenik meg szerkesztési jog, melyek már az intézményhez vannak csatolva, van jogosultság. Keresési lista: a nyilvános keresőben jeleníti meg a találati listát.

5.1_3 ábra

5.1.1 Szerző+részleg hozzárendelés Elvégezhető az intézményi hozzárendelés azoknál a közleményeknél melyeknél adott szerző még nincs hozzárendelve a közleményhez. Itt egyben elvégezhető a szerzői és intézményi hozzárendelés is. A megjelenő oldalon alapesetben csak a lekeresett lista jelenik meg (5.1.1_1 ábra), a hozzárendeléseket segítő mezők, gombok megjelenítéséhez a bal felső sarokban lévő Szerző mező (vezetéknév beírásával) és a > gomb segítségével ki kell választani a szerzőt. Figyelem! A részleg hozzárendelés feltétele, hogy az intézményi szerzőhöz a megfelelő részleget is csatoljuk. Ennek hiányában a részleg hozzárendelés elvégzésére nincs mód!

5.1.1_1 ábra

19

5.1.1_2 ábra

A szerző kiválasztása után elvégezhető műveletek (5.1.1_2 ábra): – Intézmény/részleg legördíthető mező: amennyiben a szerzői hozzárendeléssel együtt részleg hozzárendelést is kell végezni, a legördülő mezőből ki kell választani a megfelelő részleget. Ennek előfeltétele, hogy a szerzőhöz az a részleg hozzá legyen rendelve. – Szerző legördíthető mező alatt megjelennek piros színnel kiemelve azok a szerzői nevek, melyek a kiválasztott szerzőhöz már hozzá van rendelve. Ezek valamelyikére klikkelve csak azok a publikációk jelennek meg, melyekben a kiválasztott szerzői nevek vannak. A szerzői nevek előtti körben a jelölés megtörténik A teljes listát a Minden közlemény megjelenítése feliratra klikkelve kapja vissza (5.1.1_3 ábra).

– A(z)

– – – –

–

karaktereket tartalmazó szerzői nevek jelölése a lapon: A mezőbe írt szerzői nevekre lehet szűkíteni a listát a >> gomb segítségével. A szerzői nevek előtti körben a jelölés megtörténik A teljes listát a Minden közlemény megjelenítése feliratra klikkelve kapja vissza. minden jelölés törlése: az aktuális jelölések törlését lehet elvégezni a feliratra klikkeléssel. Szerzőhöz rendelt közlemények eltüntetése: A jelölőnégyzet pipálásával eltűnnek azok a közlemények, melyeknél a kiválasztott szerző hozzá van rendelve. Minden megjelölt szerzői nevet a kiválasztott szerzőhöz hozzárendel: a hozzárendel gomb segítségével a beállítások alapján megtörténik a szerzői és/vagy intézményi hozzárendelés. Csak ahol nincs hozzárendelés: a egy szerző cikkein belül különböző részlegek intézményhez rendelése is megtörténhet. A jelölőnégyzet pipálásával a már intézményhez rendelt közleményeket az új beállítással nem írja felül. Hozzárendelés törlése a megjelölt szerzői nevek esetében: a jelölt szerzői neveknél a korábbi szerzői és intézményi hozzárendelések törlésére szolgáló gomb.

20

A kijelölések természetesen manuálisan is történhetnek a szerzői nevek előtti körök jelölésével. A lista jobb oldalán lévő Rendezés: Év menü segítségével lehet a listát Év, Cím, Első szerző, Csökkenő és Növekvő beállításokkal rendezni. A listát az Év feliratra klikkelve lehet aktiválni.

5.1.1_3 ábra

5.1.2 Szerző hozzárendelés Működése ugyan az mint az 5.1.1 Szerző+részleg hozzárendelésnek. A különbség, hogy ezen a felületen nem lehet intézményt / részleget hozzárendelni a közleményhez. Figyelem! Hozzárendelésre csak intézményi szerző esetében van mód! Amennyiben a szerző nem található, úgy azt fel kell venni az intézményi szerzők listájára, ezt követően a felületre visszatérve a hozzárendelés elvégezhető! 5.1.3 Adatgazda hozzárendelés A menüben az adatgazda változtatását, azaz a szerkesztési jog átadását lehet megtenni (5.1.3_1 ábra). – Szerző > publikációinak jelölése: a lekeresett listában csak a kiválasztott szerző közleményein tehető meg az adatgazda megadása / cseréje. A jelölés hatására a közlemények sorszámai előtti jelölőnégyzetekbe pipa kerül. – mindegyik publikáció megjelölése: szerző választástól függetlenül minden lekeresett publikáció jelölhető. – Adatgazda >: a leendő adatgazda kiválasztása. – Csak a tulajdonos nélküliekhez: kijelölésével csak azokon a közleményeken történik változtatás, melyeknek nincs adatgazdája. – Csak ha szerző is: kijelölésével csak abban az esetben történik változtatás, ha az adatgazdának kiválasztott szerző a közleményben is szerző. – Hozzárendelés: a beállításokat végrehajtó gomb. – Hozzárendelés törlése: a kijelölt közleményeknél törli az aktuális adatgazdát. A közleménynek további változtatásig nincs adatgazdája.

21

5.1.3_1 ábra

5.1.4 Intézmény, részleg hozzárendelés A szerzői néven keresztül a már szerzőkhöz rendelt közleményeknél lehet az intézményi/részleg hozzárendeléseket megtenni.

5.1.4_1 ábra

A hozzárendeléshez az Intézmény, részleg hozzárendelés opcióval megnyitott lista bal felső sarkában lévő [válasszon] –ra klikkeléssel lehet a megjelenő listából kiválasztani a szükséges intézményt vagy részleget. Az egyes részlegek alatti hierarchia megjeleníthető a részleg előtti háromszög megnyomásával. A részleg kiválasztásakor megjelennek azoknak a szerzőknek a nevei, akik a megjelenített listában hozzá vannak rendelve a közleményekhez. Ez lehetőséget ad arra, hogy a részleg hozzárendelések csak kiválasztott szerzőknél történjenek meg: ebben az esetben a felsorolt szerzők közül a hozzárendelni kívánt nevére kell klikkelni és ezzel minden közleményénél megtörténik a jelölés. A „mindegyik szerzői név megjelölése” opcióval minden közleményben minden hozzárendelt szerzőnél megtörténik a kijelölés. Természetesen lehetőség van az egyedi jelölésekre is a szerzői nevek előtt található jelölőnégyzetek használatával. A kiválasztott szerzői neveknél a hozzárendel gomb megnyomásával történik meg a részleghez rendelés. A hozzárendeléseket szintén jelölés után a Hozzárendelés törlése gombbal lehet megszüntetni.

22

5.1.4_2 ábra

5.1.5 Intézmény, részleg közvetlen hozzárendelés A közleményhez nem szerzőn, hanem cikken keresztüli hozzárendelések törlésére, hozzárendelésére szolgáló felület. A lekeresett közleményeknél ezt az opciót választva ki kell választani a [válasszon] -ra klikkelve a közvetlen hozzárendelésben törlendő intézményt, majd a jelölő négyzetekben jelölés után a Hozzárendelés törlése gombra klikkelve a törlés megtörténik. Jogosultság szerint csak az az intézmény, részleg törölhető, amelyik intézményhez, részleghez tartozik az adminisztrátor. A hozzárendelési törlésre jogosult közlemények szürke háttérszínt kapnak.

5.1.5_1 ábra

23

5.1.5_2 ábra

Hozzárendelés is lehetséges olyan közleményeknél, ahol a szerzőn keresztül másik intézményt már nem lehet hozzárendelni. Ebben az esetben az intézmény kiválasztása, majd a jelölések elvégzése után a Hozzárendel gombot kell választani. Figyelem! Az Import, Import-Kiegészítendő, Új, még nem jóváhagyott és Migrált státuszok esetén a közvetlen hozzárendelés törlése előtt meg kell tenni a szerzőn keresztüli intézményhez/részleghez rendelést. 5.2 Intézményi közlemények kezelése Az Intézményhez már hozzárendelt közleményeket szintén a Közlemények opció alatt található Keresés lehetőséget választva lehet listázni (5.1_1 ábra). Megnyitása után egy kereső felület jelenik meg, melyen választható a Részletes keresés (alapbeállítás) és az Összetett keresés. Mindkét keresőben a kereső alján található legördülő mezőből az Intézményi adatok kiválasztásával érhető el, hogy csak az intézményhez, részlegekhez hozzárendelt, vagy az intézmény által bekerült közlemények jelenjenek meg. Ehhez a keresési módhoz alapértelmezetten be van állítva az aktuális intézmény, részleg neve az Intézmény mezőben. A keresési beállítások és a Keresés gomb megnyomása után ugyan azokat a kezelési lehetőségeket lehet látni, melyek az 5.1_3 ábrán láthatóak, de itt a Szerkesztés lehetőség alatt az intézményi hozzárendelés miatt már szerkeszthetőek a közlemények. Ebben a keresési módban már lehetőség van a közleményekhez rendelt idézetek függő/független jelölésére is (a Minden nyilvános adat és a Minden nyilvános és intézményi nem nyilvános adatok választása esetén az Idézet jelölés opció nem látható). 24

A Szerkesztésről bővebben a 8. Publikációk és idéző közlemények adatainak szerkesztése, az Idézet jelölésről az 6.3.1 Idéző közlemények jelölése menüpontokban található bővebb információ. 6. Publikációk és idéző közlemények importja Az intézményi adminisztrátor a szerző számára és az ő nevében tud importálni publikációs és hivatkozási adatokat. Az adatok importálási lehetősége gyorsítja az adatbevitelt, egységes megjelenést kölcsönöz azoknak, illetve esetenként kiegészítő adatokkal láthatja el a bekerülő tételeket (pl. DOI és egyéb azonosítók, teljes dokumentumra mutató URL címek). 6.1. Általános tudnivalók Importálásra – tesztelten, jó import eredménnyel - az alábbi nemzetközi és magyar adatbázisok használhatóak jelenleg:

– Web of Science (publikáció és idéző import): előfizetéssel elérhető adatbázis, a kinyerhető fájl .txt kiterjesztésű

– Scopus (publikáció és idéző import): előfizetéssel elérhető adatbázis, a kinyerhető fájl .ris kiterjesztésű

– PubMed/MedLine (publikáció import): szabad hozzáférésű adatbázis, a kinyerhető fájl .txt kiterjesztésű

– MATARKA (publikáció import): szabad hozzáférésű adatbázis, a kinyerhető fájl .ris kiterjesztésű

Fenti adatbázisok használatához, az adatok kinyeréséhez az MTMT honlapján az MTMT program / Kapcsolódó anyagok alatt találnak hosszabb leírást. Az adatbázisokból kinyert, importálandó file mérete nem lehet nagyobb 1 MBnál. Amennyiben a file kiterjesztése, tartalma és mérete nem felel meg az importálható formátumoknak, hiba üzenettel leáll az importálás.

6.2. Publikáció import Az Adminisztrátori felület Közlemények / Közlemény import opcióit választva nyitható meg az importálásra szolgáló felület (6.2_1 ábra).

6.2_1 ábra

25

A megjelenő új oldalon az alábbi beállítási lehetőségek találhatóak (6.2_2 ábra): Import formátum: Alapértelmezett beállítása: [auto], célszerű ezt a beállítást alkalmazni, ekkor a program a beolvasott adatokból azonosítja az importálandó file formátumát. Lehetőség van a legördülő mezőben a Web of Science, a PubMed/MedLine és a RIS (Scopus, MATARKA) formátumok kiválasztására. Kódolás: Alapértelmezett beállítása: [auto], célszerű ezt a beállítást alkalmazni, ekkor a program a beolvasott adatokból azonosítja az importálandó file kódolását. Lehetőség van a legördülő mezőben az UTF-8 és az ISO-8859-2 kódolások kiválasztására. Intézmény importja: Amennyiben a fájlban van intézményi hozzárendelés, az import során ez a hozzárendelés átvezetődik a jelölőnégyzet kijelölése esetén. Alapértelmezett intézmény: Az importálást végző Adminisztrátor Intézete és Részlegei közül lehet kiválasztani azt, mely az importálandó publikációkhoz tartozik. Forrás éve: az importálás időpontja. Hozzárendelt létrehozó: Alapbeállításként [nincs] látható a legördíthető mezőben, illetve legördítve kiválasztható az importot végző adminisztrátor. Amennyiben az adminisztrátor a kezelése alá tartozó Felhasználók közül szeretne választani, a legördíthető mező előtti üres mezőben kell megadni a szerző vezetéknevét, majd a > -ra klikkelés után a mezőből kiválasztható a szerző. A kiválasztott szerző vagy az adminisztrátor lesz a beolvasott publikációk adatgazdája. (A publikációk szerkesztési jogával az adminisztrátoron kívül az adatgazda rendelkezik, amennyiben van belépési kódja a Felhasználói felületre.) Kulcsszavak: Az importálandó fájlban lévő kulcsszavakat olvassa be a program a jelölőnégyzet kijelölése esetén. Alapértelmezett jelleg: Amennyiben az importálandó fájl nem tartalmaz Jellegre vonatkozó információt, az Alapértelmezettként beállított jelleggel menti el a publikációkat. Alapértelmezett nyelv: Amennyiben az importálandó fájl nem tartalmaz Nyelvre vonatkozó információt, az Alapértelmezettként beállított nyelvvel menti el a publikációkat. File név: Az elmentett importálandó file útvonalát lehet beírni, vagy a Tallózás gomb segítségével megkeresni. A beállítások után az Import (max 1MB) gomb megnyomásával kezdheti a beolvasást.

6.2_2 ábra

26

A beolvasás ideje a lementett file méretétől függ. A beolvasott publikációk megjelennek a képernyőn. Ekkor még nem kapnak azonosítót, az azonosító megjelenítésére szolgáló [ ]-ben csak a sorszám található. Amennyiben a beolvasott publikációt a program duplum keresője nem találta meg az adatbázisban, a sorszám előtti jelölőnégyzetbe zöld pipa kerül, ezek a tételek kerülnek mentésre. Duplikátum találat esetén a program alapbeállításként a Kihagyást ajánlja fel, ez látható a felismert duplumok sorszáma melletti legördíthető mezőben (6.2_3 ábra). (A Kihagyás választása esetében a duplumként felismert és az adatbázisban már szereplő publikáció lekereshető és a Szerzőhöz rendelhető.) A Duplum feliratra klikkelve megtekinthető a már az adatbázisban lévő publikáció. A duplum kereső folyóiratcikkek esetében a folyóirat nevét, a kötetszámot, az első oldalt és a megjelenési évet nézi. A Kihagyáson kívül az alábbi lehetőségek vannak a duplumok kezelésében:

– Ment: amennyiben a duplum kereső nem valódi duplumot ismert fel, a Ment kiválasztása esetén elmenti a publikációt.

– Kiegészít: a kiegészítést választva nem menti el újra a program a

publikációt, de a már az adatbázisban lévő tételt kiegészítheti a beolvasott publikációban található absztrakttal és azonosítókkal (pl. Web of Science vagy PubMed azonosító)

6.2_3 ábra

Amennyiben a duplikátumokat egységesen kezelné egy import során, a fenti beállítások a lap alján egy lépésben is megtehetőek a Minden duplumot opcióval, melynél a legördíthető mezőben az imént tárgyalt esetek választhatóak szintén. A duplum kezelést követően a publikációk a Mentés gombbal menthetőek. Mentés után a program a következő ablakban listázza típusok szerint a kiosztott azonosító számokat, melyekre lehet keresni, a publikáció megjelenítésekor pedig [ ]-ben találhatóak (6.2_4 ábra).

27

6.2_4 ábra

A kiosztott azonosítók lapjáról a program Vissza gombjával térhet vissza az import kezdő felületére, ahol kezdeményezhet új beállításokkal egy újabb importot, vagy visszatérhet a Főmenübe. 6.3. Idéző közlemények importja Az Adminisztrátori felület Publikációk / Idéző import opcióit választva nyitható meg az importálásra szolgáló felület (6.3_1 ábra).

6.3_1 ábra

A megjelenő új oldalon az alábbi beállítási lehetőségek találhatóak (6.3_2 ábra): Import formátum: Alapértelmezett beállítása: [auto], célszerű ezt a beállítást alkalmazni, ekkor a program a beolvasott adatokból azonosítja az importálandó file formátumát. Lehetőség van a legördülő mezőben a Web of Science, a PubMed/MedLine és a RIS (Scopus, MATARKA) formátumok kiválasztására. Kódolás: Alapértelmezett beállítása: [auto], célszerű ezt a beállítást alkalmazni, ekkor a program a beolvasott adatokból azonosítja az importálandó file kódolását. Lehetőség van a legördülő mezőben az UTF-8 és az ISO-8859-2 kódolások kiválasztására. Dokumentum azonosító... ... meghatározása a file névből: a beolvasandó hivatkozó fájl nevének a hivatkozott publikáció azonosítóját kell adni. ... megadása a lenti mezőben: a Dokumentum azonosító mezőben lehet megadni a hivatkozott publikáció azonosítóját, amennyiben a file név nem az azonosító. ... utólagos hozzárendelése: abban az esetben alkalmazható, ha a hivatkozások mentésekor azok irodalomjegyzékét is mentették. Ebben az esetben az irodalomjegyzékből lehet kiválasztani a hivatkozott művet. Ugyanazon műre egy file-ban sok hivatkozó esetén nem szerencsés a használata, akkor alkalmazható jól, ha egy file-on belül más-más műveket hivatkoznak.

28

Dokumentum azonosító: a ... megadása a lenti mezőben választása esetén itt lehet megadni a hivatkozott mű azonosítóját. Forrás éve: az importálás időpontja. Hozzárendelt létrehozó: Alapbeállításként [nincs] látható a legördíthető mezőben, illetve legördítve kiválasztható az importot végző adminisztrátor. Amennyiben az adminisztrátor a kezelése alá tartozó Felhasználók közül szeretne választani, a legördíthető mező előtti üres mezőben kell megadni a szerző vezetéknevét, majd a > -ra klikkelés után a mezőből kiválasztható a szerző. A kiválasztott szerző vagy az adminisztrátor lesz a beolvasott hivatkozások adatgazdája. Alapértelmezett nyelv: Amennyiben az importálandó fájl nem tartalmaz Nyelvre vonatkozó információt, az Alapértelmezettként beállított nyelvvel menti el a publikációkat. Duplumkezelés: Kihagyja: Kérdez: jelölő kör kiválasztásával. File név: Az elmentett importálandó file útvonalát lehet beírni, vagy a Tallózás gomb segítségével megkeresni. A beállítások után az Import (max. 1MB) gomb megnyomásával kezdheti a beolvasást.

6.3_2 ábra

6.3_3 ábra

A beolvasott hivatkozásokat listázva meg lehet tekinteni. Beolvasáskor a program duplum ellenőrzést végez. Duplum találatok esetén alapbeállításban 29

ezek elvetését ajánlja fel (Kihagy), de lehetőség van Mentés vagy Kiegészítés választására is (6.3_3 ábra). Mentés után az elmentett hivatkozások azonosító számai jelennek meg, majd a Vissza gomb segítségével visszatérhet az idéző import kezdő felületéhez, ahol a következő beolvasandó idéző file tallózása következhet. 6.4. Idéző közlemények jelölése Az importtal bekerült hivatkozásoknál nincs jelölve az idézőnek a hivatkozott művekhez fűződő viszonya. A függő és független jelölését az idéző közleményeknek a Közlemények / Intézményi közlemények alatt lekeresett adatoknál az Idézet jelölés opciót választva tudja megtenni. (Természetesen megoldható a jelölés az idéző művek egyenkénti szerkesztésével is, de sok hivatkozás esetén ez időigényes.) (Független a hivatkozás, ha a Közlemény és az Idéző szerzői nevei közt nincs azonos. Nem megállapított, ha a szerzői név nincs kitöltve, vagy Anon szerepel a Közlemény vagy az Idéző szerzői nevei közt.) A hivatkozások jelölésére szolgáló oldalon (6.3.1_1 ábra) az alábbi műveletek tehetők:

– Manuális jelölés: a jelölés nem automatikusan fut le, hanem az

Adminisztrátor jelöl, figyelembe véve a program által ajánlott jelölést és a felsorolt szerzői neveket. Ezt a jelölési módot akkor ajánljuk, ha a szerzői nevek nem az ajánlott módon kerültek be az adatbázisba (pl. a közleménynél Nagy B, az idézőnél Nagy Béla). A jelölést a Független, Önidézet és Nem megállapított gombok megnyomásával teheti meg. Az Automatikus javaslatra klikkelve a program ajánl jelölést, amit a felkínált, zöld színnel kiemelt gombra klikkelve elfogadhat, vagy másikat választhat.

– Automatikus jelölés: a program a Minden nem jelöltet jelöl gomb

megnyomására lefuttatja a jelölést. Abban az esetben megfelelő a program jelölése, ha a szerzői nevek a megfelelő módon kerültek be az adatbázisba. Amennyiben a szerzői nevek nem a javasolt módon kerültek be, mégis az automatikus jelölés mellett dönt az adminisztrátor, érdemes használni a „Attila J” „ József A” típusú lehetőségek is opciót, melynek segítségével a program a különbözőképpen beírt szerzői neveket összeveti. Lehetőség van a már korábban jelölt hivatkozások újrajelölésére is a Mindent jelöl gomb segítségével.

– Jóváhagyás: a fenti jelölési módok alkalmazása után a beállított jelölések

jóváhagyhatóak a Mindent jóváhagy gomb segítségével. A hivatkozás aktuális jóváhagyással kapcsolatos állapotát a Jóváhagyva és Nincs Jóváhagyva gombok mutatják.

30

6.3.1_1 ábra

7. Publikációk és idéző közlemények kézi felvitele Azon publikációk és hivatkozások bevitelére szolgáló importálható adatbázisokban nem találhatóak meg.

felület,

melyek

az

7.1. Publikációk kézi felvitele Publikációk felvitelekor általánosan elmondható, hogy az egyes típusokon belül

– a vékony kerettel rendelkező mezőnevek kötelezően kitöltendő mezőket jelentenek,

– a piros színnel kiemelt mezőnevekre klikkelve új ablakot vagy beíró mezőket lehet megnyitni,

– a Típus megnevezése, illetve a Besorolás és Jelleg legördíthető mezők melletti „?” információt tartalmaz a kiválasztott fogalomról.

– ahol a „A cikk első oldala:” és a “Cikk azonosító:” felirat is megjelenik,

csak az egyik mező kitöltése kötelező. Utóbbi mezőbe írható pl. folyóirat cikkek esetében az Art. No.-val jelzett szám.

– ahol Szerző és Szerkesztő is kitölthető egymás mellett, csak az egyik mező kitöltése kötelező (Könyv típus).

– Mentés előtt a Tétel másolása opció választásával létrehozhat egy ugyanazokkal az adatokkal kitöltött, de még szerkeszthető űrlapot, melyet akkor érdemes pl. létrehozni, ha csak a cím és a megjelenési adatok változtak.

31

– az Admin megjegyzés mező tartalma az adminisztrátorok és a felhasználók felületén egyaránt látható, de a nyilvános keresőkben nem.

Kötelező mezők közlemények esetében Mindenhol kötelező: - típus - jelleg - év - cím Konferenciakiadvány kivételével mindenhol kötelező: - besorolás - szerző (mint szerzői név) Típusonként kötelező Konferenciakiadvány: - város - ország - kezdő dátum Könyv - kiadó - kiadás városa Konferenciacikk - kezdő oldal VAGY azonosító Könyvfejezet - kezdő oldal VAGY azonosító Absztrakt és egyéb folyóiratban - folyóirat - kötet (ahol van) - kezdő oldal VAGY azonosító Folyóiratcikk - folyóirat - kötet (ahol van) - kezdő oldal VAGY azonosító Szabadalom - szabadalmi szám Könyv/Könyvfejezet és Konferenciakiadvány/Konferenciacikk esetében, ha a befoglaló mű hiányos, akkor a befoglalt is. A Közlemények / Felvitel opciók választásakor megjelenő oldalon előre kiválasztható, hogy mely részleghez és szerzőhöz, milyen jellegű, típusú és besorolású publikáció(ka)t szeretne éppen beírni (7.1_1 ábra), de ezek a beállítások a megnyitott űrlapon is beállíthatóak, változtathatóak (7.1_2 ábra).

32

7.1_1 ábra

7.1_2 ábra

7.1.1. Szerzők, Szerkesztők beírása Egyszerzős közlemény beírásakor a program annyi segítséget tud adni, hogy az előre kiválasztott szerzőt és részleget a beírt szerzői névhez Mentéskor rögtön hozzá is rendeli. Több szerző közleményeknél továbbra is manuálisan lehet a beírás után megtenni a hozzárendelést a Beállított gomb segítségével. A Beállított jelenti ebben az esetben az előre beállított nevet és részleget. A szerzői nevek beírásakor érdemes figyelembe venni, hogy a beírt publikációkhoz tartozhatnak hivatkozások, mely utóbbiaknál meg kell adni a hivatkozott publikációhoz fűződő viszonyát (Függő?, Független?). Akár a szemre történő, akár a program által végzett szerzői nevek összehasonlítása könnyebb és biztosabb eredményre vezet, ha a nevek azonos módon vannak beírva. Fentiek miatt az ajánlott beírási mód követi a publikációk és hivatkozások importjához használható adatbázisok leírási szokásait: vezetéknév és a keresztnév első betűje (pl. Kovács P; Kiss J; Nagy B). Több szerzői név esetén fontos a nevek elválasztása. A beírt vagy bemásolt nevek között csak egyféle elválasztó írásjel lehet, illetve kerülendő az egy néven belüli több írásjel alkalmazása, pl. „Kovács, P.; Kiss, J.; Nagy, B.„. A beírt / bemásolt szerzői nevek között található írásjelnek kell szerepelnie a mező után lévő „köztük” feliratot követő mezőben (itt alapbeállításként „;” szerepel) (7.1.1_1 ábra).

33

7.1.1_1 ábra

7.1.1_2 ábra

A helyes elválasztás szerepe a Mentést követően megjelenő ablakban látható. Az egyes szerzői neveknek külön sorban kell megjelenniük, hogy bármelyikhez a szükséges felhasználó / szerző hozzárendelhető legyen (7.1.1_2 ábra). Hozzárendeléskor, amennyiben egy publikáció esetén több szerzői névhez rendelnek felhasználókat, a korábban Szerzőként kiválasztott személy szerzői neve mellett a Beállított gomb megnyomására bekerül az adatbázisban felvett teljes neve, míg a többi szerző a saját szerzői neve melletti legördíthető mezőből választható ki. Ezen a felületen a korábbi téves hozzárendelés megszüntethető a Hozzárendelés megszüntetése gomb segítségével, illetve a szerzői nevek elhelyezkedésén lehet változtatni az Előre és Hátra gombokkal. Az Mentés és vissza gomb megnyomására visszatér az elkezdett beviteli űrlaphoz, melyen megjelenik a fentiek szerint beírt szerzői névsor. 7.1.2. Folyóiratnév, Kiadó, Felelős szervezet kiválasztása A kiválasztott típustól függően megjelenő űrlapban a Folyóirat nevének és a Kiadónak a kiválasztása egy a központi adminisztrátorok által szerkeszthető listából történik azonos módon (7.1.2_1 ábra).

7.1.2_1 ábra

A Folyóiratnevek esetében a keresést követően a találatoknál a folyóirat rövid neve, hosszú neve és ISSN száma jelenik meg. A kiválasztás a rövid névre klikkeléssel történik. Amennyiben a találatok között nincs a keresett folyóirat neve, a Mégsem gombbal térhet vissza az előző felületre. 34

7.1.3. Könyvfejezetek, Konferenciacikkek befogadó művei Könyvfejezetek és Konferenciacikkek beírásánál a befogadó művek (Könyv vagy Konferenciakiadvány, melyben a fejezet megjelent) kitöltése előtt érdemes megnézni, hogy az adatbázisban szerepel-e már az adott mű. A keresést A fejezetet tartalmazó könyv felirat után található [kiválasztás] opcióra klikkelve kezdheti (7.1.3_1 ábra).

7.1.3_1 ábra

A megjelenő új lapon lévő üres mezőbe tudja beírni a keresett mű címét vagy annak részletét. A Keresés-re kapott találatok közül a megfelelőt a tétel sorszámára klikkelve tudja kiválasztani, melynek az adatai bekerülnek (7.1.3_2 ábra). Ez a keresési művelet mindenképpen elvégzendő akkor, ha a felvitelkor egy befogadó műből több fejezet kerül bevitelre, elkerülendő a befogadó művek duplikálását.

7.1.3_2 ábra

7.1.4. Hiányzó adatok

35

Amennyiben a központi adminisztrátorok által szerkesztett listákban nem szerepel a kívánt adat, mentéskor a kötelezően kitöltendő mezők esetén a hiányzó elemekre a program felhívja a figyelmet. Amennyiben a kívánt adatot ismeri, a jelölőkörrel a „Nem tudtam beírni, ezt akartam:” opciót jelölje, majd az utána lévő mezőbe írja be az adatot. Az így elmentett (Elmentés ezekkel az adatokkal gombbal) tételnél az Admin megjegyzés mezőbe üzenet kerül, melynek tartalma alapján a központi adminisztrátorok tudják pótolni a hiányosságot (7.1.4_1 ábra).

7.1.4_1 ábra

7.2. Idéző közlemények kézi felvitele Az idéző közlemények beírásához le kell keresni a hivatkozott műve(ke)t. Erre a Közlemények / Keresés menü alatti keresőket tudja használni, majd a kereső kérdések megadása és a Keresés elindítása után az újonnan megjelenő ablakon a Szerkesztés funkciót kell választani. A megjelenített publikációs listában minden publikáció alatt megtalálható az Idézők szerkesztése opció (7.2_1 ábra), melyet választva eljuthat a hivatkozások kézi beviteléhez.

36

7.2_1 ábra

A megjelenő oldalon felül látható, hogy melyik publikációhoz kerülnek beírásra a hivatkozások (7.2_2 ábra). A hivatkozásokat a kézi publikáció bevitelhez hasonlóan típusok szerint lehet beírni. A választható főtípusok: Folyóiratcikk, Könyvfejezet, Könyv, Disszertáció, Konferenciacikk, Egyéb, Szabadalom.

7.2_2 ábra

Az oldalon a kézi idéző bevitelen kívül az alábbi lehetőségek közül választhat még:

– Idéző import...(új böngésző ablakban): Itt is van lehetőség a hivatkozások importálására adatbázisokból.

– Az itt felsorolt idézők jóváhagyása: Az adott publikációhoz tartozó idézőket itt is jóvá lehet hagyni.

– Idéző jelölés: Az idézőket a hivatkozott publikációhoz fűződő viszonya

alapján be kell állítani Függő vagy Független jelöléssel. Ez az opció abban az esetben segít, ha a kézi idéző bevitelkor a jelölés elmaradt, vagy importból kerül be hivatkozás (az idéző jelölés leírása az 6.3.1. Idéző közlemények jelölése fejezet alatt olvasható).

– Idéző ide másolása / Azonosító: A már korábban beírt hivatkozást,

mely az adott publikációt is idézi, át lehet másolni. Az átmásoláshoz az Azonosító mezőbe be kell írni a korábban bekerült idéző []-ben található azonosítóját, majd a Másol gombra klikkelve bekerül az adott publikáció alá is. Az ezen a módon átmásolt hivatkozás megegyezik a korábbival, azzal az egyetlen különbséggel, hogy nincs jelölve a függő vagy függetlensége.

– Rendezés: A bekerült idézeteket lehet sorba rendezni, az alapbeállítás: Első szerző, Év Cím.

– Vissza a listához: A publikációs listához visszavezető gomb.

37

– Szerkesztés, Törlés: A hozzáférési jogoktól függően megjelenik a szerkesztési és a törlési lehetőség.

– [típus váltás]: A nem megfelelő típusba került hivatkozásokat lehet másik típusba konvertálni. A konvertálást szerkesztésre, javításra szorul az idéző mű.

követően

általában

A beírandó hivatkozásnak megfelelő főtípust választva adatbeviteli űrlap nyílik meg (7.2_3 ábra). Publikációk kézi felviteléhez hasonlóan az idézők felvitelénél is az egyes típusokon belül

– a vékony kerettel rendelkező mezőnevek kötelezően kitöltendő mezőket jelentenek,

– a piros színnel kiemelt mezőnevekre klikkelve új ablakot vagy beíró mezőket lehet megnyitni,

7.2_3 ábra

A hivatkozások Szerzői neveinek beírásakor is fontos a helyes beírási és elválasztási mód. Ennél a fejezetnél is érvényes a 7.1.1. Szerzők, Szerkesztők beírása alatt leírtak alkalmazása. A kiválasztott idéző típustól függően a megjelenő űrlapban a Folyóirat, Kiadó és Felelős szervezet nevének keresése és kiválasztása a kézi publikáció felvitelnél leírtakhoz hasonlóan működik (a kiválasztás menetéről a 7.1.2. Folyóiratnév, Kiadó, Felelős szervezet kiválasztása pont alatt olvashat), de itt lehetőség van arra is, hogy a listában nem található neveket az erre szolgáló üres mezőbe beírja (7.2_5 ábra). Figyelem! Már bekerült hivatkozások szerkesztésekor, amennyiben a szerzői nevekben történik változtatás, a rendszer a korábban beállított Függő vagy Függetlenséget a Mentéskor Nem vizsgált állapotra változtatja, melyet újbóli szerkesztéssel lehet megfelelően ismét elmenteni. 8. Publikációk és idéző közlemények adatainak szerkesztése, törlése

38

A bekerült publikációk és idéző közlemények – függetlenül a bekerülés módjától – szükség esetén szerkeszthetőek. 8.1. Publikációk adatainak szerkesztése A Közlemények / Keresés opcióját választva, majd Keresést követően a Szerkesztést választva a megjelenő oldalon az alábbi szerkesztési lehetőségek vannak:

8.1_1 ábra

A publikációk rendezése (8.1_1 ábra):

– beállítható legördülő menüben, hogy egy oldalon mennyi publikáció

jelenjen meg. Alapbeállításként oldalanként 10db közlemény látható, amennyiben 10-nél több találat van, lapozni lehet az oldalak között. További beállítások oldalanként: 20, 50, 100 és összes.

– a publikációk rendezhetőek, szintén legördülő mezőben az alábbiak szerint: o

Azonosító (alapbeállítás, ez tulajdonképpen a beviteli sorrend, elöl a lekeresett lista legkorábban bevitt elemével),

o

Cím (a-tól z felé)

o

Cím (visszafelé)

o

Év (a lista legkorábbi elemétől a legkésőbbi évben megjelent felé),

o

Év (visszafelé)

o

Típus (folyóiratcikkel kezdődik és fontossági sorrendben halad az Egyéb típus felé),

o

Típus (visszafelé)

o

Év csoportosítással (a lista legkorábbi elemétől a legkésőbbi évben megjelent felé)

o

Év csoportosítással (visszafelé).

39

A publikációk szerkesztése (8.1_1 és 8.1_2 ábra):

– a szerkesztéshez a publikáció sorszáma melletti kék ceruza ikonra kell

klikkelni, ekkor megjelenik a kitöltött űrlap, melyben bármilyen változtatás végezhető.

– a [műveletek] legördíthető mező segítségével szerkesztésre belépés nélkül is tömegesen változtathatóak az adott oldalon megjelenő publikációk. A legördíthető mezőből ki kell választani a megfelelő opciót, majd kijelölni a változtatandó publikációt a sorszám melletti jelölőnégyzetbe tett pipával és megnyomni a Kijelölt publikációk… gombot.

Elvégezhető a Besorolás (ez csak akkor, ha a lekeresés típus szerint is történt), a Jelleg és a Nyelv átváltása; csoportos Jóváhagyása és Admin láttamozása a publikációknak; az Admin megjegyzés mező törlése valamint új elemként a Típus váltás, mely a nem megfelelő típusba került közlemények más típusba konvertálását teszi lehetővé (a típus váltás után a legtöbb esetben szerkeszteni és javítani kell a létrejött új típus adatait).

– a publikációk egyedi listákba válogatása a [megjelölés válogatott

listához] legördíthető mező segítségével. Lista készíthető pl. ODT/MAB akkreditációhoz (10 legfontosabb publikáció), Bolyai pályázathoz, OTKA pályázathoz.

Ugyanezen az oldalon az erre szolgáló különálló gombokkal is végrehajtható a publikációk Jóváhagyása és az Admin láttamozás is.

8.1_2 ábra

– a könyv és konferenciakiadvány típusú közleményeknél megjeleníthető az

adott könyvhöz, konferenciakiadványhoz tartozó fejezet a Fejezetek, konferenciacikkek listázása gombra klikkelve. A megjelenített fejezetek sorszámozása igazodik a befoglaló mű sorszámához / jellel elválasztva. A fejezetek a hozzáférési jogok alapján szintén szerkeszthetőek ezen a felületen (8.1_3 ábra).

40

8.1_2 ábra

A publikációk státusza, állapota (8.1_4 ábra):

– Import: importtal bekerült közlemény, még nincs jóváhagyva – Import – Kiegészítendő: importtal bekerült közlemény, melyben az

import során hiányosságot talált a rendszer (valamelyik kötelező mezőbe nem került adat, lehet pl. PubMed vagy MATARKA importnál a Besorolás hiánya, vagy bármelyik importnál a folyóiratnév hiánya) még nincs jóváhagyva

– [NAJ]: jóváhagyott publikáció, de nincs admin által láttamozva – [AJ: …]: admin által láttamozott publikáció – feldolgozás alatt [NAJ]: jóváhagyott, majd szerkesztett publikáció – feldolgozás alatt [AJ: …]: admin által láttamozott, majd szerkesztett publikáció

– új, még nem publikus: kézi bevitellel bekerült publikáció, még nincs jóváhagyva

– Migrált: csatlakozott intézmény adatbázisából átemelt közleményjegyzék

(jelenleg a TPA beolvasztásából keletkezett közlemények vannak így jelölve, de a jövőben bővülhet ezen beolvasások köre)

Fentiek közül az Import, Import – Kiegészítendő, az új, még nem publikus és a Migrált állapotú publikációk a nyilvános felületeken nem láthatóak.

41

8.1_4 ábra

8.2. Közlemények törlése Állapota szerint a közlemény lehet: Új: az a közlemény, ami még nem volt jóváhagyva. Ezek lehetnek 1. Új, még nem jóváhagyott 2. Importált, kiegészítendő importált

42

3. Migrált (a migrált közlemény olyan új közlemény, amihez a rendszer admin regisztrált szerzőt és intézményt rendelt hozzá). Nem új: az közlemény amit korábban már egyszer jóváhagytak. Ha a jóváhagyott közleményt szerkesztésre megnyitják, akkor mentés utáni állapot jelölése “feldolgozás alatt”, ami a nem-új kategóriába esik. A nem-új közlemények állapotjelzői: 1. 2. 3. 4.

jóváhagyott (szerzői közlemény) láttamozott (adminisztrátor által) hitelesített feldolgozás alatt

Adatkezelője szerint a közlemény: 1. saját, ha a közleményhez hozzárendelt adatkezelő az intézmény regisztrált szerzője vagy adminisztrátora 2. idegen, ha a közlemény más intézmény szerzőjének vagy adminisztrátorának adatkezelésében van 3. saját, idegennel, ha a közleményhez hozzárendelt adatkezelő saját és van hozzárendelt társszerző vagy más adatkezelő más intézményből. 4. idegen, sajáttal, ha a közlemény idegen szerző vagy adminisztrátor adatkezelésében van és a saját szerző társszerzőként vagy adminisztrátor társ-adatkezelőként van a közleményhez hozzárendelve. Láthatóság 1. Minden jóváhagyott, láttamozott, vagy hitelesített közlemény látható mindenkinek. 2. Láthatja az intézményi admin a saját intézményéhez tartozó új és nem-új közleményeket. 3. Nem láthatja az intézményi admin a más intézményekhez tartozó új közleményeket. A más intézményekhez tartozó közlemények akkor válnak láthatóvá és kereshetővé, amikor azokat jóváhagyta adatkezelőjük. 4. Kivételes láthatóságú a migrált közlemény, mert azokhoz egy rendszer admin hozzárendelt regisztrált szerzőt és intézményt. Ezek akkor látszanak és kezelhetők az intézményi adminnál, ha a közleményhez van saját szerző, saját intézmény vagy adatkezelő hozzárendelve. Az intézményi adminisztrátor a számára látható új közleményeket szerkesztheti és törölheti, kivétel lehet a migrált új közlemény, ha van idegen hozzárendeltsége. Az intézményi adminisztrátor a saját közleményeket szerkesztheti és törölheti, akkor is, ha az már jóváhagyott, láttamozott vagy hitelesített A nem-új közlemények törlését, szerkesztését a rendszer regisztrálja. A nem-új közlemények kezeléséről az alábbi táblázat tájékoztat: Közlemény

Közlemény állapot Szerkeszt Töröl Jóváhagy 43

saját új és nem-új saját, idegennel új és nem-új idegen, sajáttal nem új idegen nem új saját migrált saját, idegennel migrált idegen, sajáttal migrált idegen migrált

igen igen nem nem igen igen igen nem

igen nem nem nem igen nem nem nem

igen igen nem nem igen igen igen nem

8.3. Idéző közlemények adatainak szerkesztése Az idéző közlemények adatainak szerkesztéséhez, kezeléséhez Publikációk adatainak szerkesztése alatt leírt módon lehet eljutni. A szerkesztések egy része végrehajtható megjelenítésével (Idézők megjelenítése szerkesztése opció használata után új lapon.

a

8.1

az idézők ugyanazon lapon gomb), vagy az Idézők

Lehetőségek a közlemények szerkesztésére szolgáló lapon (8.2_1 ábra): Minden lekeresett hivatkozás egyszerre, egy gombnyomással kezelhető a lap tetején lévő Idézők jóváhagyása és Idézők admin láttamozása gombokkal.

– Jóváhagyás:

a [művelet] legördíthető mezőből a jóváhagyás kiválasztásával megjelenik a Jóváhagy gomb és azoknál a hivatkozásoknál a jelölőnégyzet, melyek még nincsenek jóváhagyva. A jelölőnégyzetben pipa jelöléssel, majd a gomb megnyomásával lehet jóváhagyni a hivatkozásokat. A jelölőnégyzet kitölthető egyesével, vagy a [művelet] legördíthető mezőtől balra lévő, + és – jeleket tartalmazó legördíthető mező segítségével.

– Admin

láttamozás: a [művelet] legördíthető mezőből az admin láttamozás kiválasztásával megjelenik az Admin láttamoz gomb és azoknál a hivatkozásoknál a jelölőnégyzet, melyek még nincsenek admin jóváhagyva. A jelölőnégyzetben pipa jelöléssel, majd a gomb megnyomásával lehet jóváhagyni a hivatkozásokat. A jelölőnégyzet kitölthető egyesével, vagy a [művelet] legördíthető mezőtől balra lévő, + és – jeleket tartalmazó legördíthető mező segítségével.

– Típus váltás: a [művelet] legördíthető mezőből a típus váltás

kiválasztásával megjelenik a [típus váltás] legördíthető mező, melyből kiválasztható a megfelelő típus. A megfelelő típus kiválasztása előtt a jelölőnégyzet segítségével ki kell választani az átalakítandó hivatkozást. A jelölőnégyzet kitölthető egyesével, vagy a [művelet] legördíthető mezőtől balra lévő, + és – jeleket tartalmazó legördíthető mező segítségével.

– Törlés: a [művelet] legördíthető mezőből a törlés kiválasztásával

megjelenik a Töröl gomb. A jelölőnégyzetben pipa jelöléssel, majd a gomb megnyomásával lehet törölni a hivatkozásokat. A jelölőnégyzet kitölthető egyesével, vagy a [művelet] legördíthető mezőtől balra lévő, + és – jeleket tartalmazó legördíthető mező segítségével. 44

– Idézők átvétele: nem a megfelelő publikációk alá került hivatkozások,

vagy duplum tételek esetén a megszűnő publikációk alatti hivatkozások átadhatók másik publikációnak. Annál a publikációnál, melyhez át kell tenni a hivatkozásokat, a Publikáció azonosító mezőbe kell beírni azt a publikáció azonosítót, mely alól az átvétel történik, majd az Idézők átvétele gombbal az átvétel elindul. Először listázza az átkerülő idézeteket a program, majd megerősítést kér.

– Idézők jóváhagyása gomb: az adott lekereséshez tartozó (nem csak a látható oldalon lévő) összes hivatkozás jóváhagyása.

– Idézők admin láttamozása gomb: az adott lekereséshez tartozó (nem csak a látható oldalon lévő) összes hivatkozás admin láttamozása. Admin láttamozni csak már előzőleg jóváhagyott hivatkozást lehet.

8.2_1 ábra

Lehetőségek az Idézők szerkesztése lapon megnyitással (8.2_2 ábra):

– Szerkesztés gomb: megnyílik az adott idézet kitöltött űrlapja, ahol átírhatóak, javíthatóak a mezők.

– Jóváhagy gomb: az adott idéző jóváhagyása. – Az itt felsorolt idézők jóváhagyása gomb: az adott publikációhoz tartozó összes hivatkozás jóváhagyása.

– Törlés gomb azoknál az idéző közleményeknél, ahol a jogosultság engedi.

45

8.2_2 ábra

Figyelem! Már bekerült hivatkozások szerkesztésekor, amennyiben a szerzői nevekben történik változtatás, a rendszer a korábban beállított Függő vagy Függetlenséget a Mentéskor Nem vizsgált állapotra változtatja, melyet újbóli szerkesztéssel lehet megfelelően ismét elmenteni. A további, nem az idézők szerkesztésével, hanem bevitellel, jelöléssel, mozgatásukkal kapcsolatos funkciók leírását a 7.2. Idéző közlemények kézi felvitele fejezet alatt olvashatja. 9.

Keresés

A főoldalon a Közlemények / Keresés opciókkal elérhető funkció. A lekeresett publikációkat innen lehet szerkeszteni, szerzői hozzárendelést végezni, idézetet jelölni, intézményi hozzárendelést végezni, listát és munkalapot kinyerni. Lehet választani Részletes keresés és Összetett keresés között, közöttük egy hivatkozásra kattintással lehet váltani. A váltásnál a kitöltött kulcsszó és a szerző neve átkerül a másik kereső felületre. A keresőben az adott intézményhez tartozó szerzők publikációiban lehet keresni. 9.1. Részletes keresés A Minden MTMT közlemény és az Intézményi közlemények keresési mód megszűnésével a Keresőn belül lehet megadni, hogy a keresést az intézményhez kötött, vagy a teljes adatbázisra kezdeményezi az adminisztrátor. Az intézményre, részlegekre vonatkozó beállítások:

– Alapbeállításként a lap alján lévő legördíthető mezőben az Intézményi adatok van megadva, ebben az esetben az Intézmény legördíthető mezőben szintén alapbeállításként az anyaintézmény neve van található. A találati lista az intézményhez rendelt jóváhagyott és nem jóváhagyott közleményekre korlátozódik.

– A Minden nyílvános adat beállítása esetén minden jóváhagyott

közlemény a között lehet keresni. Ennél a beállításnál az Intézmény legördíthető mező üresre vált.

– Minden nyílvános és intézményi nem nyílvános adatok beállítás esetében könnyen össze lehet hasonlítani a már látható összes közleményt a még nem jóváhagyott intézményi adatokkal. Ennél a beállításnál az Intézmény legördíthető mező szintén üres.

– Intézményi

nem nyílvános adatok beállítása esetén csak az intézményhez rendelt és nem jóváhagyott közlemények közül kerül ki a találati halmaz.

– Intézmény: az adott adminisztrátorhoz tartozó intézményben lehet keresni.

Az

alintézményekkel

jelölőnégyzet

alapbeállításként

ki

van

46

pipálva, ezért az anyaintézményre közlemények is megjelennek.

keresve

a

részlegekhez

rendelt

– Részleg: az adott intézményhez tartozó részlegekre lehet szűkíteni a keresést.

További keresési beállítaások a Részletes (9.1_1 ábra):

– Szerző keresés: a Szerző nevének részlete mezőbe írható a szerző

vezetékneve vagy annak részlete (teljes nevet nem érdemes beírni, mivel pl. Nagy Béla keresőkérdésre az összes Nagy vezetéknevű és az összes Béla keresztnevű találatot listázza a kereső). A Szerző keresésre az alapesetben [válasszon] feliratú mezőből lehet kiválasztani a keresett személyt. A szerző keresés a regisztrált felhasználók között keres.

– A szabad mezőkben a mezőben megadott karaktersorozatokkal és a legördíthető mezőkben kiválasztott opciókkal keres a kereső. Itt lehet keresni pl. a publikációban használt szerzői névre, címre.

– Típus: az adatbázisban használt típusok közül lehet választani. – Besorolás: csak abban az esetben aktív az ablak, ha Típus lett kiválasztva. A kiválasztott típus besorolásaiból lehet választani.

– Év(ek): évek megadásával szűkíthető a találati halmaz. Megadható egy évszám (2010), évszám tól-ig határ (2008-2010).

– Jelleg: lehet [tudományos] művekre illetve [nem tudományos]

művekre keresni. A nem tudományos művek külön-külön is kereshetőek (Oktatási, Ismeretterjesztő, Közérdekű, Nem besorolt)

– Dokumentum

azonosító(k): a publikációk [ ]-ben található azonosítójára lehet keresni. Megadható egy azonosító, azonosító tól-ig, nem sorrendben lévő azonosítók , -vel elválasztva. Az azonosító megadásakor a [ ]-t nem kell beírni, csak a szám karaktereket.

9.1_1 ábra

47

9.2. Összetett keresés A keresőben a legördíthető mezőkben alapbeállításként a [Mindegy] lehetőség szerepel. Publikációra vonatkozó keresési opciók:

– Cím: a publikáció címére lehet keresni cím, cím részlete beírásával. – Év: évek megadásával szűkíthető a találati halmaz. Megadható egy évszám (2010), évszám tól-ig határ (2008-2010).

– Azonosító: a publikációk [ ]-ben található azonosítójára lehet keresni. Megadható egy azonosító, azonosítók , -vel elválasztva.

azonosító

tól-ig,

nem

sorrendben

lévő

– Folyóirat: adott folyóiratra lehet szűkíteni a találatokat. A folyóirat rövid vagy hosszú nevét, annak részletét a mezőbe beírva, majd a > segítségével keresve lehet a legördülő mezőben megjelenő találatokból kiválasztani a szükséges nevet.

– Kiadó: adott kiadóra lehet szűkíteni a találatokat. A kiadó nevét, annak

részletét a mezőbe beírva, majd a > segítségével keresve lehet a legördülő mezőben megjelenő találatokból kiválasztani a szükséges nevet.

– Van idéző a következő időszakban: adott évszám, vagy tól-ig határ

írható a mezőbe, valamint kiválasztható, hogy a megadott időintervallum szerint az idéző megjelenési évében keressen (Megjelenés jelölőkör), vagy az idézőnél beállított forrás évében (bekerülés ideje az adatbázisba) (Forrás jelölőkör).

– Feldolgozottság: lehetőségek:

– [jóváhagyott]:

a

publikáció

kiválasztásával

állapota csak

alapján

lehet

jóváhagyott

keresni.

A

közlemények

listázhatóak

– [nem jóváhagyott]: kiválasztásával csak nem jóváhagyott közlemények listázhatóak

– [nem migrált]: a keresésből kizárhatóak a migrált közlemények ezzel az opcióval

– feldolgozás alatt : korábban jóváhagyott, majd szerkesztett publikáció, mely szerkesztéssel a jóváhagyás elveszett

– Import: importtal bekerült közlemény, még nincs jóváhagyva – Import – Kiegészítendő: importtal bekerült közlemény, melyben az import során hiányosságot talált a rendszer (valamelyik kötelező mezőbe nem került adat, lehet pl. PubMed vagy MATARKA importnál a Besorolás hiánya, vagy bármelyik importnál a folyóiratnév hiánya) még nincs jóváhagyva

– Lezárva: jóváhagyott közlemény

48

– új, még nem publikus: kézi bevitellel bekerült publikáció, még nincs jóváhagyva

– Migrált: csatlakozott intézmény adatbázisából átemelt közleményjegyzék

(jelenleg a TPA beolvasztásából keletkezett közlemények vannak így jelölve, de a jövőben bővülhet ezen beolvasások köre)

Fentiek közül az Import, az Import – Kiegészítendő, az új, még nem publikus és a Migrált állapotú publikációk a nyilvános felületeken nem láthatóak.

– Hiba állapot: a hiányos adatú, duplum publikációkra lehet keresni. – Admin láttamozta: az adminisztrátor által láttamozott, nem láttamozott publikációk kereshetőek le.

– Létrehozó: felhasználóra lehet szűkíteni, a kiválasztott felhasználó által

beírt publikációkat lehet lekeresni. A más felhasználó által bevitt és adott szerzőhöz is kapcsolt tételek itt nem jelennek meg.

– Megjegyzés: a Megjegyzés mezőben keres. – Törölt: a törölt publikációkat lehet listázni (ha szükséges, a találati oldalon Visszaállítani az eredeti állapotba).

Idézőre vonatkozó keresési opciók:

– Admin láttamozta: az adminisztrátor által láttamozott, nem láttamozott hivatkozások kereshetőek le.

– Önidézet, Független, Nem megállapított: az idézetek jelölése alapján lehet keresni.

– Idéző jelölés jóváhagyva: az idéző jelöléskor jóváhagyott vagy nem jóváhagyott hivatkozásokra szűkíthető a keresés a legördíthető mező beállításával.

További keresési lehetőségek, melyek csak akkor vesznek rész a keresésben, ha a >> gombokkal ki vannak emelve:

– Nincs szerző: azokat a közleményeket lehet lekeresni a kijelölésével, melyek nincsenek Felhasználóhoz rendelve.

– Szerző: A szerző vezetéknevét, annak részletét a mezőbe beírva, majd a

> segítségével keresve lehet a legördülő mezőben megjelenő találatokból kiválasztani a szükséges nevet. A szerző keresés a regisztrált felhasználók között keres. A mező melletti N >> gomb segítségével a kiválasztott szerző összes addig „használt“ szerzői nevei alapján kereshetünk.

– Szerzői név: a publikációkban szereplő szerzői nevekre lehet keresni

vagy az üres mezőbe beírt karakterekkel, vagy a Szerzői név feliratra klikkelve. Utóbbi esetben egy újabb keresőt talál, melyben keresve csak az adatbázisban létező szerzői nevek közül lehet választani egyszerre akár többet is a jelölőnégyzetekbe tett pipa segítségével.

– Típus: típus szerinti szűkítés.

49

– Besorolás: besorolás szerinti szűkítés, a kiválasztott típusnak megfelelő besorolások közül lehet választani.

– Jelleg: jelleg szerinti szűkítés. A mező melletti NT >> segítségével az összes nem tudományos jelleget válaszhatjuk ki egyszerre.

– Tudományterület: jelenleg nem rendezett tábla, használata nem ajánlott, átalakítása folyamatban van.

– Intézmény: Az itt kiválasztott részleg keresésekor csak az adott

részleghez közvetlenül hozzárendelt szerzők közleményeit kapja a találati listában, a hierarchikusan alá rendelt részlegekben lévőkét nem. Ehhez a kereséshez a >> gombbal tudja a kereső kérdést aktiválni. Az itt található Sz>> gomb használatakor az intézethez rendelt szerzők lesznek kiválasztva és találatként az Ő közleményeik jelennek meg.

– Intézmény2: Az itt kiválasztott részleg keresésekor az adott részleghez

hozzárendelt összes közleményt kapja a találati listában (az adott részleghez közvetlenül hozzárendelt szerzők közleményeit és a hierarchikusan alá rendelt részlegekben lévő szerzők közleményeit).

– Nyelv: nyelv alapján lehet szűkíteni. – Kollaboráció: jelenleg nem rendezett tábla, használata nem ajánlott, átalakítása folyamatban van.

– Az Intézményi adatok alapbeállítású legördíthető mezőben az Összetett

keresőben csak 3 választási lehetőség található: Intézményi adatok, Minden nyilvános adat, Minden nyilvános és intézményi nem nyilvános adatok. Ezek működése azonos a Részletes keresőkben tárgyaltakkal, azzal a különbséggel, hogy az intézmény, vagy részleg külön kiválasztandó. Az itt hiányzó, Intézményi nem nyilvános adatok beállítást a Feldolgozottság mezőben megadott [nem jóváhagyott], Import, Import kiegészítendő, Migrált beállításokkal lehet elérni.

Figyelem! Az adatbázis nyilvános Részletes keresőjének Intézmény legördíthető mezőjébe abban az esetben kerül be egy intézmény neve, ha adatai az MTMT adatok közül intézményi hozzárendeléssel a részlegekhez lett kötve. A megjelenítést az MTMT központi adminisztrátorai tudják megtenni kérésre. Az intézményi statisztika formája jelenleg egyeztetés alatt van az MTA Titkárságával. 10. Nyomtatóbarát formátumok kinyerése A rendezett lista HTML formátumban közvetlenül kinyerhető a rendszerből a találti lista tetején a fejlécben található „Letöltés nyomtatóbarát html formátumban” gomb segítségével. A kimeneti fájl a találati listán látható paraméterekkel egyedi igényekhez alakítható. A megjelenő html oldalt lementve a számítógépre, majd azt megnyitva Microsot Office, vagy LibreOffice szövegszerkesztő programokban egy jól szerkeszthető listát kapunk. A könnyebb szerkesztés érdekében a fenti programokhoz egy-egy előkészített sablonfájlt és egy-egy sablonozási útmutatót találhat az MTMT portálon.

50

Másik lehetőség a „Letölthető formátumok” oldal megnyitása, ahonnan CSV, PDF, DOC, XML és RIS formátumban is kinyerhetőek az adott listák. 11. Központi adminisztráció Az MTMT adatbázissal kapcsolatos központi adminisztrátori feladatokat az MTMT adminisztrátori jogosultsággal rendelkező munkatársai látják el. Az MTMT adminisztrátori jogosultságok körébe tartoznak azok a feladatok, melyek elvégzésére az intézményi szintű (4,5,6 szint) adminisztrátoroknak nincs lehetősége. Emellett természetesen minden olyan feladat elvégzésére is jogosultak melyre az intézményi adminisztrátoroknak is módja van. 10.1. Az MTMT adminisztrátori jogosítványhoz kapcsolódó feladatok Az MTMT adminisztrátorok az adatbázisban két nagy feladatkört látnak el. Az egyik a törzsadatok (folyóiratok adatai, impakt faktorok, szerzők adatai stb.) karbantartása, a másik, a csak MTMT adminisztrátori jogosultsággal elvégezhető publikációs illetve idézettségi adatok kezelése.

10.1.1

MTMT törzsadatai és azok kezelése

Az MTMT törzsadatai, táblái -

Szerzők adatai

-

Folyóiratok adatai

-

Impakt faktorok adatai

-

Kiadók adatai

-

Kiadás helyére vonatkozó adatok, városok táblája

-

Országok

-

Nyelvek

-

Intézmények adatai

-

Jelleg

-

Besorolás

-

Típus

-

Adminisztrátori adatok, jogosultságok

Az intézményi adminisztrátorok (4-es szint) az alábbi törzsadatok tábláiban új adat felvételére illetve azok módosítására jogosultak, de azok törlésére a felvitelt követően már nincs módjuk. A törléssel kapcsolatos igényt az MTMT adminisztrátor(ok) számára jelezni szükséges.

51

-

Szerzői adatok

-

Intézmények adatai

-

Adminisztrátori adatok, jogosultságok

MTMT adminisztrátori jogosultsággal (új adat felvétele, meglévő módosítása, törlése, adatok összevonása) karbantartott táblák, melyekben az intézményi (4es szint) adminisztrátorok új adatok létrehozására, törlésére, módosítására nem jogosultak. -

Folyóiratok adatai

-

Impakt faktorok adatai

-

Kiadók adatai

-

Kiadás helyére vonatkozó adatok, városok táblája

-

Országok

-

Nyelvek

-

Jelleg

-

Besorolás

-

Típus

E táblák tartalmával (pl. új kiadó, nyelv, hiányzó folyóirat stb.) kapcsolatos adatok megadhatók az adatbeviteli űrlap e célra szolgáló részén (10.1.1_1 ábra).

10.1.1_1 ábra

52

A rendszer a publikáció import (PubMed, WOS stb.) során esetlegesen hiányzó adatokat automatikusan jelöli (pl. a listában nem szereplő folyóirat címe) szintén az adatbeviteli űrlap e célra szolgáló részén. 10.1.2

Publikációk és idézetek adatainak kezelése

Az intézményi adminisztrátor (4,5 szint) az általa felvitt illetve karbantartott publikációs és idézetségi adatok szerkesztésére, módosítására, bizonyos feltételek mellett törlésére jogosult. 10.2

Duplumok kezelése

10.2.1 Publikáció illetve idéző közlemény duplikátumok kezelése Az intézményi adminisztrátorok számára a rendszerben található duplumok (publikáció illetve idéző közlemény) törlésére csak azon tételek esetében van mód, melyeknél intézményen kívüli másik szerző, vagy másik intézmény, vagy utóbbi részlege nincsen a közleményhez hozzárendelve. „Idegen” hozzárendelésekkel rendelkező közlemények törlése csak MTMT központi adminisztrátori jogosultsággal tehető meg. 10.2.2 Duplumként létrehozott szerző, intézmény illetve adminisztrátor kezelése Az intézményi adminisztrátor által felvett szerzők, intézmények illetve adminisztrátorok adatai (a hibásan felvitt tételek is) csak MTMT adminisztrátori jogkörrel törölhetők, vonhatók össze. A törlésére vonatkozó igényt az MTMT adminisztráció számára jelezni szükséges. 11. Kifejezések az adatbázisban Szerző vagy Felhasználó: az a természetes személy, aki az adatbázisba személyesen az online Regisztrációs űrlap segítségével vagy adminisztrátori létrehozással bekerül. Belépési kódokkal rendelkezik, melyekkel a saját beviteli felületére léphet be adatbevitel céljából. Adminisztrátor: Intézményi adminisztrátori teendőivel megbízott személy. Lehet központi adminisztrátor (1-3 szint) vagy intézményi adminisztrátor (4-6 szint). Közlemény vagy Publikáció: az adatbázis regisztrált felhasználója által írt cikk, könyv vagy annak részlete, disszertáció, stb. Idéző vagy Hivatkozás: közleményben.

adott

közleményre

történt

utalás

egy

másik

53

Adatgazda vagy Tulajdonos: az a személy, aki a bekerült közleményt vagy hivatkozást szerkesztheti. Felhasználói szempontból egy közleménynek csak egy adatgazdája lehet, általában az a szerző, aki a közleményt, idézetet bevitte az adatbázisba. Adminisztrátori szempontból több személy is lehet, aki egy adott közleményt, hivatkozást szerkeszthet. Szerzői név: az a név, ami a közleményekben, hivatkozásokban szerepel a szerzői névsorban. Egy Felhasználóhoz több szerzői név is tartozhat. Szerzői hozzárendelés: A felhasználó és a közleményében használt szerzői név összekapcsolása. A felhasználó életművében a szerzői hozzárendelés hiányában nem láthatóak a közlemények. A hozzárendelés hiányát ! jelzi. Intézmény, részleg hozzárendelés: a közlemény szerzői néven keresztül történő intézményhez vagy annak részleghez kapcsolása. Jóváhagyás: a közlemény vagy hivatkozás láthatóvá, nyilvánossá tétele. Admin láttamozás vagy Admin jóváhagyás: az adminisztrátor által ellenőrzött és bibliográfiailag helyes közlemények, hivatkozások jelölésére szolgál. Nyilvános kereső: az adatbázis nyilvánosan, belépési kódok nélkül elérhető keresője. A keresőben a közleményeknek és a felhasználóknak a megjelenítése három kritériumhoz kapcsolódik. Adott felhasználó neve a keresőben akkor látható, ha kitöltötte (vagy az adminisztrátor a kérésére beírta) a Publikációs/idézettségi adatok érvényessége mezőt. Közlemények adott felhasználóra keresve csak akkor láthatóak, ha a szerzői hozzárendelés és a jóváhagyás megtörtént.

54