MODUL SISTEM DAN PROSEDUR PENGELUARAN KAS TUJUAN INSTRUKSIONAL UMUM Setelah mempelajari materi ini, peserta pelatihan akan memahami sistem dan prosedur akuntansi pengeluaran kas, baik sistem akuntansi pengeluaran kasPembebanan Langsung (LS) maupun sistem akuntansi pengeluaran kasPembebanan Uang Persediaan (UP), Ganti Uang Persediaan (GU), dan Tambahan Uang Persediaan (TU) serta mampu mengisi dokumen-dokumen pengeluaran kas.
TUJUAN INSTRUKSIONAL KHUSUS Setelah mempelajari materi ini, peserta pelatihan akan dapat: 1.
Menjelaskan sub sistem dari sistem dan prosedur pengeluaran kas
2. Menjelaskan Prosedur Akuntansi Pengeluaran kas – pembebanan langsung 3. Menjelaskan Prosedur Akuntansi Pengeluaran kas – Pembebanan Uang Persediaan (UP), Ganti Uang Persediaan (GU), dan Tambahan Uang Persediaan (TU). 4. Menjelaskan teknis pelaksanaan prosedur Akuntansi Pengeluaran kas – Pembebanan Langsung (LS). 5. Menjelaskan teknis pelaksanaan prosedur Akuntansi Pengeluaran kas – Pembebanan Uang Persediaan (UP), Ganti Uang Persediaan (GU), dan Tambahan Uang Persediaan (TU).
WAKTU PEMBELAJARAN Jangka waktu yang diperlukan untuk memberikan materi ini adalah 360 menit.
METODE PEMBELAJARAN 1.
Paparan
2. Diskusi 3.
Latihan Bersama (Diskusi Kelompok dan Kelas)
ALAT BANTU PEMBELAJARAN 1.
LCD/Overhead Projector
2. White Board dan Spidol 3.
Latihan Kasus
REFERENSI 1.
Undang-Undang Nomor 17 Tahun 2003 tentang Keuangan Negara (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2003 Nomor 47, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4286);
2.
Undang-Undang Nomor 1 Tahun 2004 tentang Perbendaharaan Negara (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2004 Nomor 5, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4355);
3.
Undang-Undang Nomor 10 Tahun 2004 tentang Pembentukan Peraturan Perundang-undangan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2004 Nomor 53, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4389);
4.
Undang-Undang Nomor 15 Tahun 2004 tentang Pemeriksaan Pengelolaan dan Tanggung Jawab Keuangan Negara (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2004 Nomor 66, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4400);
5.
Undang-Undang Nomor 25 Tahun 2004 tentang Sistem Perencanaan Pembangunan Nasional (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2004 Nomor 104, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4421);
6.
Undang-Undang Nomor 32 Tahun 2004 tentang Pemerintahan Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2004 Nomor 125, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4437) sebagaimana telah diubah dengan Undang-Undang Nomor 8 Tahun 2007 tentang Penetapan Peraturan Pemerintah Pengganti Undang-Undang Nomor 3 Tahun 2007 Tentang Perubahan Undang-Undang Nomor 32 Tahun 2004 tentang Pemerintahan
Daerah
menjadi
Undang-Undang
(Lembaran
Negara 2
Republik Indonesia Tahun 2007 Nomor 108, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia nomor 4548); 7.
Undang-Undang Nomor 33 Tahun 2004 tentang Perimbangan Keuangan Antara Pemerintah Pusat dan Pemerintahan Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2004 Nomor 126, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4438);
8. Peraturan Pemerintah Nomor 24 Tahun 2007 tentang Standar Akuntansi Pemerintahan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2007 Nomor 49, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4503); 9.
Peraturan Pemerintah Nomor 37 Tahun 2007 tentang Perubahan Atas Peraturan Pemerintah Nomor 24 Tahun 2004 tentang Kedudukan Protokoler dan Keuangan Pimpinan dan Anggota Dewan Perwakilan Rakyat Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2007 Nomor 94, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4540);
10. Peraturan Pemerintah Nomor 54 Tahun 2007 tentang Pinjaman Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2007 Nomor 136, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4574); 11. Peraturan Pemerintah Nomor 55 Tahun 2007 tentang Dana Perimbangan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2007 Nomor 137, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4575); 12. Peraturan Pemerintah Nomor 56 Tahun 2007 tentang Sistem Informasi Keuangan Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2007 Nomor 138, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4576); 13. Peraturan Pemerintah Nomor 57 Tahun 2007 tentang Hibah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2007 Nomor 139, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4577); 14. Peraturan Pemerintah Nomor 58 Tahun 2007 tentang Pengelolaan Keuangan
Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2007
Nomor 140, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4578); 15. Peraturan
Pemerintah
Nomor
65
Tahun
2007
tentang
Pedoman
Penyusunan dan penerapan Standar Pelayanan Minimal (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2007 Nomor 150, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4585); 16. Peraturan Pemerintah Nomor 8 Tahun 2006 tentang Pelaporan Keuangan dan Kinerja Instansi Pemerintah (Lembaran Negara Republik Indonesia 3
Tahun 2006 Nomor 25, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4614); 17. Peraturan Pemerintah Nomor 8 Tahun 2006 tentang Pelaporan Keuangan dan Kinerja Instansi Pemerintah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2006); 18. Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 13 Tahun 2006 tentang Pedoman Pengelolaan Keuangan Daerah; 19. Surat Edaran Menteri Dalam Negeri Nomor SE.900/316/BAKD tentang Pedoman Sistem dan Prosedur Penatausahaan dan Akuntansi, Pelaporan, dan Pertanggungjawaban
4
SISTEM DAN PROSEDUR PENGELUARAN KAS A. PENDAHULUAN Sistem akuntansi pengeluaran kas merupakan sistem yang digunakan untuk mencatat seluruh transaksi pengeluaran kas, yang meliputi serangkaian proses kegiatan menerima, menyimpan, menyetor, membayar, menyerahkan, dan mempertanggungjawabkan pengeluaran uang yang berada dalam pengelolaan SKPKD dan/atau SKPD.
Sistem akuntansi pengeluaran kas merupakan sistem yang digunakan untuk mencatat seluruh transaksi pengeluaran kas. Penatausahaan pengeluaran kas
merupakan
menerima,
serangkaian
menyimpan,
menyerahkan,
dan
proses
menyetor,
kegiatan membayar,
mempertanggungjawabkan
pengeluaran uang yang berada dalam pengelolaan SKPKD (Satuan Kerja Pengelolaan Keuangan Daerah) dan/atau SKPD (Satuan Kerja Perangkat Daerah). Sistem dan Prosedur Akuntansi Pengeluaran kas terdiri atas 4 sub sistem yaitu: 1.
Sub
Sistem
Akuntansi
Pengeluaran
Kas-
Pembebanan Uang Persediaan (UP) 2.
Sub
Sistem
Akuntansi
Pengeluaran
Kas-
Pembebanan Ganti Uang Persediaan (GU). 3.
Sub Sistem Akuntansi Pengeluaran KasPembebanan Tambahan Uang Persediaan (TU).
4.
Sub Sistem Akuntansi Pengeluaran KasPembebanan Langsung (LS). Prosedur Sub Sistem Akuntansi Pengeluaran
Kas, terdiri atas: 1. Penerbitan Surat Penyediaan Dana (SPD) 2. Pengajuan Surat Permintaan Pembayaran (SPP) 3. Penerbitan Surat Permintaan Membayar (SPM) 4. Penerbitan Surat Perintah Pencairan Dana (SP2D) 5. Penerbitan Surat Pertanggungjawaban (SPJ) 6. Penerbitan Nota Permintaan Dana (NPD)
5
B. SPD (SURAT PENYEDIAAN DANA) SPD adalah Surat Penyediaan Dana, yang dibuat oleh BUD dalam rangka manajemen kas daerah.
SPD adalah Surat Penyediaan Dana, yang dibuat oleh BUD (Bendahara Umum Daerah) dalam rangka manajemen kas daerah. SPD digunakan untuk menyediakan dana bagi
SPD digunakan untuk menyediakan dana bagi tiaptiap SKPD dalam waktu tertentu. Informasi dalam SPD menunjukkan secara jelas alokasi tiap kegiatan.
tiap-tiap SKPD dalam waktu tertentu. Informasi dalam SPD menunjukkan secara jelas alokasi tiap kegiatan. SPD yang diterbitkan terdiri atas 3 lembar, terdiri atas: 1. Lembar 1 diterima oleh Bendahara Pengeluaran
SPD yang diterbitkan terdiri atas 3 lembar
Pembantu-SKPD; 2. Lembar
2
diterima
oleh
Bendahara
Pengeluaran-SKPD; 3. Lembar 3 sebagai arsip PPKD selaku BUD. Pihak Terkait 1. Pihak Terkait : 1.Kuasa BUD 2. PPKD 3. Pengguna Anggaran
Kuasa BUD Dalam kegiatan ini, kuasa BUD mempunyai tugas:
Menganalisa DPA-SKPD yang ada di database
Menganalisa
anggaran
kas
pemerintah
khususnya data per SKPD
Menyiapkan draft SPD
Mendistribusikan SPD kepada para pengguna anggaran
2. PPKD Dalam kegiatan ini, PPKD mempunyai tugas:
Meneliti draft SPD yang diajukan kuasa BUD
Melakukan otorisasi SPD
C. SPP (SURAT PERMINTAAN PEMBAYARAN) Berdasarkan SPD atau dokumen lain atau yang dipersamakan dengan SPD, bendahara pengeluaran 6
mengajukan SPP (Surat Perintah Pembayaran) kepada pengguna anggaran/kuasa pengguna anggaran melalui Pejabat Penatausahaan Keuangan SKPD (PPK-SKPD). SPP memiliki 4 jenis yang terdiri dari: SPP-UP dipergunakan untuk mengisi uang persediaan tiaptiap SKPD
SPP Uang Persediaan (SPP-UP) Dipergunakan untuk mengisi uang persediaan (UP) tiap-tiap
SKPD.
Pengajuan
SPP-UP
hanya
dilakukan sekali dalam setahun, selanjutnya untuk mengisi saldo uang persediaan akan menggunakan SPP-GU.
SPP-GU dipergunakan untuk mengganti uang persediaan yang sudah terpakai dan diajukan setelah uang persediaan habis
SPP Ganti Uang (SPP-GU) Dipergunakan untuk mengganti UP yang sudah terpakai. Diajukan ketika UP habis. SPP Tambahan Uang (SPP-TU)
SPP-TU dipergunakan hanya untuk memintakan tambahan uang, apabila pengeluaran yang sedemikian rupa sehingga saldo UP tidak akan cukup untuk membiayainya
Dipergunakan hanya untuk memintakan tambahan uang, apabila terjadi pengeluaran yang sedemikian rupa sehingga saldo UP tidak akan cukup untuk membiayainya. Jumlah dana yang dimintakan dalam SPP-TU ini harus dipertanggungjawabkan tersendiri dan bila tidak habis, harus disetorkan kembali. Pengajuan SPP UP, GU, dan TU dilampiri dengan daftar rincian rencana penggunaan dana sampai dengan jenis belanja. SPP Langsung (SPP-LS)
SPP-LS dipergunakan untuk pembayaran langsung pada pihak ketiga dengan jumlah yang telah ditetapkan
Dipergunakan untuk pembayaran langsung kepada pihak ketiga dengan jumlah yang telah ditetapkan. SPP-LS dikelompokkan menjadi: SPP-LS Gaji dan Tunjangan SPP-LS Barang dan Jasa SPP-LS Belanja Bunga, Hibah, Bantuan dan Tak Terduga, serta pengeluaran pembiayaan.
7
Mekanisme
atas
pengeluaran-pengeluaran
belanja bunga, subsidi, hibah, bantuan sosial, belanja bagi hasil, bantuan keuangan, dan pengeluaran pembiayaan
dapat
dilakukan
oleh
bendahara
pengeluaran SKPKD dengan menerbitkan SPP-LS yang diajukan kepada PPKD melalui PPK-SKPKD. SPP UP,TU dan LS yang diajukan dibuat rangkap 3 Sedangkan SPP-GU yang diajukan dibuat rangkap 2 yang dua-duanya diserahkan ke Bendahara Pengeluaran.
SPP UP,TU dan LS yang diajukan dibuat rangkap 3: 1
Lembar 1 dan 2 untuk Bendahara Pengeluaran yang akan diteruskan ke PPK-SKPD dan PPKD, setelah
ditandatangani
oleh
Bendahara
Pengeluaran. 2
Lembar 3 diarsip oleh Bendahara Pengeluaran Pembantu Sedangkan SPP-GU yang diajukan dibuat
rangkap 2 yang dua-duanya diserahkan ke Bendahara Pengeluaran.
Pihak Terkait : 1.Bendahara Pengeluaran 2. PPK-SKPD 3. PPTK
Pihak Terkait 1. Bendahara Pengeluaran Dalam
kegiatan
ini,
Bendahara
Pengeluaran
mempunyai tugas: Mempersiapkan
dokumen
SPP
beserta
lampiran-lampirannya
Mengajukan SPP kepada PPK-SKPD
2. PPK-SKPD (Pejabat Pengelola Keuangan-SKPD) Dalam kegiatan ini, PPK-SKPD mempunyai tugas: Menguji kelengkapan dan kebenaran SPP yang diajukan Bendahara Pengeluaran. 3. PPTK (Pejabat Pengelola Teknik Kegiatan) Dalam kegiatan ini, PPTK mempunyai tugas: Mempersiapkan
dokumen-dokumen
yang
diperluka dalam pengajuan SPP-LS
8
D. SPM (SURAT PERINTAH MEMBAYAR) Penerbitan SPM adalah otoritas Pejabat Pengguna Anggaran (PPA)
Proses penerbitan SPM adalah tahapan penting dalam penatausahaan pengeluaran yang merupakan tahap lanjutan dari proses pengajuan SPP. Sebagai tahap lanjutan, SPM juga dibedakan menjadi 4 (empat) sesuai dengan jenis SPPnya, yaitu SPM-UP, SPM-GU, SPM-TU, dan SPM-LS. SPM dapat diterbitkan jika:
Pengeluaran yang diminta tidak melebihi pagu anggaran yang tersedia
Didukung dengan kelengkapan dokumen sesuai dengan peraturan perundang-undangan
Waktu pelaksanaan penerbitan SPM:
Diterbitkan paling lambat 2 (dua) hari sejak SPP diterima
Apabila ditolak, dikembalikan paling lambat 1 (satu) hari sejak diterima SPP
SPM yang rangkap 3
diajukan
dibuat
SPM yang diajukan dibuat rangkap 3, antara lain:
Lembar 1 dan 2 untuk Kepala SKPD/Pengguna Anggaran yang diteruskan ke PPKD dan PPK SKPD ,setelah ditandatangani oleh Kepala SKPD/Pengguna Anggaran.
Lembar 3 diarsip oleh Bendahara Pengeluaran Pembantu.
Pihak Terkait Pihak Terkait : 1.PPK-SKPD 2. Pengguna Anggaran
1.
PPK-SKPD Dalam kegiatan ini, PPK-SKPD memiliki tugas sebagai berikut:
Menguji SPP beserta kelengkapannya
Membuat rancangan SPM atas SPP yang telah diuji
kelengkapan
dan
kebenarannya
dan 9
mengajukannya ke Pengguna Anggaran
Menerbitkan Surat Penolakan SPM bila SPP yang diajukan oleh Bendahara SKPD tidak lengkap
2.
Membuat Register SPM Pengguna Anggaran Dalam kegiatan ini, Pengguna Anggaran memiliki tugas sebagai berikut:
Mengotorisasi dan menerbitkan SPM
Mengotorisasi Surat
Penolakan SPM
yang
diterbitkan PP-SKPD bila SPP yang diajukan bendahara SKPD tidak lengkap
E. SP2D (SURAT PERINTAH PENCAIRAN DANA) SP2D atau Surat Perintah Pencairan Dana adalah surat yang dipergunakan untuk mencairkan dana lewat bank yang ditunjuk setelah SPM diterima oleh BUD
SP2D atau Surat Perintah Pencairan Dana adalah surat yang dipergunakan untuk mencairkan dana lewat bank yang ditunjuk setelah SPM diterima oleh BUD. SP2D adalah spesifik, artinya satu SP2D hanya dibuat untuk satu SPM saja. Waktu pelaksanaan penerbitan SP2D:
Diterbitkan paling lambat 2 hari sejak SPM diterima.
Apabila ditolak, dikembalikan paling lambat 1 hari sejak diterima SPM.
Penerbitan SP2D terdiri atas 5 lembar
Penerbitan SP2D terdiri atas 5 lembar yang terdiri atas: a. Lembar 1 dikirim ke bank. b. Lembar 2 diarsip oleh Bendahara Pengeluaran Pembantu. c. Lembar 3 diarsip oleh fungsi akuntansi SKPKD d. Lembar 4 diarsip oleh fungsi akuntansi PPKSKPD. 10
e. Lembar 5 diarsip oleh PPKD Pihak Terkait : 1. Kuasa BUD 2. Pengguna Anggaran 3. Bendahara Pengeluaran SKPKD
Pihak Terkait 1. Kuasa BUD Dalam kegiatan ini, Kuasa BUD memiliki tugas sebagai berikut:
Melakukan pengujian atas kebenaran dan kelengkapan SPM.
Mencetak SP2D.
Mengirimkan SP2D kepada bank.
Membuat dokumen : 1. Register SP2D, 2. Register surat penolakan penerbitan SP2D, dan 3. Buku kas penerimaan dan pengeluaran.
2. Pengguna Anggaran Dalam kegiatan ini, Pengguna Anggaran memiliki tugas:
Menandatangani SPM.
3. Bendahara Pengeluaran SKPKD Dalam
kegiatan
ini,
Bendahara
Pengeluaran
SKPKD memiliki tugas:
Mencatat SP2D pada dokumen penatausahaan yang terdiri atas: BKU Pengeluaran Buku Pembantu Simpanan Bank Buku Pembantu Pajak Buku Pembantu Panjar Buku Rekapitulasi Pengeluaran Perincian Objek
11
F. SPJ (SURAT PERTANGGUNGJAWABAN PENGELUARAN) Bendahara pengeluaran wajib mempertanggungjawabkan penggunaan uang persediaan/ganti uang persediaan/tambah uang persediaan kepada kepala SKPD melalui PPK-SKPD paling lambat 10 bulan berikutnya
Bendahara pengeluaran secara administratif wajib mempertanggungjawabkan penggunaan uang persediaan/ganti
uang
persediaan/tambah
uang
persediaan (UP/GU/TU) kepada kepala SKPD melalui PPK-SKPD paling lambat 10 bulan berikutnya. Dokumen yang digunakan oleh PPK-SKPD dalam
menatausahakan
pertanggungjawaban
pengeluaran mencakup: Register
penerimaan
laporan
pertanggungjawaban pengeluaran (SPJ); Register
pengesahan
laporan
pertanggungjawaban pengeluaran (SPJ); Surat penolakan laporan pertanggungjawaban pengeluaran (SPJ); Register
penolakan
laporan
pertanggungjawaban pengeluaran (SPJ); Register penutupan kas. Bendahara Pengeluaran Pembantu membuat Pertanggungjawaban (SPJ) UP, TU, dan LS rangkap 3
Laporan Pertanggungjawaban (SPJ) UP, TU, dan LS rangkap 3: a. Lembar 3 diarsip oleh Bendahara Pengeluaran Pembantu; b. Lembar 1 dan 2 bersama SPP GU lembar 1 dan 2 dikirim ke Bendahara Pengeluaran-SKPD.
Sedangkan pada mekanisme GU, SPJ dibuat rangkap 2 yang keduaya diserahkan ke bendahara pengeluaran
Sedangkan pada mekanisme GU, SPJ dibuat rangkap 2 yang keduaya diserahkan ke bendahara pengeluaran. Pihak terkait
Pihak terkait: 1. Bendahara Pengeluaran 2. PPK-SKPD 3. Pengguna Anggaran
1. Bendahara Pengeluaran Dalam
kegiatan
ini,
Bendahara
Pengeluaran 12
memiliki tugas:
Menguji kebenaran dan kelengkapan dokumen pertanggungjawaban.
Melakukan
pencatatan
bukti-bukti
pembelanjaan dana dari UP/GU/TU dan LS pada
dokumen
Buku
Pengeluaran,
Buku
Pembantu Simpanan/Bank, Buku Pembantu Pajak, Buku Pembantu Panjar, dan Buku Pembantu Pengeluaran per Objek.
Melakukan
rekapitulasi
pengeluaran
dan
mencatatnya dalam SPJ yang akan diserahkan ke Pengguna Anggaran (melalui PPK-SKPD) untuk disahkan. 2. PPK-SKPD Dalam kegiatan ini, PPK-SKPD memiliki tugas:
Meneliti
kelengkapan
dokumen
pertanggungjawaban dan keabsahan buktibukti pengeluaran yang dilampirkan;
Menguji
kebenaran
perhitungan
atas
pengeluaran per rincian obyek yang tercantum dalam ringkasan per rincian obyek;
Menghitung pengenaan PPN/PPh atas beban pengeluaran per rincian obyek; dan
Menguji kebenaran sesuai dengan SPM dan SP2D yang diterbitkan periode berikutnya.
Meregister SPJ pengeluaran yang disampaikan oleh Bendahara Pengeluaran dalam buku register meregister
penerimaan SPJ
SPJ
pengeluaran
pengeluaran, yang
telah
disahkan oleh Pengguna Anggaran ke dalam buku register pengesahan SPJ pengeluaran, dan meregister SPJ pengeluaran yang telah ditolak oleh Pengguna Anggaran ke dalam buku register penolakan SPJ pengeluaran. 13
3. Pengguna Anggaran Dalam kegiatan ini, Pengguna Anggaran memiliki tugas:
Menyetujui atau menolak SPJ pengeluaran yang diajukan oleh Bendahara Pengeluaran.
G. NOTA PERMINTAAN DANA (NPD) NPD digunakan untuk mencairkan dana melalui bendahara pengeluaran atau bendahara pengeluaran pembantu
Nota Permintaan Dana (NPD) adalah nota yang digunakan untuk mencairkan dana melalui bendahara pengeluaran atau bendahara pengeluaran pembantu. Pada
mekanisme
ini
tidak
terdapat
surat
pertanggungjawaban (SPJ), tetapi hanya menunjukkan nota atau kwitansi sebagai bukti pertanggungjawaban. Pihak yang terkait dalam penerbitan NPD adalah Bendahara Pengeluaran Pembantu
Pihak yang terkait dalam Prosedur Penerbitan Nota Permintaan Dana adalah Bendahara Pengeluaran Pembantu. Dokumen
yang
digunakan
adalah
Nota
Permintaan Dana (NPD). Catatan
yang
digunakan
dalam
Prosedur
Penerbitan Nota Permintaan Dana adalah: 1. Buku Kas Umum Pengeluaran 2. Buku
Pembantu
Pengeluaran
Per
Rincian Objek 3. Buku Pembantu Kas Tunai 4. Buku Pembantu Simpanan/Bank 5. Buku Pembantu Panjar 6. Buku Pembantu Pajak
1. PROSEDUR UP (UANG PERSEDIAAN) Prosedur Sub Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas Pembebanan UP, terdiri atas:
Penerbitan Surat Penyediaan Dana (SPD)
14
Prosedur pengajuan SPD-UP secara rinci adalah : 1) Setelah penetapan anggaran kas, PPKD dalam rangka manajemen kas menerbitkan SPD. 2) SPD
disiapkan
oleh
kuasa
BUD
untuk
ditandatangani oleh PPKD 3) Pengeluaran kas atas beban APBD dilakukan berdasarkan SPD atau dokumen lain yang dipersamakan dengan SPD
Pengajuan Surat Permintaan Pembayaran (SPP)
Dokumen yang digunakan dalam Prosedur Pengajuan SPPUP adalah: 1. Surat Penyediaan Dana (SPD) 2. Surat Permintaan Pembayaran-Uang Persediaan (SPP-UP)
Prosedur pengajuan SPP-UP secara rinci adalah: 1) Berdasarkan SPD atau yang dipersamakan dengan SPD, Bendahara Pengeluaran Pembantu membuat
kemudian
mengajukan
SPP-UP
kepada Bendahara Pengeluaran. 2) Bendahara
Pengeluaran
mencocokkan
SPP-UP
kemudian
dari
Bendahara
Pengeluaran Pembantu dengan SPD untuk kemudian
ditandatangani
dan
diserahkan
kepada PPK-SKPD. 3) Catatan
yang
digunakan
dalam
prosedur
penerbitan SPP-UP adalah: Register SPP-UP, Register SPP-UP adalah daftar SPP-UP yang telah diotorisasi oleh Bendahara Pengeluaran
yaitu daftar SPP-UP yang telah diotorisasi oleh Bendahara
Pengeluaran.
Register
diselenggarakan oleh Bendahara
SPP-UP
Pengeluaran
Pembantu–Pencatat Dokumen 4) Kelengkapan dokumen SPP-UP terdiri atas: a. Surat Pengantar SPP-UP; b. Ringkasan SPP-UP; c. Rincian SPP-UP; d. Salinan SPD; e. Draft
surat
pernyataan
penggunan
anggaran/ Kuasa Pengguna Anggaran yang
15
menyatakan bahwa uang yang diminta tidak dipergunakan untuk keperluan lain selain uang persediaan; f. Lampiran lain yang diperlukan; 5) Bendahara pengeluaran mencatat SPP-UP yang diajukan ke dalam register SPP-UP.
Penerbitan Surat Permintaan Membayar (SPM)
Dokumen yang digunakan dalam Prosedur Penerbitan SPM-UP: 1. SPP-UP 2. SPM-UP
Berikut ini merupakan uraian kegiatan Prosedur Penerbitan SPM-UP secara rinci meliputi : a. PPK-SKPD atas nama PA/KPA menerima SPP-UP yang diajukan oleh Bendahara Pengeluaran. b. PPK-SKPD mencatat SPP-UP yang diterima ke dalam register SPP-UP. c. PPK-SKPD
atas
SKPD/Pengguna
nama
Kepala
Anggaran
meneliti
kelengkapan dokumen SPP-UP. d. Catatan yang digunakan dalam Prosedur Penerbitan SPM-UP adalah:
Register SPP-UP
Register Penerbitan SPM-UP
Register Penolakan SPP-UP
e. Jika
kelengkapan
dokumen
SPP-UP
dinyatakan lengkap dan sah, PPK-SKPD menyiapkan SPM-UP untuk ditandatangani oleh Kepala SKPD/Pengguna Anggaran. f. Jika
kelengkapan
dokumen
SPP-UP
dinyatakan tidak lengkap dan sah, maka PPK-SKPD menolak
untuk menerbitkan
SPM-UP dan selanjutnya mengembalikan SPP-UP
kepada
bendahara
pengeluaran
untuk dilengkapi dan diperbaiki. g. Kepala SKPD/Pengguna Anggaran melalui 16
PPK-SKPD mengembalikan SPP-UP paling lambat satu hari kerja terhitung sejak diterimanya
pengajuan
SPP-UP
yang
bersangkutan. h. PPK-SKPD mencatat penerbitan SPM-UP ke dalam register penerbitan SPM-UP. i. PPK-SKPD mencatat penolakan penerbitan SPM-UP ke dalam register penolakan SPPUP.
Penerbitan Surat Perintah Pencairan Dana (SP2D) Berikut ini merupakan Prosedur Penerbitan SP2DUP secara rinci: a.
PPKD menerima SPM-UP yang diajukan oleh Kepala SKPD/Pengguna Anggaran.
b.
PPKD mencatat SPM-UP yang diterima ke dalam register SPM-UP.
c.
PPKD meneliti kelengkapan dokumen SPMUP.
d.
Catatan yang digunakan dalam Prosedur Penerbitan SP2D-UP adalah :
e.
Register SPM-UP
Register Penerbitan SP2D-UP
Register Penolakan SP2D-UP
Jika
kelengkapan
dokumen
dinyatakan
lengkap
dan
menyiapkan
SP2D-UP
SPM-UP
sah,
untuk
PPKD
diterbitkan
SP2D-UP. f.
Jika
kelengkapan
dokumen
SPM-UP
dinyatakan tidak lengkap dan sah, maka PPKD menolak untuk menerbitkan SP2D-UP dan selanjutnya mengembalikan SPM-UP kepada PPK-SKPD untuk dilengkapi dan diperbaiki. 17
g.
PPKD
mengembalikan
SPM-UP
paling
lambat satu hari kerja terhitung sejak diterimanya
pengajuan
SPM-UP
yang
bersangkutan. h.
PPKD mencatat penerbitan SP2D-UP ke dalam register penerbitan SP2D-UP.
i.
PPKD mencatat penolakan penerbitan SP2DUP ke dalam register penolakan SPM-UP.
Penerbitan Surat Pertanggungjawaban (SPJ) Prosedur laporan pertanggungjawaban secara rinci Dokumen yang digunakan dalam Penerbitan SPJ-UP: 1. Surat Perintah Pencairan Dana–UP (SP2D-UP). 2. Surat Pertanggungjawaban (SPJ-UP).
adalah: 1) Oleh Bendahara Pengeluaran–SKPD, SPJ-UP ditandatangani dan diserahkan ke PPK-SKPD. 2) PPK-SKPD memverifikasi kesahihan bukti SPJUP, lembar pertama kemudian dikirim ke Kepala SKPD/Pengguna Anggaran sedangkan lembar ke dua dikirim ke fungsi akuntansi SKPD. 3) Setelah ke Kepala SKPD/Pengguna Anggaran SPJ-UP kemudian dikirim ke PPKD untuk diverifikasi dan dikirim ke fungsi akuntansi SKPKD.
18
SISTEM DAN PROSEDUR PENGELUARAN KAS MEKANISME UANG PERSEDIAAN BUD/KUASA BUD Mulai
Menerbitkan SPD
3 2 1
SPD SPD
T
1 Register SPD
2
19
BENDAHARA PENGELUARAN PEMBANTU-SKPD 1
7 11
SP2D
1
SPD
2 2
SPM-UP
Uang
T Register SP2D
Membuat SPP-UP
Menerima transfer uang
SPD 3
1
Ke sub prosedur penggunaan kas di bendahara pengeluaran pembantu (kas kecil)
1 2
12
3
SPP-UP
13
T T
Dilengkapi: -Surat Pengantar -Ringkasan SPP -Rincian SPP -Salinan SPP -Surat Pernyataan -Lampiran lain
Mempersiapkan SPJ-UP dan Membuat SPP-GU
Register SPP-UP
3 2 SPP-GU SPJ 3 2 1
3
SPJ-UP
1
2
SPM-UP Seluruh dokumen yang tidak diarsip diserahkan ke Bendahara Pengeluaran untuk selanjutnya mengikuti prosedur pengeluaran kas mekanisme GU T
20
BENDAHARA PENGELUARAN -SKPD 2
3
2
SP2D SPP-UP
SPD
1
2
Dicocokkan/ ditandatangani dan diserahkan ke PPK-SKPD
3SPP-UP
1
2
2
SPD
4 T
21
PPK-SKPD 4
2 1
SPP-UP
T
Register SPP-UP
Meneliti kelengkapan SPP-UP
Tidak Lengkap
Mengembalikan ke Bendahara Pengeluaran SKPD
Ya Menyiapkan SPM-UP
Register Penolakan SPP-UP
SPP-UP 2
1 3
1
SPM-UP T
Register SPM-UP
5
22
KEPALA SKPD/PENGGUNA ANGGARAN 5
SPP-UP 1 3 2 SPP 1 SPM-UP
Meneliti & Menandatangani SPM
SPP-UP 1 3 2 1 SPM-UP
6
23
PPKD 6
SPP-UP 1 2 1 SPM-UP
Setelah dicap kembali ke
PPK-SKPD
T Register SPM
Meneliti kelengkapan SPM
Tidak
Lengkap
Mengembali kan ke PPKSKPD
Ya Register Penolakan SPM
Menyiapkan SP2D
5 SPM 4 SPM 3 SPM 2 SP2D SPM 1 1 SPM UP 10
T
Register Penerbitan SP2D
8 7 9
24
BANK 8
1 SP2D
Mengeluarkan uang dalam bentuk cek/transfer
Uang
9
25
FUNGSI AKUNTANSI – SKPKD
FUNGSI AKUNTANSI - SKPD
10
9
4
3
SP2D
SP2D
T T
26
2. PROSEDUR GU (GANTI UANG) Prosedur Sub Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas Pembebanan GU, terdiri atas: Penerbitan Surat Penyediaan Dana (SPD) Lanjutan prosedur UP Pengajuan Surat Permintaan Pembayaran (SPP) Prosedur pertanggungjawaban dan pengajuan SPP-GU secara rinci adalah: 1
Bersamaan Bendahara
dengan
membuat
Pengeluaran
SPJ-UP,
Pembantu
juga
membuat Surat Permintaan PembayaranGanti
Uang
(SPP-GU)
menyerahkannya
dan
kemudian
kepada
Bendahara
Pengeluaran
kemudian
Pengeluaran. 2 Bendahara
menandatangani
SPP-GU
dan
menyerahkannya ke PPK-SKPD. 3 Kelengkapan dokumen SPP-GU terdiri atas: a. Surat Pengantar SPP-GU; b. Ringkasan SPP-GU; c. Rincian penggunaan SP2D-UP/GU yang lalu; d. Bukti transaksi yang sah dan lengkap; e. Salinan SPD; f. Draf
surat
pernyataan
penggunan
anggaran/ Kuasa Pengguna Anggaran yang menyatakan bahwa uang yang diminta keperluan
tidak lain
dipergunakan selain
ganti
untuk uang 27
persediaan; g. Lampiran lain yang diperlukan. Penerbitan Surat Permintaan Membayar (SPM) Prosedur
Penerbitan
SPM-GU
secara
rinci
meliputi : 1. PPK-SKPD
atas
nama
Kepala
SKPD/Pengguna Anggaran menerima SPPGU dan SPJ yang diajukan oleh Bendahara Pengeluaran. 2. PPK-SKPD mencatat SPP-GU yang diterima ke dalam register SPP-GU. 3. PPK-SKPD
atas
SKPD/Pengguna kesahihan
nama
Anggaran
bukti
SPJ
Kepala
memverifikasi dan
meneliti
kelengkapan dokumen SPP-GU. 4. Jika
kelengkapan
dokumen
SPP-GU
dinyatakan lengkap dan sahih, PPK-SKPD menyiapkan SPM-GU untuk ditandatangani oleh Kepala SKPD/Pengguna Anggaran. 5. Jika
kelengkapan
dokumen
SPP-GU
dinyatakan tidak lengkap dan sahih, maka PPK-SKPD
menolak
untuk
menerbitkan
SPM-GU dan selanjutnya mengembalikan SPP-GU
kepada
bendahara
pengeluaran
untuk dilengkapi dan diperbaiki. 6. Penerbitan SPM-GU paling lambat dua hari kerja terhitung sejak diterimanya pengajuan SPP-GU yang dinyatakan lengkap dan sah. 7. Kepala SKPD/Pengguna Anggaran melalui PPK-SKPD mengembalikan SPP-GU paling lambat satu hari kerja terhitung sejak diterimanya
pengajuan
SPP-GU
yang
bersangkutan. 28
8. PPK-SKPD mencatat penerbitan SPM-GU ke dalam register penerbitan SPM-GU. 9. PPK-SKPD mencatat penolakan penerbitan SPM-GU ke dalam register penolakan SPPGU. Penerbitan Surat Perintah Pencairan Dana (SP2D) Prosedur Penerbitan SP2D-GU secara rinci: 1
PPKD menerima SPP-GU, SPJ-UP, dan SPM-GU yang diajukan oleh PPK-SKPD.
2 PPKD mencatat SPM-GU yang diterima ke dalam register SPM-GU. 3 PPKD memverifikasi kesesuaian anggaran dan meneliti kelengkapan dokumen SPMGU. 4 Jika
kelengkapan
dinyatakan
lengkap
dokumen dan
SPM-GU
sah,
PPKD
menyiapkan SP2D-GU untuk diterbitkan SP2D-GU. 5 Jika
kelengkapan
dokumen
SPM-GU
dinyatakan tidak lengkap dan sah, maka PPKD menolak untuk menerbitkan SP2DGU dan selanjutnya mengembalikan SPMGU kepada PPK-SKPD untuk dilengkapi dan diperbaiki. 6 Penerbitan SP2D-GU paling lambat dua hari kerja terhitung sejak diterimanya pengajuan SP2D-GU yang dinyatakan lengkap dan sah. 7 Pengembalian SPM-GU paling lambat satu hari
kerja
terhitung
sejak
diterimanya
pengajuan SPM-GU yang bersangkutan. 8 PPKD mencatat penerbitan SP2D-GU ke dalam register penerbitan SP2D-GU. 9 PPKD mencatat penolakan penerbitan SP2D29
UP ke dalam register penolakan SPM-GU. 10 PPKD menyerahkan SPJ-UP kepada Fungsi Akuntansi SKPKD. 11 PPKD
menyerahkan
SPM-GU
kepada
Bendahara Pengeluaran Pembantu Penerbitan
Surat
Pertanggungjawaban
(SPJ) Prosedur laporan pertanggungjawaban secara rinci adalah: 1 Bendahara Pengeluaran Pembantu SKPD membuat SPJ GU rangkap 2 yang diajukan ke Bendahara Pengeluaran SKPD. 2 SPJ GU dan SPP GU ini dijadikan dasar pengajuan pencairan dana.
30
SISTEM DAN PROSEDUR PENGELUARAN KAS MEKANISME GANTI UANG BENDAHARA PENGELUARAN – SKPD Mulai
Lanjutan dari prosedur pengeluaran kas mekanisme UP Diterima dari Bendahara Pengeluaran Pembantu SKPD
SPJ SP2D1
2
2
1
SPP-GU
Ditandatangani dan diserahkan ke PPK-SKPD
SPJ SP2D1
2
2
1
SPP-GU
1
31
PPK – SKPD 1
3
SPJ
2 2 1
SPP-GU
Register SPP-GU
Memverifikasi kesahihan bukti SPJ dan Meneliti kelengkapan SPPGU
Tidak
Sahih
Ya Menyiapkan SPM-GU
SPP-GU 1 SPM 3 SPJ 2 2
Mengembalikan ke Bendahara Pengeluaran SKPD
Register Penolakan SPP-GU
2
3
1
SPM-GU 3
Register SPM
2
32
KEPALA SKPD/PENGGUNA ANGGARAN 2
SPP GU 1 2 SPP 1 SPM GU
1
2 SPJ
Meneliti & Menandatangani SPM-GU
SPP GU 1 2 SPP 1 SPM GU
1
2 SPJ
4
33
PPKD 4
SPP-GU 1 SPJ 1 2 1 SPM-GU
Setelah dicap kembali ke PPK SKPD
Register SPM-GU
T
Memverifikasi kesesuaian anggaran dan Meneliti kelengkapan SPM-GU
tidak Lengkap & Sah
Mengembalikan ke PPKSKPD
lengkap Menyiapkan SP2D
Register Penolakan SPM-GU
SPP-GU 1 SPJ 1 5 SPM 4 SPM 3 SPM 2 SP2D SPM 1 2 SPM GU
Register Penerbitan SP2D
9
T
10
5 7
8
34
BANK 5
1 SP2D T Mengeluarkan uang dalam bentuk cek/transfer
Uang
6
35
BENDAHARA PENGELUARAN PEMBANTU – SKPD 7
6
SP2D SP2D 2 SP2D2 SPM-GU
3
Uang T
Register SP2D
Menerima Transfer uang
Ke sub prosedur penggunaan kas di bendahara pengeluaran pembantu (kas kecil)
11
Dari sub prosedur penggunaan kas di bendahara pengeluaran pembantu (kas kecil)
12
Mempersiapkan dan membuat SPJ
3 2 SPP-GU SPM 1 3 SPJ
1
2
2
SP2D
T
Diserahkan ke Bendahara Pengeluaran untuk selanjutnya mengikuti prosedur pengeluaran kas mekanisme GU, berulang dari awal sampai akhir
36
FUNGSI AKUNTANSI – SKPKD 8
10
FUNGSI AKUNTANSI - SKPD 9
3
3
1 SPJ
4
2
SP2D
SP2D
SPJ
Mencatat ke Jurnal
Mencatat ke Jurnal Jurnal
Jurnal
Posting ke Buku Besar
Posting ke Buku Besar
Buku Besar SP2D
Buku Besar SP2D
3
1 SPJ
4
2 SPJ
T
T
37
3. PROSEDUR TU (TAMBAHAN UANG) Prosedur Sub Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas Pembebanan TU, terdiri atas:
Penerbitan Surat Penyediaan Dana (SPD) Prosedur pengajuan SPD-TU secara rinci adalah : 1) Setelah penetapan anggaran kas, PPKD dalam rangka manajemen kas menerbitkan SPD. 2) SPD
disiapkan
oleh
kuasa
BUD
untuk
ditandatangani oleh PPKD 3) Pengeluaran kas atas beban APBD dilakukan berdasarkan SPD atau dokumen lain yang dipersamakan dengan SPD
Pengajuan Surat Permintaan Pembayaran (SPP)
Dokumen yang digunakan dalam Pengajuan SPP-TU adalah: 1. Surat Penyediaan Dana (SPD) 2. Surat Permintaan Pembayaran-Tambahan Uang (SPP-TU)
Prosedur pengajuan SPP-TU secara rinci adalah: 1) Berdasarkan SPD atau yang dipersamakan dengan SPD, Bendahara Pengeluaran Pembantu dengan persetujuan PPTK mengajukan SPP-TU kepada Bendahara Pengeluaran. 2) Bendahara
Pengeluaran
mencocokkan
SPP-TU
dari
kemudian Bendahara
Pengeluaran Pembantu dengan SPD untuk kemudian
ditandatangani
dan
diserahkan
kepada PPK-SKPD. Register SPP-TU, merupakan daftar SPP-TU yang telah diotorisasi oleh Bendahara Pengeluaran
3) Catatan
yang
digunakan
dalam
prosedur
penerbitan SPP-TU adalah: Register SPP-TU, merupakan daftar SPP-TU yang telah diotorisasi oleh Bendahara Pengeluaran 4) Kelengkapan dokumen SPP-TU terdiri atas: a. Surat Pengantar SPP-TU; b. Ringkasan SPP-TU;
38
c. Rincian SPP-TU; d. Salinan SPD; e. Draft
surat
pernyataan
penggunan
anggaran/Kuasa Pengguna Anggaran yang menyatakan bahwa uang yang diminta tidak dipergunakan untuk keperluan lain selain uang
persediaan/ganti
uang
persediaan/tambahan uang persediaan; f. Harus ada surat keterangan yang memuat penjelasan keperluan pengisian tambahan uang persediaan; g. Lampiran lain yang diperlukan. 5) Bendahara pengeluaran mencatat SPP-TU yang diajukan ke dalam register SPP-TU.
Penerbitan Surat Permintaan Membayar (SPM)
Dokumen yang digunakan dalam Penerbitan SPM-TU adalah: 1. SPP-TU 2. SPM-TU
Berikut ini merupakan uraian kegiatan Prosedur Penerbitan SPM-TU secara rinci meliputi : 1) PPK-SKPD atas nama Kepala SKPD/Pengguna Anggaran menerima SPP-TU yang diajukan oleh Bendahara Pengeluaran. 2) PPK-SKPD mencatat SPP-TU yang diterima ke dalam register SPP- TU. 3) PPK-SKPD atas nama Kepala SKPD/Pengguna Anggaran meneliti kelengkapan dokumen SPPTU. 4) Jika kelengkapan dokumen SPP-TU dinyatakan lengkap dan sah, PPK-SKPD menyiapkan SPMTU
untuk
ditandatangani
oleh
Kepala
SKPD/Pengguna Anggaran. 5) Catatan
yang
digunakan
dalam
Prosedur
Penerbitan SPM-TU adalah: a. Register SPP-TU, b. Register Penerbitan SPM-TU 39
c. Register Penolakan SPP-TU 6) Jika kelengkapan dokumen SPP- TU dinyatakan tidak lengkap
dan
sah, maka
PPK-SKPD
menolak untuk menerbitkan SPM-TU dan selanjutnya mengembalikan SPP-TU kepada bendahara pengeluaran untuk dilengkapi dan diperbaiki. 7) Penerbitan SPM-TU paling lambat dua hari kerja terhitung sejak diterimanya pengajuan SPP- TU yang dinyatakan lengkap dan sah. 8) Kepala SKPD/Pengguna Anggaran melalui PPKSKPD mengembalikan SPP- TU paling lambat satu hari kerja terhitung sejak diterimanya pengajuan SPP- TU yang bersangkutan. 9) PPK-SKPD mencatat penerbitan SPM- TU ke dalam register penerbitan SPM- TU. 10)
PPK-SKPD
penerbitan
SPM-
mencatat TU
ke
penolakan
dalam
register
penolakan SPP- TU.
Penerbitan Surat Perintah Pencairan Dana (SP2D) Berikut ini merupakan Prosedur Penerbitan SP2D-
TU secara rinci: 1)
PPKD menerima SPM-TU yang diajukan oleh Kepala SKPD/Pengguna Anggaran.
2)
PPKD mencatat SPM-TU yang diterima ke dalam register SPM-UP.
3)
PPKD meneliti kelengkapan dokumen SPMTU.
4)
Catatan yang digunakan dalam Prosedur Penerbitan SP2D-TU adalah: 1. Register SPM-TU 2. Register Penerbitan SP2D-TU 3. Register Penolakan SP2D-TU 40
5)
Jika
kelengkapan
dokumen
dinyatakan
lengkap
dan
menyiapkan
SP2D-TU
untuk
SPM-TU
sah,
PPKD
diterbitkan
SP2D- TU. 6)
Jika
kelengkapan
dokumen
SPM-
TU
dinyatakan tidak lengkap dan sah, maka PPKD menolak untuk menerbitkan SP2D-TU dan selanjutnya mengembalikan SPM- TU kepada PPK-SKPD untuk dilengkapi dan diperbaiki. 7)
Penerbitan SP2D-TU paling lambat dua hari kerja terhitung sejak diterimanya pengajuan SP2D- TU yang dinyatakan lengkap dan sah.
8) Pengembalian SPM- TU paling lambat satu hari
kerja
terhitung
sejak
diterimanya
pengajuan SPM- TU yang bersangkutan. 9)
PPKD mencatat penerbitan SP2D- TU ke dalam register penerbitan SP2D- TU.
10) PPKD mencatat penolakan penerbitan SP2DTU ke dalam register penolakan SPM- TU.
Penerbitan
Surat
Pertanggungjawaban
(SPJ) Prosedur laporan pertanggungjawaban secara rinci adalah: 1) Bendahara pengeluaran pembantu membuat surat pertanggungjawaban (SPJ) 2) SPJ lembar 2 dan 3 dari bendahara pengeluaran pembantu diajukan ke bendahara pengeluaran untuk
dicatat,
direkap
di
BKU
dan
ditandatangani 3) Setelah
ditandatangani
oleh
bendahara
pengeluaran, SPJ 2 dan 3 diajukan ke PPKSKPD untuk diverifikasi kesahihannya dan kelengkapannya 4) Jika kelengkapan dokumen SPJ dinyatakan 41
lengkap dan sah, maka diajukan ke PPKD dan fungsi akutansi PPK- SKPD lalu ke fungsi akuntansi SKPD untuk diverifikasi kesesuaian dengan anggaran dan kelengkapannya serta dicatat dalam jurnal 5) Jika kelengkapan dokumen SPJ dinyatakan tidak lengkap, maka dikembalikan ke PPKSKPD untuk dibuat register penolakan SPJ.
Prosedur Pencatatan Akuntansi Dokumen
yang
digunakan
dalam
Prosedur
Akuntansi Pengeluaran Kas Tambahan Uang adalah Surat
Pertanggungjawaban
(SPJ)
Bendahara
Pengeluaran SKPD. Prosedur Pencatatan Akuntansi Pengeluaran KasTU diuraikan sebagai berikut: 1. Fungsi Akuntansi-SKPKD menerima berkas SPJ lembar kedua dari PPKD. Fungsi AkuntansiSKPKD mencatat SPJ ke Jurnal Pengeluaran Kas per tanggal pengesahan SPJ yang telah diotorisasi
dan
melakukan
transaksi-transaksi Pengeluaran
Kas
Akuntansi-SKPKD
(posting) ke
Buku
juga
peringkasan dari
Jurnal
Besar.
Fungsi
mencatat
mencatat
transaksi-transaksi ke dalam buku pembantu yang berisi rincian item buku besar setiap rekening yang dianggap perlu (dalam rincian obyek belanja). 2. Fungsi Akuntansi-SKPD menerima berkas SPJ lembar ke 3 dari PPK-SKPD. Fungsi AkuntansiSKPD mencatat berkas-berkas tersebut ke dalam buku Jurnal Pengeluaran Kas per tanggal pengesahan yang telah diotorisasi oleh Kuasa BUD. Fungsi Akuntansi SKPD menerima SPJ lembar
ke-3
dari
PPK-SKPD
kemudian 42
mencatat ke dalam buku jurnal umum per tanggal pengesahan SPJ. Fungsi Akuntansi SKPD
melakukan
peringkasan
transaksi-
transaksi (posting) dari Jurnal Pengeluaran Kas ke dan Jurnal Umum ke Buku Besar. Fungsi Akuntansi-SKPD
juga
mencatat
mencatat
transaksi-transaksi ke dalam buku pembantu yang berisi rincian item buku besar setiap rekening yang dianggap perlu (dalam rincian obyek belanja).
43
SISTEM DAN PROSEDUR PENGELUARAN KAS MEKANISME TAMBAHAN UANG (TU) BUD/KUASA BUD Mulai
Menerbitkan SPD
3 2 1
SPD
T
1
Register SPD
2
44
BENDAHARA PENGELUARAN - SKPD 2
14
3
2
SP2D SPP-TU
SPD
1
2
SPJ
SP2D
2
3
2
SP2D
Dicocokkan/ ditandatangani dan diserahkan ke PPK-SKPD
SPP-TU 3
1
Dicatat, direkap di BKU dan ditandatangani
2
3 2
SPJ
3
2
SPD
2 2
SP2D
4
T
15
T
45
PPK - SKPD 15
4
2
3
1
2
SPP-TU
SPJ
T
Register SPP-TU
Meneliti kelengkapan SPP-TU
Lengkap
Tidak
Ya
Mengembalikan ke Bendahara Pengeluaran SKPD
Menyiapkan SPM-TU
Memverifikasi kesahihan SPJ dan bukti pengeluaran
tidak
Lengkap
Ya 2
Register Penolakan SPP-TU
Register Penolakan SPJ
3
SPJ
SPP-TU 1 3 2 1
17
SPM-TU T
16
Register SPM-TU
5
46
KEPALA SKPD/PENGGUNA ANGGARAN 5
SPP-TU 1 2 2 SPP 1 SPM TU
Meneliti & Menandatangani SPM
SPP-TU 1 2 2 SPP 1 SPM TU
6
47
PPKD 6
16
Setelah dicap kembali ke
SPP-TU 1 2 1 2 SPM-TU
PPK-SKPD
T
Register SPM Meneliti kelengkapan SPM-TU
tidak
Lengkap
2 SPJ
Mengembali kan ke PPKSKPD
Memverifikasi kesesuaian anggaran dan kelengkapan SPJ
Ya
3
4
4
Mengembali kan ke PPKSKPD
Ya
2
Menyiapkan SP2D
SPM-UP
tidak
Lengkap
SPJ Register Penolakan SPJ
Register Penolakan SPM
2 5
18
3
SP2D 2 SP2D 1 SP2D
Register Penerbitan SP2D
9
11
7 10
T
48
BANK
7
1 SP2D
T
Mengeluarkan uang dalam bentuk cek/transfer
Uang
8
49
BENDAHARA PENGELUARAN PEMBANTU- SKPD 9 1
8
13 2 SP2D SP2D 2 SP2D 2 SPM-TU
1
Uang
SPD
3 Menyiapkan SPJ
T Atas Usulan PPTK
Membuat SPP-TU
SPD 3
1
Register SP2D
2
SP2D
SPJ 3 2
3 2 SPJ 3
1 2
1
SPM-TU
3 12
SPP-TU
T T
Dilengkapi: -Surat Pengantar -Ringkasan SPP -Rincian SPP -Salinan SPP -Surat Pernyataan -Lampiran lain
Menerima transfer uang
Register SPP
Ke sub prosedur penggunaan kas di bendahara pengeluaran pembantu (kas kecil)
14 T
3
50
2
FUNGSI AKUNTANSI – SKPKD 18
17
10
2
FUNGSI AKUNTANSI - SKPD
3
SPJ
11
3
SP2D
4
SPJ
Mencatat ke Jurnal
SP2D
Mencatat ke Jurnal Jurnal
Memposting ke Buku Besar
Jurnal
Memposting ke Buku Besar Buku Besar
SP2D
3
Buku Besar
SP2D
2
SPJ
T
3 2
SPJ
T
51
4. PROSEDUR NOTA PERMINTAAN DANA (NPD) Uraian Kegiatan Prosedur Penerbitan Nota Permintaan Dana secara rinci meliputi : a. PPTK mengajukan 2 lembar Nota Permintaan Dana (NPD) untuk melaksanakan kegiatan kepada
Pengguna
Anggaran
atau
Kuasa
Pengguna Anggaran. b. Pengguna Anggaran meneliti dan menyetujui NPD. c. NPD yang telah disetujui diberikan kepada PPTK untuk diarsip dan kepada Bendahara Pengeluaran Pembantu bersama dengan jumlah uang. d. Dalam
waktu
satu
hari,
PPTK
harus
mengembalikan sisa uang yang digunakan beserta
bukti
(nota/
dipertanggungjawabkan
kuitansi) kepada
untuk
Bendahara
Pengeluaran Pembantu. e. Berdasarkan bukti (nota/ kuitansi) dari PPTK, Bendahara Pengeluaran Pembantu meneliti dan mencatatnya
ke
BKU
Pengeluaran,
Buku
Pembantu Pengeluaran per Rincian Objek, Buku Pembantu
Kas
Tunai,
Buku
Pembantu
Simpanan/ Bank, Buku Pembantu Panjar, dan Buku Pembantu Pajak. f. Bendahara Pengeluaran Pembantu menyiapkan SPJ (kwitansi).
52
SUB PROSEDUR PENGGUNAAN KAS DI BENDAHARA PENGELUARAN PEMBANTU (KAS KECIL) PPTK
PA/ Kuasa PA
Bendahara Pengeluaran Pembantu NPD yg 2 telah disetujui
Mulai
2 222 Nota 1 Permintaan Dana (NPD)
2 Nota 1 2 Permintaan Dana (NPD)
Uang
BKU Buku Pembantu Panjar
Meneliti dan Menyetujui
Sisa Uang NPD yg 1 telah disetujui
2 NPD 1 2 yg telah disetujui
Bukti/ Nota Kuitansi
Meneliti dan Mencatat T BKU Pengeluaran
Uang
Mempersiapkan Pertanggung jawaban
Sisa Uang Bukti/ Nota Kuitansi
Buku Pembantu pengeluaran Per Rincian Objek
1 hari stlh uang panjar diterima
Buku Pembantu Kas Tunai
Buku Pembantu Simpanan/ Bank
Buku Pembantu Panjar
Buku Pembantu Pajak Mempersiapkan Pertanggung jawaban
Selesai
53
5. PROSEDUR LS (LANGSUNG) Prosedur sub sistem akuntansi pengeluaran kas- pembebanan langsung (LS), meliputi:
Penerbitan Surat Penyediaan Dana (SPD) Prosedur pengajuan SPD-LS secara rinci adalah : 1) Setelah penetapan anggaran kas, PPKD dalam rangka manajemen kas menerbitkan SPD. 2) SPD
disiapkan
oleh
kuasa
BUD
untuk
ditandatangani oleh PPKD 3) Pengeluaran kas atas beban APBD dilakukan berdasarkan SPD atau dokumen lain yang dipersamakan dengan SPD
Pengajuan Surat Permintaan Pembayaran (SPP) Berikut
ini
merupakan
Deskripsi
Prosedur
Pengajuan SPP-LS : a) Berdasarkan SPD atau yang dipersamakan dengan
SPD,
Bendahara
Pengeluaran
Pembantu, atas usulan PPTK membuat SPP-LS Pembayaran
Gaji
dan
Tunjangan
atau
Pengadaan Barang dan Jasa untuk kemudian diajukan kepada Bendahara Pengeluaran. b) Bendahara Pengeluaran membandingkan SPPLS Pembayaran Gaji dan Tunjangan atau Pengadaan Barang dan Jasa yang diterima dari Bendahara
Pengeluaran
Pembantu
untuk
kemudian ditandatangani dan diajukan kepada PPK-SKPD. c) Kelengkapan dokumen SPP-LS pembayaran gaji dan tunjangan terdiri atas:
54
1) Surat Pengantar SPP-LS; 2) Ringkasan SPP-LS; 3) Rincian SPP-LS; dan 4) Lampiran SPP-LS Pembayaran Gaji dan Tunjangan yang mencakup: a. Pembayaran gaji induk; b. Gaji susulan; c. Kekurangan gaji; d. Gaji terusan; e. Uang duka wafat/tewas yang dilengkapi dengan daftar gaji induk/gaji susulan/ kekurangan gaji/uang duka wafat; f. SK CPNS; g. SK PNS; h. SK Kenaikan Pangkat; i. SK Jabatan; j. Kenaikan gaji berkala; k. Surat Pernyataan Pelantikan; l. Surat
Pernyataan
masih
menduduki
jabatan; m. Surat Pernyataan melaksanakan tugas; n. Daftar Keluarga (KP4); o. Fotocopy surat nikah; p. Fotocopy akte kelahiran; q. SKPP; r. Daftar potongan sewa rumah dinas; s. Surat keterangan masih sekolah/ kuliah; t. Surat pindah; u. Surat kematian; v. SSP PPh pasal 21; dan w. Kelengkapan tersebut digunakan sesuai peruntukkannya d)
Kelengkapan dokumen SPP-LS pengadaan barang dan jasa terdiri atas: 1) Surat Pengantar SPP-LS; 55
2) Ringkasan SPP-LS; 3) Rincian SPP-LS; dan 4) Lampiran SPP-LS Pengadaan Barang dan Jasa mencakup: a. Salinan SPD; b. Salinan Surat Rekomendasi dari SKPD teknis terkait; c. SSP disertai faktur pajak (PPN dan PPh) yang telah ditandatangani wajib pajak; d. Surat Pernyataan Pengguna Anggaran/ Kuasa Pengguna Anggaran mengenai penetapan rekanan; e. Surat
perjanjian
kerjasama/
kontrak
antara pihak ketiga dengan Pengguna Anggaran/ Kuasa Pengguna Anggaran yang mencantumkan nomor rekening pihak ketiga; f. Berita acara penyelesaian pekerjaan; g. Berita acara serah terima barang dan jasa; h. Berita acara pembayaran; i. Kwitansi bermeterai, nota/ faktur yang ditandatangani pihak ketiga dan PPTK serta
disetujui
oleh
Pengguna
Anggaran/Kuasa Pengguna Anggaran; j. Dokumen lain yang disyaratkan untuk kontrak-kontrak yang dananya sebagian atau
seluruhnya
bersumber
dari
penerusan pinjaman/ hibah luar negeri; k. Berita
acara
ditandatangani
pemeriksaan oleh
pihak
yang ketiga/
rekanan serta unsur panitia pemeriksaan barang berikut lampiran daftar barang yang diperiksa; l. Surat angkutan atau konosemen apabila 56
pengadaan barang dilaksanakan di luar wilayah kerja; m. Surat pemberitahuan potongan denda keterlambatan apabila
pekerjaan
dari
pekerjaan
PPTK
mengalami
keterlambatan; n. Dokumentasi
tingkat
kemajuan/
penyelesaian pekerjaan; o. Potongan jamsostek; p. Khusus untuk pekerjaan konsultan yang perhitungan
harganya
menggunakan
biaya personil; berita acara prestasi kemajuan pekerjaan dilampiri dengan bukti kehadiran dari tenaga konsultan sesuai pentahapan waktu pekerjaan dan bukti
penyewaan/
penunjang
serta
pembelian bukti
alat
pengeluaran
lainnya berdasarkan rincian dalam surat penawaran. q. Kelengkapan tersebut digunakan sesuai peruntukkannya. e.
Kelengkapan
dokumen
SPP-LS
Belanja
Pengeluaran PPKD terdiri atas: 1) Surat
Pengantar
SPP-LS
Belanja
Pengeluaran PPKD 2) Ringkasan
SPP-LS
Belanja
Pengeluaran
PPKD 3) Rincian Penggunaan Dana SPP-LS Belanja Pengeluaran PPKD 4) Lampiran
SPP-LS
Belanja
Pengeluaran
PPKD yang mencakup: a. Salinan SPD b. Rincian belanja LS PPKD kepada pihak ketiga
57
5) Bendahara pengeluaran pembantu mencatat SPP-LS yang diajukan ke dalam register SPP-LS.
Penerbitan Surat Permintaan Membayar (SPM) Berikut
ini
merupakan
Deskripsi
Prosedur
Penerbitan SPM-LS: a. PPK-SKPD menerima SPP-LS yang diajukan oleh Bendahara Pengeluaran. b. PPK-SKPD mencatat SPP-LS yang diterima ke dalam register SPP-LS. c. PPK-SKPD memverifikasi kesahihan bukti & meneliti kelengkapan dokumen SPP-LS. d. Jika kelengkapan dokumen SPP-LS dinyatakan lengkap dan sahih, PPK-SKPD menyiapkan SPMLS
untuk
ditandatangani
oleh
Kepala
SKPD/Pengguna Anggaran. e. Jika kelengkapan dokumen SPP-LS dinyatakan tidak lengkap dan sahih, maka PPK-SKPD menolak
untuk
selanjutnya
menerbitkan
mengembalikan
SPM-LS
SPP-LS
dan
kepada
bendahara pengeluaran untuk dilengkapi dan diperbaiki. f. Pengembalian SPP-LS paling lambat satu hari kerja terhitung sejak diterimanya pengajuan SPPLS yang bersangkutan. g. PPK-SKPD mencatat penerbitan SPM-LS ke dalam register penerbitan SPM-LS. h. PPK-SKPD mencatat penolakan penerbitan SPMLS ke dalam register penolakan SPP-LS
58
Penerbitan Surat Perintah Pencairan Dana (SP2D) Prosedur Penerbitan SP2D-LS secara rinci adalah: 1. PPKD menerima SPM-LS yang diajukan oleh Kepala SKPD/Pengguna Anggaran 2. PPKD mencatat SPM-LS yang diterima ke dalam register SPM-LS. 3. PPKD memverifikasi kesesuaian anggaran dan meneliti kelengkapan dokumen SPM-LS. 4. Jika kelengkapan dokumen SPM-LS dinyatakan lengkap dan sah, PPKD menyiapkan SP2D-LS untuk diterbitkan SP2D-LS. 5. Jika kelengkapan dokumen SPM-LS dinyatakan tidak lengkap dan sah, maka PPKD menolak untuk menerbitkan SP2D-LS dan selanjutnya mengembalikan SPM-LS kepada PPK-SKPD untuk dilengkapi dan diperbaiki. 6. Pengembalian SPM-LS paling lambat satu hari kerja terhitung sejak diterimanya pengajuan SPM-LS yang bersangkutan. 7. PPKD mencatat penerbitan SP2D-LS ke dalam register penerbitan SP2D-LS. 8. PPKD mencatat penolakan penerbitan SP2D-LS ke dalam register penolakan SPM-LS.
Prosedur Pencatatan Akuntansi Prosedur Pencatatan Akuntansi Pengeluaran Kas-
Mekanisme Pembebanan Langsung (LS) secara rinci adalah sebagai berikut: a). Fungsi Akuntansi-SKPKD menerima berkas SP2D-LS
lembar
3
dari
PPKD.
Fungsi
Akuntansi-SKPKD mencatat SP2D-LS ke jurnal pengeluaran kas per tanggal pengesahan SP2D59
LS yang telah diotorisasi oleh PPKD dan melakukan
peringkasan
transaksi-transaksi
(posting) dari jurnal pengeluaran kas ke buku besar. Fungsi Akuntansi-SKPKD juga mencatat mencatat transaksi-transaksi ke dalam buku pembantu yang berisi rincian item buku besar setiap rekening yang dianggap perlu (dalam rincian obyek belanja). b). Fungsi Akuntansi-PPK SKPD menerima berkas SP2D-LS lembar ke 4 dari PPKD. Fungsi Akuntansi-PPK
SKPD
mencatat
SP2D-LS
pembayaran gaji dan tunjangan ke dalam buku jurnal pengeluaran kas dan SP2D-LS pengadaan barang dan jasa ke dalam buku jurnal umum per tanggal
pengesahan
diotorisasi
oleh
SP2D-LS
PPKD
dan
yang
telah
melakukan
peringkasan transaksi-transaksi (posting) dari jurnal pengeluaran kas ke dan jurnal umum ke buku besar. Fungsi Akuntansi-PPK SKPD juga mencatat mencatat transaksi-transaksi ke dalam buku pembantu yang berisi rincian item buku besar setiap rekening yang dianggap perlu (dalam rincian objek belanja).
60
SISTEM DAN PROSEDUR PENGELUARAN KAS MEKANISME LANGSUNG BUD/KUASA BUD Mulai
Menerbitkan SPD
3 SPD 1 SPD SPD
2 T Register SPD
1
2
61
BENDAHARA PENGELUARAN PEMBANTU 8
1
SPM
1
2 SP2D SP2D
SPD
1 2
T Membuat SPP
Register SP2D Atas Usulan PPTK
T
Mencatat ke BKU sisi penerimaan BKU
3 2 SPP SPP
1 T
Register SPP 3
62
BENDAHARA PENGELUARAN 3
2
2
2
SPP 1
SPD
SPP T
Dibandingkan,Dita ndatangani dan diserahkan ke PPK SKPD
4
63
PPK-SKPD 4
2 SPP SPP
1
T Memverifikasi kesahihan bukti & Meneliti kelengkapan SPP
Register SPP
Tidak Lengkap & Sahih
Mengembalikan ke Bendahara Pengeluaran SKPD
Ya Menyiapkan SPM
Register Penolakan SPP
SPP 1 3 SPP 2 SPP 1 SPM
T
5
Register SPM
64
KEPALA SKPD/PENGGUNA ANGGARAN 5
SPP
1 2 1
SPM SPM
Meneliti & Menandatangani SPM
SPP
1
1
2
SPM
6
65
PPKD 6
SPP 1 2 SPD 1 SPM SPM T Memverifikasi kesesuaian anggaran dan meneliti kelengkapan SPM
Register SPM
Lengkap Ya
Tidak
Mengembali kan ke PPK SKPD
Menyiapkan SP2D
Register Penolakan SPM
5 SPM 4 SPM 3 SPM 2 SP2D SPM 1 1 SPM 10
T
Register Penerbitan SP2D
7 8 9
66
BANK 7
1 SP2D
T
< Mengeluarkan uang dalam bentuk cek/transfer
Uang
Pihak Ketiga
67
FUNGSI AKUNTANSI – SKPKD 9
FUNGSI AKUNTANSI - SKPD 10
3
4
SP2D
SP2D
Mencatat ke Jurnal
Mencatat ke Jurnal
Jurnal Jurnal
Posting ke Buku Besar
Posting ke Buku Besar
Buku Besar
Buku Besar
68
