Modul Keuangan dan Operasional

IMPLEMENTED BY RTI INTERNATIONAL AND PARTNERS

Modul Keuangan dan Operasional Seri Pembelajaran dari USAID-KINERJA

MODUL KEUANGAN DAN OPERASIONAL

USAID-KINERJA Gedung BRI II, Lantai 28, Suite 2807 Jl. Jend Sudirman Kav. 44-46 Jakarta, 10210 Phone: +62 21 5702820 Fax: +62 21 5702832 Email: [email protected] www.kinerja.or.id

Maret 2014

KATA PENGANTAR Mengenal USAID-KINERJA Proyek KINERJA adalah program tata kelola yang berfokus pada perbaikan pelayanan publik di Indonesia. Dihibahkan dalam bentuk Cooperative Agreement bernomor AID-497-A-10-00003 kepada RTI International dan lima konsorsiumnya, yakni The Asia Foundation (TAF), Social Impact (SI), SMERU Research Institute, Gadjah Mada University (UGM), and Partnership for Governance Reform (Kemitraan). Periode implementasi program ini adalah sejak tanggal 30 September 2010 hingga 28 February 2015. KINERJA dikembangkan berdasarkan asumsi pembangunan dan menargetkan perbaikan pelayanan public di tiga sektor utama yaitu pendidikan, kesehatan dan iklim usaha yang baik (BEE). Kegiatan yang dilakukan oleh KINERJA mencakup pelayanan publik dari sisi permintaan dan penawaran, dan bertujuan untuk memperkuat mekanisme pertanggungjawaban sehingga pemerintah daerah dapat menjawab kebutuhan masyarakat dengan lebih baik lagi. KINERJA juga bekerja melalui lembaga-lembaga lokal untuk membangun kapasitas mereka dan mendorong kemitraan yang berkelanjutan. KINERJA bekerja di Provinsi Aceh, Jawa Timur, Sulawesi Selatan dan Kalimantan Barat. KINERJA bekerja sama dengan 20 kabupaten dan kota yang dipilih secara acak. Tujuan pembuatan modul ini didasari dari kebutuhan yang kami lihat di lapangan selama berinteraksi dengan organisasi lokal yang bekerja sama dengan KINERJA. Atas dasar tersebut, kami berinisiatif menyiapkan modul lengkap untuk dijadikan panduan atau referensi bagi organisasi mitra maupun organisasi lain dalam mengelola dana hibah dari Donor tertentu baik Pemerintah maupun swasta atau asing. Modul yang kami siapkan ini berjudul “Modul Operasional” yang mencakup Peraturan Kepegawaian, Hibah, Keuangan, Pengadaan Barang dan Jasa, Inventaris, Pengelolaan Kegiatan dan Dana Pendampingan (Kontribusi), karena bagianbagian tersebut adalah dasar peraturan yang diperlukan oleh manajemen organisasi sehingga diharapkan modul ini dapat bermanfaat bagi organisasi baik yang baru berdiri maupun yang telah berjalan guna menyempurnakan sistem dan proses yang ada. Kami mohon maaf bila terdapat kekurangan atau kekeliruan dalam penyusunan modul ini baik berupa kata-kata maupun maksud tulisan yang disampaikan. Penyempurnaan-penyempurnaan yang diperlukan dalam modul ini akan terus kami lakukan, tentunya dengan masukkan dari pembaca atau pengguna modul ini. Harapan kami, semoga modul ini bermanfaat dan membangun sistem dan proses organisasi lokal ke arah yang lebih baik lagi. Jakarta, Maret 2014

ELKE RAPP Chief of Party, USAID-KINERJA

Modul Keuangan dan Operasional

www.kinerja.or.id

1

DAFTAR ISI KATA PENGANTAR DAFTAR ISI PANDUAN PELAKSANAAN MODUL KEUANGAN DAN OPERASIONAL

2

1 2 4

BAB 1

Pengembangan Sumber Daya Manusia 1.1 Struktur Organisasi 1.2 Struktur Gaji dan Pembaharuannya 1.3 Istilah dan Definisi Uraian Organisasi 1.4 Kode Perilaku 1.5 Rekruitmen 1.6 Jam Kerja 1.7 Gaji dan Tunjangan 1.8 Manfaat Karyawan 1.9 Pengelolaan Cuti 1.10 Pengelolaan Armada 1.11 Pengelolaan Perpustakaan 1.12 Penilaian Kinerja 1.13 Prosedur Penyelesaian Keluhan 1.14 Tindakan Disiplin 1.15 Mutasi 1.16 Penutup

12 12 12 12 16 17 21 21 23 25 29 29 29 30 30 38 39

BAB 2

Manajemen Hibah 2.1 Permohonan Hibah 2.2 Persiapan Hibah 2.3 Pelaksanaan Hibah 2.4 Pemantauan dan Pelaporan 2.5 Penutupan Hibah

41 43 45 48 50 52

BAB 3

Manajemen Keuangan 3.1 Sistem Akuntansi Umum 3.2 Chart of Accounts 3.3 Sistem Pengendalian Internal 3.4 Pedoman Operasional dan Keuangan 3.5 Sistem Akuntansi 3.6 Metode Pembayaran Hibah

56 56 57 57 58 63 66


www.kinerja.or.id

3.7 Acuan Dokumen Pendukung 3.8 Petunjuk Operasional Keuangan

68 70

BAB 4

Pengadaan Barang dan Jasa 4.1 Tingkat Pihak yang Meminta 4.2 Tingkat Persetujuan 4.3 Proses Pengadaan 4.4 Daftar Periksa Pengadaan oleh Tim Keuangan

74 74 74 74 75

BAB 5

Manajemen Inventaris 5.1 Informasi Inventaris 5.2 Pembaharuan Data Inventaris 5.3 Penghapusan Peralatan

78 78 78 79

BAB 6

Manajemen Acara 6.1 Pedoman untuk Melaksanakan Acara, Pelatihan atau Lokakarya 6.2 Pejabat Pemerintah Indonesia

82 82 86

BAB 7

Cost Share 7.1 Tentang Cost share 7.2 Identifikasi Cost share 7.3 Dokumen Pendukung Cost share 7.4 Pelaporan

90 90 92 94 94

Daftar Lampiran Daftar Singkatan dan Istilah

96 431


www.kinerja.or.id

3

PANDUAN PELAKSANAAN MODUL KEUANGAN DAN OPERASIONAL a. Tujuan Pembelajaran: - Bab 1 Pengembangan Sumber Daya Manusia;

berdasarkan pengalaman KINERJA dengan penerima hibah putaran 1 dan 2, mayoritas mereka tidak memiliki kebijakan SDM sehingga tidak memiliki struktur organisasi, struktur gaji sesuai proyek yang ditangani, proses pemilihan pegawai, peraturan kepegawaian, proses yang transparant dsb. Dengan adanya manual ini, diharapkan Organisasi penerima hibah memiliki posisi tawar yang kuat dalam pemilihan pegawai yang sesuai keahlian dan penempatannya, mempertahankan pegawai yang ada dan memberikan penghargaan yang sesuai dalam proses penilaian kinerja, terlebih dalam memasarkan jasa yang dimiliki untuk memenangkan banyak proyek di kemudian hari.

- Bab 2 Manajemen Dana Hibah (Grants) / Kontrak;

bertujuan untuk memberikan panduan dan sumber informasi dalam rangka peningkatan kapasitas organisasi penerima hibah untuk memahami dan melaksanakan pengelolaan dana hibah sesuai dengan aturan dan regulasi dari USAID.

- Bab 3 Manajemen Keuangan;

bertujuan untuk memberikan pemahaman kepada organisasi penerima hibah mengenai manajemen keuangan lembaga serta dapat mengimplementasikan langkah-langkah dalam proses penyusunan laporan keuangan lembaga nya secara baik, transparan dan akuntabel.

- Bab 4 Pembelian Barang dan Jasa;

Jarang sekali Organisasi memiliki kebijakan dalam pembelian barang dan jasa, padahal wilayah ini sangat sensitif dan mudah sekali terjadi benturan kepentingan oleh pemegang kuasanya. Di banyak organisasi,

4


www.kinerja.or.id

biasanya pembelian barang dan jasa ada ditangan pemegang posisi tertinggi dalam Organisasi, sehingga sangat rawan benturan kepentingan yang mungkin terjadi, atau pemilihan tenaga pemberi jasa yang tidak sesuai atau tidak efisien, sehingga menghambat pelaksanaan kegiatan Organisasi yang seharusnya. Dengan adanya panduan pembelian barang dan jasa, diharapkan bisa memperlihatkan proses yang akuntabel, kontrol internal yang memadai, pemisahan wewenang, proses yang kompetitif dan transparant didukung dokumentasi yang diperlukan serta pemilihan barang atau jasa yang sesuai.

- Bab 5 Manajemen Aset / Harta Tak Bergerak;

Kebijakan manajemen aset/harta tak bergerak kebanyakan tidak dimiliki oleh Organisasi karena dianggap tidak diperlukan dan kurang mendapat perhatian. Kadang Organisasi yang baru berdiri tidak memiliki aset dan karenanya tidak menyiapkan kebijakan ini. Bila hal ini disiapkan saat pendirian Organisasi dan disosialisasikan kepada karyawan yang baru bergabung, maka hal ini dapat memperkecil resiko kehilangan aset dan memperkuat rasa memiliki dari karyawan yang bersangkutan untuk turut menjaga dan memelihara bersama aset Organisasi. Bila perilaku ini bisa dipertahankan, secara tidak langsung memperkuat komitmen kerja dan rasa memiliki sebagai bagian dari Organisasi tersebut.

- Bab 6 Operasional dan Administrasi;

Kebanyakan Organisasi sangat bergantung pada apa yang diputuskan oleh pemegang posisi tertinggi dalam Organisasi tersebut. Bila hal ini terjadi, maka kebijakan yang konsisten, adil dan berlaku sama bagi setiap karyawan akan sulit dilakukan. Hal ini akan mengurangi kenyamanan bekerja dan sulit menerapkan konsistensi bagi pelaksana harian.

- Bab 7 Cost Share;

Bertujuan untuk memberikan panduan dan sumber informasi sesuai dengan kebijakan dan regulasi dari USAID, dengan tujuan mempertahankan keberlangsungan organisasi penerima hibah dan meningkatkan rasa kepemilikan terhadap pelaksanaan program sehingga keberhasilan program menjadi perhatian utama mereka. Dengan adanya kemampuan organisasi menyediakan dana pendamping, akan memperkuat posisi tawar organisasi dalam memenangkan proyek, khususnya USAID.


www.kinerja.or.id

5

b. Pokok Bahasan: Bab 1 Pengembangan Sumber Daya Manusia - Bagian 1.1 Struktur Organisasi - Bagian 1.2 Struktur Gaji dan Pemeliharaannya -

Bagian 1.3 Penerimaan Pegawai Baru

-

Bagian 1.4 Peraturan Organisasi

Bab 2 Manajemen Dana Hibah (Grants) / Kontrak - Bagian 2.1 Aplikasi Dana Hibah - Bagian 2.2 Persiapan Dana Hibah - Bagian 2.3 Pelaksanaan Dana Hibah - Bagian 2.4 Pelaporan - Bagian 2.5 Penutupan Dana Hibah

Bab 3 Manajemen Keuangan - Bagian 3.1 Sistem Akuntansi Umum - Bagian 3.2 Pengawasan Akuntasi dan Prosedurnya - Bagian 3.3 Pelaporan/Proses Akuntansi Cost Shares - Bagian 3.4 Kode Perkiraan - Bagian 3.5 Sistem Akuntansi untuk organisasi yang baru berkembang - Bagian 3.6 Sistem Akuntansi untuk organisasi yang sudah maju - Bagian 3.7 Petunjuk Dokumen Pendukung - Bagian 3.8 Petunjuk Operasional Keuangan

Bab 4 Pembelian Barang dan Jasa - Bagian 4.1 Pada tingkatan Pemohon - Bagian 4.2 Pada tingkatan Pemberi Keputusan - Bagian 4.3 Proses Pengadaan barang/jasa - Bagian 4.4 Pemeriksaan Proses Pengadaan oleh tim keuangan

6


www.kinerja.or.id

Bab 5 Manajemen Aset / Harta Tak Bergerak - Bagian 5.1 Informasi Aset - Bagian 5.2 Pembaharuan data aset - Bagian 5.3 Pemindahan Status aset

Bab 6 Operasional dan Administrasi - Bagian 6.1 Petunjuk pelaksanaan Acara, Workshop atau Pelatihan - Bagian 6.2 Identifikasi dan Cakupan Pekerjaan - Bagian 6.3 Alokasi anggaran dan manajemennya - Bagian 6.4 Pengelolaan perjalanan, penginapan dan pengaturan ruangan meeting - Bagian 6.5 Manajemen pengelolaan kegiatan operasional - Bagian 6.6 Pengelolaan surat menyurat - Bagian 6.7 Manajemen perpustakaan

Bab 7 Cost Share - Bagian 7.1. Tentang Cost Share - Bagian 7.2. Identifikasi Cost Share - Bagian 7.3. Dokumen Pendukung Cost Share - Bagian 7.4 Pelaporan

c. Metode: 1. Penjelasan materi / tutorial. 2. Ice Breaker. 3. Studi interaktif. 4. Simulasi materi. 5. Evaluasi dan refleksi (kuesioner, survei).

d. Alat dan bahan 1. Infocus. 2. Flipchart.


www.kinerja.or.id

7

3. Metaplan. 4. Alat peraga. 5. Atk, dsb.

e. Waktu: - Bab 1 Pengembangan Sumber Daya Manusia Penjelasan materi/tutorial (120 menit) Studi interaktif (30 menit) Simulasi materi (60 menit) Evaluasi (30 menit)

- Bab 2 Manajemen Dana Hibah (Grants)/Kontrak Penjelasan materi/tutorial (120 menit) Studi interaktif (30 menit) Simulasi materi (60 menit) Evaluasi (30 menit)

- Bab 3 Manajemen Keuangan Penjelasan materi/tutorial (120 menit) Studi interaktif (30 menit) Simulasi materi (60 menit) Evaluasi (30 menit)

- Bab 4 Pembelian Barang dan Jasa Penjelasan materi/tutorial (120 menit) Studi interaktif (30 menit) Simulasi materi (60 menit) Evaluasi (30 menit)

8


www.kinerja.or.id

- Bab 5 Manajemen Aset/Harta Tak Bergerak Penjelasan materi/tutorial (60 menit) Studi interaktif (30 menit) Simulasi materi (30 menit) Evaluasi (30 menit)

- Bab 6 Operasional dan Administrasi Penjelasan materi/tutorial (60 menit) Studi interaktif (30 menit) Simulasi materi (30 menit) Evaluasi (30 menit)

- Bab 7 Dana Pendamping/Cost Share Penjelasan materi/tutorial (60 menit) Studi interaktif (30 menit) Simulasi materi (60 menit) Evaluasi (30 menit) Total durasi pelatihan modul Keuangan dan Operasional membutuhkan waktu 23 Jam atau 3 hari kerja (jam kerja efektif sehari adalah 7 jam diluar coffee break dan Ishoma).

f. Proses Fasilitasi: Penjelasan materi / tutorial Studi interaktif Simulasi materi

g. Bahan Presentasi: - Bab 1 Pengembangan Sumber Daya Manusia - Bab 2 Manajemen Dana Hibah (Grants) / Kontrak


www.kinerja.or.id

9

- Bab 3 Manajemen Keuangan - Bab 4 Pembelian Barang dan Jasa - Bab 5 Manajemen Aset / Harta Tak Bergerak - Bab 6 Operasional dan Administrasi - Bab 7 Cost Share

h. Bahan Bacaan: - Bab 1 Pengembangan Sumber Daya Manusia - Bab 2 Manajemen Dana Hibah (Grants) / Kontrak - Bab 3 Manajemen Keuangan - Bab 4 Pembelian Barang dan Jasa - Bab 5 Manajemen Aset / Harta Tak Bergerak - Bab 6 Operasional dan Administrasi - Bab 7 Cost Share

i. Lampiran: Daftar Lampiran: 1. Bab 1 – UU Ketenagakerjaan No. 13 Tahun 2003 2. Bab 2 – Dana Hibah (Grants) 3. Bab 3 – Simple Accounting Method form for developing organization 4. Bab 3 – Double Entry Accounting Method form for developed organization 5. Bab 4 – Purchase Requisition form 6. Bab 4 – RFQ/RFA Example 7. Bab 4 – Quotation Example 8. Bab 4 – Bid Analysis 9. Bab 4 – VJPV Form 10. Bab 4 – Sole Source Form 11. Bab 4 – Purchase Order Example 12. Bab 4 – Purchase Requisition Example 13. Bab 4 – USAID Regulation – 2 CFR 230 14. Bab 4 – USAID Regulation – ADS 303

10


www.kinerja.or.id

Pengembangan Sumber Daya Manusia

1


www.kinerja.or.id

11

BAB 1 - Pengembangan Sumber Daya Manusia

BAB 1

1.1 Struktur Organisasi

Pengembangan Sumber Daya Manusia

(Mohon lampirkan struktur organisasi). Struktur organisasi ini sesuai dengan AD/ART. Apabila terdapat beberapa kantor atau proyek maka cantumkan struktur organisasi secara terpisah.

I.2 Struktur Gaji dan Pembaharuannya

(Mohon lampirkan struktur gaji organisasi yang

........ Karyawan dengan Perjanjian Jangka Waktu Tertentu/Karyawan Tidak Tetap; yang bersangkutan berhak mendapatkan manfaat dan/atau tunjangan .......

diperbaharui setiap tahun, menurut proyek (-proyek) yang dikelola).

1.3 Istilah dan Definisi Uraian Organisasi 1. Organisasi: kantor perwakilan Organisasi di Indonesia. 2. Proyek: inisiatif penelitian atau pengembangan yang ditetapkan dalam kontrak antara Organisasi dan Klien (“Client” sebagaimana didefinisikan dalam Perjanjian Kerja). 3. Nama Organisasi: berikan penjelasan singkat mengenai Organisasi, tanggal pendirian, lokasi, alamat lengkap, dan sebagainya.

12


www.kinerja.or.id

4. Kantor Pusat: sebutkan lokasi kantor pusat Organisasi di Indonesia. 5. Direktur: orang yang bertanggung jawab mengawasi dan mengelola Organisasi, sebutkan

10. Kendaraan Operasional: semua kendaraan yang dimiliki/disewa oleh Organisasi dan digunakan untuk mendukung kegiatan setiap hari berdasarkan prosedur operasional.

gelarnya yang tepat. 6. Staf Manajemen: cantumkan semua tingkatan mulai dari manajer, sebutkan gelarnya yang tepat. 7. Manajer Departemen: Kepala Departemen atau Manajer yang bertanggung jawab atas sejumlah Karyawan. 8. Pemberi Kerja yang Ditunjuk: Afiliasi Organisasi

Sumber Daya Manusia 11. Karyawan Reguler: seseorang yang dipekerjakan oleh Organisasi sebagai Karyawan dan mempunyai hubungan kerja dengan Organisasi di Indonesia sebagai Karyawan dengan Perjanjian Jangka Waktu Tak Tertentu/ Karyawan Tetap atau Karyawan dengan Perjanjian Jangka Waktu Tertentu/Karyawan

atau entitas lain yang melaksanakan pekerjaan

Tidak Tetap; yang bersangkutan berhak

atau pelayanan bagi United States Agency

mendapatkan manfaat dan/atau tunjangan

for International Development (USAID), Bank

dan kewajiban yang berlaku bagi Karyawan

Dunia, Bank Pembangunan Asia atau lembaga

Organisasi yang disebutkan dalam Modul ini.

pendanaan lain yang memberikan bantuan teknis kepada Pemerintah Republik Indonesia atau yang mendanai pekerjaan Organisasi di Indonesia.

Aset 9. Aset Organisasi: cantumkan semua aset/ inventaris, yang berwujud maupun tidak berwujud, yang secara resmi dimiliki oleh Organisasi di Indonesia dan merupakan kekayaan Organisasi, yang mungkin dipinjam atau digunakan oleh karyawan untuk keperluan

12. Karyawan Tetap/dengan Perjanjian Jangka Waktu Tak Tertentu: Karyawan tetap yang dipekerjakan oleh Organisasi untuk jangka waktu tak tertentu. 13. Karyawan Tidak Tetap/dengan Perjanjian Jangka Waktu Tertentu: Karyawan yang dipekerjakan oleh Organisasi untuk jangka waktu tertentu sebagaimana disepakati dalam perjanjian kerja untuk melakukan pekerjaan tidak tetap atau sementara atau pekerjaan yang dilaksanakan sesuai dengan UU No. 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan.

dinas.


www.kinerja.or.id

13


14. Staf Internasional: staf yang bukan warga

20. Kementerian Tenaga Kerja: departemen yang

negara Indonesia atau yang merupakan warga

mengawasi dan memperkuat pelaksanaan

negara asing yang memiliki visa dan izin kerja di

peraturan perundang-undangan yang berkaitan

Indonesia.

dengan ketenagakerjaan. 21. Perjalanan Dinas: perjalanan yang berkaitan

Pengelolaan Sumber Daya Manusia

dengan pekerjaan seperti yang diminta dan disetujui oleh Organisasi.

15. Sumber Daya Manusia (SDM) Proyek: Karyawan yang ditugaskan oleh proyek untuk melaksanakan urusan Sumber Daya Manusia bagi proyek.

22. Kecelakaan Industri: berdasarkan ketentuan Undang-Undang No. 3/1992 tentang Jaminan Sosial Tenaga Kerja (“JAMSOSTEK”) dan Peraturan Menteri Tenaga Kerja No. 12 Tahun

16. Perjanjian Kerja: perjanjian tertulis antara

2007 tentang Petunjuk Teknis Pendaftaran

Karyawan dan Pemberi Kerja yang diadakan

Kepesertaan, Pembayaran Iuran, Pembayaran

sesuai dengan peratuan yang berlaku dan

Santunan dan Pelayanan Jaminan Sosial

berfungsi sebagai dasar hubungan kerja.

Tenaga Kerja, Kecelakaan Industri adalah

17. Tanggal Bekerja Jangka Waktu Tertentu: tanggal ketika seseorang diterima sebagai Karyawan sebagaimana dicatat dalam perjanjian kerja jangka waktu tertentu.

kecelakaan kerja termasuk penyakit yang disebabkan oleh pekerjaan maupun kecelakaan yang terjadi dalam perjalanan dari rumah ke tempat kerja dan dari tempat kerja ke rumah melalui jalan yang biasa dan layak.

18. Tanggal Bekerja Tetap: tanggal ketika seseorang diterima sebagai karyawan tetap sebagaimana dicatat dalam perjanjian kerja jangka waktu tak tertentu.

23. Tunjangan: pembayaran bruto bulanan atau

19. Kode Perilaku (“Kode Perilaku”): Pedoman umum Organisasi untuk menjaga lingkungan yang terbuka dan dapat ditanggungjawabkan yang mendorong standar perilaku tertinggi. Kode Perilaku mendorong komunikasi yang terbuka dan jujur, bebas dari perasaan takut dibalas karena menjunjung tinggi standar perilaku tersebut. Kode Perilaku Organisasi telah disesuaikan untuk diterapkan di Indonesia.

14


Hak-Hak

www.kinerja.or.id

tahunan rutin yang dimaksudkan sebagai bantuan/imbalan yang disediakan oleh Organisasi bagi Karyawan dalam keadaan tertentu. 24. Gaji: gaji bruto yang dibayar oleh Organisasi kepada Karyawan setiap bulan (Gaji Pokok dan tunjangan tetap) atas kinerja dan pemenuhan tugas dan tanggung jawab yang diserahkan

kepada Karyawan maupun atas pelaksanaan

tunggal, dan atau anak sah dari Karyawan

pekerjaan oleh Karyawan.

perempuan atau laki-laki yang belum menikah, dan/atau anak yang diadopsi sesuai dengan

25. Gaji Terakhir: Gaji terakhir yang diterima oleh

undang-undang dan didaftarkan pada dan

Karyawan.

diakui oleh Departemen Sumber Daya Manusia Organisasi. Anak yang diakui sebagai tanggungan berjumlah maksimal tiga (3) orang,

Tanggungan 26. Tanggungan: Suami atau istri yang sah dan paling banyak tiga (3) anak dari Karyawan,

termasuk anak angkat/adopsi.

sebagai Tanggungan Karyawan meninggal dunia

yang berumur maksimal dua puluh tiga (23)

maka anak keempat (jika ada) dapat diusulkan

tahun, terdaftar pada Organisasi sebagai

menggantikan anak yang meninggal tersebut

anggota keluarga dekat Karyawan dan berhak

sebagai Tanggungan Karyawan.

mendapatkan manfaat sesuai dengan Modul ini.

Agar anggota keluarga Karyawan dapat diakui

maksimal dua puluh tiga (23) tahun, belum

mengenai hubungan keluarga tersebut kepada

menikah atau belum bekerja.

Departemen Sumber Daya Manusia Organisasi dokumen pengadilan yang relevan dalam hal anak angkat/adopsi. 27. Suami atau istri: suami atau istri Karyawan yang sah sebagaimana yang diberitahukan kepada dan diakui oleh Departemen Sumber Daya Manusia Organisasi. Paling banyak satu (1) suami atau istri yang diterima dan diakui oleh

Anak yang diakui oleh Organisasi sebagai Tanggungan adalah anak yang berumur

maka Karyawan harus memberikan bukti hukum

berupa akta perkawinan, akta lahir anak atau

Dalam hal anak yang diakui oleh Organisasi

Catatan: jumlah anak dan umur yang dijamin bergantung pada kebijakan Organisasi.

29. Orangtua: orang tua kandung atau angkat dari Karyawan sebagaimana yang diberitahukan kepada dan diakui oleh Departemen Sumber Daya Manusia Organisasi. 30. Ahli waris: Suami atau Istri Karyawan dan/atau

Organisasi untuk keperluan Modul ini dan yang

Anak Karyawan yang diberitahukan kepada

berhak mendapatkan manfaat sesuai dengan

dan diakui oleh Departemen Sumber Daya

Modul ini.

Manusia Organisasi sebagai Tanggungan ketika

28. Anak: setiap anak hasil dari perkawinan yang sah antara Karyawan dengan suami atau istrinya, dan/atau anak sah dari orangtua

Karyawan meninggal dunia. Apabila Karyawan tidak menikah maka Ahli Warisnya adalah Orangtua Karyawan.


www.kinerja.or.id

15


Apabila Orangtua dari Karyawan yang tidak

Untuk keperluan operasional usaha Organisasi

menikah meninggal dunia maka Karyawan

maka Karyawan wajib membaca, memahami dan

tesebut diperbolehkan menunjuk, dengan

menaati aturan-aturan perilaku yang diuraikan

pemberitahuan tertulis, Ahli Waris sah lain

secara umum sebagai berikut:

yang bukan Suami/Istri, Anak atau Orangtua. Dalam hal kondisi kesehatan Orangtua tidak

1. Karyawan harus membaca dan menaati semua

memungkinkan Orangtua memproses klaim

peraturan, kebijakan dan prosedur Organisasi

maka mereka dapat diwakili oleh orang yang

dan pengumuman yang dibuat oleh Organisasi

ditunjuk sebagaimana dinyatakan dalam surat

termasuk yang dipasang di papan pengumuman,

kuasa yang resmi.

website Organisasi, atau yang tercantum dalam email atau bentuk komunikasi lain. 2. Karyawan wajib hadir di dan meninggalkan

1.4 Kode Perilaku

lokasi pekerjaan selama jam kerja yang ditentukan. Jika Karyawan sakit sehingga tidak dapat masuk kerja dan ingin mendapatkan

Karyawan harus selalu mematuhi Kode Perilaku Organisasi. Semua Karyawan wajib memahami Kode Perilaku. Ringkasan Kode Perilaku akan disampaikan kepada semua Karyawan dan diterima sebagaimana mestinya ketika Karyawan mulai bekerja di Organisasi dan setahun sekali akan diajukan kepada Organisasi melalui Perwakilan SDM Proyek Karyawan.

Cuti Sakit maka ia wajib menyerahkan kepada Perwakilan SDM Proyek surat keterangan dokter asli dari dokter yang merawatnya setelah Karyawan kembali bekerja. 3. Karyawan harus melaksanakan pekerjaan dan tugas-tugas yang diserahkan kepada mereka secara hati-hati dan seefisien mungkin serta dengan sebaik-baiknya sesuai dengan standar tertinggi yang ditetapkan oleh Organisasi.

Hal-hal yang diatur dalam Kode Perilaku Organisasi adalah:

semua arahan, petunjuk dan peraturan kerja yang dikeluarkan atau ditetapkan oleh Organisasi.

a) Respek kepada Setiap Orang b) Respek kepada Organisasi

5. Karyawan wajib menjalin hubungan kerja yang

c) Integritas

baik dan terhormat dengan sesama Karyawan.

d) Tanggung Jawab Fiskal

6. Karyawan wajib memelihara dan menjaga

e) Keunggulan

kerahasiaan bisnis, pekerjaan dan transaksi

f) Inovasi

16


4. Karyawan wajib melaksanakan dan mematuhi

Organisasi, termasuk yang diadakan antara

www.kinerja.or.id

Organisasi dengan klien-kliennya, baik secara tertulis maupun tidak tertulis, diberi tanda

1.5 Rekruitmen

rahasia maupun tidak. Karyawan dilarang menyingkapkan dan/atau membahas informasi eksklusif atau konfidensial milik Organisasi dan/atau klien-kliennya sesuai dengan Kode Perilaku ini. 7. Karyawan wajib memberitahukan secara tertulis

Operasi Standar Departemen Sumber Daya Manusia. Organisasi beroperasi sebagai pemberi kerja dengan memberikan peluang yang sama/

Organisasi di Indonesia dalam waktu lima (5)

tindakan tegas dan mempekerjakan orang-orang

hari kerja setiap perubahan data/informasi

hanya berdasarkan kualifikasi untuk posisi yang

pribadi karyawan seperti status perkawinan,

akan diisi dengan proses yang transparan.

telepon, dan sebagainya.

Jika calon tenaga kerja atau Karyawan mempunyai hubungan keluarga atau dikenal oleh Karyawan

Kelalaian untuk menyampaikan perubahan

Organisasi saat ini maka calon tersebut harus

secara tertulis sehubungan dengan data pribadi

memberitahukannya kepada Departemen Sumber

Karyawan dalam jangka waktu yang ditetapkan

Daya Manusia. Karyawan yang mempunyai

dapat dikenakan sanksi sesuai dengan

hubungan keluarga karena pertalian darah atau

kebijakan Organisasi mengenai tindakan disiplin.

perkawinan dengan karyawan lain dalam Organisasi

8. Karyawan wajib membantu Organisasi dalam memelihara peralatan, properti dan aset-aset Organisasi. Karyawan wajib melaporkan kepada

Rekruitmen dilakukan sesuai dengan Prosedur

kepada Departemen SDM Proyek dan SDM

jumlah anggota keluarga, tempat tinggal, nomor

1.5.1. Rekruitmen Karyawan

tidak boleh menduduki jabatan sebagai pengawas langsung atau tidak langsung atau mengerjakan proyek yang sama.

Atasannya sesegera mungkin dalam waktu 48

Kelalaian untuk memberitahukan Departemen

jam sejak kejadian, jika terdapat kecelakaan

Sumber Daya Manusia Organisasi tentang

yang menyangkut, atau pencurian, kehilangan

hubungan tersebut dianggap telah melanggar

atau kerusakan pada, properti, peralatan dan

Kebijakan Organisasi dan menjadi dasar untuk

aset Organisasi.

mengambil tindakan disiplin.

Kelalaian untuk melaporkan pencurian,

1. Penerimaan Karyawan baru didasarkan pada

kehilangan atau kerusakan properti, peralatan dan aset Organisasi kepada Atasannya dalam jangka waktu yang ditentukan dapat dikenakan

kebutuhan Organisasi. 2. Sebelum diterima bekerja, Karyawan harus: (a) Sesuai dengan jabatannya, menjalani

sanksi sesuai dengan kebiajakan Organisasi

pemeriksaan fisik yang menyeluruh atas

mengenai tindakan disiplin.

biaya Organisasi, yang diadakan oleh


www.kinerja.or.id

17


dokter yang ditunjuk oleh Organisasi, atau dokter lain yang diminta atau disetujui oleh

dan bersedia mematuhi dan menjalankan semua

Organisasi;

ketentuan dan persyaratan kerja yang diuraikan

(b) Menjalani proses wawancara atau seleksi oleh Organisasi;

dan tercantum dalam Modul ini. 4. Tempat di mana Karyawan dipekerjakan

(c) menyerahkan fotokopi yang jelas semua

dianggap sebagai Tempat Penerimaan

ijazah, kualifikasi atau kursus pendidikan

Karyawan (Point of Hire). Tempat Penerimaan

yang relevan;

Karyawan akan dicantumkan dalam perjanjian

(d) menyerahkan kepada Organisasi sedikitnya tiga (3) surat referensi kinerja yang baik dari pemberi kerja sebelumnya atau asosiasi profesi; (e) Menandatangani perjanjian kerja.

18

3. Semua Karyawan wajib membaca, menerima


www.kinerja.or.id

kerja.

1.5.2. Proses Seleksi dan Pengangkatan

• • • •

Identifikasi Posisi Baru

• Uraian Posisi • Tanggung Jawab • Kualifikasi

Lingkup Pekerjaan (SOW) Tingkat pada Struktur Gaji

Iklan Posisi Baru

Proses Penyusunan Daftar Pendek

Proses Wawancara dan Pemeriksaan Referensi

Pengangkatan

Nama Jabatan Departemen Identitas Jabatan Lokasi

• • •

Tanggal Ditutup Media (surat kabar, website, jejaring) Dokumen Lamaran (surat lamaran, CV, kriteria seleksi)

Nilai dan peringkat Pelamar sesuai dengan Tanggung Jawab dan Kualifikasi

• Pertanyaan Wawancara • Panel Wawancara • Catatan Wawancara & Lembar Nilai • Catatan Pemeriksaan Referensi • Nilai, Peringkat & Seleksi

• Perundingan Gaji • Perjanjian/Kontrak Kerja • Tanggal Mulai


www.kinerja.or.id

19


Daftar Periksa Pengembangan Sumber Daya Manusia 1.5.3. Persiapan Sebelum Mulai Bekerja

Ya /Tidak

Tanggal

Ya/Tidak

Tanggal

KTP Karyawan Alamat email Karyawan Telepon kabel Telepon genggam Kartu nama Laptop Meja kerja Alat tulis kantor Kartu akses Kunci kantor 1.5.4. Pengenalan Organisasi dan Tempat Kerja Organisasi Tujuan Pencapaian Kegiatan yang direncanakan Jadwal Daftar kontak Kebijakan dan prosedur (peralatan, keuangan, sumber daya manusia, IT, perjalanan dinas, dan sebagainya.) Tempat Kerja Pelayanan pendukung IT Peralatan dan sumber daya

1.5.5. Rapat Koordinasi dan Komunikasi

1.5.6. Kebijakan Mempekerjakan Kembali

Organisasi perlu mengadakan rapat koordinasi dan

Masa kerja mantan Karyawan tetap atau Karyawan

komunikasi rutin dengan seluruh staf untuk mengkaji

tidak tetap di Organisasi tidak akan dilanjutkan

kemajuan yang dicapai, menyampaikan persoalan

setelah masa reses 30 hari sehingga akan

dan kekhawatiran serta membahas kebutuhan

diperlakukan sebagai penerimaan Karyawan baru.

program untuk perencanaan dan pelaksanaan.

20


www.kinerja.or.id

1.6 Jam Kerja

5. Jika Karyawan tidak masuk kerja selama lima (5) hari kerja berturut-turut tanpa persetujuan atau izin tertulis sebelumnya dan tidak dapat

1. Jumlah jam kerja normal Organisasi adalah delapan (8) jam sehari dan empat puluh (40) jam seminggu, dari pk. 08:00 – 17:00 dengan istirahat makan siang selama satu (1) jam. Jam kerja aktual dapat berbeda-beda menurut lokasi kerja aktual dan posisi Karyawan atau dengan persetujuan tertulis sebelumnya dari Direktur/Manajer Unit (bergantung pada struktur pertanggungjawaban dalam Organisasi). 2. Karena sifat pekerjaan yang berbeda-beda

memberikan penjelasan yang disertai dengan bukti tertulis yang sah dan sepatutnya dan telah mendapatkan dua (2) surat panggilan dari Organisasi maka Karyawan bersangkutan dianggap telah mengundurkan diri dari Organisasi, dan hubungan kerja Karyawan tersebut dengan Organisasi terputus. 6. Karyawan harus memberitahukan dan meminta persetujuan dari Atasannya apabila ia datang terlambat atau meninggalkan tempat kerja lebih awal daripada jam kerja kantor serta

maka Organisasi dapat meminta Karyawan

memberikan alasan yang dapat diterima.

untuk bekerja lebih lama daripada jam kerja

Kelalaian untuk mendapatkan persetujuan

normal yang disebutkan dalam Paragraf 1 di

sebelumnya akan diperlakukan menurut

atas. Karyawan yang berhak mendapatkan upah

kebijakan tindakan disiplin Organisasi.

lembur adalah yang menjabat sebagai petugas keamanan, asisten kantor dan supir. 3. Karyawan yang tidak bisa masuk kerja

1.7 Gaji dan Tunjangan

harus memberitahukan Atasannya dan/ atau Departemen Sumber Daya Manusia paling lambat Pk. 09:00 pada hari kerja ketika Karyawan akan absen. Kelalaian untuk menyampaikan pemberitahuan dapat dikenakan tindakan disiplin. 4. Karyawan wajib datang dan meninggalkan lokasi kerja pada jam kerja yang telah ditentukan. Jika Karyawan sakit dan tidak bisa masuk kerja dan ingin meminta Cuti Sakit maka Karyawan tersebut wajib menyerahkan kepada Perwakilan SDM Proyek surat keterangan dokter dari dokter yang merawatnya ketika Karyawan kembali bekerja.

1.7.1. Gaji 1. Kebijakan Organisasi mewajibkan agar gaji dan tunjangan diberikan secara adil sesuai dengan standar lokal dan kompetitif di pasar tenaga kerja lokal, terutama dibandingkan dengan Organisasi serupa. Gaji dan tunjangan juga harus ditetapkan sesuai dengan bentuk Organisasi serupa. 2. Skala gaji hendaknya ditinjau kembali setiap tahun atau bilamana diperlukan. 3. Organisasi di Indonesia harus menentukan peringkat posisi setiap karyawan menurut tingkat


www.kinerja.or.id

21


tanggung jawab, keterampilan, pengetahuan,

1.7.4. Pajak Penghasilan

pengalaman dan kompetensi yang melekat pada posisi tersebut.

1. Organisasi akan memotong pajak penghasilan dari gaji Karyawan dan menyetorkan pajak penghasilan secara kolektif ke kas negara

1.7.2. Kenaikan Gaji

sesuai dengan peraturan perpajakan yang

1. Kenaikan gaji diberikan setahun sekali, berlaku per tanggal 1 Juni.

berlaku. 2. Pajak penghasilan dihitung berdasarkan status

2. Persentase kenaikan gaji bergantung pada ketersediaan dana, kinerja Karyawan dan keputusan pimpinan.

keluarga yang dilaporkan pada tanggal 1 Januari tahun bersangkutan. Setiap perubahan status keluarga harus dilaporkan kepada Departemen Sumber Daya Manusia untuk menghindari

3. Secara umum, Karyawan yang dipromosikan ke posisi yang lebih tinggi akan menerima penyesuaian gaji sebagai imbalan atas tanggung jawab barunya.

kerugian yang dapat dialami oleh Karyawan. 3. Pajak penghasilan dihitung berdasarkan perkiraan penghasilan Karyawan selama tahun kalendar berjalan dan akan dipotong dalam jumlah yang sama dari gaji bulanan

1.7.3. Pembayaran Gaji

Karyawan. Apabila seorang Karyawan

1. Gaji dibayar paling lambat tanggal 27 setiap

pajak maka kelebihan atau kekurangan pajak

meninggalkan Organisasi sebelum akhir tahun

bulan. Apabila tanggal 27 jatuh pada hari libur

akan direkonsiliasi dalam pembayaran akhir

umum atau akhir pekan maka gaji harus dibayar

Karyawan bersangkutan. Bagi karyawan yang

pada hari kerja sebelumnya (sesuai dengan

bekerja selama satu tahun kalendar penuh

kebijakan Organisasi).

maka slip gaji bulan terakhir (Desember) akan digunakan untuk menyesuaikan kelebihan atau

2. Gaji setiap Karyawan bersifat pribadi dan konfidensial sehingga tidak boleh disingkapkan

karena adanya kenaikan gaji, bonus atau

atau dibahas dengan Karyawan lain atau pihak-

imbalan lain yang tidak terduga yang dapat

pihak yang tidak terkait.

meningkatkan atau mengurangi kewajiban pajak

3. Gaji yang diberikan kepada Karyawan tidak boleh lebih rendah dari gaji minimum yang ditetapkan oleh Pemerintah Indonesia.

22

kekurangan pajak yang mungkin telah terjadi


www.kinerja.or.id

Karyawan. Apabila Karyawan meninggalkan Organisasi sebelum akhir tahun kalendar maka penyelesaian akhir, termasuk gaji bulan terakhir, akan mencerminkan rekonsiliasi pajak.

1.7.5. Tunjangan Hari Raya (THR)

1.8 Manfaat Karyawan

1. Tunjangan Hari Raya (THR) akan diberikan setiap tahun kepada Karyawan yang masih bekerja di Organisasi paling lambat tiga puluh (30) hari sebelum Hari Raya sesuai dengan peraturan perundang-undangan

1.8.1. Jaminan Sosial 1. Organisasi, seperti yang terdaftar pada program JAMSOSTEK, akan menjadi peserta dalam

ketenagakerjaan yang berlaku. Karyawan

program JAMSOSTEK menurut Undang-Undang

yang masa kerjanya kurang dari setahun akan

No. 3 Tahun 1992 yang memberikan:

menerima THR secara proporsional. Organisasi

(a) Jaminan Kematian

akan menghitung pajak yang harus dibayar

(b) Jaminan Kecelakaan Kerja

untuk THR dan akan memotongnya; kelebihan atau kekurangan pajak dari pemotongan ini akan direkonsiliasikan. 2. Berbagai kondisi dan praktek yang dilaksanakan oleh subkontraktor atau klien Organisasi tidak mempengaruhi aturan tentang THR.

(c) Tabungan Hari Tua

Organisasi akan menyediakan asuransi kesehatan yang melebihi santunan yang diperoleh dari kepesertaan dalam JAMSOSTEK.

2. Organisasi akan memotong 2% dari gaji bulanan bruto Karyawan untuk dibayarkan kepada JAMSOSTEK sebagai iuran Karyawan

1.7.6. Tunjangan Pemakaman

untuk Program Tabungan Hari Tua. Organisasi

Apabila Karyawan atau salah satu anggota keluarga

bulanan bruto Karyawan sebagai iuran Pemberi

sah Karyawan (suami/istri, anak dan anak angkat)

Kerja untuk Jaminan Kematian, Jaminan

yang diakui oleh Organisasi meninggal dunia,

Kecelakaan Kerja dan Tabungan Hari Tua,

tunjangan pemakaman akan diberikan kepada

dan menyetorkannya kepada JAMSOSTEK.

tanggungan yang sah melalui penyelenggara

Persentase ini dapat berubah berdasarkan

asuransi yang terakreditasi sebagai bagian dari

peraturan ketenagakerjaan yang berlaku.

paket manfaat yang disepakati dengan Karyawan organisasi. Nilainya akan ditentukan setiap tahun sebagaimana yang diatur oleh penyelenggara asuransi kesehatan Organisasi.

akan membayar iuran sebesar 4,24% dari gaji

3. Dalam hal terjadi pemutusan hubungan kerja, Organisasi tidak akan memotong 2% sebagai iuran Karyawan untuk Tabungan Hari Tua dari gaji bulan terakhir ia bekerja, sebaliknya Organisasi akan menambahkan dalam pembayaran akhir Karyawan 3,7% dari gaji


www.kinerja.or.id

23


bulanan bruto yang menjadi iuran Pemberi Kerja

1.8.2. Manfaat Perawatan Kesehatan

untuk Tabungan Hari Tua/Program Pensiun. 4. Ketika Karyawan mencapai usia pensiun normal lima puluh lima (55) tahun, Organisasi, atas kebijaksanaannya, berhak melakukan pemutusan hubungan kerja dengan Karyawan dan pemutusan hubungan kerja (PHK) tersebut dilakukan sesuai dengan peraturan perundangundangan ketenagakerjaan yang berlaku. 5. Ketika Karyawan mencapai usia pensiun normal lima puluh lima (55) tahun, Karyawan berhak mengajukan permintaan pensiun dan berhak mendapatkan pesangon/uang pensiun sebagaimana diatur dalam peraturan perundang-undangan ketenagakerjaan yang berlaku. 6. Dalam hal keahlian Karyawan masih dibutuhkan oleh Organisasi maka hak Karyawan atas pesangon/uang pensiun dapat diberikan sebelum ia dipekerjakan kembali dalam kapasitasnya sebagai konsultan atau Karyawan

perawatan kesehatan untuk pengobatan medis, gigi dan mata melalui program asuransi kesehatan. Syarat dan ketentuan program dituangkan dalam polis asuransi yang akan disediakan bagi atau akan dikomunikasikan kepada Karyawan. 2. Manfaat kesehatan Organisasi melindungi semua Karyawan, suami/istri mereka dan paling banyak tiga (3) orang anak (maksimal berumur 23 tahun). Karyawan wajib mendaftarkan anggota keluarganya yang menjadi tanggungan yang sah untuk menerima manfaat ini pada Departemen Sumber Daya Manusia. 3. Program asuransi kesehatan, termasuk pembayaran premi tahunan bagi Karyawan diselenggarakan oleh Departemen Sumber Daya Manusia. 4. Setiap Karyawan bertanggung jawab untuk

dengan perjanjian kerja jangka waktu tertentu,

menyelesaikan semua kewajiban medisnya

setelah masa reses 30 hari.

yang melebihi batas yang ditanggung ketika

7. Dalam hal keahlian Karyawan masih dibutuhkan oleh Organisasi dan Organisasi maupun Karyawan sepakat untuk menunda usia pensiun normal maka hak Karyawan atas uang pensangon/uang pensiun dapat diberikan pada akhir masa baktinya.

24

1. Organisasi akan menyediakan manfaat


www.kinerja.or.id

meninggalkan rumah sakit atau tempat perawatan medis, atau kelebihan tagihan klaim yang diterima belakangan.

1.9 Pengelolaan Cuti

1.9.2. Cuti Tahunan 1. Setiap Karyawan dengan perjanjian kerja jangka

Organisasi mendorong Karyawan untuk mengambil cuti setiap tahun yang menjadi hak mereka. Cuti diberikan kepada Karyawan agar dapat memulihkan diri dari sakit, dapat beristirahat, dapat merayakan peristiwa penting atau menyelesaikan urusan pribadi.

waktu tertentu maupun tak tertentu, berhak mendapatkan cuti tahunan dengan upah penuh. 2. Cuti tahunan dihitung dari tanggal mulai bekerja, dengan lama cuti dua puluh (20) hari per tahun. Cuti diperoleh selama 1,67 hari, atau 13,33 jam, per bulan. 3. Cuti tahunan yang tidak diambil oleh Karyawan dengan perjanjian kerja jangka waktu tertentu

1.9.1. Hari Libur Umum dan Cuti Bersama

tidak dapat diteruskan ke perjanjian kerja berikutnya dan harus diambil selama periode perjanjian kerja bersangkutan; jika tidak maka

Pada setiap awal tahun, Organisasi akan menetapkan hari libur resmi untuk tahun tersebut.

cuti tahunan yang tidak diambil itu akan hangus. 4. Karyawan dengan perjanjian jangka waktu tidak tertentu diperbolehkan meneruskan hak cuti

1. Organisasi akan memberi semua Karyawan

yang belum diambil maksimal lima (5) hari ke

Indonesia setiap hari libur umum yang

tahun kalendar berikutnya. Jadi, cuti maksimal

ditetapkan oleh Pemerintah.

yang dapat diambil dalam tahun kalendar

2. Apabila hari libur yang ditetapkan pemerintah jatuh pada periode cuti tahunan Karyawan maka cuti tahunan yang diambil pada hari libur umum

bersangkutan adalah dua puluh lima (25) hari kerja. 5. Hak cuti terkumpul sejak dimulainya masa

itu tidak akan mengurangi hak cuti Karyawan.

kerja yang dihitung secara proporsional untuk

3. Organisasi berhak meminta semua Karyawan

setiap bulan kerja penuh yang dilakukan oleh

untuk mengambil cuti pada waktu yang sama (“cuti bersama”) berdasarkan kebutuhan

Karyawan. 6. Karyawan wajib mengajukan permohonan cuti

operasional Organisasi. Jika Organisasi

tahunan paling lambat satu (1) minggu sebelum

memutuskan untuk mengikuti anjuran

dimulainya cuti tahunan yang dimaksud dan

pemerintah agar semua Karyawannya

wajib mendapatkan persetujuan tertulis dari

mengambil cuti pada waktu bersamaan maka

Atasan langsung/Manajer. Karyawan yang

cuti bersama itu bukan merupakan hak cuti

telah mengajukan surat pengunduruan diri tidak

tambahan melainkan akan dipotong dari hak cuti

diizinkan mengambil sisa hak cuti tahunan yang

tahunan Karyawan.

belum diambilnya.


www.kinerja.or.id

25


7. Karyawan yang akan mengambil cuti harus

boleh melebihi sepuluh (10) hari kerja. Jika

memberikan nomor telepon dan alamatnya

Karyawan di-PHK oleh Organisasi ketika saldo

kepada Organisasi seandainya ada kebutuhan

cutinya negatif maka nilai yang sebanding pada

dinas untuk menghubungi Karyawan, serta

gaji akan dipotong dari penyelesaian akhir

menyampaikan kepada Atasan/Manajernya

Karyawan.

perincian pekerjaan yang belum diselesaikan Karyawan.

11. Karyawan dapat mengambil cuti tahunan yang melebihi saldo cutinya setelah mendapatkan

8. Pengambilan hak cuti tahunan dijadwalkan

persetujuan dari Atasan langsung dan

sesuai dengan kebutuhan operasional

Direktur/Manajer Unit asalkan cuti yang akan

Organisasi. Organisasi akan melakukan setiap

diperolehnya cukup untuk sisa kontrak jangka

tindakan yang masuk akal agar Karyawan

waktu tertentu yang sedang berjalan (atau tahun

bersangkutan dapat mengambil cuti pada waktu

kalendar, bagi pegawai berjangka waktu tidak

memintanya.

tertentu) untuk menutupi saldo cuti tahunan

9. Cuti yang tidak diambil tidak dapat diganti dengan pembayaran tunai kecuali ada bukti tertulis yang memperlihatkan bahwa Karyawan tersebut telah berupaya mengambil cutinya

negatif. Setiap saldo cuti negatif pada saat terjadi pemutusan hubungan kerja akan dihitung dalam penyelesaian akhir dan dipotong dari Karyawan.

namun ditolak karena ia harus menjalankan tugasnya untuk kebutuhan operasional.

1.9.3. Cuti Khusus

Organisasi hanya akan mengganti cuti yang tidak diambil dengan uang tunai pada waktu terjadinya pemutusan hubungan kerja

pekerjaan dengan upah penuh dengan meminta

sebagaimana diatur dalam peraturan yang

izin kepada Atasan/Manajer, dengan ketentuan

berlaku.

Karyawan harus menyampaikan bukti yang

10. Karyawan dapat mengambil cuti tahunan jika saldo cutinya nol dalam keadaan darurat atau

wajar tentang keadaan bersangkutan sebagai berikut:

dalam kasus-kasus lain sebagaimana yang

a. Pernikahan Karyawan: 3 hari kerja

disetujui oleh Direktur/Manajer Unit. Direktur/

b. Pernikahan Anak Karyawan: 2 hari kerja

Manajer Unit akan mengkomunikasikan

c. Pernikahan saudara kandung Karyawan: 1

persetujuannya kepada Atasan langsung Karyawan dan kepada Departemen SDM Proyek. Saldo cuti Karyawan yang negatif tidak

26

1. Karyawan diperbolehkan meninggalkan


www.kinerja.or.id

hari kerja d. Kematian Istri/Suami/Anak Karyawan: 3 hari kerja

e. Kematian Orangtua/Mertua Karyawan: 3 hari kerja f. Kematian saudara kandung Karyawan: 2 hari kerja g. Kematian anggota keluarga yang tinggal di rumah yang sama: 1 hari kerja h. Pembabtisan/Sunat Anak Karyawan: 2 hari kerja i. Menemani istri Bersalin: 2 hari kerja

Kecuali karena kematian, permintaan untuk mengambil cuti khusus harus diajukan kepada dan disetujui oleh Atasan paling lambat satu (1) minggu sebelum tanggal cuti.

Cuti menemani istri bersalin harus diambil dalam tiga (3) bulan pertama setelah persalinan secara berturut-turut atau sendiri-sendiri.

2. Karyawan yang ingin melakukan perjalanan ziarah keagamaan seperti ibadah haji ke Mekah berhak mengambil cuti dengan tetap menerima upah. Jangka waktu yang diizinkan didasarkan pada peraturan yang berlaku.

3. Permintaan izin untuk cuti ziarah keagamaan harus diajukan dua (2) bulan di muka secara tertulis kepada Organisasi. 4. Karyawan tetap mendapatkan gaji selama perjalanan ziarah keagamaan yang dihitung sejak tanggal keberangkatan dan tanggal kembali ke Indonesia. 5. Karyawan yang bermaksud tidak masuk kerja sebelum dan setelah perjalanan ziarah keagamaan harus mengajukan permohonan cuti tahunan dan meminta persetujuan tertulis dari Atasan masing-masing. 6. Seorang Karyawan hanya diperbolehkan melakukan satu (1) kali perjalanan ziarah keagamaan selama bekerja di Organisasi. Apabila Karyawan ingin mengadakan perjalanan ziarah yang kedua dan seterusnya, maka ia diwajibkan menggunakan saldo cuti tahunannya atau mengambil cuti tanpa menerima upah. Prosedur pengambilan cuti ini sama seperti pengambilan cuti untuk perjalanan ziarah keagamaan yang pertama. Jika Karyawan

Permohonan untuk melaksanakan ziarah

mengalami pemutusan hubungan kerja dan

keagamaan harus dilampirkan dengan bukti

kemudian dipekerjakan kembali dan pernah

resmi perjalanan yaitu surat keterangan dari

mengadakan perjalanan ziarah dalam ikatan

penyelenggara perjalanan. Cuti dengan tetap

kerja sebelumnya dengan Organisasi maka ia

menerima upah hanya diminta sampai tanggal

wajib mengambil cuti tahunannya untuk cuti

yang disebutkan dalam surat dari penyelenggara

perjalanan ziarah yang disetujui.

perjalanan haji yang disertai dengan salinan

7. Karyawan dengan perjanjian kerja jangka

stempel keberangkatan dan kedatangan dalam

waktu tertentu dapat melakukan ibadah haji

paspor Karyawan.

sekali selama berlangsung ikatan kerja dengan Organisasi.


www.kinerja.or.id

27


1.9.4. Cuti Bersalin

Karyawan akan dikenakan tindakan disiplin.

1. Cuti bersalin diberikan selama tiga (3) bulan kalendar dengan upah penuh. Cuti diambil sekitar satu setengah (1 ½) bulan sebelum dan satu setengah (1 ½) bulan setelah persalinan. 2. Permohonan cuti bersalin harus diajukan dengan dilampiri surat dokter paling sedikit sepuluh (10) hari sebelum cuti bersalin dimulai. 3. Cuti tahunan tidak dapat diambil untuk

4. Apabila seorang karyawan wanita mengalami keguguran maka ia berhak mendapatkan cuti selama (1 ½) bulan dengan tetap menerima upah. Aborsi tidak termasuk dalam pengertian keguguran, kecuali karena alasan medis yang dinyatakan oleh dokter. 5. Apabila ketika sedang cuti tahunan seorang Karyawan menderita sakit dan harus diopnam di rumah sakit maka jangka waktu opnam tersebut

memperpanjang masa cuti bersalin atau cuti

tidak akan dihitung sebagai cuti tahunan.

keguguran, kecuali disetujui sebelumnya oleh

Meskipun demikian, Organisasi berhak meminta

Direktur atau Manajer Unit dan Organisasi,

surat keterangan dokter dan secara acak

sepenuhnya atas kebijaksanaan Organisasi.

mengecek keaslian surat tersebut. 6. Apabila ketika sedang cuti tahunan seorang

1.9.5. Cuti Sakit

Karyawan menderita sakit tetapi tidak diopnam di rumah sakit maka waktu sakit tersebut tidak

1. Karyawan yang tidak masuk kerja karena sakit

akan dihitung sebagai cuti tahunan jika terdapat

harus menyerahkan surat keterangan dokter

surat keterangan dokter. Apabila tidak ada surat

kepada Organisasi agar berhak mendapatkan

keterangan dokter maka waktu sakit tersebut

cuti sakit dengan tetap menerima upah.

akan dihitung sebaga cuti tahunan. Organisasi berhak meminta surat keterangan dokter.

2. Surat keterangan dokter yang asli harus diserahkan kepada Organisasi dalam waktu empat puluh delapan (48) jam sejak Karyawan meninggalkan pekerjaannya dan segera

1.9.6. Penyakit yang Berkepanjangan

setelah kembalinya Karyawan dari cuti sakit jika waktunya kurang dari empat puluh delapan (48)

1. Pembayaran Gaji Karyawan selama cuti sakit yang berkepanjangan dilakukan sesuai dengan

jam.

peraturan ketenagakerjaan yang berlaku. 3. Meninggalkan pekerjaan tanpa izin dari Atasan dan tanpa surat keterangan dokter tidak dapat diterima dan tidak dapat dibenarkan, dan

28


www.kinerja.or.id

2. Ketika seorang Karyawan sakit dan setelah menjalani pengobatan yang berkelanjutan

selama lebih dari dua belas (12) bulan masih

pengembangan Karyawan, pembinaan dan

belum bisa kembali bekerja sebagaimana

penyuluhan serta penilaian.

dinyatakan oleh dokter yang merawatnya maka Organisasi dapat memutuskan hubungan kerja dengan Karyawan tersebut sesuai dengan UU No. 13 Tahun 2003.

2. Penilaian kinerja bertujuan untuk mengembangkan dialog secara terbuka antara Karyawan dan Atasan Karyawan untuk mencapai perbaikan kinerja. Kegiatan ini menjadi kesempatan untuk membahas,

1.10 Pengelolaan Armada

merencanakan dan meninjau kembali kinerja setiap Karyawan serta menetapkan tujuan dan mengembangkan rencana kerja tahun

Pengelolaan harian kendaraan operasional harus dilakukan secara transparan dan dapat diakses oleh seluruh staf dengan pedoman yang jelas mengenai tempat tujuan, waktu perjalanan dan kembali, keperluan perjalanan, dan sebagainya.

berikutnya bagi setiap Karyawan. 3. Jangka waktu penilaian kinerja berlangsung dari tanggal 1 April sampai 31 Maret. 4. Karyawan yang mulai bekerja sebelum tanggal 1 Maret dan masih menjadi karyawan aktif pada tanggal 1 Juni layak untuk mendapatkan

1.11 Pengelolaan Perpustakaan

penilaian kinerja dan kenaikan tunjangan terkait. 5. Evaluasi akhir mencakup penilaian obyektif keseluruhan terhadap kinerja Karyawan. Nilainya adalah sebagai berikut:

Sistem basis data (database) pengelolaan perpustakaan harus dilaksanakan dan dapat diakses oleh seluruh staf agar dapat digunakan sebagai acuan dan agar staf dapat mengusulkan penambahan koleksi perpustakaan.

1.12 Penilaian Kinerja

(a) Jauh melebihi harapan (b) Melebihi harapan (c) Sesuai dengan harapan (d) Kurang sesuai dengan harapan (e) Gagal memenuhi harapan 6. Apabila Karyawan tidak setuju dengan substansi evaluasi maka Karyawan dapat mengajukan banding terhadap hasil evaluasi kinerja dan menyampaikan keberatan. Untuk itu, Karyawan

1. Sistem Manajemen Kinerja Organisasi mencakup: rencana perbaikan kinerja, rencana

harus meringkaskan ketidaksetujuannya melalui Departemen Sumber Daya Manusia.


www.kinerja.or.id

29


7. Komentar final manajemen akan dibuat untuk

3. Apabila pejabat yang lebih tinggi dari Atasan

mencatat peringkat yang dinilai oleh Organisasi

atau Manajer tidak dapat menyelesaikan

dalam evaluasi terhadap Karyawan. Apapun

keluhan itu maka Manajer Sumber Daya

hasilnya, salinan surat keberatan dari Karyawan

Manusia Organisasi dapat dilibatkan dan, bila

harus disimpan dalam arsip personalia

perlu, pimpinan senior lain dalam Organisasi.

Karyawan.

1.13 Prosedur Penyelesaian Keluhan 1. Karyawan yang mempunyai keluhan, dalam waktu tiga (3) hari kerja setelah terjadinya keluhan, dapat menyampaikannya kepada Atasannya langsung/Manajer yang akan memberikan jawaban dalam waktu lima (5) hari kerja sejak keluhan itu disampaikan kepada Atasan/Manajer.

1.14 Tindakan Disiplin 1.14.1. Tujuan Kebijakan dan prosedur tindakan disiplin ditetapkan untuk tujuan berikut ini: a) Sebagai bagian dari pelatihan Karyawan, memberi Karyawan waktu yang cukup untuk meningkatkan kinerja atau perilaku mereka. b) Meningkatkan produktivitas dan efisiensi

2. Jika Atasan atau Manajer tidak dapat menyelesaikan keluhan itu, atau jika keluhan itu sebenarnya berkaitan dengan Atasan atau Manajer maka Karyawan bersangkutan, dalam

Karyawan. c) Mendorong Karyawan untuk mematuhi peraturan Organisasi.

waktu lima (5) hari kerja, dapat mengajukannya

Organisasi akan mengenakan tindakan disiplin

kepada pejabat yang lebih tinggi dari Atasan

yang diperlukan terhadap Karyawan yang

atau Manajer yang akan memberikan jawaban

melanggar kebijakan, prosedur, aturan, peraturan

dalam waktu lima (5) hari kerja setelah keluhan

atau ketentuan yang disebutkan dalam Modul

diajukan.

ini dan kontrak kerjanya (secara kolektif disebut “pelanggaran”).

30


www.kinerja.or.id

1.14.2. Peringatan Lisan dan Tertulis

Peringatan Lisan

Peringatan Tertulis

• Diskresioner • Dokumen Arsip Personalia • Pelanggaran ringan

• Peringatan bergantung pada tingkat pelanggaran • Dokumen Arsip Personalia • Pelanggaran lebih berat

Peringatan Tertulis Pertama (Berlaku Selama: 6 Bulan)

Peringatan Tertulis Kedua (Berlaku selama: 6 Bulan)

Peringatan Tertulis Ketiga (Peringatan Terakhir)

Pemutusan Hubungan Kerja

Pelanggaran setelah peringatan tertulis ketiga dikeluarkan


www.kinerja.or.id

31


Pada prinsipnya, setiap jenis pelanggaran akan

4.4 Datang terlambat ke kantor tanpa

dikenakan tindakan disiplin.

pemberitahuan sebelumnya kepada atasan.

a) Peringatan Lisan:

b) Peringatan Tertulis

1. Peringatan lisan, atas kebijaksanaan Organisasi,

Peringatan tertulis diberikan atas masalah yang

akan diberikan untuk pelanggaran ringan. 2. Peringatan lisan yang diberikan akan dicatat dalam arsip personalia Karyawan. 3. Atasan bersangkutan perlu mendokumentasikan

lebih serius. Surat peringatan tidak harus diberikan secara berurutan atau berhubungan dengan surat peringatan sebelumnya. Tingkat peringatan akan bergantung pada tingkat kesalahan atau pelanggaran.

setiap peringatan lisan yang diberikan kepada bawahannya dan melaporkannya kepada

Peringatan Tertulis Pertama

Departemen SDM dengan menggunakan formulir yang ada untuk disimpan dalam arsip

Peringatan tertulis pertama dapat diberikan untuk

personalia Karyawan.

kasus-kasus yang mencakup, tetapi tidak terbatas

4. Jenis pelanggaran yang dapat dikenakan peringatan lisan mencakup tetapi tidak terbatas pada:

pemberitahuan lebih dulu dan alasan yang tepat yang disampaikan kepada Atasan atau Departemen SDM.

dari Atasan, atau 2. Absen tanpa pemberitahuan sebelumnya dan persetujuan dari Atasan sebanyak dua (2) hari (berurutan atau tidak berurutan) dalam sebulan,

4.2 Sengaja mengganggu ketenangan dan ketertiban lingkungan kerja. 4.3 Mengabaikan kewajiban untuk memberitahukan Organisasi tentang perubahan alamat tempat tinggal, KTP dan status keluarga (status perkawinan, kelahiran dan kematian).


1. Datang terlambat ke kantor sebanyak empat (4) kali sebulan tanpa alasan yang tepat atau izin

4.1 Absen satu (1) hari dalam sebulan tanpa

32

pada:

www.kinerja.or.id

atau 3. Meninggalkan pekerjaan atau tugas tanpa izin dari Atasan, atau 4. Lalai mengikuti petunjuk yang wajar dari Atasan tanpa alasan yang dapat diterima oleh Atasannya, atau

5. Menggunakan properti/aset Proyek/Organisasi

1. Mengulangi pelanggaran(-pelanggaran) yang

untuk kepentingan pribadi tanpa izin dari Atasan,

sama dengan yang diperingatkan dalam

atau

Peringatan Lisan atau Peringatan Tertulis

6. Lalai memberitahukan Proyek/Organisasi mengenai pekerjaannya di luar Organisasi, atau 7. Menyebarluaskan informasi yang keji atau menyakitkan mengenai orang lain, atau 8. Memajang gambar-gambar atau bahan lain di tempat kerja yang dapat menyinggung perasaan orang lain, atau 9. Perilaku lain yang menciptakan permusuhan dan lingkungan kerja yang tidak nyaman, atau merendahkan martabat orang lain, atau 10. Lalai memberitahukan Organisasi bahwa anggota keluarga dekatnya bekerja untuk kompetitor Organisasi. Apabila selama masa berlaku Peringatan Tertulis Pertama (6 bulan) Karyawan melakukan pelanggaran lain bahkan meskipun pelanggaran itu tidak sama seperti yang tercatat dalam peringatan

Pertama; atau 2. Apabila, menurut penilaian Atasan atau Manajer, Peringatan Tertulis Pertama tidak menghasilkan perbaikan sikap, kinerja atau perilaku Karyawan; atau 3. Datang terlambat ke kantor delapan (8) kali dalam sebulan tanpa alasan yang dapat dipertanggungjawabkan atau izin dari Atasan; atau 4. Absen tanpa pemberitahuan sebelumnya atau izin dari Atasan selama tiga (3) hari berturutturut atau lima (5) hari tidak berturut-turut dalam sebulan; atau 5. Lalai melaporkan kepada Atasan kemungkinan gangguan keamanan dan keselamatan yang diketahuinya dapat membahayakan staf dan aset Organisasi; atau 6. Melakukan pekerjaan dengan cara yang ceroboh

lisan atau Peringatan Tertulis Pertama maka

sehingga membahayakan kehidupannya sendiri,

Organisasi berhak mengeluarkan Peringatan Tertulis

orang lain atau Organisasi; atau

Kedua atau yang lain, bergantung pada jenis pelanggaran yang dilakukannya.

7. Memalsukan kehadiran Karyawan lain; atau 8. Menghubungkan suatu perangkat ke jaringan

Peringatan Tertulis Kedua

Organisasi tanpa izin dari petugas yang ditunjuk; atau

Peringatan tertulis kedua dapat diberikan untuk kasus-kasus yang mencakup, tetapi tidak terbatas pada:

9. Bekerja di tempat atau perusahaan lain tanpa persetujuan dari Organisasi; atau


www.kinerja.or.id

33


10. Lalai mengikuti kebijakan pengadaan Proyek/ Organisasi.

sebanyak sepuluh (10) kali dalam sebulan; atau 5. Absen tanpa pemberitahuan sebelumnya atau

Seorang Karyawan yang telah menerima Peringatan Tertulis Kedua tidak boleh melakukan pelanggaran lain selama masa berlaku Peringatan Tertulis Kedua (6 bulan).

izin dari Atasan selama empat (4) hari berturutturut atau enam (6) hari tidak berturut-turut dalam sebulan; atau 6. Menolak atau tidak menjalankan penugasan

Apabila selama masa berlaku Peringatan Tertulis Kedua (6 bulan) Karyawan melakukan pelanggaran lain maka Organisasi berhak mengeluarkan Peringatan Tertulis Ketiga.

dari Atasan berdasarkan ruang lingkup pekerjaannya; atau 7. Sengaja mengabaikan kewajibannya; atau 8. Menolak atau sengaja menghindari penyelidikan

Peringatan Tertulis Ketiga atau Terakhir Peringatan Tertulis Ketiga dapat diberikan untuk

dari petugas keamanan atau personil lain yang ditugaskan; atau 9. Memberi orang lain akses ke sistem Organisasi

kasus-kasus yang mencakup tetapi tidak terbatas

tanpa izin dari Direktur atau Manajer Unit,

pada:

Sistem Informasi & Teknologi (ITS), atau kuasanya; atau

1. Apabila selama masa berlaku Peringatan Tertulis Kedua, Karyawan melakukan pelanggaran lain; atau 2. Membawa aset Proyek/Organisasi keluar dari lingkungan Proyek/Organisasi tanpa persetujuan dari Atasan; atau

menyelesaikan tugas dan tanggung jawabnya sebagaimana dituntut oleh pekerjaan dan Atasannya; atau

11. Praktek kolusi atau nepotisme dalam segala bentuk; atau

hubungan keluarga atau persahabatannya dengan orang lain yang dipekerjakan atau akan direkrut oleh Proyek/Organisasi; atau 13. Mengubah konfigurasi perangkat keras atau

4. Datang terlambat ke kantor tanpa pemberitahuan dan/atau izin dari Atasan


ilegal lain; atau

12. Lalai memberitahukan Organisasi mengenai

3. Tidak kompeten dan berkinerja buruk dalam

34

10. Berpartisipasi dalam manifestasi, atau kegiatan

www.kinerja.or.id

perangkat lunak peralatan Organisasi tanpa izin dari personil yang ditugaskan; atau

14. Berkomunikasi dengan pemasok Organisasi

penyelidikan yang bebas dari prasangka oleh tim

di luar jabatannya untuk memberikan atau

yang ditunjuk Organisasi, atau apabila Karyawan

menerima perlakuan istimewa atau mempunyai

dan Organisasi bersengketa dan menunggu putusan

hubungan bisnis dengan pemasok; atau

pemberhentian dari Pengadilan Hubungan Industrial.

15. Menjadi jurubicara yang berkaitan dengan bisnis serupa dengan Orgnaisasi dalam konferensi, seminar atau kegiatan serupa lain dan menerima

Pembebastugasan itu disertai dengan pembayaran penuh gaji bulanan seraya menunggu hasil penyelidikan.

pembayaran dari tugas itu tanpa persetujuan sebelumnya dari Atasan atau Organisasi. Hubungan kerja karyawan akan diakhiri jika Peringatan Tertulis Ketiga atau Peringatan Terakhir telah dikeluarkan dan pelanggaran lain masih terjadi. Peringatan tertulis atas kinerja yang buruk dapat dikeluarkan oleh atasan langsung Karyawan,

1.14.4. Penundaan Kenaikan Gaji atau Promosi Selama masa berlaku suatu Peringatan Tertulis, Karyawan tidak berhak mendapatkan kenaikan gaji, promosi dan/atau seleksi untuk mendapatkan posisi yang lebih tinggi.

sebagaimana ditinjau dan disetujui oleh Departemen Sumber Daya Manusia. Peringatan tertulis

1.14.5. Pemberhentian

atas kelakuan buruk dan tindakan disiplin akan dikeluarkan oleh Departemen Sumber Daya

Apabila Karyawan tidak menaati Kode Perilaku

Manusia. Salinan peringatan tertulis akan disimpan

Organisasi, Modul ini serta peraturan dan ketentuan

dalam arsip personalian Karyawan dan catatan

yang berlaku maka Organisasi berhak melakukan

hubungan kerja.

pemutusan hubungan kerja sesuai dengan peraturan perundang-undangan ketenagakerjaan yang

1.14.3. Pembebastugasan Dalam keadaan tertentu, pembebastugasan Karyawan mungkin perlu segera dilakukan. Tindakan tersebut biasanya diambil apabila pelanggaran yang dilakukan Karyawan sedemikian beratnya sehingga dapat mengakibatkan pemberhentian Karyawan dan waktu diperlukan untuk mengadakan

berlaku, setelah Karyawan diberikan peringatan tertulis atau peringatan terakhir, atau atau tanpa peringatan jika kasusnya sangat berat. Sesuai dengan peraturan yang berlaku dan berdasarkan satu atau lebih alasan yang mendesak di bawah ini, seorang Karyawan dapat langsung diberhentikan:


www.kinerja.or.id

35


1. Memberikan keterangan palsu atau dipalsukan ketika kontrak kerja ditandatangani; atau 2. Merokok di area yang dilarang; atau 3. Mabuk, menggunakan ganja dan narkoba atau narkotik pada saat bekerja di lahan Organisasi atau klien Organisasi atau dalam kendaraan dinas; atau

5. Menganiaya, secara kasar menghina atau mengancam atasan, bawahan, rekan kerja dan/ atau anggota keluarga mereka; atau 6. Memaksa atau meyakinkan atasan, bawahan atau rekan kerja untuk melakukan suatu perbuatan ilegal atau amoral; atau 7. Sengaja merusak, merugikan atau membahayakan properti Organisasi atau kliennya; (Karyawan yang dengan sengaja melakukan perbuatan yang merugikan atau menimbulkan kerugian material terhadap Organisasi, properti Organisasi dan/atau properti klien Organisasi dapat dituntut untuk memberikan ganti rugi kepada Organisasi); atau 8. Sengaja membahayakain dirinya sendiri atau rekan kerjanya; atau

rekan kerja Karyawan, anggota pimpinan dan keluarga dekat mereka, termasuk menulis dan membuat salinan dari catatan dan dokumen Organisasi, atau transaksi keuangan atau transaksi lain Organisasi atau hal-hal lain yang berkaitan dengan bisnis Organisasi tanpa izin

11. Sengaja melakukan tindakan yang membahayakan dirinya sendiri atau orang lain; atau 12. Bekerja untuk perusahaan lain selama jam kerja di Organisasi; atau 13. Membawa atau menyimpan senjata atau senjata api atau benda-benda berbahaya yang dilarang di lingkungan Proyek dan Organisasi tanpa izin dari Proyek/Organisasi; atau 14. Mengadakan/melaksanakan kegiatan yang dapat menimbulkan konflik kepentingan dengan Proyek/Organisasi; atau 15. Menipu, mencuri atau menggelapkan dana dari rekan kerja, klien atau Proyek/Organisasi atau memalsukan dokumen pengeluaran; atau 16. Memberikan informasi atau dokumen yang

9. Membocorkan rahasia atau menggunakan informasi atau dokumen konfidensial atau eksklusif milik Organisasi atau kliennya; atau


atau kerahasiaan hubungan pribadi atasan atau

dari Organisasi; atau

4. Melakukan perbuatan amoral di tempat kerja; atau

36

10. Menyingkapkan kerahasiaan bisnis Organisasi

www.kinerja.or.id

tidak benar atau memalsukan informasi atau dokumen yang berkaitan dengan hubungan kerja sebelumnya, hubungan kerja orang lain di Organisasi dan bisnis Organisasi; atau

17. Menerima atau memberikan suap, komisi,

24. Terlibat dalam perbuatan kriminal, termasuk

hadiah atau sogok dalam bentuk apapun dan

tetapi tidak terbatas pada: pencurian,

melakukan pungutan tanpa dasar hukum dari,

penggelapan, kecurangan, penipuan; atau

dan mengadakan perjanjian tersendiri dengan serta menjamu pihak-pihak yang terkait dengan Proyek/Organisasi; atau 18. Melakukan atau terlibat dalam kegiatan kriminal seperti pemalsuan, pembunuhan, pencurian,

25. Segala bentuk pelecehan seksual termasuk tetapi tidak terbatas pada saran-saran seksual yang tidak disukai, permintaan layanan seks dan bentuk perilaku lisan dan fisik lain yang bersifat seksual.

penggelapan, kecurangan, pelanggaran hak cipta, penyelundupan, pengrusakan, memperdagangkan bahan-bahan berbahaya atau yang dilarang berdasarkan peraturan yang berlaku di dalam maupun luar Proyek/ Organisasi; atau 19. Membujuk rekan kerja atau atasan untuk

1.14.6. Prosedur Administrasi untuk Peringatan Tertulis 1. Manajemen Sumber Daya Manusia yang sehat dan prinsip-prinsip hubungan industri memerlukan bukti tertulis tentang tindakan

bertindak melawan peraturan yang berlaku di

disiplin yang diambil terhadap Karyawan ketika

organisasi atau Pemerintah Indonesia; atau

Organisasi akan memberhentikan Karyawan

20. Mengkonsumsi minuman beralkohol di lingkungan Proyek/Organisasi; atau 21. Memiliki atau menggunakan obat-obatan terlarang di lingkungan Proyek/Organisasi; atau 22. Menyimpan informasi, gambar atau bahanbahan yang berkaitan dengan pornografi, rasisme, perjudian dan narkoba dalam komputer Organisasi (perangkat keras dan lunak komputer, email, akses internet, printer), atau peralatan kerja lainnya; atau 23. Upaya yang mendorong diskriminasi atau kegiatan ilegal; atau

karena alasan disiplin. Peringatan tertulis berfungsi sebagai catatan resmi tentang pelanggaran dan tindakan disiplin yang diambil terhadap Karyawan. 2. Ketika Karyawan melakukan pelanggaran, hal itu akan langsung dicatat dalam Peringatan Tertulis, apabila peringatan tertulis dikeluarkan. Apabila Karyawan telah diberikan Peringatan Lisan sebelum pelanggaran ini dilakukan, informasi tersebut harus disebutkan oleh Atasan dan dokumen-dokumen yang diperlukan harus dilampirkan. 3. Jika Karyawan terbukti telah melakukan pelanggaran dan Peringatan Tertulis telah dibuat


www.kinerja.or.id

37


melalui koordinasi dengan Departemen Sumber Daya Manusia, Atasan harus menghubungi

1.14.7. Prosedur Administrasi Pemutusan Hubungan Kerja

Karyawan dan memberitahukannya mengenai tindakan disiplin yang akan diambil terhadap

1. Karyawan yang diputuskan hubungan kerjanya

dirinya. Harus ada sedikitnya satu (1) orang

oleh Organisasi akan menerima pesangon

saksi. Atasan harus memberikan Peringatan

sesuai dengan peraturan ketenagakerjaan yang

Tertulis tersebut kepada Karyawan bersangkutan

berlaku.

untuk ditandatangani. 2. Perhitungan pesangon, uang jasa dan 4. Atasan harus memastikan bahwa Karyawan

kompensasi dilakukan sesuai dengan Undang-

menandatangani Peringatan Tertulis itu

undang RI No. 13 Tahun 2003 tentang

yang membuktikan bahwa Karyawan telah

Ketenagakerjaan.

mendapatkan pemberitahuan dengan lengkap dan telah menerima Peringatan Tertulis.

3. Karyawan yang ingin mengundurkan diri harus mengajukan surat pengunduran diri satu (1)

5. Jika Karyawan menolak menandatangani

bulan sebelum tanggal efektif pengunduran diri.

Peringatan Tertulis maka Atasan harus meminta

Hak-hak yang diterima karena pengunduran

saksi untuk menandatangani surat itu guna

diri didasarkan pada peraturan yang berlaku.

membuktikan bahwa saksi telah menyaksikan

Karyawan tetap yang mengundurkan diri berhak

bahwa Karyawan telah diberitahukan

mendapatkan kompensasi dan pesangon.

mengenai peringatan itu dan menolak untuk 4. Pesangon akan dibayar sebagai berikut:

menandatanganinya. 6. Atasan harus meminta persetujuan dari pejabat

Karyawan yang bekerja berdasarkan

satu tingkat di atasnya untuk memberikan surat

perjanjian kerja jangka waktu tak tertentu

peringatan dan mengirimkan surat yang telah

dan menyampaikan pemberitahuan tentang

disetujui itu kepada Departemen Sumber Daya

pengunduran dirinya sebagaimana ditentukan di

Manusia.

atas akan menerima Pesangon sebagai berikut:

7. Departemen Sumber Daya Manusia harus mencatat setiap Peringatan Lisan atau Tertulis dalam arsip personalia Karyawan.

- Periode tetap dari 0-3 tahun akan menerima lima (5) hari gaji bruto. - Periode tetap dari 4 tahun dan seterusnyta akan menerima sepuluh (10) hari gaji bruto.

38


www.kinerja.or.id

Karyawan yang dianggap mengundurkan diri

yang mungkin diperlukan pada suatu waktu,

karena tidak melapor tidak masuk kerja selama

Organisasi, dengan persetujuan dari Karyawan,

lima (5) hari kerja berturut-turut tanpa alasan

dapat memutasi Karyawan ke daerah, bidang,

tertulis yang sah dan telah dua (2) kali dipanggil

divisi atau tempat kerja lain.

dengan semestinya secara tertulis (berdasarkan Pasal IV, Bab 1 No. 6) akan menerima kompensasi dan pesangon sebesar dua (2) hari kerja gaji bruto bulanannya. 5. Masa kerja Karyawan Tidak Tetap yang diangkat menjadi Karyawan Tetap ditetapkan sebagai masa kerja sejak tanggal ia menjadi pegawai tetap. 6. Gaji terakhir dan uang pesangon akan dibayar kepada karyawan hanya setelah izin keluar diterima dari Bagian SDM Proyek dan setelah penyelenggara asuransi kesehatan menyatakan bahwa tidak terjadi kelebihan klaim.

2. Karyawan yang akan dimutasi ke tempat lain harus diberitahukan dalam waktu yang memadai sebelum tanggal mutasi. 3. Mutasi Karyawan akan diatur/dilaksanakan oleh Organisasi secara tertulis. 4. Organisasi akan membayar bagi Karyawan dan tanggungannya biaya perjalanan mutasi ke kantornya yang baru dan perjalanan pulangnya ke Tempat Penerimaan Karyawan semula pada akhir penugasan. 5. Organisasi akan menyediakan akomodasi selama 7 hari kalendar (6 malam) bagi Karyawan yang dimutasi untuk memberinya

1.15 Mutasi “Mutasi” memaksudkan pemindahtugasan Karyawan yang diminta oleh Pemberi Kerja ke daerah, bidang

waktu yang cukup dalam mencari akomodasinya sendiri.

1.16 Penutup

atau tempat kerja lain, ke jabatan lain di tempat kerja yang sama atau ke entitas lain yang berkaitan dengan Organisasi: 1. Demi kepentingan bisnis Organisasi atau kepentingan terbaik Organisasi atau dalam

1. Modul ini mulai berlaku setelah disahkan oleh Menteri Tenaga Kerja dan Transmigrasi Republik Indonesia dan akan berlaku selama dua (2) tahun.

rangka pindah tugas dan pindah daerah


www.kinerja.or.id

39


2. Modul ini akan dibagikan dan disebarkan

5. Apabila terdapat aturan dalam Modul ini yang tidak sesuai atau bertentangan dengan

kepada semua Karyawan. 3. Perubahan dalam Modul ini akan disampaikan kepada Karyawan yang dilakukan berdasarkan kesepakatan dengan perwakilan karyawan dan disahkan oleh Kementerian Tenaga Kerja dan Transmigrasi Republik Indonesia. 4. Kebijakan lain yang tidak secara spesifik dibahas dalam Modul ini akan dikelola lebih lanjut sesuai dengan peraturan yang berlaku dan harus ditaati oleh semua Karyawan.

peraturan pemerintah yang baru berlaku maka peraturan yang berlaku itu akan menggantikan peraturan yang terdapat dalam Modul ini. 6. Modul ini dibuat dalam dua (2) bahasa, Indonesia dan Inggris. Jika terdapat perbedaan penafsiran mengenai isi Modul maka versi Indonesia yang akan digunakan. Untuk panduan lebih lanjut mengenai peraturan ketenagakerjaan Pemerintah Indonesia, silahkan lihat Lampiran 1.1

40


www.kinerja.or.id

Manajemen Hibah

2


www.kinerja.or.id

41

BAB 2

Permohonan

Manajemen Hibah

Organisasi yang ingin meng ajukan permohonan hibah kepada Donor hendaknya terbiasa dengan perincian hasil dan persyaratan program, .......

Persiapan Hibah

Pelaksanaan Hibah

Pemantauan dan Pelaporan

Penutupan Hibah

Pemutusan Hubungan Kerja

42


www.kinerja.or.id

2.1 Permohonan Hibah

dengan hubungan sebab akibat, yaitu hasil dicapai karena hasil(-hasil) yang saling mempengaruhi dan berkaitan telah dicapai.

Donor akan mengumumkan Permintaan Pengajuan Permohonan Hibah (Request For Application/RFA) dengan mengundang Organisasi atau lembaga lokal dan nasional yang berminat dalam program Donor untuk mengajukan permohonan hibah. RFA biasanya diumumkan melalui surat kabar, website atau undangan ke Organisasi-Organisasi tertentu. Organisasi yang ingin mengajukan permohonan hibah kepada Donor hendaknya terbiasa dengan perincian hasil dan persyaratan program, baik program teknis maupun administrasinya. Persyaratan dan ketentuan permohonan hibah adalah sebagai berikut.

2.1.1. Format Permohonan Hibah Lihat Lampiran 2.1 dan Lampiran 2.2

2.1.1.1. Uraian Program Tidak ada format standar yang diwajibkan atau diharuskan untuk memberikan uraian program kecuali uraian itu harus berorientasi pada hasil. Hasil adalah perubahan yang signifikan, bertujuan dan terukur terhadap kondisi pelanggan, atau perubahan negara penyelenggara, lembaga atau entitas lain yang akan mempengaruhi pelanggan

Tujuan Strategis (SO/Strategic Objectives) adalah hasil yang paling ambisius, yang secara materil dapat dipengaruhi oleh unit penyelenggara Donor beserta mitra-mitranya dan yang akan menjadi tanggung jawab unit penyelenggara Donor. Hasil Antara (IR/Intermediate Results) adalah hasil penting yang dipandang sebagai langkah-langkah pokok untuk mencapai SO. IR merupakan hasil terukur yang dapat mencakup sejumlah hasil yang khas dan lebih spesifik. Pemohon harus menyampaikan informasi sesuai dengan formulir permohonan hibah bersangkutan termasuk, tetapi tidak terbatas pada:

1. Informasi Permohonan Hibah Mencakup nama Organisasi, judul permohonan hibah, lokasi, penerima manfaat sasaran dan anggaran yang diusulkan.

2. Latar Belakang dan Kapasitas Organisasi Menguraikan profil dan latar belakang Organisasi, termasuk kapasitas organisasi dan pengalaman program serupa yang berkaitan dengan program yang diusulkan.

secara langsung atau tidak langsung. Hasil berkaitan


www.kinerja.or.id

43

BAB 2 - Manajemen Hibah

akan dicapai. Apa saja kegiatan, proses atau strategi

3. Dasar Pemikiran

yang diperlukan untuk mencapai hasil itu? Mengapa Menguraikan dasar pemikiran program, termasuk

rencana kerja tersebut akan mendatangkan hasil

analisis, intervensi geografis, aspek sosial dan

yang diinginkan? Apa jadwal yang telah disusun

politik.

untuk mencapai hasil tersebut? Lihat Lampiran 2.1b.

4. Tujuan Umum dan Khusus Menjelaskan tujuan umum yang ingin dicapai dari program dan juga target keluaran yang ingin dicapai.

5. Kegiatan dan Pendekatan Strategis Menguraikan kegiatan yang akan dilaksanakan untuk mencapai setiap tujuan khusus. Menjelaskan hasil setiap kegiatan dan inikator pengukuran data.

2.1.1.3. Rencana Monitoring dan Evaluasi Rencana Monitoring dan Evaluasi yang baik harus berisi sejumlah indikator yang memungkinkan pengukuran kemajuan secara berkelanjutan menuju hasil yang ditargetkan. Untuk setiap hasil yang dicapai, apa indikator kinerjanya? Apa data dasarnya? Apa target kinerjanya? Apa jadwal yang telah disusun untuk mencapai hasil? Untuk setiap indikator kinerja, apa definisinya dan apa satuan

6. Monitoring dan Evaluasi

ukurannya? Apa rencana untuk melaporkan dan menggunakan informasi kinerja?

Menguraikan strategi monitoring dan evaluasi untuk mencapai keberhasilan program.

Lihat Lampiran 2.1c.

7. Pelaporan

2.1.1.4. Anggaran dan Penjelasan Anggaran

Menjabarkan jangka waktu pelaporan dan tipe pelaporan.

perincian mata anggaran yang disertai dengan penjelasan anggaran yang mencakup semua

Lihat Lampiran 2.1a.

biaya. Anggaran lump-sum tidak akan diterima.

2.1.1.2. Rencana Pelaksanaan Rencana pelaksanaan yang baik harus memperlihatkan bagaimana hasil yang diharapkan

44


Setiap permohonan harus berisi anggaran dengan

www.kinerja.or.id

Anggaran yang diterima berisi semua biaya yang diperinci menurut biaya satuan dan secara jelas memperlihatkan jumlah satuan yang digunakan untuk setiap mata anggaran. Uraian anggaran

akan menjelaskan bagaimana Organisasi telah mengeluarkan setiap biaya satuan dan jumlah satuan untuk setiap mata anggaran.

3. Salinan kebijakan dan prosedur akuntansi, pembelian, pengelolaan properti, dan personalia; 4. Proyeksi anggaran, arus kas dan struktur organisasi;

Lihat Lampiran 2.1d.

5. Biodata personil kunci yang terlibat dalam proyek.

2.1.1.5. Kuesioner Sistem Manajemen (MSQ) Melalui penilaian diri (self-assessment) Organisasi dapat memverifikasi kapasitas atau potensi

2.2 Persiapan Hibah

kapasitasnya untuk mencapai kinerja yang memadai sesuai dengan prinsip-prinsip yang ditetapkan oleh USAID dan donor-donor lain dengan memastikan bahwa sistem akuntansi, pengarsipan dan manajemen keuangan secara keseluruhan memenuhi standar yang berlaku serta melihat apakah sistem kendali internal Organisasi berjalan secara wajar sesuai dengan prinsip-prinsip biaya yang berlaku. Lihat Bab 3, Bagian 3.3 Sistem Kendali Internal. Lihat Lampiran (Apendiks) 2.1e.

2.1.1.6. Dokumen Pendukung Lain 1. Informasi kontak sebagai acuan untuk implementasi sedikitnya dalam tiga (3) proyek

Tahap pemberian hibah dimulai ketika Donor memberitahukan Organisasi bahwa Organisasi telah dipilih sebagai finalis untuk menerima hibah. Setelah itu, serangkaian kegiatan dilakukan yang meliputi survei pra-pemberian hibah, perundingan dan finalisasi pemberian hibah. Beberapa tugas yang dilakukan selama tahap ini harus diselesaikan sebelum pemberian hibah ditandatangani. Sedangkan tugas lainnya dapat berlanjut ke tahap awal seperti menindaklanjuti temuan/kondisi survei pra-pemberian hibah tetapi semua tugas pada tahap pemberian hibah biasanya harus diselesaikan sebelum implementasi dapat dimulai.

2.2.1. Proses Penilaian Sebelum Pemberian Hibah

sebelumnya; 2. Salinan laporan keuangan Organisasi untuk

Patut diingat bahwa pemberitahuan dari Donor

periode 3 tahun sebelumnya, yang telah diaudit

mengenai permohonan pendanaan hanya

oleh akuntan publik atau auditor lain yang diakui

permulaan dan bukan jaminan bahwa permohonan

oleh donor;

itu pasti akan disetujui. Sebaliknya, itu berarti bahwa


www.kinerja.or.id

45


pemeriksaan terhadap semua materi permohonan

pengendalian internal atau kebijakan untuk

telah selesai dan permohonan bersangkutan

mengelola hibah Donor dengan sepatutnya atau

terpilih sebagai finalis. Kemudian, Donor dapat

mencapai tujuan dari program yang diusulkan.

menilai apakah Organisasi mempunyai kapasitas

• Organisasi dan Donor tidak mencapai

(yaitu, sistem, prosedur, pengendalian internal dan

kesepakatan mengenai aspek-aspek tertentu

kebijakan) untuk mencapai tujuan dari program

dari pemberian hibah seperti anggaran, wilayah

yang diusulkan dalam permohonan dan secara

geografis yang akan dilayani, desain program

memuaskan memenuhi persyaratan Donor.

atau target.

Penilaian ini disebut survei pra-pemberian hibah (pre-award survey).

• Nama Organisasi terdapat dalam daftar hitam USAID atau daftar hitam Donor lainnya.

Selanjutnya, Donor mungkin bersedia memberikan

2.2.2. Tahap Perundingan

pendanaan kepada Organisasi hanya apabila ada komitmen untuk melakukan perubahan tertentu

Sebelum finalisasi pemberian hibah, Organisasi

dalam proposal. Ini merupakan kesempatan untuk

mempunyai kesempatan untuk merundingkan syarat

membahas ketentuan-ketentuan tertentu dalam

dan ketentuan perjanjian hibah dengan Donor,

perjanjian dengan Donor. Apabila suatu Organisasi

termasuk bagaimana Organisasi akan menerima

telah menyelesaikan survei pra-pemberian hibah

pendanaan dan masalah administrasi apa saja yang

dan kesepakatan telah dicapai sehubungan dengan

harus diselesaikan oleh Organisasi agar memenuhi

program, anggaran dan target maka Donor akan

syarat untuk menerima hibah.

membuat keputusan akhir mengenai pemberian hibah. Apabila program yang diusulkan mencakup

Setiap perundingan berbeda-beda, jadi perlu

prioritas Donor dan pendanaan dapat disediakan

fleksibel. Juga perlu diingat bahwa keberhasilan

maka kemungkinan besar Donor akan menawarkan

mencapai kesepakatan dengan Donor tidak harus

hibah tersebut. Tetapi, Donor dapat memutuskan

berarti bahwa pendanaan akan diterima.

untuk tidak mendanai program yang diusulkan kapan pun selama proses ini. Satu atau lebih alasan

Pada tahan perundingan, penting untuk secara

untuk menolak pemberian hibah pada tahap ini

cermat meninjau perubahan-perubahan yang

adalah sebagai berikut:

diminta dan mempertimbangkan beberapa pertanyaan berikut ini:

• Berdasarkan hasil survei pra-pemberian hibah, Donor dapat menyimpulkan bahwa Organisasi tidak mempunyai sistem, prosedur,

46


www.kinerja.or.id

• Apakah perubahan yang diusulkan mempengaruhi sasaran?

• Apakah perubahan itu mempengaruhi anggaran? • Apakah perubahan itu mempengaruhi operasi?

mula-mula diusulkan, biaya transportasi atau biaya operasional lain mungkin perlu dinaikkan atau diturunkan.

• Apakah perubahan itu mempengaruhi kerangka waktu pelaksanaan? • Apakah perubahan itu membutuhkan berbagai sub-penerima hibah? • Apakah perubahan itu membutuhkan perubahan personil? • Apakah Organisasi mampu melaksanakan perubahan-perubahan yang diminta?

Dalam beberapa kasus, mungkin terdapat sejumlah hal yang belum diketahui sehingga sulit untuk memberikan kerangka waktu yang diminta oleh Donor. Jika demikian halnya maka berbicaralah dengan Donor yang mungkin mempunyai data yang dapat membantu. Apabila batas waktu untuk memfinalisasi hibah tidak memberikan waktu yang cukup untuk mengumpulkan informasi

Misalnya, proposal untuk melaksanakan proyek,

yang diperlukan maka Donor mungkin bersedia

dalam skala yang lebih kecil, di desa tertentu di

mengizinkan Organisasi untuk menyelesaikan

mana kegiatan serupa telah dilaksanakan. Umpan

permasalahan tersebut dengan mengubah uraian

balik mengenai proposal dari Donor menunjukkan

program setelah hibah diberikan.

bahwa sudah ada mitra di daerah yang diusulkan tetapi mengidentifikasi adanya kesenjangan di kabupaten lain dan meminta agar proyek tersebut

2.2.3. Administrasi Pra-Pemberian Hibah USAID

dilaksanakan di sana. 1. Sertifikasi Anti-Terorisme Sebelum menyetujui suatu perubahan dan menandatangani pemberian hibah, Organisasi perlu

Bagi LSM Amerika dan Non-Amerika yang

meneliti daerah baru tersebut untuk memutuskan

mengajukan permohonan untuk mendapatkan

apakah daerah itu mempunyai keadaan demografis

dana hibah dari USAID, Sertifikasi Anti-Terorisme

yang serupa. Jumlah penduduk yang lebih besar,

disyaratkan untuk memberikan kepastian kepada

misalnya, atau faktor-faktor lain, dapat memberikan

USAID bahwa bantuan tidak diberikan kepada

kesempatan untuk mencapai target yang lebih

Organisasi yang memberikan atau telah memberikan

tinggi sedangkan jumlah penduduk yang lebih kecil

bantuan kepada teroris untuk kegiatan terorisme.

dapat berarti bahwa mencapai target yang semula diusulkan bisa jadi sulit untuk dilakukan. Selain itu,

2. Bridger Insight

Organisasi mungkin perlu mencari sub-penerima hibah di daerah yang baru tersebut. Bergantung

Dengan menggunakan Bridger Insight, Donor telah

pada lokasinya, ketika dibandingkan dengan yang

memenuhi ketentuan uji tuntas (due diligence) untuk


www.kinerja.or.id

47


memeriksa semua calon Organisasi yang memenuhi

dapat dipenuhinya. Apabila Donor meminta

peraturan anti pencucian uang internasional/

pekerjaan tambahan atau perubahan pada program

Pemerintah AS.

yang diusulkan maka Organisasi bertanggung jawab untuk mengevaluasi permintaan itu dan memutuskan

3. Nomor Data Universal Numbering System (DUNS)

apakah ia dapat memenuhinya. Jika Organisasi memutuskan bahwa permintaan itu membutuhkan pendanaan tambahan atau mempengaruhi target

Organisasi yang menerima hibah dari USAID atau

maka hal ini harus dibahas dengan mitra Donor.

pemerintah AS diwajibkan untuk mendapatkan nomor Data Universal Numbering System

Apabila Organisasi diberitahu telah menjadi finalis

(DUNS). Permintaan nomor DUNS dapat diajukan

untuk mendapatkan hibah, Organisasi masih harus

melalui website: http://fedgov.dnb.com/webform

menyelesaikan beberapa tugas sebelum Donor membuat keputusan akhir mengenai apakah

2.2.4. Finalisasi Permohonan Hibah

akan mendanai program atau tidak. Meskipun terpilih sebagai finalis merupakan tanda yang

Penting untuk melakukan pendekatan tahap pra-

sangat baik, seperti yang disebutkan di atas, hal

pemberian hibah secara cermat dan sepenuhnya

itu tidak berarti bahwa Organisasi sudah pasti

melaksanakan setiap tugas yang diwajibkan untuk

mendapatkan hibah.

memfinalisasi pemberian hibah. Tahap ini dapat dilakukan secara cepat atau dapat memakan

Setelah proses permohonan hibah diselesaikan,

waktu yang lama. Organisasi kemungkinan bisa

Donor akan memberitahukan organisasi mengenai

mendapatkan hibah jika telah mencapai tahap ini

hasilnya, apakah berhasil atau tidak berhasil

tetapi perlu waspada untuk tidak berharap terlalu

menerima pendanaan dari Donor.

tinggi. Patut diperhatikan bahwa Organisasi juga dapat memutuskan untuk menarik diri dari proses perundingan (negosiasi) setiap saat. Meskipun belum ada yang ditandatangani,

2.3 Pelaksanaan Hibah

kemitraan Organisasi dengan Donor telah dimulai pada tahap ini. Organisasi perlu bekerja dengan rajin untuk menyediakan informasi yang diperlukan sehingga Donor dapat membuat keputusan akhir yang menguntungkan bagi proposal. Pada saat yang sama, Organisasi harus memastikan bahwa Organisasi tidak menjanjikan sesuatu yang tidak

48


www.kinerja.or.id

2.3.1. Perubahan Perjanjian Hibah 1. Organisasi dapat mengusulkan perubahan dalam perjanjian hibah melalui permintaan tertulis jika diperkirakan kegiatan tidak dapat

selesai pada tanggal berakhirnya perjanjian

kegiatan dan memberitahukannya setidaknya

hibah atau jika ada beberapa perubahan kecil.

satu bulan di muka sebelum berakhirnya hibah.

Permintaan ini harus diajukan secara tertulis kepada Donor dengan waktu yang cukup untuk meninjau dan menanggapi sebelum berakhirnya periode hibah. a. Permintaan tertulis harus menjelaskan mengapa perubahan/perpanjangan waktu dibutuhkan, alas an mengapa kegiatan tersebut tidak bisa selesai pada waktunya, dan kapan akan diselesaikan. b. Apabila perubahannya adalah perpanjangan waktu tanpa biaya tambahan/perpanjangan waktu tanpa biaya (NCE), maka Organisasi harus menyatakan secara tegas bahwa anggaran tambahan tidak diperlukan. c. Apabila perubahannya membutuhkan biaya tambahan maka Organisasi harus menjelaskan mengapa anggaran awal tidak

2.3.2. Penundaan, Pengakhiran dan Penegakan 1. Perjanjian hibah dapat diakhiri secara keseluruhan atau sebagian, dalam situasi berikut ini: a. Oleh Donor jika Organisasi secara materil gagal memenuhi ketentuan hibah b. Oleh Donor dengan persetujuan dari Organisasi di mana kedua belah pihak harus menyepakati kondisi pengakhiran, termasuk tanggal efektif dan, dalam hal pengakhiran secara sepihak, bagian tertentu yang akan diakhiri. c. Jika pada suatu waktu Donor memutuskan

cukup untuk menyelesaikan kegiatan, dan

bahwa kelanjutan hibah secara keseluruhan

perubahan anggaran yang memperlihatkan

atau sebagian akan tertunda atau diakhiri

dana tambahan yang diperlukan.

karena bantuan yang diberikan tidak sesuai dengan kepentingan Donor/Negara Donor

2. Donor akan mengkaji permintaan itu dan

atau bertentangan dengan undang-undang

mengikuti prosedur perubahan hibah Donor,

yang berlaku maka, dengan pemberitahuan

dan, bila menyetujuinya, maka Donor akan

kepada Organisasi, Donor dapat

menerbitkan perubahan hibah formal yang

menangguhkan atau mengakhiri hibah,

membutuhkan tanda tangan Organisasi. Hanya

secara keseluruhan atau sebagian dan

Donor yang dapat menerbitkan perubahan

melarang Organisasi untuk membebankan

hibah.

kewajiban tambahan atas hibah selain biaya

3. Organisasi harus ingat bahwa perubahan dapat berlangsung beberapa minggu dan didorong untuk secara saksama memantau kemajuan

yang disebutkan dalam pemberitahuan penundaan. Apabila terjadi penangguhan dan situasi yang menyebabkan penangguhan berlanjut selama 60 hari atau


www.kinerja.or.id

49


lebih maka Donor dapat mengakhiri hibah secara keseluruhan atau sebagian dengan

d. Menempuh tindakan hukum lain yang tersedia.

pemberitahuan tertulis kepada Organisasi dan membatalkan bagian dari hibah yang belum dicairkan atau dijanjikan kepada pihak ketiga.

2.3.3. Penggunaan Merek (Branding) Organisasi harus mendapatkan persetujuan

d. Oleh Organisasi dengan mengajukan

dari Donor untuk semua materi yang dihasilkan

surat pemberitahuan kepada Donor

didistribusi atau disingkapkan kepada publik,

yang menguraikan alasan pengakhiran,

termasuk tetapi tidak terbatas pada spanduk,

tanggal efektif, dan dalam hal pengakhiran

stiker, selebaran, poster, paket seminar, tas, t-shirt,

sebagian, bagian yang akan diakhiri. Tetapi,

untuk memastikan penggunaan mereka dengan

dalam hal pengakhiran sebagian, jika Donor

sepatutnya. Organisasi harus mencantumkan logo

memutuskan bahwa bagian dari hibah yang

Donor pada barang-barang ini.

dikurangi atau diubah tidak akan mencapai tujuan hibah maka Donor dapat mengakhiri

ukuran identifikasi merek (logo) dan sama

hibah seluruhnya. 2. Apabila hibah diakhiri maka Organisasi wajib melaksanakan semua prosedur penutupan. 3. Donor wajib melaksanakan tindakan pemulihan berikut ini dalam kondisi tidak terpenuhinya ketentuan, peraturan, persyaratan hibah atau peraturan federal:

pencairan uang ke Organisasi hingga kekurangan yang terjadi dipenuhi. b. Tidak mengizinkan seluruh atau sebagian biaya kegiatan di luar ketentuan c. Menangguhkan atau mengakhiri pemberian hibah seluruhnya atau sebagian


dengan atau lebih besar daripada logo Organisasi, Donor lain atau pihak ketiga. Apabila Organisasi atau sub-penerima hibah memutuskan untuk tidak memasang identitas atau logo mereka maka Donor mempunyai kebebasan untuk mencantumkan identitas atau logo sub-penerima hibah beserta identitas atau logo Donor.

a. Menahan sementara pembayaran atau

50

1. Sebagai kondisi hibah, Donor mensyaratkan

www.kinerja.or.id

2. Komunikasi publik yang didanai oleh Donor, dengan isi yang tidak disetujui oleh Donor, harus mencantumkan peringatan berikut ini: "Studi/laporan /audio/visual/informasi lain/ produk media [sebutkan] tersedia berkat adanya dukungan dari [sebutkan Donor/negara Donor]. Isinya merupakan tanggung jawab [Organisasi]

dan tidak harus mencerminkan pandangan

berdasarkan tanggal penandatanganan perjanjian

[sebutkan Donor/negara Donor]. "

hibah. Laporan keuangan hendaknya terdiri dari:

Lihat Lampiran 3.3

1. Laporan pengeluaran bulanan termasuk kebutuhan anggaran selama 1 bulan berdasarkan estimasi kebutuhan dana Organisasi selama 1 bulan;

2.4 Pemantauan dan Pelaporan

2. Salinan rekening Koran dan rekonsiliasi bank; 3. Daftar inventaris peralatan yang dilaporkan setiap triwulan.

Organisasi harus menyerahkan laporan bulanan dan triwulan (laporan keuangan dan program), dan laporan akhir untuk periode terakhir.

Lihat Bab 7. Cost Share

2.4.1.2. Laporan Narasi Program

Donor menganjurkan Organisasi untuk menetapkan prosedur internal yang efisien untuk memenuhi

Organisasi harus menyampaikan laporan narasi

batas akhir laporan yang dibutuhkan. Lalai untuk

bulanan yang menguraikan perkembangan dan

menyerahkan laporan tepat pada waktunya dapat

pencapaian program selama periode pelaporan serta

menunda pencairan kepada Organisasi sehingga

rencana kegiatan untuk bulan berikutnya. Sebuah

menghambat kemajuan yang memuaskan

laporan pemantauan dan evaluasi untuk mengukur

dari kegiatan-kegiatan yang direncanakan dan

pencapaian sesuai dengan indikator-indikator yang

keberhasilan proyek. Setiap laporan akan ditinjau

disepakati harus disusun setiap triwulan.

kelengkapannya oleh Donor dan dipantau kesesuaiannya dengan rencana strategis untuk

Lihat Lampiran 2.4

memastikan ada kemajuan yang dicapai.

2.4.2. Pelaporan Akhir 2.4.1. Laporan Bulanan/Triwulan

2.4.2.1. Laporan Keuangan Akhir

2.4.1.1. Laporan Keuangan Laporan keuangan akhir akan diberi tanda "Final" Organisasi harus menyerahkan Laporan Keuangan

dan mencantumkan semua biaya akhir yang

bulanan (kecuali ditetapkan lain oleh Donor)

dikeluarkan oleh Organisasi berdasarkan pencairan


www.kinerja.or.id

51


dana yang diminta. Laporan akhir akan memberikan

mencakup hasil akhir, pembelajaran yang dipetik

rekonsiliasi laporan keuangan bulanan yang

dan kesimpulan.

telah diverifikasi oleh Donor. Verifikasi dilakukan untuk memastikan agar dokumen pengeluaran hibah sesuai dengan standar Donor. Apabila ada penyesuaian karena dokumen tidak lengkap, salah penghitungan atau alasan lainnya maka laporan yang diverifikasi oleh Donor akan menjadi dasar untuk melakukan rekonsiliasi terhadap laporan keuangan.

Banyak Organisasi memilih untuk melakukan langkah pelaporan program akhir lebih lanjut dan menciptakan sesuatu yang bertahan lama untuk mereka bagikan kepada penerima manfaat, masyarakat, sub-penerima hibah dan LSM-LSM lain. Dengan demikian, Organisasi dapat menyoroti keberhasilannya dan mendokumentasikan pembelajaran yang dipetiknya serta berkontribusi

Langkah pertama dalam penutupan laporan keuangan adalah memfinalisasi total pengeluaran. Proses ini membantu menentukan apakah ada dana yang tersisa dan memastikan bahwa Organisasi telah menanggung total cost share minimum yang diwajibkan.

bagi upaya yang sedang berlangsung untuk meningkatkan pendampingan di bidang fokus bersangkutan. Lihat Lampiran 2.6

2.4.2.3. Laporan Pajak

Lihat Lampiran 2.5

Organisasi harus bertanggung jawab untuk

2.4.2.2. Laporan Program Akhir Laporan narasi akhir (laporan akhir penerima hibah) harus menguraikan semua kegiatan yang telah dilaksanakan, pencapaian, masalah yang dihadapi maupun pembelajaran yang dipetik dan praktek terbaik yang dikumpulkan selama pelaksanaan proyek. Laporan pemantauan terhadap penerima hibah dalam periode terakhir kegiatan perlu dimasukkan dalam laporan kinerja akhir. Laporan kinerja akhir Organisasi setidaknya akan

memastikan bahwa semua pajak penghasilan yang diwajibkan oleh undang-undang dibayar atau dipotong dari gaji, biaya jasa atau honor karyawan, pegawai, narasumber, fasilitator, pelatih dan peneliti sesuai dengan perjanjian hibah. Laporan pajak harus disimpan dalam arsip dan disampaikan kepada Donor atau auditor bila diminta. Organisasi harus menyerahkan laporan PPN mengenai peralatan yang dibeli sesuai dengan tagihan yang menyebutkan pemotongan untuk PPN. Laporan PPN harus dilaporkan per tahun anggaran. Lihat Lampiran 2.7

52


www.kinerja.or.id

peralatan yang dibeli dengan harga satuan USD

2.5 Penutupan Hibah

500 atau lebih. 4. Organisasi harus memperhitungkan persediaan

Donor perlu memberitahukan Organisasi mengenai penutupan hibah 60 hari sebelum berakhirnya periode pelaksanaan, dan kegiatan hendaknya tidak dilaksanakan selama periode ini. Dengan demikian, Organisasi mempunyai kesempatan untuk memenuhi ketentuan penutupan terkait.

yang belum digunakan yang dibeli dengan dana hibah, dengan memperkirakan nilai total (dalam Rupiah) semua persediaan kantor dan persediaan lain yang ada, dan menyampaikan angkanya yang disertai dengan uraian singkat tentang jenis barang. 5. Organisasi harus menyimpan semua catatan

2.5.1. Kebijakan dan Prosedur Penutupan 1. Organisasi harus menyerahkan semua laporan keuangan dan program akhir sesuai dengan

program dan keuangan selama tiga tahun setelah penyerahan laporan akhir hibah. Arsip ini hendaknya dapat diakses oleh Donor dengan pemberitahuan di muka sepatutnya. 6. Donor sepenuhnya berhak meminta

ketentuan dalam perjanjian hibah. Organisasi

pengembalian sejumlah besar uang setelah

dapat meminta perpanjangan waktu secara

mempertimbangkan rekomendasi biaya yang

tertulis apabila tidak dapat memenuhi batas

tidak diizinkan hasil dari audit final.

waktu terakhir penyerahan laporan. 2. Donor akan melakukan pembayaran akhir

2.5.2. Laporan Audit

kepada Organisasi berdasarkan laporan keauangan akhir, atau meminta pengembalian

Dalam satu tahun anggaran setelah berakhirnya

(refund) segera dana yang telah dicairkan di

pemberian hibah, Organisasi harus mengadakan

muka oleh Donor dan belum digunakan oleh

audit final yang mencakup kegiatan hibah pada

Organisasi.

tahun terakhir. Audit ini dapat dilaksanakan pada waktu bersamaan dengan akhir tahun anggaran

3. Organisasi harus menyampaikan daftar

Organisasi dan diajukan sesuai dengan ketentuan

peralatan sesuai dengan ketentuan tentang

perjanjian, dan khususnya untuk jenis hibah

Pengelolaan Inventaris dalam modul ini.

Standard Reimbursement Grant (STG). Perjanjian

Daftar peralatan akhir (final) mencakup semua

hibah biasanya menetapkan bahwa Organisasi wajib menyerahkan laporan audit dari auditor independen.


www.kinerja.or.id

53


2.5.3. Laporan Inventaris Akhir

2.5.4. Surat Penutupan

Dalam waktu 90 hari calendar sejak tanggal

Langkah terakhir dari seluruh proses penutupan

berakhirnya pemberian hibah, daftar inventaris

adalah penyerahan surat kepada Organisasi dari

akhir harus diserahkan yang mencantumkan semua

Donor yang menegaskan bahwa tindakan penutupan

peralatan yang dibeli dengan dana hibah atau yang

utama telah diselesaikan, termasuk pengajuan

diterima dari Donor. Daftar inventaris harus dibuat

tagihan akhir, daftar inventaris dan semua laporan

bersamaan dengan laporan akhir, dan harus disusun

lain kepada pihak-pihak terkait dan penutupan

sesuai dengan ketentuan perjanjian dan rencana

semua proyek hibah.

penghapusan yang disetujui oleh Donor.

54


www.kinerja.or.id

Manajemen Keuangan

3


www.kinerja.or.id

55

BAB 3

3.1 Sistem Akuntansi Umum

Manajemen Keuangan

Sistem akuntansi umum menggolongkan dan menyajikan alur informasi akuntansi dari dokumen sumber semula ke jurnal dan akhirnya ke buku besar (General Ledger). Buku besar merupakan dasar untuk penyusunan laporan keuangan. Sistem akuntansi umum meliputi:

Pencatatan barang-barang yang diperoleh dari dana donor harus disimpan selama tiga tahun setelah tanggal serah terima barang tersebut .......

1. Chart of Account dan deskripsi akun; 2. Pengendalian internal; 3. Panduan operasional dan keuangan donor; 4. Prosedur akuntansi terperinci; 5. Prosedur alur (flow chart) dari sistem utama; 6. Formulir akuntansi yang digunakan dalam proses pencatatan. Sistem mengadopsi konsep Prinsip Akuntansi yang Berlaku Umum. Sistem ini mewajibkan agar pencairan dilakukan melalui proses persetujuan, identifikasi dan klasifikasi yang tepat. Sistem ini dirancang untuk operasi keuangan USAID atau proyek-proyek bantuan Donor lainnya tetapi sistem ini cukup fleksibel untuk memenuhi kegiatan operasional dan keuangan Organisasi secara keseluruhan. Pencatatan barang-barang yang diperoleh dari dana donor harus disimpan selama tiga tahun setelah tanggal serah terima barang tersebut kepada pihak lain yang disetujui oleh donor.

56


www.kinerja.or.id

3.2 Chart of Accounts

1. Otorisasi Pengendalian otorisasi harus memberikan kepastian yang memadai bahwa transaksi, peristiwa yang

Berikut ini adalah akun pengeluaran yang direkomendasikan dari Diagram Akun, dan menjelaskan bagaimana biaya-biaya akan

menimbulkan transaksi, dan prosedur pemrosesan transaksi diotorisasi sesuai dengan peraturan perundang-undangan dan kebijakan manajemen.

dikelompokkan. Organisasi harus konsisten saat mengelompokkan biaya dalam setiap mata anggaran dan sub-akun yang dijelaskan di bawah ini yang dapat menghasilkan anggaran bulanan beserta laporan permintaan dana, untuk keseluruhan mata anggaran. Organisasi tidak harus menggunakan semua akun biaya tersebut karena daftar ini hanya

2. Persetujuan Pengendalian persetujuan harus memberikan kepastian yang memadai bahwa orang-orang yang tepat menyetujui transaksi yang dicatat sesuai dengan kebijakan dan prosedur yang ditetapkan.

menggambarkan kemungkinan kebutuhan suatu Organisasi dan bisa dijadikan referensi.

3. Pemisahan Tugas

Lihat Lampiran 3.1

Pengendalian pemisahan tugas dirancang untuk mengurangi kesempatan bagi seseorang melakukan dan/atau menyembunyikan kesalahan atau

3.3 Sistem Pengendalian Internal

penyimpangan dari pelaksanaan tugas mereka. Hal ini berarti bahwa pengendalian fisik terhadap aset harus dipisahkan dari fungsi pencatatan dan operasional.

Tujuan utama sistem pengendalian internal adalah: secara fisik melindungi aset Organisasi yaitu untuk mencegah kecurangan dan kerugian lain; dan memastikan keakuratan dan kelengkapan pencatatan akuntansi. Untuk mencapai tujuan

Jika Organisasi tidak mempunyai staf yang memadai untuk mewujudkan pemisahan tugas yang optimal maka pengawasan manajemen perlu ditingkatkan untuk menggantikan fungsi yang tumpang tindih.

tersebut, sistem akuntansi hendaknya dirancang untuk memenuhi sisi pengendalian internal dasar berikut ini:

4. Desain dan Penggunaan Pencatatan Tujuan pengendalian desain dan penggunaan pencatatan adalah untuk membantu memberikan kepastian yang memadai bahwa transaksi dan kejadian telah dicatat sebagaimana mestinya.


www.kinerja.or.id

57

BAB 3 - Manajemen Keuangan

5. Keamanan atas Akses dan Penggunaan

perolehannya; dan (3) pencatatan kewajiban mencerminkan kewajiban Organisasi secara sah

Aset dan Pencatatannya Pengendalian akses dirancang untuk melindungi aset dan pencatatan terhadap kerusakan fisik, kehilangan, penyalahgunaan atau perubahan secara tidak sah. Pengendalian ini membatasi akses yang tidak seharusnya terhadap aset dan pencatatannya.

pada tanggal perolehannya.

10. Presentasi dan Penyajian Pengendalian dalam kategori ini dirancang untuk memberikan kepastian bahwa (1) akun diklasifikasi secara benar dan dijabarkan dalam laporan keuangan; (2) laporan keuangan disusun sesuai

6. Pemeriksaan Independen Pengendalian dalam kategori ini dirancang untuk melakukan pemeriksaan independen terhadap keabsahan, akurasi dan kelengkapan data yang

dengan prinsip-prinsip akuntansi yang berlaku; dan (3) catatan kaki berisi segala informasi yang diungkapkan.

diproses.

3.4 Pedoman Operasional dan Keuangan

7. Penilaian Pengendalian dalam ketegori ini dirancang untuk memberikan kepastian bahwa aset dinilai secara

3.4.1. Prinsip-Prinsip Biaya

tepat.

Semua biaya yang diasosiasikan dengan hibah

8. Ringkasan Data Akuntansi

USAID atau donor lainnya harus sesuai dengan

Pengendalian dalam kategori ini dirancang untuk

prinsip biaya yang menentukan bahwa biaya

memberikan kepastian bahwa transaksi telah

tesebut diperbolehkan sesuai Office of Management

diringkaskan secara akurat dan bahwa penyesuaian

and Budget (OMB) Circular A-122 untuk

yang dilakukan adalah sah.

Organisasi Nirlaba. Faktor-faktor berikut ini harus dipertimbangkan untuk semua biaya dibawah hibah USAID atau Donor lain:

9. Aset dan Kewajiban Pengendalian dalam kategori ini dirancang untuk memberikan kepastian bahwa (1) Organisasi

1. Diperbolehkan: Biaya diperbolehkan jika biaya tersebut:

memiliki pencatatan aset, dengan kepemilikan yang didukung oleh dokumen yang memadai; (2) Organisasi mempunyai hak atas aset pada tanggal

58


www.kinerja.or.id

a. Wajar dan dapat dialokasikan (lihat di bawah)

b. Sesuai dengan ketentuan OMB -122

3.4.2. Biaya yang Tidak Diperbolehkan

c. Diperlakukan setara oleh program yang didanai oleh USAID dan Donor lain d. Sesuai dengan Prinsip-Prinsip Akuntansi yang Diterima secara Umum

Organisasi tidak akan mendapatkan penggantian biaya yang tidak diperbolehkan dan menanggung resiko tidak menerima penggantian biaya yang

e. Diberlakukan secara konsisten

melebihi anggaran hibah yang telah disetujui.

f. Didokumentasikan dengan baik

Sangat direkomendasikan agar memantau pengeluaran secara hati-hati yang melebihi

2. Wajar: biaya dikatakan wajar apabila biaya

anggaran hibah. Apabila tidak yakin apakah suatu

itu tidak melebihi jumlah yang dibayar oleh

biaya diperbolehkan atau tidak, harap hubungi

seseorang yang berhati-hati, dan:

Donor sebelum biaya tersebut dikeluarkan.

a. Angkanya wajar dan diperlukan untuk

Biaya-biaya berikut ini tidak diperbolehkan dan tidak

pelaksanaan kegiatan hibah b. Mengikuti praktek bisnis umum yang baik, tawar-menawar dalam kondisi yang wajar, peraturan perundang-undangan dan praktek-praktek umum c. tidak keluar dari praktek organisasi yang telah mapan. 3. Dapat dialokasikan: biaya hendaknya dapat dialokasikan dari sumber-sumber pendanaan sesuai dengan manfaat relatif yang diterima. Apabila suatu barang atau jasa akan digunakan untuk keperluan proyek, dan pada waktu yang sama, proyek atau kegiatan lain (di luar lingkup hibah), biaya barang atau jasa harus dialokasikan dari berbagai sumber pendanaan ini. Lihat Lampiran 3.2 dan 3.3

dapat diganti dalam keadaan apapun: 1. Minuman beralkohol dan biaya hiburan 2. Denda dan penalti (denda parkir, keterlambatan pembayaran, dan sebagainya) 3. Biaya pengadilan atau jasa pengacara 4. Pengeluaran dari proyek lain yang didanai oleh USAID atau donor lain 5. Biaya cadangan: biaya potensi kegiatan yang tidak terdefinisikan 6. Kontribusi atau donasi untuk suatu Organisasi 7. Penggalangan dana dan sumbangan 8. Barang dan jasa untuk keperluan pribadi 9. Melobi pemerintah dan partai politik 10. Biaya mendaftarkan Organisasi sebagai badan hukum 11. Menjual atau memasarkan produk 12. Peralatan militer atau pengintaian atau pelayanan lain yang mendukung kegiatan kepolisian atau penegakan hukum. 13. Peralatan dan jasa aborsi, peralatan modifikasi cuaca, barang-barang mewah atau peralatan perjudian.


www.kinerja.or.id

59


3.4.3. Pembatasan atas Barang

melalui hibah tertentu. Pendapatan program ini mencakup tetapi tidak terbatas pada

Barang-barang berikut ini membutuhkan

pendapatan dari biaya jasa atau beban dan

persetujuan di muka dari USAID atau Donor lain

bunga yang diperoleh dari dana yang dipinjam

sebelum diperbolehkan. Tanpa persetujuan tertulis

di bawah komponen bantuan modal atau kredit

sebelumnya atas barang-barang ini, Organisasi tidak

proyek. Pendapatan program tidak termasuk

akan mendapatkan penggantian dari USAID atau

bunga yang diperoleh dari uang muka Donor.

Donor lain:

2. Pendapatan program dapat digunakan

1. Kendaraan bermotor (termasuk sepeda motor) 2. Komoditas pertanian, pestisida dan pupuk 3. Peralatan bekas atau produk farmasi 4. Pembayaran gaji atau honor kepada Pegawai

oleh Organisasi dengan ketentuan bahwa pendapatan itu: • Ditambahkan ke dana yang dikomitmenkan untuk proyek oleh Donor atau Organisasi

Pemerintah Indonesia, kecuali untuk honor

dan digunakan mengembangkan tujuan dari

Karyawan Universitas Negeri yang menyediakan

proyek yang memenuhi syarat. Hal ini berarti

jasa intelektual (sebagai fasilitator, pelatih,

bahwa pendapatan dapat digunakan untuk

nara sumber atau peneliti), atau pembayaran

melanjutkan dan/atau memperluas kegiatan

biaya transportasi dan/atau uang saku Pegawai

dalam hibah utama.

Pemerintah Indonesia (hal ini akan ditinjau kembali atas dasar kasus per kasus).

• Digunakan untuk membiayai kontribusi pendamping untuk proyek apabila disetujui

Pembelian barang dari Libya, Cuba, Laos, Korea Utara, Siria dan Iran sebagai negara yang ditetapkan dilarang dalam kebijakan luar negeri, atau pemasok yang diidentifikasi oleh USAID atau Donor lain dalam daftar konsolidasi subkontraktor terlarang, terkena pinalti atau tidak layak (www.epls.gov).

secara tertulis oleh Donor. 3. Pendapatan program dapat digunakan oleh Organisasi tanpa harus mempertanggungjawabkannya kepada Donor setelah berakhirnya perjanjian hibah, dengan ketentuan bahwa penerima hibah harus memberitahukan Donor mengenai rencana

3.4.4. Penerimaan Kas / Bank

operasional untuk penggunaan pendapatan sebelum dikeluarkan; dan selanjutnya,

1. Pendapatan program adalah penghasilan

60

Organisasi melaporkan kepada Donor kegiatan-

bruto yang didapat oleh Organisasi dari

kegiatan yang dibiayai dengan pendapatan

kegiatan-kegiatan yang didukung oleh Donor

program selama periode perjanjian hibah.


www.kinerja.or.id

3.4.5. Pembayaran Kas/Bank

3.4.7. Pengembalian Dana

Organisasi akan mencairkan dana Donor sesuai

Organisasi harus mengembalikan kepada Donor

dengan mata aggaran spesifik dalam perjanjian

seluruh dana yang diterima tetapi tidak dikeluarkan

hibah yang telah disetujui oleh Donor. Tanpa

sesuai dengan ketentuan perjanjian hibah dalam

persetujuan tertulis sebelumnya dari Donor,

waktu 30 hari sejak berakhirnya proyek. Apabila

Organisasi dapat menambah atau mengurangi

audit final tidak dilakukan sebelum penutupan

jumlah yang dianggarkan untuk setiap mata

perjanjian hibah maka Donor berhak mendapatkan

anggaran utama paling banyak sebesar 10 persen,

pengembalian dana sampai semua klaim yang

kecuali untuk mata anggaran “gaji” dan “biaya

dihasilkan oleh audit final itu telah diselesaikan.

langsung lain”, dengan ketentuan bahwa jumlah total yang dianggarkan untuk proyek tidak berubah. Organisasi harus segera mengajukan perubahan anggaran kepada Donor dengan mencantumkan perubahan yang diperbolehkan oleh Donor.

3.4.8. Batas Transaksi Pembayaran Sesuai dengan sistem pengendalian internal terhadap pembayaran hibah untuk setiap transaksi maka untuk transaksi pembayaran di atas satu

3.4.6. Rekening Bank dan Penghasilan Bunga Bank

juta rupiah (Rp 1.000.000), Organisasi wajib menggunakan rekening giro melalui transfer bank atau cek kepada vendor atau pihak lain. Untuk

Organisasi harus menyetorkan dana Donor dalam

transaksi di bawah Rp 999.000. kas kecil (petty

rekening bank tersendiri atas nama Organisasi.

cash) dapat digunakan.

Rekening bank pribadi milik karyawan, pejabat atau perwakilan Organisasi tidak boleh digunakan. Penghasilan bunga bank yang diperoleh dari dana hibah setiap bulan harus dilaporkan secara terpisah. Laporan keuangan Organisasi harus mencantumkan jumlah penghasilan bunga bank yang diperoleh. Organisasi dapat menyimpan bungan bank yang dihasilkan dari dana Donor paling banyak senilai $250 per tahun untuk menutupi biaya administrasi, dan kelebihan dari $250 akan ditambahkan kembali ke anggaran proyek untuk mengembangkan tujuan proyek.

3.4.9. Kas Kecil 1. Kas kecil dalam jumlah tertentu akan diadakan berdasarkan kebutuhan operasional harian untuk biaya kecil dan berulang dan/atau uang muka. Dana dikelola dengan sistem dana tetap (imprest system). 2. Setiap organisasi harus membentuk kas kecil sesuai dengan skala operasional Organisasi (biasanya antara Rp 1.000.000 sampai Rp 5.000.000).


www.kinerja.or.id

61


3. Dana kas kecil harus disimpan dalam kotak kas

oleh Donor. Pembayaran uang muka dilakukan

dan kuncinya harus disimpan di tempat yang

berdasarkan permintaan uang muka yang telah

aman. Akses ke dana kas kecil harus dibatasi

disetujui.

pada satu, atau paling banyak dua, orang. 4. Uang muka tunai tidak boleh diberikan untuk

2. Permintaan uang muka harus disetujui oleh Direktur Organisasi sebelum dilakukan proses pembayaran.

keperluan pribadi/personal. 5. Uang muka tunai dari dana kas kecil harus

3. Uang muka tunai yang baru tidak boleh

dipertanggungjawabkan dalam waktu 2 hari

diberikan kepada seseorang yang belum

kerja setelah selesainya suatu kegiatan.

mempertanggungjawabkan uang muka

6. Catatan kas kecil dan pelaporannya harus

sebelumnya. Maksimal hanya ada 2 permintaan

akurat dan dapat dipertanggungjawabkan sesuai

uang muka untuk setiap jenis uang muka

dengan mata pembayaran yang terdapat dalam

(perjalanan, kegiatan dan operasional). 4. Uang muka yang belum diselesaikan harus

anggaran belanja. 7. Laporan pertanggungjawaban uang muka harus ditinjau dan disetujui oleh pejabat yang

dipertanggungjawabkan dalam waktu 5 hari kerja setelah selesainya kegiatan. 5. Pertanggungjawaban uang muka harus

berwenang. 8. Uang muka tunai tidak boleh diberikan

dilaporkan dengan menggunakan laporan

kepada Karyawan apabila uang muka tunai

pertanggungjawaban uang muka dan harus

dari kegiatan yang telah diselesaikan belum

mendapatkan persetujuan dari Direktur

dipertanggungjawabkan.

Organisasi.

9. Apabila memungkinkan, setiap hari pada awal dan akhir jam operasional Organisasi, kas kecil perlu dihitung jumlahnya dan dicocokkan dengan catatan kas. 10. Perhitungan kas kecil bulanan perlu disusun oleh pemegang kas dan diperiksa oleh petugas yang berwenang (Manajer Keuangan/Manajer Kantor/ Direktur).

3.4.11. Uang Muka Tunai Selain kebutuhan pengeluaran kas kecil, dalam kondisi tertentu, Organisasi menarik dana tunai dalam jumlah yang relatif besar (di atas jumlah maksimum kas kecil). Hal ini dapat terjadi ketika kegiatan dilakukan di daerah-daerah yang sulit dijangkau melalui transaksi bank. Organisasi harus

3.4.10. Pedoman Uang Muka dan Pertanggung-jawabannya

mempertimbangkan efektivitas dan efisiensi uang muka tunai yang diserahkan kepada staf lapangan yang dipercaya dan telah dibekali dengan

1. Uang muka diberikan hanya untuk biaya yang tercantum dalam anggaran yang telah disetujui

62


www.kinerja.or.id

pengetahuan tentang manajemen keuangan dalam rangka pertanggungjawaban pelaporan.

Permintaan uang muka tunai harus melalui

sepatutnya. Organisasi harus memelihara buku,

prosedur yang telah didefinisikan. Laporan

catatan dan dokumen lain untuk memverifikasi dan

pertanggungjawaban harus dibuat tepat waktu

mengkonfirmasi semua pengeluaran dan transfer

dan tidak boleh melampaui periode pelaporan

dana. Ini termasuk tetapi tidak terbatas pada:

keuangan bulanan. Uang muka tunai yang dapat diterima dan dikelola hendaknya dilaporkan pada bulan yang sama. Patut diingat bahwa uang muka tunai bersifat sementara dan hanya diperbolehkan berdasarkan perjanjian dalam kasus-kasus tertentu. Uang muka tunai perlu dikendalikan dengan baik untuk mencegah penyalahgunaan dana tunai yang dapat menyebabkan buruknya kinerja keuangan Organisasi.

1. Untuk pengeluaran: salinan giro/cek, transfer bank, pesanan pembelian dan kwitansi asli; 2. Untuk transfer dana: rekening koran bank bulanan dan slip setoran asli dari bank untuk semua setoran dan penarikan, serta salinan semua komunikasi tertulis. Catatan harus disimpan sampai tiga tahun setelah penyerahan laporan akhir hibah.

3.4.12. Pemeriksaan dan Audit Keuangan Donor berhak memeriksa semua transaksi keuangan

3.5 Sistem Akuntansi

hibah dan melakukan audit pada waktu kapan pun selama periode hibah atau setelah hibah selesai. Organisasi harus menyimpan semua arsip keuangan dan program proyek, dengan cara yang mudah diakses oleh wakil Donor, atau auditor yang ditunjuk untuk memeriksa arsip. Audit dapat dilakukan secara khusus untuk menyelesaikan permasalahan ketidakpatuhan yang mungkin telah diketahui dari pemeriksaan awal. Donor berhak meminta dokumen

3.5.1. Organisasi yang Sedang Berkembang Metode yang Diusulkan: Metode Akuntansi Sederhana Rekening Bank: Rekening bank terpisah

pendukung tambahan untuk memverifikasi transaksi keuangan.

3.4.13. Pemeliharaan Catatan Organisasi diharapkan akan bertanggung jawab penuh atas pengelolaan dana yang efektif dan

Kas Masuk Menyetorkan Dana ke Bank  Administrasi/ keuangan mempersiapkan Voucher Kas Masuk dengan memberikan uraian transaksi  Disetujui oleh Pimpinan Organisasi  Mencatat Kas Masuk dalam Jurnal Umum di Sisi Debet.


www.kinerja.or.id

63


3.5.2. Organisasi Maju

Kas Keluar Menarik Dana dari Bank  Administrasi/Keuangan mempersiapkan Voucher Kas Keluar dengan memberikan uraian transaksi  Disetujui oleh Pimpinan Organisasi  Mencatat Kas Keluar dalam Jurnal Umum di sisi Kredit  Kas keluar dapat ditarik berdasarkan kebutuhan. Kas Keluar dengan gabungan transaksi dalam jumlah besar tidak

Metode yang Diusulkan: Metode Akuntansi Pencatatan Ganda (Double Entry) dan Berbasis Kas Rekening Bank: Rekening bank terpisah Manajemen Keuangan: Uraian penggunaan dana melalui bank dan kas kecil berdasarkan batasan

diperbolehkan.

keuangan yang ditetapkan

Pengeluaran

Kas Masuk

Lampirkan Kwitansi Asli/Penawaran Harga/

Bank  Administrasi/keuangan mempersiapkan

Kartu Absen Karyawan  Administrasi/keuangan mempersiapkan Voucher Pengeluaran dengan memberikan uraian pengeluaran  Disetujui oleh Pimpinan Organisasi  Mencatat Pengeluaran dalam Jurnal Umum di sisi Kolom Pengeluaran dengan memberikan kode anggaran ke setiap pengeluaran  Semua kwitansi yang telah lunas harus distempel “dibayar” sebagaimana mestinya.

Voucher Kas Masuk dengan memberikan uraian transaksi  Diperiksa oleh Manajer Keuangan  Disetujui oleh Pimpinan Organisasi  Mencatat Kas Masuk dalam Jurnal Umum di sisi Debet dan Dana dari donor di sisi Kredit.

Kas Keluar Menarik Dana dari Bank  Administrasi/keuangan menyiapkan Voucher Kas Keluar dengan

Jurnal Umum (JU)

memberikan uraian transaksi  Diperiksa oleh

Terdiri dari Nomor Voucher, Tanggal, Uraian, Kode Anggaran, Kolom Debet, Kolom Kredit, Kolom Pengeluaran  Jurnal Umum disusun dan dilaporkan setiap bulan  disiapkan oleh administrasi/keuangan  disetujui oleh Pimpinan Organisasi  Saldo awal dan saldo akhir dikelola dengan tepat

Manajer Keuangan  Disetujui oleh Pimpinan Organisasi  Mencatat bank di sisi Kredit untuk Uang Muka Tunai/Pengisian Kas Kecil/Pengeluaran di sisi Debet  Kas Keluar dapat ditarik berdasarkan kebutuhan, Kas Keluar dengan transaksi gabungan dalam jumlah besar tidak diperbolehkan.

Pengeluaran

Lihat Lampiran 3.4

Lampirkan Kwitansi Asli/Penawaran Harga/ Kartu Absen Karyawan  Administrasi/keuangan menyiapkan Voucher Pengeluaran dengan memberikan uraian pengeluaran  Diperiksa oleh

64


www.kinerja.or.id

Manajer Keuangan  Disetujui oleh Pimpinan

Hibah, dan Kolom Pengeluaran Non Hibah  Jurnal

Organisasi  Mencatat Pengeluaran dalam

Umum disusun dan dilaporkan setiap bulan 

Jurnal Umum di sisi Pengeluaran dengan akun

dipersiapkan oleh administrasi/keuangan diperiksa

pengeluaran dan kode anggaran kepada setiap

oleh Manajer Keuangan  disetujui oleh Pimpinan

pengeluaran  Semua kwitansi yang telah lunas

Organisasi  Saldo awal dan saldo akhir dikelola

harus distempel “dibayar” sebagaimana mestinya.

dengan tepat.

Jurnal Umum (JU)

Lihat Lampiran 3.5

Terdiri dari Nomor Voucher, Tanggal, Uraian, Kode Anggaran, Beban Akun, Kolom Bank, Kolom Kas, Kolom Uang Muka, Kolom Pengeluaran Terkait


www.kinerja.or.id

65


3.6 Metode Pembayaran Hibah 3.6.1. Penggantian Biaya Dana Hibah

Uang Muka Hibah

Uang Muka Hibah Awal Tahap Satu: Bulan Pertama

Uang Muka Hibah Awal Tahap Dua: Bulan Kedua

Uang Muka Ketiga

Uang Muka Hibah Berikutnya

Uang Muka Hibah Baru = Kebutuhan Dana Bulan Berikutnya - (Total Uang Muka yang Diberikan - Total Biaya yang Dikeluarkan)

66


www.kinerja.or.id

2. Pembayaran pendanaan uang muka awal

sesuai dengan rencana kerja. Organisasi harus

dilakukan dalam 2 tahap: Tahap 1: Pada

mengajukan Laporan Keuangan bulanan untuk

hari Minggu pertama (atau hari lain yang

mendokumentasikan semua biaya yang wajar

ditetapkan oleh Donor) setelah perjanjian hibah

dan boleh dicantumkan dan merekonsiliasinya

ditandatangani, dilengkapi dengan dokumen

dengan dana uang muka atau dana yang ada

pendukung. Permintaan uang muka pada tahap

di tangan. Donor akan meninjau laporan dan

ini mencakup kebutuhan pendanaan untuk bulan

merekonsiliasi uang muka yang diberikan

pertama sesuai dengan rencana kerja yang

kepada Organisasi untuk membayar semua

disepakati. Tahap 2: Pembayaran dilakukan

biaya yang diperbolehkan sesuai dengan

pada minggu ke-4 setelah perjanjian hibah

anggaran yang telah disetujui.

ditandatangani, dilengkapi dengan dokumen pendukung. Permintaan uang muka pada tahap kedua ini mencakup kebutuhan pendanaan hanya untuk bulan kedua sesuai dengan rencana kerja yang disepakati. 3. Uang muka ke-3 dan uang muka bulan selanjutnya diajukan, dilengkapi dengan dokumen pendukung. Donor akan menghitung kebutuhan pendanaan proyek yang akan datang dengan mempertimbangkan dana down payment yang telah diberikan, dana yang telah digunakan dan kebutuhan pendanaan di masa mendatang. Berdasarkan perhitungan ini, Donor akan menentukan jumlah dana down payment yang akan diberikan untuk proyek. Dana uang muka baru = Kebutuhan pendanaan untuk bulan berikutnya - (total uang muka yang telah diberikan – total biaya yang telah dikeluarkan). 4. Organisasi harus menggunakan anggaran dan

5. Donor harus memegang sekitar lima persen dari seluruh anggaran yang harus dilunasi pada akhir proyek dan setelah semua laporan akhir diserahkan.

3.6.2. Dana Hibah Kewajiban Tetap (FOG) Setiap Organisasi hendaknya mempunyai modal yang memadai untuk membiayai kegiatan Hibah Kewajiban Tetap. Down payment tidak diperbolehkan. Organisasi akan menerima dana sesuai dengan jadwal pembayaran terperinci sesuai dengan pencapaian tolok ukur yang ditetapkan secara cermat dalam perjanjian hibah. Laporan keuangan bulanan dan dokumen cadangan (backup) yang diperlukan untuk pencairan dana tidak bergantung pada pencapaian tolok ukur yang telah ditetapkan. Organisasi harus menyampaikan laporan

mata anggaran yang telah disetujui sebagai

kemajuan yang terperinci sebagai bukti bahwa

acuan untuk menghitung kebutuhan pendanaan

setiap tolok ukur telah dicapai sebelum dana dapat

uang muka. Bukukan semua biaya yang wajar

dicairkan.


www.kinerja.or.id

67


3.6.3. Hibah Dalam Bentuk Barang/ Jasa (In-Kind)

3.6.4. Hibah Penggantian Biaya Standar (STGs)

Organisasi menyusun Laporan Kebutuhan yang

Mekanismenya serupa dengan SIG, kecuali

menjelaskan: barang dan jasa yang akan disediakan

dalam hal:

berdasarkan anggaran dalam perjanjian hibah yang telah disetujui, tanggal ketika barang dan jasa harus tersedia, dan alamat tujuan pengiriman barang dan jasa. Ini mencakup materi dan desain untuk kampanye media, publikasi atau jenis

1. Nilai/jumlah hibah yang disetujui di atas USD150.000 dalam periode pelaporan fiskal; 2. Organisasi harus diaudit oleh auditor independen.

media lain yang diinginkan. Donor akan langsung membayar vendor (lembaga atau perorangan) sesuai dengan jadwal yang disepakati. Organisasi harus memberikan konfirmasi secara tertulis bahwa barang atau jasa telah diterima.

No

68

Jenis Transaksi

3.7 Acuan Dokumen Pendukung Dokumen Pendukung Transaksi

1.

Sewa Kantor

• Perjanjian Sewa-Menyewa • Kwitansi Pembayaran Sewa Kantor • Assessment Penyewaan kantor

2.

Keperluan (Listrik, Air/PDAM) Kantor

• Tagihan asli dari PLN dan Air (PDAM) • Basis pembebanan biaya-biaya(bila ada)

3.

Pembayaran Gaji Karyawan

• Copy Kontrak Kerja Karyawan • Timesheet/Absen kehadiran karyawan • Kuitansi penerimaan Gaji karyawan • Bukti Transfer bank gaji karyawan • Bukti potong PPH 21 jika ada

4.

Perjalanan dinas karyawan (Darat,Laut,Udara)

• Kuitansi/Invoice asli pembelian tiket dari biro perjalanan • Elektronik tiket untuk pesawat udara dan tiket asli untuk non pesawat udara • Pass masuk bandara (perjalanan udara) • Tanda terima pajak perjalanan udara


www.kinerja.or.id

No

Jenis Transaksi

Dokumen Pendukung Transaksi

Sewa Kendaraan

• Kuitansi pembayaran sewa (lengkap dengan rincian biaya sopir, bensin, parkir, tol dll) • Copy STNK kendaraan dan copy SIM driver • Log penggunaan Kendaraan

Transportasi Lokal/Angkutan Umum

• Kuitansi taxi, bus angkutan umum dengan biaya transport aktual

5.

Akomodasi hotel Seminar/Training

• Invoice Hotel sesuai pemakaian • Daftar hadir peserta Kegiatan • Penawaran dan surat konfirmasi hotel • Mengikuti prosedur penawaran apabila mencapai harga tertentu

6.

Uang Perjalanan (perdiem karyawan)

• Surat perjalanan dinas yg telah di otorisasi oleh atasan • Bukti Tanda Terima perdiem • Laporan perjalanan dinas yg sudah di otorisasi atasan

Uang Perjalanan (perdiem Konsultan proyek)

• Surat Penugasan yang telah diotorisasi oleh direktur • Bukti Tanda Terima perdiem • Laporan perjalanan dinas yang sudah diotorisasi direktur

7.

Paket meeting/traning dan Meeting Kit

• Kuitansi/Invoice dari penyedia paket meeting dan meeting kit • Daftar hadir peserta meeting training • Mengikuti prosedur penawaran apabila mencapai nilai pembelian tertentu • Copy anggaran training yang sudah disetujui

8.

Pembayaran Honorarium (konsultan, narasumber)

• Kontrak kerja/surat penugasan • Absen kerja/timesheet Konsultan/narasumber • Kuitansi asli pembayaran honorarium

9.

Pembayaran sewa ruang, meeting, LCD, Sound system, laptop dll

• Surat penawaran/kontrak penyedia ruangan • Kuitansi/invoice asli dari supplier • Mengikuti prosedur penawaran apabila mencapai harga tertentu


www.kinerja.or.id

69


No

Jenis Transaksi

Dokumen Pendukung Transaksi

10.

Biaya Percetakan dan dokumentasi acara (poster, flyer, banner, majalah, dll)

• Kuitansi/invoice percetakan • Daftar pendistribusian buku, majalah dll • Melampirkan copy buku, foto/dokumentasi/backdrop yang di buat • Mengikuti prosedur penawaran apabila mencapai harga tertentu

11.

Produksi iklan dan Informasi Layanan Masyarakat

• Kuitansi dan invoice asli dari supplier • Mengikuti prosedur penawaran apabila mencapai harga tertentu • Copy/sample produk layanan masyarakat

12.

Keperluan kantor (supplies)

• Kuitansi dan invoice asli dari supplier • List pembelanjaan barang/ATK

13.

Komunikasi/Internet

• Kuitansi biaya komunikasi/telephone /internet dari penyedia service resmi • Melampirkan voucher fisik/kuitansi sebagai bukti pembelian voucher telephone

14.

Cost Share

• Thank you letter • Dasar penghitungan cost share • Copy term of reference • Copy daftar hadir • List standar biaya umum/market rate • Kliping koran dalam ukuran asli • Dokumentasi photo • Dan lain-lain (mengacu pada cost share guideline).

• Penyaluran dana akan dilakukan dalam

3.8 Petunjuk Operasional Keuangan

denominasi Rupiah • Dana bantuan harus ditempatkan pada rekening bank secara terpisah dan tidak digabung dengan

I. Petunjuk dan Ketetapan Operasional USAID-KINERJA Secara Umum

rekening dana lainnya. • Pendapatan bunga atas dana harus diserahkan kembali pada USAID-KINERJA • USAID-KINERJA mempunyai hak atas

70

Berikut ini adalah petunjuk dan ketetapan umum

pengembalian dana untuk dana yang tidak

yang disyaratkan oleh USAID-KINERJA dalam

dibelanjakan sesuai dengan syarat dan

menjalankan aktivitas organisasi.

ketetapan dalam Perjanjian Grant.


www.kinerja.or.id

• Grantee harus melaporkan secara tertulis atas

rekonsiliasi bank (disertai dengan rekening

setiap deviasi atas anggaran dan rencana

koran (bank statement) asli, dan ledger untuk

program. Untuk mendapatkan persetujuan dari

semua account/ transaksi. Dana tersisa yang

pengawas teknis dan grant manager USAID-

tidak digunakan dari bulan sebelumnya akan

KINERJA untuk setiap revisi anggaran dan

dikurangkan dari jumlah permohonan dana

rencana program.

bulan berikutnya.

• Bantuan dibawah perjanjian grant dapat ditunda

• Bukti/ kwitansi asli untuk sementara disimpan

atau dihentikan secara sepihak oleh USAID-

oleh organisasi namun harus tersedia bila

KINERJA jika dianggap bahwa Grantee gagal

sewaktu-waktu dibutuhkan oleh pihak USAID-

dalam memenuhi syarat dan ketentuan yang

KINERJA. Bukti/ kwitansi asli harus dibuat

telah disepakati.

salinan untuk pertinggal apabila bukti asli

• Grantee akan menerima dana advance awal yang merupakan jumlah anggaran yang telah

diminta oleh USAID-KINERJA. • Setiap penyimpangan pada anggaran baik

disetujui untuk kegiatan satu bulan pertama

dalam bentuk bulanan maupun dalam jumlah

dan dana advance bulan kedua dapat diajukan

total harus mendapat persetujuan dari

pada pada minggu keempat pada bulan pertama

pengawas teknis dan grant manager USAID-

pelaksanaan program.

KINERJA terlebih dahulu.

• Dana advance pertama akan diberikan tidak

• USAID-KINERJA berhak melakukan audit

lebih dari 15 hari kerja setelah grant telah

interim untuk triwulanan serta pada waktu yang

disetujui dan ditandatangani.

tidak ditentukan terlebih dahulu jika dianggap

• Permohonan dana berikutnya harus diajukan paling lambat pada tanggal 10 suatu bulan untuk permintaan dana anggaran bulan berikutnya dan disertai dengan lampiran formulir permohonan dana (lihat lampiran 1). • Laporan pertangungjawaban harus diajukan

perlu. • USAID-KINERJA dapat membantu Grantee dalam melakukan pembelian aktiva/ peralatan. • Setiap pembelian/ pengadaan barang atau jasa harus mengikuti prosedur dimana untuk pembelian di atas dan sama dengan US $1000

pada setiap bulan dan paling lambat diserahkan

(Rp. 9.500.000), Grantee wajib mendapatkan

pada tanggal 10 bulan berikut bersamaan

3 harga penawaran dari pemasok dan harus

dengan formulir permohonan dana dengan

dilampirkan dalam laporan pertanggung jawaban

menyertakan salinan (copy) bukti/ kwitansi

bulanan.

untuk biaya yang terjadi beserta neraca, laporan sumber dan penggunaan dana (cash flow statement), anggaran dan realisasi, laporan

• Pembelian barang atau jasa yang tidak diperbolehkan maupun yang harus mendapat


www.kinerja.or.id

71


persetujuan USAID-KINERJA dapat dilihat pada syarat dan ketentuan yang dilampirkan pada

Grantee dan Grantee harus mengadakan

perjanjian hibah.

pemeliharaan atas asset tersebut. USAID-

• Pengiriman dana dapat diputuskan sewaktuwaktu bila terdapat penyimpangan terhadap ketentuan yang telah disepakati. • Setiap transaksi baik internal maupun eksternal harus disertai dengan bukti-bukti yang valid dan tidak hanya sekedar kwitansi (receipt) yang dikeluarkan oleh penerima dana (Grantee). • Setiap transaksi pengeluaran uang harus merujuk pada anggaran dan memiliki relevansi dengan program kegiatan. • Uang muka untuk suatu kegiatan tidak boleh dikeluarkan sebelum pihak-pihak terkait mempertanggungjawabkan uang muka atas kegiatan sebelumnya. • Laporan pertanggungjawaban atas semua kegiatan harus dibuat paling lambat 5 hari kerja setelah kegiatan berakhir.

72

• Hak penggunaan atas asset berada pada


www.kinerja.or.id

KINERJA dapat melakukan pemeriksaan sewaktu-waktu atas keberadaan asset tersebut. Sedangkan hak kepemilikan tetap ada pada USAID-KINERJA sampai terjadinya pengalihan kepemilikan asset berdasarkan disposisi asset yang disetujui COP USAID-KINERJA. • Setiap publikasi baik lisan maupun tertulis harus mencantumkan logo dan menyebutkan bahwa program ini merupakan kerjasama antara KINERJA - United States Agency for International Development (USAID).

Pengadaan Barang dan Jasa

4


www.kinerja.or.id

73

BAB 4

4.1 Tingkat Pihak yang Meminta

Pengadaan Barang dan Jasa

1. Mengidentifikasi barang dan jasa yang dibutuhkan; 2. Melengkapi formulir permintaan untuk barang dan jasa yang diminta; 3. Menyerahkan dokumen pendukung sesuai dengan Prosedur Operasional Standar administrasi; 4. Meminta persetujuan dari Atasan/Supervisor bersangkutan; 5. Memberitahukan tim akuntansi ketika barang

........ Mengidentifikasi barang dan jasa yang dibutuhkan; .......

diterima.

4.2 Tingkat Persetujuan Daftar permintaan disetujui sesuai dengan kebijakan Organisasi.

4.3 Proses Pengadaan 1. Mengadakan penawaran terbuka; 2. Pesanan Pembelian dikeluarkan sesuai dengan kebijakan Organisasi; 3. Vendor dikontrak untuk menyediakan barang;

74


www.kinerja.or.id

(tagihan vendor, PO, dan serah-terima barang);

4. Lihat bagian Tingkat Pihak yang Meminta di atas.

4. Mencatat sebagai utang dalam sistem Organisasi; 5. Cek atau transfer bank yang dikeluarkan dan

4.4 Daftar Periksa Pengadaan oleh Tim Keuangan

disetujui untuk membayar tagihan; 6. Tim Akuntansi mencatat pembayaran yang dilakukan. Lihat Lampiran 4.1 sampai 4.9

1. Mencatat penerimaan barang; 2. Menerima dan menyetujui tagihan; 3. Melakukan prosedur pencocokan tiga dokumen

Daftar Periksa Pengadaan Barang dan Jasa 1.

Pihak yang Meminta (Requestor)

Ya/Tidak

Tanggal

Ya/Tidak

Tanggal

Ya/Tidak

Tanggal

Ya/Tidak

Tanggal

1.1 Mengidentifikasi kebutuhan barang dan jasa 1.2 Melengkapi formulir permintaan untuk barang dan jasa yang diminta 1.3 Menyerahkan dokumen pendukung sesuai dengan SOP administrasi 1.4 Meminta persetujuan dari Atasan 1.5 Mengabarkan tim akunting ketika barang diterima 2.

Persetujuan 2.1 Permintaan disetujui sesuai dengan kebijakan Organisasi

3.

Pengadaan 3.1 Mengadakan penawaran terbuka (competitive bidding) 3.2 Pesanan Pembelian dikeluarkan sesuai dengan kebijakan Organisasi 3.3 Vendor dikontrak untuk menyediakan barang 3.4 Lihat bagian Requestor di atas

4.

Tim Keuangan 4.1 Mencatat penerimaan barang 4.2 Menerima dan menyetujui tagihan


www.kinerja.or.id

75

BAB 4 - Pengadaan Barang dan Jasa

4.3 Melakukan prosedur pencocokan tiga dokumen 4.4 Mencatat sebagai utang dalam sistem Organisasi 4.5 Cek atau transfer bank dikeluarkan dan disetujui untuk membayar tagihan 4.6 Tim akuntansi mencatat pembayaran

76


www.kinerja.or.id

Manajemen Inventaris

5


www.kinerja.or.id

77

BAB 5 - Manajemen Inventaris

16. Sumber Pendanaan

BAB 5

17. Catatan

Manajemen Inventaris

Lihat Lampiran 5.1

5.2 Pembaharuan Data Inventaris Database Aset/Harta harus diperbaharui secara teratur (setiap bulan, triwulan, semester) bergantung

Pengecekan fisik terhadap inventaris perlu diadakan setiap enam bulan atau sedikitnya sekali setahun.

pada ukuran Organisasi dan risiko aset bergerak yang dikelola oleh Organisasi. Pengecekan fisik terhadap inventaris perlu diadakan setiap enam bulan atau sedikitnya sekali setahun. Ketidakcocokan inventaris (aset hilang atau tidak ditemukan) perlu ditindaklanjuti dengan membuat Laporan Survei Aset, memerinci situasinya, termasuk tetapi tidak terbatas pada fakta dan keadaan, tindakan yang diambil untuk mencegah

5.1 Informasi Inventaris

kehilangan atau kerusakan, personil yang dihubungi dan penilaian kewajiban finansial. Laporan Survei Aset diperiksa/disetujui oleh Manajer.

1. Nomor Aset/Harta 2. Nomor Pesanan Pembelian (PO)

Tindak lanjut yang tepat harus diambil. Tagihan atas

3. Merek/Produsen

pembelian barang harus diajukan sebagaimana

4. Nomor Model

mestinya, disertai dengan surat garansi.

5. Nomor seri 6. Spesifikasi 7. Daerah

5.3 Penghapusan Peralatan

8. Kota 9. Lokasi

78

10. Manajer

Peralatan yang hilang atau rusak dan tidak dapat

11. Property Officer

diperbaiki harus dihapuskan setelah diterima

12. Pengguna

persetujuan atas Laporan Survei Aset yang

13. Status

ditandatangani dan ditujukan untuk penghapusan ini.

14. Kondisi

Catatan penghapusan inventaris aset harus diarsip

15. Nilai

dan disimpan selama tiga tahun.


www.kinerja.or.id

Manajemen Acara

66


www.kinerja.or.id

79

BAB 6 Manajemen Acara

6.1 Pedoman untuk Melaksanakan Acara, Pelatihan atau Lokakarya 6.1.1. Proses Dasar Identifikasi Kegiatan / Analisis Kebutuhan

Sebelum kegiatan dilaksanakan, Organisasi harus mengembangkan Kerangka Acuan Kerja (KAK) .......

Kerangka Acuan Kerja

Identifikasi Peserta

Identifikasi Konsultan

Anggaran dan Pengawasan

80


www.kinerja.or.id

Ketika Organisasi berencana akan mengadakan

Untuk kegiatan-kegiatan yang didanai oleh

acara, pelatihan atau lokakarya maka pedoman

USAID, formulir Biodata USAID 1420, Daftar

berikut ini memberikan penjelasan yang mudah

Riwayat Hidup dan Lingkup Pekerjaan harus

dimengerti tentang prosesnya.

diajukan dan diperiksa oleh Departemen SDM Organisasi. Formulir Biodata USAID 1420, atau pernyataan calon konsultan mengenai riwayat

1. Identifikasi Kegiatan/Analisis Kebutuhan

gajinya selama tiga tahun terakhir, perincian pemberi kerja (nama penanggung jawab, alamat

Organisasi harus mengidentifikasi kegiatan yang

email, nomor telepon, alamat Organisasi), dan

perlu dilaksanakan.

salinan kontrak terakhir harus diserahkan untuk menentukan tarif pelayanan yang tepat yang

2. Kerangka Acuan Kerja

Sebelum kegiatan dilaksanakan, Organisasi harus mengembangkan Kerangka Acuan Kerja (KAK) yang mencakup: tujuan kegiatan, sasaran, jadwal, hasil yang diharapkan, dan

akan disediakannya.

5. Anggaran dan Pengawasan

lokakarya hendaknya memerinci perkiraan biaya

sebagainya. Kerangka Acuan Kerja ini harus

kegiatan.

diperiksa bersama-sama dengan anggota tim yang lain sesuai dengan kebutuhan.

Susunan anggaran acara, pelatihan atau

Anggaran hendaknya didasarkan pada rencana kerja Organisasi yang telah disetujui untuk

Lihat Lampiran 6.1

3. Identifikasi Peserta

Organisasi harus membuat daftar peserta

kegiatan internal maupun yang didanai Donor.

Anggaran dan Kerangka Acuan Kerja (KAK) hendaknya ditinjau dan disetujui oleh Direktur Organisasi.

yang akan diundang ke acara, pelatihan atau lokakarya, dan memberikan perincian yang

Lihat Lampiran 6.2

lengkap mengenai Organisasi, posisi, kota asal, dan sebagainya.

4. Identifikasi Konsultan

Organisasi harus mengidentifikasi konsultan yang memenuhi syarat sebagai nara sumber, pembicara utama atau fasilitator.

6.1.2. Undangan Undangan harus dikirim ke peserta jauh di muka yang mencantumkan informasi logistik (termasuk biaya yang ditanggung dan tidak ditanggung serta biaya-biaya yang harus ditutupi oleh peserta sendiri).


www.kinerja.or.id

81

BAB 6 - Manajemen Acara

6.1.3. Tempat, Akomodasi dan Tunjangan

• Rp 50.000 – Rp 100.000,- per orang per hari yang mencakup makan siang, 2 (dua) kali istirahat minum kopi dan fasilitas konferensi/ pertemuan (paket pertemuan harian) apabila

1. Sesuai dengan Pedoman Pengadaan, ketentuan

lokakarya diadakan di Gedung Pelatihan

kompetitif adalah:

atau Gedung Pemerintah; atau • Dua penawaran harga diperlukan bila

• Maksimal Rp 250.000 per orang per hari,

biayanya < Rp 1.000.000 – Rp 4.000.000

untuk paket pertemuan harian di Hotel

• Tiga penawaran harga diperlukan jika biayanya > atau = Rp 4.000.000

5. Setiap peserta lokakarya dari luar kota akan menerima berikut ini:

2. Semua pembayaran yang bernilai atau lebih • Maksimal Rp 85.000 per hari untuk

besar dari Rp 1.500.000 membutuhkan Permintaan Pembelian yang disetujui oleh

tunjangan makan siang jika perjalanan

atasan langsung. Semua pembayaran yang

memakan waktu yang lama dari dan ke

bernilai atau lebih besar dari Rp 25.000.000

tempat lokakarya; • Maksimal Rp 100.000 per hari untuk

membutuhkan Pesanan Pembelian yang disetujui oleh Direktur. Pesanan Pembelian

tunjangan makan malam jika pengaturan

hanya dapat dikeluarkan oleh Petugas

yang dibuat adalah half board package.

Pengadaan dan disetujui oleh Direktur. 6. Pengaturan bulan puasa: 3. Bilamana mungkin, paket pertemuan yang sudah termasuk penginapan (biasanya

Sahur dan makan siang diganti dengan Buka

disebut paket residensial) perlu dijajaki. Paket

Puasa dan Makan Malam.

residensial mencakup sarapan, makan siang, makan malam dan dua kali istirahat minum kopi

Staf Organisasi: Makan pagi diganti dengan

Bukan staf Organisasi: bila bermalam, Makan

atau fasilitas konferensi/pertemuan (Half atau

pagi diganti dengan Sahur dan makan siang

Full Board Package), sesuai dengan kebutuhan

diganti dengan Buka Puasa atau tunjangan

acara, pelatihan atau lokakarya.

makan siang sebesar Rp 85.000. Tunjangan makan malam yang akan dibayar sebesar Rp

4. Perhatikan pagu berikut ini:

100.000. Bila tidak bermalam, peserta akan

• Ibukota Provinsi – Maksimal Rp 800.000 per orang per hari untuk half/full board package. • Semua Kabupaten dan Kota – Maksimal Rp 700.000 per orang per hari untuk half/full board package.

82


www.kinerja.or.id

mendapatkan Rp 100.000 sebagai tunjangan makan siang jika paket Buka Puasa tidak disediakan.

Catatan:

** Biaya sebenarnya (at cost) bila biaya aktual lebih besar dari biaya lump-sum

• Narasumber, pihak eksternal dan semua staf Organisasi harus mengikuti pengaturan pertemuan peserta. Oleh karena itu, tunjangan makan dan insidental otomatis akan dipotong untuk makan yang disediakan selama acara. • Staf Organisasi dalam kota tidak disediakan penginapan tetapi dapat menggunakan taksi jika kendaraan dinas tidak tersedia.

3. Biaya sebenarnya (at cost)

Bagi peserta dari luar kota, jika biaya transportasi yang sebenarnya lebih besar dari jumlah lump-sum di atas maka Organisasi akan memberikan penggantian biaya transportasi peserta yang sebenarnya dari luar kota (dalam atau luar daerah kerja Organisasi) sesuai dengan tanda terima yang diterima

6.1.4. Transportasi 1. Pemilihan moda transportasi untuk peserta ke acara Organisasi harus didasarkan atas efisiensi biaya, keterbatasan waktu dan ketersediaan alat transportasi mengingat tanggal acara yang diusulkan 2. Organisasi harus menyediakan transportasi

dari penyedia jasa transportasi resmi (pihak ketiga). Peserta yang mengadakan perjalanan bertanggung jawab untuk melakukan pengaturan perjalanan mereka sendiri serta menalangi semua biaya perjalanan mereka. 4. Jika biaya transportasi yang dibayarkan kepada peserta berasal dari dana Donor maka tanda terima yang sah atau tanda terima

pulang (lump-sum*) bagi peserta dari luar

dana tunjangan transportasi diperlukan untuk

daerah kerja Organisasi sebagai berikut:

mendukung pembayaran.

• Rp 100.000 maksimal per hari (perjalanan pulang) bagi peserta dari dalam kota • Rp 300.000, maksimal per acara (perjalanan pulang) bagi peserta dari luar kota. * lump-sum artinya tanda terima dari pihak ketiga tidak diperlukan tetapi harus didukung oleh tanda terima internal yang ditandatangani oleh peserta bersangkutan yang menerima uang. Jumlah lump-sum akan dibayar kepada peserta pada hari terakhir lokakarya; atau pada hari terakhir peserta menghadiri lokakarya.

5. Penggantian biaya tiket pesawat harus didukung dengan tagihan asli dari agen perjalanan, tiket yang dikeluarkan dan boarding pass asli. Tanpa dokumen tersebut, Organisasi tidak dapat memproses penggantian biaya. Perhatikan bahwa perjalanan udara harus menggunakan tarif kelas ekonomi terbaik dan mengambil rute langsung. Catatan: • Seluruh biaya lokakarya harus didukung dengan kwitansi resmi dari pihak ketiga (vendor), kecuali pembayaran lump-sum.


www.kinerja.or.id

83


6.1.5. Daftar Hadir

6.2.1. Narasumber

Informasi minimal yang harus dicatat untuk setiap

Organisasi akan memberikan fee (per hari) kepada

yang hadir adalah sebagai berikut:

orang-orang berikut ini jika mereka diundang sebagai narasumber:

1. Nama peserta 2. Nama Organisasi

1. Tingkat Nasional

3. Jabatan (Titel)

a) Menteri = Rp 1.500.000 atau berdasarkan

4. Jenis kelamin (laki-laki, perempuan)

kasus per kasus (pembicaraan dan

5. Alamat Email

persetujuan sebelumnya dari Direktur

6. Nomor Kontak (hp, kantor)

diwajibkan dalam kasus-kasus luar biasa);

7. Tanda tangan (tidak dapat diwakili oleh orang lain)

b) Deputi, Direktur Jenderal, Tenaga Ahli = Rp 1.500.000;

Organisasi harus menyimpan daftar asli peserta,

c) Direktur, Kepala Biro = Rp 1.000.000;

termasuk formulir pendaftaran untuk kehadiran

d) Kepala Divisi, Kepala Bidang = Rp 750.000;

harian dan formulir pendaftaran untuk semua

e) Kepala Subdivisi, Kepala Seksi, Kepala Sub-

pembayaran yang disediakan (tunjangan makan

Direktorat = Rp 500.000.

siang/malam dan transportasi). 2. Tingkat Provinsi/Kabupaten/kota a) Gubernur, Wakil Gubernur, Walikota, Bupati,

6.2 Pejabat Pemerintah Indonesia

Wakil Bupati, Sekretaris Daerah = Rp 1.250.000; b) Kepala Satuan Kerja, Kepala BAPPEDA, Asisten Daerah, Kepala Satuan Teknis

Catatan khusus: Organisasi memberikan uang jasa (fee) hanya kepada para pejabat yang keluar dari tugas resmi dan keluar dari tempat mereka bertugas. Tugas resmi adalah tanggung jawab pekerjaan dari hari ke hari yang berkaitan dengan kegiatan Organisasi. Sedangkan tempat mereka bertugas adalah lokasi kerja mereka dari hari ke hari.

Daerah, Kepala Biro = Rp 1.000.000; c) Kepala Seksi Pemerintahan, Kepala Bidang = Rp 750.000; d) Kepala Sub-Seksi Pemerintahan, Kepala Seksi, Kepala Sub-Direktorat = Rp 500.000. Catatan: 1. Narasumber harus menyerahkan salinan materi handout (laporan, bahan presentasi, dan sebagainya) kepada Organisasi. Petugas Teknis

84


www.kinerja.or.id

d) Kepala Sub-Seksi Pemerintahan, Kepala

yang bertanggung jawab harus memeriksa dan

Seksi, Kepala Sub-Direktorat = Rp 250,000.

menandatangani dokumen-dokumen ini. 2. Fee (per hari) berlaku untuk kegiatan yang diselesaikan dalam 1 hari. Jika orang tersebut memberikan presentasi selama lebih dari 1 hari maka Organisasi harus membayar tarif

Catatan: • Fee (per hari) untuk kegiatan yang diselesaikan dalam sehari.

sebagaimana yang disebutkan di atas.

6.2.2. Pembicara Utama Organisasi akan menyediakan fee (per hari) kepada orang-orang berikut ini jika mereka diundang sebagai pembicara utama dengan tarif sebagai berikut.

6.2.3. Penginapan Organisasi akan menyediakan penginapan bagi orang-orang di bawah ini jika lokakarya diadakan di luar kota dan selama lebih dari 1 hari. 1. Single Occupancy untuk Pejabat VIP

1. Tingkat Nasional

Menteri, Bupati, Walikota, Direktur Jenderal, Deputi, Kepala Lembaga, Kepala Biro, Kepala Seksi Pemerintahan, Kepala Bidang, Sekretaris

a) Menteri, Deputi, Direktur Jenderal, Tenaga

Daerah, Asisten Daerah, Kepala BAPPEDA

Ahli = Rp 1.000.000; b) Direktur, Kepala Biro = Rp 750.000;

2. Double Occupancy

c) Kepala Seksi Pemerintahan, Kepala Bidang

= Rp 500.000;

Kepala Sub-Seksi Pemerintahan, Kepala Seksi, Kepala Sub-Direktorat, Staf

d) Kepala Sub-Seksi Pemerintahan, Kepala Seksi, Kepala Sub-Direktorat = Rp 350.000; 2. Tingkat Provinsi/Kabupaten/Kota a) Gubernur, Wakil Gubernur, Walikota, Bupati, Wakil Bupati, Sekretaris Daerah = Rp 750.000; b) Kepala Satuan Kerja, Kepala BAPPEDA, Asisten Daerah, Kepala Satuan Teknis Daerah, Kepala Biro = Rp500,000; c) Kepala Seksi Pemerintahan, Kepala Bidang = Rp 350,000;

6.2.4. Biaya Penginapan dan Transportasi Biaya penginapan dan transportasi merupakan tanggung jawab pemerintah daerah jika acara diadakan di dalam atau luar wilayah mereka, atau di kantor CSO. Jika acara diadakan di luar wilayah dan pemerintah daerah tidak siap untuk menanggung biaya tersebut dari APBD maka Organisasi dapat


www.kinerja.or.id

85


mempertimbangkan untuk membayar pada tahun

Lihat sub-bagian 6.1.4. Transportasi di atas untuk

berjalan tetapi diharapkan biaya tersebut akan

penjelasan yang lebih terperinci.

dianggarkan untuk tahun berikutnya sebagai bagian dari Cost Share mereka. Ini berarti bahwa Organisasi tidak menandatangani SPPD bila biaya tersebut dibayar oleh Organisasi,

6.3 Peserta Bukan dari Pemerintah

kecuali ada surat pengantar untuk SPPD bahwa pembayaran pemerintah tidak berkaitan dengan SPPD (untuk memastikan agar tidak terjadi pengeluaran ganda dari waktu ke waktu).

6.3.1. Penginapan Organisasi akan menyediakan ruangan bersama bagi peserta dari luar kota.

86


www.kinerja.or.id

Cost Share

77 Modul Keuangan dan Operasional

www.kinerja.or.id

87

BAB 7

7.1 Tentang Cost share 7.1.1. Definisi

Cost Share

Semua alokasi kontribusi natura dan finansial yang berasal dari berbagai sumber pendanaan sesuai dengan kriteria tertentu sebagai bagian dari dukungan untuk pelaksanaan program. Dana Pendamping vs. Cost share

Cost share memainkan peranan penting dalam model perjanjian kerjasama yang menggunakan mekanisme pemberian hibah USAID. .......

Istilah “dana pendamping (matching funds)” digunakan ketika penerima program Donor wajib menyediakan sejumlah dana tertentu yang bukan dari Donor untuk proyek agar memenuhi syarat untuk mendapatkan dana Donor. “Cost share” mengacu kepada kasus-kasus di mana kontribusi non-Donor dikomitmenkan untuk program Donor, yaitu Organisasi penerima hibah, sektor pemerintah, sektor swasta atau Organisasi lain.

7.1.2. Mengapa Cost share Diperlukan Cost share memainkan peranan penting dalam model perjanjian kerjasama yang menggunakan mekanisme pemberian hibah USAID. Cost share menunjukkan komitmen Organisasi penerima hibah untuk berpartisipasi dalam mencapai keluaran program.

88


www.kinerja.or.id

Tujuan: •

Berkontribusi untuk mencapai tujuan program;

• Menciptakan rasa memiliki, termasuk di kalangan penerima manfaat; • Membangun dan meningkatkan kapasitas untuk mengelola proyek;

US$75.000, maka tanggung jawab atas sisanya senilai US$25.000 masih harus dipenuhi. Kelalaian untuk menyediakan dokumen dan laporan yang diminta atas nilai sisanya itu sebelum berakhirnya periode pelaksanaan proyek dapat menyebabkan Donor mengurangi kewajiban finalnya.

• Mendorong keberlanjutan proyek dan upaya mobilisasi sumber daya;

7.1.3 Kriteria

• Meningkatkan kualitas program sebagai Mitra/Penyedia Pelayanan yang

Kriteria untuk dapat digolongkan sebagai cost share

dapat mempertanggungjawabkan,

adalah sebagai berikut:

mendokumentasikan dan melaporkan Cost share. Cost share yang tidak dilaksanakan sampai akhir proyek akan berdampak terhadap pencapaian tujuan proyek dan dapat mengurangi jumlah kontribusi yang disepakati. Setelah komitmen dibuat untuk menyediakan cost share dan dicantumkan dalam anggaran yang disetujui dari perjanjian kerjasama maka dokumen perlu disusun untuk memperlihatkan bahwa kewajiban ini telah berhasil dipenuhi. Meskipun kewajiban cost share itu tidak dapat dipenuhi seperti yang direncanakan, tanggung jawab

1. Dapat diverifikasi dari catatan penerima hibah; 2. Tidak dimasukkan sebagai kontribusi untuk proyek bantuan federal atau program lain; 3. Diperlukan dan wajar untuk mencapai tujuan proyek atau program secara sepatutnya dan efisien; 4. Diperbolehkan berdasarkan prinsip-prinsip biaya USAID atau Donor lain yang berlaku (termasuk kewajaran biaya atau nilai dari barang atau jasa yang disumbangkan); 5. Tidak didanai oleh USAID atau Donor lain dengan perjanjian lain; dan 6. Ditetapkan dalam anggaran yang telah disetujui.

itu masih tetap ada. Misalnya: sebuah perjanjian kerjasama mendapatkan anggaran yang disetujui sebesar US$1,1 juta, yang terdiri dari dana Donor senilai US$1 juta dan cost share senilai US$100.000. Apabila kontribusi cost-share yang didokumentasikan dan dilaporkan hanya mencapai


www.kinerja.or.id

89

BAB 7 - Cost Share

7.2 Identifikasi Cost share

Sektor Swasta/Organisasi lain Yang harus diperhatikan adalah kontribusi

7.2.1. Sumber Kontribusi

cost share dari sektor swasta atau Organisasi lain. Kontribusi ini dapat diidentifikasi setelah pelaksanaan program ketika pihak swasta atau

Organisasi Penerima Hibah

pihak lain yang berkepentingan memberikan

Kontribusi cost share dari Organisasi penerima hibah dapat terdiri dari: aset Organisasi yang digunakan untuk mendukung program Donor seperti peralatan kantor, ruang kantor dan kendaraan dinas; sumber daya manusia yang tidak secara langsung terlibat dalam program Donor tetapi mendukung program Donor; kekayaan intelektual seperti sistem perangkat lunak, modul, buku atau materi lain yang mendukung program Donor.

kontribusi untuk program Donor setelah melihat dan menikmati manfaat yang dihasilkan. Dalam hal ini, kontribusi bisa berupa pendanaan atau natura. Liputan media cetak, misalnya, merupakan cara yang efektif untuk menyebarluaskan informasi tentang program Donor. Kontribusi cost share dari media cetak dapat ditentukan berdasarkan fee penerbitan komersial. Demikian pula, Organisasi dan kegiatan lain yang bekerja secara berdampingan dengan kegiatan Organisasi dapat dianggap sebagai

Sektor Pemerintah

kontribusi untuk program Donor.

Pelaksanaan program Donor dapat melibatkan Organisasi yang bekerja sama secara langsung dengan pemerintah daerah. Organisasi memberikan bantuan teknis kepada program sedangkan pemerintah daerah didorong untuk mendukung pelaksanaan program dan mengalokasikan anggaran belanja mereka. Kontribusi cost share pemerintah daerah dapat mencakup pemberian akses ke ruang rapat, narasumber dan sumber daya lainnya. Kontribusi cost share pemerintah daerah mencakup alokasi anggaran daerah untuk mereplikasi inisiatif program Donor.

90


www.kinerja.or.id

7.2.2. Potensi Bentuk Cost share Potensi bentuk-bentuk cost share yang dapat dialokasikan sebagai kontribusi cost share adalah sebagai berikut: 1. Dana tunai; 2. Sumber daya pemerintah yang menjadi klien; 3. Gaji staf yang melebihi pagu dan disetujui oleh Donor;

4. Relawan internasional;

untuk menilai cost share. Informasi mengenai

5. Magang lulusan pendidikan;

standar biaya umum dapat ditemukan dalam

6. Waktu konsultan yang disumbangkan oleh

beberapa website pemerintah atau dapat diminta

organisasi Donor internasional atau LSM lokal; 7. Waktu dari rekan imbangan; 8. Pengumpulan data; 9. Transportasi untuk tim imbangan; 10. Partisipasi pemangku kepentingan; 11. Peralatan, persediaan atau harta lain; 12. Ruang kantor dan utilitas; 13. Fasilitas tempat pertemuan dan pelatihan gratis; 14. Siaran radio, TV, ruang surat kabar; 15. Waktu peserta pelatihan; 16. Modal Intelektual Organisasi;

langsung dari pemerintah bersangkutan.

7.2.3.2. Harga Pasar Harga pasar dapat digunakan sebagai acuan dalam menetapkan nilai atas bentuk-bentuk cost share. Harga pasar lebih mudah diperoleh dengan meminta penawaran harga langsung dari vendor sesuai dengan bentuk-bentuk cost share. Harga pasar juga dapat diketahui dari brosur, surat kabar, Internet atau media lain.

17. Bentuk lain yang dapat diperhitungkan dan dialokasikan sebagai cost share.

7.2.3.3. Laporan Keuangan Pemerintah atau Donor Lain

7.2.3. Penilaian Cost share Cost share dapat dinilai berdasarkan laporan

7.2.3.1 Standar Biaya Umum Pemerintah Standar biaya umum yang dikembangkan oleh pemerintah pusat dan daerah adalah standar biaya umum untuk mata anggaran dalam anggaran pemerintah. "Standar Biaya Umum (SBU)” diterbitkan setiap tahun dalam rencana anggaran belanja tahunan. SBU digunakan untuk menetapkan nilai berbagai kegiatan dan program operasional seperti tarif pemerintah untuk biaya perjalanan,

keuangan (Dokumen Pelaksanaan Anggaran) untuk suatu kegiatan yang berkaitan dengan dan mendukung program Donor yang telah disepakati oleh lembaga pemerintah sebagaimana tercantum dalam Rencana Kerja dan Anggaran. Organisasi dapat melaporkan kontribusi dari suatu kegiatan yang dilakukan bersama dengan mitra pelaksana dalam program Donor. Dokumen dari cost share yang dilaporkan dapat digunakan untuk program Donor.

honor, akomodasi, pembelian barang dan hal-hal lain. Berdasarkan nilai ini, standar biaya umum dari pemerintah dapat digunakan sebagai alat verifikasi


www.kinerja.or.id

91

BAB 7 - Cost Share

7.3 Dokumen Pendukung Cost share

5. Laporan cost share disusun setiap triwulan dan disampaikan kepada Donor. Dengan izin dari Donor, kontribusi cost-share dari

Organisasi harus mencatat atau mempertanggung jawabkan semua kontribusi yang telah diberikan oleh lembaga atau pihak yang terlibat secara langsung maupun tidak langsung dalam proyek. Kontribusi yang dikeluarkan sebagai cost share tersebut harus

sub-penerima hibah untuk proyek (jika ada) dapat dimasukkan. Harap perhatikan bahwa parameter yang sama berlaku bagi sub-penerima hibah. Lihat Lampiran 7.1 dan Lampiran 7.2

dicantumkan dalam anggaran perjanjian hibah. Apabila terdapat kegiatan lain di luar mata anggaran yang telah disetujui yang diakui sebagai cost share, maka kegiatan tersebut dapat dibukukan sebagai

7.4 Pelaporan

bentuk cost share tambahan ketika dilaporkan. Dokumen pendukung yang disyaratkan adalah sebagai berikut:

Organisasi penerima hibah, pemerintah atau Donor lain yang terlibat dalam proyek Donor. 2. Salinan kwitansi/tagihan atas biaya resmi yang telah dikeluarkan. 3. Laporan transaksi yang atasnya tidak mungkin mendapatkan kwitansi asli sebagai bukti kontribusi pemerintah seperti penggunaan fasilitas kantor atau keahlian pegawai pemerintah. 4. Dokumen tentang kegiatan yang terukur sebagai sarana untuk menyediakan catatan dari dokumen pendukung lain seperti standar biaya umum (SBU) terakhir atau harga pasar yang berlaku secara umum.


telah dipenuhi, nilai (atau ekuivalennya dalam hal kontribusi natura) harus dicatat dalam laporan cost

1. Surat konfirmasi kontribusi cost share dari

92

Untuk memperlihatkan bahwa kewajiban cost share

share. Jumlah tersebut harus dapat diverifikasi melalui catatan Organisasi dan harus diaudit. Laporan cost share harus diserahkan setiap triwulan dan setiap tahun (final). Semua transaksi cost share harus didokumentasikan dan dicatat dalam jurnal yang bertujuan untuk mengumpulkan semua transaksi cost share yang dibukukan dalam waktu tertentu (tiap triwulan) dan meringkaskannya menjadi laporan cost share triwulan. Laporan cost share disusun berdasarkan kategori transaksi cost share berikut ini: 1. Kontribusi tenaga kerja/waktu peserta/waktu relawan; 2. Material /Peralatan/Persediaan;

www.kinerja.or.id

3. Ruang Kantor/Tempat Lokakarya;

Format laporan akhir cost share tidak berbeda

4. Komunikasi;

dengan format laporan triwulan. Hanya ada

5. Transportasi;

tambahan beberapa kolom untuk membagi kategori

6. Biaya Operasional Kantor;

cost share menurut sumber, Organisasi, sektor

7. Uang tunai;

pemerintah, sektor swasta dan lain-lain. Tujuannya

8. Modal Intelektual;

adalah untuk mengetahui jumlah dana yang telah

9. Lain-lain (misalnya, jasa penerbitan berita yang

dikontribusikan oleh setiap pihak dan juga sebagai

berkaitan dengan donor dalam surat kabar

sarana untuk evaluasi kinerja.

lokal). Lihat Lampiran 7.3, 7.4, 7.5, dan 7.6


www.kinerja.or.id

93

DAFTAR LAMPIRAN

BAB 1

Pengembangan Sumber Daya Manusia Lampiran 1.1 UU Ketenagakerjaan No. 13 Tahun 2003

BAB 2

Manajemen Hibah Lampiran 2.1

BAB 3

BAB 4

94

96

– Template Permohonan Hibah

186

Lampiran 2.1a – Uraian Program

192

Lampiran 2.1b – Rencana Pelaksanaan

193

Lampiran 2.1c – Rencana Pemantauan dan Evaluasi

194

Lampiran 2.1d – Anggaran dan Uraian Anggaran

195

Lampiran 2.1e – Kuesioner Sistem Manajemen

196

Lampiran 2.2

– Contoh Permohonan Hibah KINERJA

198

Lampiran 2.3

– Ketentuan Penggunaan Merek

204

Lampiran 2.4

– Contoh Laporan Narasi Bulanan KINERJA

206

Lampiran 2.5

– Contoh Laporan Keuangan Akhir KINERJA

208

Lampiran 2.6

– Contoh Laporan Program Akhir KINERJA

216

Lampiran 2.7

– Contoh Laporan Pajak KINERJA

223

Manajemen Keuangan Lampiran 3.1

– Diagram Akun

224

Lampiran 3.2

– Surat Edaran No. A122

226

Lampiran 3.3

– Kebijakan Merek dan Tanda-Tanda bagi Penerima Hibah (2CFR 230)

273

Lampiran 3.4 – Metode Akuntansi Sederhana bagi Organisasi yang Sedang Berkembang

323

Lampiran 3.5 – Metode Akuntansi Pencatatan Berpasangan bagi Organisasi yang Sudah Maju

324

Pengadaan Barang dan Jasa Lampiran 4.1a – Formulir Permintaan Pembelian

325

Lampiran 4.1b – Contoh Permintaan Pembelian

326


www.kinerja.or.id

BAB 5

Lampiran 4.2

– Contoh Permintaan Penawaran Harga – Permintaan Proposal

Lampiran 4.3

– Contoh Penawaran Harga

348

Lampiran 4.4

– Analisis Penawaran

350

Lampiran 4.5

– Justifikasi Vendor dan Formulir Verifikasi Harga

354

Lampiran 4.6

– Contoh Formulir Justifikasi Sumber Tunggal

355

Lampiran 4.7

– Peraturan USAID - ADS 303

357

Manajemen Inventaris Lampiran 5.1

BAB 6

BAB 7

327

– Template Basis Data Inventaris

360

Manajemen Acara Lampiran 6.1

– Contoh Kerangka Acuan Kerja

362

Lampiran 6.2

– Contoh Permintaan Dana Kegiatan

368

Lampiran 7.1

– Surat Konfirmasi – Surat Terima Kasih

369

Lampiran 7.2

– Pedoman Penilaian dan Pencatatan Cost Share

370

Lampiran 7.3

– Template Jurnal Cost Share

373

Lampiran 7.4

– Laporan Triwulan Cost Share

374

Lampiran 7.5

– Template Laporan Cost Share Akhir

375

Lampiran 7.6

– Contoh Laporan Cost Share

376

Lampiran G1

– 22 CFR 226

377

Lampiran G2

– CFR 180

413

Cost Share


www.kinerja.or.id

95

Lampiran Bab 1 - Pengembangan Sumber Daya Manusia

Lampiran 1.1. UU Ketenagakerjaan No. 13 Tahun 2003

PRESIDEN REPUBLIK INDONESIA UNDANG-UNDANG REPUBLIK INDONESIA NOMOR 13 TAHUN 2003 TENTANG KETENAGAKERJAAN DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA PRESIDEN REPUBLIK INDONESIA, Menimbang : a. bahwa pembangunan nasional dilaksanakan dalam rangka pembangunan manusia Indonesia seutuhnya dan pembangunan masyarakat Indonesia seluruhnya untuk mewujudkan masyarakat yang sejahtera, adil, makmur, yang merata, baik materiil maupun spiritual berdasarkan Pancasila dan Undang-Undang Dasar Negara Republik Indonesia Tahun 1945;

96

b. bahwa dalam pelaksanaan pembangunan nasional, tenaga kerja mempunyai peranan dan kedudukan yang sangat penting sebagai pelaku dan tujuan pembangunan;

c. bahwa sesuai dengan peranan dan kedudukan tenaga kerja, diperlukan pembangunan ketenagakerjaan untuk meningkatkan kualitas tenaga kerja dan peransertanya dalam pembangunan serta peningkatan perlindungan tenaga kerja dan keluarganya sesuai dengan harkat dan martabat kemanusiaan;

d. bahwa perlindungan terhadap tenaga kerja dimaksudkan untuk menjamin hak-hak dasar pekerja/buruh dan menjamin kesamaan kesempatan serta perlakuan tanpa diskriminasi atas dasar apapun untuk mewujudkan kesejahteraan pekerja/buruh dan keluarganya dengan tetap memperhatikan perkembangan kemajuan dunia usaha;

e. bahwa beberapa undang-undang di bidang ketenagakerjaan dipandang sudah tidak sesuai lagi dengan kebutuhan dan tuntutan pembangunan ketenagakerjaan, oleh karena itu perlu dicabut dan/atau ditarik kembali;

f. bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana tersebut pada huruf a, b, c, d, dan e perlu membentuk Undang-undang tentang Ketenagakerjaan.

Mengingat :

Pasal 5 ayat (1), Pasal 20 ayat (2), Pasal 27 ayat (2), Pasal 28, dan Pasal 33 ayat (1) UndangUndang Dasar Negara Republik Indonesia Tahun 1945;


www.kinerja.or.id

Dengan persetujuan bersama antara DEWAN PERWAKILAN RAKYAT REPUBLIK INDONESIA DAN PRESIDEN REPUBLIK INDONESIA MEMUTUSKAN : Menetapkan : UNDANG-UNDANG TENTANG KETENAGAKERJAAN. BAB I KETENTUAN UMUM Pasal 1 Dalam undang-undang ini yang dimaksud dengan: 1. Ketenagakerjaan adalah segala hal yang berhubungan dengan tenaga kerja pada waktu sebelum, selama, dan sesudah masa kerja. 2. Tenaga kerja adalah setiap orang yang mampu melakukan pekerjaan guna menghasilkan barang dan/atau jasa baik untuk memenuhi kebutuhan sendiri maupun untuk masyarakat. 3. Pekerja/buruh adalah setiap orang yang bekerja dengan menerima upah atau imbalan dalam bentuk lain. 4. Pemberi kerja adalah orang perseorangan, pengusaha, badan hukum, atau badan-badan lainnya yang mempekerjakan tenaga kerja dengan membayar upah atau imbalan dalam bentuk lain. 5. Pengusaha adalah : a. orang perseorangan, persekutuan, atau badan hukum yang menjalankan suatu perusahaan milik sendiri; b. orang perseorangan, persekutuan, atau badan hukum yang secara berdiri sendiri menjalankan perusahaan bukan miliknya; c. orang perseorangan, persekutuan, atau badan hukum yang berada di Indonesia mewakili perusahaan sebagaimana dimaksud dalam huruf a dan b yang berkedudukan di luar wilayah Indonesia. 6. Perusahaan adalah : a. setiap bentuk usaha yang berbadan hukum atau tidak, milik orang perseorangan, milik persekutuan, atau milik badan hukum, baik milik swasta maupun milik negara yang mempekerjakan pekerja/buruh dengan membayar upah atau imbalan dalam bentuk lain; b. usaha-usaha sosial dan usaha-usaha lain yang mempunyai pengurus dan mempekerjakan orang lain dengan membayar upah atau imbalan dalam bentuk lain. 7. Perencanaan tenaga kerja adalah proses penyusunan rencana ketenagakerjaan secara sistematis yang dijadikan dasar dan acuan dalam penyusunan kebijakan, strategi, dan pelaksanaan program pembangunan ketenagakerjaan yang berkesinambungan.


www.kinerja.or.id

97


8. Informasi ketenagakerjaan adalah gabungan, rangkaian, dan analisis data yang berbentuk angka yang telah diolah, naskah dan dokumen yang mempunyai arti, nilai dan makna tertentu mengenai ketenagakerjaan. 9. Pelatihan kerja adalah keseluruhan kegiatan untuk memberi, memperoleh, meningkatkan, serta mengembangkan kompetensi kerja, produktivitas, disiplin, sikap, dan etos kerja pada tingkat keterampilan dan keahlian tertentu sesuai dengan jenjang dan kualifikasi jabatan atau pekerjaan. 10. Kompetensi kerja adalah kemampuan kerja setiap individu yang mencakup aspek pengetahuan, keterampilan, dan sikap kerja yang sesuai dengan standar yang ditetapkan. 11. Pemagangan adalah bagian dari sistem pelatihan kerja yang diselenggarakan secara terpadu antara pelatihan di lembaga pelatihan dengan bekerja secara langsung di bawah bimbingan dan pengawasan instruktur atau pekerja/buruh yang lebih berpengalaman, dalam proses produksi barang dan/atau jasa di perusahaan, dalam rangka menguasai keterampilan atau keahlian tertentu. Pelayanan penempatan tenaga kerja adalah kegiatan untuk mempertemukan tenaga kerja dengan 12. pemberi kerja, sehingga tenaga kerja dapat memperoleh pekerjaan yang sesuai dengan bakat, minat, dan kemampuannya, dan pemberi kerja dapat memperoleh tenaga kerja yang sesuai dengan kebutuhannya. 13. Tenaga kerja asing adalah warga negara asing pemegang visa dengan maksud bekerja di wilayah Indonesia. 14. Perjanjian kerja adalah perjanjian antara pekerja/buruh dengan pengusaha atau pemberi kerja yang memuat syarat-syarat kerja, hak, dan kewajiban para pihak. 15. Hubungan kerja adalah hubungan antara pengusaha dengan pekerja/buruh berdasarkan perjanjian kerja, yang mempunyai unsur pekerjaan, upah, dan perintah. 16. Hubungan industrial adalah suatu sistem hubungan yang terbentuk antara para pelaku dalam proses produksi barang dan/atau jasa yang terdiri dari unsur pengusaha, pekerja/buruh, dan pemerintah yang didasarkan pada nilai-nilai Pancasila dan Undang-Undang Dasar Negara Republik Indonesia Tahun 1945. 17. Serikat pekerja/serikat buruh adalah organisasi yang dibentuk dari, oleh, dan untuk pekerja/buruh baik di perusahaan maupun di luar perusahaan, yang bersifat bebas, terbuka, mandiri, demokratis, dan bertanggung jawab guna memperjuangkan, membela serta melindungi hak dan kepentingan pekerja/buruh serta meningkatkan kesejahteraan pekerja/buruh dan keluarganya. 18. Lembaga kerja sama bipartit adalah forum komunikasi dan konsultasi mengenai hal-hal yang berkaitan dengan hubungan industrial di satu perusahaan yang anggotanya terdiri dari pengusaha dan serikat pekerja/ serikat buruh yang sudah tercatat di instansi yang bertanggung jawab di bidang ketenagakerjaan atau unsur pekerja/buruh. 19. Lembaga kerja sama tripartit adalah forum komunikasi, konsultasi dan musyawarah tentang masalah ketenagakerjaan yang anggotanya terdiri dari unsur organisasi pengusaha, serikat pekerja/serikat buruh, dan pemerintah. 20. Peraturan perusahaan adalah peraturan yang dibuat secara tertulis oleh pengusaha yang memuat syaratsyarat kerja dan tata tertib perusahaan.

98


www.kinerja.or.id

21. Perjanjian kerja bersama adalah perjanjian yang merupakan hasil perundingan antara serikat pekerja/serikat buruh atau beberapa serikat pekerja/serikat buruh yang tercatat pada instansi yang bertanggung jawab di bidang ketenagakerjaan dengan pengusaha, atau beberapa pengusaha atau perkumpulan pengusaha yang memuat syarat-syarat kerja, hak dan kewajiban kedua belah pihak. 22. Perselisihan hubungan industrial adalah perbedaan pendapat yang mengakibatkan pertentangan antara pengusaha atau gabungan pengusaha dengan pekerja/buruh atau serikat pekerja/serikat buruh karena adanya perselisihan mengenai hak, perselisihan kepentingan, dan perselisihan pemutusan hubungan kerja serta perselisihan antar serikat pekerja/serikat buruh hanya dalam satu perusahaan. 23. Mogok kerja adalah tindakan pekerja/buruh yang direncanakan dan dilaksanakan secara bersama-sama dan/atau oleh serikat pekerja/serikat buruh untuk menghentikan atau memperlambat pekerjaan. 24. Penutupan perusahaan (lock out) adalah tindakan pengusaha untuk menolak pekerja/buruh seluruhnya atau sebagian untuk menjalankan pekerjaan. Pemutusan hubungan kerja adalah pengakhiran hubungan kerja karena suatu hal tertentu yang 25. mengakibatkan berakhirnya hak dan kewajiban antara pekerja/buruh dan pengusaha. 26. Anak adalah setiap orang yang berumur dibawah 18 (delapan belas) tahun. 27. Siang hari adalah waktu antara pukul 06.00 sampai dengan pukul 18.00. 28. 1 (satu) hari adalah waktu selama 24 (dua puluh empat) jam. 29. Seminggu adalah waktu selama 7 (tujuh) hari. 30. Upah adalah hak pekerja/buruh yang diterima dan dinyatakan dalam bentuk uang sebagai imbalan dari pengusaha atau pemberi kerja kepada pekerja/buruh yang ditetapkan dan dibayarkan menurut suatu perjanjian kerja, kesepakatan, atau peraturan perundang-undangan, termasuk tunjangan bagi pekerja/buruh dan keluarganya atas suatu pekerjaan dan/atau jasa yang telah atau akan dilakukan. 31. Kesejahteraan pekerja/buruh adalah suatu pemenuhan kebutuhan dan/atau keperluan yang bersifat jasmaniah dan rohaniah, baik di dalam maupun di luar hubungan kerja, yang secara langsung atau tidak langsung dapat mempertinggi produktivitas kerja dalam lingkungan kerja yang aman dan sehat. 32. Pengawasan ketenagakerjaan adalah kegiatan mengawasi dan menegakkan pelaksanaan peraturan perundang- undangan di bidang ketenagakerjaan. 33. Menteri adalah menteri yang bertanggung jawab di bidang ketenagakerjaan.


www.kinerja.or.id

99


BAB II LANDASAN, ASAS, DAN TUJUAN Pasal 2 Pembangunan ketenagakerjaan berlandaskan Pancasila dan Undang-Undang Dasar Negara Republik Indonesia Tahun 1945. Pasal 3 Pembangunan ketenagakerjaan diselenggarakan atas asas keterpaduan dengan melalui koordinasi fungsional lintas sektoral pusat dan daerah. Pasal 4 Pembangunan ketenagakerjaan bertujuan: a. memberdayakan dan mendayagunakan tenaga kerja secara optimal dan manusiawi; b. mewujudkan pemerataan kesempatan kerja dan penyediaan tenaga kerja yang sesuai dengan kebutuhan pembangunan nasional dan daerah; c. memberikan perlindungan kepada tenaga kerja dalam mewujudkan kesejahteraan; dan d. meningkatkan kesejahteraan tenaga kerja dan keluarganya. BAB III KESEMPATAN DAN PERLAKUAN YANG SAMA Pasal 5 Setiap tenaga kerja memiliki kesempatan yang sama tanpa diskriminasi untuk memperoleh pekerjaan. Pasal 6 Setiap pekerja/buruh berhak memperoleh perlakuan yang sama tanpa diskriminasi dari pengusaha. BAB IV PERENCANAAN TENAGA KERJA DAN INFORMASI KETENAGAKERJAAN Pasal 7 (1) Dalam rangka pembangunan ketenagakerjaan, pemerintah menetapkan kebijakan dan menyusun perencanaan tenaga kerja. (2) Perencanaan tenaga kerja meliputi : a. perencanaan tenaga kerja makro; dan b. perencanaan tenaga kerja mikro. (3) Dalam penyusunan kebijakan, strategi, dan pelaksanaan program pembangunan ketenagakerjaan yang berkesinambungan, pemerintah harus berpedoman pada perencanaan tenaga kerja sebagaimana dimaksud dalam ayat (1).

100


www.kinerja.or.id

Pasal 8 (1) Perencanaan tenaga kerja disusun atas dasar informasi ketenagakerjaan yang antara lain meliputi : a. penduduk dan tenaga kerja; b. kesempatan kerja; c. pelatihan kerja termasuk kompetensi kerja; d. produktivitas tenaga kerja; e. hubungan industrial; f. kondisi lingkungan kerja; g. pengupahan dan kesejahteraan tenaga kerja; dan h. jaminan sosial tenaga kerja. (2) Informasi ketenagakerjaan sebagaimana dimaksud dalam ayat (1), diperoleh dari semua pihak yang terkait, baik instansi pemerintah maupun swasta. (3) Ketentuan mengenai tata cara memperoleh informasi ketenagakerjaan dan penyusunan serta pelaksanaan perencanaan tenaga kerja sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) diatur dengan Peraturan Pemerintah. BAB V PELATIHAN KERJA Pasal 9 Pelatihan kerja diselenggarakan dan diarahkan untuk membekali, meningkatkan, dan mengembangkan kompetensi kerja guna meningkatkan kemampuan, produktivitas, dan kesejahteraan. Pasal 10 (1) Pelatihan kerja dilaksanakan dengan memperhatikan kebutuhan pasar kerja dan dunia usaha, baik di dalam maupun di luar hubungan kerja. (2) Pelatihan kerja diselenggarakan berdasarkan program pelatihan yang mengacu pada standar kompetensi kerja. (3) Pelatihan kerja dapat dilakukan secara berjenjang. (4) Ketentuan mengenai tata cara penetapan standar kompetensi kerja sebagaimana dimaksud dalam ayat (2) diatur dengan Keputusan Menteri. Pasal 11 Setiap tenaga kerja berhak untuk memperoleh dan/atau meningkatkan dan/atau mengembangkan kompetensi kerja sesuai dengan bakat, minat, dan kemampuannya melalui pelatihan kerja. Pasal 12 (1) Pengusaha bertanggung jawab atas peningkatan dan/atau pengembangan kompetensi pekerjanya melalui pelatihan kerja.


www.kinerja.or.id

101


(2) Peningkatan dan/atau pengembangan kompetensi sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) diwajibkan bagi pengusaha yang memenuhi persyaratan yang diatur dengan Keputusan Menteri. (3) Setiap pekerja/buruh memiliki kesempatan yang sama untuk mengikuti pelatihan kerja sesuai dengan bidang tugasnya. Pasal 13 (1) Pelatihan kerja diselenggarakan oleh lembaga pelatihan kerja pemerintah dan/atau lembaga pelatihan kerja swasta. (2) Pelatihan kerja dapat diselenggarakan di tempat pelatihan atau tempat kerja. (3) Lembaga pelatihan kerja pemerintah sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) dalam menyelenggarakan pelatihan kerja dapat bekerja sama dengan swasta. Pasal 14 (1) Lembaga pelatihan kerja swasta dapat berbentuk badan hukum Indonesia atau perorangan. (2) Lembaga pelatihan kerja swasta sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) wajib memperoleh izin atau mendaftar ke instansi yang bertanggung jawab di bidang ketenagakerjaan di kabupaten/kota. (3) Lembaga pelatihan kerja yang diselenggarakan oleh instansi pemerintah mendaftarkan kegiatannya kepada instansi yang bertanggung jawab di bidang ketenagakerjaan di kabupaten/kota. (4) Ketentuan mengenai tata cara perizinan dan pendaftaran lembaga pelatihan kerja sebagaimana dimaksud dalam ayat (2) dan ayat (3) diatur dengan Keputusan Menteri. Pasal 15 Penyelenggara pelatihan kerja wajib memenuhi persyaratan : a. tersedianya tenaga kepelatihan; b. adanya kurikulum yang sesuai dengan tingkat pelatihan; c. tersedianya sarana dan prasarana pelatihan kerja; dan d. tersedianya dana bagi kelangsungan kegiatan penyelenggaraan pelatihan kerja. Pasal 16 (1) Lembaga pelatihan kerja swasta yang telah memperoleh izin dan lembaga pelatihan kerja pemerintah yang telah terdaftar dapat memperoleh akreditasi dari lembaga akreditasi. (2) Lembaga akreditasi sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) bersifat independen terdiri atas unsur masyarakat dan pemerintah ditetapkan dengan Keputusan Menteri.

102


www.kinerja.or.id

(3) Organisasi dan tata kerja lembaga akreditasi sebagaimana dimaksud dalam ayat (2) diatur dengan Keputusan Menteri. Pasal 17 (1) Instansi yang bertanggung jawab di bidang ketenagakerjaan di kabupaten/kota dapat menghentikan sementara pelaksanaan penyelenggaraan pelatihan kerja, apabila di dalam pelaksanaannya ternyata : a. tidak sesuai dengan arah pelatihan kerja sebagaimana dimaksud dalam Pasal 9; dan/atau b. tidak memenuhi persyaratan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 15. (2) Penghentian sementara pelaksanaan penyelenggaraan pelatihan kerja sebagaimana dimaksud dalam ayat (1), disertai alasan dan saran perbaikan dan berlaku paling lama 6 (enam) bulan. (3) Penghentian sementara pelaksanaan penyelenggaraan pelatihan kerja hanya dikenakan terhadap program pelatihan yang tidak memenuhi syarat sebagaimana dimaksud dalam Pasal 9 dan Pasal 15. (4) Bagi penyelenggara pelatihan kerja dalam waktu 6 (enam) bulan tidak memenuhi dan melengkapi saran perbaikan sebagaimana dimaksud dalam ayat (2) dikenakan sanksi penghentian program pelatihan. (5) Penyelenggara pelatihan kerja yang tidak menaati dan tetap melaksanakan program pelatihan kerja yang telah dihentikan sebagaimana dimaksud dalam ayat (4) dikenakan sanksi pencabutan izin dan pembatalan pendaftaran penyelenggara pelatihan. (6) Ketentuan mengenai tata cara penghentian sementara, penghentian, pencabutan izin, dan pembatalan pendaftaran diatur dengan Keputusan Menteri. Pasal 18 (1) Tenaga kerja berhak memperoleh pengakuan kompetensi kerja setelah mengikuti pelatihan kerja yang diselenggarakan lembaga pelatihan kerja pemerintah, lembaga pelatihan kerja swasta, atau pelatihan di tempat kerja. (2) Pengakuan kompetensi kerja sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) dilakukan melalui sertifikasi kompetensi kerja. (3) Sertifikasi kompetensi kerja sebagaimana dimaksud dalam ayat (2) dapat pula diikuti oleh tenaga kerja yang telah berpengalaman. (4) Untuk melaksanakan sertifikasi kompetensi kerja dibentuk badan nasional sertifikasi profesi yang independen. (5) Pembentukan badan nasional sertifikasi profesi yang independen sebagaimana dimaksud dalam ayat (4) diatur dengan Peraturan Pemerintah. Pasal 19 Pelatihan kerja bagi tenaga kerja penyandang cacat dilaksanakan dengan memperhatikan jenis, derajat kecacatan, dan kemampuan tenaga kerja penyandang cacat yang bersangkutan.


www.kinerja.or.id

103


Pasal 20 (1) Untuk mendukung peningkatan pelatihan kerja dalam rangka pembangunan ketenagakerjaan, dikembangkan satu sistem pelatihan kerja nasional yang merupakan acuan pelaksanaan pelatihan kerja di semua bidang dan/atau sektor. (2) Ketentuan mengenai bentuk, mekanisme, dan kelembagaan sistem pelatihan kerja nasional sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) diatur dengan Peraturan Pemerintah. Pasal 21 Pelatihan kerja dapat diselenggarakan dengan sistem pemagangan. Pasal 22 (1) Pemagangan dilaksanakan atas dasar perjanjian pemagangan antara peserta dengan pengusaha yang dibuat secara tertulis. (2) Perjanjian pemagangan sebagaimana dimaksud dalam ayat (1), sekurang-kurangnya memuat ketentuan hak dan kewajiban peserta dan pengusaha serta jangka waktu pemagangan. (3) Pemagangan yang diselenggarakan tidak melalui perjanjian pemagangan sebagaimana dimaksud dalam ayat (1), dianggap tidak sah dan status peserta berubah menjadi pekerja/buruh perusahaan yang bersangkutan. Pasal 23 Tenaga kerja yang telah mengikuti program pemagangan berhak atas pengakuan kualifikasi kompetensi kerja dari perusahaan atau lembaga sertifikasi. Pasal 24 Pemagangan dapat dilaksanakan di perusahaan sendiri atau di tempat penyelenggaraan pelatihan kerja, atau perusahaan lain, baik di dalam maupun di luar wilayah Indonesia. Pasal 25 (1) Pemagangan yang dilakukan di luar wilayah Indonesia wajib mendapat izin dari Menteri atau pejabat yang ditunjuk. (2) Untuk memperoleh izin sebagaimana dimaksud dalam ayat (1), penyelenggara pemagangan harus berbentuk badan hukum Indonesia sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku. (3) Ketentuan mengenai tata cara perizinan pemagangan di luar wilayah Indonesia sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) dan ayat (2), diatur dengan Keputusan Menteri.

104


www.kinerja.or.id

Pasal 26 (1) Penyelenggaraan pemagangan di luar wilayah Indonesia harus memperhatikan : a. harkat dan martabat bangsa Indonesia; b. penguasaan kompetensi yang lebih tinggi; dan c. perlindungan dan kesejahteraan peserta pemagangan, termasuk melaksanakan ibadahnya. (2) Menteri atau pejabat yang ditunjuk dapat menghentikan pelaksanaan pemagangan di luar wilayah Indonesia apabila di dalam pelaksanaannya ternyata tidak sesuai dengan ketentuan sebagaimana dimaksud dalam ayat (1). Pasal 27 (1) Menteri dapat mewajibkan kepada perusahaan yang memenuhi persyaratan untuk melaksanakan program pemagangan. (2) Dalam menetapkan persyaratan sebagaimana dimaksud dalam ayat (1), Menteri harus memperhatikan kepentingan perusahaan, masyarakat, dan negara. Pasal 28 (1) Untuk memberikan saran dan pertimbangan dalam penetapan kebijakan serta melakukan koordinasi pelatihan kerja dan pemagangan dibentuk lembaga koordinasi pelatihan kerja nasional. (2) Pembentukan, keanggotaan, dan tata kerja lembaga koordinasi pelatihan kerja sebagaimana dimaksud dalam ayat (1), diatur dengan Keputusan Presiden. Pasal 29 (1) Pemerintah Pusat dan/atau Pemerintah Daerah melakukan pembinaan pelatihan kerja dan pemagangan. (2) Pembinaan pelatihan kerja dan pemagangan ditujukan ke arah peningkatan relevansi, kualitas, dan efisiensi penyelenggaraan pelatihan kerja dan produktivitas. (3) Peningkatan produktivitas sebagaimana dimaksud dalam ayat (2), dilakukan melalui pengembangan budaya produktif, etos kerja, teknologi, dan efisiensi kegiatan ekonomi, menuju terwujudnya produktivitas nasional. Pasal 30 (1) Untuk meningkatkan produktivitas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 29 ayat (2) dibentuk lembaga produktivitas yang bersifat nasional. (2) Lembaga produktivitas sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) berbentuk jejaring kelembagaan pelayanan peningkatan produktivitas, yang bersifat lintas sektor maupun daerah. (3) Pembentukan, keanggotan, dan tata kerja lembaga produktivitas nasional sebagaimana dimaksud dalam ayat (1), diatur dengan Keputusan Presiden.


www.kinerja.or.id

105


BAB VI PENEMPATAN TENAGA KERJA

Pasal 31 Setiap tenaga kerja mempunyai hak dan kesempatan yang sama untuk memilih, mendapatkan, atau pindah pekerjaan dan memperoleh penghasilan yang layak di dalam atau di luar negeri. Pasal 32 (1) Penempatan tenaga kerja dilaksanakan berdasarkan asas terbuka, bebas, obyektif, serta adil, dan setara tanpa diskriminasi. (2) Penempatan tenaga kerja diarahkan untuk menempatkan tenaga kerja pada jabatan yang tepat sesuai dengan keahlian, keterampilan, bakat, minat, dan kemampuan dengan memperhatikan harkat, martabat, hak asasi, dan perlindungan hukum. (3) Penempatan tenaga kerja dilaksanakan dengan memperhatikan pemerataan kesempatan kerja dan penyediaan tenaga kerja sesuai dengan kebutuhan program nasional dan daerah. Pasal 33 Penempatan tenaga kerja terdiri dari : a. penempatan tenaga kerja di dalam negeri; dan b. penempatan tenaga kerja di luar negeri. Pasal 34 Ketentuan mengenai penempatan tenaga kerja di luar negeri sebagaimana dimaksud dalam Pasal 33 huruf b diatur dengan undang-undang. Pasal 35 (1) Pemberi kerja yang memerlukan tenaga kerja dapat merekrut sendiri tenaga kerja yang dibutuhkan atau melalui pelaksana penempatan tenaga kerja. (2) Pelaksana penempatan tenaga kerja sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) wajib memberikan perlindungan sejak rekruitmen sampai penempatan tenaga kerja. (3) Pemberi kerja sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) dalam mempekerjakan tenaga kerja wajib memberikan perlindungan yang mencakup kesejahteraan, keselamatan, dan kesehatan baik mental maupun fisik tenaga kerja. Pasal 36 (1) Penempatan tenaga kerja oleh pelaksana sebagaimana dimaksud dalam Pasal 35 ayat (1) dilakukan dengan memberikan pelayanan penempatan tenaga kerja.

106


www.kinerja.or.id

(2) Pelayanan penempatan tenaga kerja sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) bersifat terpadu dalam satu sistem penempatan tenaga kerja yang meliputi unsur-unsur: a. pencari kerja; b. lowongan pekerjaan; c. informasi pasar kerja; d. mekanisme antar kerja; dan e. kelembagaan penempatan tenaga kerja. (3) Unsur-unsur sistem penempatan tenaga kerja sebagaimana dimaksud dalam ayat (2) dapat dilaksanakan secara terpisah yang ditujukan untuk terwujudnya penempatan tenaga kerja. Pasal 37 (1) Pelaksana penempatan tenaga kerja sebagaimana dimaksud dalam Pasal 35 ayat (1) terdiri dari : a. instansi pemerintah yang bertanggung jawab di bidang ketenagakerjaan; dan b. lembaga swasta berbadan hukum. (2) Lembaga penempatan tenaga kerja swasta sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) huruf b dalam melaksanakan pelayanan penempatan tenaga kerja wajib memiliki izin tertulis dari Menteri atau pejabat yang ditunjuk. Pasal 38 (1) Pelaksana penempatan tenaga kerja sebagaimana dimaksud dalam Pasal 37 ayat (1) huruf a, dilarang memungut biaya penempatan, baik langsung maupun tidak langsung, sebagian atau keseluruhan kepada tenaga kerja dan pengguna tenaga kerja. (2) Lembaga penempatan tenaga kerja swasta sebagaimana dimaksud dalam Pasal 37 ayat (1) huruf b, hanya dapat memungut biaya penempatan tenaga kerja dari pengguna tenaga kerja dan dari tenaga kerja golongan dan jabatan tertentu. (3) Golongan dan jabatan sebagaimana dimaksud dalam ayat (2) ditetapkan dengan Keputusan Menteri. BAB VII PERLUASAN KESEMPATAN KERJA Pasal 39 (1) Pemerintah bertanggung jawab mengupayakan perluasan kesempatan kerja baik di dalam maupun di luar hubungan kerja. (2) Pemerintah dan masyarakat bersama-sama mengupayakan perluasan kesempatan kerja baik di dalam maupun di luar hubungan kerja. (3) Semua kebijakan pemerintah baik pusat maupun daerah di setiap sektor diarahkan untuk mewujudkan perluasan kesempatan kerja baik di dalam maupun di luar hubungan kerja.


www.kinerja.or.id

107


(4) Lembaga keuangan baik perbankan maupun non perbankan, dan dunia usaha perlu membantu dan memberikan kemudahan bagi setiap kegiatan masyarakat yang dapat menciptakan atau mengembangkan perluasan kesempatan kerja. Pasal 40 (1) Perluasan kesempatan kerja di luar hubungan kerja dilakukan melalui penciptaan kegiatan yang produktif dan berkelanjutan dengan mendayagunakan potensi sumber daya alam, sumber daya manusia dan teknologi tepat guna. (2) Penciptaan perluasan kesempatan kerja sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) dilakukan dengan pola pembentukan dan pembinaan tenaga kerja mandiri, penerapan sistem padat karya, penerapan teknologi tepat guna, dan pendayagunaan tenaga kerja sukarela atau pola lain yang dapat mendorong terciptanya perluasan kesempatan kerja. Pasal 41 (1) Pemerintah menetapkan kebijakan ketenagakerjaan dan perluasan kesempatan kerja. (2) Pemerintah dan masyarakat bersama-sama mengawasi pelaksanaan kebijakan sebagaimana dimaksud dalam ayat (1). (3) Dalam melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud dalam ayat (2) dapat dibentuk badan koordinasi yang beranggotakan unsur pemerintah dan unsur masyarakat. (4) Ketentuan mengenai perluasan kesempatan kerja, dan pembentukan badan koordinasi sebagaimana dimaksud dalam Pasal 39, Pasal 40, dan ayat (3) dalam pasal ini diatur dengan Peraturan Pemerintah. BAB VIII PENGGUNAAN TENAGA KERJA ASING Pasal 42 (1) Setiap pemberi kerja yang mempekerjakan tenaga kerja asing wajib memiliki izin tertulis dari Menteri atau pejabat yang ditunjuk. (2) Pemberi kerja orang perseorangan dilarang mempekerjakan tenaga kerja asing. (3) Kewajiban memiliki izin sebagaimana dimaksud dalam ayat (1), tidak berlaku bagi perwakilan negara asing yang mempergunakan tenaga kerja asing sebagai pegawai diplomatik dan konsuler. (4) Tenaga kerja asing dapat dipekerjakan di Indonesia hanya dalam hubungan kerja untuk jabatan tertentu dan waktu tertentu. (5) Ketentuan mengenai jabatan tertentu dan waktu tertentu sebagaimana dimaksud dalam ayat (4) ditetapkan dengan Keputusan Menteri. (6) Tenaga kerja asing sebagaimana dimaksud dalam ayat (4) yang masa kerjanya habis dan tidak dapat diperpanjang dapat digantikan oleh tenaga kerja asing lainnya.

108


www.kinerja.or.id

Pasal 43 (1) Pemberi kerja yang menggunakan tenaga kerja asing harus memiliki rencana penggunaan tenaga kerja asing yang disahkan oleh Menteri atau pejabat yang ditunjuk. (2) Rencana penggunaan tenaga kerja asing sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) sekurang-kurangnya memuat keterangan: a. alasan penggunaan tenaga kerja asing; b. jabatan dan/atau kedudukan tenaga kerja asing dalam struktur organisasi perusahaan yang bersangkutan; c. jangka waktu penggunaan tenaga kerja asing; dan d. penunjukan tenaga kerja warga negara Indonesia sebagai pendamping tenaga kerja asing yang dipekerjakan. (3) Ketentuan sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) tidak berlaku bagi instansi pemerintah, badan-badan internasional dan perwakilan negara asing. (4) Ketentuan mengenai tata cara pengesahan rencana penggunaan tenaga kerja asing diatur dengan Keputusan Menteri. Pasal 44 (1) Pemberi kerja tenaga kerja asing wajib menaati ketentuan mengenai jabatan dan standar kompetensi yang berlaku. (2) Ketentuan mengenai jabatan dan standar kompetensi sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) diatur dengan Keputusan Menteri. Pasal 45 (1) Pemberi kerja tenaga kerja asing wajib: a. menunjuk tenaga kerja warga negara Indonesia sebagai tenaga pendamping tenaga kerja asing yang dipekerjakan untuk alih teknologi dan alih keahlian dari tenaga kerja asing; dan b. melaksanakan pendidikan dan pelatihan kerja bagi tenaga kerja Indonesia sebagaimana dimaksud pada huruf a yang sesuai dengan kualifikasi jabatan yang diduduki oleh tenaga kerja asing. (2) Ketentuan sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) tidak berlaku bagi tenaga kerja asing yang menduduki jabatan direksi dan/atau komisaris. Pasal 46 (1) Tenaga kerja asing dilarang menduduki jabatan yang mengurusi personalia dan/atau jabatan-jabatan tertentu. (2) Jabatan-jabatan tertentu sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) diatur dengan Keputusan Menteri


www.kinerja.or.id

109


Pasal 47 (1) Pemberi kerja wajib membayar kompensasi atas setiap tenaga kerja asing yang dipekerjakannya. (2) Kewajiban membayar kompensasi sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) tidak berlaku bagi instansi pemerintah, perwakilan negara asing, badan-badan internasional, lembaga sosial, lembaga keagamaan, dan jabatan-jabatan tertentu di lembaga pendidikan. (3) Ketentuan mengenai jabatan-jabatan tertentu di lembaga pendidikan sebagaimana dimaksud dalam ayat (2) diatur dengan Keputusan Menteri. (4) Ketentuan mengenai besarnya kompensasi dan penggunaannya diatur dengan Peraturan Pemerintah. Pasal 48 Pemberi kerja yang mempekerjakan tenaga kerja asing wajib memulangkan tenaga kerja asing ke negara asalnya setelah hubungan kerjanya berakhir. Pasal 49 Ketentuan mengenai penggunaan tenaga kerja asing serta pelaksanaan pendidikan dan pelatihan tenaga kerja pendamping diatur dengan Keputusan Presiden. BAB IX HUBUNGAN KERJA Pasal 50 Hubungan kerja terjadi karena adanya perjanjian kerja antara pengusaha dan pekerja/buruh. Pasal 51 (1) Perjanjian kerja dibuat secara tertulis atau lisan. (2) Perjanjian kerja yang dipersyaratkan secara tertulis dilaksanakan sesuai dengan peraturan perundangundangan yang berlaku. Pasal 52 (1) Perjanjian kerja dibuat atas dasar : a. kesepakatan kedua belah pihak; b. kemampuan atau kecakapan melakukan perbuatan hukum; c. adanya pekerjaan yang diperjanjikan; dan d. pekerjaan yang diperjanjikan tidak bertentangan dengan ketertiban umum, kesusilaan, dan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

110


www.kinerja.or.id

(2) Perjanjian kerja yang dibuat oleh para pihak yang bertentangan dengan ketentuan sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) huruf a dan b dapat dibatalkan. (3) Perjanjian kerja yang dibuat oleh para pihak yang bertentangan dengan ketentuan sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) huruf c dan d batal demi hukum. Pasal 53 Segala hal dan/atau biaya yang diperlukan bagi pelaksanaan pembuatan perjanjian kerja dilaksanakan oleh dan menjadi tanggung jawab pengusaha. Pasal 54 (1) Perjanjian kerja yang dibuat secara tertulis sekurang-kurangnya memuat : a. nama, alamat perusahaan, dan jenis usaha; b. nama, jenis kelamin, umur, dan alamat pekerja/buruh; c. jabatan atau jenis pekerjaan; d. tempat pekerjaan; e. besarnya upah dan cara pembayarannya; f. syarat-syarat kerja yang memuat hak dan kewajiban pengusaha dan pekerja/buruh; g. mulai dan jangka waktu berlakunya perjanjian kerja; h. tempat dan tanggal perjanjian kerja dibuat; dan i. tanda tangan para pihak dalam perjanjian kerja. (2) Ketentuan dalam perjanjian kerja sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) huruf e dan f, tidak boleh bertentangan dengan peraturan perusahaan, perjanjian kerja bersama, dan peraturan perundang-undangan yang berlaku. (3) Perjanjian kerja sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) dibuat sekurang-kurangnya rangkap 2 (dua), yang mempunyai kekuatan hukum yang sama, serta pekerja/buruh dan pengusaha masing-masing mendapat 1 (satu) perjanjian kerja. Pasal 55 Perjanjian kerja tidak dapat ditarik kembali dan/atau diubah, kecuali atas persetujuan para pihak. Pasal 56 (1) Perjanjian kerja dibuat untuk waktu tertentu atau untuk waktu tidak tertentu. (2) Perjanjian kerja untuk waktu tertentu sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) didasarkan atas : a. jangka waktu; atau b. selesainya suatu pekerjaan tertentu. Pasal 57 (1) Perjanjian kerja untuk waktu tertentu dibuat secara tertulis serta harus menggunakan bahasa Indonesia dan huruf latin.


www.kinerja.or.id

111


(2) Perjanjian kerja untuk waktu tertentu yang dibuat tidak tertulis bertentangan dengan ketentuan sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) dinyatakan sebagai perjanjian kerja untuk waktu tidak tertentu. (3) Dalam hal perjanjian kerja dibuat dalam bahasa Indonesia dan bahasa asing, apabila kemudian terdapat perbedaan penafsiran antara keduanya, maka yang berlaku perjanjian kerja yang dibuat dalam bahasa Indonesia. Pasal 58 (1) Perjanjian kerja untuk waktu tertentu tidak dapat mensyaratkan adanya masa percobaan kerja. (2) Dalam hal disyaratkan masa percobaan kerja dalam perjanjian kerja sebagaimana dimaksud dalam ayat (1), masa percobaan kerja yang disyaratkan batal demi hukum. Pasal 59 (1) Perjanjian kerja untuk waktu tertentu hanya dapat dibuat untuk pekerjaan tertentu yang menurut jenis dan sifat atau kegiatan pekerjaannya akan selesai dalam waktu tertentu, yaitu: a. pekerjaan yang sekali selesai atau yang sementara sifatnya; b. pekerjaaan yang diperkirakan penyelesaiannya dalam waktu yang tidak terlalu lama dan paling lama 3 (tiga) tahun; c. pekerjaan yang bersifat musiman; atau d. pekerjaan yang berhubungan dengan produk baru, kegiatan baru, atau produk tambahan yang masih dalam percobaan atau penjajakan. (2) Perjanjian kerja untuk waktu tertentu tidak dapat diadakan untuk pekerjaan yang bersifat tetap. (3) Perjanjian kerja untuk waktu tertentu dapat diperpanjang atau diperbaharui. (4) Perjanjian kerja waktu tertentu yang didasarkan atas jangka waktu tertentu dapat diadakan untuk paling lama 2 (dua) tahun dan hanya boleh diperpanjang 1 (satu) kali untuk jangka waktu paling lama 1 (satu) tahun. (5) Pengusaha yang bermaksud memperpanjang perjanjian kerja waktu tertentu tersebut, paling lama 7 (tujuh) hari sebelum perjanjian kerja waktu tertentu berakhir telah memberitahukan maksudnya secara tertulis kepada pekerja/buruh yang bersangkutan. (6) Pembaruan perjanjian kerja waktu tertentu hanya dapat diadakan setelah melebihi masa tenggang waktu 30 (tiga puluh) hari berakhirnya perjanjian kerja waktu tertentu yang lama, pembaruan perjanjian kerja waktu tertentu ini hanya boleh dilakukan 1 (satu) kali dan paling lama 2 (dua) tahun. (7) Perjanjian kerja untuk waktu tertentu yang tidak memenuhi ketentuan sebagaimana dimaksud dalam ayat (1), ayat (2), ayat (4), ayat (5), dan ayat (6) maka demi hukum menjadi perjanjian kerja waktu tidak tertentu. (8) Hal-hal lain yang belum diatur dalam pasal ini akan diatur lebih lanjut dengan Keputusan Menteri.

112


www.kinerja.or.id

Pasal 60 (1) Perjanjian kerja untuk waktu tidak tertentu dapat mensyaratkan masa percobaan kerja paling lama 3 (tiga) bulan. (2) Dalam masa percobaan kerja sebagaimana dimaksud dalam ayat (1), pengusaha dilarang membayar upah di bawah upah minimum yang berlaku. Pasal 61 (1) Perjanjian kerja berakhir apabila : a. pekerja meninggal dunia; b. berakhirnya jangka waktu perjanjian kerja; c. adanya putusan pengadilan dan/atau putusan atau penetapan lembaga penyelesaian perselisihan hubungan industrial yang telah mempunyai kekuatan hukum tetap; atau d. adanya keadaan atau kejadian tertentu yang dicantumkan dalam perjanjian kerja, peraturan perusahaan, atau perjanjian kerja bersama yang dapat menyebabkan berakhirnya hubungan kerja. (2) Perjanjian kerja tidak berakhir karena meninggalnya pengusaha atau beralihnya hak atas perusahaan yang disebabkan penjualan, pewarisan, atau hibah. (3) Dalam hal terjadi pengalihan perusahaan maka hak-hak pekerja/buruh menjadi tanggung jawab pengusaha baru, kecuali ditentukan lain dalam perjanjian pengalihan yang tidak mengurangi hak-hak pekerja/buruh. (4) Dalam hal pengusaha, orang perseorangan, meninggal dunia, ahli waris pengusaha dapat mengakhiri perjanjian kerja setelah merundingkan dengan pekerja/buruh. (5) Dalam hal pekerja/buruh meninggal dunia, ahli waris pekerja/buruh berhak mendapatkan hak-haknya sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku atau hak-hak yang telah diatur dalam perjanjian kerja, peraturan perusahaan, atau perjanjian kerja bersama. Pasal 62 Apabila salah satu pihak mengakhiri hubungan kerja sebelum berakhirnya jangka waktu yang ditetapkan dalam perjanjian kerja waktu tertentu, atau berakhirnya hubungan kerja bukan karena ketentuan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 61 ayat (1), pihak yang mengakhiri hubungan kerja diwajibkan membayar ganti rugi kepada pihak lainnya sebesar upah pekerja/buruh sampai batas waktu berakhirnya jangka waktu perjanjian kerja. Pasal 63 (1) Dalam hal perjanjian kerja waktu tidak tertentu dibuat secara lisan, maka pengusaha wajib membuat surat pengangkatan bagi pekerja/buruh yang bersangkutan. (2) Surat pengangkatan sebagaimana dimaksud dalam ayat (1), sekurang- kurangnya memuat keterangan: a. nama dan alamat pekerja/buruh; b. tanggal mulai bekerja; c. jenis pekerjaan; dan d. besarnya upah.


www.kinerja.or.id

113


Pasal 64 Perusahaan dapat menyerahkan sebagian pelaksanaan pekerjaan kepada perusahaan lainnya melalui perjanjian pemborongan pekerjaan atau penyediaan jasa pekerja/buruh yang dibuat secara tertulis. Pasal 65 (1) Penyerahan sebagian pelaksanaan pekerjaan kepada perusahaan lain dilaksanakan melalui perjanjian pemborongan pekerjaan yang dibuat secara tertulis. (2) Pekerjaan yang dapat diserahkan kepada perusahaan lain sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) harus memenuhi syarat-syarat sebagai berikut: a. dilakukan secara terpisah dari kegiatan utama; b. dilakukan dengan perintah langsung atau tidak langsung dari pemberi pekerjaan; c. merupakan kegiatan penunjang perusahaan secara keseluruhan; dan d. tidak menghambat proses produksi secara langsung. (3) Perusahaan lain sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) harus berbentuk badan hukum. (4) Perlindungan kerja dan syarat-syarat kerja bagi pekerja/buruh pada perusahaan lain sebagaimana dimaksud dalam ayat (2) sekurang-kurangnya sama dengan perlindungan kerja dan syarat-syarat kerja pada perusahaan pemberi pekerjaan atau sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku. (5) Perubahan dan/atau penambahan syarat-syarat sebagaimana dimaksud dalam ayat (2) diatur lebih lanjut dengan Keputusan Menteri. (6) Hubungan kerja dalam pelaksanaan pekerjaan sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) diatur dalam perjanjian kerja secara tertulis antara perusahaan lain dan pekerja/buruh yang dipekerjakannya. (7) Hubungan kerja sebagaimana dimaksud dalam ayat (6) dapat didasarkan atas perjanjian kerja waktu tidak tertentu atau perjanjian kerja waktu tertentu apabila memenuhi persyaratan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 59. (8) Dalam hal ketentuan sebagaimana dimaksud dalam ayat (2), dan ayat (3), tidak terpenuhi, maka demi hukum status hubungan kerja pekerja/buruh dengan perusahaan penerima pemborongan beralih menjadi hubungan kerja pekerja/buruh dengan perusahaan pemberi pekerjaan. (9) Dalam hal hubungan kerja beralih ke perusahaan pemberi pekerjaan sebagaimana dimaksud dalam ayat (8), maka hubungan kerja pekerja/buruh dengan pemberi pekerjaan sesuai dengan hubungan kerja sebagaimana dimaksud dalam ayat (7). Pasal 66 (1) Pekerja/buruh dari perusahaan penyedia jasa pekerja/buruh tidak boleh digunakan oleh pemberi kerja untuk melaksanakan kegiatan pokok atau kegiatan yang berhubungan langsung dengan proses produksi, kecuali untuk kegiatan jasa penunjang atau kegiatan yang tidak berhubungan langsung dengan proses produksi.

114


www.kinerja.or.id

(2) Penyedia jasa pekerja/buruh untuk kegiatan jasa penunjang atau kegiatan yang tidak berhubungan langsung dengan proses produksi harus memenuhi syarat sebagai berikut: a. adanya hubungan kerja antara pekerja/buruh dan perusahaan penyedia jasa pekerja/buruh; b. perjanjian kerja yang berlaku dalam hubungan kerja sebagaimana dimaksud pada huruf a adalah perjanjian kerja untuk waktu tertentu yang memenuhi persyaratan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 59 dan/atau perjanjian kerja waktu tidak tertentu yang dibuat secara tertulis dan ditandatangani oleh kedua belah pihak; c. perlindungan upah dan kesejahteraan, syarat-syarat kerja, serta perselisihan yang timbul menjadi tanggung jawab perusahaan penyedia jasa pekerja/buruh; dan d. perjanjian antara perusahaan pengguna jasa pekerja/buruh dan perusahaan lain yang bertindak sebagai perusahaan penyedia jasa pekerja/buruh dibuat secara tertulis dan wajib memuat pasal-pasal sebagaimana dimaksud dalam undangundang ini. (3) Penyedia jasa pekerja/buruh merupakan bentuk usaha yang berbadan hukum dan memiliki izin dari instansi yang bertanggung jawab di bidang ketenagakerjaan. (4) Dalam hal ketentuan sebagaimana dimaksud dalam ayat (1), ayat (2) huruf a, huruf b, dan huruf d serta ayat (3) tidak terpenuhi, maka demi hukum status hubungan kerja antara pekerja/buruh dan perusahaan penyedia jasa pekerja/buruh beralih menjadi hubungan kerja antara pekerja/buruh dan perusahaan pemberi pekerjaan. BAB X PERLINDUNGAN, PENGUPAHAN, DAN KESEJAHTERAAN Bagian Kesatu Perlindungan Paragraf 1 Penyandang Cacat Pasal 67 (1) Pengusaha yang mempekerjakan tenaga kerja penyandang cacat wajib memberikan perlindungan sesuai dengan jenis dan derajat kecacatannya. (2) Pemberian perlindungan sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) dilaksanakan sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku. Paragraf 2 Anak Pasal 68 Pengusaha dilarang mempekerjakan anak. Pasal 69 (1) Ketentuan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 68 dapat dikecualikan bagi anak berumur antara 13 (tiga belas) tahun sampai dengan 15 (lima belas) tahun untuk melakukan pekerjaan ringan sepanjang tidak mengganggu perkembangan dan kesehatan fisik, mental, dan sosial.


www.kinerja.or.id

115


(2) Pengusaha yang mempekerjakan anak pada pekerjaan ringan sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) harus memenuhi persyaratan : a. izin tertulis dari orang tua atau wali; b. perjanjian kerja antara pengusaha dengan orang tua atau wali; c. waktu kerja maksimum 3 (tiga) jam; d. dilakukan pada siang hari dan tidak mengganggu waktu sekolah; e. keselamatan dan kesehatan kerja; f. adanya hubungan kerja yang jelas; dan g. menerima upah sesuai dengan ketentuan yang berlaku. (3) Ketentuan sebagaimana dimaksud dalam ayat (2) huruf a, b, f dan g dikecualikan bagi anak yang bekerja pada usaha keluarganya. Pasal 70 (1) Anak dapat melakukan pekerjaan di tempat kerja yang merupakan bagian dari kurikulum pendidikan atau pelatihan yang disahkan oleh pejabat yang berwenang. (2) Anak sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) paling sedikit berumur 14 (empat belas) tahun. (3) Pekerjaan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dapat dilakukan dengan syarat : a. diberi petunjuk yang jelas tentang cara pelaksanaan pekerjaan serta bimbingan dan pengawasan dalam melaksanakan pekerjaan; dan b. diberi perlindungan keselamatan dan kesehatan kerja. Pasal 71 (1) Anak dapat melakukan pekerjaan untuk mengembangkan bakat dan minatnya. (2) Pengusaha yang mempekerjakan anak sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) wajib memenuhi syarat : a. di bawah pengawasan langsung dari orang tua atau wali; b. waktu kerja paling lama 3 (tiga) jam sehari; dan c. kondisi dan lingkungan kerja tidak mengganggu perkembangan fisik, mental, sosial, dan waktu sekolah. (3) Ketentuan mengenai anak yang bekerja untuk mengembangkan bakat dan minat sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) dan ayat (2) diatur dengan Keputusan Menteri. Pasal 72 Dalam hal anak dipekerjakan bersama-sama dengan pekerja/buruh dewasa, maka tempat kerja anak harus dipisahkan dari tempat kerja pekerja/buruh dewasa. Pasal 73 Anak dianggap bekerja bilamana berada di tempat kerja, kecuali dapat dibuktikan sebaliknya.

116


www.kinerja.or.id

Pasal 74 (1) Siapapun dilarang mempekerjakan dan melibatkan anak pada pekerjaan-pekerjaan yang terburuk. (2) Pekerjaan-pekerjaan yang terburuk yang dimaksud pada ayat (1) meliputi : a. segala pekerjaan dalam bentuk perbudakan atau sejenisnya; b. segala pekerjaan yang memanfaatkan, menyediakan, atau menawarkan anak untuk pelacuran, produksi pornografi, pertunjukan porno, atau perjudian; c. segala pekerjaan yang memanfaatkan, menyediakan, atau melibatkan anak untuk produksi dan perdagangan minuman keras, narkotika, psikotropika, dan zat adiktif lainnya; dan/atau d. semua pekerjaan yang membahayakan kesehatan, keselamatan, atau moral anak. (3) Jenis-jenis pekerjaaan yang membahayakan kesehatan, keselamatan, atau moral anak sebagaimana dimaksud dalam ayat (2) huruf d ditetapkan dengan Keputusan Menteri. Pasal 75 (1) Pemerintah berkewajiban melakukan upaya penanggulangan anak yang bekerja di luar hubungan kerja. (2) Upaya penanggulangan sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) diatur dengan Peraturan Pemerintah. Paragraf 3 Perempuan Pasal 76 (1) Pekerja/buruh perempuan yang berumur kurang dari 18 (delapan belas) tahun dilarang dipekerjakan antara pukul 23.00 s.d. 07.00. (2) Pengusaha dilarang mempekerjakan pekerja/buruh perempuan hamil yang menurut keterangan dokter berbahaya bagi kesehatan dan keselamatan kandungannya maupun dirinya apabila bekerja antara pukul 23.00 s.d. pukul 07.00. (3) Pengusaha yang mempekerjakan pekerja/buruh perempuan antara pukul 23.00 s.d. pukul 07.00 wajib: a. memberikan makanan dan minuman bergizi; dan b. menjaga kesusilaan dan keamanan selama di tempat kerja. (4) Pengusaha wajib menyediakan angkutan antar jemput bagi pekerja/buruh perempuan yang berangkat dan pulang bekerja antara pukul 23.00 s.d. pukul 05.00. (5) Ketentuan sebagaimana dimaksud dalam ayat (3) dan ayat (4) diatur dengan Keputusan Menteri.


www.kinerja.or.id

117


Paragraf 4 Waktu Kerja Pasal 77 (1) Setiap pengusaha wajib melaksanakan ketentuan waktu kerja. (2) Waktu kerja sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) meliputi : a. 7 (tujuh) jam 1 (satu) hari dan 40 (empat puluh) jam 1 (satu) minggu untuk 6 (enam) hari kerja dalam 1 (satu) minggu; atau b. 8 (delapan) jam 1 (satu) hari dan 40 (empat puluh) jam 1 (satu) minggu untuk 5 (lima) hari kerja dalam 1 (satu) minggu. (3) Ketentuan waktu kerja sebagaimana dimaksud dalam ayat (2) tidak berlaku bagi sektor usaha atau pekerjaan tertentu. (4) Ketentuan mengenai waktu kerja pada sektor usaha atau pekerjaan tertentu sebagaimana dimaksud dalam ayat (3) diatur dengan Keputusan Menteri. Pasal 78 (1) Pengusaha yang mempekerjakan pekerja/buruh melebihi waktu kerja sebagaimana dimaksud dalam Pasal 77 ayat (2) harus memenuhi syarat: a. ada persetujuan pekerja/buruh yang bersangkutan; dan b. waktu kerja lembur hanya dapat dilakukan paling banyak 3 (tiga) jam dalam 1 (satu) hari dan 14 (empat belas) jam dalam 1 (satu) minggu. (2) Pengusaha yang mempekerjakan pekerja/buruh melebihi waktu kerja sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) wajib membayar upah kerja lembur. (3) Ketentuan waktu kerja lembur sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) huruf b tidak berlaku bagi sektor usaha atau pekerjaan tertentu. (4) Ketentuan mengenai waktu kerja lembur dan upah kerja lembur sebagaimana dimaksud dalam ayat (2) dan ayat (3) diatur dengan Keputusan Menteri. Pasal 79 (1) Pengusaha wajib memberi waktu istirahat dan cuti kepada pekerja/buruh. (2) Waktu istirahat dan cuti sebagaimana dimaksud dalam ayat (1), meliputi: a. istirahat antara jam kerja, sekurang-kurangnya setengah jam setelah bekerja selama 4 (empat) jam terus menerus dan waktu istirahat tersebut tidak termasuk jam kerja; b. istirahat mingguan 1 (satu) hari untuk 6 (enam) hari kerja dalam 1 (satu) minggu atau 2 (dua) hari untuk 5 (lima) hari kerja dalam 1 (satu) minggu; c. cuti tahunan, sekurang-kurangnya 12 (dua belas) hari kerja setelah pekerja/buruh yang bersangkutan bekerja selama 12 (dua belas) bulan secara terus menerus; dan

118


www.kinerja.or.id

d. istirahat panjang sekurang-kurangnya 2 (dua) bulan dan dilaksanakan pada tahun ketujuh dan kedelapan masing-masing 1 (satu) bulan bagi pekerja/buruh yang telah bekerja selama 6 (enam) tahun secara terus-menerus pada perusahaan yang sama dengan ketentuan pekerja/buruh tersebut tidak berhak lagi atas istirahat tahunannya dalam 2 (dua) tahun berjalan dan selanjutnya berlaku untuk setiap kelipatan masa kerja 6 (enam) tahun. (3) Pelaksanaan waktu istirahat tahunan sebagaimana dimaksud dalam ayat (2) huruf c diatur dalam perjanjian kerja, peraturan perusahaan, atau perjanjian kerja bersama. (4) Hak istirahat panjang sebagaimana dimaksud dalam ayat (2) huruf d hanya berlaku bagi pekerja/buruh yang bekerja pada perusahaan tertentu. (5) Perusahaan tertentu sebagaimana dimaksud dalam ayat (4) diatur dengan Keputusan Menteri. Pasal 80 Pengusaha wajib memberikan kesempatan yang secukupnya kepada pekerja/buruh untuk melaksanakan ibadah yang diwajibkan oleh agamanya. Pasal 81 (1) Pekerja/buruh perempuan yang dalam masa haid merasakan sakit dan memberitahukan kepada pengusaha, tidak wajib bekerja pada hari pertama dan kedua pada waktu haid. (2) Pelaksanaan ketentuan sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) diatur dalam perjanjian kerja, peraturan perusahaan, atau perjanjian kerja bersama. Pasal 82 (1) Pekerja/buruh perempuan berhak memperoleh istirahat selama 1,5 (satu setengah) bulan sebelum saatnya melahirkan anak dan 1,5 (satu setengah) bulan sesudah melahirkan menurut perhitungan dokter kandungan atau bidan. (2) Pekerja/buruh perempuan yang mengalami keguguran kandungan berhak memperoleh istirahat 1,5 (satu setengah) bulan atau sesuai dengan surat keterangan dokter kandungan atau bidan. Pasal 83 Pekerja/buruh perempuan yang anaknya masih menyusui harus diberi kesempatan sepatutnya untuk menyusui anaknya jika hal itu harus dilakukan selama waktu kerja. Pasal 84 Setiap pekerja/buruh yang menggunakan hak waktu istirahat sebagaimana dimaksud dalam Pasal 79 ayat (2) huruf b, c, dan d, Pasal 80, dan Pasal 82 berhak mendapat upah penuh.


www.kinerja.or.id

119


Pasal 85 (1) Pekerja/buruh tidak wajib bekerja pada hari-hari libur resmi. (2) Pengusaha dapat mempekerjakan pekerja/buruh untuk bekerja pada hari-hari libur resmi apabila jenis dan sifat pekerjaan tersebut harus dilaksanakan atau dijalankan secara terus-menerus atau pada keadaan lain berdasarkan kesepakatan antara pekerja/buruh dengan pengusaha. (3) Pengusaha yang mempekerjakan pekerja/buruh yang melakukan pekerjaan pada hari libur resmi sebagaimana dimaksud dalam ayat (2) wajib membayar upah kerja lembur. (4) Ketentuan mengenai jenis dan sifat pekerjaan sebagaimana dimaksud dalam ayat (2) diatur dengan Keputusan Menteri. Paragraf 5 Keselamatan dan Kesehatan Kerja Pasal 86 (1) Setiap pekerja/buruh mempunyai hak untuk memperoleh perlindungan atas : a. keselamatan dan kesehatan kerja; b. moral dan kesusilaan; dan c. perlakuan yang sesuai dengan harkat dan martabat manusia serta nilai-nilai agama. (2) Untuk melindungi keselamatan pekerja/buruh guna mewujudkan produktivitas kerja yang optimal diselenggarakan upaya keselamatan dan kesehatan kerja. (3) Perlindungan sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) dan ayat (2) dilaksanakan sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku. Pasal 87 (1) Setiap perusahaan wajib menerapkan sistem manajemen keselamatan dan kesehatan kerja yang terintegrasi dengan sistem manajemen perusahaan. (2) Ketentuan mengenai penerapan sistem manajemen keselamatan dan kesehatan kerja sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) diatur dengan Peraturan Pemerintah. Bagian Kedua Pengupahan Pasal 88 (1) Setiap pekerja/buruh berhak memperoleh penghasilan yang memenuhi penghidupan yang layak bagi kemanusiaan. (2) Untuk mewujudkan penghasilan yang memenuhi penghidupan yang layak bagi kemanusiaan sebagaimana dimaksud dalam ayat (1), pemerintah menetapkan kebijakan pengupahan yang melindungi pekerja/buruh. (3) Kebijakan pengupahan yang melindungi pekerja/buruh sebagaimana dimaksud dalam ayat (2) meliputi : a. upah minimum; b. upah kerja lembur;

120


www.kinerja.or.id

d. upah tidak masuk kerja karena melakukan kegiatan lain di luar pekerjaannya; e. upah karena menjalankan hak waktu istirahat kerjanya; f. bentuk dan cara pembayaran upah; g. denda dan potongan upah; h. hal-hal yang dapat diperhitungkan dengan upah; i. struktur dan skala pengupahan yang proporsional; j. upah untuk pembayaran pesangon; dan k. upah untuk perhitungan pajak penghasilan. (4) Pemerintah menetapkan upah minimum sebagaimana dimaksud dalam ayat (3) huruf a berdasarkan kebutuhan hidup layak dan dengan memperhatikan produktivitas dan pertumbuhan ekonomi. Pasal 89 (1) Upah minimum sebagaimana dimaksud dalam Pasal 88 ayat (3) huruf a dapat terdiri atas: a. upah minimum berdasarkan wilayah provinsi atau kabupaten/kota; b. upah minimum berdasarkan sektor pada wilayah provinsi atau kabupaten/kota; (2) Upah minimum sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) diarahkan kepada pencapaian kebutuhan hidup layak. (3) Upah minimum sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) ditetapkan oleh Gubernur dengan memperhatikan rekomendasi dari Dewan Pengupahan Provinsi dan/atau Bupati/Walikota. (4) Komponen serta pelaksanaan tahapan pencapaian kebutuhan hidup layak sebagaimana dimaksud dalam ayat (2) diatur dengan Keputusan Menteri. Pasal 90 (1) Pengusaha dilarang membayar upah lebih rendah dari upah minimum sebagaimana dimaksud dalam Pasal 89. (2) Bagi pengusaha yang tidak mampu membayar upah minimum sebagaimana dimaksud dalam Pasal 89 dapat dilakukan penangguhan. (3) Tata cara penangguhan sebagaimana dimaksud dalam ayat (2) diatur dengan Keputusan Menteri. Pasal 91 (1) Pengaturan pengupahan yang ditetapkan atas kesepakatan antara pengusaha dan pekerja/buruh atau serikat pekerja/serikat buruh tidak boleh lebih rendah dari ketentuan pengupahan yang ditetapkan peraturan perundang-undangan yang berlaku. (2) Dalam hal kesepakatan sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) lebih rendah atau bertentangan dengan peraturan perundang-undangan, kesepakatan tersebut batal demi hukum, dan pengusaha wajib membayar upah pekerja/buruh menurut peraturan perundang-undangan yang berlaku.


www.kinerja.or.id

121


Pasal 92 (1) Pengusaha menyusun struktur dan skala upah dengan memperhatikan golongan, jabatan, masa kerja, pendidikan, dan kompetensi. (2) Pengusaha melakukan peninjauan upah secara berkala dengan memperhatikan kemampuan perusahaan dan produktivitas. (3) Ketentuan mengenai struktur dan skala upah sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) diatur dengan Keputusan Menteri. Pasal 93 (1) Upah tidak dibayar apabila pekerja/buruh tidak melakukan pekerjaan. (2) Ketentuan sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) tidak berlaku, dan pengusaha wajib membayar upah apabila: a. pekerja/buruh sakit sehingga tidak dapat melakukan pekerjaan; b. pekerja/buruh perempuan yang sakit pada hari pertama dan kedua masa haidnya sehingga tidak dapat melakukan pekerjaan; c. pekerja/buruh tidak masuk bekerja karena pekerja/buruh menikah, menikahkan, mengkhitankan, membaptiskan anaknya, isteri melahirkan atau keguguran kandungan, suami atau isteri atau anak atau menantu atau orang tua atau mertua atau anggota keluarga dalam satu rumah meninggal dunia; d. pekerja/buruh tidak dapat melakukan pekerjaannya karena sedang menjalankan kewajiban terhadap negara; e. pekerja/buruh tidak dapat melakukan pekerjaannya karena menjalankan ibadah yang diperintahkan agamanya; f. pekerja/buruh bersedia melakukan pekerjaan yang telah dijanjikan tetapi pengusaha tidak mempekerjakannya, baik karena kesalahan sendiri maupun halangan yang seharusnya dapat dihindari pengusaha; g. pekerja/buruh melaksanakan hak istirahat; h. pekerja/buruh melaksanakan tugas serikat pekerja/serikat buruh atas persetujuan pengusaha; dan i. pekerja/buruh melaksanakan tugas pendidikan dari perusahaan. (3) Upah yang dibayarkan kepada pekerja/buruh yang sakit sebagaimana dimaksud dalam ayat (2) huruf a sebagai berikut : a. untuk 4 (empat) bulan pertama, dibayar 100% (seratus perseratus) dari upah; b. untuk 4 (empat) bulan kedua, dibayar 75% (tujuh puluh lima perseratus) dari upah; c. untuk 4 (empat) bulan ketiga, dibayar 50% (lima puluh perseratus) dari upah; dan d. untuk bulan selanjutnya dibayar 25% (dua puluh lima perseratus) dari upah sebelum pemutusan hubungan kerja dilakukan oleh pengusaha. (4) Upah yang dibayarkan kepada pekerja/buruh yang tidak masuk bekerja sebagaimana dimaksud dalam ayat (2) huruf c sebagai berikut : a. pekerja/buruh menikah, dibayar untuk selama 3 (tiga) hari; b. menikahkan anaknya, dibayar untuk selama 2 (dua) hari; c. mengkhitankan anaknya, dibayar untuk selama 2 (dua) hari; d. membaptiskan anaknya, dibayar untuk selama 2 (dua) hari; e. isteri melahirkan atau keguguran kandungan, dibayar untuk selama 2 (dua) hari;

122


www.kinerja.or.id

f. suami/isteri, orang tua/mertua atau anak atau menantu meninggal dunia, dibayar untuk selama 2 (dua) hari; dan g. anggota keluarga dalam satu rumah meninggal dunia, dibayar untuk selama 1 (satu) hari. (5) Pengaturan pelaksanaan ketentuan sebagaimana dimaksud dalam ayat (2) ditetapkan dalam perjanjian kerja, peraturan perusahaan, atau perjanjian kerja bersama. Pasal 94 Dalam hal komponen upah terdiri dari upah pokok dan tunjangan tetap maka besarnya upah pokok sedikit– dikitnya 75 % ( tujuh puluh lima perseratus ) dari jumlah upah pokok dan tunjangan tetap. Pasal 95 (1) Pelanggaran yang dilakukan oleh pekerja/buruh karena kesengajaan atau kelalaiannya dapat dikenakan denda. (2) Pengusaha yang karena kesengajaan atau kelalaiannya mengakibatkan keterlambatan pembayaran upah, dikenakan denda sesuai dengan persentase tertentu dari upah pekerja/buruh. (3) Pemerintah mengatur pengenaan denda kepada pengusaha dan/atau pekerja/buruh, dalam pembayaran upah. (4) Dalam hal perusahaan dinyatakan pailit atau dilikuidasi berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku, maka upah dan hak-hak lainnya dari pekerja/buruh merupakan utang yang didahulukan pembayarannya. Pasal 96 Tuntutan pembayaran upah pekerja/buruh dan segala pembayaran yang timbul dari hubungan kerja menjadi kadaluwarsa setelah melampaui jangka waktu 2 (dua) tahun sejak timbulnya hak. Pasal 97 Ketentuan mengenai penghasilan yang layak, kebijakan pengupahan, kebutuhan hidup layak, dan perlindungan pengupahan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 88, penetapan upah minimum sebagaimana dimaksud dalam Pasal 89, dan pengenaan denda sebagaimana dimaksud dalam Pasal 95 ayat (1), ayat (2) dan ayat (3) diatur dengan Peraturan Pemerintah. Pasal 98 (1) Untuk memberikan saran, pertimbangan, dan merumuskan kebijakan pengupahan yang akan ditetapkan oleh pemerintah, serta untuk pengembangan sistem pengupahan nasional dibentuk Dewan Pengupahan Nasional, Provinsi, dan Kabupaten/Kota. (2) Keanggotaan Dewan Pengupahan sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) terdiri dari unsur pemerintah, organisasi pengusaha, serikat pekerja/serikat buruh, perguruan tinggi, dan pakar.


www.kinerja.or.id

123


(3) Keanggotaan Dewan Pengupahan tingkat Nasional diangkat dan diberhentikan oleh Presiden, sedangkan keanggotaan Dewan Pengupahan Provinsi, Kabupaten/Kota diangkat dan diberhentikan oleh Gubenur/ Bupati/Walikota. (4) Ketentuan mengenai tata cara pembentukan, komposisi keanggotaan, tata cara pengangkatan dan pemberhentian keanggotaan, serta tugas dan tata kerja Dewan Pengupahan sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) dan ayat (2), diatur dengan Keputusan Presiden. Bagian Ketiga Kesejahteraan Pasal 99 (1) Setiap pekerja/buruh dan keluarganya berhak untuk memperoleh jaminan sosial tenaga kerja. (2) Jaminan sosial tenaga kerja sebagaimana dimaksud dalam ayat (1), dilaksanakan sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku. Pasal 100 (1) Untuk meningkatkan kesejahteraan bagi pekerja/buruh dan keluarganya, pengusaha wajib menyediakan fasilitas kesejahteraan. (2) Penyediaan fasilitas kesejahteraan sebagaimana dimaksud dalam ayat (1), dilaksanakan dengan memperhatikan kebutuhan pekerja/buruh dan ukuran kemampuan perusahaan. (3) Ketentuan mengenai jenis dan kriteria fasilitas kesejahteraan sesuai dengan kebutuhan pekerja/buruh dan ukuran kemampuan perusahaan sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) dan ayat (2), diatur dengan Peraturan Pemerintah. Pasal 101 (1) Untuk meningkatkan kesejahteraan pekerja/buruh, dibentuk koperasi pekerja/buruh dan usaha-usaha produktif di perusahaan. (2) Pemerintah, pengusaha, dan pekerja/buruh atau serikat pekerja/serikat buruh berupaya menumbuh kembangkan koperasi pekerja/buruh, dan mengembangkan usaha produktif sebagaimana dimaksud dalam ayat (1). (3) Pembentukan koperasi sebagaimana dimaksud dalam ayat (1), dilaksanakan sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku. (4) Upaya-upaya untuk menumbuhkembangkan koperasi pekerja/buruh sebagaimana dimaksud dalam ayat (2), diatur dengan Peraturan Pemerintah.

124


www.kinerja.or.id

BAB XI HUBUNGAN INDUSTRIAL Bagian Kesatu Umum Pasal 102 (1) Dalam melaksanakan hubungan industrial, pemerintah mempunyai fungsi menetapkan kebijakan, memberikan pelayanan, melaksanakan pengawasan, dan melakukan penindakan terhadap pelanggaran peraturan perundang-undangan ketenagakerjaan. (2) Dalam melaksanakan hubungan industrial, pekerja/buruh dan serikat pekerja/serikat buruhnya mempunyai fungsi menjalankan pekerjaan sesuai dengan kewajibannya, menjaga ketertiban demi kelangsungan produksi, menyalurkan aspirasi secara demokratis, mengembangkan keterampilan, dan keahliannya serta ikut memajukan perusahaan dan memperjuangkan kesejahteraan anggota beserta keluarganya. (3) Dalam melaksanakan hubungan industrial, pengusaha dan organisasi pengusahanya mempunyai fungsi menciptakan kemitraan, mengembangkan usaha, memperluas lapangan kerja, dan memberikan kesejahteraan pekerja/buruh secara terbuka, demokratis, dan berkeadilan. Pasal 103 Hubungan Industrial dilaksanakan melalui sarana: a. serikat pekerja/serikat buruh; b. organisasi pengusaha; c. lembaga kerja sama bipartit; d. lembaga kerja sama tripartit; e. peraturan perusahaan; f. perjanjian kerja bersama; g. peraturan perundang-undangan ketenagakerjaan; dan h. lembaga penyelesaian perselisihan hubungan industrial. Bagian Kedua Serikat Pekerja/Serikat Buruh Pasal 104 (1) Setiap pekerja/buruh berhak membentuk dan menjadi anggota serikat pekerja/serikat buruh. (2) Dalam melaksanakan fungsi sebagaimana dimaksud dalam Pasal 102, serikat pekerja/serikat buruh berhak menghimpun dan mengelola keuangan serta mempertanggungjawabkan keuangan organisasi termasuk dana mogok. (3) Besarnya dan tata cara pemungutan dana mogok sebagaimana dimaksud dalam ayat (2) diatur dalam anggaran dasar dan/atau anggaran rumah tangga serikat pekerja/serikat buruh yang bersangkutan.


www.kinerja.or.id

125


Bagian Ketiga Organisasi Pengusaha Pasal 105 (1) Setiap pengusaha berhak membentuk dan menjadi anggota organisasi pengusaha. (2) Ketentuan mengenai organisasi pengusaha diatur sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku. Bagian Keempat Lembaga Kerja Sama Bipartit Pasal 106 (1) Setiap perusahaan yang mempekerjakan 50 (lima puluh) orang pekerja/buruh atau lebih wajib membentuk lembaga kerja sama bipartit. (2) Lembaga kerja sama bipartit sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) berfungsi sebagai forum komunikasi, dan konsultasi mengenai hal ketenagakerjaan di perusahaan. (3) Susunan keanggotaan lembaga kerja sama bipartit sebagaimana dimaksud dalam ayat (2) terdiri dari unsur pengusaha dan unsur pekerja/buruh yang ditunjuk oleh pekerja/buruh secara demokratis untuk mewakili kepentingan pekerja/buruh di perusahaan yang bersangkutan. (4) Ketentuan mengenai tata cara pembentukan dan susunan keanggotaan lembaga kerja sama bipartit sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) dan ayat (3) diatur dengan Keputusan Menteri. Bagian Kelima Lembaga Kerja Sama Tripartit Pasal 107 (1) Lembaga kerja sama tripartit memberikan pertimbangan, saran, dan pendapat kepada pemerintah dan pihak terkait dalam penyusunan kebijakan dan pemecahan masalah ketenagakerjaan. (2) Lembaga Kerja sama Tripartit sebagaimana dimaksud dalam ayat (1), terdiri dari: a. Lembaga Kerja sama Tripartit Nasional, Provinsi, dan Kabupaten/Kota; dan b. Lembaga Kerja sama Tripartit Sektoral Nasional, Provinsi, dan Kabupaten/Kota. (3) Keanggotaan Lembaga Kerja sama Tripartit terdiri dari unsur pemerintah, organisasi pengusaha, dan serikat pekerja/serikat buruh. (4) Tata kerja dan susunan organisasi Lembaga Kerja sama Tripartit sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) diatur dengan Peraturan Pemerintah.

126


www.kinerja.or.id

Bagian Keenam Peraturan Perusahaan Pasal 108 (1) Pengusaha yang mempekerjakan pekerja/buruh sekurang-kurangnya 10 (sepuluh) orang wajib membuat peraturan perusahaan yang mulai berlaku setelah disahkan oleh Menteri atau pejabat yang ditunjuk. (2) Kewajiban membuat peraturan perusahaan sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) tidak berlaku bagi perusahaan yang telah memiliki perjanjian kerja bersama. Pasal 109 Peraturan perusahaan disusun oleh dan menjadi tanggung jawab dari pengusaha yang bersangkutan. Pasal 110 (1) Peraturan perusahaan disusun dengan memperhatikan saran dan pertimbangan dari wakil pekerja/buruh di perusahaan yang bersangkutan. (2) Dalam hal di perusahaan yang bersangkutan telah terbentuk serikat pekerja/serikat buruh maka wakil pekerja/buruh sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) adalah pengurus serikat pekerja/serikat buruh. (3) Dalam hal di perusahaan yang bersangkutan belum terbentuk serikat pekerja/serikat buruh, wakil pekerja/ buruh sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) adalah pekerja/buruh yang dipilih secara demokratis untuk mewakili kepentingan para pekerja/buruh di perusahaan yang bersangkutan. Pasal 111 (1) Peraturan perusahaan sekurang-kurangnya memuat: a. hak dan kewajiban pengusaha; b. hak dan kewajiban pekerja/buruh; c. syarat kerja; d. tata tertib perusahaan; dan e. jangka waktu berlakunya peraturan perusahaan. (2) Ketentuan dalam peraturan perusahaan tidak boleh bertentangan dengan ketentuan peraturan perundangundangan yang berlaku. (3) Masa berlaku peraturan perusahaan paling lama 2 (dua) tahun dan wajib diperbaharui setelah habis masa berlakunya. (4) Selama masa berlakunya peraturan perusahaan, apabila serikat pekerja/serikat buruh di perusahaan menghendaki perundingan pembuatan perjanjian kerja bersama, maka pengusaha wajib melayani. (5) Dalam hal perundingan pembuatan perjanjian kerja bersama sebagaimana dimaksud dalam ayat (4) tidak mencapai kesepakatan, maka peraturan perusahaan tetap berlaku sampai habis jangka waktu berlakunya.


www.kinerja.or.id

127


Pasal 112 (1) Pengesahan peraturan perusahaan oleh Menteri atau pejabat yang ditunjuk sebagaimana dimaksud dalam Pasal 108 ayat (1) harus sudah diberikan dalam waktu paling lama 30 (tiga puluh) hari kerja sejak naskah peraturan perusahaan diterima. (2) Apabila peraturan perusahaan telah sesuai sebagaimana ketentuan dalam Pasal 111 ayat (1) dan ayat (2), maka dalam waktu 30 (tiga puluh) hari kerja sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) sudah terlampaui dan peraturan perusahaan belum disahkan oleh Menteri atau pejabat yang ditunjuk, maka peraturan perusahaan dianggap telah mendapatkan pengesahan. (3) Dalam hal peraturan perusahaan belum memenuhi persyaratan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 111 ayat (1) dan ayat (2) Menteri atau pejabat yang ditunjuk harus memberitahukan secara tertulis kepada pengusaha mengenai perbaikan peraturan perusahaan. (4) Dalam waktu paling lama 14 (empat belas) hari kerja sejak tanggal pemberitahuan diterima oleh pengusaha sebagaimana dimaksud dalam ayat (3), pengusaha wajib menyampaikan kembali peraturan perusahaan yang telah diperbaiki kepada Menteri atau pejabat yang ditunjuk. Pasal 113 (1) Perubahan peraturan perusahaan sebelum berakhir jangka waktu berlakunya hanya dapat dilakukan atas dasar kesepakatan antara pengusaha dan wakil pekerja/buruh. (2) Peraturan perusahaan hasil perubahan sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) harus mendapat pengesahan dari Menteri atau pejabat yang ditunjuk. Pasal 114 Pengusaha wajib memberitahukan dan menjelaskan isi serta memberikan naskah peraturan perusahaan atau perubahannya kepada pekerja/buruh. Pasal 115 Ketentuan mengenai tata cara pembuatan dan pengesahan peraturan perusahaan diatur dengan Keputusan Menteri. Bagian Ketujuh Perjanjian Kerja Bersama Pasal 116 (1) Perjanjian kerja bersama dibuat oleh serikat pekerja/serikat buruh atau beberapa serikat pekerja/serikat buruh yang telah tercatat pada instansi yang bertanggung jawab di bidang ketenagakerjaan dengan pengusaha atau beberapa pengusaha. (2) Penyusunan perjanjian kerja bersama sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) dilaksanakan secara musyawarah.

128


www.kinerja.or.id

(3) Perjanjian kerja bersama sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) harus dibuat secara tertulis dengan huruf latin dan menggunakan bahasa Indonesia. (4) Dalam hal terdapat perjanjian kerja bersama yang dibuat tidak menggunakan bahasa Indonesia, maka perjanjian kerja bersama tersebut harus diterjemahkan dalam bahasa Indonesia oleh penerjemah tersumpah dan terjemahan tersebut dianggap sudah memenuhi ketentuan sebagaimana dimaksud dalam ayat (3). Pasal 117 Dalam hal musyawarah sebagaimana dimaksud dalam Pasal 116 ayat (2) tidak mencapai kesepakatan, maka penyelesaiannya dilakukan melalui prosedur penyelesaian perselisihan hubungan industrial. Pasal 118 Dalam 1 (satu) perusahaan hanya dapat dibuat 1 (satu) perjanjian kerja bersama yang berlaku bagi seluruh pekerja/buruh di perusahaan. Pasal 119 (1) Dalam hal di satu perusahaan hanya terdapat satu serikat pekerja/serikat buruh, maka serikat pekerja/ serikat buruh tersebut berhak mewakili pekerja/buruh dalam perundingan pembuatan perjanjian kerja bersama dengan pengusaha apabila memiliki jumlah anggota lebih dari 50% (lima puluh perseratus) dari jumlah seluruh pekerja/buruh di perusahaan yang bersangkutan. (2) Dalam hal di satu perusahaan hanya terdapat satu serikat pekerja/serikat buruh sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) tetapi tidak memiliki jumlah anggota lebih dari 50% (lima puluh perseratus) dari jumlah seluruh pekerja/buruh di perusahaan maka serikat pekerja/serikat buruh dapat mewakili pekerja/buruh dalam perundingan dengan pengusaha apabila serikat pekerja/serikat buruh yang bersangkutan telah mendapat dukungan lebih 50% (lima puluh perseratus) dari jumlah seluruh pekerja/buruh di perusahaan melalui pemungutan suara. (3) Dalam hal dukungan sebagaimana dimaksud dalam ayat (2) tidak tercapai maka serikat pekerja/serikat buruh yang bersangkutan dapat mengajukan kembali permintaan untuk merundingkan perjanjian kerja bersama dengan pengusaha setelah melampaui jangka waktu 6 (enam) bulan terhitung sejak dilakukannya pemungutan suara dengan mengikuti prosedur sebagaimana dimaksud dalam ayat (2). Pasal 120 (1) Dalam hal di satu perusahaan terdapat lebih dari 1 (satu) serikat pekerja/serikat buruh maka yang berhak mewakili pekerja/buruh melakukan perundingan dengan pengusaha yang jumlah keanggotaannya lebih dari 50% (lima puluh perseratus) dari seluruh jumlah pekerja/buruh di perusahaan tersebut. (2) Dalam hal ketentuan sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) tidak terpenuhi, maka serikat pekerja/serikat buruh dapat melakukan koalisi sehingga tercapai jumlah lebih dari 50% (lima puluh perseratus) dari seluruh jumlah pekerja/buruh di perusahaan tersebut untuk mewakili dalam perundingan dengan pengusaha.


www.kinerja.or.id

129


(3) Dalam hal ketentuan sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) atau ayat (2) tidak terpenuhi, maka para serikat pekerja/serikat buruh membentuk tim perunding yang keanggotaannya ditentukan secara proporsional berdasarkan jumlah anggota masing-masing serikat pekerja/serikat buruh. Pasal 121 Keanggotaan serikat pekerja/serikat buruh sebagaimana dimaksud dalam Pasal 119 dan Pasal 120 dibuktikan dengan kartu tanda anggota. Pasal 122 Pemungutan suara sebagaimana dimaksud dalam Pasal 119 ayat (2) diselenggarakan oleh panitia yang terdiri dari wakil-wakil pekerja/buruh dan pengurus serikat pekerja/serikat buruh yang disaksikan oleh pihak pejabat yang bertanggung jawab di bidang ketenagakerjaan dan pengusaha. Pasal 123 (1) Masa berlakunya perjanjian kerja bersama paling lama 2 (dua) tahun. (2) Perjanjian kerja bersama sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) dapat diperpanjang masa berlakunya paling lama 1 (satu) tahun berdasarkan kesepakatan tertulis antara pengusaha dengan serikat pekerja/ serikat buruh. (3) Perundingan pembuatan perjanjian kerja bersama berikutnya dapat dimulai paling cepat 3 (tiga) bulan sebelum berakhirnya perjanjian kerja bersama yang sedang berlaku. (4) Dalam hal perundingan sebagaimana dimaksud dalam ayat (3) tidak mencapai kesepakatan maka perjanjian kerja bersama yang sedang berlaku, tetap berlaku untuk paling lama 1 (satu) tahun. Pasal 124 (1) Perjanjian kerja bersama paling sedikit memuat: a. hak dan kewajiban pengusaha; b. hak dan kewajiban serikat pekerja/serikat buruh serta pekerja/buruh; c. jangka waktu dan tanggal mulai berlakunya perjanjian kerja bersama; dan d. tanda tangan para pihak pembuat perjanjian kerja bersama. (2) Ketentuan dalam perjanjian kerja bersama tidak boleh bertentangan dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku. (3) Dalam hal isi perjanjian kerja bersama bertentangan dengan peraturan perundangundangan yang berlaku sebagaimana dimaksud dalam ayat (2), maka ketentuan yang bertentangan tersebut batal demi hukum dan yang berlaku adalah ketentuan dalam peraturan perundang-undangan.

130


www.kinerja.or.id

Pasal 125 Dalam hal kedua belah pihak sepakat mengadakan perubahan perjanjian kerja bersama, maka perubahan tersebut merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari perjanjian kerja bersama yang sedang berlaku. Pasal 126 (1) Pengusaha, serikat pekerja/serikat buruh dan pekerja/buruh wajib melaksanakan ketentuan yang ada dalam perjanjian kerja bersama. (2) Pengusaha dan serikat pekerja/serikat buruh wajib memberitahukan isi perjanjian kerja bersama atau perubahannya kepada seluruh pekerja/buruh. (3) Pengusaha harus mencetak dan membagikan naskah perjanjian kerja bersama kepada setiap pekerja/buruh atas biaya perusahaan. Pasal 127 (1) Perjanjian kerja yang dibuat oleh pengusaha dan pekerja/buruh tidak boleh bertentangan dengan perjanjian kerja bersama. (2) Dalam hal ketentuan dalam perjanjian kerja sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) bertentangan dengan perjanjian kerja bersama, maka ketentuan dalam perjanjian kerja tersebut batal demi hukum dan yang berlaku adalah ketentuan dalam perjanjian kerja bersama. Pasal 128 Dalam hal perjanjian kerja tidak memuat aturan-aturan yang diatur dalam perjanjian kerja bersama maka yang berlaku adalah aturan-aturan dalam perjanjian kerja bersama. Pasal 129 (1) Pengusaha dilarang mengganti perjanjian kerja bersama dengan peraturan perusahaan, selama di perusahaan yang bersangkutan masih ada serikat pekerja/serikat buruh. (2) Dalam hal di perusahaan tidak ada lagi serikat pekerja/serikat buruh dan perjanjian kerja bersama diganti dengan peraturan perusahaan, maka ketentuan yang ada dalam peraturan perusahaan tidak boleh lebih rendah dari ketentuan yang ada dalam perjanjian kerja bersama. Pasal 130 (1) Dalam hal perjanjian kerja bersama yang sudah berakhir masa berlakunya akan diperpanjang atau diperbaharui dan di perusahaan tersebut hanya terdapat 1 (satu) serikat pekerja/serikat buruh, maka perpanjangan atau pembuatan pembaharuan perjanjian kerja bersama tidak mensyaratkan ketentuan dalam Pasal 119.


www.kinerja.or.id

131


(2) Dalam hal perjanjian kerja bersama yang sudah berakhir masa berlakunya akan diperpanjang atau diperbaharui dan di perusahaan tersebut terdapat lebih dari 1 (satu) serikat pekerja/serikat buruh dan serikat pekerja/serikat buruh yang dulu berunding tidak lagi memenuhi ketentuan Pasal 120 ayat (1), maka perpanjangan atau pembuatan pembaharuan perjanjian kerja bersama dilakukan oleh serikat pekerja/serikat buruh yang anggotanya lebih 50% (lima puluh perseratus) dari jumlah seluruh pekerja/buruh di perusahaan bersama-sama dengan serikat pekerja/serikat buruh yang membuat perjanjian kerja bersama terdahulu dengan membentuk tim perunding secara proporsional. (3) Dalam hal perjanjian kerja bersama yang sudah berakhir masa berlakunya akan diperpanjang atau diperbaharui dan di perusahaan tersebut terdapat lebih dari 1 (satu) serikat pekerja/serikat buruh dan tidak satupun serikat pekerja/serikat buruh yang ada memenuhi ketentuan Pasal 120 ayat (1), maka perpanjangan atau pembuatan pembaharuan perjanjian kerja bersama dilakukan menurut ketentuan Pasal 120 ayat (2) dan ayat (3). Pasal 131 (1) Dalam hal terjadi pembubaran serikat pekerja/serikat buruh atau pengalihan kepemilikan perusahaan maka perjanjian kerja bersama tetap berlaku sampai berakhirnya jangka waktu perjanjian kerja bersama. (2) Dalam hal terjadi penggabungan perusahaan (merger) dan masing-masing perusahaan mempunyai perjanjian kerja bersama maka perjanjian kerja bersama yang berlaku adalah perjanjian kerja bersama yang lebih menguntungkan pekerja/buruh. (3) Dalam hal terjadi penggabungan perusahaan (merger) antara perusahaan yang mempunyai perjanjian kerja bersama dengan perusahaan yang belum mempunyai perjanjian kerja bersama maka perjanjian kerja bersama tersebut berlaku bagi perusahaan yang bergabung (merger) sampai dengan berakhirnya jangka waktu perjanjian kerja bersama. Pasal 132 (1) Perjanjian kerja bersama mulai berlaku pada hari penandatanganan kecuali ditentukan lain dalam perjanjian kerja bersama tersebut. (2) Perjanjian kerja bersama yang ditandatangani oleh pihak yang membuat perjanjian kerja bersama selanjutnya didaftarkan oleh pengusaha pada instansi yang bertanggung jawab di bidang ketenagakerjaan. Pasal 133 Ketentuan mengenai persyaratan serta tata cara pembuatan, perpanjangan, perubahan, dan pendaftaran perjanjian kerja bersama diatur dengan Keputusan Menteri. Pasal 134 Dalam mewujudkan pelaksanaan hak dan kewajiban pekerja/buruh dan pengusaha, pemerintah wajib melaksanakan pengawasan dan penegakan peraturan perundangundangan ketenagakerjaan.

132


www.kinerja.or.id

Pasal 135 Pelaksanaan peraturan perundang-undangan ketenagakerjaan dalam mewujudkan hubungan industrial merupakan tanggung jawab pekerja/buruh, pengusaha, dan pemerintah. Bagian Kedelapan Lembaga Penyelesaian Perselisihan Hubungan Industrial Paragraf 1 Perselisihan Hubungan Industrial Pasal 136 (1) Penyelesaian perselisihan hubungan industrial wajib dilaksanakan oleh pengusaha dan pekerja/buruh atau serikat pekerja/serikat buruh secara musyawarah untuk mufakat. (2) Dalam hal penyelesaian secara musyawarah untuk mufakat sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) tidak tercapai, maka pengusaha dan pekerja/buruh atau serikat pekerja/serikat buruh menyelesaikan perselisihan hubungan industrial melalui prosedur penyelesaian perselisihan hubungan industrial yang diatur dengan undang-undang. Paragraf 2 Mogok Kerja Pasal 137 Mogok kerja sebagai hak dasar pekerja/buruh dan serikat pekerja/serikat buruh dilakukan secara sah, tertib, dan damai sebagai akibat gagalnya perundingan. Pasal 138 (1) Pekerja/buruh dan/atau serikat pekerja/serikat buruh yang bermaksud mengajak pekerja/buruh lain untuk mogok kerja pada saat mogok kerja berlangsung dilakukan dengan tidak melanggar hukum. (2) Pekerja/buruh yang diajak mogok kerja sebagaimana dimaksud dalam ayat (1), dapat memenuhi atau tidak memenuhi ajakan tersebut. Pasal 139 Pelaksanaan mogok kerja bagi pekerja/buruh yang bekerja pada perusahaan yang melayani kepentingan umum dan/atau perusahaan yang jenis kegiatannya membahayakan keselamatan jiwa manusia diatur sedemikian rupa sehingga tidak mengganggu kepentingan umum dan/atau membahayakan keselamatan orang lain.


www.kinerja.or.id

133


Pasal 140 (1) Sekurang-kurangnya dalam waktu 7 (tujuh) hari kerja sebelum mogok kerja dilaksanakan, pekerja/buruh dan serikat pekerja/serikat buruh wajib memberitahukan secara tertulis kepada pengusaha dan instansi yang bertanggung jawab di bidang ketenagakerjaan setempat. (2) Pemberitahuan sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) sekurang-kurangnya memuat: a. waktu (hari, tanggal, dan jam) dimulai dan diakhiri mogok kerja; b. tempat mogok kerja; c. alasan dan sebab-sebab mengapa harus melakukan mogok kerja; dan d. tanda tangan ketua dan sekretaris dan/atau masing-masing ketua dan sekretaris serikat pekerja/serikat buruh sebagai penanggung jawab mogok kerja. (3) Dalam hal mogok kerja akan dilakukan oleh pekerja/buruh yang tidak menjadi anggota serikat pekerja/ serikat buruh, maka pemberitahuan sebagaimana dimaksud dalam ayat (2) ditandatangani oleh perwakilan pekerja/buruh yang ditunjuk sebagai koordinator dan/atau penanggung jawab mogok kerja. (4) Dalam hal mogok kerja dilakukan tidak sebagaimana dimaksud dalam ayat (1), maka demi menyelamatkan alat produksi dan aset perusahaan, pengusaha dapat mengambil tindakan sementara dengan cara: a. melarang para pekerja/buruh yang mogok kerja berada di lokasi kegiatan proses produksi; atau b. bila dianggap perlu melarang pekerja/buruh yang mogok kerja berada di lokasi perusahaan. Pasal 141 (1) Instansi pemerintah dan pihak perusahaan yang menerima surat pemberitahuan mogok kerja sebagaimana dimaksud dalam Pasal 140 wajib memberikan tanda terima. (2) Sebelum dan selama mogok kerja berlangsung, instansi yang bertanggung jawab di bidang ketenagakerjaan wajib menyelesaikan masalah yang menyebabkan timbulnya pemogokan dengan mempertemukan dan merundingkannya dengan para pihak yang berselisih. (3) Dalam hal perundingan sebagaimana dimaksud dalam ayat (2) menghasilkan kesepakatan, maka harus dibuatkan perjanjian bersama yang ditandatangani oleh para pihak dan pegawai dari instansi yang bertanggung jawab di bidang ketenagakerjaan sebagai saksi. (4) Dalam hal perundingan sebagaimana dimaksud dalam ayat (2) tidak menghasilkan kesepakatan, maka pegawai dari instansi yang bertanggung jawab di bidang ketenagakerjaan segera menyerahkan masalah yang menyebabkan terjadinya mogok kerja kepada lembaga penyelesaian perselisihan hubungan industrial yang berwenang. (5) Dalam hal perundingan tidak menghasilkan kesepakatan sebagaimana dimaksud dalam ayat (4), maka atas dasar perundingan antara pengusaha dengan serikat pekerja/serikat buruh atau penanggung jawab mogok kerja, mogok kerja dapat diteruskan atau dihentikan untuk sementara atau dihentikan sama sekali.

134


www.kinerja.or.id

Pasal 142 (1) Mogok kerja yang dilakukan tidak memenuhi ketentuan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 139 dan Pasal 140 adalah mogok kerja tidak sah. (2) Akibat hukum dari mogok kerja yang tidak sah sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) akan diatur dengan Keputusan Menteri. Pasal 143 (1) Siapapun tidak dapat menghalang-halangi pekerja/buruh dan serikat pekerja/serikat buruh untuk menggunakan hak mogok kerja yang dilakukan secara sah, tertib, dan damai. (2) Siapapun dilarang melakukan penangkapan dan/atau penahanan terhadap pekerja/buruh dan pengurus serikat pekerja/serikat buruh yang melakukan mogok kerja secara sah, tertib, dan damai sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku. Pasal 144 Terhadap mogok kerja yang dilakukan sesuai dengan ketentuan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 140, pengusaha dilarang: a. mengganti pekerja/buruh yang mogok kerja dengan pekerja/buruh lain dari luar perusahaan; atau b. memberikan sanksi atau tindakan balasan dalam bentuk apapun kepada pekerja/buruh dan pengurus serikat pekerja/serikat buruh selama dan sesudah melakukan mogok kerja. Pasal 145 Dalam hal pekerja/buruh yang melakukan mogok kerja secara sah dalam melakukan tuntutan hak normatif yang sungguh-sungguh dilanggar oleh pengusaha, pekerja/buruh berhak mendapatkan upah. Paragraf 3 Penutupan Perusahaan (lock-out) Pasal 146 (1) Penutupan perusahaan (lock out) merupakan hak dasar pengusaha untuk menolak pekerja/buruh sebagian atau seluruhnya untuk menjalankan pekerjaan sebagai akibat gagalnya perundingan. (2) Pengusaha tidak dibenarkan melakukan penutupan perusahaan (lock out) sebagai tindakan balasan sehubungan adanya tuntutan normatif dari pekerja/buruh dan/atau serikat pekerja/serikat buruh. (3) Tindakan penutupan perusahaan (lock out) harus dilakukan sesuai dengan ketentuan hukum yang berlaku.


www.kinerja.or.id

135


Pasal 147 Penutupan perusahaan (lock out) dilarang dilakukan pada perusahaan-perusahaan yang melayani kepentingan umum dan/atau jenis kegiatan yang membahayakan keselamatan jiwa manusia, meliputi rumah sakit, pelayanan jaringan air bersih, pusat pengendali telekomunikasi, pusat penyedia tenaga listrik, pengolahan minyak dan gas bumi, serta kereta api. Pasal 148 (1) Pengusaha wajib memberitahukan secara tertulis kepada pekerja/buruh dan/atau serikat pekerja/serikat buruh, serta instansi yang bertanggung jawab di bidang ketenagakerjaan setempat sekurang-kurangnya 7 (tujuh) hari kerja sebelum penutupan perusahaan (lock out) dilaksanakan. (2) Pemberitahuan sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) sekurang-kurangnya memuat: a. waktu (hari, tanggal, dan jam) dimulai dan diakhiri penutupan perusahaan (lock out); dan b. alasan dan sebab-sebab melakukan penutupan perusahaan (lock out). (3) Pemberitahuan sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) ditandatangani oleh pengusaha dan/atau pimpinan perusahaan yang bersangkutan. Pasal 149 (1) Pekerja/buruh atau serikat pekerja/serikat buruh dan instansi yang bertanggung jawab di bidang ketenagakerjaan yang menerima secara langsung surat pemberitahuan penutupan perusahaan (lock out) sebagaimana dimaksud dalam Pasal 148 harus memberikan tanda bukti penerimaan dengan mencantumkan hari, tanggal, dan jam penerimaan. (2) Sebelum dan selama penutupan perusahaan (lock out) berlangsung, instansi yang bertanggung jawab di bidang ketenagakerjaan berwenang langsung menyelesaikan masalah yang menyebabkan timbulnya penutupan perusahaan (lock out) dengan mempertemukan dan merundingkannya dengan para pihak yang berselisih. (3) Dalam hal perundingan sebagaimana dimaksud dalam ayat (2) menghasilkan kesepakatan, maka harus dibuat perjanjian bersama yang ditandatangani oleh para pihak dan pegawai dari instansi yang bertanggung jawab di bidang ketenagakerjaan sebagai saksi. (4) Dalam hal perundingan sebagaimana dimaksud dalam ayat (2) tidak menghasilkan kesepakatan, maka pegawai dari instansi yang bertanggung jawab di bidang ketenagakerjaan segera menyerahkan masalah yang menyebabkan terjadinya penutupan perusahaan (lock out) kepada lembaga penyelesaian perselisihan hubungan industrial. (5) Apabila perundingan tidak menghasilkan kesepakatan sebagaimana dimaksud dalam ayat (4), maka atas dasar perundingan antara pengusaha dan serikat pekerja/serikat buruh, penutupan perusahaan (lock out) dapat diteruskan atau dihentikan untuk sementara atau dihentikan sama sekali. (6) Pemberitahuan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 148 ayat (1) dan ayat (2) tidak diperlukan apabila:

136


www.kinerja.or.id

a. pekerja/buruh atau serikat pekerja/serikat buruh melanggar prosedur mogok kerja sebagaimana dimaksud dalam Pasal 140; b. pekerja/buruh atau serikat pekerja/serikat buruh melanggar ketentuan normatif yang ditentukan dalam perjanjian kerja, peraturan perusahaan, perjanjian kerja bersama, atau peraturan perundang-undangan yang berlaku. BAB XII PEMUTUSAN HUBUNGAN KERJA Pasal 150 Ketentuan mengenai pemutusan hubungan kerja dalam undang-undang ini meliputi pemutusan hubungan kerja yang terjadi di badan usaha yang berbadan hukum atau tidak, milik orang perseorangan, milik persekutuan atau milik badan hukum, baik milik swasta maupun milik negara, maupun usaha-usaha sosial dan usaha-usaha lain yang mempunyai pengurus dan mempekerjakan orang lain dengan membayar upah atau imbalan dalam bentuk lain. Pasal 151 (1) Pengusaha, pekerja/buruh, serikat pekerja/serikat buruh, dan pemerintah, dengan segala upaya harus mengusahakan agar jangan terjadi pemutusan hubungan kerja. (2) Dalam hal segala upaya telah dilakukan, tetapi pemutusan hubungan kerja tidak dapat dihindari, maka maksud pemutusan hubungan kerja wajib dirundingkan oleh pengusaha dan serikat pekerja/serikat buruh atau dengan pekerja/buruh apabila pekerja/ buruh yang bersangkutan tidak menjadi anggota serikat pekerja/serikat buruh. (3) Dalam hal perundingan sebagaimana dimaksud dalam ayat (2) benar-benar tidak menghasilkan persetujuan, pengusaha hanya dapat memutuskan hubungan kerja dengan pekerja/buruh setelah memperoleh penetapan dari lembaga penyelesaian perselisihan hubungan industrial. Pasal 152 (1) Permohonan penetapan pemutusan hubungan kerja diajukan secara tertulis kepada lembaga penyelesaian perselisihan hubungan industrial disertai alasan yang menjadi dasarnya. (2) Permohonan penetapan sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) dapat diterima oleh lembaga penyelesaian perselisihan hubungan industrial apabila telah dirundingkan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 151 ayat (2). (3) Penetapan atas permohonan pemutusan hubungan kerja hanya dapat diberikan oleh lembaga penyelesaian perselisihan hubungan industrial jika ternyata maksud untuk memutuskan hubungan kerja telah dirundingkan, tetapi perundingan tersebut tidak menghasilkan kesepakatan.


www.kinerja.or.id

137


Pasal 153 (1) Pengusaha dilarang melakukan pemutusan hubungan kerja dengan alasan: a. pekerja/buruh berhalangan masuk kerja karena sakit menurut keterangan dokter selama waktu tidak melampaui 12 (dua belas) bulan secara terus-menerus; b. pekerja/buruh berhalangan menjalankan pekerjaannya karena memenuhi kewajiban terhadap negara sesuai dengan ketentuan peraturan perundangundangan yang berlaku; c. pekerja/buruh menjalankan ibadah yang diperintahkan agamanya; d. pekerja/buruh menikah; e. pekerja/buruh perempuan hamil, melahirkan, gugur kandungan, atau menyusui bayinya; f. pekerja/buruh mempunyai pertalian darah dan atau ikatan perkawinan dengan pekerja/buruh lainnya di dalam satu perusahaan, kecuali telah diatur dalam perjanjian kerja, peraturan perusahan, atau perjanjian kerja bersama; g. pekerja/buruh mendirikan, menjadi anggota dan/atau pengurus serikat pekerja/serikat buruh, pekerja/ buruh melakukan kegiatan serikat pekerja/serikat buruh di luar jam kerja, atau di dalam jam kerja atas kesepakatan pengusaha, atau berdasarkan ketentuan yang diatur dalam perjanjian kerja, peraturan perusahaan, atau perjanjian kerja bersama; h. pekerja/buruh yang mengadukan pengusaha kepada yang berwajib mengenai perbuatan pengusaha yang melakukan tindak pidana kejahatan; i. karena perbedaan paham, agama, aliran politik, suku, warna kulit, golongan, jenis kelamin, kondisi fisik, atau status perkawinan; j. pekerja/buruh dalam keadaan cacat tetap, sakit akibat kecelakaan kerja, atau sakit karena hubungan kerja yang menurut surat keterangan dokter yang jangka waktu penyembuhannya belum dapat dipastikan. (2) Pemutusan hubungan kerja yang dilakukan dengan alasan sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) batal demi hukum dan pengusaha wajib mempekerjakan kembali pekerja/buruh yang bersangkutan. Pasal 154 Penetapan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 151 ayat (3) tidak diperlukan dalam hal: a. pekerja/buruh masih dalam masa percobaan kerja, bilamana telah dipersyaratkan secara tertulis sebelumnya; b. pekerja/buruh mengajukan permintaan pengunduran diri, secara tertulis atas kemauan sendiri tanpa ada indikasi adanya tekanan/intimidasi dari pengusaha, berakhirnya hubungan kerja sesuai dengan perjanjian kerja waktu tertentu untuk pertama kali; c. pekerja/buruh mencapai usia pensiun sesuai dengan ketetapan dalam perjanjian kerja, peraturan perusahaan, perjanjian kerja bersama, atau peraturan perundang-undangan; atau d. pekerja/buruh meninggal dunia.

138


www.kinerja.or.id

Pasal 155 (1) Pemutusan hubungan kerja tanpa penetapan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 151 ayat (3) batal demi hukum. (2) Selama putusan lembaga penyelesaian perselisihan hubungan industrial belum ditetapkan, baik pengusaha maupun pekerja/buruh harus tetap melaksanakan segala kewajibannya. (3) Pengusaha dapat melakukan penyimpangan terhadap ketentuan sebagaimana dimaksud dalam ayat (2) berupa tindakan skorsing kepada pekerja/buruh yang sedang dalam proses pemutusan hubungan kerja dengan tetap wajib membayar upah beserta hak-hak lainnya yang biasa diterima pekerja/buruh. Pasal 156 (1) Dalam hal terjadi pemutusan hubungan kerja, pengusaha diwajibkan membayar uang pesangon dan atau uang penghargaan masa kerja dan uang penggantian hak yang seharusnya diterima. (2) Perhitungan uang pesangon sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) paling sedikit sebagai berikut: a. masa kerja kurang dari 1 (satu) tahun, 1 (satu) bulan upah; b. masa kerja 1 (satu) tahun atau lebih tetapi kurang dari 2 (dua) tahun, 2 (dua) bulan upah; c. masa kerja 2 (dua) tahun atau lebih tetapi kurang dari 3 (tiga) tahun, 3 (tiga) bulan upah; d. masa kerja 3 (tiga) tahun atau lebih tetapi kurang dari 4 (empat) tahun, 4 (empat) bulan upah; e. masa kerja 4 (empat) tahun atau lebih tetapi kurang dari 5 (lima) tahun, 5 (lima) bulan upah; f. masa kerja 5 (lima) tahun atau lebih, tetapi kurang dari 6 (enam) tahun, 6 (enam) bulan upah; g. masa kerja 6 (enam) tahun atau lebih tetapi kurang dari 7 (tujuh) tahun, 7 (tujuh) bulan upah. h. masa kerja 7 (tujuh) tahun atau lebih tetapi kurang dari 8 (delapan) tahun, 8 (delapan) bulan upah; i. masa kerja 8 (delapan) tahun atau lebih, 9 (sembilan) bulan upah. (3) Perhitungan uang penghargaan masa kerja sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) ditetapkan sebagai berikut: a. masa kerja 3 (tiga) tahun atau lebih tetapi kurang dari 6 (enam) tahun, 2 (dua) bulan upah; b. masa kerja 6 (enam) tahun atau lebih tetapi kurang dari 9 (sembilan) tahun, 3 (tiga) bulan upah; c. masa kerja 9 (sembilan) tahun atau lebih tetapi kurang dari 12 (duabelas) tahun, 4 (empat) bulan upah; d. masa kerja 12 (duabelas) tahun atau lebih tetapi kurang dari 15 (lima belas) tahun, 5 (lima) bulan upah; e. masa kerja 15 (lima belas) tahun atau lebih tetapi kurang dari 18 (delapan belas) tahun, 6 (enam) bulan upah; f. masa kerja 18 (delapan belas) tahun atau lebih tetapi kurang dari 21 (duapuluh satu) tahun, 7 (tujuh) bulan upah; g. masa kerja 21 (duapuluh satu) tahun atau lebih tetapi kurang dari 24 (duapuluh empat) tahun, 8 (delapan) bulan upah; h. masa kerja 24 (duapuluh empat) tahun atau lebih, 10 (sepuluh) bulan upah.


www.kinerja.or.id

139


(4) Uang penggantian hak yang seharusnya diterima sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) meliputi: a. cuti tahunan yang belum diambil dan belum gugur; b. biaya atau ongkos pulang untuk pekerja/buruh dan keluarganya ketempat dimana pekerja/buruh diterima bekerja; c. penggantian perumahan serta pengobatan dan perawatan ditetapkan 15% (limabelas perseratus) dari uang pesangon dan atau uang penghargaan masa kerja bagi yang memenuhi syarat; d. hal-hal lain yang ditetapkan dalam perjanjian kerja, peraturan perusahaan atau perjanjian kerja bersama. (5) Perubahan perhitungan uang pesangon, perhitungan uang penghargaan masa kerja, dan uang penggantian hak sebagaimana dimaksud dalam ayat (2), ayat (3), dan ayat (4) ditetapkan dengan Peraturan Pemerintah Pasal 157 (1) Komponen upah yang digunakan sebagai dasar perhitungan uang pesangon, uang penghargaan masa kerja, dan uang pengganti hak yang seharusnya diterima yang tertunda, terdiri atas : a. upah pokok; b. segala macam bentuk tunjangan yang bersifat tetap yang diberikan kepada pekerja/buruh dan keluarganya, termasuk harga pembelian dari catu yang diberikan kepada pekerja/buruh secara cumacuma, yang apabila catu harus dibayar pekerja/buruh dengan subsidi, maka sebagai upah dianggap selisih antara harga pembelian dengan harga yang harus dibayar oleh pekerja/buruh. (2) Dalam hal penghasilan pekerja/buruh dibayarkan atas dasar perhitungan harian, maka penghasilan sebulan adalah sama dengan 30 kali penghasilan sehari. (3) Dalam hal upah pekerja/buruh dibayarkan atas dasar perhitungan satuan hasil, potongan/borongan atau komisi, maka penghasilan sehari adalah sama dengan pendapatan rata-rata per hari selama 12 (dua belas) bulan terakhir, dengan ketentuan tidak boleh kurang dari ketentuan upah minimum provinsi atau kabupaten/kota. (4) Dalam hal pekerjaan tergantung pada keadaan cuaca dan upahnya didasarkan pada upah borongan, maka perhitungan upah sebulan dihitung dari upah rata-rata 12 (dua belas) bulan terakhir. Pasal 11) (1) Pengusaha dapat memutuskan hubungan kerja terhadap pekerja/buruh dengan alasan pekerja/buruh telah melakukan kesalahan berat sebagai berikut: a. melakukan penipuan, pencurian, atau penggelapan barang dan/atau uang milik perusahaan; b. memberikan keterangan palsu atau yang dipalsukan sehingga merugikan perusahaan;

1) Berdasarkan Keputusan Mahkamah Konstitusi RI No.012/PUU-I/2003 tidak mempunyai kekuatan hukum mengikat.

140


www.kinerja.or.id

c. mabuk, meminum minuman keras yang memabukkan, memakai dan atau mengedarkan narkotika, psikotropika, dan zat adiktif lainnya di lingkungan kerja; d. melakukan perbuatan asusila atau perjudian di lingkungan kerja; e. menyerang, menganiaya, mengancam, atau mengintimidasi teman sekerja atau pengusaha di lingkungan kerja; f. membujuk teman sekerja atau pengusaha untuk melakukan perbuatan yang bertentangan dengan peraturan perundang-undangan; g. dengan ceroboh atau sengaja merusak atau membiarkan dalam keadaan bahaya barang milik perusahaan yang menimbulkan kerugian bagi perusahaan; h. dengan ceroboh atau sengaja membiarkan teman sekerja atau pengusaha dalam keadaan bahaya di tempat kerja; i. membongkar atau membocorkan rahasia perusahaan yang seharusnya dirahasiakan kecuali untuk kepentingan negara; atau j. melakukan perbuatan lainnya di lingkungan perusahaan yang diancam pidana penjara 5 (lima) tahun atau lebih. (2) Kesalahan berat sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) harus didukung dengan bukti sebagai berikut: a. pekerja/buruh tertangkap tangan; b. ada pengakuan dari pekerja/buruh yang bersangkutan; atau c. bukti lain berupa laporan kejadian yang dibuat oleh pihak yang berwenang di perusahaan yang bersangkutan dan didukung oleh sekurang-kurangnya 2 (dua) orang saksi. (3) Pekerja/buruh yang diputus hubungan kerjanya berdasarkan alasan sebagaimana dimaksud dalam ayat (1), dapat memperoleh uang penggantian hak sebagai dimaksud dalam Pasal 156 ayat (4). (4) Bagi pekerja/buruh sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) yang tugas dan fungsinya tidak mewakili kepentingan pengusaha secara langsung, selain uang penggantian hak sesuai dengan ketentuan Pasal 156 ayat (4) diberikan uang pisah yang besarnya dan pelaksanaannya diatur dalam perjanjian kerja, peraturan perusahaan, atau perjanjian kerja bersama. Pasal 2 2) Apabila pekerja/buruh tidak menerima pemutusan hubungan kerja sebagaimana dimaksud dalam Pasal 158 ayat (1), pekerja/buruh yang bersangkutan dapat mengajukan gugatan ke lembaga penyelesaian perselisihan hubungan industrial. Pasal 33) (1) Dalam hal pekerja/buruh ditahan pihak yang berwajib karena diduga melakukan tindak pidana bukan atas pengaduan pengusaha maka pengusaha tidak wajib membayar upah tetapi wajib memberikan bantuan kepada keluarga pekerja/buruh yang menjadi tanggungannya dengan ketentuan sebagai berikut: a. untuk 1 (satu) orang tanggungan : 25% (dua puluh lima perseratus) dari upah;

2) Berdasarkan Keputusan Mahkamah Konstitusi RI No.012/PUU-I/2003 tidak mempunyai kekuatan hukum mengikat. 3) Berdasarkan Keputusan Mahkamah Konstitusi RI No.012/PUU-I/2003, sepanjang mengenai anak kalimat ”.......... bukan atas pengaduan pengusaha ........” tidak mempunyai kekuatan hukum mengikat.


www.kinerja.or.id

141


b. untuk 2 (dua) orang tanggungan : 35% (tiga puluh lima perseratus) dari upah; c. untuk 3 (tiga) orang tanggungan : 45% (empat puluh lima perseratus) dari upah; d. untuk 4 (empat) orang tanggungan atau lebih : 50% (lima puluh perseratus) dari upah. (2) Bantuan sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) diberikan untuk paling lama 6 (enam) bulan takwin terhitung sejak hari pertama pekerja/buruh ditahan oleh pihak yang berwajib. (3) Pengusaha dapat melakukan pemutusan hubungan kerja terhadap pekerja/buruh yang setelah 6 (enam) bulan tidak dapat melakukan pekerjaan sebagaimana mestinya karena dalam proses perkara pidana sebagaimana dimaksud dalam ayat (1). (4) Dalam hal pengadilan memutuskan perkara pidana sebelum masa 6 (enam) bulan sebagaimana dimaksud dalam ayat (3) berakhir dan pekerja/buruh dinyatakan tidak bersalah, maka pengusaha wajib mempekerjakan pekerja/buruh kembali. (5) Dalam hal pengadilan memutuskan perkara pidana sebelum masa 6 (enam) bulan berakhir dan pekerja/ buruh dinyatakan bersalah, maka pengusaha dapat melakukan pemutusan hubungan kerja kepada pekerja/buruh yang bersangkutan. (6) Pemutusan hubungan kerja sebagaimana dimaksud dalam ayat (3) dan ayat (5) dilakukan tanpa penetapan lembaga penyelesaian perselisihan hubungan industrial. (7) Pengusaha wajib membayar kepada pekerja/buruh yang mengalami pemutusan hubungan kerja sebagaimana dimaksud dalam ayat (3) dan ayat (5), uang penghargaan masa kerja 1 (satu) kali ketentuan Pasal 156 ayat (3) dan uang penggantian hak sesuai ketentuan dalam Pasal 156 ayat (4). Pasal 161 (1) Dalam hal pekerja/buruh melakukan pelanggaran ketentuan yang diatur dalam perjanjian kerja, peraturan perusahaan atau perjanjian kerja bersama, pengusaha dapat melakukan pemutusan hubungan kerja, setelah kepada pekerja/buruh yang bersangkutan diberikan surat peringatan pertama, kedua, dan ketiga secara berturut-turut. (2) Surat peringatan sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) masing-masing berlaku untuk paling lama 6 (enam) bulan, kecuali ditetapkan lain dalam perjanjian kerja, peraturan perusahaan atau perjanjian kerja bersama. (3) Pekerja/buruh yang mengalami pemutusan hubungan kerja dengan alasan sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) memperoleh uang pesangon sebesar 1 (satu) kali ketentuan Pasal 156 ayat (2), uang penghargaan masa kerja sebesar 1 (satu) kali ketentuan Pasal 156 ayat (3) dan uang penggantian hak sesuai ketentuan Pasal 156 ayat (4). Pasal 162 (1) Pekerja/buruh yang mengundurkan diri atas kemauan sendiri, memperoleh uang penggantian hak sesuai ketentuan Pasal 156 ayat (4).

142


www.kinerja.or.id

(2) Bagi pekerja/buruh yang mengundurkan diri atas kemauan sendiri, yang tugas dan fungsinya tidak mewakili kepentingan pengusaha secara langsung, selain menerima uang penggantian hak sesuai ketentuan Pasal 156 ayat (4) diberikan uang pisah yang besarnya dan pelaksanaannya diatur dalam perjanjian kerja, peraturan perusahaan atau perjanjian kerja bersama. (3) Pekerja/buruh yang mengundurkan diri sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) harus memenuhi syarat : a. mengajukan permohonan pengunduran diri secara tertulis selambat-lambatnya 30 (tiga puluh) hari sebelum tanggal mulai pengunduran diri; b. tidak terikat dalam ikatan dinas; dan c. tetap melaksanakan kewajibannya sampai tanggal mulai pengunduran diri. (4) Pemutusan hubungan kerja dengan alasan pengunduran diri atas kemauan sendiri dilakukan tanpa penetapan lembaga penyelesaian perselisihan hubungan industrial. Pasal 163 (1) Pengusaha dapat melakukan pemutusan hubungan kerja terhadap pekerja/buruh dalam hal terjadi perubahan status, penggabungan, peleburan, atau perubahan kepemilikan perusahaan dan pekerja/ buruh tidak bersedia melanjutkan hubungan kerja, maka pekerja/buruh berhak atas uang pesangon sebesar 1 (satu) kali sesuai ketentuan Pasal 156 ayat (2), uang perhargaan masa kerja 1 (satu) kali ketentuan Pasal 156 ayat (3) dan uang penggantian hak sesuai ketentuan dalam Pasal 156 ayat (4). (2) Pengusaha dapat melakukan pemutusan hubungan kerja terhadap pekerja/buruh karena perubahan status, penggabungan, atau peleburan perusahaan, dan pengusaha tidak bersedia menerima pekerja/buruh di perusahaannya, maka pekerja/buruh berhak atas uang pesangon sebesar 2 (dua) kali ketentuan Pasal 156 ayat (2), uang penghargaan masa kerja 1 (satu) kali ketentuan dalam Pasal 156 ayat (3), dan uang penggantian hak sesuai ketentuan dalam Pasal 156 ayat (4). Pasal 164 (1) Pengusaha dapat melakukan pemutusan hubungan kerja terhadap pekerja/buruh karena perusahaan tutup yang disebabkan perusahaan mengalami kerugian secara terus menerus selama 2 (dua) tahun, atau keadaan memaksa (force majeur), dengan ketentuan pekerja/buruh berhak atas uang pesangon sebesar 1 (satu) kali ketentuan Pasal 156 ayat (2) uang penghargaan masa kerja sebesar 1 (satu) kali ketentuan Pasal 156 ayat (3) dan uang penggantian hak sesuai ketentuan Pasal 156 ayat (4). (2) Kerugian perusahaan sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) harus dibuktikan dengan laporan keuangan 2 (dua) tahun terakhir yang telah diaudit oleh akuntan publik. (3) Pengusaha dapat melakukan pemutusan hubungan kerja terhadap pekerja/buruh karena perusahaan tutup bukan karena mengalami kerugian 2 (dua) tahun berturut-turut atau bukan karena keadaan memaksa (force majeur) tetapi perusahaan melakukan efisiensi, dengan ketentuan pekerja/buruh berhak atas uang pesangon sebesar 2 (dua) kali ketentuan Pasal 156 ayat (2), uang penghargaan masa kerja sebesar 1 (satu) kali ketentuan Pasal 156 ayat (3) dan uang penggantian hak sesuai sesuai ketentuan Pasal 156 ayat (4).


www.kinerja.or.id

143


Pasal 165 Pengusaha dapat melakukan pemutusan hubungan kerja terhadap pekerja/buruh karena perusahaan pailit, dengan ketentuan pekerja/buruh berhak atas uang pesangon sebesar 1 (satu) kali ketentuan Pasal 156 ayat (2), uang penghargaan masa kerja sebesar 1 (satu) kali ketentuan Pasal 156 ayat (3) dan uang penggantian hak sesuai ketentuan Pasal 156 ayat (4). Pasal 166 Dalam hal hubungan kerja berakhir karena pekerja/buruh meninggal dunia, kepada ahli warisnya diberikan sejumlah uang yang besar perhitungannya sama dengan perhitungan 2 (dua) kali uang pesangon sesuai ketentuan Pasal 156 ayat (2), 1 (satu) kali uang penghargaan masa kerja sesuai ketentuan Pasal 156 ayat (3), dan uang penggantian hak sesuai ketentuan Pasal 156 ayat (4). Pasal 167 (1) Pengusaha dapat melakukan pemutusan hubungan kerja terhadap pekerja/buruh karena memasuki usia pensiun dan apabila pengusaha telah mengikutkan pekerja/buruh pada program pensiun yang iurannya dibayar penuh oleh pengusaha, maka pekerja/buruh tidak berhak mendapatkan uang pesangon sesuai ketentuan Pasal 156 ayat (2), uang penghargaan masa kerja sesuai ketentuan Pasal 156 ayat (3), tetapi tetap berhak atas uang penggantian hak sesuai ketentuan Pasal 156 ayat (4). (2) Dalam hal besarnya jaminan atau manfaat pensiun yang diterima sekaligus dalam program pensiun sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) ternyata lebih kecil daripada jumlah uang pesangon 2 (dua) kali ketentuan Pasal 156 ayat (2) dan uang penghargaan masa kerja 1 (satu) kali ketentuan Pasal 156 ayat (3), dan uang penggantian hak sesuai ketentuan Pasal 156 ayat (4), maka selisihnya dibayar oleh pengusaha. (3) Dalam hal pengusaha telah mengikutsertakan pekerja/buruh dalam program pensiun yang iurannya/ preminya dibayar oleh pengusaha dan pekerja/buruh, maka yang diperhitungkan dengan uang pesangon yaitu uang pensiun yang premi/iurannya dibayar oleh pengusaha. (4) Ketentuan sebagaimana dimaksud dalam ayat (1), ayat (2), dan ayat (3) dapat diatur lain dalam perjanjian kerja, peraturan perusahaan, atau perjanjian kerja bersama. (5) Dalam hal pengusaha tidak mengikutsertakan pekerja/buruh yang mengalami pemutusan hubungan kerja karena usia pensiun pada program pensiun maka pengusaha wajib memberikan kepada pekerja/buruh uang pesangon sebesar (dua) kali ketentuan Pasal 156 ayat (2), uang penghargaan masa kerja 1 (satu) kali ketentuan Pasal 156 ayat (3) dan uang penggantian hak sesuai ketentuan Pasal 156 ayat (4). (6) Hak atas manfaat pensiun sebagaimana yang dimaksud dalam ayat (1), ayat (2), ayat (3), dan ayat (4) tidak menghilangkan hak pekerja/buruh atas jaminan hari tua yang bersifat wajib sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

144


www.kinerja.or.id

Pasal 168 (1) Pekerja/buruh yang mangkir selama 5 (lima) hari kerja atau lebih berturut-turut tanpa keterangan secara tertulis yang dilengkapi dengan bukti yang sah dan telah dipanggil oleh pengusaha 2 (dua) kali secara patut dan tertulis dapat diputus hubungan kerjanya karena dikualifikasikan mengundurkan diri. (2) Keterangan tertulis dengan bukti yang sah sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) harus diserahkan paling lambat pada hari pertama pekerja/buruh masuk bekerja. (3) Pemutusan hubungan kerja sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) pekerja/buruh yang bersangkutan berhak menerima uang penggantian hak sesuai ketentuan Pasal 156 ayat (4) dan diberikan uang pisah yang besarnya dan pelaksanaannya diatur dalam perjanjian kerja, peraturan perusahaan, atau perjanjian kerja bersama. Pasal 169 (1) Pekerja/buruh dapat mengajukan permohonan pemutusan hubungan kerja kepada lembaga penyelesaian perselisihan hubungan industrial dalam hal pengusaha melakukan perbuatan sebagai berikut: a. menganiaya, menghina secara kasar atau mengancam pekerja/buruh; b. membujuk dan/atau menyuruh pekerja/buruh untuk melakukan perbuatan yang bertentangan dengan peraturan perundang-undangan; c. tidak membayar upah tepat pada waktu yang telah ditentukan selama 3 (tiga) bulan berturut-turut atau lebih; d. tidak melakukan kewajiban yang telah dijanjikan kepada pekerja/buruh; e. memerintahkan pekerja/buruh untuk melaksanakan pekerjaan di luar yang diperjanjikan; atau f. memberikan pekerjaan yang membahayakan jiwa, keselamatan, kesehatan, dan kesusilaan pekerja/ buruh sedangkan pekerjaan tersebut tidak dicantumkan pada perjanjian kerja. (2) Pemutusan hubungan kerja dengan alasan sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) pekerja/buruh berhak mendapat uang pesangon 2 (dua) kali ketentuan Pasal 156 ayat (2), uang penghargaan masa kerja 1 (satu) kali ketentuan Pasal 156 ayat (3), dan uang penggantian hak sesuai ketentuan Pasal 156 ayat (4). (3) Dalam hal pengusaha dinyatakan tidak melakukan perbuatan sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) oleh lembaga penyelesaian perselisihan hubungan industrial maka pengusaha dapat melakukan pemutusan hubungan kerja tanpa penetapan lembaga penyelesaian perselisihan hubungan industrial dan pekerja/ buruh yang bersangkutan tidak berhak atas uang pesangon sesuai ketentuan Pasal 156 ayat (2), dan uang penghargaan masa kerja sesuai ketentuan Pasal 156 ayat (3). Pasal 170 Pemutusan hubungan kerja yang dilakukan tidak memenuhi ketentuan Pasal 151 ayat (3) dan Pasal 168, kecuali Pasal 158 ayat (1), Pasal 160 ayat (3), Pasal 162, dan Pasal 169 batal demi hukum dan pengusaha wajib mempekerjakan pekerja/buruh yang bersangkutan serta membayar seluruh upah dan hak yang seharusnya diterima.


www.kinerja.or.id

145


Pasal 171 Pekerja/buruh yang mengalami pemutusan hubungan kerja tanpa penetapan lembaga penyelesaian perselisihan hubungan industrial yang berwenang sebagaimana dimaksud dalam Pasal 158 ayat (1), Pasal 160 ayat (3), dan Pasal 162, dan pekerja/buruh yang bersangkutan tidak dapat menerima pemutusan hubungan kerja tersebut, maka pekerja/buruh dapat mengajukan gugatan ke lembaga penyelesaian perselisihan hubungan industrial dalam waktu paling lama 1 (satu) tahun sejak tanggal dilakukan pemutusan hubungan kerjanya. Pasal 172 Pekerja/buruh yang mengalami sakit berkepanjangan, mengalami cacat akibat kecelakaan kerja dan tidak dapat melakukan pekerjaannya setelah melampaui batas 12 (dua belas) bulan dapat mengajukan pemutusan hubungan kerja dan diberikan uang pesangon 2 (dua) kali ketentuan Pasal 156 ayat (2), uang penghargaan masa kerja 2 (dua) kali ketentuan Pasal 156 ayat (3), dan uang pengganti hak 1 (satu) kali ketentuan Pasal 156 ayat (4). BAB XIII PE M B I NAAN Pasal 173 (1) Pemerintah melakukan pembinaan terhadap unsur-unsur dan kegiatan yang berhubungan dengan ketenagakerjaan. (2) Pembinaan sebagaimana dimaksud dalam ayat (1), dapat mengikutsertakan organisasi pengusaha, serikat pekerja/serikat buruh, dan organisasi profesi terkait. (3) Pembinaan sebagaimana dimaksud dalam ayat (1), dan ayat (2), dilaksanakan secara terpadu dan terkoordinasi. Pasal 174 Dalam rangka pembinaan ketenagakerjaan, pemerintah, organisasi pengusaha, serikat pekerja/serikat buruh dan organisasi profesi terkait dapat melakukan kerja sama internasional di bidang ketenagakerjaan sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku. Pasal 175 (1) Pemerintah dapat memberikan penghargaan kepada orang atau lembaga yang telah berjasa dalam pembinaan ketenagakerjaan. (2) Penghargaan sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) dapat diberikan dalam bentuk piagam, uang, dan/atau bentuk lainnya.

146


www.kinerja.or.id

BAB XIV PENGAWASAN Pasal 176 Pengawasan ketenagakerjaan dilakukan oleh pegawai pengawas ketenagakerjaan yang mempunyai kompetensi dan independen guna menjamin pelaksanaan peraturan perundang-undangan ketenagakerjaan. Pasal 177 Pegawai pengawas ketenagakerjaan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 176 ditetapkan oleh Menteri atau pejabat yang ditunjuk. Pasal 178 (1) Pengawasan ketenagakerjaan dilaksanakan oleh unit kerja tersendiri pada instansi yang lingkup tugas dan tanggung jawabnya di bidang ketenagakerjaan pada pemerintah pusat, pemerintah provinsi, dan pemerintah kabupaten/kota. (2) Pelaksanaan pengawasan ketenagakerjaan sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) diatur dengan Keputusan Presiden. Pasal 179 (1) Unit kerja pengawasan ketenagakerjaan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 178 pada pemerintah provinsi dan pemerintah kabupaten/kota wajib menyampaikan laporan pelaksanaan pengawasan ketenagakerjaan kepada Menteri. (2) Tata cara penyampaian laporan sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) ditetapkan dengan Keputusan Menteri. Pasal 180 Ketentuan mengenai persyaratan penunjukan, hak dan kewajiban, serta wewenang pegawai pengawas ketenaga kerjaan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 176 sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku. Pasal 181 Pegawai pengawas ketenagakerjaan dalam melaksanakan tugasnya sebagaimana dimaksud dalam Pasal 176 wajib: a. merahasiakan segala sesuatu yang menurut sifatnya patut dirahasiakan; b. tidak menyalahgunakan kewenangannya. BAB XV PENYIDIKAN Pasal 182 (1) Selain penyidik pejabat Polisi Negara Republik Indonesia, juga kepada pegawai pengawas ketenagakerjaan dapat diberi wewenang khusus sebagai penyidik pegawai negeri sipil sesuai dengan peraturan perundangundangan yang berlaku.


www.kinerja.or.id

147


(2) Penyidik Pegawai Negeri Sipil sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) berwenang: a. melakukan pemeriksaan atas kebenaran laporan serta keterangan tentang tindak pidana di bidang ketenagakerjaan; b. melakukan pemeriksaan terhadap orang yang diduga melakukan tindak pidana di bidang ketenagakerjaan; c. meminta keterangan dan bahan bukti dari orang atau badan hukum sehubungan dengan tindak pidana di bidang ketenagakerjaan; d. melakukan pemeriksaan atau penyitaan bahan atau barang bukti dalam perkara tindak pidana di bidang ketenagakerjaan; e. melakukan pemeriksaan atas surat dan/atau dokumen lain tentang tindak pidana di bidang ketenagakerjaan; f. meminta bantuan tenaga ahli dalam rangka pelaksanaan tugas penyidikan tindak pidana di bidang ketenagakerjaan; dan g. menghentikan penyidikan apabila tidak terdapat cukup bukti yang membuktikan tentang adanya tindak pidana di bidang ketenagakerjaan. (3) Kewenangan penyidik pegawai negeri sipil sebagaimana dimaksud dalam ayat (2) dilaksanakan sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku. BAB XVI KETENTUAN PIDANA DAN SANKSI ADMINISTRATIF Bagian Pertama Ketentuan Pidana Pasal 183 (1) Barang siapa melanggar ketentuan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 74, dikenakan sanksi pidana penjara paling singkat 2 (dua) tahun dan paling lama 5 (lima) tahun dan/atau denda paling sedikit Rp200.000.000,00 (dua ratus juta rupiah) dan paling banyak Rp500.000.000,00 (lima ratus juta rupiah). (2) Tindak pidana sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) merupakan tindak pidana kejahatan. Pasal 184 (1) Barang siapa melanggar ketentuan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 167 ayat (5), dikenakan sanksi pidana penjara paling singkat 1 (satu) tahun dan paling lama 5 (lima) tahun dan atau denda paling sedikit Rp100.000.000.00 (seratus juta rupiah) dan paling banyak Rp500.000.000.00 (lima ratus juta rupiah). (2) Tindak pidana sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) merupakan tindak pidana kejahatan. Pasal 185 (1) Barang siapa melanggar ketentuan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 42 ayat (1) dan ayat (2), Pasal 68, Pasal 69 ayat (2), Pasal 80, Pasal 82, Pasal 90 ayat (1), Pasal 143, dan Pasal 160 ayat (4) dan ayat (7), dikenakan sanksi pidana penjara paling singkat 1 (satu) tahun dan paling lama 4 (empat) tahun dan/atau denda paling sedikit Rp100.000.000,00 (seratus juta rupiah) dan paling banyak Rp400.000.000,00 (empat ratus juta rupiah).

148


www.kinerja.or.id

(2) Tindak pidana sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) merupakan tindak pidana kejahatan. Pasal 4 4) (1) Barang siapa melanggar ketentuan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 35 ayat (2) dan ayat (3), Pasal 93 ayat (2), Pasal 137, dan Pasal 138 ayat (1), dikenakan sanksi pidana penjara paling singkat 1 (satu) bulan dan paling lama 4 (empat) tahun dan/atau denda paling sedikit Rp10.000.000,00 (sepuluh juta rupiah) dan paling banyak Rp400.000.000,00 (empat ratus juta rupiah). (2) Tindak pidana sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) merupakan tindak pidana pelanggaran. Pasal 187 (1) Barang siapa melanggar ketentuan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 37 ayat (2), Pasal 44 ayat (1), Pasal 45 ayat (1), Pasal 67 ayat (1), Pasal 71 ayat (2), Pasal 76, Pasal 78 ayat (2), Pasal 79 ayat (1) dan ayat (2), Pasal 85 ayat (3), dan Pasal 144, dikenakan sanksi pidana kurungan paling singkat 1 (satu) bulan dan paling lama 12 (dua belas) bulan dan/atau denda paling sedikit Rp10.000.000,00 (sepuluh juta rupiah) dan paling banyak Rp100.000.000,00 (seratus juta rupiah). (2) Tindak pidana sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) merupakan tindak pidana pelanggaran. Pasal 188 (1) Barang siapa melanggar ketentuan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 14 ayat (2), Pasal 38 ayat (2), Pasal 63 ayat (1), Pasal 78 ayat (1), Pasal 108 ayat (1), Pasal 111 ayat (3), Pasal 114, dan Pasal 148, dikenakan sanksi pidana denda paling sedikit Rp5.000.000,00 (lima juta rupiah) dan paling banyak Rp50.000.000,00 (lima puluh juta rupiah). (2) Tindak pidana sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) merupakan tindak pidana pelanggaran. Pasal 189 Sanksi pidana penjara, kurungan, dan/atau denda tidak menghilangkan kewajiban pengusaha membayar hakhak dan/atau ganti kerugian kepada tenaga kerja atau pekerja/buruh.

4) Sepanjang mengenai anak kalimat “…. Pasal 137 dan Pasal 138 ayat (1) ….” tidak mempunyai kekuatan hukum mengikat.


www.kinerja.or.id

149


Bagian Kedua Sanksi Administratif Pasal 190 (1) Menteri atau pejabat yang ditunjuk mengenakan sanksi administratif atas pelanggaran ketentuan- ketentuan sebagaimana diatur dalam Pasal 5, Pasal 6, Pasal 15, Pasal 25, Pasal 38 ayat (2), Pasal 45 ayat (1), Pasal 47 ayat (1), Pasal 48, Pasal 87, Pasal 106, Pasal 126 ayat (3), dan Pasal 160 ayat (1) dan ayat (2) Undangundang ini serta peraturan pelaksanaannya. (2) Sanksi administratif sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) berupa: a. teguran; b. peringatan tertulis; c. pembatasan kegiatan usaha; d. pembekuan kegiatan usaha; e. pembatalan persetujuan; f. pembatalan pendaftaran; g. penghentian sementara sebagian atau seluruh alat produksi; h. pencabutan ijin. (3) Ketentuan mengenai sanksi administratif sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) dan ayat (2) diatur lebih anjut oleh Menteri. BAB XVII KETENTUAN PERALIHAN Pasal 191 Semua peraturan pelaksanaan yang mengatur ketenagakerjaan tetap berlaku sepanjang tidak bertentangan dan/atau belum diganti dengan peraturan yang baru berdasarkan Undang-undang ini. BAB XVIII KETENTUAN PENUTUP Pasal 192 Pada saat mulai berlakunya Undang-undang ini, maka : 1. Ordonansi tentang Pengerahan Orang Indonesia Untuk Melakukan Pekerjaan Di Luar Indonesia (Staatsblad Tahun 1887 Nomor 8); 2. Ordonansi tanggal 17 Desember 1925 Peraturan tentang Pembatasan Kerja Anak Dan Kerja Malam Bagi Wanita (Staatsblad Tahun 1925 Nomor 647); 3. Ordonansi Tahun 1926 Peraturan mengenai Kerja Anak-anak Dan Orang Muda Di Atas Kapal (Staatsblad Tahun 1926 Nomor 87); 4. Ordonansi tanggal 4 Mei 1936 tentang Ordonansi untuk Mengatur Kegiatan-kegiatan Mencari Calon Pekerja (Staatsblad Tahun 1936 Nomor 208);

150


www.kinerja.or.id

5. Ordonansi tentang Pemulangan Buruh Yang Diterima Atau Dikerahkan Dari Luar Indonesia (Staatsblad Tahun 1939 Nomor 545); 6. Ordonansi Nomor 9 Tahun 1949 tentang Pembatasan Kerja Anak-anak (Staatsblad Tahun 1949 Nomor 8); 7. Undang-undang Nomor 1 Tahun 1951 tentang Pernyataan Berlakunya Undang-undang Kerja Tahun 1948 Nomor 12 Dari Republik Indonesia Untuk Seluruh Indonesia (Lembaran Negara Tahun 1951 Nomor 2); 8. Undang-undang Nomor 21 Tahun 1954 tentang Perjanjian Perburuhan Antara Serikat Buruh Dan Majikan (Lembaran Negara Tahun 1954 Nomor 69, Tambahan Lembaran Negara Nomor 598a); 9. Undang-undang Nomor 3 Tahun 1958 tentang Penempatan Tenaga Asing (Lembaran Negara Tahun 1958 Nomor 8 ); 10. Undang-undang Nomor 8 Tahun 1961 tentang Wajib Kerja Sarjana (Lembaran Negara Tahun 1961 Nomor 207, Tambahan Lembaran Negara Nomor 2270); 11. Undang-undang Nomor 7 Pnps Tahun 1963 tentang Pencegahan Pemogokan dan/atau Penutupan (Lock Out) Di Perusahaan, Jawatan, dan Badan Yang Vital (Lembaran Negara Tahun 1963 Nomor 67); 12. Undang-undang No. 14 Tahun 1969 tentang Ketentuan-ketentuan Pokok Mengenai Tenaga Kerja (Lembaran Negara Tahun 1969 Nomor 55, Tambahan Lembaran Negara Nomor 2912); 13. Undang-undang Nomor 25 Tahun 1997 tentang Ketenagakerjaan (Lembaran Negara Tahun 1997 Nomor 73, Tambahan Lembaran Negara Nomor 3702); 14. Undang-undang Nomor 11 Tahun 1998 tentang Perubahan Berlakunya Undangundang Nomor 25 Tahun 1997 tentang Ketenagakerjaan (Lembaran Negara Tahun 1998 Nomor 184, Tambahan Lembaran Negara Nomor 3791); 15. Undang-undang Nomor 28 Tahun 2000 tentang Penetapan Peraturan Pemerintah Pengganti Undangundang Nomor 3 Tahun 2000 tentang Perubahan Atas Undang-undang Nomor 11 Tahun 1998 tentang Perubahan Berlakunya Undang-undang Nomor 25 Tahun 1997 tentang Ketenagakerjaan Menjadi Undangundang (Lembaran Negara Tahun 2000 Nomor 240, Tambahan Lembaran Negara Nomor 4042). dinyatakan tidak berlaku lagi.


www.kinerja.or.id

151


Pasal 193 Undang-undang ini mulai berlaku pada tanggal diundangkan. Agar setiap orang mengetahuinya, memerintahkan pengundangan undang-undang ini dengan penempatannya dalam Lembaran Negara Republik Indonesia. Disahkan di Jakarta pada tanggal 25 Maret 2003 PRESIDEN REPUBLIK INDONESIA,

ttd

MEGAWATI SOEKARNOPUTRI Diundangkan di Jakarta pada tanggal 25 Maret 2003 SEKRETARIS NEGARA REPUBLIK INDONESIA,

ttd BAMBANG KESOWO

LEMBARAN NEGARA REPUBLIK INDONESIA TAHUN 2003 NOMOR 39

152


www.kinerja.or.id

PENJELASAN ATAS UNDANG-UNDANG REPUBLIK INDONESIA NOMOR 13 TAHUN 2003 TENTANG KETENAGAKERJAAN I. UMUM Pembangunan ketenagakerjaan sebagai bagian integral dari pembangunan nasional berdasarkan Pancasila dan Undang-undang Dasar Negara Republik Indonesia Tahun 1945, dilaksanakan dalam rangka pembangunan manusia Indonesia seutuhnya dan pembangunan masyarakat Indonesia seluruhnya untuk meningkatkan harkat, martabat, dan harga diri tenaga kerja serta mewujudkan masyarakat sejahtera, adil, makmur, dan merata, baik materiil maupun spiritual. Pembangunan ketenagakerjaan harus diatur sedemikian rupa sehingga terpenuhi hak-hak dan perlindungan yang mendasar bagi tenaga kerja dan pekerja/buruh serta pada saat yang bersamaan dapat mewujudkan kondisi yang kondusif bagi pengembangan dunia usaha. Pembangunan ketenagakerjaan mempunyai banyak dimensi dan keterkaitan. Keterkaitan itu tidak hanya dengan kepentingan tenaga kerja selama, sebelum dan sesudah masa kerja tetapi juga keterkaitan dengan kepentingan pengusaha, pemerintah, dan masyarakat. Untuk itu, diperlukan pengaturan yang menyeluruh dan komprehensif, antara lain mencakup pengembangan sumberdaya manusia, peningkatan produktivitas dan daya saing tenaga kerja Indonesia, upaya perluasan kesempatan kerja, pelayanan penempatan tenaga kerja, dan pembinaan hubungan industrial. Pembinaan hubungan industrial sebagai bagian dari pembangunan ketenagakerjaan harus diarahkan untuk terus mewujudkan hubungan industrial yang harmonis, dinamis, dan berkeadilan. Untuk itu, pengakuan dan penghargaan terhadap hak asasi manusia sebagaimana yang dituangkan dalam TAP MPR NO. XVII/MPR/1998 harus diwujudkan. Dalam bidang ketenagakerjaan, ketetapan MPR ini merupakan tonggak utama dalam menegakkan demokrasi di tempat kerja. Penegakkan demokrasi di tempat kerja diharapkan dapat mendorong partisipasi yang optimal dari seluruh tenaga kerja dan pekerja/buruh Indonesia untuk membangun negara Indonesia yang dicita-citakan. Beberapa peraturan perundang-undangan tentang ketenagakerjaan yang berlaku selama ini, termasuk sebagian yang merupakan produk kolonial, menempatkan pekerja pada posisi yang kurang menguntungkan dalam pelayanan penempatan tenaga kerja dan sistem hubungan industrial yang menonjolkan perbedaan kedudukan dan kepentingan sehingga dipandang sudah tidak sesuai lagi dengan kebutuhan masa kini dan tuntutan masa yang akan datang. Peraturan perundang-undangan tersebut adalah : - Ordonansi tentang Pengerahan Orang Indonesia Untuk Melakukan Pekerjaan Di Luar Indonesia (Staatsblad tahun 1887 No. 8); - Ordonansi tanggal 17 Desember 1925 Peraturan tentang Pembatasan Kerja Anak Dan Kerja Malam bagi Wanita (Staatsblad Tahun 1925 Nomor 647); - Ordonansi Tahun 1926 Peraturan Mengenai Kerja Anak-anak dan Orang Muda Di Atas Kapal (Staatsblad Tahun 1926 Nomor 87);


www.kinerja.or.id

153


- Ordonansi tanggal 4 Mei 1936 tentang Ordonansi untuk Mengatur Kegiatan-kegiatan Mencari Calon Pekerja (Staatsblad Tahun 1936 Nomor 208); - Ordonansi tentang Pemulangan Buruh yang Diterima atau Dikerahkan Dari Luar Indonesia (Staatsblad tahun 1939 Nomor 545); - Ordonansi Nomor 9 Tahun 1949 tentang Pembatasan Kerja Anak-anak (Staatsblad Tahun 1949 Nomor 8); - Undang-undang Nomor 1 Tahun 1951 tentang Pernyataan Berlakunya Undang-undang Kerja tahun 1948 Nomor 12 dari Republik Indonesia untuk Seluruh Indonesia (Lembaran Negara tahun 1951 Nomor 2); - Undang-undang Nomor 21 tahun 1954 tentang Perjanjian Perburuhan antara Serikat Buruh dan Majikan (Lembaran Negara Tahun 1954 Nomor 69, Tambahan Lembaran Negara Nomor 598 a); - Undang-undang Nomor 3 Tahun 1958 tentang Penempatan Tenaga Asing (Lembaran Negara Tahun 1958 Nomor 8); - Undang-undang Nomor 8 Tahun 1961 tentang Wajib Kerja Sarjana (Lembaran Negara Tahun 1961 Nomor 207, Tambahan Lembaran Negara Nomor 2270); - Undang-undang Nomor 7 Pnps Tahun 1963 tentang Pencegahan Pemogokan dan/atau Penutupan (Lock Out) Di Perusahaan, Jawatan dan Badan yang Vital (Lembaran Negara Tahun 1963 Nomor 67); - Undang-undang Nomor 14 Tahun 1969 tentang Ketentuan-ketentuan Pokok mengenai Tenaga Kerja (Lembaran Negara Tahun 1969 Nomor 55, Tambahan Lembaran Negara Nomor 2912); - Undang-undang Nomor 25 Tahun 1997 tentang Ketenagakerjaan (Lembaran Negara Tahun 1997 Nomor 73, Tambahan Lembaran Negara Nomor 3702); - Undang-undang Nomor 11 Tahun 1998 tentang Perubahan Berlakunya Undangundang Nomor 25 Tahun 1997 tentang Ketenagakerjaan (Lembaran Negara 1998 Nomor 184, Tambahan Lembaran Negara Nomor 3791); dan - Undang-undang Nomor 28 Tahun 2000 tentang Penetapan Peraturan Pemerintah Pengganti Undangundang Nomor 3 Tahun 2000 tentang Perubahan Atas Undang-undang Nomor 11 Tahun 1998 tentang Perubahan Berlakunya Undang-undang Nomor 25 Tahun 1997 tentang Ketenagakerjaan Menjadi Undangundang (Lembaran Negara Tahun 2000 Nomor 240, Tambahan Lembaran Negara Nomor 4042). Peraturan perundang-undangan tersebut di atas dipandang perlu untuk dicabut dan diganti dengan Undangundang yang baru. Ketentuan-ketentuan yang masih relevan dari peraturan perundang-undangan yang lama ditampung dalam Undang-undang ini. Peraturan pelaksanaan dari undang-undang yang telah dicabut masih tetap berlaku sebelum ditetapkannya peraturan baru sebagai pengganti. Undang-undang ini disamping untuk mencabut ketentuan yang tidak sesuai lagi dengan tuntutan dan perkembangan zaman, dimaksudkan juga untuk menampung perubahan yang sangat mendasar di segala aspek kehidupan bangsa Indonesia dengan dimulainya era reformasi tahun 1998.

154


www.kinerja.or.id

Di bidang ketenagakerjaan internasional, penghargaan terhadap hak asasi manusia di tempat kerja dikenal melalui 8 (delapan) konvensi dasar International Labour Organization (ILO). Konvensi dasar ini terdiri atas 4 (empat) kelompok yaitu : - Kebebasan Berserikat (Konvensi ILO No. 87 dan No. 98); - Diskriminasi (Konvensi ILO No. 100, dan No. 111); - Kerja Paksa (Konvensi ILO No. 29, dan No. 105); dan - Perlindungan Anak (Konvensi ILO No. 138 dan No. 182 ). Komitmen bangsa Indonesia terhadap penghargaan pada hak asasi manusia di tempat kerja antara lain diwujudkan dengan meratifikasi kedelapan konvensi dasar tersebut. Sejalan dengan ratifikasi konvensi mengenai hak dasar tersebut, maka Undang-undang ketenagakerjaan yang disusun ini harus pula mencerminkan ketaatan dan penghargaan pada ketujuh prinsip dasar tersebut. Undang-undang ini antara lain memuat: - Landasan, asas, dan tujuan pembangunan ketenagakerjaan; - Perencanaan tenaga kerja dan informasi ketenagakerjaan; - Pemberian kesempatan dan perlakuan yang sama bagi tenaga kerja dan pekerja/buruh; - Pelatihan kerja yang diarahkan untuk meningkatkan dan mengembangkan keterampilan serta keahlian tenaga kerja guna meningkatkan produktivitas kerja dan produktivitas perusahaan. - Pelayanan penempatan tenaga kerja dalam rangka pendayagunaan tenaga kerja secara optimal dan penempatan tenaga kerja pada pekerjaan yang sesuai dengan harkat dan martabat kemanusiaan sebagai bentuk tanggung jawab pemerintah dan masyarakat dalam upaya perluasan kesempatan kerja; - Penggunaan tenaga kerja asing yang tepat sesuai dengan kompetensi yang diperlukan; - Pembinaan hubungan industrial yang sesuai dengan nilai-nilai Pancasila diarahkan untuk menumbuh kembangkan hubungan yang harmonis, dinamis, dan berkeadilan antar para pelaku proses produksi; - Pembinaan kelembagaan dan sarana hubungan industrial, termasuk perjanjian kerja bersama, lembaga kerja sama bipartit, lembaga kerja sama tripartit, pemasyarakatan hubungan industrial dan penyelesaian perselisihan hubungan industrial; - Perlindungan pekerja/buruh, termasuk perlindungan atas hak-hak dasar pekerja/buruh untuk berunding dengan pengusaha, perlindungan keselamatan, dan kesehatan kerja, perlindungan khusus bagi pekerja/ buruh perempuan, anak, dan penyandang cacat, serta perlindungan tentang upah, kesejahteraan, dan jaminan sosial tenaga kerja; - Pengawasan ketenagakerjaan dengan maksud agar dalam peraturan perundang-undangan di bidang ketenagakerjaan ini benar-benar dilaksanakan sebagaimana mestinya. II. PASAL DEMI PASAL

Pasal 1

Cukup jelas


www.kinerja.or.id

155


Pasal 2

Pembangunan ketenagakerjaan dilaksanakan dalam rangka pembangunan manusia Indonesia seutuhnya. Oleh sebab itu, pembangunan ketenagakerjaan dilaksanakan untuk mewujudkan manusia dan masyarakat Indonesia yang sejahtera, adil, makmur, dan merata baik materiil maupun spiritual.

Pasal 3

Asas pembangunan ketenagakerjaan pada dasarnya sesuai dengan asas pembangunan nasional, khususnya asas demokrasi Pancasila serta asas adil dan merata. Pembangunan ketenagakerjaan mempunyai banyak dimensi dan keterkaitan dengan berbagai pihak yaitu antara pemerintah, pengusaha dan pekerja/buruh. Oleh sebab itu, pembangunan ketenagakerjaan dilaksanakan secara terpadu dalam bentuk kerja sama yang saling mendukung.

Pasal 4

Huruf a

Pemberdayaan dan pendayagunaan tenaga kerja merupakan suatu kegiatan yang terpadu untuk dapat pemberikan kesempatan kerja seluasluasnya bagi tenaga kerja Indonesia. Melalui pemberdayaan dan pendayagunaan ini diharapkan tenaga kerja Indonesia dapat berpartisipasi secara optimal dalam Pembangunan Nasional, namun dengan tetap menjunjung nilai-nilai kemanusiaannya.

Huruf b

Pemerataan kesempatan kerja harus diupayakan di seluruh wilayah Negara Kesatuan Republik Indonesia sebagai satu kesatuan pasar kerja dengan memberikan kesempatan yang sama untuk memperoleh pekerjaan bagi seluruh tenaga kerja Indonesia sesuai dengan bakat, minat, dan kemampuannya. Demikian pula pemerataan penempatan tenaga kerja perlu diupayakan agar dapat mengisi kebutuhan di seluruh sektor dan daerah.

Huruf c

Cukup jelas.

Huruf d

Cukup jelas. Pasal 5

Setiap tenaga kerja mempunyai hak dan kesempatan yang sama untuk memperoleh pekerjaan dan penghidupan yang layak tanpa membedakan jenis kelamin, suku, ras, agama, dan aliran politik sesuai dengan minat dan kemampuan tenaga kerja yang bersangkutan, termasuk perlakuan yang sama terhadap para penyandang cacat.

Pasal 6

Pengusaha harus memberikan hak dan kewajiban pekerja/buruh tanpa membedakan jenis kelamin, suku, ras, agama, warna kulit, dan aliran politik.

Pasal 7

Ayat (1)

Perencanaan tenaga kerja yang disusun dan ditetapkan oleh pemerintah dilakukan melalui pendekatan perencanaan tenaga kerja nasional, daerah, dan sektoral.

156


www.kinerja.or.id

Ayat (2)

Huruf a.

Yang dimaksud dengan perencanaan tenaga kerja makro adalah proses penyusunan rencana ketenagakerjaan secara sistematis yang memuat pendayagunaan tenaga kerja secara optimal, dan produktif guna mendukung pertumbuhan ekonomi atau sosial, baik secara nasional, daerah, maupun sektoral sehingga dapat membuka kesempatan kerja seluas-luasnya, meningkatkan produktivitas kerja dan meningkatkan kesejahteraan pekerja/buruh.

Huruf b

Yang dimaksud dengan perencanaan tenaga kerja mikro adalah proses penyusunan rencana ketenagakerjaan secara sistematis dalam suatu instansi, baik instansi pemerintah maupun swasta dalam rangka meningkatkan pendayagunaan tenaga kerja secara optimal dan produktif untuk mendukung pencapaian kinerja yang tinggi pada instansi atau perusahaan yang bersangkutan.

Ayat (3)


Ayat (1)

Informasi ketenagakerjaan dikumpulkan dan diolah sesuai dengan maksud disusunnya perencanaan tenaga kerja nasional, perencanaan tenaga kerja daerah provinsi atau kabupaten/kota.

Ayat (2)

Dalam rangka pembangunan ketenagakerjaan, partisipasi swasta diharapkan dapat memberikan informasi mengenai ketenagakerjaan. Pengertian swasta mencakup perusahaan, perguruan tinggi, dan lembaga swadaya masyarakat di pusat, provinsi atau kabupaten/kota.

Ayat (3)


Yang dimaksud dengan peningkatan kesejahteraan dalam pasal ini adalah kesejahteraan bagi tenaga kerja yang diperoleh karena terpenuhinya kompetensi kerja melalui pelatihan kerja.

Pasal 10

Ayat (1)

Cukup jelas.

Ayat (2)

Ayat (3)

Penetapan standar kompetensi kerja dilakukan oleh Menteri dengan mengikutsertakan sektor terkait. Jenjang pelatihan kerja pada umumnya terdiri atas tingkat dasar, trampil, dan ahli.

Ayat (4)

Cukup jelas.


www.kinerja.or.id

157


Pasal 11 Cukup jelas. Pasal 12 Ayat (1) Pengguna tenaga kerja terampil adalah pengusaha, oleh karena itu pengusaha bertanggung jawab mengadakan pelatihan kerja untuk meningkatkan kompetensi pekerjanya. Ayat (2) Peningkatan dan/atau pengembangan kompetensi diwajibkan bagi pengusaha karena perusahaan yang akan memperoleh manfaat hasil kompetensi pekerja/buruh. Ayat (3) Pelaksanaan pelatihan kerja disesuaikan dengan kebutuhan serta kesempatan yang ada di perusahaan agar tidak mengganggu kelancaran kegiatan perusahaan. Pasal 13 Ayat (1) Yang dimaksud dengan pelatihan kerja swasta juga termasuk pelatihan kerja perusahaan. Ayat (2) Cukup jelas. Ayat (3) Cukup jelas. Pasal 14 Ayat (1) Cukup jelas. Ayat (2) Cukup jelas. Ayat (3) Pendaftaran kegiatan pelatihan yang diselenggarakan oleh instansi pemerintah dimaksudkan untuk mendapatkan informasi sehingga hasil pelatihan, sarana dan prasarana pelatihan dapat berdayaguna dan berhasilguna secara optimal. Ayat (4) Cukup jelas. Pasal 15 Cukup jelas. Pasal 16 Cukup jelas. Pasal 17 Cukup jelas. Pasal 18 Ayat (1) Cukup jelas.

158


www.kinerja.or.id

Ayat (2) Sertifikasi kompetensi adalah proses pemberian sertifikat kompetensi yang dilakukan secara sistematis dan obyektif melalui uji kompetensi yang mengacu kepada standar kompetensi nasional dan/atau internasional. Ayat (3) Cukup jelas. Ayat (4) Cukup jelas. Ayat (5) Cukup jelas. Pasal 19 Cukup jelas. Pasal 20 Ayat (1) Sistem pelatihan kerja nasional adalah keterkaitan dan keterpaduan berbagai unsur pelatihan kerja yang antara lain meliputi peserta, biaya, sarana, dan prasarana, tenaga kepelatihan, program dan metode, serta lulusan. Dengan adanya sistem pelatihan kerja nasional, semua unsur dan sumber daya pelatihan kerja nasional yang tersebar di instansi pemerintah, swasta, dan perusahaan dapat dimanfaatkan secara optimal. Ayat (2) Cukup jelas. Pasal 21 Cukup jelas. Pasal 22 Ayat (1) Cukup jelas. Ayat (2) Hak peserta pemagangan antara lain memperoleh uang saku dan/atau uang transpor, memperoleh jaminan sosial tenaga kerja, memperoleh sertifikat apabila lulus di akhir program. Hak pengusaha antara lain berhak atas hasil kerja/jasa peserta pemagangan, merekrut pemagang

sebagai pekerja/buruh bila memenuhi persyaratan. Kewajiban peserta pemagangan antara lain menaati perjanjian pemagangan, mengikuti tata tertib program pemagangan, dan mengikuti tata tertib perusahaan. Adapun kewajiban pengusaha antara lain menyediakan uang saku dan/atau uang transpor bagi peserta pemagangan, menyediakan fasilitas pelatihan, menyediakan instruktur, dan perlengkapan keselamatan dan kesehatan kerja. Jangka waktu pemagangan bervariasi sesuai dengan jangka waktu yang diperlukan untuk mencapai standar kompetensi yang ditetapkan dalam program pelatihan pemagangan. Ayat (3) Dengan status sebagai pekerja/buruh di perusahaan yang bersangkutan, maka berhak atas segala hal yang diatur dalam peraturan perusahaan atau perjanjian kerja bersama.


www.kinerja.or.id

159


Pasal 23 Sertifikasi dapat dilakukan oleh lembaga sertifikasi yang dibentuk dan/atau diakreditasi oleh pemerintah bila programnya bersifat umum, atau dilakukan oleh perusahaan yang bersangkutan bila programnya bersifat khusus. Pasal 24 Cukup jelas. Pasal 25 Cukup jelas. Pasal 26 Cukup jelas. Pasal 27 Ayat (1) Cukup jelas. Ayat (2)

Yang dimaksud dengan kepentingan perusahaan dalam ayat ini adalah agar terjamin tersedianya tenaga terampil dan ahli pada tingkat kompetensi tertentu seperti juru las spesialis dalam air.

Yang dimaksud dengan kepentingan masyarakat misalnya untuk membuka kesempatan bagi masyarakat memanfaatkan industri yang bersifat spesifik seperti teknologi budidaya tanaman dengan kultur jaringan.

Yang dimaksud dengan kepentingan negara misalnya untuk menghemat devisa negara, maka perusahaan

diharuskan melaksanakan program pemagangan seperti keahlian membuat alat-alat pertanian modern. Pasal 28 Cukup jelas. Pasal 29 Cukup jelas. Pasal 30 Cukup jelas. Pasal 31 Cukup jelas. Pasal 32 Ayat (1) - Yang dimaksud dengan terbuka adalah pemberian informasi kepada pencari kerja secara jelas antara lain jenis pekerjaan, besarnya upah, dan jam kerja. Hal ini diperlukan untuk melindungi pekerja/buruh serta untuk menghindari terjadinya perselisihan setelah tenaga kerja ditempatkan. - Yang dimaksud dengan bebas adalah pencari kerja bebas memilih jenis pekerjaan dan pemberi kerja bebas memilih tenaga kerja, sehingga tidak dibenarkan pencari kerja dipaksa untuk menerima suatu pekerjaan dan pemberi kerja tidak dibenarkan dipaksa untuk menerima tenaga kerja yang ditawarkan.

160


www.kinerja.or.id

- Yang dimaksud dengan obyektif adalah pemberi kerja agar menawarkan pekerjaan yang cocok kepada pencari kerja sesuai dengan kemampuannya dan persyaratan jabatan yang dibutuhkan, serta harus memperhatikan kepentingan umum dengan tidak memihak kepada kepentingan pihak tertentu. - Yang dimaksud dengan adil dan setara adalah penempatan tenaga kerja dilakukan berdasarkan kemampuan tenaga kerja dan tidak didasarkan atas ras, jenis kelamin, warna kulit, agama, dan aliran politik.

Ayat (2)

Cukup jelas.

Ayat (3)

Pemerataan kesempatan kerja harus diupayakan di seluruh wilayah Negara Republik Indonesia sebagai satu kesatuan pasar kerja nasional dengan memberikan kesempatan yang sama untuk memperoleh pekerjaan bagi seluruh tenaga kerja sesuai dengan bakat, minat, dan kemampuannya. Demikian pula pemerataan kesempatan kerja perlu diupayakan agar dapat mengisi kebutuhan tenaga kerja di seluruh sektor dan daerah.

Pasal 33

Cukup jelas

Pasal 34

Sebelum undang-undang mengenai penempatan tenaga kerja di luar negeri diundangkan maka segala peraturan perundangan yang mengatur penempatan tenaga kerja di luar negeri tetap berlaku.

Pasal 35

Ayat (1)

Yang dimaksud pemberi kerja adalah pemberi kerja di dalam negeri.

Ayat (2)

Cukup jelas.

Ayat (3)


Cukup jelas.

Pasal 37

Ayat (1)

Huruf a.

Penetapan instansi pemerintah yang bertanggung jawab di bidang ketenagakerjaan di tingkat pusat dan daerah ditentukan sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

Huruf b.

Cukup jelas.

Ayat (2)

Cukup jelas. Pasal 38 Cukup jelas.


www.kinerja.or.id

161


Pasal 39

Cukup jelas.

Pasal 40

Cukup jelas

Pasal 41

Karena upaya perluasan kesempatan kerja mencakup lintas sektoral, maka harus disusun kebijakan nasional di semua sektor yang dapat menyerap tenaga kerja secara optimal. Agar kebijakan nasional tersebut dapat dilaksanakan dengan baik, maka pemerintah dan masyarakat bersama-sama mengawasinya secara terkoordinasi.

Pasal 42

Ayat (1)

Perlunya pemberian izin penggunaan tenaga kerja warga negara asing dimaksudkan agar penggunaan tenaga kerja warga negara asing dilaksanakan secara selektif dalam rangka pendayagunaan tenaga kerja Indonesia secara optimal.

Ayat (2)

Cukup jelas.

Ayat (3)

Cukup jelas.

Ayat (4)

Cukup jelas.

Ayat (5)

Cukup jelas.

Ayat (6)


Ayat (1)

Rencana penggunaan tenaga kerja warga negara asing merupakan persyaratan untuk mendapatkan izin kerja (IKTA).

Ayat (2)

Cukup jelas.

Ayat (3)

Yang dimaksud dengan badan internasional dalam ayat ini adalah badan-badan internasional yang tidak mencari keuntungan seperti lembaga yang bernaung di bawah Perserikatan Bangsa-Bangsa (PBB) antara lain ILO, WHO, atau UNICEF.

Ayat (4)

Cukup jelas.

162


www.kinerja.or.id

Pasal 44

Ayat (1)

Yang dimaksud dengan standar kompetensi adalah kualifikasi yang harus dimiliki oleh tenaga kerja warga negara asing antara lain pengetahuan, keahlian, keterampilan di bidang tertentu, dan pemahaman budaya Indonesia.

Ayat (2)


Ayat (1)

Huruf a.

Tenaga kerja pendamping tenaga kerja asing tidak secara otomatis menggantikan atau menduduki jabatan tenaga kerja asing yang didampinginya. Pendampingan tersebut lebih dititikberatkan pada alih teknologi dan alih keahlian agar tenaga kerja pendamping tersebut dapat memiliki kemampuan sehingga pada waktunya diharapkan dapat mengganti tenaga kerja asing yang didampinginya.

Huruf b.

Pendidikan dan pelatihan kerja oleh pemberi kerja tersebut dapat dilaksanakan baik di dalam negeri maupun dengan mengirimkan tenaga kerja Indonesia untuk berlatih di luar negeri.

Ayat (2)


Cukup jelas.

Pasal 47

Ayat (1)

Kewajiban membayar kompensasi dimaksudkan dalam rangka menunjang upaya peningkatan kualitas sumber daya manusia Indonesia.

Ayat (2)

Cukup jelas.

Ayat (3)

Cukup jelas.

Ayat (4)


Cukup jelas.

Pasal 49

Cukup jelas.

Pasal 50

Cukup jelas.


www.kinerja.or.id

163


Pasal 51 Ayat (1) Pada prinsipnya perjanjian kerja dibuat secara tertulis, namun melihat kondisi masyarakat yang beragam dimungkinkan perjanjian kerja secara lisan. Ayat (2) Perjanjian kerja yang dipersyaratkan secara tertulis harus sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku, antara lain perjanjian kerja waktu tertentu, antarkerja antardaerah, antarkerja antarnegara, dan perjanjian kerja laut. Pasal 52 Ayat (1) Huruf a Cukup jelas. Huruf b Yang dimaksud dengan kemampuan atau kecakapan adalah para pihak yang mampu atau cakap menurut hukum untuk membuat perjanjian. Bagi tenaga kerja anak, yang menandatangani perjanjian adalah orang tua atau walinya. Huruf c Cukup jelas. Huruf d Cukup jelas. Ayat (2) Cukup jelas. Ayat (3) Cukup jelas. Pasal 53 Cukup jelas. Pasal 54 Ayat (1) Cukup jelas. Ayat (2) Yang dimaksud dengan tidak boleh bertentangan pada ayat ini adalah apabila di perusahaan telah ada peraturan perusahaan atau perjanjian kerja bersama, maka isi perjanjian kerja baik kualitas maupun kuantitas tidak boleh lebih rendah dari peraturan perusahaan atau perjanjian kerja bersama di perusahaan yang bersangkutan. Ayat (3) Cukup jelas. Pasal 55 Cukup jelas. Pasal 56 Cukup jelas. Pasal 57 Cukup jelas.

164


www.kinerja.or.id

Pasal 58 Cukup jelas. Pasal 59 Ayat (1) Perjanjian kerja dalam ayat ini dicatatkan ke instansi yang bertanggung jawab dibidang ketenagakerjaan. Ayat (2) Yang dimaksud dengan pekerjaan yang bersifat tetap dalam ayat ini adalah pekerjaan yang sifatnya terus menerus, tidak terputus-putus, tidak dibatasi waktu dan merupakan bagian dari suatu proses produksi dalam satu perusahaan atau pekerjaan yang bukan musiman. Pekerjaan yang bukan musiman adalah pekerjaan yang tidak tergantung cuaca atau suatu kondisi tertentu. Apabila pekerjaan itu merupakan pekerjaan yang terus menerus, tidak terputus-putus, tidak dibatasi waktu, dan merupakan bagian dari suatu proses produksi, tetapi tergantung cuaca atau pekerjaan itu dibutuhkan karena adanya suatu kondisi tertentu maka pekerjaan tersebut merupakan pekerjaan musiman yang tidak termasuk pekerjaan tetap sehingga dapat menjadi objek perjanjian kerja waktu tertentu. Ayat (3) Cukup jelas. Ayat (4) Cukup jelas. Ayat (5) Cukup jelas. Ayat (6) Cukup jelas. Ayat (7) Cukup jelas. Ayat (8) Cukup jelas. Pasal 60 Ayat (1) Syarat masa percobaan kerja harus dicantumkan dalam perjanjian kerja. Apabila perjanjian kerja dilakukan secara lisan, maka syarat masa percobaan kerja harus diberitahukan kepada pekerja yang bersangkutan dan dicantumkan dalam surat pengangkatan. Dalam hal tidak dicantumkan dalam perjanjian kerja atau dalam surat pengangkatan, maka ketentuan masa percobaan kerja dianggap tidak ada. Ayat (2) Cukup jelas. Pasal 61 Ayat (1) Huruf a Cukup jelas. Huruf b Cukup jelas.


www.kinerja.or.id

165


Huruf c

Cukup jelas.

Huruf d

Keadaan atau kejadian tertentu seperti bencana alam, kerusuhan sosial, atau gangguan keamanan.

Ayat (2)

Cukup jelas.

Ayat (3)

Cukup jelas.

Ayat (4)

Cukup jelas.

Ayat (5)

Yang dimaksud hak-hak yang sesuai dengan perundang-undangan yang berlaku atau hak-hak yang telah diatur dalam perjanjian kerja, peraturan perusahaan, atau perjanjian kerja bersama adalah hak-hak yang harus diberikan yang lebih baik dan menguntungkan pekerja/buruh yang bersangkutan.

Pasal 62

Cukup jelas

Pasal 63

Cukup jelas.

Pasal 64

Cukup jelas.

Pasal 65

Cukup jelas.

Pasal 66

Ayat (1)

Pada pekerjaan yang berhubungan dengan kegiatan usaha pokok atau kegiatan yang berhubungan langsung dengan proses produksi, pengusaha hanya diperbolehkan mempekerjakan pekerja/buruh dengan perjanjian kerja waktu tertentu dan/atau perjanjian kerja waktu tidak tertentu.

Yang dimaksud kegiatan jasa penunjang atau kegiatan yang tidak berhubungan langsung dengan proses produksi adalah kegiatan yang berhubungan di luar usaha pokok (core business) suatu perusahaan.

Kegiatan tersebut antara lain: usaha pelayanan kebersihan (cleaning service), usaha penyediaan makanan bagi pekerja/buruh catering, usaha tenaga pengaman (security/satuan pengamanan), usaha jasa penunjang di pertambangan dan perminyakan, serta usaha penyediaan angkutan pekerja/buruh.

Ayat (2)

Huruf a

Cukup jelas.

Huruf b

166

Cukup jelas.


www.kinerja.or.id

Huruf c

Perlindungan upah dan kesejahteraan, syarat-syarat kerja maupun penyelesaian perselisihan antara penyedia jasa tenaga kerja dengan pekerja/buruh harus sesuai dengan peraturan perundangundangan yang berlaku.

Pekerja/buruh yang bekerja pada perusahaan penyedia jasa pekerja/buruh memperoleh hak (yang sama) sesuai dengan perjanjian kerja, peraturan perusahaan, atau perjanjian kerja bersama atas perlindungan upah dan kesejahteraan, syarat-syarat kerja, serta perselisihan yang timbul dengan pekerja/buruh lainnya di perusahaan pengguna jasa pekerja/buruh.

Huruf d

Cukup jelas.

Ayat (3)

Cukup jelas.

Ayat (4)


Ayat (1)

Perlindungan sebagaimana dimaksud dalam ayat ini misalnya penyediaan aksesibilitas, pemberian alat kerja, dan alat pelindung diri yang disesuaikan dengan jenis dan derajat kecacatannya.

Ayat (2)


Cukup jelas.

Pasal 69

Cukup jelas.

Pasal 70

Cukup jelas.

Pasal 71

Ayat (1)

Ketentuan dalam ayat ini dimaksudkan untuk melindungi anak agar pengembangan bakat dan minat anak yang pada umumnya muncul pada usia ini tidak terhambat.

Ayat (2)

Cukup jelas.

Ayat (3)


Cukup jelas.

Pasal 73

Cukup jelas.


www.kinerja.or.id

167


Pasal 74 Cukup jelas. Pasal 75 Ayat (1) Penanggulangan anak yang bekerja di luar hubungan kerja dimaksudkan untuk menghapuskan atau mengurangi anak yang bekerja di luar hubungan kerja. Upaya tersebut harus dilakukan secara terencana, terpadu, dan terkoordinasi dengan instansi terkait. Anak yang bekerja di luar hubungan kerja misalnya anak penyemir sepatu atau anak penjual koran. Ayat (2) Cukup jelas. Pasal 76 Ayat (1) Yang bertanggung jawab atas pelanggaran ayat ini adalah pengusaha. Apabila pekerja/buruh perempuan yang dimaksud dalam ayat ini dipekerjakan antara pukul 23.00 s.d. 07.00 maka yang bertanggung jawab atas pelanggaran tersebut adalah pengusaha. Ayat (2) Cukup jelas. Ayat (3) Cukup jelas. Ayat (4) Cukup jelas. Ayat (5) Cukup jelas. Pasal 77 Ayat (1) Cukup jelas. Ayat (2) Cukup jelas. Ayat (3) Yang dimaksud sektor usaha atau pekerjaan tertentu dalam ayat ini misalnya pekerjaan di pengeboran minyak lepas pantai, sopir angkutan jarak jauh, penerbangan jarak jauh, pekerjaan di kapal (laut), atau penebangan hutan. Ayat (4) Cukup jelas.

168


www.kinerja.or.id

Pasal 78 Ayat (1) Mempekerjakan lebih dari waktu kerja sedapat mungkin harus dihindarkan karena pekerja/buruh harus mempunyai waktu yang cukup untuk istirahat dan memulihkan kebugarannya. Namun, dalam hal-hal tertentu terdapat kebutuhan yang mendesak yang harus diselesaikan segera dan tidak dapat dihindari sehingga pekerja/buruh harus bekerja melebihi waktu kerja. Ayat (2) Cukup jelas. Ayat (3) Cukup jelas. Ayat (4) Cukup jelas. Pasal 79 Ayat (1) Cukup jelas. Ayat (2) Huruf a. Cukup jelas. Huruf b. Cukup jelas. Huruf c. Cukup jelas. Huruf d. Selama menjalankan istirahat panjang, pekerja/buruh diberi uang kompensasi hak istirahat tahunan tahun kedelapan sebesar ½ (setengah) bulan gaji dan bagi perusahaan yang telah memberlakukan istirahat panjang yang lebih baik dari ketentuan undang-undang ini, maka tidak boleh mengurangi dari ketentuan yang sudah ada. Ayat (3) Cukup jelas. Ayat (4) Cukup jelas. Ayat (5) Cukup jelas. Pasal 80 Yang dimaksud kesempatan secukupnya yaitu menyediakan tempat untuk melaksanakan ibadah yang memungkinkan pekerja/buruh dapat melaksanakan ibadahnya secara baik, sesuai dengan kondisi dan kemampuan perusahaan. Pasal 81 Cukup jelas. Pasal 82 Ayat (1) Lamanya istirahat dapat diperpanjang berdasarkan surat keterangan dokter kandungan atau bidan, baik sebelum maupun setelah melahirkan.


www.kinerja.or.id

169


Ayat (2) Cukup jelas. Pasal 83 Yang dimaksud dengan kesempatan sepatutnya dalam pasal ini adalah lamanya waktu yang diberikan kepada pekerja/buruh perempuan untuk menyusui bayinya dengan memperhatikan tersedianya tempat yang sesuai dengan kondisi dan kemampuan perusahaan, yang diatur dalam peraturan perusahaan atau perjanjian kerja bersama. Pasal 84 Cukup jelas. Pasal 85 Ayat (1) Cukup jelas. Ayat (2) Ketentuan dalam ayat ini dimaksudkan untuk melayani kepentingan dan kesejahteraan umum. Di samping itu untuk pekerjaan yang karena sifat dan jenis pekerjaannya tidak memungkinkan pekerjaan itu dihentikan. Ayat (3) Cukup jelas. Ayat (4) Cukup jelas. Pasal 86 Ayat (1) Cukup jelas. Ayat (2) Upaya keselamatan dan kesehatan kerja dimaksudkan untuk memberikan jaminan keselamatan dan meningkatkan derajat kesehatan para pekerja/buruh dengan cara pencegahan kecelakaan dan penyakit akibat kerja, pengendalian bahaya di tempat kerja, promosi kesehatan, pengobatan, dan rehabilitasi. Ayat (3) Cukup jelas. Pasal 87 Ayat (1) Yang dimaksud dengan sistem manajemen keselamatan dan kesehatan kerja adalah bagian dari sistem manajemen perusahaan secara keseluruhan yang meliputi struktur organisasi, perencanaan, pelaksanaan, tanggung jawab, prosedur, proses, dan sumber daya yang dibutuhkan bagi pengembangan penerapan, pencapaian, pengkajian, dan pemeliharaan kebijakan keselamatan dan kesehatan kerja dalam rangka pengendalian risiko yang berkaitan dengan kegiatan kerja guna terciptanya tempat kerja yang aman, efisien, dan produktif. Ayat (2) Cukup jelas. Pasal 88 Ayat (1) Yang dimaksud dengan penghasilan yang memenuhi penghidupan yang layak adalah jumlah penerimaan atau pendapatan pekerja/buruh dari hasil pekerjaannya sehingga mampu memenuhi kebutuhan hidup pekerja/buruh dan keluarganya secara wajar yang meliputi makanan dan minuman, sandang, perumahan, pendidikan, kesehatan, rekreasi, dan jaminan hari tua.

170


www.kinerja.or.id

Ayat (2) Cukup jelas. Ayat (3) Cukup jelas. Ayat (4) Cukup jelas. Pasal 89 Ayat (1) Huruf a Cukup jelas. Huruf b Upah minimum sektoral dapat ditetapkan untuk kelompok lapangan usaha beserta pembagiannya menurut klasifikasi lapangan usaha Indonesia untuk kabupaten/kota, provinsi, beberapa provinsi atau nasional dan tidak boleh lebih rendah dari upah minimum regional daerah yang bersangkutan. Ayat (2) Yang dimaksud dengan diarahkan kepada pencapaian kebutuhan hidup layak dalam ayat ini ialah setiap penetapan upah minimum harus disesuaikan dengan tahapan pencapaian perbandingan upah minimum dengan kebutuhan hidup layak yang besarannya ditetapkan oleh Menteri. Ayat (3) Cukup jelas. Ayat (4) Pencapaian kebutuhan hidup layak perlu dilakukan secara bertahap karena kebutuhan hidup layak tersebut merupakan peningkatan dari kebutuhan hidup minimum yang sangat ditentukan oleh tingkat kemampuan dunia usaha. Pasal 90 Ayat (1) Cukup jelas. Ayat (2) Penangguhan pelaksanaan upah minimum bagi perusahaan yang tidak mampu dimaksudkan untuk membebaskan perusahaan yang bersangkutan melaksanakan upah minimum yang berlaku dalam kurun waktu tertentu. Apabila penangguhan tersebut berakhir maka perusahaan yang bersangkutan wajib melaksanakan upah minimum yang berlaku pada saat itu tetapi tidak wajib membayar pemenuhan ketentuan upah minimum yang berlaku pada waktu diberikan penangguhan. Ayat (3) Cukup jelas. Pasal 91 Cukup jelas.


www.kinerja.or.id

171


Pasal 92 Ayat (1) Penyusunan struktur dan skala upah dimaksudkan sebagai pedoman penetapan upah sehingga terdapat kepastian upah tiap pekerja/buruh serta untuk mengurangi kesenjangan antara upah terendah dan tertinggi di perusahaan yang bersangkutan. Ayat (2) Peninjauan upah dilakukan untuk penyesuaian harga kebutuhan hidup, prestasi kerja, perkembangan, dan kemampuan perusahaan. Ayat (3) Cukup jelas. Pasal 93 Ayat (1) Ketentuan ini merupakan asas yang pada dasarnya berlaku untuk semua pekerja/buruh, kecuali apabila pekerja/buruh yang bersangkutan tidak dapat melakukan pekerjaan bukan karena kesalahannya. Ayat (2) Huruf a Yang dimaksud pekerja/buruh sakit ialah sakit menurut keterangan dokter. Huruf b Cukup jelas. Huruf c Cukup jelas. Huruf d Yang dimaksud dengan menjalankan kewajiban terhadap negara adalah melaksanakan kewajiban negara yang telah diatur dengan peraturan perundang-undangan. Pembayaran upah kepada pekerja/buruh yang menjalankan kewajiban terhadap negara dilaksanakan apabila: a. negara tidak melakukan pembayaran; atau b. negara membayar kurang dari upah yang biasa diterima pekerja/buruh, dalam hal ini maka pengusaha wajib membayar kekurangannya. Huruf e Yang dimaksud dengan menjalankan kewajiban ibadah menurut agamanya adalah melaksanakan kewajiban ibadah menurut agamanya yang telah diatur dengan peraturan perundang-undangan. Huruf f Cukup jelas. Huruf g Cukup jelas. Huruf h Cukup jelas. Huruf i Cukup jelas. Ayat (3) Cukup jelas. Ayat (4) Cukup jelas.

172


www.kinerja.or.id

Ayat (5) Cukup jelas. Pasal 94 Yang dimaksud dengan tunjangan tetap dalam pasal ini adalah pembayaran kepada pekerja/buruh yang dilakukan secara teratur dan tidak dikaitkan dengan kehadiran pekerja/buruh atau pencapaian prestasi kerja tertentu. Pasal 95 Ayat (1) Cukup jelas. Ayat (2) Cukup jelas. Ayat (3) Cukup jelas. Ayat (4) Yang dimaksud didahulukan pembayarannya adalah upah pekerja/buruh harus dibayar lebih dahulu dari pada utang lainnya. Pasal 96 Cukup jelas. Pasal 97 Cukup jelas. Pasal 98 Cukup jelas. Pasal 99 Cukup jelas. Pasal 100 Ayat (1) Yang dimaksud dengan fasilitas kesejahteraan antara lain pelayanan keluarga berencana, tempat penitipan anak, perumahan pekerja/buruh, fasilitas beribadah, fasilitas olah raga, fasilitas kantin, fasilitas kesehatan, dan fasilitas rekreasi. Ayat (2) Cukup jelas. Ayat (3) Cukup jelas Pasal 101 Ayat (1) Yang dimaksud dengan usaha-usaha produktif di perusahaan adalah kegiatan yang bersifat ekonomis yang menghasilkan pendapatan di luar upah Ayat (2) Cukup jelas. Ayat (3) Cukup jelas.


www.kinerja.or.id

173


Ayat (4) Cukup jelas. Pasal 102 Cukup jelas. Pasal 103 Cukup jelas. Pasal 104 Ayat (1) Kebebasan untuk membentuk, masuk atau tidak masuk menjadi anggota serikat pekerja/serikat buruh merupakan salah satu hak dasar pekerja/buruh. Ayat (2) Cukup jelas. Ayat (3) Cukup jelas. Pasal 105 Cukup jelas. Pasal 106 Ayat (1) Pada perusahaan dengan jumlah pekerja/buruh kurang dari 50 (lima puluh) orang, komunikasi dan konsultasi masih dapat dilakukan secara individual dengan baik dan efektif. Pada perusahaan dengan jumlah pekerja/buruh 50 (limapuluh) orang atau lebih, komunikasi dan konsultasi perlu dilakukan melalui sistem perwakilan. Ayat (2) Cukup jelas. Ayat (3) Cukup jelas. Ayat (4) Cukup jelas. Pasal 107 Cukup jelas. Pasal 108 Cukup jelas. Pasal 109 Cukup jelas. Pasal 110 Cukup jelas. Pasal 111 Ayat (1) Huruf a Cukup jelas. Huruf b

174

Cukup jelas.


www.kinerja.or.id

Huruf c Yang dimaksud dengan syarat kerja adalah hak dan kewajiban pengusaha dan pekerja/buruh yang belum diatur dalam peraturan perundang-undangan. Huruf d Cukup jelas. Huruf e Cukup jelas.

Ayat (2) Yang dimaksud dengan tidak boleh bertentangan dengan ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku adalah peraturan perusahaan tidak boleh lebih rendah kualitas atau kuantitasnya dari peraturan perundang-undangan yang berlaku, dan apabila ternyata bertentangan, maka yang berlaku adalah ketentuan peraturan perundang-undangan. Ayat (3) Cukup jelas. Ayat (4) Cukup jelas. Ayat (5) Cukup jelas. Pasal 112 Cukup jelas. Pasal 113 Cukup jelas. Pasal 114 Pemberitahuan dilakukan dengan cara membagikan salinan peraturan perusahaan kepada setiap pekerja/ buruh, menempelkan di tempat yang mudah dibaca oleh para pekerja/buruh, atau memberikan penjelasan langsung kepada pekerja/buruh. Pasal 115 Cukup jelas. Pasal 116 Ayat (1) Cukup jelas. Ayat (2) Pembuatan perjanjian kerja bersama harus dilandasi dengan itikad baik, yang berarti harus ada kejujuran dan keterbukaan para pihak serta kesukarelaan/kesadaran yang artinya tanpa ada tekanan dari satu pihak terhadap pihak lain. Ayat (3) Dalam hal perjanjian kerja bersama dibuat dalam bahasa Indonesia dan diterjemahkan dalam bahasa lain, apabila terjadi perbedaan penafsiran, maka yang berlaku perjanjian kerja bersama yang menggunakan bahasa Indonesia. Ayat (4) Cukup jelas.


www.kinerja.or.id

175


Pasal 117 Penyelesaian melalui prosedur penyelesaian perselisihan hubungan industrial dapat dilakukan melalui lembaga penyelesaian perselisihan hubungan industrial. Pasal 118 Cukup jelas. Pasal 119 Cukup jelas. Pasal 120 Cukup jelas. Pasal 121 Cukup jelas. Pasal 122 Cukup jelas. Pasal 123 Cukup jelas. Pasal 124 Ayat (1) Cukup jelas. Ayat (2) Yang dimaksud tidak boleh bertentangan dengan peraturan perundangundangan yang berlaku adalah kualitas dan kuantitas isi perjanjian kerja bersama tidak boleh lebih rendah dari peraturan perundanganundangan. Ayat (3) Cukup jelas. Pasal 125 Cukup jelas. Pasal 126 Cukup jelas. Pasal 127 Cukup jelas. Pasal 128 Cukup jelas. Pasal 129 Cukup jelas. Pasal 130 Cukup jelas. Pasal 131 Cukup jelas. Pasal 132 Cukup jelas.

176


www.kinerja.or.id

Pasal 133 Cukup jelas. Pasal 134 Cukup jelas. Pasal 135 Cukup jelas. Pasal 136 Cukup jelas. Pasal 137 Yang dimaksud dengan gagalnya perundingan dalam pasal ini adalah tidak tercapainya kesepakatan penyelesaian perselisihan hubungan industrial yang dapat disebabkan karena pengusaha tidak mau melakukan perundingan atau perundingan mengalami jalan buntu. Yang dimaksud dengan tertib dan damai adalah tidak menggangu keamanan dan ketertiban umum, dan/ atau mengancam keselamatan jiwa dan harta benda milik perusahaan atau pengusaha atau orang lain atau milik masyarakat. Pasal 138 Cukup jelas. Pasal 139 Yang dimaksud dengan perusahaan yang melayani kepentingan umum dan/atau perusahaan yang jenis

kegiatannya membahayakan keselamatan jiwa manusia adalah rumah sakit, dinas pemadam kebakaran, penjaga pintu perlintasan kereta api, pengontrol pintu air, pengontrol arus lalu lintas udara, dan pengontrol arus lalu lintas laut. Yang dimaksud dengan pemogokan yang diatur sedemikian rupa yaitu pemogokan yang dilakukan oleh para

pekerja/buruh yang tidak sedang menjalankan tugas. Pasal 140 Ayat (1) Cukup jelas. Ayat (2) Huruf a. Cukup jelas. Huruf b. Tempat mogok kerja adalah tempat-tempat yang ditentukan oleh penanggung jawab pemogokan yang tidak menghalangi pekerja/buruh lain untuk bekerja. Huruf c. Cukup jelas. Huruf d. Cukup jelas. Ayat (3) Cukup jelas. Ayat (4) Cukup jelas.


www.kinerja.or.id

177


Pasal 141

Cukup jelas.

Pasal 142

Cukup jelas.

Pasal 143

Ayat (1)

Yang dimaksud dengan menghalang-halangi dalam ayat ini antara lain dengan cara : a. menjatuhkan hukuman; b. mengintimidasi dalam bentuk apapun; atau c. melakukan mutasi yang merugikan.

Ayat (2)


Cukup jelas.

Pasal 145

Yang dimaksud dengan sungguh-sungguh melanggar hak normatif adalah pengusaha secara nyata tidak bersedia memenuhi kewajibannya sebagaimana dimaksud dan/atau ditetapkan dalam perjanjian kerja, peraturan perusahaan, perjanjian kerja bersama, atau peraturan perundang-undangan ketenagakerjaan, meskipun sudah ditetapkan dan diperintahkan oleh pejabat yang bertanggung jawab di bidang ketenagakerjaan.

Pembayaran upah pekerja/buruh yang mogok dalam pasal ini tidak menghilangkan ketentuan pengenaan sanksi terhadap pengusaha yang melakukan pelanggaran ketentuan normatif.

Pasal 146

Ayat (1)

Cukup jelas.

Ayat (2)

Cukup jelas.

Ayat (3)

Dalam hal penutupan perusahaan (lock out) dilakukan secara tidak sah atau sebagai tindakan balasan terhadap mogok yang sah atas tuntutan normatif, maka pengusaha wajib membayar upah pekerja/ buruh.

Pasal 147

Cukup jelas.

Pasal 148

Cukup jelas.

Pasal 149

Cukup jelas

Pasal 150

178

Cukup jelas


www.kinerja.or.id

Pasal 151 Ayat (1) Yang dimaksud dengan segala upaya dalam ayat ini adalah kegiatan-kegiatan yang positif yang pada akhirnya dapat menghindari terjadinya pemutusan hubungan kerja antara lain pengaturan waktu kerja, penghematan, pembenahan metode kerja, dan memberikan pembinaan kepada pekerja/buruh. Ayat (2) Cukup jelas. Ayat (3) Cukup jelas. Pasal 152 Cukup jelas. Pasal 153 Cukup jelas. Pasal 154 Cukup jelas. Pasal 155 Cukup jelas. Pasal 156 Cukup jelas. Pasal 157 Cukup jelas. Pasal 158 Cukup jelas. Pasal 159 Cukup jelas. Pasal 160 Ayat (1) Keluarga pekerja/buruh yang menjadi tanggungan adalah istri/suami, anak atau orang yang syah menjadi tanggungan pekerja/buruh berdasarkan perjanjian kerja, peraturan perusahaan atau perjanjian kerja bersama. Ayat (2) Cukup jelas. Ayat (3) Cukup jelas. Ayat (4) Cukup jelas. Ayat (5) Cukup jelas. Ayat (6) Cukup jelas.


www.kinerja.or.id

179


Ayat (7)


Ayat (1)

Cukup jelas.

Ayat (2)

Masing-masing surat peringatan dapat diterbitkan secara berurutan atau tidak, sesuai dengan ketentuan yang diatur dalam perjanjian kerja atau peraturan perusahaan atau perjanjian kerja bersama.

Dalam hal surat peringatan diterbitkan secara berurutan maka surat peringatan pertama berlaku untuk jangka 6 (enam) bulan. Apabila pekerja/buruh melakukan kembali pelanggaran ketentuan dalam perjanjian kerja atau peraturan perusahaan atau perjanjian kerja bersama masih dalam tenggang waktu 6 (enam) bulan maka pengusaha dapat menerbitkan surat peringatan kedua, yang juga mempunyai jangka waktu berlaku selama 6 (enam) bulan sejak diterbitkannya peringatan kedua.

Apabila pekerja/buruh masih melakukan pelanggaran ketentuan dalam perjanjian kerja atau peraturan perusahaan atau perjanjian kerja bersama, pengusaha dapat menerbitkan peringatan ketiga (terakhir) yang berlaku selama 6 (enam) bulan sejak diterbitkannya peringatan ketiga. Apabila dalam kurun waktu peringatan ketiga pekerja/buruh kembali melakukan pelanggaran perjanjian kerja atau peraturan perusahaan atau perjanjian kerja bersama, maka pengusaha dapat melakukan pemutusan hubungan kerja.

Dalam hal jangka waktu 6 (enam) bulan sejak diterbitkannya surat peringatan pertama sudah terlampaui, maka apabila pekerja/buruh yang bersangkutan melakukan kembali pelanggaran perjanjian kerja atau peraturan perusahaan atau perjanjian kerja bersama, maka surat peringatan yang diterbitkan oleh pengusaha adalah kembali sebagai peringatan pertama, demikian pula berlaku juga bagi peringatan kedua dan ketiga.

Perjanjian kerja atau peraturan perusahaan atau perjanjian kerja bersama dapat memuat pelanggaran tertentu yang dapat diberi peringatan pertama dan terakhir. Apabila pekerja/buruh melakukan pelanggaran perjanjian kerja atau peraturan perusahaan atau perjanjian kerja bersama dalam tenggang waktu masa berlakunya peringatan pertama dan terakhir dimaksud, pengusaha dapat melakukan pemutusan hubungan kerja.

Tenggang waktu 6 (enam) bulan dimaksudkan sebagai upaya mendidik pekerja/buruh agar dapat memperbaiki kesalahannya dan di sisi lain waktu 6 (enam) bulan ini merupakan waktu yang cukup bagi pengusaha untuk melakukan penilaian terhadap kinerja pekerja/buruh yang bersangkutan.

Ayat (3)


Cukup jelas.

Pasal 163

180

Cukup jelas.


www.kinerja.or.id

Pasal 164

Cukup jelas.

Pasal 165

Cukup jelas.

Pasal 166

Cukup jelas.

Pasal 167

Ayat (1)

Cukup jelas.

Ayat (2)

Cukup jelas.

Ayat (3)

Contoh dari ayat ini adalah : - Misalnya uang pesangon yang seharusnya diterima pekerja/buruh adalah Rp10.000.000,00 (sepuluh juta rupiah) dan besarnya jaminan pensiun menurut program pensiun adalah Rp6.000.000,00 (enam juta rupiah) serta dalam pengaturan program pensiun tersebut telah ditetapkan premi yang ditanggung oleh pengusaha 60% (enam puluh perseratus) dan oleh pekerja/buruh 40% (empat puluh perseratus), maka : - Perhitungan hasil dari premi yang sudah dibayar oleh pengusaha adalah:

sebesar 60% x

Rp6.000.000,00 = Rp3.600.000,00 - Besarnya santunan yang preminya dibayar oleh pekerja/buruh adalah sebesar 40% X Rp 6000.000,00 = Rp 2.400.000,00 - Jadi kekurangan yang masih harus dibayar oleh Pengusaha sebesar Rp10.000.000,00 dikurangi Rp3.600.000,00 = Rp.6.400.000,00 - Sehingga uang yang diterima oleh pekerja/buruh pada saat PHK karena pensiun tersebut adalah: • Rp3.600.000,00 (santunan dari penyelenggara program pensiun yang preminya 60% dibayar

oleh pengusaha)

• Rp6.400.000.00 (berasal dari kekurangan pesangon yang harus dibayar oleh pengusaha); • Rp2.400.000.00 (santunan dari penyelenggara program pensiun yang preminya 40% dibayar

oleh pekerja/buruh);

_____________________________________________________ +

Jumlah = Rp12.400.000,00 (dua belas juta empat ratus ribu rupiah);

Ayat (4)

Cukup jelas.

Ayat (5)

Cukup jelas.

Ayat (6)

Cukup jelas.


www.kinerja.or.id

181


Pasal 168

Ayat (1)

Yang dimaksud dengan dipanggil secara patut dalam ayat ini adalah pekerja/buruh telah dipanggil secara tertulis yang ditujukan pada alamat pekerja/buruh sebagaimana tercatat di perusahaan berdasarkan laporan pekerja/buruh. Tenggang waktu antara pemanggilan pertama dan kedua paling sedikit 3 (tiga) hari kerja.

Ayat (2)

Cukup jelas.

Ayat (3)


Cukup jelas.

Pasal 170

Cukup jelas.

Pasal 171

Tenggang waktu 1 tahun dianggap merupakan waktu yang cukup layak untuk mengajukan gugatan.

Pasal 172

Cukup jelas.

Pasal 173

Ayat (1)

Yang dimaksud dengan pembinaan dalam ayat ini adalah kegiatan yang dilakukan secara berdaya guna dan berhasil guna untuk memperoleh hasil yang lebih baik untuk meningkatkan dan mengembangkan semua kegiatan yang berhubungan dengan ketenagakerjaan.

Ayat (2)

Cukup jelas.

Ayat (3)

Yang melakukan koordinasi dalam ayat ini adalah instansi yang bertanggung jawab di bidang ketenagakerjaan.

Pasal 174

Cukup jelas.

Pasal 175

Cukup jelas.

Pasal 176

Yang dimaksudkan dengan independen dalam pasal ini adalah pegawai pengawas dalam mengambil keputusan tidak terpengaruh oleh pihak lain.

Pasal 177

Cukup jelas.

Pasal 178

182

Cukup jelas.


www.kinerja.or.id

Pasal 179 Cukup jelas. Pasal 180 Cukup jelas. Pasal 181 Cukup jelas. Pasal 182 Cukup jelas. Pasal 183 Cukup jelas. Pasal 184 Cukup jelas. Pasal 185 Cukup jelas. Pasal 186 Cukup jelas. Pasal 187 Cukup jelas. Pasal 188 Cukup jelas. Pasal 189 Cukup jelas. Pasal 190 Cukup jelas. Pasal 191 Yang dimaksud peraturan pelaksanaan yang mengatur ketenagakerjaan dalam undang-undang ini adalah peraturan pelaksanaan dari berbagai undang-undang di bidang ketenagakerjaan baik yang sudah dicabut maupun yang masih berlaku. Dalam hal peraturan pelaksanaan belum dicabut atau diganti berdasarkan undang-undang ini, agar tidak terjadi kekosongan hukum, maka dalam Pasal ini tetap diberlakukan sepanjang tidak bertentangan dengan undang-undang ini. Demikian pula, apabila terjadi suatu peristiwa atau kasus ketenagakerjaan sebelum undang-undang ini berlaku dan masih dalam proses penyelesaian pada lembaga penyelesaian perselisihan hubungan industrial, maka sesuai dengan azas legalitas, terhadap peristiwa atau kasus ketenagakerjaan tersebut diselesaikan berdasarkan peraturan pelaksanaan yang ada sebelum ditetapkannya undang-undang ini. Pasal 192 Cukup jelas. Pasal 193 Cukup jelas. TAMBAHAN LEMBARAN NEGARA REPUBLIK INDONESIA NOMOR 4279


www.kinerja.or.id

183

Lampiran Bab 2 - Manajemen Hibah

Lampiran 2.1 – Template Permohonan Hibah

Formulir Permohonan Dana Hibah (Grant Application Form) Petunjuk: 1. Semua pemohon diminta untuk melengkapi dan menyerahkan formulir aplikasi ini. 2. Semua lampiran (A sampai E) yang dirujuk dalam aplikasi ini bagian dari aplikasi yang harus dilengkapi dan dilampirkan pada formulir pendaftaran. Oleh karena itu, aplikasi lengkap harus terdiri dari formulir ini dan semua lampiran (A sampai E). 3. Dengan menandatangani dan mengirimkan aplikasi ini, pemohon membuktikan Sertifikasi Anti-Terorisme di item no 13. 4. Pemohon harus melengkapi Bagian I (item 1-14) dan menyerahkan semua lampiran yang diperlukan: 1. Tanggal: 2. Nama Oganisasi: 3. Alamat Organisasi: 4. Nama dan jabatan yang berwenang untuk mewakili pemohon dan alternatifnya: (a) Pejabat Berwenang: (b) Alternatif: 5. Periode Implementasi Proyek Yang Diajukan: 6. Anggaran yang Diajukan: Tanda tangan/Nama/Jabatan

7. Deskripsi Program (Disyaratkan). Pemohon harus menjelaskan secara rinci program kegiatan yang diajukan untuk mendapatkan dukungan dana hibah. Deskripsi Program harus berorientasi pada hasil. Hasil adalah yang signifikan, terarah, dan perubahan yang terukur dari kondisi penerima manfaat, atau perubahan di negara tuan rumah, institusi-institusi, atau badan lain yang akan mempengaruhi penerima manfaat secara langsung maupun tidak langsung. Hasil yang didasari oleh hubungan yang wajar ; seperti, hasil yang tercapai karena saling berhubungan, hasil-hasil yang saling berhubungan terhadap apa yang telah dicapai. Deskripsi program yangbaikseharusnya mencakup hal-hal berikut ini; (a) Pemahaman Pemohon dari "tantangan pembangunan," peluang, atau masalah. Pemohon dianjurkan membahas kondisi politik, sosial, ekonomi, dan lingkungan yang memerlukanperubahan. Bagaimana pemohon mengetahui apa yang harus perbaharui? Bagaimana penilaian-penilaian, evaluasi-evaluasi, analisa kebutuhan dan metodologi lain yang digunakan untuk memahami apa yang membutuhkan perubahan?

184


www.kinerja.or.id

(b) Aplikasi-aplikasi harus secara jelas mengidentifikasi para penerima manfaat, jumlah mereka, lokasi, dan mengantisipasi manfaat-manfaat yang akanditerima oleh mereka. Apa hasil yang diharapkan (seperti, perubahan-perubahan kondisi)? (c) Hubungan dari tantangan, kesempatan, atau masalah terhadap tujuan utama proyek secara keseluruhan. Bagaimana hasil yang dicapai berkontribusi pada pencapaian tujuan strategis? Apa faktor-faktor eksternal dan asumsi-asumsi kritis lainnya yang mungkin memfasilitasi atau menghambat pencapaian hasil? Pemohon diwajibkan untuk menyampaikan Program Description sebagai Lampiran A untuk aplikasi ini. 8. Rencana Pelaksanaan (disyaratkan). Sebuah rencana implementasi yang baik harus menunjukkan bagaimana hasil yang diharapkan akan tercapai. Kegiatan apa, proses, atau strategi sangat penting untuk mencapai hasil? Mengapa pekerjaan yang direncanakan mengarah pada hasil yang diharapkan? Bagaimana jadwal kerja yang dibuat mengantisipasi pencapaian hasil? Pemohon diwajibkan untuk menyerahkan Implementation Plan sebagaimana Lampiran B ke aplikasi ini. 9. Rencana Monitoring dan Evaluasi (disyaratkan). Rencana Monitoring dan evaluasi yang baik harus berisi seperangkat indikator yang akan memungkinkan pengukuran kemajuan terus menerus terhadap hasil yang ditargetkan. Untuk hasil masing-masing, apa indikator hasil? Apakah data dasar? Apa hasil yang ditargetkanl? bagaimana jadwal kerja untuk mencapai hasil? Untuk setiap indikator hasil, apa definisi dan apa unit pengukuran? Bagaimana dengan rencana-rencana untuk pelaporan dan menggunakannya untuk menginformasikan hasil? Pemohon diwajibkan untuk menyerahkan Monitoring and Evaluation Plan sebagai Lampiran C untuk aplikasi ini. 10. Anggaran dan Anggaran Naratif (disyaratkan). Setiap aplikasi harus berisi item anggaran secara rinci disertai dengan narasi anggaran yang menjelaskan semua biaya. Jumlah anggaran Lump sum akan dianggap tidak responsif dan akan ditolak. Anggaran yang diterima akan memiliki semua biaya yang terperinci oleh biaya-biaya per unit dan harus dengan jelas menunjukkan jumlah satuan yang digunakan untuk setiap item. Setiap item harus mengidentifikasi jenis biaya (misalnya, unit tenaga kerja, unit bahan baku dan / atau peralatan, perjalanan, transportasi, komunikasi, dll. Narasi ini akan menjelaskan bagaimana Pemohon sampai pada setiap unit biaya dan jumlah unit untuk masing-masing item anggaran. Pemohon diwajibkan untuk mengirimkan Budget and Budget Narrative sebagai Lampiran D untuk aplikasi ini. 11. Kuisioner Sistem Manajemen (disyaratkan). Semua pemohon diminta untuk melengkapi kuesioner yang menjadi bagiandari aplikasi ini. US Agency for International Development (USAID) Peraturan tersebut mewajibkan RTI International (RTI) untuk memperoleh informasi dari semua pemohon untuk menentukan kemampuan pemohondalam memenuhi standar – standar yang ditentukan untuk, (a) manajemen keuangan (b) manajemen properti, (c) pengadaan, dan (d) pelaporan dan pencatatan. Harap menjawab semua pertanyaan secara maksimal sesuai kemampuan Pemohon, jangan tinggalkan daftar kosong. Kegagalan untuk menyediakan informasi yang diperlukan dapat menyebabkan aplikasi anda ditolak.


www.kinerja.or.id

185


Pemohon diwajibkan untuk menyerahkan Management Systems Questionnaire sebagai Lampiran E untuk aplikasi ini. 12. Referensi Kinerja Sebelumnya (disyaratkan). Semua Pemohon menjadi subjek dari proses pengecekan referensi terhadap kinerja masa lalu.Pemohon harus memberikan nama, alamat, dan informasi kontak lainnya sekurang-kurangnya tiga referensi terhadap kinerja masa lalu seperti dimaksud pada tabel berikut ini. Nama

Alamat

E-mail

No. Telpon

(1) (2) (3) 13. Sertifikasi Anti-Terorisme (disyaratkan). Ini adalah syarat yang diwajibkan oleh USAID dan persyaratan dari Perjanjian Hibah ini bahwa Pemohon harus menyatakan bahwa Pemohon tidak mendukung kegiatan terorisme. Pemohonyang tidak menyerahkan sertifikasi yang ditandatangani ini tidak akan memenuhi syarat untuk menerima Perjanjian Hibah. Dengan menandatangani dan mengirimkan aplikasi ini, Pemohon bersedia menyatakan bahwasanya: 1. Pemohon, sesuai pengetahuan terbaiknya saat ini, tidak pernah memberikan, dalam sepuluh tahun sebelumnya, dan akan mengambil semua langkah yang wajar untuk memastikan bahwa hal ini tidak terjadi dan tidak akan secara sadar memberikan, dukungan material atau sumber daya untuk setiap individu atau entitas yang melakukan, mencoba untuk melakukan, advokasi-advokasi, memfasilitasi, atau berpartisipasi dalam tindakan terorisme, atau telah berkomitmen, berusaha untuk melakukan, memfasilitasi, atau berpartisipasi dalam aksi-aksi teroris, sebagaimana istilah yang didefinisikan dalam paragraph 3. 2. Langkah-langkah berikut dapat memungkinkan Pemohon untuk memenuhi kewajibannya berdasarkan paragraph 1: a. Sebelum memberikan setiap dukungan materiil atau sumber daya kepada orang pribadi atau badan, Pemohon akan memverifikasi bahwa orang atau badan tidak (i) muncul di daftar induk Specially Designated Nationals and Blocked Persons,dimana daftar induk ini dikelola oleh Bendahara Pemerintah Amerika Serikat di Kantor Pengawasan Aset Luar Negeri (OFAC) dan tersedia secara online di situs Web OFAC's: http://www.treas.gov/offices/eotffc/ofac/sdn/t11sdn.pdf, atau (ii) tidak termasuk dalam informasi tambahan tentang individu-individu yang dilarang atau badan yang mungkin disediakan oleh USAID melalui RTI. b. Sebelum memberikan setiap bahan pendukung atau sumber daya untuk orang pribadi atau badan, pemohon juga akan memverifikasi bahwa orang atau badan belum ditunjuk oleh panitia (DK PBB) Keamanan Perserikatan Bangsa-sanksi yang didirikan berdasarkan Resolusi DK PBB 1267 (1999) (dalam "Komite 1267 ") [individu dan entitas terkait dengan Taliban, Usamah bin Laden, atau Al Qaeda Organisasi]. Untuk menentukan apakah telah terjadi penunjukan dipublikasikan orang pribadi atau badan oleh Komite

186


www.kinerja.or.id

1267, Penerima harus mengacu pada daftar secara online konsolidasi yang tersedia di situs web Komite: http://www.un.org/Docs/sc/committees/1267/1267ListEng.htm.

c. Sebelum memberikan setiap bahan pendukung atau sumber daya untuk orang pribadi atau badan, pemohon akan mempertimbangkan semua informasi tentang bahwa individu atau entitas yang sadar dan semua informasi publik yang cukup tersedia untuk itu atau yang harus sadar. d. Pemohon juga akan melaksanakan pemantauan dan prosedur pengawasan yang wajar untuk melindungi bantuan ini terhadap pengalihan untuk mendukung kegiatan teroris. 3. Tujuan untuk Sertifikasi ini a. "Dukungan material dan sumber daya" berarti mata uang atau alat moneter atau surat berharga keuangan, jasa keuangan, penginapan, pelatihan, saran para ahli atau bantuan, rumah perlindungan, dokumentasi palsu atau pengidentifikasian, peralatan komunikasi, fasilitas, senjata, zat mematikan, bahan peledak, personel, transportasi, dan aset fisik lainnya, kecuali obat-obatan atau peralatan keagamaan. " b. "Tindakan teroris" berarti: (i) tindakan yang dilarang sesuai dengan salah satu dari 12 Bangsa-Bangsa Konvensi dan Protokol yang terkait dengan terorisme (lihat konvensi PBB terorisme situs internet: http://untreaty.un.org/ English/Terrorism.asp); (ii) suatu tindakan terencana, kekerasan bermotivasi politik yang dilakukan terhadap target yang tidak berpartisipasi dalam medan perang oleh kelompok-kelompok subnasional atau agen klandestin; atau (iii) setiap tindakan lain yang dimaksudkan untuk menyebabkan kematian atau luka fisik serius terhadap orang sipil, atau kepada orang lain yang tidak mengambil bagian aktif dalam permusuhan dalam situasi konflik bersenjata, bilamana tujuan dari tindakan tersebut, menurut sifat atau konteksnya, adalah untuk mengintimidasi penduduk, atau untuk memaksa pemerintah atau organisasi internasional untuk melakukan atau tidak melakukan suatu tindakan. c. "Badan" adalah kemitraan, asosiasi, korporasi, atau organisasi lain, kelompok atau sub kelompok. d. Referensi dalam Sertifikasi untuk penyediaan dukungan material dan sumber daya tidak akan dianggap meliputi pemberian dana USAID atau USAIDmembiayai komoditas penerima manfaat dari bantuan USAID, seperti penerima makanan, perawatan medis, kredit usaha mikro, tempat tinggal, dll, kecuali Penerima memiliki alasan untuk percaya bahwa satu atau lebih dari penerima manfaatmencoba melakukan komitmen, melakukan advokasi, memfasilitasi, atau berpartisipasi dalam tindakan teroris, atau telah berkomitmen, berusaha untuk melakukan, memfasilitasi, atau berpartisipasi dalam tindakan teroris. e. Kewajiban pemohon dalam ayat 1 tidak berlaku untuk pengadaan barang dan atau jasa oleh pemohon yang diperoleh dalam kegiatan bisnis melalui kontrak atau pembelian, misalnya, utilitas, sewa, peralatan kantor, bensin, dll, kecuali pemohon memiliki alasan untuk percaya bahwa vendor atau pemasok barang dan jasa melakukan komitmen, melakukan advokasi, memfasilitasi, atau berpartisipasi dalam tindakan teroris, atau telah berkomitmen, berusaha untuk melakukan, memfasilitasi atau berpartisipasi dalam tindakan teroris. 14. Syarat dan Ketentuan Hibah:


www.kinerja.or.id

187


Jika hibah diberikan sebagai hasil dari aplikasi ini, pemohon selanjutnya sebagai penerima hibah setuju dengan syarat dan ketentuan sebagai berikut:

188

14.1

Mengirimkan semua laporan kemajuan program dan keuangan yang diperlukan oleh proyek dengan tenggang waktu yang ditentukan (jika ditentukan, lihat Bagian lampiran formulir ini). Jika tidak ditentukan, laporan kemajuan program dan keuangan bulanan harus diserahkan ke kantor Kinerja.

14.2

Dana hibah tidak boleh digunakan untuk tujuan lain selain yang ditetapkan dalam aplikasi ini. Anggaran yang disetujui adalah ekspresi keuangan program penerima hibah yang disetujui selama proses Perjanjian ini. Penerima hibah harus meminta persetujuan terlebih dahulu dari RTI Grant Officer untuk mengubah ruang lingkup atau tujuan dari hibah dan atau merevisi dana yang dialokasikan antara tujuan hibah dan atau untuk mentransfer dana di antara kategori-kategori biaya.

14.3

Jika diberikan dalam bentuk Dana Hibah Kewajiban Tetap (Fixed-Obligation Grant/FOG), pembayaran akan dilakukansetelah pengirimanbukti/laporan bahwa hasil yang disyaratkan telah tercapai. Bukti yang dapat diterima mungkin termasuk, namun tidak terbatas pada, rencana kerja, laporan teknis, laporan keuangan, notulen rapat / konferensi, penyelesaian fase proyek infrastruktur, dll. Jadwal pembayaran FOG akan diterima selama negosiasi dan ditampilkan pada Bagian III dari formulir ini.

14.4

Jika diberikan dalam bentukDana Hibah Penggantian Biaya yang Disederhanakan (Simplified Cost Reimbursement Grant/SIG), pengeluaran akan dilakukan berdasarkan klaim, termasuk kuitansi asli yang berlaku atas biaya-biaya aktual yang terjadi. Penerima akan mengajukan klaim atas daftar biaya- biaya yang dikeluarkan padaperiode tertentu yang didukung dengan kuitansi asli. Klaim untuk penggantian biaya-biaya yang diperbolehkan dapat diajukan kepada proyektidak melebihi dari bulanan. Semua biaya yang akan dibebankan untuk hibah hanya yang diidentifikasi dalam anggaran yang telah disetujui oleh proyek. Semua pembelian dibebankan kepadadana hibahmencakup pada harga yang wajar dan dari sumber yang bertanggung jawab dan didukung dengan bukti tertulis. Kegagalan dari pendokumentasian yang baik dari pengeluaran hibah yang akan diklaim untuk penggantian hibah ini akan mengakibatkan berakhirnya perjanjian hibah. Kecuali ditentukan dalam aplikasi hibah sebagaimana disetujui oleh proyek, tidak ada satu barang yang memiliki masa manfaat lebih dari satu tahun dan harga perolehan sebesar $ 5,000 atau lebih yang akan dibeli dengan dana hibah

14.5

Dalam bentuk Dana Hibah Penggantian Biaya yang Disederhanakan (Simplified Cost Reimbursement Grant/SIG), uang muka ke penerima hibah (grantee) dengan dana terbatas harus terbatas pada jumlah minimum yang diperlukan untuk memenuhi kebutuhan pencairan saat ini (secara umum 30 hari) dan akan dijadwalkan sehingga dana yang tersedia secara administrasi sesuai denganproyeksi kebutuhan yang layak untuk perkiraan pengeluaran sebenarnya pada biaya program. Setelah penerimaan uang muka awal, dan untuk setiap bulan yang akan datang (jangka waktu 30 hari), penerima hibah harus menyampaikan kepada proyek "Permintaan Uang Muka." Pada akhir bulan dari tanggal Uang Muka yang pertama, dan setiap 1 bulan, penerima hibah harus menyerahkan laporan "Likuidasi Uang Muka" untuk melikuidasi uang muka dari bulan sebelumnya.

14.6

Memelihara catatan lengkap dari semua biaya yang dibebankan kepada perjanjian hibah ini untuk jangka waktu 3 tahun setelah berakhirnya hibah dan membuat catatan tersebut tersedia untuk proyek atau perwakilannya untuk ditinjau setiap saat.


www.kinerja.or.id

14.7

Pada akhir periode hibah, menyatakan kepada proyek secara tertulis bahwa kegiatan tersebut telah selesai. Jika penerima hibah tidak dapat menyatakan, hal ini akan diharapkan untuk melakukan penggantian sesuai dan / atau pengembalian dana hibah terhadap dana hibah yang sudah diterima selama masa proyek sebagai biaya yang tidak diperbolehkan.

14.8

Penerima hibah harus melaporkan jika ada pajak asing yang dibayar dengan dana USAID untuk transaksi komoditas diatas $ 500. Penerima hibah tidak harus membayar atau harus berusaha untuk memulihkan semua pajak asing dibayar dengan dana USAID. Penerima hibah harus mencatatnyadi dalam laporan keuanganpajak asing yang dibayar dan atau yang digantikan.

14.9

Pada akhir periode hibah, penerima harus meminta petunjuk disposisi dari proyek RTI untuk semua item dari peralatan yang dibeli dengan dana hibah, jika ada.

14.10 RTI tidak bertanggung jawab atas segala tuntutan pihak ketiga atas kerugian yang timbul dari hibah ini. 14.11 RTI dapat menangguhkan atau mengakhiri pemberian hibah 30 hari setelah pemberitahuan tertulis. 14.12 Setiap perselisihan di bawah atau yang berkaitan dengan hibah ini harus diputuskan oleh RTI Grant Officer 14.13 Syarat dan ketentuan hanya dapat diubah secara tertulis oleh RTI Grant Officer 14.14 Pada Standar Provision for Non-US Nongovernmental Recipients, sebagaimana dikutip dalam Bagian III, dan sebagaimana diatur pada Bab 303 dari sistem petujuk USAID yang otomatis tergabung di sini dengan referensi. Teks lengkap dari standar ketentuan yang berlaku dapat ditemukan di link: http:// www.usaid.gov/pubs/ads/300/303mab.pdf. 14.15 Penerima hibah harus memenuhi persyaratan di 22 CFR 226,91 bahwa semua program, proyek, aktivitas, komunikasi publik, dan komoditas sebagian atau sepenuhnya didanai oleh USAID dibawah hibah ini dan sebagaimana didefinisikan di 22 CFR 226,2 harus ditandai sesuai dengan Identitas USAID setara ukuran dan keunggulan atau lebih besar dari penerima itu, donor lain atau identitas pihak ketiga lain atau logo. Untuk memenuhi peraturan ini, penerima harus mengikuti Rencana Penandaan sebagaimana ditentukan oleh RTI. Dalam Perjanjian terhadap syarat dan ketentuan di atas: Nama Organisasi Pemohon: Nama dan posisi dari pejabat atau alternatifnya berwenang untuk mewakili Pemohon (baik nama yang muncul dalam kotak no 4 dari Aplikasi ini: Tanda tangan:

Tanggal :


www.kinerja.or.id

189


Lampiran 2.1a – Uraian Program

ATTACHMENT A. PROGRAM DESCRIPTION

1. Judul Program: (Judul program yang diusulkan) 2. Latar Belakang Organisasi: (Jelaskan secara singkat latar belakang organisasi anda dan pengalaman terkait proposal yang diajukan). 3. Dasar Pemikiran: (Jelaskan secara singkat dari tantangan pembangunan, kesempatan, atau masalah apakah kondisi politik, sosial, ekonomi, dan lingkungan (s) membutuhkan (s) mengubah. Bagaimana pelamar mengetahui apa perubahan kebutuhandan apa penilaian, evaluasi, kebutuhan analisis dan metodologi lain yang digunakan untuk memahami apa yang membutuhkan perubahan?). 4. Tujuan: (Jelaskan sasaran yang diharapkan dari masing-masing program yang akan dilakukan Apa yang Anda harapkan untuk dicapai dari program ini dalam hal keberlanjutan sebagai tujuan program ini atau hasil yang dicapai segera setelah program berakhir (misalnya: The Standar Pelayanan Minimum (SPM) telah disosialisasikan dengan baik di Kabupaten Kampar). 5. Output: (Hasil yang akan dicapai mengidentifikasi penerima manfaat yang jelas, jumlah mereka, lokasi, dan manfaat yang diharapkan bahwa mereka akan menerima baik langsung maupun tidak langsung). 6. Strategi Pendekatan: (Jelaskan secara rinci kegiatan - kegiatan yang akan dilaksanakan secara teknis. Apakah faktor eksternal dan asumsi penting lainnya yang mungkin memfasilitasi atau menghambat pencapaian hasil).

190


www.kinerja.or.id


www.kinerja.or.id

191

Kegiatan1

Kegiatan 2

Kegiatan 3

Monitoring & Evaluasi

Rutin

Triwulan

Akhir

Pelaporan

B

C

Akhir

Tujuan 2

Kegiatan 3

Triwulan

Kegiatan 2

Kegiatan1

Bulanan

Tujuan 1

Pelaksanaan Proyek

Uraian

A

No

Bulan 2

Bulan 3

Bulan 4

Bulan 5

Bulan 6

Bulan 7

BULAN Bulan 8

Bulan 9

Bulan 10

Bulan 11

Bulan 12

1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4

Bulan 1

Attachment B. Rencana Pelaksanaan

Lampiran 2.1b – Rencana Pelaksanaan

192


www.kinerja.or.id

Hasil1

Hasil 2

Kegiatan 2

Hasil1

Hasil 2

Kegiatan 1

Tujuan 2

Kegiatan 2

Hasil 2

Hasil 2

Hasil1

Verifikasi (Sumber Data, Metode Pengumpulan)

Hasil1

Kegiatan 1

Indikator

Tujuan 1

Pelaksanaan Proyek

A

Tujuan/Kegiatan/Hasil

No.

Attachment C. Rencana Monitoring dan Evaluasi

1

2

3

Lampiran 2.1c - Rencana Pemantauan dan Evaluasi

4

5

6

7

Bulan

8

9

10

11

12



www.kinerja.or.id

193

Total Hibah

Kegiatan 3

Kegiatan 1

6

Biaya Langsung Lain/Biaya Program

Sewa Kantor

Kegiatan 2

Perlengkapan

5

Peralatan

4

Perjalanan & Transportasi

3

Paket Rapat

Tunjangan Tambahan (Fringe Benefits)

2

500,000

5,000,000

Personil

Mata Anggaran

1

No

Biaya satuan

25

1

kuantitas

paxs

orang

Satuan (orang, paket, pcs, dsb)

2

10

Durasi

days

bulan

Satuan (hari, bln, waktu, dsb)

3

1

Frekuensi

kali

kali

Satuan (hari, bln, kali, dsb)

100%

50%

70%

Tingkat Upaya

35,000,000

Penerima Hibah

Kinerja

15,000.000

Pemerintah Indonesia

Kontribusi Pendamping

Nama Organisasi: Perjanjian Hibah No: Nama Proyek: Jangka Waktu Proyek:

Lampiran 2.1d - Anggaran dan Uraian anggaran

TOTAL


Lampiran 2.1e – Kuesioner Sistem Manajemen

Management System Questionnaire (Kuesioner Sistem Manajemen) For Grants to Non-US Organizations (use with Simplified and/or Fixed Obligation Grants) Untuk Hibah Organisasi Non US (Digunakan untuk tipe Simplified and/or Fixed Obligation Grants) RTI International uses this questionnaire to verify applicanthas the capacity or potential capacity to adequately perform in accordance with the principles established by the US Government and other donors to ensure that its accounting, record keeping and overall financial management systems meet applicable standards and to determine if the applicant’s system of internal controls is reasonable in the applicable cost principles. RTI International menggunakan kuesioner ini untuk memverifikasi pemohon memiliki kapasitas atau kemampuan potensi untuk tampil di memadai sesuai dengan prinsip-prinsip yang dibentuk oleh Pemerintah Amerika Serikat dan donor lain untuk memastikan bahwa akuntansi, pencatatan dan secara keseluruhan sistem manajemen keuangan memenuhi standar yang berlaku dan untuk menentukan apakah pemohon sistem pengendalian internal adalah wajar dalam prinsip-prinsip biaya yang berlaku. Recipient Organization: ___________________________________________________________________________ (Organisasi Penerima) Address : ___________________________________________________________________________ (Alamat) ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ Telephone/Fax: ___________________________________________________________________________ (Telpon/ Fax) Individual completing this form: (Individu mengisi formulir ini) _______________________________ (Name and Title)/(Nama dan Jabatan) I. GENERAL 1.

194

Type of Organization: Non-Profit___ Educational___ Government Agency___ (Jenis Organisasi: Nirlaba___ Pendidikan___ Badan Pemerintah___) For-Profit___ Other_________________________ (Untuk Laba___ Lain-lain____________________)


www.kinerja.or.id

2. Is the Organization incorporated/registered/licensed as a legal entity? Yes___ No___ (Apakah Organisasi dimasukkan / terdaftar / memiliki izin sebagai badan hukum? ) a.

If YES: Place of Incorporation/Registration (State/Country): ___________________ (Jika YA: Tempat Pendirian / Pendaftaran (negara bagian / negara)) Incorporation/Registration Date: ____________________ (Pendirian / Tanggal Bergabung)

b. If NO: List parent company/organization name and address OR explain status: (Jika TIDAK: Daftar perusahaan induk / nama organisasi dan alamat ATAU mohon jelaskan status organisasi)


www.kinerja.or.id

195


Lampiran 2.2 Contoh Permohonan Hibah Kinerja

Grant Application Form (Formulir Pengajuan Dana Hibah) Petunjuk: 1. Semua pemohon diminta untuk melengkapi dan menyerahkan formulir aplikasi ini. 2. Semua lampiran (A-E) di formulir ini adalah bagian yang tidak terpisahkan dari formulir ini dan harus dilengkapi. 3. Dengan menandatangani dan menyerahkan aplikasi ini, pemohon telah menyetujui Sertifikasi anti terorisme sebagaimana tercantum dalam item nomor 13. 4. Pemohon harus melengkapi (nomor1-13) dan lampiran pendukungnya. 5. Jika grant disetujui dan diterima oleh pemohon, pemohon harus mematuhi syarat dan kondisi yang terdapat di nomor 14 dan tambahan lain yang mungkin ditambahkan. 1. Tanggal: 2. Nama Pemohon: 3. Alamat Pemohon:

20 Januari 2014 Yayasaan ABC Jl. XX No.50, Makassar 90233 Sulawesi Selatan, Indonesia Telepon/Fax :+62 41112345/+62411 12345 Email: yaysan [email protected], yayasan [email protected] Website: www.yayasan abc.org Blog: http://yayasan abc.blogspot.com (a) Pejabat Berwenang: Mr. ABC

4. Nama dan jabatan yang berwenang untuk mewakili pemohon dan (b) Alternatif: Mr. XYZ alternatifnya: 5. Periode Implementasi 1 Februari – 31 Juli 2014 Hibah yang Diajukan: 6. Anggaran yang Diajukan: KINERJA Rp 500.000,000,00 Kontribusi Pemohon Rp100.000,000 Pemerintah Indonesia Rp 50,000,000,00 Total Rp 650.000,000,00

7. Penjelasan Program(Wajib). Pemohon wajib menjelaskan kegiatan program yang diajukan untuk grant secara rinci. Penjelasan program harus berorientasi ke hasil. Hasil harus signifikan dan dapat diukur, memberikan manfaat perubahan bagi penerimanya, negara, institusi atau entitas yang akan memberikan manfaat bagi penerimanya baik secara langsung maupun tidak langsung. Hasil yang dicapai harus mempunyai hubungan sebab-akibat. Sebuah penjelasan program yang baik harus dapat menekankan hal- hal sebagai berikut: (a) Pemohon memahami tentang tantangan yang akan dihadapi dalam suatu perkembangan, kesempatan atau masalah. Pemohon harus menjelaskan kondisi yang membutuhkan perubahan, baik itu politik, sosial, ekonomi ataupun lingkungan. Bagaimana pemohon mengetahui apa yang harus diubah? Apa

196


www.kinerja.or.id

saja yang membutuhkan perubahan? (b) Pemohon harus mengidentifikasi secara jelas penerima grant, jumlah orang, lokasi dan manfaat yang diharapkan akan diterima mereka. Apa hasil yang diharapkan? (c) Hubungan antara tantangan, kesempatan atau masalah dari tujuan kunci keseluruhan proyek. Bagaimana hasil akan berkontribusi terhadap keberhasilan tujuan strategic? Apa faktor eksternal dan asumsi lainnya yang akan memfasilitasi atau menghambat pencapaian hasil? Pemohon diminta untuk menyerahkan Deskripsi Program sebagai Lampiran A dari aplikasi ini. 8. Rencana Implementasi (Wajib). Rencana implementasi yang baik harus menunjukkan bagaimana hasil yang diantisipasi dapat dicapai. Aktivitas, proses, atau strategi apakah yang penting untuk mencapai hasil? Bagaimana perencanaan kerja yang dihasilkan akan mengarahkan ke hasil yang diinginkan? Apa jadwal yang dipersiapkan untuk mencapai hasil? Pemohon diminta untuk menyerahkan Rencana Implementasi sebagai Lampiran B dari aplikasi ini. 9. Rencana Pengawasan dan Evaluasi (Wajib). Rencana pengawasan dan evaluasi yang baik harus meliputi serangkaian indikator yang memungkinkan pengukuran terus-menerus dari perkembangan hasil yang diinginkan. Untuk tiap-tiap hasil, apa indikator kinerjanya? Apa basis datanya? Apa target kinerjanya? Apa jadwal yang dipersiapkan untuk mencapai hasil? Untuk setiap indikator kinerja, apa definisi dan satuan pengukurannya? Apa rencana untuk pelaporan dan penggunaan informasi kinerja? Pemohon diminta untuk menyerahkan Rencana Pengawasan dan Evaluasi sebagai Lampiran C dari aplikasi ini. 10. Anggaran dan Narasi Anggaran (Wajib). Setiap aplikasi harus mencakup rincian dari masing-masing pos biaya beserta narasi penjelasannya. Anggaran gabungan tidak akan diterima. Anggaran yang diterima harus mempunyai rincian biaya satuan dan secara jelas menunjukkan jumlah yang digunakan untuk masing-masing pos biaya. Setiap pos biaya harus mengidentifikasikan jenis biaya yang dimaksud (transport, material atau apa). Narasi harus menjelaskan bagaimana grantee mendapatkan biaya per unit dan unit satuan untuk masing-masing pos biaya. Pemohon diminta untuk menyerahkan Anggaran dan Narasi Anggaran sebagai Lampiran D dari aplikasi ini. 11. Kuisioner Sistem Manajemen (Wajib). Semua pemohon wajib untuk mengisi kuisioner secara lengkap sebagai lampiran dari aplikasi ini. USAID mewajibkan RTI untuk mendapatkan informasi dari semua pemohon untuk menentukan kemampuan pemohon untuk mematuhi standar (a) manajemen keuangan (b) manajemen property/ asset (c) pengadaan barang/jasa dan (d) pelaporan dan pencatatan. Dimohon untuk menjawab semua pertanyaan sebaik mungkin, jangan dikosongkan. Ketidakmampuan untuk menyediakan informasi yang diperlukan dapat menyebabkan aplikasi anda ditolak. Pemohon diminta untuk menyerahkan Kuisioner Sistem Manajemen sebagai Lampiran E dari aplikasi ini.


www.kinerja.or.id

197


kontak informasi sebelumnya dari setidaknya tiga pemberi referensi yang pernah bekerjasama dengan grantee sebelumnya.

Nama

Alamat

E-mail

No. Telpon

(1) Mr. ABC

Jl. ABC, Jakarta

[email protected]

+62-21-123456

(2) Mr. XYZ

JI. XYZ, Jakarta

[email protected]

+62-21-456789

(3) Mr. DEF

Jl. DEF, Jakarta

[email protected]

+62-21-345678

(4) Mr. HIJ

Jl. HIJ, Surabaya

[email protected]

+62-31-678910

13. Sertifikasi Anti Teroris (Wajib). Sertifikasi ini adalah persyaratan mutlak dari USAID dan setiap Grant harus menjamin bahwa tidak ada dana yang digunakan untuk mendukung kegiatan teroris. Pemohon yang tidak dapat menandatangani sertifikasi ini tidak akan mendapatkan grant. Dengan menandatangani dan menyerahkan aplikasi ini, pemohon menjamin sertifikasi di bawah ini. 1. Pemohon, dengan sepengetahuannya, tidak pernah mendukung selama sepuluh tahun danakan memastikan bahwa pemohon tidak dan tidak akan pernah menyediakan dukungan kepada individu atau entitas yang berhubungan, memfasilitasi atau berpartisipasi dalam kegiatan teroris sebagaimana didefinisikan di paragraf 3. 2. Langkah-langkah berikut ini dapat digunakan oleh pemohon untuk memenuhi kewajibannya: a. Sebelum menyediakan bantuan kepada individu atau entitas, pemohon harus memverifikasi bahwa individu/ entitas tersebut tidak terdapat dalam Specially Designated Nationals and Blocked Persons, hal ini dapat dicek melalui http://www.treas.gov/offices/eotffc/ofac/sdn/t11sdn.pdf, atau dapat juga melalui daftar yang disediakan oleh RTI. b. Sebelum menyediakan bantuan kepada individu atau entitas, pemohon harus memverifikasi bahwa individu/ entitas tersebut tidak berhubungan dengan Taliban, Osama bin Laden dan Al Qaida, halini dapat dicek melaui http://www.un.org/Docs/sc/committees/1267/1267ListEng.htm. c. Sebelum menyediakan bantuan kepada individu atau entitas, pemohon harus memverifikasi bahwa individu/ entitas tersebut mengetahui tentang informasi tersebut. d. Pemohon juga harus menerapkan prosedur pengawasan untuk melindungi dari aktivitas teroris.

3. Tujuan untuk Sertifikasi ini:

198


www.kinerja.or.id

a. "Dukungan material dan sumberdaya" berarti mata uang atau alat moneter atau surat berharga keuangan, jasa keuangan, penginapan, pelatihan, saran para ahli atau bantuan, rumah perlindungan, dokumentasi palsu atau pengidentifikasian, peralatan komunikasi, fasilitas, senjata, zat mematikan, bahan peledak, personel, transportasi, dan aset fisik lainnya, kecuali obat-obatan atau peralatan keagamaan. b. "Tindakan teroris” artinya: (i) tindakan yang dilarang sesuai dengan salah satu dari 12 Bangsa-Bangsa Konvensi dan Protokol yang terkait dengan terorisme (lihat konvensi PBB terorisme situs internet: http://untreaty.un.org/English/ Terrorism.asp); (ii) suatu tindakan terencana, kekerasan bermotivasi politik yang dilakukan terhadap target yang tidak berpartisipasi dalam medan perang oleh kelompok-kelompok sub nasional atau agen klandestin; atau/ (iii) setiap tindakan lain yang dimaksudkan untuk menyebabkan kematian atau luka fisik serius terhadap orang sipil, atau kepada orang lain yang tidak mengambil bagian aktif dalam permusuhan dalam situasi konflik bersenjata, bilamana tujuan dari tindakan tersebut, menurut sifat atau konteksnya, adalah untuk mengintimidasi penduduk, atau untuk memaksa pemerintah atau organisasi internasional untuk melakukan atau tidak melakukan suatu tindakan. c. "Entitas"adalah kemitraan, asosiasi, korporasi, atau organisasi lain, kelompok atau sub kelompok. d. Referensi dalam Sertifikasi untuk penyediaan dukungan material dan sumberdaya tidak akan dianggap meliputi pemberian dana USAID atau USAID membiayai komoditas penerima manfaat dari bantuan USAID, seperti penerima makanan, perawatan medis, kredit usaha mikro, tempat tinggal, dll, kecuali Penerima memiliki alasan untuk percaya bahwa satu atau lebih dari penerima manfaat mencoba melakukan komitmen, melakukan advokasi, memfasilitasi, atau berpartisipasi dalam tindakan teroris, atau telah berkomitmen, berusaha untuk melakukan, memfasilitasi, atau berpartisipasi dalam tindakan teroris. e. Kewajiban pemohon dalam ayat 1 tidak berlaku untuk pengadaan barang dan atau jasa oleh pemohon yang diperoleh dalam kegiatan bisnis melalui kontrak atau pembelian, misalnya, utilitas, sewa, peralatan kantor, bensin, dll, kecuali pemohon memiliki alasan untuk percaya bahwa vendor atau pemasok barang dan jasa melakukan komitmen, melakukan advokasi, memfasilitasi, atau berpartisipasi dalam tindakan teroris, atau telah berkomitmen, berusaha untuk melakukan, memfasilitasi atau berpartisipasi dalam tindakan teroris. 14. Syarat dan Ketentuan Hibah: Jika hibah diberikan sebagai hasil dari aplikasi ini,pemohon selanjutnya sebagai penerima hibah setuju dengan syarat dan ketentuan sebagai berikut: 14.1 Mengirimkan semua laporan kemajuan program dan keuangan yang diperlukan oleh proyek dengan tenggang waktu yang ditentukan (jika ditentukan, lihat Bagian lampiran formulir ini). Jika tidak ditentukan, laporan kemajuan program dan keuangan bulanan harus diserahkan ke kantor KINERJA. 14.2 Dana hibah tidak boleh digunakan untuk tujuan lain selain yang ditetapkan dalam aplikasi ini. Anggaran yang disetujui adalah ekspresi keuangan program penerima hibah yang dahulu dari RTI Grant Officer


www.kinerja.or.id

199


untuk mengubah ruang lingkup atau tujuan dari hibah dan atau merevisi dana yang dialokasikan antara tujuan hibah dan atau untuk mentransfer dana di antara kategori-kategori biaya. 14.3 Jika diberikan dalam bentuk Dana Hibah Kewajiban Tetap (Fixed-Obligation Grant/FOG), pembayaran akan dilakukan setelah pengiriman bukti/laporan bahwa hasil yang disyaratkan telah tercapai. Bukti yang dapat diterima mungkin termasuk, namun tidak terbatas pada, rencana kerja, laporan teknis,laporan keuangan, notulen rapat/konferensi, penyelesaian fase proyek infrastruktur, dll. Jadwal pembayaran FOG akan diterima selama negosiasi dan ditampilkan pada Bagian III dari formulir ini 14.4 Jika diberikan dalam bentuk Dana Hibah Penggantian Biaya yang Disederhanakan (Simplified Cost Reimbursement Grant/SIG), pengeluaran akan dilakukan berdasarkan klaim, termasuk kuitansi asli yang berlaku atas biaya-biaya aktual yang terjadi. Penerima akan mengajukan klaim atas daftar biaya-biaya yang dikeluarkan pada periode tertentu yang didukung dengan kuitansi asli. Klaim untuk penggantian biayabiaya yang diperbolehkan dapat diajukan kepada proyek tidak melebihi dari bulanan. Semua biaya yang akan dibebankan untuk hibah hanya yang diidentifikasi dalam anggaran yang telah disetujui oleh proyek. Semua pembelian dibebankan kepada dana hibah mencakup pada harga yang wajar dan dari sumber yang bertanggungjawab dan didukung dengan bukti tertulis. Kegagalan dari pendokumentasian yang baik dari pengeluaran hibah yang akan diklaim untuk penggantian hibah ini akan mengakibatkan berakhirnya perjanjian hibah. Kecuali ditentukan dalam aplikasi hibah sebagaimana disetujui oleh proyek, tidak ada satu barang yang memiliki masa manfaat lebih dari satu tahun dan harga perolehan sebesar $ 5,000 atau lebih yang akan dibeli dengan dana hibah. 14.5 Dalam bentuk Dana Hibah Penggantian Biaya yang Disederhanakan (Simplified Cost Reimbursement Grant/ SIG), uang muka ke penerima hibah (grantee) dengan dana terbatas harus terbatas pada jumlah minimum yang diperlukan untuk memenuhi kebutuhan pencairan saat ini (secara umum 30 hari) dan akan dijadwalkan sehingga dana yang tersedia secara administrasi sesuai dengan proyeksi kebutuhan yang layak untuk perkiraan pengeluaran sebenarnya pada biaya program. Setelah penerimaan uang muka awal, dan untuk setiap bulan yang akan datang (jangka waktu 30 hari), penerima hibah harus menyampaikan kepada proyek "Permintaan Uang Muka." Pada akhir bulan dari tanggal Uang Muka yang pertama, dan setiap 1 bulan, penerima hibah harus menyerahkan laporan "Likuidasi Uang Muka" untuk melikuidasi uang muka dari bulan sebelumnya. 14.6 Memelihara catatan lengkap dari semua biaya yang dibebankan kepada perjanjian hibah ini untuk jangka waktu 3 tahun setelah berakhirnya hibah dan membuat catatan tersebut tersedia untuk proyek atau perwakilannya untuk ditinjau setiap saat. 14.7 Pada akhir periode hibah, menyatakan kepada proyek secara tertulis bahwa kegiatan tersebuttelah selesai. Jika penerima hibah tidak dapat menyatakan, hal ini akan diharapkan untuk melakukan penggantian sesuai dan/atau pengembalian dana hibah terhadap dana hibah yang sudah diterima selama masa proyek sebagai biaya yang tidak diperbolehkan. 14.8 Penerima hibah harus melaporkan jika ada pajak asing yang dibayar dengan dana USAID untuk transaksi komoditas di atas $500. Penerima hibah tidak harus membayar atau harus berusaha untuk memulihkan semua pajak asing dibayar dengan dana USAID. Penerima hibah harus mencatatnya di dalam laporan keuangan pajak asing yang dibayar dan atau yang digantikan. 14.9 Pada akhir periode hibah, penerima harus meminta petunjuk disposisi dari proyek RTI untuk semua item dari peralatan yang dibeli dengan dana hibah, jika ada. 14.10 RTI tidak bertanggungjawab atas segala tuntutan pihak ketiga atas kerugian yang timbul dari hibah ini. 14.11 RTI dapat menangguhkan atau mengakhiri pemberian hibah 30 hari setelah pemberitahuan tertulis.

200


www.kinerja.or.id

14.12 Setiap perselisihan di bawah atau yang berkaitan dengan hibah ini harus diputuskan oleh RTI Grant Officer. 14.13 Syarat dan ketentuan hanya dapat diubah secara tertulis oleh RTI Grant Officer. 14.14 Pada Standar Provision for Non-US Nongovernmental Recipients, sebagaimana dikutip dalam Bagian III, dan sebagaimana diatur pada Bab 303 dari sistem petujuk USAID yang otomatis tergabung disini dengan referensi. Teks lengkap dari standar ketentuan yang berlaku dapat ditemukan di link: http://www.usaid.gov/ pubs/ads/300/303mab.pdf. 14.15 Penerima hibah harus memenuhi persyaratan di 22 CFR226,91 bahwa semua program, proyek, aktivitas, komunikasi publik, dan komoditas sebagian atau sepenuhnya didanai oleh USAID dibawah hibah ini dan sebagaimana didefinisikan di 22 CFR226,2 harus ditandai sesuai dengan Identitas USAID setara ukuran dan keunggulan atau lebih besar dari penerima itu, donor lain atau identitas pihak ketiga lain atau logo. Untuk memenuhi peraturan ini, penerima harus mengikuti Rencana Penandaan sebagaimana ditentukan oleh RTI. Nama Organisasi Pemohon: Nama dan posisi dari pejabat atau alternatifnya berwenang untuk mewakili Pemohon (nama yang muncul dalam kotak no 4 dari Aplikasi ini:

Yayasaan ABC

Tandatangan:

Tanggal: 20 Januari 2014

Mr. ABC, Program Officer


www.kinerja.or.id

201


Lampiran 2.3 - Ketentuan Penggunaan Merek

KEBIJAKAN PENGGUNAAN MEREK DAN LABEL BAGI PENERIMA HIBAH

Silahkan pelajari kebijakan penggunaan cap dan tanda-tanda bagi penerima hibah sebagai berikut:

Logo untuk Spanduk atau Spanduk Berdiri (jika hanya ada satu Penerima Hibah) Donor (sebelah kiri), Penerima Hibah (tengah) dan Program (sebelah kanan) Lokasi: Spanduk Horisontal: Logo di bagian bawah, Spanduk Vertical: Logo di bagian atas

Logo untuk Spanduk atau Spanduk Berdiri (jika ada lebih dari satu Penerima Hibah) Donor (sebelah kiri), Program (sebelah kanan) di bagian atas; untuk logo horisontal maupun vertikal Para Penerima Hibah: di bagian bawah

Kartu Nama atau Label Nama untuk peserta lokakarya Penerima Hibah (sebelah kiri) dan Program (sebelah kanan) di bagian atas, sebelah depan Organisasi: di belakang kartu (khusus untuk kartu nama, dan untuk Label Nama di bagian bawah halaman muka) “Program-Donor-Penerima Hibah” di bagian bawah (tengah)

Kop Surat Donor (sebelah kiri), Program (sebelah kanan) di bagian atas; Logo Penerima Hibah di bagian atas, tengah “Program-Donor-Penerima Hibah” di bagian bawah (tengah) Alamat penerima hibah

202


www.kinerja.or.id

Sertifikat Donor (sebelah kiri), Program (sebelah kanan) di bagian atas; Logo Penerima Hibah di bagian atas, tengah Tanda Tangan Pimpinan Organisasi “Program-Donor-Penerima Hibah” di bagian bawah (tengah) Jika logo Pemerintah Daerah perlu dicantumkan, maka letakkan di bagian tengah antara Logo Donor dan Program.


www.kinerja.or.id

203


Lampiran 2.4 – Contoh Laporan Narasi Bulanan Kinjerja

NAMA ORGANISASI MITRA PELAKSANA: YAYASAN ABC Tanggal Pelaporan : 10 Feb 2014

Januari

Periode Pelaporan : Nama Hibah : Yayasan ABC

ID Hibah : 0212751-G-2014-xxx

Paket Program : Governance

Lokasi : Susel

Daftar Kegiatan : Jenis Kegiatan

Nama Kegiatan

Tgl Laporan

Sesuai Rencana

Alasan Tidak Ada Kegiatan :

Ringkasan Kegiatan Pendukung :

Catatan Mengenai Partisipan/Target dari kegiatan :

Tantangan/kendala yang Dihadapi :

Langkah yang sudah dilakukan untuk mengatasi tantangan/kendala yang dihadapi :

204


www.kinerja.or.id

Action

Langkah Selanjutnya yang Diperlukan :

Dukungan yang Diperlukan dari KINERJA, jika ada :

Rencana Bulan Depan :

Review LPSS :

Review PC:

Review M&E :

Tanggapan atas review :


www.kinerja.or.id

205


Lampiran 2.5 - Contoh Laporan Keuangan Akhir Kinerja

LAPORAN AKHIR Nama Organisasi: YAYASAN XYZ Perjanjian Hibah No: 0212751-G-2012-XXX

Nama Proyek: Penguatan Peran XXX Mendorong Perbaikan Kualitas Layanan Publik

Periode Proyek: 1 November 2011 - 31 Oktober 2012

Periode Perubahan: 1 November 2011 – 31 Agustus 2012

No

Mata Anggaran 1 Personil

Total Realisasi Saldo Anggaran

1.1 Direktur

%

2,000,000

60,000,000

2,000,000

83%

1.2 Manajer Keuangan

42,000,000

35,000,000

7,000,000

83%

1.3 Koordinator Program

42,000,000

35,000,000

7,000,000

83%

1.4 Koordinator Regional (Aceh & Jatim)

70,000,000

65,000,000

5,000,000

93%

1.5 Koordinator Regional Kalbar

28,000,000

27,500,000

500,000

98%

1.6 Asisten Koordinator Regional

210,000,000

206,000,000

4,000,000

98%

1.7 Asisten Koordinator Regional tambahan

283,500,000

253,280,000

30,220,000

89%

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

2,000,000

1,417,000

583,000

71%

-

-

-

-

4.1 Laptop

-

-

-

4.2 Printer

-

-

-

8,000,000

-

8,000,000

0%

Faksimili

-

-

-

-

-

5

Perlengkapan

-

-

Jakarta

-

-

8,400,000

11,753,500

(3,353,500)

140%

10,500,000

8,917,388

1,582,612

85%

-

-

2,100,000

6,990,000

(4,890,000)

333%

14,700,000

12,250,000

2,450,000

83%

2 Fringe Benefit 2.1 Asuransi Kesehatan Staf

3 Perjalanan & Transportasi 3.1 Transportasi lokal

4 Peralatan

4.3 LCD 4.4

206

Kinerja

5.1

ATK (toner, kertas, dsb)

5.2

Telepon

5.3

Listrik

5.4

Spanduk Berdiri (Standing Banners)

5.5

Internet


www.kinerja.or.id

No

Mata Anggaran

5.6

Sewa Kantor

5.7

Kinerja


%

17,500,000

17,500,000

-

100%

Sistem Gateway SMS

-

-

-

5.8

Email Langsung Kanalinformasi

-

-

-

5.9

Biaya Pengiriman & Biaya Bank

1,200,000

1,068,000

132,000

89%

Fotokopi

1,250,000

4,281,575

(3,031,575)

343%

5.10

813,150,000

745,957,463

67,192,537

92%

Biaya Langsung/Biaya Program Lain

-

-

Kegiatan 1

-

-

Penyusunan Modul

-

-

Honor

-

-

6.1.1.1

Penulis Modul Pelatihan PPID

-

-

6.1.1.2

Penulis Modul Pelatihan Jurnalisme Warga

-

-

-

-

Materi

-

-

6 6.1 6.1.1

6.1.1.3

Pencetakan Modul Pelatihan PPID

-

-

6.1.1.4

Pencetakan Modul Pelatihan Jurnalisme Warga

-

-

-

-

Kegiatan 2

-

-

JAWA TIMUR

-

-

A. RAPAT EDITOR DI SURABAYA

-

-

Honor

-

-

6.2.1.1

Nara Sumber

-

-

6.2.1.2

Moderator

-

-

-

-

Implementasi

-

-

6.2.1.3

Materi Rapat

-

-

6.2.1.4

Paket Rapat

-

-

6.2.1.5

Proses Transkripsi Kegiatan

-

-

-

-

Akomodasi & Transportasi

-

-

Transportasi Udara

-

-

6.2.1.6

Jakarta - Surabaya - Jakarta

-

-

6.2.1.7

Pajak Bandara

-

-

6.2 6.2.1

6.2.1.8

Transportasi Bandara (asal dan tujuan)

-

-

Akomodasi

-

-

6.2.1.9

Penginapan

-

-

6.2.1.10

Uang Harian

-

-

-

-


www.kinerja.or.id

207


No

Mata Anggaran


%

-

-

-

-

-

-

-

-

6.2.2.1.1 Fasilitator

15,000,000

1,500,000

13,500,000

10%

6.2.2.1.2 Nara Sumber

10,000,000

2,000,000

8,000,000

20%

6.2.2 B. PPID; JURNALIS & WARGA 6.2.2.1 B.1. Pelatihan di 5 (Lima) Kabupaten

Honor

-

-

Implementasi

-

-

5,250,000

5,560,000

(310,000)

106%

12,750,000

11,800,000

950,000

93%

-

-

-

5,000,000

-

5,000,000

0%

6.2.2.1.3

Konsumsi untuk PPID

6.2.2.1.4

Konsumsi untuk Jurnalis

6.2.2.1.5 Venue 6.2.2.1.6 Proses Transkripsi Kegiatan

-

-


-

-

Transportasi Udara

-

-

6,000,000

9,040,000

(3,040,000)

151%

6.2.2.1.6 Jakarta - Surabaya - Jakarta 6.2.2.1.7 Pajak Bandara

480,000

480,000

-

100%

6.2.2.1.8 Transportasi Bandara (asal dan tujuan)

3,000,000

3,000,000

-

100%

6.2.2.1.9 Transportasi Lokal ke 5 (lima) Kabupaten

2,500,000

2,450,000

50,000

98%

-

-

Akomodasi

-

-

6.2.2.1.10 Penginapan

10,000,000

5,884,000

4,116,000

59%

6.2.2.1.11 Uang Harian

12,500,000

5,900,000

6,600,000

47%

82,480,000

47,614,000

34,866,000

58%

-

-

-

-

-

-

6.2.2.2.2 Rapat Rutin Jurnalis Warga

15,000,000

162,300

14,837,700

1%

6.2.2.2.3 Transportasi

15,000,000

9,450,000

5,550,000

63%

30,000,000

9,612,300

20,387,700

32%

-

-

-

-

6.2.2.3.1 Transportasi lokal ke 5 (lima) Kabupaten

7,500,000

3,700,000

3,800,000

49%


7,500,000

5,200,000

2,300,000

69%


3,750,000

-

3,750,000

0%

18,750,000

8,900,000

9,850,000

47%

6.2.2.2 B.2. Fellowship in 5 (Five) Kabupaten

Implementasi

6.2.2.2.1 Koordinator Fellowship

6.2.2.3 B.3. Monitoring di 5 (lima) Kabupaten

208

Kinerja

Implementasi

B.4. Evaluasi di 5 (lima) Kabupaten

-

-

Implementasi

-

-


www.kinerja.or.id

No

Mata Anggaran

Kinerja


%


3,750,000

1,850,000

1,900,000

49%


2,500,000

-

2,500,000

0%

6.2.2.3.6 Proses Transkripsi Kegiatan

5,000,000

-

5,000,000

0%

-

-

Transportasi

-

-

Transportasi Udara

-

-

2,000,000

2,000,000

-

100%

80,000

-

80,000

0%


500,000

-

500,000

0%

6.2.2.3.10 Transportasi lokal ke 5 (lima) Kabupaten

1,250,000

-

1,250,000

0%

6.2.2.3.7 Jakarta - Surabaya - Jakarta 6.2.2.3.8 Pajak Bandara

15,080,000

3,850,000

11,230,000

26%

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

6.3.1.1 Nara Sumber

-

-

6.3.1.2 Moderator

-

-

6.3 Kegiatan 3

NANGGROE ACEH DARUSSALAM

6.3.1 A. RAPAT EDITOR DI BANDA ACEH

Honor

-

-

Implementasi

-

-

6.3.1.3 Materi Rapat

-

-

6.3.1.4 Paket Rapat

-

-

6.3.1.5 Proses Transkripsi Kegiatan

-

-

-

-


-

-

Transportasi Udara

-

-

6.3.1.6 Jakarta - Banda Aceh - Jakarta

-

-

6.3.1.7 Pajak Bandara

-

-

6.3.1.8 Transportasi Bandara (asal dan tujuan)

-

-

-

-

Akomodasi

-

-

6.3.1.9 Penginapan

-

-

6.3.1.10 Uang harian

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

6.3.2 B. PPID; JURNALIS & WARGA 6.3.2.1 B.1. Pelatihan di 5 (Lima) Kabupaten

Honor


www.kinerja.or.id

209


No

Mata Anggaran


%

6.3.2.1.1 Fasilitator

15,000,000

-

15,000,000

0%

6.3.2.1.2 Nara Sumber

10,000,000

4,500,000

5,500,000

45%

-

-

Implementasi

-

-

5,250,000

4,690,000

560,000

89%

12,750,000

4,707,000

8,043,000

37%

-

-

-

5,000,000

6,000,000

(1,000,000)

120%

6.3.2.1.3 Konsumsi untuk PPID 6.3.2.1.4 Konsumsi untuk Jurnalis 6.3.2.1.5 Venue 6.3.2.1.6 Proses Transkripsi Kegiatan

-

-


-

-

Transportasi Udara

-

-

6.3.2.1.6 Jakarta - Banda Aceh - Jakarta

3,500,000

-

3,500,000

0%

6.3.2.1.7 Jakarta - Medan - Jakarta

6,000,000

-

6,000,000

0%

6.3.2.1.8 Medan - Simeuleu -Medan

1,300,000

-

1,300,000

0%

400,000

-

400,000

0%


2,000,000

-

2,000,000

0%

6.3.2.1.11 Transportasi Lokal ke 3 (Tiga) Kabupaten

1,500,000

200,000

1,300,000

13%

6.3.2.1.9 Pajak Bandara

-

-

Akomodasi

-

-


10,000,000

3,582,000

6,418,000

36%

12,500,000

-

12,500,000

85,200,000

23,679,000

61,521,000

-

-

-

-

-

-


15,000,000

5,600,000

9,400,000

37%


15,000,000

5,700,000

9,300,000

38%


6.3.2.2 B.2. Fellowship di 5 (Lima) Kabupaten

Implementasi


0% 28%

30,000,000

11,300,000

18,700,000

38%

-

-

-

-

-

-

6.3.2.3.1 Medan - Banda Aceh - Medan

2,400,000

-

2,400,000

0%

6.3.2.3.2 Medan - Simeuleu -Medan

2,600,000

-

2,600,000

0%

6.3.2.3 B.3. Monitoring di 5 (Lima) Kabupaten

Transportasi Udara

6.3.2.3.3 Pajak Bandara 6.3.2.3.4 Transportasi Bandara (asal dan tujuan) 6.3.2.3.5 Transportasi Lokal ke 3 (Tiga) Kabupaten

210

Kinerja


www.kinerja.or.id

170,000

-

170,000

0%

1,000,000

-

1,000,000

0%

15,000,000

200,000

14,800,000

1%

No

Mata Anggaran

Kinerja


%

-

-

Implementasi

-

-


7,500,000

-

7,500,000

0%


3,750,000

-

3,750,000

0%

32,420,000

200,000

32,220,000

1%

B.4. Evaluasi di 5 (Lima) Kabupaten

-

-

Implementasi

-

-


3,750,000

-

3,750,000

0%


2,500,000

-

2,500,000

0%

5,000,000

-

5,000,000

0%


-

-

Transportasi

-

-

Transportasi Udara

-

-

6.3.2.3.11 Jakarta - Banda Aceh - Jakarta

3,500,000

-

3,500,000

0%

6.3.2.3.12 Jakarta - Medan - Jakarta

3,000,000

-

3,000,000

0%

6.3.2.3.13 Medan - Simeuleu - Medan

1,300,000

-

1,300,000

0%

600,000

-

600,000

0%


3,000,000

-

3,000,000

0%

6.3.2.3.16 Transportasi Lokal ke 3 (Tiga) Kabupaten

3,000,000

-

3,000,000

0%

6.3.2.3.14 Pajak Bandara

25,650,000

-

25,650,000

0%

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

6.4.1.1 Nara Sumber

-

-

6.4.1.2 Moderator

-

-

6.4 Kegiatan 4

KALIMANTAN Barat

6.4.1 A. RAPAT EDITOR DI PONTIANAK

Honor

-

-

Implementasi

-

-

6.4.1.3 Materi Rapat

-

-

6.4.1.4 Paket Rapat

-

-

6.4.1.5 Proses Transkripsi Kegiatan

-

-

-

-


-

-

Transportasi Udara

-

-

6.4.1.6 Jakarta - Pontianak - Jakarta

-

-


www.kinerja.or.id

211


No

Mata Anggaran


%

6.4.1.7 Pajak Bandara

-

-

6.4.1.8 Airport Transport (origin and destination)

-

-

-

-

Acomodation

-

-

-

-

6.4.1.9 Lodging 6.4.1.10 Perdiem

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

6.4.2.1.1 Facilitator

15,000,000

3,750,000

11,250,000

25%

6.4.2.1.2 Resource Person

10,000,000

-

10,000,000

0%

6.4.2 B. PPID; JURNALIS & WARGA 6.4.2.1 B.1. Training in 5 (Five) Kabupaten

Honorarium

-

-

Implementation

-

-

5,250,000

3,087,500

2,162,500

59%

6.4.2.1.4 Consumption for Jurnalis

12,750,000

3,087,500

9,662,500

24%

6.4.2.1.5 Transport

30,000,000

26,518,500

3,281,500

88%

-

1,000,000

(1,000,000)

5,000,000

-

5,000,000

0%

6.4.2.1.3 Consumption for PPID

6.4.2.1.6 Veneu 6.4.2.1.7 Activity Transcription Process

-

-

Acomodation & Transportation

-

-

Airfare

-

-

12,500,000

9,544,001

2,955,999

76%

350,000

280,000

70,000

80%


2,500,000

2,000,000

500,000

80%

6.4.2.1.9 Transportasi Lokal ke 5 (Lima) Kabupaten

2,500,000

3,500,000

(1,000,000)

140%

6.4.2.1.6 Jakarta - Pontianak - Jakarta 6.4.2.1.7 Airport Tax

-

-

Akomodasi

-

-


10,000,000

14,880,000

(4,880,000)

149%


12,500,000

8,500,000

4,000,000

68%

118,350,000

76,147,501

42,002,499

64%

-

-

-

-

-

-


15,000,000

2,300,200

12,699,800

15%


15,000,000

3,520,000

11,480,000

23%

30,000,000

5,820,200

24,179,800

19%

6.4.2.2 B.2. Fellowship di 5 (Lima) Kabupaten

Implementasi


212

Kinerja


www.kinerja.or.id

No

Mata Anggaran

6.4.2.3 B.3. Monitoring di 5 (Lima) Kabupaten

Kinerja


%

-

-

-

-

6.4.2.3.1 Transportasi Lokal ke 5 (Lima) Kabupaten

7,500,000

9,800,000

(2,300,000)

131%


7,500,000

7,200,000

300,000

96%


3,750,000

-

3,750,000

0%

18,750,000

17,000,000

1,750,000

91%

-

-

-

-


3,750,000

-

3,750,000

0%


2,500,000

-

2,500,000

0%


5,000,000

-

5,000,000

0%

Implementasi

6.4.2.4 B.4. Evaluasi di 5 (Lima) Kabupaten

Implementasi

-

-

Transportasi

-

-

Transportasi Udara

-

-

2,500,000

-

2,500,000

0%

70,000

-

70,000

0%

500,000

-

500,000

0%

2,500,000

-

2,500,000

0%

6.4.2.4.4 Jakarta - Pontianak - Jakarta 6.4.2.4.5 Pajak Bandara 6.4.2.4.6 Transportasi Bandara (asal dan tujuan) 6.4.2.4.7 Transportasi Lokal ke 5 (Lima) Kabupaten

16,820,000

-

16,820,000

0%

-

-

JUMLAH KESELURUHAN

1,316,650,000

950,080,464

366,369,536

72%


www.kinerja.or.id

213


Lampiran 2.6 – Contoh Laporan Program Akhir Kinerja

[ TULISKAN NAMA ORGANISASI DISINI]

OMP FINAL REPORT Tuliskan title project disini Type name of author here [Pick the date]

214


www.kinerja.or.id

Daftar Isi I. Informasi OMP 3

A. Latar Belakang Program

3

B. Ringkasan Eksekutif

3

C. Analisa Socio-politics di Wilayah Kerja dan Sekitarnya

3

1. Sebelum adanya implementasi program

4

2. Setelah adanya implementasi program

4

II. PENCAPAIAN 4

A. Target VS Aktual

4

1. Rencana kegiatan VS Aktual

4

2. Jumlah Target VS Aktual

4

3. Pencapaian yang tidak ada dalam rencana

4

B. Dampak Positif

4

1. Bagi Target Populasi/Masyarakat/Komunitas

4

2. Bagi Pemerintah Setempat/Lokal

4

3. Bagi OMP

4

C. Dampak Negatif

4

1. Bagi Target Populasi/Masyarakat/Komunitas

4


5

3. Bagi OMP

5

III. TANTANGAN 5

A. Dengan KINERJA

5

1. Management Hibah/Grant

5

2. Management Program

5

3. Management Keuangan (Hibah & Cost Sharing) 5 4. Monitoring & Evaluation

5

B. Dengan Pemerintah Lokal

5

C. Dengan Target Komunitas/Masyarakat/Institusi

5

D. Dengan Internal OMP

6

E. Lainnya

6 1


www.kinerja.or.id

215


IV. PEMBELAJARAN/LESSON LEARN

6

V. STRATEGI KEBERLANJUTAN DAN REPLIKASI

6

VI. REKOMENDASI 6 A. Bagi KINERJA

6

B. Bagi Pemerintah

6

C. Lainnya 6

2

216


www.kinerja.or.id

I.

Informasi OMP

(isikan semua informasi yang dibutuhkan oleh tabel di bawah ini, sebagian informasi ini dapat ditemui dalam kontrak kerjasama OMP – KINERJA)

Grantee ID: Grant Title: Agreement No./GI Code: Total Budget (IDR)1: Actual Budget Spent (IDR)2: Total Budget Cost Sharing (IDR)3: Actual Cost Sharing Spent (IDR)4: Grant Start Date: End Date5: Actual End date6:

(DD/MM/YY) (DD/MM/YY)

Packages Grant Objective:

A. Latar Belakang Program (Tuliskan apa yang melatarbelakangi terjadinya program, karena apa dan bagaimana?) B. Ringkasan Eksekutif (Tuliskan ringkasan dari keseluruhan program yang dijalankan selama durasi program baik itu proses yang dijalani dan juga hasil ataupun pencapaian yang terjadi serta jika ada dampak yang terjadi; tidak perlu terlalu detail, karena detail akan dijelaskan pada section selanjutnya) C. Analisa Socio-politics7 di Wilayah Kerja dan Sekitarnya (dikarenakan program KINERJA adalah program berbasis Governing Justly and Democratically (GJD) maka akan menjadi lebih kuat jika memasukkan analisa ataupun sedikit mengcapture kondisi sosial dan politik masyarakat ataupun stakeholder di wilayah kerja OMP yang bersangkutan) 1 2 3 4 5 6 7

Isikan total anggaran yang disebutkan dalam kontrak awal Isikan anggaran yang (actual) dihabiskan diakhir project untuk melihat apakah ada penambahan budget atau tidak Isikan total anggaran Cost Sharing yang disebutkan dalam kontrak awal Isikan total Cost Sharing yang (actual) dikontribusikan sampai akhir project Tanggal yang disebutkan dalam kontrak kerjasama Tanggal actual berakhirnya project untuk melihat apakah ada extension ataupun tidak Politik di sini bukan hanya berkaitan dengan “pilkada” atau “partai politik” tetapi lebih pada pengetahuan masyarakat contohnya kemampuan untuk mengadvokasi ataupun bernegosiasi demi kepentingan kemasyarakatan.

3


www.kinerja.or.id

217


1. Sebelum adanya implementasi program

(ceritakan kondisi social politik masyarakat sebelum adanya implementasi program)

2. Setelah adanya implementasi program

(ceritakan kondisi sosial politik masyarakat setelah implementasi program, untuk melihat perubahan apakah yang terjadi)

II. PENCAPAIAN

(Pencapaian yang terjadi atau dicapai diakhir durasi project, baik yang terencana ataupun pencapaian yang tidak ada dalam rencana)

A. Target VS Aktual 1. Rencana kegiatan VS Aktual

(bandingkan antara kegiatan yang ada dalam rencana kegiatan (workplan) dengan aktual yang terjadi)

2. Jumlah Target VS Aktual

(bandingkan jumlah target yang di setting diawal project dengan actual pencapaian)

3. Pencapaian yang tidak ada dalam rencana

(tuliskan pencapaian yang terjadI diluar perencanaan/yang tidak disebutkan dalam workplan)

B. Dampak Positif 1. Bagi Target Populasi/Masyarakat/Komunitas

(Tuliskan dampak positif yang muncul bagi masyarakat di wilayah program, bisa berasal dari hasil-hasil assessment ataupun melalui observasi yang dilakukan)


(Tuliskan dampak positif yang muncul bagi pemerintah lokal di wilayah program, bisa berasal dari hasil-hasil assessment ataupun melalui observasi yang dilakukan)

3. Bagi OMP

(Tuliskan dampak positif yang muncul bagi OMP sendiri setelah bekerjasama dengan KINERJA dalam durasi waktu tertentu)

C. Dampak Negatif 1. Bagi Target Populasi/Masyarakat/Komunitas

(Tuliskan dampak negatif yang muncul bagi masyarakat (jika ada) selama atau setelah intervensi program KINERJA)

4

218


www.kinerja.or.id


(Tuliskan dampak negatif yang muncul bagi pemerintah lokal (jika ada) selama atau setelah intervensi program KINERJA)

3. Bagi OMP

(Tuliskan dampak negatif yang muncul bagi OMP (jika ada) selama atau setelah intervensi program KINERJA)

III. TANTANGAN A. Dengan KINERJA

(berkaitan dengan dukungan yang diberikan oleh KINERJA melalui berbagai divisi yang dipunyai oleh KINERJA yang secara langsung dan regular seharusnya mendampingi dan memberikan assistensi kepada OMP dalam pelaksanaan kegiatan program) 1. Management Hibah/Grant

(Tuliskan tantangan selama pelaksanaan program dalam kaitannya dengan pengelolaan grant)

2. Management Program

(Tuliskan tantangan selama pelaksanaan program yang berkaitan dengan pengelolaan program (tekhnis implementasi))

3. Management Keuangan (Hibah & Cost Sharing)

(Jelaskan tantangan yang muncul dan dihadapi oleh OMP selama pelaksanaan program yang berkaitan dengan sistim dan management keuangan baik dana hibah maupun cost sharing yang didokumentasikan)

4. Monitoring & Evaluation

(Jelaskan tantangan yang dihadapi selama periode pelaksanaan program yang berkaitan dengan sistim monitoring dan evaluasi)

B.

Dengan Pemerintah Lokal

(jelaskan hambatan ataupun tantangan yang dihadapi oleh OMP selama pelaksanaan program yang berkaitan dengan peran serta pemerintah lokal, kontribusi dan atensi pemerintah lokal dalam mensupport kegiatan yang dilakukan oleh OMP)

C. Dengan Target Komunitas/Masyarakat/Institusi

(jelaskan tantangan yang muncul di saat berhadapan dengan target dari project, bisa jadi komunitas ataupun unit layanan atau institusi yang menjadi target program)

5


www.kinerja.or.id

219


D.

Dalam Internal OMP

(jika ada tantangan yang dihadapi karena adanya permasalahan internal dari OMP itu sendiri)

E. Lainnya

(Jika ada tantangan lain yang muncul selama pelaksanaan program yang tidak termasuk dalam 4 kategori di atas)

IV. PEMBELAJARAN/LESSON LEARN

(tuliskan apa yang dapat dijadikan sebagai pembelajaran dari implementasi program yang dilakukan oleh OMP selama periode kontrak dengan KINERJA)

V.

STRATEGI KEBERLANJUTAN DAN REPLIKASI

(Bagaimana strategi yang dibuat oleh OMP untuk memastikan keberlanjutan program setelah ditinggalkan oleh OMP, mungkin bias dijelaskan apakah OMP tersebut ada membuat exit strategy plan atau tidak, jika tidak apa yang dilakukan? Dan bagaimana caranya agar program menjadi lebih sustain dan dapat direplikasikan di wilayah lain)

VI. REKOMENDASI

(tuliskan apa yang menjadi rekomendasi dari hasil program yang dilaksanakan oleh OMP, sebagai masukkan bagi penerapan program serupa di wilayah lain yang mempunyai karakteristik yang sama. Rekomendasi dapat ditujukan kepada beberapa komponen di bawah ini)

A. Bagi KINERJA

B. Bagi Pemerintah

C. Lainnya

6

220


www.kinerja.or.id


www.kinerja.or.id

221

5 Dec 12

1.

138/SC/ XII/2011

No. Faktur

SOLUSI Computer

Nama Pemasok 5,500,000

Total Nilai Faktur * (Rp)

Nilai Pajak (dalam US$/ Rp) -

0

Nilai Bea (dalam US$)

Diajukan menurut Klaim 0

0

PPN dan Bea yang Dikembalikan

Diperiksa oleh: (tanda tangan) Spesialis Hibah

Dipersiapkan oleh:

(tanda tangan)

Petugas Keuangan dan Hibah

(tanda tangan)

Disetujui oleh:

Saldo PPN dan Bea Terutang 0

Manajer Keuangan dan Hibah

Dalam laporan ini, “Komoditas” adalah setiap bahan, benda, perlengkapan, barang atau peralatan.

0

Tanggal Penerimaan Pengembalian

Masukkan hanya faktur yang berkaitan dengan transaksi pembelian barang bernilai US$500 atau lebih.

Catatan:

Tanggal Faktur

No.

Cakupan Periode: 1 September 2011 sampai 31 Oktober 2012

Kontrak/Perjanjian No. 0212751-G-2012-XXX

Nama Penanggung Jawab/Telepon/Faks/Email: XXXXXX/+62 XXX XXXXXX/email: [email protected]

Nama Organisasi: XXXXXX

Lembar Penelusuran PPN

Lampiran 2.7 - Contoh Laporan Pajak KINERJA

Lampiran Bab 3 - Manajemen Keuangan

Lampiran 3.1 – Tabel Akun Akun atau Mata Anggaran Utama

Uraian Sub-akun

6100 – GAJI & MANFAAT 6110 - Gaji, Tenaga Profesional Lokal 6111 - Gaji, Konsultan Jangka Pendek 6112 - Gaji, Tenaga Pendukung Lokal 6120 - Tunjangan Tambahan, Tenaga Profesional 6122 - Tunjangan Tambahan, Tenaga Pendukung Lokal 6200 – PERJALANAN 6210 - Perjalanan Dalam Negeri 6300 – TUNJANGAN 6310 - Uang Harian 6400 – BIAYA LANGSUNG LAIN 6410 - Pemeliharaan Kantor/Utilitas 6411 - Sewa Kantor 6412 - Perawatan Peralatan Kantor 6420 - Perlengkapan Habis Pakai 6421 - Komunikasi (telepon/faks) 6422 - Jasa Internet 6423 - Biaya Penggandaan 6424 - Biaya Bank 6425 - Ongkos Kirim 6430 - Jasa pendukung sementara 6431 - Biaya Jasa Akuntan 6432 - Biaya Jasa Hukum 6433 - Jasa Informasi/Komputer 6434 - Jasa Profesional Lain 6440 - Supir & Sewa Mobil 6441 - Pemeliharaan Kendaraan & Bahan Bakar 6442 - Sewa Kendaraan 6443 - Sewa Peralatan 6444 - Langganan/Keanggotaan 6450 - Bahan-Bahan 6500 - PERALATAN & MEUBELAIR 6510 - Peralatan/Meubelair Kantor 6511 - Peralatan Pelatihan 6512 - Peralatan Komputer & Perangkat Lunak

222


www.kinerja.or.id

Akun atau Mata Anggaran Utama

Uraian Sub-akun 6513 - Materi & Buku Teknik 6590 - Ongkos Angkut Peralatan & Meubelair

6600 - PELATIHAN 6610 - Lokakarya & Pelatihan 6611 - Pelatihan di Dalam Negeri 8100 - PENDAPATAN BUNGA 8110 - Pendapatan Bunga


www.kinerja.or.id

223


Lampiran 3.2 - Surat Edaran No. A122

SURAT EDARAN No. A-122 Revisi Tanggal 10 Mei 2004 Kepada Yth. KEPALA DEPARTEMEN EKSEKUTIF DAN INSTANSI PERIHAL: Prinsip-Prinsip Biaya untuk Organisasi Nirlaba (Non-Profit)

1.

2.

3.

4.

224

Tujuan. Surat Edaran ini menetapkan prinsip-prinsip untuk menentukan biaya hibah, kontrak dan perjanjian lain dengan organisasi nirlaba. Surat edaran ini tidak berlaku bagi sekolah tinggi dan universitas yang tercakup dalam Surat Edaran Kantor Manajemen dan Anggaran (OMB) A-21, “Prinsip-Prinsip Biaya untuk Lembaga Pendidikan”; serta pemerintah negara bagian, lokal dan suku Indian yang diakui oleh pemerintah federal yang tercakup dalam Surat Edaran OMB A-87, “Prinsip-Prinsip Biaya untuk Pemerintah Negara Bagian, Lokal dan Suku Indian”; atau rumah sakit. Prinsip-prinsip ini dirancang untuk menetapkan agar Pemerintah Federal menanggung bagian biayanya secara adil kecuali dibatasi atau dilarang oleh undangundang. Prinsip-prinsip ini tidak bertujuan mengatur berapa besar pembagian biaya (costsharing) atau dana pendamping(matching) hibah, kontrak atau perjanjian lain. Meskipun demikian, pembagian biaya atau dana pendampingtersebut tidak boleh ditetapkan melalui pembatasan yang semena-mena atas setiap elemen biaya oleh instansi federal. Ketentuan mengenai kenaikan laba atau lainnya di atas biaya tidak termasuk dalam ruang lingkup Surat Edaran ini. Penggantian. Surat Edaran ini menggantikan prinsip-prinsip biaya yang dikeluarkan oleh setiap instansi untuk organisasi nirlaba. Pemberlakuan. a. Prinsip-prinsip ini digunakan oleh semua instansi Federal dalam menentukan biaya pekerjaan yang dilakukan oleh organisasi-organisasi nirlaba berdasarkan perjanjian hibah, kesepakatan kerjasama, kontrak penggantian biaya dan kontrak-kontrak lain di mana biaya digunakan dalam penentuan harga, administrasi atau penyelesaian pembayaran. Semua instrumen tersebut dalam Surat Edaran ini selanjutnya disebut “award”. Prinsip-prinsip ini tidak berlaku bagi awardyang tidak mewajibkan organisasi untuk memberikan pertanggungjawaban biaya aktual yang dikeluarkan kepada Pemerintah Federal. b. Semua subaward (subhibah, subkontrak, dan sebagainya) mengenai penggantian biaya harus memenuhi prinsip-prinsip biaya Federal yang berlaku bagi organisasi tertentu bersangkutan. Jadi, jika subaward diberikan kepada suatu organisasi nirlabamaka Surat Edaran ini akan berlaku; jika subaward diberikan kepada suatu organisasi komersial maka prinsip-prinsip biaya yang berlaku bagi usaha komersial akan berlaku; jika subaward diberikan kepada suatu sekolah tinggi atau universitas maka Surat Edaran A-21 akan berlaku; jika subaward diberikan kepada pemerintah Negara Bagian, lokal atau suku Indian yang diakui oleh pemerintah federal maka Surat Edaran A-87 akan berlaku. Definisi a. Yang dimaksud dengan ‘organisasi nirlaba’ adalah suatu perusahaan, trust, asosiasi, kooperasi atau organisasi lain yang: (1) Dioperasikan terutama untuk tujuan ilmiah, pendidikan, pelayanan, amal atau sejenisnya demi kepentingan publik; (2) Tidak diselenggarakan terutama untuk mencari laba; dan (3) Memanfaatkan hasil nettonya untuk mempertahankan, meningkatkan dan/atau memperluas operasinya. Untuk tujuan tersebut, istilah “organisasi nirlaba” tidak mencakup (i) sekolah tinggi dan perguruan tinggi; (ii) rumah sakit; (iii) pemerintah Negara Bagian, lokal dan suku Indian yang diakui oleh pemerintah federal; dan (iv)


www.kinerja.or.id

5. 6.

7. 8. 9.

10.

organisasi nirlaba yang tidak termasuk dalam lingkup Surat Edaran ini sebagaimana dimaksud angka 5. b. Yang dimaksud dengan ‘persetujuan sebelumnya’ adalah mendapatkan izin terlebih dahulu dari instansi pemberi award untuk mengeluarkan biaya atas mata pembayaran yang ditetapkan oleh Surat Edaran untuk mendapatkan persetujuan sebelumnya. Secara umum, izin ini diberikan secara tertulis. Bila suatu jenis biaya yang membutuhkan persetujuan sebelumnya disebutkan dalam anggaran award maka anggaran tersebut merupakan persetujuan atas biaya tersebut. Pengecualian beberapa organisasi nirlaba. Beberapa organisasi nirlaba, karena ukuran dan sifat operasionalnya, dapat dianggap serupa dengan usaha komersial dalam hal penerapan prinsip-prinsip biaya. Organisasi nirlaba tersebut beroperasi berdasarkan prinsip-prinsip biaya Federal yang berlaku bagi usaha komersial. Daftar organisasi ini dijelaskan dalam Lampiran C. Organisasi lain dapat ditambahkan dari waktu ke waktu. Tanggung Jawab. Instansi-instansi yang bertanggung jawab untuk menyelenggarakan program-program yang menyangkut awardyang diberikan kepada organisasi nirlaba wajib melaksanakan ketentuan-ketentuan dalam Surat Edaran ini. Apabila diminta, instruksi pelaksanaan wajib disampaikan kepada OMB. Instansi-instansi penyelenggara program wajib menunjuk petugas penghubung untuk bertindak sebagai wakil lembaga dalam urusan yang berkaitan dengan pelaksanaan Surat Edaran ini. Nama dan jabatan petugas penghubung tersebut harus disampaikan kepada OMB dalam waktu 30 hari sejak tanggal Surat Edaran ini. Lampiran. Prinsip-prinsip dan pedoman kebijakan terkait akan dijabarkan dalam LampiranLampiran berikut ini: Lampiran A – Prinsip-prinsip Umum Lampiran B – Jenis Biaya Tertentu Lampiran C – Organisasi Nirlaba yang Tidak Berada Di Bawah Ketentuan Surat Edaran ini Permintaan pengecualian. OMB dapat memberikan pengecualian terhadap ketentuanketentuan dalam Surat Edaran ini apabila dimungkinkan oleh hukum yang berlaku. Namun, untuk mencapai keseragaman semaksimal mungkin, pengecualian akan diizinkan hanya dalam keadaan luar biasa. Tanggal Efektif. Ketentuan-ketentuan Surat Edaran ini langsung berlaku efektif. Implementasinya akan dilakukan secara bertahap dengan memasukkan ketentuan-ketentuan tersebut ke dalam award baru yang dibuat setelah dimulainya tahun anggaran berikutnya dari organisasi bersangkutan. Untuk award yang sedang berjalan, prinsip-prinsip baru tersebut dapat diterapkan jika organisasi bersangkutan dan instansi Federal yang berwenang menyepakatinya. Pelaksanaan lebih awal atau penundaan pelaksanaan setiap ketentuan juga diperbolehkan dengan persetujuan bersama antara organisasi dengan instansi Federal yang berwenang (cognizant Federal agency). Permintaan Informasi. Informasi lebih lanjut mengenai Surat Edaran ini dapat diperoleh dengan menghubungi Kantor Pengelolaan Keuangan Federal, OMB, Washington, DC 20503, telepon (202) 395-3993.


www.kinerja.or.id

225


Lampiran-Lampiran

LAMPIRAN A Surat Edaran No. A-122

PRINSIP-PRINSIP UMUM Daftar Isi A.

Pertimbangan Dasar

B. C. D.

Biaya Langsung Biaya Tidak Langsung Alokasi Biaya Tidak Langsung dan Penetapan Tarif Biaya Tidak Langsung 1. Umum 2. Metode alokasi yang disederhanakan 3. Metode dasar pengalokasian berganda (multiple allocation base method) 4. Metode alokasi langsung 5. Tarif khusus biaya tidak langsung. Negosiasi dan Persetujuan atas Tarif Biaya Tidak Langsung 1. Definisi 2. Negosiasi dan persetujuan atas tarif biaya tidak langsung

E.

226

1. 2. 3. 4. 5. 6.

Komposisi total biaya Faktor-faktor yang mempengaruhi pencantuman suatu biaya (allowability) Biaya yang wajar Biaya yang dapat dialokasikan Kredit yang berlaku Kesepahaman dimuka


www.kinerja.or.id

A.

Pertimbangan Dasar

PRINSIP-PRINSIP UMUM

LAMPIRAN A Surat Edaran No. A-122

1. Komposisi total biaya. Total biaya dari suatu award adalah jumlah biaya langsung yang dicantumkan dan biaya tidak langsung yang dapat dialokasikan, dikurangi kredit yang berlaku.

2. Faktor-faktor yang mempengaruhi pencantuman suatu biaya dalam award(allowability). Agar dapat dicantumkan dalam suatu award, biaya harus memenuhi kriteria umum berikut ini: a. Wajar untuk pelaksanaan award dan dapat dialokasikan berdasarkan prinsip-prinsip dalam Surat Edaran ini. b. Sesuai dengan pembatasan atau pengecualian yang disebutkan dalam prinsip-prinsip tersebutatau dalam award sehubungan dengan jenis atau jumlah biaya. c. Selaras dengan kebijakan dan prosedur yang berlaku secara seragam bagi kegiatan organisasi yang dibiayai oleh pemerintah federal maupun kegiatan lainnya. d. Diperlakukan secara konsisten. e. Ditentukan sesuai dengan prinsip akuntansi yang diterima secara umum (GAAP). f. Tidak digolongkan sebagai biaya atau digunakan untuk memenuhi ketentuan pembagian biaya (cost sharing) atau dana pendamping(matching) dari program lain yang dibiayai pemerintah federal selama periode sekarang atau sebelumnya. g. Didokumentasikan secara memadai.

3. Biaya yang wajar(reasonable costs). Suatu biaya dianggap wajar apabila sifat atau jumlahnya tidak melebihi biaya yang harus dikeluarkan secara berhati-hati di bawah keadaan yang berlaku ketika keputusan dibuat untuk mengeluarkan biaya tersebut. Pertanyaan mengenai kewajaran biaya tertentu harus diteliti secara cermat sehubungan dengan organisasi atau bagian-bagiannya yang terpisah, yang mendapatkan sebagian besar dukungan dari award yang dibuat oleh instansi Federal. Dalam menentukan kewajaran biaya tertentu, pertimbangan perlu diberikan kepada: a. Apakah biaya itu diakui secara umum sebagai jenis biaya yang biasa dan diperlukan untuk operasi organisasi atau pelaksanaan award. b. Pengendalian atau ketentuan yang diberlakukan oleh faktor-faktor seperti praktek bisnis yang sehat dan diterima oleh umum, proses perundingan yang wajar (armslength bargaining), peraturan perundang-undangan Federal dan Negara Bagian serta syarat dan ketentuan award. c. Penyimpangan signifikan dari praktek organisasi yang ada sehingga menimbulkan lonjakan biaya award yang tidak dapat dipertanggungjawabkan. 4. Biaya yang dapat dialokasikan (allocable costs) a. Suatu biaya dapat dialokasikan untuk tujuan biaya tertentu seperti hibah, kontrak, proyek, pelayanan, atau kegiatan lain, sesuai dengan manfaat relatif yang diterima. Biaya dapat dialokasikan untuk award Federal jika biaya tersebut diperlakukan secara konsisten dengan biaya-biaya lain yang diadakan untuk tujuan yang sama dalam keadaan serupa dan jika biaya tersebut: (1) Dikeluarkan khusus untuk award bersangkutan.


www.kinerja.or.id

227


(2) Bermanfaat bagi award bersangkutan maupun pekerjaan lain dan dapat didistribusikan dalam proporsi yang wajar sesuai dengan manfaat yang diterima, atau (3) Diperlukan untuk menjalankan operasi organisasi secara keseluruhan meskipun hubungan langsung dengan tujuan biaya tertentu tidak dapat ditunjukkan. b. Biaya yang dialokasikan untuk award tertentu atau tujuan biaya lainnya berdasarkan prinsip-prinsip ini tidak dapat dialihkan kepada award Federal lain untuk menutupi kekurangan pendanaan atau untuk menghindari pembatasan yang diberlakukan oleh undang-undang atau syarat-syarat dalam awardtersebut. 5. Kredit yang berlaku (applicable credits) a. Istilah “kredit yang berlaku” memaksudkan penerimaan, atau pengurangan pengeluaran yang bertujuanuntuk menutupi atau mengurangi jenis biaya yang dapat dialokasikan dalam award sebagai biaya langsung atau tidak langsung. Contoh khas transaksi seperti ini adalah: diskon pembelian, rabat atau tunjangan, pemulihan atau penggantian atas kerugian, pengembalian dana asuransi dan penyesuaian terhadaplebih bayar atau kesalahan pembebanan. Apabila kredit yang berakumulasi atau diterima oleh suatu organisasi berkaitan dengan biaya yang dapat dicantumkan, maka akan dilakukan pengkreditan terhadap Pemerintah Federal sebagai pengurangan biaya atau pengembalian dana tunai, sesuai dengan kebutuhan. b. Dalam beberapa kasus, jumlah dana yang diterima dari Pemerintah Federal untuk membiayai kegiatan organisasi atau operasi pelayanan harus diperlakukan sebagai kredit yang berlaku. Secara spesifik, konsep mengenai mendapatkan kredit terhadap pengeluaran terkait harus diterapkan oleh organisasi dalam menentukan tarif atau jumlah yang akan dibebankan kepada award Federal atas pelayanan yang diberikan ketika fasilitas atau sumber daya lain yang digunakan dalam menyediakan pelayanan tersebut telah dibiayai secara langsung, secara keseluruhan atau pun sebagian, dengan dana Federal. c. Untuk aturan mengenai pendapatan program (yaitu pendapatan bruto yang diperoleh dari kegiatan-kegiatan yang didukung oleh pemerintah federal), lihat Pasal ___.24 Surat Edaran A-110 dari Kantor Manajemen dan Anggaran (OMB), “Ketentuan Administrasi yang Seragam untuk Hibah dan Perjanjian dengan Perguruan Tinggi, Rumah Sakit dan Organisasi Nirlaba Lainnya.” 6. Kesepahaman di muka. Dalam award tertentu, kewajaran dan kelayakan pengalokasian suatu jenis biaya mungkin sulit ditentukan. Hal ini khususnya berlaku bagi organisasi yang menerima sebagian besar dukungan dari instansi-instansi Federal. Untuk menghindari penolakan atau sengketa di kemudian hari karena alasan ketidakwajaran atau ketidaklayakan pengalokasian, seringkali bijaksana untuk mengupayakan kesepakatan tertulis dengan instansi berwenang atau pemberi award sebelum dikeluarkan biaya khusus atau biaya yang tidak biasa. Ketiadaan kesepakatan di muka itu sendiri tidak akan mempengaruhi kewajaran atau kelayakan pengalokasian elemen biaya bersangkutan. 7. Pengecualian bersyarat a. OMB mengizinkan pengecualian bersyarat dari surat edaran tentang ketentuan administrasi OMB dan prinsip-prinsip biaya untuk program-program Federal tertentu dengan perencanaan konsolidasi dan pendanaan administrasi konsolidasi yang disahkan dalam undang-undang, yang diidentifikasi oleh instansi Federal dan disetujui oleh kepala departemen atau lembaga Eksekutif. Instansi Federal harus berkonsultasi dengan OMB ketika mempertimbangkan apakah akan memberikan pengecualian tersebut. b. Untuk meningkatkan efisiensi dalam penyelenggaraan program Negara Bagian dan lokal, ketika program-program diskresi (non-entitlement programs) dengan tujuan

228


www.kinerja.or.id

B.

yang sama mempunyai perencanaan konsolidasi dan pendanaan administrasi konsolidasi yang disahkan dalam undang-undang dan di mana sebagian besar sumber daya instansi Negara Bagian berasal dari sumber-sumber non-Federal maka instansiinstansi Federal dapat mengecualikan program-program hibah diskresi yang dikelola Negara Bagian dari ketentuan pengelolaan hibah OMB tertentu. Pengecualian tersebut berlaku untuk hampir semua ketentuan kelayakan pengalokasian (allocability) biayadalam Surat Edaran OMB A-87 (Lampiran A, ayat C.3), “Prinsip-Prinsip Biaya untuk Pemerintah Negara Bagian, Lokal dan Suku Indian,” A-21 (Huruf C, ayat 4), “Prinsip-Prinsip Biaya untuk Lembaga Pendidikan,” dan A-122 (Lampiran A, ayat A.4), “Prinsip-Prinsip Biaya untuk Organisasi Nirlaba,” dan dari semua persyaratan dan ketentuan administrasi dalam Surat Edaran OMB A-110, “Persyaratan Administrasi yang Seragam untuk Hibah dan Perjanjian dengan Perguruan Tinggi, Rumah Sakit dan Organisasi-Organisasi Nirlaba Lain,” dan aturan umum pengelolaan hibah dari instansiinstansi tersebut. c. Ketika instansi Federal memberikan fleksibilitas ini sebagai prasyarat kepada Negara Bagian yang melaksanakan opsi ini, Negara Bagian harus menerapkan ketentuan fiskal dan administratif tertulisnya sendiri untuk mengeluarkan dan mempertanggungjawabkan seluruh dana selaras dengan ketentuan dalam Surat Edaran OMB A-87, dan menyampaikan kebijakan tersebut kepada semua sub-penerima dana. Ketentuan fiskal dan administratif tersebut hendaknya cukup spesifik untuk memastikan agar: dana digunakan sesuai dengan semua ketentuan peraturan perundang-undangan Federal yang berlaku, biaya dikeluarkan dalam jumlah yang wajar dan dibutuhkan untuk melaksanakan program, dan dana tidak digunakan untuk menutupi pengeluaran umum yang diperlukan untuk melaksanakan tanggung jawab lain dari Negara Bagian atau sub-penerima dana.

Biaya Langsung

1. Biaya langsung adalah biaya yang dapat diidentifikasi secara spesifik dengan tujuan biaya final tertentu, yaitu award, proyek, jasa tertentu, atau kegiatan langsung lain dari suatu organisasi. Akan tetapi, suatu biaya mungkin tidak ditetapkan sebagai biaya langsung dalam suatu award apabila biaya lain yang dikeluarkan untuk tujuan yang sama dan dalam kondisi yang sama telah dialokasikan untukaward sebagai biaya tidak langsung. Biayabiaya yang diidentifikasi secara spesifik dengan award merupakan biaya langsung dari award itu dan harus ditetapkan sebagai biaya langsung. Biaya-biaya yang diidentifikasi secara spesifik dengan tujuan biaya final lain dari organisasi bersangkutan merupakan biaya langsung dari tujuan biaya tersebut dan tidak boleh ditetapkan untuk award lain secara langsung maupun tidak langsung. 2. Biaya langsung dalam jumlah yang kecil dapat diperlakukan sebagai biaya tidak langsung untuk alasan kepraktisan di mana perlakuan akuntansi untuk biaya tersebut diterapkan secara konsisten pada semua tujuan biaya final. 3. Biaya kegiatan tertentu tidak dapat dicantumkansebagaibeban award Federal (lihat, misalnya, biaya penggalangan dana dalam paragraf 17 Lampiran B). Akan tetapi, meskipun tidak dapat dicantumkan sebagai beban award Federal, biaya ini harus diperlakukan sebagai biaya langsung dalam menentukan tarif biaya tidak langsung danmenjadibagian dari biaya tidak langsung organisasi apabila biaya tersebut mencerminkan kegiatankegiatan yang (1) mencakup gaji personil, (2) menempati suatu ruang, dan (3) memanfaatkan biaya tidak langsung organisasi. 4. Biaya kegiatan yang dilaksanakan terutama sebagai pelayanan kepada anggota, klien atau masyarakat umum yang dianggap penting dan perlu bagi misi organisasi harus


www.kinerja.or.id

229


C.

D.

diperlakukan sebagai biaya langsung, entah dicantumkan atau pun tidak, dan menjadi bagian yang sama dari biaya tidak langsung. Beberapa contoh kegiatan seperti ini adalah: a. Pemeliharaan daftar keanggotaan, langganan, publikasi dan fungsi-fungsi terkait. b. Menyediakan pelayanan dan informasi kepada anggota, badan legislatif atau administratif, atau masyarakat. c. Promosi, melobi, dan bentuk hubungan masyarakat lainnya. d. Rapat dan konferensi kecuali yang diadakan untuk melaksanakan administrasi umum organisasi. e. Pemeliharaan, perlindungan dan investasi dana khusus yang tidak digunakan dalam pengoperasian organisasi. f. Administrasi manfaat kelompok demi kepentingan anggota atau klien, termasuk asuransi jiwa atau rumah sakit, program tunjangan hari tua atau pensiun, bantuan keuangan, dan sebagainya.

Biaya Tidak Langsung

1. Biaya tidak langsung adalah biaya yang telah dikeluarkan untuk tujuan bersama dan tidak dapat langsung diidentifikasi dengan suatu tujuan biaya final tertentu. Biaya langsung dalam jumlah yang kecil dapat diperlakukan sebagai biaya tidak langsung di bawah keadaan yang disebutkan dalam sub-paragraf B.2. Setelah biaya langsung ditentukan dan ditetapkan secara langsung untuk award atau pekerjaan lain yang cocok, maka biaya tidak langsung adalah biaya lainnya yang akan dialokasikan untuk mendukung tujuan biaya. Suatu biaya tidak dapat dialokasikan untuk award sebagai biaya tidak langsung jika biaya lain yang dikeluarkan untuk keperluan yang sama dan dalam keadaan yang sama telah ditetapkan untuk award sebagai biaya langsung. 2. Karena adanya keragaman karakteristik dan praktek akuntansi dalam organisasiorganisasi nirlaba, maka tidak mungkin menyebutkan jenis-jenis biaya yang dapat diklasifikasikan sebagai biaya tidak langsung dalam segala situasi. Akan tetapi, contohcontoh khas biaya tidak langsung bagi kebanyakan organisasi nirlaba dapat mencakup cadangan penyusutan atau pemakaian gedung dan peralatan, biaya operasional dan pemeliharaan fasilitas, dan administrasi umum dan biaya umum seperti gaji dan biaya pejabat eksekutif, administrasi pegawai dan pembukuan. 3. Biaya tidak langsung diklasifikasikan menjadi dua kategori utama: “Fasilitas” dan “Administrasi.” “Fasilitas” didefinisikan sebagai penyusutan dan cadangan pemakaian gedung, peralatan dan peningkatan modal, bunga atas utang yang berkaitan dengan gedung, peralatan dan peningkatan modal tertentu, serta biaya operasional dan pemeliharaan. “Administrasi” didefinisikan sebagaiadministrasi umum dan biaya umum seperti biaya kantor direktur, akuntansi, personil, perpustakaan dan segala jenis pengeluaran lain yang tidak disebutkan secara spesifik dalam subkategori “Fasilitas” (termasuk alokasi silang dari kelompok lain, jika ada). Lihat ketentuan pelaporan tarif biaya tidak langsung dalam sub-paragraf D.2.e dan D.3.g. Alokasi Biaya Tidak Langsung dan Penetapan Tarif Biaya Tidak Langsung 1. Umum

a. Apabila suatu organisasi nirlaba hanya mempunyai satu fungsi utama, atau apabila semua fungsi utamanya memanfaatkan biaya tidak langsung dalam jumlah yang kurang-lebih sama maka alokasi biaya tidak langsung dan penghitungan tarif

230


www.kinerja.or.id

b.

c. d. e.

biayatidak langsung dapat dilakukan melalui prosedur pengalokasian yang disederhanakan sebagaimana diuraikan dalam sub-paragraf 2. Apabila suatu organisasi mempunyai beberapa fungsi utama yang memanfaatkan biaya tidak langsung dalam jumlah yang bervariasi maka pengalokasian biaya tidak langsung mungkin dilakukan dengan mengakumulasi biaya menjadi beberapa kelompok biaya terpisah yang kemudian dialokasikan sendiri-sendiri untuk fungsi-fungsi yang didukung dengan suatu dasar yang dapat mengukur tingkat relatif manfaat secara tepat. Biaya tidak langsung yang dialokasikan untuk setiap fungsi kemudian didistribusikan ke masing-masing award dan kegiatan-kegiatan lain yang termasuk dalam fungsi tersebut melalui tingkat(-tingkat) biaya tidak langsung. Penentuan apa yang dimaksud dengan fungsi utama organisasi akan bergantung pada tujuannya dalam hal keberadaanya; jenis pelayanan yang diberikan organisasi kepada publik, klien dan anggota-anggotanya; dan besarnya upaya yang dikerahkan untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan seperti penggalangan dana, penerangan masyarakat dan kegiatan-kegiatan keanggotaan. Metode-metode spesifik untuk mengalokasikan biaya tidak langsung dan menghitung tarif biaya tidak langsung beserta kondisi untuk penerapan setiap metode diuraikan dalam sub-paragraf 2 sampai 5. Periode dasar untuk pengalokasian biaya tidak langsung adalah periode di mana biaya tersebut dikeluarkan dan diakumulasikan untuk dialokasikan kepada pekerjaan yang dilaksanakan selama periode tersebut. Periode dasar biasanya berbarengan dengan tahun anggaran organisasi namun demikian periode dasar harus ditentukan sedemikian rupa untuk menghindari ketimpangan dalam pengalokasian biaya.

2. Metode pengalokasian yang disederhanakan

a. Apabila fungsi utama organisasi memanfaatkan biaya tidak langsung dalam jumlah yang kurang-lebih sama maka pengalokasian biaya tidak langsung dapat dilaksanakan dengan (i) memisahkan total biaya organisasi selama periode dasar sebagai biaya langsung maupun tidak langsung, dan (ii) membagi total biaya tidak langsung yang dicantumkan (setelah dikurangi kredit yang berlaku) dengan dasar distribusi yang merata. Hasil proses ini adalah tarif biaya tidak langsung yang digunakan untuk mendistribusikan biaya tidak langsung kepada setiap award. Tarif biaya tidak langsung ini dinyatakan dalam persen yang ditanggung oleh total jumlah biaya tidak langsung yang dicantumkan terhadap dasar yang dipilih. Metode ini juga hendaknya digunakan apabila suatu organisasi hanya mempunyai satu fungsi utama yang melibatkan sejumlah proyek atau kegiatan yang berbeda, dan dapat digunakan apabila tingkat award Federal kepada suatu organisasi relatif kecil. b. Biaya langsung maupun tidak langsung tidak mencakup pengeluaran modal dan biaya yang tidak dicantumkan. Namun, biaya yang tidak dicantumkan (unallowable costs)yang mencerminkan kegiatan-kegiatan harus dimasukkan sebagai biaya langsung berdasarkan kondisi-kondisi yang dijelaskan dalam sub-paragraf B.3. c. Dasar distribusi adalah total biaya langsung (tidak mencakup pengeluaran modal dan hal-hal yang menyimpang seperti sub-kontrak atau sub-hibah yang besar), gaji dan upah langsung, atau dasar lain yang menghasilkan distribusi yang merata. Dasar distribusi umumnya tidak mencakup biaya dukungan peserta sebagaimana yang didefinisikan dalam paragraf 32 Lampiran B. d. Kecuali jika tarif khusus diwajibkan sesuai dengan sub-paragraf 5, tarif biaya tidak langsung yang disusun berdasarkan prinsip-prinsip di atas berlaku bagi semua award


www.kinerja.or.id

231


dalam organisasi. Jika tarif khusus diwajibkan maka perubahan yang diperlukan harus dibuat untuk menyusun tarif khusus tersebut. e. Untuk suatu organisasi yang mendapatkan pendanaan Federal biaya langsung senilai lebih dari $10 juta dalam satu tahun anggaran maka perlu dirinci komponen biaya tidak langsung menjadi dua kategori utama: Fasilitas dan Administrasi, sebagaimana dijelaskan dalam sub-paragraf C.3. Tarif biaya masing-masing dinyatakan dalam persen di mana besarnya kategori biaya tidak langsung tertentu (yaitu Fasilitas atau Administrasi) menjadi dasar distribusi yang diidentifikasi untuk kategori bersangkutan.

3. Metode dasar pengalokasian berganda

a. Umum. Apabila biaya tidak langsung organisasi yang digunakan untuk mendukung fungsi utama mempunyai jumlah yang bervariasi maka biaya tidak langsung harus diakumulasikan menjadi kelompok-kelompok biaya yang terpisah, sebagaimana dituangkan dalam sub-paragraf b. Setiap kelompok kemudian dialokasikan untuk mendukung masing-masing fungsi dengan suatu dasar yang dapat mengukur manfaat relatif. Dasar pengalokasian baku menurut kelompok biaya dijelaskan dalam subparagraf c. b. Identifikasi biaya tidak langsung. Kelompok-kelompok biaya ditetapkan sehingga pengalokasian setiap kelompok dapat dilakukan berdasarkan manfaat untuk fungsifungsi utama. Setiap kelompok terdiri dari biaya-biaya yang sama sifatnya dalam hal fungsi yang didukung oleh biaya-biaya tersebut dan dalam hal dasar pengalokasian yang mengukur manfaat relatif secara tepat bagi setiap fungsi. Kelompok-kelompok biaya ini diklasifikasikan menjadi dua kategori umum: “Fasilitas” dan “Administrasi,” sebagaimana dijelaskan dalam sub-paragraf C.3. Kelompok biaya tidak langsung ditetapkan sebagai berikut: (1) Penyusutan dan cadangan pemakaian. Biaya-biaya di bawah judul ini merupakan bagian dari biaya yang dikeluarkan organisasi untuk gedung, peningkatan modal atas tanah dan gedung serta peralatan yang dihitung sesuai dengan paragraf 11 Lampiran B (“Penyusutan dan cadangan pemakaian”). (2) Bunga. Bunga atas utang yang berkaitan dengan bangunan, peralatan dan peningkatan modal tertentu dihitung sesuai dengan paragraf 23 Lampiran B (“Bunga”). (3) Biaya operasi dan pemeliharaan. Biaya-biaya di bawah judul ini adalah biaya-biaya yang telah dkeluarkan untuk administrasi, operasi, pemeliharaan, pelestarian dan perlindungan instalasi fisik organisasi. Biaya-biaya ini biasanya dikeluarkan untuk keperluan seperti: jasa kebersihan dan utilitas; perbaikan dan perubahan biasa atau normal gedung, perabot dan peralatan; perawatan pekarangan gedung; pemeliharaan dan operasi gedung dan fasilitas instalasi lain; keselamatan; kesiapan menghadapi gempa bumi dan bencana alam; keamanan lingkungan; pembuangan limbah berbahaya; asuransi properti, asuransi tanggung-gugat dan asuransi lain yang berkaitan dengan properti; sewa ruang dan modal; perencanaan dan pengelolaan fasilitas; dan central receiving. Kategori biaya operasi dan pemeliharaan juga mencakup alokasi bagian biaya tunjangan tambahan (fringe benefit), penyusutan dan cadangan pemakaian, dan biaya bunga. (4) Administrasi umum dan biaya umum. Biaya-biaya di bawah judul ini adalah biayabiaya yang telah dikeluarkan untuk jabatan eksekutif dan administratif umum organisasi dan biaya-biaya lain yang bersifat umum dan tidak hanya berhubungan dengan fungsi utama organisasi. Kategori ini juga mencakup alokasi bagian biaya

232


www.kinerja.or.id

tunjangan tambahan, biaya operasi dan pemeliharaan, penyusutan dan cadangan pemakaian, dan biaya bunga. Contoh yang termasuk dalam kategori ini antara lain adalah jabatan sentral seperti jabatan direktur, jabatan keuangan, pelayanan bisnis, anggaran dan perencanaan, personalia, manajemen keselamatan dan risiko, penyuluhan umum, sistem informasi manajemen dan biaya perpustakaan. Pengembangan kelompok biaya ini perlu dilakukan secara hati-hati agar dapat dipastikan bahwa biaya yang dikeluarkan untuk tujuan yang sama dan keadaan yang serupa diperlakukan secara konsisten sebagai biaya langsung maupun tidak langsung. Misalnya, gaji staf teknis, perlengkapan proyek, publikasi proyek, biaya telepon, biaya komputer, biaya perjalanan dan biaya jasa khusus harus diperlakukan sebagai biaya langsung apabila dapat diidentifikasi dalam sebuah program tertentu. Gaji dan upah staf administrasi dan staf tata usaha gabungan biasanya diperlakukan sebagai biaya tidak langsung. Pembebanan langsung biayabiaya ini mungkin dapat dilakukan apabila suatu proyek atau kegiatan utama secara eksplisit membutuhkan dan menganggarkan jasa administrasi atau tata usaha, dan orang-orang yang terlibat dalam program atau kegiatan itu dapat diidentifikasi. Biaya-biaya untuk perlengkapan kantor, jasa pos, biaya telepon lokal, terbitan berkala dan keanggotaan biasanya diperlakukan sebagaibiaya tidak langsung. c. Dasar Pengalokasian. Kondisi aktual harus dipertimbangkan dalam menentukan dasar yang akan digunakan dalam mengalokasikan biaya di setiap kelompok untuk fungsifungsi yang didukung. Pertimbangan yang penting dalam memilih suatu metode atau dasar adalah bahwa metode atau dasar tersebut paling cocok digunakan untuk menentukan kelompok biaya dengan tujuan biayanya sesuai dengan manfaat yang dihasilkan; hubungan sebab akibat yang terukur; atau logika dan nalar ketika hubungan sebab akibat tidak dapat diketahui. Ketika pengalokasian dapat dilakukan melalui penentuan kelompok biaya secara langsung sesuai dengan fungsi yang didukung maka pengalokasian akan dilakukan dengan cara demikian. Ketika biayabiaya dalam suatu kelompok biaya lebih bersifat umum maka pengalokasian akan dilakukan melalui penggunaan dasar terpilih yang hasilnya adil bagi Pemerintah Federal maupun organisasi. Distribusi akan dilakukan sesuai dengan dasar yang diuraikan dalam surat edaran ini kecuali jika dapat dibuktikan bahwa penggunaan dasar yang berbeda akan menghasilkan pengalokasian biaya yang lebih adil atau bahwa dasar yang lebih mudah diperoleh tidak akan memperbesar biaya yang dibebankan kepada award yang disponsori. Hasil studi biaya khusus (seperti studi utilitas rekayasa) tidak digunakan untuk menentukan dan mengalokasikan biaya tidak langsung dalam award yang disponsori. (1) Penyusutan dan cadangan pemakaian. Biaya penyusutan dan cadangan pemakaian dialokasikan dengan cara berikut ini:

(a) Penyusutan dan cadangan pemakaian gedung yang digunakan khusus untuk melaksanakan satu fungsi tunggal, serta cadangan peningkatan modal dan peralatan yang digunakan dalam gedung tersebut wajib ditujukan untuk fungsi tersebut. (b) Cadangan penyusutan atau pemakaian gedung yang digunakan untuk lebih dari satu fungsi dan cadangan peningkatan modal dan peralatan yang digunakan dalam gedung tersebut akan dialokasikan untuk setiap fungsi yang dilaksanakan dalam setiap gedung berdasarkan luas ruang kaki bersegi, tidak termasuk area umum seperti lorong, tangga dan toilet.


www.kinerja.or.id

233


(c) Cadangan penyusutan atau pemakaian gedung, peningkatan modal dan peralatan yang berkaitan dengan ruang (yaitu, setiap kamar dan laboratorium) yang digunakan secara bersama-sama oleh lebih dari satu fungsi (sebagaimana yang ditentukan oleh pengguna ruang) harus diperlakukan sebagai berikut. Biaya setiap unit ruang yang digunakan secara bersama-sama harus dialokasikan untuk fungsi-fungsi yang didukung berdasarkan: (i) Karyawan dan pengguna lain atas dasar ekuivalen purna waktu (FTE) atau gaji dan upah dari setiap fungsi yang mendapatkan manfaat dari penggunaan ruang; atau (ii) FTE atau gaji dan upah karyawan organisasi yang berlaku bagi fungsifungsi organisasi yang didukung.

(d) Cadangan penyusutan atau pemakaian peningkatan modal tertentu atas lahan, seperti lahan parkir yang diaspal, pagar, trotoar dan sejenisnya, yang tidak dimasukkan dalam biaya gedung, harus dialokasikan untuk kategori pengguna atas dasar FTE dan didistribusikan kepada fungsi-fungsi utama sebanding dengan gaji dan upah seluruh karyawan yang berlaku bagi fungsi-fungsi tersebut. (2) Bunga. Biaya bunga dialokasikan dengan cara yang sama seperti penyusutan dan cadangan pemakaian gedung, peralatan dan peningkatan modal, yang berkaitan dengan bunga. (3) Biaya operasi dan pemeliharaan. Biaya operasi dan pemeliharaan dialokasikan dengan cara yang sama seperti penyusutan dan cadangan pemakaian. (4) Administrasi umum dan biaya umum. Administrasi umum dan biaya umum dialokasikan untuk fungsi-fungsi yang didukung berdasarkan total biaya langsung yang dimodifikasi (MTDC) sebagaimana dijelaskan dalam sub-paragraf D.3.f. Biayabiaya yang termasuk dalam kategori ini pertama-tama dapat dikelompokkan menurut fungsi utama organisasi yang kepadanya biaya-biaya tersebut memberikan dukungan atau manfaat. Total biaya setiap kelompok kemudian dialokasikan untuk fungsi-fungsi yang didukung berdasarkan MTDC.

d. Urutan distribusi

(1) Kategori biaya tidak langsung yang terdiri dari biayapenyusutan dan cadangan pemakaian, bunga, operasi dan pemeliharaan, serta administrasi umum dan biaya umum dialokasikan menurut urutan iniuntuk kategori biaya tidak langsung yang ada maupun untuk fungsi-fungsi utama dalam organisasi. Kategori biaya lainnya dapat dialokasikan dalam urutan yang dinilaipaling tepat oleh organisasi. Ketika alokasi biaya silang dilakukan sebagaimana dijelaskan dalam sub-paragraf (2), urutan alokasi ini tidak berlaku. (2) Biasanya, kategori biaya tidak langsung dianggap tertutup setelah dialokasikan untuk tujuan biaya lain, dan, untuk selanjutnya, biaya-biaya tidak boleh dialokasikan untuk kategori tersebut. Akan tetapi, alokasi biaya silang antara dua atau lebih kategori biaya tidak langsung dapat diterapkan jika alokasi tersebut dapat menghasilkan alokasi biaya yang lebih adil. Jika alokasi silang diterapkan maka komposisi kategori biaya tidak langsung perlu diubah secara tepat.

e. Penerapan tarif atau tarif-tarif biaya tidak langsung. Kecuali jika tarif(-tarif) khusus biaya tidak langsung diwajibkan sesuai dengan sub-paragraf D.5, kelompok biaya tidak langsung terpisah yang dialokasikan untuk setiap fungsi utama harus digabungkan dan

234


www.kinerja.or.id

diperlakukan sebagai kelompok gabungan untuk fungsi tersebut. Biaya-biaya yang terdapat dalam kelompok gabungan kemudian didistribusikan ke setiap award yang termasuk dalam fungsi tersebut dengan menggunakan tarif biaya tidak langsung tunggal. f. Dasar distribusi. Biaya tidak langsung didistribusikan kepada award yang disponsori dan kegiatan-kegiatan yang didukung lainnya dalam setiap fungsi utama berdasarkan MTDC. MTDC terdiri dari gaji dan upah, tunjangan tambahan/fringe benefits, bahan dan persediaan, jasa-jasa, perjalanan dinas, serta sub-hibah dan sub-kontrak dengan nilai sampai $25.000 pertama dari setiap sub-hibah atau sub-kontrak (tanpa memandang jangka waktu yang dicakup oleh sub-hibah atau sub-kontrak tersebut). Peralatan, pengeluaran modal, biaya perawatan pasien, biaya sewa dan jumlah yang di atas $25.000 tidak dimasukkan sebagai MTDC. Biaya pendukung peserta umumnya tidak dimasukkan sebagai MTDC. Biaya-biaya lain tidak dimasukkan sebagai MTDC hanya apabila lembaga Federal yang berwenang atas biaya memutuskan bahwa biayabiaya tersebut harus dikeluarkan dari MTDC untuk mencegah ketidakadilan yang serius dalam pendistribusian biaya-biaya tidak langsung. g. Komponen Tarif Tersendiri. Tarif biaya tidak langsung ditentukan untuk setiap kelompok biaya tidak langsung tersendiri. Dalam setiap kasus, tarif harus dinyatakan dalam persen di mana jumlah kelompok biaya tidak langsung tertentu berasal dari dasar distribusi yang dihubungkan dengan kelompok tersebut. Setiap kesepakatan perundingan atau penetapan tarif biaya tidak langsung akan mencakup pengembangan tarif untuk setiap kelompok biaya tidak langsung maupun tarif biaya tidak langsung secara keseluruhan. Kelompok biaya tidak langsung dibagi menjadi dua kategori utama: “Fasilitas” dan “Administrasi,” sebagaimana dijelaskan dalam sub-paragraf C.3.

4. Metode alokasi langsung.

a. Beberapa organisasi nirlaba memperlakukan seluruh biayanya sebagai biaya langsung kecuali administrasi umum dan biaya umum. Organisasi ini umumnya memisahkan biaya menjadi tiga kategori dasar: (i) Administrasi umum dan biaya umum, (ii) penggalangan dana, dan (iii) fungsi langsung lain (termasuk proyek-proyek yang dilaksanakan di bawah award Federal). Biaya gabungan seperti penyusutan/ depresiasi, biaya sewa, operasi dan pemeliharaan fasilitas, biaya telepon, dan sejenisnya masing-masing dihitung secara prorata sebagai biaya langsung untuk setiap kategori dan untuk setiap award atau kegiatan lain dengan menggunakan dasar yang paling tepat bagi biaya tertentu yang dihitung secara prorata. b. Metode ini dapat diterima jika setiap biaya gabungan dihitung secara prorata dengan menggunakan dasar yang secara akurat mengukur manfaat yang diberikan kepada setiap award atau kegiatan lain. Dasar yang digunakan harus ditetapkan sesuai dengan kriteria yang wajar dan didukung dengan data yang ada. Metode ini sesuai dengan Standar Akuntansi dan Pelaporan Keuangan Organisasi Kesehatan dan Kesejahteraan Sukarela yang dikeluarkan oleh National Health Council, Inc., National Assembly of Voluntary Health and Social Welfare Organizations dan United Way of America. c. Dengan metode ini, biaya tidak langsung hanya terdiri dari administrasi umum dan biaya umum. Dalam segala hal lainnya, tarif biaya tidak langsung organisasi dihitung dengan cara yang sama seperti yang diuraikan dalam sub-paragraf 2.

5. Tarif khusus biaya tidak langsung. Dalam beberapa kasus, tarif tunggal biaya tidak langsung untuk semua kegiatan organisasi atau untuk setiap fungsi utama organisasi mungkin tidak tepat karena tarif tersebut tidak mempertimbangkan berbagai faktor yang


www.kinerja.or.id

235


E.

dapat sangat mempengaruhi biaya tidak langsung yang berlaku bagi segmen pekerjaan tertentu. Untuk itu, segmen pekerjaan tertentu dapat dilaksanakan dengan award tunggal atau dapat terdiri dari pekerjaan dengan sejumlah award yang dilaksanakan di lingkungan bersama. Faktor-faktor ini dapat mencakup lokasi fisik pekerjaan, tingkat dukungan administrasi yang dibutuhkan, sifat fasilitas atau sumber daya lain yang digunakan, disiplin ilmu atau keterampilan teknis yang terlibat, pengaturan organisasi yang digunakan atau gabungan beberapa dari faktor-faktor ini. Ketika segmen pekerjaan tertentu dilaksanakan dalam suatu lingkungan yang tampaknya akan menimbulkan biaya tidak langsung dengan tingkat yang sangat berbeda, cadangan harus disediakan untuk kelompok biaya tidak langsung tersendiri yang berlaku bagi pekerjaan tersebut. Kelompok biaya tidak langsung tersendiri tersebut harus dikembangkan selama proses alokasi rutin dan tarif biaya tidak langsung tersendiri yang dihasilkannya harus digunakan asalkan diketahui bahwa (i) tarif tersebut sangat berbeda dengan yang dapat dihasilkan berdasarkan sub-paragraf 2, 3 dan 4, dan (ii) volume pekerjaan dengan tarif tersebut cukup signifikan.

Negosiasi dan Persetujuan atas Tarif Biaya Tidak Langsung

1. Definisi. Sebagaimana digunakan dalam bagian ini, istilah-istilah berikut mempunyai arti di bawah ini:

a. Yang dimaksud dengan instansi berwenang (cognizant agency) adalah instansi Federal yang bertanggung jawab untuk membahas dan menyetujui tarif biaya tidak langsung untuk organisasi nirlaba atas nama semua instansi Federal. b. Yang dimaksud dengan tarif yang telah ditentukan adalah tarif biaya tidak langsung yang berlaku untuk periode berjalan atau akan datang tertentu, biasanya selama tahun anggaran organisasi. Tarif ini didasarkan pada estimasi biaya yang dikeluarkan selama periode tersebut. Tarif yang telah ditentukan tidak boleh mengalami penyesuaian. c. Yang dimaksud dengan tarif tetap adalah tarif biaya tidak langsung yang mempunyai karakteristik yang sama seperti tarif yang ditentukan sebelumnya, kecuali selisih antara estimasi biaya dan realisasi biaya selama periode yang dicakup oleh tarif tetap dipindahkan sebagai penyesuaian terhadap perhitungan tarif periode selanjutnya. d. Yang dimaksud dengan tarif final adalah tarif biaya tidak langsung yang berlaku untuk periode tertentu yang lalu berdasarkan biaya aktual selama periode tersebut. Tarif final tidak boleh mengalami penyesuaian. e. Yang dimaksud dengan tarif sementara atau tarif tagihan adalah tarif biaya tidak langsung sementara yang berlaku untuk periode tertentu yang digunakan untuk pendanaan, penggantian biaya sementara dan pelaporan biaya tidak langsung atas award seraya menunggu penetapan tarif final untuk periode tersebut. f. Yang dimaksud dengan proposal biaya tidak langsung adalah dokumen yang dipersiapkan oleh organisasi sebagai bukti atas tagihannya untuk mendapatkan penggantian biaya tidak langsung. Proposal menjadi dasar untuk review dan perundingan yang menghasilkan penetapan tarif biaya tidak langsung organisasi. g. Yang dimaksud dengan tujuan biaya adalah fungsi, subdivisi organisasi, kontrak, hibah atau satuan kerja lain, yang untuknya data tentang biaya dibutuhkan dan cadangan disediakan dalam rangka mengakumulasikan dan mengukur biaya proses, proyek, pekerjaan dan proyek kapitalisasi.

2. Perundingan dan persetujuan atas tarif

236


www.kinerja.or.id

a. Kecuali jika pengaturan lain disepakati oleh instansi-instansi bersangkutan, instansi Federal yang mempunyai perjanjian/award yang bernilai dolar terbesar dengan suatu organisasi akan ditunjuk sebagai instansi berwenang (cognizant agency) untuk melakukan perundingan dan memberikan persetujuan atas tarif biaya tidak langsung dan, bilamana perlu, tarif-tarif lain seperti fringe benefit dan tarif pelayanan (chargeout) komputer. Setelah suatu instansi diberikan wewenang (cognizance) atas suatu organisasi nirlaba tertentu, pemberian wewenang itu tidak akan berubah kecuali jika terjadi perubahan penting jangka panjang pada volume dolar award Federal dalam organisasi. Semua instansi Federal bersangkutan diberikan kesempatan untuk berpartisipasi dalam proses negosiasi tetapi, setelah tarif disepakati, tarif tersebut harus diterima oleh seluruh instansi Federal. Apabila salah satu instansi Federal mempunyai alasan untuk berkeyakinan bahwa faktor-faktor operasi khusus yang mempengaruhi award mengharuskan tarif khusus biaya tidak langsung sesuai dengan sub-paragraf D.5, maka sebelum tarif dirundingkan, instansi tersebut harus memberitahukan hal itu kepada instansi berwenang. b. Organisasi nirlaba yang belum menetapkan tarif biaya tidak langsung dengan instansi Federal wajib mengajukan proposal awal biaya tidak langsung segera setelah organisasi tersebut diberitahukan bahwa suatu award akan diadakan dan paling lama tiga bulan setelah tanggal efektif award. c. Organisasi-organisasi yang sebelumnya telah menetapkan tarif biaya tidak langsung harus mengajukan proposal baru biaya tidak langsung kepada instansi berwenang dalam waktu enam bulan setelah berakhirnya setiap tahun anggaran. d. Tarif yang telah ditentukan dapat dirundingkan untuk digunakan dalam award apabila ada kepastian yang masuk akal bahwa, berdasarkan pengalaman yang lalu dan proyeksi biaya organisasi yang dapat diandalkan, tarif tersebut tidak akan melebihi tarif yang didasarkan pada biaya aktual organisasi. e. Tarif tetap dapat dirundingkan apabila tarif yang telah ditentukan dianggap tidak cocok. Namun, tarif tetap tidak dapat dirundingkan jika (i) semua atau sebagian besar award organisasi diperkirakan akan berakhir sebelum penyesuaian dari pindahan periode sebelumnya dapat dilakukan; (ii) gabungan pekerjaan Federal dan non-Federal di organisasi sangat tidak menentu untuk melakukan penyesuaian yang adil dari pindahan periode sebelumnya; atau (iii) operasi organisasi sangat berfluktuasi dari tahun ke tahun. f. Tarif sementara dan tarif final akan dirundingkan apabila tarif yang telah ditentukan maupun tarif tetap tidak cocok. g. Hasil perundingan harus diresmikan dengan perjanjian tertulis antara instansi berwenang dan organisasi nirlaba. Instansi berwenang wajib mengirimkan tembusan perjanjian ini kepada seluruh instansi Federal yang bersangkutan. h. Jika timbul perselisihan dalam perundingan tarif biaya tidak langsung antara instansi berwenang dan organisasi nirlaba maka perselisihan itu harus diselesaikan sesuai dengan prosedur banding di instansi berwenang. i. Ketika instansi-instansi Federal menghadapi masalah dalam proses perundingan dan pemberian persetujuan, OMB akan memberikan bantuan yang diperlukan untuk menyelesaikan masalah-masalah tersebut dengan cepat.


www.kinerja.or.id

237


Daftar isi 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10.

11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20. 21. 22. 23. 24. 25. 26. 27. 28. 29. 30. 31. 32. 33. 34. 35. 36. 37. 38. 39. 40. 41. 42. 43.

238

JENIS BIAYA TERTENTU

LAMPIRAN B SURAT EDARAN NO. A-122

Biaya iklan dan hubungan masyarakat Dewan penasihat Minuman beralkohol Biaya audit dan jasa terkait Piutang ragu-ragu Biaya penjaminan Biaya komunikasi Kompensasi jasa personal Cadangan kontingensi Pembelaan dan penuntutan proses peradilan pidana dan perdata, tuntutan, banding dan pelanggaran paten Penyusutan dan cadangan pemakaian Donasi dan kontribusi Biaya pembinaanmoril, kesehatan dan kesejahteraan pegawai Biaya hiburan Peralatan dan pengeluaran modal lain Denda dan pinalti Biaya penggalangan dana dan pengelolaan investasi Laba Rugi atas aset/aktiva yang disusutkan Barang atau jasa untuk pemakaian pribadi Perumahan dan biaya hidup pribadi Fasilitas menganggur dan kapasitas menganggur (idle) Asuransi dan ganti rugi Bunga Biaya hubungan kerja Melobi (lobbying) Kerugian atas perjanjian atau kontrak lain yang disponsori Biaya pemeliharaan dan perbaikan Biaya bahan dan perlengkapan Pertemuan dan konferensi Biaya keanggotaan, langganan (subskripsi) dan kegiatan profesional Biaya organisasi Biaya pemuatan naskah dalam jurnal profesional Biaya dukungan peserta Biaya paten Biaya keamanan dalam negeri dan instalasi Biaya persiapan pelaksanaan perjanjian Biaya jasa profesional Biaya penerbitan dan pencetakan Biaya pengaturan ulang dan perubahan Biaya rekonversi Biaya perekrutan Biaya relokasi Biaya sewa gedung dan peralatan


www.kinerja.or.id

44. 45. 46. 47. 48. 49. 50. 51. 52.

Royalti dan biaya lain untuk penggunaan paten dan hak cipta Penjualan dan pemasaran Fasilitas pelayanan khusus Pajak Biaya pengakhiran perjanjian yang disponsori Biaya pelatihan Biaya transportasi Biaya perjalanan Wali amanat (Trustees)


www.kinerja.or.id

239


JENIS BIAYA TERTENTU

LAMPIRAN B Surat Edaran No. A-122

Paragraf 1 sampai 53 memberikan sejumlah prinsip yang harus diterapkan dalam menentukan pencantuman jenis biaya tertentu (allowability). Prinsip-prinsip tersebut berlaku terhadap biaya yang diperlakukan sebagai biaya langsung maupun tidak langsung. Tidak disebutkannya jenis biaya tertentu tidak berarti bahwa biaya tersebut tidak dapat dicantumkan; sebaliknya, penentuan pencantuman suatu biaya dalam setiap kasus harus didasarkan pada perlakuan atau prinsipprinsip atas jenis biaya serupa atau terkait. 1.

240

Biaya iklan dan hubungan masyarakat a. Yang dimaksud dengan biaya iklan adalah biaya media iklan dan biaya administrasi yang ditimbulkannya. Media iklan meliputi majalah, surat kabar, radio dan televisi, surat langsung, pameran, pengiriman elektronik atau komputer, dan sejenisnya. b. Yang dimaksud dengan hubungan masyarakat adalah hubungan komunitas dan kegiatankegiatan yang bertujuan untuk menjaga citra organisasi nirlaba atau memelihara atau meningkatkan pemahaman dan hubungan yang menguntungkan dengan komunitas atau masyarakat umum atau setiap lapisan masyarakat. c. Biaya iklan yang boleh dicantumkan adalah hanya biaya iklan khusus untuk: (1) Perekrutan personil yang dibutuhkan untuk pelaksanaan kewajiban organisasi nirlaba yang muncul berdasarkan award Federal. (Lihat juga Lampiran B, paragraf 41, Biaya perekrutan, dan paragraf 42, Biaya relokasi); (2) Pengadaan barang dan jasa untuk pelaksanaan award Federal; (3) Pembuangan bahan potongan atau sisa yang dihasilkan dari pelaksanaan award Federal kecuali ketika organisasi nirlaba mendapatkan penggantian atas biaya pembuangan dalam jumlah yang telah ditentukan; atau (4) Tujuan spesifik lain yang diperlukan untuk memenuhi ketentuan award Federal. d. Biaya hubungan masyarakat yang boleh dicantumkan adalah hanya: (1) Biaya yang secara spesifik diwajibkan oleh award Federal; (2) Biaya komunikasi dengan masyarakat dan pers sehubungan dengan kegiatan tertentu atau keberhasilan yang dicapai dalam melaksanakan award Federal (biaya-biaya tersebut dianggap penting sebagai bagian dari upaya sosialisasi award Federal); atau (3) Biaya untuk mengadakan hubungan dengan media berita dan petugas humas pemerintah, sejauh kegiatan-kegiatan tersebut diperlukan untuk memberitahukan kepada publik mengenai hal-hal yang perlu mendapatkan perhatian publik seperti pemberitahuan tentang award kontrak/hibah Federal, masalah keuangan, dan lainlain. e. Biaya-biaya yang disebutkan dalam sub-paragraf c dan d jika dikeluarkan untuk lebih dari satu award Federal atau untuk pekerjaan yang disponsori maupun pekerjaan lain dari organisasi nirlaba, dapat dicantumkan asalkan prinsip-prinsip dalam Apendiks A pada bagian ini, paragraf B (“Biaya Langsung”) dan C. (“Biaya Tidak Langsung”) dipenuhi. f. Biaya iklan dan hubungan masyarakat yang tidak boleh dicantumkan adalah sebagai berikut: (1) Semua biaya iklan dan hubungan masyarakat selain yang disebutkan dalam subparagraf c, d dan e; (2) Biaya rapat, konvensi, pertemuan atau acara-acara lain yang berkaitan dengan kegiatan organisasi nirlaba lainnya , yang meliputi:


www.kinerja.or.id

2.

3.

4.

5. 6.

7.

(a) Biaya pertunjukan, demonstrasi dan pameran; (b) Biaya ruang rapat, kamar hotel dan fasilitas-fasilitas khusus lain yang digunakan dalam kaitannya dengan pertunjukkan dan acara-acara khusus lain; dan (c) Gaji dan upah karyawan yang dipekerjakan untuk menata dan mengadakan pameran, melakukan demonstrasi dan menyampaikan pengarahan; (3) Biaya barang-barang promosi dan tanda mata, termasuk barang contoh, hadiah dan cendera mata; (4) Biaya iklan dan hubungan masyarakat yang khusus dirancang untuk mempromosikan organisasi nirlaba.

Dewan Penasihat

Biaya-biaya yang dikeluarkan oleh dewan atau komite penasihat dapat dicantumkan sebagai biaya langsung jika diizinkan oleh instansi pelaksana award Federal atau sebagai biaya tidak langsung jika dialokasikan untuk award Federal. Minuman beralkohol. Biaya minuman keras (beralkohol) tidak dapat dicantumkan. Biaya audit dan jasa terkait.

a. Biaya audit yang diwajibkan dan dilaksanakan sesuai dengan Ketentuan Audit Tunggal sebagaimana diimplementasikan oleh Surat Edaran A-133, “Audit Negara Bagian, Pemerintah Daerah dan Organisasi Nirlaba” dapat dicantumkan. Lihat juga 31 USC 7505(b) dan pasal 230 (“Biaya Audit”) Surat Edaran A-133. b. Biaya audit lain dapat dicantumkan jika terdapat dalam proposal tarif biaya tidak langsung, atau jika disetujui secara spesifik oleh instansi pemberi award sebagai biaya langsung award. c. Biaya atas prosedur dan perjanjian yang disepakati untuk memantau sub-penerima yang dikecualikan dari A-133 berdasarkan butir 200(d) dapat dicantumkan, sesuai dengan ketentuan yang terdapat dalam surat edaran A-133, butir 230(b)(2). Piutang ragu-ragu. Piutang ragu-ragu, termasuk kerugian (secara aktual atau perkiraan) yang timbul dari piutang dan tagihan lain yang tak tertagih, biaya penagihan terkait dan biaya resmi terkait tidak dapat dicantumkan (unallowable). Biaya penjaminan.

a. Biaya penjaminan timbul ketika Pemerintah Federal mewajibkan adanya jaminan atas kerugian finansial terhadap Pemerintah Federal maupun pihak lain karena perbuatan atau kelalaian organisasi nirlaba. Biaya ini juga timbul apabila organisasi nirlaba mewajibkan adanya jaminan serupa. Jaminan yang dimaksud di antaranya meliputi jaminan penawaran, jaminan pelaksanaan, jaminan pembayaran, jaminan uang muka, jaminan pelanggaran dan jaminan kesetiaan (fidelity). b. Biaya penjaminan yang diwajibkan dalam ketentuan award dapat dicantumkan. c. Biaya penjaminan yang diwajibkan oleh organisasi nirlaba dalam operasi umum dapat dicantumkan asalkanpenjaminan tersebut sesuai dengan praktek bisnis yang sehat, dengan besaran tarif dan premi yang wajar. Biaya komunikasi. Biaya yang dikeluarkan untuk jasa telepon, panggilan telepon lokal dan interlokal, telegram, pos, kurir, jasa kiriman elektronik atau komputer dan sejenisnya dapat dicantumkan.


www.kinerja.or.id

241


8.

Kompensasi jasa personal. a. Definisi. Kompensasi atas jasa personal mencakup semua kompensasi yang dibayar saat ini atau yang masih harus dibayar oleh organisasi atas jasa karyawan yang diberikan selama periode award (kecuali ditentukan lain dalam sub-paragraf h). Kompensasi termasuk, tetapi tidak terbatas pada, gaji, upah, balas jasa direktur atau anggota komite eksekutif,insentif award, tunjangan tambahan (fringe benefits), biaya program pensiun, tunjangan pembayaran di luar lokasi (off-site pay), pembayaran insentif, tunjangan lokasi, tunjangan kesukaran (hardship pay), dan selisih biaya hidup. b. Kelayakan pencantuman. Kecuali secara spesifik ditetapkan lain dalam ketentuan ini, biaya kompensasi dapat dicantumkan sepanjang: (1) Total kompensasi bagi karyawan secara individu wajar atas jasa yang diberikannya dan sesuai dengan kebijakan organisasi yang telah ditetapkan dan diterapkan secara konsisten dalam kegiatan-kegiatan Federal maupun non-Federal; dan (2) Beban-beban atas award yang diperlakukan sebagai biaya langsung atau pun tidak langsung telah ditetapkan dan didukung sebagaimana diatur dalam paragraf ini. c. Keawajaran. (1) Apabila organisasi terutama terlibat dalam kegiatan-kegiatan selain yang disponsori oleh Pemerintah Federal, kompensasi untuk karyawan yang melakukan pekerjaan yang disponsori oleh Pemerintah Federal akan dianggap wajar sejauh kompensasi itu sesuai dengan yang dibayar untuk pekerjaan serupa dalam kegiatan-kegiatan lain organisasi. (2) Apabila organisasi terutama terlibat dalam kegiatan-kegiatan yang disponsori oleh Pemerintah Federal dan apabila jenis karyawan yang dibutuhkan untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan Federal tidak ditemukan dalam kegiatan-kegiatan lain organisasi maka kompensasi untuk karyawan yang melakukan pekerjaan yang disponsori oleh Pemerintah Federal akan dianggap wajar sejauh kompensasi tersebut sebanding nilainya dengan yang dibayar untuk pekerjaan serupa di pasar tenaga kerja di mana organisasi bersaing untuk mendapatkan jenis kayarawan bersangkutan. d. Pertimbangan khusus dalam menentukan kelayakan pencantuman. Kondisi-kondisi tertentu membutuhkan pertimbangan khusus dan kemungkinan pembatasan dalam memutuskan biaya-biaya award Federal apabila jumlah atau jenis kompensasi tampaknya tidak wajar. Kondisi-kondisi tersebut adalah sebagai berikut: (1) Kompensasi untuk anggota organisasi nirlaba, wali (trustee), direktur, rekanan, petugas atau keluarga mereka. Harus diputuskan apakah kompensasi tersebut wajar atas jasa personal yang diberikan, sebaliknya daripada distribusi pendapatan yang melebihi biaya. (2) Setiap perubahan pada kebijakan kompensasi organisasi menghasilkan peningkatan substansial tingkat kompensasi organisasi, khususnya ketika peningkatan tersebut terjadi secara bersamaan dengan peningkatan rasio award Federal dalam kegiatankegiatan lain organisasi atau perubahan pada perlakuan pencantuman jenis kompensasi tertentu akibat adanya perubahan kebijakan Federal. e. Biaya yang tidak dapat dicantumkan. Biaya-biaya yang tidak dapat dicantumkan berdasarkan ketentuan-ketentuan lain dalam Lampiran ini tidak dapat dicantumkan dalam ketentuan ini sepenuhnya atas dasar bahwa biaya tersebut merupakan kompensasi personal. f. Premi lembur, uang tambahan untuk shift dan multi-shift. Premi lembur, uang tambahan untuk shift dan pekerjaan multi-shift dapat dicantumkan hanya dengan persetujuan sebelumnya dari instansi pemberi award kecuali:

242


www.kinerja.or.id

(1) Jika diperlukan untuk menghadapi keadaan darurat seperti keadaan darurat akibat kecelakaan, bencana alam, kerusakan peralatan atau kemacetan operasional yang terjadi sesekali secara sporadis. (2) Jika karyawan melaksanakan fungsi tidak langsung seperti administrasi, pemeliharaan atau akuntansi. (3) Dalam melakukan ujicoba, prosedur laboratorium atau kegiatan serupa lain yang bersifat terus-menerus dan tidak boleh terhenti atau diakhiri. (4) Jika biaya keseluruhan yang ditimbulkan bagi Pemerintah Federal lebih rendah.

g. Tunjangan tambahan.

(1) Tunjangan tambahan (fringe benefits) dalam bentuk kompensasi reguler yang dibayarkan kepada karyawan selama ketidakhadiran pekerja yang diizinkan seperti cuti libur, cuti sakit, cuti militer dan sejenisnya, dapat dicantumkan asalkan biaya-biaya tersebut diserap oleh semua kegiatan organisasi sebanding dengan jumlah relatif waktu atau upaya yang dikerahkan. (2) Tunjangan tambahan dalam bentuk kontribusi pemberi kerja atau biaya untuk jamnian sosial, asuransi karyawan, asuransi kompensasi pekerja, biaya program pensiun (lihat paragraf h) dan sejenisnya, dapat dicantumkan asalkan tunjangan tersebut diberikan sesuai dengan kebijakan tertulis organisasi yang ditetapkan. Tunjangan tersebut, yang diperlakukan sebagai biaya tidak langsung ataupun biaya langsung, harus didistribusikan kepada award tertentu dan kegiatan lain dengan cara yang sesuai dengan pola tunjangan yang harus diterima oleh individu atau kelompok karyawan yang gaji dan upahnya dibebankan kepada award dan kegiatan lain tersebut. (3) (a) Ketentuan tentang cadangan dalam program asuransi diri (self-insurance) atas kompensasi pengangguran atau kompensasi pekerja dapat dicantumkan sejauh ketentuan tersebut mencerminkan estimasi kewajiban yang wajar atas kompensasi, dan jenis perlindungan, luasnya cakupan, dan tarif serta premi dapat dicantumkan jika asuransi telah dibeli untuk menutupi risiko-risiko tersebut. Akan tetapi, ketentuan tentang kewajiban tertanggung diri (self-insured) yang tidak harus dibayar selama lebih dari satu tahun setelah ketentuan dibuat tidak boleh melebihi nilai sekarang (present value) dari kewajiban tersebut. (b) Apabila suatu organisasi menerapkan kebijakan secara konsisten untuk melakukan pembayaran aktual kepada, atau atas nama, karyawan atau mantan karyawan atas kompensasi pengangguran atau kompensasi pekerja maka pembayaran tersebut dapat dicantumkan pada tahun pembayaran bersangkutan dengan persetujuan sebelumnya dari instansi pemberi award dengan ketentuan bahwa pembayaran tersebut diperuntukkan bagi semua kegiatan organisasi. (4) Biaya asuransi jiwa untuk trustee, petugas atau pegawai lain yang memegang jabatan dan tanggung jawab serupa dapat dicantumkan hanya apabila asuransi mencakup kompensasi tambahan. Biaya asuransi yang menyebut organisasi sebagai penerima manfaat tidak dapat dicantumkan.

h. Mobil yang disediakan oleh organisasi. Bagian biaya mobil yang disediakan oleh organisasi untuk digunakan secara pribadi oleh karyawan(termasuk transportasi ke dan dari tempat kerja) tidak dapat dicantumkan sebagai tunjangan tambahan atau biaya tidak langsung, tidak soal apakah biaya tersebut dilaporkan sebagai penghasilan kena pajak dari karyawan bersangkutan atau tidak. Biaya-biaya tersebut dapat dicantumkan sebagai biaya langsung dalam award yang disponsori apabila diperlukan untuk melaksanakan award yang disponsori dan disetujui oleh instansi pemberi award.


www.kinerja.or.id

243


i.

Biaya program pensiun

j.

Kompensasi insentif. Kompensasi insentif untuk karyawan berdasarkan penurunan biaya atau kinerja yang efisien, award usulan, award keamanan, dan sebagainya dapat dicantumkan apabila kompensasi keseluruhan dinilai wajar dan biaya tersebut dibayar atau akan dibayar sesuai dengan perjanjian yang diadakan dengan itikad baik antara organisasi dan karyawannya sebelum jasa diberikan, atau sesuai dengan rencana yang ditetapkan dan dilaksanakan oleh organisasi secara konsisten sehingga pada dasarnya mencerminkan perjanjian untuk melakukan pembayaran tersebut.

(1) Biaya program pensiun organisasi yang dikeluarkan sesuai dengan kebijakan yang ditetapkan oleh organisasi dapat dicantumkan asalkan: (a) Kebijakan-kebijakan tersebut memenuhi hasil uji kewajaran; (b) Metode pengalokasian biaya tidak diskriminatif; (c) Biaya yang ditentukan untuk setiap tahun fiskal ditetapkan sesuai dengan prinsipprinsip akuntansi yang diterima secara umum (GAAP), sebagaimana dijelaskan dalam Accounting Principles Board Opinion No. 8 yang diterbitkan oleh Lembaga Akuntan Publik Bersertifikat Amerika; dan (d) Biaya-biaya yang ditentukan untuk tahun fiskal tertentu didanai untuk semua peserta program dalam waktu enam bulan setelah berakhirnya tahun tersebut. Namun, kenaikan biaya pensiun untuk masa bakti normal dan yang lalu, yang disebabkan oleh keterlambatan pendanaan kewajiban aktuaria lebih dari 30 hari setelah setiap triwulan yang ditentukan untuk biaya tersebut tidak dapat dicantumkan. (2) Premi asuransi atas penghentian program pensiun yang dibayar sesuai dengan Undang-Undang Jaminan Penghasilan Pensiun Karyawan (ERISA) tahun 1974 (Pub. L. 93-406) dapat dicantumkan. Denda atas keterlambatan pembayaran premi tidak boleh dicantumkan. (3) Bea atas kekurangan pendanaan akumulasi dan pinalti lain yang dikenakan berdasarkan ERISA tidak boleh dicantumkan.

k. Pesangon.

(1) Pesangon, yang juga biasanya disebut upah pemberhentian (dismissal wages) adalah pembayaran di luar gaji dan upah oleh organisasi kepada pekerja yang mengalami pemutusan hubungan kerja. Biaya yang dikeluarkan untuk pesangon dapat dicantumkan hanya apabila, dalam setiap kasus, pesangon diwajibkan menurut: (a) Undang-undang, (b) Perjanjian antara pemberi kerja dan karyawan, (c) Kebijakan yang ditetapkan, yang sebenarnya dimaksudkan sebagai perjanjian di pihak organisasi, atau (d) Keadaan dari hubungan kerja tertentu (2) Biaya yang dikeluarkan untuk pesangon dibagi menjadi dua kategori sebagai berikut: (a) Pesangon mutasi normal yang terjadi secara aktual dialokasikan untuk semua kegiatan; atau, apabila organisasi menetapkan cadangan untuk pemutusan hubungan kerja normal maka metode tersebut dapat diterima jika beban atas operasi tahun berjalan dinilai wajar sehubungan dengan pembayaran yang telah dilakukan atas PHK normal pada periode bersangkutan sebelumnya dan jika jumlah yang dibebankan dialokasikan untuk semua kegiatan organisasi.

244


www.kinerja.or.id

(b) Pesangon tidak normal atau massal bersifat terkaan sehingga pengukuran biaya secara akrual tidak akan mencapai keadilan bagi kedua belah pihak. Jadi, akrual untuk tujuan ini tidak diperbolehkan. Namun, Pemerintah Federal mengakui kewajibannya untuk berpartisipasi dalam jumlah yang wajar untuk pembayaran tertentu. Jadi, pencantuman biaya akan diperhitungkan berdasarkan kasus per kasus dalam setiap kejadian. (c) Biaya yang dikeluarkan dalam paket pesangon tertentu (umumnya dikenal sebagai pembayaran “parasut emas”/golden parachute) yang jumlahnya melebihi jumlah pesangon normal yang dibayar oleh organisasi kepada seorang karyawan ketika terjadi PHK dan dibayar kepada karyawan setelah terjadinya peralihan kendali manajemen atau kepemilikan aset organisasi tidak boleh dicantumkan. (d) Pesangon bagi warga negara asing yang dipekerjakan oleh organisasi di luar Amerika Serikat, apabila jumlahnya melebihi praktek yang biasa atau yang berlaku untuk organisasi di Amerika Serikat, tidak boleh dicantumkan, kecuali pesangon tersebut diperlukan untuk melaksanakan program-program Federal dan disetujui oleh instansi pemberi award. (e) Pesangon untuk warga negara asing yang dipekerjakan oleh organisasi di luar Amerika Serikat karena adanya PHK akibat penutupan atau pengurangan kegiatan organisasi di negara bersangkutan tidak dapat dicantumkan kecuali pesangon tersebut diperlukan untuk melaksanakan program-program Federal dan disetujui oleh instansi pemberi award.

l. Biaya pelatihan. Lihat paragraf 49. m. Dokumen pendukung gaji dan upah. (1) Beban award untuk gaji dan upah yang diperlakukan sebagai biaya langsung atau tidak langsung akan didasarkan pada dokumen daftar gaji yang disetujui oleh (para) pejabat penanggung jawab organisasi. Distribusi gaji dan upah dalam award harus didukung oleh laporan kegiatan personil sebagaimana dituangkan dalam sub-paragraf (2) kecuali jika terdapat sistem pengganti yang telah disetujui secara tertulis oleh instansi berwenang. (Lihat sub-paragraf E.2 Lampiran A.) (2) Laporan-laporan yang menggambarkan distribusi kegiatan setiap karyawan harus disimpan untuk semua karyawan (profesional dan non-profesional) yang kompensasinya dibebankan, sebagian atau seluruhnya, secara langsung kepada award. Selain itu, guna mendukung pengalokasian biaya tidak langsung maka laporan-laporan ini juga harus disimpan untuk karyawan-karyawan lain yang pekerjaannya melibatkan dua fungsi atau kegiatan atau lebih jika distribusi kompensasi antara fungsi-fungsi atau kegiatan-kegiatan tersebut perlu dilakukan untuk menentukan (beberapa) tarif biaya tidak langsung organisasi (misalnya, karyawan yang bekerja paruh waktu dalam kegiatan dengan biaya tidak langsung dan paruh waktu dalam fungsi dengan biaya langsung). Laporan-laporan yang disimpan oleh organisasi nirlaba sesuai dengan ketentuan ini harus memenuni standar-standar berikut: (a) Laporan harus mencerminkan keputusan berdasarkan fakta mengenai kegiatan aktual setiap karyawan. Perkiraan anggaran (yaitu perkiraan yang ditetapkan sebelum jasa diberikan) tidak dapat digunakan sebagai dasar untuk dibebankan kepada award. (b) Setiap laporan harus menjelaskan seluruh kegiatan yang menghasilkan kompensasi bagi karyawan dan yang harus dilakukan untuk memenuhi kewajiban karyawan kepada organisasi. (c) Laporan harus ditandatangani oleh karyawan bersangkutan, atau oleh pengawas penanggungjawab yang mengetahui secara langsung kegiatan yang dilaksanakan


www.kinerja.or.id

245


9.

oleh karyawan sehingga distribusi kegiatan menggambarkan perkiraan yang wajar mengenai pekerjaan sebenarnya yang dilakukan oleh karyawan selama periode laporan. (d) Laporan harus disusun sedikitnya setiap bulan dan harus bertepatan dengan satu atau lebih periode pembayaran. (3) Beban untuk gaji dan upah karyawan non-profesional, selain dokumen pendukung yang disebutkan dalam sub-paragraf (1) dan (2) juga harus didukung dengan catatan yang menunjukkan total jam kerja setiap hari yang disimpan sesuai dengan peraturan Departemen Tenaga Kerja dalam rangka pelaksanaan Undang-Undang Standar Tenaga Kerja yang Adil (FLSA) (29 CFR Bagian 516). Untuk keperluan ini maka istilah “karyawan non-profesional” mempunyai arti yang sama dengan “nonexempt employee” dalam FLSA. (4) Gaji dan upah karyawan yang digunakan dalam memenuhi ketentuan pembagian biaya (cost sharing) atau dana pendamping (matching) award harus didukung dengan cara yang sama seperti gaji dan upah yang diklaim untuk mendapatkan penggantian dari instansi pemberi award.

Cadangan kontingensi. Kontribusi untuk cadangan kontingensi atau cadangan serupa yang dibuat untuk acara-acara yang tidak dapat direncanakan secara pasti sehubungan dengan waktu, intensitas atau kapan terjadinya, tidak dapat dicantumkan. Istilah “cadangan kontingensi” tidak mencakup cadangan asuransi diri (self-insurance) (lihat Lampiran B, paragraf 8.g.(3) and 22.a(2)(d); dana pensiun (lihat paragraf 8.i); dan cadangan untuk pesangon normal (lihat paragraf 8.k.)

10. Pembelaan dan penuntutan proses peradilan pidana dan perdata, tuntutan, banding dan pelanggaran paten. a. Definisi (1) Putusan, sebagaimana digunakan dalam dokumen ini, memaksudkan keputusan atas pelanggaran pidana oleh pengadilan yang berwenang, yang dibuat sebagai vonis atau permohonan, termasuk keputusan karena permohonan nolo contendere. (2) Biaya termasuk, tetapi tidak terbatas pada, biaya administrasi dan kepaniteraan; biaya jasa hukum, yang diberikan oleh penasihat hukum secara lembaga atau pribadi; dan biaya jasa akuntan, konsultan, atau jasa lain yang diperoleh organisasi untuk membantunya; biaya karyawan, pegawai, wali (trustees) dan biaya-biaya serupa yang dikeluarkan sebelum, selama dan setelah dimulainya proses peradilan atau administratif yang berhubungan langsung dengan persidangan. (3) Kecurangan, sebagaimana digunakan dalam dokumen ini, adalah (i)tindak korupsi atau upaya-upaya untuk menipu Pemerintah Federal atau menyuap pejabat pemerintah, (ii) perbuatan-perbuatan yang menyebabkan larangan atau skorsing organisasi (sebagaimana ditetapkan dalam peraturan instansi), dan (iii) perbuatan yang melanggar Undang-Undang Klaim Palsu, 31 U.S.C., pasal 3729-3731, atau UndangUndang Anti Penyuapan, 41 U.S.C., pasal 51 dan 54. (4) Pinalti tidak mencakup restitusi, penggantian atau ganti rugi. (5) Proses peradilan mencakup investigasi. b. (1) Kecuali ditetapkan lain dalam dokumen ini, biaya-biaya yang dikeluarkan sehubungan dengan proses peradilan pidana, perdata atau administratif (termasuk pengajuan sertifikat palsu) yang dilakukan oleh Pemerintah Federal atau pemerintah negara bagian, lokal atau asing, tidak dapat dicantumkan apabila proses peradilan tersebut: [1] berkaitan dengan pelanggaran, atau kelalaian untuk memenuhi, undang-undang atau peraturan Federal,

246


www.kinerja.or.id

Negara Bagian, lokal atau asing oleh organisasi (termasuk para pejabat dan petugasnya), dan [2] berakhir dengan salah satu pengaturan berikut ini: (a) Dalam proses peradilan pidana, putusan. (b) Dalam proses peradilan perdata atau administratif yang melibatkan dugaan kecurangan atau pelanggaran serupa, penetapan kewajiban organisasi. (c) Dalam proses peradilan perdata atau administratif, pengenaan pinalti moneter. (d) Keputusan final pejabat Federal yang berwenang untuk melarang atau menskors organisasi, mengakhiri atau membatalkan suatu award, atau mengakhiri award akibat wanprestasi karena pelanggaran atau kelalaian untuk memenuhi peraturan perundang-undangan. (e) Pengaturan dengan persetujuan atau kompromi, jika tindakan yang dilakukan diakhiri dengan salah satu pengaturan yang disebutkan dalam butir (a), (b), (c) atau (d).

(2) Jika lebih dari satu proses peradilan melibatkan dugaan pelanggaran yang sama maka biaya atas seluruh proses peradilan itu tidak dapat dicantumkan apabila salah satu proses peradilan berakhir dengan salah satu pengaturan yang disebutkan dalam subparagraf b.(1).

c. Jika proses peradilan yang disebutkan dalam sub-paragraf b diajukan oleh Pemerintah Federal dan diselesaikan dengan persetujuan atau kompromi sesuai dengan perjanjian yang diadakan oleh organisasi dengan Pemerintah Federal maka biaya yang dikeluarkan oleh organisasi sehubungan dengan proses peradilan itu yang tadinya tidak dapat dicantumkan berdasarkan sub-paragraf b dapat dicantumkan asalkan dinyatakan secara spesifik dalam perjanjian tersebut. d. Jika proses peradilan yang disebutkan dalam sub-paragraf b diajukan oleh pemerintah negara bagian, lokal atau asing maka pejabat Federal yang berwenang dapat mencantumkan biaya yang dikeluarkan oleh organisasi atas proses tersebut apabila pejabat yang berwenang tersebut memutuskan bahwa biaya telah dikeluarkan karena adanya (1) syarat atau ketentuan spesifik dari award yang disponsori oleh pemerintah federal, atau (2) arahan tertulis spesifik dari pejabat instansi sponsor yang berwenang. e. Biaya-biaya yang dikeluarkan sehubungan dengan proses peradilan yang disebutkan dalam sub-paragraf b tetapi yang tidak dinyatakan tidak boleh dicantumkan dalam subparagraf itu dapat dicantumkan oleh Pemerintah Federal apabila: (1) Biaya-biaya tersebut wajar sehubungan dengan kegiatan-kegiatan yang harus dilaksanakan untuk menyelesaikan proses peradilan dan menjadidasar untuk tindakan; (2) Pembayaran atas biaya yang diadakan, sebagai biaya yang dapat dicantumkan dan dialokasikan, tidak dilarang oleh ketentuan-ketentuan lain dari award yang disponsori; (3) Biaya-biaya tersebut tidak ditutupi oleh Pemerintah Federal atau pihak ketiga, yang ditimbulkan secara langsung oleh proses peradilan maupun hal-hal lain; dan (4) Persentase biaya yang dicantumkan tidak melebihi persentase yang dinilai pantas oleh pejabat Federal yang berwenang sehubungan dengan kompleksitas gugatan, prinsipprinsip yang diterima secara umum dan berlaku bagi award biaya jasa hukum dalam kasus perdata yang melibatkan Amerika Serikat sebagai salah satu pihak, dan faktorfaktor lain yang tepat. Persentase tersebut tidak boleh melebihi 80 persen. Akan tetapi, jika suatu perjanjian yang dibuat berdasarkan sub-paragraf c telah secara tegas menetapkan pembatasan 80 persen ini dan mengizinkan persentase yang lebih tinggi maka jumlah biaya sepenuhnya yang ditimbulkan dari perjanjian tersebut dapat dicantumkan.


www.kinerja.or.id

247


f.

Biaya-biaya yang dikeluarkan oleh organisasi sehubungan dengan pembelaan terhadap tuntutan hukum yang diajukan oleh karyawan atau mantan karyawan berdasarkan pasal 2 Undang-Undang tahun 1988 tentang Kecurangan Besar (Major Fraud) (Pub.L. 100-700), termasuk biaya untuk mendapatkan tenaga pengganti yang diperlukan guna melengkapi jumlah karyawan di mana organisasi dinyatakan harus bertanggung jawab atau menerima penetapan, tidak boleh dicantumkan. g. Biaya jasa penasihat hukum, akuntan dan konsultan serta biaya-biaya terkait yang dikeluarkan sehubungan dengan pembelaan terhadap klaim atau banding Pemerintah Federal, tuntutan anti-trust atau pengajuan klaim atau banding terhadap Pemerintah Federal tidak dapat dicantumkan. h. Biaya jasa penasihat hukum, akuntan dan konsultan serta biaya-biaya terkait yang dikeluarkan sehubungan dengan gugatan atas pelanggaran hak paten tidak dapat dicantumkan kecuali ditetapkan lain dalam award yang disponsori. i. Biaya-biaya yang tidak dapat dicantumkan menurut paragraf ini, termasuk biaya-biaya yang terkait langsung, harus dipisahkan dan dipertanggungjawabkan oleh organisasi secara terpisah. Selama menunggu hasil proses peradilan yang disebutkan dalam subparagraf b dan f, Pemerintah Federal umumnya akan menahan pembayaran biaya. Tetapi, demi kepentingannya, Pemerintah Federal dapat menetapkan pembayaran bersyarat setelah diserahkan jaminan yang cukup atau kepastian lain yang cukup, dan kesepakatan dengan organisasi untuk mengembalikan semua biaya yang tidak dapat dicantumkan, ditambah bunga, jika biaya tersebut kemudian diputuskan tidak dapat dicantumkan.

11. Penyusutan dan cadangan pemakaian

a. Kompensasi atas pemakaian gedung, peningkatan modal lain dan peralatan yang tersedia dapat diberikan melalui cadangan pemakaian atau penyusutan. Tetapi, kecuali sebagaimana ditetapkan dalam Lampiran B, paragraf f, gabungan antara metode cadangan pemakaian dan penyusutan tidak dapat digunakan dalam kelompok tunggal aset (aktiva) tetap (misalnya, gedung, peralatan kantor, peralatan komputer, dan sebagainya). b. Perhitungan cadangan pemakaian atau penyusutan didasarkan pada harga perolehan aset bersangkutan. Harga perolehan suatu aset yang disumbangkan kepada organisasi nirlaba oleh pihak ketiga adalah nilai pasar wajar aset tersebut pada saat disumbangkan. c. Perhitungan cadangan pemakaian atau penyusutan tidak mencakup: (1) Harga tanah; (2) Bagian dari harga gedung dan peralatan yang ditanggung atau didonasikan oleh Pemerintah Federal, tidak soal dari mana hak tersebut berasal atau di mana hak itu sekarang berada; dan (3) Bagian dari harga gedung dan peralatan yang dikontribusikan oleh atau untuk organisasi nirlaba untuk memenuhi ketentuan dana pendamping menurut undangundang. d. Apabila metode yang digunakan adalah penyusutan maka masa manfaat (useful life/service) yang ditetapkan dalam setiap kasus untuk aktiva (aset) modal yang dapat digunakan harus mempertimbangkan faktor-faktor seperti jenis konstruksi, sifat peralatan yang digunakan, perkembangan teknologi di wilayah program tertentu dan kebijakan pembaharuan dan penggantian yang diterapkan untuk setiap jenis atau golongan aset bersangkutan. Metode penyusutan yang digunakan untuk menetapkan besarnya biaya aset (atau kelompok aset) pada tahun buku mencerminkan pola konsumsi aset selama masa manfaat aset.

248


www.kinerja.or.id

Apabila tidak ada bukti jelas yang memperlihatkan bahwa perkiraan konsumsi aset akan jauh lebih besar atau jauh lebih kecil selama awal masa manfaat daripada akhir masa manfaat maka metode garis lurus akan dianggap sebagai metode yang tepat. Setelah digunakan, metode penyusutan tidak boleh diganti kecuali mendapatkan persetujuan sebelumnya dari instansi Federal yang berwenang. Ketika metode penyusutan ingin diterapkan pada aset yang sebelumnya menggunakan metode cadangan pemakaian maka kombinasi metode cadangan pemakaian dan penyusutan yang diterapkan pada aset tersebut tidak boleh melebihi total harga perolehan aset. e. Apabila metode penyusutan digunakan untuk gedung maka struktur bangunan dapat dipisahkan dari setiap komponen gedung (misalnya, sistem perledingan, pemanasan dan pendingin udara, dan sebagainya) dan setiap jenisnya menurut perkiraan masa manfaatnya; atau gedung secara utuh (yaitu struktur beserta semua komponennya) dapat diperlakukan sebagai aset tunggal dan disusutkan selama masa manfaat tunggal. f. Apabila metode penyusutan digunakan untuk golongan aset tertentu maka penyusutan tidak dapat dilakukan terhadap aset-aset yang, menurut sub-paragraf d, dapat disusutkan secara penuh. Tetapi, cadangan pemakaian yang wajar dapat dinegosiasikan untuk asetaset tersebut bila diperlukan setelah mempertimbangkan nilai penyusutan yang sebelumnya dibebankan kepada Pemerintah Federal, perkiraan masa manfaat yang tersisa pada saat negosiasi, pengaruh biaya pemeliharaan yang meningkat atau efisiensi yang menurun akibat umur pemakaian, dan faktor-faktor lain yang berkaitan dengan pemanfaatan aset untuk keperluan yang dimaksud. g. Apabila metode yang diterapkan adalah cadangan pemakaian maka cadangan pemakaian gedung dan perbaikannya (termasuk perbaikan lahan seperti kawasan parkir beraspal, pagar dan trotoar) akan dihitung dengan tarif tahunan paling banyak dua persen dari harga perolehan. Cadangan pemakaian untuk peralatan akan dihitung dengan tarif tahunan paling banyak enam dua pertiga persen dari harga perolehan. Apabila metode cadangan pemakaian digunakan untuk gedung maka gedung secara utuh harus diperlakukan sebagai aset tunggal; komponen-komponen gedung (misalnya sistem perledingan, pemanasan dan pendingin udara, dan sebagainya) tidak dapat dipisahkan dari struktur bangunan. Tetapi, batas dua persen tidak harus diterapkan untuk peralatan yang hanya diletakkan atau dilekatkan pada bangunan tetapi tidak secara permanen terpasang pada bangunan dan digunakan sebagai pelengkap atau dekorasi atau untuk keperluan khusus (misalnya, kursi dokter gigi dan unit perawatan gigi, loket, bangku laboratorium yang dibaut pada lantai, mesin pencuci piring, modular furniture, karpet, dan sebagainya). Alat-alat tersebut dianggap tidak terpasang secara permanen pada bangunan jika dapat dilepaskan tanpa mengadakan perubahan atau perbaikan yang mahal atau luas pada gedung atau peralatan. Peralatan yang memenuhi kriteria ini mempunyai batas cadangan pemakaian 6⅔ persen. h. Beban cadangan pemakaian atau penyusutan harus didukung dengan catatan aset yang memadai dan inventarisasi fisik harus dilakukan sedikitnya setiap dua tahun sekali (dasar sampling statistik dapat diterima) untuk memastikan bahwa aset yang tercatat benarbenar ada serta dapat digunakan dan dibutuhkan. Apabila metode yang diterapkan adalah penyusutan maka catatan penyusutan yang menjelaskan secara memadai nilai penyusutan setiap tahun juga harus dipelihara.

12. Donasi dan kontribusi

a. Kontribusi atau donasi yang diberikan. Kontribusi atau donasi termasuk dana tunai, properti dan jasa yang dilakukan oleh organisasi, siapa pun penerimanya, tidak dapat dicantumkan.


www.kinerja.or.id

249


b. Donasi jasa yang diterima: (1) Jasa yang didonasikan atau sukarela dapat diberikan kepada organisasi oleh tenaga profesional dan teknis, konsultan serta tenaga terampil dan tidak terampil lainnya. Nilai jasa tersebut tidak dapat memperoleh penggantian sebagai biaya langsung atau tidak langsung. Namun, nilai jasa yang didonasikan dapat digunakan untuk memenuhi ketentuan pembagian biaya (cost sharing) atau dana pendamping (matching) sesuai dengan Aturan Umum. (2) Nilai donasi jasa yang dimanfaatkan dalam pelaksanaan kegiatan biaya langsung, jika nilainya cukup besar, akan diperhitungkan dalam penentuan tarif biaya tidak langsung organisasi nirlaba dan, oleh karena itu, harus mendapatkan alokasi biaya tidak langsung dalam jumlah yang sebanding apabila terdapat hal-hal berikut ini: (a) Nilai jasa secara keseluruhan cukup besar; (b) Jasa didukung oleh jumlah signifikan biaya tidak langsung yang dikeluarkan oleh organisasi nirlaba; dan (c) Kegiatan biaya langsung bukan ditujukan terutama untuk kepentingan Pemerintah Federal. (3) Apabila tidak terdapat dasar untuk menentukan nilai pasar yang wajar dari jasa yang diberikan maka pihak penerima jasa dan instansi yang berwenang akan merundingkan alokasi biaya tidak langsung yang tepat untuk jasa tersebut. (4) Apabila jasa yang didonasikan memberikan manfaat langsung kepada proyek yang didukung oleh suatu award maka biaya tidak langsung yang dialokasikanuntuk jasa itu akan dianggap sebagai bagian dari total biaya proyek. Biaya tidak langsung ini dapat memperoleh penggantian berdasarkan award atau digunakan untuk memenuhi ketentuan pembagian biaya (cost sharing) atau dana pendamping (matching). (5) Nilai dari jasa yang didonasikan dapat digunakan untuk memenuhi ketentuan pembagian biaya atau dana pendamping berdasarkan kondisi yang ditetapkan dalam Sec._.23 Surat Edaran A-110. Apabila jasa yang didonasikan diperlakukan sebagai biaya tidak langsung maka tarif biaya tidak langsung akan memisahkan nilai donasi sehingga penggantian biaya (reimbursement) tidak akan dilakukan. c. Donasi barang atau ruang (1) Donasi barang yaitu harta benda/perlengkapan pribadi habis pakai dan donasi penggunaan ruang dapat diberikan kepada organisasi nirlaba. Nilai barang dan ruang tersebut tidak dapat memperoleh penggantian sebagai biaya langsung atau pun tidak langsung. (2) Nilai donasi dapat digunakan untuk memenuhi ketentuan pembagian biaya atau dana pendamping berdasarkan kondisi yang ditetapkan dalam Surat Edaran A-110. Apabila donasi diperlakukan sebagai biaya tidak langsung maka tarif biaya tidak langsung akan memisahkan nilai donasi sehingga penggantian biaya (reimbursement) tidak akan dilakukan.

13. Biaya pembinaan moril, kesehatan dan kesejahteraan pegawai.

a. Biaya publikasi informasi, kesehatan atau klinik pertolongan pertama dan/atau balai pengobatan karyawan, kegiatan rekreasi, penyuluhan karyawan dan biaya-biaya lain yang dikeluarkan sesuai dengan praktek atau kebiasaan mapan dari organisasi nirlaba untuk memperbaiki lingkungan kerja, hubungan kerja majikan-karyawan, moril karyawan dan kinerja karyawan dapat dicantumkan. b. Biaya-biaya ini dibagi secara merata untuk semua kegiatan organisasi nirlaba. Penghasilan yang diperoleh dari kegiatan-kegiatan tersebut akan dikreditkan terhadap biayanya

250


www.kinerja.or.id

kecuali jika penghasilan yang diperoleh initanpa dapat dibatalkan diserahkan kepada organisasi pengelola kesejahteraan karyawan.

14. Biaya hiburan. Biaya hiburan yang mencakup kegiatan hiburan, selingan dan sosial serta biayabiaya lain yang berkaitan langsung dengan hiburan (seperti tiket pertunjukan atau pertandingan olah raga, makanan, pemondokan, sewa, transportasi dan gratifikasi) tidak boleh dicantumkan. 15. Peralatan dan pengeluaran modal lainnya a. Khusus dalam sub-paragraf ini, definisi yang berlaku adalah sebagai berikut: (1) Yang dimaksud dengan “Pengeluaran Modal” adalah pengeluaran untuk harga perolehan aset (aktiva) modal (peralatan, gedung, tanah), atau pengeluaran untuk melakukan perbaikan aset modal yang meningkatkan nilai atau masa manfaat aset. Harga perolehan adalah harga aset termasuk biaya untuk menyediakannya. Harga perolehan untuk peralatan, misalnya, adalah harga faktur netto peralatan termasuk biaya modifikasi, pemasangan, aksesoris, atau perangkat tambahan yang diperlukan untuk menggunakannya. Beban-beban lain seperti pajak, bea, asuransi perlindungan dalam perjalanan, angkutan dan instalasi dapat dimasukkan atau dikeluarkan dari harga perolehan sesuai dengan praktek akuntansi rutin organisasi nirlaba. (2) Yang dimaksud dengan “Peralatan” adalan setiap benda milik pribadi berwujud yang tidak habis pakai dengan masa manfaat lebih dari 1 tahun dan harga perolehan sama dengan atau melebihi tingkat kapitalisasi terendah yang ditetapkan oleh organisasi nirlaba dalam laporan keuangan, atau senilai $5000. (3) Yang dimaksud dengan “Peralatan keperluan khusus” adalah peralatan yang hanya digunakan untuk kegiatan penelitian, medis, ilmiah atau kegiatan teknis lainnya. Contohnya adalah mikroskop, mesin rontgen, alat bedah dan spektrometer. (4) Yang dimaksud dengan “Peralatan keperluan umum” adalah peralatan yang tidak dibatasi untuk kegiatan penelitian, medis, ilmiah atau kegiatan teknis lainnya. Contohnya meliputi peralatan kantor dan furniture, peralatan modular, jaringan telepon, peralatan dan sistem teknologi informasi, peralatan pendingin ruangan, peralatan reproduksi dan cetak, dan kendaraan bermotor. b. Aturan kelayakan pencantuman (allowability) yang berlaku untuk pengeluaran peralatan dan pengeluaran modal lainnya adalah sebagai berikut: (1) Pengeluaran modal untuk peralatan keperluan khusus, gedung dan tanah tidak boleh dicantumkan sebagai beban langsung tanpa mendapatkan persetujuan sebelumnya dari instansi pemberi award. (2) Pengeluaran modal untuk peralatan keperluan khusus dapat dicantumkan sebagai biaya langsung dengan ketentuan bahwa peralatan dengan harga satuan $5000 atau lebih harus mendapatkan persetujuan sebelumnya dari instansi pemberi award. (3) Pengeluaran modal untuk perbaikan tanah, gedung atau peralatan yang secara signifikan menaikkan nilai atau masa manfaatnya tidak boleh dicantumkan sebagai biaya langsung tanpa persetujuan sebelumnya dari instansi pemberi award. (4) Apabila disetujui sebagai beban langsung sesuai dengan ketentuan dalam paragraf 15.b.(1), (2) dan (3) di atas maka pengeluaran modal akan dibebankan pada periode ketika pengeluaran itu terjadi, atau pada waktu lain yang dianggap cocok oleh dan dinegosiasikan dengan instansi pemberi award. (5) Peralatan dan pengeluaran modal lainnya tidak dapat dicantumkan sebagai biaya tidak langsung. Tetapi, lihat Lampiran B, paragraf 11 tentang “Penyusutan dan Cadangan Pemakaian,” untuk aturan mengenai kelayakan pencantuman cadangan pemakaian atau penyusutan (depreciation) gedung, peningkatan modal dan peralatan. Juga lihat


www.kinerja.or.id

251


Lampiran B, paragraf 43 tentang “Biaya Sewa Gedung dan Peralatan” untuk aturan mengenai kelayakan pencantuman biaya sewa tanah, gedung dan peralatan. (6) Nilai yang tidak diamortisasi dari peralatan yang dihapuskan (write-off) sebagai akibat adanya perubahan tingkat kapitalisasi dapat dipulihkan dengan mengklaim cadangan pemakaian atau penyusutan yang layak dicantumkan terhadap peralatan, atau dengan mengamortisasi jumlah yang dihapuskan selama jangka waktu beberapa tahun yang dinegosiasikan dengan instansi berwenang.

16. Denda dan pinalti. Biaya atas denda dan pinalti akibat pelanggaran atau kegagalan organisasi untuk mematuhi peraturan perundang-undangan federal, negara bagian dan lokal tidak dapat dicantumkan kecuali jika dikeluarkan sebagai akibat dari terpenuhinya ketentuan tertentu dari suatu award atau instruksi tertulis dari instansi pemberi award. 17. Biaya penggalangan dana dan pengelolaan investasi.

a. Biaya penyelenggaraan penggalangan dana yang meliputi kampanye finansial, gerakan amal, permintaan sumbangan dan hibah, serta biaya-biaya sejenis yang dikeluarkan khusus untuk menggalang modal dan mencari sumbangan tidak dapat dicantumkan. b. Biaya konsultan investasi dan staf serta biaya-biaya sejenis yang dikeluarkan khusus untuk menambah penghasilan dari investasi tidak dapat dicantumkan. c. Kegiatan penggalangan dana dan investasi harus mendapatkan alokasi yang tepat dari biaya tidak langsung berdasarkan kondisi yang disebutkan dalam sub-paragraf B.3 Lampiran A.

18. Laba Rugi atas aset/aktiva yang disusutkan.

a. (1) Laba rugi atas penjualan, penarikan atau pengaturan lain terhadap aktiva yang disusutkan harus dibukukan pada tahun ketika hal itu terjadi sebagai kredit atau beban atas kelompok biaya di mana penyusutan atas aktiva itu dibukukan. Jumlah laba atau rugi yang dibukukan sebagai kredit atau beban atas kelompok biaya bersangkutan adalah selisih antara nilai realisasi aktiva dan dasar aktiva yang tidak disusutkan. (2) Laba rugi atas pengaturan aktiva yang disusutkan tidak diakui sebagai kredit atau beban terpisah di bawah kondisi berikut ini: (a) Laba atau rugi diproses melalui pos penyusutan dan tercermin pada penyusutan yang dapat dicantumkan berdasarkan paragraf 11. (b) Aktiva diberikan sebagai bagian dari harga pembelian barang yang serupa dan laba atau rugi dipertimbangkan ketika akan menentukan dasar biaya penyusutan barang baru tersebut. (c) Kerugian disebabkan oleh kegagalan untuk mengadakan asuransi yang diperbolehkan kecuali ditetapkan lain dalam Lampiran B, paragraf 22. (d) Kompensasi atas penggunaan aktiva diberikan melalui cadangan pemakaian sebagai ganti penyusutan sesuai dengan paragraf 9. (e) Laba rugi yang berasal dari penjualan, penarikan atau pengaturan lain akan dipertimbangkan berdasarkan kasus per kasus. b. Laba atau rugi dalam bentuk apapun yang ditimbulkan oleh penjualan atau pertukaran aktiva selain aktiva yang disebutkan dalam sub-paragraf a tidak akan dimasukkan dalam penghitungan biaya award.

19. Barang atau jasa untuk pemakaian pribadi. Biaya barang atau jasa untuk pemakaian pribadi karyawan organisasi tidak dapat dicantumkan, tidak soal apakah biaya tersebut dilaporkan sebagai penghasilan kena pajak karyawan atau tidak.

252


www.kinerja.or.id

20. Perumahan dan biaya hidup pribadi.

a. Biaya perumahan (misalnya, penyusutan, pemeliharaan, listrik/telepon, perabot, sewa, dan sebagainya), tunjangan perumahan dan biaya hidup pribadi untuk pejabat organisasi tidak dapat dicantumkan sebagai tunjangan tambahan (fringe benefit) atau biaya tidak langsung, tidak soal apakah biaya tersebut dilaporkan sebagai penghasilan kena pajak karyawan. Biaya-biaya dapat dicantumkan sebagai biaya langsung dalam award yang disponsori bila diperlukan untuk pelaksanaan award yang disponsori dan disetujui oleh instansi pemberi award. b. Istilah “pejabat” mencakup pejabat dan karyawan saat ini dan sebelumnya.

21. Fasilitas menganggur dan kapasitas menganggur (idle).

a. Sebagaimana digunakan pada pasal ini, istilah-istilah berikut ini mempunyai makna sebagai berikut: (1) Yang dimaksud dengan “Fasilitas” adalah tanah dan bangunan atau bagian-bagiannya, peralatan secara sendiri-sendiri atau secara kolektif, atau aset modal berwujud lainnya, apakah ditempatkan dan dimiliki atau disewakan oleh organisasi nirlaba. (2) Yang dimaksud dengan “Fasilitas menganggur” adalah fasilitas yang tidak digunakan sama sekali, yang melebihi kebutuhan saat ini organisasi nirlaba. (3) Yang dimaksud dengan “Kapasitas menganggur” adalah kapasitas yang tidak digunakan dari fasilitas yang digunakan secara parsial. Kapasitas menganggur adalah selisih antara: (a) kapasitas yang dapat dicapai suatu fasilitas di bawah 100 persen waktu operasional atas dasar satu shift dikurangi dengan interupsi operasional karena hilangnya waktu untuk perbaikan, penyetelan, bahan-bahan yang kurang memuaskan dan keterlambatan normal lainnya; dengan (b) sejauh mana fasilitas benar-benar digunakan untuk memenuhi kebutuhan selama periode akuntansi. Dasar multi-shift hendaknya digunakan jika dapat ditunjukkan bahwa jumlah pemakaian ini biasanya diharapkan untuk jenis fasilitas bersangkutan. (4) Yang dimaksud dengan “Biaya fasilitas menganggur atau kapasitas mengganggur” adalah biaya-biaya seperti pemeliharaan, perbaikan, perumahan, sewa dan biaya-biaya terkait lainnya seperti asuransi, bunga, pajak bumi dan bangunan, dan penyusutan atau cadangan pemakaian. b. Biaya fasilitas menganggur tidak dapat dicantumkan kecuali jika: (1) Biaya tersebut diperlukan untuk menghadapi fluktuasi beban kerja; atau (2) Meskipun tidak diperlukan untuk menghadapi fluktuasi beban kerja, biaya tersebut diperlukan pada waktu sebelumnya, dan sekarang mengganggur karena adanya perubahan kebutuhan program, upaya untuk mencapai operasi yang lebih ekonomis, reorganisasi, terminasi atau penyebab lain yang tidak dapat diprediksi secara memadai. Berdasarkan perkecualian dalam sub-paragraf ini maka biaya fasilitas menganggur dapat dicantumkan selama jangka waktu yang wajar, biasanya tidak lebih dari setahun, bergantung pada inisiatif yang dilakukan untuk menggunakan, menyewa atau menjual fasilitas tersebut. c. Biaya kapasitas menganggur adalah biaya normal dalam melakukan usaha dan merupakan salah satu faktor dalam fluktuasi normal pemakaian atau tarif biaya tidak langsung dari periode ke periode. Biaya ini boleh dicantumkan asalkan diperkirakan bahwa kapasitas tersebut diperlukan atau pada awalnya wajar tetapi sekarang belum dikurangi atau dihapuskan oleh pemakaian dalam award Federal, disewakan lagi, disewa atau dijual, sesuai dengan praktek bisnis yang sehat, ekonomis atau aman. Kapasitas menganggur


www.kinerja.or.id

253


secara luas di seluruh fasilitas atau antar kelompok aset yang pada umumnya mempunyai fungsi yang sama dapat dianggap sebagai fasilitas menganggur (idle facilities).

22. Asuransi dan ganti rugi.

a. Asuransi adalah asuransi yang wajib dimiliki oleh organisasi, atau yang disepakati dalam persyaratan award dan asuransi lain yang diadakan oleh organisasi sehubungan dengan pelaksanaan operasi organisasi secara umum. Ketentuan dalam paragraf ini tidak berlaku bagi asuransi yang memberikan tunjangan tambahan (fringe benefits) kepada karyawan (lihat sub-paragraf 8.g dan 8.i(2)). (1) Biaya asuransi yang diwajibkan atau disepakati dan diadakan sehubungan dengan award dapat dicantumkan. (2) Biaya asuransi lain yang diadakan oleh organisasi sehubungan dengan pelaksanaan operasi organisasi secara umum dapat dicantumkan dengan pembatasan sebagai berikut: (a) Jenis dan luas perlindungan harus sesuai dengan praktek bisnis yang sehat, serta tarif dan premi harus wajar. (b) Biaya asuransi yang diperbolehkan untuk gangguan bisnis atau asuransi serupa lainnya dibatasi dan tidak mencakup biaya manajemen. (c) Biaya asuransi atau penetapan cadangan untuk menutupi risiko kerugian atau kerusakan aset Federal dapat dicantumkan hanya apabila kerugian atau kerusakan itu menjadi tanggung jawab organisasi. (d) Penetapan cadangan dalam program asuransi diri dapat dicantumkan apabila jenis perlindungan, cakupan perlindungan, tarif dan premi diperbolehkan asalkan asuransi yang dibeli akan menutupi risiko-risiko yang dimaksud. Tetapi, cadangan untuk kewajiban tertanggung yang telah diketahui atau dapat diperkirakan secara wajar, yang tidak harus dibayar selama lebih dari setahun setelah cadangan ditetapkan tidak boleh melebihi nilai kewajiban saat ini (present value of the liability). (e) Biaya asuransi jiwa untuk wali (trustee), pejabat atau karyawan lain yang memiliki jabatan yang serupa dapat dicantumkan hanya apabila asuransi tersebut merupakan kompensasi tambahan (lihat sub-paragraf 8.g(4)). Biaya asuransi tersebut tidak boleh dicantumkan jika pihak yang menjadi penerima manfaat adalah organisasi. (f) Asuransi terhadap cacat. Biaya asuransi sehubungan dengan biaya yang dikeluarkan untuk memperbaiki cacat materi atau hasil pengerjaan tidak boleh dicantumkan. (g) Asuransi kewajiban medis (malpraktek). Asuransi kewajiban medis adalah biaya program penelitian Federal yang boleh dicantumkan hanya apabila program penelitian Federal itu melibatkan subyek manusia atau pelatihan peserta dalam teknik penelitian. Biaya asuransi kewajiban medis diperlakukan sebagai biaya langsung dan ditentukan untuk proyek-proyek individual di mana pihak penanggung mengalokasikan risiko kepada penduduk yang dilindungi oleh asuransi. (3) Kerugian aktual yang mungkin telah ditutupi oleh asuransi yang diizinkan (melalui pembelian asuransi atau suatu program asuransi diri) tidak boleh dicantumkan kecuali jika ditetapkan secara tegas dalam award, kecuali: (a) Biaya yang diadakan akibat kerugian yang tidak dijamin dalam pertanggungan yang dapat dikurangkan secara nominal (nominal deductible coverage) sesuai dengan praktek bisnis yang sehat dapat dicantumkan.

254


www.kinerja.or.id

(b) Kerugian kecil yang tidak ditanggung oleh asuransi, seperti pembusukan, kerusakan dan hilangnya persediaan, yang terjadi dalam operasi normal, dapat dicantumkan.

b. Ganti rugi adalah menjamin organisasi dari kewajiban kepada pihak ketiga dan dari kerugian atau kerusakan lain, yang tidak diganti oleh asuransi atau cara lain. Pemerintah Federal wajib memberikan ganti rugi kepada organisasi hanya apabila hal itu secara tegas ditetapkan dalam award.

23. Bunga

a. Biaya yang dikeluarkan untuk bunga atas pinjaman modal, penggunaan dana abadi (endowment fund), atau penggunaan dana milik organisasi nirlaba sendiri, tetapi diwakilkan, tidak dapat dicantumkan. Akan tetapi, bunga utang yang dikeluarkan setelah tanggal 29 September 1995 untuk memperoleh atau mengganti aset modal (termasuk renovasi, perubahan, peralatan, tanah dan aset modal yang diperoleh melalui sewa modal), yang diperoleh setelah tanggal 29 September 1995 dan digunakan untuk mendukung award Federal dapat dicantumkan dengan ketentuan: (1) Untuk perolehan fasilitas (selain renovasi dan perubahan) dengan biaya di atas $10 juta di mana penggantian dari Pemerintah Federal diperkirakan sama dengan atau melebihi 40 persen dari harga perolehan aset maka, sebelum memperoleh atau mengganti aset modal tersebut, organisasi nirlaba menyampaikan alasan yang menjelaskan kebutuhannya untuk mendapatkan fasilitas tersebut dalam melaksanakan kegiatan-kegiatan yang disponsori oleh Pemerintah Federal. Apabila diminta, alasan yang menjelaskan kebutuhan tersebut harus disampaikan kepada instansi Federal yang memiliki wewenang untuk mengesahkan biaya sebagai persyaratan untuk kelanjutan kelayakan pencantuman bunga utang dan penyusutan yang berkaitan dengan fasilitas. Alasan perlunya memperoleh fasilitas tersebut minimal meliputi: (a) Pernyataan tentang tujuan dan alasan untuk memperoleh atau mengganti fasilitas (b) Pernyataan mengapa fasilitas yang ada sekarang belum memadai (c) Pernyataan rencana penggunaan fasilitas di masa datang (d) Uraian kesepakatan pembiayaan yang akan diatur untuk fasilitas (e) Ringkasan kontrak pembangunan dengan informasi tentang perkiraan biaya dan pernyataan tentang sumber dan penggunaan dana (f) Jadwal tanggal rencana penggunaan fasilitas. (2) Untuk fasilitas dengan biaya di atas $500.000, sebelum memperoleh atau mengganti aset modal tersebut, organisasi nirlaba menyusun analisis sewa/beli sesuai dengan ketentuan dalam Sec._.30 sampai _.37 Surat Edaran A-110, yang memperlihatkan bahwa pembelian atau sewa modal yang dibiayai lebih murah bagi organisasi daripada alternatif sewa lain atas dasar nilai sekarang netto. Tarif diskon yang digunakan harus sama dengan perkiraan suku bunga organisasi nirlaba dan tidak lebih tinggi dari suku bunga pasar yang wajar, yang tersedia bagi organisasi nirlaba dari pihak ketiga yang tidak mempunyai hubungan khusus (“arm’s length”). Analisis sewa/beli tersebut mencakup perbandingan nilai sekarang netto dari perbandingan total biaya yang diproyeksikan untuk kedua alternatif selama jangka waktu ketika aset diperkirakan akan digunakan oleh organisasi nirlaba. Perbandingan biaya yang berkaitan dengan pembelian fasilitas mencakup perkiraan harga pembelian, perkiraan biaya operasi dan pemeliharaan (termasuk pajak bumi dan bangunan, jika ada) yang tidak dimasukkan dalam pembiayaan utang, dikurangi dengan perkiraan nilai sisa aset pada akhir periode yang disebutkan di atas. Perbandingan biaya untuk sewa modal mencakup


www.kinerja.or.id

255


(3) (4) (5)

(6)

256

perkiraan total pembayaran sewa, perkiraan opsi pembelian dengan harga murah, biaya operasi dan pemeliharaan, dan pajak yang tidak dimasukkan dalam pengaturan sewa modal, dikurangi perkiraan kredit yang jatuh tempo berdasarkan perjanjian sewa pada akhir periode yang disebutkan di atas. Proyeksi biaya sewa operasional didasarkan pada perkiraan biaya sewa fasilitas yang sebanding pada tarif pasar yang wajar dalam perjanjian sewa yang dapat diperbaharui atau ditetapkan kembali selama periode yang disebutkan di atas, serta perkiraan biaya pemeliharaan dan pajak bumi dan bangunan yang dapat dicantumkan untuk ditanggung oleh organisasi nirlaba secara langusng atau sebagai bagian dari pengaturan sewa. Biaya bunga aktual yang ditagih didasarkan pada suku bunga yang tidak lebih tinggi dari suku bunga pasar yang wajar yang tersedia bagi organisasi nirlaba dari pihak ketiga yang tidak mempunyai hubungan khusus (“arm’s length”). Pendapatan investasi, termasuk penghasilan bunga atas jaminan atau pokok pinjaman, penundaan pembayaran biaya pembangunan atau perolehan, digunakan untuk menutupi biaya bunga yang dapat dicantumkan. Pendapatan arbitrase yang dilaporkan kepada Dinas Pendapatan Dalam Negeri tidak wajib ditutupi dengan biaya bunga yang dapat dicantumkan. Penggantian (reimbursement) dibatasi pada alternatif yang paling murah berdasarkan hasil analisis total biaya yang diwajibkan dalam sub-paragraf (b). Misalnya, jika sewa operasional dinilai lebih murah daripada pembelian melalui pembiayaan utang, maka penggantian dibatasi hanya pada jumlah yang ditetapkan jika metode sewa digunakan. Dalam semua kasus di mana analisis sewa/beli dilakukanmaka penggantian dari Pemerintah Federal akan didasarkan pada alternatif yang paling murah. Organisasi nirlaba juga harus memenuhi ketentuan berikut ini: (a) Bunga utang yang dikeluarkan untuk membiayai atau membiayai kembali aset-aset yang diperoleh sebelum atau diperoleh kembali setelah tanggal 29 September 1995 tidak boleh dicantumkan. (b) Bunga yang ditimbulkan oleh aset yang disusutkan secara penuh tidak boleh dicantumkan. (c) Untuk pengaturan utang di atas $1 juta, kecuali jika organisasi nirlaba memberikan kontribusi ekuitas awal senilai 25 persen atau lebih untuk pembelian aset, maka organisasi nirlaba akan mengurangi klaim untuk biaya bunga sebesar pendapatan bunga yang diperhitungkan (imputed interest) atas kelebihan arus kas dengan perhitungan sebagai berikut. Setiap tahun, organisasi nirlaba akan menyusun laporan kumulatif (sejak dimulainya proyek) tentang arus kas bulanan yang mencakup arus masuk dan arus keluar, apa pun sumber pendanaannya. Arus masuk terdiri dari biaya penyusutan, amortisasi bunga kapitalisasi pembangunan dan beban bunga tahunan. Untuk perhitungan arus kas, angka arus masuk tahunan akan dibagi menurut jumlah bulan dalam tahun bersangkutan (biasanya 12 bulan) di mana gedung digunakan untuk nilai setiap bulan. Arus keluar terdiri dari kontribusi ekuitas awal, pembayaran pokok pinjaman (dikurangi secara prorata dengan bagian dari biaya tanah yang tidak dapat dicantumkan)dan pembayaran bunga. Apabila arus masuk kumulatif melebihi arus keluar kumulatif maka bunga akan dihitung berdasarkan kelebihan arus masuk selama periode tersebut dan diperlakukan sebagai pengurang biaya bunga yang dapat dicantumkan. Suku bunga yang digunakan untuk menghitung pendapatan atas kelebihan arus kas adalah suku bunga penutupan Surat Perbendaharaan Negara (Treasury Bill) berjangka waktu tiga bulan terhitung pada hari kerja terakhir dari bulan bersangkutan. (d) Relokasi substansial kegiatan yang disponsori Pemerintah Federal dari fasilitas yang dibiayai dengan pinjaman, yang biayanya mendapatkan penggantian sebagian


www.kinerja.or.id

atau seluruhnya dari Pemerintah Federal, untuk fasilitas lain sebelum berakhirnya jangka waktu 20 tahun harus diberitahukan kepada instansi Federal yang berwenang. Tingkat relokasi, nilai penyertaan Federal dalam pembiayaan serta penyusutan dan bunga yang dibebankan selama ini mungkin perlu dinegosiasikan dan/atau dilakukan penyesuaian hilir terhadap ruang fasilitas pengganti yang dibebankan pada program-program Federal yang akan datang. (e) Biaya yang dapat dicantumkan untuk memperoleh fasilitas dan peralatan maksimal sebesar harga pasar wajar yang tersedia bagi organisasi nirlaba dari pihak ketiga yang tidak mempunyai hubungan khusus (“arm’s length”).

b. Bagi organisasi nirlaba yang mendapatkan “pertanggungan penuh” berdasarkan Standar Akuntansi Biaya (CAS) sebagaimana ditetapkan dalam 48 CFR 9903.201., ketentuan paragraf a tentang kelayakan pencantuman bunga tidak berlaku. Sebaliknya, perjanjian sponsor dengan organisasi nirlaba tersebut dilaksanakan berdasarkan CAS 414 (48 CFR 9903 414), tentang biaya dana (cost of money) sebagai salah satu elemen dari biaya aset modal yang sedang dibangun. c. Definisi-definisi berikut ini digunakan untuk ketentuan dalam paragraf ini: (1) Aset yang diperoleh kembali (reacquired assets) adalah aset yang dimiliki oleh organisasi nirlaba sebelum tanggal 29 September 1995 dan kembali dimiliki oleh organisasi itu, melalui pembelian kembali atau pembiayaan kembali. Hal ini tidak termasuk aset yang diperoleh untuk menggantikan aset lama. (2) Kontribusi ekuitas awal adalah jumlah atau nilai kontribusi yang diberikan oleh organisasi nirlaba untuk perolehan aset atau sebelum penggunaan fasilitas. (3) Biaya aset adalah biaya kapitalisasi aset termasuk biaya konstruksi, biaya perolehan dan biaya-biaya kapitalisasi lain sesuai dengan GAAP.

24. Biaya hubungan kerja. Biaya-biaya yang dikeluarkan untuk menjalin hubungan yang memuaskan antara organisasi dan karyawan-karyawannya, termasuk biaya komite pengelola tenaga kerja, publikasi karyawan dan kegiatan-kegiatan terkait lainnya dapat dicantumkan. 25. Melobi. a. Terlepas dari ketentuan-ketentuan lain dalam Surat Edaran ini, biaya-biaya yang berkaitan dengan kegiatan-kegiatan berikut ini tidak dapat dicantumkan: (1) Upaya untuk mempengaruhi hasil pemilihan umum, referendum, inisiatif atau prosedur serupa di tingkat Federal, Negara Bagian atau lokal melalui kontribusi natura atau tunai, dukungan, publisitas atau kegiatan serupa; (2) Menetapkan, mengelola, memberikan kontribusi untuk atau membayar pengeluaran partai politik, kampanye, komite aksi politik atau organisasi lain yang didirikan untuk tujuan mempengaruhi hasil pemilihan umum; (3) Setiap upaya untuk mempengaruhi: (i) penerapan peraturan perundang-undangan Federal atau Negara Bagian; atau (ii) pengesahan atau perubahan peraturan perundang-undangan Federal atau Negara Bagian yang ditangguhkan melalui komunikasi dengan anggota atau pegawai Kongres atau badan legislatif Negara Bagian (termasuk upaya-upaya untuk mempengaruhi pejabat Negara Bagian atau lokal untuk melakukan kegiatan melobi serupa), atau dengan pejabat atau pegawai Pemerintah manapun sehubungan dengan keputusan untuk menandatangani atau memveto peraturan perundang-undangan yang telah didaftarkan; (4) Setiap upaya untuk mempengaruhi: (i) penerapan peraturan perundang-undangan Federal atau Negara Bagian; atau (ii) pengesahan atau perubahan peraturan perundang-undangan Federal atau Negara Bagian yang ditangguhkan dengan mempersiapkan, mendistribusikan atau menggunakan publisitas atau propaganda,


www.kinerja.or.id

257


atau dengan mendesak warga masyarakat atau lampisan masyarakat tertentu untuk memberikan kontribusi atau berpartisipasi dalam demonstrasi massa, pawai, unjuk rasa, gerakan penggalangan dana, kampanye untuk melobi atau penulisan surat atau kampanye telepon; atau (5) Kegiatan penghubung legislatif, termasuk kehadiran dalam sidang legislatif atau dengar pendapat komite, pengumpulan informasi tentang legislasi dan analisis dampak legislasi apabila kegiatan-kegiatan tersebut dilaksanakan untuk mendukung atau mengetahui persiapan dalam upaya melakukan lobi-lobi yang tidak diperbolehkan. b. Kegiatan-kegiatan berikut ini dikecualikan dari ketentuan dalam subparagraf a: (1) Menyampaikan presentasi informasi teknis dan faktual tentang suatu topik yang berkaitan langsung dengan pelaksanaan suatu hibah, kontrak atau perjanjian lain melalui pemeriksaan testimoni, pernyataan atau surat kepada Kongres atau badan legislatif Negara Bagian atau subdivisi, anggota atau staf yang berwenang dari lembaga-lembaga tersebut, dalam rangka menjawab permintaan yang didokumentasikan (termasuk pengumuman Catatan Kongres yang meminta testimoni atau pernyataan untuk catatan tersebut dalam suatu rapat yang dijadwalkan secara teratur) yang diajukan oleh anggota penerima, badan legislatif atau subdivisi, atau stafnya yang berwenang; dengan ketentuan bahwa informasi tersebut dapat langsung diterima dan dapat langsung dimuat dalam bentuk yang mudah dibawa; dan selanjutnya dengan ketentuan bahwa biaya-biaya dalam ketentuan ini untuk perjalanan, penginapan atau makanan tidak dapat dicantumkan kecuali jika dikeluarkan dalam rangka menyampaikan testimoni (keterangan) dalam rapat Kongres yang dijadwalkan secara teratur sesuai dengan permintaan tertulis untuk presentasi yang diajukan oleh Ketua atau Ranking Minority Member Komite atau Subkomite yang menyelenggarakan rapat tersebut. (2) Setiap lobi yang dinyatakan tidak diperbolehkan (unallowable) dalam subparagraf a(3) untuk mempengaruhi peraturan perundang-undangan (legislasi) Negara Bagian guna secara langsung mengurangi biaya atau menghindari gangguan signifikan terhadap wewenang organisasi untuk melaksanakan hibah, kontrak atau perjanjian lain. (3) Setiap kegiatan yang secara spesifik diizinkan oleh undang-undang untuk dilaksanakan dengan dana dari hibah, kontrak atau perjanjian lain. c. (1) Jika suatu organisasi meminta penggantian biaya tidak langsung maka total biaya melobi harus diidentifikasi secara terpisah dalam proposal tarif biaya tidak langsung dan kemudian diperlakukan sebagai biaya kegiatan lain yang tidak boleh dicantumkan sesuai dengan prosedur dalam subparagraf B.3 Lampiran A. (2) Organisasi wajib, sebagai bagian dari proposal tarif biaya tidak langsung tahunan, mengajukan sertifikasi bahwa persyaratan dan standar dalam paragraf ini telah dipenuhi. (3) Organisasi wajib mengadakan pencatatan yang memadai untuk membuktikan bahwa penetapan biaya yang boleh atau tidak boleh dicantumkan sesuai dengan paragraf 25 memenuhi ketentuan dalam Surat Edaran ini. (4) Catatan waktu, kalendar atau catatan sejenisnya tidak perlu disusun untuk memenuhi ketentuan dalam paragraf ini selama bulan kalendar tertentu jika: (1) pegawai melakukan lobi (sebagaimana disebutkan dalam subparagraf (a) dan (b)) paling banyak 25 persen dari jam kerjanya selama bulan kalendar bersangkutan; dan (2) dalam jangka waktu lima tahun sebelumnya, organisasi tidak banyak membuat kekeliruan dalam menetapkan biaya apa pun yang boleh dan tidak boleh dicantumkan, termasuk biaya lobi legislatif. Apabila kondisi dalam butir (1) dan (2) terpenuhi maka ketiadaan catatan waktu, kalendar atau catatan sejenisnya tidak menjadi dasar untuk menolak pencantuman biaya dengan meragukan perkiraan waktu melobi yang digunakan oleh pegawai selama suatu bulan kalendar.

258


www.kinerja.or.id

26. 27.

28.

29. 30.

(5) Melalui konsultasi dengan OMB, instansi-instansi harus menetapkan sebelumnya prosedur penyelesaian masalah atau perselisihan yang signifikan mengenai penafsiran atau penerapan ketentuan dalam paragraf 25. Setiap penyelesaian yang pernah dilakukan akan mengikat dalam penyelesaian, audit atau investasi selanjutnya sehubungan dengan hibah atau kontrak untuk keperluan penafsiran Surat Edaran ini; namun hal ini tidak dimaksudkan untuk mencegah kontraktor atau penerima hibah meragukan dasar hukum dari keputusan yang dibuat. d. Biaya melobi eksekutif. Biaya yang dikeluarkan untuk mempengaruhi pegawai atau pejabat Cabang Eksekutif Pemerintah Federal, secara tidak patut, baik langsung maupun tidak langsung, agar memberikan pertimbangan atau bertindak sehubungan dengan perjanjian yang disponsori atau urusanpengaturan tidak boleh dicantumkan. Yang dimaksud dengan pengaruh yang tidak patut adalah pengaruh yang mendorong atau cenderung mendorong pegawai atau pejabat Federal untuk memberikan pertimbangan atau bertindak sehubungan dengan perjanjian yang disponsori Pemerintah Federal atau urusan pengaturankecuali berdasarkan manfaat dari hal tersebut. Kerugian atas perjanjian atau kontrak lain yang disponsori. Kelebihan biaya atas pendapatan dalam suatu award tidak boleh dijadikan biaya untuk award lain. Ini termasuk, tetapi tidak terbatas pada, porsi yang dikontribusikan oleh organisasi karena alasan kesepakatan pembagian biaya atau kekurangan pemulihan biaya (under-recoveries) melalui negosiasi lump sum untuk, atau plafon atas, biaya tidak langsung. Biaya pemeliharaan dan perbaikan. Biaya yang dikeluarkan untuk pemeliharaan, perbaikan atau perawatan gedung dan peralatan (termasuk aset Federal, kecuali ditentukan lain) yang tidak menghasilkan nilai tambah permanen bagi aset maupun memperpanjang masa manfaat yang diharapkan secara signifikan tetapi dapat menjaganya dalam kondisi operasional yang efisien, dapat dicantumkan. Biaya yang dikeluarkan untuk perbaikan sehingga menghasilkan nilai tambah permanen bagi gedung dan peralatan atau memperpanjang masa manfaat yang diharapkan secara signifikan akan diperlakukan sebagai pengeluaran modal (lihat paragraf 15). Biaya bahan dan perlengkapan. a. Biaya yang dikeluarkan untuk bahan, perlengkapan dan suku cadang fabrikasi yang diperlukan untuk melaksanakan award Federal dapat dicantumkan. b. Bahan dan perlengkapan yang dibeli harus dibukukan dengan harga yang sebenarnya, setelah dikurangi kredit yang berlaku. Penarikan dari toko (general store) atau gudang harus dibukukan dengan harga perolehan netto yang sebenarnya berdasarkan metode penetapan harga penarikan persediaan barang yang diakui dan diterapkan secara konsisten. Biaya transportasi barang masuk menjadi bagian yang patut dari biaya bahan dan persediaan. c. Hanya bahan dan perlengkapan yang benar-benar digunakan untuk pelaksanaan award Federal yang dapat dibebankan sebagai biaya langsung. d. Apabila bahan yang digunakan untuk melaksanakan award Federal berasal dari sumbangan (donasi) atau pemberian dari Pemerintah Federal maka bahan tersebut akan digunakan secara gratis. Rapat dan konferensi. Biaya rapat dan konferensi yang terutama bertujuan untuk menyebarluaskan informasi teknis dapat dicantumkan. Ini termasuk uang makan dan transportasi, sewa fasilitas, jasa narasumber/pembicara dan hal-hal lain yang berkaitan dengan rapat atau konferensi. Tetapi, lihat Lampiran B, paragraf 14 tentang Biaya hiburan dan paragraf 33 tentang Biaya dukungan peserta. Biaya keanggotaan, langganan (subskripsi) dan kegiatan profesional. a. Biaya keanggotaan organisasi nirlaba di lembaga-lembaga bisnis, teknis dan profesional dapat dicantumkan.


www.kinerja.or.id

259


31. 32.

33. 34.

b. Biaya langganan organisasi nirlaba untuk terbitan berkala bisnis, teknis dan profesional dapat dicantumkan. c. Biaya keanggotaan di organisasi kemasyarakatan atau komunitas dapat dicantumkan dengan persetujuan sebelumnya dari instansi Federal yang berwenang. d. Biaya keanggotaan klub nasional atau klub atau organisasi sosial atau klub makan malam tidak dapat dicantumkan. Biaya organisasi. Pengeluaran-pengeluaran seperti jasa pendirian usaha, jasa perantara, jasa promotor, jasa penyelenggara atau jasa konsultan manajemen, pengacara, akuntan atau penasihat investasi, apakah sebagai karyawan organisasi atau bukan, sehubungan dengan pendirian atau penataan kembali suatu organisasi tidak dapat dicantumkan kecuali dengan persetujuan sebelumnya dari instansi pemberi award. Biaya pemuatan naskah dalam jurnal profesional. Biaya pemuatan naskah dalam publikasi jurnal profesional dapat dicantumkan sebagai bagian yang diperlukan dari biaya penelitian di mana: a. Laporan penelitian melaporkan pekerjaan yang didukung oleh Pemerintah Federal; dan b. Biaya-biaya dipungut secara adil atas semua laporan penelitian yang diterbitkan dalam jurnal oleh penulis yang disponsori pemerintah federal atau pun tidak. Biaya dukungan peserta. Biaya dukungan peserta adalah biaya langsung untuk hal-hal seperti honor atau tunjangan subsistens, tunjangan perjalanan dan uang pendaftaran yang dibayar kepada atau atas nama peserta atau trainees (bukan karyawan) sehubungan dengan rapat, konferensi, simposium atau proyek-proyek pelatihan. Biaya-biaya tersebut dapat dicantumkan dengan persetujuan sebelumnya dari instansi pemberi award. Biaya paten. a. Biaya-biaya berikut ini yang berkaitan dengan urusan paten dan hak cipta dapat dicantumkan: (1) biaya penyusunan pemaparan, laporan dan dokumen-dokumen lain yang disyaratkan oleh award Federal dan biaya mempelajari seni yang diperlukan untuk melakukan pemaparan; (ii) biaya penyusunan dokumen dan biaya-biaya paten lainnya yang berkaitan dengan pengajuan dan pelaksanaan permohonan paten Amerika Serikat di mana hak atau lisensi bebas royalti diwajibkan oleh Pemerintah Federal untuk disampaikan kepada Pemerintah Federal; dan (iii) jasa penyuluhan umum yang berkaitan dengan hak paten dan hak cipta seperti nasihat tentang peraturan perundang-undangan tentang hak cipta, ketentuan dan perjanjian dengan karyawan (tetapi lihat paragraf 37 tentang Biaya jasa profesional dan 44 tentang Royalti dan biaya lain untuk penggunaan paten dan hak cipta). b. Biaya-biaya yang berkaitan dengan paten dan hak cipta berikut ini tidak boleh dicantumkan: (1) Biaya penyusunan pemaparan, laporan dan dokumen lain serta biaya mempelajari seni yang diperlukan untuk melakukan pemaparan yang tidak diminta oleh award. (2) Biaya sehubungan dengan pengajuan dan pelaksanaan permohonan paten di luar negeri, atau permohonan paten di Amerika Serikat di mana award Federal tidak mengharuskan penyampaian hak atau lisensi bebas royalti kepada Pemerintah Federal (tetapi lihat paragraf 45 tentang Royalti dan biaya-biaya lain untuk penggunaan paten dan hak cipta).

35. Biaya keamanan dalam negeri dan instalasi. Pengeluaran yang diperlukan dan wajar yang dikeluarkan untuk keamanan dalam negeri dan keamanan rutin guna melindungi fasilitas, personil dan hasil kerja dapat dicantumkan. Biaya-biaya ini termasuk tetapi tidak terbatas pada upah dan seragam personil yang melaksanakan kegiatan keamanan; peralatan; palang pengaman; jasa keamanan kontraktual; konsultan; dan sebagainya. Pengeluaran modal untuk

260


www.kinerja.or.id

tujuan keamanan dalam negeri dan instalasi mengikuti ketentuan dalam paragraf 15 Surat Edaran ini tentang Peralatan dan pengeluaran modal lainnya. 36. Biaya persiapan pelaksanaan perjanjian. Biaya persiapan pelaksanaan award adalah biaya yang dikeluarkan sebelum tanggal efektif award yang berkaitan langsung dengan negosiasi dan sebagai antisipasi pelaksanaan award di mana biaya tersebut diperlukan untuk memenuhi jadwal serah terima atau periode pelaksanaan yang diusulkan. Biaya tersebut boleh dicantumkan hanya apabila biaya tersebut boleh dicantumkan jika dikeluarkan setelah tanggal award dan apabila mendapatkan persetujuan tertulis dari instansi pemberi award. 37. Biaya jasa profesional.

a. Biaya jasa profesional dan jasa konsultasi yang diberikan oleh seseorang yang menjadi anggota dari suatu profesi tertentu atau memiliki keahlian khusus, dan yang bukan pejabat atau karyawan dari organisasi nirlaba boleh dicantumkan dengan memperhatikan ketentuan dalam sub-paragraf b dan c asalkan wajar sesuai dengan jasa yang diberikan dan tidak bergantung pada pemulihan biaya dari Pemerintah Federal. Selain itu, jasa hukum dan di bidang lain dibatasi berdasarkan Lampiran B, paragraf 10. b. Untuk menentukan kelayakan pencantuman biaya dalam kasus tertentu, tidak ada faktor tunggal atau gabungan beberapa faktor khusus yang selalu menentukan. Namun ada sejumlah faktor yang relevan sebagai berikut: (1) Sifat dan lingkup jasa yang diberikan sehubungan dengan kebutuhan jasa. (2) Pentingnya mengadakan kontrak jasa mengingat kemampuan organisasi nirlaba di bidang tertentu. (3) Pola biaya sebelumnya, khususnya pada tahun-tahun sebelum dilaksanakannya award Federal. (4) Dampak award Federal terhadap bisnis organisasi nirlaba (yaitu, masalah baru apa yang telah muncul). (5) Proporsi pekerjaan Federal dalam seluruh bisnis organisasi nirlaba akan mempengaruhi organisasi nirlaba untuk mendukung pengeluaran biaya, khususnya apabila jasa yang diberikan tidak bersifat berkelanjutan dan tidak banyak berhubungan dengan pekerjaan dalam hibah dan kontrak Federal. (6) Apakah pemberian jasa dapat dilakukan secara lebih ekonomis melalui hubungan kerja langsung ketimbang mengadakan kontrak. (7) Kualifikasi individu atau perusahaan yang memberikan jasa dan biaya normal yang dibebankan, khususnya dalam award non-Federal. (8) Keterangan kontrak jasa yang memadai (misalnya, uraian tentang jasa, estimasi waktu yang diperlukan, tingkat kompensasi, dan ketentuan berakhirnya kontrak). c. Selain faktor-faktor yang disebutkan dalam sub-paragraf b, biaya retainer yang dapat dicantumkan harus didukung dengan bukti jasa bonafid yang tersedia atau diberikan.

38. Biaya penerbitan dan pencetakan.

a. Biaya publikasi mencakup biaya pencetakan (termasuk proses penyusunan, pembuatan cetakan, menjalankan mesin cetak, penjilidan dan produk akhir yang dihasilkan oleh proses tersebut), distribusi, promosi, surat-menyurat dan penanganan umum. Biaya publikasi juga mencakup biaya pemuatan naskah dalam publikasi profesional. b. Jika tujuan tertentunya tidak dapat diidentifikasi maka biaya tersebut harus dialokasikan sebagai biaya tidak langsung untuk semua kegiatan yang bermanfaat bagi organisasi nirlaba. c. Biaya pemuatan naskah dalam publikasi jurnal profesional dapat dicantumkan sebagai bagian penting dari biaya penelitian apabila:


www.kinerja.or.id

261


(1) Laporan penelitian melaporkan pekerjaan yang didukung oleh Pemerintah Federal; dan (2) Biaya dibebankan secara adil atas semua laporan penelitian yang diterbitkan dalam jurnal, apakah penulisnya disponsori pemerintah federal atau tidak.

39. Biaya pengaturan ulang dan perubahan. Biaya yang dikeluarkan untuk pengaturan ulang dan perubahan biasa atau normal pada fasilitas dapat dicantumkan. Biaya pengaturan dan perubahan khusus yang dikeluarkan secara spesifik untuk proyek dapat dicantumkan dengan persetujuan sebelumnya dari instansi pemberi award. 40. Biaya rekonversi. Biaya yang dikeluarkan untuk restorasi atau rehabilitasi fasilitas yang dimiliki oleh organisasi nirlaba agar kondisinya menjadi seperti tidak lama sebelum dimulainya award Federal, dikurangi biaya-biaya karena keausan normal, dapat dicantumkan. 41. Biaya perekrutan.

a. Dengan mengindahkan ketentuan dalam sub-paragraf b, c dan d, dan apabila jumlah staf yang direkrut dan dipertahankan sesuai dengan kebutuhan beban kerja maka biaya iklan lowongan, biaya operasional kantor karyawan yang diperlukan untuk mengamankan dan mempertahankan staf yang memadai, biaya operasional program pembinaan dan pendidikan, biaya perjalanan pegawai yang terlibat dalam perekrutan personil, biaya perjalanan pelamar untuk mengikuti wawancara bagi calon tenaga kerja dan biaya relokasi yang dikeluarkan sehubungan dengan perekrutan karyawan baru, dapat dicantumkan sejauh biaya-biaya tersebut dikeluarkan sesuai dengan program perekrutan yang dikelola dengan baik. Apabila organisasi menggunakan perusahaan jasa tenaga kerja (employment agency) maka biaya yang boleh dicantumkan tidak boleh melebihi standar tarif komersial untuk jasa tersebut. b. Mengenai publikasi, biaya iklan lowongan yang mencakup warna, materi iklan untuk keperluan selain perekrutan, atau mempunyai ukuran berlebihan (dengan mempertimbangkan tujuan perekrutan yang ingin dicapai dan praktek organisasi normal di bidang ini) tidak boleh dicantumkan. c. Biaya iklan lowongan, pembayaran khusus, tunjangan tambahan dan tunjangan gaji yang dikeluarkan untuk menarik tenaga profesional dari organisasi lain yang tidak lulus uji kewajaran atau tidak sesuai dengan praktek-praktek yang ditetapkan dari organisasi tidak boleh dicantumkan. d. Apabila biaya relokasi yang dikeluarkan untuk perekrutan karyawan baru dapat dicantumkan sebagai biaya langsung atau tidak langsung yang dapat dialokasikan dan karyawan yang baru dipekerjakan itu mengundurkan diri karena alasan yang ada dalam kendalinya setelah bekerja dua belas bulan maka organisasi harus mengembalikan atau mengkredit biaya relokasi tersebut kepada Pemerintah Federal.

42. Biaya relokasi.

a. Biaya relokasi adalah biaya yang berkaitan dengan perubahan tetap penugasan (selama jangka waktu yang tidak ditentukan atau selama jangka waktu tertentu paling sedikit 12 bulan) dari karyawan yang ada atau setelah perekrutan karyawan baru. Biaya relokasi boleh dicantumkan dengan mengindahkan pembatasan yang disebutkan dalam subpraragraf b, c dan d, asalkan: (1) Perpindahan itu demi kepentingan pemberi kerja. (2) Penggantian biaya karyawan dilakukan sesuai dengan kebijakan tertulis yang ditetapkan dan dilaksanakan secara konsisten oleh pemberi kerja.

262


www.kinerja.or.id

(3) Penggantian biaya ini tidak boleh melebihi biaya yang benar-benar telah dikeluarkan oleh karyawan (atau diestimasi secara wajar). b. Biaya relokasi yang dapat dicantumkan untuk karyawan yang ada dibatasi sebagai berikut: (1) Biaya transportasi karyawan, anggota keluarga dekat dan rumah tangganya, sertakebutuhan pribadi ke lokasi yang baru. (2) Biaya untuk mencari tempat tinggal yang baru, seperti perjalanan yang dilakukan terlebih dahulu oleh karyawan dan pasangan suami istri untuk mencari tempat tinggal dan penginapan selama masa peralihan, paling lama 30 hari, termasuk waktu perjalanan. (3) Biaya penutupan transaksi, seperti biaya broker, hukum dan appraisal, sehubungan dengan pengaturan rumah lama yang dimiliki karyawan. Biaya ini, serta biaya yang disebutkan dalam butir (4) dibatasi sampai 8 persen dari harga jual rumah lama karyawan. (4) Biaya yang dikeluarkan atas kepemilikan rumah kosong setelah rumah permanen yang baru ditinggali atau disewa karyawan seperti pemeliharaan tanah dan gedung (tidak termasuk biaya penataan), utilitas, pajak dan asuransi bangunan. (5) Biaya-biaya lain yang wajar dan diperlukan biasanya terkait dengan relokasi seperti biaya pembatalan sewa yang belum jatuh tempo, pelepasan dan pemasangan kembali peralatan rumah tangga dan pembelian asuransi terhadap kehilangan atau kerusakan pada harta benda pribadi. Biaya pembatalan sewa yang belum jatuh tempo dibatasi sampai tiga kali biaya sewa bulanan. c. Biaya relokasi yang dapat dicantumkan untuk karyawan baru dibatasi pada biaya-biaya yang disebutkan dalam butir (1) dan (2) subparagraf b. Apabila biaya relokasi yang dikeluarkan untuk perekrutan karyawan baru telah diperbolehkan sebagai biaya langsung atau tidak langsung dan karyawan bersangkutan mengundurkan diri karena alasan yang ada dalam kendalinya setelah bekerja 12 bulan maka organisasi harus mengembalikan atau mengkredit biaya relokasi tersebut kepada Pemerintah Federal sebesar nilai biaya yang berasal dari Pemerintah Federal. Namun, biaya perjalanan ke lokasi di luar negeri harus dianggap sebagai biaya perjalanan sesuai dengan paragraf 50 dan bukan biaya relokasi seperti yang dimaksud dalam paragraf ini jika tanggungan karyawan tidak diizinkan ikut ke lokasi karena suatu alasan, dan biaya tersebut tidak mencakup biaya memindahkan barang-barang rumah tangga. d. Biaya-biaya yang berkaitan dengan relokasi berikut ini tidak boleh dicantumkan: (1) Uang jasa dan biaya-biaya lain yang berkaitan dengan pencarian rumah baru. (2) Kerugian atas penjualan rumah lama. (3) Pokok hipotek dan pembayaran bunga yang masih berjalan atas rumah yang akan dijual. (4) Pajak penghasilan yang dibayar oleh karyawan sehubungan dengan biaya relokasi yang diganti.

43. Biaya sewa gedung dan peralatan.

a. Dengan mengindahkan pembatasan yang disebutkan dalam subparagraf b sampai d paragraf 43 ini, biaya sewa dapat dicantumkan sejauh tarif yang dikenakan wajar dengan mempertimbangkan faktor-faktor seperti: biaya sewa properti yang sebanding, jika ada; kondisi pasar di sekitarnya; alternatif yang ada; dan, jenis, umur yang diharapkan, kondisi dan nilai dari properti yang disewa. Pengaturan sewa hendaknya ditinjau kembali secara berkala untuk menentukan apakah situasi telah berubah dan ada opsi-opsi lain. b. Biaya sewa dengan perjanjian “jual dan sewa kembali” dapat dicantumkan paling banyak sebesar jumlah yang dapat dicantumkan asalkan organisasi nirlaba masih tetap menjadi


www.kinerja.or.id

263


pemilik properti. Jumlah ini mencakup biaya-biaya seperti penyusutan atau cadangan pemakaian, pemeliharaan, pajak dan asuransi. c. Biaya sewa dengan perjanjian sewa “less-than-arms-length” (sebagaimana dijelaskan dalam subparagraf b dari paragraf 43 ini) boleh dicantumkan asalkan hak atas properti tersebut telah diserahkan kepada organisasi nirlaba. Untuk tujuan ini, maka perjanjian sewa “lessthan-arms-length” adalah perjanjian di mana salah satu pihak dapat mengendalikan atau sangat mempengaruhi tindakan-tindakan pihak lainnya. Perjanjian sewa seperti ini mencakup tetapi tidak terbatas pada perjanjian antara (i) bagian-bagian dalam suatu organisasi nirlaba; (ii) organisasi-organisasi nirlaba di bawah kendali bersama melalui pejabat, direktur atau anggota-anggota yang sama; dan (iii) sebuah organisasi nirlaba dan salah seorang direktur, trustee, pejabat atau karyawan kunci organisasi bersangkutan atau keluarga dekatnya, secara langsung atau melalui korporasi, trust atau pengaturan serupa di mana mereka mempunyai hak pengendalian (controlling interest). Misalnya, organisasi nirlaba dapat mendirikan sebuah korporasi tersendiri khusus untuk menjadi pemilik properti dan menyewakannya kembali kepada organisasi nirlaba yang sama. d. Biaya sewa dengan perjanjian sewa yang harus diperlakukan sebagai sewa modal di bawah GAAP boleh dicantumkan paling banyak sebesar jumlah (sebagaimana dijelaskan dalam subparagraf b) yang dapat dicantumkan asalkan organisasi nirlaba telah membeli properti pada tanggal ketika perjanjian sewa tersebut ditandatangani. Ketentuan dalam Laporan Direksi tentang Standar Akuntansi Keuangan 13, Akuntansi Sewa Menyewa, harus digunakan untuk menentukan apakah suatu sewa termasuk sewa modal. Biaya bunga yang berkaitan dengan sewa modal dapat dicantumkan asalkan memenuhi kriteria dalam subparagraf 23. Biaya yang boleh dicantumkan adalah pembayaran atas laba, biaya manajemen, dan pajak yang belum dikeluarkan jika organisasi nirlaba telah membeli fasilitas.

44. Royalti dan biaya lain untuk penggunaan paten dan hak cipta.

a. Royalti atas paten atau hak cipta atau amortisasi biaya perolehan dengan membeli hak cipta, paten atau hak-hak penggunaannya yang dibutuhkan untuk pelaksanaan award dengan sepatutnya dapat dicantumkan kecuali jika: (1) Pemerintah Federal memiliki lisensi atau hak untuk menggunakan paten atau hak cipta secara bebas. (2) Paten atau hak cipta dinyatakan tidak berlaku lagi atau secara administratif dinputuskan tidak berlaku. (3) Paten atau hak cipta dinilai tidak dapat diterapkan. (4) Paten atau hak cipta kadaluarsa. b. Perhatian khusus harus diberikan dalam menilai kewajaran apabila royalti mungkin ditentukan melalui proses perundingan less-than-arm’s-length, misalnya: (1) Royalti yang dibayar kepada seseorang, termasuk korporasi, yang berafiliasi dengan organisasi nirlaba. (2) Royalti yang dibayar kepada pihak yang tidak berafiliasi, termasuk korporasi, berdasarkan perjanjian yang diadakan mengingat bahwa award Federal akan dibuat. (3) Royalti yang dibayar berdasarkan perjanjian yang diadakan setelah award dibuat untuk organisasi nirlaba. c. Dalam hal suatu paten atau hak cipta sebelumnya dimiliki oleh organisasi nirlaba, jumlah royalti yang diperbolehkan hendaknya tidak melebihi biaya yang diperbolehkan seandainya organisasi nirlaba itu tetap mempertahankan hak paten atau hak cipta tersebut.

264


www.kinerja.or.id

45. Penjualan dan Pemasaran. Biaya penjualan dan pemasaran produk atau jasa dari organisasi nirlaba tidak boleh dicantumkan (kecuali jika diperbolehkan berdasarkan Lampiran B, paragraf 1 sebagai biaya hubungan masyarakat yang dapat dicantumkan). Tetapi, biaya ini dapat dicantumkan sebagai biaya langsung dengan persetujuan sebelumnya dari instansi pemberi award apabila biaya tersebut diperlukan untuk pelaksanaan program-program Federal. 46. Fasilitas pelayanan khusus. a. Biaya pelayanan yang diberikan oleh fasilitas yang sangat kompleks atau khusus, yang dioperasikan oleh organisasi nirlaba seperti komputer, terowongan angin dan reaktor dapat dicantumkan dengan ketentuan bahwa beban untuk pelayanan memenuhi ketentuan dalam butir 46b. atau c. serta mempertimbangkan pos-pos pendapatan atau pembiayaan Federal yang memenuhi syarat sebagai kredit yang berlaku berdasarkan Lampiran A, subparagraf A.5. Surat Edaran ini. b. Biaya pelayanan dalam jumlah besar harus dibebankan langsung kepada award-award yang berlaku berdasarkan penggunaan pelayanan menurut jadwal tarif atau metodologi yang ditetapkan, (i) yang tidak diskriminatif terhadap kegiatan organisasi yang mendapatkan dukungan federal, termasuk penggunaan pelayanan oleh organisasi nirlaba secara internal, dan (ii) yang dirancang untuk memulihkan hanya biaya keseluruhan pelayanan. Biaya setiap pelayanan biasanya terdiri dari biaya langsung dan bagian dari seluruh biaya tidak langsung yang dapat dialokasikan. Tarif harus disesuaikan setidaknya dua tahun sekali, dan harus mempertimbangkan biaya yang lebih/kurang diterapkan selama periode(-periode) sebelumnya. c. Apabila biaya yang dikeluarkan untuk pelayanan tidak besar maka dapat dialokasikan sebagai biaya tidak langsung. d. Dalam keadaan yang luar biasa dan demi kepentingan Pemerintah Federal dan lembaga untuk menetapkan pengaturan penghitungan biaya alternatif maka pengaturan tersebut dapat dilakukan bersama instansi Federal yang berwenang.

47. Pajak.

a. Secara umum, pajak yang harus dibayar oleh organisasi dan yang dibayar atau harus dibayar sesuai dengan GAAP, dan pembayaran yang dilakukan kepada pemerintah lokal sebagai pengganti pajak yang sebanding dengan pelayanan pemerintah lokal yang telah diterima dapat dicantumkan, kecuali untuk (i) pajak dengan pembebasan yang tersedia bagi organisasi secara langsung atau yang tersedia bagi organisasi berdasarkan pembebasan yang diberikan kepada Pemerintah Federal dan, dalam hal yang disebutkan belakangan, apabila instansi pemberi award memberikan surat keterangan pembebasan pajak yang diperlukan, (ii) penilaian khusus atas tanah yang menunjukkan peningkatan modal, dan (iii) pajak penghasilan Federal. b. Restitusi pajak dan pembayaran kepada organisasi bersangkutan yang dapat dicantumkan sebagai biaya award, akan dikredit sebagai pengurangan biaya atau restitusi tunai, sesuai dengan kebutuhan, kepada Pemerintah Federal.

48. Biaya pengakhiran perjanjian yang disponsori.

Pengakhiranaward umumnya menyebabkan dikeluarkannya biaya, atau kebutuhan untuk perlakuan khusus biaya yang belum muncul dalam hal award Federal tidak diakhiri. Prinsipprinsip biaya mengenai hal ini dijabarkan di bawah ini. Prinsip-prinsip tersebut diterapkan


www.kinerja.or.id

265


bersama dengan ketentuan-ketentuan lain dalam Surat Edaran ini untuk situasi pengakhiran perjanjian. a. Biaya untuk barang-barang yang digunakan dalam pekerjaan lain organisasi nirlaba tidak boleh dicantumkan kecuali jika organisasi nirlaba itu dapat membuktikan bahwa ia tidak akan mengalami kerugian dengan tidak menggunakan barang-barang itu. Dalam memutuskan apakah barang-barang itu dapat digunakan untuk pekerjaan lain dari organisasi nirlaba, maka instansi pemberi award perlu mempertimbangkan rencana dan pesanan yang dibuat oleh organisasi nirlaba untuk kegiatan saat ini dan yang telah dijadwalkan. Pembelian barang-barang umum secara serentak oleh organisasi nirlaba dianggap sebagai bukti bahwa barang-barang tersebut dapat digunakan dalam pekerjaan lain organisasi nirlaba. Diterimanya barang-barang umum yang dapat dialokasikan untuk bagian yang diakhiri dari award Federal harus dibatasi sampai pada taraf di mana kuantitas barang yang ada di tangan, dalam pengangkutan dan dalam pesanan melebihi kebutuhan kuantitas yang wajar dari pekerjaan lain. b. Apabila dalam keadaan tertentu, meskipun segala upaya yang wajar telah dilakukan oleh organisasi nirlaba, biaya tertentu tidak dapat segera dihentikan setelah tanggal efektif pemutusan maka biaya tersebut umumnya dapat dicantumkan dengan batasan yang ditetapkan dalam Surat Edaran ini, kecuali biaya yang terus berlangsung setelah pemutusan itu sebagai akibat dari kealpaan atau kelalaian yang disengaja oleh organisasi nirlaba untuk menghentikan biaya tersebut tidak boleh dicantumkan. c. Hilangnya nilai guna perangkat, mesin atau peralatan khusus biasanya dapat dicantumkan jika: (1) Perangkat khusus, mesin khusus atau peralatan tersebut tidak dapat digunakan dengan wajar dalam pekerjaan lain organisasi nirlaba. (2) Kepentingan Pemerintah Federal dilindungi melalui pengalihan hak atau cara lain yang dianggap tepat oleh instansi pemberi award, dan (3) Hilangnya nilai guna suatu award Federal yang diakhiri dibatasi pada nilai dari harga perolehan yang mempunyai rasio total harga perolehan yang sama dengan nilaiaward Federal yang diakhiri dari seluruh award Federal yang diakhiri dan award-award Federal lain yang untuknya perangkat khusus, mesin khusus atau peralatan diperoleh. d. Biaya sewa dalam perjanjian sewa yang masih berlangsung umumnya dapat dicantumkan apabila secara jelas terbukti diperlukan untuk pelaksanaan award Federal yang diakhiri dikurangi dengan nilai sisa sewa, jika: (1) Nilai sewa yang diklaim tidak melebihi nilai guna wajar properti yang disewa untuk periode award Federal dan periode selanjutnya yang wajar, dan (2) Organisasi nirlaba melakukan segala upaya untuk mengakhiri, mengalihkan, menyelesaikan atau dengan cara lain mengurangi biaya sewa. Biaya perubahan pada properti yang disewa juga dapat dimasukkan asalkan perubahan tersebut diperlukan untuk melaksanakan award Federal dan merupakan perbaikan wajar yang diwajibkan oleh ketentuan perjanjian sewa. e. Biaya penyelesaian yang umumnya dapat dicantumkan adalah sebagai berikut: (1) Biaya pembukuan, hukum, administrasi dan biaya-biaya sejenisnya yang diperlukan untuk: (a) Penyiapan dan pengajuan klaim penyelesaian dan data pendukung kepada instansi pemberi award sehubungan dengan bagian dari award Federal yang diakhiri, kecuali jika pengakhiran award disebabkan oleh kelalaian (lihat Subbagian_.61 Surat Edaran A-110); dan (b) Pengakhiran dan penyelesaian sub-award.

266


www.kinerja.or.id

f.

(2) Biaya yang wajar untuk penyimpanan, transportasi, perlindungan dan pengaturan properti yang diberikanoleh Pemerintah Federal atau diperoleh atau diproduksi untuk award Federal, kecuali apabila penerima hibah atau kontraktor menerima penggantian atas penjualan dalam jumlah yang telah ditentukan sesuai dengan Sub-bagian _.32 sampai _.37 Surat Edaran A-110. (3) Biaya tidak langsung yang berkaitan dengan gaji dan upah yang dikeluarkan sebagai biaya penyelesaian dalam subparagraf (1) dan (2). Biasanya, biaya tidak langsung ini terbatas pada tunjangan tambahan (fringe benefits), biaya penggunaan gedung, dan pengawasan langsung.

Klaim-klaim dalam sub-award, termasuk bagian dari klaim-klaim yang dapat dialokasikan yang bersifat umum bagi award Federal dan bagi pekerjaan lain dari organisasi nirlaba secara umum dapat dicantumkan. Bagian yang tepat dari biaya tidak langsung yang dikeluarkan oleh organisasi nirlaba dapat dialokasikan untuk nilai penyelesaian dengan subkontraktor dan/atau sub-penerima hibah dalam hal jumlah yang dialokasikan tersebut berbeda dengan pedoman dasar dalam Lampiran A. Biaya tidak langsung yang dialokasikan tersebut tidak termasuk biaya yang sama dan serupa yang diklaim secara langsung atau tidak langsung sebagai biaya penyelesaian.

49. Biaya pelatihan.

a. Biaya yang dapat dicantumkan adalah biaya persiapan dan pemeliharaan program pelatihan termasuk tetapi tidak terbatas pada pelatihan di tempat kerja, pelatihan dalam ruang kelas dan magang, yang dirancang untuk meningkatkan efektivitas kejuruan karyawan, termasuk materi pelatihan, buku teks, gaji atau upah penerima pelatihan (tidak termasuk kompensasi lembur yang mungkin timbul), dan (i) gaji direktur pelatihan dan staf jika program pelatihan diadakan oleh organisasi; atau (ii) biaya pendidikan jika pelatihan dilakukan di suatu lembaga yang tidak dijalankan oleh organisasi. b. Biaya pendidikan paruh waktu, pada jenjang sarjana atau pasca sarjana, termasuk pendidikan yang diselenggarakan oleh fasilitas organisasi sendiri, dapat dicantumkan hanya apabila program pendidikan atau gelar yang ingin dicapai berkaitan dengan bidang yang sekarang atau yang diperkirakan akan dikerjakan oleh karyawan bersangkutan, dan terbatas pada: (1) Materi pelatihan. (2) Buku teks. (3) Biaya jasa yang dibebankan oleh lembaga pendidikan. (4) Uang kuliahyang dikenakan oleh lembaga pendidikan atau, sebagai ganti uang kuliah, gaji pengajar dan bagian yang relevan dari biaya tidak langsung lembaga pendidikan dengan ketentuan jumlahnya tidak melebihi uang kuliah yang harus dibayar kepada lembaga pendidikan. (5) Gaji dan biaya pengajar terkait yang menjadi karyawan organisasi. (6) Kompensasi waktu setiap karyawan atas waktu yang digunakan untuk mengikuti pendidikan selama jam kerja tidak melebihi 156 jam per tahun dan hanya apabila keadaan tidak memungkinkan beroperasinya kelas atau mengikuti pelajaran dalam kelas setelah jam kerja; jika tidak maka kompensasi demikian tidak boleh dicantumkan. c. Biaya untuk uang kuliah, biaya jasa, materi pelatihan dan buku teks (bukan subsistens, gaji atau honor lainnya) sehubungan dengan pendidikan purnawaktu, termasuk pendidikan


www.kinerja.or.id

267


yang diselenggarakan di fasilitas organisasi sendiri, pada jenjang pasca sarjana (bukan sarjana) boleh dicantumkan hanya apabila program pendidikan atau gelar yang ingin dicapai berkaitan dengan bidang yang sekarang atau yang diperkirakan akan dikerjakan oleh karyawan bersangkutan, dan hanya apabila biaya tersebut mendapatkan persetujuan sebelumnya dari instansi pemberi award. Biaya tersebut dibatasi pada biaya yang timbul selama suatu total periode yang tidak melebihi satu tahun pelajaran untuk setiap karyawan yang menerima pelatihan. Dalam keadaan yang tidak biasa, periode ini dapat diperpanjang. d. Biaya untuk kehadiran paling banyak 16 minggu per karyawan per tahun dalam programprogram khusus yang dirancang secara spesifik untuk meningkatkan efektivitas eksekutif atau manajer atau mempersiapkan karyawan untuk jabatan tersebut boleh dicantumkan. Biaya ini mencakup biaya pendaftaran, materi pelatihan, buku teks dan beban-beban terkait, gaji karyawan, subsistens dan perjalanan. Biaya yang boleh dicantumkan dalam ketentuan paragraf ini tidak mencakup biaya untuk program pendidikan yang menjadi bagian dari kurikulum yang bertujuan mendapatkan gelar, yang boleh dicantumkan sejauh hal itu disebutkan dalam subparagraf b dan c. e. Biaya pemeliharaan dan penyusutan normal atau sewa yang wajar untuk fasilitas yang dimiliki atau disewa oleh organisasi dalam rangka pelatihan boleh dicantumkan sejauh hal itu disebutkan dalam paragraf 11, 27 dan 50. f. Kontribusi atau donasi kepada lembaga pendidikan atau pelatihan, termasuk donasi fasilitas atau properti lainnya, serta beasiswa atau fellowship boleh dicantumkan. g. Biaya pelatihan dan pendidikan yang melebihi jumlah yang boleh dicantumkan dalam subparagraf b dan c boleh dicantumkan jika mendapatkan persetujuan sebelumnya dari instansi pemberi award. Agar dapat dipertimbangkan untuk mendapatkan persetujuan maka organisasi harus membuktikan bahwa biaya-biaya tersebut dikeluarkan secara konsisten sesuai dengan program pelatihan dan pendidikan yang ditetapkan dan bahwa program pendidikan atau gelar yang ingin dicapai berkaitan dengan bidang yang saat ini atau yang diharapkan akan dikerjakan oleh karyawan bersangkutan.

50. Biaya transportasi. Biaya transportasi meliputi ongkos angkut, ongkos kirim kilat, ongkos angkut dengan gerobak dan biaya pos yang berkaitan dengan barang yang dibeli, dalam proses atau diantar. Biaya-biaya ini boleh dicantumkan. Apabila dapat langsung diidentifikasi dengan jenis barangnya maka biaya-biaya tersebut dapat langsung dibebankan sebagai biaya transportasi atau ditambahkan kepada harga barang-barang tersebut (lihat paragraf 28). Apabila tidak dapat langsung diidentifikasi dengan bahan yang diterima maka biaya transportasi dapat dibebankan pada pos biaya tidak langsung yang cocok jika organisasi menerapkan prosedur keadilan secara konsisten untuk hal ini.

51. Biaya perjalanan. a. Umum. Biaya perjalanan adalah pengeluaran untuk transportasi, penginapan, subsistens dan keperluan terkait lainnya yang dikeluarkan oleh karyawan yang mengadakan perjalanan dinas organisasi nirlaba. Biaya perjalanan dapat dibebankan berdasarkan realisasi biaya, per diem atau jarak tempuh sebagai ganti realisasi biaya yang dikeluarkan atau kombinasi keduanya dengan ketentuan bahwa metode yang digunakan diterapkan untuk seluruh perjalanan dan bukan pada hari-hari tertentu selama perjalanan, dan menimbulkan biaya yang konsisten dengan yang biasanya diperbolehkan dalam situasi serupa untuk kegiatan-kegiatan organisasi nirlaba yang tidak dibiayai oleh pemerintah federal. b. Penginapan dan subsistens. Biaya yang dikeluarkan oleh karyawan dan pejabat untuk perjalanan termasuk biaya penginapan, biaya subsistens dan pengeluaran tak terduga akan

268


www.kinerja.or.id

dianggap wajar dan dapat dicantumkan hanya apabila biaya-biaya tersebut tidak melebihi beban-beban yang biasanya diperbolehkan oleh organisasi nirlaba dalam operasi regulernya sebagai akibat dari kebijakan tertulis organisasi nirlaba tentang perjalanan dinas. Jika organisasi nirlaba tidak mempunyai kebijakan tertulis yang dapat diterima mengenai biaya perjalanan maka tarif dan jumlah yang ditetapkan dalam sub-bab I, Bab 57, Judul 5, Kode Amerika (“Biaya Perjalanan dan Subsistens; Tunjangan Perjalanan”), atau yang ditetapkan oleh Administrator Dinas Umum, atau oleh Presiden (atau kuasanya) mengenai ketentuan-ketentuan sub-bab tersebut akan berlaku untuk perjalanan dalam award-award Federal (48 CFR 31.205-46(a)). c. Perjalanan udara komersial (1) Biaya penerbangan yang melebihi harga tiket pesawat komersial standar yang biasa (kelas ekonomi atau setara), tiket pesawat kontrak Pemerintah Federal (apabila diizinkan dan tersedia), atau tiket pesawat komersial berdiskon terendah tidak diperbolehkan kecuali jika akomodasi yang biasa tersebut akan: (a) menempuh rute berputar-putar; (b) memakan waktu perjalanan yang sangat lama; (c) membuat perjalanan terlalu lama; (d) menimbulkan biaya tambahan yang akan menghilangkan penghematan transportasi yang bisa dicapai; atau (e) menawarkan akomodasi yang kurang memadai bagi kebutuhan medis pihak yang mengadakan perjalanan. Organisasi nirlaba harus menjelaskan dan mendokumentasikan kondisi-kondisi tersebut berdasarkan kasus per kasus agar penggunaan tiket pesawat kelas satu dapat dibenarkan. (2) Kecuali jika ditemukan pola penghindaran, Pemerintah Federal biasanya tidak akan meragukan keputusan organisasi nirlaba bahwa tiket pesawat standar yang biasa atau tiket pesawat berdiskon lain tidak tersedia untuk perjalanan tertentu jika organisasi nirlaba dapat membuktikan salah satu dari berikut ini: (a) tiket pesawat tersebut tidak tersedia dalam kasus tertentu; atau (b) organisasi nirlaba sudah biasa menggunakan jasa penerbangan tersebut. d. Penerbangan dengan maskapai komersial lain. Biaya perjalan dengan menggunakan pesawat yang dimiliki, disewa atau dicarter organisasi nirlaba meliputi biaya sewa, carter, operasi (termasuk biaya personil), pemeliharaan, penyusutan, asuransi dan biaya-biaya terkait lainnya. Jumlah biaya yang melebihi biaya penerbangan komersial yang boleh dicantumkan [seperti yang ditetapkan dalam subparagraf c] tidak boleh dicantumkan. e. Perjalanan keluar negeri. Beban langsung atas biaya perjalanan ke luar negeri boleh dicantumkan hanya apabila perjalanan itu telah mendapatkan persetujuan sebelumnya dari instansi pemberi award. Setiap perjalanan ke luar negeri yang dilakukan secara terpisah harus mendapatkan persetujuan. Untuk itu, “perjalanan ke luar negeri” mencakup perjalanan ke luar Kanada, Meksiko, Amerika Serikat dan setiap wilayah dan negara bagian Amerika Serikat. Akan tetapi, istilah “perjalanan ke luar negeri” bagi organisasi nirlaba yang berkedudukan di negara asing berarti perjalanan keluar dari negara bersangkutan.

52. Wali amanat (Trustees). Biaya perjalanan dan subsistens wali amanat (atau direksi) dapat dicantumkan. Biaya ini terbatas pada biaya penginapan, subsistens dan penerbangan yang ditetapkan dalam paragraf 51.


www.kinerja.or.id

269


LAMPIRAN C Surat Edaran No. A-122

ORGANISASI-ORGANISASI NIRLABA YANG TIDAK DIATUR DALAM SURAT EDARAN INI • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • •

270

Advance Technology Institute (ATI), Charleston, South Carolina Aerospace Corporation, El Segundo, California American Institutes of Research (AIR), Washington D.C. Argonne National Laboratory, Chicago, Illinois Atomic Casualty Commission, Washington, D.C. Battelle Memorial Institute, berkantor pusat di Columbus, Ohio Brookhaven National Laboratory, Upton, New York Charles Stark Draper Laboratory, Incorporated, Cambridge, Massachusetts CNA Corporation (CNAC), Alexandria, Virginia Environmental Institute of Michigan, Ann Arbor, Michigan Georgia Institute of Technology/Georgia Tech Applied Research Corporation/ Georgia Tech Research Institute, Atlanta, Georgia Hanford Environmental Health Foundation, Richland, Washington IIT Research Institute, Chicago, Illinois Institute of Gas Technology, Chicago, Illinois Institute for Defense Analysis, Alexandria, Virginia LMI, McLean, Virginia Mitre Corporation, Bedford, Massachusetts Mitretek Systems, Inc., Falls Church, Virginia National Radiological Astronomy Observatory, Green Bank, West Virginia National Renewable Energy Laboratory, Golden, Colorado Oak Ridge Associated Universities, Oak Ridge, Tennessee Rand Corporation, Santa Monica, California Research Triangle Institute, Research Triangle Park, North Carolina Riverside Research Institute, New York, New York South Carolina Research Authority (SCRA), Charleston, South Carolina Southern Research Institute, Birmingham, Alabama Southwest Research Institute, San Antonio, Texas SRI International, Menlo Park, California Syracuse Research Corporation, Syracuse, New York Universities Research Association, Incorporated (National Acceleration Lab), Argonne, Illinois Urban Institute, Washington D.C. Perusahaan asuransi nirlaba seperti Organisasi Blue Cross dan Blue Shield Organisasi nirlaba lain hasil negosiasi dengan instansi pemberi award.


www.kinerja.or.id

Lampiran 3.3. Peraturan USAID 2 CFR 230 Kebijakan Merek dan Tanda-Tanda bagi Penerima Hibah

KANTOR MANAJEMEN DAN ANGGARAN 2 CFR Bagian 230 PRINSIP-PRINSIP BIAYA UNTUK ORGANISASI NIRLABA (Surat Edaran OMB A-122) INSTANSI: Kantor Manajemen dan Anggaran

AKSI: Pemindahan panduan kebijakan ke Bab II – 2 CFR

IKHTISAR: Kantor Manajemen dan Anggaran (OMB) memindahkan Surat Edaran A-122, ”Prinsip-Prinsip Biaya untuk Organisasi Nirlaba,” ke Judul 2 dalam Kode Peraturan Federal (cfr), sub-judul A, bab II, bagian 230. Pemindahan ini merupakan bagian dari inisiatif kami yang lebih luas untuk menciptakan 2 CFR sebagai satu lokasi tunggal di mana masyarakat dapat melihat pedoman OMB untuk hibah dan perjanjian maupun instansi Federal yang melaksanakan peraturan. Inisiatif yang lebih luas ini memberikan dasar yang baik untuk merampingkan dan menyederhanakan kerangka kebijakan hibah dan perjanjian, satu tujuan dari upaya OMB dan instansi Federal untuk melaksanakan UU Perbaikan Manajemen Bantuan Keuangan Federal tahun 1999 (Pub.L. 106-107). TANGGAL: Bagian 230 berlaku efektif tanggal 31 Agustus 2005. Dokumen ini menerbitkan kembali Surat Edaran OMB A-122 yang ada, yang sudah berlaku.

UNTUK INFORMASI LEBIH LANJUT, SILAHKAN HUBUNGI: Gil Tran, Kantor Manajemen Keuangan Federal, Kantor Manajemen dan Anggaran, telepon 202-395-3052 (langsung) or 202395-3993 (kantor pusat) dan email: [email protected].

INFORMASI TAMBAHAN: Pada tanggal 10 Mei 2004 [69 FR 25970], kami telah merevisi tiga surat edaran (circular) OMB yang berisi prinsip-prinsip biaya Federal. Revisi ini bertujuan untuk menyederhanakan prinsip-prinsip biaya dengan menyelaraskan uraian pos-pos biaya serupa dalam beberapa surat edaran bilamana mungkin sehingga mengurangi kemungkinan salah penafsiran. Revisi yang dihasilkan oleh upaya OMB dan instansi Federal ini mulai berlaku pada tanggal 9 Juni 2004.

Dalam dokumen ini, kami memindahkan Surat Edaran OMB A-122 ke CFR pada Judul 2 yang ditetapkan pada tanggal 11 Mei 2004 [69 FR 26276] sebagai lokasi sentral kebijakan OMB dan instansi Federal di bidang hibah dan perjanjian.

Pemindahan Surat Edaran OMB A-122 tidak mengubah substansi surat edaran. Selain penyesuaian yang diperlukan agar sejalan dengan ketentuan format CFR, dokumen ini juga memindahkan versi surat edaran OMB A-122 sebagaimana direvisi menurut pengumuman 10 Mei 2004 ke dalam 2 CFR. Daftar Pokok-Pokok dalam 2 CFR Bagian 230

Akuntansi, program hibah, administrasi hibah, ketentuan pelaporan dan pembukuan. Tanggal: 8 Agustus 2005


www.kinerja.or.id

271


Joshua B. Bolten, Direktur

Wewenang dan Penerbitan  Karena alasan-alasan yang dikemukakan di atas maka Kantor Manajemen dan Anggaran mengubah 2 CFR Subjudul A, bab II, dengan menambahkan bagian 230 sebagaimana disebutkan di bawah ini.

BAGIAN 230 – PRINSIP-PRINSIP BIAYA UNTUK ORGANISASI NIRLABA (SURAT EDARAN OMB A-122) Pasal. 230.5 Tujuan 230.10 Ruang Lingkup 230.15 Kebijakan 230.20 Pemberlakuan 230.25 Definisi 230.30 Tanggung jawab OMB 230.35 Tanggung jawab instansi federal 230.40 Tanggal efektif perubahan. 230.45 Hubungannya dengan terbitan sebelumnya 230.50 Kontak Informasi

Lampiran A Bagian 230 – Prinsip-Prinsip Umum Lampiran B Bagian 230 – Pos-pos biaya tertentu Lampiran C Bagian 230 – Organisasi Nirlaba yang Tidak Diatur dalam Bagian ini

Wewenang: 31 U.S.C. 503; 31 U.S.C. 1111; 41 U.S.C. 405; Rencana Reorganisasi No. 2 tahun 1970; E.O. 11541, 35 FR 10737, 3 CFR, 1966 – 1970, halaman 939. § 230.5 Tujuan Bagian ini menetapkan prinsip-prinsip untuk menentukan biaya hibah, kontrak dan kesepakatan lain dengan organisasi nirlaba. § 230.10 Ruang Lingkup (a) Bagian ini tidak berlaku bagi perguruan tinggi dan universitas yang tercakup dalam 2 CFR bagian 220 Prinsip-Prinsip Biaya untuk Lembaga Pendidikan (Surat Edaran OMB A21); pemerintah Negara Bagian, lokal dan suku Indian yang diakui oleh pemerintah Federal yang tercakup dalam 2 CFR bagian 225 Prinsip-Prinsip Biaya untuk Pemerintah Negara Bagian, Lokal dan Suku Indian (Surat Edaran OMB A-87); atau rumah sakit. (b) Prinsip-prinsip tersebut mengatur penetapan biaya dan tidak berupaya mengidentifikasi keadaan atau menetapkan cakupan partisipasi instansi dan organisasi nirlaba dalam pembiayaan suatu proyek tertentu. Ketentuan mengenai kenaikan laba atau lainnya di atas biaya tidak termasuk dalam ruang lingkup bagian ini.

272


www.kinerja.or.id

§ 230.15 Kebijakan Prinsip-prinsip ini dirancang untuk menetapkan bahwa Pemerintah Federal menanggung bagian biaya secara adil kecuali jika dibatasi atau dilarang oleh undang-undang. Prinsip-prinsip ini tidak bermaksud mengatur besarnya pembagian biaya atau dana pendamping hibah, kontrak atau perjanjian lain. Tetapi, pembagian biaya atau dana pendamping tersebut tidak boleh ditentukan melalui pembatasan yang semena-mena atas setiap elemen biaya oleh instansi Federal. § 230.20 Pemberlakuan (a) Prinsip-prinsip ini digunakan oleh semua instansi Federal dalam menentukan biaya atas pekerjaan yang dilaksanakan oleh organisasi nirlaba berdasarkan hibah, perjanjian kerjasama, kontrak penggantian biaya dan kontrak-kontrak lain di mana biaya digunakan dalam penetapan harga, administrasi atau penyelesaian pembayaran.Semua instrumen tersebut dalam Surat Edaran iniselanjutnya disebut “award”. Prinsip-prinsip ini tidak berlaku bagi awardyang tidak mewajibkan organisasi untuk memberikan pertanggungjawaban biaya aktual yang dikeluarkan kepada Pemerintah Federal. (b) Semua subaward (subhibah, subkontrak, dan sebagainya) mengenai penggantian biaya harus memenuhi prinsip-prinsip biaya Federal yang berlaku bagi organisasi tertentu bersangkutan. Jadi, jika subaward diberikan kepada suatu organisasi nirlaba maka Surat Edaran ini akan berlaku; jika subawarddiberikan kepada suatu organisasi komersial maka prinsip-prinsip biaya yang berlaku bagi usaha komersial akan berlaku; jika subawarddiberikan kepada suatu sekolah tinggi atau universitas maka 2CFR bagian 220 akan berlaku; jika subawarddiberikan kepada pemerintah Negara Bagian, lokal atau suku Indian yang diakui oleh pemerintah federal maka 2 CFR bagian 225 akan berlaku. (c) Pengecualian beberapa organisasi nirlaba. Beberapa organisasi nirlaba, karena ukuran dan sifat operasionalnya, dapat dianggap serupa dengan usaha komersial dalam hal penerapan prinsip-prinsip biaya. Organisasi nirlaba tersebut beroperasi berdasarkan prinsip-prinsip biaya Federal yang berlaku bagi usaha komersial. Daftar organisasi ini dijelaskan dalam Lampiran C. Organisasi lain dapat ditambahkan dari waktu ke waktu.

§ 230.25 Definisi

(a) Yang dimaksud dengan ‘organisasi nirlaba’ adalah suatu perusahaan, trust, asosiasi, kooperasi atau organisasi lain yang: (1) Dioperasikan terutama untuk tujuan ilmiah, pendidikan, pelayanan, amal atau sejenisnya demi kepentingan publik; (2) Tidak diselenggarakan terutama untuk mencari laba; dan (3) Memanfaatkan hasil nettonya untuk mempertahankan, meningkatkan dan/atau memperluas operasinya. Untuk tujuan tersebut, istilah “organisasi nirlaba” tidak mencakup sekolah tinggi dan perguruan tinggi; rumah sakit; pemerintah Negara Bagian, lokal dan suku Indian yang diakui oleh pemerintah federal; dan organisasi nirlaba yang tidak termasuk dalam lingkup Surat Edaran ini sebagaimana dimaksud butir § 230.20(c). (b) Yang dimaksud dengan ‘persetujuan sebelumnya’ adalah mendapatkan izin terlebih dahulu dari instansi pemberi awarduntuk mengeluarkan biaya atas mata pembayaran yang ditetapkan dalambagian ini dan lampiran-lampirannya untuk mendapatkan persetujuan sebelumnya. Secara umum, izin ini diberikan secara tertulis. Bila suatu jenis biaya yang


www.kinerja.or.id

273


membutuhkan persetujuan sebelumnya disebutkan dalam anggaran award maka anggaran tersebut merupakan persetujuan atas biaya tersebut.

§ 230.30 Tanggung jawab OMB

OMB dapat memberikan perkecualian terhadap ketentuan-ketentuan dalam bagian ini apabila diizinkan oleh undang-undang yang berlaku. Tetapi, agar keseragaman semaksimal mungkin dapat dicapai, perkecualian akan diperbolehkan khusus dalam keadaan yang sangat luar biasa. § 230.35 Tanggung Jawab instansi federal

Kepala instansi Federal yang memberikan dan mengelola hibah dan perjanjian berdasarkan ketentuan dalam bagian ini bertanggung jawab untuk meminta persetujuan dari dan/atau berkonsultasi dengan OMB (apabila perlu) sehubungan dengan penyimpangan dari acuan dalam lampiran bagian ini dan melaksanakan fungsi-fungsi yang ada dan ditetapkan dalam lampiran bagian ini. § 230.40 Tanggal efektif perubahan

Ketentuan-ketentuan dalam bagian ini berlaku pada tanggal 31 Agustus 2005. Implementasinya akan dilakukan secara bertahap dengan memasukkan ketentuan-ketentuan tersebut ke dalam award baru yang dibuat setelah dimulainya tahun anggaran berikutnya dari organisasi bersangkutan. Untuk award yang sedang berjalan, prinsip-prinsip baru tersebut dapat diterapkan jika organisasi bersangkutan dan instansi Federal yang berwenang menyepakatinya. Pelaksanaan lebih awal atau penundaan pelaksanaan setiap ketentuan juga diperbolehkan dengan persetujuan bersama antara organisasi dengan instansi Federal yang berwenang (cognizant Federal agency). § 230.45 Kaitannya dengan ketentuan yang dikeluarkan sebelumnya

(a) Acuan dalam bagian ini pernah dikeluarkan melalui Surat Edaran OMB A-122. Apendiks A bagian ini berisi acuan yang terdapat dalam Lampiran A (prinsip-prinsip umum) surat edaran OMB; Apendiks B berisi acuan yang terdapat dalam Lampiran B (Jenis Biaya Tertentu) dalam Surat Edaran OMB; dan Apendiks C berisi informasi yang terdapat dalam Lampiran C (Organisasi Nirlaba yang Tidak Berada Di Bawah Ketentuan Surat Edaran ini) dalam surat edaran OMB. (b) Secara historis, Surat Edaran OMB A-122 menggantikan prinsip-prinsip biaya yang dikeluarkan oleh instansi-instansi individual organisasi nirlaba.

§ 230.50 Kontak Informasi Informasi lebih lanjut mengenai bagian ini dapat diperoleh dengan menghubungi Kantor Pengelolaan Keuangan Federal, OMB, Washington, DC 20503, telepon (202) 395-3993. Apendiks A Bagian 230 – Prinsip-Prinsip Umum Prinsip-Prinsip Umum Daftar Isi A. Pertimbangan Dasar 1. Komposisi total biaya

274


www.kinerja.or.id

B. C. D.

E.

2. Faktor-faktor yang mempengaruhi pencantuman suatu biaya (allowability) 3. Biaya yang wajar 4. Biaya yang dapat dialokasikan 5. Kredit yang berlaku 6. Kesepahaman di muka 7. Perkecualian Bersyarat Biaya Langsung Biaya Tidak Langsung Alokasi Biaya Tidak Langsung dan Penetapan Tarif Biaya Tidak Langsung 1. Umum 2. Metode alokasi yang disederhanakan 3. Metode dasar pengalokasian berganda (multiple allocation base method) 4. Metode alokasi langsung 5. Tarif khusus biaya tidak langsung. Negosiasi dan Persetujuan atas Tarif Biaya Tidak Langsung 1. Definisi 2. Negosiasi dan persetujuan atas tarif biaya tidak langsung

Prinsip-Prinsip Umum A.

Pertimbangan Dasar 1. Komposisi total biaya. Total biaya dari suatu award adalah jumlah biaya langsung yang dicantumkan dan biaya tidak langsung yang dapat dialokasikan, dikurangi kredit yang berlaku. 2. Faktor-faktor yang mempengaruhi pencantuman suatu biaya dalam award (allowability). Agar dapat dicantumkan dalam suatu award, biaya harus memenuhi kriteria umum berikut ini: a. Wajar untuk pelaksanaan award dan dapat dialokasikan berdasarkan prinsipprinsip dalam Apendiks. b. Sesuai dengan pembatasan atau pengecualian yang disebutkan dalam prinsipprinsip tersebut atau dalam award sehubungan dengan jenis atau jumlah biaya. c. Selaras dengan kebijakan dan prosedur yang berlaku secara seragam bagi kegiatan organisasi yang dibiayai oleh pemerintah federal maupun kegiatan lainnya. d. Diperlakukan secara konsisten. e. Ditentukan sesuai dengan prinsip-prinsip akuntansi yang diterima secara umum (GAAP). f. Tidak digolongkan sebagai biaya atau digunakan untuk memenuhi ketentuan pembagian biaya (cost sharing) atau dana pendamping (matching) dari program lain yang dibiayai pemerintah federal selama periode sekarang atau sebelumnya. g. Didokumentasikan secara memadai. 3. Biaya yang wajar (reasonable costs). Suatu biaya dianggap wajar apabila sifat atau jumlahnya tidak melebihi biaya yang harus dikeluarkan secara berhati-hati di bawah keadaan yang berlaku ketika keputusan dibuat untuk mengeluarkan biaya tersebut. Pertanyaan mengenai kewajaran biaya tertentu harus diteliti secara cermat sehubungan dengan organisasi atau bagian-bagiannya yang terpisah, yang mendapatkan sebagian besar dukungan dari award yang dibuat oleh instansi Federal. Dalam menentukan kewajaran biaya tertentu, pertimbangan perlu diberikan kepada:


www.kinerja.or.id

275


a. Apakah biaya itu diakui secara umum sebagai jenis biaya yang biasa dan diperlukan untuk operasi organisasi atau pelaksanaan award. b. Pengendalian atau ketentuan yang diberlakukan oleh faktor-faktor seperti praktek bisnis yang sehat dan diterima oleh umum, proses perundingan yang wajar (armslength bargaining), peraturan perundang-undangan Federal dan Negara Bagian serta syarat dan ketentuan award. c. Apakah individu-individu bersangkutan telah bertindak secara hati-hati dalam keadaan tersebut, dengan mempertimbangkan tanggung jawab mereka kepada organisasi, serta anggota, karyawan dan klien organisasi, masyarakat umum dan Pemerintah Federal. d. Penyimpangan signifikan dari praktek organisasi yang ada sehingga menimbulkan lonjakan biaya award yang tidak dapat dipertanggungjawabkan.

4. Biaya yang dapat dialokasikan (allocable costs). a. Suatu biaya dapat dialokasikan untuk tujuan biaya tertentu seperti hibah, kontrak, proyek, pelayanan, atau kegiatan lain, sesuai dengan manfaat relatif yang diterima. Biaya dapat dialokasikan untuk award Federal jika biaya tersebut diperlakukan secara konsisten dengan biaya-biaya lain yang diadakan untuk tujuan yang sama dalam keadaan serupa dan jika biaya tersebut: (1) Dikeluarkan khusus untuk award bersangkutan. (2) Bermanfaat bagi award bersangkutan maupun pekerjaan lain dan dapat didistribusikan dalam proporsi yang wajar sesuai dengan manfaat yang diterima, atau (3) Diperlukan untuk menjalankan operasi organisasi secara keseluruhan meskipun hubungan langsung dengan tujuan biaya tertentu tidak dapat ditunjukkan. b. Biaya yang dialokasikan untuk award tertentu atau tujuan biaya lainnya berdasarkan prinsip-prinsip ini tidak dapat dialihkan kepada award Federal lain untuk menutupi kekurangan pendanaan atau untuk menghindari pembatasan yang diberlakukan oleh undang-undang atau syarat-syarat dalam awardtersebut.

5. Kredit yang berlaku (applicable credits). a. Istilah “kredit yang berlaku” memaksudkan penerimaan, atau pengurangan pengeluaran yang bertujuan untuk menutupi atau mengurangi jenis biaya yang dapat dialokasikan dalam award sebagai biaya langsung atau tidak langsung. Contoh khas transaksi seperti ini adalah: diskon pembelian, rabat atau tunjangan, pemulihan atau penggantian atas kerugian, pengembalian dana asuransi dan penyesuaian terhadap lebih bayar atau kesalahan pembebanan. Apabila kredit yang berakumulasi atau diterima oleh suatu organisasi berkaitan dengan biaya yang dapat dicantumkan, maka akan dilakukan pengkreditan terhadap Pemerintah Federal sebagai pengurangan biaya atau pengembalian dana tunai, sesuai dengan kebutuhan. b. Dalam beberapa kasus, jumlah dana yang diterima dari Pemerintah Federal untuk membiayai kegiatan organisasi atau operasi pelayanan harus diperlakukan sebagai kredit yang berlaku. Secara spesifik, konsep mengenai mendapatkan kredit terhadap pengeluaran terkait harus diterapkan oleh organisasi dalam menentukan tarif atau jumlah yang akan dibebankan kepada award Federal atas pelayanan yang diberikan ketika fasilitas atau sumber daya lain yang digunakan dalam menyediakan pelayanan tersebut telah dibiayai secara langsung, secara keseluruhan atau pun sebagian, dengan dana Federal.

276


www.kinerja.or.id

c. Untuk aturan mengenai pendapatan program (yaitu pendapatan bruto yang diperoleh dari kegiatan-kegiatan yang didukung oleh pemerintah federal), lihat 2 CFR bagian 215, “Ketentuan Administrasi yang Seragam untuk Hibah dan Perjanjian dengan Perguruan Tinggi, Rumah Sakit dan Organisasi Nirlaba Lainnya,” (Surat Edaran OMB A-110).

6. Kesepahaman di muka. Dalam award tertentu, kewajaran dan kelayakan pengalokasian suatu jenis biaya mungkin sulit ditentukan. Hal ini khususnya berlaku bagi organisasi yang menerima sebagian besar dukungan dari instansi-instansi Federal. Untuk menghindari penolakan atau sengketa di kemudian hari karena alasan ketidakwajaran atau ketidaklayakan pengalokasian, seringkali bijaksana untuk mengupayakan kesepakatan tertulis dengan instansi berwenang atau pemberi award sebelum dikeluarkan biaya khusus atau biaya yang tidak biasa. Ketiadaan kesepakatan di muka itu sendiri tidak akan mempengaruhi kewajaran atau kelayakan pengalokasian elemen biaya bersangkutan.

7. Pengecualian bersyarat. a. OMB mengizinkan pengecualian bersyarat dari ketentuan administrasi OMB dan prinsip-prinsip biaya untuk program-program Federal tertentu dengan perencanaan konsolidasi dan pendanaan administrasi konsolidasi yang disahkan dalam undang-undang, yang diidentifikasi oleh instansi Federal dan disetujui oleh kepala departemen atau lembaga Eksekutif. Instansi Federal harus berkonsultasi dengan OMB ketika mempertimbangkan apakah akan memberikan pengecualian tersebut. b. Untuk meningkatkan efisiensi dalam penyelenggaraan program Negara Bagian dan lokal, ketika program-program diskresi (non-entitlement programs) dengan tujuan yang sama mempunyai perencanaan konsolidasi dan pendanaan administrasi konsolidasi yang disahkan dalam undang-undang dan di mana sebagian besar sumber daya instansi Negara Bagian berasal dari sumber-sumber non-Federal maka instansi-instansi Federal dapat mengecualikan program-program hibah diskresi yang dikelola Negara Bagian dari ketentuan pengelolaan hibah OMB tertentu. Pengecualian tersebut berlaku untuk hampir semua ketentuan kelayakan pengalokasian (allocability) biaya dalam Apendiks A, butir C.e. 2 CFR bagian 225 (Surat Edaran OMB A-87); Apendiks A, Butir C.4 2CFR bagian 220 (Surat Edaran OMB A-21); Butir A.4 apendiks ini; dan dari semua persyaratan dan ketentuan administrasi dalam Surat Edaran 2 CFR bagian 215 (Surat Edaran OMB A-110) dan aturan umum pengelolaan hibah dari instansi-instansi tersebut. c. Ketika instansi Federal memberikan fleksibilitas ini sebagai prasyarat kepada Negara Bagian yang melaksanakan opsi ini, Negara Bagian harus menerapkan ketentuan fiskal dan administratif tertulisnya sendiri untuk mengeluarkan dan mempertanggung-jawabkan seluruh dana selaras dengan ketentuan dalam 2 CFR bagian 225 (Surat Edaran OMB A-87), dan menyampaikan kebijakan tersebut kepada semua sub-penerima dana. Ketentuan fiskal dan administratif tersebut hendaknya cukup spesifik untuk memastikan agar: dana digunakan sesuai dengan semua ketentuan peraturan perundang-undangan Federal yang berlaku, biaya dikeluarkan dalam jumlah yang wajar dan dibutuhkan untuk melaksanakan program, dan dana tidak digunakan untuk menutupi pengeluaran umum yang diperlukan untuk melaksanakan tanggung jawab lain dari Negara Bagian atau subpenerima dana.


www.kinerja.or.id

277


278

B.

Biaya Langsung

C.

Biaya Tidak Langsung

1. Biaya langsung adalah biaya yang dapat diidentifikasi secara spesifik dengan tujuan biaya final tertentu, yaitu award, proyek, jasa tertentu, atau kegiatan langsung lain dari suatu organisasi. Akan tetapi, suatu biaya mungkin tidak ditetapkan sebagai biaya langsung dalam suatu award apabila biaya lain yang dikeluarkan untuk tujuan yang sama dan dalam kondisi yang sama telah dialokasikan untuk award sebagai biaya tidak langsung. Biaya-biaya yang diidentifikasi secara spesifik dengan award merupakan biaya langsung dari award itu dan harus ditetapkan sebagai biaya langsung. Biaya-biaya yang diidentifikasi secara spesifik dengan tujuan biaya final lain dari organisasi bersangkutan merupakan biaya langsung dari tujuan biaya tersebut dan tidak boleh ditetapkan untuk award lain secara langsung maupun tidak langsung. 2. Biaya langsung dalam jumlah yang kecil dapat diperlakukan sebagai biaya tidak langsung untuk alasan kepraktisan di mana perlakuan akuntansi untuk biaya tersebut diterapkan secara konsisten pada semua tujuan biaya final. 3. Biaya kegiatan tertentu tidak dapat dicantumkan sebagai beban award Federal (lihat, misalnya, biaya penggalangan dana dalam paragraf 17 Lampiran B pada bagian ini). Akan tetapi, meskipun tidak dapat dicantumkan sebagai beban award Federal, biaya ini harus tetap diperlakukan sebagai biaya langsung dalam menentukan tarif biaya tidak langsung dan menjadi bagian dari biaya tidak langsung organisasi apabila biaya tersebut mencerminkan kegiatan-kegiatan yangmencakup gaji personil, menempati suatu ruang, dan memanfaatkan biaya tidak langsung organisasi. 4. Biaya kegiatan yang dilaksanakan terutama sebagai pelayanan kepada anggota, klien atau masyarakat umum yang dianggap penting dan perlu bagi misi organisasi harus diperlakukan sebagai biaya langsung, entah dicantumkan atau pun tidak, dan menjadi bagian yang sama dari biaya tidak langsung. Beberapa contoh kegiatan seperti ini adalah: a. Pemeliharaan daftar keanggotaan, langganan, publikasi dan fungsi-fungsi terkait. b. Menyediakan pelayanan dan informasi kepada anggota, badan legislatif atau administratif, atau masyarakat. c. Promosi, melobi, dan bentuk hubungan masyarakat lainnya. d. Rapat dan konferensi kecuali yang diadakan untuk melaksanakan administrasi umum organisasi. e. Pemeliharaan, perlindungan dan investasi dana khusus yang tidak digunakan dalam pengoperasian organisasi. f. Administrasi manfaat kelompok demi kepentingan anggota atau klien, termasuk asuransi jiwa atau rumah sakit, program tunjangan hari tua atau pensiun, bantuan keuangan, dan sebagainya. 1. Biaya tidak langsung adalah biaya yang telah dikeluarkan untuk tujuan bersama dan tidak dapat langsung diidentifikasi dengan suatu tujuan biaya final tertentu. Biaya langsung dalam jumlah yang kecil dapat diperlakukan sebagai biaya tidak langsung di bawah keadaan yang disebutkan dalam sub-paragraf B.2apendiks ini. Setelah biaya langsung ditentukan dan ditetapkan secara langsung untuk award atau pekerjaan lain yang cocok, maka biaya tidak langsung adalah biaya lainnya yang akan dialokasikan untuk mendukung tujuan biaya. Suatu biaya tidak dapat dialokasikan untuk


www.kinerja.or.id

D.

awardsebagai biaya tidak langsung jika biaya lain yang dikeluarkan untuk keperluan yang sama dan dalam keadaan yang sama telah ditetapkan untuk award sebagai biaya langsung. 2. Karena adanya keragaman karakteristik dan praktek akuntansi dalam organisasiorganisasi nirlaba, maka tidak mungkin menyebutkan jenis-jenis biaya yang dapat diklasifikasikan sebagai biaya tidak langsung dalam segala situasi. Akan tetapi, contohcontoh khas biaya tidak langsung bagi kebanyakan organisasi nirlaba dapat mencakup cadangan penyusutan atau pemakaian gedung dan peralatan, biaya operasional dan pemeliharaan fasilitas, dan administrasi umum dan biaya umum seperti gaji dan biaya pejabat eksekutif, administrasi pegawai dan pembukuan. 3. Biaya tidak langsung diklasifikasikan menjadi dua kategori utama: “Fasilitas” dan “Administrasi.” “Fasilitas” didefinisikan sebagai penyusutan dan cadangan pemakaian gedung, peralatan dan peningkatan modal, bunga atas utang yang berkaitan dengan gedung, peralatan dan peningkatan modal tertentu, serta biaya operasional dan pemeliharaan. “Administrasi” didefinisikan sebagai administrasi umum dan biaya umum seperti biaya kantor direktur, akuntansi, personil, perpustakaan dan segala jenis pengeluaran lain yang tidak disebutkan secara spesifik dalam subkategori “Fasilitas” (termasuk alokasi silang dari kelompok lain, jika ada). Lihat ketentuan pelaporan tarif biaya tidak langsung dalam sub-paragraf D.2.e dan D.3.gapendiks ini.

Alokasi Biaya Tidak Langsung dan Penetapan Tarif Biaya Tidak Langsung

1. Umum. a. Apabila suatu organisasi nirlaba hanya mempunyai satu fungsi utama, atau apabila semua fungsi utamanya memanfaatkan biaya tidak langsung dalam jumlah yang kurang-lebih sama maka alokasi biaya tidak langsung dan penghitungan tarif biaya tidak langsung dapat dilakukan melalui prosedur pengalokasian yang disederhanakan sebagaimana diuraikan dalam sub-paragraf D.2apendiks ini. b. Apabila suatu organisasi mempunyai beberapa fungsi utama yang memanfaatkan biaya tidak langsung dalam jumlah yang bervariasi maka pengalokasian biaya tidak langsung mungkin dilakukan dengan mengakumulasi biaya menjadi beberapa kelompok biaya terpisah yang kemudian dialokasikan sendiri-sendiri untuk fungsifungsi yang didukung dengan suatu dasar yang dapat mengukur tingkat relatif manfaat secara tepat. Biaya tidak langsung yang dialokasikan untuk setiap fungsi kemudian didistribusikan ke masing-masing award dan kegiatan-kegiatan lain yang termasuk dalam fungsi tersebut melalui tingkat(-tingkat) biaya tidak langsung. c. Penentuan apa yang dimaksud dengan fungsi utama organisasi akan bergantung pada tujuannya dalam hal keberadaanya; jenis pelayanan yang diberikan organisasi kepada publik, klien dan anggota-anggotanya; dan besarnya upaya yang dikerahkan untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan seperti penggalangan dana, penerangan masyarakat dan kegiatan-kegiatan keanggotaan. d. Metode-metode spesifik untuk mengalokasikan biaya tidak langsung dan menghitung tarif biaya tidak langsung beserta kondisi untuk penerapan setiap metode diuraikan dalam sub-paragraf D.2 sampai D.5apendiks ini. e. Periode dasar untuk pengalokasian biaya tidak langsung adalah periode di mana biaya tersebut dikeluarkan dan diakumulasikan untuk dialokasikan kepada pekerjaan yang dilaksanakan selama periode tersebut. Periode dasar biasanya berbarengan dengan tahun anggaran organisasi namun demikian periode dasar


www.kinerja.or.id

279


harus ditentukan sedemikian rupa untuk menghindari ketimpangan dalam pengalokasian biaya.

2. Metode pengalokasian yang disederhanakan.

a. Apabila fungsi utama organisasi memanfaatkan biaya tidak langsung dalam jumlah yang kurang-lebih sama maka pengalokasian biaya tidak langsung dapat dilaksanakan dengan memisahkan total biaya organisasi selama periode dasar sebagai biaya langsung maupun tidak langsung, dan membagi total biaya tidak langsung yang dicantumkan (setelah dikurangi kredit yang berlaku) dengan dasar distribusi yang merata. Hasil proses ini adalah tarif biaya tidak langsung yang digunakan untuk mendistribusikan biaya tidak langsung kepada setiap award. Tarif biaya tidak langsung ini dinyatakan dalam persen yang ditanggung oleh total jumlah biaya tidak langsung yang dicantumkan terhadap dasar yang dipilih. Metode ini juga hendaknya digunakan apabila suatu organisasi hanya mempunyai satu fungsi utama yang melibatkan sejumlah proyek atau kegiatan yang berbeda, dan dapat digunakan apabila tingkat award Federal kepada suatu organisasi relatif kecil. b. Biaya langsung maupun tidak langsung tidak mencakup pengeluaran modal dan biaya yang tidak dicantumkan. Namun, biaya yang tidak dicantumkan (unallowable costs) yang mencerminkan kegiatan-kegiatan harus dimasukkan sebagai biaya langsung berdasarkan kondisi-kondisi yang dijelaskan dalam sub-paragraf B.3apendiks ini. c. Dasar distribusi adalah total biaya langsung (tidak mencakup pengeluaran modal dan hal-hal yang menyimpang seperti sub-kontrak atau sub-hibah yang besar), gaji dan upah langsung, atau dasar lain yang menghasilkan distribusi yang merata. Dasar distribusi umumnya tidak mencakup biaya dukungan peserta sebagaimana yang didefinisikan dalam paragraf 32 apendiks ini. d. Kecuali jika tarif khusus diwajibkan sesuai dengan sub-paragraf 5apendiks ini, tarif biaya tidak langsung yang disusun berdasarkan prinsip-prinsip di atas berlaku bagi semua award dalam organisasi. Jika tarif khusus diwajibkan maka perubahan yang diperlukan harus dibuat untuk menyusun tarif khusus tersebut. e. Untuk suatu organisasi yang mendapatkan pendanaan Federal biaya langsung senilai lebih dari $10 juta dalam satu tahun anggaran maka perlu dirinci komponen biaya tidak langsung menjadi dua kategori utama: Fasilitas dan Administrasi, sebagaimana dijelaskan dalam sub-paragraf C.3apendiks ini. Tarif biaya masingmasing dinyatakan dalam persen di mana besarnya kategori biaya tidak langsung tertentu (yaitu Fasilitas atau Administrasi) menjadi dasar distribusi yang diidentifikasi untuk kategori bersangkutan.

3. Metode dasar pengalokasian berganda.

a. Umum. Apabila biaya tidak langsung organisasi yang digunakan untuk mendukung fungsi utama mempunyai jumlah yang bervariasi maka biaya tidak langsung harus diakumulasikan menjadi kelompok-kelompok biaya yang terpisah, sebagaimana dituangkan dalam sub-paragraf D.3.b apendiks ini. Setiap kelompok kemudian dialokasikan untuk mendukung masing-masing fungsi dengan suatu dasar yang dapat mengukur manfaat relatif. Dasar pengalokasian baku menurut kelompok biaya dijelaskan dalam sub-paragraf D.3.capendiks ini.

280


www.kinerja.or.id

b. Identifikasi biaya tidak langsung. Kelompok-kelompok biaya ditetapkan sehingga pengalokasian setiap kelompok dapat dilakukan berdasarkan manfaat untuk fungsifungsi utama. Setiap kelompok terdiri dari biaya-biaya yang sama sifatnya dalam hal fungsi yang didukung oleh biaya-biaya tersebut dan dalam hal dasar pengalokasian yang mengukur manfaat relatif secara tepat bagi setiap fungsi. Kelompok-kelompok biaya ini diklasifikasikan menjadi dua kategori umum: “Fasilitas” dan “Administrasi,” sebagaimana dijelaskan dalam sub-paragraf C.3apendiks ini. Kelompok-kelompok biaya tidak langsung ditetapkan sebagai berikut: (1) Penyusutan dan cadangan pemakaian. Biaya-biaya di bawah judul ini merupakan bagian dari biaya yang dikeluarkan organisasi untuk gedung, peningkatan modal atas tanah dan gedung serta peralatan yang dihitung sesuai dengan paragraf 11 Apendiks B (“Penyusutan dan cadangan pemakaian”). (2) Bunga. Bunga atas utang yang berkaitan dengan bangunan, peralatan dan peningkatan modal tertentu dihitung sesuai dengan paragraf 23 Apendiks B (“Bunga”). (3) Biaya operasi dan pemeliharaan. Biaya-biaya di bawah judul ini adalah biayabiaya yang telah dkeluarkan untuk administrasi, operasi, pemeliharaan, pelestarian dan perlindungan instalasi fisik organisasi. Biaya-biaya ini biasanya dikeluarkan untuk keperluan seperti: jasa kebersihan dan utilitas; perbaikan dan perubahan biasa atau normal gedung, perabot dan peralatan; perawatan pekarangan gedung; pemeliharaan dan operasi gedung dan fasilitas instalasi lain; keselamatan; kesiapan menghadapi gempa bumi dan bencana alam; keamanan lingkungan; pembuangan limbah berbahaya; asuransi properti, asuransi tanggung-gugat dan asuransi lain yang berkaitan dengan properti; sewa ruang dan modal; perencanaan dan pengelolaan fasilitas; dan central receiving. Kategori biaya operasi dan pemeliharaan juga mencakup alokasi bagian biaya tunjangan tambahan (fringe benefit), penyusutan dan cadangan pemakaian, dan biaya bunga. (4) Administrasi umum dan biaya umum. (a) Biaya-biaya di bawah judul ini adalah biaya-biaya yang telah dikeluarkan untuk jabatan eksekutif dan administratif umum organisasi dan biaya-biaya lain yang bersifat umum dan tidak hanya berhubungan dengan fungsi utama organisasi. Kategori ini juga mencakup alokasi bagian biaya tunjangan tambahan, biaya operasi dan pemeliharaan, penyusutan dan cadangan pemakaian, dan biaya bunga. Contoh yang termasuk dalam kategori ini antara lain adalah jabatan sentral seperti jabatan direktur, jabatan keuangan, pelayanan bisnis, anggaran dan perencanaan, personalia, manajemen keselamatan dan risiko, penyuluhan umum, sistem informasi manajemen dan biaya perpustakaan. (b) Pengembangan kelompok biaya ini perlu dilakukan secara hati-hati agar dapat dipastikan bahwa biaya yang dikeluarkan untuk tujuan yang sama dan keadaan yang serupa diperlakukan secara konsisten sebagai biaya langsung maupun tidak langsung. Misalnya, gaji staf teknis, perlengkapan proyek, publikasi proyek, biaya telepon, biaya komputer, biaya perjalanan dan biaya jasa khusus harus diperlakukan sebagai biaya langsung apabila dapat diidentifikasi dalam sebuah program tertentu. Gaji dan upah staf administrasi dan staf tata usaha gabungan biasanya diperlakukan sebagai biaya tidak langsung. Pembebanan langsung biaya-biaya ini mungkin dapat dilakukan apabila suatu proyek atau kegiatan utama secara eksplisit membutuhkan dan menganggarkan jasa administrasi atau tata usaha, dan orang-orang yang terlibat


www.kinerja.or.id

281


dalam program atau kegiatan itu dapat diidentifikasi. Biaya-biaya untuk perlengkapan kantor, jasa pos, biaya telepon lokal, terbitan berkala dan keanggotaan biasanya diperlakukan sebagai biaya tidak langsung. c. Dasar Pengalokasian. Kondisi aktual harus dipertimbangkan dalam menentukan dasar yang akan digunakan dalam mengalokasikan biaya di setiap kelompok untuk fungsi-fungsi yang didukung. Pertimbangan yang penting dalam memilih suatu metode atau dasar adalah bahwa metode atau dasar tersebut paling cocok digunakan untuk menentukan kelompok biaya dengan tujuan biayanya sesuai dengan manfaat yang dihasilkan; hubungan sebab akibat yang terukur; atau logika dan nalar ketika hubungan sebab akibat tidak dapat diketahui. Ketika pengalokasian dapat dilakukan melalui penentuan kelompok biaya secara langsung sesuai dengan fungsi yang didukung maka pengalokasian akan dilakukan dengan cara demikian. Ketika biaya-biaya dalam suatu kelompok biaya lebih bersifat umum maka pengalokasian akan dilakukan melalui penggunaan dasar terpilih yang hasilnya adil bagi Pemerintah Federal maupun organisasi. Distribusi akan dilakukan sesuai dengan dasar yang diuraikan dalam surat edaran ini kecuali jika dapat dibuktikan bahwa penggunaan dasar yang berbeda akan menghasilkan pengalokasian biaya yang lebih adil atau bahwa dasar yang lebih mudah diperoleh tidak akan memperbesar biaya yang dibebankan kepada award yang disponsori. Hasil studi biaya khusus (seperti studi utilitas rekayasa) tidak digunakan untuk menentukan dan mengalokasikan biaya tidak langsung dalam award yang disponsori. (1) Penyusutan dan cadangan pemakaian. Biaya penyusutan dan cadangan pemakaian dialokasikan dengan cara berikut ini:

(a) Penyusutan dan cadangan pemakaian gedung yang digunakan khusus untuk melaksanakan satu fungsi tunggal, serta cadangan peningkatan modal dan peralatan yang digunakan dalam gedung tersebut wajib ditujukan untuk fungsi tersebut. (b) Cadangan penyusutan atau pemakaian gedung yang digunakan untuk lebih dari satu fungsi dan cadangan peningkatan modal dan peralatan yang digunakan dalam gedung tersebut akan dialokasikan untuk setiap fungsi yang dilaksanakan dalam setiap gedung berdasarkan luas ruang kaki bersegi, tidak termasuk area umum seperti lorong, tangga dan toilet. (c) Cadangan penyusutan atau pemakaian gedung, peningkatan modal dan peralatan yang berkaitan dengan ruang (yaitu, setiap kamar dan laboratorium) yang digunakan secara bersama-sama oleh lebih dari satu fungsi (sebagaimana yang ditentukan oleh pengguna ruang) harus diperlakukan sebagai berikut. Biaya setiap unit ruang yang digunakan secara bersama-sama harus dialokasikan untuk fungsi-fungsi yang didukung berdasarkan: karyawan dan pengguna lain atas dasar ekuivalen purna waktu (FTE) atau gaji dan upah dari setiap fungsi yang mendapatkan manfaat dari penggunaan ruang; atauFTE atau gaji dan upah karyawan organisasi yang berlaku bagi fungsi-fungsi organisasi yang didukung. (d) Cadangan penyusutan atau pemakaian peningkatan modal tertentu atas lahan, seperti lahan parkir yang diaspal, pagar, trotoar dan sejenisnya, yang tidak dimasukkan dalam biaya gedung, harus dialokasikan untuk kategori pengguna atas dasar FTE dan didistribusikan kepada fungsi-fungsi utama

282


www.kinerja.or.id

sebanding dengan gaji dan upah seluruh karyawan yang berlaku bagi fungsifungsi tersebut. (2) Bunga. Biaya bunga dialokasikan dengan cara yang sama seperti penyusutan dan cadangan pemakaian gedung, peralatan dan peningkatan modal, yang berkaitan dengan bunga. (3) Biaya operasi dan pemeliharaan. Biaya operasi dan pemeliharaan dialokasikan dengan cara yang sama seperti penyusutan dan cadangan pemakaian. (4) Administrasi umum dan biaya umum. Administrasi umum dan biaya umum dialokasikan untuk fungsi-fungsi yang didukung berdasarkan total biaya langsung yang dimodifikasi (MTDC) sebagaimana dijelaskan dalam sub-paragraf D.3.fapendiks ini. Biaya-biaya yang termasuk dalam kategori ini pertama-tama dapat dikelompokkan menurut fungsi utama organisasi yang kepadanya biayabiaya tersebut memberikan dukungan atau manfaat. Total biaya setiap kelompok kemudian dialokasikan untuk fungsi-fungsi yang didukung berdasarkan MTDC.

d. Urutan distribusi

(1) Kategori biaya tidak langsung yang terdiri dari biaya penyusutan dan cadangan pemakaian, bunga, operasi dan pemeliharaan, serta administrasi umum dan biaya umum dialokasikan menurut urutan ini untuk kategori biaya tidak langsung yang ada maupun untuk fungsi-fungsi utama dalam organisasi. Kategori biaya lainnya dapat dialokasikan dalam urutan yang dinilai paling tepat oleh organisasi. Ketika alokasi biaya silang dilakukan sebagaimana dijelaskan dalam sub-paragraf D.3.d. (2)apendiks ini, urutan alokasi ini tidak berlaku. (2) Biasanya, kategori biaya tidak langsung dianggap tertutup setelah dialokasikan untuk tujuan biaya lain, dan, untuk selanjutnya, biaya-biaya tidak boleh dialokasikan untuk kategori tersebut. Akan tetapi, alokasi biaya silang antara dua atau lebih kategori biaya tidak langsung dapat diterapkan jika alokasi tersebut dapat menghasilkan alokasi biaya yang lebih adil. Jika alokasi silang diterapkan maka komposisi kategori biaya tidak langsung perlu diubah secara tepat.

e. Penerapan tarif atau tarif-tarif biaya tidak langsung. Kecuali jika tarif(-tarif) khusus biaya tidak langsung diwajibkan sesuai dengan sub-paragraf D.5, kelompok biaya tidak langsung terpisah yang dialokasikan untuk setiap fungsi utama harus digabungkan dan diperlakukan sebagai kelompok gabungan untuk fungsi tersebut. Biaya-biaya yang terdapat dalam kelompok gabungan kemudian didistribusikan ke setiap award yang termasuk dalam fungsi tersebut dengan menggunakan tarif biaya tidak langsung tunggal. f. Dasar distribusi. Biaya tidak langsung didistribusikan kepada award yang disponsori dan kegiatan-kegiatan yang didukung lainnya dalam setiap fungsi utama berdasarkan MTDC. MTDC terdiri dari gaji dan upah, tunjangan tambahan/fringe benefits, bahan dan persediaan, jasa-jasa, perjalanan dinas, serta sub-hibah dan subkontrak dengan nilai sampai $25.000 pertama dari setiap sub-hibah atau subkontrak (tanpa memandang jangka waktu yang dicakup oleh sub-hibah atau subkontrak tersebut). Peralatan, pengeluaran modal, biaya perawatan pasien, biaya sewa dan jumlah yang di atas $25.000 tidak dimasukkan sebagai MTDC. Biaya


www.kinerja.or.id

283


pendukung peserta umumnya tidak dimasukkan sebagai MTDC. Biaya-biaya lain tidak dimasukkan sebagai MTDC hanya apabila lembaga Federal yang berwenang atas biaya memutuskan bahwa biaya-biaya tersebut harus dikeluarkan dari MTDC untuk mencegah ketidakadilan yang serius dalam pendistribusian biaya-biaya tidak langsung. g. Komponen Tarif Tersendiri. Tarif biaya tidak langsung ditentukan untuk setiap kelompok biaya tidak langsung tersendiri. Dalam setiap kasus, tarif harus dinyatakan dalam persen di mana jumlah kelompok biaya tidak langsung tertentu berasal dari dasar distribusi yang dihubungkan dengan kelompok tersebut. Setiap kesepakatan perundingan atau penetapan tarif biaya tidak langsung akan mencakup pengembangan tarif untuk setiap kelompok biaya tidak langsung maupun tarif biaya tidak langsung secara keseluruhan. Kelompok biaya tidak langsung dibagi menjadi dua kategori utama: “Fasilitas” dan “Administrasi,” sebagaimana dijelaskan dalam sub-paragraf C.3 apendiks ini.

4. Metode alokasi langsung.

a. Beberapa organisasi nirlaba memperlakukan seluruh biayanya sebagai biaya langsung kecuali administrasi umum dan biaya umum. Organisasi ini umumnya memisahkan biaya menjadi tiga kategori dasar: Administrasi umum dan biaya umum, penggalangan dana, dan fungsi langsung lain (termasuk proyek-proyek yang dilaksanakan di bawah award Federal). Biaya gabungan seperti penyusutan/ depresiasi, biaya sewa, operasi dan pemeliharaan fasilitas, biaya telepon, dan sejenisnya masing-masing dihitung secara prorata sebagai biaya langsung untuk setiap kategori dan untuk setiap award atau kegiatan lain dengan menggunakan dasar yang paling tepat bagi biaya tertentu yang dihitung secara prorata. b. Metode ini dapat diterima jika setiap biaya gabungan dihitung secara prorata dengan menggunakan dasar yang secara akurat mengukur manfaat yang diberikan kepada setiap award atau kegiatan lain. Dasar yang digunakan harus ditetapkan sesuai dengan kriteria yang wajar dan didukung dengan data yang ada. Metode ini sesuai dengan Standar Akuntansi dan Pelaporan Keuangan Organisasi Kesehatan dan Kesejahteraan Sukarela yang dikeluarkan oleh National Health Council, Inc., National Assembly of Voluntary Health and Social Welfare Organizations dan United Way of America. c. Dengan metode ini, biaya tidak langsung hanya terdiri dari administrasi umum dan biaya umum. Dalam segala hal lainnya, tarif biaya tidak langsung organisasi dihitung dengan cara yang sama seperti yang diuraikan dalam sub-paragraf D.2 apendiks ini.

5. Tarif khusus biaya tidak langsung. Dalam beberapa kasus, tarif tunggal biaya tidak langsung untuk semua kegiatan organisasi atau untuk setiap fungsi utama organisasi mungkin tidak tepat karena tarif tersebut tidak mempertimbangkan berbagai faktor yang dapat sangat mempengaruhi biaya tidak langsung yang berlaku bagi segmen pekerjaan tertentu. Untuk itu, segmen pekerjaan tertentu dapat dilaksanakan dengan award tunggal atau dapat terdiri dari pekerjaan dengan sejumlah award yang dilaksanakan di lingkungan bersama. Faktor-faktor ini dapat mencakup lokasi fisik pekerjaan, tingkat dukungan administrasi yang dibutuhkan, sifat fasilitas atau sumber daya lain yang digunakan, disiplin ilmu atau keterampilan teknis yang terlibat, pengaturan organisasi yang digunakan atau gabungan beberapa dari faktor-faktor ini. Ketika segmen pekerjaan tertentu dilaksanakan dalam suatu lingkungan yang

284


www.kinerja.or.id

E.

tampaknya akan menimbulkan biaya tidak langsung dengan tingkat yang sangat berbeda, cadangan harus disediakan untuk kelompok biaya tidak langsung tersendiri yang berlaku bagi pekerjaan tersebut. Kelompok biaya tidak langsung tersendiri tersebut harus dikembangkan selama proses alokasi rutin dan tarif biaya tidak langsung tersendiri yang dihasilkannya harus digunakan asalkan diketahui bahwa tarif tersebut sangat berbeda dengan yang dapat dihasilkan berdasarkan sub-paragraf D.2, 3 dan 4, dan volume pekerjaan dengan tarif tersebut cukup signifikan.

Negosiasi dan Persetujuan atas Tarif Biaya Tidak Langsung.

1. Definisi. Sebagaimana digunakan dalam bagian ini, istilah-istilah berikut mempunyai arti di bawah ini:

a. Yang dimaksud dengan instansi berwenang (cognizant agency) adalah instansi Federal yang bertanggung jawab untuk membahas dan menyetujui tarif biaya tidak langsung untuk organisasi nirlaba atas nama semua instansi Federal. b. Yang dimaksud dengan tarif yang telah ditentukan adalah tarif biaya tidak langsung yang berlaku untuk periode berjalan atau akan datang tertentu, biasanya selama tahun anggaran organisasi. Tarif ini didasarkan pada estimasi biaya yang dikeluarkan selama periode tersebut. Tarif yang telah ditentukan tidak boleh mengalami penyesuaian. c. Yang dimaksud dengan tarif tetap adalah tarif biaya tidak langsung yang mempunyai karakteristik yang sama seperti tarif yang ditentukan sebelumnya, kecuali selisih antara estimasi biaya dan realisasi biaya selama periode yang dicakup oleh tarif tetap dipindahkan sebagai penyesuaian terhadap perhitungan tarif periode selanjutnya. d. Yang dimaksud dengan tarif final adalah tarif biaya tidak langsung yang berlaku untuk periode tertentu yang lalu berdasarkan biaya aktual selama periode tersebut. Tarif final tidak boleh mengalami penyesuaian. e. Yang dimaksud dengan tarif sementara atau tarif tagihan adalah tarif biaya tidak langsung sementara yang berlaku untuk periode tertentu yang digunakan untuk pendanaan, penggantian biaya sementara dan pelaporan biaya tidak langsung atas award seraya menunggu penetapan tarif final untuk periode tersebut. f. Yang dimaksud dengan proposal biaya tidak langsung adalah dokumen yang dipersiapkan oleh organisasi sebagai bukti atas tagihannya untuk mendapatkan penggantian biaya tidak langsung. Proposal menjadi dasar untuk review dan perundingan yang menghasilkan penetapan tarif biaya tidak langsung organisasi. g. Yang dimaksud dengan tujuan biaya adalah fungsi, subdivisi organisasi, kontrak, hibah atau satuan kerja lain, yang untuknya data tentang biaya dibutuhkan dan cadangan disediakan dalam rangka mengakumulasikan dan mengukur biaya proses, proyek, pekerjaan dan proyek kapitalisasi.

2. Perundingan dan persetujuan atas tarif

a. Kecuali jika pengaturan lain disepakati oleh instansi-instansi bersangkutan, instansi Federal yang mempunyai perjanjian/award yang bernilai dolarterbesar dengan suatu organisasi akan ditunjuk sebagai instansi berwenang (cognizant agency) untuk melakukan perundingan dan memberikan persetujuan atas tarif biaya tidak langsung dan, bilamana perlu, tarif-tarif lain seperti fringe benefit dan tarif


www.kinerja.or.id

285


b. c. d. e.

f.

g. h. i.

286

pelayanan (charge-out) komputer. Setelah suatu instansi diberikan wewenang (cognizance) atas suatu organisasi nirlaba tertentu, pemberian wewenang itu tidak akan berubah kecuali jika terjadi perubahan penting jangka panjang pada volume dolar award Federal dalam organisasi. Semua instansi Federal bersangkutan diberikan kesempatan untuk berpartisipasi dalam proses negosiasi tetapi, setelah tarif disepakati, tarif tersebut harus diterima oleh seluruh instansi Federal. Apabila salah satu instansi Federal mempunyai alasan untuk berkeyakinan bahwa faktorfaktor operasi khusus yang mempengaruhi award mengharuskan tarif khusus biaya tidak langsung sesuai dengan sub-paragraf D.5apendiks ini, maka sebelum tarif dirundingkan, instansi tersebut harus memberitahukan hal tersebut kepada instansi berwenang. Organisasi nirlaba yang belum menetapkan tarif biaya tidak langsung dengan instansi Federal wajib mengajukan proposal awal biaya tidak langsung segera setelah organisasi tersebut diberitahukan bahwa suatu award akan diadakan dan paling lama tiga bulan setelah tanggal efektif award. Organisasi-organisasi yang sebelumnya telah menetapkan tarif biaya tidak langsung harus mengajukan proposal baru biaya tidak langsung kepada instansi berwenang dalam waktu enam bulan setelah berakhirnya setiap tahun anggaran. Tarif yang telah ditentukan dapat dirundingkan untuk digunakan dalam award apabila ada kepastian yang masuk akal bahwa, berdasarkan pengalaman yang lalu dan proyeksi biaya organisasi yang dapat diandalkan, tarif tersebut tidak akan melebihi tarif yang didasarkan pada biaya aktual organisasi. Tarif tetap dapat dirundingkan apabila tarif yang telah ditentukan dianggap tidak cocok. Namun, tarif tetap tidak dapat dirundingkan jika semua atau sebagian besar award organisasi diperkirakan akan berakhir sebelum penyesuaian dari pindahan periode sebelumnya dapat dilakukan; gabungan pekerjaan Federal dan non-Federal di organisasi sangat tidak menentu untuk melakukan penyesuaian yang adil dari pindahan periode sebelumnya; atau operasi organisasi sangat berfluktuasi dari tahun ke tahun. Tarif sementara dan tarif final akan dirundingkan apabila tarif yang telah ditentukan maupun tarif tetap tidak cocok. Hasil perundingan harus diresmikan dengan perjanjian tertulis antara instansi berwenang dan organisasi nirlaba. Instansi berwenang wajib mengirimkan tembusan perjanjian ini kepada seluruh instansi Federal yang bersangkutan. Jika timbul perselisihan dalam perundingan tarif biaya tidak langsung antara instansi berwenang dan organisasi nirlaba maka perselisihan itu harus diselesaikan sesuai dengan prosedur banding di instansi berwenang. Ketika instansi-instansi Federal menghadapi masalah dalam proses perundingan dan pemberian persetujuan, OMB akan memberikan bantuan yang diperlukan untuk menyelesaikan masalah-masalah tersebut dengan cepat.


www.kinerja.or.id

Lampiran B Bagian 230 – Jenis Biaya Tertentu Jenis Biaya Tertentu Daftar Isi 1. Biaya iklan dan hubungan masyarakat 2. Dewan penasihat 3. Minuman beralkohol 4. Biaya audit dan jasa terkait 5. Piutang ragu-ragu 6. Biaya penjaminan 7. Biaya komunikasi 8. Kompensasi jasa personal 9. Cadangan kontingensi 10. Pembelaan dan penuntutan proses peradilan pidana dan perdata, tuntutan, banding dan pelanggaran paten 11. Penyusutan dan cadangan pemakaian 12. Donasi dan kontribusi 13. Biaya pembinaan moril, kesehatan dan kesejahteraan pegawai 14. Biaya hiburan 15. Peralatan dan pengeluaran modal lain 16. Denda dan pinalti 17. Biaya penggalangan dana dan pengelolaan investasi 18. Laba Rugi atas aset/aktiva yang disusutkan 19. Barang atau jasa untuk pemakaian pribadi 20. Perumahan dan biaya hidup pribadi 21. Fasilitas menganggur dan kapasitas menganggur (idle) 22. Asuransi dan ganti rugi 23. Bunga 24. Biaya hubungan kerja 25. Melobi (lobbying) 26. Kerugian atas perjanjian atau kontrak lain yang disponsori 27. Biaya pemeliharaan dan perbaikan 28. Biaya bahan dan perlengkapan 29. Pertemuan dan konferensi 30. Biaya keanggotaan, langganan (subskripsi) dan kegiatan profesional 31. Biaya organisasi 32. Biaya pemuatan naskah dalam jurnal profesional 33. Biaya dukungan peserta 34. Biaya paten 35. Biaya keamanan dalam negeri dan instalasi 36. Biaya persiapan pelaksanaan perjanjian 37. Biaya jasa profesional 38. Biaya penerbitan dan pencetakan 39. Biaya pengaturan ulang dan perubahan 40. Biaya rekonversi 41. Biaya perekrutan 42. Biaya relokasi 43. Biaya sewa gedung dan peralatan 44. Royalti dan biaya lain untuk penggunaan paten dan hak cipta


www.kinerja.or.id

287


45. 46. 47. 48. 49. 50. 51. 52.

Penjualan dan pemasaran Fasilitas pelayanan khusus Pajak Biaya pengakhiran perjanjian yang disponsori Biaya pelatihan Biaya transportasi Biaya perjalanan Wali amanat (Trustees)

Lampiran B Bagian 230 – Jenis Biaya Tertentu

Paragraf 1 sampai 53 memberikan sejumlah prinsip yang harus diterapkan dalam menentukan pencantuman jenis biaya tertentu (allowability). Prinsip-prinsip tersebut berlaku terhadap biaya yang diperlakukan sebagai biaya langsung maupun tidak langsung. Tidak disebutkannya jenis biaya tertentu tidak berarti bahwa biaya tersebut tidak dapat dicantumkan; sebaliknya, penentuan pencantuman suatu biaya dalam setiap kasus harus didasarkan pada perlakuan atau prinsip-prinsip atas jenis biaya serupa atau terkait. 1.

288

Biaya iklan dan hubungan masyarakat.

a. Yang dimaksud dengan biaya iklan adalah biaya media iklan dan biaya administrasi yang ditimbulkannya. Media iklan meliputi majalah, surat kabar, radio dan televisi, surat langsung, pameran, pengiriman elektronik atau komputer, dan sejenisnya. b. Yang dimaksud dengan hubungan masyarakat adalah hubungan komunitas dan kegiatan-kegiatan yang bertujuan untuk menjaga citra organisasi nirlaba atau memelihara atau meningkatkan pemahaman dan hubungan yang menguntungkan dengan komunitas atau masyarakat umum atau setiap lapisan masyarakat. c. Biaya iklan yang boleh dicantumkan adalah hanya biaya iklan khusus untuk: (1) Perekrutan personil yang dibutuhkan untuk pelaksanaan kewajiban organisasi nirlaba yang muncul berdasarkan award Federal. (Lihat juga paragraf 41, Biaya perekrutan, dan paragraf 42, Biaya relokasi, dalam apendiks ini); (2) Pengadaan barang dan jasa untuk pelaksanaan award Federal; (3) Pembuangan bahan potongan atau sisa yang dihasilkan dari pelaksanaan award Federal kecuali ketika organisasi nirlaba mendapatkan penggantian atas biaya pembuangan dalam jumlah yang telah ditentukan; atau (4) Tujuan spesifik lain yang diperlukan untuk memenuhi ketentuan award Federal. d. Biaya hubungan masyarakat yang boleh dicantumkan adalah hanya: (1) Biaya yang secara spesifik diwajibkan oleh award Federal; (2) Biaya komunikasi dengan masyarakat dan pers sehubungan dengan kegiatan tertentu atau keberhasilan yang dicapai dalam melaksanakan award Federal (biayabiaya tersebut dianggap penting sebagai bagian dari upaya sosialisasi award Federal); atau (3) Biaya untuk mengadakan hubungan dengan media berita dan petugas humas pemerintah, sejauh kegiatan-kegiatan tersebut diperlukan untuk memberitahukan kepada publik mengenai hal-hal yang perlu mendapatkan perhatian publik seperti pemberitahuan tentang award kontrak/hibah Federal, masalah keuangan, dan lainlain. e. Biaya-biaya yang disebutkan dalam sub-paragraf c dan d jika dikeluarkan untuk lebih dari satu award Federal atau untuk pekerjaan yang disponsori maupun pekerjaan lain


www.kinerja.or.id

f.

2. 3. 4.

5. 6.

dari organisasi nirlaba, dapat dicantumkan asalkan prinsip-prinsip dalam Lampiran A, paragraf B (“Biaya Langsung”) dan C. (“Biaya Tidak Langsung”) dipenuhi. Biaya iklan dan hubungan masyarakat yang tidak boleh dicantumkan adalah sebagai berikut: (1) Semua biaya iklan dan hubungan masyarakat selain yang disebutkan dalam subparagraf c, d dan e; (2) Biaya rapat, konvensi, pertemuan atau acara-acara lain yang berkaitan dengan kegiatan organisasi nirlaba lainnya, yang meliputi: (a) Biaya pertunjukan, demonstrasi dan pameran; (b) Biaya ruang rapat, kamar hotel dan fasilitas-fasilitas khusus lain yang digunakan dalam kaitannya dengan pertunjukkan dan acara-acara khusus lain; dan (c) Gaji dan upah karyawan yang dipekerjakan untuk menata dan mengadakan pameran, melakukan demonstrasi dan menyampaikan pengarahan; (3) Biaya barang-barang promosi dan tanda mata, termasuk barang contoh, hadiah dan cendera mata; (4) Biaya iklan dan hubungan masyarakat yang khusus dirancang untuk mempromosikan organisasi nirlaba.

Dewan Penasihat. Biaya-biaya yang dikeluarkan oleh dewan atau komite penasihat dapat dicantumkan sebagai biaya langsung jika diizinkan oleh instansi pelaksana award Federal atau sebagai biaya tidak langsung jika dialokasikan untuk award Federal. Minuman beralkohol. Biaya minuman keras (beralkohol) tidak dapat dicantumkan. Biaya audit dan jasa terkait. a. Biaya audit yang diwajibkan dan dilaksanakan sesuai dengan Ketentuan Audit Tunggal sebagaimana diimplementasikan oleh Surat Edaran A-133, “Audit Negara Bagian, Pemerintah Daerah dan Organisasi Nirlaba” dapat dicantumkan. Lihat juga 31 USC 7505(b) dan pasal 230 (“Biaya Audit”) Surat Edaran A-133. b. Biaya audit lain dapat dicantumkan jika terdapat dalam proposal tarif biaya tidak langsung, atau jika disetujui secara spesifik oleh instansi pemberi award sebagai biaya langsung award. c. Biaya atas prosedur dan perjanjian yang disepakati untuk memantau sub-penerima yang dikecualikan dari A-133 berdasarkan butir 200(d) dapat dicantumkan, sesuai dengan ketentuan yang terdapat dalam surat edaran A-133, butir 230(b)(2).

Piutang ragu-ragu. Piutang ragu-ragu, termasuk kerugian (secara aktual atau perkiraan) yang timbul dari piutang dan tagihan lain yang tak tertagih, biaya penagihan terkait dan biaya resmi terkait tidak dapat dicantumkan (unallowable). Biaya penjaminan. a. Biaya penjaminan timbul ketika Pemerintah Federal mewajibkan adanya jaminan atas kerugian finansial terhadap Pemerintah Federal maupun pihak lain karena perbuatan atau kelalaian organisasi nirlaba. Biaya ini juga timbul apabila organisasi nirlaba mewajibkan adanya jaminan serupa. Jaminan yang dimaksud di antaranya meliputi jaminan penawaran, jaminan pelaksanaan, jaminan pembayaran, jaminan uang muka, jaminan pelanggaran dan jaminan kesetiaan (fidelity). b. Biaya penjaminan yang diwajibkan dalam ketentuan award dapat dicantumkan. c. Biaya penjaminan yang diwajibkan oleh organisasi nirlaba dalam operasi umum dapat dicantumkan asalkan penjaminan tersebut sesuai dengan praktek bisnis yang sehat, dengan besaran tarif dan premi yang wajar.


www.kinerja.or.id

289


7. 8.

Biaya komunikasi. Biaya yang dikeluarkan untuk jasa telepon, panggilan telepon lokal dan interlokal, telegram, pos, kurir, jasa kiriman elektronik atau komputer dan sejenisnya dapat dicantumkan. Kompensasi jasa personal. a. Definisi. Kompensasi atas jasa personal mencakup semua kompensasi yang dibayar saat ini atau yang masih harus dibayar oleh organisasi atas jasa karyawan yang diberikan selama periode award (kecuali ditentukan lain dalam sub-paragraf 8.h apendiks ini). Kompensasi termasuk, tetapi tidak terbatas pada, gaji, upah, balas jasa direktur atau anggota komite eksekutif, insentif award, tunjangan tambahan (fringe benefits), biaya program pensiun, tunjangan pembayaran di luar lokasi (off-site pay), pembayaran insentif, tunjangan lokasi, tunjangan kesukaran (hardship pay), dan selisih biaya hidup. b. Kelayakan pencantuman. Kecuali secara spesifik ditetapkan lain dalam ketentuan ini, biaya kompensasi dapat dicantumkan sepanjang: (1) Total kompensasi bagi karyawan secara individu wajar atas jasa yang diberikannya dan sesuai dengan kebijakan organisasi yang telah ditetapkan dan diterapkan secara konsisten dalam kegiatan-kegiatan Federal maupun non-Federal; dan (2) Beban-beban atas award yang diperlakukan sebagai biaya langsung atau pun tidak langsung telah ditetapkan dan didukung sebagaimana diatur dalam paragraf ini. c. Keawajaran. (1) Apabila organisasi terutama terlibat dalam kegiatan-kegiatan selain yang disponsori oleh Pemerintah Federal, kompensasi untuk karyawan yang melakukan pekerjaan yang disponsori oleh Pemerintah Federal akan dianggap wajar sejauh kompensasi itu sesuai dengan yang dibayar untuk pekerjaan serupa dalam kegiatan-kegiatan lain organisasi. (2) Apabila organisasi terutama terlibat dalam kegiatan-kegiatan yang disponsori oleh Pemerintah Federal dan apabila jenis karyawan yang dibutuhkan untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan Federal tidak ditemukan dalam kegiatan-kegiatan lain organisasi maka kompensasi untuk karyawan yang melakukan pekerjaan yang disponsori oleh Pemerintah Federal akan dianggap wajar sejauh kompensasi tersebut sebanding nilainya dengan yang dibayar untuk pekerjaan serupa di pasar tenaga kerja di mana organisasi bersaing untuk mendapatkan jenis kayarawan bersangkutan. d. Pertimbangan khusus dalam menentukan kelayakan pencantuman. Kondisi-kondisi tertentu membutuhkan pertimbangan khusus dan kemungkinan pembatasan dalam memutuskan biaya-biaya award Federal apabila jumlah atau jenis kompensasi tampaknya tidak wajar. Kondisi-kondisi tersebut adalah sebagai berikut: (1) Kompensasi untuk anggota organisasi nirlaba, wali (trustee), direktur, rekanan, petugas atau keluarga mereka. Harus diputuskan apakah kompensasi tersebut wajar atas jasa personal yang diberikan, sebaliknya daripada distribusi pendapatan yang melebihi biaya. (2) Setiap perubahan pada kebijakan kompensasi organisasi menghasilkan peningkatan substansial tingkat kompensasi organisasi, khususnya ketika peningkatan tersebut terjadi secara bersamaan dengan peningkatan rasio award Federal dalam kegiatankegiatan lain organisasi atau perubahan pada perlakuan pencantuman jenis kompensasi tertentu akibat adanya perubahan kebijakan Federal.

e. Biaya yang tidak dapat dicantumkan. Biaya-biaya yang tidak dapat dicantumkan berdasarkan ketentuan-ketentuan lain dalam apendiks ini tidak dapat dicantumkan

290


www.kinerja.or.id

f.

dalam ketentuan ini sepenuhnya atas dasar bahwa biaya tersebut merupakan kompensasi personal. Premi lembur, uang tambahan untuk shift dan multi-shift. Premi lembur, uang tambahan untuk shift dan pekerjaan multi-shift dapat dicantumkan hanya dengan persetujuan sebelumnya dari instansi pemberi award kecuali: (1) Jika diperlukan untuk menghadapi keadaan darurat seperti keadaan darurat akibat kecelakaan, bencana alam, kerusakan peralatan atau kemacetan operasional yang terjadi sesekali secara sporadis. (2) Jika karyawan melaksanakan fungsi tidak langsung seperti administrasi, pemeliharaan atau akuntansi. (3) Dalam melakukan ujicoba, prosedur laboratorium atau kegiatan serupa lain yang bersifat terus-menerus dan tidak boleh terhenti atau diakhiri. (4) Jika biaya keseluruhan yang ditimbulkan bagi Pemerintah Federal lebih rendah.

g. Tunjangan tambahan.

(1) Tunjangan tambahan (fringe benefits) dalam bentuk kompensasi reguler yang dibayarkan kepada karyawan selama ketidakhadiran pekerja yang diizinkan seperti cuti libur, cuti sakit, cuti militer dan sejenisnya, dapat dicantumkan asalkan biayabiaya tersebut diserap oleh semua kegiatan organisasi sebanding dengan jumlah relatif waktu atau upaya yang dikerahkan. (2) Tunjangan tambahan dalam bentuk kontribusi pemberi kerja atau biaya untuk jamnian sosial, asuransi karyawan, asuransi kompensasi pekerja, biaya program pensiun (lihat subparagraf 8.h apendiks ini) dan sejenisnya, dapat dicantumkan asalkan tunjangan tersebut diberikan sesuai dengan kebijakan tertulis organisasi yang ditetapkan. Tunjangan tersebut, yang diperlakukan sebagai biaya tidak langsung ataupun biaya langsung, harus didistribusikan kepada award tertentu dan kegiatan lain dengan cara yang sesuai dengan pola tunjangan yang harus diterima oleh individu atau kelompok karyawan yang gaji dan upahnya dibebankan kepada award dan kegiatan lain tersebut. (3) (a) Ketentuan tentang cadangan dalam program asuransi diri (self-insurance) atas kompensasi pengangguran atau kompensasi pekerja dapat dicantumkan sejauh ketentuan tersebut mencerminkan estimasi kewajiban yang wajar atas kompensasi, dan jenis perlindungan, luasnya cakupan, dan tarif serta premi dapat dicantumkan jika asuransi telah dibeli untuk menutupi risiko-risiko tersebut. Akan tetapi, ketentuan tentang kewajiban tertanggung diri (self-insured) yang tidak harus dibayar selama lebih dari satu tahun setelah ketentuan dibuat tidak boleh melebihi nilai sekarang (present value) dari kewajiban tersebut. (b) Apabila suatu organisasi menerapkan kebijakan secara konsisten untuk melakukan pembayaran aktual kepada, atau atas nama, karyawan atau mantan karyawan atas kompensasi pengangguran atau kompensasi pekerja maka pembayaran tersebut dapat dicantumkan pada tahun pembayaran bersangkutan dengan persetujuan sebelumnya dari instansi pemberi award dengan ketentuan bahwa pembayaran tersebut diperuntukkan bagi semua kegiatan organisasi. (4) Biaya asuransi jiwa untuk trustee, petugas atau pegawai lain yang memegang jabatan dan tanggung jawab serupa dapat dicantumkan hanya apabila asuransi mencakup kompensasi tambahan. Biaya asuransi yang menyebut organisasi sebagai penerima manfaat tidak dapat dicantumkan.


www.kinerja.or.id

291


h. Mobil yang disediakan oleh organisasi. Bagian biaya mobil yang disediakan oleh organisasi untuk digunakan secara pribadi oleh karyawan(termasuk transportasi ke dan dari tempat kerja) tidak dapat dicantumkan sebagai tunjangan tambahan atau biaya tidak langsung, tidak soal apakah biaya tersebut dilaporkan sebagai penghasilan kena pajak dari karyawan bersangkutan atau tidak. Biaya-biaya tersebut dapat dicantumkan sebagai biaya langsung dalam award yang disponsori apabila diperlukan untuk melaksanakan award yang disponsori dan disetujui oleh instansi pemberi award. i. Biaya program pensiun.

j.

(1) Biaya program pensiun organisasi yang dikeluarkan sesuai dengan kebijakan yang ditetapkan oleh organisasi dapat dicantumkan asalkan: (a) Kebijakan-kebijakan tersebut memenuhi hasil uji kewajaran; (b) Metode pengalokasian biaya tidak diskriminatif; (c) Biaya yang ditentukan untuk setiap tahun fiskal ditetapkan sesuai dengan prinsip-prinsip akuntansi yang diterima secara umum (GAAP), sebagaimana dijelaskan dalam Accounting Principles Board Opinion No. 8 yang diterbitkan oleh Lembaga Akuntan Publik Bersertifikat Amerika; dan (d) Biaya-biaya yang ditentukan untuk tahun fiskal tertentu didanai untuk semua peserta program dalam waktu enam bulan setelah berakhirnya tahun tersebut. Namun, kenaikan biaya pensiun untuk masa bakti normal dan yang lalu, yang disebabkan oleh keterlambatan pendanaan kewajiban aktuaria lebih dari 30 hari setelah setiap triwulan yang ditentukan untuk biaya tersebut tidak dapat dicantumkan. (2) Premi asuransi atas penghentian program pensiun yang dibayar sesuai dengan Undang-Undang Jaminan Penghasilan Pensiun Karyawan (ERISA) tahun 1974 (Pub. L. 93-406) dapat dicantumkan. Denda atas keterlambatan pembayaran premi tidak boleh dicantumkan. (3) Bea atas kekurangan pendanaan akumulasi dan pinalti lain yang dikenakan berdasarkan ERISA tidak boleh dicantumkan.

Kompensasi insentif. Kompensasi insentif untuk karyawan berdasarkan penurunan biaya atau kinerja yang efisien, award usulan, award keamanan, dan sebagainya dapat dicantumkan apabila kompensasi keseluruhan dinilai wajar dan biaya tersebut dibayar atau akan dibayar sesuai dengan perjanjian yang diadakan dengan itikad baik antara organisasi dan karyawannya sebelum jasa diberikan, atau sesuai dengan rencana yang ditetapkan dan dilaksanakan oleh organisasi secara konsisten sehingga pada dasarnya mencerminkan perjanjian untuk melakukan pembayaran tersebut.

k. Pesangon.

(1) Pesangon, yang juga biasanya disebut upah pemberhentian (dismissal wages) adalah pembayaran di luar gaji dan upah oleh organisasi kepada pekerja yang mengalami pemutusan hubungan kerja. Biaya yang dikeluarkan untuk pesangon dapat dicantumkan hanya apabila, dalam setiap kasus, pesangon diwajibkan menurut: (a) Undang-undang, (b) Perjanjian antara pemberi kerja dan karyawan, (c) Kebijakan yang ditetapkan, yang sebenarnya dimaksudkan sebagai perjanjian di pihak organisasi, atau (d) Keadaan dari hubungan kerja tertentu

292


www.kinerja.or.id

(2) Biaya yang dikeluarkan untuk pesangon dibagi menjadi dua kategori sebagai berikut: (a) Pesangon mutasi normal yang terjadi secara aktual dialokasikan untuk semua kegiatan; atau, apabila organisasi menetapkan cadangan untuk pemutusan hubungan kerja normal maka metode tersebut dapat diterima jika beban atas operasi tahun berjalan dinilai wajar sehubungan dengan pembayaran yang telah dilakukan atas PHK normal pada periode bersangkutan sebelumnya dan jika jumlah yang dibebankan dialokasikan untuk semua kegiatan organisasi. (b) Pesangon tidak normal atau massal bersifat terkaan sehingga pengukuran biaya secara akrual tidak akan mencapai keadilan bagi kedua belah pihak. Jadi, akrual untuk tujuan ini tidak diperbolehkan. Namun, Pemerintah Federal mengakui kewajibannya untuk berpartisipasi dalam jumlah yang wajar untuk pembayaran tertentu. Jadi, pencantuman biaya akan diperhitungkan berdasarkan kasus per kasus dalam setiap kejadian. (c) Biaya yang dikeluarkan dalam paket pesangon tertentu (umumnya dikenal sebagai pembayaran “parasut emas”/golden parachute) yang jumlahnya melebihi jumlah pesangon normal yang dibayar oleh organisasi kepada seorang karyawan ketika terjadi PHK dan dibayar kepada karyawan setelah terjadinya peralihan kendali manajemen atau kepemilikan aset organisasi tidak boleh dicantumkan. (d) Pesangon bagi warga negara asing yang dipekerjakan oleh organisasi di luar Amerika Serikat, apabila jumlahnya melebihi praktek yang biasa atau yang berlaku untuk organisasi di Amerika Serikat, tidak boleh dicantumkan, kecuali pesangon tersebut diperlukan untuk melaksanakan program-program Federal dan disetujui oleh instansi pemberi award. (e) Pesangon untuk warga negara asing yang dipekerjakan oleh organisasi di luar Amerika Serikat karena adanya PHK akibat penutupan atau pengurangan kegiatan organisasi di negara bersangkutan tidak dapat dicantumkan kecuali pesangon tersebut diperlukan untuk melaksanakan program-program Federal dan disetujui oleh instansi pemberi award.

l. Biaya pelatihan. Lihat paragraf 49apendiks ini. m. Dokumen pendukung gaji dan upah. (1) Beban award untuk gaji dan upah yang diperlakukan sebagai biaya langsung atau tidak langsung akan didasarkan pada dokumen daftar gaji yang disetujui oleh (para) pejabat penanggung jawab organisasi. Distribusi gaji dan upah dalam award harus didukung oleh laporan kegiatan personil sebagaimana dituangkan dalam subparagraf 8.m.(2) apendiks ini, kecuali jika terdapat sistem pengganti yang telah disetujui secara tertulis oleh instansi berwenang. (Lihat sub-paragraf E.2 Apendiks A pada bagian ini.) (2) Laporan-laporan yang menggambarkan distribusi kegiatan setiap karyawan harus disimpan untuk semua karyawan (profesional dan non-profesional) yang kompensasinya dibebankan, sebagian atau seluruhnya, secara langsung kepada award. Selain itu, guna mendukung pengalokasian biaya tidak langsung maka laporan-laporan ini juga harus disimpan untuk karyawan-karyawan lain yang pekerjaannya melibatkan dua fungsi atau kegiatan atau lebih jika distribusi kompensasi antara fungsi-fungsi atau kegiatan-kegiatan tersebut perlu dilakukan untuk menentukan (beberapa) tarif biaya tidak langsung organisasi (misalnya, karyawan yang bekerja paruh waktu dalam kegiatan dengan biaya tidak langsung


www.kinerja.or.id

293


dan paruh waktu dalam fungsi dengan biaya langsung). Laporan-laporan yang disimpan oleh organisasi nirlaba sesuai dengan ketentuan ini harus memenuni standar-standar berikut: (a) Laporan harus mencerminkan keputusan berdasarkan fakta mengenai kegiatan aktual setiap karyawan. Perkiraan anggaran (yaitu perkiraan yang ditetapkan sebelum jasa diberikan) tidak dapat digunakan sebagai dasar untuk dibebankan kepada award. (b) Setiap laporan harus menjelaskan seluruh kegiatan yang menghasilkan kompensasi bagi karyawan dan yang harus dilakukan untuk memenuhi kewajiban karyawan kepada organisasi. (c) Laporan harus ditandatangani oleh karyawan bersangkutan, atau oleh pengawas penanggungjawab yang mengetahui secara langsung kegiatan yang dilaksanakan oleh karyawan sehingga distribusi kegiatan menggambarkan perkiraan yang wajar mengenai pekerjaan sebenarnya yang dilakukan oleh karyawan selama periode laporan. (d) Laporan harus disusun sedikitnya setiap bulan dan harus bertepatan dengan satu atau lebih periode pembayaran. (3) Beban untuk gaji dan upah karyawan non-profesional, selain dokumen pendukung yang disebutkan dalam sub-paragraf (1) dan (2) juga harus didukung dengan catatan yang menunjukkan total jam kerja setiap hari yang disimpan sesuai dengan peraturan Departemen Tenaga Kerja dalam rangka pelaksanaan Undang-Undang Standar Tenaga Kerja yang Adil (FLSA) (29 CFR Bagian 516). Untuk keperluan ini maka istilah “karyawan non-profesional” mempunyai arti yang sama dengan “nonexempt employee” dalam FLSA. (4) Gaji dan upah karyawan yang digunakan dalam memenuhi ketentuan pembagian biaya (cost sharing) atau dana pendamping (matching) award harus didukung dengan cara yang sama seperti gaji dan upah yang diklaim untuk mendapatkan penggantian dari instansi pemberi award.

9. Cadangan kontingensi. Kontribusi untuk cadangan kontingensi atau cadangan serupa yang dibuat untuk acara-acara yang tidak dapat direncanakan secara pasti sehubungan dengan waktu, intensitas atau kapan terjadinya, tidak dapat dicantumkan. Istilah “cadangan kontingensi” tidak mencakup cadangan asuransi diri (self-insurance) (lihat Apendiks B, paragraf 8.g.(3) and 22.a(2)(d); dana pensiun (lihat paragraf 8.i); dan cadangan untuk pesangon normal (lihat paragraf 8.k.) 10. Pembelaan dan penuntutan proses peradilan pidana dan perdata, tuntutan, banding dan pelanggaran paten. a. Definisi (1) Putusan, sebagaimana digunakan dalam dokumen ini, memaksudkan keputusan atas pelanggaran pidana oleh pengadilan yang berwenang, yang dibuat sebagai vonis atau permohonan, termasuk keputusan karena permohonan nolo contendere. (2) Biaya termasuk, tetapi tidak terbatas pada, biaya administrasi dan kepaniteraan; biaya jasa hukum, yang diberikan oleh penasihat hukum secara lembaga atau pribadi; dan biaya jasa akuntan, konsultan, atau jasa lain yang diperoleh organisasi untuk membantunya; biaya karyawan, pegawai, wali (trustees) dan biaya-biaya serupa yang dikeluarkan sebelum, selama dan setelah dimulainya proses peradilan atau administratif yang berhubungan langsung dengan persidangan. (3) Kecurangan, sebagaimana digunakan dalam dokumen ini, adalah tindak korupsi atau upaya-upaya untuk menipu Pemerintah Federal atau menyuap pejabat

294


www.kinerja.or.id

pemerintah, perbuatan-perbuatan yang menyebabkan larangan atau skorsing organisasi (sebagaimana ditetapkan dalam peraturan instansi), dan perbuatan yang melanggar Undang-Undang Klaim Palsu, 31 U.S.C., pasal 3729-3731, atau UndangUndang Anti Penyuapan, 41 U.S.C., pasal 51 dan 54. (4) Pinalti tidak mencakup restitusi, penggantian atau ganti rugi. (5) Proses peradilan mencakup investigasi. b. (1) Kecuali ditetapkan lain dalam dokumen ini, biaya-biaya yang dikeluarkan sehubungan dengan proses peradilan pidana, perdata atau administratif (termasuk pengajuan sertifikat palsu) yang dilakukan oleh Pemerintah Federal atau pemerintah negara bagian, lokal atau asing, tidak dapat dicantumkan apabila proses peradilan tersebut: berkaitan dengan pelanggaran, atau kelalaian untuk memenuhi, undangundang atau peraturan Federal, Negara Bagian, lokal atau asing oleh organisasi (termasuk para pejabat dan petugasnya), dan berakhir dengan salah satu pengaturan berikut ini: (a) Dalam proses peradilan pidana, putusan. (b) Dalam proses peradilan perdata atau administratif yang melibatkan dugaan kecurangan atau pelanggaran serupa, penetapan kewajiban organisasi. (c) Dalam proses peradilan perdata atau administratif, pengenaan pinalti moneter. (d) Keputusan final pejabat Federal yang berwenang untuk melarang atau menskors organisasi, mengakhiri atau membatalkan suatu award, atau mengakhiri award akibat wanprestasi karena pelanggaran atau kelalaian untuk memenuhi peraturan perundang-undangan. (e) Pengaturan dengan persetujuan atau kompromi, jika tindakan yang dilakukan diakhiri dengan salah satu pengaturan yang disebutkan dalam butir (a), (b), (c) atau (d). (2) Jika lebih dari satu proses peradilan melibatkan dugaan pelanggaran yang sama maka biaya atas seluruh proses peradilan itu tidak dapat dicantumkan apabila salah satu proses peradilan berakhir dengan salah satu pengaturan yang disebutkan dalam subparagraf 10.b.(1) apendiks ini.

c. Jika proses peradilan yang disebutkan dalam sub-paragraf 10.b apendiks ini diajukan oleh Pemerintah Federal dan diselesaikan dengan persetujuan atau kompromi sesuai dengan perjanjian yang diadakan oleh organisasi dengan Pemerintah Federal maka biaya yang dikeluarkan oleh organisasi sehubungan dengan proses peradilan itu yang tadinya tidak dapat dicantumkan berdasarkan sub-paragraf 10.b apendiks ini dapat dicantumkan asalkan dinyatakan secara spesifik dalam perjanjian tersebut. d. Jika proses peradilan yang disebutkan dalam sub-paragraf b diajukan oleh pemerintah negara bagian, lokal atau asing maka pejabat Federal yang berwenang dapat mencantumkan biaya yang dikeluarkan oleh organisasi atas proses tersebut apabila pejabat yang berwenang tersebut memutuskan bahwa biaya telah dikeluarkan karena adanya (1) syarat atau ketentuan spesifik dari award yang disponsori oleh pemerintah federal, atau (2) arahan tertulis spesifik dari pejabat instansi sponsor yang berwenang. e. Biaya-biaya yang dikeluarkan sehubungan dengan proses peradilan yang disebutkan dalam sub-paragraf 10.b tetapi yang tidak dinyatakan tidak boleh dicantumkan dalam sub-paragraf itu dapat dicantumkan oleh Pemerintah Federal apabila: (1) Biaya-biaya tersebut wajar sehubungan dengan kegiatan-kegiatan yang harus dilaksanakan untuk menyelesaikan proses peradilan dan menjadi dasar untuk tindakan;


www.kinerja.or.id

295


(2) Pembayaran atas biaya yang diadakan, sebagai biaya yang dapat dicantumkan dan dialokasikan, tidak dilarang oleh ketentuan-ketentuan lain dari award yang disponsori; (3) Biaya-biaya tersebut tidak ditutupi oleh Pemerintah Federal atau pihak ketiga, yang ditimbulkan secara langsung oleh proses peradilan maupun hal-hal lain; dan (4) Persentase biaya yang dicantumkan tidak melebihi persentase yang dinilai pantas oleh pejabat Federal yang berwenang sehubungan dengan kompleksitas gugatan, prinsip-prinsip yang diterima secara umum dan berlaku bagi award biaya jasa hukum dalam kasus perdata yang melibatkan Amerika Serikat sebagai salah satu pihak, dan faktor-faktor lain yang tepat. Persentase tersebut tidak boleh melebihi 80 persen. Akan tetapi, jika suatu perjanjian yang dibuat berdasarkan sub-paragraf 10.c apendiks ini telah secara tegas menetapkan pembatasan 80 persen dan mengizinkan persentase yang lebih tinggi maka jumlah biaya sepenuhnya yang ditimbulkan dari perjanjian tersebut dapat dicantumkan. f. Biaya-biaya yang dikeluarkan oleh organisasi sehubungan dengan pembelaan terhadap tuntutan hukum yang diajukan oleh karyawan atau mantan karyawan berdasarkan pasal 2 Undang-Undang tahun 1988 tentang Kecurangan Besar (Major Fraud) (Pub.L. 100-700), termasuk biaya untuk mendapatkan tenaga pengganti yang diperlukan guna melengkapi jumlah karyawan di mana organisasi dinyatakan harus bertanggung jawab atau menerima penetapan, tidak boleh dicantumkan. g. Biaya jasa penasihat hukum, akuntan dan konsultan serta biaya-biaya terkait yang dikeluarkan sehubungan dengan pembelaan terhadap klaim atau banding Pemerintah Federal, tuntutan anti-trust atau pengajuan klaim atau banding terhadap Pemerintah Federal tidak dapat dicantumkan. h. Biaya jasa penasihat hukum, akuntan dan konsultan serta biaya-biaya terkait yang dikeluarkan sehubungan dengan gugatan atas pelanggaran hak paten tidak dapat dicantumkan kecuali ditetapkan lain dalam award yang disponsori. i. Biaya-biaya yang tidak dapat dicantumkan menurut paragraf ini, termasuk biaya-biaya yang terkait langsung, harus dipisahkan dan dipertanggungjawabkan oleh organisasi secara terpisah. Selama menunggu hasil proses peradilan yang disebutkan dalam subparagraf 10.b dan f apendiks ini, Pemerintah Federal umumnya akan menahan pembayaran biaya. Tetapi, demi kepentingannya, Pemerintah Federal dapat menetapkan pembayaran bersyarat setelah diserahkan jaminan yang cukup atau kepastian lain yang cukup, dan kesepakatan dengan organisasi untuk mengembalikan semua biaya yang tidak dapat dicantumkan, ditambah bunga, jika biaya tersebut kemudian diputuskan tidak dapat dicantumkan.

11. Penyusutan dan cadangan pemakaian. a. Kompensasi atas pemakaian gedung, peningkatan modal lain dan peralatan yang tersedia dapat diberikan melalui cadangan pemakaian atau penyusutan. Tetapi, kecuali sebagaimana ditetapkan dalam paragraf 11.f apendiks ini, gabungan antara metode cadangan pemakaian dan penyusutan tidak dapat digunakan dalam kelompok tunggal aset (aktiva) tetap (misalnya, gedung, peralatan kantor, peralatan komputer, dan sebagainya). b. Perhitungan cadangan pemakaian atau penyusutan didasarkan pada harga perolehan aset bersangkutan. Harga perolehan suatu aset yang disumbangkan kepada organisasi nirlaba oleh pihak ketiga adalah nilai pasar wajar aset tersebut pada saat disumbangkan. c. Perhitungan cadangan pemakaian atau penyusutan tidak mencakup:

296


www.kinerja.or.id

(1) Harga tanah; (2) Bagian dari harga gedung dan peralatan yang ditanggung atau didonasikan oleh Pemerintah Federal, tidak soal dari mana hak tersebut berasal atau di mana hak itu sekarang berada; dan (3) Bagian dari harga gedung dan peralatan yang dikontribusikan oleh atau untuk organisasi nirlaba untuk memenuhi ketentuan dana pendamping menurut undangundang. d. Kriteria umum apabila metode yang digunakan adalah penyusutan: (1) masa manfaat (useful life/service) yang ditetapkan dalam setiap kasus untuk aktiva (aset) modal yang dapat digunakan harus mempertimbangkan faktor-faktor seperti jenis konstruksi, sifat peralatan yang digunakan, perkembangan teknologi di wilayah program tertentu dan kebijakan pembaharuan dan penggantian yang diterapkan untuk setiap jenis atau golongan aset bersangkutan. Metode penyusutan yang digunakan untuk menetapkan besarnya biaya aset (atau kelompok aset) pada tahun buku mencerminkan pola konsumsi aset selama masa manfaat aset. (2) Apabila tidak ada bukti jelas yang memperlihatkan bahwa perkiraan konsumsi aset akan jauh lebih besar atau jauh lebih kecil selama awal masa manfaat daripada akhir masa manfaat maka metode garis lurus akan dianggap sebagai metode yang tepat. (3) Setelah digunakan, metode penyusutan tidak boleh diganti kecuali mendapatkan persetujuan sebelumnya dari instansi Federal yang berwenang. Ketika metode penyusutan ingin diterapkan pada aset yang sebelumnya menggunakan metode cadangan pemakaian maka kombinasi metode cadangan pemakaian dan penyusutan yang diterapkan pada aset tersebut tidak boleh melebihi total harga perolehan aset. e. Apabila metode penyusutan digunakan untuk gedung maka struktur bangunan dapat dipisahkan dari setiap komponen gedung (misalnya, sistem perledingan, pemanasan dan pendingin udara, dan sebagainya) dan setiap jenisnya menurut perkiraan masa manfaatnya; atau gedung secara utuh (yaitu struktur beserta semua komponennya) dapat diperlakukan sebagai aset tunggal dan disusutkan selama masa manfaat tunggal. f. Apabila metode penyusutan digunakan untuk golongan aset tertentu maka penyusutan tidak dapat dilakukan terhadap aset-aset yang, menurut sub-paragraf d, dapat disusutkan secara penuh. Tetapi, cadangan pemakaian yang wajar dapat dinegosiasikan untuk aset-aset tersebut bila diperlukan setelah mempertimbangkan nilai penyusutan yang sebelumnya dibebankan kepada Pemerintah Federal, perkiraan masa manfaat yang tersisa pada saat negosiasi, pengaruh biaya pemeliharaan yang meningkat atau efisiensi yang menurun akibat umur pemakaian, dan faktor-faktor lain yang berkaitan dengan pemanfaatan aset untuk keperluan yang dimaksud. g. Kriteria apabila metode yang diterapkan adalah cadangan pemakaian: (1) cadangan pemakaian gedung dan perbaikannya (termasuk perbaikan lahan seperti kawasan parkir beraspal, pagar dan trotoar) akan dihitung dengan tarif tahunan paling banyak dua persen dari harga perolehan. (2) Cadangan pemakaian untuk peralatan akan dihitung dengan tarif tahunan paling banyak enam dua pertiga persen dari harga perolehan. Apabila metode cadangan pemakaian digunakan untuk gedung maka gedung secara utuh harus diperlakukan sebagai aset tunggal; komponen-komponen gedung (misalnya sistem perledingan, pemanasan dan pendingin udara, dan sebagainya) tidak dapat dipisahkan dari struktur bangunan.


www.kinerja.or.id

297


(3) Tetapi, batas dua persen tidak harus diterapkan untuk peralatan yang hanya diletakkan atau dilekatkan pada bangunan namun tidak secara permanen terpasang pada bangunan dan digunakan sebagai pelengkap atau dekorasi atau untuk keperluan khusus (misalnya, kursi dokter gigi dan unit perawatan gigi, loket, bangku laboratorium yang dibaut pada lantai, mesin pencuci piring, modular furniture, karpet, dan sebagainya). Alat-alat tersebut dianggap tidak terpasang secara permanen pada bangunan jika dapat dilepaskan tanpa mengadakan perubahan atau perbaikan yang mahal atau luas pada gedung atau peralatan. Peralatan yang memenuhi kriteria ini mempunyai batas cadangan pemakaian 6⅔ persen. h. Beban cadangan pemakaian atau penyusutan harus didukung dengan catatan aset yang memadai dan inventarisasi fisik harus dilakukan sedikitnya setiap dua tahun sekali (dasar sampling statistik dapat diterima) untuk memastikan bahwa aset yang tercatat benar-benar ada serta dapat digunakan dan dibutuhkan. Apabila metode yang diterapkan adalah penyusutan maka catatan penyusutan yang menjelaskan secara memadai nilai penyusutan setiap tahun juga harus dipelihara.

12. Donasi dan kontribusi.

a. Kontribusi atau donasi yang diberikan. Kontribusi atau donasi termasuk dana tunai, properti dan jasa yang dilakukan oleh organisasi, siapa pun penerimanya, tidak boleh dicantumkan. b. Donasi jasa yang diterima: (1) Jasa yang didonasikan atau sukarela dapat diberikan kepada organisasi oleh tenaga profesional dan teknis, konsultan serta tenaga terampil dan tidak terampil lainnya. Nilai jasa tersebut tidak dapat memperoleh penggantian sebagai biaya langsung atau tidak langsung. Namun, nilai jasa yang didonasikan dapat digunakan untuk memenuhi ketentuan pembagian biaya (cost sharing) atau dana pendamping (matching) sesuai dengan Aturan Umum. (2) Nilai donasi jasa yang dimanfaatkan dalam pelaksanaan kegiatan biaya langsung, jika nilainya cukup besar, akan diperhitungkan dalam penentuan tarif biaya tidak langsung organisasi nirlaba dan, oleh karena itu, harus mendapatkan alokasi biaya tidak langsung dalam jumlah yang sebanding apabila terdapat hal-hal berikut ini: (a) Nilai jasa secara keseluruhan cukup besar; (b) Jasa didukung oleh jumlah signifikan biaya tidak langsung yang dikeluarkan oleh organisasi nirlaba; dan (c) Kegiatan biaya langsung bukan ditujukan terutama untuk kepentingan Pemerintah Federal. (3) Apabila tidak terdapat dasar untuk menentukan nilai pasar yang wajar dari jasa yang diberikan maka pihak penerima jasa dan instansi yang berwenang akan merundingkan alokasi biaya tidak langsung yang tepat untuk jasa tersebut. (4) Apabila jasa yang didonasikan memberikan manfaat langsung kepada proyek yang didukung oleh suatu awardmaka biaya tidak langsung yang dialokasikanuntuk jasa itu akan dianggap sebagai bagian dari total biaya proyek. Biaya tidak langsung ini dapat memperoleh penggantian berdasarkan award atau digunakan untuk memenuhi ketentuan pembagian biaya (cost sharing) atau dana pendamping (matching). (5) Nilai dari jasa yang didonasikan dapat digunakan untuk memenuhi ketentuan pembagian biaya atau dana pendamping berdasarkan kondisi yang ditetapkan

298


www.kinerja.or.id

dalam Pasal 215.23 2 CFR bagian 215 (Surat Edaran OMB A-110). Apabila jasa yang didonasikan diperlakukan sebagai biaya tidak langsung maka tarif biaya tidak langsung akan memisahkan nilai donasi sehingga penggantian biaya (reimbursement) tidak akan dilakukan. c. Donasi barang atau ruang (1) Donasi barang yaitu harta benda/perlengkapan pribadi habis pakai dan donasi penggunaan ruang dapat diberikan kepada organisasi nirlaba. Nilai barang dan ruang tersebut tidak dapat memperoleh penggantian sebagai biaya langsung atau pun tidak langsung. (2) Nilai donasi dapat digunakan untuk memenuhi ketentuan pembagian biaya atau dana pendampingberdasarkan kondisi yang ditetapkan dalam Surat Edaran A-110. Apabila donasi diperlakukan sebagai biaya tidak langsung maka tarif biaya tidak langsung akan memisahkan nilai donasi sehingga penggantian biaya (reimbursement) tidak akan dilakukan.

13. Biaya pembinaan moril, kesehatan dan kesejahteraan pegawai.

a. Biaya publikasi informasi, kesehatan atau klinik pertolongan pertama dan/atau balai pengobatan karyawan, kegiatan rekreasi, penyuluhan karyawan dan biaya-biaya lain yang dikeluarkan sesuai dengan praktek atau kebiasaan mapan dari organisasi nirlaba untuk memperbaiki lingkungan kerja, hubungan kerja majikan-karyawan, moril karyawan dan kinerja karyawan dapat dicantumkan. b. Biaya-biaya ini dibagi secara merata untuk semua kegiatan organisasi nirlaba. Penghasilan yang diperoleh dari kegiatan-kegiatan tersebut akan dikreditkan terhadap biayanya kecuali jika penghasilan yang diperoleh ini tanpa dapat dibatalkan diserahkan kepada organisasi pengelola kesejahteraan karyawan.

14. Biaya hiburan. Biaya hiburan yang mencakup kegiatan hiburan, selingan dan sosial serta biaya-biaya lain yang berkaitan langsung dengan hiburan (seperti tiket pertunjukan atau pertandingan olah raga, makanan, pemondokan, sewa, transportasi dan gratifikasi) tidak boleh dicantumkan. 15. Peralatan dan pengeluaran modal lainnya. a. Khusus dalam sub-paragraf ini, definisi yang berlaku adalah sebagai berikut: (1) Yang dimaksud dengan “Pengeluaran Modal” adalah pengeluaran untuk harga perolehan aset (aktiva) modal (peralatan, gedung, tanah), atau pengeluaran untuk melakukan perbaikan aset modal yang meningkatkan nilai atau masa manfaat aset. Harga perolehan adalah harga aset termasuk biaya untuk menyediakannya. Harga perolehan untuk peralatan, misalnya, adalah harga faktur netto peralatan termasuk biaya modifikasi, pemasangan, aksesoris, atau perangkat tambahan yang diperlukan untuk menggunakannya. Beban-beban lain seperti pajak, bea, asuransi perlindungan dalam perjalanan, angkutan dan instalasi dapat dimasukkan atau dikeluarkan dari harga perolehan sesuai dengan praktek akuntansi rutin organisasi nirlaba. (2) Yang dimaksud dengan “Peralatan” adalan setiap benda milik pribadi berwujud yang tidak habis pakai dengan masa manfaat lebih dari 1 tahun dan harga perolehan sama dengan atau melebihi tingkat kapitalisasi terendah yang ditetapkan oleh organisasi nirlaba dalam laporan keuangan, atau senilai $5000.


www.kinerja.or.id

299


(3) Yang dimaksud dengan “Peralatan keperluan khusus” adalah peralatan yang hanya digunakan untuk kegiatan penelitian, medis, ilmiah atau kegiatan teknis lainnya. Contohnya adalah mikroskop, mesin rontgen, alat bedah dan spektrometer. (4) Yang dimaksud dengan “Peralatan keperluan umum” adalah peralatan yang tidak dibatasi untuk kegiatan penelitian, medis, ilmiah atau kegiatan teknis lainnya. Contohnya meliputi peralatan kantor dan furniture, peralatan modular, jaringan telepon, peralatan dan sistem teknologi informasi, peralatan pendingin ruangan, peralatan reproduksi dan cetak, dan kendaraan bermotor. b. Aturan kelayakan pencantuman (allowability) yang berlaku untuk pengeluaran peralatan dan pengeluaran modal lainnya adalah sebagai berikut: (1) Pengeluaran modal untuk peralatan keperluan khusus, gedung dan tanah tidak boleh dicantumkan sebagai beban langsung tanpa mendapatkan persetujuan sebelumnya dari instansi pemberi award. (2) Pengeluaran modal untuk peralatan keperluan khusus dapat dicantumkan sebagai biaya langsung dengan ketentuan bahwa peralatan dengan harga satuan $5000 atau lebih harus mendapatkan persetujuan sebelumnya dari instansi pemberi award. (3) Pengeluaran modal untuk perbaikan tanah, gedung atau peralatan yang secara signifikan menaikkan nilai atau masa manfaatnya tidak boleh dicantumkan sebagai biaya langsung tanpa persetujuan sebelumnya dari instansi pemberi award. (4) Apabila disetujui sebagai beban langsung sesuai dengan ketentuan dalam paragraf 15.b.(1), (2) dan (3) di atas maka pengeluaran modal akan dibebankan pada periode ketika pengeluaran itu terjadi, atau pada waktu lain yang dianggap cocok oleh dan dinegosiasikan dengan instansi pemberi award. (5) Peralatan dan pengeluaran modal lainnya tidak dapat dicantumkan sebagai biaya tidak langsung. Tetapi, lihat paragraf 11 tentang “Penyusutan dan Cadangan Pemakaian,” untuk aturan mengenai kelayakan pencantuman cadangan pemakaian atau penyusutan (depreciation) gedung, peningkatan modal dan peralatan. Juga lihat paragraf 43 tentang “Biaya Sewa Gedung dan Peralatan” untuk aturan mengenai kelayakan pencantuman biaya sewa tanah, gedung dan peralatan. (6) Nilai yang tidak diamortisasi dari peralatan yang dihapuskan (write-off) sebagai akibat adanya perubahan tingkat kapitalisasi dapat dipulihkan dengan mengklaim cadangan pemakaian atau penyusutan yang layak dicantumkan terhadap peralatan, atau dengan mengamortisasi jumlah yang dihapuskan selama jangka waktu beberapa tahun yang dinegosiasikan dengan instansi berwenang.

16. Denda dan pinalti. Biaya atas denda dan pinalti akibat pelanggaran atau kegagalan organisasi untuk mematuhi peraturan perundang-undangan federal, negara bagian dan lokal tidak dapat dicantumkan kecuali jika dikeluarkan sebagai akibat dari terpenuhinya ketentuan tertentu dari suatu award atau instruksi tertulis dari instansi pemberi award. 17. Biaya penggalangan dana dan pengelolaan investasi. a. Biaya penyelenggaraan penggalangan dana yang meliputi kampanye finansial, gerakan amal, permintaan sumbangan dan hibah, serta biaya-biaya sejenis yang dikeluarkan khusus untuk menggalang modal dan mencari sumbangan tidak dapat dicantumkan. b. Biaya konsultan investasi dan staf serta biaya-biaya sejenis yang dikeluarkan khusus untuk menambah penghasilan dari investasi tidak dapat dicantumkan. c. Kegiatan penggalangan dana dan investasi harus mendapatkan alokasi yang tepat dari biaya tidak langsung berdasarkan kondisi yang disebutkan dalam sub-paragraf B.3 Apendiks A pada bagian ini.

300


www.kinerja.or.id

18. Laba Rugi atas aset/aktiva yang disusutkan a. (1) Laba rugi atas penjualan, penarikan atau pengaturan lain terhadap aktiva yang disusutkan harus dibukukan pada tahun ketika hal itu terjadi sebagai kredit atau beban atas kelompok biaya di mana penyusutan atas aktiva itu dibukukan. Jumlah laba atau rugi yang dibukukan sebagai kredit atau beban atas kelompok biaya bersangkutan adalah selisih antara nilai realisasi aktiva dan dasar aktiva yang tidak disusutkan. (2) Laba rugi atas pengaturan aktiva yang disusutkan tidak diakui sebagai kredit atau beban terpisah di bawah kondisi berikut ini: (a) Laba atau rugi diproses melalui pos penyusutan dan tercermin pada penyusutan yang dapat dicantumkan berdasarkan paragraf 11. (b) Aktiva diberikan sebagai bagian dari harga pembelian barang yang serupa dan laba atau rugi dipertimbangkan ketika akan menentukan dasar biaya penyusutan barang baru tersebut. (c) Kerugian disebabkan oleh kegagalan untuk mengadakan asuransi yang diperbolehkan kecuali ditetapkan lain dalam paragraf 22 apendiks ini. (d) Kompensasi atas penggunaan aktiva diberikan melalui cadangan pemakaian sebagai ganti penyusutan sesuai dengan paragraf 9 apendiks ini. (e) Laba rugi yang berasal dari penjualan, penarikan atau pengaturan lain akan dipertimbangkan berdasarkan kasus per kasus. b. Laba atau rugi dalam bentuk apapun yang ditimbulkan oleh penjualan atau pertukaran aktiva selain aktiva yang disebutkan dalam sub-paragraf a tidak akan dimasukkan dalam penghitungan biaya award. 19. Barang atau jasa untuk pemakaian pribadi. Biaya barang atau jasa untuk pemakaian pribadi karyawan organisasi tidak dapat dicantumkan, tidak soal apakah biaya tersebut dilaporkan sebagai penghasilan kena pajak karyawan atau tidak. 20. Perumahan dan biaya hidup pribadi. a. Biaya perumahan (misalnya, penyusutan, pemeliharaan, listrik/telepon, perabot, sewa, dan sebagainya), tunjangan perumahan dan biaya hidup pribadi untuk pejabat organisasi tidak dapat dicantumkan sebagai tunjangan tambahan (fringe benefit) atau biaya tidak langsung, tidak soal apakah biaya tersebut dilaporkan sebagai penghasilan kena pajak karyawan. Biaya-biaya dapat dicantumkan sebagai biaya langsung dalam award yang disponsori bila diperlukan untuk pelaksanaan award yang disponsori dan disetujui oleh instansi pemberi award. b. Istilah “pejabat” mencakup pejabat dan karyawan saat ini maupun sebelumnya.

21. Fasilitas menganggur dan kapasitas menganggur (idle).

a. Sebagaimana digunakan pada pasal ini, istilah-istilah berikut ini mempunyai makna sebagai berikut: (1) Yang dimaksud dengan “Fasilitas” adalah tanah dan bangunan atau bagianbagiannya, peralatan secara sendiri-sendiri atau secara kolektif, atau aset modal berwujud lainnya, apakah ditempatkan dan dimiliki atau disewakan oleh organisasi nirlaba. (2) Yang dimaksud dengan “Fasilitas menganggur” adalah fasilitas yang tidak digunakan sama sekali, yang melebihi kebutuhan saat ini organisasi nirlaba. (3) Yang dimaksud dengan “Kapasitas menganggur” adalah kapasitas yang tidak digunakan dari fasilitas yang digunakan secara parsial. Kapasitas menganggur adalah selisih antara: (a) kapasitas yang dapat dicapai suatu fasilitas di bawah 100


www.kinerja.or.id

301


persen waktu operasional atas dasar satu shift dikurangi dengan interupsi operasional karena hilangnya waktu untuk perbaikan, penyetelan, bahan-bahan yang kurang memuaskan dan keterlambatan normal lainnya; dengan (b) sejauh mana fasilitas benar-benar digunakan untuk memenuhi kebutuhan selama periode akuntansi. Dasar multi-shift hendaknya digunakan jika dapat ditunjukkan bahwa jumlah pemakaian ini biasanya diharapkan untuk jenis fasilitas bersangkutan. (4) Yang dimaksud dengan “Biaya fasilitas menganggur atau kapasitas mengganggur” adalah biaya-biaya seperti pemeliharaan, perbaikan, perumahan, sewa dan biayabiaya terkait lainnya seperti asuransi, bunga, pajak bumi dan bangunan, dan penyusutan atau cadangan pemakaian. b. Biaya fasilitas menganggur tidak dapat dicantumkan kecuali jika: (1) Biaya tersebut diperlukan untuk menghadapi fluktuasi beban kerja; atau (2) Meskipun tidak diperlukan untuk menghadapi fluktuasi beban kerja, biaya tersebut diperlukan pada waktu sebelumnya, dan sekarang mengganggur karena adanya perubahan kebutuhan program, upaya untuk mencapai operasi yang lebih ekonomis, reorganisasi, terminasi atau penyebab lain yang tidak dapat diprediksi secara memadai. Berdasarkan perkecualian dalam sub-paragraf ini maka biaya fasilitas menganggur dapat dicantumkan selama jangka waktu yang wajar, biasanya tidak lebih dari setahun, bergantung pada inisiatif yang dilakukan untuk menggunakan, menyewa atau menjual fasilitas tersebut. c. Biaya kapasitas menganggur adalah biaya normal dalam melakukan usaha dan merupakan salah satu faktor dalam fluktuasi normal pemakaian atau tarif biaya tidak langsung dari periode ke periode. Biaya ini boleh dicantumkan asalkan diperkirakan bahwa kapasitas tersebut diperlukan atau pada awalnya wajar tetapi sekarang belum dikurangi atau dihapuskan oleh pemakaian dalam award Federal, disewakan lagi, disewa atau dijual, sesuai dengan praktek bisnis yang sehat, ekonomis atau aman. Kapasitas menganggur secara luas di seluruh fasilitas atau antar kelompok aset yang pada umumnya mempunyai fungsi yang sama dapat dianggap sebagai fasilitas menganggur (idle facilities).

22. Asuransi dan ganti rugi. a. Asuransi adalah asuransi yang wajib dimiliki oleh organisasi, atau yang disepakati dalam persyaratan award dan asuransi lain yang diadakan oleh organisasi sehubungan dengan pelaksanaan operasi organisasi secara umum. Ketentuan dalam paragraf ini tidak berlaku bagi asuransi yang memberikan tunjangan tambahan (fringe benefits) kepada karyawan (lihat sub-paragraf 8.g dan 8.i(2) dalam apendiks ini). (1) Biaya asuransi yang diwajibkan atau disepakati dan diadakan sehubungan dengan award dapat dicantumkan. (2) Biaya asuransi lain yang diadakan oleh organisasi sehubungan dengan pelaksanaan operasi organisasi secara umum dapat dicantumkan dengan pembatasan sebagai berikut: (a) Jenis dan luas perlindungan harus sesuai dengan praktek bisnis yang sehat, serta tarif dan premi harus wajar. (b) Biaya asuransi yang diperbolehkan untuk gangguan bisnis atau asuransi serupa lainnya dibatasi dan tidak mencakup biaya manajemen. (c) Biaya asuransi atau penetapan cadangan untuk menutupi risiko kerugian atau kerusakan aset Federal dapat dicantumkan hanya apabila kerugian atau kerusakan itu menjadi tanggung jawab organisasi.

302


www.kinerja.or.id

(d) Penetapan cadangan dalam program asuransi diri dapat dicantumkan apabila jenis perlindungan, cakupan perlindungan, tarif dan premi diperbolehkan asalkan asuransi yang dibeli akan menutupi risiko-risiko yang dimaksud. Tetapi, cadangan untuk kewajiban tertanggung yang telah diketahui atau dapat diperkirakan secara wajar, yang tidak harus dibayar selama lebih dari setahun setelah cadangan ditetapkan tidak boleh melebihi nilai kewajiban saat ini (present value of the liability). (e) Biaya asuransi jiwa untuk wali (trustee), pejabat atau karyawan lain yang memiliki jabatan yang serupa dapat dicantumkan hanya apabila asuransi tersebut merupakan kompensasi tambahan (lihat sub-paragraf 8.g(4) dalam apendiks ini). Biaya asuransi tersebut tidak boleh dicantumkan jika pihak yang menjadi penerima manfaat adalah organisasi. (f) Asuransi terhadap cacat. Biaya asuransi sehubungan dengan biaya yang dikeluarkan untuk memperbaiki cacat materi atau hasil pengerjaan tidak boleh dicantumkan. (g) Asuransi kewajiban medis (malpraktek). Asuransi kewajiban medis adalah biaya program penelitian Federal yang boleh dicantumkan hanya apabila program penelitian Federal itu melibatkan subyek manusia atau pelatihan peserta dalam teknik penelitian. Biaya asuransi kewajiban medis diperlakukan sebagai biaya langsung dan ditentukan untuk proyek-proyek individual di mana pihak penanggung mengalokasikan risiko kepada penduduk yang dilindungi oleh asuransi. (3) Kerugian aktual yang mungkin telah ditutupi oleh asuransi yang diizinkan (melalui pembelian asuransi atau suatu program asuransi diri) tidak boleh dicantumkan kecuali jika ditetapkan secara tegas dalam award, kecuali: (a) Biaya yang diadakan akibat kerugian yang tidak dijamin dalam pertanggungan yang dapat dikurangkan secara nominal (nominal deductible coverage) sesuai dengan praktek bisnis yang sehat dapat dicantumkan. (b) Kerugian kecil yang tidak ditanggung oleh asuransi, seperti pembusukan, kerusakan dan hilangnya persediaan, yang terjadi dalam operasi normal, dapat dicantumkan.

b. Ganti rugi adalah menjamin organisasi dari kewajiban kepada pihak ketiga dan dari kerugian atau kerusakan lain, yang tidak diganti oleh asuransi atau cara lain. Pemerintah Federal wajib memberikan ganti rugi kepada organisasi hanya apabila hal itu secara tegas ditetapkan dalam award.

23. Bunga. a. Biaya yang dikeluarkan untuk bunga atas pinjaman modal, penggunaan sementara dana abadi (endowment fund), atau penggunaan dana milik organisasi nirlaba sendiri, tetapi diwakilkan, tidak dapat dicantumkan. Akan tetapi, bunga utang yang dikeluarkan setelah tanggal 29 September 1995 untuk memperoleh atau mengganti aset modal (termasuk renovasi, perubahan, peralatan, tanah dan aset modal yang diperoleh melalui sewa modal), yang diperoleh setelah tanggal 29 September 1995 dan digunakan untuk mendukung award Federal dapat dicantumkan dengan ketentuan: (1) Untuk perolehan fasilitas (selain renovasi dan perubahan) dengan biaya di atas $10 juta di mana penggantian dari Pemerintah Federal diperkirakan sama dengan atau melebihi 40 persen dari harga perolehan aset maka, sebelum memperoleh atau mengganti aset modal tersebut, organisasi nirlaba menyampaikan alasan yang


www.kinerja.or.id

303


menjelaskan kebutuhannya untuk mendapatkan fasilitas tersebut dalam melaksanakan kegiatan-kegiatan yang disponsori oleh Pemerintah Federal. Apabila diminta, alasan yang menjelaskan kebutuhan tersebut harus disampaikan kepada instansi Federal yang memiliki wewenang untuk mengesahkan biaya sebagai persyaratan untuk kelanjutan kelayakan pencantuman bunga utang dan penyusutan yang berkaitan dengan fasilitas. Alasan perlunya memperoleh fasilitas tersebut minimal meliputi: (a) Pernyataan tentang tujuan dan alasan untuk memperoleh atau mengganti fasilitas (b) Pernyataan mengapa fasilitas yang ada sekarang belum memadai (c) Pernyataan rencana penggunaan fasilitas di masa datang (d) Uraian kesepakatan pembiayaan yang akan diatur untuk fasilitas (e) Ringkasan kontrak pembangunan dengan informasi tentang perkiraan biaya dan pernyataan tentang sumber dan penggunaan dana (f) Jadwal tanggal rencana penggunaan fasilitas. (2) Untuk fasilitas dengan biaya di atas $500.000, sebelum memperoleh atau mengganti aset modal tersebut, organisasi nirlaba menyusun analisis sewa/beli sesuai dengan ketentuan dalam § 215.30 sampai 215.37 dari 2 CFR 215(Surat Edaran OMB A-110), yang memperlihatkan bahwa pembelian atau sewa modal yang dibiayai lebih murah bagi organisasi daripada alternatif sewa lain atas dasar nilai sekarang netto. Tarif diskon yang digunakan harus sama dengan perkiraan suku bunga organisasi nirlaba dan tidak lebih tinggi dari suku bunga pasar yang wajar, yang tersedia bagi organisasi nirlaba dari pihak ketiga yang tidak mempunyai hubungan khusus (“arm’s length”). Analisis sewa/beli tersebut mencakup perbandingan nilai sekarang netto dari perbandingan total biaya yang diproyeksikan untuk kedua alternatif selama jangka waktu ketika aset diperkirakan akan digunakan oleh organisasi nirlaba. Perbandingan biaya yang berkaitan dengan pembelian fasilitas mencakup perkiraan harga pembelian, perkiraan biaya operasi dan pemeliharaan (termasuk pajak bumi dan bangunan, jika ada) yang tidak dimasukkan dalam pembiayaan utang, dikurangi dengan perkiraan nilai sisa aset pada akhir periode yang disebutkan di atas. Perbandingan biaya untuk sewa modal mencakup perkiraan total pembayaran sewa, perkiraan opsi pembelian dengan harga murah, biaya operasi dan pemeliharaan, dan pajak yang tidak dimasukkan dalam pengaturan sewa modal, dikurangi perkiraan kredit yang jatuh tempo berdasarkan perjanjian sewa pada akhir periode yang disebutkan di atas. Proyeksi biaya sewa operasional didasarkan pada perkiraan biaya sewa fasilitas yang sebanding pada tarif pasar yang wajar dalam perjanjian sewa yang dapat diperbaharui atau ditetapkan kembali selama periode yang disebutkan di atas, serta perkiraan biaya pemeliharaan dan pajak bumi dan bangunan yang dapat dicantumkan untuk ditanggung oleh organisasi nirlaba secara langusng atau sebagai bagian dari pengaturan sewa. (3) Biaya bunga aktual yang ditagih didasarkan pada suku bunga yang tidak lebih tinggi dari suku bunga pasar yang wajar yang tersedia bagi organisasi nirlaba dari pihak ketiga yang tidak mempunyai hubungan khusus (“arm’s length”). (4) Pendapatan investasi, termasuk penghasilan bunga atas jaminan atau pokok pinjaman, penundaan pembayaran biaya pembangunan atau perolehan, digunakan untuk menutupi biaya bunga yang dapat dicantumkan. Pendapatan arbitrase yang dilaporkan kepada Dinas Pendapatan Dalam Negeri tidak wajib ditutupi dengan biaya bunga yang dapat dicantumkan.

304


www.kinerja.or.id

(5) Penggantian (reimbursement) dibatasi pada alternatif yang paling murah berdasarkan hasil analisis total biaya yang diwajibkan dalam sub-paragraf (b). Misalnya, jika sewa operasional dinilai lebih murah daripada pembelian melalui pembiayaan utang, maka penggantian dibatasi hanya pada jumlah yang ditetapkan jika metode sewa digunakan. Dalam semua kasus di mana analisis sewa/beli dilakukanmaka penggantian dari Pemerintah Federal akan didasarkan pada alternatif yang paling murah. (6) Organisasi nirlaba juga harus memenuhi ketentuan berikut ini: (a) Bunga utang yang dikeluarkan untuk membiayai atau membiayai kembali asetaset yang diperoleh sebelum atau diperoleh kembali setelah tanggal 29 September 1995 tidak boleh dicantumkan. (b) Bunga yang ditimbulkan oleh aset yang disusutkan secara penuh tidak boleh dicantumkan. (c) Untuk pengaturan utang di atas $1 juta, kecuali jika organisasi nirlaba memberikan kontribusi ekuitas awal senilai 25 persen atau lebih untuk pembelian aset, maka organisasi nirlaba akan mengurangi klaim untuk biaya bunga sebesar pendapatan bunga yang diperhitungkan (imputed interest) atas kelebihan arus kas dengan perhitungan sebagai berikut. Setiap tahun, organisasi nirlaba akan menyusun laporan kumulatif (sejak dimulainya proyek) tentang arus kas bulanan yang mencakup arus masuk dan arus keluar, apa pun sumber pendanaannya. Arus masuk terdiri dari biaya penyusutan, amortisasi bunga kapitalisasi pembangunan dan beban bunga tahunan. Untuk perhitungan arus kas, angka arus masuk tahunan akan dibagi menurut jumlah bulan dalam tahun bersangkutan (biasanya 12 bulan) di mana gedung digunakan untuk nilai setiap bulan. Arus keluar terdiri dari kontribusi ekuitas awal, pembayaran pokok pinjaman (dikurangi secara prorata dengan bagian dari biaya tanah yang tidak dapat dicantumkan) dan pembayaran bunga. Apabila arus masuk kumulatif melebihi arus keluar kumulatif maka bunga akan dihitung berdasarkan kelebihan arus masuk selama periode tersebut dan diperlakukan sebagai pengurang biaya bunga yang dapat dicantumkan. Suku bunga yang digunakan untuk menghitung pendapatan atas kelebihan arus kas adalah suku bunga penutupan Surat Perbendaharaan Negara (Treasury Bill) berjangka waktu tiga bulan terhitung pada hari kerja terakhir dari bulan bersangkutan. (d) Relokasi substansial kegiatan yang disponsori Pemerintah Federal dari fasilitas yang dibiayai dengan pinjaman, yang biayanya mendapatkan penggantian sebagian atau seluruhnya dari Pemerintah Federal, untuk fasilitas lain sebelum berakhirnya jangka waktu 20 tahun harus diberitahukan kepada instansi Federal yang berwenang. Tingkat relokasi, nilai penyertaan Federal dalam pembiayaan serta penyusutan dan bunga yang dibebankan selama ini mungkin perlu dinegosiasikan dan/atau dilakukan penyesuaian hilir terhadap ruang fasilitas pengganti yang dibebankan pada program-program Federal yang akan datang. (e) Biaya yang dapat dicantumkan untuk memperoleh fasilitas dan peralatan maksimal sebesar harga pasar wajar yang tersedia bagi organisasi nirlaba dari pihak ketiga yang tidak mempunyai hubungan khusus (“arm’s length”).

b. Bagi organisasi nirlaba yang mendapatkan “pertanggungan penuh” berdasarkan Standar Akuntansi Biaya (CAS) sebagaimana ditetapkan dalam 48 CFR 9903.201., ketentuan paragraf a tentang kelayakan pencantuman bunga tidak berlaku. Sebaliknya,


www.kinerja.or.id

305


perjanjian sponsor dengan organisasi nirlaba tersebut dilaksanakan berdasarkan CAS 414 (48 CFR 9903 414), tentang biaya dana (cost of money) sebagai salah satu elemen dari biaya aset modal yang sedang dibangun. c. Definisi-definisi berikut ini digunakan untuk ketentuan dalam paragraf ini: (1) Aset yang diperoleh kembali (reacquired assets) adalah aset yang dimiliki oleh organisasi nirlaba sebelum tanggal 29 September 1995 dan kembali dimiliki oleh organisasi itu, melalui pembelian kembali atau pembiayaan kembali. Hal ini tidak termasuk aset yang diperoleh untuk menggantikan aset lama. (2) Kontribusi ekuitas awal adalah jumlah atau nilai kontribusi yang diberikan oleh organisasi nirlaba untuk perolehan aset atau sebelum penggunaan fasilitas. (3) Biaya aset adalah biaya kapitalisasi aset termasuk biaya konstruksi, biaya perolehan dan biaya-biaya kapitalisasi lain sesuai dengan GAAP. 24. Biaya hubungan kerja. Biaya-biaya yang dikeluarkan untuk menjalin hubungan yang memuaskan antara organisasi dan karyawan-karyawannya, termasuk biaya komite pengelola tenaga kerja, publikasi karyawan dan kegiatan-kegiatan terkait lainnya dapat dicantumkan. 25. Melobi. a. Terlepas dari ketentuan-ketentuan lain dalam apendiks ini, biaya-biaya yang berkaitan dengan kegiatan-kegiatan berikut ini tidak dapat dicantumkan: (1) Upaya untuk mempengaruhi hasil pemilihan umum, referendum, inisiatif atau prosedur serupa di tingkat Federal, Negara Bagian atau lokal melalui kontribusi natura atau tunai, dukungan, publisitas atau kegiatan serupa; (2) Menetapkan, mengelola, memberikan kontribusi untuk atau membayar pengeluaran partai politik, kampanye, komite aksi politik atau organisasi lainyang didirikan untuk tujuan mempengaruhi hasil pemilihan umum; (3) Setiap upaya untuk mempengaruhi: (i) penerapan peraturan perundang-undangan Federal atau Negara Bagian; atau (ii) pengesahan atau perubahan peraturan perundang-undangan Federal atau Negara Bagian yang ditangguhkan melalui komunikasi dengan anggota atau pegawai Kongres atau badan legislatif Negara Bagian (termasuk upaya-upaya untuk mempengaruhi pejabat Negara Bagian atau lokal untuk melakukan kegiatan melobi serupa), atau dengan pejabat atau pegawai Pemerintah manapun sehubungan dengan keputusan untuk menandatangani atau memveto peraturan perundang-undangan yang telah didaftarkan; (4) Setiap upaya untuk mempengaruhi: (i) penerapan peraturan perundang-undangan Federal atau Negara Bagian; atau (ii) pengesahan atau perubahan peraturan perundang-undangan Federal atau Negara Bagian yang ditangguhkan dengan mempersiapkan, mendistribusikan atau menggunakan publisitas atau propaganda, atau dengan mendesak warga masyarakat atau lampisan masyarakat tertentu untuk memberikan kontribusi atau berpartisipasi dalam demonstrasi massa, pawai, unjuk rasa, gerakan penggalangan dana, kampanye untuk melobi atau penulisan surat atau kampanye telepon; atau (5) Kegiatan penghubung legislatif, termasuk kehadiran dalam sidang legislatif atau dengar pendapat komite, pengumpulan informasi tentang legislasi dan analisis dampak legislasi apabila kegiatan-kegiatan tersebut dilaksanakan untuk mendukung atau mengetahui persiapan dalam upaya melakukan lobi-lobi yang tidak diperbolehkan. b. Kegiatan-kegiatan berikut ini dikecualikan dari ketentuan dalam subparagraf 25.a apendiks ini:

306


www.kinerja.or.id

(1) Menyampaikan presentasi informasi teknis dan faktual tentang suatu topik yang berkaitan langsung dengan pelaksanaan suatu hibah, kontrak atau perjanjian lain melalui pemeriksaan testimoni, pernyataan atau surat kepada Kongres atau badan legislatif Negara Bagian atau subdivisi, anggota atau staf yang berwenang dari lembaga-lembaga tersebut, dalam rangka menjawab permintaan yang didokumentasikan (termasuk pengumuman Catatan Kongres yang meminta testimoni atau pernyataan untuk catatan tersebut dalam suatu rapat yang dijadwalkan secara teratur) yang diajukan oleh anggota penerima, badan legislatif atau subdivisi, atau stafnya yang berwenang; dengan ketentuan bahwa informasi tersebut dapat langsung diterima dan dapat langsung dimuat dalam bentuk yang mudah dibawa; dan selanjutnya dengan ketentuan bahwa biaya-biaya dalam ketentuan ini untuk perjalanan, penginapan atau makanan tidak dapat dicantumkan kecuali jika dikeluarkan dalam rangka menyampaikan testimoni (keterangan) dalam rapat Kongres yang dijadwalkan secara teratur sesuai dengan permintaan tertulis untuk presentasi yang diajukan oleh Ketua atau Ranking Minority Member Komite atau Subkomite yang menyelenggarakan rapat tersebut. (2) Setiap lobi yang dinyatakan tidak diperbolehkan (unallowable) dalam subparagraf 25.a(3) untuk mempengaruhi peraturan perundang-undangan (legislasi) Negara Bagian guna secara langsung mengurangi biaya atau menghindari gangguan signifikan terhadap wewenang organisasi untuk melaksanakan hibah, kontrak atau perjanjian lain. (3) Setiap kegiatan yang secara spesifik diizinkan oleh undang-undang untuk dilaksanakan dengan dana dari hibah, kontrak atau perjanjian lain. c. (1) Jika suatu organisasi meminta penggantian biaya tidak langsung maka total biaya melobi harus diidentifikasi secara terpisah dalam proposal tarif biaya tidak langsung dan kemudian diperlakukan sebagai biaya kegiatan lain yang tidak boleh dicantumkan sesuai dengan prosedur dalam subparagraf B.3 Apendiks A pada bagian ini. (2) Organisasi wajib, sebagai bagian dari proposal tarif biaya tidak langsung tahunan, mengajukan sertifikasi bahwa persyaratan dan standar dalam paragraf ini telah dipenuhi. (3) Organisasi wajib mengadakan pencatatan yang memadai untuk membuktikan bahwa penetapan biaya yang boleh atau tidak boleh dicantumkan sesuai dengan paragraf 25 memenuhi ketentuan dalam Apendiks ini. (4) Catatan waktu, kalendar atau catatan sejenisnya tidak perlu disusun untuk memenuhi ketentuan dalam paragraf ini selama bulan kalendar tertentu jika: pegawai melakukan lobi (sebagaimana disebutkan dalam subparagraf 25.a dan b apendiks ini) paling banyak 25 persen dari jam kerjanya selama bulan kalendar bersangkutan; dan dalam jangka waktu lima tahun sebelumnya, organisasi tidak banyak membuat kekeliruan dalam menetapkan biaya apa pun yang boleh dan tidak boleh dicantumkan, termasuk biaya lobi legislatif. Apabila kondisi dalam subpraragraf ini terpenuhi maka ketiadaan catatan waktu, kalendar atau catatan sejenisnya tidak menjadi dasar untuk menolak pencantuman biaya dengan meragukan perkiraan waktu melobi yang digunakan oleh pegawai selama suatu bulan kalendar. (5) Melalui konsultasi dengan OMB, instansi-instansi harus menetapkan sebelumnya prosedur penyelesaian masalah atau perselisihan yang signifikan mengenai penafsiran atau penerapan ketentuan dalam paragraf 25. Setiap penyelesaian yang pernah dilakukan akan mengikat dalam penyelesaian, audit atau investasi selanjutnya sehubungan dengan hibah atau kontrak untuk keperluan penafsiran Surat Edaran ini;


www.kinerja.or.id

307


namun hal ini tidak dimaksudkan untuk mencegah kontraktor atau penerima hibah meragukan dasar hukum dari keputusan yang dibuat. d. Biaya melobi eksekutif. Biaya yang dikeluarkan untuk mempengaruhi pegawai atau pejabat Cabang Eksekutif Pemerintah Federal, secara tidak patut, baik langsung maupun tidak langsung, agar memberikan pertimbangan atau bertindak sehubungan dengan perjanjian yang disponsori atau urusan pengaturan tidak boleh dicantumkan. Yang dimaksud dengan pengaruh yang tidak patut adalah pengaruh yang mendorong atau cenderung mendorong pegawai atau pejabat Federal untuk memberikan pertimbangan atau bertindak sehubungan dengan perjanjian yang disponsori Pemerintah Federal atau urusan pengaturan kecuali berdasarkan manfaat dari hal tersebut.

26. Kerugian atas perjanjian atau kontrak lain yang disponsori. Kelebihan biaya atas pendapatan dalam suatu award tidak boleh dijadikan biaya untuk award lain. Ini termasuk, tetapi tidak terbatas pada, porsi yang dikontribusikan oleh organisasi karena alasan kesepakatan pembagian biaya atau kekurangan pemulihan biaya (under-recoveries) melalui negosiasi lump sum untuk, atau plafon atas, biaya tidak langsung. 27. Biaya pemeliharaan dan perbaikan. Biaya yang dikeluarkan untuk pemeliharaan, perbaikan atau perawatan gedung dan peralatan (termasuk aset Federal, kecuali ditentukan lain) yang tidak menghasilkan nilai tambah permanen bagi aset maupun memperpanjang masa manfaat yang diharapkan secara signifikan tetapi dapat menjaganya dalam kondisi operasional yang efisien, dapat dicantumkan. Biaya yang dikeluarkan untuk perbaikan sehingga menghasilkan nilai tambah permanen bagi gedung dan peralatan atau memperpanjang masa manfaat yang diharapkan secara signifikan akan diperlakukan sebagai pengeluaran modal (lihat paragraf 15 dalam apendiks ini). 28. Biaya bahan dan perlengkapan. a. Biaya yang dikeluarkan untuk bahan, perlengkapan dan suku cadang fabrikasi yang diperlukan untuk melaksanakan award Federal dapat dicantumkan. b. Bahan dan perlengkapan yang dibeli harus dibukukan dengan harga yang sebenarnya, setelah dikurangi kredit yang berlaku. Penarikan dari toko (general store) atau gudang harus dibukukan dengan harga perolehan netto yang sebenarnya berdasarkan metode penetapan harga penarikan persediaan barang yang diakui dan diterapkan secara konsisten. Biaya transportasi barang masuk menjadi bagian yang patut dari biaya bahan dan persediaan. c. Hanya bahan dan perlengkapan yang benar-benar digunakan untuk pelaksanaan award Federal yang dapat dibebankan sebagai biaya langsung. d. Apabila bahan yang digunakan untuk melaksanakan award Federal berasal dari sumbangan (donasi) atau pemberian dari Pemerintah Federal maka bahan tersebut akan digunakan secara gratis. 29. Rapat dan konferensi. Biaya rapat dan konferensi yang terutama bertujuan untuk menyebarluaskan informasi teknis dapat dicantumkan. Ini termasuk uang makan dan transportasi, sewa fasilitas, jasa narasumber/pembicara dan hal-hal lain yang berkaitan dengan rapat atau konferensi. Tetapi, lihat paragraf 14 tentang Biaya hiburan dan paragraf 33 tentang Biaya dukungan peserta dalam apendiks ini. 30. Biaya keanggotaan, langganan (subskripsi) dan kegiatan profesional. a. Biaya keanggotaan organisasi nirlaba di lembaga-lembaga bisnis, teknis dan profesional dapat dicantumkan.

308


www.kinerja.or.id

b. Biaya langganan organisasi nirlaba untuk terbitan berkala bisnis, teknis dan profesional dapat dicantumkan. c. Biaya keanggotaan di organisasi kemasyarakatan atau komunitas dapat dicantumkan dengan persetujuan sebelumnya dari instansi Federal yang berwenang. d. Biaya keanggotaan klub nasional atau klub atau organisasi sosial atau klub makan malam tidak dapat dicantumkan.

31. Biaya organisasi. Pengeluaran-pengeluaran seperti jasa pendirian usaha, jasa perantara, jasa promotor, jasa penyelenggara atau jasa konsultan manajemen, pengacara, akuntan atau penasihat investasi, apakah sebagai karyawan organisasi atau bukan, sehubungan dengan pendirian atau penataan kembali suatu organisasi tidak dapat dicantumkan kecuali dengan persetujuan sebelumnya dari instansi pemberi award. 32. Biaya pemuatan naskah dalam jurnal profesional. Biaya pemuatan naskah dalam publikasi jurnal profesional dapat dicantumkan sebagai bagian yang diperlukan dari biaya penelitian di mana: a. Laporan penelitian melaporkan pekerjaan yang didukung oleh Pemerintah Federal; dan b. Biaya-biaya dipungut secara adil atas semua laporan penelitian yang diterbitkan dalam jurnal oleh penulis yang disponsori pemerintah federal atau pun tidak.

33. Biaya dukungan peserta. Biaya dukungan peserta adalah biaya langsung untuk hal-hal seperti honor atau tunjangan subsistens, tunjangan perjalanan dan uang pendaftaran yang dibayar kepada atau atas nama peserta atau trainees (bukan karyawan) sehubungan dengan rapat, konferensi, simposium atau proyek-proyek pelatihan. Biaya-biaya tersebut dapat dicantumkan dengan persetujuan sebelumnya dari instansi pemberi award. 34. Biaya paten. a. Biaya-biaya berikut ini yang berkaitan dengan urusan paten dan hak cipta boleh dicantumkan: (1) biaya penyusunan pemaparan, laporan dan dokumen-dokumen lain yang disyaratkan oleh award Federal dan biaya mempelajari seni yang diperlukan untuk melakukan pemaparan; (ii) biaya penyusunan dokumen dan biaya-biaya paten lainnya yang berkaitan dengan pengajuan dan pelaksanaan permohonan paten Amerika Serikat di mana hak atau lisensi bebas royalti diwajibkan oleh Pemerintah Federal untuk disampaikan kepada Pemerintah Federal; dan (iii) jasa penyuluhan umum yang berkaitan dengan hak paten dan hak cipta seperti nasihat tentang peraturan perundang-undangan tentang hak cipta, ketentuan dan perjanjian dengan karyawan (tetapi lihat paragraf 37 tentang Biaya jasa profesional dan 44 tentang Royalti dan biaya lain untuk penggunaan paten dan hak cipta dalam apendiks ini). b. Biaya-biaya yang berkaitan dengan paten dan hak cipta berikut ini tidak boleh dicantumkan: (1) Biaya penyusunan pemaparan, laporan dan dokumen lain serta biaya mempelajari seni yang diperlukan untuk melakukan pemaparan yang tidak diminta oleh award. (2) Biaya sehubungan dengan pengajuan dan pelaksanaan permohonan paten di luar negeri, atau permohonan paten di Amerika Serikat di mana award Federal tidak mengharuskan penyampaian hak atau lisensi bebas royalti kepada Pemerintah Federal (tetapi lihat paragraf 45 tentang Royalti dan biaya-biaya lain untuk penggunaan paten dan hak cipta, dalam apendiks ini).

35. Biaya keamanan dalam negeri dan instalasi. Pengeluaran yang diperlukan dan wajar yang dikeluarkan untuk keamanan dalam negeri dan keamanan rutin guna melindungi fasilitas, personil dan hasil kerja dapat dicantumkan. Biaya-biaya ini termasuk tetapi tidak terbatas


www.kinerja.or.id

309


pada upah dan seragam personil yang melaksanakan kegiatan keamanan; peralatan; palang pengaman; jasa keamanan kontraktual; konsultan; dan sebagainya. Pengeluaran modal untuk tujuan keamanan dalam negeri dan instalasi mengikuti ketentuan dalam paragraf 15 apendiks ini tentang Peralatan dan pengeluaran modal lainnya. 36. Biaya persiapan pelaksanaan perjanjian. Biaya persiapan pelaksanaan award adalah biaya yang dikeluarkan sebelum tanggal efektif award yang berkaitan langsung dengan negosiasi dan sebagai antisipasi pelaksanaan award di mana biaya tersebut diperlukan untuk memenuhi jadwal serah terima atau periode pelaksanaan yang diusulkan. Biaya tersebut boleh dicantumkan hanya apabila biaya tersebut boleh dicantumkan jika dikeluarkan setelah tanggal award dan apabila mendapatkan persetujuan tertulis dari instansi pemberi award. 37. Biaya jasa profesional. a. Biaya jasa profesional dan jasa konsultasi yang diberikan oleh seseorang yang menjadi anggota dari suatu profesi tertentu atau memiliki keahlian khusus, dan yang bukan pejabat atau karyawan dari organisasi nirlaba boleh dicantumkan dengan memperhatikan ketentuan dalam sub-paragraf b dan c asalkan wajar sesuai dengan jasa yang diberikan dan tidak bergantung pada pemulihan biaya dari Pemerintah Federal. Selain itu, jasa hukum dan di bidang lain dibatasi berdasarkan paragraf 10 apendiks ini. b. Untuk menentukan kelayakan pencantuman biaya dalam kasus tertentu, tidak ada faktor tunggal atau gabungan beberapa faktor khusus yang selalu menentukan. Namun ada sejumlah faktor yang relevan sebagai berikut: (1) Sifat dan lingkup jasa yang diberikan sehubungan dengan kebutuhan jasa. (2) Pentingnya mengadakan kontrak jasa mengingat kemampuan organisasi nirlaba di bidang tertentu. (3) Pola biaya sebelumnya, khususnya pada tahun-tahun sebelum dilaksanakannya award Federal. (4) Dampak award Federal terhadap bisnis organisasi nirlaba (yaitu, masalah baru apa yang telah muncul). (5) Proporsi pekerjaan Federal dalam seluruh bisnis organisasi nirlaba akan mempengaruhi organisasi nirlaba untuk mendukung pengeluaran biaya, khususnya apabila jasa yang diberikan tidak bersifat berkelanjutan dan tidak banyak berhubungan dengan pekerjaan dalam hibah dan kontrak Federal. (6) Apakah pemberian jasa dapat dilakukan secara lebih ekonomis melalui hubungan kerja langsung ketimbang mengadakan kontrak. (7) Kualifikasi individu atau perusahaan yang memberikan jasa dan biaya normal yang dibebankan, khususnya dalam award non-Federal. (8) Keterangan kontrak jasa yang memadai (misalnya, uraian tentang jasa, estimasi waktu yang diperlukan, tingkat kompensasi, dan ketentuan berakhirnya kontrak). c. Selain faktor-faktor yang disebutkan dalam sub-paragraf 37.b, biaya retainer yang dapat dicantumkan harus didukung dengan bukti jasa bonafid yang tersedia atau diberikan. 38. Biaya penerbitan dan pencetakan. a. Biaya publikasi mencakup biaya pencetakan (termasuk proses penyusunan, pembuatan cetakan, menjalankan mesin cetak, penjilidan dan produk akhir yang dihasilkan oleh proses tersebut), distribusi, promosi, surat-menyurat dan penanganan umum. Biaya publikasi juga mencakup biaya pemuatan naskah dalam publikasi profesional. b. Jika tujuan tertentunya tidak dapat diidentifikasi maka biaya tersebut harus dialokasikan sebagai biaya tidak langsung untuk semua kegiatan yang bermanfaat bagi organisasi nirlaba.

310


www.kinerja.or.id

c. Biaya pemuatan naskah dalam publikasi jurnal profesional dapat dicantumkan sebagai bagian penting dari biaya penelitian apabila: (1) Laporan penelitian melaporkan pekerjaan yang didukung oleh Pemerintah Federal; dan (2) Biaya dibebankan secara adil atas semua laporan penelitian yang diterbitkan dalam jurnal, apakah penulisnya disponsori pemerintah federal atau tidak.

39. Biaya pengaturan ulang dan perubahan. Biaya yang dikeluarkan untuk pengaturan ulang dan perubahan biasa atau normal pada fasilitas dapat dicantumkan. Biaya pengaturan dan perubahan khusus yang dikeluarkan secara spesifik untuk proyek dapat dicantumkan dengan persetujuan sebelumnya dari instansi pemberi award. 40. Biaya rekonversi. Biaya yang dikeluarkan untuk restorasi atau rehabilitasi fasilitas yang dimiliki oleh organisasi nirlaba agar kondisinya menjadi seperti tidak lama sebelum dimulainya award Federal, dikurangi biaya-biaya karena keausan normal, dapat dicantumkan. 41. Biaya perekrutan. a. Dengan mengindahkan ketentuan dalam sub-paragraf 41.b, c dan d dari apendiks ini, dan apabila jumlah staf yang direkrut dan dipertahankan sesuai dengan kebutuhan beban kerja maka biaya iklan lowongan, biaya operasional kantor karyawan yang diperlukan untuk mengamankan dan mempertahankan staf yang memadai, biaya operasional program pembinaan dan pendidikan, biaya perjalanan pegawai yang terlibat dalam perekrutan personil, biaya perjalanan pelamar untuk mengikuti wawancara bagi calon tenaga kerja dan biaya relokasi yang dikeluarkan sehubungan dengan perekrutan karyawan baru, dapat dicantumkan sejauh biaya-biaya tersebut dikeluarkan sesuai dengan program perekrutan yang dikelola dengan baik. Apabila organisasi menggunakan perusahaan jasa tenaga kerja (employment agency) maka biaya yang boleh dicantumkan tidak boleh melebihi standar tarif komersial untuk jasa tersebut. b. Mengenai publikasi, biaya iklan lowongan yang mencakup warna, materi iklan untuk keperluan selain perekrutan, atau mempunyai ukuran berlebihan (dengan mempertimbangkan tujuan perekrutan yang ingin dicapai dan praktek organisasi normal di bidang ini) tidak boleh dicantumkan. c. Biaya iklan lowongan, pembayaran khusus, tunjangan tambahan dan tunjangan gaji yang dikeluarkan untuk menarik tenaga profesional dari organisasi lain yang tidak lulus uji kewajaran atau tidak sesuai dengan praktek-praktek yang ditetapkan dari organisasi tidak boleh dicantumkan. d. Apabila biaya relokasi yang dikeluarkan untuk perekrutan karyawan baru dapat dicantumkan sebagai biaya langsung atau tidak langsung yang dapat dialokasikan dan karyawan yang baru dipekerjakan itu mengundurkan diri karena alasan yang ada dalam kendalinya setelah bekerja dua belas bulan maka organisasi harus mengembalikan atau mengkredit biaya relokasi tersebut kepada Pemerintah Federal. 42. Biaya relokasi. a. Biaya relokasi adalah biaya yang berkaitan dengan perubahan tetap penugasan (selama jangka waktu yang tidak ditentukan atau selama jangka waktu tertentu paling sedikit 12 bulan) dari karyawan yang ada atau setelah perekrutan karyawan baru. Biaya relokasi boleh dicantumkan dengan mengindahkan pembatasan yang disebutkan dalam sub-praragraf 42.b, c dan d, asalkan: (1) Perpindahan itu demi kepentingan pemberi kerja.


www.kinerja.or.id

311


(2) Penggantian biaya karyawan dilakukan sesuai dengan kebijakan tertulis yang ditetapkan dan dilaksanakan secara konsisten oleh pemberi kerja. (3) Penggantian biaya ini tidak boleh melebihi biaya yang benar-benar telah dikeluarkan oleh karyawan (atau diestimasi secara wajar). b. Biaya relokasi yang dapat dicantumkan untuk karyawan yang ada dibatasi sebagai berikut: (1) Biaya transportasi karyawan, anggota keluarga dekat dan rumah tangganya, serta kebutuhan pribadi ke lokasi yang baru. (2) Biaya untuk mencari tempat tinggal yang baru, seperti perjalanan yang dilakukan terlebih dahulu oleh karyawan dan pasangan suami istri untuk mencari tempat tinggal dan penginapan selama masa peralihan, paling lama 30 hari, termasuk waktu perjalanan. (3) Biaya penutupan transaksi, seperti biaya broker, hukum dan appraisal, sehubungan dengan pengaturan rumah lama yang dimiliki karyawan. Biaya ini, serta biaya yang disebutkan dalam subparagraf 42.b.(4) dibatasi sampai 8 persen dari harga jual rumah lama karyawan. (4) Biaya yang dikeluarkan atas kepemilikan rumah kosong setelah rumah permanen yang baru ditinggali atau disewa karyawan seperti pemeliharaan tanah dan gedung (tidak termasuk biaya penataan), utilitas, pajak dan asuransi bangunan. (5) Biaya-biaya lain yang wajar dan diperlukan biasanya terkait dengan relokasi seperti biaya pembatalan sewa yang belum jatuh tempo, pelepasan dan pemasangan kembali peralatan rumah tangga dan pembelian asuransi terhadap kehilangan atau kerusakan pada harta benda pribadi. Biaya pembatalan sewa yang belum jatuh tempo dibatasi sampai tiga kali biaya sewa bulanan. c. Biaya relokasi yang dapat dicantumkan untuk karyawan baru dibatasi pada biaya-biaya yang disebutkan dalam subparagraf 42.b(1) dan (2) apendiks ini. Apabila biaya relokasi yang dikeluarkan untuk perekrutan karyawan baru telah diperbolehkan sebagai biaya langsung atau tidak langsung dan karyawan bersangkutan mengundurkan diri karena alasan yang ada dalam kendalinya setelah bekerja 12 bulan maka organisasi harus mengembalikan atau mengkredit biaya relokasi tersebut kepada Pemerintah Federal sebesar nilai biaya yang berasal dari Pemerintah Federal. Namun, biaya perjalanan ke lokasi di luar negeri harus dianggap sebagai biaya perjalanan sesuai dengan paragraf 50 dan bukan biaya relokasi seperti yang dimaksud dalam paragraf ini jika tanggungan karyawan tidak diizinkan ikut ke lokasi karena suatu alasan, dan biaya tersebut tidak mencakup biaya memindahkan barang-barang rumah tangga. d. Biaya-biaya yang berkaitan dengan relokasi berikut ini tidak boleh dicantumkan: (1) Uang jasa dan biaya-biaya lain yang berkaitan dengan pencarian rumah baru. (2) Kerugian atas penjualan rumah lama. (3) Pokok hipotek dan pembayaran bunga yang masih berjalan atas rumah yang akan dijual. (4) Pajak penghasilan yang dibayar oleh karyawan sehubungan dengan biaya relokasi yang diganti.

43. Biaya sewa gedung dan peralatan. a. Dengan mengindahkan pembatasan yang disebutkan dalam subparagraf 43.b sampai d dari apendiks ini, biaya sewa dapat dicantumkan sejauh tarif yang dikenakan wajar dengan mempertimbangkan faktor-faktor seperti: biaya sewa properti yang sebanding, jika ada; kondisi pasar di sekitarnya; alternatif yang ada; dan, jenis, umur yang diharapkan, kondisi dan nilai dari properti yang disewa. Pengaturan sewa hendaknya

312


www.kinerja.or.id

ditinjau kembali secara berkala untuk menentukan apakah situasi telah berubah dan ada opsi-opsi lain. b. Biaya sewa dengan perjanjian “jual dan sewa kembali” dapat dicantumkan paling banyak sebesar jumlah yang dapat dicantumkan asalkan organisasi nirlaba masih tetap menjadi pemilik properti. Jumlah ini mencakup biaya-biaya seperti penyusutan atau cadangan pemakaian, pemeliharaan, pajak dan asuransi. c. Biaya sewa dengan perjanjian sewa “less-than-arms-length” (sebagaimana dijelaskan dalam subparagraf 43.b dari apendiks ini) boleh dicantumkan asalkan hak atas properti tersebut telah diserahkan kepada organisasi nirlaba. Untuk tujuan ini, maka perjanjian sewa “less-than-arms-length” adalah perjanjian di mana salah satu pihak dapat mengendalikan atau sangat mempengaruhi tindakan-tindakan pihak lainnya. Perjanjian sewa seperti ini mencakup tetapi tidak terbatas pada perjanjian antara (i) bagianbagian dalam suatu organisasi nirlaba; (ii) organisasi-organisasi nirlaba di bawah kendali bersama melalui pejabat, direktur atau anggota-anggota yang sama; dan (iii) sebuah organisasi nirlaba dan salah seorang direktur, trustee, pejabat atau karyawan kunci organisasi bersangkutan atau keluarga dekatnya, secara langsung atau melalui korporasi, trust atau pengaturan serupa di mana mereka mempunyai hak pengendalian (controlling interest). Misalnya, organisasi nirlaba dapat mendirikan sebuah korporasi tersendiri khusus untuk menjadi pemilik properti dan menyewakannya kembali kepada organisasi nirlaba yang sama. d. Biaya sewa dengan perjanjian sewa yang harus diperlakukan sebagai sewa modal di bawah GAAP boleh dicantumkan paling banyak sebesar jumlah (sebagaimana dijelaskan dalam subparagraf b) yang dapat dicantumkan asalkan organisasi nirlaba telah membeli properti pada tanggal ketika perjanjian sewa tersebut ditandatangani. Ketentuan dalam Laporan Direksi tentang Standar Akuntansi Keuangan 13, Akuntansi Sewa Menyewa, harus digunakan untuk menentukan apakah suatu sewa termasuk sewa modal. Biaya bunga yang berkaitan dengan sewa modal dapat dicantumkan asalkan memenuhi kriteria dalam subparagraf 23 apendiks ini. Biaya yang boleh dicantumkan adalah pembayaran atas laba, biaya manajemen, dan pajak yang belum dikeluarkan jika organisasi nirlaba telah membeli fasilitas.

44. Royalti dan biaya lain untuk penggunaan paten dan hak cipta. a. Royalti atas paten atau hak cipta atau amortisasi biaya perolehan dengan membeli hak cipta, paten atau hak-hak penggunaannya yang dibutuhkan untuk pelaksanaan award dengan sepatutnya dapat dicantumkan kecuali jika: (1) Pemerintah Federal memiliki lisensi atau hak untuk menggunakan paten atau hak cipta secara bebas. (2) Paten atau hak cipta dinyatakan tidak berlaku lagi atau secara administratif dinputuskan tidak berlaku. (3) Paten atau hak cipta dinilai tidak dapat diterapkan. (4) Paten atau hak cipta kadaluarsa. b. Perhatian khusus harus diberikan dalam menilai kewajaran apabila royalti mungkin ditentukan melalui proses perundingan less-than-arm’s-length, misalnya: (1) Royalti yang dibayar kepada seseorang, termasuk korporasi, yang berafiliasi dengan organisasi nirlaba. (2) Royalti yang dibayar kepada pihak yang tidak berafiliasi, termasuk korporasi, berdasarkan perjanjian yang diadakan mengingat bahwa award Federal akan dibuat.


www.kinerja.or.id

313


(3) Royalti yang dibayar berdasarkan perjanjian yang diadakan setelah award dibuat untuk organisasi nirlaba. c. Dalam hal suatu paten atau hak cipta sebelumnya dimiliki oleh organisasi nirlaba, jumlah royalti yang diperbolehkan hendaknya tidak melebihi biaya yang diperbolehkan seandainya organisasi nirlaba itu tetap mempertahankan hak paten atau hak cipta tersebut.

45. Penjualan dan Pemasaran. Biaya penjualan dan pemasaran produk atau jasa dari organisasi nirlaba tidak boleh dicantumkan (kecuali jika diperbolehkan berdasarkan paragraf 1 apendiks ini sebagai biaya hubungan masyarakat yang dapat dicantumkan). Tetapi, biaya ini dapat dicantumkan sebagai biaya langsung dengan persetujuan sebelumnya dari instansi pemberi award apabila biaya tersebut diperlukan untuk pelaksanaan programprogram Federal. 46. Fasilitas pelayanan khusus. a. Biaya pelayanan yang diberikan oleh fasilitas yang sangat kompleks atau khusus, yang dioperasikan oleh organisasi nirlaba seperti komputer, terowongan angin dan reaktor dapat dicantumkan dengan ketentuan bahwa beban untuk pelayanan memenuhi ketentuan dalam paragraf 46b. atau c. apendiks ini serta mempertimbangkan pos-pos pendapatan atau pembiayaan Federal yang memenuhi syarat sebagai kredit yang berlaku berdasarkan subparagraf A.5. Apendiks A pada bagian ini. b. Biaya pelayanan dalam jumlah besar harus dibebankan langsung kepada award-award yang berlaku berdasarkan penggunaan pelayanan menurut jadwal tarif atau metodologi yang ditetapkan, (i) yang tidak diskriminatif terhadap kegiatan organisasi yang mendapatkan dukungan federal, termasuk penggunaan pelayanan oleh organisasi nirlaba secara internal, dan (ii) yang dirancang untuk memulihkan hanya biaya keseluruhan pelayanan. Biaya setiap pelayanan biasanya terdiri dari biaya langsung dan bagian dari seluruh biaya tidak langsung yang dapat dialokasikan. Tarif harus disesuaikan setidaknya dua tahun sekali, dan harus mempertimbangkan biaya yang lebih/kurang diterapkan selama periode(-periode) sebelumnya. c. Apabila biaya yang dikeluarkan untuk pelayanan tidak besar maka dapat dialokasikan sebagai biaya tidak langsung. d. Dalam keadaan yang luar biasa dan demi kepentingan Pemerintah Federal dan lembaga untuk menetapkan pengaturan penghitungan biaya alternatif maka pengaturan tersebut dapat dilakukan bersama instansi Federal yang berwenang.

47. Pajak a. Secara umum, pajak yang harus dibayar oleh organisasi dan yang dibayar atau harus dibayar sesuai dengan GAAP, dan pembayaran yang dilakukan kepada pemerintah lokal sebagai pengganti pajak yang sebanding dengan pelayanan pemerintah lokal yang telah diterima dapat dicantumkan, kecuali untuk pajak dengan pembebasan yang tersedia bagi organisasi secara langsung atau yang tersedia bagi organisasi berdasarkan pembebasan yang diberikan kepada Pemerintah Federal dan, dalam hal yang disebutkan belakangan, apabila instansi pemberi award memberikan surat keterangan pembebasan pajak yang diperlukan, penilaian khusus atas tanah yang menunjukkan peningkatan modal, dan pajak penghasilan Federal. b. Restitusi pajak dan pembayaran kepada organisasi bersangkutan yang dapat dicantumkan sebagai biaya award, akan dikredit sebagai pengurangan biaya atau restitusi tunai, sesuai dengan kebutuhan, kepada Pemerintah Federal. 48. Biaya pengakhiran perjanjian yang disponsori.

314


www.kinerja.or.id

Pengakhiran award umumnya menyebabkan dikeluarkannya biaya, atau kebutuhan untuk perlakuan khusus biaya yang belum muncul dalam hal award Federal tidak diakhiri. Prinsip-prinsip biaya mengenai hal ini dijabarkan di bawah ini. Prinsip-prinsip tersebut diterapkan bersama dengan ketentuan-ketentuan lain dalam apendiks ini untuk situasi pengakhiran perjanjian. a. Biaya untuk barang-barang yang digunakan dalam pekerjaan lain organisasi nirlaba tidak boleh dicantumkan kecuali jika organisasi nirlaba itu dapat membuktikan bahwa ia tidak akan mengalami kerugian dengan tidak menggunakan barang-barang itu. Dalam memutuskan apakah barang-barang itu dapat digunakan untuk pekerjaan lain dari organisasi nirlaba, maka instansi pemberi award perlu mempertimbangkan rencana dan pesanan yang dibuat oleh organisasi nirlaba untuk kegiatan saat ini dan yang telah dijadwalkan. Pembelian barang-barang umum secara serentak oleh organisasi nirlaba dianggap sebagai bukti bahwa barang-barang tersebut dapat digunakan dalam pekerjaan lain organisasi nirlaba. Diterimanya barang-barang umum yang dapat dialokasikan untuk bagian yang diakhiri dari award Federal harus dibatasi sampai pada taraf di mana kuantitas barang yang ada di tangan, dalam pengangkutan dan dalam pesanan melebihi kebutuhan kuantitas yang wajar dari pekerjaan lain. b. Apabila dalam keadaan tertentu, meskipun segala upaya yang wajar telah dilakukan oleh organisasi nirlaba, biaya tertentu tidak dapat segera dihentikan setelah tanggal efektif pemutusan maka biaya tersebut umumnya dapat dicantumkan dengan batasan yang ditetapkan dalam Surat Edaran ini, kecuali biaya yang terus berlangsung setelah pemutusan itu sebagai akibat dari kealpaan atau kelalaian yang disengaja oleh organisasi nirlaba untuk menghentikan biaya tersebut tidak boleh dicantumkan. c. Hilangnya nilai guna perangkat, mesin atau peralatan khusus biasanya dapat dicantumkan jika: (1) Perangkat khusus, mesin khusus atau peralatan tersebut tidak dapat digunakan dengan wajar dalam pekerjaan lain organisasi nirlaba. (2) Kepentingan Pemerintah Federal dilindungi melalui pengalihan hak atau cara lain yang dianggap tepat oleh instansi pemberi award, dan (3) Hilangnya nilai guna suatu award Federal yang diakhiri dibatasi pada nilai dari harga perolehan yang mempunyai rasio total harga perolehan yang sama dengan nilai award Federal yang diakhiri dari seluruh award Federal yang diakhiri dan award-award Federal lain yang untuknya perangkat khusus, mesin khusus atau peralatan diperoleh. d. Biaya sewa dalam perjanjian sewa yang masih berlangsung umumnya dapat dicantumkan apabila secara jelas terbukti diperlukan untuk pelaksanaan award Federal yang diakhiri dikurangi dengan nilai sisa sewa, jika: (1) Nilai sewa yang diklaim tidak melebihi nilai guna wajar properti yang disewa untuk periode award Federal dan periode selanjutnya yang wajar, dan (2) Organisasi nirlaba melakukan segala upaya untuk mengakhiri, mengalihkan, menyelesaikan atau dengan cara lain mengurangi biaya sewa. Biaya perubahan pada properti yang disewa juga dapat dimasukkan asalkan perubahan tersebut diperlukan untuk melaksanakan award Federal dan merupakan perbaikan wajar yang diwajibkan oleh ketentuan perjanjian sewa. e. Biaya penyelesaian yang umumnya dapat dicantumkan adalah sebagai berikut: (1) Biaya pembukuan, hukum, administrasi dan biaya-biaya sejenisnya yang diperlukan untuk:


www.kinerja.or.id

315


f.

(a) Penyiapan dan pengajuan klaim penyelesaian dan data pendukung kepada instansi pemberi award sehubungan dengan bagian dari award Federal yang diakhiri, kecuali jika pengakhiran award disebabkan oleh kelalaian (lihat § 215.61 dari 2 CFR bagian 215 (Surat Edaran OMB A-110); dan (b) Pengakhiran dan penyelesaian sub-award. (2) Biaya yang wajar untuk penyimpanan, transportasi, perlindungan dan pengaturan properti yang diberikanoleh Pemerintah Federal atau diperoleh atau diproduksi untuk award Federal, kecuali apabila penerima hibah atau kontraktor menerima penggantian atas penjualan dalam jumlah yang telah ditentukan sesuai dengan § 215.32sampai 215.37 dari 2 CFR bagian 215 (Surat Edaran OMB A-110). (3) Biaya tidak langsung yang berkaitan dengan gaji dan upah yang dikeluarkan sebagai biaya penyelesaian dalam subparagraf 48.e.(1) dan (2). Biasanya, biaya tidak langsung ini terbatas pada tunjangan tambahan (fringe benefits), biaya penggunaan gedung, dan pengawasan langsung.

Klaim-klaim dalam sub-award, termasuk bagian dari klaim-klaim yang dapat dialokasikan yang bersifat umum bagi award Federal dan bagi pekerjaan lain dari organisasi nirlaba secara umum dapat dicantumkan. Bagian yang tepat dari biaya tidak langsung yang dikeluarkan oleh organisasi nirlaba dapat dialokasikan untuk nilai penyelesaian dengan subkontraktor dan/atau subpenerima hibah dalam hal jumlah yang dialokasikan tersebut berbeda dengan pedoman dasar dalam Apendiks A. Biaya tidak langsung yang dialokasikan tersebut tidak termasuk biaya yang sama dan serupa yang diklaim secara langsung atau tidak langsung sebagai biaya penyelesaian.

49. Biaya pelatihan. a. Biaya yang dapat dicantumkan adalah biaya persiapan dan pemeliharaan program pelatihan termasuk tetapi tidak terbatas pada pelatihan di tempat kerja, pelatihan dalam ruang kelas dan magang, yang dirancang untuk meningkatkan efektivitas kejuruan karyawan, termasuk materi pelatihan, buku teks, gaji atau upah penerima pelatihan (tidak termasuk kompensasi lembur yang mungkin timbul), dan (i) gaji direktur pelatihan dan staf jika program pelatihan diadakan oleh organisasi; atau (ii) biaya pendidikan jika pelatihan dilakukan di suatu lembaga yang tidak dijalankan oleh organisasi. b. Biaya pendidikan paruh waktu, pada jenjang sarjana atau pasca sarjana, termasuk pendidikan yang diselenggarakan oleh fasilitas organisasi sendiri, dapat dicantumkan hanya apabila program pendidikan atau gelar yang ingin dicapai berkaitan dengan bidang yang sekarang atau yang diperkirakan akan dikerjakan oleh karyawan bersangkutan, dan terbatas pada: (1) Materi pelatihan. (2) Buku teks. (3) Biaya jasa yang dibebankan oleh lembaga pendidikan. (4) Uang kuliah yang dikenakan oleh lembaga pendidikan atau, sebagai ganti uang kuliah, gaji pengajar dan bagian yang relevan dari biaya tidak langsung lembaga pendidikan dengan ketentuan jumlahnya tidak melebihi uang kuliah yang harus dibayar kepada lembaga pendidikan. (5) Gaji dan biaya pengajar terkait yang menjadi karyawan organisasi.

316


www.kinerja.or.id

c.

d.

e. f.

g.

(6) Kompensasi waktu setiap karyawan atas waktu yang digunakan untuk mengikuti pendidikan selama jam kerja tidak melebihi 156 jam per tahun dan hanya apabila keadaan tidak memungkinkan beroperasinya kelas atau mengikuti pelajaran dalam kelas setelah jam kerja; jika tidak maka kompensasi demikian tidak boleh dicantumkan. Biaya untuk uang kuliah, biaya jasa, materi pelatihan dan buku teks (bukan subsistens, gaji atau honor lainnya) sehubungan dengan pendidikan purnawaktu, termasuk pendidikan yang diselenggarakan di fasilitas organisasi sendiri, pada jenjang pasca sarjana (bukan sarjana) boleh dicantumkan hanya apabila program pendidikan atau gelar yang ingin dicapai berkaitan dengan bidang yang sekarang atau yang diperkirakan akan dikerjakan oleh karyawan bersangkutan, dan hanya apabila biaya tersebut mendapatkan persetujuan sebelumnya dari instansi pemberi award. Biaya tersebut dibatasi pada biaya yang timbul selama suatu total periode yang tidak melebihi satu tahun pelajaran untuk setiap karyawan yang menerima pelatihan. Dalam keadaan yang tidak biasa, periode ini dapat diperpanjang. Biaya untuk kehadiran paling banyak 16 minggu per karyawan per tahun dalam program-program khusus yang dirancang secara spesifik untuk meningkatkan efektivitas eksekutif atau manajer atau mempersiapkan karyawan untuk jabatan tersebut boleh dicantumkan. Biaya ini mencakup biaya pendaftaran, materi pelatihan, buku teks dan beban-beban terkait, gaji karyawan, subsistens dan perjalanan. Biaya yang boleh dicantumkan dalam ketentuan paragraf ini tidak mencakup biaya untuk program pendidikan yang menjadi bagian dari kurikulum yang bertujuan mendapatkan gelar, yang boleh dicantumkan sejauh hal itu disebutkan dalam subparagraf b dan c. Biaya pemeliharaan dan penyusutan normal atau sewa yang wajar untuk fasilitas yang dimiliki atau disewa oleh organisasi dalam rangka pelatihan boleh dicantumkan sejauh hal itu disebutkan dalam paragraf 11, 27 dan 50 apendiks ini. Kontribusi atau donasi kepada lembaga pendidikan atau pelatihan, termasuk donasi fasilitas atau properti lainnya, serta beasiswa atau fellowship boleh dicantumkan. Biaya pelatihan dan pendidikan yang melebihi jumlah yang boleh dicantumkan dalam subparagraf 49.b dan c dari apendiks ini boleh dicantumkan jika mendapatkan persetujuan sebelumnya dari instansi pemberi award. Agar dapat dipertimbangkan untuk mendapatkan persetujuan maka organisasi harus membuktikan bahwa biayabiaya tersebut dikeluarkan secara konsisten sesuai dengan program pelatihan dan pendidikan yang ditetapkan dan bahwa program pendidikan atau gelar yang ingin dicapai berkaitan dengan bidang yang saat ini atau yang diharapkan akan dikerjakan oleh karyawan bersangkutan.

50. Biaya transportasi. Biaya transportasi meliputi ongkos angkut, ongkos kirim kilat, ongkos angkut dengan gerobak dan biaya pos yang berkaitan dengan barang yang dibeli, dalam proses atau diantar. Biaya-biaya ini boleh dicantumkan. Apabila dapat langsung diidentifikasi dengan jenis barangnya maka biaya-biaya tersebut dapat langsung dibebankan sebagai biaya transportasi atau ditambahkan kepada harga barang-barang tersebut (lihat paragraf 28 dalam apendiks ini). Apabila tidak dapat langsung diidentifikasi dengan bahan yang diterima maka biaya transportasi dapat dibebankan pada pos biaya tidak langsung yang cocok jika organisasi menerapkan prosedur keadilan secara konsisten untuk hal ini. 51. Biaya perjalanan. a. Umum. Biaya perjalanan adalah pengeluaran untuk transportasi, penginapan, subsistens dan keperluan terkait lainnya yang dikeluarkan oleh karyawan yang


www.kinerja.or.id

317


b.

c.

d.

e.

318

mengadakan perjalanan dinas organisasi nirlaba. Biaya perjalanan dapat dibebankan berdasarkan realisasi biaya, per diem atau jarak tempuh sebagai ganti realisasi biaya yang dikeluarkan atau kombinasi keduanya dengan ketentuan bahwa metode yang digunakan diterapkan untuk seluruh perjalanan dan bukan pada hari-hari tertentu selama perjalanan, dan menimbulkan biaya yang konsisten dengan yang biasanya diperbolehkan dalam situasi serupa untuk kegiatan-kegiatan organisasi nirlaba yang tidak dibiayai oleh pemerintah federal. Penginapan dan subsistens. Biaya yang dikeluarkan oleh karyawan dan pejabat untuk perjalanan termasuk biaya penginapan, biaya subsistens dan pengeluaran tak terduga akan dianggap wajar dan dapat dicantumkan hanya apabila biaya-biaya tersebut tidak melebihi beban-beban yang biasanya diperbolehkan oleh organisasi nirlaba dalam operasi regulernya sebagai akibat dari kebijakan tertulis organisasi nirlaba tentang perjalanan dinas. Jika organisasi nirlaba tidak mempunyai kebijakan tertulis yang dapat diterima mengenai biaya perjalanan maka tarif dan jumlah yang ditetapkan dalam subbab I, Bab 57, Judul 5, Kode Amerika (“Biaya Perjalanan dan Subsistens; Tunjangan Perjalanan”), atau yang ditetapkan oleh Administrator Dinas Umum, atau oleh Presiden (atau kuasanya) mengenai ketentuan-ketentuan sub-bab tersebut akan berlaku untuk perjalanan dalam award-award Federal (48 CFR 31.205-46(a)). Perjalanan udara komersial (1) Biaya penerbangan yang melebihi harga tiket pesawat komersial standar yang biasa (kelas ekonomi atau setara), tiket pesawat kontrak Pemerintah Federal (apabila diizinkan dan tersedia), atau tiket pesawat komersial berdiskon terendah tidak boleh dicantumkan kecuali jika akomodasi yang biasa tersebut akan: menempuh rute berputar-putar; memakan waktu perjalanan yang sangat lama; membuat perjalanan terlalu lama; menimbulkan biaya tambahan yang akan menghilangkan penghematan transportasi yang bisa dicapai; atau menawarkan akomodasi yang kurang memadai bagi kebutuhan medis pihak yang mengadakan perjalanan. Organisasi nirlaba harus menjelaskan dan mendokumentasikan kondisi-kondisi tersebut berdasarkan kasus per kasus agar penggunaan tiket pesawat kelas satu dapat dibenarkan. (2) Kecuali jika ditemukan pola penghindaran, Pemerintah Federal biasanya tidak akan meragukan keputusan organisasi nirlaba bahwa tiket pesawat standar yang biasa atau tiket pesawat berdiskon lain tidak tersedia untuk perjalanan tertentu jika organisasi nirlaba dapat membuktikan salah satu dari berikut ini: tiket pesawat tersebut tidak tersedia dalam kasus tertentu; atau organisasi nirlaba sudah biasa menggunakan jasa penerbangan tersebut. Penerbangan dengan maskapai komersial lain. Biaya perjalan dengan menggunakan pesawat yang dimiliki, disewa atau dicarter organisasi nirlaba meliputi biaya sewa, carter, operasi (termasuk biaya personil), pemeliharaan, penyusutan, asuransi dan biaya-biaya terkait lainnya. Jumlah biaya yang melebihi biaya penerbangan komersial yang boleh dicantumkan [seperti yang ditetapkan dalam subparagraf c] tidak boleh dicantumkan. Perjalanan ke luar negeri. Beban langsung atas biaya perjalanan ke luar negeri boleh dicantumkan hanya apabila perjalanan itu telah mendapatkan persetujuan sebelumnya dari instansi pemberi award. Setiap perjalanan ke luar negeri yang dilakukan secara terpisah harus mendapatkan persetujuan. Untuk itu, “perjalanan ke luar negeri” mencakup perjalanan ke luar Kanada, Meksiko, Amerika Serikat dan setiap wilayah dan negara bagian Amerika Serikat. Akan tetapi, istilah “perjalanan ke luar negeri” bagi


www.kinerja.or.id

organisasi nirlaba yang berkedudukan di negara asing berarti perjalanan keluar dari negara bersangkutan.

52. Wali amanat (Trustees). Biaya perjalanan dan subsistens wali amanat (atau direksi) dapat dicantumkan. Biaya ini terbatas pada biaya penginapan, subsistens dan penerbangan yang ditetapkan dalam paragraf 51 apendiks ini.


www.kinerja.or.id

319


Apendiks C Bagian 230 –Organisasi-Organisasi Nirlaba yang Tidak Diatur dalam Bagian ini 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20. 21. 22. 23. 24. 25. 26. 27. 28. 29. 30.

Advance Technology Institute (ATI), Charleston, South Carolina Aerospace Corporation, El Segundo, California American Institutes of Research (AIR), Washington D.C. Argonne National Laboratory, Chicago, Illinois Atomic Casualty Commission, Washington, D.C. Battelle Memorial Institute, berkantor pusat di Columbus, Ohio Brookhaven National Laboratory, Upton, New York Charles Stark Draper Laboratory, Incorporated, Cambridge, Massachusetts CNA Corporation (CNAC), Alexandria, Virginia Environmental Institute of Michigan, Ann Arbor, Michigan Georgia Institute of Technology/Georgia Tech Applied Research Corporation/Georgia Tech Research Institute, Atlanta, Georgia Hanford Environmental Health Foundation, Richland, Washington IIT Research Institute, Chicago, Illinois Institute of Gas Technology, Chicago, Illinois Institute for Defense Analysis, Alexandria, Virginia LMI, McLean, Virginia Mitre Corporation, Bedford, Massachusetts Mitretek Systems, Inc., Falls Church, Virginia National Radiological Astronomy Observatory, Green Bank, West Virginia National Renewable Energy Laboratory, Golden, Colorado Oak Ridge Associated Universities, Oak Ridge, Tennessee Rand Corporation, Santa Monica, California Research Triangle Institute, Research Triangle Park, North Carolina Riverside Research Institute, New York, New York South Carolina Research Authority (SCRA), Charleston, South Carolina Southern Research Institute, Birmingham, Alabama Southwest Research Institute, San Antonio, Texas SRI International, Menlo Park, California Syracuse Research Corporation, Syracuse, New York Universities Research Association, Incorporated (National Acceleration Lab), Argonne, Illinois Urban Institute, Washington D.C. Perusahaan asuransi nirlaba seperti Organisasi Blue Cross dan Blue Shield Organisasi nirlaba lain hasil negosiasi dengan instansi pemberi award.

31. 32. 33. [FR Doc. 05 – 16650 Arsip tanggal 30-8-05 PK. 8:45 pagi]

320


www.kinerja.or.id

Lampiran 3.4 - Metode Akuntansi Sederhana bagi Organisasi Berkembang Logo Institusi

Voucher Pengeluaran Bank Nomor Voucher:

KB/2013/01/001

Dibayar kepada

Sebesar

Kode Anggaran

No.

Tanggal Rp.

Uraian

Kode Akun

Debet

Kredit

Dipersiapkan oleh:

Administrasi/Keuangan Tgl:

TOTAL

Diperiksa oleh:

Disetujui oleh:

Manajer Keuangan Tgl:

Direktur Tgl:

Dokumen Pendukung a. Permintaan pengeluaran untuk kegiatan dan operasi (permintaan uang muka) b. Salinan anggaran yang disetujui c. Slip transfer/kopi cek bank d. Untuk pengeluaran pengisian kas kecil, lampirkan formulir permohonan pengisian kas kecil yang telah dilengkapi dan laporan kas kecil yang telah disetujui e. Untuk pengeluaran pembayaran biaya, lampirkan dokumen pendukung, termasuk faktur asli dari vendor, formulir permohonan pembelian, surat penawaran, jadwal kerja, salinan kontrak, ringkasan laporan pengeluaran untuk uang muka, dsb (untuk informasi lebih lanjut, lihat pedoman dokumen pendukung)


www.kinerja.or.id

321

322


www.kinerja.or.id

Total

Debet

Direktur Tanggal:

Kode Anggaran

Administrasi/Keuangan Tanggal:

Saldo Awal

Uraian

Disetujui Oleh:

Nomor Voucher

Dipersiapkan oleh:

Date

JURNAL UMUM

Nama Organisasi : Periode Laporan :

Kredit

Lampiran 3.5 - Metode Akuntansi Pencatatan Berpasangan bagi Organisasi Maju

Pengeluaran



www.kinerja.or.id

323

7

6

5

4

3

UOM

DISETUJUI OLEH Nama Jelas & Tanda tangan

DIMINTA OLEH Nama Jelas & Tanda tangan

Barang dengan Harga Satuan ≥ $500 untuk suatu kontrak dan ≥ $5,000 dalam Perjanjian Kerjasama; BERKOORDINASI dengan Bagian Properti: ___________________________ Pengadaan: __________________________________

NOMOR HIBAH ATAU KODE PROYEK:

ESTIMASI ANGGARAN

Kuantitas Diterima

Penerima

Barang Diterima

Tanggal

Keuangan:__________________________

KETERANGAN

* LAIN-LAIN

* K.A.

dari

Req. v6 Jan 2013

URAIAN

HARGA KESELURUHAN

* UDARA

1

HAL

Email Anda Lokasi Anda:

1

2

KUANTITAS

ITEM NO.

HARGA SATUAN

FEDEX:

MODA TRANSPORTASI YG DIREKOMENDASIKAN

U.P.: * MTRFRT

KOTA, WILAYAH

KOTA, WILAYAH

TUNAI

ALAMAT

AKUN G/L NO.

ALAMAT

TEMPO/

TGL PENYERAHAN YG DIMINTA

DIKIRIM/DISERAHKAN KEPADA

NOMOR DAFTAR PERMINTAAN/PESANAN PEMBELIAN

PEMASOK YANG DISARANKAN

Justifikasi:

TGL DISIAPKAN

RTI INTERNATIONAL NAMA PROYEK

Lampiran 4.1a - Formulir Permintaan Pembelian

Lampiran Bab 4 - Pengadaan Barang dan Jasa

Lampiran 4.1b - Contoh Permintaan Pembelian

Konfirmasi melalui email

Dear Pak Firman, Sehubungan dengan kebutuhan komunikasi dan kemudahan akses informasi dalam bekerja, dimana saya akan lebih banyak bekerja di daerah yang terbatas sinyal dan jaringan komunikasi, maka saya mohon bantuannya untuk penyediaan 1 unit satellite mobile phone. Satelite mobile phone ini akan saya pergunakan dalam waktu 1 bulan ke depan. Pernyataan kebutuhan saya ini telah disetujui oleh Pimpinan Organisasi dan dapat dikonfirmasikan kepada beliau. Terimakasih atas bantuan dan kerjasamanya.

Salam, Marzuki

324


www.kinerja.or.id

Lampiran 4.2 - Contoh Permintaan Penawaran Harga - Permintaan Proposal

Permintaan Penawaran Harga/Proposal (RFQ/RFP) Komoditas yang Dibutuhkan:

DESKTOP PC dan LAPTOP

Jenis Pengadaan:

Pembelian satu kali

Jenis Kontrak:

Pembelian satu kali

Jangka Waktu Kontrak:

27 Desember 2010 – 27 Januari 2011

Pendanaan Kontrak:

AID-497-A10-00003-00

Pengguna Akhir:

RTI International-PROYEK KINERJA

Pengadaan ini untuk mendukung:

PROYEK KINERJA (0212791)

Calon Vendor:

PT. Paracomp Technologies Indonesia Up: Bpk. Aryanto Phone: 021- 5669968 Mobile: 0817.6944688 email: [email protected] Jalan Kyai Tapa No. 263 Tomang

Proposal Diajukan kepada:

Riyzal Bahdari RTI International-Proyek KINERJA Sampoerna Strategic Square South Tower, 30th Floor Jl. Jend Sudirman Kav. 45-46, Jakarta 12930 Phone: 29930731

Tanggal Terbit RFP:

14 Desember 2010

Tanggal Pertanyaan Jatuh Tempo dari Penjual Tanggal Jatuh Tempo Proposal:

24 Desember 2010

Metode Pengajuan:

Jawaban melalui faks ke 021-29930738 atau email ke rbahdari@ kinerja.or.id (penawaran dalam file .pdf). Pihak Penawar harus menawarkan harga untuk dipertimbangkan dan dievaluasi. Pihak Penawar setuju untuk mempertahankan harga dalam penawarannya selama 90 hari kalendar sejak tanggal diterimanya penawaran, kecuali jangka waktu lain ditetapkan dalam adendum RFP ini.

Nomor Permintaan Barang:

0212791201012013

Lampiran RFP: Semua penawar wajib memeriksa secara cermat setiap lampiran dan mengikuti petunjuk yang relevan dengan pengadaan ini.

1. Lampiran “A” – Spesifikasi Komoditas 2. Lampiran “B” – Instruksi kepada Penawar/Penjual


www.kinerja.or.id

325


Lampiran “A” Spesifikasi Komoditas

Tanggal yang Dibutuhkan Segera Mungkin

Item #

1

326

Negara/Kota Tujuan JAKARTA

Syarat Pembayaran Maksimal 30 hari setelah tanggal tagihan

Uraian Spesifikasi Barang yang Diinginkan

DEKSTOP PC Dell™ OptiPlex™ 780 Small Form Factor -OptiPlex(TM) 780SF Base -OptiPlex(TM) 780SF Chassis with TPM -SF Packaging -OptiPlex(TM) SFF Chassis Heatsink (65watts) -Intel vPRO label -Intel(R) Core(TM) 2 Duo Processor E8400(3.0GHz/1333FSB/6M L2 cache) -Integrated Intel(R) Q45 Express Chipset w/ICH10DO -Integrated Intel(R) 82567LM Ethernet LAN 10/ 100/1000 -Integrated Intel(R) Graphics Media Accelerator 4500 -Integrated ADI 1984a High Definition Audio -BIOS Utilities Set-Up (EUP Enable) -Intel® Standard Manageability -3Yr ProSupport for IT: NBD Onsite Service-Indonesia -ProSupport for IT:7x24 Technical Support &Assistance for IT Staff:3Yr-Indonesia -ProSupport for IT: NBD Onsite Service, 3Yr -4GB (2x2GB) NECC DDR3 1333MHz SDRAM Memory -No Diagnostic/Recovery CD media -Dell(TM) QuietKey Keyboard (English) -Dell (TM) Optical USB Mouse -No Monitor -160GB 7.2k RPM SATA Hard Drive -No Vista Downgrade Logo Label -Windows(R) 7 Professional COA Label -Preloaded Genuine Windows(R) XP Professional 32 bit (English) OEM Version -Windows XP Professional SP3 32-bit QFE patch - (DGR) -Win 7 Professional 32 bit DVD Media


www.kinerja.or.id

Kuantitas Pembelian

10 unit

Syarat Pengiriman (lihat Lampiran “B”)

Harga satuan tetap (masingmasing)

Total Harga tetap

Item #


Kuantitas Pembelian


Total Harga tetap

-Genuine Windows(R) XP Professional SP3 Editi on (English) CD Media Included -8X Max DVD + /- RW with Dual Layer Write Capabilities for SFF -Roxio Creator v10.3 Software -Cyberlink PowerDVD Software media kit -Roxio Creator v10.3 Software – Kit -Internal Speaker for SFF - 2 x Power Cord (EURO) -End User License Agreement (Indonesia) -Label - Countries Shipping with 220-240V -Technical Sheet (Set-Up) English Version -Energy Smart -Country Info Mod (IDO) -Reduction of Hazardous Substances PLS termasuk DELL 17” E170S Flat Panel LCD Monitor

2

LAPTOP Dell Latitude E4310

22 unit

-Dell Latitude E4310 Base -Intel(R) Core(TM) i5-520M Processor (3M Cache, 2.40 GHz) -Intel(R) Core(TM) i5 Label -No Client System Management - MEBX Ignition Firmware Disabled -3Yr ProSupport for IT: NBD Onsite Service-Indonesia -Call 001803601906 for Indonesia support -ProSupport for IT: 7x24 Technical Support & Assistance for IT Staff: 3Yr -ProSupport for IT: NBD Onsite Service, 3Yr -3Yr CompleteCover-Indonesia -Dell Wireless 375 Bluetooth Module -Latitude E4310 Bluetooth Cable -Dell Wireless 1501 (802.11 b/g/n) -Palmrest -4GB (2x2GB) 1066MHz DDR3 SDRAM -160GB (5400rpm) Hard Drive -Win 7 Professional 32 bit Downgrade to Win XP -Genuine Windows(R) XP Professional SP3 Edition (English) CD Media Included


www.kinerja.or.id

327


Item #


Kuantitas Pembelian

-No Vista Downgrade Logo Label -Genuine Windows(R) XP Professional SP3 Edition (English) - Downgrade -OS Update -Windows(R) 7 Professional COA Label -Win 7 Professional 32 bit DVD Media -Windows Live -Internal webcam -Silver 13.3 “ High Definition WLED LCD Panel, WWAN Support -Internal Keyboard with Dual Pointing Options (English) -System Resource DVD Kit -System Ship Mod - APCC/ICC -Dell Control Point - System Manager -Dell Control Point - Security Manager -Directship Info Mod -ODM Regulatory Label -Dell Latitude E4310 System Driver -Shipment Box 2 -8X DVD + /-RW Drive -Roxio Creator v10.3 Software -Roxio Creator v10.3 Software – Kit -Cyberlink PowerDVD Software -Cyberlink PowerDVD Software media kit -Latitude ON Reader Software -6 Cells 60WHr Primary Battery -65W AC Adapter -Power Cord (EURO) -End User License Agreement (Indonesia) -System Tech Sheet & Setup Guide (Indonesia) -Country Info Mod (IDO) -Notebook Batteries Carry One Year Warranty Only From Invoice Date -Kit - Dell 14.1 “ Nylon Case

Vendor harus menjawab RFP ini dalam surat penawaran harga yang ditanda-tangani.

328


www.kinerja.or.id


Total Harga tetap

Lampiran “B” Instruksi kepada Penawar/Penjual 1. Uraian Pengadaan: Pembeli (RTI) bermaksud membeli barang dan/atau jasa yang disebutkan dalam Lampiran A untuk digunakan oleh staf lokal. Pembeli bermaksud membeli sejumlah (barang) dan/ atau jasa (berdasarkan hasil kerja/deliverables yang disebutkan dalam Rincian Pekerjaan [Statement of Work]). Pembeli ingin menunjuk pemasok tunggal yang “disetujui” sesuai dengan spesifikasi yang disebutkan, kemampuan untuk memenuhi kontrak ini dan harga jualnya. Jika Perjanjian Pemesanan ditetapkan sebagai hasil dari RFQ/RFP ini maka pemasok memahami bahwa kuantitas yang disebutkan dalam spesifikasi (Lampiran A) hanya sebuah perkiraan dan RTI tidak memastikan kuantitas pembelian barang yang disebutkan.

2. Kegiatan Pengadaan: Pengadaan ini akan dilakukan oleh Research Triangle Institute-Proyek KINERJA, yang beralamat di Sampoerna Strategic Square South Tower, 30th Floor, yang mempunyai kebutuhan untuk mendukung proyek yang didanai oleh USAID. RTI akan menyampaikan perincian kuantitas awal dan/atau jasa dan kuantitas pilihan (bila dilaksanakan oleh RTI) kepada Penjual melalui Pesanan Pembelian yang telah ditandatangani sebagaimana mestinya seperti tertuang dalam ketentuan perjanjian yang telah ditandatangani ini.

3. Persyaratan Proposal. Semua Penjual harus mengajukan penawaran harga/proposal yang berisi semua jenis barang dan pilihan yang tercantum dalam RFQ/RFP. Apabila informasi yang diminta dalam RFQ/ RFP tidak disampaikan maka tawaran Penjual dapat dinilai tidak responsif. Penjual wajib mengajukan penawaran dan setiap modifikasi, revisi atau pembatalannya ke kantor RTI yang ditentukan dalam RFP pada waktu dan tanggal yang disebutkan dalam RFQ/RFP. Penawaran, modifikasi, revisi atau pembatalan penawaran yang diterima oleh kantor RTI yang ditentukan dalam RFQ/RFP setelah waktu tepat yang disebutkan untuk menerima penawaran adalah “terlambat” dan tidak akan dipertimbangkan kecuali jika penawaran, modifikasi, revisi atau pembatalan itu diterima sebelum dilakukan penunjukan pemenang; Petugas Pengadaan RTI memutuskan bahwa menyetujui penawaran yang terlambat itu tidak akan menunda proses pengadaan secara tidak patut. Proposal Penjual mencantumkan hal-hal berikut ini: A. Nomor permintaan barang B. Tanggal dan waktu diajukan C. Nama, alamat dan nomor telepon penjual (penawar) dan tanda tangan sah bersangkutan


www.kinerja.or.id

329


D. Uraian teknis barang-barang yang ditawarkan dengan cukup terperinci untuk mengevaluasi kesesuaian dengan kebutuhan yang disebutkan dalam permintaan. Ini dapat mencakup literatur produk atau dokumen lain, apabila perlu. E. Persyaratan garansi yang menjelaskan apa dan bagaimana garansi akan diberikan. RTI akan mempertimbangkan jaminan dan pelayanan Penjual sebagai salah satu kriteria teknis untuk keberhasilan proposal penawar dalam evaluasi oleh RTI. F. INSTRUKSI PERHITUNGAN HARGA KHUSUS. Syarat dan ketentuan harga dan diskon khusus (catatan khusus: perhitungan harga harus termasuk kepastian harga tetap dari barangbarang yang diminta). G. Alamat atau instruksi pembayaran (bila berbeda dengan alamat surat) H. Tanda terima perubahan permintaan barang (bila ada) I. Informasi tentang pelaksanaan sebelumnya, apabila diperhitungkan sebagai salah satu faktor dalam evaluasi, yang mencakup kontrak-kontrak relevan yang baru selesai atas barang-barang yang sama atau serupa, dan referensi lain (termasuk penanggung jawab dengan nomor telepon dan informasi relevan lainnya) J. Pernyataan yang menyebutkan sejauh mana semua syarat, kondisi dan ketentuan yang tercantum dalam permintaan barang terpenuhi. Penawaran yang gagal dalam menyampaikan pernyataan atau informasi yang dibutuhkan, atau menolak syarat dan ketentuan dalam permintaan barang dapat digugurkan. K. Penjual menyediakan brosur dengan gambar dan spesifikasi teknis barang dan/atau jasa yang diusulkan. L. Catatan Khusus: Dengan memberikan jawaban atas RFP ini dan membubuhkan tanda tangannya, Penjual menegaskan bahwa dokumen RFP ini dan semua lampirannya telah dibaca secara saksama dan dipahami, dan semua pertanyaan terkait telah terjawab.

4. Pelaksanaan Sebelumnya. A. Dalam proses evaluasi proposal, RTI ingin lebih memahami kinerja anda sebelumnya dalam pengadaan barang/jasa serupa. Oleh karena itu, Penjual harus menjawab pertanyaan-pertanyaan berikut ini sebagai bagian dari respons resmi anda terhadap RFP: Mohon berikan nama dan informasi

330


www.kinerja.or.id

kontak dua pelanggan anda yang kepadanya anda telah menjual dan menyerahkan barang/jasa serupa dalam 24 bulan terakhir.

B. RTI akan menggunakan informasi tentang kinerja anda sebelumnya terutama untuk menilai kemampuan Penjual dalam memenuhi persyaratan kinerja yang diminta, termasuk pengalaman kerja penawar di bidang yang relevan dan yang ditangani saat ini. RTI juga dapat menggunakan data tersebut untuk mengevaluasi kredibilitas proposal Penjual. Selain itu, RTI dapat menggunakan informasi tentang kinerja anda sebelumnya dalam membuat keputusan yang bertanggung jawab serta mengajukannya kepada klien kami guna memenuhi persyaratan RFP.

C. Dalam mengevaluasi pelaksanaan sebelumnya, RTI juga menggunakan informasi tentang pelaksanaan sebelumnya yang diperoleh dari sumber-sumber selain yang disebutkan oleh Penjual.

5. Formulir-Formulir: Penjual (calon penawar atau pemasok) harus mencatat perhitungan harga mereka dalam Lampiran “A” . Penjual harus menandatangani salinan lampiran ini dan mengirimkannya ke alamat yang tercantum pada halaman depan RFQ/RFP. Penjual harus menggunakan Lampiran “A” untuk menegaskan penawaran kuantitas, persetujuan atas syarat-syarat pembelian, jadwal pengiriman yang diminta dan syarat-syarat pembayaran, dan memperhatikan setiap perkecualian terhadap ketentuan RFP dalam dokumen yang mereka lampirkan. Kegagalan untuk melakukannya dapat mengakibatkan penawaran dinyatakan gugur. Semua lampiran dan penawaran lengkap dari Penjual harus menjadi bagian dari kontrak yang dibuat dengan pemenang (formulir ini).

6. Pertanyaan tentang Pengadaan. Semua pertanyaan mengenai RFP ini harus ditujukan kepada Riyzal Bahdari dengan alamat email [email protected].

7. Pemberitahuan dan Penyerahan: Waktu menjadi bagian penting dalam pengadaan ini. Penjual wajib menyerahkan barang atau jasa paling lambat pada tanggal yang disebutkan dalam dokumen ini. Penjual harus segera menghubungi Pejabat Pengadaan Pihak Pembeli apabila terjadi perubahan pada spesifikasi, ketersediaan atau jadwal penyerahan, sebagai bagian dari upaya yang sungguhsungguh untuk memenuhi jadwal pengiriman yang ditetapkan dan memenuhi ketentuan pengadaan ini secara memuaskan sesuai dengan ketentuan awal mengenai ketersediaan barang/jasa. Penjual akan dikenakan denda atas keterlambatan yang luar biasa.


www.kinerja.or.id

331


8. Dokumentasi: Dokumen-dokumen berikut ini dibutuhkan untuk pembayaran setiap barang: a) Tagihan. b) Manual Operasi dan Pemeliharaan, bila diperlukan e) Dokumen Garansi, bila diperlukan.

9. Syarat-Syarat Pembayaran: 30 Hari setelah diterimanya tagihan melalui transfer bank atau bentuk lain yang dapat diterima. Penjual dapat mengusulkan syarat pembayaran alternatif yang akan dipertimbangkan dalam proses evaluasi.

10. Proposal Alternatif: Penjual diperbolehkan menawarkan “alternatif” seandainya mereka tidak dapat memenuhi persyaratan yang tercantum. Setiap proposal alternatif wajib memenuhi ketentuan minimum yang disebutkan dalam Lampiran A tentang Spesifikasi.

11. Proses Inspeksi: Setiap barang akan diinspeksi sebelum penerimaan akhir. Segala penyimpangan, kekurangan dan/atau kesalahan harus dikoreksi dan didokumentasikan secara memuaskan sebelum penyerahan dan pencairan pembayaran.

12. Proses Evaluasi dan Penunjukan Pemenang: Pejabat Pengadaan RTI akan menetapkan kontrak/ perjanjian atas permintaan barang dengan Penjual penanggung jawab (penawar) yang penawarannya sesuai dengan RFP dan paling menguntungkan bagi RTI setelah harga dan faktor-faktor lain dipertimbangkan. Penunjukan pemenang akan dilakukan terhadap Penjual yang memperlihatkan nilai terbaik bagi proyek dan RTI. Untuk keperluan RFP ini, maka harga, penyerahan, aspek teknis dan pelaksanaan sebelumnya sama-sama penting dalam rangka mengevaluasi dan menyeleksi pemenang dengan “nilai terbaik”. RTI bermaksud akan mengevaluasi penawaran yang diterimanya dan menunjuk pemenang tanpa mengadakan pembahasan dengan Penjual. Oleh karena itu, penawaran awal Penjual hendaknya berisi syarat-syarat terbaik dari Penjual dari segi harga dan aspek teknis. Namun demikian, RTI berhak mengadakan pembahasan jika hal itu kemudian dipandang perlu oleh Pejabat Pegadaan RTI.

332


www.kinerja.or.id

Faktor-faktor yang dievaluasi terdiri dari kriteria berikut ini: a) HARGA. Harga maksimum yang dievaluasi paling rendah (termasuk kuantitas pilihan) dengan ketentuan bahwa proposal teknis Penjual sudah sesuai dengan spesifikasi, penyerahan, persyaratan, ketentuan dan kondisi dalam RFP. b) PENYERAHAN. Penjual menyampaikan jadwal penyerahan yang paling menguntungkan untuk kuantitas dasar dan kuantitas pilihan. c) TEKNIS. Barang/Jasa harus memenuhi atau melebihi spesifikasi yang dituangkan dalam Lampiran A-RFA. Nilai keseluruhan dan kelengkapan garansi dari Penjual diberikan. d) PELAKSANAAN SEBELUMNYA – Penjual dapat memperlihatkan sumber daya untuk menyediakan barang/jasa yang diminta dalam surat permintaan barang secara tepat waktu dan responsif.

13. Pengumuman Pemenang. Pengumuman pemenang atau penerimaan penawaran secara tertulis yang dikirimkan melalui pos atau cara lain kepada penawar yang berhasil dalam jangka waktu yang disebutkan dalam penawaran akan menghasilkan kontrak yang mengikat tanpa tindakan lebih jauh oleh pihak mana pun.

14. Masa Berlaku Penawaran. RFP ini dalam hal apapun tidak mewajibkan RTI untuk menunjuk pemenang atau mengikat RTI untuk membayar biaya apa pun yang dikeluarkan oleh Penjual dalam rangka penyusunan dan pengajuan proposal atau amandemen proposal.

(Jangan Ditanda-tangani Sebelum Penunjukan Pemenang) Kesepakatan: Sebagaimana dibuktikan dengan tanda tangan di atas dan di bawah ini, penjual dan pembeli sepakat bahwa daftar permintaan barang yang telah dilengkapi dan ditanda-tangani penjual ini, proposal penjual termasuk semua dokumen yang telah diserahkannya dan syarat-syarat hasil negosiasi yang tercantum di dalamnya, merupakan perjanjian yang utuh untuk jasa yang diuraikan di dalamnya.


www.kinerja.or.id

333


OLEH:

RTI International-KINERJA

Nama

OLEH

Nama RFQ berlaku tanpa perlu

Tanda Tangan

ditandatangani

334

PT. Paracomp Technologies Indonesia

Nama

Riyzal Bahdari

Nama

Jabatan

Finance and Grants Manager

Jabatan

Tanggal

14 Desember 2010

Tanggal


www.kinerja.or.id

Lampiran “C” Syarat dan Ketentuan Pesanan Pembelian

PASAL 1. PERIODE PELAKSANAAN DAN/ATAU PENYERAHAN Pemenuhan pesanan pembelian ini harus dimulai paling lambat pada tanggal awal efektif yang disebutkan dalam halaman depan pesanan pembelian ini. Penyerahan seluruh barang dan/atau jasa yang dipesan harus dilakukan paling lambat pada tanggal penyelesaian/penyerahan, kecuali pesanan pembelian ini dibatalkan lebih awal atau diperpanjang dengan perubahan tertulis yang disepakati kedua belah pihak. Jadwal penyerahan spesifik untuk barang dan/atau jasa yang dipesan berdasarkan pesanan pembelian ini akan diperlihatkan pada halaman depan pesanan pembelian atau dicantumkan dalam Lampiran 1. PASAL 2. HARGA PESANAN PEMBELIAN Vendor wajib menyediakan barang dan/atau jasa yang disebutkan dalam pesanan pembelian dan/atau lampiran(lampiran)nya untuk (a) harga tetap hasil negosiasi atau (b) harga maksimum pada halaman depan pesanan pembelian. PASAL 3. RINCIAN PEKERJAAN ATAU SPESIFIKASI PESANAN Vendor hanya menyediakan barang dan/atau jasa yang tercantum dalam pesanan pembelian dan lampiran, bila ada. Vendor wajib melaksanakan pesanan pembelian ini menurut standar profesional tertinggi dengan memanfaatkan personil yang memenuhi syarat serta bahan dan peralatan yang baik dan memadai. Vendor dapat menerima, dan wajib melaksanakan, arahan teknis dari Koordinator Proyek RTI yang berwenang. Vendor bertanggung jawab untuk menyediakan atau mengurus semua dukungan logistik kecuali jika ditetapkan lain dalam pesanan pembelian ini. Vendor menjamin bahwa barang dan/atau jasa sebagaimana disebutkan dalam pesanan pembelian ini akan diserahkan/dilaksanakan secara profesional dan harus sesuai dengan uraian, spesifikasi dan standar yang diminta dalam pesanan pembelian ini. PASAL 4. PENAGIHAN DAN PEMBAYARAN Vendor harus menyerahkan tagihan kepada RTI sesuai dengan jadwal pembayaran yang ditetapkan pada bagian lain dalam dokumen ini. Kecuali ditetapkan lain dalam dokumen ini, RTI setuju untuk membayar tagihan (invoice) yang diserahkan dalam waktu 20 hari sejak tagihan yang benar diterima dengan ketentuan bahwa syarat-syarat


www.kinerja.or.id

335


dalam pesanan pembelian ini dipenuhi oleh Vendor, termasuk penyerahan hasil kerja (deliverables) sesuai dengan jadwal yang disebutkan dalam Pasal 3. Tagihan yang benar mencantumkan: 1. Nama dan alamat lengkap Vendor; 2. Tanggal tagihan; 3. Nomor pesanan pembelian; 4. Periode yang dicakup dalam tagihan; 5. Rincian biaya per item, secara kumulatif maupun selama periode tagihan, yang menjelaskan jenis biaya, jumlah unit, biaya satuan dan total biaya untuk setiap item yang ditagih selama periode tersebut; dan Tagihan yang harus diserahkan terdiri dari satu asli dan 2 (dua) salinan sebagaimana diperintahkan pada halaman pertama pesanan pembelian ini. Pembayaran dilakukan kepada Vendor dengan cek dan ditujukan kepada alamat yang tercantum dalam halaman depan pesanan pembelian ini kecuali diminta lain oleh Vendor dan ditunjukkan dalam invoice.

PASAL 5. KODE GEOGRAFIS RESMI Vendor harus menaati Kode Geografis yang ditetapkan dalam Kontrak Utama Pemerintah Amerika Serikat dengan RTI. Pengadaan dari negara-negara berikut ini dilarang: Libya, Cuba, Laos, Iran, Korea Utara dan Siria. PASAL 6. PERJANJIAN YANG LENGKAP Pesanan pembelian ini mengungkapkan perjanjian dan kesepahaman yang lengkap dari para pihak sehubungan dengan subyek dalam pesanan pembelian, menggantikan kesepakatan lisan dan tertulis sebelumnya antara para pihak, dan hanya dapat diubah secara tertulis yang ditandatangani oleh Vendor maupun RTI. PASAL 7. STATUS KONTRAKTOR INDEPENDEN Pesanan pembelian ini dikeluarkan berdasarkan Kontrak Utama dengan Pemerintah Amerika Serikat (“Pemerintah”) yang diwakili oleh U.S. Agency for International Development (“USAID”), tetapi tidak mengikat atau dimaksudkan untuk mengikat Pemerintah. Dalam segala hal dan dalam pelaksanaan pekerjaan berdasarkan perjanjian ini, Vendor bertindak dalam kapasitasnya sebagai kontraktor independen. Pelaksanaan pesanan pembelian ini dan pelaksanaan pekerjaan yang dikontrak dalam pesanan pembelian tidak (a) menciptakan

336


www.kinerja.or.id

hubungan principal dan agen, majikan dan karyawan, usaha patungan atau kemitraan antara RTI dan Vendor; dan (b) menghasilkan perjanjian apapun antara Vendor dengan klien RTI yang menyediakan pendanaan untuk pesanan pembelian ini (misalnya Pemerintah Amerika Serikat). PASAL 8. GANTI RUGI Vendor mempunyai kewajiban penuh kepada pihak ketiga atas segala biaya yang dikeluarkan oleh Vendor dan segala tuntutan ganti rugi terhadap Vendor yang timbul dari atau berdasarkan pelaksanaan pesanan pembelian ini. Vendor menjamin dan membebaskan RTI dan klien RTI termasuk pejabat, agen dan karyawan mereka masing-masing terhadap segala kewajiban atau kerugian, tuntutan, dakwaan, ganti rugi dan klaim atau tindakan, denda putusan (termasuk biaya, uang jasa dan pengeluaran pengacara dan saksi-saksi terkait) berdasarkan atau yang timbul dari kehilangan atau kerusakan properti dan cidera tubuh atau kematian yang mungkin dialami oleh Vendor atau oleh karyawan, agen, konsultan atau subkontraktornya sebagai hasil dari pelaksanaan pekerjaan yang disyaratkan dalam pesanan pembelian ini kecuali kewajiban yang timbul dari tindakan nyata yang dilakukan dengan maksud untuk menyebabkan kehilangan, kerusakan atau cidera oleh RTI atau klienkliennya atau pejabat, agen atau karyawan RTI atau klien-kliennya. PASAL 9. ASURANSI Apabila Vendor, karyawan, agen atau subkontraktornya masuk ke lokasi(-lokasi) RTI atau klien-kliennya karena suatu alasan sehubungan dengan Pesanan Pembelian ini maka Vendor dan subkontraktornya harus mengadakan dan menyediakan asuransi kompensasi karyawan, tanggung gugat komprehensif (CGL), cidera tubuh dan kerusakan properti dalam jumlah pertanggungan yang wajar dan asuransi lain yang diminta oleh RTI. Selain itu, Vendor dan subkontraktornya wajib mematuhi segala ketentuan di lokasi. Vendor harus memberitahukan 30 (tiga puluh) hari sebelumnya secara tertulis kepada RTI sebelum tanggal efektif mengenai pembatalan atau perubahan jangka waktu atau pertanggungan asuransi yang diminta dari Vendor, namun dengan ketentuan bahwa pemberitahuan itu tidak membebaskan Vendor dari kewajibannya untuk mengadakan dan menyediakan asuransi yang diwajibkan. Apabila diminta, Vendor wajib mengirimkan Sertifikat Asuransi yang memperlihatkan ketaatan Vendor terhadap ketentuan ini. Vendor wajib mencantumkan nama “RTI” sebagai tertanggung tambahan selama berlangsungnya Kontrak. Asuransi yang diadakan menurut ketentuan ini dianggap asuransi primer dalam kaitannya dengan kepentingan RTI dan bukan asuransi kontribusi yang mungkin dimiliki oleh RTI. “Subkontraktor” yang digunakan dalam ketentuan ini mencakup subkontraktor Vendor pada segala tingkatan. Kewajiban Vendor untuk mengadakan dan menyediakan pertanggungan asuransi berdiri sendiri dan tidak dipengaruhi oleh ketentuan lain dalam Pesanan Pembelian ini.


www.kinerja.or.id

337


PASAL 10. PENGALIHAN Pesanan pembelian ini atau setiap bagiannya atau klaimnya tidak boleh dialihkan, dipindah-tangankan atau disubkontrakkan oleh Vendor kecuali disetujui secara tegas dan tertulis oleh otoritas pembuat kontrak RTI. PASAL 11. KONFLIK KEPENTINGAN ORGANISASI Vendor menjamin bahwa, sepanjang pengetahuan dan keyakinannya, dan kecuali disingkapkan lain, tidak ada fakta atau keadaan relevan yang mengindikasikan adanya atau menimbulkan konflik kepentingan organisasi secara aktual atau potensial. Yang dimaksud dengan konflik kepentingan organisasi adalah bahwa, akibat kegiatan lain atau hubungan dengan pihak lain, seseorang tidak dapat atau kemungkinan tidak dapat memberikan bantuan atau saran yang adil, atau obyektivitas orang tersebut dalam melaksanakan pekerjaan kontrak menjadi terganggu atau mungkin terganggu, atau seseorang mendapatkan daya saing secara tidak adil. PASAL 12. LARANGAN, PENSKORSAN, KETIDAKLAYAKAN DAN KETIDAKIKUTSERTAAN SECARA SUKARELA Vendor menyatakan bahwa, sepanjang pengetahuan dan keyakinannya, Vendor dan/atau principal-principalnya saat ini tidak dilarang, diskors, diusulkan untuk dilarang, dinyatakan tidak layak atau secara sukarela tidak ikut serta dalam mendapatkan kontrak dari badan Federal. Tersedia melalui http://arnet.gov/far. PASAL 13. PERINTAH PENGHENTIAN PEKERJAAN Otoritas pembuat kontrak RTI setiap waktu dan dengan perintah tertulis kepada Vendor, dapat memerintahkan Vendor untuk menghentikan semua atau sebagian pekerjaan yang diminta dalam pesanan pembelian ini selama jangka waktu 90 hari setelah perintah tersebut disampaikan kepada Vendor, dan selama jangka waktu lebih lanjut yang disepakati kedua belah pihak. Perintah tersebut secara spesifik disebut sebagai perintah penghentian pekerjaan (stop-work order) yang dikeluarkan berdasarkan kententuan pasal ini. Setelah menerima perintah tersebut, Vendor segera menjalankan ketentuan-ketentuannya dan mengambil setiap langkah yang masuk akal untuk mengurangi pengeluaran biaya yang dialokasikan untuk pekerjaan yang tercantum dalam surat perintah tersebut selama jangka waktu penghentian pekerjaan. Dalam jangka waktu 90 hari setelah perintah penghentian pekerjaan diberikan kepada Vendor, atau jangka waktu yang diperpanjang sebagaimana disepakati oleh kedua belah pihak, otoritas pembuat kontrak RTI wajib mengikuti panduan yang ditetapkan dalam FAR 52.242-15. PASAL 14. KETERLAMBATAN YANG DAPAT DIMAKLUMI Vendor bertanggung jawab atas kegagalan yang terjadi kecuali jika wanprestasi itu disebabkan oleh kejadian yang secara wajar berada di luar kendali Vendor dan bukan disebabkan oleh kesalahan atau kelalaiannya.

338


www.kinerja.or.id

Vendor wajib memberitahukan RTI secara tertulis sesegera mungkin setelah terjadinya keterlambatan yang dapat dimaklumi. PASAL 15. PENGAKHIRAN RTI dapat mengakhiri pelaksanaan pekerjaan dalam pesanan pembelian ini, seluruhnya atau sebagian, apabila (a) Pemerintah mengakhiri pelaksanaan kontrak utama atau perintah tugas (task order) di mana pesanan pembelian ini disahkan, (b) pendanaan kontrak utama atau perintah tugas diakhiri oleh Pemerintah, (c) Vendor lalai dalam melaksanakan Rincian Pekerjaan dan gagal untuk memperbaiki kelalaian tersebut dalam waktu 10 (sepuluh) hari setelah mendapatkan peringatan dari RTI mengenai kelalaian tersebut, dan (d) Pemerintah memerintahkan penghentian pesanan pembelian. Kelalaian mencakup kegagalan Vendor untuk membuat kemajuan dalam pekerjaan sehingga mengancam pelaksanaan pekerjaan. Dalam hal terjadi pengakhiran karena kelalaian (termination for cause), RTI tidak mempunyai kewajiban apapun kepada Vendor atas pasokan atau jasa yang tidak diterima oleh RTI. Apabila pesanan pembelian ini diakhiri secara sepihak (termination for convenience) maka RTI wajib melakukan pembayaran berdasarkan ketentuan pembayaran dalam pesanan pembelian ini hanya atas jasa yang telah diberikan sebelum tanggal efektif pengakhiran. PASAL 16. SENGKETA Segala sengketa dan perselisihan yang mungkin timbul dari atau sehubungan dengan pesanan pembelian ini akan diselesaikan secara musyawarah. Apabila musyawarah tidak dapat mengambil keputusan yang memuaskan bagi kedua belah pihak dalam waktu 90 (sembilan puluh) hari maka sengketa tersebut akan diselesaikan melalui arbitrase sesuai dengan aturan arbitrase internasional Kamar Dagang Internasional. Suatu majelis yang beranggotakan 3 (tiga) orang arbiter akan dipilih di mana masing-masing pihak akan menunjuk satu orang arbiter. Arbitrase berkedudukan di Washington D.C. Undang-undang yang mengatur arbitrase adalah undang-undang Negara Bagian Carolina Utara, Amerika Serikat. Ketentuan Konvensi PBB untuk Penjualan Barang Internasional khususnya tidak termasuk. Seraya menunggu keputusan akhir atas sengketa yang diajukan, Vendor harus tetap giat melaksanakan pesanan pembelian ini. PASAL 17. PERATURAN YANG BERLAKU A. Pesanan pembelian ini wajib dilaksanakan sesuai dengan peraturan Pemerintah Amerika Serikat tentang Pengadaan Barang/Jasa (termasuk, tetapi tidak terbatas pada, FAR) dan peraturan Negara Bagian Carolina Utara kecuali aturan hukum yang ditentukan dalam pesanan pembelian ini.


www.kinerja.or.id

339


B. Vendor wajib mengurus segala perizinan, membayar semua jasa dan beban-beban lain yang diperlukan dan wajib mematuhi semua pedoman dan arahan yang berlaku dari pemerintah lokal, negara bagian dan/ atau federal. PASAL 18. PEMBERLAKUAN SEBAGIAN Apabila pengadilan yang berwenang memutuskan bahwa salah satu ketentuan dalam pesanan pembelian ini tidak sah atau tidak boleh dilaksanakan maka keputusan itu tidak akan mempengaruhi ketentuan-ketentuan lainnya dalam pesanan pembelian ini. Selanjutnya, setiap ketentuan yang sah dalam pesanan pembelian ini wajib dilaksanakan sejauh diizinkan oleh undang-undang. PASAL 19. KERAHASIAAN Vendor mungkin turut mengetahui informasi yang bersifat rahasia yang disampaikan kepada Vendor oleh RTI atau yang ditemukan oleh Vendor tanpa sepengetahuan RTI. Vendor setuju untuk menjaga kerahasiaan informasi tersebut dan menggunakan informasi tersebut hanya untuk kepentingan pelaksanaan lingkup pekerjaan dalam pesanan pembelian ini. Selanjutnya, Vendor setuju bahwa informasi tersebut tidak akan disingkapkan kepada pihak ketiga tanpa izin tertulis sebelumnya dari RTI dan mengembalikan kepada RTI segala informasi asli maupun salinannya setelah menyelesaikan pesanan pembelian ini atau ketika diminta oleh RTI, yang mana terjadi lebih dulu. Siaran berita, pengumuman publik, penyangkalan atau penegasan tentang setiap bagian dari pokok pesanan pembelian ini tidak boleh dilakukan tanpa izin tertulis sebelumnya dari RTI. Larangan penerbitan artikel seperti ini akan terus berlaku setelah selesainya atau berakhirnya pesanan pembelian ini selama jangka waktu yang disepakati kedua belah pihak secara tertulis. Meskipun tidak ada jangka waktu tertentu yang ditetapkan secara tertulis, penyingkapan informasi tetap tidak boleh dilakukan. PASAL 20. KETAATAN KEPADA UNDANG-UNDANG – PENGENDALIAN EKSPOR Vendor dalam setiap aspek wajib mematuhi semua peraturan perundang-undangan yang berlaku di tingkat lokal, negara bagian dan federal, serta undang-undang, peraturan dan ketentuan administratif Amerika Serikat mengenai hubungan dengan lembaga-lembaga non-Pemerintah dan semi-Pemerintah A.S. termasuk tetapi tidak terbatas pada peraturan pengendalian ekspor dari Departemen Luar Negeri dan International Traffic in Arms Regulations (“ITAR”), Departemen Perdagangan dan Export Administration Act (“EAA”), peraturan dan pedoman anti-boikot dan embargo yang dikeluarkan berdasarkan EAA dan peraturan-peraturan Departemen Perbendaharaan AS, Kantor Pengawasan Aset Asing.

340


www.kinerja.or.id

PASAL 21. KETAATAN KEPADA UNDANG-UNDANG – UNDANG-UNDANG PRAKTEK KORUPSI ASING Ketentuan anti-suap dalam Undang-Undang Praktek Korupsi Asing tahun 1977 (“FCPA”), 15 U.S.C. §§ 78dd1”, et seq., melarang perusahaan-perusahaan AS maupun para pejabat, direktur, karyawan dan agen-agennya untuk menawarkan atau melakukan pembayaran korupsi dalam bentuk uang atau sesuatu yang berharga kepada pejabat asing untuk keperluan mengurus atau mempertahankan bisnis. Vendor mengakui dan memahami bahwa ia harus sepenuhnya mematuhi ketentuan anti-suap dalam FCPA. Secara spesifik, Vendor memahami dan setuju bahwa Vendor dilarang untuk membayar, menawarkan, berjanji untuk membayar (atau mengizinkan untuk membayar atau menawarkan) uang atau sesuatu yang berharga kepada pejabat asing dalam rangka membantu RTI dalam mengurus atau mempertahankan bisnis untuk atau dengan, atau mengarahkan bisnis kepada, RTI. Yang dimaksud dengan “pejabat asing” adalah pejabat atau karyawan dari pemerintah asing, organisasi publik internasional atau departemen atau badan dari organisasi tersebut, atau setiap orang yang bertindak dalam suatu jabatan resmi. PASAL 22. PERANGKAT MILIK PEMERINTAH/RTI Vendor bertanggung jawab atas segala perangkat yang disediakan oleh RTI/Pemerintah (misalnya, laptop, perlengkapan pelindung diri, perabot rumah tangga, peralatan komunikasi, dan sebagainya) yang diberikan oleh RTI kepada karyawan Vendor berdasarkan Pesanan Pembelian ini. Oleh karena itu, Vendor wajib mematuhi ketentuan FAR Bagian 45.5. Vendor menanggung risiko dan bertanggung jawab atas kehilangan atau pengrusakan atau kerusakan pada perangkat milik Pemerintah/RTI setelah diserahkan kepada karyawan Vendor. Dalam hal terjadi kehilangan, kerusakan atau pengrusakan pada perangkat milik Pemerintah/RTI oleh Vendor, RTI dapat mengadakan penyesuaian yang sebanding terhadap harga subkontrak demi kepentingan RTI/Pemerintah. PASAL 23. GARANSI Vendor menjamin dan menyatakan bahwa barang-barang yang diserahkan berdasarkan pesanan pembelian ini dalam kondisi baik dan layak digunakan untuk keperluan tertentu yang disebutkan dalam pesanan pembelian. PASAL 24. BAHASA Pesanan pembelian ini dan semua pemberitahuan, komunikasi dan dokumen yang diajukan antara kedua belah pihak sesuai dengan pelaksanaan pesanan pembelian ini harus dalam bahasa Inggris, kecuali dinyatakan lain secara tertulis oleh RTI. Segala jasa terjemahan, termasuk kehadiran penerjemah yang memenuhi syarat dan dibutuhkan untuk komunikasi tertulis maupun lisan wajib disediakan oleh Vendor.


www.kinerja.or.id

341


PASAL 25. URUTAN PRIORITAS Dalam hal terjadi ketidaksesuaian antara ketentuan-ketentuan dalam pesanan pembelian ini, ketidaksesuaian itu harus diselesaikan dengan memberikan prioritas berdasarkan urutan berikut ini: (a) teks pesanan pembelian; (b) Rincian Pekerjaan; (c) Ketentuan Umum; (d) ketentuan lain dalam pesanan pembelian, yang dicantumkan sebagai referensi atau cara lain; dan (e) proposal Vendor, bila dicantumkan dalam pesanan pembelian sebagai referensi atau cara lain.

PASAL 26. PELAPORAN PAJAK ASING A. Selama periode pesanan pembelian ini, Vendor wajib menyerahkan laporan “awal/sementara” dan “akhir” setiap tahun mengenai nilai pajak asing per tanggal setiap laporan yang dibebankan oleh pemerintah asing atas transaksi pembelian komoditas senilai $500 (Dolar AS) atau lebih yang dibiayai dengan dana dari Pemerintah AS dalam pesanan pembelian ini selama tahun fiskal Pemerintah AS sebelumnya, dan jumlah yang mendapatkan penggantian dari pemerintah asing. Laporan negatif diminta setiap periode. Laporan “awal” harus disampaikan pada atau sebelum tanggal 17 Oktober dan laporan “akhir” harus diserahkan pada atau sebelum tanggal 16 Maret. Untuk tujuan klausul ini: (i) “Komoditas” memaksudkan bahan, benda, pasokan, barang atau peralatan; (iii) “Pemerintah asing” mencakup lembaga pemerintah asing; (iv) “Pajak asing” memaksudkan pajak pertambahan nilai serta bea masuk yang diperhitungkan oleh pemerintah asing atas suatu komoditas. Pajak asing tidak termasuk pajak penjualan asing. B. Isi Laporan. Laporan harus mencantumkan: (i) nama Vendor; (ii) nama kontak dilengkapi dengan nomor telepon, faksimili dan email; (iii) nomor pesanan pembelian; (iv) jumlah pajak asing yang diperhitungkan untuk setiap pemerintah asing; (v) jumlah pajak asing yang mendapatkan penggantian dari setiap pemerintah asing.

C. Vendor harus mencantumkan ketentuan pelaporan ini dalam seluruh subkontrak yang ada pada tingkat yang lebih rendah.

342


www.kinerja.or.id

PASAL 27. KEIKUTSERTAAN Pesanan Pembelian ini didanai seluruhnya atau sebagian dengan dana dari Pemerintah Amerika Serikat. Pemerintah Amerika Serikat atau departemen, instansi atau pegawai-pegawainya tidak menjadi atau tidak akan menjadi salah satu pihak dari Perjanjian ini atau subkontrak pada tingkat yang lebih rendah. Tidak ada kerja sama antara Klien Pemerintah dan Vendor yang dibentuk melalui Perjanjian ini. Semua komunikasi mengenai Perjanjian ini harus ditujukan kepada RTI dan bukan klien RTI.

PASAL 28. PENYIMPANAN DAN AKSES KE CATATAN Vendor wajib memelihara pembukuan, catatan, dokumen, arsip program dan pelayanan individu, dan buktibukti lain pembukuannya serta prosedur dan praktek penagihan yang dilakukannya yang secara memadai dan sepatutnya mencerminkan segala biaya langsung maupun tidak langsung yang dikeluarkan dalam pelaksanaan Perjanjian ini. Catatan-catatan tersebut pada setiap waktu yang wajar harus dipantau, diperiksa, dikaji atau diaudit oleh karyawan atau agen yang berwenang dari RTI atau Pemerintah AS. Vendor wajib menyimpan seluruh catatan tersebut mengenai Perjanjian ini selama tiga (3) tahun setelah berakhirnya Perjanjian. Jika ada gugatan, tuntutan atau audit sebelum tanggal berakhirnya jangka waktu tiga tahun tersebut, maka catatancatatan tersebut harus disimpan sampai seluruh gugatan, tuntutan atau temuan-temuan audit yang menyangkut catatan-catatan itu diselesaikan.

PASAL 29. HAK UNTUK MENERBITKAN/MEMBERIKAN INFORMASI Tanpa mendapatkan persetujuan tertulis sebelumnya dari Administrator Subkontrak RTI, Vendor tidak boleh, dan mewajibkan subkontraktornya pada setiap tingkatan untuk tidak, memberikan publisitas, iklan, terbitan berita atau penyangkalan atau penegasan hal-hal tersebut sehubungan dengan Perjanjian ini atau Jasa atau program terkait. Vendor bertanggung jawab kepada RTI atas setiap pelanggaran kewajiban oleh subkontraktornya.

PASAL 30. STANDAR ETIK DAN PERILAKU BISNIS RTI telah menetapkan standar etik yang sangat tinggi bagi karyawan-karyawannya. RTI memperhatikan ketaatan kepada standar perilaku bisnis perusahaan maupun kepatuhan terhadap semua peraturan perundangundangan AS maupun non-AS bukan hanya sebagai ketentuan hukum melainkan lebih dari itu, kewajiban etika


www.kinerja.or.id

343


bagi semua. Dengan menjadi Vendor RTI, anda diharapkan dapat menerapkan dan mematuhi standar yang sama. Dengan demikian, Perjanjian ini mencakup “Standar Etik dan Perilaku Bisnis untuk Rekanan RTI” sebagai referensi, dengan kekuatan dan pengaruh yang sama seperti diberikan sebagai teks yang lengkap. Standar yang berlaku dapat diakses melalui website RTI: http://www.rti.org. Apabila diminta, Administrator Subkontrak dapat memberikan salinan standar tersebut dalam bentuk tercetak.

PASAL 31. PERINTAH EKSEKUTIF MENGENAI PEMBIAYAAN TERORISME Vendor diingatkan bahwa Perintah Eksekutif AS dan undang-undang AS melarang transaksi dengan, dan pemberian sumber daya dan dukungan kepada, individu dan organisasi yang berkaitan dengan terorisme. Vendor bertanggung jawab secara hukum untuk memastikan ketaatan terhadap Perintah Eksekutif dan undang-undang tersebut. Ketentuan ini harus dicantumkan dalam semua subkontrak/sub-award yang dikeluarkan berdasarkan Perjanjian ini.

PASAL 32. INSPEKSI DAN PENERIMAAN Penerimaan pekerjaan yang dituangkan dalam Perjanjian ini akan dilakukan oleh Perwakilan Teknis RTI atau kuasanya. RTI dan Pemerintah berhak menginspeksi dan mengevaluasi pekerjaan yang telah atau sedang dilaksanakan di bawah Perjanjian ini dan lokasi di mana pekerjaan sedang dilaksanakan, pada setiap waktu yang wajar dan dengan cara yang tidak mengganggu kelancaran pelaksanaan pekerjaan. Apabila RTI atau Pemerintah melaksanakan inspeksi atau evaluasi di lokasi Vendor atau subkontraktornya maka Vendor wajib memberikan, dan meminta subkontraktornya untuk memberikan, segala fasilitas dan bantuan yang wajar demi terlaksananya tugas-tugas ini secara aman dan mudah.

PASAL 33. PERUBAHAN Tanpa pemberitahuan terlebih dulu kepada penjamin dan dilakukan secara tertulis, Administrator Subkontrak RTI dapat memerintahkan perubahan dalam lingkup umum Perjanjian ini. Vendor harus segera melaksanakan perintah itu. Apabila perubahan tersebut menambah atau mengurangi biaya atau waktu yang diperlukan untuk melaksanakan Perjanjian ini maka para pihak wajib membahas penyesuaian yang sebanding pada harga atau

344


www.kinerja.or.id

jadwal, atau keduanya, yang mencerminkan pertambahan atau pengurangan tersebut. RTI akan melakukan perubahan yang diperlukan terhadap Perjanjian ini secara tertulis. Apabila Vendor menganggap bahwa perilaku RTI mengalami perubahan maka Vendor harus segera memberitahukan Administrator Subkontrak RTI (dalam 5 hari kerja) secara tertulis mengenai sifat perilaku tersebut dan pengaruhnya terhadap kinerja Vendor. Sebelum menerima arahan dari Administrator Subkontrak RTI, Vendor tidak boleh melakukan tindakan apapun untuk melaksanakan perubahan tersebut.

PASAL 34. PERSONIL UTAMA Vendor wajib menyediakan personil utama yang ditugaskan untuk melaksanakan pekerjaan berdasarkan pesanan pembelian ini, bila ada. Personil utama yang disebutkan dalam pesanan pembelian ini dianggap penting dalam melaksanakan pekerjaan dalam pesanan pembelian ini. Sebelum memutasi personil utama yang ditugaskan, Vendor wajib memberitahukan Koordinator Proyek RTI jauh di muka serta menyampaikan alasan dan penjelasannya (termasuk usulan pengganti) dengan cukup terperinci agar dapat dilakukan evaluasi terhadap dampaknya atas pesanan pembelian ini (termasuk implikasi biaya, bila ada). Vendor tidak boleh melakukan mutasi atau penggantian personil tanpa izin tertulis sebelumnya dari RTI. RTI akan menyetujui semua personil Vendor yang ditugaskan untuk melaksanakan pekerjaan berdasarkan pesanan pembelian ini. RTI berhak memerintahkan pencabutan personil Vendor yang melaksanakan perintah tugas ini karena melakukan wanprestasi dan/atau berkelakuan buruk. Vendor wajib menjalankan setiap perintah dari RTI untuk mencabut dan menangguhkan jasa setiap personil Vendor berdasarkan pesanan pembelian ini. Dalam hal terjadi wanprestasi, biaya penggantian (yaitu perjalanan dinas dan transportasi, dsb) menjadi tanggung jawab Vendor. Vendor wajib memenuhi dan mematuhi semua ketentuan mengenai persetujuan (termasuk perjalanan ke luar negeri) dan keamanan bagi personilnya yang melaksanakan pekerjaan berdasarkan pesanan pembelian ini yang mungkin diminta oleh RTI dan/atau klien RTI yang menyediakan pendanaan untuk pesanan pembelian ini.

PASAL 35. KEADAAN KAHAR Keterlambatan dalam atau kegagalan untuk melaksanakan tugas yang dipikul oleh salah satu pihak dalam Perjanjian ini tidak dianggap sebagai pelanggaran apabila keterlambatan atau kegagalan itu disebabkan oleh


www.kinerja.or.id

345


faktor-faktor di luar kendali wajar pihak yang memohon keringanan berdasarkan Perjanjian ini, termasuk tetapi tidak terbatas pada, kebakaran, ledakan, sengketa buruh, kecelakaan, kekurangan atau kegagalan sarana transportasi, epidemi, topan, banjir, kekeringan, perang yang dinyatakan maupun tidak dinyatakan secara resmi, revolusi, huru-hara, kerusuhan, blokade atau embargo, atau karena alasan undang-undang, pernyataan hukum, ordinans, tuntutan atau ketentuan dari instansi pemerintah atau penguasa. Pihak yang memohon keringanan dalam ketentuan ini harus memberitahukan pihak lainnya secara tertulis mengenai keadaan yang menyebabkan keterlambatan atau kegagalan tersebut dan harus menyampaikan perkiraan dampaknya terhadap pelaksanaan pekerjaan.

PASAL 36. HASIL KERJA (DELIVERABLES) DAN LAPORAN TEKNIS A. Ketentuan mengenai hasil kerja ditetapkan dalam Apendiks D, Rincian Pekerjaan/Anggaran. Semua hasil kerja harus dialamatkan kepada Manajer Proyek RTI. B. Terlepas dari ketentuan lain mengenai pembayaran dalam Perjanjian ini, kegagalan Vendor untuk menyerahkan laporan yang diwajibkan pada waktunya atau untuk melaksanakan atau menyerahkan pekerjaan, pasokan atau jasa yang dibutuhkan secara memuaskan kepada Manajer Proyek RTI akan mengakibatkan penundaan pembayaran berdasarkan Perjanjian ini kecuali jika kegagalan itu disebabkan oleh faktor-faktor yang berada di luar kendali dan bukan kesalahan atau kelalaian Vendor.

346


www.kinerja.or.id

Lampiran 4.3 - Contoh Penawaran Harga (bervariasi tergantung perusahaan/supplier)

KOP PERUSAHAAN

Nama perusahaan/supplier Alamat perusahaan Telepon:….. Email:………. No Surat/Ref : XX/ABC/20XX Tanggal : XX-XX-20XX Kepada yth, Organisasi XX Procurement/Admin Staff Attn. : Bpk. Firman Dengan Hormat, Bersama ini kami sampaikan penawaran harga sebagai berikut: No 1

Keterangan

Jumlah

Harga

Total Harga

Telephone Satellite

1 unit

Rp. 5.200.000,-

Rp. 5.200.000,-

TOTAL

Rp. 5.200.000,-

Thuraya Series XCW120 Termasuk Thuraya SIM Card Kapasitas bicara 100 menit

Syarat dan Kondisi: - Pengiriman 2-3 Hari setelah PO (Jika kondisi barang ready stock) - Pelunasan 2 Minggu setelah Invoice - Harga FOB Jakarta - Penawaran berlaku 2 minggu dari tanggal penawaran Hormat Kami, Stempel

Harry Lim


www.kinerja.or.id

347


Lampiran 4.4 - Analisis Penawaran

Bid Analysis Location: Makassar Permintaan Pembelian No. Item

Uraian Item

No.

Qty Unit

/ Hari

Pemasok 1

Pemasok 2

SANTIKA MAKASSAR HOTEL

PANTAI GAPURA HOTEL

M&E Workshop

Jl. Sultan Hasanuddin No.40

Jl. Pasar Ikan No.10

C/I 17 September 2012

Makassar

Makassar

C/O 21 September 2012

0411 33233

0411 3680222

Penginapan

17 - 21 September 2012

Hunian Ganda

9

4

Rp

Hunian Ganda

9

Rp19,980,000

Rp

1

Rp 506,000

Rp 4,554,000

Paket Pertemuan

19

3

Rp

Rp 17,100,000

Rp

18 - 20 September (2CB + Makan Siang + Malam)

555,000

300,000

-

-

17

3

Rp 575,000

Rp 29,325,000

2

3

Rp 360,000

Rp 2,160,000

9

3

Rp

-

Rp

-

PAKET PERTEMUAN FULLBOARD (twin sharing)

Paket pertemuan full-day tambahan

FULL BOARD MEETING PACKAGE (twin sharing) biaya per ruang

3

3

Peralatan & Fasilitas Tambahan

348

Malam

Biaya listrik (menggunakan lebih dari 5 laptop) Biaya listrik (menggunakan lebih dari 5000watt)

Harga


www.kinerja.or.id

IDR

37,080,000

IDR

36,039,000

Pemasok 3

Pemasok 4

Pemasok 3

QUALITY MAKASSAR HOTEL

MERCURE REGENCY HOTEL

KENARI TOWER HOTEL

Jl. Yosef Latumahina No.30

Makassar

Ph. 0411 - 874249

Rp

Rp

Rp

550,000

Rp

Rp 550,000

Rp

4,950,000

Rp

475,000

Rp 17,100,000

Rp

-

Rp

Rp

Rp

Rp

-

-

Rp

295,000

Rp 16,815,000

4,950,000

-

-

Rp

425,000

Rp 21,675,000

Rp

-

Rp

Rp

250,000

Rp

1,500,000

Rp

-

Rp 280,000

Rp

1,680,000

Rp

-

Rp 800,000

Rp

21,600,000

Rp

500,000

Rp

1,500,000

IDR

29,625,000

Rp 750,000

IDR

33,915,000

IDR


Rp

-

2,250,000

30,480,000

www.kinerja.or.id

349


Catatan:

PO diserahkan kepada:

Dipersiapkan oleh:

Nama Jelas

:

Jabatan

: Asisten Admin

Tgl.

:

350


www.kinerja.or.id

Diperiksa dan Direkomendasikan oleh:

Disetujui untuk pembelian:

Nama Jelas : Ari Pujiastuti

Nama Jelas

: Catherine Oenawihardja

Jabatan

: Pejabat Pengadaan

Jabatan

: Manajer Keuangan & Operasional

Tgl.

:

Tgl.

:


www.kinerja.or.id

351


Lampiran 4.5 - Justifikasi Vendor dan Formulir Verifikasi Harga

FORMULIR JUSTIFIKASI DAN VERIFIKASI HARGA VENDOR Khusus Kantor Non-ACCPAC Formulir ini harus dilengkapi dan dilampirkan dalam pesanan pembelian untuk semua pengadaan dengan kontrak atau dana hibah yang bernilai seluruhnya $3,000 atau lebih. Pengadaan:

[ ]

Jasa

Dipersiapkan oleh: (Nama lengkap)

[

]

Barang

Tanggal:

Bagian A – Penawaran (Minimum 3 penawaran.) (1) Nama Vendor:

Harga Ditawarkan: $ Tgl.:

(2) Nama Vendor:


(3) Nama Vendor:


Bagian B – Lengkapi bagian ini apabila sumber tunggal atau penawaran terendah tidak terpilih. Beri tanda.

□ Sumber Dipilih – Ada vendor alternatif tetapi satu vendor terpilih • • •

Mempunyai tenaga ahli yang dibutuhkan dan akan menyediakannya selama jangka waktu yang dibutuhkan; kesiapan langsung tenaga ahli yang dibutuhkan menjadi faktor utama dalam pemilihan. Satu-satunya sumber yang diketahui dapat bekerja menurut jadwal. Sebelumnya telah menyediakan sistem yang ada atau yang semula, yang dengannya barang/jasa yang dibutuhkan pasti akan kompatibel. Catatan: Untuk pembelian dari salah satu sumber terpilih, jelaskan secara singkat dalam lampiran formulir ini alasan penolakan sumber-sumber lain yang dinilai.

□ Sumber Tunggal – Vendor lain dengan keahlian yang dibutuhkan diketahui tidak mampu memenuhi persyaratan

sepenuhnya. (Sumber tunggal hendaknya menjadi perkecualian, bukan aturan. Metode ini tidak dapat dibenarkan atas dasar kurangnya perencanaan di muka atau perhatian terhadap berakhirnya masa berlaku pendanaan).

Bagian C – Analisis Biaya/Harga Pilih satu atau lebih dari pernyataan berikut yang memperlihatkan kewajaran harga terpilih. Harta dianggap wajar jika tidak melebihi biaya yang akan dikeluarkan oleh orang yang berhati-hati dalam melaksanakan bisnis yang kompetitif.

□ Penawaran responsif terendah dapat diterima. □ Harga yang ditawarkan mencakup diskon yang tidak tersedia bagi masyarakat umum dan mencerminkan penghematan yang substansial dalam kontrak. Harga yang ditawarkan hampir sama dengan harga-harga sebelumnya yang telah dibayar untuk barang/jasa yang sama atau serupa. □ Harga yang ditawarkan hampir sama dengan perkiraan internal RTI untuk barang/jasa serupa. □ Harga yang ditawarkan dicantumkan sebagai bagian dari proposal menyeluruh RTI untuk kegiatan yang akan dilakukan dan disetujui oleh USAID seperti yang diusulkan. □ Vendor menyatakan bahwa harga yang ditawarkan sama dengan yang dikenakan kepada pelanggan istimewa Vendor. □ Harga diperoleh dari katalog terkini atau daftar harga tercetak standar dari vendor terpilih.

□

Keterangan tambahan:

352


www.kinerja.or.id

Lampiran 4.6 - Contoh Formulir Justifikasi Sumber Tunggal

FORMULIR JUSTIFIKASI SUMBER TUNGGAL Sumber Tunggal: Pembelian di mana pengadaan hanya tersedia melalui satu sumber.

Ref. PR 11/NO/0043

Tanggal: 25 Januari 2011

1. Sumber Yang Diusulkan: (pemasok atau produsen)

Nama Perusahaan

: PT Mulia Persada Pacific (Manajemen gedung BRI II)

Alamat

: BRI II Building

Jl. Jend. Sudirman Kav. 44-46, Jakarta, Indonesia

PIC

: John Cheng Lim (General Manager)

Telepon

: +62 21 5713889

2. Lingkup Pekerjaan: (Uraian bahan/jasa yang akan disediakan) PT Mulia Persada Pacific akan melaksanakan Pekerjaan Mekanik & Listrik sebagai bagian dari ketentuan wajib mengenai pengaturan kelengkapan bangunan. PT Mulia hanya akan melaksanakan pekerjaan penting untuk menghindari kegagalan pada keamanan dan keselamatan gedung, termasuk pemasangan perangkat di plafon (sprinkler, smoke detector, heat detector, dan sebagainya) sebagaimana disebutkan dalam penawaran harga (terlampir) sedangkan pekerjaan ME lainnya akan dilakukan bersama dengan kontraktor yang kami tunjuk (PT Multi Cahaya Cemerlang). 3. Kemampuan Eksklusif: (Uraian kemampuan unik dari Sumber yang Diusulkan dan/atau personilnya untuk melaksanakan pekerjaan ini; dan alasan mengapa ini menjadi satu-satunya sumber yang tersedia. Lihat Instruksi untuk perincian lebih lanjut mengenai penyusunan alasan ini). _____________________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________________ ____________ Pengguna Akhir/Pihak yang Meminta

Tanda Tangan Pihak yang Meminta

Tanggal

Supervisor/Manajer Program/Koordinator Regional

Tanda Tangan Supervisor

Tanggal

Disetujui oleh Chief Of Party

Tanda Tangan Chief of Party

Tanggal


www.kinerja.or.id

353


FORMULIR INSTRUKSI SUMBER TUNGGAL Dalam situasi di mana hanya ada Sumber Tunggal, Pejabat Pengadaan harus melengkapi Formulir Sumber Tunggal dan melampirkannya pada file yang tepat. Apabila Sumber Tunggal mencakup peralatan dengan merek tertentu maka justifikasi Sumber Tunggal juga harus mencakup justifikasi Merek Tunggal. Nomor Permintaan/Pesanan Pembelian:

Isi Nomor Permintaan Barang/Pesanan Pembelian yang tepat.

Sumber yang Diusulkan:

Isi nama dan nomor telepon penyedia (jasa) atau produsen (barang).

Lingkup Pekerjaan:

Isi informasi yang menjelaskan konteks sumber tunggal, misalnya fungsi barang atau jasa. Di mana dan bagaimana barang atau jasa itu akan digunakan, lingkungan operasionalnya, pengalaman atau riwayat sebelumnya, dan sebagainya. Gunakan istilah-istilah yang mudah dipahami semua orang untuk menjelaskan upaya-upaya yang dilakukan dalam mencari kemungkinan sumber-sumber lain seperti memeriksa daftar pemasok/produsen (Thomas Register), Organisasi Industri, penelusuran Internet, Konsultan, RFI, Laboratorium Pembeli, Iklan di Publikasi Industri, kontak dengan Pembeli, dan sebagainya. Gunakan lembar tambahan bila diperlukan.

Kemampuan Eksklusif:

Uraikan kemampuan unik pemasok yang diusulkan dan jelaskan mengapa ia menjadi satu-satunya sumber yang tersedia. Berikan perinciannya. Berikut ini adalah beberapa contoh keadaan yang membenarkan metode Sumber Tunggal. Hanya sumber yang diusulkan yang dapat menyediakan jasa karena mempunyai pengalaman sebelumnya atau pengembangan kurva pembelajaran yang menunjukkan pengeluaran berlebihan untuk duplikasi. (Kelebihan biaya harus dihitung.) Penggunaan sumber alternatif untuk menduplikasi kemampuan ini akan menimbulkan biaya yang berlebihan bagi Proyek. (Kelebihan biaya harus dihitung.) Hanya satu penyedia (pemasok) yang dapat memenuhi persyaratan teknis karena memiliki kompetensi atau keahlian teknis yang unik (Persyaratan teknis harus valid dan dapat diverifikasi.) Barang tidak sesuai dengan persyaratan untuk Sumber Tunggal tetapi penggunaan produk dari produsen lain dapat menimbulkan biaya yang berlebihan bagi Proyek. (Kelebihan biaya harus dihitung.) Hanya ada satu sumber yang mempunyai paten atau hak eksklusif untuk menyediakan barang/jasa. (Misalnya, produk hanya tersedia dari satu produsen, pengembang perangkat lunak, dan sebagainya). Atau, hanya ada satu pemasok yang mampu menyediakan barang atau jasa tersebut. Keadaan atau pertimbangan pendukung lain adalah, bila ada, dampak negatif terhadap Proyek akibat tidak menggunakan sumber yang diusulkan, biaya berlebihan untuk menciptakan dan mengadakan inventarisasi duplikat dan/atau pelatihan pegawai yang menimbulkan biaya yang berlebihan, tidak ada nilai tambah, dan pertimbangan lain yang belum disebutkan di atas. (Alasan yang saksama dan/atau data biaya berlebihan yang dapat diverifikasi harus diberikan.) Gunakan lembar tambahan bila diperlukan.

354


www.kinerja.or.id

Lampiran 4.7 – Peraturan USAID – ADS 303

Ketentuan Standar Mengenai Sumber dan Kebangsaan (ADS 303)

ATURAN KELAYAKAN USAID UNTUK BARANG DAN JASA (FEBRUARI 2012)

(Ketentuan ini tidak berlaku bagi barang atau jasa apabila pengadaannya dilakukan dengan dana swasta sebagai bagian dari skema pembagian biaya (cost sharing) atau dengan Pendapatan Program yang dihasilkan di bawah award.) Acuan mengenai kelayakan barang atau jasa tertentu dapat diperoleh dari Pejabat Bidang Perjanjian. Kebijakan dan definisi USAID mengenai sumber dan kebangsaan terdapat dalam 22 CFR Bagian 228, Aturan tentang Pengadaan Komoditas dan Jasa yang Dibiayai dengan Dana Program Federal USAID yang dicantumkan dalam Award ini dan seluruh bagiannya. 22 CFR 228 ini didukung dengan kebijakan dan prosedur dalam ADS Pasal 310 dan 312. a.

Barang dan Jasa yang Tidak Layak dan Dilarang” (1) Barang dan Jasa yang Tidak Layak. Dalam situasi apapun, penerima (recipient) tidak boleh melakukan pengadaan berikut ini dalam award ini: (i)

Peralatan militer,

(ii)

Peralatan pengintaian,

(iii)

Komoditas dan jasa untuk mendukung kepolisian atau kegiatan penegakan hukum lainnya,

(iv)

Peralatan dan jasa aborsi,

(v)

Barang mewah dan peralatan judi, atau

(vi)

Peralatan modifikasi cuaca.

(2) Pemasok yang Tidak Layak. Dana yang disediakan dalam award ini tidak boleh digunakan untuk mengadakan barang atau jasa yang disediakan oleh perusahaan atau individu yang namanya tercantum dalam “Daftar Pihak yang Dilarang Ikut Dalam Program Pengadaan dan Nonpengadaan Federal” (Lihat https://www.epls.gov/). USAID akan memberikan salinan daftar ini kepada penerima (recipient) bila diminta. (3) Barang yang Dilarang. Penerima (recipient) harus mendapatkan izin tertulis sebelumnya dari Pejabat Bidang Perjanjian atau harus memenuhi prosedur yang diwajibkan dalam waiver yang berlaku sebagaimana yang disampaikan oleh Pejabat Bidang Perjanjian ketika akan mengadakan barang atau jasa berikut ini:


www.kinerja.or.id

355


b.

(i)

Komoditas pertanian,

(ii)

Kendaraan bermotor,

(iii)

Produk farmasi,

(iv)

Pestisida,

(v)

Peralatan bekas,

(vi)

Barang sisa milik Pemerintah Amerika Serikat, atau

(vii)

Pupuk

Sumber dan Kebangsaan: Aturan kelayakan barang dan jasa berdasarkan sumber dan kebangsaan dibagi menjadi dua kategori: Kategori pertama berlaku apabila total unsur pengadaan selama berlangsungnya award paling tinggi sebesar $250.000, dan kategori kedua berlaku apabila total unsur pengadaan selama berlangsungnya award mencapai lebih dari $250.000. Total unsur pengadaan meliputi pengadaan semua jenis barang (misalnya, peralatan, bahan/materi, pasokan) dan jasa. Acuan mengenai kelayakan barang atau jasa tertentu dapat diperoleh dari Pejabat Bidang Perjanjian.

1) Apabila total unsur pengadaan selama berlangsungnya award ini paling banyak bernilai $250.000 maka sumber resmi untuk pengadaan semua barang dan jasa yang bisa mendapatkan penggantian (reimbursement) di bawah award ini adalah Kode Geografis USAID 935, “Special Free World” (Dunia Bebas Khusus). Barang dan jasa tersebut harus memenuhi ketentuan sumber dan kebangsaan yang dituangkan dalam 22 CFR 228. 2) Apabila total unsur pengadaan melebihi $250.000, maka ketentuan berikut ini berlaku: Kecuali jika disetujui atau diperintahkan secara spesifik di muka oleh Pejabat Bidang Perjanjian, semua barang dan jasa yang dibiayai dalam dolar AS yang akan mendapatkan penggantian di bawah award ini harus memenuhi ketentuan sumber dan kebangsaan yang dituangkan dalam 22 CFR 228 untuk kode geografis resmi yang disebutkan dalam skedul award ini. Apabila tidak ada yang disebutkan maka sumber resminya adalah Kode 937.

c.

Apabila USAID memutuskan bahwa penerima (recipient) telah melakukan pengadaan barang atau jasa dalam award ini berbeda dengan syarat-syarat dari ketentuan ini dan telah menerima pembayaran untuk keperluan tersebut maka Pejabat Bidang Perjanjian dapat meminta penerima untuk mengembalikan seluruh dana pembelian tersebut.

Ketentuan ini harus dicantumkan dalam semua sub-perjanjian yang melibatkan pengadaan barang atau jasa.

356


www.kinerja.or.id

[AKHIR KETENTUAN]

PEMBAGIAN BIAYA (DANA PENDAMPING) (FEBRUARI 2012)

PEMBERLAKUAN: Ketentuan ini, beserta 22 CFR 226, berlaku apabila penerima (recipient) telah setuju atau diwajibkan untuk berbagi biaya atau menyediakan dana pendamping (matching share).

PEMBAGIAN BIAYA (DANA PENDAMPING) (Februari 2012)

a. Apabila pada akhir suatu periode pendanaan, penerima (recipient) telah mengeluarkan dana Federal kurang dari jumlah atau persentase pengeluaran total yang disepakati maka Pejabat Bidang Perjanjian dapat menggunakan selisihnya untuk mengurangi jumlah pendanaan tambahan USAID pada periode pendanaan berikutnya. Apabila award telah habis masa berlakunya atau diakhiri maka Pejabat Bidang Perjanjian dapat meminta penerima untuk mengembalikan selisih dana tersebut kepada USAID. b. Persyaratan sumber dan kebangsaan dan ketentuan barang terlarang yang ditetapkan dalam Ketentuan Standar yang berjudul “Aturan Kelayakan Barang dan Jasa USAID” tidak berlaku untuk pengeluaran dengan mekanisme pembagian biaya (dana pendamping).

[AKHIR KETENTUAN]


www.kinerja.or.id

357

Lampiran Bab 5 - Manajemen Inventaris

Lampiran 5.1 - Template Basis Data Inventaris

Daftar Inventaris Aset/ Property No.

Kode Produk

Pesanan Pembelian No.

Tanggal Pembelian

Merek

Model No.

Serial No.

Spesifikasi

Daerah

Kota

Komputer/ Laptop

0212751INDO0018

28-Apr-11

Toshiba

Satellite L645

2B039063W

Intel core i3380M, 2GB DDR3 SDRAM, 320GB SATA, 14”LED

Aceh

Banda Aceh

Location :

358

Dipersiapkan oleh,

Diusulkan oleh (untuk Pengalihan/Transfer Inventaris)

Nama dan TTD

Nama dan TTD

Jabatan

Jabatan

Tgl.

Tgl.


www.kinerja.or.id

Khusus untuk Pengalihan/Transfer Lokasi

Manajer

Pejabat Property

Pengguna

Status

Kondisi

Sumber Dana

Nilai

Catatan

Pengalihan/ Transfer Inventaris

Alasan

Banda Aceh District

ABC

XYZ

AAA

Aktif

Baru

USAID

Rp XXX

Dipindahkan ke pemakai BBB (nama orang)

Organisasi CCC (penerima pengalihan asset

Tujuan Pengalihan

Disetujui oleh

Nama dan tandatangan Posisi Tanggal


www.kinerja.or.id

359

Lampiran Bab 6 - Manajemen Acara

Lampiran 6.1 - Contoh Kerangka Acuan Kerja

TERM OF REFERENCE Orientasi Organisasi Mitra Pelaksana Program KINERJA USAID Paket : Persalinan Aman, IMD dan ASI EKSKLUSIF 17 – 21 September 2012

A. Latar Belakang Program KINERJA USAID yang merupakan program bantuan teknis di 20 Kabupaten/kota mitra di 4 Provinsi di Indonesia (Aceh, Kalimantan Barat, Sulawesi Selatan, Jawa Timur) serta pada tahun ini mendapatkan penugasan tambahan untuk bekerjasama di 4 Kabupaten di Propinsi Papua. Salah satu pendekatan Program KINERJA USAID adalah penguatan Intermediary Organization (IO) atau Organisasi Mitra Pelaksana (OMP) dalam melaksanakan bantuan teknis di Kab/Kota mitra KINERJA, dimana pada tahun/round pertama telah berjalan dan pada saat ini round kedua akan segera dimulai. Program KINERJA USAID yang berfokus pada peningkatan tata kelola pelayanan publik, yang berfokus pada sektor pendidikan, kesehatan dan perbaikan iklim usaha melalui beberapa paket pilihan merupakan paket komprehensif yang secara berimbang akan memberikan penguatan baik kepada pihak penyedia layanan (supply side) maupun kepada pihak pengguna layanan (demand side) dalam upaya peningkatan pelayanan publik. Organisasi Mitra Pelaksana (OMP) paket persalinan aman, inisiasi menyusu dini dan ASI ekslusif yang telah terpilih melalui proses seleksi yang kompetitif yang akan segera bertugas untuk melaksanakan bantuan teknis baik kepada pihak penyedia maupun pihak pengguna layanan memerlukan suatu pembekalan / orientasi agar dalam melaksanakan pendampingan dan fasilitasi di Kab/kota dapat sesuai dengan target capaian dan pendekatan yang diharapkan Program KINERJA USAID. Kegiatan ini juga dimaksudkan untuk penyamaan persepsi antara pihak KINERJA dan OMP terhadap rencana kerja yang menjadi acuan OMP dalam melaksanakan bantuan teknis di Kab/kota mitra agar apa yang akan dilaksanakan dapat disepakati bersama dalam kegiatan orientasi OMP ini. Lokakarya orientasi ini difokuskan pada pembekalan/penguatan aspek teknis pelaksanaan bantuan teknis, untuk pembekalan /penguatan aspek keuangan dan administrasi akan dilakukan secara paralel di masing-masing provinsi.

360


www.kinerja.or.id

Adapun OMP yang terpilih untuk melaksanakan bantuan teknis round kedua ini adalah : No

Aceh

Jatim

Sulsel

1

IMPACT - Aceh tenggara

YAPIKMA : - Kota Probolinggo - Kab. Jember

FIK ORNOP: - Luwu - Luwu Utara

2

PKPA - Simeulue

LPA TULUNGAGUNG: - Kab. Tulungagung - Kab. Probolinggo

KOPEL - Kota Makassar - Bulukumba

Kal bar PKBI Kalbar : - Melawi - Sekadau - Bengkayang

B. Maksud dan Tujuan Maksud dan tujuan pertemuan orientasi OMP Kesehatan ini adalah untuk memberikan pembekalan kepada personil OMP dalam melaksanakan bantuan teknis KINERJA USAID di Kab/Kota mitra agar dapat mencapai hasil yang diharapkan. Secara khusus, kegiatan ini bertujuan untuk: a. Memberikan pemahaman tentang program KINERJA USAID dan paket-paket bantuan teknisnya b. Meningkatkan pemahaman dan penyamaan persepsi terhadap rencana kerja dan pendekatan yang akan dilaksanakan di Kab/Kota Mitra c. Memberikan pemahaman terhadap target pencapaian sesuai dengan indikator kinerja yang telah disepakati pihak USAID d. Memberikan acuan (guideline) kepada OMP dalam melaksanakan fasilitasi dan pendampingan di Kab/Kota mitra e. Berbagi pengalaman dan informasi kondisi umum Kab/kota mitra sebagai referensi bagi OMP dalam menetapkan strategi terbaik dalam melaksanakan rencana kerjanya f. Berbagi pengalaman dan informasi antar OMP terhadap teknik advokasi, komunikasi dan koordinasi yang efektif g. Meningkatkan kapasitas dalam mendokumentasikan praktek baik yang akan dihasilkan dalam pendampingan Kab./Kota. C. Keluaran (Output) Lokakarya Orientasi OMP Kesehatan ini diharapkan akan menghasilkan keluaran sebagai berikut: a. OMP memahami Program KINERJA secara utuh beserta paket bantuan teknisnya b. Adanya persepsi yang sama terhadap rencana kerja dan pendekatan yang akan dilaksanakan c. Pemahaman OMP terhadap indikator kinerja sebagai target pencapaian bantuan teknis d. Pemahaman modul Panduan Pelaksanaan Persalinan Aman, IMD dan Inisiasi Menyusu Dini dan mampu menyusun strategi implementasinya e. OMP mendapatkan informasi kondisi spesifik di wilayah dampingannya


www.kinerja.or.id

361


f. OMP peningkatan kapasitas teknik advokasi, komunikasi dan koordinasi yang efektif g. OMP memiliki Impelementation plan yang realistis seusai dengan PMP dan Kinerja Annual Work Plan. D. Tempat dan Waktu Kegiatan ini akan dilaksanakan pada : Hari / tanggal : Senin- Jum‘at, 17-21 September 2012 Waktu : sesuai agenda Tempat : Hotel Surabaya Plaza – Plaza Boulevard Jl. Pemuda 31 – 37 – Surbaya 60271 Telp. (031) 531 6833 E. Peserta Peserta kegiatan ini adalah sebanyak 56 orang dengan rincian sebagai berikut : No

362

Deskripsi

Jumlah

Nama Peserta

1

Program Manager 7 OMP terpilih

7 orang

2

Perwakilan OMP di 13 Kab./Kota (@2 orang)

26 orang

3

Nara Sumber

1 orang

Kepala Puskesmas Probolinggo

4

Deputy Chief of Party (DCOP)

1 orang

Jana Hertz

5

Advisor dan Technical team

3 orang

Mahlil Ruby, Marcia Soumokil & Muntajid Billah

6

Provincial Coordinator

3 orang

Dina Limanto, Herry Susanto & Purwida Haryati

7

LPSS ( 13 Kab./Kota)

13 orang

8

M& E team

1 orang

Nanda S. Munir

9

STTA Health

1 orang

Aty Uleng Hamid

10

Panitia

1 orang

Hanifah Mahaly

Total

57 orang


www.kinerja.or.id

F. Jadwal Kegiatan No.

Waktu

Materi

Fasilitator (Narasumber)

1

12.00 – 16.00

Check in

Panitia

2

15.30 – 17.00

Briefing Panitia untuk meyakinkan semua persiapan penyelengaraan (PC 5)

DL

Hari I – 17 September 2012

RuangPleno (PC 5) 3

19.00 – 20.00

Pembukaan, ice breaking/perkenalan, dan harapan peserta

MB/BF

4

20.00 – 21.00

Overview Program KINERJA

COP/DCOP

5

21.00 – 21.30

Penggunaan Modul untuk Pendampingan Program KINERJA

MR

Hari II – 18 September 2012 Ruang Pleno (WTC, DOHO) No.

Waktu

Materi


1

08.00 – 08.15

Review harapan peserta

BF

2

08.15 – 09.45

Pengantar Governance dalam Pelayanan Kesehatan

MS

3

09.45 – 10.00

Coffee break

Panitia

4

10.00 – 11.30

Hubungan sektor kesehatan dengan MSF, Media, Gender dan SS

MS

5

11.30 – 12.15

Indikator Pengukuran dan dokumentasi dan insentif

YD

6

12.15 – 13.15

Ishoma

Panitia

7

13.15 – 14.45

Lanjutan Indikator Pengukuran dan dokumentasi dan insentif

YD

Ruang Paralel (DOHO, WTC & PC 5) RUANG A (governance) No.

Waktu

8

14.30 – 15.30

9

15.30 – 16.00

10

16.00 – 17.00

11

20.00 - 21.30

Materi Pengembangan MSF dan Pelaksanaan Fungsinya

RUANG B (Kesehatan)


Materi


MS/MB

Manajemen puskesmas dan Perencanaan BOK yang partisipatif

MR

Coffee break + Shalat Lanjutan MSF

MB/MS

Panitia Lanjutan Manajemen MR Puskesmas

RuangPleno (DOHO, WTC) Sharing pengalaman LPSS dan OMP

DL

Hari III – 19 September 2012 RuangParalel (PC 5 & PC2) RUANG A

RUANG B


www.kinerja.or.id

363


No

Waktu

Materi

1

08.00 – 08.15

Review hari II termasuk agenda materi

2

08.15 – 10.15

Survey Pengaduan

3

09.45 – 10.00

4

10.00 – 12.00

Lanjutan Survey Pengaduan

5

12.00 – 13.00

Ishoma

6

13.00 – 15.00

Advokasi dan IPM

7

15.00 – 15.30

8

15.30 – 17.00


Materi


LPSS

Review hari II termasuk agenda materi

LPSS

MB

Kemitraan Bidan dan Dukun dan Monitoring Kantung Persalinan

MR

Coffee break

Panitia

MB

Lanjutan

MR

MS

SOP PA. IMD dan ASI

MR

Coffee break + Shalat Analisis dan Rekomendasi

MB

Panitia Prosedur Layanan dan Pengaduan dan Service charter

MR

Ruang Pleno (WTC, DOHO) 9

20.00 – 21.30

Tehnik fasilitasi dan komunikasi efektif

BF

Hari IV – 20 September 2012 Ruang Paralel (PC 2 & PC 5) RUANG A

RUANG B

1

08.00 – 08.15

Review hari III termasuk agenda materi

LPSS

Review hari III termasuk agenda materi

LPSS

2

08.15 – 10.00

Strategi promosi hak-hak ibu dan anak melalui media alternatif dan lintas sektor

MS

Penyusunan Kebijakan KIA termasuk ASI

MR

3

10.00 – 10.15

4

10.01 – 12.00

Lanjutan

5

12.00 – 13.00

Ishoma

6

13.00 – 15.00

Baseline survey

MR/Sugih

7

15.00 – 15.30

Coffee break + shalat

Panitia

8

15.30 – 16.15

Lanjutan

MR/Sugih

9

16.15 – 17.15

Pelaporan on Line

YD

10

20.00 – 21.30

OMP Menyusun Implementation Plan

Mandiri

Coffee break MR

Panitia Lanjutan

MR Panitia

Ruang Pleno (PC 5)

364


www.kinerja.or.id

Hari V – 21 September 2012 Ruang Pleno (WTC, DOHO) 1

08.00 – 08.15

Review hari IV termasuk agenda materi

LPSS

2

08.15 – 09.45

Presentasi Implemention plan oleh setiap OMP

MR-MB-MS

3

09.45 – 11.15

RTL

DL

4

11.15 – 12.15

Replikasi dan Penutupan

COP/DCOP

5

12.15-13.15

Check out dan Kembali ke daerah masing-masing

Panitia


www.kinerja.or.id

365


Lampiran 6.2 - Contoh Permintaan Dana Kegiatan

KINERJA PROGRAM Turning knowledge into practice

PERMOHONAN UANG MUKA Nama

: Dina Limanto Jumlah

Jabatan

:

Keperluan

: Rapat Koordinasi untuk Pengembangan Modul KINERJA

139,650,000

Tanggal Uang Muka : 24-Jul-13 Kode Proyek

:

NO 1

Uraian

Jumlah

Transportasi

2

Akomodasi

3

Perlengkapan

4

STTA

28,800,000

5

Per diem

37,100,000

0 43,250,000 500,000

Dina, L 24 July 2013 Diminta/Diterima oleh : -------------------------- Tanda Tangan: -------------------- Tanggal ------ / ------- / ------- Diperiksa oleh: MANAJER KEUANGAN Tanda Tangan: ------------------- Tanggal ------ / ------- / -------- Disetujui oleh: CHIEF OF PARTY Tanda Tangan: ------------------ Tanggal ------ / ------- / -------- Dengan menerima uang muka ini, penerima uang muka memahami dan mengakui bahwa uang muka ini harus dilunasi dalam waktu 60 hari. Uang muka yang belum diselesaikan dalam waktu lebih dari 90 hari akan dipotong dari gaji sampai uang muka tersebut dilunasi secara penuh.

366


www.kinerja.or.id

Lampiran 7.1 - Surat Konfirmasi - Surat Terima Kasih

Tanggal: Perihal: Mendokumentasikan kontribusi untuk Pembagian Biaya dari (misalnya: Dinas Pendidikan Kabupaten Luwu Utara) (nama instansi atau organisasi pemerintah) dalam proyek USAID-KINERJA di Indonesia Kpd Yth. (Misalnya: Bapak Drs. Amiruddin Kepala Dinas Pendidikan Kabupaten Luwu Utara) Di (alamat): Proyek KINERJA diwajibkan mendokumentasikan kontribusi untuk pembagian biaya (cost share) dari mitra-mitra pembangunan yang mendukung proyek ini dan kegiatan-kegiatannya serta melaporkannya kepada lembaga donor USAID/Indonesia. Kami memantau kontribusi untuk pembagian biaya sejak proyek dimulai pada bulan November 2010dan kami akan sangat menghargai apabila anda dapat membantu kami untuk mendokumentasikan kontribusi finansial dan natura yang diberikan oleh instansi atau organisasi anda kepada Proyek USAID-KINERJA.

Total perkiraan biaya untuk (misalnya: kontribusi untuk ruang rapat, biaya transportasi oleh pejabat pemerintah yang mengikuti lokakarya, biaya akomodasi, biaya tenaga kerja untuk pejabat Pemerintah Indonesia yang bertindak sebagai narasumber, dan sebagainya, uraikan kegiatannya), yang dapat dihitung sebagai pembagian biaya (cost share) untuk Proyek USAID-KINERJA. Kegiatan ini(misalnya, Lokakarya Perbaikan Kualitas Pelayanan Publik di Sektor Pendidikan) berlangsung pada tanggal 21 April 2011 _____________(tanggal)____ bertempat diDinas Pendidikan Kabupaten Luwu Utara Hall A Meeting Room_(lokasi)__. Sebagai mitra dalam kegiatan Kinerja dan wakil resmi (misalnya: Dinas Pendidikan kabupaten Luwu Utara)_(nama instansi atau organisasi)___, mohon konfirmasi bahwa instansi atau organisasi anda telah menyumbangkan kegiatan pembagian biaya di atas kepada Proyek Kinerja dengan membubuhkan tanda tangan di bawah ini. Tanda tangan anda juga menunjukkan bahwa (misalnya: Dinas Pendidikan kabupaten Luwu Utara)__(nama instansi atau organisasi)__ tidak menunjuk instansi atau organisasi lain untuk melaporkan dana tersebut kepada USAID sebagai pembagian biaya (cost share), dan bahwa dana tersebut tidak berasal dari sumber pendanaan Pemerintah Federal AS. Terima kasih atas perhatian, waktu dan kontribusi anda untuk Proyek USAID-KINERJA. Tanggal (Tanda tangan perwakilan dari Dinas Pendidikan Luwu Utara) Drs. Amiruddin (Nama Jelas) Kepala Dinas Pendidikan Kabupaten (Jabatan) Cap instansi atau organisasi

Hormat kami, XXX Direktur Nama Organisasi


www.kinerja.or.id

367

Lampiran Bab 7 - Cost Share

Lampiran 7.2 Pedoman Penilaian dan Pencatatan Cost Share

Pedoman Penilaian dan Pencatatan Cost Share Proyek Kinerja No

368

Jenis Transaksi

Keterangan

Metode Penilaian & Pencatatan

Dokumen Pendukung

1

Uang tunai (Cash)

Dana yang diterima dari Donor/ Institusi lain untuk membantu proyek KINERJA.

Jumlah dana aktual yang diterima.

• Kuitansi atas penerimaan dana • Tanda terima yang menerangkan penggunaan dana tersebut untuk kegiatan proyek KINERJA.

2

Uang transport/ Perjalanan Dinas

Uang transport/ Perjalanan Dinas yang dibiayai langsung dari Pemerintah daerah kepada pejabat struktural pada dinas terkait untuk dalam berbagai acara proyek KINERJA yang tercatat pada absensi/ daftar kehadiran.

• Perhitungan berdasarakan rate dari uang transport/ perjalanan dinas yang tercantum pada Satuan Biaya Unit (SBU) sesuai dengan pangkat atau golongan staf pemda tersebut.

• Copy absen kehadiran dengan ditandai nama staf yang dimaksud. • Copy SBU yang terkait alokasi biaya yang diperlukan. • Surat terima kasih dan konfirmasi kontribusi secara kolektif dari dinas terkait.

3

Gaji/ Honor

Biaya yang dikeluarkan oleh Mitra/GOI/ lembaga donor lainnya untuk staf/ konsultan yang terlibat pada proyek KINERJA akan tetapi tidak yang dibayar langsung dari dan KINERJA.

• Jumlah gaji/ honor yang dibayarkan; • Apabila kontribusi sebagian saja dari total nilai gaji/ honor dapat memberikan kalkulasi biaya yang dibebankan ke proyek KINERJA.

• Copy slip gaji/ honor • Timesheet yang menunjukkan alokasi waktu dibebankan ke proyek KINERJA • Laporan pekerjaan yang sudah dilakukan terkait proyek KINERJA • Surat konfirmasi apabila sebagian nilai total gaji/ honor dibebankan pada proyek KINERJA. • Biodata personel yang terlibat.

4

Sewa Kantor

Rumah/ Kantor yang digunakan Mitra untuk aktivitas operasional proyek KINERJA.

• Biaya sewa yang dibebankan untuk pemakaian rumah/ kantor selama periode proyek KINERJA yang disesuaikan dengan harga pasar.

• Copy kontrak rumah/ kantor yang digunakan • Copy kuitansi pembayaran sewa rumah • Surat keterangan untuk perhitungan biaya yang dibebankan.


www.kinerja.or.id

No

Jenis Transaksi

Keterangan


Dokumen Pendukung

5

Tempat/ Ruang Pertemuan

Tempat pertemuan yang dilakukan di kantor pemerintah atau organisasi lainnya untuk kepentingan proyek KINERJA.

Biaya sewa atas tempat meeting yang digunakan berdasarkan harga pasar sewa ruang meeting dikalikan jumlah hari penggunaannya.

• Copy Penawaran harga untuk sewa ruang meeting atau copy SBU yang terkait alokasi biaya yang diperlukan. • Surat terima kasih dan konfirmasi kontribusi secara kolektif dari dinas terkait/lembaga lainnya. • Copy absen kehadiran untuk bukti waktu pertemuan berlangsung.

6

Peralatan/ Perlengkapan Kantor

Peralatan/ perlengkapan kantor yang digunakan untuk keperluan selama proyek KINERJA.

• Nilai ekonomis dari peralatan/ perlengkapan kantor yang akan di gunakan selama proyek berlangsung. • Nila sewa peralatan yang digunakan sesuai dengan harga pasar.

• Copy kuitansi atas pembelian peralatan/ perlengkapan kantor. • Daftar inventori dari peralatan dan perlengkapan yang digunakan beserta nilai ekonomis yang tentukan. • Surat terima kasih dan konfirmasi kontribusi secara kolektif dari dinas terkait/lembaga lainnya. • Copy Penawaran harga untuk sewa peralatan/ perlengkapan atau copy SBU yang terkait alokasi biaya yang diperlukan.

7

Konsumsi

Biaya makanan dan minuman yang dikeluarkan diluar anggaran KINERJA yang secara berhubungan dan mendukung proyek KINERJA.

Bukti pengeluaran untuk membiayai pembelian konsumsi.

• Kuitansi atas biaya yang dikeluarkan • Absen dan notulensi atas hasil kegiatan yang dilaksanakan.

8

Sukarelawan

Jasa sukarelawan digunakan untuk membantu pelaksanaan proyek KINERJA.

Jumlah total jam kerja yang dibebankan dibagi jam kerja per hari dan dikalikan upah rata-rata.

• Biodata personil sukarelawan • Keterangan tarif per jam untuk masing-masing sukarelawan


www.kinerja.or.id

369


No

Jenis Transaksi

Keterangan


Dokumen Pendukung • Laporan hasil kerja yang sudah diklarifikasi oleh Superviso/Manajer program.

370

9

Publikasi proyek Biaya yang dibebankan KINERJA di untuk publikasi proyek Media KINERJA di berbagai media baik di surat kabar, radio, televisi, online dan media lainnya.

Perhitungan harga rate • Bukti dalam bentuk koran, majalah, CD, iklan dari media yang kaset dan lainnya yang mempublikasikan sesuai mempublikasikan proyek dengan ukuran, waktu, KINERJA. jumlah atau ukuran lainnya • Surat penawaran/ untuk menghitung jumlah informasi harga rate biaya dibebankan ke proyek iklan dari media yang KINERJA. mempublikasikan. • Surat terima kasih dan konfirmasi kontribusi secara kolektif dari institusi media yang mempublikasikan proyek KINERJA.

10

Kendaraan

Kendaraan (Mobil/ Motor dan lainnya) yang dapat dipinjamkan dari lembaga atau counterpart lainnya kepada proyek atau digunakan pada kegiatan proyek KINERJA.

• Gunakan standar pasar ditambah tenaga kerja sopir (jika supir disediakan oleh lembaga/ dinas terkait). Jika bahan bakar disediakan oleh proyek-mengurangi jumlah dialokasikan untuk biaya bahan bakar.

• Lembar Log dilakukan oleh staf proyek bepergian dengan kendaraan dan disampaikan oleh lembaga. • Aturan/ SOP tenaga kerja membayar skala yang diterapkan untuk penilaian tenaga pengemudi. • Copy Penawaran harga untuk sewa kendaraan atau copy SBU yang terkait alokasi biaya yang diperlukan. • Surat terima kasih dan konfirmasi kontribusi secara kolektif dari dinas terkait/lembaga lainnya.

11

Biaya-biaya lainnya

Biaya-biaya yang dikeluarkan oleh Mitra, Instansi Pemerintah atau lembaga donor lainnya terkait proyek KINERJA akan tetapi tidak masuk dalam anggaran kontribusi KINERJA sebelumnya.

• Selisih antara biaya aktual dengan total biaya yang diperbolehkan untuk dibebankan pada hibah KINERJA. • Bukti pengeluaran yang relevan.

• Laporan budget VS aktual. • Dokumen pendukung yang relevan untuk biaya tersebut.


www.kinerja.or.id

Lampiran 7.3 Template Laporan Jurnal Cost Share

Cost Share Journal Report Nama Organisasi Grant No. Nama Proyek Periode Proyek Periode Laporan

: : : : :

Kode Budget

Jenis Biaya

Jumlah Dana Pendamping Dikeluarkan

No.

Tanggal Kegiatan

Nama

Institusi/ Lembaga

Posisi/ Kab/ Jabatan Propinsi

Nama Kegiatan

Dokumen Pendukung

TOTAL Cost Shares for this period

Disiapkan Oleh:

Hanya dilengkapi oleh Staf KINERJA:

Disetujui oleh;

Diverifikasi Oleh:

Diketahui Oleh:

Nama:

Nama:

Nama:

Nama:

Posisi: (Staff Keuangan Organisasi Mitra)

Posisi: (Pimpinan Organisasi Mitra)

Posisi:

Posisi:

Tanda tangan/Tanggal

Tanda tangan/Stempel/Tanggal

Tanggal

Tanggal


www.kinerja.or.id

371


Lampiran 7.4 Template Laporan Triwulan Cost Share

RTI COST SHARE COVER PAGE

Prepared by: Reporting Period of Cost Share:

Cost Share Ref. No. (Month(s)/Year)

Month Recorded in QuickBooks:

RTI Project Name: Name of Subgrantee/recipient (if applicable): Subaward Number/Purchase Order (if applicable):

Brief Description of Cost Share (attach additional sheets if necessary):

Kolom ini harap dikosongkan dan akan diisi oleh KINERJA

RTI Project Number: 0212751 Country: Indonesia

Untuk bagian ini, tolong diberikan rangkuman mengenai jenis cost share yang dilaporkan dan dari mana cost share tersebut diperoleh. Redaksi mengacu ke contoh terlampir sebagai referensi.

Source of Funds: (Cannot be from the same donor, for example USG funds cannot be used as a match in a USG funded program)

Pada bagian ini di rinci tipe-tipe cost share yang dilaporkan dengan disertai dengan informasi dari mana sumber pendanaannya. Jika tipe cost sharenya lebih dari dua maka kolom ini bisa ditambahkan sesuai dengan kebutuhan.

How is the Cost Share Activity Necessary and Reasonable for Accomplishment of Project Objectives? (Attach additional sheets if necessary.)

Cost Share Valuation

Description

Date(s) of Activity

Cash Contributed Labor/Personnel; Program Manager Utilities & Supplies In Kind Office space Material/Equipment/Supplies Consultant Advertorial cost Other contribution; provided by Local government (Please specify here)

Currency:

(A) Quantity/Units

(B) Value/Rate per Unit

(C) Amount

Pada bagian ini, informasi yang diharapkan untuk ditulis adalah berupa pernyataan dari partner atau grantee KINERJA. Harap jelaskan secara detail bagaimana hal tersebut dapat memiliki impact terhadap project.

Total reported cost share

0

I CONFIRM THE VALUE OF DONATED GOODS AND SERVICES ARE BASED ON FAIR MARKET VALUE. DOCUMENTATION IS ATTACHED FOR REFERENCE. In addition, I certify that all cost share contributions have been reported in accordance with relevant client regulations and RTI policies. Printed Name & Title of Subgrantee/Recipient Authorized Signatory : Signature of Subgrantee/Recipient Authorized Signatory: Date:

Kolom ini diisi dengan nama, tanggal dan tanda tangan dari pimpinan lembaga (Subgrantee/ recipient) dan dibubuhi stempel lembaga.

I CONFIRM THE VALUE OF DONATED GOODS AND SERVICES ARE BASED ON FAIR MARKET VALUE & PROPER DOCUMENTATION IS ATTACHED. Printed Name of Field Finance & Admin Staff: Signature of Field Finance & Admin Staff : Date:

Kolom ini diisi dengan nama, tanggal dan tanda tangan dari Finance & Grant Officer/Team KINERJA

I CONFIRM I HAVE INQUIRED AND DETERMINED THAT, TO THE BEST OF MY KNOWLEDGE, THIS COST SHARE HAS NOT BEEN REPORTED ELSEWHERE. Printed Name of RTI Kinerja Finance Manager : Signature of Kinerja Finance Manager Date:

Printed Name of Senior Country/Project Representative (COP): Signature of Senior Country/Project Representative (COP):

Date:

FOR HOME OFFICE USE ONLY G/L codes for WebJE or A/P coding

Enter a short description of cost share to be used in the QuickBooks memo field:

Kolom ini akan diisi oleh team KINERJA

372

Kolom ini dikosongkan dan akan diisi oleh team KINERJA


www.kinerja.or.id

Kolom ini akan diisi dan ditandatangani oleh Finance Manager KINERJA Kolom ini akan diisi dan ditandatangani oleh COP KINERJA

Lampiran 7.5 Template Laporan Akhir Cost Share


Prepared by: Date Report Prepared:

(Month(s)/ Year)

Reporting Period of Cost Share:


KINERJA Project Yayasan ABC

RTI Project Number: Country:

Brief Description of Cost Share (attach additional sheets if necessary): Source of Funds: (Cannot be from the same donor, for example USG funds cannot be used as a match in a USG funded program)

Pada bagian ini di rinci tipe-tipe cost share yang dilaporkan dengan disertai dengan informasi dari mana sumber pendanaannya. Jika tipe cost sharenya lebih dari dua maka kolom ini bisa ditambahkan sesuai dengan kebutuhan.

How is the Cost Share Activity Necessary and Reasonable for Accomplishment of Project Objectives? (Attach additional sheets if necessary.)

Cost Share Valuation

Description


Budget Plan Cost Share

Currency:

ACTUAL COST SHARE BASED ON RESOURCES Private/ Other Grante/ OMP GOI/ Pemda Donors

TOTAL COST SHARE


Percentage

-

#DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0!

-

#DIV/0!


Pada bagian ini, informasi yang diharapkan untuk ditulis adalah berupa pernyataan dari partner atau grantee KINERJA. Harap jelaskan secara detail bagaimana hal tersebut dapat memiliki impact terhadap project.

Kolom ini diisi dengan nama, tanggal dan tanda tangan dari pimpinan lembaga (Subgrantee/ recipient)




Kolom ini akan diisi dan ditandatangani oleh Finance Manager KINERJA


Kolom ini akan diisi dan ditandatangani oleh COP

Field QB Description - Enter sequential number (CS #1, 2, 3, …) plus short description of cost share report

Date:




www.kinerja.or.id

373


Lampiran 7.6 Contoh Laporan Cost Share


Prepared by: Reporting Period of Cost Share:

Cost Share Ref. No. (Month(s)/Year)

Month Recorded in QuickBooks:


KINERJA Project Yayasan ABC

RTI Project Number: Country:

Kolom ini harap dikosongkan dan akan diisi oleh KINERJA

Brief Description of Cost Share (attach additional sheets if necessary): The cost shares for this period consists of in kind and in cash are sourced from foundation, local government and local media corporation. Personnel, office space or equipment usage provided by foundation; local government providing e.g meeting venue and support for activities; advetorial cost by various media corporations Source of Funds: (Cannot be from the same donor, for example USG funds cannot be used as a match in a USG funded program) a. Labor, office space, equipment usage and supplies provided by Yayasan ABC, funded by foundation owned resources b. Local government provide, meals, participants transport, meeting venue and equipment usage contribute for training/workshop by health Office. c. Advetorial or event news provided by local media corporations; Radar Selatan, Surya Post,Salam Timur, XYZ TV; funded by corporate owned resources. How is the Cost Share Activity Necessary and Reasonable for Accomplishment of Project Objectives? (Attach additional sheets if necessary.) Contribution from local government or stakeholder due to Kinerja Program activities are also in line with stakeholder workplan and advetorials in local newspapers or tv can provide additional value to the project and increase effectiveness of KINERJA for accomplishment of project objectives, The detail information of cost sharing activities can be seen on the attached Cost Share Valuation

Description

Currency:


(A) Quantity/Units

Date(s) of Activity October-December 2013 October-December 2013 October-December 2013 October-December 2013 October-December 2013 October-December 2013 October-December 2013

(B) Value/Rate per Unit

(C) Amount 6,000,000 356,500 2,250,000 2,679,167 3,000,000 35,990,000 4,500,000

Total reported cost share

Pada bagian ini di rinci tipe tipe cost share yang dilaporkan dengan disertai dengan informasi dari mana sumber pendanaannya. Jika tipe cost sharenya lebih dari dua maka kolom ini bisa ditambahkan sesuai dengan kebutuhan. Pada bagian ini, informasi yang diharapkan untuk ditulis adalah berupa pernyataan dari partner atau grantee KINERJA. Harap jelaskan secara detail bagaimana hal tersebut dapat memiliki impact terhadap project.


Kolom ini diisi dengan nama, tanggal dan tanda tangan dari pimpinan lembaga (Subgrantee/ recipient) dan dibubuhi stempel lembaga.




Date:


Enter a short description of cost share to be used in the QuickBooks memo field:


374


54,775,667


Kolom ini dikosongkan dan akan diisi oleh team KINERJA


www.kinerja.or.id

Kolom ini akan diisi dan ditandatangani oleh Finance Manager KINERJA Kolom ini akan diisi dan ditandatangani oleh COP KINERJA

Lampiran G1 22 CFR 226

22 CFR 226 PART 226—ADMINISTRATION OF ASSISTANCE AWARDS TO U.S. NON-GOVERNMENTAL ORGANIZATIONS Section Contents

Subpart A—General § 226.1 § 226.2 § 226.3 § 226.4 § 226.5

Purpose and applicability. Definitions. Effect on other issuances. Deviations. Subawards. Subpart B—Pre-award Requirements

§ 226.10 § 226.11 § 226.12 § 226.13 § 226.14 § 226.15 § 226.16 § 226.17

Purpose. Pre-award policies. Forms for applying for Federal assistance. Debarment and suspension. Special award conditions. Metric system of measurement. Resource Conservation and Recovery Act. Certifications and representations. Subpart C—Post-award Requirements

Financial and Program Management § 226.20 Purpose of financial and program management. § 226.21 Standards for financial management systems. § 226.22 Payment. § 226.23 Cost sharing or matching. § 226.24 Program income. § 226.25 Revision of budget and program plans. § 226.26 Non-Federal audits. § 226.27 Allowable costs. § 226.28 Period of availability of funds. Property Standards § 226.30 Purpose of property standards. § 226.31 Insurance coverage. § 226.32 Real property. § 226.33 Federally-owned and exempt property. § 226.34 Equipment. § 226.35 Supplies and other expendable equipment. § 226.36 Intangible property. § 226.37 Property trust relationship. Procurement Standards § 226.40 Purpose of procurement standards. § 226.41 Recipient responsibilities. § 226.42 Codes of conduct. § 226.43 Competition. § 226.44 Procurement procedures. § 226.45 Cost and price analysis.


www.kinerja.or.id

375

Lampiran Umum

22 CFR 226 § 226.46 § 226.47 § 226.48 § 226.49

Procurement records. Contract administration. Contract provisions. USAID-Specific procurement requirements

Reports and Records § 226.50 Purpose of reports and records. § 226.51 Monitoring and reporting program performance. § 226.52 Financial reporting. § 226.53 Retention and access requirements for records. Suspension, Termination and Enforcement § 226.60 Purpose of suspension, termination and enforcement. § 226.61 Suspension and termination. § 226.62 Enforcement. Subpart D—After-the-Award Requirements § 226.70 § 226.71 § 226.72 § 226.73

Purpose. Closeout procedures. Subsequent adjustments and continuing responsibilities. Collection of amounts due. Subpart E—Additional Provisions For Awards to Commercial Organizations

§ 226.80 Scope of subpart. § 226.81 Prohibition against profit. § 226.82 Program income. Subpart F—Miscellaneous § 226.90 Disputes. § 226.91 Marking. Subpart G—USAID-Specific Requirements § 226.1001 Eligibility rules for goods and services. [Reserved] § 226.1002 Local cost financing. [Reserved] § 226.1003 Air transportation. [Reserved] § 226.1004 Ocean shipment of goods. [Reserved] Appendix A to Part 226—Contract Provisions

Authority: 22 U.S.C. 2381(a) and 2401. Source: 60 FR 3744, Jan. 19, 1995, unless otherwise noted. Subpart A—General § 226.1 Purpose and applicability. Except as otherwise authorized by statute, this part establishes uniform administrative requirements for grants and cooperative agreements awarded by USAID to U.S. institutions of higher education, hospitals, and other non-profit organizations, and to U.S. commercial organizations; and to subawards thereunder. USAID shall not impose additional or inconsistent requirements, except as provided in Sections 226.4, and 226.14, or unless specifically

376


www.kinerja.or.id

22 CFR 226 required by Federal statute or executive order. Non-profit and commercial organizations that implement Federal programs for the States are also subject to State requirements. This part shall be administered in compliance with the standards set forth in part 205, Participation by Religious Organizations in USAID Programs, of this chapter. [60 FR 3744, Jan. 19, 1995, as amended at 69 FR 61724, Oct. 20, 2004]

§ 226.2 Definitions. Accrued expenditures means the charges incurred by the recipient during a given period requiring the provision of funds for: (1) Goods and other tangible property received; (2) Services performed by employees, contractors, subrecipients, and other payees; and, (3) Other amounts becoming owed under programs for which no current services or performance is required. Accrued income means the sum of: (1) Earnings during a given period from services performed by the recipient, and goods and other tangible property delivered to purchasers, and (2) Amounts becoming owed to the recipient for which no current services or performance is required by the recipient. Acquisition cost of equipment means the net invoice price of the equipment, including the cost of modifications, attachments, accessories, or auxiliary apparatus necessary to make the property usable for the purpose for which it was acquired. Other charges, such as the cost of installation, transportation, taxes, duty or protective in-transit insurance, shall be included or excluded from the unit acquisition cost in accordance with the recipient's regular accounting practices. Activity mean a set of actions through which inputs—such as commodities, technical assistance, training, or resource transfers—are mobilized to produce specific outputs, such as vaccinations given, schools built, microenterprise loans issued, or policies changed. Activities are undertaken to achieve objectives that have been formally approved and notified to Congress. Advance means a payment made by Treasury check or other appropriate payment mechanism to a recipient upon its request either before outlays are made by the recipient or through the use of predetermined payment schedules. Agreement Officer means a person with the authority to enter into, administer, terminate and/or closeout assistance agreements subject to this part, and make related determinations and findings on behalf of USAID. An Agreement Officer can only act within the scope of a duly authorized warrant or other valid delegation of authority. The term “Agreement Officer” includes persons warranted as “Grant Officers.” It also includes certain authorized representatives of the Agreement Officer acting within the limits of their authority as delegated by the Agreement Officer. Apparent successful applicant(s) means the applicant(s) for USAID funding recommended for an award after technical evaluation, but who has not yet been awarded a grant, cooperative agreement or other assistance award by the Agreement Officer. Apparent Successful Applicants will be requested by the Agreement Officer to submit a Branding Strategy and Marking Plan. Apparent Successful Applicant status confers no right and constitutes no USAID commitment to an award, which still must be obligated by the Agreement Officer. Award means financial assistance that provides support or stimulation to accomplish a public purpose. Awards include grants, cooperative agreements and other agreements in the form of money or property in lieu of money, by the Federal Government to an eligible recipient. The term does not include: Technical assistance, which provides services instead of money; other assistance in the form of loans, loan guarantees, interest subsidies, or insurance; direct payments of any kind to individuals; and, contracts which are required to be entered into and administered under procurement laws and regulations.


www.kinerja.or.id

377

Lampiran Umum

22 CFR 226 Branding strategy means a strategy the Apparent Successful Applicant submits at the specific request of a USAID Agreement Officer after technical evaluation of an application for USAID funding, describing how the program, project, or activity is named and positioned, as well as how it is promoted and communicated to beneficiaries and cooperating country citizens. It identifies all donors and explains how they will be acknowledged. A Branding Strategy is required even if a Presumptive Exception is approved in the Marking Plan. Cash contributions means the recipient's cash outlay, including the outlay of money contributed to the recipient by third parties. Closeout means the process by which the Agreement Officer determines that all applicable administrative actions and all required work of the award have been completed by the recipient and USAID. Commodities mean any material, article, supply, goods or equipment, excluding recipient offices, vehicles, and nondeliverable items for recipient's internal use in administration of the USAID funded grant, cooperative agreement, or other agreement or subagreement. Contract means a procurement contract under an award or subaward, and a procurement subcontract under a recipient's or subrecipient's contract. Cost sharing or matching means that portion of project or program costs not borne by the Federal Government. Date of completion means the date on which all work under an award is completed or the date on the award document, or any supplement or amendment thereto, on which USAID sponsorship ends. Disallowed costs means those charges to an award that the USAID Agreement Officer determines to be unallowable, in accordance with the applicable Federal costs principles or other terms and conditions contained in the award. Equipment means tangible nonexpendable personal property including exempt property charged directly to the award having a useful life of more than one year and an acquisition cost of $5,000 or more per unit. However, consistent with recipient policy, lower limits may be established. Excess property means property under the control of USAID that, as determined by the head of the Agency, is no longer required for its needs or the discharge of its responsibilities. Exempt property means tangible personal property acquired in whole or in part with Federal funds, where the Federal awarding agency has statutory authority to vest title in the recipient without further obligation to the Federal Government. An example of exempt property authority is contained in the Federal Grant and Cooperative Agreement Act (31 U.S.C. 6306), for property acquired under an award to conduct basic or applied research by a non-profit institution of higher education or non-profit organization whose principal purpose is conducting scientific research. Federal awarding agency means the Federal agency that provides an award to the recipient. Federal funds authorized means the total amount of Federal funds obligated by the Federal Government for use by the recipient. This amount may include any authorized carryover of unobligated funds from prior funding periods when permitted by agency regulations or agency implementing instructions. Federal share of real property, equipment, or supplies means that percentage of the property's acquisition costs and any improvement expenditures paid with Federal funds. Funding period means the period of time when Federal funding is available for obligation by the recipient. Intangible property and debt instruments means, but is not limited to, trademarks, copyrights, patents and patent applications and such property as loans, notes and other debt instruments, lease agreements, stock and other instruments of property ownership, whether considered tangible or intangible.

378


www.kinerja.or.id

22 CFR 226 Marking plan means a plan that the Apparent Successful Applicant submits at the specific request of a USAID Agreement Officer after technical evaluation of an application for USAID funding, detailing the public communications, commodities, and program materials and other items that will visibly bear the USAID Identity. Recipients may request approval of Presumptive Exceptions to marking requirements in the Marking Plan. Obligations means the amounts of orders placed, contracts and grants awarded, services received and similar transactions during a given period that require payment by the recipient during the same or a future period. Outlays or expenditures means charges made to the project or program. They may be reported on a cash or accrual basis. For reports prepared on a cash basis, outlays are the sum of cash disbursements for direct charges for goods and services, the amount of indirect expense charged, the value of third party in-kind contributions applies and the amount of cash advances and payments made to subrecipients. For reports prepared on an accrual basis, outlays are the sum of cash disbursements for direct charges for goods and services, the amount of indirect expense incurred, the value of in-kind contributions applied, and the net increase (or decrease) in the amounts owed by the recipient for goods and other property received, for services performed by employees, contractors, subrecipients and other payees and other amounts becoming owed under programs for which no current services or performance are required. Personal property means property of any kind except real property. It may be tangible, having physical existence, or intangible, having no physical existence, such as copyrights, patents, or securities. Principal officers means the most senior officer in a USAID Operating Unit in the field, e.g., USAID Mission Director or USAID Representative. For global programs managed from Washington but executed across many countries such as disaster relief and assistance to internally displaced persons, humanitarian emergencies or immediate post conflict and political crisis response, the cognizant Principal Officer may be an Office Director, for example, the Directors of USAID/W/Office of Foreign Disaster Assistance and Office of Transition Initiatives. For non-presence countries, the cognizant Principal Officer is the Senior USAID officer in a regional USAID Operating Unit responsible for the nonpresence country, or in the absence of such a responsible operating unit, the Principle U.S Diplomatic Officer in the non-presence country exercising delegated authority from USAID. Prior approval means written approval by an authorized official evidencing prior consent. Program income means gross income earned by the recipient that is directly generated by a supported activity or earned as a result of the award (see exclusions in §§226.24 (e) and (h)). Program income includes, but is not limited to, income from fees for services performed, the use or rental of real or personal property acquired under federallyfunded projects, the sale of commodities or items fabricated under an award, license fees and royalties on patents and copyrights, and interest on loans made with award funds. Interest earned on advances of Federal funds is not program income. Except as otherwise provided in USAID regulations or the terms and conditions of the award, program income does not include the receipt of principal on loans, rebates, credits, discounts, etc., or interest earned on any of them. Programs mean an organized set of activities and allocation of resources directed toward a common purpose, objective, or goal undertaken or proposed by an organization to carry out the responsibilities assigned to it. Project costs means all allowable costs, as set forth in the applicable Federal cost principles, incurred by a recipient and the value of the contributions made by third parties in accomplishing the objectives of the award during the project period. Project period means the period established in the award document during which Federal sponsorship begins and ends. Projects include all the marginal costs of inputs (including the proposed investment) technically required to produce a discrete marketable output or a desired result (for example, services from a fully functional water/sewage treatment facility). Property means, unless otherwise stated, real property, equipment, supplies, intangible property and debt instruments.


www.kinerja.or.id

379

Lampiran Umum

22 CFR 226 Public communications are documents and messages intended for distribution to audiences external to the recipient's organization. They include, but are not limited to, correspondence, publications, studies, reports, audio visual productions, and other informational products; applications, forms, press and promotional materials used in connection with USAID funded programs, projects or activities, including signage and plaques; Web sites/Internet activities; and events such as training courses, conferences, seminars, press conferences and the like. Real property means land, including land improvements, structures and appurtenances thereto, but excludes movable machinery and equipment. Recipient means an organization receiving a grant or cooperative agreement directly from USAID to carry out a project or program. The term includes the following types of U.S. organizations: public and private institutions of higher education; public and private hospitals; quasi-public and private non-profit organizations such as, but not limited to, community action agencies, research institutes, educational associations, and health centers; and commercial organizations. The term does not include government-owned contractor-operated facilities or research centers providing continued support for mission-oriented, large-scale programs that are government-owned or controlled, or are designated as federally-funded research and development centers. Research and development means all research activities, both basic and applied, and all development activities that are supported at universities, colleges, and other non-profit institutions. “Research” is defined as a systematic study directed toward fuller scientific knowledge or understanding of the subject studied. “Development” is the systematic use of knowledge and understanding gained from research directed toward the production of useful materials, devices, systems, or methods, including design and development of prototypes and processes. The term research also includes activities involving the training of individuals in research techniques where such activities utilize the same facilities as other research and development activities and where such activities are not included in the instruction function. Small awards means a grant or cooperative agreement not exceeding the small purchase threshold fixed at 41 U.S.C. 403(11). Subaward means an award of financial assistance in the form of money, or property in lieu of money, made under an award by a recipient to an eligible subrecipient or by a subrecipient to a lower tier subrecipient. The term includes financial assistance when provided by any legal agreement, even if the agreement is called a contract, but does not include procurement of goods and services nor does it include any form of assistance which is excluded from the definition of “award” in this section. Subrecipient means the legal entity to which a subaward is made and which is accountable to the recipient for the use of the funds provided. Editorial Note: At 70 FR 50189, Aug. 26, 2005, a definition of Subrecipient was added to §226.2, effective Jan. 2, 2006. However, §226.2 already includes a definition of Subrecipient . The definition added at 70 FR 50189, Aug. 26, 2005 is set forth below: Subrecipient means any person or government (including cooperating country government) department, agency, establishment, or for profit or nonprofit organization that receives a USAID subaward, as defined in 22 CFR 226.2. Supplies means all personal property excluding equipment, intangible property, and debt instruments as defined in this section, and inventions of a contractor conceived or first actually reduced to practice in the performance of work under a funding agreement (“subject inventions”), as defined in 37 CFR part 401, “Rights to Inventions Made by Nonprofit Organizations and Small Business Firms Under Government Grants, Contracts, and Cooperative Agreements.” Suspension means an action by USAID that temporarily withdraws Federal sponsorship under an award, pending corrective action by the recipient or pending a decision to terminate the award. Suspension of an award is a separate action from suspension under USAID regulations implementing E.O.s 12549 and 12689, “Debarment and Suspension.” See 22 CFR Part 208. Technical assistance means the provision of funds, goods, services or other foreign assistance such as loan guarantees or food for work, to developing countries and other USAID recipients, and through such recipients to

380


www.kinerja.or.id

22 CFR 226 subrecipients, in direct support of a development objective—as opposed to the internal management of the foreign assistance program. This definition is applicable only to 22 CFR 226.91. Termination means the cancellation of USAID sponsorship, in whole or in part, under an agreement at any time prior to the date of completion. Third party in-kind contributions means the value of non-cash contributions provided by non-Federal third parties. Third party in-kind contributions may be in the form of real property, equipment, supplies and other expendable property, and the value of goods and services directly benefiting and specifically identifiable to the project or program. Unliquidated obligations, for financial reports prepared on a cash basis, means the amount of obligations incurred by the recipient that have not been paid. For reports prepared on an accrued expenditure basis, they represent the amount of obligations incurred by the recipient for which an outlay has not been recorded. Unobligated balance means the portion of the funds authorized by USAID that has not been obligated by the recipient and is determined by deducting the cumulative obligations from the cumulative funds authorized. Unrecovered indirect cost means the difference between the amount awarded and the amount which could have been awarded under the recipient's approved negotiated indirect cost rate. USAID means the United States Agency for International Development. USAID Identity (Identity) means the official marking for the United States Agency for International Development (USAID) comprised of the USAID logo or seal and new brandmark with the tagline that clearly communicates our assistance is “from the American people.” The USAID Identity is available on the USAID Web site at http://www.usaid.gov/branding and is provided without royalty, license or other fee to recipients of USAID funded grants or cooperative agreements or other assistance awards. USAID Partner Co-Branding Guide is a USAID produced publication that is provided free of charge to recipients of USAID funded grants or cooperative agreements or other assistance awards or subawards, that details recommended marking practices and provides examples of USAID funded programs, projects, activities, public communications, and commodities marked with the USAID Identity. Working capital advance means a procedure whereby funds are advanced to the recipient to cover its estimated disbursement needs for a given initial period. [60 FR 3744, Jan. 19, 1995, as amended at 70 FR 50189, Aug. 26, 2005]

§ 226.3 Effect on other issuances. For awards subject to this part, all administrative requirements of codified program regulations, program manuals, handbooks and other nonregulatory materials which are inconsistent with the requirements of this part shall be superseded, except to the extent they are required by statute, or authorized in accordance with the deviations provision §226.4.

§ 226.4 Deviations. The Office of Management and Budget (OMB) may grant exceptions for classes of grants or recipients subject to the requirements of this part when exceptions are not prohibited by statute. However, in the interest of maximum uniformity, exceptions from the requirements of this part shall be permitted only in unusual circumstances. USAID may apply more restrictive requirements to a class of recipients when approved by OMB. USAID may apply less restrictive requirements when awarding small awards, except for those requirements which are statutory. Exceptions on a case-by-case basis may also be made by the USAID Deputy Assistant Administrator for Management.

§ 226.5 Subawards.


www.kinerja.or.id

381

Lampiran Umum

22 CFR 226 Unless sections of this part specifically exclude subrecipients from coverage, the provisions of this part shall be applied to subrecipients if such subrecipients are organizations which, if receiving awards directly from USAID, would fall within the definition of recipients. State and local government subrecipients are subject to the provisions of regulations implementing the grants management common rule, “Uniform Administrative Requirements for Grants and Cooperative Agreements to State and Local Governments,” as amended.

Subpart B—Pre-award Requirements § 226.10 Purpose. Sections 226.11 through 226.17 prescribe forms and instructions and other pre-award matters to be used in applying for USAID awards.

§ 226.11 Pre-award policies. (a) Use of grants and cooperative agreements, and contracts. In each instance USAID shall decide on the appropriate award instrument ( i.e. , grant cooperative agreement or contract). The Federal Grant and Cooperative Agreement Act (31 U.S.C. 6301–08) governs the use of grants, cooperative agreements and contracts. A grant or cooperative agreement shall be used only when the principal purpose of a transaction is to accomplish a public purpose of support or stimulation authorized by Federal statute. The statutory criterion for choosing between grants and cooperative agreements is that for the latter, “substantial involvement is expected between the executive agency and the State, local government, or other recipient when carrying out the activity contemplated in the agreement.” Contracts shall be used when the principal purpose is acquisition of property or services for the direct benefit or use of the Federal Government. (b) Public notice and priority setting. USAID shall notify the public of its intended funding priorities for discretionary grant programs, unless funding priorities are established by Federal statute.

§ 226.12 Forms for applying for Federal assistance. (a) USAID shall comply with the applicable report clearance requirements of 5 CFR part 1320, “Controlling Paperwork Burdens on the Public,” with regard to all forms used in place of or as a supplement to the Standard Form 424 (SF–424) series. (b) Applicants shall use the SF–424 series or those forms and instructions prescribed by USAID. (c) For Federal programs covered by E.O. 12372, “Intergovernmental Review of Federal Programs,” the applicant shall complete the appropriate sections of the SF–424 (Application for Federal Assistance) indicating whether the application was subject to review by the State Single Point of Contact (SPOC). The name and address of the SPOC for a particular State can be obtained from the Federal awarding agency or the Catalog of Federal Domestic Assistance. The SPOC shall advise the applicant whether the program for which application is made has been selected by that State for review. (d) Federal awarding agencies that do not use the SF–424 form should indicate whether the application is subject to review by the State under E.O. 12372.

§ 226.13 Debarment and suspension. USAID and recipients shall comply with the nonprocurement debarment and suspension common rule implementing E.O.s 12549 and 12689, “Debarment and Suspension,” 22 CFR Part 208. This common rule restricts subawards and contracts with certain parties that are debarred, suspended or otherwise excluded from or ineligible for participation in Federal assistance programs or activities.

§ 226.14 Special award conditions.

382


www.kinerja.or.id

22 CFR 226 If an applicant or recipient: Has a history of poor performance, is not financially stable, has a management system that does not meet the standards prescribed in this part, has not conformed to the terms and conditions of a previous award, or is not otherwise responsible, the USAID Agreement Officer may impose additional requirements as needed, provided that such applicant or recipient is notified in writing as to: The nature of the additional requirements, the reason why the additional requirements are being imposed, the nature of the corrective action needed, the time allowed for completing the corrective actions, and the method for requesting reconsideration of the additional requirements imposed. Any special conditions will be promptly removed once the conditions that prompted them have been corrected.

§ 226.15 Metric system of measurement. (a) The Metric Conversion Act, as amended by the Omnibus Trade and Competitiveness Act (15 U.S.C. 205) declares that the metric system is the preferred measurement system for U.S. trade and commerce. (b) Wherever measurements are required or authorized, they shall be made, computed, and recorded in metric system units of measurement, unless otherwise authorized by the agreement officer in writing when it has been found that such usage is impractical or is likely to cause U.S. firms to experience significant inefficiencies or the loss of markets. Where the metric system is not the predominant standard for a particular application, measurements may be expressed in both the metric and the traditional equivalent units, provided the metric units are listed first.

§ 226.16 Resource Conservation and Recovery Act. Under the Act, any U.S. State agency or agency of a political subdivision of a State which is using appropriated Federal funds must comply with Section 6002. Section 6002 requires that preference be given in procurement programs to the purchase of specific products containing recycled materials identified in guidelines developed by the Environmental Protection Agency (EPA) (40 CFR parts 247–254). Accordingly, State and local institutions of higher education and hospitals that receive direct Federal awards or other Federal funds shall given preference in their procurement programs funded with Federal funds to the purchase of recycled products pursuant to the EPA guidelines.

§ 226.17 Certifications and representations. Unless prohibited by statute or codified regulation, USAID may at some future date, allow recipients to submit certifications and representations required by statute, executive order, or regulation on an annual basis, if the recipients have ongoing and continuing relationships with the agency. Annual certifications and representations shall be signed by responsible officials with the authority to ensure recipients' compliance with the pertinent requirements.

Subpart C—Post-award Requirements Financial and Program Management § 226.20 Purpose of financial and program management. Sections 226.21 through 226.28 prescribe standards for financial management systems, methods for making payments and rules for: Satisfying cost sharing and matching requirements, accounting for program income, budget revision approvals, making audits, determining allowability of costs and establishing funds availability.

§ 226.21 Standards for financial management systems. (a) Recipients shall relate financial data to performance data and develop unit cost information whenever practical. (b) Recipients' financial management systems shall provide for the following. (1) Accurate, current and complete disclosure of the financial results of each federally-sponsored project or program in accordance with the reporting requirements set forth in §226.52. While USAID requires reporting on an accrual basis, if the recipient maintains its records on other than an accrual basis, the recipient shall not be required to


www.kinerja.or.id

383

Lampiran Umum

22 CFR 226 establish an accrual accounting system. These recipients may develop such accrual data for their reports on the basis of an analysis of the documentation on hand. (2) Records that identify adequately the source and application of funds for federally-sponsored activities. These records shall contain information pertaining to all Federal awards, authorizations, obligations, unobligated balances, assets, outlays, income and interest. (3) Effective control over and accountability for all funds, property and other assets. Recipients shall adequately safeguard all such assets and assure they are used solely for authorized purposes. (4) Comparison of outlays with budget amounts for each award. Whenever appropriate, financial information should be related to performance and unit cost data. (5) Written procedures to minimize the time elapsing between the transfer of funds to the recipient from the U.S. Treasury and the issuance or redemption of checks, warrants or payments by other means for program purposes by the recipient. To the extent that the provisions of the Cash Management Improvement Act (CMIA) (Pub. L. 101–453) govern, payment methods of State agencies, instrumentalities, and fiscal agents shall be consistent with CMIA Treasury-State Agreements or the CMIA default procedures codified at 31 CFR part 205, “Withdrawal of Cash from the Treasury for Advances under Federal Grant and Other Programs.” (6) Written procedures for determining the reasonableness, allocability and allowability of costs in accordance with the provisions of the applicable Federal cost principles and the terms and conditions of the award. (7) Accounting records, including cost accounting records, that are supported by source documentation. (c) Where the Federal Government guarantees or insures the repayment of money borrowed by the recipient, USAID, at its discretion, may require adequate bonding and insurance if the bonding and insurance requirements of the recipient are not deemed adequate to protect the interest of the Federal Government. (d) USAID may require adequate fidelity bond coverage where the recipient lacks sufficient coverage to protect the Federal Government's interest. (e) Where bonds are required in the situations described above, the bonds shall be obtained from companies holding certificates of authority as acceptable sureties, as prescribed in 31 CFR part 223, “Surety Companies Doing Business with the United States.”

§ 226.22 Payment. (a) Payment methods shall minimize the time elapsing between the transfer of funds from the United States Treasury and the issuance or redemption of checks, warrants, or payment by other means by the recipients. Payment methods of State agencies or instrumentalities shall be consistent with Treasury-State CMIA agreements or default procedures codified at 31 CFR part 205. (b)(1) Recipients will be paid in advance, provided they maintain or demonstrate the willingness to maintain: (i) Written procedures that minimize the time elapsing between the transfer of funds and disbursement by the recipient, and (ii) financial management systems that meet the standards for fund control and accountability as established in Section 226.21. (2) Cash advances to a recipient organization shall be limited to the minimum amounts needed and be timed to be in accordance with the actual, immediate cash requirements of the recipient organization in carrying out the purpose of the approved program or project. The timing and amount of cash advances shall be as close as is administratively feasible to the actual disbursements by the recipient organization for direct program or project costs and the proportionate share of any allowable indirect costs.

384


www.kinerja.or.id

22 CFR 226 (c) Whenever possible, advances will be consolidated to cover anticipated cash needs for all awards made by USAID to the recipient. (1) Advance payment mechanisms include, but are not limited to, USAID Letter of Credit, Treasury check and electronic funds transfer. (2) Advance payment mechanisms are subject to 31 CFR part 205. (3) Recipients will be authorized to submit requests for advances and reimbursements at least monthly when electronic fund transfers are not used. (d) Requests for Treasury check advance payment shall be submitted on SF–270, “Request for Advance or Reimbursement,” or other forms as may be authorized by OMB. This form is not to be used when Treasury check advance payments are made to the recipient automatically through the use of a predetermined payment schedule or if precluded by special USAID instructions for electronic funds transfer. (e) Reimbursement is the preferred method when the requirements in paragraph (b) of this section cannot be met. USAID may also use this method on any construction agreement, or if the major portion of the construction project is accomplished through private market financing or Federal loans, and the Federal assistance constitutes a minor portion of the project. (1) When the reimbursement method is used, USAID shall make payment within 30 days after receipt of the billing, unless the billing is improper. (2) Recipients are authorized to submit a request for reimbursement at least monthly when electronic funds transfers are not used. (f) If a recipient cannot meet the criteria for advance payments and USAID has determined that reimbursement is not feasible because the recipient lacks sufficient working capital, the USAID Agreement Officer may provide cash on a working capital advance basis. Under this procedure, USAID shall advance cash to the recipient to cover its estimated disbursement needs for an initial period generally geared to the recipient's disbursing cycle, normally 30 days. Thereafter, USAID shall reimburse the recipient for its actual cash disbursements. The working capital advance method of payment will not be used for recipients unwilling or unable to provide timely advances to their subrecipients to meet the subrecipients' actual cash disbursements. (g) To the extent available, recipients shall disburse funds available from repayments to and interest earned on a revolving fund, program income, rebates, refunds, contract settlements, audit recoveries and interest earned on such funds before requesting additional cash payments. This paragraph is not applicable to such earnings which are generated as foreign currencies. (h) Unless otherwise required by statute, USAID will not withhold payments for proper charges made by recipients at any time during the project period unless: (1) A recipient has failed to comply with the project objectives, the terms and conditions of the award, or Federal reporting requirements, or (2) The recipient or subrecipient is delinquent in a debt to the United States as defined in OMB Circular A–129, “Managing Federal Credit Programs.” Under such conditions, USAID may, upon reasonable notice, inform the recipient that payments shall not be made for obligations incurred after a specified date until the conditions are corrected or the indebtedness to the Federal Government is liquidated. (i) Standards governing the use of banks and other institutions as depositories of funds advanced under awards are as follows. (1) Except for situations described in paragraph (i)(2) of this section, or as otherwise provided in USAID regulations or implementing guidance governing endowment funds, USAID does not require separate depository accounts for funds


www.kinerja.or.id

385

Lampiran Umum

22 CFR 226 provided to a recipient or establish any eligibility requirements for depositories for funds provided to a recipient. However, recipients must be able to account for the receipt, obligation and expenditure of funds. (2) Advances of Federal funds shall be deposited and maintained in insured accounts whenever possible. (j) Consistent with the national goal of expanding the opportunities for women-owned and minority-owned business enterprises, recipients are encouraged to use women-owned and minority-owned banks (a bank which is owned at least 50 percent by women or minority group members). (k) Recipients shall maintain advances of Federal funds in interest bearing accounts, unless: (1) The recipient receives less than $120,000 in Federal awards per year, (2) The best reasonably available interest bearing account would not be expected to earn interest in excess of $250 per year on Federal cash balances, or (3) The depository would require an average or minimum balance so high that it would not be feasible within the expected Federal and non-Federal cash resources. (l) Except as otherwise provided in the terms and conditions of the award in accordance with USAID regulations or other implementing guidance, for those entities where CMIA and its implementing regulations do not apply, interest earned on Federal advances deposited in interest bearing accounts shall be remitted annually to Department of Health and Human Services, Payment Management System, Rockville, MD 20852. Interest amounts up to $250 per year may be retained by the recipient for administrative expense. State universities and hospitals shall comply with CMIA, as it pertains to interest. If an entity subject to CMIA uses its own funds to pay pre-award costs for discretionary awards without prior written approval from the Federal awarding agency, it waives its right to recover the interest under CMIA. (m) Except as noted elsewhere in this part, only the following forms shall be authorized for the recipients in requesting advances and reimbursements. USAID shall not require more than an original and two copies of these forms. (1) The SF–270, Request for Advance or Reimbursement, is the standard form for all nonconstruction programs when electronic funds transfer or predetermined advance methods are not used. USAID has the option of using this form for construction programs in lieu of the SF–271, “Outlay Report and Request for Reimbursement for Construction Programs.” (2) The SF–271, Outlay Report and Request for Reimbursement for Construction Programs, is the standard form to be used for requesting reimbursement for construction programs. However, USAID may substitute the SF–270 when it determines that it provides adequate information to meet Federal needs.

§ 226.23 Cost sharing or matching. (a) All contributions, including cash and third party inkind, shall be accepted as part of the recipient's cost sharing or matching when such contributions meet all of the following criteria. (1) Are verifiable from the recipient's records. (2) Are not included as contributions for any other federally-assisted project or program. (3) Are necessary and reasonable for proper and efficient accomplishment of project or program objectives. (4) Are allowable under the applicable cost principles. (5) Are not paid by the Federal Government under another award, except where authorized by Federal statute to be used for cost sharing or matching.

386


www.kinerja.or.id

22 CFR 226 (6) Are provided for in the approved budget. (7) Conform to other provisions of this part, as applicable. (b) Unrecovered indirect costs may be included as part of cost sharing or matching. (c) Values for recipient contributions of services and property shall be established in accordance with the applicable cost principles. If USAID authorizes recipients to donate buildings or land for construction/facilities acquisition projects or long-term use, the value of the donated property for cost sharing or matching shall be the lesser of: (1) The certified value of the remaining life of the property recorded in the recipient's accounting records at the time of donation, or (2) The current fair market value. However, when there is sufficient justification, the USAID Agreement Officer may approve the use of the current fair market value of the donated property, even if it exceeds the certified value at the time of donation to the project. (d) Volunteer services furnished by professional and technical personnel, consultants, and other skilled and unskilled labor may be counted as cost sharing or matching if the service is an integral and necessary part of an approved project or program. Rates for volunteer services shall be consistent with those paid for similar work in the recipient's organizations. In those instances in which the required skills are not found in the recipient organization, rates shall be consistent with those paid for similar work in the labor market in which the recipient competes for the kind of services involved. In either case, paid fringe benefits that are reasonable, allowable, and allocable may be included in the valuation. (e) When an employer other than the recipient furnishes the services of an employee, these services shall be valued at the employee's regular rate of pay (plus an amount of fringe benefits that are reasonable, allowable, and allocable, but exclusive of overhead costs), provided these services are in the same skill for which the employee is normally paid. (f) Donated supplies may include such items as expendable equipment, office supplies, laboratory supplies or workshop and classroom supplies. Value assessed to donated supplies included in the cost sharing or matching share shall be reasonable and shall not exceed the fair market value of the property at the time of the donation. (g) The method used for determining cost sharing or matching for donated equipment, buildings and land for which title passes to the recipient may differ according to the purpose of the award, if: (1) If the purpose of the award is to assist the recipient in the acquisition of equipment, buildings or land, the total value of the donated property may be claimed as cost sharing or matching, or (2) If the purpose of the award is to support activities that require the use of equipment, buildings or land, normally only depreciation or use charges for equipment and buildings may be made. However, the full value of equipment or other capital assets and fair rental charges for land may be allowed, provided that the USAID Agreement Officer has approved the charges. (h) The value of donated property shall be determined in accordance with the usual accounting policies of the recipient, with the following qualifications. (1) The value of donated land and buildings shall not exceed its fair market value at the time of donation to the recipient as established by an independent appraiser (e.g., certified real property appraiser or General Services Administration representative) and certified by a responsible official of the recipient. (2) The value of donated equipment shall not exceed the fair market value of equipment of the same age and condition at the time of donation. (3) The value of donated space shall not exceed the fair rental value of comparable space as established by an independent appraisal of comparable space and facilities in a privately-owned building in the same locality.


www.kinerja.or.id

387

Lampiran Umum

22 CFR 226 (4) The value of loaned equipment shall not exceed its fair rental value. (i) The following requirements pertain to the recipient's supporting records for in-kind contributions from third parties. (1) Volunteer services shall be documented and, to the extent feasible, supported by the same methods used by the recipient for its own employees, (2) The basis for determining the valuation for personal services, material, equipment, buildings and land shall be documented.

§ 226.24 Program income. (a) Recipients shall apply the standards set forth in this section to account for program income related to projects financed in whole or in part with Federal funds. (b) Except as provided in paragraph (h) of this section, program income earned during the project period shall be retained by the recipient and, in accordance with USAID regulations, other implementing guidance, or the terms and conditions of the award, shall be used in one or more of the following ways: (1) Added to funds committed by USAID and the recipient to the project or program, and used to further eligible project or program objectives. (2) Used to finance the non-Federal share of the project or program. (3) Deducted from the total project or program allowable cost in determining the net allowable costs on which the Federal share of costs is based. (c) When the agreement authorizes the disposition of program income as described in paragraph (b)(1) or (b)(2) of this section, program income in excess of any limits stipulated shall be used in accordance with paragraph (b)(3) of this section. (d) If the terms and conditions of the award do not specify how program income is to be used, paragraph (b)(3) of this section shall apply automatically to all projects or programs except research. For awards that support research, paragraph (b)(1) of this section shall apply automatically unless the terms and conditions of the award provide another alternative, or the recipient is subject to special award conditions, as indicated in §226.14. Recipients which are commercial organizations may not apply paragraph (b)(1) of this section, in accordance with §226.82 of this part. (e) Unless the terms and conditions of the award provide otherwise, recipients shall have no obligation to the Federal Government regarding program income earned after the end of the project period. (f) Costs incident to the generation of program income may be deducted from gross income to determine program income, provided these costs have not been charged to the award and they comply with the cost principles applicable to the award funds. (g) Proceeds from the sale of property shall be handled in accordance with the requirements of the Property Standards (See §§226.30 through 226.37). (h) Unless the terms and condition of the award provide otherwise, recipients shall have no obligation to the Federal Government with respect to program income earned from license fees and royalties for copyrighted material, patents, patent applications, trademarks, and inventions produced under an award. However, Patent and Trademark Amendments (35 U.S.C. 18) apply to inventions made under an experimental, developmental, or research award.

§ 226.25 Revision of budget and program plans. (a) The budget plan is the financial expression of the project or program as approved during the award process. It may include either the sum of the Federal and non-Federal shares, or only the Federal share, depending upon

388


www.kinerja.or.id

22 CFR 226 USAID requirements as reflected in the terms and conditions of the agreement. It shall be related to performance for program evaluation purposes whenever appropriate. (b) Recipients are required to report deviations from budget and program plans, and request prior approvals for budget and program plan revisions, in accordance with this section. (c) For nonconstruction awards, recipients shall request prior approvals from the USAID Agreement Officer for one or more of the following program or budget related reasons: (1) Change in the scope or the objective of the project or program (even if there is no associated budget revision requiring prior written approval). (2) Change in a key person specified in the application or award document. (3) The absence for more than three months, or a 25 percent reduction in time devoted to the project, by the approved project director or principal investigator. (4) The need for additional Federal funding. (5) The transfer of amounts budgeted for indirect costs to absorb increases in direct costs, or vice versa. (6) The inclusion, unless waived in the agreement by USAID, of costs that require prior approval in accordance with OMB Circular A–21, “Cost Principles for Institutions of Higher Education,” OMB Circular A–122, “Cost Principles for Non-Profit Organizations,” or 45 CFR part 74, Appendix E, “Principles for Determining Costs Applicable to Research and Development under Grants and Contracts with Hospitals,” or 48 CFR part 31, “Contract Cost Principles and Procedures,” as applicable. (7) The transfer of funds allotted for training allowances (direct payment to trainees) to other categories of expense. (8) Unless described in the application and funded in the approved budget of the award, the subaward, transfer or contracting out of any work under an award. This provision does not apply to the purchase of supplies, material, equipment or general support services. (d) No other prior approval requirements for specific items may be imposed unless a deviation has been approved by OMB. (e) USAID may waive cost-related and administrative prior written approvals required by this part and OMB Circulars A–21 and A–122, except for requirements listed in paragraphs (c)(1) and (c)(4) of this section. Such waivers may authorize recipients to do any one or more of the following: (1) Incur pre-award costs 90 calendar days prior to award or more than 90 calendar days with the prior approval of the USAID Agreement Officer. All pre-award costs are incurred at the recipient's risk ( i.e. , USAID is under no obligation to reimburse such costs if for any reason the recipient does not receive an award or if the award is less than anticipated and inadequate to cover such costs). (2) Initiate a one-time extension of the expiration date of the award of up to 12 months. For one-time extensions, the recipient must notify the USAID Agreement Officer in writing, with the supporting reasons and revised expiration date, at least 10 days before the expiration date specified in the award. This one-time extension may not be exercised merely for the purpose of using unobligated balances. The recipient may initiate a one-time extension unless one or more of the following conditions apply: (i) The terms and conditions of award prohibit the extension. (ii) The extension requires additional Federal funds. (iii) The extension involves any change in the approved objectives or scope of the project.


www.kinerja.or.id

389

Lampiran Umum

22 CFR 226 (3) Carry forward unobligated balances to subsequent funding periods. (4) Except for awards under Section 226.14 and Subpart E of this part, for awards that support research, unless USAID provides otherwise in the award or in its regulations or other implementing guidance, the prior approval requirements described in paragraphs (e) (1) through (3) of this section are automatically waived ( i.e. , recipients need not obtain such prior approvals) unless one of the conditions included in paragraph (e)(2) of this section applies. (f) USAID may, at its option, restrict the transfer of funds among direct cost categories or programs, functions and activities for awards in which the Federal share of the project exceeds $100,000 and the cumulative amount of such transfers exceeds or is expected to exceed 10 percent of the total budget as last approved by the USAID Agreement Officer. USAID shall not permit a transfer that would cause any Federal appropriation or part thereof to be used for purposes other than those consistent with the original intent of the appropriation. (g) All other changes to non-construction budgets, except for the changes described in paragraph (j) of this section, do not require prior approval. (h) For construction awards, recipients shall request prior written approval promptly from the USAID Agreement Officer for budget revisions whenever: (1) The revision results from changes in the scope or the objective of the project or program, (2) The need arises for additional Federal funds to complete the project, or (3) A revision is desired which involves specific costs for which prior written approval requirements may be imposed consistent with the applicable cost principles listed in §226.27. (i) No other prior approval requirements for specific items may be imposed unless a deviation has been approved by OMB. (j) When USAID makes an award that provides support for both construction and nonconstruction work, the USAID Agreement Officer may require the recipient to request prior approval before making any fund or budget transfers between the two types of work supported. (k) For both construction and nonconstruction awards, recipients shall notify the USAID Agreement Officer in writing promptly whenever the amount of Federal authorized funds is expected to exceed the needs of the recipient for the project period by more than $5000 or five percent of the Federal award, whichever is greater. This notification shall not be required if an application for additional funding is submitted for a continuation award. (l) When requesting approval for budget revisions, recipients shall use the budget forms that were used in the application unless the USAID Agreement Officer indicates a letter of request suffices. (m) Within 30 calendar days from the date of receipt of the request for budget revisions, the USAID Agreement Officer shall review the request and notify the recipient whether the budget revisions have been approved. If the revision is still under consideration at the end of 30 calendar days, the USAID Agreement Officer shall inform the recipient in writing of the date when the recipient may expect the decision.

§ 226.26 Non-Federal audits. (a) Recipients and subrecipients that are institutions of higher education or other non-profit organizations (including hospitals) shall be subject to the audit requirements contained in the Single Audit Act Amendments of 1996 (31 U.S.C. 7501–7507) and revised OMB Circular A–133, “Audits of States, Local Governments, and Non-Profit Organizations.” (b) State and local governments shall be subject to the audit requirements contained in the Single Audit Act Amendments of 1996 (31 U.S.C. 7501–7507) and revised OMB Circular A–133, “Audits of States, Local Governments, and Non-Profit Organizations.”

390


www.kinerja.or.id

22 CFR 226 (c) For-profit hospitals not covered by the audit provisions of revised OMB Circular A–133 shall be subject to the audit requirements of the Federal awarding agencies. (d) Commercial organizations shall be subject to the audit requirements of USAID or the prime recipient as incorporated in the award document. [60 FR 3744, Jan. 19, 1995, as amended at 62 FR 45939, 45941, Aug. 29, 1997]

§ 226.27 Allowable costs. For each kind of recipient, there is a set of Federal principles for determining allowable costs. Allowability of costs shall be determined by the Agreement Officer in accordance with the cost principles applicable to the entity incurring the costs. Thus, allowability of costs incurred by State, local or federally-recognized Indian tribal governments is determined in accordance with the provisions of OMB Circular A–87, “Cost Principles for State and Local Governments.” The allowability of costs incurred by non-profit organizations is determined in accordance with the provisions of OMB Circular A–122, “Cost Principles for Non-Profit Organizations.” The allowability of costs incurred by institutions of higher education is determined in accordance with the provisions of OMB Circular A–21, “Cost Principles for Educational Institutions.” The allowability of costs incurred by hospitals is determined in accordance with the provisions of Appendix E of 45 CFR part 74, “Principles for Determining Costs Applicable to Research and Development Under Grants and Contracts with Hospitals.” The allowability of costs incurred by commercial organizations and those non-profit organizations listed in Attachment C to Circular A–122 is determined in accordance with the provisions of the Federal Acquisition Regulation (FAR) at 48 CFR part 31.

§ 226.28 Period of availability of funds. Where a funding period is specified, a recipient may charge to the award only allowable costs resulting from obligations incurred during the funding period and any pre-award costs authorized by the USAID Agreement Officer.

Property Standards § 226.30 Purpose of property standards. Sections 226.31 through 226.37 set forth uniform standards governing management and or disposition of property furnished by the Federal Government or whose cost was charged to a project supported by a Federal award. USAID shall not impose additional requirements unless specifically required by statute. The recipient may use its own property management standards and procedures provided it observes the provisions of §§226.31 through 226.37.

§ 226.31 Insurance coverage. Recipients shall, at a minimum, provide the equivalent insurance coverage for real property and equipment acquired with Federal funds as provided to property owned by the recipient. Federally-owned property need not be insured unless required by the terms and conditions of the award.

§ 226.32 Real property. (a) Unless the agreement provides otherwise, title to real property shall vest in the recipient subject to the condition that the recipient shall use the real property for the authorized purpose of the project as long as it is needed and shall not encumber the property without approval of the Agreement Officer. (b) The recipient shall obtain written approval from the Agreement Officer for the use of real property in other federally-sponsored projects when the recipient determines that the property is no longer needed for the purpose of the original project. Use in other projects shall be limited to those under federally-sponsored projects ( i.e. , awards) or programs that have purposes consistent with those authorized for support by USAID.


www.kinerja.or.id

391

Lampiran Umum

22 CFR 226 (c) When the real property is no longer needed as provided in paragraphs (a) and (b) of this section, the recipient shall request disposition instructions from the Agreement Officer. The Agreement Officer will give one or more of the following disposition instructions: (1) The recipient may be permitted to retain title without further obligation to the Federal Government after it compensates the Federal Government for that percentage of the current fair market value of the property attributable to the Federal participation in the project. (2) The recipient may be directed to sell the property under guidelines provided by USAID and pay the Federal Government for that percentage of the current fair market value of the property attributable to the Federal participation in the project (after deducting actual and reasonable selling and fix-up expenses, if any, from the sales proceeds). When the recipient is authorized or required to sell the property, proper sales procedures shall be established that provide for competition to the extent practicable and result in the highest possible return. (3) The recipient may be directed to transfer title to the property to the Federal Government or to an eligible third party provided that, in such cases, the recipient shall be entitled to compensation for its attributable percentage of the current fair market value of the property.

§ 226.33 Federally-owned and exempt property. (a) Federally-owned property. (1) Title to federally-owned property remains vested in the Federal Government. Recipients shall submit annually an inventory listing of federally-owned property in their custody to USAID. Upon completion of the award or when the property is no longer needed, the recipient shall report the property to USAID for further Federal agency utilization. (2) If USAID has no further need for the property, it shall be declared excess and reported to the General Services Administration, unless USAID has statutory authority to dispose of the property by alternative methods (e.g., the authority provided by the Federal Technology Transfer Act (15 U.S.C. 3710(I)) to donate research equipment to educational and non-profit organizations in accordance with E.O. 12821, “Improving Mathematics and Science Education in Support of the National Education Goals.”) Appropriate instructions shall be issued to the recipient by USAID. (b) Exempt property. When statutory authority exists, USAID has the option to vest title to property acquired with Federal funds in the recipient without further obligation to the Federal Government and under conditions USAID considers appropriate. Such property is “exempt property” (see definition in §226.2). Should USAID not establish conditions, title to exempt property upon acquisition shall vest in the recipient without further obligation to the Federal Government.

§ 226.34 Equipment. (a) Unless the agreement provides otherwise, title to equipment acquired by a recipient with Federal funds shall vest in the recipient, subject to conditions of this part. (b) The recipient shall not use equipment acquired with Federal funds to provide services to non-Federal outside organizations for a fee that is less than private companies charge for equivalent services, unless specifically authorized by Federal statute, for as long as the Federal Government retains an interest in the equipment. (c) The recipient shall use the equipment in the project or program for which it was acquired as long as needed, whether or not the project or program continues to be supported by Federal funds and shall not encumber the property without approval of USAID. When no longer needed for the original project or program, the recipient shall use the equipment in connection with its other federally-sponsored activities, in the following order of priority: (1) Activities sponsored by USAID, then (2) Activities sponsored by other Federal agencies.

392


www.kinerja.or.id

22 CFR 226 (d) During the time that equipment is used on the project or program for which it was acquired, the recipient shall make it available for use on other projects or programs if such other use will not interfere with the work on the project or program for which the equipment was originally acquired. First preference for such other use shall be given to other projects or programs sponsored by USAID; second preference shall be given to projects or programs sponsored by other Federal agencies. If the equipment is owned by the Federal Government, use on other activities not sponsored by the Federal Government shall be permissible if authorized by USAID. User charges shall be treated as program income. (e) When acquiring replacement equipment, the recipient may use the equipment to be replaced as trade-in or sell the equipment and use the proceeds to offset the costs of the replacement equipment subject to the approval of USAID. (f) The recipient's property management standards for equipment acquired with Federal funds and federally-owned equipment shall include all of the following. (1) Equipment records shall be maintained accurately and shall include the following information. (i) A description of the equipment. (ii) Manufacturer's serial number, model number, Federal stock number, national stock number, or other identification number. (iii) Source of the equipment, including the award number. (iv) Whether title vests in the recipient, the Federal Government, or other specified entity. (v) Acquisition date (or date received, if the equipment was furnished by the Federal Government) and cost. (vi) Information from which one can calculate the percentage of Federal participation in the cost of the equipment (not applicable to equipment furnished by the Federal Government). (vii) Location and condition of the equipment and the date the information was reported. (viii) Unit acquisition cost. (ix) Ultimate disposition data, including date of disposal and sales price or the method used to determine current fair market value where a recipient compensates USAID for its share. (2) Equipment owned by the Federal Government shall be identified to indicate Federal ownership. (3) A physical inventory of equipment shall be taken and the results reconciled with the equipment records at least once every two years. Any differences between quantities determined by the physical inspection and those shown in the accounting records shall be investigated to determine the causes of the difference. The recipient shall, in connection with the inventory, verify the existence, current utilization, and continued need for the equipment. (4) A control system shall be in effect to insure adequate safeguards to prevent loss, damage, or theft of the equipment. Any loss, damage, or theft of equipment shall be investigated and fully documented; if the equipment was owned by the Federal Government, the recipient shall promptly notify the Federal awarding agency with whose funds the equipment was purchased. (5) Adequate maintenance procedures shall be implemented to keep the equipment in good condition. (6) Where the recipient is authorized or required to sell the equipment, proper sales procedures shall be established which provide for competition to the extent practicable and result in the highest possible return.


www.kinerja.or.id

393

Lampiran Umum

22 CFR 226 (g) When the recipient no longer needs the equipment, the equipment may be used for other activities in accordance with the following standards. For equipment with a current per unit fair market value of $5000 or more, the recipient may retain the equipment for other uses provided that compensation is made to the original Federal awarding agency or its successor. The amount of compensation shall be computed by applying the percentage of Federal participation in the cost of the original project or program to the current fair market value of the equipment. If the recipient has no need for USAID-financed equipment, the recipient shall request disposition instructions from the Agreement Officer. USAID shall determine whether the equipment can be used to meet the agency's requirements. If no requirement exists within USAID, the availability of the equipment shall be reported to the General Services Administration to determine whether a requirement for the equipment exists in other Federal agencies. The USAID Agreement Officer shall issue instructions to the recipient no later than 120 calendar days after the recipient's request and the following procedures shall govern: (1) If so instructed or if disposition instructions are not issued within 120 calendar days after the recipient's request, the recipient shall sell the equipment and reimburse USAID an amount computed by applying to the sales proceeds the percentage of Federal participation in the cost of the original project or program. However, the recipient shall be permitted to deduct and retain from the Federal share $500 or ten percent of the proceeds, whichever is less, for the recipient's selling and handling expenses. (2) If the recipient is instructed to ship the equipment elsewhere, the recipient shall be reimbursed by the Federal Government by an amount which is computed by applying the percentage of the recipient's participation in the cost of the original project or program to the current fair market value of the equipment, plus any reasonable shipping or interim storage costs incurred. (3) If the recipient is instructed to otherwise dispose of the equipment, the recipient will be reimbursed by USAID for such costs incurred in its disposition. (h) USAID reserves the right to transfer the title to the Federal Government or to a third party named by the Federal Government when such third party is otherwise eligible under existing statutes. Such transfer shall be subject to the following standards: (1) The equipment shall be appropriately identified in the award or otherwise made known to the recipient in writing. (2) USAID shall issue disposition instructions within 120 calendar days after receipt of a final inventory. The final inventory shall list all equipment acquired with award funds and federally-owned equipment. If USAID fails to issue disposition instructions within the 120 calendar day period, the recipient shall apply the standards of this section, as appropriate. (3) When USAID exercises its right to take title, the equipment shall be subject to the provisions for federally-owned equipment.

§ 226.35 Supplies and other expendable equipment. (a) Title to supplies and other expendable equipment shall vest in the recipient upon acquisition. If there is a residual inventory of unused supplies exceeding $5000 in total aggregate value upon termination or completion of the project or program and the supplies are not needed for any other federally-sponsored project or program, the recipient shall retain the supplies for use on non-Federal sponsored activities or sell them, but shall, in either case, compensate the Federal Government for its share. The amount of compensation shall be computed in the same manner as for equipment. (b) The recipient shall not use supplies acquired with Federal funds to provide services to non-Federal outside organizations for a fee that is less than private companies charge for equivalent services, unless specifically authorized by Federal statute as long as the Federal Government retains an interest in the supplies.

§ 226.36 Intangible property. (a) The recipient may copyright any work that is subject to copyright and was developed, or for which ownership was purchased, under an award. USAID reserves a royalty-free, nonexclusive and irrevocable right to reproduce, publish, or otherwise use the work for Federal purposes, and to authorize others to do so.

394


www.kinerja.or.id

22 CFR 226 (b) Recipients are subject to applicable regulations governing patents and inventions, including government-wide regulations issued by the Department of Commerce at 37 CFR part 401, “Rights to Inventions Made by Nonprofit Organizations and Small Business Firms Under Government Grants, Contracts and Cooperative Agreements.” (c) The Federal Government has the right to: (1) Obtain, reproduce, publish or otherwise use the data first produced under an award; and (2) Authorize others to receive, reproduce, publish, or otherwise use such data for Federal purposes. (d) (1) In addition, in response to a Freedom of Information Act (FOIA) request for research data relating to published research findings produced under an award that were used by the Federal Government in developing an agency action that has the force and effect of law, the Federal awarding agency shall request, and the recipient shall provide, within a reasonable time, the research data so that they can be made available to the public through the procedures established under the FOIA. If the Federal awarding agency obtains the research data solely in response to a FOIA request, the agency may charge the requester a reasonable fee equaling the full incremental cost of obtaining the research data. This fee should reflect costs incurred by the agency, the recipient, and applicable subrecipients. This fee is in addition to any fees the agency may assess under the FOIA (5 U.S.C. 552(a)(4)(A)). (2) The following definitions apply for purposes of this paragraph (d): (i) Research data is defined as the recorded factual material commonly accepted in the scientific community as necessary to validate research findings, but not any of the following: preliminary analyses, drafts of scientific papers, plans for future research, peer reviews, or communications with colleagues. This “recorded” material excludes physical objects (e.g., laboratory samples). Research data also do not include: (A) Trade secrets, commercial information, materials necessary to be held confidential by a researcher until they are published, or similar information which is protected under law; and (B) Personnel and medical information and similar information the disclosure of which would constitute a clearly unwarranted invasion of personal privacy, such as information that could be used to identify a particular person in a research study. (ii) Published is defined as either when: (A) Research findings are published in a peer-reviewed scientific or technical journal; or (B) A Federal agency publicly and officially cites the research findings in support of an agency action that has the force and effect of law. (iii) Used by the Federal Government in developing an agency action that has the force and effect of law is defined as when an agency publicly and officially cites the research findings in support of an agency action that has the force and effect of law. (e) Title to intangible property and debt instruments acquired under an award or subaward vests upon acquisition in the recipient. The recipient shall use that property for the originally-authorized purpose, and the recipient shall not encumber the property without approval of USAID. When no longer needed for the originally authorized purpose, disposition of the intangible property shall occur in accordance with the provisions of §226.34(g). [60 FR 3744, Jan. 19, 1995, as amended at 65 FR 14407, 14410, Mar. 16, 2000]

§ 226.37 Property trust relationship. Real property, equipment, intangible property and debt instruments that are acquired or improved with Federal funds shall be held in trust by the recipient as trustee for the beneficiaries of the project or program under which the property was acquired or improved. Recipients shall record liens or other appropriate notices of record to indicate that


www.kinerja.or.id

395

Lampiran Umum

22 CFR 226 personal or real property has been acquired, improved or constructed with Federal funds and that use and disposition conditions apply to the property.

Procurement Standards § 226.40 Purpose of procurement standards. Sections 226.41 through 226.48 set forth standards for use by recipients in establishing procedures for the procurement of supplies and other expendable property, equipment, real property and other services with Federal funds. These standards are furnished to ensure that such materials and services are obtained in an effective manner and in compliance with the provisions of applicable Federal statutes and executive orders. No additional procurement standards or requirements shall be imposed by USAID upon recipients, unless specifically required by Federal statute or executive order or approved by OMB.

§ 226.41 Recipient responsibilities. The standards contained in this section do not relieve the recipient of the contractual responsibilities arising under its contract(s). The recipient is the responsible authority, without recourse to USAID, regarding the settlement and satisfaction of all contractual and administrative issues arising out of procurements entered into in support of an award or other agreement. This includes disputes, claims, protests of award, source evaluation or other matters of a contractual nature. Matters concerning violation of statute are to be referred to such Federal, State or local authority as may have proper jurisdiction.

§ 226.42 Codes of conduct. The recipient shall maintain written standards of conduct governing the performance of its employees engaged in the award and administration of contracts. No employee, officer, or agent shall participate in the selection, award, or administration of a contract supported by Federal funds if a real or apparent conflict of interest would be involved. Such a conflict would arise when the employee, officer, or agent, any member of his or her immediate family, his or her partner, or an organization which employs or is about to employ any of the parties indicated herein, has a financial or other interest in the firm selected for an award. The officers, employees, and agents of the recipient shall neither solicit nor accept gratuities, favors, or anything of monetary value from contractors, or parties to subagreements. However, recipients may set standards for situations in which the financial interest is not substantial or the gift is an unsolicited item of nominal value. The standards of conduct shall provide for disciplinary actions to be applied for violations of such standards by officers, employees, or agents of the recipient.

§ 226.43 Competition. All procurement transactions shall be conducted in a manner to provide, to the maximum extent practical, open and free competition. The recipient shall be alert to organizational conflicts of interest as well as noncompetitive practices among contractors that may restrict or eliminate competition or otherwise restrain trade. In order to ensure objective contractor performance and eliminate unfair competitive advantage, contractors that develop or draft specifications, requirements, statements of work, invitations for bids and/or requests for proposals shall be excluded from competing for such procurements. Awards shall be made to the bidder or offeror whose bid or offer is responsive to the solicitation and is most advantageous to the recipient, price, quality and other factors considered. Solicitations shall clearly establish all requirements that the bidder or offeror shall fulfill in order for the bid or offer to be evaluated by the recipient. Any and all bids or offers may be rejected when it is in the recipient's interest to do so.

§ 226.44 Procurement procedures. (a) All recipients shall establish written procurement procedures. These procedures shall provide, at a minimum, that: (1) Recipients avoid purchasing unnecessary items, (2) Where appropriate, an analysis is made of lease and purchase alternatives to determine which would be the most economical and practical procurement for the Federal Government, and

396


www.kinerja.or.id

22 CFR 226 (3) Solicitations for goods and services provide for all of the following. (i) A clear and accurate description of the technical requirements for the material, product or service to be procured. In competitive procurements, such a description shall not contain features which unduly restrict competition. (ii) Requirements which the bidder/offeror must fulfill and all other factors to be used in evaluating bids or proposals. (iii) A description, whenever practicable, of technical requirements in terms of functions to be performed or performance required, including the range of acceptable characteristics or minimum acceptable standards. (iv) The specific features of “brand name or equal” descriptions that bidders are required to meet when such items are included in the solicitation. (v) The acceptance, to the extent practicable and economically feasible, of products and services dimensioned in the metric system of measurement. (vi) Preference, to the extent practicable and economically feasible, for products and services that conserve natural resources and protect the environment and are energy efficient. (b) Positive efforts shall be made by recipients to utilize small businesses, minority-owned firms, and women's business enterprises, whenever possible. Recipients of USAID awards shall take all of the following steps to further this goal. (1) Ensure that small businesses, minority-owned firms, and women's business enterprises are used to the fullest extent practicable. (2) Make information on forthcoming opportunities available and arrange time frames for purchases and contracts to encourage and facilitate participation by small businesses, minority-owned firms, and women's business enterprises. To permit USAID, in accordance with the small business provisions of the Foreign Assistance Act of 1961, as amended, to give United States small business firms an opportunity to participate in supplying commodities and services procured under the award, the recipient shall to the maximum extent possible provide the following information to the Office of Small Disadvantaged Business Utilization (OSDBU/MRC), USAID Washington, DC 20523, at least 45 days prior to placing any order or contract in excess of the small purchase threshold: (i) Brief general description and quantity of goods or services; (ii) Closing date for receiving quotations, proposals or bids; and (iii) Address where solicitations or specifications can be obtained. (3) Consider in the contract process whether firms competing for larger contracts intend to subcontract with small businesses, minority-owned firms, and women's business enterprises. (4) Encourage contracting with consortiums of small businesses, minority-owned firms and women's business enterprises when a contract is too large for one of these firms to handle individually. (5) Use the services and assistance, as appropriate, of such organizations as the Small Business Administration and the Department of Commerce's Minority Business Development Agency in the solicitation and utilization of small businesses, minority-owned firms and women's business enterprises. (c) The type of procuring instruments used (e.g., fixed price contracts, cost reimbursable contracts, purchase orders, and incentive contracts) shall be determined by the recipient but shall be appropriate for the particular procurement and for promoting the best interest of the program or project involved. The “cost-plus-a-percentage-of-cost” or “percentage of construction cost” methods of contracting shall not be used.


www.kinerja.or.id

397

Lampiran Umum

22 CFR 226 (d) Contracts shall be made only with responsible contractors who possess the potential ability to perform successfully under the terms and conditions of the proposed procurement. Consideration shall be given to such matters as contractor integrity, record of past performance, financial and technical resources or accessibility to other necessary resources. In certain circumstances, contracts with certain parties are restricted by agencies' implementation of E.O.s 12549 and 12689, “Debarment and Suspension.” (e) Recipients shall, on request, make available for USAID, pre-award review and procurement documents, such as request for proposals or invitations for bids, independent cost estimates, etc., when any of the following conditions apply. (1) A recipient's procurement procedures or operation fails to comply with the procurement standards in this part. (2) The procurement is expected to exceed the small purchase threshold fixed at 41 U.S.C. 403(11) and is to be awarded without competition or only one bid or offer is received in response to a solicitation. (3) The procurement, which is expected to exceed the small purchase threshold, specifies a “brand name” product. (4) The proposed award over the small purchase threshold is to be awarded to other than the apparent low bidder under a sealed bid procurement. (5) A proposed contract modification changes the scope of a contract or increases the contract amount by more than the amount of the small purchase threshold.

§ 226.45 Cost and price analysis. Some form of cost or price analysis shall be made and documented in the procurement files in connection with every procurement action. Price analysis may be accomplished in various ways, including the comparison of price quotations submitted, market prices and similar indicia, together with discounts. Cost analysis is the review and evaluation of each element of cost to determine reasonableness, allocability and allowability.

§ 226.46 Procurement records. Procurement records and files for purchases in excess of the small purchase threshold shall include the following at a minimum: (a) Basis for contractor selection, (b) Justification for lack of competition when competitive bids or offers are not obtained, and (c) Basis for award cost or price.

§ 226.47 Contract administration. A system for contract administration shall be maintained to ensure contractor conformance with the terms, conditions and specifications of the contract and to ensure adequate and timely follow up of all purchases. Recipients shall evaluate contractor performance and document, as appropriate, whether contractors have met the terms, conditions and specifications of the contract.

§ 226.48 Contract provisions. The recipient shall include, in addition to provisions to define a sound and complete agreement, the following provisions in all contracts. The following provisions shall also be applied to subcontracts.

398


www.kinerja.or.id

22 CFR 226 (a) Contracts in excess of the small purchase threshold shall contain contractual provisions or conditions that allow for administrative, contractual, or legal remedies in instances in which a contractor violates or breaches the contract terms, and provide for such remedial actions as may be appropriate. (b) All contracts in excess of the small purchase threshold shall contain suitable provisions for termination by the recipient, including the manner by which termination shall be effected and the basis for settlement. In addition, such contracts shall describe conditions under which the contract may be terminated for default as well as conditions where the contract may be terminated because of circumstances beyond the control of the contractor. (c) Except as otherwise required by statute, an award that requires the contracting (or subcontracting) for construction or facility improvements shall provide for the recipient to follow its own requirements relating to bid guarantees, performance bonds, and payment bonds unless the construction contract or subcontract exceeds $100,000. For those contracts or subcontracts exceeding $100,000, the USAID Agreement Officer may accept the bonding policy and requirements of the recipient, provided that USAID determines that the Federal Government's interest is adequately protected. In making this determination for contract or subcontracts to be performed overseas, the Agreement Officer shall take into consideration any established local practices relating to security. If such a determination has not been made, the minimum requirements shall be as follows. (1) A bid guarantee from each bidder equivalent to five percent of the bid price. The “bid guarantee” shall consist of a firm commitment such as a bid bond, certified check, or other negotiable instrument accompanying a bid as assurance that the bidder shall, upon acceptance of its bid, execute such contractual documents as may be required within the time specified. (2) A performance bond on the part of the contractor for 100 percent of the contract price. A “performance bond” is one executed in connection with a contract to secure fulfillment of all the contractor's obligations under such contract. (3) A payment bond on the part of the contractor for 100 percent of the contract price. A “payment bond” is one executed in connection with a contract to assure payment as required by statute of all persons supplying labor and material in the execution of the work provided for in the contract. (4) Where bonds are required, the bonds shall be obtained from companies holding certificates of authority as acceptable sureties pursuant to 31 CFR part 223, “Surety Companies Doing Business with the United States.” (d) All negotiated contracts (except those for less than the small purchase threshold) awarded by recipients shall include a provision to the effect that the recipient, USAID, the Comptroller General of the United States, or any of their duly authorized representatives, shall have access to any books, documents, papers and records of the contractor which are directly pertinent to a specific program for the purpose of making audits, examinations, excerpts and transcriptions. (e) All contracts, including small purchases, awarded by recipients and their contractors shall contain the procurement provisions of Appendix A to this part, as applicable. Whenever a provision is required to be inserted in a contract under an agreement, the recipient shall insert a statement in the contract that in all instances where the U.S. Government or USAID is mentioned, the recipient's name shall be substituted.

§ 226.49 USAID-Specific procurement requirements Procurement requirements which are applicable to USAID because of statute and regulation are in Subpart G.

Reports and Records § 226.50 Purpose of reports and records. Sections 226.51 through 226.53 establish the procedures for monitoring and reporting on the recipient's financial and program performance and the necessary standard reporting forms. They also set forth record retention requirements.

§ 226.51 Monitoring and reporting program performance.


www.kinerja.or.id

399

Lampiran Umum

22 CFR 226 (a) Recipients are responsible for managing and monitoring each project, program, subaward, function or activity supported by the award. Recipients shall monitor subawards to ensure subrecipients have met the audit requirements as delineated in Section 226.26. (b) The terms and conditions of the agreement will prescribe the frequency with which the performance reports shall be submitted. Except as provided in paragraph 226.51(f), performance reports will not be required more frequently than quarterly or, less frequently than annually. Annual reports shall be due 90 calendar days after the award year; quarterly or semi-annual reports shall be due 30 days after the reporting period. USAID may require annual reports before the anniversary dates of multiple year awards in lieu of these requirements. The final performance reports are due 90 calendar days after the expiration or termination of the award. (c) If inappropriate, a final technical or performance report shall not be required after completion of the project. (d) Performance reports shall generally contain, for each award, brief information on each of the following: (1) A comparison of actual accomplishments with the goals and objectives established for the period, the findings of the investigator, or both. Whenever appropriate and the output of programs or projects can be readily quantified, such quantitative data should be related to cost data for computation of unit costs. (2) Reasons why established goals were not met, if appropriate. (3) Other pertinent information including, when appropriate, analysis and explanation of cost overruns or high unit costs. (e) Recipients shall submit the original and two copies of performance reports. (f) Recipients shall immediately notify USAID of developments that have a significant impact on the award-supported activities. Also, notification shall be given in the case of problems, delays, or adverse conditions which materially impair the ability to meet the objectives of the award. This notification shall include a statement of the action taken or contemplated, and any assistance needed to resolve the situation. (g) USAID may make site visits, as needed. (h) USAID shall comply with clearance requirements of 5 CFR part 1320 when requesting performance data from recipients.

§ 226.52 Financial reporting. (a) The following forms are used for obtaining financial information from recipients. (1) SF–269 or SF–269A, Financial Status Report. (i) USAID will require recipients to use either the SF–269 or SF–269A to report the status of funds for all nonconstruction projects or programs. The type of form required will be established in the award. USAID may, however, have the option of not requiring the SF–269 or SF–269A when the SF–270, Request for Advance or Reimbursement, or SF–272, Report of Federal Cash Transactions, is determined to provide adequate information to meet its needs, except that a final SF–269 or SF–269A shall be required at the completion of the project when the SF–270 is used only for advances. (ii) The type of reporting required will be established in the agreement. If USAID requires accrual information and the recipient's accounting records are not normally kept on the accrual basis, the recipient shall not be required to convert its accounting system, but shall develop such accrual information through best estimates based on an analysis of the documentation on hand. (iii) USAID will determine the frequency of the Financial Status Report for each project or program, considering the size and complexity of the particular project or program. The frequency of reports will be established in the

400


www.kinerja.or.id

22 CFR 226 agreement. However, the report shall not be required more frequently than quarterly or less frequently than annually. A final report shall be required at the completion of the agreement. (iv) Recipients shall submit the SF–269 or SF–269A (an original and two copies) no later than 30 days after the end of each specified reporting period for quarterly and semi-annual reports, and 90 calendar days for annual and final reports. Extensions of reporting due dates may be approved by USAID upon request of the recipient. (2) SF–272, Report of Federal Cash Transactions. (i) When funds are advanced to recipients USAID shall require each recipient to submit the SF–272 and, when necessary, its continuation sheet, SF–272a. USAID shall use this report to monitor cash advanced to recipients and to obtain disbursement information for each agreement with the recipients. (ii) USAID may require forecasts of Federal cash requirements in the “Remarks” section of the report. (iii) When practical and deemed necessary, USAID may require recipients to report in the “Remarks” section the amount of cash advances received in excess of three days. Recipients shall provide short narrative explanations of actions taken to reduce the excess balances. (iv) Recipients shall be required to submit not more than the original and two copies of the SF–272 15 calendar days following the end of each quarter. USAID may require a monthly report from those recipients receiving advances totaling $1 million or more per year. (v) USAID may waive the requirement for submission of the SF–272 for any one of the following reasons: (A) When monthly advances do not exceed $25,000 per recipient, provided that such advances are monitored through other forms contained in this section; (B) If, in USAID's opinion, the recipient's accounting controls are adequate to minimize excessive Federal advances; or, (C) When the electronic payment mechanisms provide adequate data. (b) When USAID needs additional information or more frequent reports, the following shall be observed. (1) When additional information is needed to comply with legislative requirements, USAID shall issue instructions to require recipients to submit such information under the “Remarks” section of the reports. (2) When USAID determines that a recipient's accounting system does not meet the standards in Section 226.21, additional pertinent information to further monitor awards may be obtained upon written notice to the recipient until such time as the system is brought up to standard. USAID, in obtaining this information, shall comply with report clearance requirements of 5 CFR part 1320. (3) USAID may accept the identical information from the recipients in machine readable format or computer printouts or electronic outputs in lieu of prescribed formats. (4) USAID may provide computer or electronic outputs to recipients when such expedites or contributes to the accuracy of reporting.

§ 226.53 Retention and access requirements for records. (a) This section sets forth requirements for record retention and access to records for awards to recipients. USAID shall not impose any other record retention or access requirements upon recipients. (b) Financial records, supporting documents, statistical records, and all other records pertinent to an award shall be retained for a period of three years from the date of submission of the final expenditure report or, for awards that are


www.kinerja.or.id

401

Lampiran Umum

22 CFR 226 renewed quarterly or annually, from the date of the submission of the quarterly or annual financial report, as authorized by USAID. The only exceptions are the following: (1) If any litigation, claim, or audit is started before the expiration of the 3-year period, the records shall be retained until all litigation, claims or audit findings involving the records have been resolved and final action taken. (2) Records for real property and equipment acquired with Federal funds shall be retained for 3 years after final disposition. (3) When records are transferred to or maintained by USAID, the 3-year retention requirements is not applicable to the recipient. (4) Indirect cost rate proposals, cost allocations plans, etc. as specified in paragraph 226.53(g). (c) Copies of original records may be substituted for the original records if authorized by USAID. (d) USAID shall request transfer of certain records to its custody from recipients when it determines that the records possess long term retention value. However, in order to avoid duplicate recordkeeping, USAID may make arrangements for recipients to retain any records that are continuously needed for joint use. (e) USAID, the Inspector General, Comptroller General of the United States, or any of their duly authorized representatives, have the right of timely and unrestricted access to any books, documents, papers, or other records of recipients that are pertinent to the awards, in order to make audits, examinations, excerpts, transcripts and copies of such documents. This right also includes timely and reasonable access to a recipient's personnel for the purpose of interview and discussion related to such documents. The rights of access in this paragraph are not limited to the required retention period, but shall last as long as records are retained. (f) Unless required by statute, USAID will not place restrictions on recipients that limit public access to the records of recipients that are pertinent to an award, except when USAID can demonstrate that such records shall be kept confidential and would have been exempted from disclosure pursuant to the Freedom of Information Act (5 U.S.C. 552) if the records had belonged to USAID. (g) Indirect cost rate proposals, cost allocations plans, etc. Paragraphs (g)(1) and (g)(2) of this section apply to the following types of documents, and their supporting records: indirect cost rate computations or proposals, cost allocation plans, and any similar accounting computations of the rate at which a particular group of costs is chargeable (such as computer usage chargeback rates or composite fringe benefit rates). (1) If submitted for negotiation. If the recipient submits to the Federal awarding agency or the subrecipient submits to the recipient the proposal, plan, or other computation to form the basis for negotiation of the rate, then the 3-year retention period for its supporting records starts on the date of such submission. (2) If not submitted for negotiation. If the recipient is not required to submit to the Federal awarding agency or the subrecipient is not required to submit to the recipient the proposal, plan, or other computation for negotiation purposes, then the 3-year retention period for the proposal, plan, or other computation and its supporting records starts at the end of the fiscal year (or other accounting period) covered by the proposal, plan, or other computation.

Suspension, Termination and Enforcement § 226.60 Purpose of suspension, termination and enforcement. Sections 226.61 and 226.62 set forth uniform suspension, termination and enforcement procedures.

§ 226.61 Suspension and termination. (a) Awards may be terminated (or, with respect to paragraphs (a) (1) and (3) of this section, suspended) in whole or in part if any of the circumstances stated in paragraphs (a)(1) through (4) of this section apply.

402


www.kinerja.or.id

22 CFR 226 (1) By USAID, if a recipient materially fails to comply with the terms and conditions of an award. (2) By USAID with the consent of the recipient, in which case the two parties shall agree upon the termination conditions, including the effective date and, in the case of partial termination, the portion to be terminated. (3) If at any time USAID determines that continuation of all or part of the funding for a program should be suspended or terminated because such assistance would not be in the national interest of the United States or would be in violation of an applicable law, then USAID may, following notice to the recipient, suspend or terminate the award in whole or in part and prohibit the recipient from incurring additional obligations chargeable to the award other than those costs specified in the notice of suspension. If a suspension is effected and the situation causing the suspension continues for 60 days or more, then USAID may terminate the award in whole or in part on written notice to the recipient and cancel any portion of the award which has not been disbursed or irrevocably committed to third parties. (4) By the recipient upon sending to USAID written notification setting forth the reasons for such termination, the effective date, and, in the case of partial termination, the portion to be terminated. However, if USAID determines in the case of partial termination that the reduced or modified portion of the award will not accomplish the purposes for which the grant was made, it may terminate the award in its entirety under paragraph (a)(1), (a)(2) or (a)(3) of this section. (b) If costs are allowed under an award, the responsibilities of the recipient referred to in paragraph 226.71(a), including those for property management as applicable, shall be considered in the termination of the award, and provision shall be made for continuing responsibilities of the recipient after termination, as appropriate.

§ 226.62 Enforcement. (a) Remedies for noncompliance. If a recipient materially fails to comply with the terms and conditions of an award, whether stated in a Federal statute, regulation, assurance, application, or notice of award, USAID may, in addition to imposing any of the special conditions outlined in §226.14, take one or more of the following actions, as appropriate in the circumstances. (1) Temporarily withhold cash payments pending correction of the deficiency by the recipient or more severe enforcement action by USAID. (2) Disallow (that is, deny both use of funds and any applicable matching credit for) all or part of the cost of the activity or action not in compliance. (3) Wholly or partly suspend or terminate the current award. (4) Withhold further awards for the project or program. (5) Take other remedies that may be legally available. (b) Hearings and appeals. The recipient may appeal, in accordance with Subpart F, any action taken by USAID on which a dispute exists and a decision by the Agreement Officer has been obtained. There is no right to a hearing on such an appeal. (c) Effects of suspension and termination. Costs of a recipient resulting from obligations incurred by the recipient during a suspension or after termination of an award are not allowable unless USAID expressly authorizes them in the notice of suspension or termination or subsequently. Other recipient costs during suspension or after termination which are necessary and not reasonably avoidable are allowable if: (1) The costs result from obligations which were properly incurred by the recipient before the effective date of suspension or termination, are not in anticipation of it, and in the case of a termination, are noncancellable, and (2) The costs would be allowable if the award were not suspended or expired normally at the end of the funding period in which the termination takes effect.


www.kinerja.or.id

403

Lampiran Umum

22 CFR 226 (d) Relationship to debarment and suspension. The enforcement remedies identified in this section, including suspension and termination, do not preclude a recipient from being subject to debarment and suspension under E.O.s 12549 and 12689 and USAID's implementing regulations (see 22 CFR Part 208).

Subpart D—After-the-Award Requirements § 226.70 Purpose. Sections 226.71 through 226.73 contain closeout procedures and other procedures for subsequent disallowances and adjustments.

§ 226.71 Closeout procedures. (a) Recipients shall submit, within 90 calendar days after the date of completion of the award, all financial, performance, and other reports as required by the terms and conditions of the award. USAID may approve extensions when requested by the recipient. (b) Unless USAID authorizes an extension, a recipient shall liquidate all obligations incurred under the award not later than 90 calendar days after the funding period or the date of completion as specified in the terms and conditions of the award or in agency implementing instructions. (c) USAID will make prompt payments to a recipient for allowable reimbursable costs under the award being closed out. (d) The recipient shall promptly refund any balances of unobligated cash that USAID has advanced or paid and that is not authorized to be retained by the recipient for use in other projects. OMB Circular A–129 governs unreturned amounts that become delinquent debts. (e) When authorized by the terms and conditions of the award, USAID shall make a settlement for any upward or downward adjustments to the Federal share of costs after closeout reports are received. (f) The recipient shall account for any real and personal property acquired with Federal funds or received from the Federal Government in accordance with §§226.31 through 226.37. (g) In the event a final audit has not been performed prior to the closeout of an award, USAID retains the right to recover an appropriate amount after fully considering the recommendations on disallowed costs resulting from the final audit.

§ 226.72 Subsequent adjustments and continuing responsibilities. (a) The closeout of an award does not affect any of the following. (1) The right of USAID to disallow costs and recover funds on the basis of a later audit or other review. (2) The obligation of the recipient to return any funds due as a result of later refunds, corrections, or other transactions. (3) Audit requirements in §§226.26. (4) Property management requirements in §§226.31 through 226.37. (5) Records retention as required in §226.53. (b) After closeout of an award, a relationship created under an award may be modified or ended in whole or in part with the consent of USAID and the recipient, provided the responsibilities of the recipient referred to in paragraph

404


www.kinerja.or.id

22 CFR 226 226.73(a), including those for property management as applicable, are considered and provisions made for continuing responsibilities of the recipient, as appropriate.

§ 226.73 Collection of amounts due. (a) Any funds paid to a recipient in excess of the amount to which the recipient is finally determined to be entitled under the terms and conditions of the award constitute a debt to the Federal Government. USAID reserves the right to require refund by the recipient of any amount which USAID determines to have been expended for purposes not in accordance with the terms and condition of the award, including but not limited to costs which are not allowable in accordance with the applicable Federal cost principles or other terms and conditions of the award. If not paid within a reasonable period after the demand for payment, USAID may reduce the debt by: (1) Making an administrative offset against other requests for reimbursements, (2) Withholding advance payments otherwise due to the recipient, or (3) Taking other action permitted by law. (b) Except as otherwise provided by law, USAID will charge interest on an overdue debt in accordance with 4 CFR Chapter II, “Federal Claims Collection Standards.”

Subpart E—Additional Provisions For Awards to Commercial Organizations § 226.80 Scope of subpart. This subpart contains additional provisions that apply to awards to commercial organizations. These provisions supplement and make exceptions for awards to commercial organizations from other provisions of this part.

§ 226.81 Prohibition against profit. No funds shall be paid as profit to any recipient that is a commercial organization. Profit is any amount in excess of allowable direct and indirect costs.

§ 226.82 Program income. The additional costs alternative described in §226.24(b)(1) may not be applied to program income earned by a commercial organization.

Subpart F—Miscellaneous § 226.90 Disputes. (a) Any dispute under or relating to a grant or agreement shall be decided by the USAID Agreement Officer. The Agreement Officer shall furnish the recipient a written copy of the decision. (b) Decisions of the USAID Agreement Officer shall be final unless, within 30 days of receipt of the decision, the grantee appeals the decision to USAID's Deputy Assistant Administrator for Management, USAID, Washington, DC 20523. Appeals must be in writing with a copy concurrently furnished to the Agreement Officer. (c) In order to facilitate review on the record by the Deputy Assistant Administrator for Management, the recipient shall be given an opportunity to submit written evidence in support of its appeal. No hearing will be provided. (d) Decisions by the Deputy Assistant Administrator for Management shall be final.


www.kinerja.or.id

405

Lampiran Umum

22 CFR 226 § 226.91 Marking. (a) USAID policy is that all programs, projects, activities, public communications, and commodities, specified further at paragraph (b)–(e) of this section, partially or fully funded by a USAID grant or cooperative agreement or other assistance award or subaward must be marked appropriately overseas with the USAID Identity, of a size and prominence equivalent to or greater than the recipient's, other donor's or any other third party's identity or logo. (1) USAID reserves the right to require the USAID Identity to be larger and more prominent if it is the majority donor, or to require that a cooperating country government's identity be larger and more prominent if circumstances warrant; any such requirement will be on a case-by-case basis depending on the audience, program goals and materials produced. (2) USAID reserves the right to request pre-production review of USAID funded public communications and program materials for compliance with the approved Marking Plan. (3) USAID reserves the right to require marking with the USAID Identity in the event the recipient does not choose to mark with its own identity or logo. (4) To ensure that the marking requirements “flow down” to subrecipients of subawards, recipients of USAID funded grants and cooperative agreements or other assistance awards are required to include a USAID-approved marking provision in any USAID funded subaward, as follows:

As a condition of receipt of this subaward, marking with the USAID Identity of a size and prominence equivalent to or greater than the recipient's, subrecipient's, other donor's or third party's is required. In the event the recipient chooses not to require marking with its own identity or logo by the subrecipient, USAID may, at its discretion, require marking by the subrecipient with the USAID Identity. (b) Subject to §226.91 (a), (h), and (j), program, project, or activity sites funded by USAID, including visible infrastructure projects (for example, roads, bridges, buildings) or other programs, projects, or activities that are physical in nature (for example, agriculture, forestry, water management), must be marked with the USAID Identity. Temporary signs or plaques should be erected early in the construction or implementation phase. When construction or implementation is complete, a permanent, durable sign, plaque or other marking must be installed. (c) Subject to §226.91 (a), (h), and (j), technical assistance, studies, reports, papers, publications, audio-visual productions, public service announcements, Web sites/Internet activities and other promotional, informational, media, or communications products funded by USAID must be marked with the USAID Identity. (1) Any “public communications” as defined in §226.2, funded by USAID, in which the content has not been approved by USAID, must contain the following disclaimer:

This study/report/audio/visual/other information/media product (specify) is made possible by the generous support of the American people through the United States Agency for International Development (USAID). The contents are the responsibility of [insert recipient name] and do not necessarily reflect the views of USAID or the United States Government. (2) The recipient shall provide the Cognizant Technical Officer (CTO) or other USAID personnel designated in the grant or cooperative agreement with at least two copies of all program and communications materials produced under the award. In addition, the recipient shall submit one electronic and/or one hard copy of all final documents to USAID's Development Experience Clearinghouse. (d) Subject to §226.91 (a), (h), and (j), events financed by USAID such as training courses, conferences, seminars, exhibitions, fairs, workshops, press conferences and other public activities, must be marked appropriately with the USAID Identity. Unless directly prohibited and as appropriate to the surroundings, recipients should display additional materials such as signs and banners with the USAID Identity. In circumstances in which the USAID Identity cannot be displayed visually, recipients are encouraged otherwise to acknowledge USAID and the American people's support.

406


www.kinerja.or.id

22 CFR 226 (e) Subject to §226.91 (a), (h), and (j), all commodities financed by USAID, including commodities or equipment provided under humanitarian assistance or disaster relief programs, and all other equipment, supplies and other materials funded by USAID, and their export packaging, must be marked with the USAID Identity. (f) After technical evaluation of applications for USAID funding, USAID Agreement Officers will request Apparent Successful Applicants to submit a Branding Strategy, defined in §226.2. The proposed Branding Strategy will not be evaluated competitively. The Agreement Officer shall review for adequacy the proposed Branding Strategy, and will negotiate, approve and include the Branding Strategy in the award. Failure to submit or negotiate a Branding Strategy within the time specified by the Agreement Officer will make the Apparent Successful Applicant ineligible for award. (g) After technical evaluation of applications for USAID funding, USAID Agreement Officers will request Apparent Successful Applicants to submit a Marking Plan, defined in §226.2. The Marking Plan may include requests for approval of Presumptive Exceptions, paragraph (h) of this section. All estimated costs associated with branding and marking USAID programs, such as plaques, labels, banners, press events, promotional materials, and the like, must be included in the total cost estimate of the grant or cooperative agreement or other assistance award, and are subject to revision and negotiation with the Agreement Officer upon submission of the Marking Plan. The Marking Plan will not be evaluated competitively. The Agreement Officer shall review for adequacy the proposed Marking Plan, and will negotiate, approve and include the Marking Plan in the award. Failure to submit or negotiate a Marking Plan within the time specified by the Agreement Officer will make the Apparent Successful Applicant ineligible for award. Agreement Officers have the discretion to suspend the implementation requirements of the Marking Plan if circumstances warrant. Recipients of USAID funded grant or cooperative agreement or other assistance award or subaward should retain copies of any specific marking instructions or waivers in their project, program or activity files. Cognizant Technical Officers will be assigned responsibility to monitor marking requirements on the basis of the approved Marking Plan. (h) Presumptive exceptions: (1) The above marking requirements in §226.91 (a)–(e) may not apply if marking would: (i) Compromise the intrinsic independence or neutrality of a program or materials where independence or neutrality is an inherent aspect of the program and materials, such as election monitoring or ballots, and voter information literature; political party support or public policy advocacy or reform; independent media, such as television and radio broadcasts, newspaper articles and editorials; public service announcements or public opinion polls and surveys. (ii) Diminish the credibility of audits, reports, analyses, studies, or policy recommendations whose data or findings must be seen as independent. (iii) Undercut host-country government “ownership” of constitutions, laws, regulations, policies, studies, assessments, reports, publications, surveys or audits, public service announcements, or other communications better positioned as “by” or “from” a cooperating country ministry or government official. (iv) Impair the functionality of an item, such as sterilized equipment or spare parts. (v) Incur substantial costs or be impractical, such as items too small or other otherwise unsuited for individual marking, such as food in bulk. (vi) Offend local cultural or social norms, or be considered inappropriate on such items as condoms, toilets, bed pans, or similar commodities. (vii) Conflict with international law. (2) These exceptions are presumptive, not automatic and must be approved by the Agreement Officer. Apparent Successful Applicants may request approval of one or more of the presumptive exceptions, depending on the circumstances, in their Marking Plan. The Agreement Officer will review requests for presumptive exceptions for adequacy, along with the rest of the Marking Plan. When reviewing a request for approval of a presumptive exception, the Agreement Officer may review how program materials will be marked (if at all) if the USAID identity is removed. Exceptions approved will apply to subrecipients unless otherwise provided by USAID. (i) In cases where the Marking Plan has not been complied with, the Agreement Officer will initiate corrective action. Such action may involve informing the recipient of a USAID grant or cooperative agreement or other assistance


www.kinerja.or.id

407

Lampiran Umum

22 CFR 226 award or subaward of instances of noncompliance and requesting that the recipient carry out it's responsibilities as set forth in the Marking Plan and award. Major or repeated non-compliance with the Marking Plan will be governed by the uniform suspension and termination procedures set forth at 22 CFR 226.61 and 226.62. (j) USAID Principal Officers, defined for purposes of this provision at §226.2, may at any time after award waive in whole or in part the USAID approved Marking Plan, including USAID marking requirements for each USAID funded program, project, activity, public communication or commodity, or in exceptional circumstances may make a waiver by region or country, if the Principal Officer determines that otherwise USAID required marking would pose compelling political, safety, or security concerns, or marking would have an adverse impact in the cooperating country. USAID recipients may request waivers of the Marking Plan in whole or in part, through the Cognizant Technical Officer. No marking is required while a waiver determination is pending. The waiver determination on safety or security grounds must be made in consultation with U.S. Government security personnel if available, and must consider the same information that applies to determinations of the safety and security of U.S. Government employees in the cooperating country, as well as any information supplied by the Cognizant Technical Officer or the recipient for whom the waiver is sought. When reviewing a request for approval of a waiver, the Principal Officer may review how program materials will be marked (if at all) if the USAID Identity is removed. Approved waivers are not limited in duration but are subject to Principal Officer review at any time due to changed circumstances. Approved waivers “flow down” to recipients of subawards unless specified otherwise. Principal Officers may also authorize the removal of USAID markings already affixed if circumstances warrant. Principal Officers' determinations regarding waiver requests are subject to appeal to the Principal Officer's cognizant Assistant Administrator. Recipients may appeal by submitting a written request to reconsider the Principal Officer's waiver determination to the cognizant Assistant Administrator. (k) Non-retroactivity. Marking requirements apply to any obligation of USAID funds for new awards as of January 2, 2006. Marking requirements also will apply to new obligations under existing awards, such as incremental funding actions, as of January 2, 2006, when the total estimated cost of the existing award has been increased by USAID or the scope of work is changed to accommodate any costs associated with marking. In the event a waiver is rescinded, the marking requirements shall apply from the date forward that the waiver is rescinded. In the event of the rescinding of a waiver after the date of completion as defined in 22 CFR 226.2 but before closeout as defined in 22 CFR 226.2., the USAID mission or operating unit with initial responsibility to administer the marking requirements shall make a cost benefit analysis as to requiring USAID marking requirements after the date of completion of the affected programs, projects, activities, public communications or commodities. (l) The USAID Identity, USAID Partner Co-Branding Guide, and other guidance will be provided at no cost or fee to recipients of USAID grants, cooperative agreements or other assistance awards or subawards. Additional costs associated with marking requirements will be met by USAID if reasonable, allowable, and allocable under the cost principles of OMB Cost Circular A–122. The standard cost reimbursement provisions of the grant, cooperative agreement, other assistance award or subaward should be followed when applying for reimbursement of additional marking costs. (m) This section shall become effective on January 2, 2006. [70 FR 50190, Aug. 26, 2005]

Subpart G—USAID-Specific Requirements § 226.1001 Eligibility rules for goods and services. [Reserved] § 226.1002 Local cost financing. [Reserved] § 226.1003 Air transportation. [Reserved] § 226.1004 Ocean shipment of goods. [Reserved] Appendix A to Part 226—Contract Provisions All contracts, awarded by a recipient including small purchases, shall contain the following provisions as applicable:

408


www.kinerja.or.id

22 CFR 226 1. Equal Employment Opportunity— All contracts to be performed in the United States, or to be performed with employees who were recruited in the United States, shall contain a provision requiring compliance with E.O. 11246, “Equal Employment Opportunity,” as amended by E.O. 11375, “Amending Executive Order 11246 Relating to Equal Employment Opportunity,” and as supplemented by regulations at 41 CFR Chapter 60, “Office of Federal Contract Compliance Programs, Equal Employment Opportunity, Department of Labor,” to the extent required by the foregoing. 2. Copeland “Anti-Kickback” Act (18 U.S.C. 874 and 40 U.S.C. 276c)— All contracts and subawards in excess of $2,000 for construction or repair to be performed in the United States awarded by recipients and subrecipients shall include a provision for compliance with the Copeland “Anti-Kickback” Act (18 U.S.C. 874), as supplemented by Department of Labor regulations (29 CFR part 3, “Contractors and Subcontractors on Public Building or Public Work Financed in Whole or in Part by Loans or Grants from the United States”). The Act provides that each contractor or subrecipient shall be prohibited from inducing, by any means, any person employed in the construction, completion, or repair of public work, to give up any part of the compensation to which he is otherwise entitled. The recipient shall report all suspected or reported violations to the Federal awarding agency. 3. Davis-Bacon Act, as amended (40 U.S.C. 276a to a–7)— When required by Federal program legislation, all construction, alteration, and/or repair contracts to be performed in the United States awarded by the recipients and subrecipients of more than $2,000 shall include a provision for compliance with the Davis-Bacon Act (40 U.S.C. 276a to a–7) and as supplemented by Department of Labor regulations (29 CFR part 5, “Labor Standards Provisions Applicable to Contracts Governing Federally Financed and Assisted Construction”). Under this Act, contractors shall be required to pay wages to laborers and mechanics at a rate not less than the minimum wages specified in a wage determination made by the Secretary of Labor. In addition, contractors shall be required to pay wages not less than once a week. The recipient shall place a copy of the current prevailing wage determination issued by the Department of Labor in each solicitation and the award of a contract shall be conditioned upon the acceptance of the wage determination. The recipient shall report all suspected or reported violations to the Federal awarding agency. 4. Contract Work Hours and Safety Standards Act (40 U.S.C. 327–333)— Where applicable, all contracts awarded by recipients in excess of $2000 for construction contracts to be performed in the United States and in excess of $2500 for other such contracts that involve the employment of mechanics or laborers shall include a provision for compliance with sections 102 and 107 of the Contract Work Hours and Safety Standards Act (40 U.S.C. 327–333), as supplemented by Department of Labor regulations (29 CFR part 5). Under section 102 of the Act, each contractor shall be required to compute the wages of every mechanic and laborer on the basis of a standard work week of 40 hours. Work in excess of the standard work week is permissible provided that the worker is compensated at a rate of not less than 11/2times the basic rate of pay for all hours worked in excess of 40 hours in the work week. Section 107 of the Act is applicable to construction work and provides that no laborer or mechanic shall be required to work in surroundings or under working conditions which are unsanitary, hazardous or dangerous. These requirements do not apply to the purchases of supplies or materials or articles ordinarily available on the open market, or contracts for transportation or transmission of intelligence. 5. Rights to Inventions Made Under a Contract or Agreement— Contracts or agreements for the performance of experimental, developmental, or research work shall provide for the rights of the Federal Government and the recipient in any resulting invention in accordance with 37 CFR part 401, “Rights to Inventions Made by Nonprofit Organizations and Small Business Firms Under Government Grants, Contracts and Cooperative Agreements,” and any implementing regulations issued by the awarding agency. 6. Clean Air Act (42 U.S.C. 7401 et seq. ) and the Federal Water Pollution Control Act (33 U.S.C. 1251 et seq. ), as amended—Contracts and subawards of amounts in excess of $100,000 to be performed in the United States shall contain a provision that requires the recipient to agree to comply with all applicable standards, orders or regulations issued pursuant to the Clean Air Act (42 U.S.C. 7401 et seq. ) and the Federal Water Pollution Control Act as amended (33 U.S.C. 1251 et seq. ). Violations shall be reported to the Federal awarding agency and the Regional Office of the Environmental Protection Agency (EPA). 7. Byrd Anti-Lobbying Amendment (31 U.S.C. 1352)— Contractors who apply or bid for an award exceeding $100,000 shall file the required certification. Each tier certifies to the tier above that it will not and has not used Federal appropriated funds to pay any person or organization for influencing or attempting to influence an officer or employee of any agency, a member of Congress, officer or employee of Congress, or an employee of a member of Congress in connection with obtaining any Federal contract, grant or any other award covered by 31 U.S.C. 1352. Each tier shall also disclose any lobbying with non-Federal funds that takes place in connection with obtaining any Federal award. Such disclosures are forwarded from tier to tier up to the recipient.


www.kinerja.or.id

409

Lampiran Umum

22 CFR 226 8. Debarment and Suspension (E.O.s 12549 and 12689)— Certain contracts shall not be made to parties listed on the nonprocurement portion of the General Services Administration's “Lists of Parties Excluded from Federal Procurement or Nonprocurement Programs” in accordance with E.O.s 12549 and 12689, “Debarment and Suspension.” This list contains the names of parties debarred, suspended, or otherwise excluded by agencies, and contractors declared ineligible under statutory or regulatory authority other than E.O. 12549. Contractors with awards that exceed the small purchase threshold shall provide the required certification regarding its exclusion status and that of its principals. 9. Contracts which require performance outside the United States shall contain a provision requiring Worker's Compensation Insurance (42 U.S.C. 1651, et seq. ). As a general rule, Department of Labor waivers will be obtained for persons employed outside the United States who are not United States citizens or residents provided adequate protection will be given such persons. The recipient should refer questions on this subject to the USAID Agreement Officer.

410


www.kinerja.or.id

Lampiran G2 CFR 180

Federal Register / Vol. 70, No. 168 / Wednesday, August 31, 2005 / Rules and Regulations 1970; E.O. 11541, 35 FR 10737, 3 CFR, 1966—1970, p. 939.

2. Section 1.205 is revised to read as follows:

■

§ 1.205 Applicability to grants and other funding instruments.

The types of instruments that are subject to the guidance in this subtitle vary from one portion of the guidance to another (note that each part identifies the types of instruments to which it applies). All portions of the guidance apply to grants and cooperative agreements, some portions also apply to other types of financial assistance or

nonprocurement instruments, and some portions also apply to procurement contracts. For example, the: (a) Guidance on debarment and suspension in part 180 of this subtitle applies broadly to all financial assistance and other nonprocurement transactions, and not just to grants and cooperative agreements. (b) Cost principles in parts 220, 225 and 230 of this subtitle apply to procurement contracts, as well as to financial assistance, although those principles are implemented for procurement contracts through the Federal Acquisition Regulation in Title

51863

48 of the CFR, rather than through Federal agency regulations on grants and agreements in this title. 3. Section 1.215 is revised to read as follows:

■

§ 1.215 Relationship to previous issuances.

Although some of the guidance was organized differently within OMB circulars or other documents, much of the guidance in this subtitle existed prior to the establishment of title 2 of the CFR. Specifically:

Guidance in . . .

On . . .

Previously was in . . .

(a) Chapter I, part 180 .......................................

Nonprocurement debarment and suspension

(b) Chapter II, part 215 ......................................

Administrative requirements for grants and agreements. Cost principles for educational institutions ...... Cost principles for State, local, and Indian tribal governments. Cost principles for non-profit organizations .....

OMB guidance that conforms with the govern ment-wide common rule (see 60 FR 33036, June 26, 1995). OMB Circular A–110.

(c) Chapter II, part 220 ....................................... (d) Chapter II, part 225 ...................................... (e) Chapter II, part 230 ...................................... (f) [Reserved].

[FR Doc. 05–16646 Filed 8–30–05; 8:45 am] BILLING CODE 3110–01–P

OFFICE OF MANAGEMENT AND BUDGET 2 CFR Parts 180 and 215 Guidance for Governmentwide Debarment and Suspension (Nonprocurement) AGENCY:

Office of Management and

Budget.

ACTION: Interim final guidance.

SUMMARY:

The Office of Management and Budget (OMB) is updating its guidance on nonprocurement debarment and suspension to conform to the common rule that 33 Federal agencies published on November 26, 2003. The agencies issued that common rule after resolving public comments received in response to a Notice of Proposed Rulemaking. In updating the guidance, the OMB is making two improvements to streamline the policy framework in this area. First, we are issuing the guidance in a format that is suitable for Federal agency adoption. Agency adoption of the guidance will reduce the volume of Federal regulations on nonprocurement debarment and suspension, making it easier for the affected public to use, and easier and less expensive for the Federal Government to maintain.

Second, we are publishing the guidance in the recently established Title 2 of the Code of Federal Regulations (2 CFR). Locating it in 2 CFR will make it easier to find. Also, the OMB guidance will be co-located in the same title of the CFR as Federal agencies’ implementing regulations that adopt the guidance. That is, consistent with the framework put in place when OMB established Title 2, each Federal agency will issue its implementing regulation in its chapter in Subtitle B of 2 CFR. This notice also makes minor changes to the previously issued 2 CFR part 215, to conform that part with the guidance published today. DATES: The effective date for this interim final guidance is September 30, 2005. To be considered in preparation of the final guidance, comments on the interim final guidance must be received by October 31, 2005. ADDRESSES: Due to potential delays in OMB’s receipt and processing of mail sent through the U.S. Postal Service, we encourage respondents to submit comments electronically to ensure timely receipt. We cannot guarantee that comments mailed will be received before the comment closing date. Electronic mail comments may be submitted to: [email protected]. Please include ‘‘OMB suspension and debarment guidance’’ in the subject line of your e-mail message. Also, please include the full body of your comments in the text of the electronic message, as

OMB Circular A–21. OMB Circular A–87. OMB Circular A–122.

well as in an attachment. Please include your name, title, organization, postal address, telephone number, and e-mail address in the text of the message. Comments may also be submitted via facsimile to (202) 395–3952. Comments may be mailed to Elizabeth Phillips, Office of Federal Financial Management, Office of Management and Budget, Room 6025, New Executive Office Building, 725 17th Street, NW., Washington, DC 20503. FOR FURTHER INFORMATION CONTACT: Elizabeth Phillips, Office of Federal Financial Management, Office of Management and Budget, telephone (202) 395–3053 (direct) or (202) 395– 3993 (main office) and e-mail: [email protected]. SUPPLEMENTARY INFORMATION: Background. The guidance updated by this notice originated with Executive Order (E.O.) 12549, ‘‘Debarment and Suspension.’’ That Executive order, issued in 1986, gave government-wide effect to each agency’s nonprocurement debarment and suspension actions. Section 6 of the Executive order authorized OMB to issue guidance on nonprocurement debarment and suspension. Section 3 directed agencies to issue implementing regulations consistent with the guidance. The guidance has been revised twice since OMB first issued it in 1987 [52 FR 20360]. In 1988, when the agencies finalized a common rule to implement OMB’s 1987 guidance, OMB revised its


www.kinerja.or.id

411

Lampiran Umum

51864

Federal Register / Vol. 70, No. 168 / Wednesday, August 31, 2005 / Rules and Regulations

guidance [53 FR 19160] to conform with the agencies’ rule. The second revision of the OMB guidance occurred in 1995 [60 FR 33036]. That revision conformed the guidance with the Federal agencies’ update of the common rule to give reciprocal government-wide effect to both procurement and nonprocurement debarment and suspension actions, an update which implemented E.O. 12689 and section 2455 of the Federal Acquisition Streamlining Act. Today’s notice conforms the guidance with the Federal agencies’ November 26, 2003, update to the common rule [68 FR 66534], but does so in a way that will greatly improve the relationship between OMB’s guidance and Federal agencies’ implementing regulations. In the recent update, the Federal agencies recast the common rule in plain language and made other needed improvements. OMB did not issue a notice at that time to amend the guidance because we were considering two improvements to the approach we had used in the past. Adoptable guidance. The first improvement to our past approach is to publish the full text of the OMB guidance in a form suitable for agency adoption. The 1988 and 1995 notices amended the guidance to conform with updates to the common rule but the guidance was not published anywhere in full text as an OMB issuance. Thus, the full text of policies and procedures on nonprocurement debarment and suspension had to appear in each of 33 Federal agencies’ separate codifications of the common rule. Today’s notice, by publishing the OMB guidance in a form that Federal agencies can adopt, eliminates the need for each agency to repeat the full text in its own implementing regulation. This fundamentally different approach of adoptable guidance has three major advantages over the previous approach of having each agency codify the full-text of a common rule. Specifically, the new approach will: • Make it easier for recipients of covered transactions or respondents in suspension or debarment actions to discern agency-to-agency variations from the common rule language. When agencies published the common rule on nonprocurement debarment and suspension, each agency was allowed to have some agency-specific additions or exceptions to the government-wide language. Because each agency’s variations are embedded in and integrated with the agency’s publication of the full-text of the rule, it is difficult for a recipient or respondent that does business with multiple Federal agencies

412


to identify the agency-to-agency variations in the language. To do so, it either must locate the original Federal Register notice in which the agencies published the common rule or carefully read and compare the agencies’ separate codifications of the rule. With the new approach, however, each agency’s implementation of the guidelines will be a brief rule that: (1) Adopts the guidance, giving it regulatory effect for that agency’s activities; and (2) states any agency-specific additions, clarifications, and exceptions to the government-wide policies and procedures contained in the guidance. • Reduce the volume of Federal regulations in the CFR. The 33 individual agencies’ separate codifications of the full text of the common rule currently require about 750 pages in each paper copy of each edition of the Code of Federal Regulations (i.e., about 750,000 pages for every 1,000 paper copies of the CFR that are produced). We estimate that the new approach will reduce this by about six-fold, which reduces both burdens on the public and costs of maintaining the regulations. • Streamline the process for updating the government-wide requirements on nonprocurement debarment and suspension. The process for updating a common rule is exceedingly complex and time consuming. The 33 Federal agencies must process the same rulemaking document before it can be sent to the OMB and published in the Federal Register, which can create long delays in updating the rule. With the new approach, OMB will publish proposed changes to the guidance in the Federal Register, with an opportunity for the public to comment. Once agencies have issued their regulations adopting the guidance, the process for future updates will be complete when OMB issues the final guidance. Agencies will not need to amend their regulations adopting the guidance. Publication of the guidance in 2 CFR. The second improvement to our past approach is to locate the OMB guidance in Subtitle A of the new Title 2 of the CFR, ‘‘Grants and Agreements,’’ that OMB established on May 11, 2004 [69 FR 26276]. Publishing the guidance in the CFR makes it very accessible to the affected public and, when agencies issue their new regulations adopting the guidance, will co-locate the OMB guidance in the same CFR title with the agency rules. We also will maintain a copy of the current guidance at the OMB Web site (http://www.whitehouse.gov/ omb/circulars), for the benefit of individuals who would prefer to access it there.

www.kinerja.or.id

Structure and content of the guidance. Our intent is to issue OMB guidance that is substantively unchanged from the common rule issued by the Federal agencies in November 2003. We modified some of the structure and language of the common rule, however, to create a part that reads properly as OMB guidance to agencies rather than an agency regulation. The most significant structural change is in Sections 180.05 to 180.45 of the document, which precede subpart A. The primary purpose of these sections is to provide OMB guidance to Federal agencies on how to use the guidance in the remainder of the part. Sections 180.20 through 180.35, for example, tell Federal agencies that they must issue regulations to implement the guidance, identify some required and some optional content for those regulations, and specify where and when the agencies must issue the regulations. Most of these early sections have no counterparts in the November 2003 common rule, since it was designed to be an agency rule rather than OMB guidance. Following section 180.45, in subparts A through I of the part, is the guidance that an agency would adopt to specify its policies and procedures for nonprocurement debarment and suspension. Several sections in subpart A of the guidance have different section numbers than their counterpart sections in the common rule. The changed section numbers are due to the inclusion of the OMB guidance in sections 180.05 through 180.45, which displaced and forced renumbering of sections l.25 to l.75 that preceded subpart A in the November 2003 common rule. The only other portion of the guidance where section numbers vary from the November 2003 common rule is subpart I, which contains definitions of terms. We replaced the defined term ‘‘agency’’ in the common rule with the term ‘‘Federal agency’’ in the OMB guidelines, which forced a reorganization of the definition sections in subpart I to keep the defined terms in alphabetical order. In one section of subpart A, we made a wording change to clarify the substance. Section l.135 of the November 2003 common rule stated that an agency, given an appropriate cause for debarment, could take an action to exclude ‘‘any person who has been involved, is currently involved, or may reasonably be expected to be involved in a covered transaction.’’ The corresponding language in the OMB guidelines, which is in section 180.150,

Federal Register / Vol. 70, No. 168 / Wednesday, August 31, 2005 / Rules and Regulations is ‘‘any person who has been, is, or may reasonably be expected to be a participant or principal in a covered transaction.’’ The revised language is intended to be more precise than the somewhat vague wording of the common rule. One language change throughout the guidelines is use of the term ‘‘Federal agency’’ where agency responsibilities, authorities, and procedures are described. The common rule used the personal pronoun ‘‘we,’’ which was appropriate in an agency rule but not in OMB guidance. We also dropped the references in sections 180.530 and 180.945 of the guidance (which had the same section numbers in the common rule) to the paper version of the list of excluded parties maintained by the General Services Administration (GSA). Section l.530 of the November 2003 common rule stated that Federal agencies anticipated that the paper version of the list would be discontinued. The paper version no longer is available, so we deleted the references to it. Other minor wording changes throughout subparts A through I are to make the document read properly as OMB guidance. We have posted a source and destination table at the OMB Web site that shows which section in the OMB guidance corresponds to each section in the common rule and summarizes the more significant changes, none of which we believe to be substantive change. Invitation to comment. Our intent is to preserve in the OMB guidance the substantive content of the November 2003 common rule. Given that the agencies published the final common rule after an opportunity for public comment, we are publishing these guidelines as interim final guidelines, rather than proposing the substance for comment again. For future updates to this guidance, we will propose substantive changes with an opportunity for public comment, in accordance with § 180.40 of the guidance. In soliciting comments on the interim final guidance, we are not seeking to revisit substantive issues raised by those earlier comments and resolved by the agencies during preparation of their final rule. However, we invite comments on any unintended changes we have made in the guidance relative to the November 2003 common rule. Next steps. We will finalize the guidance after resolving any comments received on the interim final version published in this notice. Each Federal agency that is a signatory to the common rule on nonprocurement

debarment and suspension will: (1) Establish its chapter in Subtitle B of 2 CFR, consistent with the structure established for that title; (2) issue in that chapter of 2 CFR its brief rule adopting the OMB guidance and stating any additions, clarifications, or exceptions to the policies and procedures contained in the guidance; and (3) remove the November 2003 common rule from its own CFR title. We expect to complete the process in calendar year 2006. Conforming 2 CFR part 215 (OMB Circular A–110). We also are making the following two changes to 2 CFR part 215, in order to conform the OMB guidance in that part with the guidance on nonprocurement debarment and suspension: • We dropped the reference in § 215.13 to the common rule on nonprocurement debarment and suspension, in anticipation of agencies adoption of the guidance and removal of the common rule from their titles in the CFR. • We revised Paragraph 8 in Appendix A to 2 CFR part 215, to correct: (1) The name of the Excluded Parties List System; and (2) the threshold for coverage of procurement contracts awarded by recipients of Federal financial assistance awards. List of Subjects 2 CFR Part 180 Administrative practice and procedure, Grant programs, Loan programs, Reporting and recordkeeping requirements. 2 CFR Part 215 Accounting, Colleges and Universities, Grant programs, Hospitals, Nonprofit organizations, Reporting and recordkeeping requirements. Dated: August 8, 2005. Joshua B. Bolten, Director.

PART 180—OMB GUIDELINES TO AGENCIES ON GOVERNMENTWIDE DEBARMENT AND SUSPENSION (NONPROCUREMENT) Sec. 180.5 What does this part do? 180.10 How is this part organized? 180.15 To whom do these guidelines apply? 180.20 What must a Federal agency do to implement these guidelines? 180.25 What must a Federal agency address in its implementation of these guidelines? 180.30 Where does a Federal agency implement these guidelines? 180.35 By when must a Federal agency implement these guidelines? 180.40 How are these guidelines maintained? 180.45 Do these guidelines cover persons who are disqualified, as well as those who are excluded from nonprocurement transactions? Subpart A—General 180.100 How are subparts A through I organized? 180.105 How is this part written? 180.110 Do terms in this part have special meanings? 180.115 What do subparts A through I of this part do? 180.120 Do subparts A through I of this part apply to me? 180.125 What is the purpose of the nonprocurement debarment and suspension system? 180.130 How does an exclusion restrict a person’s involvement in covered transactions? 180.135 May a Federal agency grant an exception to let an excluded person participate in a covered transaction? 180.140 Does an exclusion under the nonprocurement system affect a person’s eligibility for Federal procurement contracts? 180.145 Does an exclusion under the Federal procurement system affect a person’s eligibility to participate in nonprocurement transactions? 180.150 Against whom may a Federal agency take an exclusion action? 180.155 How do I know if a person is excluded? Subpart B—Covered Transactions

Authority and Issuance For the reasons set forth above, the Office of Management and Budget amends 2 CFR, Subtitle A, as follows:

■

Chapter I—Office of Management and Budget Governmentwide Guidance for Grants and Agreements 1. A heading is added to chapter I to read as set forth above. ■ 2. Part 180 is added to Chapter I, to read as follows: ■

51865

180.200 What is a covered transaction? 180.205 Why is it important to know if a particular transaction is a covered transaction? 180.210 Which nonprocurement transactions are covered transactions? 180.215 Which nonprocurement transactions are not covered transactions? 180.220 Are any procurement contracts included as covered transactions? 180.225 How do I know if a transaction in which I may participate is a covered transaction?


www.kinerja.or.id

413

Lampiran Umum

51866


Subpart C—Responsibilities of Participants Regarding Transactions Doing Business With Other Persons 180.300 What must I do before I enter into a covered transaction with another person at the next lower tier? 180.305 May I enter into a covered transaction with an excluded or disqualified person? 180.310 What must I do if a Federal agency excludes a person with whom I am already doing business in a covered transaction? 180.315 May I use the services of an excluded person as a principal under a covered transaction? 180.320 Must I verify that principals of my covered transactions are eligible to participate? 180.325 What happens if I do business with an excluded person in a covered transaction? 180.330 What requirements must I pass down to persons at lower tiers with whom I intend to do business? Disclosing Information—Primary Tier Participants 180.335 What information must I provide before entering into a covered transaction with a Federal agency? 180.340 If I disclose unfavorable information required under § 180.335 will I be prevented from participating in the transaction? 180.345 What happens if I fail to disclose information required under § 180.335? 180.350 What must I do if I learn of information required under § 180.335 after entering into a covered transaction with a Federal agency? Disclosing Information—Lower Tier Participants 180.355 What information must I provide to a higher tier participant before entering into a covered transaction with that participant? 180.360 What happens if I fail to disclose information required under § 180.355? 180.365 What must I do if I learn of information required under § 180.355 after entering into a covered transaction with a higher tier participant? Subpart D—Responsibilities of Federal Agency Officials Regarding Transactions 180.400 May I enter into a transaction with an excluded or disqualified person? 180.405 May I enter into a covered transaction with a participant if a principal of the transaction is excluded? 180.410 May I approve a participant’s use of the services of an excluded person? 180.415 What must I do if a Federal agency excludes the participant or a principal after I enter into a covered transaction? 180.420 May I approve a transaction with an excluded or disqualified person at a lower tier? 180.425 When do I check to see if a person is excluded or disqualified? 180.430 How do I check to see if a person is excluded or disqualified? 180.435 What must I require of a primary tier participant?

414


180.440 What action may I take if a primary tier participant knowingly does business with an excluded or disqualified person? 180.445 What action may I take if a primary tier participant fails to disclose the information required under § 180.335? 180.450 What may I do if a lower tier participant fails to disclose the information required under § 180.355 to the next higher tier? Subpart E—Excluded Parties List System 180.500 What is the purpose of the Excluded Parties List System (EPLS)? 180.505 Who uses the EPLS? 180.510 Who maintains the EPLS? 180.515 What specific information is in the EPLS? 180.520 Who places the information into the EPLS? 180.525 Whom do I ask if I have questions about a person in the EPLS? 180.530 Where can I find the EPLS? Subpart F—General Principles Relating to Suspension and Debarment Actions 180.600 How do suspension and debarment actions start? 180.605 How does suspension differ from debarment? 180.610 What procedures does a Federal agency use in suspension and debarment actions? 180.615 How does a Federal agency notify a person of a suspension or debarment action? 180.620 Do Federal agencies coordinate suspension and debarment actions? 180.625 What is the scope of a suspension or debarment? 180.630 May a Federal agency impute the conduct of one person to another? 180.635 May a Federal agency settle a debarment or suspension action? 180.640 May a settlement include a voluntary exclusion? 180.645 Do other Federal agencies know if an agency agrees to a voluntary exclusion? Subpart G—Suspension 180.700 When may the suspending official issue a suspension? 180.705 What does the suspending official consider in issuing a suspension? 180.710 When does a suspension take effect? 180.715 What notice does the suspending official give me if I am suspended? 180.720 How may I contest a suspension? 180.725 How much time do I have to contest a suspension? 180.730 What information must I provide to the suspending official if I contest the suspension? 180.735 Under what conditions do I get an additional opportunity to challenge the facts on which the suspension is based? 180.740 Are suspension proceedings formal? 180.745 How is fact-finding conducted? 180.750 What does the suspending official consider in deciding whether to continue or terminate my suspension? 180.755 When will I know whether the suspension is continued or terminated? 180.760 How long may my suspension last?

www.kinerja.or.id

Subpart H—Debarment 180.800 What are the causes for debarment? 180.805 What notice does the debarring official give me if I am proposed for debarment? 180.810 When does a debarment take effect? 180.815 How may I contest a proposed debarment? 180.820 How much time do I have to contest a proposed debarment? 180.825 What information must I provide to the debarring official if I contest the proposed debarment? 180.830 Under what conditions do I get an additional opportunity to challenge the facts on which the proposed debarment is based? 180.835 Are debarment proceedings formal? 180.840 How is fact-finding conducted? 180.845 What does the debarring official consider in deciding whether to debar me? 180.850 What is the standard of proof in a debarment action? 180.855 Who has the burden of proof in a debarment action? 180.860 What factors may influence the debarring official’s decision? 180.865 How long may my debarment last? 180.870 When do I know if the debarring official debars me? 180.875 May I ask the debarring official to reconsider a decision to debar me? 180.880 What factors may influence the debarring official during reconsideration? 180.885 May the debarring official extend a debarment? Subpart I—Definitions 180.900 Adequate evidence. 180.905 Affiliate. 180.910 Agent or representative. 180.915 Civil judgment. 180.920 Conviction. 180.925 Debarment. 180.930 Debarring official. 180.935 Disqualified. 180.940 Excluded or exclusion. 180.945 Excluded Parties List System (EPLS). 180.950 Federal agency.

180.955 Indictment.

180.960 Ineligible or ineligibility.

180.965 Legal proceedings.

180.970 Nonprocurement transaction.

180.975 Notice.

180.980 Participant.

180.985 Person.

180.990 Preponderance of the evidence.

180.995 Principal.

180.1000 Respondent.

180.1005 State.

180.1010 Suspending official.

180.1015 Suspension.

180.1020 Voluntary exclusion or

voluntarily excluded. Appendix to Part 180—Covered Transactions Authority: Sec. 2455, Pub. L. 103–355, 108 Stat. 3327; E.O. 12549, 3 CFR, 1986 Comp., p.189; E.O. 12689, 3 CFR, 1989 Comp., p. 235.

Federal Register / Vol. 70, No. 168 / Wednesday, August 31, 2005 / Rules and Regulations § 180.5

What does this part do?

This part provides Office of Management and Budget (OMB) guidance for Federal agencies on the governmentwide debarment and suspension system for nonprocurement programs and activities. § 180.10

How is this part organized?

This part is organized in two segments. (a) Sections 180.5 through 180.45 contain general policy direction for Federal agencies’ use of the standards in subparts A through I of this part. (b) Subparts A through I of this part contain uniform governmentwide standards that Federal agencies are to use to specify— (1) The types of transactions that are covered by the nonprocurement debarment and suspension system; (2) The effects of an exclusion under that nonprocurement system, including reciprocal effects with the governmentwide debarment and suspension system for procurement; (3) The criteria and minimum due process to be used in nonprocurement debarment and suspension actions; and (4) Related policies and procedures to ensure the effectiveness of those actions. § 180.15 apply?

To whom does the guidance

The guidance provides OMB guidance only to Federal agencies. Publication of the guidance in the CFR does not change its nature—it is guidance and not regulation. Federal agencies’ implementation of the guidance governs the rights and responsibilities of other persons affected by the nonprocurement debarment and suspension system. § 180.20 What must a Federal agency do to implement these guidelines?

As required by Section 3 of E.O. 12549, each Federal agency with nonprocurement programs and activities covered by subparts A through I of the guidance must issue regulations consistent with those subparts. § 180.25 What must a Federal agency address in its implementation of the guidance?

Each Federal agency implementing regulation: (a) Must establish policies and procedures for that agency’s nonprocurement debarment and suspension programs and activities that are consistent with the guidance. When adopted by a Federal agency, the provisions of the guidance has regulatory effect for that agency’s programs and activities. (b) Must address some matters for which these guidelines give each

Federal agency some discretion. Specifically, the regulation must— (1) Identify either the Federal agency head or the title of the designated official who is authorized to grant exceptions under § 180.135 to let an excluded person participate in a covered transaction. (2) State whether the agency includes as covered transactions an additional tier of contracts awarded under covered nonprocurement transactions, as permitted under § 180.220(c). (3) Identify the method(s) an agency official may use, when entering into a covered transaction with a primary tier participant, to communicate to the participant the requirements described in § 180.435. Examples of methods are an award term that requires compliance as a condition of the award; an assurance of compliance obtained at time of application; or a certification. (4) State whether the Federal agency’s policy is to restrict participants’ collection of certifications to verify that lower-tier participants are not excluded or disqualified (see § 180.300(b)). If it is the policy, the regulation needs to require agency officials, when entering into covered transactions with primary tier participants, to communicate that policy. (5) State whether the Federal agency specifies a particular method that participants must use to communicate compliance requirements to lower-tier participants, as described in § 180.330(a). If there is a specified method, the regulation needs to require agency officials, when entering into covered transactions with primary tier participants, to communicate that requirement. (c) May also, at the agency’s option: (1) Identify any specific types of transactions that the Federal agency includes as ‘‘nonprocurement transactions’’ in addition to the examples provided in § 180.970. (2) Identify any types of nonprocurement transactions that the Federal agency exempts from coverage under these guidelines, as authorized under § 180.330(g)(2). (3) Identify specific examples of types of individuals who would be ‘‘principals’’ under the Federal agency’s nonprocurement programs and transactions, in addition to the types of individuals described at § 180.995. (4) Specify the Federal agency’s procedures, if any, by which a respondent may appeal a suspension or debarment decision. (5) Identify by title the officials designated by the Federal agency head as debarring officials under § 180.930 or suspending officials under § 180.1010.

51867

(6) Include a subpart covering disqualifications, as authorized in § 180.45. § 180.30 Where does a Federal agency implement these guidelines?

Each Federal agency that participates in the governmentwide nonprocurement debarment and suspension system must issue a regulation implementing these guidelines within its chapter in subtitle B of this title of the Code of Federal Regulations. § 180.35 By when must a Federal agency implement these guidelines?

Federal agencies must submit proposed regulations to the OMB for review within nine months of the issuance of these guidelines and issue final regulations within eighteen months of these guidelines. § 180.40 How are these guidelines maintained?

The Interagency Committee on Debarment and Suspension established by section 4 of E.O. 12549 recommends to the OMB any needed revisions to the guidelines in this part. The OMB publishes proposed changes to the guidelines in the Federal Register for public comment, considers comments with the help of the Interagency Committee on Debarment and Suspension, and issues the final guidelines. § 180.45 Do these guidelines cover persons who are disqualified, as well as those who are excluded from nonprocurement transactions?

A Federal agency may add a subpart covering disqualifications to its regulation implementing these guidelines, but the guidelines in subparts A through I of this part— (a) Address disqualified persons only to— (1) Provide for their inclusion in the EPLS; and (2) State responsibilities of Federal agencies and participants to check for disqualified persons before entering into covered transactions. (b) Do not specify the— (1) Transactions for which a disqualified person is ineligible. Those transactions vary on a case-by-case basis, because they depend on the language of the specific statute, Executive order or regulation that caused the disqualification; (2) Entities to which a disqualification applies; or (3) Process that a Federal agency uses to disqualify a person. Unlike exclusion under subparts A through I of this part, disqualification is frequently not a discretionary action that a Federal


www.kinerja.or.id

415

Lampiran Umum

51868


agency takes, and may include special procedures.

Subpart A—General § 180.100 How are subparts A through I organized?

audience with special responsibilities, as shown in the following table:

(a) Each subpart contains information related to a broad topic or specific In subpart . . .

You will find provisions related to . . .

A ................................... B ...................................

general information about Subparts A through I of this part. the types of transactions that are covered by the Governmentwide nonprocurement suspension and debarment sys tem. the responsibilities of persons who participate in covered transactions. the responsibilities of Federal agency officials who are authorized to enter into covered transactions. the responsibilities of Federal agencies for entering information into the EPLS the general principles governing suspension, debarment, voluntary exclusion and settlement. suspension actions. debarment actions. definitions of terms used in this part.

C ................................... D ................................... E ................................... F .................................... G ................................... H ................................... I .....................................

(b) The following table shows which subparts may be of special interest to you, depending on who you are: If you are . . .

See Subpart(s) . . .

(1) (2) (3) (4) (5) (6)

A, A, A, A, A, A,

a participant or principal in a nonprocurement transaction ........................................................................................ a respondent in a suspension action .......................................................................................................................... a respondent in a debarment action ........................................................................................................................... a suspending official .................................................................................................................................................... a debarring official ....................................................................................................................................................... an Federal agency official authorized to enter into a covered transaction ................................................................

§ 180.105

How is this part written?

(a) This part uses a ‘‘plain language’’ format to make it easier for the general public and business community to use. The section headings and text, often in the form of questions and answers, must be read together. (b) Pronouns used within this part, such as ‘‘I’’ and ‘‘you,’’ change from subpart to subpart depending on the audience being addressed. (c) The ‘‘Covered Transactions’’ diagram in the appendix to this part shows the levels or ‘‘tiers’’ at which a Federal agency may enforce an exclusion. § 180.110 Do terms in this part have special meanings?

This part uses terms throughout the text that have special meaning. Those terms are defined in subpart I of this part. For example, three important terms are— (a) Exclusion or excluded, which refers only to discretionary actions taken by a suspending or debarring official under Executive Order 12549 and Executive Order 12689 or under the Federal Acquisition Regulation (48 CFR part 9, subpart 9.4); (b) Disqualification or disqualified, which refers to prohibitions under specific statutes, executive orders (other than Executive Order 12549 and

416


Executive Order 12689), or other authorities. Disqualifications frequently are not subject to the discretion of a Federal agency official, may have a different scope than exclusions, or have special conditions that apply to the disqualification; and (c) Ineligibility or ineligible, which generally refers to a person who is either excluded or disqualified. § 180.115 What do Subparts A through I of this part do?

Subparts A through I of this part provide for reciprocal exclusion of persons who have been excluded under the Federal Acquisition Regulation, and provide for the consolidated listing of all persons who are excluded, or disqualified by statute, executive order or other legal authority. § 180.120 Do subparts A through I of this part apply to me?

Portions of subparts A through I of this part (see table at § 180.100(b)) apply to you if you are a— (a) Person who has been, is, or may reasonably be expected to be, a participant or principal in a covered transaction; (b) Respondent (a person against whom a Federal agency has initiated a debarment or suspension action); (c) Federal agency debarring or suspending official; or

www.kinerja.or.id

B, B, B, B, B, B,

C and I. F, G and I. F, H and I. E, F, G and I. D, F, H and I. D, E and I.

(d) Federal agency official who is authorized to enter into covered transactions with non-Federal parties. § 180.125 What is the purpose of the nonprocurement debarment and suspension system?

(a) To protect the public interest, the Federal Government ensures the integrity of Federal programs by conducting business only with responsible persons. (b) A Federal agency uses the nonprocurement debarment and suspension system to exclude from Federal programs persons who are not presently responsible. (c) An exclusion is a serious action that a Federal agency may take only to protect the public interest. A Federal agency may not exclude a person or commodity for the purposes of punishment. § 180.130 How does an exclusion restrict a person’s involvement in covered transactions?

With the exceptions stated in §§ 180.135, 315, and 420, a person who is excluded by any Federal agency may not: (a) Be a participant in a Federal agency transaction that is a covered transaction; or

Federal Register / Vol. 70, No. 168 / Wednesday, August 31, 2005 / Rules and Regulations (b) Act as a principal of a person participating in one of those covered transactions. § 180.135 May a Federal agency grant an exception to let an excluded person participate in a covered transaction?

(a) A Federal agency head or designee may grant an exception permitting an excluded person to participate in a particular covered transaction. If the agency head or designee grants an exception, the exception must be in writing and state the reason(s) for deviating from the governmentwide policy in Executive Order 12549. (b) An exception granted by one Federal agency for an excluded person does not extend to the covered transactions of another Federal agency. § 180.140 Does an exclusion under the nonprocurement system affect a person’s eligibility for Federal procurement contracts?

If any Federal agency excludes a person under Executive Order 12549 or Executive Order 12689, on or after August 25, 1995, the excluded person is also ineligible for Federal procurement transactions under the FAR. Therefore, an exclusion under this part has reciprocal effect in Federal procurement transactions. § 180.145 Does an exclusion under the Federal procurement system affect a person’s eligibility to participate in nonprocurement transactions?

If any Federal agency excludes a person under the FAR on or after August 25, 1995, the excluded person is also ineligible to participate in Federal agencies’ nonprocurement covered transactions. Therefore, an exclusion under the FAR has reciprocal effect in Federal nonprocurement transactions. § 180.150 Against whom may a Federal agency take an exclusion action?

Given a cause that justifies an exclusion under this part, a Federal agency may exclude any person who has been, is, or may reasonably be expected to be a participant or principal in a covered transaction. § 180.155 How do I know if a person is excluded?

Check the Governmentwide Excluded Parties List System (EPLS) to determine whether a person is excluded. The General Services Administration (GSA) maintains the EPLS and makes it available, as detailed in Subpart E of this part. When a Federal agency takes an action to exclude a person under the nonprocurement or procurement debarment and suspension system, the agency enters the information about the excluded person into the EPLS.

Subpart B—Covered Transactions § 180.200

What is a covered transaction?

A covered transaction is a nonprocurement or procurement transaction that is subject to the prohibitions of this part. It may be a transaction at— (a) The primary tier, between a Federal agency and a person (see appendix to this part); or (b) A lower tier, between a participant in a covered transaction and another person. § 180.205 Why is it important if a particular transaction is a covered transaction?

The importance of whether a transaction is a covered transaction depends upon who you are. (a) As a participant in the transaction, you have the responsibilities laid out in subpart C of this part. Those include responsibilities to the person or Federal agency at the next higher tier from whom you received the transaction, if any. They also include responsibilities if you subsequently enter into other covered transactions with persons at the next lower tier. (b) As a Federal official who enters into a primary tier transaction, you have the responsibilities laid out in subpart D of this part. (c) As an excluded person, you may not be a participant or principal in the transaction unless— (1) The person who entered into the transaction with you allows you to continue your involvement in a transaction that predates your exclusion, as permitted under § 180.310 or § 180.415; or (2) A Federal agency official obtains an exception from the agency head or designee to allow you to be involved in the transaction, as permitted under § 180.135. § 180.210 Which nonprocurement transactions are covered transactions?

All nonprocurement transactions, as defined in § 180.970, are covered transactions unless listed in the exemptions under § 180.215. § 180.215 Which nonprocurement transactions are not covered transactions?

The following types of nonprocurement transactions are not covered transactions: (a) A direct award to— (1) A foreign government or foreign governmental entity; (2) A public international organization; (3) An entity owned (in whole or in part) or controlled by a foreign government; or (4) Any other entity consisting wholly or partially of one or more foreign

51869

governments or foreign governmental entities. (b) A benefit to an individual as a personal entitlement without regard to the individual’s present responsibility (but benefits received in an individual’s business capacity are not excepted). For example, if a person receives social security benefits under the Supplemental Security Income provisions of the Social Security Act, 42 U.S.C. 1301 et seq., those benefits are not covered transactions and, therefore, are not affected if the person is excluded. (c) Federal employment. (d) A transaction that a Federal agency needs to respond to a national or agency-recognized emergency or disaster. (e) A permit, license, certificate or similar instrument issued as a means to regulate public health, safety or the environment, unless a Federal agency specifically designates it to be a covered transaction. (f) An incidental benefit that results from ordinary governmental operations. (g) Any other transaction if— (1) The application of an exclusion to the transaction is prohibited by law; or (2) A Federal agency’s regulation exempts it from coverage under this part. § 180.220 Are any procurement contracts included as covered transactions?

(a) Covered transactions under this part— (1) Do not include any procurement contracts awarded directly by a Federal agency; but (2) Do include some procurement contracts awarded by non-Federal participants in nonprocurement covered transactions. (b) Specifically, a contract for goods or services is a covered transaction if any of the following applies: (1) The contract is awarded by a participant in a nonprocurement transaction that is covered under § 180.210, and the amount of the contract is expected to equal or exceed $25,000. (2) The contract requires the consent of an official of a Federal agency. In that case, the contract, regardless of the amount, always is a covered transaction, and it does not matter who awarded it. For example, it could be a subcontract awarded by a contractor at a tier below a nonprocurement transaction, as shown in the appendix to this part. (3) The contract is for Federallyrequired audit services. (c) A subcontract also is a covered transaction if,— (1) It is awarded by a participant in a procurement transaction under a


www.kinerja.or.id

417

Lampiran Umum

51870


nonprocurement transaction of a Federal agency that extends the coverage of paragraph (b)(1) of this section to any additional tier of contracts (see the diagram in the appendix to this part showing that optional lower tier coverage); and (2) The value of the subcontract exceeds or is expected to exceed $25,000.

terminate and the type of termination action, if any, only after a thorough review to ensure that the action is proper and appropriate. (b) You may not renew or extend covered transactions (other than no-cost time extensions) with any excluded person, unless the Federal agency responsible for the transaction grants an exception under § 180.135.

§ 180.225 How do I know if a transaction in which I may participate is a covered transaction?

§ 180.315 May I use the services of an excluded person as a principal under a covered transaction?

As a participant in a transaction, you will know that it is a covered transaction because the Federal agency regulations governing the transaction, the appropriate Federal agency official or participant at the next higher tier who enters into the transaction with you, will tell you that you must comply with applicable portions of this part. Subpart C—Responsibilities of Participants Regarding Transactions Doing Business With Other Persons § 180.300 What must I do before I enter into a covered transaction with another person at the next lower tier?

When you enter into a covered transaction with another person at the next lower tier, you must verify that the person with whom you intend to do business is not excluded or disqualified. You do this by: (a) Checking the EPLS; or (b) Collecting a certification from that person if allowed by the Federal agency responsible for the transaction; or (c) Adding a clause or condition to the covered transaction with that person. § 180.305 May I enter into a covered transaction with an excluded or disqualified person?

(a) You as a participant may not enter into a covered transaction with an excluded person, unless the Federal agency responsible for the transaction grants an exception under § 180.135. (b) You may not enter into any transaction with a person who is disqualified from that transaction, unless you have obtained an exception under the disqualifying statute, Executive order, or regulation. § 180.310 What must I do if a Federal agency excludes a person with whom I am already doing business in a covered transaction?

(a) You as a participant may continue covered transactions with an excluded person if the transactions were in existence when the agency excluded the person. However, you are not required to continue the transactions, and you may consider termination. You should make a decision about whether to

418


(a) You as a participant may continue to use the services of an excluded person as a principal under a covered transaction if you were using the services of that person in the transaction before the person was excluded. However, you are not required to continue using that person’s services as a principal. You should make a decision about whether to discontinue that person’s services only after a thorough review to ensure that the action is proper and appropriate. (b) You may not begin to use the services of an excluded person as a principal under a covered transaction unless the Federal agency responsible for the transaction grants an exception under § 180.135. § 180.320 Must I verify that principals of my covered transactions are eligible to participate?

Yes, you as a participant are responsible for determining whether any of your principals of your covered transactions is excluded or disqualified from participating in the transaction. You may decide the method and frequency by which you do so. You may, but you are not required to, check the EPLS. § 180.325 What happens if I do business with an excluded person in a covered transaction?

If as a participant you knowingly do business with an excluded person, the Federal agency responsible for your transaction may disallow costs, annul or terminate the transaction, issue a stop work order, debar or suspend you, or take other remedies as appropriate. § 180.330 What requirements must I pass down to persons at lower tiers with whom I intend to do business?

Before entering into a covered transaction with a participant at the next lower tier, you must require that participant to— (a) Comply with this subpart as a condition of participation in the transaction. You may do so using any method(s), unless the regulation of the Federal agency responsible for the

www.kinerja.or.id

transaction requires you to use specific methods. (b) Pass the requirement to comply with this subpart to each person with whom the participant enters into a covered transaction at the next lower tier. Disclosing Information—Primary Tier Participants § 180.335 What information must I provide before entering into a covered transaction with a Federal agency?

Before you enter into a covered transaction at the primary tier, you as the participant must notify the Federal agency office that is entering into the transaction with you, if you know that you or any of the principals for that covered transaction: (a) Are presently excluded or disqualified; (b) Have been convicted within the preceding three years of any of the offenses listed in § 180.800(a) or had a civil judgment rendered against you for one of those offenses within that time period; (c) Are presently indicted for or otherwise criminally or civilly charged by a governmental entity (Federal, State or local) with commission of any of the offenses listed in § 180.800(a); or (d) Have had one or more public transactions (Federal, State, or local) terminated within the preceding three years for cause or default. § 180.340 If I disclose unfavorable information required under § 180.335, will I be prevented from participating in the transaction?

As a primary tier participant, your disclosure of unfavorable information about yourself or a principal under § 180.335 will not necessarily cause a Federal agency to deny your participation in the covered transaction. The agency will consider the information when it determines whether to enter into the covered transaction. The agency will also consider any additional information or explanation that you elect to submit with the disclosed information. § 180.345 What happens if I fail to disclose information required under § 180.335?

If a Federal agency later determines that you failed to disclose information under § 180.335 that you knew at the time you entered into the covered transaction, the agency may— (a) Terminate the transaction for material failure to comply with the terms and conditions of the transaction; or (b) Pursue any other available remedies, including suspension and debarment.

Federal Register / Vol. 70, No. 168 / Wednesday, August 31, 2005 / Rules and Regulations § 180.350 What must I do if I learn of information required under § 180.335 after entering into a covered transaction with a Federal agency?

At any time after you enter into a covered transaction, you must give immediate written notice to the Federal agency office with which you entered into the transaction if you learn either that— (a) You failed to disclose information earlier, as required by § 180.335; or (b) Due to changed circumstances, you or any of the principals for the transaction now meet any of the criteria in § 180.335. Disclosing Information—Lower Tier Participants § 180.355 What information must I provide to a higher tier participant before entering into a covered transaction with that participant?

Before you enter into a covered transaction with a person at the next higher tier, you as a lower tier participant must notify that person if you know that you or any of the principals are presently excluded or disqualified. § 180.360 What happens if I fail to disclose information required under § 180.355?

If a Federal agency later determines that you failed to tell the person at the higher tier that you were excluded or disqualified at the time you entered into the covered transaction with that person, the agency may pursue any available remedies, including suspension and debarment. § 180.365 What must I do if I learn of information required under § 180.355 after entering into a covered transaction with a higher tier participant?

At any time after you enter into a lower tier covered transaction with a person at a higher tier, you must provide immediate written notice to that person if you learn either that— (a) You failed to disclose information earlier, as required by § 180.355; or (b) Due to changed circumstances, you or any of the principals for the transaction now meet any of the criteria in § 180.355. Subpart D—Responsibilities of Federal Agency Officials Regarding Transactions § 180.400 May I enter into a transaction with an excluded or disqualified person?

(a) You as a Federal agency official may not enter into a covered transaction with an excluded person unless you obtain an exception under § 180.135. (b) You may not enter into any transaction with a person who is

disqualified from that transaction, unless you obtain a waiver or exception under the statute, Executive order, or regulation that is the basis for the person’s disqualification. § 180.405 May I enter into a covered transaction with a participant if a principal of the transaction is excluded?

As a Federal agency official, you may not enter into a covered transaction with a participant if you know that a principal of the transaction is excluded, unless you obtain an exception under § 180.135. § 180.410 May I approve a participant’s use of the services of an excluded person?

After entering into a covered transaction with a participant, you as a Federal agency official may not approve a participant’s use of an excluded person as a principal under that transaction, unless you obtain an exception under § 180.135. § 180.415 What must I do if a Federal agency excludes the participant or a principal after I enter into a covered transaction?

(a) You as a Federal agency official may continue covered transactions with an excluded person, or under which an excluded person is a principal, if the transactions were in existence when the person was excluded. You are not required to continue the transactions, however, and you may consider termination. You should make a decision about whether to terminate and the type of termination action, if any, only after a thorough review to ensure that the action is proper. (b) You may not renew or extend covered transactions (other than no-cost time extensions) with any excluded person, or under which an excluded person is a principal, unless you obtain an exception under § 180.135. § 180.420 May I approve a transaction with an excluded or disqualified person at a lower tier?

If a transaction at a lower tier is subject to your approval, you as a Federal agency official may not approve— (a) A covered transaction with a person who is currently excluded, unless you obtain an exception under § 180.135; or (b) A transaction with a person who is disqualified from that transaction, unless you obtain a waiver or exception under the statute, Executive order, or regulation that is the basis for the person’s disqualification.

51871

§ 180.425 When do I check to see if a person is excluded or disqualified?

As a Federal agency official, you must check to see if a person is excluded or disqualified before you— (a) Enter into a primary tier covered transaction; (b) Approve a principal in a primary tier covered transaction; (c) Approve a lower tier participant if your agency’s approval of the lower tier participant is required; or (d) Approve a principal in connection with a lower tier transaction if your agency’s approval of the principal is required. § 180.430 How do I check to see if a person is excluded or disqualified?

You check to see if a person is excluded or disqualified in two ways: (a) You as a Federal agency official must check the EPLS when you take any action listed in § 180.425. (b) You must review information that a participant gives you, as required by § 180.335, about its status or the status of the principals of a transaction. § 180.435 What must I require of a primary tier participant?

You as a Federal agency official must require each participant in a primary tier covered transaction to— (a) Comply with subpart C of this part as a condition of participation in the transaction; and (b) Communicate the requirement to comply with Subpart C of this part to persons at the next lower tier with whom the primary tier participant enters into covered transactions. § 180.440 What action may I take if a primary tier participant knowingly does business with an excluded or disqualified person?

If a participant knowingly does business with an excluded or disqualified person, you as a Federal agency official may refer the matter for suspension and debarment consideration. You may also disallow costs, annul or terminate the transaction, issue a stop work order, or take any other appropriate remedy. § 180.445 What action may I take if a primary tier participant fails to disclose the information required under § 180.335?

If you as a Federal agency official determine that a participant failed to disclose information, as required by § 180.335, at the time it entered into a covered transaction with you, you may— (a) Terminate the transaction for material failure to comply with the terms and conditions of the transaction; or


www.kinerja.or.id

419

Lampiran Umum

51872


(b) Pursue any other available remedies, including suspension and debarment.

debarment and suspension system, the agency enters the information about the excluded person into the EPLS.

§ 180.450 What action may I take if a lower tier participant fails to disclose the information required under § 180.355 to the next higher tier?

§ 180.515 What specific information is in the EPLS?

If you as a Federal agency official determine that a lower tier participant failed to disclose information, as required by § 180.355, at the time it entered into a covered transaction with a participant at the next higher tier, you may pursue any remedies available to you, including the initiation of a suspension or debarment action. Subpart E—Excluded Parties List System § 180.500 What is the purpose of the Excluded Parties List System (EPLS)?

The EPLS is a widely available source of the most current information about persons who are excluded or disqualified from covered transactions. § 180.505

Who uses the EPLS?

(a) Federal agency officials use the EPLS to determine whether to enter into a transaction with a person, as required under § 180.430. (b) Participants also may, but are not required to, use the EPLS to determine if— (1) Principals of their transactions are excluded or disqualified, as required under § 180.320; or (2) Persons with whom they are entering into covered transactions at the next lower tier are excluded or disqualified. (c) The EPLS is available to the general public. § 180.510

Who maintains the EPLS?

The General Services Administration (GSA) maintains the EPLS. When a Federal agency takes an action to exclude a person under the nonprocurement or procurement

420

(a) At a minimum, the EPLS indicates— (1) The full name (where available) and address of each excluded and disqualified person, in alphabetical order, with cross references if more than one name is involved in a single action; (2) The type of action; (3) The cause for the action; (4) The scope of the action; (5) Any termination date for the action; (6) The Federal agency and name and telephone number of the agency point of contact for the action; and (7) The Dun and Bradstreet Number (DUNS), or other similar code approved by the GSA, of the excluded or disqualified person, if available. (b)(1) The database for the EPLS includes a field for the Taxpayer Identification Number (TIN) (the social security number (SSN) for an individual) of an excluded or disqualified person. (2) Agencies disclose the SSN of an individual to verify the identity of an individual, only if permitted under the Privacy Act of 1974 and, if appropriate, the Computer Matching and Privacy Protection Act of 1988, as codified in 5 U.S.C. 552(a). § 180.520 Who places the information into the EPLS?

Federal agency officials who take actions to exclude persons under this part or officials who are responsible for identifying disqualified persons must enter the following information about those persons into the EPLS: (a) Information required by § 180.515(a); (b) The Taxpayer Identification Number (TIN) of the excluded or

disqualified person, including the social security number (SSN) for an individual, if the number is available and may be disclosed under law; (c) Information about an excluded or disqualified person, generally within five working days, after— (1) Taking an exclusion action; (2) Modifying or rescinding an exclusion action; (3) Finding that a person is disqualified; or (4) Finding that there has been a change in the status of a person who is listed as disqualified. § 180.525 Whom do I ask if I have questions about a person in the EPLS?

If you have questions about a listed person in the EPLS, ask the point of contact for the Federal agency that placed the person’s name into the EPLS. You may find the agency point of contact from the EPLS. § 180.530

Where can I find the EPLS?

You may access the EPLS through the Internet, currently at http:// epls.arnet.gov or http://www.epls.gov. Subpart F—General Principles Relating to Suspension and Debarment Actions § 180.600 How do suspension and debarment actions start?

When Federal agency officials receive information from any source concerning a cause for suspension or debarment, they will promptly report it and the agency will investigate. The officials refer the question of whether to suspend or debar you to their suspending or debarring official for consideration, if appropriate. § 180.605 How does suspension differ from debarment?

Suspension differs from debarment in that—

A suspending official . . .

A debarring official . . .

(a) Imposes suspension as a temporary status of in eligibility for pro curement and nonprocurement transactions, pending completion of an investigation or legal proceedings. (b) Must— (1) Have adequate evidence that there may be a cause for debar ment of a person; and (2) Conclude that immediate action is necessary to protect the Federal interest (c) Usually imposes the suspension first, and then promptly notifies the suspended person, giving the person an opportunity to contest the suspension and have it lifted.

Imposes debarment for a specified period as a final determination that a person is not presently responsible.


www.kinerja.or.id

Must conclude, based on a preponderance of the evidence, that the person has engaged in conduct that warrants debarment. Imposes debarment after giving the respondent notice of the action and an opportunity to contest the proposed debarment.

Federal Register / Vol. 70, No. 168 / Wednesday, August 31, 2005 / Rules and Regulations § 180.610 What procedures does a Federal agency use in suspension and debarment actions?

In deciding whether to suspend or debar you, a Federal agency handles the actions as informally as practicable, consistent with principles of fundamental fairness. (a) For suspension actions, a Federal agency uses the procedures in this subpart and Subpart G of this part. (b) For debarment actions, a Federal agency uses the procedures in this subpart and Subpart H of this part. § 180.615 How does a Federal agency notify a person of a suspension or debarment action?

(a) The suspending or debarring official sends a written notice to the last known street address, facsimile number, or e-mail address of— (1) You or your identified counsel; or (2) Your agent for service of process, or any of your partners, officers, directors, owners, or joint venturers. (b) The notice is effective if sent to any of these persons. § 180.620 Do Federal agencies coordinate suspension and debarment actions?

Yes, when more than one Federal agency has an interest in a suspension or debarment, the agencies may consider designating one agency as the lead agency for making the decision. Agencies are encouraged to establish methods and procedures for coordinating their suspension and debarment actions. § 180.625 What is the scope of a suspension or debarment?

If you are suspended or debarred, the suspension or debarment is effective as follows: (a) Your suspension or debarment constitutes suspension or debarment of all of your divisions and other organizational elements from all covered transactions, unless the suspension or debarment decision is limited— (1) By its terms to one or more specifically identified individuals, divisions, or other organizational elements; or (2) To specific types of transactions. (b) Any affiliate of a participant may be included in a suspension or debarment action if the suspending or debarring official— (1) Officially names the affiliate in the notice; and (2) Gives the affiliate an opportunity to contest the action.

§ 180.630 May a Federal agency impute the conduct of one person to another?

For purposes of actions taken under this part, a Federal agency may impute conduct as follows: (a) Conduct imputed from an individual to an organization. A Federal agency may impute the fraudulent, criminal, or other improper conduct of any officer, director, shareholder, partner, employee, or other individual associated with an organization, to that organization when the improper conduct occurred in connection with the individual’s performance of duties for or on behalf of that organization, or with the organization’s knowledge, approval or acquiescence. The organization’s acceptance of the benefits derived from the conduct is evidence of knowledge, approval or acquiescence. (b) Conduct imputed from an organization to an individual, or between individuals. A Federal agency may impute the fraudulent, criminal, or other improper conduct of any organization to an individual, or from one individual to another individual, if the individual to whom the improper conduct is imputed either participated in, had knowledge of, or reason to know of the improper conduct. (c) Conduct imputed from one organization to another organization. A Federal agency may impute the fraudulent, criminal, or other improper conduct of one organization to another organization when the improper conduct occurred in connection with a partnership, joint venture, joint application, association or similar arrangement, or when the organization to whom the improper conduct is imputed has the power to direct, manage, control or influence the activities of the organization responsible for the improper conduct. Acceptance of the benefits derived from the conduct is evidence of knowledge, approval or acquiescence. § 180.635 May a Federal agency settle a debarment or suspension action?

Yes, a Federal agency may settle a debarment or suspension action at any time if it is in the best interest of the Federal Government. § 180.640 May a settlement include a voluntary exclusion?

Yes, if a Federal agency enters into a settlement with you in which you agree to be excluded, it is called a voluntary exclusion and has governmentwide effect.

51873

§ 180.645 Do other Federal agencies know if an agency agrees to a voluntary exclusion?

(a) Yes, the Federal agency agreeing to the voluntary exclusion enters information about it into the EPLS. (b) Also, any agency or person may contact the Federal agency that agreed to the voluntary exclusion to find out the details of the voluntary exclusion. Subpart G—Suspension § 180.700 When may the suspending official issue a suspension?

Suspension is a serious action. Using the procedures of this subpart and Subpart F of this part, the suspending official may impose suspension only when that official determines that— (a) There exists an indictment for, or other adequate evidence to suspect, an offense listed under § 180.800(a), or (b) There exists adequate evidence to suspect any other cause for debarment listed under § 180.800(b) through (d); and (c) Immediate action is necessary to protect the public interest. § 180.705 What does the suspending official consider in issuing a suspension?

(a) In determining the adequacy of the evidence to support the suspension, the suspending official considers how much information is available, how credible it is given the circumstances, whether or not important allegations are corroborated, and what inferences can reasonably be drawn as a result. During this assessment, the suspending official may examine the basic documents, including grants, cooperative agreements, loan authorizations, contracts, and other relevant documents. (b) An indictment, conviction, civil judgment, or other official findings by Federal, State, or local bodies that determine factual and/or legal matters, constitutes adequate evidence for purposes of suspension actions. (c) In deciding whether immediate action is needed to protect the public interest, the suspending official has wide discretion. For example, the suspending official may infer the necessity for immediate action to protect the public interest either from the nature of the circumstances giving rise to a cause for suspension or from potential business relationships or involvement with a program of the Federal Government. § 180.710 effect?

When does a suspension take

A suspension is effective when the suspending official signs the decision to suspend.


www.kinerja.or.id

421

Lampiran Umum

51874


§ 180.715 What notice does the suspending official give me if I am suspended?

After deciding to suspend you, the suspending official promptly sends you a Notice of Suspension advising you— (a) That you have been suspended; (b) That your suspension is based on— (1) An indictment; (2) A conviction; (3) Other adequate evidence that you have committed irregularities which seriously reflect on the propriety of further Federal Government dealings with you; or (4) Conduct of another person that has been imputed to you, or your affiliation with a suspended or debarred person; (c) Of any other irregularities in terms sufficient to put you on notice without disclosing the Federal Government’s evidence; (d) Of the cause(s) upon which the suspending official relied under § 180.700 for imposing suspension; (e) That your suspension is for a temporary period pending the completion of an investigation or resulting legal or debarment proceedings; (f) Of the applicable provisions of this subpart, Subpart F of this part, and any other agency procedures governing suspension decisionmaking; and (g) Of the governmentwide effect of your suspension from procurement and nonprocurement programs and activities. § 180.720 How may I contest a suspension?

If you as a respondent wish to contest a suspension, you or your representative must provide the suspending official with information in opposition to the suspension. You may do this orally or in writing, but any information provided orally that you consider important must also be submitted in writing for the official record. § 180.725 How much time do I have to contest a suspension?

(a) As a respondent you or your representative must either send, or make arrangements to appear and present, the information and argument to the suspending official within 30 days after you receive the Notice of Suspension. (b) The Federal agency taking the action considers the notice to be received by you— (1) When delivered, if the agency mails the notice to the last known street address, or five days after the agency sends it if the letter is undeliverable; (2) When sent, if the agency sends the notice by facsimile or five days after the

422


agency sends it if the facsimile is undeliverable; or (3) When delivered, if the agency sends the notice by e-mail or five days after the agency sends it if the e-mail is undeliverable. § 180.730 What information must I provide to the suspending official if I contest the suspension?

(a) In addition to any information and argument in opposition, as a respondent your submission to the suspending official must identify— (1) Specific facts that contradict the statements contained in the Notice of Suspension. A general denial is insufficient to raise a genuine dispute over facts material to the suspension; (2) All existing, proposed, or prior exclusions under regulations implementing Executive Order 12549 and all similar actions taken by Federal, State, or local agencies, including administrative agreements that affect only those agencies; (3) All criminal and civil proceedings not included in the Notice of Suspension that grew out of facts relevant to the cause(s) stated in the notice; and (4) All of your affiliates. (b) If you fail to disclose this information, or provide false information, the Federal agency taking the action may seek further criminal, civil or administrative action against you, as appropriate. § 180.735 Under what conditions do I get an additional opportunity to challenge the facts on which the suspension is based?

(a) You as a respondent will not have an additional opportunity to challenge the facts if the suspending official determines that— (1) Your suspension is based upon an indictment, conviction, civil judgment, or other finding by a Federal, State, or local body for which an opportunity to contest the facts was provided; (2) Your presentation in opposition contains only general denials to information contained in the Notice of Suspension; (3) The issues raised in your presentation in opposition to the suspension are not factual in nature, or are not material to the suspending official’s initial decision to suspend, or the official’s decision whether to continue the suspension; or (4) On the basis of advice from the Department of Justice, an office of the United States Attorney, a State attorney general’s office, or a State or local prosecutor’s office, that substantial interests of the government in pending or contemplated legal proceedings based

www.kinerja.or.id

on the same facts as the suspension would be prejudiced by conducting factfinding. (b) You will have an opportunity to challenge the facts if the suspending official determines that— (1) The conditions in paragraph (a) of this section do not exist; and (2) Your presentation in opposition raises a genuine dispute over facts material to the suspension. (c) If you have an opportunity to challenge disputed material facts under this section, the suspending official or designee must conduct additional proceedings to resolve those facts. § 180.740 formal?

Are suspension proceedings

(a) Suspension proceedings are conducted in a fair and informal manner. The suspending official may use flexible procedures to allow you to present matters in opposition. In so doing, the suspending official is not required to follow formal rules of evidence or procedure in creating an official record upon which the official will base a final suspension decision. (b) You as a respondent or your representative must submit any documentary evidence you want the suspending official to consider. § 180.745

How is fact-finding conducted?

(a) If fact-finding is conducted— (1) You may present witnesses and other evidence, and confront any witness presented; and (2) The fact-finder must prepare written findings of fact for the record. (b) A transcribed record of factfinding proceedings must be made, unless you as a respondent and the Federal agency agree to waive it in advance. If you want a copy of the transcribed record, you may purchase it. § 180.750 What does the suspending official consider in deciding whether to continue or terminate my suspension?

(a) The suspending official bases the decision on all information contained in the official record. The record includes— (1) All information in support of the suspending official’s initial decision to suspend you; (2) Any further information and argument presented in support of, or opposition to, the suspension; and (3) Any transcribed record of factfinding proceedings. (b) The suspending official may refer disputed material facts to another official for findings of fact. The suspending official may reject any resulting findings, in whole or in part, only after specifically determining them

Federal Register / Vol. 70, No. 168 / Wednesday, August 31, 2005 / Rules and Regulations to be arbitrary, capricious, or clearly erroneous. § 180.755 When will I know whether the suspension is continued or terminated?

The suspending official must make a written decision whether to continue, modify, or terminate your suspension within 45 days of closing the official record. The official record closes upon the suspending official’s receipt of final submissions, information and findings of fact, if any. The suspending official may extend that period for good cause. § 180.760 last?

How long may my suspension

(a) If legal or debarment proceedings are initiated at the time of, or during your suspension, the suspension may continue until the conclusion of those proceedings. However, if proceedings are not initiated, a suspension may not exceed 12 months. (b) The suspending official may extend the 12 month limit under paragraph (a) of this section for an additional 6 months if an office of a U.S. Assistant Attorney General, U.S. Attorney, or other responsible prosecuting official requests an extension in writing. In no event may a suspension exceed 18 months without initiating proceedings under paragraph (a) of this section. (c) The suspending official must notify the appropriate officials under paragraph (b) of this section of an impending termination of a suspension at least 30 days before the 12 month period expires to allow the officials an opportunity to request an extension. Subpart H—Debarment § 180.800 What are the causes for debarment?

A Federal agency may debar a person for— (a) Conviction of or civil judgment for— (1) Commission of fraud or a criminal offense in connection with obtaining, attempting to obtain, or performing a public or private agreement or transaction; (2) Violation of Federal or State antitrust statutes, including those proscribing price fixing between competitors, allocation of customers between competitors, and bid rigging; (3) Commission of embezzlement, theft, forgery, bribery, falsification or destruction of records, making false statements, tax evasion, receiving stolen property, making false claims, or obstruction of justice; or (4) Commission of any other offense indicating a lack of business integrity or business honesty that seriously and

directly affects your present responsibility; (b) Violation of the terms of a public agreement or transaction so serious as to affect the integrity of an agency program, such as— (1) A willful failure to perform in accordance with the terms of one or more public agreements or transactions; (2) A history of failure to perform or of unsatisfactory performance of one or more public agreements or transactions; or (3) A willful violation of a statutory or regulatory provision or requirement applicable to a public agreement or transaction; (c) Any of the following causes: (1) A nonprocurement debarment by any Federal agency taken before October 1, 1988, or a procurement debarment by any Federal agency taken pursuant to 48 CFR part 9, subpart 9.4, before August 25, 1995; (2) Knowingly doing business with an ineligible person, except as permitted under § 180.135; (3) Failure to pay a single substantial debt, or a number of outstanding debts (including disallowed costs and overpayments, but not including sums owed the Federal Government under the Internal Revenue Code) owed to any Federal agency or instrumentality, provided the debt is uncontested by the debtor or, if contested, provided that the debtor’s legal and administrative remedies have been exhausted; (4) Violation of a material provision of a voluntary exclusion agreement entered into under § 180.640 or of any settlement of a debarment or suspension action; or (5) Violation of the provisions of the Drug-Free Workplace Act of 1988 (41 U.S.C. 701); or (d) Any other cause of so serious or compelling a nature that it affects your present responsibility. § 180.805 What notice does the debarring official give me if I am proposed for debarment?

After consideration of the causes in § 180.800, if the debarring official proposes to debar you, the official sends you a Notice of Proposed Debarment, pursuant to § 180.615, advising you— (a) That the debarring official is considering debarring you; (b) Of the reasons for proposing to debar you in terms sufficient to put you on notice of the conduct or transactions upon which the proposed debarment is based; (c) Of the cause(s) under § 180.800 upon which the debarring official relied for proposing your debarment; (d) Of the applicable provisions of this subpart, Subpart F of this part, and

51875

any other agency procedures governing debarment; and (e) Of the governmentwide effect of a debarment from procurement and nonprocurement programs and activities. § 180.810 effect?

When does a debarment take

Unlike suspension, a debarment is not effective until the debarring official issues a decision. The debarring official does not issue a decision until the respondent has had an opportunity to contest the proposed debarment. § 180.815 How may I contest a proposed debarment?

If you as a respondent wish to contest a proposed debarment, you or your representative must provide the debarring official with information in opposition to the proposed debarment. You may do this orally or in writing, but any information provided orally that you consider important must also be submitted in writing for the official record. § 180.820 How much time do I have to contest a proposed debarment?

(a) As a respondent you or your representative must either send, or make arrangements to appear and present, the information and argument to the debarring official within 30 days after you receive the Notice of Proposed Debarment. (b) The Federal agency taking the action considers the Notice of Proposed Debarment to be received by you— (1) When delivered, if the agency mails the notice to the last known street address, or five days after the agency sends it if the letter is undeliverable; (2) When sent, if the agency sends the notice by facsimile or five days after the agency sends it if the facsimile is undeliverable; or (3) When delivered, if the agency sends the notice by e-mail or five days after the agency sends it if the e-mail is undeliverable. § 180.825 What information must I provide to the debarring official if I contest the proposed debarment?

(a) In addition to any information and argument in opposition, as a respondent your submission to the debarring official must identify— (1) Specific facts that contradict the statements contained in the Notice of Proposed Debarment. Include any information about any of the factors listed in § 180.860. A general denial is insufficient to raise a genuine dispute over facts material to the debarment; (2) All existing, proposed, or prior exclusions under regulations


www.kinerja.or.id

423

Lampiran Umum

51876


implementing Executive Order 12549 and all similar actions taken by Federal, State, or local agencies, including administrative agreements that affect only those agencies; (3) All criminal and civil proceedings not included in the Notice of Proposed Debarment that grew out of facts relevant to the cause(s) stated in the notice; and (4) All of your affiliates. (b) If you fail to disclose this information, or provide false information, the Federal agency taking the action may seek further criminal, civil or administrative action against you, as appropriate. § 180.830 Under what conditions do I get an additional opportunity to challenge the facts on which the proposed debarment is based?

(a) You as a respondent will not have an additional opportunity to challenge the facts if the debarring official determines that— (1) Your debarment is based upon a conviction or civil judgment; (2) Your presentation in opposition contains only general denials to information contained in the Notice of Proposed Debarment; or (3) The issues raised in your presentation in opposition to the proposed debarment are not factual in nature, or are not material to the debarring official’s decision whether to debar. (b) You will have an additional opportunity to challenge the facts if the debarring official determines that— (1) The conditions in paragraph (a) of this section do not exist; and (2) Your presentation in opposition raises a genuine dispute over facts material to the proposed debarment. (c) If you have an opportunity to challenge disputed material facts under this section, the debarring official or designee must conduct additional proceedings to resolve those facts. § 180.835 formal?

Are debarment proceedings

(a) Debarment proceedings are conducted in a fair and informal manner. The debarring official may use flexible procedures to allow you as a respondent to present matters in opposition. In so doing, the debarring official is not required to follow formal rules of evidence or procedure in creating an official record upon which the official will base the decision whether to debar. (b) You or your representative must submit any documentary evidence you want the debarring official to consider.

424


§ 180.840

How is fact-finding conducted?

(a) If fact-finding is conducted— (1) You may present witnesses and other evidence, and confront any witness presented; and (2) The fact-finder must prepare written findings of fact for the record. (b) A transcribed record of factfinding proceedings must be made, unless you as a respondent and the Federal agency agree to waive it in advance. If you want a copy of the transcribed record, you may purchase it. § 180.845 What does the debarring official consider in deciding whether to debar me?

(a) The debarring official may debar you for any of the causes in § 180.800. However, the official need not debar you even if a cause for debarment exists. The official may consider the seriousness of your acts or omissions and the mitigating or aggravating factors set forth at § 180.860. (b) The debarring official bases the decision on all information contained in the official record. The record includes— (1) All information in support of the debarring official’s proposed debarment; (2) Any further information and argument presented in support of, or in opposition to, the proposed debarment; and (3) Any transcribed record of factfinding proceedings. (c) The debarring official may refer disputed material facts to another official for findings of fact. The debarring official may reject any resultant findings, in whole or in part, only after specifically determining them to be arbitrary, capricious, or clearly erroneous. § 180.850 What is the standard of proof in a debarment action?

(a) In any debarment action, the Federal agency must establish the cause for debarment by a preponderance of the evidence. (b) If the proposed debarment is based upon a conviction or civil judgment, the standard of proof is met. § 180.855 Who has the burden of proof in a debarment action?

(a) The Federal agency has the burden to prove that a cause for debarment exists. (b) Once a cause for debarment is established, you as a respondent have the burden of demonstrating to the satisfaction of the debarring official that you are presently responsible and that debarment is not necessary. § 180.860 What factors may influence the debarring official’s decision?

This section lists the mitigating and aggravating factors that the debarring

www.kinerja.or.id

official may consider in determining whether to debar you and the length of your debarment period. The debarring official may consider other factors if appropriate in light of the circumstances of a particular case. The existence or nonexistence of any factor, such as one of those set forth in this section, is not necessarily determinative of your present responsibility. In making a debarment decision, the debarring official may consider the following factors: (a) The actual or potential harm or impact that results or may result from the wrongdoing. (b) The frequency of incidents and/or duration of the wrongdoing. (c) Whether there is a pattern or prior history of wrongdoing. For example, if you have been found by another Federal agency or a State agency to have engaged in wrongdoing similar to that found in the debarment action, the existence of this fact may be used by the debarring official in determining that you have a pattern or prior history of wrongdoing. (d) Whether you are or have been excluded or disqualified by an agency of the Federal Government or have not been allowed to participate in State or local contracts or assistance agreements on a basis of conduct similar to one or more of the causes for debarment specified in this part. (e) Whether you have entered into an administrative agreement with a Federal agency or a State or local government that is not governmentwide but is based on conduct similar to one or more of the causes for debarment specified in this part. (f) Whether and to what extent you planned, initiated, or carried out the wrongdoing. (g) Whether you have accepted responsibility for the wrongdoing and recognize the seriousness of the misconduct that led to the cause for debarment. (h) Whether you have paid or agreed to pay all criminal, civil and administrative liabilities for the improper activity, including any investigative or administrative costs incurred by the government, and have made or agreed to make full restitution. (i) Whether you have cooperated fully with the government agencies during the investigation and any court or administrative action. In determining the extent of cooperation, the debarring official may consider when the cooperation began and whether you disclosed all pertinent information known to you. (j) Whether the wrongdoing was pervasive within your organization.

Federal Register / Vol. 70, No. 168 / Wednesday, August 31, 2005 / Rules and Regulations (k) The kind of positions held by the individuals involved in the wrongdoing. (l) Whether your organization took appropriate corrective action or remedial measures, such as establishing ethics training and implementing programs to prevent recurrence. (m) Whether your principals tolerated the offense. (n) Whether you brought the activity cited as a basis for the debarment to the attention of the appropriate government agency in a timely manner. (o) Whether you have fully investigated the circumstances surrounding the cause for debarment and, if so, made the result of the investigation available to the debarring official. (p) Whether you had effective standards of conduct and internal control systems in place at the time the questioned conduct occurred. (q) Whether you have taken appropriate disciplinary action against the individuals responsible for the activity which constitutes the cause for debarment. (r) Whether you have had adequate time to eliminate the circumstances within your organization that led to the cause for the debarment. (s) Other factors that are appropriate to the circumstances of a particular case. § 180.865 last?

How long may my debarment

(a) If the debarring official decides to debar you, your period of debarment will be based on the seriousness of the cause(s) upon which your debarment is based. Generally, debarment should not exceed three years. However, if circumstances warrant, the debarring official may impose a longer period of debarment. (b) In determining the period of debarment, the debarring official may consider the factors in § 180.860. If a suspension has preceded your debarment, the debarring official must consider the time you were suspended. (c) If the debarment is for a violation of the provisions of the Drug-Free Workplace Act of 1988, your period of debarment may not exceed five years. § 180.870 When do I know if the debarring official debars me?

(a) The debarring official must make a written decision whether to debar within 45 days of closing the official record. The official record closes upon the debarring official’s receipt of final submissions, information and findings of fact, if any. The debarring official may extend that period for good cause. (b) The debarring official sends you written notice, pursuant to § 180.615 that the official decided, either—

(1) Not to debar you; or (2) To debar you. In this event, the notice: (i) Refers to the Notice of Proposed Debarment; (ii) Specifies the reasons for your debarment; (iii) States the period of your debarment, including the effective dates; and (iv) Advises you that your debarment is effective for covered transactions and contracts that are subject to the Federal Acquisition Regulation (48 CFR chapter 1), throughout the executive branch of the Federal Government unless an agency head or an authorized designee grants an exception. § 180.875 May I ask the debarring official to reconsider a decision to debar me?

Yes, as a debarred person you may ask the debarring official to reconsider the debarment decision or to reduce the time period or scope of the debarment. However, you must put your request in writing and support it with documentation. § 180.880 What factors may influence the debarring official during reconsideration?

The debarring official may reduce or terminate your debarment based on— (a) Newly discovered material evidence; (b) A reversal of the conviction or civil judgment upon which your debarment was based; (c) A bona fide change in ownership or management; (d) Elimination of other causes for which the debarment was imposed; or (e) Other reasons the debarring official finds appropriate. § 180.885 May the debarring official extend a debarment?

(a) Yes, the debarring official may extend a debarment for an additional period, if that official determines that an extension is necessary to protect the public interest. (b) However, the debarring official may not extend a debarment solely on the basis of the facts and circumstances upon which the initial debarment action was based. (c) If the debarring official decides that a debarment for an additional period is necessary, the debarring official must follow the applicable procedures in this subpart, and Subpart F of this part, to extend the debarment.

§ 180.905

51877

Affiliate.

Persons are affiliates of each other if, directly or indirectly, either one controls or has the power to control the other or a third person controls or has the power to control both. The ways a Federal agency may determine control include, but are not limited to— (a) Interlocking management or ownership; (b) Identity of interests among family members; (c) Shared facilities and equipment; (d) Common use of employees; or (e) A business entity which has been organized following the exclusion of a person which has the same or similar management, ownership, or principal employees as the excluded person. § 180.910

Agent or representative.

Agent or representative means any person who acts on behalf of, or who is authorized to commit a participant in a covered transaction. § 180.915

Civil judgment.

Civil judgment means the disposition of a civil action by any court of competent jurisdiction, whether by verdict, decision, settlement, stipulation, other disposition which creates a civil liability for the complained of wrongful acts, or a final determination of liability under the Program Fraud Civil Remedies Act of 1988 (31 U.S.C. 3801–3812). § 180.920

Conviction.

Conviction means— (a) A judgment or any other determination of guilt of a criminal offense by any court of competent jurisdiction, whether entered upon a verdict or plea, including a plea of nolo contendere; or (b) Any other resolution that is the functional equivalent of a judgment, including probation before judgment and deferred prosecution. A disposition without the participation of the court is the functional equivalent of a judgment only if it includes an admission of guilt. § 180.925

Debarment.

Subpart I—Definitions

Debarment means an action taken by a debarring official under Subpart H of this part to exclude a person from participating in covered transactions and transactions covered under the Federal Acquisition Regulation (48 CFR chapter 1). A person so excluded is debarred.

§ 180.900

§ 180.930

Adequate evidence.

Adequate evidence means information sufficient to support the reasonable belief that a particular act or omission has occurred.

Debarring official.

Debarring official means an agency official who is authorized to impose debarment. A debarring official is either—


www.kinerja.or.id

425

Lampiran Umum

51878

Federal Register / Vol. 70, No. 168 / Wednesday, August 31, 2005 / Rules and Regulations § 180.965

(a) The agency head; or (b) An official designated by the agency head. § 180.935

Disqualified.

Disqualified means that a person is prohibited from participating in specified Federal procurement or nonprocurement transactions as required under a statute, Executive order (other than Executive Orders 12549 and 12689) or other authority. Examples of disqualifications include persons prohibited under— (a) The Davis-Bacon Act (40 U.S.C. 276(a)); (b) The equal employment opportunity acts and Executive orders; or (c) The Clean Air Act (42 U.S.C. 7606), Clean Water Act (33 U.S.C. 1368) and Executive Order 11738 (3 CFR, 1973 Comp., p. 799). § 180.940

Excluded or exclusion.

Excluded or exclusion means— (a) That a person or commodity is prohibited from being a participant in covered transactions, whether the person has been suspended; debarred; proposed for debarment under 48 CFR part 9, subpart 9.4; voluntarily excluded; or (b) The act of excluding a person. § 180.945 (EPLS).

Excluded Parties List System

Excluded Parties List System (EPLS) means the list maintained and disseminated by the General Services Administration (GSA) containing the names and other information about persons who are ineligible. § 180.950

Federal agency.

Federal agency means any United States executive department, military department, defense agency or any other agency of the executive branch. Other agencies of the Federal government are not considered ‘‘agencies’’ for the purposes of this part unless they issue regulations adopting the governmentwide Debarment and Suspension system under Executive Orders 12549 and 12689. § 180.955

Indictment.

Indictment means an indictment for a criminal offense. A presentment, information, or other filing by a competent authority charging a criminal offense shall be given the same effect as an indictment. § 180.960

Ineligible or ineligibility.

Ineligible or ineligibility means that a person or commodity is prohibited from covered transactions because of an exclusion or disqualification.

426


Legal proceedings.

Legal proceedings means any criminal proceeding or any civil judicial proceeding, including a proceeding under the Program Fraud Civil Remedies Act (31 U.S.C. 3801–3812), to which the Federal Government or a State or local government or quasigovernmental authority is a party. The term also includes appeals from those proceedings. § 180.970

Nonprocurement transaction.

(a) Nonprocurement transaction means any transaction, regardless of type (except procurement contracts), including, but not limited to the following: (1) Grants. (2) Cooperative agreements. (3) Scholarships. (4) Fellowships. (5) Contracts of assistance. (6) Loans. (7) Loan guarantees. (8) Subsidies. (9) Insurances. (10) Payments for specified uses. (11) Donation agreements. (b) A nonprocurement transaction at any tier does not require the transfer of Federal funds. § 180.975

Notice.

Notice means a written communication served in person, sent by certified mail or its equivalent, or sent electronically by e-mail or facsimile. (See § 180. 615.) § 180.980

Participant.

Participant means any person who submits a proposal for or who enters into a covered transaction, including an agent or representative of a participant. § 180.985

Person.

Person means any individual, corporation, partnership, association, unit of government, or legal entity, however organized. § 180.990

Preponderance of the evidence.

Preponderance of the evidence means proof by information that, compared with information opposing it, leads to the conclusion that the fact at issue is more probably true than not. § 180.995

Principal.

Principal means— (a) An officer, director, owner, partner, principal investigator, or other person within a participant with management or supervisory responsibilities related to a covered transaction; or (b) A consultant or other person, whether or not employed by the participant or paid with Federal funds, who—

www.kinerja.or.id

(1) Is in a position to handle Federal funds; (2) Is in a position to influence or control the use of those funds; or, (3) Occupies a technical or professional position capable of substantially influencing the development or outcome of an activity required to perform the covered transaction. § 180.1000

Respondent.

Respondent means a person against whom an agency has initiated a debarment or suspension action. § 180.1005

State.

(a) State means— (1) Any of the states of the United States; (2) The District of Columbia; (3) The Commonwealth of Puerto Rico; (4) Any territory or possession of the United States; or (5) Any agency or instrumentality of a state. (b) For purposes of this part, State does not include institutions of higher education, hospitals, or units of local government. § 180.1010

Suspending official.

(a) Suspending official means an agency official who is authorized to impose suspension. The suspending official is either: (1) The agency head; or (2) An official designated by the agency head. § 180.1015

Suspension.

Suspension is an action taken by a suspending official under subpart G of this part that immediately prohibits a person from participating in covered transactions and transactions covered under the Federal Acquisition Regulation (48 CFR chapter 1) for a temporary period, pending completion of an agency investigation and any judicial or administrative proceedings that may ensue. A person so excluded is suspended. § 180.1020 Voluntary exclusion or voluntarily excluded.

(a) Voluntary exclusion means a person’s agreement to be excluded under the terms of a settlement between the person and one or more agencies. Voluntary exclusion must have governmentwide effect. (b) Voluntarily excluded means the status of a person who has agreed to a voluntary exclusion. BILLING CODE 3110–01–P


BILLING CODE 3110–01–C

§ 215.13

PART 215—[AMENDED]

Federal awarding agencies and recipients shall comply with Federal agency regulations implementing E.O.s 12549 and 12689, ‘‘Debarment and Suspension.’’ Under those regulations, certain parties who are debarred, suspended or otherwise excluded may not be participants or principals in Federal assistance awards and subawards, and in certain contracts under those awards and subawards.

3. The authority citation for part 215 continues to read as follows:

■

Authority: 31 U.S.C. 503; 31 U.S.C. 1111; 41 U.S.C. 405; Reorganization Plan No. 2 of 1970; E.O. 11541, 35 FR 10737, 3 CFR, 1966– 1970, p. 939.

4. Section 215.13 is revised to read as follows:

■

Debarment and suspension.

51879

5. Paragraph 8 of Appendix A to part 215 is revised to read as follows:

■

Appendix A to Part 215—Contract Provisions *

*

*

*

*

8. Debarment and Suspension (E.O.s 12549 and 12689)—A contract award with an amount expected to equal or exceed $25,000 and certain other contract awards (see 2 CFR 180.220) shall not be made to parties listed on the government-wide Excluded Parties List System, in accordance with the OMB guidelines at 2 CFR part 180 that implement


www.kinerja.or.id

427

Lampiran Umum

51880


E.O.s 12549 (3 CFR, 1986 Comp., p. 189) and 12689 (3 CFR, 1989 Comp., p. 235), ‘‘Debarment and Suspension.’’ The Excluded Parties List System contains the names of parties debarred, suspended, or otherwise excluded by agencies, as well as parties declared ineligible under statutory or regulatory authority other than E.O. 12549.

(direct) or (202) 395–3993 (main office) and e-mail [email protected]. SUPPLEMENTARY INFORMATION: On May 10, 2004 [69 FR 25970], we revised the three OMB circulars containing Federal cost principles. The purpose of those revisions was to simplify the cost principles by making the descriptions of [FR Doc. 05–16647 Filed 8–30–05; 8:45 am] similar cost items consistent across the BILLING CODE 3110–01–P circulars where possible, thereby reducing the possibility of misinterpretation. Those revisions OFFICE OF MANAGEMENT AND resulted from OMB and Federal agency BUDGET efforts to implement Public Law 106– 2 CFR Parts 215 and 220 107, and were effective on June 9, 2004. In this document and the two Cost Principles for Educational documents immediately following this Institutions (OMB Circular A–21) one, we relocate those three OMB circulars to the CFR, in Title 2 which AGENCY: Office of Management and was established on May 11, 2004 [69 FR Budget.

ACTION: Relocation of policy guidance to 26276] as a central location for OMB and Federal agency policies on grants 2 CFR chapter II.

and agreements. When we established 2 SUMMARY: The Office of Management CFR and relocated OMB Circular A–110 and Budget (OMB) is relocating OMB in that new title, we stated that we Circular A–21, ‘‘Cost Principles for would relocate in the near future the Educational Institutions,’’ to Title 2 in other OMB circulars related to grants the Code of Federal Regulations (2 CFR), and agreements. Today’s documents are subtitle A, chapter II, part 220. This a significant step toward that end. relocation is part of our broader Our relocation of OMB Circular A–21 initiative to create 2 CFR as a single does not change the substance of the location where the public can find both circular. Other than adjustments needed OMB guidance for grants and to conform to the formatting agreements and the associated Federal requirements of the CFR, this notice agency implementing regulations. The relocates in 2 CFR the version of OMB broader initiative provides a good Circular A–21 as revised by the May 10, foundation for streamlining and 2004 notice. simplifying the policy framework for Conforming changes to 2 CFR part grants and agreements, one objective of 215. There is a need for conforming OMB and Federal agency efforts to changes to 2 CFR part 215, which implement the Federal Financial contains administrative requirements Assistance Management Improvement for grants and other financial assistance Act of 1999 (Pub. L. 106–107). agreements with educational Furthermore, this document makes institutions and other nonprofit changes to 2 CFR part 215, Uniform organizations. The amendments to Administrative Requirements for Grants § 215.25(c)(6) and (e), § 215.27, and and Agreements With Institutions of § 215.29(b) add the new references to 2 Higher Education, Hospitals, and Other CFR parts 220, 225, and 230 for the cost Non-Profit Organizations (OMB Circular principles in OMB Circulars A–21, A– A–110). The changes will add to part 87, and A–122, respectively. 215 new references to 2 CFR parts 220, Update and corrections to 2 CFR part 225, and 230 for the cost principles in 215. Additional changes to 2 CFR part OMB Circulars A–21, A–87, and A–122, 215 are needed to update § 215.5 and to respectively; will update part 215 to correct § 215.36 and § 215.72. The include a citation for the Social Security update to § 215.5 adds the CFR citation Administration’s grant regulation; and for the Social Security Administration’s will correct part 215 to add the (SSA) implementation of the grants amendatory language of A–110 management common rule, ‘‘Uniform published on October 8, 1999, and to Administrative Requirements for Grants correct a typographic error. and Cooperative Agreements to State DATES: This document is effective and Local Governments.’’ The changes August 31, 2005. This document to § 215.36 provide the corrections republishes the existing OMB Circular needed to include the amendments to A–21, which already is in effect. OMB Circular A–110 that were published as final on October 8, 1999 FOR FURTHER INFORMATION CONTACT: Gil [64 FR 54926] and were inadvertently Tran, Office of Federal Financial Management, Office of Management and omitted from our publication of part 215 last year [69 FR 26281]. The change to Budget, telephone (202) 395–3052

428


www.kinerja.or.id

§ 215.72 provides correction for a longstanding typo. List of Subjects 2 CFR Part 215 Accounting, Colleges and universities, Cooperative agreements, Grant programs, Grants administration, Hospitals, Nonprofit organizations, Reporting and recordkeeping requirements. 2 CFR Part 220 Accounting, Colleges and universities, Grant programs, Grant administrations, Reporting and recordkeeping requirements. Dated: August 8, 2005. Joshua B. Bolten, Director.

Authority and Issuance For the reasons set forth above, the Office of Management and Budget amends 2 CFR, subtitle A, chapter II, as follows:

■

PART 215—[AMENDED] 1. The authority citation for part 215 continues to read as follows:

■

Authority: 31 U.S.C. 503; 31 U.S.C. 1111; 41 U.S.C. 405; Reorganization Plan No. 2 of 1970; E.O. 11541, 35 FR 10737, 3 CFR, 1966– 1970, p. 939. § 215.5

[Amended]

2. Section 215.5 is amended by adding ‘‘20 CFR part 437,’’ following ‘‘15 CFR part 24,’’. ■ 3. Section 215.25 is amended by revising paragraphs (c)(6) and (e) to read as follows: ■

§ 215.25 plans.

*

Revision of budget and program

* * * * (c) * * * (6) The inclusion, unless waived by the Federal awarding agency, of costs that require prior approval in accordance with any of the following, as applicable: (i) 2 CFR part 220, ‘‘Cost Principles for Educational Institutions (OMB Circular A–21);’’ (ii) 2 CFR part 230, ‘‘Cost Principles for Non-Profit Organizations (OMB Circular A–122);’’ (iii) 45 CFR part 74, Appendix E, ‘‘Principles for Determining Costs Applicable to Research and Development under Grants and Contracts with Hospitals;’’ and (iv) 48 CFR part 31, ‘‘Contract Cost Principles and Procedures.’’ * * * * * (e) Except for requirements listed in paragraphs (c)(1) and (c)(4) of this

DAFTAR SINGKATAN DAN ISTILAH Singkatan dan Akronim

A A-122—Surat Edaran Kantor Manajemen dan Anggaran AS ini, “Prinsip-Prinsip Biaya bagi Organisasi Nirlaba,” menetapkan prinsip-prinsip untuk menentukan biaya hibah, kontrak dan perjanjian lain dengan organisasi nirlaba. Berdasarkan desainnya, prinsip-prinsip tersebut mengatur bahwa Pemerintah AS (USG) menanggung bagian biaya secara adil, kecuali jika dibatasi atau dilarang oleh undang-undang. A-133—Surat Edaran Kantor Manajemen dan Anggaran AS ini, “Audit terhadap Negara Bagian, Pemerintah Lokal dan Organisasi Nirlaba,” menetapkan standar untuk mendapatkan konsistensi dan keseragaman di antara lembaga-lembaga USG untuk audit terhadap Negara Bagian, pemerintah lokal dan organisasi nirlaba yang menggunakan dana USG. Saat ini, untuk organisasi-organisasi yang berkedudukan di AS, ambang batas untuk audit A-133 adalah $500.000 per tahun, dan untuk organisasi-organisasi yang tidak berkedudukan di AS, ambang batasnya adalah $300.000 per tahun. Sistem Akuntansi Akrual— Metode akuntansi yang mencatat peristiwa-peristiwa keuangan berdasarkan kegiatan ekonomi sebaliknya daripada kegiatan keuangan. Dengan akuntansi akrual, pendapatan dicatat ketika dihasilkan dan direalisasi, tidak soal kapan pembayaran aktualnya diterima. Lihat juga Sistem Akuntansi Berbasis Kas. Akuisisi—Pembelian atau kontrak USG untuk mendapatkan sesuatu untuk digunakan sendiri. Ini mencakup produk, komoditas atau jasa. Lihat juga Bantuan. Rencana Aksi—Serangkaian langkah yang menggambarkan apa yang perlu dilakukan, bagaimana, kapan dan oleh siapa untuk mencapai satu tujuan atau lebih. Rencana aksi tertulis dapat digunakan pada tingkat organisasi, proyek atau kegiatan. ADS—Sistem Instruksi Otomatis (ADS— http://www.usaid.gov/policy/ads/) adalah sistem pengaturan USAID secara keseluruhan. Selain itu, sistem ini mencakup prosedur yang disarankan tetapi bukan diwajibkan, dan tautan ke contoh-contoh praktek terbaik. Allocable Cost (Biaya yang dapat Dialokasikan)—Biaya yang dikeluarkan khusus untuk mendukung atau memajukan pemberian hibah (award). Allowable Cost (Biaya yang Boleh Dicantumkan)—Biaya yang dikeluarkan yang ditetapkan sebagai beban yang dapat diterima.


www.kinerja.or.id

429

Daftar Singkatan dan Istilah

AO—Pejabat bidang Perjanjian, pejabag USAID yang berwenang mengadakan, menyelenggarakan, mengakhiri dan/atau menutup perjanjian bantuan dan membuat keputusan dan temuan-temuan atas nama USAID. AOTR—Wakil Teknis Pejabat Bidang Perjanjian (sebelumnya disebut Pejabat Teknis yang Berwenang). Di bawah suatu kontrak, posisi ini disebut Wakil Teknis Pejabat Pembuat Kontrak, pejabat USAID yang bertanggung jawab untuk memantau kemajuan IO dalam rangka mencapai tujuan perjanjian dan berfungsi sebagai penghubung teknis antara IO dengan Pejabat Bidang Perjanjian (AO). AO akan memberikan dan mendelegasikan wewenang atas tanggung jawab tertentu kepada AOTR yang disebutkan dalam Perjanjian Kerjasama. APR—Laporan Program Tahunan, sebuah laporan yang harus dibuat setelah pelaksanaan rencana kerja tahunan organisasi. Lihat juga SAPR. APS—Laporan Program Tahunan, permintaan pendanaan yang memungkinkan USG memberikan banyak award dalam jangka waktu tertentu. Assistance (Bantuan)—Pendanaan USG kepada seseorang atau organisasi untuk mencapai tujuan umum. Lihat juga Akuisisi. Tim Tujuan Bantuan – kelompok kerja USAID yang membuat keputusan awal mengenai durasi dan jenis instrumen pendanaan. Audit—Tinjauan dan pemeriksaan independen terhadap catatan dan kegiatan sistem. Audit Package (Paket Audit)—Paket formulir dan informasi yang mencakup temuan-temuan audit dan rencana tindakan korektif untuk menindaklanjuti setiap temuan dalam laporan auditor. Authorized Class of Service (Kelas Layanan yang Diizinkan)—Kecuali perjalanan termasuk dalam perkecualian tertentu, perjalanan udara yang dibiayai dengan dana USG adalah tiket pesawat komersial standar yang lazim (kelas ekonomi atau setara). Award Amount (Jumlah Award) (atau Award)—Jumlah total yang diperkirakan akan dibelanjakan selama berlangsungnya proyek. Lihat juga Total Estimasi Biaya.

B Baseline (Dasar) (atau Penilaian Dasar/Baseline Assessment)— Gambaran masyarakat atau kelompok penerima bantuan sasaran sebelum dimulainya suatu proyek. Beneficiary (Penerima Bantuan/Manfaat)—Individu, kelompok atau organisasi, yang ditargetkan atau tidak, yang menerima manfaat langsung maupun tidak langsung dari intervensi pembangunan.

430


www.kinerja.or.id

Board of Directors (Dewan Direksi)—Kelompok yang memberikan arahan secara keseluruhan dan misi suatu organisasi. Brand (Merek)—Representasi visual suatu produk atau jasa, seperti logo atau grafik yang mudah dikenali. Merek adalah “tanda tangan” proyek. Branding (Penggunaan Merek)—Proses pengembangan identitas untuk suatu produk atau jasa dengan menggunakan gambar dan kata-kata untuk membangkitkan tanggapan emosional yang positif dari para penerima manfaat, yang dipengaruhi oleh interaksi mereka dengan implementasi merek (promosi, layanan pelanggan, pelanggan lain, dsb). Lihat juga Marking (Tanda-Tanda). Burn Rate—Tingkat di mana organisasi membelanjakan dana hibahnya secara berkala, biasanya setiap bulan. Lihat juga Pipeline.

C CAP—Capable Partners Program, sebuah program yang didanai USAID yang bertujuan memperkuat kapasitas organisasi dan teknis organisasi non-pemerintah, organisasi berbasis masyarakat, organisasi berbasis keyakinan, organisasi dukungan mitra pelaksana, dan jaringan LSM di sektor-sektor teknis. Program CAP memberikan bantuan teknis, pelatihan dan manajemen hibah kepada Misi USAID dan unitunit operasional untuk meningkatkan program-program LSM/NGO mereka. Capacity Building (Peningkatan Kapasitas)—Memperkuat kemampuan suatu organisasi untuk mengelola dirinya dan mencapai misinya dengan efektif. Cash-Basis Accounting System (Sistem Akuntansi Berbasis Kas)—sebuah metode pembukuan yang mencatat peristiwa-peristiwa keuangan berdasarkan arus kas dan posisi kas. Penghasilan dicatat ketika uang tunai diterima dan pengeluaran diakui ketika dilakukan pembayaran tunai. Dalam sistem akuntansi berbasis kas, pendapatan dan pengeluaran juga disebut penerimaan kas dan pembayaran kas. Sistem akuntansi berbasis kas tidak mengakui janji untuk membayar atau harapan untuk menerima uang atau jasa di masa mendatang, seperti utang, piutang, biaya dibayar di muka atau biaya yang masih harus dibayar. Sistem ini lebih sederhana bagi individu maupun organisasi yang tidak mengadakan transaksi dalam jumlah besar, atau ketika jeda waktu antara dimulainya transaksi dan arus kas sangat singkat. Lihat juga Sistem Akuntansi Akrual. CBO—Community-Based Organization (Organisasi Berbasis Masyarakat). CFR—Code of Federal Regulations (Kode Peraturan Federal), kodifikasi aturan umum dan permanen yang diterbitkan dalam Register Federal oleh departemen eksekutif dan lembaga-lembaga USG.


www.kinerja.or.id

431


Close Out (Penutupan)—Tahap akhir suatu proyek di mana kegiatan difinalisasi dan tugas-tugas administratif diselesaikan. Commodity (Komoditas)—Setiap barang yang dapat dibeli atau dijual, biasanya produk atau bahan mentah (kayu, gandum, kopi, logam, dsb). Communication (Komunikasi)—Proses pengiriman gagasan dan informasi mengenai sifat suatu organisasi dan masalah-masalah yang dihadapinya; kegiatan inti yang terus berlangsung dan penting untuk mempertahankan suatu organisasi. Lihat juga Marketing (Pemasaran). Contract (Kontrak)—Mekanisme yang digunakan USG dalam menetapkan akuisisi. Cooperative Agreement (Perjanjian Kerjasama)—Perjanjian dengan dua metode yang digunakan oleh USG untuk memberikan bantuan. USG menggunakan metode ini ketika ingin mempertahankan keterlibatan substansial dalam suatu proyek. Lihat juga Grants (Hibah). Cost Objective (Tujuan Biaya)—Batas biaya suatu kegiatan dalam batas anggaran. Sebuah proyek tidak dapat melebihi tujuan biaya yang telah ditetapkan untuk proyek bersangkutan. Cost Share—Porsi dari biaya proyek atau program yang tidak ditanggung oleh USG. Ini dapat berupa kontribusi tunai atau natura. Lihat juga In-Kind Contributions (Kontribusi Natura) dan Matching Funds (Dana Pendamping). CTO—Cognizant Technical Officer (Pejabat Teknis yang Berwenang) (istilah lama, diganti dengan istilah AOTR, Wakil Teknis Pejabat Bidang Perjanjian atau COTR, Wakil Teknis Pejabat Bidang Kontrak).

D Debarment (Larangan)—Suatu tindakan yang diambil oleh seorang pejabat untuk mengecualikan kontraktor dari proses kontrak USG dan sub-kontrak yang disetujui oleh USG selama jangka waktu tertentu yang wajar; kontraktor yang dikecualikan itu berarti “dilarang”). DEC—Pusat Pengalaman Pembangunan (Clearinghouse) USAID, sumberdaya online terbesar dokumen teknis dan program yang didanai oleh USAID. Direct Costs (Biaya Langsung)—Barang dan jasa yang secara khusus dibeli demi kepentingan eksklusif satu proyek, yang dibebankan kepada proyek bersangkutan. Disallowed Cost (Biaya yang Tidak Boleh Dicantumkan)—Biaya yang dipertanyakan oleh organisasi audit, di mana USAID setuju bahwa biaya tersebut tidak dapat dibebankan kepada Pemerintah AS. Due Diligence (Uji Tuntas)—Kajian yang diperlukan terhadap kinerja yang lalu, reputasi dan rencana masa

432


www.kinerja.or.id

depan dari calon mitra atau kegiatan lain, sehubungan dengan berbagai praktek dan prinsip bisnis. Hal ini biasanya mencakup, minimal, pemeriksaan catatan sosial, lingkungan dan keuangan mereka. DUNS Number (Nomor DUNS)—sebuah nomor unik sembilan karakter yang diberikan kepada setiap usaha, yang diperlukan untuk berbisnis dengan Pemerintah AS dalam rangka mendapatkan kontrak atau hibah (lihat http://fedgov.dnb.com/webform).

E EIN—Nomor Induk Pegawai (juga dikenal sebagai nomor induk Federal AS yang mengidentifikasi suatu bisnis atau lembaga nirlaba); USAID menggunakannya untuk memfasilitasi pembayaran suatu hibah (award). Excluded Parties List (Daftar Pihak yang Dikeluarkan)—Basis data individu dan organisasi yang tidak layak mendapatkan pendanaan dari USAID atau lembaga USG. Penerima pendanaan bertanggung jawab untuk menggunakan basis data online ini untuk memeriksa vendor, konsultan dan pemohon sebelum melakukan pembelian atau memutuskan mempekerjakan seseorang atau suatu organisasi (http://www. epls.gov). Sumber online lain untuk memastikan kelayakan seseorang atau suatu organisasi adalah Daftar Konsolidasi PBB (http://www.un.org/sc/committees/1267/consolist.shtml) dan Designated Nationals List Departemen Perbendaharaan AS (http://www.ustreas.gov/offi ces/ enforcement/ofac/sdn/). External Relations (Hubungan Eksternal)—memaksudkan upaya-upaya organisasi untuk meningkatkan komunikasi, membina hubungan dan membangun pemahaman publik dan dukungan untuk organisasi dan pekerjaannya.

F FAR—Federal Acquisition Regulations (Peraturan Akuisisi Federal), sekumpulan undang-undang AS yang mengatur proses pengadaan pemerintah AS (USG). FBO—Faith-Based Organization (Organisasi Berbasis Keyakinan/Agama). Federal—Berkaitan dengan Pemerintah AS. Federal Audit Clearinghouse (Pusat Audit Federal)—Kantor USG yang bertugas menerima, memproses dan menyebarluaskan, kepada lembaga-lembaga pemerintah AS, paket pelaporan Audit Tunggal terhadap ribuan penerima pendanaan USG. Federal Financial Report (FFR) (Laporan Keuangan Federal)—Juga dikenal sebagai SF-425, bentuk pelaporan keuangan USG yang baru, yang menggantikan dan mengkonsolidasi menjadi satu bentuk tunggal, dua laporan keuangan USG yang paling umum—Laporan Status Keuangan dan Laporan Transaksi Tunai Federal.


www.kinerja.or.id

433


Finding (Temuan)—Jawaban atas sasaran audit yang didukung oleh bukti yang cukup, kompeten dan relevan. Fiscal Year (Tahun Fiskal)—Kadang-kadang disebut tahun buku atau tahun anggaran, suatu jangka waktu yang digunakan untuk menyusun laporan keuangan tahunan (“tahunan) (http:// en.wikipedia.org/wiki/ Financial_statement) dalam bisnis dan organisasi lain. Tahun fiskal bisa bertepatan dengan tahun kalendar, yaitu tanggal 1 Januari sampai 31 Desember. Tahun fiskal USG mencakup jangka waktu 12 bulan yang dimulai pada tanggal 1 Oktober dan berakhir pada tanggal 30 September tahun berikutnya. Fly America Act (Undang-Undang Penerbangan AS)—Sebuah peraturan yang berlaku bagi semua perjalanan yang dibiayai oleh USG dan mewajibkan penggunaan pesawat berbendera AS, dengan beberapa perkecualian. FM (or FMO)—Kantor Manajemen Keuangan USAID. Foreign Tax Report (Laporan Pajak Asing)—Laporan yang harus dilengkapi oleh semua penerima pendanaan dari USG setiap tahun untuk melaporkan Pajak Pertambahan Nilai (PPN) yang dibayar kepada pemerintah penyelenggara. Laporan ini digunakan untuk memastikan bahwa bantuan asing dari AS tidak dikenakan pajak. Fundraising (Penggalangan Dana)—Proses meminta dan mengumpulkan kontribusi (uang atau sumber daya lain), dengan meminta sumbangan dari individu, dunia usaha, yayasan amal atau lembaga pemerintah.

G Generally Accepted Accounting Procedures (GAAP) (Prosedur Akuntansi yang Diterima secara Umum)— Sebuah kerangka standar pedoman akuntansi dan pelaporan keuangan. Prosedur ini mencakup standar, konvensi dan aturan-aturan yang harus diikuti oleh akuntan dalam mencatat dan meringkaskan transaksi-transaksi dan dalam menyusun laporan keuangan. Banyak negara menggunakan Standar Pelaporan Keuangan Internasional ini (IFRS, http://en.wikipedia. org/wiki/International_Financial_ Reporting_Standards), yang ditetapkan dan dipelihara oleh Badan Standar Akuntansi Internasional (http://en.wikipedia.org/iki/International_Accounting_Standards_Board), yang juga menjadi kerangka standar akuntansi dan pelaporan keuangan. Geographic Code (Kode Geografis)—Kode yang diberikan oleh USAID kepada organisasi mitra pelaksana (IO) yang menunjukkan negara-negara secara spesifik yang darinya mereka diberikan kuasa untuk membeli barang dan jasa. Gift (Hadiah)—Setiap gratifikasi, keuntungan, diskon, hiburan, kenyamanan, pinjaman, kelonggaran atau halhal lain yang dapat dinilai dengan uang. Hadiah mencakup pelayanan sepertih hadiah berupa pelatihan, transportasi, perjalanan lokal, penginapan dan makan, yang diberikan secara natura, melalui pembelian tiket, pembayaran di muka atau penggantian atas biaya yang telah dikeluarkan.

434


www.kinerja.or.id

Governance (Tata Kelola)—Proses menyampaikan visi, arah, tujuan dan pengawasan secara umum kepada suatu organisasi melalui suatu struktur – Dewan Direksi – yang terpisah dari pengelolaan organisasi dari hari ke hari. Grants (Hibah)—Metode yang digunakan USG untuk memberikan bantuan. Dengan hibah, USG mengurangi pengendaliannya atas program, dibandingkan dengan Perjanjian Kerjasama.

H HIV/AIDS—HIV—Human Immunodeficiency Virus, suatu virus yang dapat menulari manusia dan merusak sistem kekebalan tubuh mereka, mekanisme tubuh untuk melawan infeksi. AIDS— Acquired Immune Deficiency Syndrome, penyakit yang menyebabkan ketidakmampuan tubuh untuk melawan infeksi. Horizon—Jumlah waktu yang digunakan organisasi untuk melihat masa depan ketika menyusun rencana strategisnya. HR Policies (kebijakan SDM)—Serangkaian aturan, nilai atau prinsip-prinsip penuntun yang menetapkan bagaimana suatu organisasi menyelesaikan permasalahan yang berkaitan dengan sumber daya manusia. Kebijakan sumber daya manusia harus mencerminkan praktek yang sehat, tertulis, dikomunikasikan ke seluruh organisasi, serta ditinjau kembali dan diubah secara berkala sesuai dengan perkembangan yang terjadi. Human Resources (Sumber Daya Manusia)—Memaksudkan bagaimana karyawan dikelola oleh organisasi atau departemen personalia yang ditugasi dengan peranan ini.

I Impact (Dampak)—Hasil kegiatan proyek yang dapat diidentifikasi dan terukur. Incidental Expenses (Biaya Insidental)—Biaya yang dikeluarkan selama perjalanan dinas seperti persenan dan tip atas pelayanan, laundry, perlengkapan kebersihan, dan sebagainya. Indicator (Indikator)—Titik data spesifik yang dipantau oleh organisasi untuk memantau kemajuan program. Lihat juga Target. Indirect Costs (Biaya Tidak Langsung)—Biaya yang dibutuhkan untuk melaksanakan suatu proyek tetapi tidak berkaitan dengan proyek tertentu, seperti listrik atau staf pendukung administratif. Lihat juga NICRA. In-Kind Contribution (Kontribusi Natura)—Sumber daya non-tunai yang dikontribusikan untuk suatu proyek, yang dapat mencakup layanan relawan, peralatan atau properti. Kontribusi natura juga dapat diperhitungkan sebagai kewajiban cost-share.


www.kinerja.or.id

435


International Travel (Perjalanan Mancanegara)—Perjalanan antara dua negara. Key Personnel (Personil Kunci)—Memaksudkan posisi di proyek dan individu-individu yang mengisi posisi tertentu. Biasanya, posisi yang diidentifikasi dalam Perjanjian Kerjasama sebagai Personil Kunci adalah posisi pimpinan yang dianggap penting bagi keberhasilan pelaksanaan proyek secara keseluruhan.

M M&E—Monitoring and Evaluation (Pemantauan dan Evaluasi), proses pengumpulan dan analisis data dan informasi untuk keperluan identifikasi dan pengukuran dampak proyek. M&IE—Meals and Incidental Expenses (Tunjangan Makan dan Biaya Insidental), biaya yang dikeluarkan selama perjalanan seperti makan pagi, makan siang, makan malam, persenan dan tip untuk jasa, laundry, perlengkapan kebersihan, dsb. Management (manajemen)—Operasi harian organisasi. Lihat juga Tata kelola. Management Decision (Keputusan Manajemen)—Evaluasi rekomendasi oleh manajemen dan keputusan mengenai tindakan yang tepat. Mandatory Standard Provisions (Ketentuan Standar Wajib)—Peraturan dan ketentuan yang harus diikuti oleh penerima dana USAID. (Untuk informasi lebih jauh, lihat http://www.usaid.gov/policy/ ads/300/303mab.pdf.) Marketing (Pemasaran)—Proses dan kegiatan yang menyumbang kepada citra publik organisasi yang, apabila dikembangkan secara efektif dan didukung oleh prestasi staf yang baik, dapat membantu memperoleh keyakinan dan kepercayaan dari para penerima manfaat, tokoh daerah dan donor. Lihat juga Communication (Komunikasi). Marking (Tanda-Tanda)—Menggunakan identitas grafik atau logo pada materi program atau tanda-tanda proyek sebagai tanda terima kasih kepada kontributor; mengidentifikasi organisasi yang mendukung pekerjaan yang dilakukan. Matching Funds (Dana Pendampingan)—Persentase atau jumlah tertentu dari sumber daya non-USG yang kadangkala diminta oleh USAID dari penerima bantuan untuk suatu proyek agar layak mendapatkan pendanaan dari USAID. Lihat juga Cost Share. Micro-Purchase Threshold (Ambang Batas Pembelian Mikro)—Jumlah yang ditetapkan organisasi di mana proses pengadaan dapat disederhanakan. Misalnya, bila ambang batas pembelian mikro anda adalah sebesar $1.000, anda mungkin diwajibkan untuk mendapatkan minimal tiga penawaran harga di atas nilai tersebut, bukan harga yang sama atau di bawah nilai tersebut.

436


www.kinerja.or.id

Mission (Misi)—Badan perwakilan USAID di suatu negara yang menerima bantuan USAID. Modification (Modifikasi)—Perubahan yang diminta selama berlangsungnya pemberian hibah (award) seperti kewajiban tambahan, perubahan program dan perubahan Personil Kunci, yang membutuhkan persetujuan sebelumnya. MOU—Memorandum of Understanding (Nota Kesepahaman), sebuah dokumen yang dapat digunakan sebagai konfirmasi atas ketentuan yang disepakati ketika kesepakatan lisan belum dimasukkan dalam kontrak formal. MOU dapat menjabarkan prinsip-prinsip dasar dan pedoman yang menjadi dasar bagi para pihak untuk bekerja sama dalam rangka mencapai tujuan mereka. Ini tidak boleh digunakan jika transfer dana tersangkut.

N NGO—Non-Governmental Organization. NICRA—Negotiated Indirect Cost Rate Agreement, suatu tarif yang dirundingkan secara tersendiri antara suatu organisasi dan USAID untuk menutupi biaya tidak langsung. (Untuk informasi lebih lanjut mengenai biaya tidak langsung dan NICRA, lihat Best Practices Guide for Indirect Costing dari USAID di http://www. usaid.gov/business/regulations/BestPractices.pdf.) No-Cost Extension (juga disebut Non-Funded Extension) (Perpanjangan Waktu Tanpa Biaya Tambahan)—Ketika penerima bantuan meminta dan diberikan waktu tambahan setelah melampaui tanggal terakhir award untuk menggunakan dana yang belum dikeluarkan dari award semula dan menyelesaikan kegiatan.

O Jumlah yang Diwajibkan atau Kewajiban—Jumlah yang dikomitmenkan USAID untuk program. Tidak ada jaminan bahwa USAID akan memberikan penggantian kepada penerima dana atas pengeluaran yang melebihi jumlah yang diwajibkan. Lihat Award Amount (Jumlah Award). Origin (asal)—Tempat di mana suatu item mulanya ditanam atau diproduksi. Lihat juga Source (Sumber). OVC—Anak yatim piatu dan rentan lainnya.


www.kinerja.or.id

437


P Per Diem—Jumlah uang maksimal yang diperbolehkan oleh USG bagi seseorang untuk mendapatkan penggantian per hari guna menutupi pengeluaran untuk penginapan dan makan serta biaya-biaya insidental ketika mengadakan perjalanan atas nama proyek. Pipeline—Jumlah dana yang diwajibkan tetapi belum dibelanjakan, yang dihitung dengan menambahkan semua dana yang telah dibelanjakan dan memotong jumlah tersebut dari total kewajiban sejauh ini. Lihat juga Burn Rate. Pre-Award Survey (Survei Pra Pemberian Hibah)—Tinjauan terhadap sistem keuangan organisasi untuk mengetahui apakah sistem memenuhi ketentuan minimum USAID sebelum pendanaan di diberikan. Prime (Recipient) (Penerima Utama)—Penerima pendanaan USG yang secara langsung menerima dana dan bertanggung jawab penuh atas penyelesaian setiap siklus pelaporan dan target program secara akurat. Prior Approval (Persetujuan Sebelumnya)—Izin tertulis dari Pejabat Bidang Perjanjian USAID sebelum melaksanakan pengadaan atau tindakan lain. Procurement (Pengadaan)—Memperoleh barang dan jasa secara adil dan transparan sesuai dengan peraturan dan ketentuan yang berlaku. Program Income (Penghasilan Program)—Dana yang dihasilkan oleh program untuk kepentingan program itu sendiri. Misalnya, penghasilan program berasal dari pemungutan biaya atas layanan atau dari penjualan komoditas. Penghasilan program juga diperoleh dari penjualan peralatan yang dibeli dengan dana program dan sudah tidak diperlukan lagi. Catatan: Penghasilan program berbeda dengan kegiatan yang menghasilkan pendapatan di mana penerima manfaat program tetap mendapatkan penghasilan. Prohibited Items (Item yang dilarang)—Barang atau jasa yang tidak dapat dibeli dengan dana USG di bawah keadaan apapun. Lihat juga Restricted Items (item yang dibatasi). Prohibited Source (Sumber Terlarang)—Setiap orang yang mengupayakan tindakan resmi melalui keagenan tenaga kerja USG atau yang melakukan bisnis atau berupaya melakukan bisnis dengan keagenan tenaga kerja. Promotion (Promosi)—Taktik apa pun selain iklan (misalnya, acara khusus, poster T-shirts, selebaran) yang digunakan oleh marketer (misalnya, LSM) untuk meningkatkan pengetahuan masyarakat tentang produk, jasa atau gagasan di kelompok sasaran tertentu.

438


www.kinerja.or.id

Q QPR—Quarterly Performance Report (Laporan Kinerja Triwulan).

R Reasonable Cost (Biaya Wajar)—Biaya yang secara umum diakui sebagai biaya yang lazim dan diperlukan, dan yang dikeluarkan secara hati-hati dalam melaksanakan bisnis yang normal. Recipient (Penerima)—Suatu organisasi yang menerima bantuan keuangan langsung (hibah atau Perjanjian Kerjasama) untuk melaksanakan suatu kegiatan atau program. Lihat juga Subrecipient (Sub-penerima). Restricted Items (atau Restricted Commodities) (Item/Komoditas yang dibatasi)—Barang atau jasa yang tidak boleh dibeli tanpa izin tertulis khusus sebelumnya. Lihat juga Prohibited Items (Item yang dilarang). RFA—Request for Applications (Permintaan Permohonan), mekanisme permohonan hibah atau Perjanjian Kerjasama, yang berarti bahwa USAID mengantisipasi kegiatan pendanaan dengan pengawasan yang terbatas. RFA merupakan sarana paling umum untuk meminta permohonan dari LSM. RFP—Request for Proposals (Permintaan Proposal), mekanisme untuk kontrak. Kontrak dapat diberikan kepada organisasi apa pun meskipun seringkali digunakan untuk mencari laba.

S SAPR—Semi-Annual Performance Report (Laporan Kinerja Semester, kadang-kadang disebut “Sapper”), laporan yang dibuat setiap enam bulan mengenai pelaksanaan rencana kerja tahunan organisasi yang menyampaikan informasi terbaru tentang kemajuan proyek kepada USG. Lihat juga APR. Shared Costs (Biaya Bersama)—Barang dan jasa yang bermanfaat bagi beberapa proyek dan yang untuknya vendor tidak dapat menagih setiap proyek secara terpisah; oleh karena itu, biayanya ditanggung oleh setiap proyek yang mendapatkan manfaat berdasarkan rumus yang telah ditetapkan. Significant Rebudgeting (Perubahan Anggaran Signifikan)—Memindahkan dana antara kategori-kategori anggaran di atas ambang batas tertentu yang ditetapkan oleh USAID. Sumber—Tempat di mana suatu barang atau jasa diadakan, tidak soal daerah asalnya (tempat di mana komoditas/jasa tersebut semula ditanam atau diproduksi). Ini umumnya adalah lokasi fisik vendor. Lihat juga Origin (Asal). SOW—Ruang Lingkup Pekerjaan (Pernyataan), juga disebut Kerangka Acuan Kerja (KAK).


www.kinerja.or.id

439


Standard Budget Categories (Kategori Anggaran Standar)—Kategori standar yang disarankan oleh USG untuk digunakan oleh semua penerima hibah, termasuk Personalia, Fringe Benefits, Konsultan, Perjalanan/Transportasi, Peralatan, Perlengkapan, Jasa Kontraktual (subkontraktor), Biaya program (kadang-kadang diganti dengan istilah “biaya konstruksi”), Biaya Lain-Lain dan Biaya Tidak Langsung. Strategic Planning (Perencanaan Strategis)—Proses organisasi untuk menentukan arah atau strategi dan membuat keputusan untuk melaksanakannya. Sesuai dengan penyesuaian dari Field Guide to Non-profit Strategic Planning and Facilitation (Panduan Lapangan dalam Perencanaan Strategis Nirlaba dan Fasilitasi), “Secara sederhana, perencanaan strategis menentukan ke mana organisasi akan bergerak tahun depan atau tahun-tahun berikutnya, bagaimana organisasi akan sampai ke sana dan bagaimana organisasi akan mengetahui apakah sudah sampai atau belum.” Subaward—Pendanaan yang dikeluarkan untuk suatu organisasi melalui perantara yang mengelola dana bagi pemberi dana yang semula. Subrecipient (atau Sub) (Subpenerima)—Organisasi yang menerima bantuan keuangan untuk melaksanakan kegiatan atau program melalui penerima pertama (atau subpenerima lain). Lihat juga Recipient (Penerima). Substantial Involvement (Keterlibatan Substansial)—Hak yang dipertahankan USG untuk memberikan masukan dalam proyek bantuan melalui Perjanjian Kerjasama. Hak ini biasanya mencakup kemampuan untuk menyetujui rencana kerja, anggaran, Personil Kunci, rencana pemantauan dan evaluasi, dan subpenerima. Perjanjian Kerjasama menetapkan bidang-bidang keterlibatan substansial. SWOT—Kekuatan, Kelemahan, Peluang dan Ancaman, suatu perangkat perencanaan strategis yang membantu suatu organisasi memeriksa dirinya serta lingkungan eksternal di masa mendatang di mana organisasi beroperasi.

T TA—Technical Assistance (Bantuan Teknis). Target—Perkiraan jumlah penerima manfaat yang diharapkan akan dicapai suatu program untuk suatu indikator tertentu dalam jangka waktu yang ditetapkan. Terms of Reference (Kerangka Acuan Kerja)—Ketentuan-ketentuan yang menguraikan tujuan dan struktur proyek, biasanya disusun pada tahap awal pengelolaan proyek. Lihat juga Scope of Work (Lingkup Pekerjaan).

440


www.kinerja.or.id

Total Estimated Cost (Total Perkiraan Biaya)—Total proyeksi biaya suatu proyek yang dicantumkan dalam Perjanjian Kerjasama suatu organisasi.

U Unallowable Costs (Biaya yang Tidak Diperbolehkan)—Biaya-biaya yang tidak dapat diganti, karena adanya peraturan atau karena biaya tersebut tidak wajar atau cocok. Unit Cost (Biaya Satuan)—Biaya aktual suatu program yang dibagi dengan jumlah aktual target yang dicapai. Misalnya, sebuah program pencegahan penyakit yang bernilai $100.000 mencapai 1.000 orang sehingga biaya satuannya mencapai $100 per orang. USAID—United States Agency for International Development, sebuah lembaga pemerintah AS independen yang mendukung pemerataan pertumbuhan ekonomi jangka panjang dan memajukan tujuan kebijakan luar negeri AS. USG—United States Government (Pemerintah AS).

V VAT—Value-Added Tax (Pajak Pertambahan Nilai – PPN), dibebankan atas pembelian barang dan jasa, serupa dengan pajak menjualan di AS. Vehicle (Kendaraan)—Kendaraan bermotor dengan kemampuan mengangkut penumpang seperti truk, mobil penumpang dan bus, sepeda motor, skuter, sepeda bermotor dan kendaraan utilitas” (22 Kode Peraturan Federal 228.13 [b]).

W Waiver—Izin tertulis yang diperlukan untuk mengabaikan ketentuan dalam kebijakan tertentu. Pihak yang diberi kuasa, seperti Pejabat Bidang Perjanjian, dapat memberikan waiver untuk memenuhi kebutuhan proyek tertentu. Workplan (Rencana Kerja)—Sebuah dokumen yang menjabarkan rencana kegiatan program, sumber daya dan target-targetnya.


www.kinerja.or.id

441


Translator’s Statement: This document is translated accurately and consistently from English into Indonesian Tangerang, 01 April 2014 TJENG GOAN HALIM Sworn Translator

442


www.kinerja.or.id

IMPLEMENTED BY RTI INTERNATIONAL AND PARTNERS

USAID-KINERJA Gedung BRI II, Lantai 28, Suite 2807 Jl. Jend Sudirman Kav. 44-46 Jakarta, 10210 Phone: +62 21 5702820 Fax: +62 21 5702832 Email: [email protected] www.kinerja.or.id

Modul Keuangan dan Operasional

Recommend Documents