Modul Zásoby - Základy ovládání 1 Školící materiál pro samostudium

Modul Zásoby - Základy ovládání 1 Školící materiál pro samostudium 18.6.2012 Major Bohuslav, Ing.

Datum tisku 18.6.2012

2

Modul Zásoby - Základy ovládání 1

Modul Zásoby - Základy ovládání 1 Obsah Úvodní slovo ..................................................................................................................... 4 Sklady -*8714, *8717 ....................................................................................................... 5 Definice nového skladu ................................................................................................. 5 Zařazení nového skladu do množiny fiktivního skladu ................................................ 5 Číselník položek - *8718................................................................................................... 6 Jiný název položky - *8709, *8737 ................................................................................... 7 Jiná měrná jednotka - * 8723 ............................................................................................ 7 Příjem/Výdej - *8720 ........................................................................................................ 9 Šablony .......................................................................................................................... 9 Aplikační šablona ................................................................................................................... 9 Dokladová šablona ................................................................................................................ 9 Šablona položky (pořízení) .................................................................................................. 10 Příklad tiskové výstupu ........................................................................................................ 12

Skladová karta - *8731 .................................................................................................... 13 První pohled ................................................................................................................ 13 Informace na skladové kartě ....................................................................................... 13 Tlačítka ........................................................................................................................ 14 Přístup ke skladové kartě............................................................................................. 14 Prohlížení a opravy dokladů - *8757 .............................................................................. 15 Pořízení dokladů v aplikaci *8720 .................................................................................. 16 Příjem na sklad (nákup)............................................................................................... 16 Stav dokladu ........................................................................................................................ 19 Nákup vícenáklad ................................................................................................................ 19

Výdej ........................................................................................................................... 20 Možnost úpravy faktury .............................................................................................. 21 Fakturace - *210_Obchodník .......................................................................................... 22 Tvorba faktury ............................................................................................................. 22 Oprava faktury............................................................................................................. 23 Zrušení faktury(odhlavičkování) ................................................................................. 25 Tiskové sestavy ............................................................................................................... 26 Přílohy ............................................................................................................................. 27

3

Modul Zásoby - Základy ovládání 1 Šarže ............................................................................................................................ 27 Import dat do dokladů ................................................................................................. 27 Import položek .................................................................................................................... 27 Kopírování dokladů.............................................................................................................. 29

Vrácení zboží (vratky) ................................................................................................. 30 Záměna položky .......................................................................................................... 31 Adresy na fakturách .................................................................................................... 33 Přidání další adresy pod Klienta .......................................................................................... 33 Výběr adresy v aplikaci *8720_Příjem/výdej ...................................................................... 33

Stavy a seznamy kont .................................................................................................. 37 Definice stavů ...................................................................................................................... 37

Skladová karta-nastavení aktuálního stavu uživatelem ............................................... 38 Spotřební daň............................................................................................................... 39 Jak zobrazit návod ....................................................................................................... 41 Zkratky ........................................................................................................................ 41 Úkoly k procvičení ...................................................................................................... 42 Kontrola zásob............................................................................................................. 43 Zásady při pořizování dokladů ............................................................................................. 43 Kontroly ............................................................................................................................... 43

4


Úvodní slovo Pro absolvování tohoto školení je třeba zvládat následující Základy ovládání Windows (práce ve Windows, používání myši, spouštění a zavírání aplikací, …) Základy ovládání WinFASu (práce v centrálním manažeru, spouštění aplikací a číselníků, ovládání oken pořízení, základní logiku šablon, práci pevnými a IQ sestavami) Nezapomeňte si zkoušet práci v programu i po absolvování školení. K dispozici máte buď demo firmu, nebo v některých případech i databázi připravenou pro ostrý provoz (před zahájením provozu budou zkušební doklady vymazány). Pro zkoušení je možné použít libovolné doklady. Do zkoušení zahrňte i doklady a postupy specifické pro vaši firmu, odhalíte tím případné nedostatky v nastavení nebo ve vašich vědomostech. Při zjištění problému nás prosím kontaktujte. Toto školení si nebere za cíl ukázat vám všechny postupy a typy dokladů, zaměřuje se pouze na ty nejdůležitější a nejčastěji používané.

5


Sklady -*8714, *8717 Sklady můžeme rozdělit na fyzické sklady a sklady fiktivní Pomocí závislostí skladů lze modelovat strukturu firmy (střediska) a sledovat strukturu zboží (druh zboží, materiál, nářadí, dřevo)

Definice nového skladu Spustíme aplikaci *8714_Číselník skladů Vybereme „Druh skladu S, libovolný sklad a stiskneme tl. Kopíruj

Vyplníme číslo skladu, název skladu a stiskneme tlačítko OK. Sklad je založen

Zařazení nového skladu do množiny fiktivního skladu Spustíme aplikaci *8717_Číselník závislosti skladů Vybereme jeden fiktivní sklad (například 999) a stiskneme tlačítko Uprav

Vybereme námi požadovaný sklad a pomocí tlačítka pod sklad fiktivní Stiskneme tl. OK a dále pak tl. Konec

ho zařadíme

6


Číselník položek - *8718 Aplikace *8718 Číselník položek umožní založit kartu položky a její modifikaci.

Tlačítka Přidej – založení nové karty. Vyplníme povinná, silně orámovaná políčka a potvrdíme tl. OK. Pokud bychom některé políčko nevyplnili, program nás dál nepustí.

Kopíruj – snadnější a rychlejší založení nové karty kopírováním stávající karty do nové karty Uprav – slouží k modifikaci karty Zobraz – pouze zobrazí kartu položky k prohlížení Smaž – smaže vybranou položku, ale pod podmínkou, že nebyla použitá

Tip Pokud potřebujete změnit název nebo číslo položky postupujte následovně: Vyberte v této aplikaci danou položku a stiskněte tl. Uprav Napište nové číslo nebo název položky a stiskněte tl. OK Upozornění: položka s novým označením se bude vyskytovat ve všech dokladech, tedy včetně počátečních stavů

7


Jiný název položky - *8709, *8737 Každá položka může mít více názvů V Číselníku druhů značení *8709 nadefinujeme nový druh názvu (například Druh a Odrůda)

Pomocí aplikace *8737_Hodnoty značení přiřadíme k dané položce jako další název například Druh

Tip Aplikace *8737 je vhodná zejména k hromadnému doplnění dalších názvů Jednotlivě lze doplnit jiný název také v aplikaci *8718 takto: o Klepneme myší na „propisovačku“ o

A portom můžeme doplnit další označení položky

Nyní lze v IQ_sestavách zobrazovat danou položku i podle jiného názvu

Jiná měrná jednotka - * 8723 Přidání druhé měrné jednotky k položce Spustíme aplikaci *8723_Převod měrných jednotek a stiskneme tlačítko Přidej Vybereme položku a vyplníme přaváděné množství k množství referenčnímu Stiskneme tlačítko OK

8


Nyní můžeme pořizovat doklady s jednou nebo druhou MJ Na sestavách bude MJ referenční Tip Když chybí měrná jednotka založte novou takto: Spustíme aplikaci *8006_Číselník měrných jednotek Pomocí tl. Kopíruj založíme novou měrnou jednotku

9


Příjem/Výdej - *8720 Příjemky, výdejky, spotřeby, objednávky aj. pořizujeme pomocí aplikace *8720 – Příjem/Výdej.

Šablony Aplikační šablona výběr typu dokladu

Menu vychází z množství a druhů pohybů Lze přizpůsobit dle požadavků firmy

Dokladová šablona záložka Hlavička dokladu

1

2

1.

1.

.3

.

1.

.

4 1.

. 5 1.

. 1- Doklad o Automaticky se nastaví o Implicitně je složeno takto: číslo roku, číslo pohybu a pořadové číslo o uživatel může zvolit dle svých zvyklostí 2 – Párovací modulový symbol – obvykle číslo závazkové (přijaté) faktury 3 – Klient – pro vyhledávání lze volit rychlý kód, ičo, hvězdičkovou konvenci 4 - Datum – implicitně se nastaví aktuální datum, které lze přepsat 5 – Sklad – zde zadáme číslo skladu Body 3-5 je třeba vyplnit, jinak program nepustí dále

10

Modul Zásoby - Základy ovládání 1 záložka Ostatní

1 1.

7 . 1.

.

2 1.

8

.3

1.

1.

.

.

4 1.

. 5

9

1.

.

6

1.

.

1.

.

10 1. .

V této záložce lze doplnit následující údaje: o 1 – zakázka, ke které se má daný doklad vztahovat o 2 - specifikace – například druh komodity o 3 - například zde můžeme doplnit číslo Dl, objednávky …. o 4 -5 - doplňující texty na dokladu o 6 – dodací či poštovní adresa Dále umožňuje o 7- vybrat doklad pro vícenáklad o 8- možnost tisknout na dodacích listech i na fakturách uživatelské názvy o 9 – evidovat položky v Intrastatu o 10- počítat se DPH z jiného období

Šablona položky (pořízení) Záložka položky

1

2

1.

1.

3

. 4

. 5

6

1.

1.

1.

1.

1 – číslo.položky.

.

.

11

Modul Zásoby - Základy ovládání 1 2 – název položky

Tip Pro vyhledávání položky lze využít: o hvězdičkové sekvence jak v čísle položky tak i v názvu položky o

pomocí rozbalovátka

vedle položky

o

v čísle položky sekvencí /* . Pak můžeme přímo v políčku pro číslo položky zadat i část názvu položky, aniž bychom museli přeskakovat do políčka pro název položky

3 – množství 4 – měrná jednotka – lze mít více měrných jednotek (viz dále tento návod) 5 – cena za jednotku 6 – cena celkem

Tip Při zadávání ceny položky, je možné přeskočit cenu jednotkovou a zadat přímo cenu za položku celkem. Program cenu/j automaticky přepočítá.

Tip Význam tlačítek při pořizování položek Sleva celk. – lze pořídit slevu (přirážka mínusem) na celý doklad, ale i na jednotlivé položky Prod. Cena – umožní zadat novou prodejní cenu Další fce – editace šarže aj. Info pol. – náhled do skladové karty nebo detailní pohled na položku Při výběru položky ze seznamu položek lze založit přímo novou skladovou kartu položky (tl. Nová) případně tuto skladovou kartu doplnit či opravit (tl. Uprav).

Záložka Zakázky, klíče

Zde směřujeme pohyb položky na vybrané středisko, výkon, stroj apod.

12

Modul Zásoby - Základy ovládání 1 Záložka Poznámka

K dané položce můžeme připsat poznámku

Záložka Další údaje

Další informace, které můžeme kdané položce přidat

Příklad tiskové výstupu

13


Skladová karta - *8731 První pohled Vybereme sklad a položku a v okně se zobrazí všechny pohyby (doklady) vybrané položky na vybraném skladě

Výběrem záložky volíme informace, které chceme vidět (Množství, Skladové ceny, Ceny na dokladu)

Informace na skladové kartě Prodejní ceny – cena zadaná v aplikaci *8718_Číselník položek Množství – to, co se má zobrazovat, lze nastavit dle potřeb uživatele (viz příloha) Jiné měrné jednotky – zobrazí se nadefinovaná MJ vztažená k základní měrné jednotce a prodejní cena za tuto MJ (v tomto případě M6 je balení po 6ks a M10 balení po 10ks a cena za dané balení) Ozn – uživatelem nadefinovaná jiná označení (v tomto případě DOD znamená název dodavatele a UM znamená umístění ve skladě) Klient – výběrem klienta a zatržením Jen pohyby klienta se zobrazí pohyby vybraného klienta

14


Tlačítka Stavy skladů o zobrazí množství dané položky na jednotlivých skladech

Detail položky – zobrazí detailní informace o položce Dodavatelé o Zobrazí, kteří dodavatelé vybranou položku dodávají o Dále zde můžeme upravit informace o dodavateli, přidat nového či dodavatele zrušit

Prodejní ceny o zobrazí prodejní ceny všech nadefinovaných cenových hladin vybrané položky

Stavy kont – zobrazí stavy všech kont Detail položky – zobrazí detailní informace o položce

Přístup ke skladové kartě Spuštěním aplikace *8731 Z aplikace *8720 v šabloně položky přes tlačítko Přes kontexty ( přímo z IQ sestav, z prohlížení dokladů apod.) Tip šipkou myši najedeme na položku tiskneme pravé tlačítko myši a šipkou postupně vybereme z menu skladovou kartu

15


Prohlížení a opravy dokladů - *8757 Po spuštění je okno aplikace zcela prázdné. Doklady lze vybírat podle různých podmínek. Po výběru jakéko-li podmínky, se zobrazí seznam dokladů, odpovídající této podmínce

Seznam dokladů Položky vybraného dokladu Zkratky viz příloha „Význam zkratek“

Tlačítka a jejich funkce Uprav – umožní nejen opravu dokladu, ale i doplnění či vymazání dalších položek. Po jeho stisknutí se dostaneme do seznamu šablon, stiskneme kl. Enter a jsme v hlavičce dokladu.

Tip Pokud je doklad již v Obchodníkovi (zkratka malé f), potom se nás program zeptá tá.

Potvrzením Ano, bude doklad v Obchodníkovi stornován a můžeme ho opravit či doplnit a znovu ho předat do Obchodníka. Když zvolíme Ne následuje toto upozornění

Zde !!!NESMÍTE!!! dělat změny, týkající se množství, ceny, výmaz položky nebo přidání položky nové. Ale můžete si opravit či přidat klíčování položky. To samé platí i pro doklady, které již byly vyfakturované (zkratka velké F) Dokonči - dokončí Nedokončený doklad a zkratka N se změní na D Vytiskni – zobrazí vybraný doklad a umožní jeho tisk, kdykoli budete potřebovat Ostatní - umožní zrušit doklad. Po kliknutí na rozbalovátko se v nabídce ukáže

16


o

Zruš doklad a po je ho výběru toto upozornění

o

Po potvrzení Ano, bude doklad zrušen. Nelze zrušit doklad, který už je v Obchodníkovi či dokonce vyfakturován. Na to nás program upozorní takto:

o

Pokud potřebujeme nutně udělat změnu v zásobovém dokladu, musíme nejdříve, zrušit fakturu a potom doklad opravit

Pořízení dokladů v aplikaci *8720 Příjem na sklad (nákup) Pořízení slouží k příjmu zboží na sklad Příjem vykrývá případnou objednávku V příjemce se eviduje číslo dodacího listu dodavatele a párovací symbol došlé faktury zapsané v systému

jako první údaj k vyplnění se nabídne Doklad druhé strany/c.d. Tady se zadá číslo DL(dodací list) dodavatele. (není povinné)

Po potvrzení se nabídne údaj Párovací modulový symbol:, do kterého zapíšeme například číslo závazkové faktury nebo pokladní doklad hradící DL. Po té se nám otevře okno Párování dokladu z účetnictví, do kterého napíšeme částku pro spárování.

17


Pokud je tento párovací symbol správný, do okna se automaticky doplní klient a částka pro spárování (bez DPH). Tato částka se dá ručně přepsat, např. v případě, že ne celá částka z dokladu se bude přijímat

Tip Pokud v době přijetí na sklad není k dispozici párovací symbol (závazková faktura), lze ho doplnit později v aplikaci *8738-Oprava párovacích symbolů, a to i když se již doklad dostal pomocí spojováku do účetnictví

Zde můžeme také provádět kontrolu, případně opravu částky pro spárování. Ke kontrole párování použijeme dále pevnou sestavu Jako datum vzniku se obvykle udává datum skutečného přijetí na sklad, nebo datum zdanitelného plnění (záleží na domluvě).

18

Modul Zásoby - Základy ovládání 1 Dále vybereme sklad.

Tip Položky z objednávky Překlopení položek z pořízených objednávek vyvoláme pomocí tlačítka Objednávky.

V okně nevyřízené objednávky vybereme zaškrtnutím konkrétní objednávku(ky) a stiskneme OK.

Již v tomto okně Objednávky lze vybrat/zrušit konkrétní položky z objednávek. Toto lze udělat i později. Na dotaz je třeba určit možnost Ponechat !!! ( jinak by program přepsal námi zadané číslo objednávky). Pokud nemá dodavatel k vykrytí žádnou objednávku, program na to upozorní.

Potom program přejde do šablony položky Pokud došlo k vykrytí objednávky, položky se automaticky převedou, pak stačí zkontrolovat údaje DL

Pokud se provádí příjem bez vykrývání objednávky, položky se musí zadat ručně Program u položky automaticky zadává poslední nákupní cenu. Pokud se tato liší, lze ji kdykoli přepsat. Uložení dokladu: tl. OK, tl. OK

19

Modul Zásoby - Základy ovládání 1 Stav dokladu Stav Nedokončen – pořízený doklad má vliv na stav skladu, zapsané ceny položek se ale do skladové ceny neprojeví Stav Dokončen – pořízený doklad má vliv na stav skladu, zapsané ceny položek se projeví ve skladové ceně Stav dokladu je v okně nastaven jako neurčeno. Po uložení se tedy program zeptá:

Doporučení: ukládat doklady jako Dokončené. Stav Nedokončený zadávat pouze když nejsou známy konečné ceny (například se ještě čeká faktura za dopravu), nebo když je doklad rozpracovaný a budete se k němu vracet. I dokončený doklad lze později opravovat

Nákup vícenáklad Vícenáklad – dodatečná změna ceny položky. Nejčastějším případem vícenákladu je např. dodatečná faktura za dopravu (viz Nedokončený doklad) Další došlá faktura pro vícenáklad se v řízení zásob zapíše jako další příjemka (nový doklad), kde položky dokladu pro vícenáklad s nulovým množstvím, pouze se rozpočítá cena. Pokud je tento vícenáklad konečný, stav dokladu se označí jako Dokončený. Datum dokladu musí být stejný, jako datum původní příjemky. Původní příjemku s položkami je třeba pomocí aplikace *8757 (viz výše) změnit na stav Dokončený. Po vyplnění hlavičky dokladu program přejde na řádek Vých. dokl. pro vícenáklad, kde vybereme příjemku, ke které chceme přiřadit náklady například za dopravu.

20


Poznámka: pokud nechceme, aby se na některou položku vícenáklad přepočítával, potom ve sloupci Použ danou položku před stisknutím tl. rozpočítej zaškrtneme.

Výdej Výběr z menu

Hlavička dokladu se vyplňuje standardním způsobem Položky dokladu lze pořídit o vykrýváním objednávky- načtou se automaticky, lze je upravovat o ručně, standardním způsobem Po uložení dokladu (tl. Další) se nabídne k tisku: o Prodej na fakturu - sestava Výdejka_dodací list o Prodejka za hotové – sestava Prodejka o Výdej na dodávku - sestava Výdejka_dodací list a program uloží data do dodávek o Výdej na dodací list – sestava Výdejka_dodací list o Po uzavření okna sestavy se program vrátí do menu prodeje o Pokud jsme vybrali prodej na fakturu pak se automaticky spustí aplikace Obchodník

21


Možnost úpravy faktury

Po uložení dokladu obchodníka (stisknutí tl. OK) se nabídne faktura k tisku

22


Fakturace - *210_Obchodník Tvorba faktury přímo ze zásob se dostaneme do Obchodníka z aplikace *8720 (viz výše) přímým spuštěním při fakturaci více zásobových dokladů na jednu fakturu

v menu vybereme Fakturace a stiskneme tl. Zahlavičkuj.

23


vybereme klienta dodávky (implicitně jsou vybrány všechny) stiskneme tl. a dostaneme se do hlavičky faktury. Zde doplníme co potřebujeme a stisknutím tl. OK uložíme a vytiskneme fakturu.

Oprava faktury

v menu vybereme šablonu Opravy faktur stiskneme tl. Uprav v následujícím okně vybereme fakturu k opravě a stiskneme OK

24


pomocí rozbalovátka u tl. Úč. Knihy vybereme STORNO objeví se seznam dokladů určené ke zrušení

stiskneme kl. Esc

po tomto dotazu Ano zobrazí se následující protokol

stiskneme kl. Esc

25


potvrdíme stiskem OK nyní již můžeme dělat ve faktuře opravy

Zrušení faktury(odhlavičkování)

Stiskneme tl. Odhlavičkuj Vybereme fakturu, určenou ke zrušení a stiskneme tl. OK

Dále již je postup stejný jako při opravě faktury, jen s tím rozdílem, že se již nenabídne hlavička faktur Potom již můžeme promocí aplikace *8757 – Prohlížení dokladů zásobový doklad opravit či zrušit

26


Tiskové sestavy IQ tiskové sestavy pro zásoby najdeme ve složce Řízení zásob – Sestavy -IQ sestavy (viz obr.)

IQ_Stav skladu a obratu

šablony Z09• až Z14• slouží ke kontrole dat převedených do účetnictví IQ_pohled na deník RZ

IQ_skladová karta

27


Přílohy Šarže Co je třeba udělat, aby bylo možné dané položce přidělit šarži Spustit aplikaci *8718 Vybrat položku a stisknout tlačítko Uprav Přepnout se do záložky Další údaje V oblasti označené jako Šarže/Trvanlivost vybrat Šarže a zaškrtnout políčko Tisk na dod.list

Import dat do dokladů Import položek Zadání: Převeď počáteční stavy z excelovské tabulky dle předlohy do skladu 1

Pomocí kláves Ctrl+C vybereme do clipboardu (paměti počítače) připravená data

Ve WinFASu v aplikaci *8720 spustíme, dle zadání, šablonu pro pořízení PS

Tip Import položek lze dělat v jakékoli zásobové šabloně

28


Vybereme odpovídající sklad Pomocí rozbalovátka

u tlačítka

vyberte “Import položek“

Po zobrazení okna Položky pro import stiskneme tlačítko

Nyní je třeba v této tabulce vyplnit pořadí jednotlivých položek tak, v jakém přicházejí data z excelovské tabulky. V našem případě takto: o Položka 1 o Název položky 2 o Množství 3 o Cena celkem 4 Stiskneme tlačítko OK a následně na to tlačítko V tomto okamžiku počítač postupně přiřadí ke každé položce z Excelu položku z WinFASu. Pokud tuto položku najde, napíše OK.

Tip Položky, které nebudou označeny OK, je nutné do dokladu doplnit ručně Dále se do dokladu nedostanou položky s množstvím rovným nule Stiskneme tlačítko OK Pro následující oznámení stiskneme tlačítko Ano

29

Modul Zásoby - Základy ovládání 1 Nyní se dostaneme zpátky do hlavičky dokladu Stiskneme tlačítko Položky Dostaneme se do šablony pořízení, do které se budou automaticky načítat položky vybraného skladu Kopírování dokladů Jakýko-li již vytvořený zásobový doklad lze překopírovat do jiného dokladu Jako příklad zvolíme kopírování příjemky do dokladu spotřeby Byla vytvořena tato příjemka

Z menu vybereme spotřebu Vyplníme hlavičku dokladu, datum a sklad Pomocí rozbalovátka u tlačítka Objednávky

rozbalíme menu a

vybereme funkci Položky dle vzoru Do následující šablony doplníme Klienta a číslo pohybu (v tomto případě 10)

Po vyplnění čísla pohybu nabídne program doklad(y) pro kopírování Daný doklad vybereme zaškrtnutím políčka ve sloupci A/N a stiskneme tlačítko OK

Nyní se objeví obsah vybraného dokladu. Zaškrtneme políčko Sklad.

30

Modul Zásoby - Základy ovládání 1 Daný výběr potvrdíme tlačítkem OK

Dostaneme se do hlavičky dokladu, kde stiskneme tlačítko Položky Poté dojde k přetažení obsahu příjemky do dokladu spotřeby

Tip Pokud počítáme s tím, že celou příjemku dáme do spotřeby, pak je dobré již při pořizování příjemky ke každé položce přiřadit klíč Klíče se automaticky přesunou do spotřebky

Vrácení zboží (vratky) Zboží ze skladu vydáváme (když byl příjem) a nebo na sklad vracíme (když byl výdej) stejným druhem pohybu. Pro vratku musí být vybrán stejný klient, od kterého jsme buď zboží přijali a nebo kterému jsme zboží vydali.

Do množství napíšeme vrácené množství mínusem a objeví se nám následující tabulka, ve které svítí zeleně nula

31

Modul Zásoby - Základy ovládání 1 Sem nyní napíšeme skutečně vrácené množství a potvrdíme tlačítko OK.

Potom již daný doklad můžeme uložit a nebo doplnit o další položku. Když není doklad pro vratku. Tato situace vznikne například při záměně zboží

(pohyb 81), potom program zobrazí tento dotaz: Stiskněte tlačítko Ano. Nyní do připraveného okénka zadáme přesně tu cenu, kterou má položka, kterou nahrazujeme a stiskneme tlačítko OK

Tip V případě, že jednotková cena má několik dessetinných míst, potom je vhodnější zadat skladovou cenu celkem Pozor, při vratce výdejky, je třeba zadávat cenu skladovou, ne prodejní.

Záměna položky Záměnu jedné položky za druhou provádějte stejným druhem pohybu, ve kterém došlo buď k naskladnění či vyskladnění původní položky o nákup příjemkou o výrobu výrobním dokladem o spotřebu spotřebkou o prodej výdejkou a podobně

32


Tip Položku , kterou chceme nahradit, vyskladníme znaménkem „mínus“ Novou položku naskladníme se znaménkem „plus“ Příklad: část produkce pšenice (20t) převedeme na pšenici potravinářskou

Při inventuře lze použít v aplikaci *8720_Příjem/Výdej šablonu Záměna o Záměna má pohyb 81 a jde přes účet 395xxx, který musí být vždy nulový Záměna je typu „Spotřeba“ Příklad: zaměňte 10ks položky „bd“ za 10ks položky „ss“. Obě mají stejnou cenu 2Kč/ks.

Položka „bd“ byla vyskladněna a položka „ss“ byla naskladněna Celková částka na dokladu musí být nulová

33


Adresy na fakturách Přidání další adresy pod Klienta Ve WinFASu nelze zadat více klientů s jedním IČO. Pokud má klient střediska, více provozoven (odlišná adresa), lze přidat další adresu v aplikaci *3000_Klient. Vybereme klienta, ke kterému chceme přiřadit další adresu. Postupně stiskneme: tl. Uprav

tl. Adresy

tl. Přidej

Po vložení nové adresy stiskneme tlačítko OK. Nová adresa bude uložena pod hlavní adresu.

Výběr adresy v aplikaci *8720_Příjem/výdej V hlavičce dokladu na záložce Ostatní vybereme druhou adresu (středisko) daného klienta a určime o jaký typ adresy se jedná

34

Modul Zásoby - Základy ovládání 1 Adresa dodání

35

Modul Zásoby - Základy ovládání 1 Fakturační adresa

¨

36

Modul Zásoby - Základy ovládání 1 Poštovní adresa

37


Stavy a seznamy kont Tiskové sestavy nám zobrazují určité stavy na skladě. Pod pohyby příjem, výdej apod. se může skrývat více pohybů. Například pod pojem příjem můžete zahrnout nejen nákup (pohyb 10), ale také to může být nákup za hotové (pohyb 11), ale také výrobu a to hlavní (20) a vedlejší (21). Ale také při převodu mezi sklady, je pro jeden sklad pohyb výdej a pro druhý je to příjem. Například v tomto případě by byl příjem tvořen ze čtyř pohybů 10,11,20,21 a pro převod mezi sklady 80p_převod příjem. Ve WinFASu většinou bývají nadefinovány tzv.základní stavy kont, z kterých lze pak vytvořit stavy složitější, tzv seznamy kont. Většinou je to součet či rozdíl stavů kont základních. Definice stavů V číselníku *8721_Stavy/Seznamy kont založíme stav V aplikaci *8722_Definice stavů/Seznamu kont pak stavy nadefinujeme Tip Názvy stavů volíme tak, aby nám byly srozumitelné Pro přidání pohybu do stavu použijeme tlačítko Přidej Pro výmaz pohybu ze stavu použijeme tlačítko Smaž Příklad definice stavů Celkové příjmy_ CPRI

Fyzický stav na skladě ponížený o přijaté objednávky od zákazníků - F-OP

jednou nadefinované stavy lze použít o V aplikaci Skladová karta (*8731) o IQ_Stav skladu a obratu o IQ_Deník RZ o IQ_Skladová karta o Pro zobrazení dalšího stavu v aplikaci *8720 Tip Nastavení stavů je pro každou firmu individuální Každá firma má jiný počet kont a pohybů

38


Skladová karta-nastavení aktuálního stavu uživatelem

Klikneme na

a vybereme záložku Ostatní

Parametry karty Zde vybereme označení, která jsme předem nadefinovali v aplikacích o *8709 – Značení ZVS (číselník druhů značení) o *8737 – Hodnoty značení Aktuální stav položky Zde vyberem stavy kont, které jsme předem nadefinovali v aplikacích o *8721 – Stavy/Seznamy kont (číselník stavů/seznamů kont) o *8722 – Definice stavů/seznamů kont Dále pak zvolíme popis vybraných stavů na okně

39


Spotřební daň Co musíme udělat ve WinFASu, aby se na dodacím listě a faktuře zobrazila spotřební daň Vzhledem k tomu, že dle zákona o spotřební dani, je udávána hodnota daně v Kč/1000l je třeba udělat následující o Pomocí aplikace *8006 Měrné jednotky založit novou měrnou jednotku tis.l

o Pomocí aplikace *8098 Převodník jednotek, nastavíme převodní vztah mezi referenční a novou měrnou jednotkou

o Pomocí aplikace *8723Převod měrných jednotek ZVS pro danou položku nastavíme poměr mezi referenční a převáděnou jednotkou

V aplikaci *8718 Položky ZVS nastavíme v záložce Další údaje hodnotu spotřební daně a do komentáře doplňující text (například číslo celního sazebníku apod.)

Výstup na dodacím listu:

40


Výstup na faktuře:

Pokud u položky nemáte spotřební daň nastavenou, pak je možné ji doplnit na fakturu v aplikaci *210 Obchodník o Po stisku tlačítka Položky můžete tuto SD zadat. Do sousedního okénka uvedeme množství.

41


Jak zobrazit návod Návody, prezentace, příspěvky najdete na našich webových stránkách: www.winfas.cz. V záložce PODPORA klikněte na ikonu MODULY a vyberte ikonu ŘÍZENÍ ZÁSOB Přímo lze spustit z WinFASu takto: Číslo návodu Některé důležité postupy: o +1065 – Zásoby_Základy ovládání 1 (tento postup) o +1157 – Zásoby_Základy ovládání 2 o +1063 – Zásoby a účetnictví ve WinFASu o +1068 – Kontrola zásob po převodu dat o +1156 – Zásoby_Převod firmy do nového roku o +1166 – Zásoby_Cenotvorba o +1152 – Produkce pomocné činnosti o +1170 – Zásoby_IQ_nastavení

Zkratky 1. v aplikaci *8757-prohlížení dokladů pro sloupec Stav – stav dokladu N_ D_ DU DO f_ F_ K_ KU KO

- doklad nedokončen – barva zelená - doklad dokončen – barva bílá - doklad dokončen a zaknihován – barva červená - doklad dokončen a oceněn – barva červená - doklad předán do obchodníka, dodávka (čeká na fakturaci) –barva modrá - doklad vyfakturován – barva červená - doklad kasa – barva červená - doklad kasa zaknihován – barva červená - doklad kasa oceněn – barva červená

pro sloupec V – vykrytost objednávek N Č V

- objednávka je nevykryta – barva červená - objednávka je částečně vykrytá – barva žlutá - objednávka je plně vykrytá – barva bílá

2. v aplikaci *8731-skladová karta D_ DN DZ DO F_ N_

- doklad dokončen – barva bílá - doklad se neúčtuje – barva červená - doklad je zaknihován – barva červená - doklad je oceněn – barva žlutá - doklad je v obchodníkovi jako dodávka a nebo je již vyfakturován – barva červená - doklad je nedokončen – barva zelená

42


Úkoly k procvičení Založte novou kartu položky s měrnou jednotkou tuny Přidejte k této nové položce měrnou jednotku kg Založte nový sklad a zařaďte ho do množiny skladů celé firmy Zapište příjemku takto: o Zapište dvě položky ze seznamu položek o Přímo z příjemky založte novou skladovou kartu položky a tuto pak zapište do příjemky o Tento doklad uložte jako doklad Nedokončený 5. Pomocí šablony „Nákup vícenáklad“ pořiďte k této příjemce vícenáklad za dopravu 6. Změňte stav původní příjemky ze stavu „Nedokončen“ na stav „Dokončen“ 7. Prodejte zboží na fakturu a to takto o Vytvořte ze zásáb fakturu o Tento doklad opravte tak, že přidáte další novou položku do původního DL a vytvořte novou fakturu 8. Vraťte dodavateli přijaté zboží 9. Vraťte odběrateli vydané zboží 10. Proveďte záměnu položky za jinou 11. Při pořizování zásobového dokladu se podívejte na skladovou kartu právě pořizované položky 12. Přiřaďte k vámi vybrané položce její druhý název 13. Zkopírujte obsah libovolného dokladu (například příjemky) do jiného dokladu (například výdejky) 14. Pomocí IQ_Stav skladu a obratu vytiskněte sestavu „Stav skladu“ 15. V IQ_Deník pohybů RZ uložte do PDF sestavu Pohyby+Doklady(šablona Z08•) a pošlete ji na: [email protected] 16. Zobrazte si na našich webových stránkách přímo z WinFASu například tyto dokumenty: +964, +1075, +1063 1. 2. 3. 4.

43


Kontrola zásob Zásady při pořizování dokladů Datum pořízení příjemky obvykle udává datum skutečného přijetí na sklad nebo datum zdanitelného plnění Datum pořízení příjemky musí vždy předcházet datumu výdeje ze skladu!!! I když jsme někdy nuceni udělat výdej do mínusu, je třeba následně pořídit příjem zboží na sklad s datem, který předchází výdeji Upozornění Vícenáklady (například faktura za dopravu) je příjemka s penězi a nulovým množstvím Datum vícenákladu musí být stejný jako datum na dokladu, ke kterému vícenáklad přiřazujeme Pozor na vratky a záměny Při dobropisu výdejky vracíme zboží na sklad ve skladové ceně (ne v ceně prodejní)

V případě nedodržení těchto zásad, dojde k chybě ocenění a následně potom zůstávají peníze na o položkách s nulovým stavem o účtech pořízení 111 a 131 Kontroly Na konci každého měsíce je nutné udělat následující kroky: Tip Všechny uvedené šablony označené na začátku názvu UK, najdeme v IQ_Stav skladu a obratu  Za uplynulé účetní období, nesmí zůstat žádný doklad Nedokončený Nedokončené doklady zjistíme pomocí aplikace *8757_

 Na jednotlivých skladech nesmí zůstat ani jediná položka se záporným stavem Šablona  Provedeme ocenění zásob pomocí aplikace *8733 Tip

Datum oceněno ke dni musí být o den větší než den, ke kterému chceme mít zásoby oceněné Sklad volíme 999_Celá firma

 Zkontrolovat, zda se vše ocenilo: Šablona

44

Modul Zásoby - Základy ovládání 1 Tip Po stisknutí tlačítka Data musí být ve sloupci StacScZapsáno nula

Zkontrolovat zda neexistují položky s nulovým stavem a penězi Šablona Tip navýší stav skladu i v účtu a mohou ovlivnit hospodářský výsledek firmy příčinou je obvykle nedodržení zásad při pořizování dokladů (viz výše)

 Pokud některá z výše uvedených kontrol ukázala chybu, pak je třeba chybu najít a odstranit Tip K vyhledávání chyb použijte jak aplikaci *8731_Skladová karta tak i IQ_Skladovou kartu

V případě, že nemůžete chybu najít, volejte podporu zásob. Nenechávejte tyto nesrovnalosti až na konec roku. Můžete tím ovlivnit i hospodářský výsledek firmy !!!  Až potom teprve přejděte k převodu zásob do účta pomocí aplikace *1020_Spojováky Tip Ke kontrole, zda se vše, co bylo oceněno, dostalo do účta, můžete použít opět šablonu

Po stisknutí tlačítka Data musí být ve sloupci StacScOceněno nula

 Kontrola párování – použijte sestavu Kontrola párování RZ-Účto

Tip Další kontroly a podrobnosti k tématu zásoby a účetnictví najdete v návodu +1063_Zásoby a účetnictví ve WinFASu

Modul Zásoby - Základy ovládání 1 Školící materiál pro samostudium

Recommend Documents