modul AMC ENGINE verze 5.7 Evidence a procesy ZÁKLADNÍ SHRNUTÍ

modul

AMC ENGINE

verze 5.7 ZÁKLADNÍ SHRNUTÍ Bez nutnosti instalace Aplikační objekty a uživatelské role Sofistikované nastavení filtrů a kontingenčních tabulek Uživatelská nastavení Export a tisk

Evidence a procesy Aplikace je postavena na třívrstvé architektuře (databáze – aplikační server – klient). Klientem je webový prohlížeč MS Internet Explorer (min. verze 5.5 a bez nutnosti instalace dodatečného software). V případě provozu aplikace uvnitř firemní sítě, lze využít autentifikaci NTLM a k přihlášení dochází automaticky. Klientská komunikace může být šifrována podle standardu SSL. Uživatelům jsou přidělovány uživatelské role. Ty jsou aplikovány na aplikační objekty následovně: čtení (Read), zakládání nových záznamů (Insert), aktualizace záznamů (Update) a mazání (Delete). Za aplikační objekt lze považovat jakýkoliv formulář aplikace, u kterého lze definovat aplikační objekty až na úroveň jednotlivých položek formuláře. Každý uživatel může v aplikaci vystupovat ve více uživatelských rolích. Prostředí aplikace se skládá ze tří konceptů. Prvním je Dashboard, neboli nástěnka, k jejímuž zobrazení dochází po spuštění aplikace. Na Dashboardu dochází k zobrazování přehledových údajů napříč aplikací, vyžadujících pozornost uživatelů (např. nové servisní zakázky). Druhým konceptem je Grid, který je analogií sofistikované tabulky v MS Excelu. Slouží pro vyhledávání a třídění záznamů v aplikaci. Počet záznamů na stránku, pořadí a počet zobrazených sloupců jsou volitelné pro každého uživatele v nastavení. Záznamy v Gridu lze jednoduše řadit klikáním na záhlaví sloupců. Pro číselné údaje a data lze zadávat filtraci od – do, pro textové funguje hvězdičková notace a číselníkové údaje jsou vybírány označením z nabídky. Filtry a řazení lze libovolně kombinovat, a vytvářet tak přehledné sestavy. Filtrování ve sloupci lze realizovat kombinací podmínek oddělených středníkem. Součástí funkčnosti je manažerský reportovací nástroj pracující na bázi tvorby kontingenčních tabulek (v aplikaci je funkce nazývána Seskupit a agregovat). Provádět Agregaci a Seskupování lze rovněž nad skrytými sloupci. Vytvořené a ofiltrované sestavy lze ukládat do soukromých uživatelských nastavení, nebo je sdílet s ostatními uživateli aplikace, popřípadě je exportovat do standardních formátů (XLS, XLSX, XML, HTML, CSV) a tisknout papírové kopie záznamů. Kliknutím na záznam v Gridu dojde k otevření formuláře, sloužícího pro zakládání a editaci záznamů. Ke každému záznamu lze přikládat přílohy (dle konkrétního modulu. Např. modul Technologie - schéma zapojení, revizní zprávy atd). Přikládání příloh je možné pomocí drag & drop, a to i více příloh najednou. Je možné otevřít libovolné množství formulářů vedle sebe, případně jednotlivě, ručně označené záznamy otevřít v novém, samostatném Gridu. Kromě administrátorského prostředí existuje v některých modulech veřejné rozhraní, které je dostupné pro všechny zaměstnance. Typicky se jedná o zadávací formuláře informací, dále zpracovávaných uživateli v administrátorském prostředí. Veřejné rozhraní uzpůsobujeme designu zákazníka. Kromě zadávání nových informací slouží veřejná část jako přehled stavu vyřizování jednotlivých žádostí, komunikace administrátorů aplikace s interními zákazníky a zobrazování customizovaných informací z aplikace (typicky karta majetku, či přehled knihy jízd). Veřejné rozhraní nabízí zjednodušené možnosti vyhledávání a třídění záznamů a informací.

www.alstanet.cz

modul RFID

verze 2.1 ZÁKLADNÍ SHRNUTÍ Přesná, rychlá a bezkontaktní evidence Standardizovaná Provozně levná Nezfalšovatelná

Evidence a procesy Integrace technologie RFID pro evidenci majetku, bezpečnostní systémy, sledování pohybu majetku a osob a další využití. RFID (Radio Frequency Identification) - radiofrekvenční systém identifikace je moderní technologie identifikace objektů pomocí radiofrekvenčních vln. Tento systém lze úspěšně nasadit v mnoha odvětvích a oblastech, kde je kladen důraz na co nejrychlejší a přesné zpracování informací bez nutnosti přístupu k majetkové, nebo technologické položce a okamžitý přenos těchto načtených dat k následnému zpracování od logistiky po inventury majetku. Informace jsou v elektronické podobě ukládány do malých čipů-tagů, ze kterých je lze následně načítat a opakovaně přepisovat pomocí rádiových vln. Toto zpracování neprobíhá po jednotlivých čteních (jako např. u čárových kódů), ale hromadně. Současná čtecí zařízení dokáží najednou načíst až několik set tagů za minutu. Mobilní terminály jsou obvykle dodávány v industriálním provedení a jedná se o odolné počítače na platformě Windows Mobile případně Windows CE. Součástí vybavení zařízení je integrovaná čtečka čárového kódu a RFID. Lze s nimi komunikovat vzdáleně do informačního systému prostřednictvím Wi-Fi a mají dostatečnou paměť pro evidenci majetku v řádu desítek tisíců kusů. K dispozici jsou ruční i pevné stacionární (rámové) čtečky RFID, které komunikují s PC (či PDA) všemi standardními rozhraními (USB, ethernet, Bluetooth, Rs232….). RFID tagy jsou vyráběny ve variantách, dle velikosti a materiálu a s tím souvisejícího použití (tagy produktové, kartonové, paletové, malé tagy na láhve). Dalším parametrem je způsob použití (nalepení přímo na objekt), tzv. "Inlays" pro další použití pro výrobce (přímo zabudované do produktů a zapouzdřené, například plastové s větší odolností a použití i v případě umístění tagu na kovový materiál, kde zajišťují oddálení tagu a antén od rušivého podkladního materiálu kovu). Pasivní tagy jsou cenově levnější a mají různou akční vzdálenost čtení od 0,5m do 10m, dlouhou životnost a využívají metodu (RTF reader talk first). Tagy, které pracují na nejvyšší frekvenci UHF, mají rádius - cca 3 až 10m, ty s frekvencí nejnižší LF 125kHz mají dosah jen cca 0,5m. V současné době jsou nejvíce rozšířeny pasivní tagy a to zejména kvůli své nízké ceně, nenáročnosti na obsluhu a odolnost a velikost paměti 64 - 256 bits. Aktivní tagy mají vysokou čtecí vzdálenost (řádově až stovky metrů) a lze je kombinovat s dalšími parametry, např. GPS pro určení aktuální polohy, teploměr (např. pro měření okolní teploty ve které se položka nachází atd.)

www.alstanet.cz

modul

ZAMĚSTATNCI

verze 2.3 ZÁKLADNÍ SHRNUTÍ

Evidence a procesy

Import údajů o zaměstnancích z ERP, popř. jiného, HR systému Kompletní organizační struktura společnosti Detailní informace o zaměstnancích Možnost přímého zobrazení pracovníka ve výkresu Definování hierarchie podřízenost (nadřízenost) napříč celým podnikem

Modul poskytuje podrobné informace o osobách ve firmě pracujících, nebo pro společnost vykonávajících určité služby. Informace o zaměstnancích jsou přebírány z existující evidence pracovníků a jsou průběžně aktualizovány. Modul sleduje detailnější informace o zaměstnancích oproti běžnému informačnímu systému podniku. U zaměstnanců je evidováno jejich umístění v rámci organizační struktury, ale rovněž evidence a vazba na konkrétní pracovní místo. Podrobněji je zde definována jejich role ve společnosti, vztahy mezi jednotlivými pracovníky (konkrétního nadřízeného, podřízeného, asistenta a dočasný, nebo trvalý zástup v době nepřítomnosti), jejich vazby na nákladová střediska a index rizika, (slouží např. k určení úrovní pro přidělování klíčů a přístupů do některých místností). Každému zaměstnanci může být přiřazen majetek, který užívá, tj. lze nastavit zaměstnance odpovědné za konkrétní majetek. Každý zaměstnanec může být zodpovědný za své aktuální evidované údaje (telefon, umístění…). Tyto údaje může editovat ve veřejné části aplikace s tím, že administrátor aplikace určí, které atributy jsou pro zaměstnance editovatelné. Modul schematicky, ve stromové struktuře, zobrazuje jednotlivé organizační jednotky ve členění útvar a oddělení. Členění je přizpůsobitelné konkrétním podmínkám organizace. V kombinaci s modulem CAD Vizualizace je možno zobrazit zaměstnance patřící do jednotlivých oddělení ve výkresu podlaží. V kombinaci s modulem Nemovitosti umožňuje nastavit v místnostech odpovědné osoby a přiřadit zaměstnance ke konkrétním pracovním místům, popřípadě definovat zaměstnance se zvláštním privilegiem (tzv. VIP zaměstnanec).

Výstupy a příklady užití Přehled o zaměstnancích pracujících v konkrétní budově, při detailnějším sledování i v patrech, místnostech a na pracovních místech Stromové zobrazení organizační struktury podniku Přehled zaměstnanců dle odpovědností (klíče, majetek, místnost, plánovaná údržba, vozidlo, schvalování) Počet zaměstnanců s konkrétní bonitou

www.alstanet.cz

modul

MAJETEK


Evidence a procesy

Evidence účetního i neúčetního majetku Sledování kompletního procesu od pořízení až po vyřazování majetku Evidence vlastníků, umístění majetku v detailní kaskádě Zprostředkování seznamu majetku všem odpovědným osobám Možnost generování převodek majetku

Modul umožňuje sledování majetku na datové úrovni ve formě katalogizace prostřednictvím „Typu majetku“ a jeho zařazení do „Třídy majetku“. V kombinaci s modulem CAD vizualizace je majetek lokalizován ve výkresu. Po výběru konkrétní položky ve výkresu (kliknutím myší) je zobrazena karta majetku. Modul je obvykle napojen na účetní evidenci (ERP), ale zahrnuje i komplementární evidenci majetku společnosti, který není veden v účetnictví. U neúčetního majetku je sledováno i jeho pořízení a vyřazení. Rozsah sledovaných dat odpovídá běžným potřebám provozu podniku. Jsou to data zpřesňující a doplňující základní účetní evidenci, dodávají praktický pohled a vzhledem k licenční politice tuto evidenci zpřístupňují všem zaměstnancům. V rámci evidence lze vytvářet vlastní „Uživatelské atributy“, tj. jednotlivé parametry specifické pro každý typ majetku bez nutnosti zásahu programátora. Majetek je možné přiřazovat osobám, popřípadě subjektům, tj. dodavatelům, nebo majitelům, umístit jej do budov, podlaží a místností, sledovat jeho odpisový plán, počítat velikosti odpisu (oprávky), evidovat jeho technické zhodnocení (částku rozpadlou přes měnu (CZK, EUR, USD), a datum kdy zhodnocení proběhlo), definovat a vytvářet jeho označení štítkem s čárovým kódem (včetně vlastní tvorby číselných řad čárových kódů a jejich tisku), ale také rezervovat na časové období s tím, že tato rezervace může podléhat schvalování a toto workflow pak spadá pod konkrétního schvalovatele. V případě implementace modulu Stěhování je možnost vazby konkrétní majetkové položky na pracovní místo, což výrazně zefektivní celou proceduru stěhování. Součástí modulu je vlastní protokol o vyřazení a likvidaci majetku, měsíční odpisový plán pro účetní odpisy (s následným tiskovým výstupem do MS Excel pro evidenci velikosti odpisů za vybrané období) a vlastní evidence průběžného zhodnocování majetku (tedy jednoduché sledování změn pořizovací hodnoty v čase). Veřejná část modulu (karta přiděleného majetku) zprostředkovává odpovědné osobě seznam jejího majetku. Každý si tedy kontroluje stav svého majetku průběžně a eliminují se problémy při inventarizaci. Současně je seznam majetku s přidělením odpovědných osob používán specializovanými rozšiřujícími moduly jako jsou Likvidační, nebo Škodní komise.

Výstupy a příklady užití Seznam evidovaného majetku Karta přiděleného majetku Převodky, návrhy na likvidaci a Škodní protokoly (v případě nasazení rozšiřujících modulů) Generování soupisu majetku např. pro Inventuru

www.alstanet.cz

modul

SUBJEKTY


Evidence a procesy

Přehled o partnerech firmy (dodavatelé, odběratelé, zákazníci atd.) Souhrn všech proběhlých jednání Přehled o vztazích s jednotlivými dodavateli a odběrateli Informace o kontaktních osobách partnera Výběr způsobu komunikace se subjekty při použití modulu Helpdesk

Modul eviduje partnery, kteří v určitém smluvním vztahu vystupují vůči společnosti. Mezi společnostmi je možnost vytvořit a sledovat vzájemné vazby a vztahy (mateřská/dceřiná společnost, pobočka a další). Společnost získá nasazením přehled o jednotlivých kontaktních osobách subjektů a v jaké roli ve vztahu k firmě vystupují. V rámci modulu jsou evidována proběhlá jednání, zápisy z nich a osoby, které se jich zúčastnily. Tyto zápisy je možno hromadně rozesílat emailem. Jednotlivé subjekty lze přiřazovat k evidovaným položkám v určité roli (dodavatel Technologie, údržba Technologie, majitel Majetku, řešitel incidentu atd.) případně je evidovat jako vlastní klienty (např. nájemce), kterým je nutné vykonávat konkrétní služby (údržba, úklid, rozúčtování služeb a energií). V případě nasazení modulu Helpdesk lze nastavit způsob komunikace s externím informačním systémem dodavatele, nebo odběratele. Forma komunikace může být ve formě e-mailu, XML, telefonicky, apod. Údaje o subjektech mohou být využity nebo zkombinovány se systémech CRM (customer relationship management) a SRM (supplier relationship management).

Výstupy a příklady užití Zápisy z jednání Seznam všech dodavatelů Adresář kontaktních osob Částečné nahrazení CRM, případně užívání jeho funkcionalit v jednom prostředí s FM aplikací

www.alstanet.cz

modul

NEMOVITOSTI


Evidence a procesy

Stromová hierarchická evidence nemovitostí Evidence ploch místností a jejich podílů Využití číselníků regionů, krajů a obcí dostupných z ČSÚ (NUTS) Lokalizace majetku, zaměstnance a technologie Při propojení s modulem CAD vizualizace možnost zobrazení výkresu

Modul poskytuje přehled o veškerých prostorách. Může se jednat o kancelářské prostory, tovární haly, krytá garážová stání, venkovní prostory v okolí nemovitosti apod., bez vlivu na to, zda jsou nemovitosti ve vlastnictví firmy nebo jsou společností využívány (např. v pronájmu). U každé nemovitosti / budovy lze přiřadit její souřadnice, případně odkaz na mapový podklad. Nemovitosti jsou evidovány v kaskádě (nejvýše je definován typ nemovitosti (budova, pozemek, ostatní nemovitosti, tj. parking, studna, jímka atd.) a pokračují do úrovně podlaží, místnost, zóna, až jednotka (shluk několika místností, nebo zón dohromady, např. bytová jednotka,. U jednotky je evidován typ, pojmenování a platnost). U každého záznamu lze sledovat jeho aktuální, ale i historickou platnost. Pohled na nemovitosti a jejich strukturu lze provádět prostřednictvím tabulek pro každou úroveň kaskády, popřípadě v přehledném stromu (například všechny nemovitosti se vztahem k vybrané společnosti, majetku, proběhlým incidentům, výkresům, odběrným místům atd.). Součástí modulu je evidence ceníků, které slouží pro obecný výpočet ceny přes vybranou plochu. Cílem této evidence nejsou podklady pro výpočet např. fakturace dle uzavřené nájemní smlouvy, ale slouží jako přehledové vyjádření nákladů na údržbu. V ceníku jsou evidovány entity typ ceny (tržní, náklady na údržbu, úklid atd.) a definice ploch zahrnutých do ceny (ceník je vztahově definován vůči úrovni lokalizace, tedy země, kraj, obec, areál, nemovitost atd.). Při propojení s ostatními moduly umožňuje v rámci stavby pasportizovat technologie, majetek, zaměstnance, nebo naplánovanou investici. Rekonstrukce evidují i vydání stavebního povolení a kolaudačního rozhodnutí a v případě nasazení modulu Investice je toto sledováno detailně včetně rozpadu na jednotlivé etapy, řešitelské týmy, náklady na celkovou investici a další. Zobrazuje užitnou a celkovou plochu pracovních prostor a napomáhá rozhodování ohledně využitelnosti a prospěšnosti jednotlivých prostor budovy. U každé místnosti lze nastavit bonitu, která určuje účel užití (kancelář generálního ředitele / místnost pro uklízečku atd.), případně její bezpečnostní parametry. Tento parametr je využíván v případě implementace modulu Bezpečnost a určuje zejména bezpečnostní rizika místnosti v případě krizových událostí. Modul eviduje majetkoprávní vztahy spojené s nemovitostmi v souladu s evidencí katastrálního úřadu (včetně odkazu do katastrální mapy) a omezení vlastnických práv (např. věcné břemeno, zástavní právo atd.). V rámci majetkoprávních vztahů lze evidovat pozemky, stavby katastrální a jednotky katastrální a to přímo v číselnících katastrálního úřadu.

Výstupy a příklady užití Podíl celkové a užitné plochy v nemovitosti Rozpad dílčích ploch (např. oken, skleněných výplní, koberců, dlažby atd.) Počet vstupních prostor do budovy Množství užívané a volné plochy

www.alstanet.cz

modul CAD VIZUALIZACE


Evidence a procesy

Import libovolných zdrojových dat Vazba mezi výkresem a daty v databázi Zpřístupnění CAD výkresů pro všechny zaměstnance Detailní přehled o prostoru Rychlá odezva aplikace Textová legenda

Modul zobrazuje CAD výkresy na platformě webového prohlížeče bez nutnosti instalace plug-inu. Výkresy lze prohlížet obdobně jako „Google mapy“ včetně standardních funkcí (přibližování, posuv, zoom…). Výkresy jsou zobrazeny všem oprávněným uživatelům aplikace AFM. Modul lze použít pro detailní přehled o prostorách společnosti, tj. technologiích, místnostech, odběrných místech (v případě implementace modulu Energie) a jejich detailní rozpad. Grafické objekty z výkresů jsou propojeny s databází, takže po kliknutí dojde k zobrazení databázového detailu a naopak, po kliknutí na „výkres“ otevřít objekt ve výkresu. Modul umožňuje hromadné označení objektů a změnu jejich společných vlastností bez jednotlivého otevírání. Výkresy mohou sloužit jako orientační systém v budově včetně např. rozložení organizačních útvarů v budově. K této funkci slouží tematické mapy, které mohou na základě databázových informací prostor dynamicky barevně rozdělovat např. dle využití místností (volná, pronajatá), nebo rozdělení podle oddělení (obchodní, finanční, údržba). Současně lze využívat popisky, které přebírají databázové informace a do výkresu zobrazují informace o číslech a velikostech místností, typových označeních technologií, nebo seznam zaměstnanců, kteří jsou v místnosti umístěni. Tyto mapy a popisky lze ukládat jako uživatelská nastavení. Modul umožňuje exportovat vybraný výřez výkresu do formátu pdf / png, popřípadě export do DWG, včetně nově vytvořených vrstev aplikaci AFM např. popisky, tematické mapy atd. Výkresy jsou zobrazovány po vrstvách, které lze volně kombinovat. V jednotlivých vrstvách mohou být umístěny obvodové zdi, nábytek, technologické vybavení apod. Počet vrstev není omezen. Viditelnost grafických vrstev určuje administrátor výkresové dokumentace přidělováním uživatelských práv. Lze například zakázat přístup k bezpečnostním prvkům , pokud jsou zakresleny v samostatné vrstvě. Navíc se aplikují běžná práva k objektům, pokud je ve standardně dostupné vrstvě technologie, ke které je uživateli odepřen datový přístup, nebude mu zobrazena ani ve výkresu. Při importu dat lze vybrané objekty z výkresu učinit aktivní, tj. přidružit k nim dodatečnou datovou informaci. Toto se týká zejména místností a technologií. Takto je možné do prostoru umístit majetek, zaměstnance a další a po jejich rozkliku opět zobrazit jejich detail. . Po uložení změn je výkres upraven dle aktuálního stavu. Pro import je možné vytvořit souhrn jednotlivých vrstev, které jsou ze zdrojových výkresů importovány bez nutnosti ručního výběru. Samotný import výkresů probíhá automatizovaně, tj. lze vytvořit importní scénáře pro jednotlivé vrstvy a typy výkresů, popřípadě lze mport řešit jako periodickou repasportizaci na základě výkresů uložených v předem definovaném adresáři.

Výstupy a příklady užití Lze vytvářet dynamické tematické mapy podle přidružených datových informací, například o přidělení místnosti, obsazenosti openspace napříč odděleními, nebo zaměstnancích Pro každou tematickou mapu se zobrazuje vlastní popisná barevná legenda Výkresy a tematické mapy lze ukládat a tisknout v libovolné velikosti bez ztráty kvality, výkresová data jsou uložena ve vektorové reprezentaci

www.alstanet.cz

modul

REZERVACE

verze 2.1 ZÁKLADNÍ SHRNUTÍ Rezervace místnosti, osoby a majetku Možnost podmíněných rezervací Definování zakázaných (nepřípustných) kombinací vypůjčeného majetku Rezervace pro přesně vymezené časové období

Evidence a procesy Modul slouží k rezervaci místnosti, osoby a majetku. V rámci místnosti je možno rezervovat i jednotlivé zóny. Vytvoření vlastního katalogu podmíněných rezervací umožňuje kombinovat místnost, osoby a majetek. Za majetek je považováno auto, zpětný projektor nebo např. kopírovací zařízení, ale rezervovat lze i osoby s určitými znalostmi a dovednostmi za účelem tlumočení, ovládání sofistikovaného přístroje, nebo experta na určitou problematiku. Modul umožňuje podmíněnou rezervaci, kterou je například rezervování služebního auta spolu s profesionálním řidičem (řidič z povolání). Nastavení zakázaných kombinací pro výpůjčku. Zaměstnanec si například nemůže bez příslušné certifikace rezervovat zařízení, které je možné ovládat pouze po absolvování školení, popřípadě nelze rezervovat místnost za jiným účelem, než ke kterému tato místnost slouží. Při rezervování v delším časovém horizontu je možné zaslání připomínky, že daná věc je nyní k dispozici, nebo rozesílat upomínky při prodlení s vracením rezervovaného majetku. Modul lze prostřednictvím plug-in integrovat, respektive propojit do prostředí MS Outlook. V takovém případě lze přímo ve formuláři „žádost o schůzku“ využít nejen kalendář zaměstnanců, ale i kalendáře zasedacích místností a majetků (včetně podmínek pro rezervaci, např. kapacita místnosti a její vybavení) a současně objednat služby spojené s rezervací (např. dodávka cateringu, vybavení místnosti atd.).

Výstupy a příklady užití Seznam rezervací podle typu (např. místnosti) Seznam nejčastěji rezervovaného majetku Přehled o osobách, které nejčastěji rezervují

www.alstanet.cz

modul

HELPDESK


Evidence a procesy

Řešení incidentů a požadavků operativního charakteru Veřejné rozhraní sladěné s firemní kulturou zákazníka Průběžné sledování stavu zakázky Interní nebo externí řešení incidentu Normování zdrojů, tisk pracovního příkazu Vlastní nastavování schvalovacích workflow Vyhodnocování požadavků

Modul slouží ke komplexnímu řešení incidentů, operativních požadavků a objednávek na opravy a služby. U požadavků - zakázek je sledován průběh pomocí statusuvyjadřujícího, v jaké fázi řešení se nachází. Zadat požadavek a sledovat stav vyřízení může každý zaměstnanec, nájemník, či jiný subjekt ve veřejném rozhraní aplikace, jež bývá začleněno do intranetu společnosti a respektuje firemní kulturu a design (veřejná část umožňuje definovat rozsah zobrazení a stavů incidentů). Zakázku lze zadat ručně, přímo v aplikaci pracovníkem na základě např. telefonního hlášení. Řešitele (interní pracovník / externí firma) určuje dispečer, který zakázku po realizaci ukončuje. Zakázku je možné rozdělit na dílčí úkony a přiřadit je skupině řešitelů. Vykazují se pak skutečně spotřebované časy lidských zdrojů a materiálových prostředků. Přiřazování nákladů na zakázky je prováděno navázáním na nákladová střediska. Každou zakázku lze přiřadit objektům v rámci pasportu budov – Parcely, Budovy, Podlaží a Místnosti, nebo Technologie. Vzhledem k vlastní evidenci dodavatelských a odběratelských ceníků, může dispečer vybrat např. dodavatele s nejnižší cenou, případně sdělit zadavateli přesnou cenu dodávané služby. Modul je koncipován tak, aby jej bylo možné přes interface propojit s externím informačním systémem dodavatele služeb, ve kterém dodavatel zpracovává servisní požadavky. Informace o zakázkách jsou odesílány do IS dodavatele a informace o průběhu vyřizování zakázky dodavatelem jsou odesílány zpět do modulu. Sdílení informací o zakázce lze dodavateli umožnit přístupem do aplikace přes webové rozhraní, nebo přímo do aplikace. Nedílnou součástí modulu je sledování a vyhodnocování klíčových parametrů kvality (KPI), sloužícího k vyhodnocování kvality realizace požadavků (např. sledování reakčních časů dodavatele, celkové doby vyřízení požadavku, kvalita odvedené práce atd.). Modul umožňuje vytvářet vlastní KPI (např. definice pracovních dnů a víkendů a jejich vliv na sledovaná KPI), vytvářet a napojovat KPI na veřejnou část (s možností hodnocení přímo zadavatelem požadavku, nebo incidentu) případně provádět vizualizaci KPI do grafů (s vlastní možností nastavení reportů).

Výstupy a příklady užití Zobrazení informací o incidentu z historie Matice rozdělení nákladů placených zakázek dle nákladového střediska a syntetických účtů Seznamy zakázek tříděných dle různých stavů rozpracovanosti: k přijetí, k přidělení, v procesu vyřizování, nepřevzaté klientem a nevyřízení po termínu Seznamy zakázek tříděné podle typu, dodavatele, termínu realizace a nákladového střediska

www.alstanet.cz

modul

TECHNOLOGIE


Evidence a procesy

Detailní evidence a umístění technologií a technologických celků Volitelná hloubka technologického pasportu (počet typů / jednotlivé kusy) Vzájemná vazba mezi technologiemi Zobrazení v modulu CAD Vizualizace Definice vlastních sledovaných parametrů (Uživatelských atributů)

Modul Technologie je souhrnem všech technologických celků a jednotlivých technologií. Evidovat lze technické údaje, informace o výrobci a dodavateli, rozměry, datumy aktivace, záruční lhůty atd. Technologie lze hierarchicky stromově rozpadnout na 3 úrovně. V nejvyšší části se nachází až 3 typy (topná technika, plyn, kotel), o vrstvu níže katalog (společné technické vlastnosti technologií) a nejníže pak konkrétní technologie (sériové číslo a výrobce). Typy technologie tvoří hlavní kaskádu, která definuje, v jaké technologické větvi se katalog technologie vyskytuje. Katalog technologie je obecným popisem, který určuje typové označení, rozměry a informace, které obecně platí pro daný typ. Samotná technologie je již konkrétní a jedinečné zařízení s vlastním výrobním, nebo inventárním číslem. Modul umožňuje definici vlastních sledovaných polí v návaznosti na konkrétní užívané technologie (v případě výtahu např. počet osob, u kotle příkon a u bezpečnostních dveří nárazuvzdornost). Tato uživatelská pole si vytváří a popisuje sám zákazník. Technologie lze umístit do budov, podlaží popřípadě místností. Vzhledem k častému výskytu propojení, nebo vzájemného ovlivnění dvou různých technologií (typicky je např. zařízení spojeno s chladicím systémem), existuje možnost vytvoření vzájemné vazby a to včetně zohlednění záručních podmínek. Tyto vazby jsou nazývány role a lze je definovat na formuláři technologie. Role jsou přednastavené na hodnoty „Je obsažena“, Ovlivňuje“ a „Propojeno“. V případě kombinace s moduly Plánovaná údržba a Helpdesk je možné plánovat údržbu (včetně tzv. hromadné tvorby plánů údržby přímo nad vybranými technologiemi) pravidelné revize technologií, respektive evidovat a zpracovávat vzniklé incidenty. Z důvodu jednoduššího a přehledného souhrnu všech technologií lze evidovat takzvaný technologický pasport. Tato funkce umožňuje ve vybraných případech sledovat pouze souhrn, respektive počet všech stejných technologií napříč budovou (např. součet všech zásuvek, nebo svítidel vybraného typu). Každou technologii lze zobrazit v modulu CAD Vizualizace.

Výstupy a příklady užití Karta technologie, tedy její detailní přehled Plány údržby a revizí pro jednotlivé technologie Seznam všech místností např. s klimatizací, nebo těch, které jsou zabezpečené alarmem Notifikace, kdy bude ukončena záruka technologií

www.alstanet.cz

modul PLÁNOVANÁ ÚDRŽBA verze 2.5 ZÁKLADNÍ SHRNUTÍ Evidence plánů údržby Propojení plánů na technologický pasport budov Normování a definice šablon plánů a standardních úkonů Evidence revizních zpráv Interface do IS dodavatele služeb

Evidence a procesy Modul umožňuje periodicky plánovat jakoukoliv činnost, prováděnou na technologických celcích, nebo konkrétních zařízeních. Jsou zde evidovány plány údržby a jejich výskyty v čase. Plán definuje, jaké úkony a činnosti budou vykonávány, kdo je bude provádět a kdy, popřípadě s jakou periodou. Vygenerovaný příkaz plánu (výskyt) určuje termín realizace a stav jeho realizace. V rámci tvorby plánu lze definovat, zda se jedná o výskyt, či incident. Incident automaticky vyvolává nutnost vykonání v určitém čase, s určitou kvalitou, atd. a rovněž umožňuje evidenci většího množství detailů (např. evidence ekonomiky u incidentu) než u výskytu (viz. modul Helpdesk). Plány údržby lze kdykoliv měnit (např. se změnou legislativy) v uživatelsky velmi přívětivé formě tzv. hromadné změny plánů údržby. Hromadné změny lze realizovat nad dříve vygenerovanými a evidovanými plány, ale rovněž přímo nad vybranými technologiemi (včetně tvorby plánů údržby v modulu Technologie). Plány lze zobrazit v přehledném grafu na zadané činnosti a období. V případě nasazení modulu Bezpečnost je možné při nedodržení naplánovaných parametrů incidentu spustit krizový scénář, schvalovací workflow atd. Každému plánu je možné přiřadit objekt v rámci pasportu budov (Parcely, Budovy, Podlaží, Místnosti a Zóny). Plány revizí a oprav lze provádět nad technologiemi, nebo majetkem. Plánované činnosti je možné normovat na délku trvání jednotlivých úkonů, spotřebu materiálu a potřebu technických prostředků. Výsledkem je pak plán vytížení zdrojů. Součástí tohoto modulu je i evidence výsledků plánovaných činností, například ve formě revizní zprávy. Modul je možné propojit s externím informačním systémem dodavatele služeb pomocí interface. Informace o plánech se odesílají do informačního systému (IS) dodavatele a do modulu se vrací informace o průběhu revize. Sdílení informací o zakázce lze dodavateli umožnit také přístupem do aplikace přes klientské/dodavatelské webové rozhraní, nebo přímo do aplikace.

Výstupy a příklady užití Včasné upozornění na plánovanou činnost , seznam plánovaných činností, s rozpadem dle stavu realizace Zobrazení plánované údržby v grafech Seznam nákladů na pravidelnou údržbu dle lokalit, nebo nákladových středisek Sestavy plánů údržby dle nejrůznějších kritérií jako lokalita, období, dodavatel, nebo nákladové středisko zobrazitelné ve formě nastavitelného grafu (vlastnost Engine AMC)

www.alstanet.cz

modul

AUTOPARK


Evidence a procesy

Evidence vozidel, jejich vybavení a přidělení jednotlivým zaměstnancům - řidičům Přehled událostí (pravidelné prohlídky, STK, nehody, či běžná údržba) Karty na PHM, jejich vyúčtování a podklady pro mzdy Evidence všech jízd s rozdělením na soukromé a pracovní (možnost GPS sledování) Rezervace poolových vozidel

Cílem modulu je evidence vozidel v detailu jejich vybavení, přidělení konkrétnímu řidiči (dlouhodobě / pro jednotlivou jízdu) a další v rozsahu nutném pro kompletní řízení vozového parku. Primárně jsou sledovány technické parametry vozidel a ekonomické informace, které jsou využity při kontrole vyúčtování (např. díky propojení na PHM systémy), výpočtu mzdových srážek, či placení daní a poplatků. Realizace těchto úkonů je možná v případě propojení do ERP a HR systému zákazníka. V případě, že jsou vozidla evidována i v účetním majetku společnosti, existuje propojení do modulu Majetek a ekonomická evidence je tak sdílená (technická dokumentace je k ní komplementární). Modul umožňuje sledovat a evidovat veškeré události spojené s vozidly, tj. evidenci STK, garanční prohlídky, potřebu nákupů nových vozidel, tankování nepovoleného zboží na kartu PHM, nehodová řízení, platby dálničních známek a jednotlivých daní a poplatků, denní údržbu, výměny pneumatik atd. Všechny činnosti jsou rozděleny do přehledného seznamu událostí. Typickou součástí implementace modulu je propojení s informačním systémem společností pro platební karty jako je CCS, ÖMV, Slovnaft, či Benzina. Díky těmto propojením je možné automaticky importovat detailní seznamy všech provedených plateb a automaticky je pomocí RZ přiřazovat k jednotlivým vozidlům. Nedílnou součástí modulu je evidence přidělování vozidel zaměstnancům, schvalování a dělba na pracovní / soukromé jízdy. Toto vše nejen pro fyzickou lokalizaci vozidel (GPS), ale i přesné dělení nákladů na provoz a údržbu, a vykazování dalších ekonomických ukazatelů. Pro přidělení vozidla může sloužit rezervace (v případě pořízení modulu Rezervace), která může obsahovat automatický schvalovací proces. Na konci kalendářního období je realizováno měsíční vyúčtování (prostřednictvím jednoduchého formuláře ve veřejné části modulu) a to buď sumárně generálním souhrnem všech údajů z daného měsíce (v případě manuálního zadávání), popřípadě automaticky na základě jednotlivých jízd. Zaměstnanci, kteří mají přidělené vozidlo, jsou k vyplnění formuláře vyzváni automaticky (případně opakovaně) zasláním e-mailu s přímým odkazem do veřejné části. Tato forma významně zvyšuje rychlost a kvalitu získávaných dat.

Výstupy a příklady užití Měsíční přehledy vyúčtování všech vozidel včetně logické kontroly Efektivní GPS sledování vozidel – napojením na SW třetí strany Přehled nákladů na jednotlivé druhy událostí Podklady pro zpracování mezd v rámci autoparku (daňová a nedaňová plnění zaměstnanců) Statistika způsobů vyřazování a likvidace automobilů

www.alstanet.cz

modul

INVENTURY

verze 2.2 ZÁKLADNÍ SHRNUTÍ Evidence majetkových zdrojů pro fyzickou inventuru Přehled inventárních soupisů Proces a průběh inventury Porovnání evidovaných položek s výsledkem inventury

Evidence a procesy Modul slouží k provádění fyzických inventur majetku společnosti dle daných kritérií. Jako zdroj dat je využíván modul Majetek, do kterého jsou zpravidla importovány položky majetku z ERP systému společnosti (SAP, MS DX, Helios…). V modulu jsou pro účel inventury vytvořeny položky inventárního majetku, které jsou zkopírovány z modulu Majetek. Inventurní majetek je rozdělen do inventurních soupisů, kterým jsou přiřazeny konkrétní inventurní dvojice. Samotný proces inventury je možné provést pomocí aplikace v PDA zařízení, která je součástí tohoto modulu. U inventury je možné naplánovat a sledovat časový harmonogram jejího průběhu. Rozdělení jednotlivých majetků do inventurních soupisů lze uživatelsky definovat (typicky dle interních směrnic: např. dle osob odpovědných za majetek, dle lokalizace majetku (podlaží, místnost) atd.). Inventarizovaný majetek je označen štítkem s inventárním číslem, čárovým kódem (lze generovat a tisknout v modulu Majetek), nebo RFID čipem. Modul řeší problémy s dvojím zadáním inventarizované položky a dohledáním duplicit. Tímto mechanismem vyhledávání duplicit lze dosáhnout vyšší přesnosti a eliminovat lidskou chybu. V případě majetku zakládaného v modulu Majetek, nebo importovaného (typicky ERP) umožňuje vygenerování uživatelsky definované sestavy seznamu majetku a jejího exportu do tabulkového formátu (xlsx). Modul je parametricky nastavitelný, tj. lze uživatelsky nastavit, které atributy majetku budou v rámci inventury měnitelné.

Výstupy a příklady užití Tiskové sestavy inventurních soupisů, tabulka jmenovaného organizačního týmu pro inventuru Přehledy nalezených a nenalezených majetků spolu s označením změnových polí Přehledy nově nalezených, dosud neevidovaných majetků Přehledy duplicitních záznamů majetku Sestavy záznamů majetku dle nejrůznějších kritérií (třídy majetku, nákladová střediska, vlastník, atd.)

www.alstanet.cz

modul ŠKODNÍ A LIKVIDAČNÍ KOMISE verze 2.1

ZÁKLADNÍ SHRNUTÍ

Evidence a procesy

Dva samostatné moduly pro evidenci a řešení škodních, nebo likvidačních incidentů Komplexní řízení celého workflow projednání škodních incidentů Schvalování žádostí na vyřazení majetku Různé formy likvidace (odprodej, darování, likvidace) Možnost vytváření návrhů na likvidaci z karty přiděleného majetku Průběžné vyčíslování škody, vazba na ERP Sledování vztahu s pojišťovnou

Jedná se o dva oddělené moduly, které umožňují sledování a likvidace škod, nebo procesní řízení likvidací majetku. Každý modul má svoji specifickou funkčnost. Oby moduly je vhodné propojit s ERP, kde jsou primárně evidovány informace o pořizovacích a zůstatkových hodnotách, aktuální zaúčtování, či mzdové informace v případě ekonomického dopadu ze škodních a likvidačních procesů do mzdy zaměstnance. V případě modulu škodní komise je k dispozici „zaměstnanecká“ veřejná část pro zadávání všech škodních incidentů. Povinně zadávané údaje se liší podle typu škody (zda jde o majetek, vozidlo, zásoby, škody třetí osobě, nebo na zdraví). Po vyplnění a odeslání je incident přijat administrátorem škod, který mu přidělí workflow zpracování, během kterého k incidentu doplní příslušní administrátoři další informace. Může jít o záznamy z policejních jednání, znalecké posudky, odhady škod, či vztahy s pojišťovnou. Celý proces pokračuje výstupy pro jednání škodní komise, resp. institutu, který rozhodne o způsobu náhrady škody. Sleduje se i recidiva, celkové škody a další parametry důležité pro rozhodnutí. Modul likvidační komise disponuje rovněž veřejnou částí, která umožňuje sběr návrhů na vyřazení majetku. Pokud pro majetek neexistuje uplatnění v jiné části společnosti, je možné ho nabídnout k odprodeji zaměstnancům (např. na Intranetu společnosti ve formě aukce), nebo vyřadit k finální likvidaci. Administrátor likvidací má k dispozici celou řadu nástrojů pro efektivní sledování jednotlivých kroků likvidace a komunikaci s navrhovateli, ale i osobami odpovědnými za vlastní provedení likvidace. Lze nastavit pravidla pro sledování využití majetku, minimální doby pro vyřazení, nebo maximální možné počty odprodejů zaměstnancům.

Výstupy a příklady užití Podklady pro jednání škodní komise Podklady pro jednání likvidační komise Generování likvidačních protokolů Generování smluv na odkoupení majetku

www.alstanet.cz

modul

CONTROLLING


Evidence a procesy

Plánování nákladů v čase Vytváření měsíčních položek pomocí rozpadových křivek z ročních plánů Možnost tvorby nových plánů přes koeficient navýšení z minulých let, nebo na základě skutečného čerpání Dohadné položky ve vazbě na plán Možnost sledování rezerv, čerpání v reálném čase, komparace jednotlivých plánů s historií meziročně Možnost vazby na ERP a sledování stavů čerpání on-line před i po uzávěrce

Modul slouží jako rozšiřující nástroj ekonomického controllingu, který rozšiřuje o „facility pohled“. Umožňuje tvořit plány a sledovat čerpání přímo z účetnictví (bez nutnosti přístupu do ERP) všem pracovníkům správy nemovitostí a souvisejících oblastí facility managementu a současně umožňuje přiřazovat náklady na FM objekty (budovy, vozidla, technologie, majetek), tedy nejen na nákladová střediska, účty či projekty jak je to běžné v účetnictví. Tvorba plánů může probíhat více způsoby. Lze se „inspirovat“ minulými obdobími a položky z nich navýšit o příslušný koeficient. Umožňuje pracovat s hrubou položkou ročního plánu a přes rozpadové křivky vytvořit průběh plánovaných nákladů během roku. Rozpadové křivky určují procentuální podíl každého měsíce z roku na celkových ročních nákladech (např. průběh nákladů na teplo bude v zimě vyšší a v létě nižší, ale na úklid bude téměř rovnoměrný). Samozřejmostí je možná tvorba položek pro každý měsíc individuálně. Facility manager může kdykoliv editovat jím vytvořené plány a porovnat je s aktuálním čerpáním. Využít k tomu lze tabulky i grafy a srovnávat buď v rámci jednoho měsíce a jedné činnosti, nebo přes více období či činností, případně totéž meziročně. V případě nevyčerpání prostředků z budgetu v předpokládaném termínu je možné tvořit dohadné položky, které jsou automaticky vyrovnány v měsíci realizace dočerpání, případně mohou mít opravnou formu. Modul je vhodné propojit na ERP z důvodu aktuálnosti ekonomických informací. Párovací pravidla do hlavní účetní knihy ERP (typicky) jsou stanovovány individuálně, ale obvykle se jedná o nákladová střediska, analytické účty (předkontace), zakázky či projekty. Tyto párovací znaky však lze rozšířit o libovolnou účetní dimenzi či alokační kód.

Výstupy a příklady užití Celkový objem plánovaných nákladů v čase během roku Srovnání plánu a skutečnosti za vybrané období a činnost nebo obojí Meziroční srovnání plánu na vybrané činnosti a období Sledování rezervací – nedočerpání plánu kdykoliv během roku

www.alstanet.cz

modul

SMLOUVY


Evidence a procesy

Komplexní evidence smluvních dokumentů a všech jejich dodatků Rozpad na položky smlouvy, které mohou mít vzájemné odlišnosti z pohledu účtování i vlastní evidence Sleduje zúčtovací a smluvní vztahy s nájemníky a pronajímatelem Evidence smluvních stran, platnosti, možnosti prodloužení, výpovědi a atd. Možnost připojení elektronické podoby originálu Generování faktur a evidence fakturačních předpisů Možnost využití relevantních ekonomických údajů ze smluv pro benchmarking

Modul slouží k datové evidenci smluv, se kterými pracuje facility manager, popřípadě účetní (obvykle uzavřených s dodavateli služeb, smluvními partnery, nájemci a jinými subjekty). Datový záznam smlouvy je napojen na modul DMS, kde existuje elektronická podoba dokumentu včetně verzování a schvalování. Pokud není využit modul DMS, je připojena elektronická podoba finálního dokumentu. Modul eviduje období platnosti, indexaci cen, garance smluv (korporátní, bankovní), historické a aktuální platné ceny, maximální hodnoty pronájmu, termíny opcí, prodlouženou platnost, výpovědní lhůtu a další parametry. Smlouva eviduje vazby na Subjekty (odběratel / dodavatel), nese informaci o nadřazené smlouvě a eviduje, zda jde o výnosovou, či nákladovou smlouvu. V případě dodavatelské smlouvy lze navázat záruky dodávaných součástí (při pořízení nemovitosti např. záruka střechy, omítky atd.). Ke každé smlouvě lze evidovat všechny její dodatky. Na smlouvu lze navázat předmět pronájmu (technologie, místnosti atd.) a realizovat výpočet pronajímané plochy a následně výši fakturace. Součástí smlouvy jsou položky, které slouží jako předpis pro fakturaci, evidují termíny, posuny fakturací (před datem, po datu), variabilní čísla, řady faktur, splatnosti, text dofakturace a další. Při vzniku fakturačního období, dojde k výpočtu ceny a v případě implementace modulu Faktury rovněž generování fakturačního dokladu. Součástí modulu je vlastní generování číselných řad, ale lze evidovat i vlastní šablony smluv (ve formátech MS Word, popřípadě rtf ) a prostřednictvím přiřazování dynamických značek vytvářet vlastní smlouvy. Každou smlouvu lze klonovat, tedy vytvořit kopii s přenosem všech dříve zadaných informací, což slouží k výraznému zrychlení při zadávání nového záznamu. Modul je často napojen na modul Controlling, kde existuje možnost sledovat čerpání nasmlouvaných nákladů v čase, vytvářet dohadné položky, či rezervy. Současně lze z pravidel smlouvy (frekvence placení, částka) vygenerovat hromadně položky plánů (budgetů). Modul je pak velmi vhodný pro řízení nájemních vztahů, evidenci nájemného a jeho kalkulaci. V případě propojení s modulem Helpdesk lze na jednotlivé fakturační předpisy napojit KPI, popřípadě SLA a zohlednit je ve výši fakturace. Každé smlouvě lze přiřadit vlastní Workflov, které řeší její zakládání, ale i následné úpravy.

Výstupy a příklady užití Hlídání platností smluv a obnovování Hromadné zadávání cen – Step Up Generování plánu splátek a sledování čerpání Automatické upozorňování na plánované platby a zálohové platby na služby Optická archivace a verzování (při propojení s modulem DMS)

www.alstanet.cz

modul DMS


Evidence a procesy

Evidence všech dokumentů v elektronické podobě Adresářová struktura Řízení přístupových práv Možnost vyhledávání dle názvu, umístění, typu/kategorie, nebo klíčových slov Sledování verzí Možnost hromadného vkládání dokumentů včetně kontroly duplicit podle obsahu souboru Propojení dokumentů se záznamy v ostatních modulech AFM (např. budovy, smlouvy, faktury, subjekty, technologie apod.)

Modul DMS slouží pro správu sdílených souborů (dokumentů). Struktura dokumentů je tvořena složkami, ve kterých jsou obsaženy jednotlivé dokumenty. Tyto složky, popřípadě jednotlivé dokumenty lze napojit na konkrétní záznam napříč všemi evidovanými položkami (smlouvy, technologie, nemovitosti…) a lze jim přidělit přístupová práva (možnost číst, editovat, mazat atd.) pro všechny uživatele systému. Každému dokumentu, nebo složce jsou při tvorbě záznamu do DMS ručně přiřazeny atributy, podle kterých lze následně filtrovat (verze dokumentu, klíčová slova, kategorie dokumentu, popis dokumentu, platnost verze, komentář k verzi). Souhrn všech dokumentů je realizován pomocí přehledného stromu, kde lze sledovat adresářovou strukturu, a následně jednotlivé souborové přílohy (u každé je uvedena ikona o jaký typ souboru se jedná (typicky W pro MS Word atd.)).

Výstupy a příklady užití Průvodní list dokumentu (přehled verzí a datum platnosti) Stahování posledních verzí dokumentů z centrálního místa Ve vazbě na modul Smlouvy - hlídání termínů

www.alstanet.cz

modul

ARCHIV

verze 2.1 ZÁKLADNÍ SHRNUTÍ Evidence písemností pro archivaci Počítání a hlídání skartačních lhůt Písemnosti ukládané v archivačních krabicích Absenční výpůjčky a elektronické verze dokumentů Zákon č. 499/2004 Sb. (o archivnictví a spisové službě)

Evidence a procesy Modul eviduje písemnosti určené k archivování a umožňuje třídění a přeskupování dokumentů v archivační krabici opatřené pořadovým číslem. Dokumenty jsou rozřazeny podle skartačních skupin (S10. S05, …). Současně je možné definovat speciální skartační skupiny, pomocí kterých je vypočítávána doba skartace na základě doby vzniku dokumentu, popř. jiné definované hodnoty. Modul umožňuje vyžádání absenční výpůjčky a elektronické verze archivačních krabic, resp. Dokumentů. Cílem modulu je realizace jednoduchého systému přístupu k dokumentům, jejich půjčování nebo požadování skenování, vypůjčení konkrétního dokumentu, popřípadě celé krabice. Lze využít napojení na společnost poskytující spisovou službu (v případě využití ukládání krabic v externí společnosti). Evidování skartační lhůty u jednotlivých dokumentů je realizováno dle předpokladů zákona č. 499/2004 Sb. (o archivnictví a spisové službě). Podle skartační doby a délky platnosti dokumentů je vypočítáno datum skartace dokumentu. Dokumenty jsou sloučeny do jednotlivých krabic a každý šanon a tedy i dokument má určeného vlastníka a oddělení, ze kterého pochází. Krabice může nabývat různých, při implementaci uživatelem definovaných, stavů. Na tyto stavy je možno následně navázat určité akce, které budou v daném stavu povoleny (například stav krabice determinuje, které lze půjčit, které se plní atd.). Modul obsahuje veřejnou i administrační část. Ve veřejné části běžní uživatelé listují jednotlivými evidovanými dokumenty a mohou podat žádost o jejich vypůjčení.

Výstupy a příklady užití Přehled o všech archivovaných dokumentech, jejich době skartace, popř. doby kdy se má znovu rozhodnout o jejich osudu Přehled o výpůjčkách dokumentů Řízení přístupu k dokumentům podle jejich klasifikace (interní hodnocení důvěrnosti dokumentů)

www.alstanet.cz

modul

KLÍČE A KARTY


Evidence a procesy

Eviduje kompletní životní cyklus prostředků přístupu (klíče, přístupové karty) Přehledná evidence zámků a vložek Schvalování žádostí o klíče příslušnými odpovědnými osobami Objednávky chybějících klíčů a zámků Evidence systému generálního a hlavního klíče Generování předávacích protokolů Likvidace ztrát a vyčíslení škody

Modul slouží pro zachycení kompletního životního cyklu přístupových prostředků – klíčů a přístupových karet (proces je evidován od podání žádosti, přes schválení, vydání, evidenci až po likvidaci). Modul je přizpůsoben na systémy generálního a hlavních klíčů, kde jeden klíč, či karta umožňují přístup do několika prostor. Prakticky lze nahlížet na aktuální přehled o tom, kdo má do zadaných prostor přístup. Ve spojení s moduly CAD vizualizace a Nemovitosti poskytuje názorné vyjádření přístupových map. Ve veřejném rozhraní mohou zaměstnanci nahlížet na přidělené prostředky a žádat o vydání nových. Modul na základě evidence odpovědností automaticky vygeneruje žádost schvalovateli. Po schválení žádosti je požadavek notifikován na administrátora, který jej vyřeší a dokončí. Modul automaticky vygeneruje předávací protokol s vyplněnými daty. Evidenční podklady modulu lze využít při relokaci zaměstnance, či jeho výstupu ze společnosti. Modul podporuje doobjednávání chybějících prostředků, schválených žádostí a automatické navyšování na základě skutečně dodaných počtů. Z evidovaných dat dokáže vyčíslit škodu v případě ztráty klíče a nutnosti obměny zámků a výměn zbylých klíčů.

Výstupy a příklady užití Předávací protokol Mapa odemykaných prostor Seznam osob s přístupem do zadaných prostor Schvalovací workflow Náklady na výměnu v případě ztráty Sestavy plánů údržby dle nejrůznějších kritérií jako lokalita, období, dodavatel, nebo nákladové středisko

www.alstanet.cz

modul

BEZPEČNOST


Evidence a procesy

Sledování bezpečnostních událostí Krizové scénáře a plány pro řešení nestandardních událostí Varianty plánů a prioritizace podle struktury objektů a majetku Rozpad scénářů na etapy a nastavení notifikačních akcí Vazba na technologická zařízení kvůli inicializaci Dokumenty a nařízení vztahující se k požárům, poruchám a jiné

Modul se zabývá základními bezpečnostními aspekty vztahujícími se k zajištění zabezpečení a ostrahy budov (tzv. security) a rovněž základními prvky z krizového řízení (tzv. krizový management), kde se orientuje převážně na postupy a řešení v nestandardních situacích a mapuje jednotlivé varianty a verze různých řešení. Propojením s moduly Nemovitosti a Technologie vzniká přehled o technologiích vztahujících se k bezpečnosti, tj. takzvaných kritických míst budov (hlavní uzávěr plynu, vody, hlavní vypínač elektrického proudu, …) a únikové prostory (východy a cesty) z budovy. Umožňuje plánovat krizové scénáře, které jsou spouštěny ručně, nebo automaticky při vzniku krizové situace, nebo jiné nestandardní události. Každý scénář může existovat ve více variantách platných pro různé objekty (podle priority) a sbírat data z různých technologických zařízení, resp. různých bezpečnostních zón. Vlastní inicializace scénáře je možná ručním spuštěním (cvičné a testovací), nebo automatickou inicializací na základě „impulsů“ z technologických zařízení (čidla, kamery, čtečky), nebo jejich ústředen (EZS, EPS), kde již může být obsaženo nějaké vyhodnocení. Při propojení s modulem Plánovaná údržba je možno inicializovat scénář na základě neprovedení revizí, či kontrol technologií. Krizové scénáře jsou rozpadnuty na fáze, kterých může vzniknout libovolné množství, a jsou řazeny paralelně za sebou s možností časového odstupu. V rámci každé fáze je pak nutné vytvořit konkrétní akce, které jsou spouštěny paralelně. Akce mohou mít charakter notifikací (SMS, volání), nebo aktivace technických zařízení (nahrávání kamer, elektronické zamezení přístupu atd.). Akce jsou vázány na organizační strukturu, nikoliv konkrétní osoby. V případě dlouhodobých scénářů tedy fluktuace zaměstnanců nehraje roli. U bezpečnostních událostí je evidován typ události, osoba, která incident nahlásila, osoba která nahlášený incident prověřila (kontrolor, dispečer) a současně, které akce byly podniknuty pro vyřešení incidentu.

Výstupy a příklady užití Krizové scénáře dostupné v aktuální verzi Seznam notifikací ve vazbě na organizační strukturu společnosti Kniha bezpečnostních událostí Přehled o všech vchodech a východech z budovy, spolu s nastavením, které osoby (zaměstnanci, návštěvy) je mohou používat Přehled o zabezpečení a ostraze pracovních prostor (budov)

www.alstanet.cz

modul

ENERGIE


Evidence a procesy

Evidence spotřeb energií Automatické generování odečtů Místnosti napájené konkrétním měřidlem Statusy měřidel Stanovení energetické náročnosti Zobrazení měřidel a napojených ploch v CAD prohlížečce

Modul slouží k evidenci fakturačních a podružných odběrných míst, měřidel a spotřeb energií. Evidence je provázaná a lze tak zpětně dohledat uskutečněné odběry pro konkrétní měřidlo. Pro přehlednost dochází k archivaci starých odečtů, které jsou kdykoliv přístupné. Nejčastěji evidovanými druhy energií jsou elektřina, plyn, TUV, teplo a voda. Automatické generování plánů odečtů se provádí u každého aktivního měřidla. V rámci nadefinovaného kalendáře se odečty generují ve zvolené periodě. V případě, že odečet nebyl proveden v termínu, dojde k zobrazení notifikačního upozornění. Upozorňování lze rovněž nastavit pro odečty, které mají být v blízké budoucnosti provedeny. Pro zjednodušenou realizaci a evidenci odečtů lze z aplikace provést export měřidel a posléze provádět automatický import z tabulek odečtů evidovaných v souborech MS Excel. Měřidlům je stanoven status aktivní / neaktivní, který lze v rámci odběrného místa měnit. Historie změn použitých měřidel je evidována. Evidované údaje slouží k vyhodnocení energetické náročnosti jednotlivých objektů. Energetickou náročnost lze vyjádřit objemem, nebo obsahem ve vztahu k napájeným místnostem. Grafickou lokalizaci odběrných míst a měřidel lze provádět v kombinaci s moduly CAD Vizualizace a Nemovitosti (včetně napojení místností, tedy grafického náhledu na místnosti, které jsou k odběrnému místu napojeny).

Výstupy a příklady užití Odběry provedené za určité období (minulý rok) Měsíční nebo roční přehledy spotřeb jednotlivých druhů energií Sledování spotřeb energií na úrovni měst, staveb, podlaží a místností Porovnávání spotřeby v rámci regionu, nebo napříč regiony

www.alstanet.cz

modul

STĚHOVÁNÍ

verze 2.1 ZÁKLADNÍ SHRNUTÍ Evidence požadavků na stěhování Mapy volných míst Vizualizace fází stěhování

Evidence a procesy Modul pomáhá při řešení obvyklých problémů operativního umísťování nových zaměstnanců do prostor firmy, stěhování útvarů v rámci jedné, či více budov a optimalizaci využití kancelářských ploch. Do konceptu pasportu zavádí pojem pracoviště, které řeší virtuální rozdělení místností na části definované buď plochou, nebo vybavením (pracovní stůl). Ve spojení s modulem CAD vizualizace umožňuje okamžitě vyhledat a zobrazit volné prostory s požadovanou bonitou, plochy s volným prostorem větším než zadané kritérium, apod. Eviduje zásobník lidí, který slouží k nastavení určité skupiny osob, která je stěhována současně. Umožňuje automatickou definici vlastních návrhů vhodného umístění osob do zvolených prostor – budova, patro, místnost / bonit zcela automaticky, nebo realizaci každého umístění zvlášť administrátorem. Automatické, systémem navržené umístění lze ručně upravovat a korigovat. Jednotlivé návrhy lze kombinovat do variant, které lze po schválení časově naplánovat. Modul umožňuje vizualizaci původního umístění jednotlivých osob a jejich následné pasportizace po přestěhování. Mezi přídavné funkce patří sledování počtu uskutečněných přestěhování všech osob tak, aby došlo k maximálnímu omezení přesunu osob mezi pracovišti.

Výstupy a příklady užití Optimalizace stěhování osob dle definovaných parametrů Zobrazení v CAD prohlížečce dle Kategorie místnosti Zobrazení v CAD prohlížečce ve vrstvách podlaží – možnost zapínat / vypínat zobrazení místností, zdí a nábytku

www.alstanet.cz

modul INFORMAČNÍ TECHNOLOGIE verze 2.1 ZÁKLADNÍ SHRNUTÍ Evidence software a jeho licencí Evidence aktivních zařízení Síťová topologie a zobrazení ve výkresu Skladová evidence Zadávání požadavků zaměstnanců

Evidence a procesy Modul slouží k evidenci veškerého IT vybavení včetně síťové infrastruktury a softwarového vybavení společnosti. To vše v návaznosti na přidělení odpovědným zaměstnancům a lokalizaci. V modulu je evidován Typ (kabeláž, síťové prvky,…) a Podtyp zařízení (přepínač (switch), patch panel), které jsou hierarchicky svázané a slouží k definování celku, ve kterém se zařízení nachází. Obecná data o modelu, rychlosti, konektivitě, perifériích, rozměrech, atd. jsou evidována v Katalogu zařízení (notebook, běžná stanice, PC,…), kterému lze tento Typ a Podtyp přiřadit. U vlastních zařízení jsou evidována jejich výrobní a sériová čísla, IP adresy, evidenční čísla, servisní zásahy, záruční podmínky a změny konfigurace. U software (licence OEM, licence klasické, licence serverové) jsou evidovány počty, data pořízení, vypršení, pořizovací cena, stávající přiřazení, souhrnné počty potřebných licencí, atd. V kombinaci s modulem CAD Vizualizace lze ve výkresech zobrazit všechny komunikační rozvody včetně datových zásuvek v prostorách společnosti. Lze sledovat propojovací prvky sítě – přepínače (switche), huby atd. Evidovány jsou jednotlivé vstupy a výstupy a přiřazené IP adresy (rozsahy, masky, atd.). Provádí základní skladovou evidenci všech typů zařízení, která jsou na skladě a mohou být přidělena zaměstnancům. Zařízení a software lze v případě použití modulu Majetek párovat s jednotlivými položkami majetku. Na kartě každého zaměstnance lze dohledat údaje o aktuálně přiděleném zařízení. Ve spolupráci s modulem Helpdesk lze zadávat požadavky zaměstnanců přímo do aplikace a hlídat oprávněnost zaměstnance k žádosti o nové zařízení. Zaměstnanci mají možnost ve veřejném prostřední aplikace on-line sledovat jejich vyřizování. Sběr požadavků zaměstnanců je realizován správcem v administrační části.

Výstupy a příklady užití Licenční souhrny Generování potřebných zakoupení licencí a záruk na další rok Dosluhování a vypršení záruk vybraných zařízení Zapojení sítě, volné kapacity Generování soupisu majetku k inventuře

www.alstanet.cz

modul

INVESTICE


Evidence a procesy

Evidence plánovaných, probíhajících a uskutečněných investičních akcí Hierarchické členění: investice - etapy - úkoly Plánování rozpočtu a sledování jeho čerpání Evidence zúčastněných subjektů, osob a jejich rolí v projektu Evidence smluv týkajících se investice

Modul umožňuje snadný a rychlý přístup k informacím o investicích, které proběhly, probíhají, nebo jsou plánovány. Investice je vázána na nemovitost, které se investice týká, nákladové středisko a projekt, případně další alokační kódy, či účetní dimenze. Každá investice má svého manažera, který je za ní odpovědný. Investice jsou hierarchicky členěny a skládají se z etap s rozpadem na úkoly. Úkoly, které svým rozsahem zasahují do několika etap, mohou být vázány přímo na danou investici. Každý úkol má své dokumenty, které mohou být libovolného formátu (doc, xls, jpg, atd.). Je tak možné např. pomocí fotografií evidovat stav před zahájením a po ukončení úkolu. Úkoly lze přidělovat jednotlivcům i týmům (například v případě hromadného řešení). Úkoly mohou být časově provázané a podmíněné jako například v MS Project. Modul umožňuje plánovat rozpočet a sledovat jeho následné čerpání v rámci investice jako celku a zvlášť pro každou dílčí etapu dané investice, samozřejmě za předpokladu, že má každá etapa svou vlastní účetní dimenzi. Sumární přehled plánu a čerpání je pak zobrazen na kartě každé investice. V případě propojení s ERP aplikacemi se do investice automaticky připisují náklady a výdaje včetně jejich stavu (úhrada, záloha, odpisy, atd.), které byly v rámci investice realizovány. U každé investice je evidováno, které osoby a subjekty a v jakých rolích se na investici podílí, což umožňuje rychlé dohledání odpovědných osob včetně kontaktů přímo z karty investice. Při použití modulu Smlouvy se v záložce smlouvy na kartě investice zobrazují smlouvy a předpisy, které s investicí souvisejí.

Výstupy a příklady užití Komplexní přehled investičních akcí Hlídání termínů, rozpočtů a zodpovědností jednotlivých investičních akcí Přístup ke kontaktům zúčastněných osob a smlouvám z jedné karty

www.alstanet.cz

modul

PRÁDLO

verze 2.1 ZÁKLADNÍ SHRNUTÍ Sledování životního cyklu prádla Detailní popis prádla, cykly praní a využívání Údaje o prádle načteny přímo z RFID tagu Možnost exportu do standardního formátu MS Excel, nebo do IS

Evidence a procesy Modul umožňuje sledovat evidenci cyklů praní od příjmu konkrétních kusů do prádelny, z jakého oddělení přichází, jejich druh, počet kusů, výdej z prádelny resp. ze skladu na oddělení, uložení v prádelně, počet absolvovaných oprav, doba, po kterou je prádlo v opravě nebo na skladu a kdy proběhne výdej konkrétního kusu prádla pro konkrétní oddělení. Modul umožňuje práci až s deseti okny na jedné provozní stanici. Celý proces je evidován prostřednictvím RFID čipů. Modul umožňuje filtraci dat a tvorbu různých reportů, statistických sestav (např. výrobce prádla, délka životního cyklu prádla, četnost oprav, nejběžnější závada / výrobce, jak dlouho je prádlo přiděleno na oddělení či na skladě atd.). Modul detailně eviduje opravy a vyřazování prádla a to důvod opravy, druh opravy (co bylo předmětem opravy), jak dlouho zůstane prádlo v opravně resp. příchod a odchod prádla z opravy, od koho přišlo a to v následující struktuře: zodpovědná osoba a oddělení, likvidace prádla – datum. Modul umožňuje výdeje prádla dle předem připravené, v systému uložené objednávky, kterou lze při výdeji upravit dle aktuálního požadavku pracoviště (identifikace pracoviště pomocí šestimístného kódu a zkratky) Součástí modulu je rovněž vystavování dodacích listů splňujících požadavky, např. elektronický dodací list (data expedice na aktuální i na následující den, možnost opětovného otevření a editace již uzavřeného dodacího listu za účelem přidání nebo odebrání prádla, možnost ručního zápisu do položek prádla, které není označeno čipy a možnost fakturace na jednotlivá oddělení). Modul lze v budoucnu napojit i na odběratelskou část, resp. na různá oddělení, která přes modul Helpdesk zasílají požadavky na nové prádlo do prádelny s cílem zvyšovat přehled prádelny o rozmístění prádla a naopak snižovat předzásobení prádlem na různých odděleních.

Výstupy a příklady užití Seznam evidovaného prádla Evidence rozsahu oprav ve vazbě na dodavatele Správa požadavků na pořizování prádla

www.alstanet.cz

Doporuèení: Sestry z rùzných oddìlení posílají požadavky na prádlo na centr. sklad

Odd. A

Odd. B

Prádlo odcestuje ze skladu do prádelny. Prádlo, které je poškozené musí projít zpìt skladem a až pak do opravy

Odd. C

Odd. D

Èteèky na vstupu i na výstupu ze skladu. Výdej prádla do oddìlení je desková èteèka Výdej prádla do prádelny a opravy jsou tunelové èteèky

Centrální sklad a dispeèink

Dispeèink bude sledovat pohyb prádla a životní cyklus prádla. Informuje opravnu, kolik a kdy se má prádlo vrátit

Prádelna

Oprava prádla

Stav prádla v prádelnì – sleduje dispeèink

Sklad prádla v prádelnì

submodul FAKTURY A OBJEDNÁVKY verze 2.1 ZÁKLADNÍ SHRNUTÍ

Evidence a procesy

Přehledně eviduje všechny objednávky a faktury společnosti včetně jejich elektronických příloh Možnost párování Objednávky s Fakturou s možností dalšího dílčího zpracování Kompletní řízení oběhu dokumentu po společnosti Možnost nastavení schvalovacího WorkFlow pro každou objednávku, nebo fakturu Vazba do ERP společnosti

Submodul slouží jako rozšiřující část základní dodávky aplikačního Engine AMC a podpůrných evidenčních modulů Nemovitosti, Zaměstnanci, Majetek a Subjekty a je určen pro evidenci a řízený oběh dokumentů objednávky a faktury. Detailně eviduje všechny objednávky v rozsahu číslo, žadatel, dodavatel, druh služby, splatnost faktur, cena, vazba na konkrétní zakázku, nebo projekt, ale i kompletní schvalovací WorkFlow s objednávkou spojené. V praxi umožňuje založit v systému novou objednávku zcela v souladu s firemními procesy a spustit její schválení všemi zodpovědnými osobami, ale i přiložení všech nezbytných podkladů. Eviduje příchozí faktury v nezbytném detailu obvykle v souladu s firemními pravidly (dodavatel, číslo faktury, ceny, částky, datum uskutečnitelného zdanitelného plnění, datum splatnosti, jednotlivé položky faktury, scan originálu faktury a případná databázová vazba na dříve vytvořenou objednávku). V případě, že k přijaté faktuře existuje dříve vytvořená objednávka, je možné vytvořit jejich spárování pro další dílčí zpracování do ERP systému (evidence celého WorkFlow společnosti včetně všech spojených procesů, jejich vyhodnocování a měření, kdo a kdy objednávku vytvořil, kdo ji věcně a formálně schválil, kdo provedl objednání, kdy byla přijata faktura, kdo a kdy ji zadal do systému, kdo ji kdy věcně a formálně schválil atd. Na základě měření a vyhodnocení těchto procesů je pak u zákazníka možné sledovat efektivitu a rychlost procesů a navrhovat jejich zkvalitňování). K faktuře je možné spustit schvalovací WorkFlow v souladu s firemními procesy o schvalování faktur. Historie schvalovacího procesu je součástí evidované faktury. Schvalovatel může z fakturovaných položek schválit pouze jejich část, stejně jako může být jedna faktura schvalována více schvalovateli dle jejich zodpovědností a práv v souladu s firemními procesy společnosti. Všechna schvalovací WorkFlow u objednávek a faktur probíhají v souladu s funkčností submodulu Schvalování.

Výstupy a příklady užití Řízení oběhu faktur a objednávek Řešení schvalovacích WorkFlow až na úroveň položek objednávky / faktury Schvalování dokumentů v souladu s právy uživatelů (dle celkové výše položek, Nákladového střediska atd.)

www.alstanet.cz

submodul

SCHVALOVÁNÍ


Evidence a procesy

Aplikace konkrétních schvalovacích procesů, nebo šablon v rámci vybraných modulů a submodulů (Objednávky, Faktury…) Umožňuje vytváření schvalovacích šablon Definice schvalovacích WorkFlow na základě organizační struktury společnosti Možnost definice paralelních schvalovatelů (včetně varianty schvaluje jeden „z“) Vazba schvalovacích WorkFlow na změny stavů

Submodul slouží jako rozšiřující část základní dodávky aplikačního Engine AMC a podpůrných evidenčních modulů Nemovitosti, Zaměstnanci, Majetek a Subjekty a je určen pro definici schvalovacích WorkFlow v jednotlivých modulech. Umožňuje vytváření obecných šablon schvalování (např. schvaluje nadřízený, skupina „zaměstnanců“ popřípadě pracovní pozice, majitelé nákladových středisek, jeden ze tří členů středního managementu atd.) a tyto šablony kdykoliv aplikovat na nastalou situaci (konkrétní schvalovatelé jsou automaticky dohledáni v systému na základě propojení do HR systému zákazníka). Obdobně umožňuje vytvářet konkrétní „jmenovité“ schvalování (např. nastavit, že konkrétní požadavek podléhá schvalování „Františka Nováka“). Na základě vytvořené a již definované šablony, nebo konkrétního schvalování proběhne aplikace na konkrétní proces v aplikaci AFM. V praxi je tak např. možné nastavit konkrétnímu přechodu mezi stavy v modulu Helpdesk schvalovací WorkFlow, nebo příchozímu, popřípadě vydávanému dokumentu (faktura / objednávka) konkrétního schvalovatele (popřípadě jednoho ze skupiny schvalovatelů), dle jejich organizační pozice, zodpovědnosti za danou oblast, nebo nákladové středisko. Obdobně jsou schvalování aplikována u modulů Investice pro schválení např. etapy projektu, popřípadě jejího rozpočtu, nebo v modulu Autopark ke schválení knihy jízd a podobně. Schvalovatel je na základě definice v šabloně automaticky notifikován emailem, sms, popřípadě přímo v aplikaci. Součástí notifikační zprávy je odkaz přímo do schvalovacího WorkFlow (toto schvalování je publikované ve veřejné části aplikace AFM) s náhledem na všechny schvalovatele v roli povinný, a stavy, popřípadě komentáře u jednotlivých schvalovacích kroků. V rámci „mého“ schvalování existuje náhled na požadavek, popřípadě incident, včetně všech přiložených dokumentů (objednávka, zakázka, faktura atd.). Schvalovatel má možnost vrátit požadavek ke schválení zpět s komentářem, dotazem, nebo požadavkem na předělání, přidat do celého procesu schvalování další schvalovatele, nebo v rámci přijatého schvalovacího procesu vytvořit vlastní „podschvalování“ (např. v případě nejasností požádat o schválení kolegu z týmu, nebo jiného specialistu).

Výstupy a příklady užití Kompletní řízení WorkFlow společnosti napříč všemi implementovanými moduly )

www.alstanet.cz

modul AMC ENGINE verze 5.7 Evidence a procesy ZÁKLADNÍ SHRNUTÍ

Recommend Documents