MTHV Projectcommunicatie. Handboek Methode & Techniek

MTHV Projectcommunicatie Handboek Methode & Techniek Dit handboek beschrijft de Methode & Techniek voor Persuasieve Projectcommunicatie 1

Overzicht _________________________________________________ 2

2

METHODE: Potentieel communicatie-moment identificeren ______ 3 2.1

3

METHODE: ALS inventariseren ______________________________ 5 3.1

4

TECHNIEK: PCC invullen __________________________________ 8

METHODE: Drie boodschappen schrijven _____________________ 9 5.1

6


METHODE: Antwoorden op de WHWH-vragen formuleren _______ 7 4.1

5


TECHNIEK: PCC invullen _________________________________ 10

METHODE: Persuasief communiceren _______________________ 11 6.1

Beslissingen, keuzes en reacties open onderbouwen _____________ 12

6.2

TECHNIEK: PCC gebruiken ________________________________ 13

6.3

Boodschappen LLCC redigeren _____________________________ 14

6.4

TECHNIEK: PCC gebruiken ________________________________ 15

1

Overzicht

2

| Projectcommunicatie _Handboek Methode&Techniek_1.0.docx | blad 2 uit 15

2

METHODE: Potentieel communicatiemoment identificeren Per potentieel communicatiemoment inventariseert u de ALS, formuleert u antwoorden op de WHWH-vragen, en communiceert u die persuasief. U gebruikt de technieken van het Projectcommunicatiecanvas en het Persuasief communiceren. Wees bij elke stap, beweging of ontwikkeling in een project bedacht op de impact op uw omgeving, op de verantwoording die u af moet leggen, en op het momentum dat u nodig hebt. Impact, momentum en verantwoording, dat zijn de potenties. Voor elke impact, elke verantwoording en elk momentum zullen er “derden” zijn die iets moeten -laten- doen: aanhaken, afspreken, beslissen, betalen, budgetteren, controleren, enthousiast worden, goedkeuren, instemmen, leveren, meedoen, uitdragen et cetera. Derden iets laten doen, dat vergt communicatie. Een stap, beweging of ontwikkeling in uw project kan zijn, een:  In Prince2:  Beslissing

3

     

Cesuur

    

Ontmoeting

Fase Gebeurtenis Hik Mijlpaal Keuze Oplevering Overleg Pauze Presentatie

7 processen, 7 thema's

    

Product Projectdocumentatie Prototype Reactie In SCRUMMETHODE: Intake, Planning, Sprint, Scrum

 Stap  Vastloper  Voortgang


2.1

TECHNIEK: PCC invullen

4


3

METHODE: ALS inventariseren Per potentieel communicatiemoment inventariseert u de ALS, formuleert u antwoorden op de WHWH-vragen, en communiceert u die persuasief. U gebruikt de technieken van het Projectcommunicatiecanvas en het Persuasief communiceren. Met ALS kunt u methodisch inventariseren van wie u een klap (impact), een klopje op de schouder (accountability) of een duwtje in de rug (momentum) nodigt hebt, en waarvoor (zie “doen”). U bepaalt van wie u de Actie (klap), de Legitimatie (klopje) en de Steun (duwtje) gedaan moet zien te krijgen. Wat u gedaan moet krijgen:

   

Aanhaken

       

Budgetteren

Afspreken Beslissen Betalen Controleren Enthousiast worden Goedkeuren Instemmen Leveren Meewerken Tegenwerken

   

Overrulen

       

Regelen

Overruled worden Plannen Programmeren Sponsoren Steunen Tegenwerken Uitdragen Uitzoeken Verdedigen Vormgeven

U moet het gedaan krijgen:

 Bij een team  In de hiërarchie

 Op de markt  Bij opponenten

 In uw netwerk

5


3.1


Tip: houd een invloedenmap bij Welke ALS u van wie nodig hebt, kunt u in een graphdatabase of een mindmap-programma bijhouden. Vooral handig in grotere projecten met meer stakeholders. Zorg voor bruikbare categorieën, en voor kruisverwijzingen.

6


4

METHODE: Antwoorden op de WHWHvragen formuleren Per potentieel communicatiemoment inventariseert u de ALS, formuleert u antwoorden op de WHWH-vragen, en communiceert u die persuasief. U gebruikt de technieken van het Projectcommunicatiecanvas en het Persuasief communiceren. U weet wanneer u bij wie wat gedaan wilt krijgen. Dus kunt u antwoorden op de WHWH-vragen formuleren: 1. Wie moet wat wanneer voor ons doen? (En vinden om te doen, en weten om te vinden.) 2. Hoe kunnen we dat bij hem/haar/hen over het voetlicht en tussen de oren krijgen? 3. Wie gaat de Boodschappen wanneer bakken? 4. Hoe controleren we of de wie onder 1 op tijd doet wat ie doen moet? Argumenten voor vinden om te doen kunnen zijn:

 Harde  Zachte  Gemene Kanalen naar tussen de oren kunnen zijn:

   

Rapport Memo Mail Bijeenkomst

 Wandelgang  Discussiebijdrage

 LinkedIn /

Facebook update

 Belletje  Lunch  Treincoupé

social media

7


4.1


8


5

METHODE: Drie boodschappen schrijven Met de antwoorden op de WHH-vragen kunt u minstens drie Boodschappen schrijven: 1. Blogs op intranet vormen een mooie audit-trail, en zijn

een ideaal pull-kanaal voor incidentele belangstelling. (Wat hebben ze de afgelopen maanden gedaan?) (“Hoe gaat het eigenlijk met project X?) ( Is die Y al opgeleverd?)

2. Een constituerende communicatieparagraaf in elk projectdocument, voor de accountability van uw project. 3. Zoveel vage boodschappen als nodig voor het bouwen van momentum -maar altijd binnen het Communicatiecanvas.

9


5.1


10


6

METHODE: Persuasief communiceren Per potentieel communicatiemoment inventariseert u de ALS, formuleert u antwoorden op de WHWH-vragen, en communiceert u die persuasief. U gebruikt de technieken van het Projectcommunicatiecanvas en het Persuasief communiceren. Persuasief communiceren is overredend communiceren. U moet het gedaan krijgen: de klap, het klopje of het duwtje. Gebruik daarvoor open argumentatiestructuren, en formuleer logisch, licht verteerbaar, correct en creatief.

11


6.1

Beslissingen, keuzes en reacties open onderbouwen Gebruik open argumentatiestructuren:  Onderbouw beslissingen met PAC-argumentatieschema’s,

als u een beslissing communiceert die te beschouwen is als een afweging van argumenten voor en tegen.

 Onderbouw keuzes met MAC-argumentatieschema’s,

als u een keuze communiceert die te beschouwen is als een keuze tussen een aantal alternatieven, gemaakt op grond van meer criteria.

 Beargumenteer reacties met de PMI-methode,

als u een reactie communiceert waarin u positieve en negatieve aspecten belicht, en interessante implicaties noemt.

12


6.2

TECHNIEK: PCC gebruiken

13


6.3

Boodschappen LLCC redigeren Formuleer logisch, licht verteerbaar, en correct en creatief:  Formuleer logische zinnen met de Macramémethode.

Uw lezer moet uw redeneringen kunnen herkennen. U moet ze dus duidelijk laten zien. Uw argumenten en uw redeneerwoorden moeten zichtbaar en eenduidig zijn.

 Formuleer licht verteerbare zinnen met de OPA-methode.

Lezers kijken in zinnen eerst naar de relatie tussen onderwerp en persoonsvorm. Hoe beter die relatie in uw zinnen zichtbaar is, hoe makkelijker zij voor de lezer te verteren zijn.

 Formuleer correct en creatief met de do's-and-don'ts.

Over smaak valt te twisten, over deze criteria niet. Ze blijken voorspellende waarde te hebben. Teksten die voldoen aan de criteria komen beter uit welke test dan ook, dan teksten die niet voldoen.

14


6.4

TECHNIEK: PCC gebruiken

15


MTHV Projectcommunicatie. Handboek Methode & Techniek

Recommend Documents