EFEKTIVITAS DAN EFISIENSI FUNGSI KEUANGAN MELALUI AUDIT OPERASIONAL

Jurnal Ilmu & Riset Akuntansi Vol. 3 No. 9 (2014)

1

EFEKTIVITAS DAN EFISIENSI FUNGSI KEUANGAN MELALUI AUDIT OPERASIONAL

Abdul Gaffar [email protected] Sugeng Praptoyo Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi Indonesia (STIESIA) Surabaya ABSTR ACT The purpose of this research is to find out whether the effecively and efficient financial function can be known with operational audit. The data has been collected by using: preliminary survey, internal control system test, and field research. The data source is primary and secondary data which have been analyzed by using descriptive qualitative approach with case study research method. Wi th operational audit found the result of research shows that the assessment of PT “X” is based on findings which refer to the weakness of financial function control Keywords: financial function, operational audit, effective, efficient

ABSTRAK Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui apakah efektivitas dan efisiensi fungsi keuangan dapat diketahui dari audit operasional. Data dikumpulkan den gan menggunakan teknik: survei pendahuluan, telaah/uji sistem pengendalian internal, dan studi lapangan. Sumber data yang digunakan adalah data primer dan sekuder yang dianalisis dengan menggunakan pendekatan kualitatif yang bersifat deskriptif den gan metode penelitian studi kasus. Melalui audit operasional diperoleh hasil penelitian yang menunjukkan bahwa penilaian fungsi keuangan PT “X” belum berjalan efisien dan efektif. Kata kunci : fungsi keuangan, Audit Operasional, Efektif, Efisien

PENDAHULUAN Informasi keuangan disajikan oleh manajemen kepada para pengguna untuk memungkinkan para pengguna menilai pertanggungjawaban manajemen keuangan dan untuk menilai kemampuan perusahaan, namun bagi para pengguna laporan keuangan yang disajikan oleh manajemen mengandung kemungkinan adanya pengaruh kepentingan pribadi manajemen dalam penyajian informasi hasil usaha dan posisi keuangan yang menguntungkan bagi mereka dan kesalahan serta ketidak jujuran yang dilakukan oleh manajemen dalam menyusun laporan keuangan. Oleh karena itu, para pengguna laporan keuangan memerlukan jasa profesional untuk menilai kewajaran informasi keuangan yang disajikan manajemen kepada para pengguna Demi kepentingan tersebut, seorang manajer keuangan perusahaan harus mampu membuat perencanaan yang baik dalam pembuatan keputusan. Keputusan didasarkan atas informasi yang disajikan oleh fungsi keuangan. Berkualitasnya informasi yang tersaji tergantung pada efektivitas dan efisiensi kinerja fungsi tersebut. Audit operasional menyediakan informasi, analisis, penilaian-penilaian, rekomendasi mengenai objek


2

pemeriksaannya. Tujuan utama dari audit ini adalah membantu menyelesaikan setiap masalah yang sedang dihadapi oleh organisasi perusahaan. Audit operasional dapat diterapkan pada semua divisi, bagian, fungsi atau departemen dalam perusahaan. Sebagai salah satu perusahaan yang bergerak dibidang jasa pelatihan dan sertifikasi, PT “X” selalu dituntut untuk memberikan yang terbaik bagi pengguna jasa. Atas dasar tersebut dibutuhkan kinerja terbaik dari setiap department khususnya fungsi keuangan, yang tentunya akan memberikan kontribusi positif bagi manajemen puncak dalam pengambilan keputusan. Rumusan masalah dalam penelitian ini adalah: Apakah melalui audit operasional dapat diketahui bahwa fungsi keuangan PT “X” berjalan dengan efektif dan efisien. TINJAUAN TEORETIS Definisi Audit Operasional Menurut Arens et al. (2008) audit operasional adalah mengevaluasi efisiensi dan efektivitas setiap bagian dari prosedur dan metode operasi organisasi. Audit operasional merupakan suatu tinjauan yang sistematis dari aktivitas organisasi untuk mencapai tujuan. Adapun tujuan tersebut antara lain: (1) Menilai kinerja; (2) Mengidentifikasi kesempatan untuk perbaikan; (3) Mengembangkan rekomendasi untuk perbaikan atau kegiatan lebih lanjut. Tujuan Audit Operasional Tujuan audit operasional menurut Taman et. al (2011) adalah untuk memperoleh manfaat sebagi berikut: (1) Penilaian yang obyektif sejauh mana unit kerja melaksanakan program/kegiatannya secara ekonomis, efisien, dan efektif serta sesuai dengan ketentuan yang berlaku; (2) Penyimpangan yang material didalam praktik-praktik manajemen dan pengendalian telah diidentifikasikan secara memuaskan; (3) Rekomendasi yang diperlukan bagi perbaikan atau penyempurnaan program/kegiatan organisasi di masa mendatang; (4) Informasi dan rekomendasi yang dapat mengarah kepada perbaikan pertanggungjawaban. Tahap-tahap Audit Operasional Menurut Taman et al. (2011) dalam melaksakan audit operasional seorang auditor harus mengetahui tahapan dan proses audit operasional itu sendiri. Secara garis besar alur audit operasional meliputi: (1) Persiapan audit; (2) Pelaksanaan audit; (3) Pemantauan tindak lanjut. Konsep Efektivitas dan Efisiensi Menurut Taman et al. (2011) efektivitas pada dasarnya berhubungan dengan pencapaian tujuan atau target kebijakan (hasil guna). Efektivitas merupakan hubungan antara keluaran dengan tujuan atau sasaran yang harus dicapai. Kegiatan operasional dikatakan efektif apabila proses kegiatan mencapai tujuan dan sasaran akhir kebijakan (spending wesely). Sedangkan efisiensi berhubungan erat dengan konsep produktivitas. Pengukuran efisiensi dilakukan dengan menggunakan perbandingan antara output yang dihasilkan terhadap input yang digunakan (cost of output). Proses kegiatan operasional dapat dikatakan efisien apabila suatu produk atau hasil kerja tertentu dapat dicapai dengan penggunaan sumber daya dan dana yang serendah-rendahnya (spending well). Sedangkan menurut Badan Pemeriksa Keuangan RI (2008) efisiensi merupakan hubungan yang optimal antara input dan output. Suatu entitas dikatakan efisien apabila mampu menghasilkan output maksimal dengan jumlah input tertentu atau mampu menghasilkan output tertentu dengan memanfaatkan input minimal. Definisi fungsi keuangan Menurut Horne (2009) fungsi keuangan atau manajemen keuangan adalah bagian/divisi/departemen dalam sebuah perusahaan yang tugasnya berkaitan dengan


3

perolehan aset, pendanaan dan manajemen aset dengan beberapa tujuan umum sebagai latar belakangnya. Dengan demikian fungsi keuangan dapat dibagi menjadi tiga area utama: investasi, pendanaan dan manajemen aktiva. Perencanaan dan Pengendalian Keuangan Menurut Sawir (2005) perencanaan dan pengendalian keuangan melibatkan proyeksi– proyeksi berdasarkan standar, perkembangan dari umpan balik dan proses penyelesaian untuk memperbaiki prestasi kinerja. Perencanaan keuangan mencakup penjualan, laba, dan aktiva yang didasarkan pada alternatif strategi produksi dan pemasaran, untuk kemudian menentukan bagaimana memenuhi kebutuhan permodalan. Bila ternyata hasil aktual tidak sesuai dengan proyeksinya, perencanaan keuangan harus dapat mengindentifikasikan perubahan-perubahan potensial yang mungkin akan memberikan hasil yang memuaskan. Perencanaan keuangan adalah proses dari: (1) Memproyeksikan konsekuensi masa yang akan datang akibat keputusan saat ini, guna menghindari hal yang tak terduga dan hubungan antara keputusan saat ini dan masa yang akan datang; (2) Mengukur hasil selanjutnya terhadap tujuan dalam perencanaan keuangan. Menurut Sawir (2005) Rencana dan anggaraan keuangan merupakan alat untuk memandu perusahaan dalam merumuskan kebijakan yang tepat dan dalam melakukan penyesuaian yang segera terhadap perubahan dibidang ekonomi dan perubahan persaingan yang selalu terjadi di dunia usaha. Syarat untuk perencanaan yang efektif adalah: (1) Peramalan; (2) Menemukan rencana keuangan yang optimal; (3) Melihat rencana keuangan berjalan. Kegiatan Fungsi Keuangan Fungsi keuangan memiliki peranan yang paling penting dalam bidang usaha yang utama seperti strategi harga dan analisa biaya yang dibutuhkan. Fungsi keuangan harus menjamin adanya sistem yang sama untuk menyusun kegiatan dan biaya di luar kegiatan pokok. Hal ini disusun dengan baik untuk melengkapi manajemen dengan peralatan yang memadai untuk memonitor kegiatan organisasi yang sempurna serta unsur-unsur pelaksana. Fungsi keuangan juga harus menyusun rencana induk yang pada dasarnya menggambarkan segi biaya yang timbul sebagai akibat penyelenggaraan berbagai kegiatan operasional dan segi penerimaan yang bersangkutan, selain itu fungsi keuangan juga membuat rencana aksi bidang akunting yang berisi rincian manajemen keuangan yang mencakup tata cara pengumpulan data finansial dari seluruh satuan operasional. Kegiatan bidang keuangan yang penting yang harus dilakukan ialah menyusun rencana aksi analisa keuangan yang harus terselenggara dengan baik antara lain penyusunan anggaran dan penentuan harga jual produk perusahaan yang bersangkutan. Audit Operasional atas Fungsi Keuangan Menurut Agoes (2013) proses audit operasional pada fungsi keuangan dapat digambarkan sebagai berikut : (1) Tujuan yaitu memeriksa sasaran utama maupun kedua dari suatu fungsi keuangan dalam suatu organisasi atau perusahaan. Sasaran tersebut harus dinilai dalam menentukan apakah suatau fungsi keuangan secara langsung dapat mendukung sasaran utama perusahaan. Sasaran departemen keuangan harus disusun dengan memperhatikan dua tujuan; (2) Perencanaan yaitu proses audit operasional dengan cermat haruslah menganalisa perencanaan fungsi keuangan. Audit atas mekanisme perencanaan keuangan mengharuskan pemberian pendapat apakah unit keuangan mampu atau tidak menunjang sasaran utama. Dalam tahap ini, proses audit harus dengan teliti menilai mutu dan efektifitas rencana induk departemen; (3) Efektifitas yaitu efektif tidaknya fungsi keuangan dalam suatu perusahaan terlihat pada kedudukan fungsi tersebut pada struktur organisasi seluruh perusahaan. Agar fungsi keuangan memberikan bantuan yang berharga, fungsi tersebut harus lepas dari unit operasi lain. Unit dalam perusahaan haruslah diselaraskan dengan berbagai fungsi keuangan yang utama dalam membuat dan menyajikan


4

data keuangan yang efektif; (4) Fungsi pengendalian dibagi menjadi dua, yaitu akunting dan anggaran. Akunting adalah bertanggung jawab dalam mengumpulkan, memilah, menganalisa dan melaporkan hasil keuangan operasi. Format laporan berisi laporan keuangan dan laopran yang berkaitan dengan keuangan. Tanggung jawab utama departemen anggaran adalah menjalankan sistem informasi keuangan dalam organisasi yang akan menghasilkan data bagi berbagai unit operasi. Efektifitas Operasional dan Pengukuran Kinerja Menurut Tunggal (2012) efektifitas berhubungan dengan penentuan apakah tujuan perusahaan yang ditetapkan telah tercapai. Jadi dalam hal ini menitik beratkan pada tingkat keberhasilan organisasi dalam mencapai tujuan yang ditetapkan. Efektif tidaknya suatu fungsi keuangan dapat ditentukan dari seberapa efektifnya kinerja operasional perusahaan itu sendiri. Menurut Mulyadi (2010) tujuan pokok penelitian kinerja adalah untuk memotivasi karyawan dalam mencapai sasaran perusahaan dan dalam mematuhi standar perilaku yang telah ditetapkan sebelumnya, agar membuahkan tindakan dengan hasil yang diinginkan. Standar perilaku dapat berupa kebijakan manajemen atau rencana formal yang dituangkan dalam anggaran. Penilaian kinerja dilakukan untuk menekan perilaku yang tidak semestinya dan untuk merangsang dan menegakkan perilaku yang semestinya diinginkan melalui umpan balik hasil kinerja pada waktunya serta pemberian penghargaan. METODE PENELITIAN Jenis Penelitian dan Gambaran dari Populasi (Objek) Penelitian Penelitian ini dilakukan dengan menggunakan pendekatan kualitatif karena dalam penelitian ini masalah harus dipandang secara keseluruhan, faktor yang berpengaruh dalam kinerja fungsi keuangan seperti efektivitas pengendalian intern dan sistem akuntansi di PT “X” harus dipertimbangkan. Selain itu, pelaksanaan aktivitas fungsi keuangan tidak terlepas dari adanya kepentingan orang-orang yang terlibat didalamnya, yaitu kepentingan akan terlindunginya kekayaan perusahaan, kepentingan akan data akuntansi yang akurat dan dapat diandalkan, efisiensi dan dipatuhinya kebijakan manajemen. Pendekatan kualitatif menggunakan metode studi kasus, yaitu melukiskan atau mengambarkan keadaan obyek yang diteliti dan memaparkan atau menyajikan apa adanya data yang diperoleh, kemudian melakukan observasi terhadap fakta tersebut untuk membuat suatu kesimpulan yang dapat menjawab masalah yang telah dirumuskan sebelumnya serta memberikan rekomendasi untuk temuan-temuan. Teknik Pengumpulan Data Adapun teknik pengumpulan data yang digunakan oleh peneliti meliputi: (1) Observasi; (2) Wawancara personal; (3) Dokumentasi; (4) Daftar Pertanyaan (Questionnaries) Teknik Analisis Data Sesuai dengan konsep kualitatif, teknik analisis data yang digunakan dalam penelitan ini lebih difokuskan selama proses pengumpulan data daripada setelah data dikumpulkan. Untuk itu langkah-langkah yang harus dilakukan untuk mengetahui bagaimana penerapan audit operasional dapat membantu pengukuran fungsi keuangan adalah sebagai berikut: (1) Data-data yang berhubungan dengan fungsi keuangan yang diproleh dari survei pendahuluan dikelompokkan dan dianalisa dengan cara membandingkan fakta yang ada dengan landasan teori untuk menilai fungsi keuangan secara umum; (2) Evaluasi data mengenai pelaksanaan (prosedur) audit operasional yang telah dilakukan, membandingkan dengan pedoman landasan teori yang relevan; (3) Melakukan analisis data dan peninjaun lapangan dengan penerapan audit operasional dengan membandingakan apakah semua aktifitas kinerja fungsi keuangan telah berjalan sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan oleh manajemen; (4) Memahami tahapan-tahapan kegiatan keuangan pada PT


5

“X” berdasarkan data-data berupa sistem penegndalian fungsi keuangan, serta kriteria kriteria lain yang berkaitan dengan proses keuangan; (5) Membuat simpulan dan saran secara keseluruhan (umum) dari audit operasional yang telah dilakukan atas fungsi keuangan. ANALISIS DAN PEMBAHASAN Penerapan Audit Operasional Pelaksanaan proses audit yang dilakukan oleh penulis dapat digambarkan sebagai berikut: 1. Tahap Survey Pendahuluan (Preliminary Audit Objectives) Survei pendahuluan dilakukan dalam waktu singkat untuk memperoleh informasi umum dan latar belakang mengenai semua aspek dari kegiatan, program dan sistem yang dipertimbangkan untuk diperiksa. Tujuanya adalah untuk memperoleh pengetahuan atau gambaran umum yang memadai mengenai objek pemeriksaan. Adapun langkah kerja yang dilakukan penulis dalam tahapan ini adalah: (a) Melakukan pembicaraan pendahuluan dengan kepala divisi keuangan dan logistik serta kepala bidang keuangan dan akuntansi untuk membahas tentang ruang lingkup, periode dan kegiatan yang akan dilakukan; (b) Mendapatkan informasi umum dari unit kerja, yaitu: (1) pusat PT “X” berdiri pada tahun 1984, dan memiliki 2 kantor cabang di Balikpapan dan Jakarta. Perusahaan ini bergerak di bidang industrial skill training dan management development; (2) Struktur organisasi pada perusahaan ini pada umumnya diorganisasikan menurut fungsi. Struktur ini juga memungkinkan perusahaan untuk mengendalikan keseluruhan kegiatan dan sumber daya dengan lebih mudah dan menjaga pengambilan keputusan yang lebih seragam. Terbukti perusahaaan ini telah bertahan selama 29 tahun dan tetap mampu bertahan ditengah badai krisis ekonomi pada tahun 1997. Dari hasil wawancara dengan kepala bidang keuangan dan akuntansi, penulis mendapat informasi bahwa job description didokumentasikan secara tertulis, begitu juga dengan visi dan misi perusahaan. Pada Tahun 2012 PT “X” memiliki catatan kepagawaian sebanyak 88 orang; (3) Fungsi keuangan di PT “X” disebut dengan divisi keuangan dan logistik. Divisi ini terbagi menjadi dua bagian, yaitu divisi keuangan dan logistik serta divisi keuangan dan akuntansi. Fungsi keuangan dan logistik mengatur cash flow untuk kebutuhan logistik, transportasi, dan pengadaan barang (perlengkapan inspeksi). Sedangkan divisi keuangan dan akuntansi mengelola administrasi kas besar, kas kecil, perbankan, serta pengeluaran administrasi umum lainnya. Selain mengelola keuangan yang bersifat administrasi dan umum, fungsi ini bertugas mengumpulkan dan mencatat berbagai macam catatan kegiatan keuangan perusahaan yang nantinya akan diproses menjadi sebuah laporan keuangan; (c) Melakukan identifikasi terhadap masalah-masalah (temuan sementara) yang perlu dikembangkan pada tahap selanjutnya. Dibawah ini adalah hasil temuan-temuan sementara mengenai kelemahan-kelemahan perusahaan: (1) Perusahaan telah mempunyai pelatihan rutin untuk karyawannya namun hanya diterapkan untuk divisi yang beroperasi dilapangan. Untuk divisi keuangan dan akuntansi tidak mempunyai program pelatihan; (2) Perusahaan belum melakukan rotasi karyawan pada divisi akuntansi dan keuangan secara berkala pada bagian pencatatan, pembayaran dan penyimpanan. 2. Tahap Penelahan dan Pengujian atas Sistem Pengendalian Internal (Review and Testing of Internal Control System). Tahap ini dilakukan untuk menguji dan mengevaluasi efektivitas dari pengendalian internal yang terdapat di perusahaan untuk memastikan bahwa pengendalian telah diterapkan secara memadai sehingga dapat mengurangi risiko yang dihadapi PT “X”. Adapun langkah kerja yang dilakukan peneliti adalah sebagai berikut: (a) Melakukan penilaian atas sistem pengendalian intern atas unsur pengendalian dengan menggunakan


6

internal control questionaire (daftar pertanyaan pengendalian terlampir); (b) Melakukan pengujian atas masing-masing unsur pengendalian untuk mendeteksi adanya kelemahan pengendalian yang memerlukan perbaikan. Tabel 1 Hasil Pengujian Pengendalian Manajemen. Kekuatan-kekuatan Sistem Pengendalian 1. Perusahaan memiliki struktur organisasi yang cukup jelas yang mengatur tentang wewenang, tugas dan tanggung jawab masing-masing bagian. 2. Adanya job description secara tertulis. 3. Perusahaan memiliki anggaran untuk menganalisis dan mengevaluasi kinerja masing-masing divisi. 4. Perusahaan memiliki laporan internal yang mengkaji ulang konsep laporan hasil pemeriksaan bagi semua unit kerja di lingkungan perusahaan. 5. Perusahaan memiliki standar operasional yang menjelaskan alur kerja setiap bagian dari perusahaan. 6. Perusahaan mematuhi UU ketenaga kerjaan Undang-Undang No.13 tahun 2003 tentang jam kerja. Kelemahan-kelemahan Sistem Pengendalian No Kelemahan Kesalahan yang dapat Rekomendasi terjadi 1 Perusahaan telah Karyawan pada divisi Sebaiknya perusahaan mempunya keuangan dan akuntansi memberikan fasilitas pelatihan pelatihan rutin tidak mempunyai untuk pengembangan skill untuk kesempatan untuk karyawan di divisi keuangan karyawannya pengembangan skill. dan logistik. Sehingga laporan namun hanya keuangan dapat diandalkan. diterapkan untuk divisi yang beroperasi dilapangan. Untuk divisi keuangan dan akuntansi tidak mempunyai program pelatihan 2 Perusahaan belum Karyawan pada Juga bermanfaat untuk melakukan rotasi departemen keuangan dan pengembangan karir SDM. karyawan pada logistik sangat menguasai Namun tidak semua divisi akuntansi alur keuangan sehingga perusahaan dapat menerapkan dan keuangan mempunyai peluang untuk rotasi karyawan. Sehingga secara berkala pada melakukan tindakan rekomendasi untuk kondisi ini bagian pencatatan, kecurangan. adalah dengan melakukan pembayaran dan analisa secara mendalam penyimpanan. terhadap laporan keuangan, melakukan pemeriksaan fisik secara rutin dan mendadak pada kas kecil serta menanamkan budaya kejujuran. 3 Perusahaan Membuka peluang fraud. Sebaiknya satuan pengawasan memiliki satuan intern juga berperan


7

4

5

pengawasan intern, namun hanya berperan memeriksa divisi pelatihan tekhnik, program pelatihan keselamatan dan kesehatan kerja dan pengembangan eksekutif. Sedangkan divisi keuangan dan logistic tidak diaudit. Terdapat rangkap Membuka peluang fraud. jabatan pada fungsi akuntansi dan keuangan

memeriksa divisi keuangan dan logistik untuk memperkuat sistem pengendalian intern.

Pada perusahaan yang akuntansinya cukup sederhana, perangkapan fungsi seringkali terjadi. Tujuannya untuk efisiensi biaya namun disisi lain akan melemahkan sistem pengendalian intern. Rekomendasi untuk kondisi ini adalah sebaiknya pengencekan silang melibatkan SDM lain dalam satu divisi beda fungsi misalnya divisi transportasi Menyulitkan proses Berdasarkan system pemeriksaan dan membuka pengendalian yang baik peluang fraud. dokumen transaksi bernomer urut cetak. Memberikan peluang Seharusnya verifikasi harus untuk melakukan independen dari bagian kecurangan, misalnya pencatatan/kasir untuk kolusi. memperkuat pengendalian intern. Misal internl auditor.

Dokumen transaksi keuangan tidak bernomor urut cetak. 6 Verifikasi terhadap transaksi keuangan, perbandingan antara asset yang masih ada dengan saldo dicatatan akuntansi serta rekonsiliasi atas rekening tidak dilakukan oleh pihak independen. Sumber : Data olahan dari hasil wawancara, kuisioner, evaluasi dokumentasi job description dan pengamatan bukti-bukti transaksi. 3. Tahap Audit Lanjutan Tahap audit lanjutan dilakukan penulis untuk mendapatkan bukti yang cukup, guna mendukung simpulan pada tahap pengujian sistem pengendalian PT “X”, yaitu: a. Audit atas pengelolaan keuangan Adapun langkah kerja yang digunakan peneliti dalam tahapan ini, adalah sebagai berikut:


8

(1) Peneliti melakukan pengujian terhadap keterkaitan realisasi anggaran dengan perencanaan program/kegiatan untuk mengetahui efisiensi fungsi keuangan. Hasil pengujian tersaji dalam tabel dibawah ini: Tabel 3 Perbandingan realisasi dan anggaran Biaya Umum dan Administrasi PT “X” Periode 2010 – 2012 Anggaran Realisasi Persentase

2010 Rp 1.000.000.000,00 Rp 1.037.911.168,00 103,79%

2011 Rp 1.080.000.000,00 Rp 1.087.857.272,00 100,73%

2012 Rp 1.100.000.000,00 Rp 1.150.396.137,58 105%

Sumber : Dokumen internal Tabel 4 Realisasi Biaya Umum dan Administrasi PT “X” Periode 2010 – 2012 (dalam rupiah) Bulan 2010 2011 2012 Januari 76.371.822 79.505.552 73.481.247 Februari 72.509.008 82.110.199 77.223.419 Maret 81.101.999 84.748.409 77.292.921 April 85.073.105 85.976.228 80.805.488 Mei 87.718.793 95.294.507 81.868.783 Juni 80.090.338 85.476.843 82.176.908 Juli 85.473.843 88.312.071 83.415.009 Agustus 81.868.783 131.060.730 137.567.134 September 130.068.304 91.255.960 81.984.637 Oktober 83.415.009 85.674.903 83.448.784 November 83.448.784 87.022.351 93.029.110 Desember 90.771.380 91.419.519 109.610.687 Total Biaya 1.037.911.168 1.087.857.272 1.150.396.137.58 Sumber : Dokumen internal Berdasarkan data diatas didapatkan informasi bahwa pada tahun 2010, 2011 dan 2012 terjadi inefisiensi biaya sebesar 3,79% atau Rp 37.911.168 di tahun 2010, 0,73% di tahun 2011 atau Rp 87.857.272 dan 5% atau Rp 50.396.137.58 di tahun 2012; (2) Pengujian terhadap keandalan sistem akuntansi/pencatatan keuangan. Konsep metode pencatatan akuntansi yang digunakan PT “X” menggunakan kas basis. Fungsi keuangan dan akuntansi akan mencatat kegiatan keuangan saat uang telah diterima dan dikeluarkan. Sistem fungsi keuangan yang dilakukan terbagi menjadi dua macam kegiatan, yaitu penerimaan dan pengeluaran kas yang menggunakan kuitansi sebagai bukti transaksi. Adapun formulir dan dokumen yang digunakan dalam sistem fungsi keuangan adalah sebagai berikut: (a) Bukti penerimaan kas. Merupakan bukti penerimaan yang terjadi setiap kali perusahaan memperoleh pendapatan, contohnya saat pelunasan fee kontrak kerja; (b) Bukti pengeluaran kas. Merupakan bukti pembayaran atau pengeluaran yang terjadi atas


9

setiap biaya langsung maupun tidak langsung dalam menjalankan operasional perusahaan dan untuk pembayaran kewajiban perusahaan kepada pihak-pihak tertentu yang berhubungan dengan perusahaan, contohnya pembayaran beban listrik, beban administrasi dan provisi bank serta beban perjalanan. (c) Kuitansi. Bukti diterimanya sejumlah uang dari klien dimana kuitansi ini merupakan dokumen dasar atau sumber untuk menerbitkan bukti kas melalui perusahaan. Adapun catatan keuangan lainnya yang terlibat dalam kegiatan fungsi keuangan, yaitu: (a) Rekonsiliasi bank. Rekonsiliasi bank secara berkala sedikitnya sebulan sekali, dibuat untuk mencocokkan saldo menurut rekening koran yang dikirim oleh bank dengan saldo menurut buku bank agar setiap selisih dan kesalahan dapat segera diketahui; (b) Buku kas kecil. Buku yang merekapitulasi setiap penerimaan dan pengeluaran secara tunai atas transaksi yang terjadi selama satu hari. Buku ini ditutup setiap harinya kemudian diperiksa dan ditandatangani oleh kepala bidang keuangan dan akuntansi Berdasarkan hasil wawancara dengan Kabid. Keuangan dan akuntansi, baik dalam metode pencatatan. Maupun dokumen-dokumen yang digunakan telah diterapkan sesuai dengan ketentuan perusahaan yang berlaku. Selain itu penyimpanan file-file bukti transaksi tersusun rapi dan teratur sehingga memudahkan pencarian ketika file dibutuhkan. Sehingga keandalan sistem akuntansi dan pencatatan keuangan dapat dipercaya. b. Pengujian terhadap kesesuaian pertanggungjawaban keuangan pada ketentuan yang berlaku, mencakup pengelolaan seluruh dana yang terserap. Baik bidang akuntansi dan keuangan maupun keuangan dan logistik mempunyai tanggung jawab membuat laporan realisasi anggaran bulanan, triwulan, semester dan tahunan sebagai bahan laporan ke kadiv. keuangan dan logistik. Perusahaan menerapkan kebijakan bahwa pengumpulan laporan dilakukan selambat-lambatnya minggu ke dua di bulan berjalan. Namun dalam kenyataannya laporan dikumpulkan pada minggu ketiga bahkan minggu keempat. Hal ini dikarenakan karyawan terkait sering terlambat dalam mengumpulkan bukti-bukti transaksi. c. Pengujian mengenai efektifitas pengawasan terhadap pengelolaan keuangan Pengawasan terhadap pengelolaan keuangan perusahaan meliputi otorisasi, pengecekan independen dan pemberian nomor urut cetak. Hal ini telah diterapkan dengan baik oleh PT “X”, dalam setiap pencairan dana diatas Rp 1.000.000 untuk transaksi keuangan, harus disertai otorisasi oleh kepala bidang akuntansi dan keuangan. Sedangkan untuk pengunaan dana kurang dari Rp 1.000.000 hanya diotorisasi oleh kasir. Setiap transaksi akan dicatat oleh kasir dilaporan kas harian dan dilaporkan ke kabid akuntansi dan keuangan. Namun terdapat kelemahan dalam dokumen transaksi keuangan, karena pemberian nomor urut diberikan secara manual. Sedangkan untuk pengecekan independen terhadap fisik kas tidak pernah dilakukan secara berkala. Pemberian nomor urut secara manual dan tidak adanya pengecekan secara berkala pada fisik kas mengurangi efektifitas pengendalian intern karena mengurangi nilai pertanggungjawaban. d. Audit atas tugas pokok dan fungsi Tujuan dari tahapan ini adalah untuk memperoleh keyakinan yang memadai bahwa tugas pokok dan fungsi divisi keuangan dan logistik telah direncanakan dan dilaksanakan secara efisien dan efektif. Penulis melakukan langkah kerja sebagai berikut: 1) Pengujian terhadap pelaksanaan Struktur Pengendalian Internal Berikut ini akan dijelaskan hasil dari pengujian terhadap pelaksanaan struktur pengendalian internal, yaitu: a) Struktur Organisasi Struktur organisasi menunjukkan pola wewenang dan tanggung jawab yang ada dalam suatu perusahaan, baik desentralisasi maupun sentralisasi. Fungsi keuangan di PT “X” disebut dengan divisi keuangan dan logistik, dalam divisi ini terbagi lagi menjadi dua divisi yakni keuangan dan akuntansi dan logistik dan transportasi. Dalam pola wewenang dan


10

tanggung jawab, PT “X” menggunakan sistem desentralisasi. Desentralisasi adalah pendelegasian wewenang dalam membuat keputusan dan kebijakan kepada manajer atau orang-orang yang berada pada level bawah dalam suatu struktur organisasi. Kelebihan dari sistem ini dimana para kepala bidang dapat segera membuat keputusan atau kebijakan apabila terdapat suatu masalah pada fungsi yang mereka pimpin. Dengan demikian sistem desentralisasi dapat memperbaiki serta meningkatkan efektivitas dan produktivitas suatu organisasi. b) Metode Pendelegasian Wewenang PT “X” mempunyai jobdesc tertulis untuk setiap divisi yang menunjukkan secara jelas mengenai tujuan jabatan, tugas dan tanggung jawab utama serta wewenang dari segi aspek keuangan dan aspek administratif. Keberhasilan pengendalian dalam suatu organisasi tercapai jika pertanggungjawaban secara jelas ditetapkan dan komunikasinya, c) Metode Pengendalian Manajemen Metode ini berhubungan dengan kemampuan divisi keuangan dan logistik dalam mengelola secara efektif aktivitas perusahaan. Kunci-kunci yang dilakukan oleh peneliti meliputi: 1) Anggaran. Anggaran untuk setiap pembiayaan di masing-masing divisi, seperti: satuan pengawasan intern dan HRD, pemasaran dan penjualan, keuangan dan logistik, program pelatihan tekhnik dan program pelatihan keselamatan, kesehatan kerja. Anggaran digunakan sebagai dasar pengeluaran prestasi dan mengoreksi. Serta membenarkan tindakan yang telah ada penyimpangan dari yang diharapkan. Dalam penerapannya hal ini telah dilaksanakan dengn baik oleh divisi-divisi dalam perusahaan. Penyusunan rencana kerja dan anggaran tahunan dilakukan pada minggu ke dua di bulan februari tahun berjalan. 2) Pelaporan Internal Pelaporan dilakukan oleh divisi satuan pengawasan intern dan HRD. Divisi tersebut bertugas membuat laporan bulanan, triwulan, semester dan tahunan sebagai bahan laporan ke direktur utama. Laporan tersebut digunakan untuk mengkaji ulang konsep laporan hasil pemeriksaan bagi semua unit kerja di lingkungan PT “X”. Sistem pelaporan internal yang efektif dari berbagai tingkatan manajemen menunjukkan lingkungan pengendalian yang sehat. Jika laporan tersebut dievaluasi secara baik, maka dapat digunakan untuk mengukur prestasi. 3) Pemeriksa internal Dalam penerapannya divisi satuan pengawasan intern dan HRD bertugas menyusun rencana kerja pengawasan tahunan (PKPT) agar operasional perusahaan berjalan sesuai dengan aturan dan ketentuan yang berlaku, kemudian melakukan pembahasan temuan hasil pemeriksaan, sekaligus pemutakhiran data dengan pimpinan tertinggi audit agar kegiatan pemeriksaan dapat berjalan efektif sesuai program yang dijalankan. Audit internal hanya berperan melakukan pemeriksaaan terhadap kualitas kerja divisi program pelatihan tekhnik, program pelatihan keselamatan dan kesehatan kerja dan pengembangan eksekutif, tidak berperan memeriksa kinerja divisi keuangan dan logistik. Pemeriksa internal mengkontribusikan terhadap lingkungan pengendalian dengan membantu manajemen memonitor keefektifan dari pengendalian yang lain. Selain itu pemeriksa internal dapat mengkonstruksikan saran untuk perbaikan struktur pengendalian. Namun tidak dilaksanakannya pemeriksaan terhadap divisi keuangan dan logistik melemahkan pengendalian intern 4) Kebijakan dan Praktik Kepegawaian Pelatihan dan evaluasi prestasi diterapkan dengan baik. Kinerja karyawan terus dievaluasi, bagi karyawan yang memiliki kinerja terbaik akan dipromosikan untuk ditingkatkan level karirnya. Namun sistem hanya diberlakukan untuk para karyawan yang bertugas dilapangan, yaitu divisi program pelatihan tekhnik, divisi pelatihan keselamatan,


11

ksesehatan kerja dan divisi program pengembangan eksekutif. Khusus untuk divisi keuangan dan logistik, rotasi atau promosi sudah tidak pernah lagi dilakukan secara berkala karena ruang lingkup pekerjaan yang kecil. Dasar yang paling pokok dalam lingkungan pengendalian adalah kecakapan dan kejujuran karyawan yang melaksanakan kebijakan dan praktik/prosedur. Kecakapan dan kejujuran karyawan tergantung pada kebijakan dan prosedur yang berkaitan dengan pengangkatan, pelatihan, kompensansi, evaluasi prestasi dan promosi. Tidak diterapkannya rotasi berkala pada divisi keuangan dan logistik melemahkan pengendalian intern. d) Pengaruh Ekstern Keberhasilan pegendalian sebuah entitas sangat dipengaruhi oleh keberadaan atas pengawasan dan kepatuhan yang dibutuhkan dengan badan pembuat undang-undang (legistatif). Dalam hal ini dibahas tentang aturan jam kerja. Dalam hal pengaturan jam kerja, telah mematuhi peraturan UU No. 13 tahun 2003 point b. PT “X” memberlakukan 5 hari kerja, jam operasional kantor mulai jam 08.00 – 16.00 dan untuk hari sabtu diliburkan. e) Sistem Akuntansi Sistem akuntansi akan menghasilkan laporan keuangan dan pengendalian manajemen. Sistem akuntansi yang efektif mempertimbangkan pembuatan metode dan catatan, yaitu mengidentifikasi dan mencatat semua transaksi yang sehat, menggambarkan transaksi secara tepat waktu dan cukup rinci sehingga memungkinkan pengelompokkan transaksi semestinya unyuk pelaporan keuangan. Sistem akuntansi merupakan suatu perangkat yang terdiri dari: a) Sistem dan Metode Pencatatan PT “X” menerapkan sistem dan metode pencatatan akuntansi berbasis kas. Pengakuan pendapatan dilakukan pada saat perusahaan menerima pembayaran kas sedangkan untuk pengakuan biaya dilakukan saat sudah dilakukan pembayaran secara kas b) Prosedur Pengendalian Prosedur pengendalian merupakan kebijakan dan aturan tentang tugas, wewenang dan tanggung jawab setiap karyawan perusahaan, yang dibuat untuk menjamin bahwa tujuan pengendalian manajemen dapat tercapai. Secara umum prosedur pengendalian terdiri dari: a. Prosedur otorisasi Pada operasional divisi keuangan dan akuntansi, otorisasi untuk setiap transaksi kas keluar telah dilaksanakan dengan baik. Untuk transaksi ekonomi seperti pembayaran tagihan atas pengadaan barang dan jasa serta usulan pembayaran kewajiban perusahaan akan diverifikasi oleh harus diotorisasi oleh bidang keuangan dan akuntansi sebelum diotorisasi oleh kadiv keuangan dan logistik. b. Pemisahan tugas Terjadi perangkapan fungsi, yaitu pada divisi internal audit merangkap HRD dan pada divisi keuangan dan logistik, fungsi pencatatan, fungsi pembayaran, fungsi penerimaan dan pencatatan dirangkap oleh fungsi keuangan dan akuntansi. c. Dokumen dan catatan Dokumen-dokumen yang mengawali sebuah transaksi harus memiliki ruang untuk otorisasi. Hal ini telah diterapkan dengan baik oleh PT “X”, dalam setiap pencairan dana berjumlah besar untuk transaksi keuangan, harus disertai otorisasi oleh kepala bidang akuntansi dan keuangan. Namun terdapat kelemahan dalam dokumen transaksi keuangan, karena pemberian nomor urut diberikan secara manual. Pemberian nomor urut secara manual melemahkan pengendalian intern karena mengurangi nilai pertanggungjawaban. d. Pengendalian akses Pengendalian akses sangat penting untuk menjaga asset. Asset mempunyai dua dimensi, yaitu akses langsung memegang atau mengelola aktiva sedangkan akses tidak langsung melalui penyediaan atau pemrosesan dokumen. Pengendalian akses pada PT “X” dilakukan


12

dengan cara otorisasi oleh pejabat yang berwenang, dalam hal ini presiden direktur, direktur operasi dan kepala divisi keuangan dan logistik untuk mengakses asset secara langsung dan kekuasaannya untuk mengeluarkan dokumen atau catatan. Hal ini bermanfaat untuk mencegah kesalahan dan penyimpangan. e. Verifikasi pihak intern yang independen Kategori prosedur pengendalian meliputi verifikasi oleh pihak yang independen. Verifikasi pihak internal yang independen meliputi: (1) Pengecekan secara teknis terhadap transaksi keuangan; (2) Perbandingan antara asset yang masih ada dengan saldo yang ada dicatatan akuntansi; (3) Rekonsiliasi atas rekening pengendali dengan buku pembantu. Dalam penerepannya verifikasi tidak dilakukan oleh pihak intern independen. Namun dilakukan oleh divisi akuntansi dan keuangan; (4)Pengujian terhadap kriteria/tolok ukur keberhasilan pelaksanaan program/kegiatan. Indikator keberhasilan kerja dari divisi keuangan dan logistic berkaitan dengan pemanfaatan sumber daya yang ada secara efektif. Divisi telah melaksanakan tanggung jawabnya dengan benar dalam hal pembuatan anggaran hingga pengelolaan cash flow, namun terdapat kelemahan karena pelaporan yang sering kali terlambat. Kelemahan tersebut tidak semata-mata dikarenakan divisi keuangan dan akuntansi lalai dalam melakukan tugasnya. Melainkan ada keterkaitan antara satu divisi dengan divisi lain. Jika salah satu divisi terlambat menyetorkan bukti transaksi, maka akan berpengaruh terhadap penyelesaian laporan keuangan. Sehingga pelaksanaan program belum dapat dikatakan berjalan dengan efektif. c) Audit Atas Pengelolaan Sarana dan Prasarana Tujuan dari Audit ini adalah Untuk memperoleh keyakinan yang memadai bahwa sarana dan prasarana kerja telah dikelola sesuai dengan peraturan perundangan dan digunakan untuk mendukung pelaksanaan tugas pokok dan fungsi organisasi secara efisien dan efektif. Adapun langkah kerja yang dilakukan penulis sebagai berikut: (1) Pengujian terhadap rencana pengadaan barang/jasa. Dalam hal pengadaan barang/jasa dilakukan oleh divisi keuangan dan logistik. Rencana pengadaan barang/jasa dibuat sesuai dengan proyek yang akan dilaksanakan. Rencana yang dibuat dikonfirmasikan ke seluruh unit kerja untuk mengevaluasi apakah rencana yang dibuat sudah tepat guna dan mendukung produktivitas kinerja karyawan. Rencana pengadaan yang telah fiks selanjutnya menunggu persetujuan direksi; (2) Pengujian terhadap pelaksanaan pengadaan barang/jasa. Setelah anggaran untuk pelaksanaan pengadaan barang/jasa disetujui oleh direksi. Perusahaan akan mengirimkan purchase order ke supplier tetap. Pengadaan dilakukan dengan volume dan kualitas yang sesuai dengan kebutuhan dan dengan harga yang paling menguntungkan. Kepala keuangan dan logistik memastikan kelancaran dan kesiapan pengadaan barang (alat-alat safety dan inspeksi) untuk mendukung operasional perusahaan.Berdasarkan dari hasil wawancara diperoleh informasi bahwa untuk pengadaan barang telah berjalan dengan efektif sehingga produktivitas kinerja cukup memuaskan. Hal ini dibuktikan dengan kontrak kerja dari klien berulang; (3)Pengujian terhadap penyimpanan dan pemeliharaan asset. Penyimpanan asset terhadap kas kecil sangat rawan terhadap tindakan fraud, karena kas kecil ditempatkan di cash box yang mudah dipindahkan. Sedangkan untuk pemeliharaan asset seperti gedung, kendaraan, peralatan kantor sudah cukup memadai. Sehingga dapat dimanfaatkan sepenuhnya untuk menunjang pelaksanaan tugas pokok dan fungsi. (4) Pengujian terhadap pencatatan dan pelaporan asset. Pencatatan dan pelaporan asset telah dilaksanakan cukup baik. Hal ini dibuktikan dengan pencatatan yang cukup rapi dan pelaporan yang dilaksanakan secara periodik (setahun sekali). Sarana dan prasarana yang dimiliki didukung dengan dokumen kepemilikan yang sah. Namun laporan menjadi kurang handal karena pemeriksaan fisik tidak dilakukan oleh pihak yang independen. d) Tahap Pelaporan


13

Tujuan akhir dari suatu pemeriksaan manajemen adalah penyusunan laporan pemeriksaan. Tahap penyusunan laporan pemeriksaan menyajikan hasil pemeriksaan terhadap pengelolaan fungsi keungangan. Adapun penyusunan laporan audit fungsi keuangan yang menggunakan alat analisis tahapan audit terdiri dari: (a) Informasi umum perusahaan yang memuat tentang aktivitas yang dilakukan serta organisasi manajemen perusahaan; (b) Tujuan umum penelitian dilihat berdasarkan hasil review dan pengujian terhadap sistem pengendalian manajemen; (c) Ruang lingkup pemeriksaan pada dasarnya pada bagian fungsional yaitu divisi keuangan dan logistik. Data yang dikumpulkan dan dianalisa sehubungan dengan masalah yang terdapat dalam divisi tersebut; (d) Temuantemuan khusus didapatkan setelah melakukan penelitian menggunakan tahapan audit operasional pada pemeriksaan terperinci. Temuan ini dapat ditindak lanjuti agar perusahaan bisa berjalan lebih efektif dan efisien; (e) Rekomendasi diberikan oleh auditor kepada pihak perusahaan agar dapat dijadikan acuan untuk mengambil langkah selanjutnya untuk mempertahankan going concern. Pembahasan Dengan memperhatikan hasil penelitian dan data yang diperoleh, maka dapat diketahui ketercapaian efektivitas dan efisiensi pada fungsi keuangan yang tersaji dibawah ini. Tabel 5 Indikator Ketercapaian Daya Guna (Efisiensi) dan Hasil Guna (Efektivitas) Audit Operasional Fungsi Keuangan PT “X” No Indikator 1 Keterkaitan antara realisasi √ penganggaran dengan perencanaan program/kegiatan dalam rangka pelaksanaan tugas pokok dan fungsi. 3 Efektivitas pengawasan X terhadap pengelolaan keuangan 4

Tugas pokok dan fungsi telah dijabarkan dalam struktur organisasi yang dengan jelas menggambarkan pembagian tugas dan wewenang kepada setiap pejabat maupun dijabarkan dalam bentuk kegiatan rutin maupun proyek yang mendukung setiap program/ kegiatan;

5

Perencanaan program/kegiatan √ yang dilakukan oleh setiap unit kerja berlandaskan kepada Kebijakan Universitas dan Rencana Strategis. Evaluasi atas setiap √ program/kegiatan telah dilakukan secara periodik;

6

√

Kondisi Penggunaan biaya selalu didasarkan oleh anggaran yang dibuat.

Tidak ada pemeriksaan berkala maupun mendadak pada divisi keuangan dan logistik. Tertera dalam job description.

Masing-masing divisi mempunyai rencana kerja tahunan.

Dievaluasi melalui laporan


14

7

8

9

10

11

12

13

14

Setiap program/kegiatan telah didukung tolok ukur keberhasilan pencapaian tujuan dan sasaran. Terdapat kepatuhan kepada peraturan-peraturan perundangan dalam melaksanakan tugas pokok dan fungsi; Rencana pengadaan sarana dan prasarana dibuat sesuai dengan rencana kegiatan yang telah ditetapkan dan disusun secara matang dan akurat; Barang-barang dipelihara dan dirawat secara memadai. Barang-barang bergerak disimpan dengan baik sehingga terlindung dari kerusakan dan kehilangan. Sarana dan prasarana yang dimiliki didukung dengan dokumen kepemilikan yang sah, dicatat secara memadai, diinventarisasikan dan dipertanggungjawabkan secara periodik; Menghindari terjadinya hal-hal yang mubadzir dan kelebihan tenaga kerja/staff

X

Divisi keuangan dan logistik tidak mempunyai indikator keberhasilan dari perusahaan.

√

Masing-masing melakukan tugas dan fungsi pokoknya masingmasing berdasarkan ketentuan yang berlaku.

√

Berdasarkan anggaran disetujui direksi.

√

√

Tidak pernah dicocokkan dengan persediaan fisik.

√

Perekrutan SDM sudah memadai. Bahkan terjadi perangkapan fungsi yang dapat membuka peluang fraud. Perusahaan telah memenuhi peraturan yang berlaku, misal UU ketenagakerjaan tentang jam kerja.

Menaati persyaratan√ persyaratan hukum dan peraturan perundang-undangan yang mungkin besar pengaruhnya dalam rangka memperoleh, melindungi, dan menggunakan sumber daya yang bersangkutan. Mempunyai sistem yang cukup X baik dalam mengukur dan melaporkan kehematan dan dayaguna pelaksanaan program dan kegiatan.

Sumber: kuisoner dan wawancara

yang

Perusahan telah mempunyai sistem yang baik dalam melaporkan kehematan, yaitu masing-masing divisi diwajibkan membuat laporan realisasi anggaran triwulan, semester dan tahunan (tergantung banyaknya proyek). Namun laporan selalu sering tersaji tidak tepat waktu sehingga menganggu proses pengambilan keputusan. Hal ini menyebabkan defisiensi waktu.


15

Tujuan dari tugas pokok divisi keuangan dan logistik adalah pengelolaan keuangan yang efisien serta menghasilkan laporan keuangan yang handal dengan kriteria relevan, dapat dimengerti, memiliki daya uji, netral, tepat, dapat dibandingkan dan lengkap. Efisiensi berhubungan erat dengan konsep produktivitas. Pengukuran efisiensi dilakukan dengan menggunakan perbandingan antara output dan input yang digunakan (cost of output). Divisi keuangan dan logistic yang menjadi objek audit mempunyai output dan input. Inputnya adalah biaya yang dibutuhkan untuk operasional sedangkan outputnya adalah laporan pertanggungjawaban yaitu laporan keuangan dan laporan non keuangan. Laporan keuangan yang harus dibuat meliputi L/R, neraca, perubahan ekuitas dan laporan arus kas. Sedangkan laporan non keuangan yang dibuat berupa catatan asset tetap. Berdasarkan hasil penelitian yang diperoleh dapat diketahui bahwa aktivitas divisi keuangan dan logistik belum dapat dikatakan efisien. Perusahan telah mempunyai sistem yang baik dalam melaporkan kehematan, yaitu masing-masing divisi diwajibkan membuat laporan realisasi anggaran triwulan, semester dan tahunan (tergantung banyaknya proyek). Namun laporan selalu sering tersaji tidak tepat waktu sehingga menganggu proses pengambilan keputusan. Hal ini menyebabkan defisiensi waktu. Disamping itu, berdasarkan laporan realisasi anggaran didapatkan informasi bahwa nilai realisasi selalu lebih besar dibandingkan anggaran. Padahal laporan keuangan dan non keuangan kerap kali disajikan tidak tepat waktu serta tidak mempunyai daya uji. Masalah penyajian laporan yang tidak tepat waktu memang juga disebabkan oleh keterlambatan pengumpulan bukti-bukti transaksi dari bagian terkait. Namun permasalahan ini harus dikomunikasikan lebih lanjut karena jika terus dibiarkan, keterlambatan tentu akan mempengaruhi pengambilan keputusan direksi. Selain itu laporan yang tidak mempunyai daya uji dikarenakan lemahnya pengendalian intern dalam hal kebijakan dan praktik kepegawaian, pemisahan tugas serta pemeriksaan independen. Tidak adanya rotasi karyawan secara berkala, perangkapan tugas fungsi pencatatan dan fungsi keuangan serta pemeriksaan oleh pihak yang tidak independen menyebabkan defisiensi pengendalian intern. Defisiensi pengendalian intern erat kaitannya dengan efektivitas. Tujuan atas pengelolaan keuangan yang efisien serta pelaporan yang handal belum dapat tercapai. Hal ini dikarenakan, dalam aktivitas operasional dan logistik belum memenuhi aktivitas pengendalian intern. Sehingga arti penting dari efektivitas yaitu melakukan sesuatu dengan benar, belum dapat terlaksana. SIMPULAN DAN SARAN Simpulan Setelah peneliti melakukan tahap survey pendahuluan, telaah dan pengujian sistem pengendalian intern serta audit lanjutan. Diperoleh simpulan sebagai berikut: (1) Aktivitas fungsi keuangan belum berjalan dengan efektif dan efisien; (2) Fungsi keuangan mempunyai kelemahan-kelemahan sebagai berikut: (a) Tidak diadanya rotasi berkala dan pelatihan pada divisi keuangan dan logistik. Hal ini berpengaruh pada kualitas laporan keuangan dan menimbulkan peluang terjadinya fraud; (b) Adanya perangkapan fungsi pada bagian pencatatan dan kasir. Hal ini menyebabkan peluang fraud; (c) Laporan keuangan maupun non keuangan tidak dapat diandalkan karena tidak adanya pemeriksaan mendadak da n berkala oleh pihak independen; (d) Pengawasan terhadap pengelolaan keuangan yang kurang efektif karena lemahya pengendalian intern; (f) Tidak adanya nomor urut cetak dalam

bukti transaksi. Hal ini menyebabkan peluang fraud & menyulitkan proses pemeriksaan


16

Saran Berdasarkan hasil temuan-temuan diatas, maka penulis memberikan beberapa saran kepada perusahaan: (1) Sebaiknya fungsi pencatatan tidak merangkap kasir karena kondisi tersebut dapat melemahkan pengendalian perusahaan. Jika memang perangkapan harus dilakukan sebaiknya dilakukan pemeriksaan silang oleh divisi keuangan dan logistik; (2) Sebaiknya divisi keuangan dan akuntansi mengkomunikasikan dengan direksi mengenai keterlambatan pengumpulan bukti-bukti transaksi agar dapat mengatur sistem sehingga pengumpulan sebisa mungkin tepat waktu; (3) Sebaiknya internal audit melakukan pemeriksaan secara berkala maupun mendadak pada asset lancar dan bukti transaksi diberi nomor urut cetak untuk memperkuat pengendalian intern. DAFTAR PUSTAKA Sukrisno A. 2013. Auditing: Petunjuk Praktis Pemeriksaan Akuntan oleh Akuntan Publik. Edisi 4. Buku 2. Penerbit Salemba Empat. Jakarta. Arens, A.Alvin. 2008. Auditing and AssuranceService an Integrated Approach. 12th Edition, Upper Sadel River, New Jersey, Pearson Education International. Badan Pemeriksa Keuangan RI. 2008. Petunjuk Pelaksanaan Pemeriksaan Kinerja. Jakarta. Horne, James C Van. 2009. Prinsip-prinsip Manajemen Keuangan. Salemba Empat. Jakarta. Mudrajad k. 2004. Metode Riset untuk Bisnis & Ekonomi. Erlangga. Jakarta. Moleong, J Lexy. 2000. Metodologi Penelitian Kualitatif. Remaja Rosda Karya. Bandung. Mulyadi. 2010. Auditing. Jilid I, Cetakan ke Tujuh, Salemba Empat. Jakarta Reider, Rob. 2002. Operasional Review: Maximum Results at Efficient Costs. Edisi ketiga. John Wiley & Sons, Inc. New york.

Sawir A.2005. Analisis Kinerja Keuangan dan Perencanaan Keuangan Perusahaan. Jakarta: PT Gramedia Pustaka Utama. Henry Simamora. 2002. Auditing. UPP AMP YKPN. Yogyakarta. Sumarsono, 2004. Metode Penelitian Akuntansi Beserta Contoh Interpretasi Hasil Pengelolaan Data. Penerbit UPN “ Veteran “ Jawa Timur. Surabaya. Abdullah Taman. 2011. Buku Pedoman Audit Operasional. Kantor Audit Internal Universitas Negeri Yogyakarta. Yogyakarta. Amin widjaya Tunggal. 2012. Pedoman Pokok Operational Auditing. Harvarindo. Jakarta Iyaul Ulum. 2009. Audit Sektor Publik: Suatu Pengantar. Bumi Aksara. Jakarta.

……

EFEKTIVITAS DAN EFISIENSI FUNGSI KEUANGAN MELALUI AUDIT OPERASIONAL

Recommend Documents