MODUL WPOS Evidence písemností Příručka uživatele od verze 1.11.5
Atestace programů GORDIC® Ve shodě se zákonem č. 365/2000 Sb. o ISVS jsou produkty GORDIC® atestovány registrovaným atestačním střediskem Relsie na shodu s jednotlivými relevantními standardy ISVS.
GORDIC® spol. s r.o. , Erbenova 4, Jihlava Copyright © říjen 2002. Všechna práva vyhrazena
1
Obsah 1
OBSAH
2
2
ÚVOD
4
2.1 ZÁKLADNÍ KONVENCE 2.1.1 Formáty pro klávesnici 2.1.2 Způsoby užití myši 2.1.3 Základní ovládací prvky 2.1.4 Způsoby vyplňování polí 2.1.4.1 Vyplňování editačního pole 2.1.4.2 Vyplňování pole s verifikací údaje 2.1.4.3 Vyplňování pole s roletovou nabídkou 3
ZÁKLADNÍ ČINNOSTI V PROGRAMU 3.1 3.1.1 3.1.2 3.2 3.3 3.3.1 3.3.2 3.4
4
8
VSTUP DO PROGRAMU Přihlášení do programu Nejčastější uživatelské chyby při přihlášení do programu UKONČENÍ ČINNOSTI PROGRAMU TISK Jak zobrazit tiskovou sestavu Jak provést nastavení parametrů tisku POUŽITÍ NÁPOVĚDY
HLAVNÍ OKNO APLIKACE
OSTATNÍ TYPY OKEN
11 11 11 12
5.1 OKNO ČÍSELNÍKU 5.1.1 Jak vybrat řádek 5.1.2 Jak uzavřít okno 5.1.3 Význam tlačítek na formuláři číselníku 6
8 8 8 8 8 8 9 9 10
4.1 NÁSTROJOVÝ PRUH 4.1.1 Základní obsah nástrojového pruhu 4.1.2 Základní obsah nástrojového pruhu – formátování textu 5
5 5 5 6 6 6 6 7
12 12 12 12
FUNKCE APLIKACE A HLAVNÍ FORMULÁŘE PROGRAMU 6.1 SKUPINA FUNKCÍ AKTUALIZACE 6.1.1 Formulář Seznam došlých písemností 6.1.1.1 Možné činnosti na formuláři 6.1.1.2 Jak zadat novou došlou písemnost 6.1.1.3 Jak odstranit došlou písemnost 6.1.1.4 Jak vyřídit došlou písemnost Ad acta 6.1.1.5 Jak vložit došlou písemnost do spisu 6.1.1.6 Jak vyjmout došlou písemnost ze spisu 6.1.1.7 Jak vytvořit spis na základě došlé písemnosti 6.1.1.8 Jak předat došlou písemnost jinému pracovníkovi 6.1.1.9 Jak vytvořit odpověď na došlou poštu 6.1.1.10 Jak vložit došlou písemnost do archivu 6.1.1.11 Jak vložit poznámku k došlé písemnosti 6.1.1.12 Jak zobrazit emailovou zprávu přidruženou k písemnosti 6.1.2 Formulář Detail došlé písemnosti 6.1.2.1 Popis tlačítek na formuláři 6.1.3 Formulář Seznam odešlých písemností 6.1.3.1 Možné činnosti na formuláři 6.1.3.2 Jak zadat novou odešlou písemnost
2
13 13 13 13 14 14 14 15 15 15 16 16 17 18 19 19 20 20 21 22
6.1.3.3 Jak vložit odešlou písemnost do spisu 6.1.3.4 Jak vyjmout odešlou písemnost ze spisu 6.1.3.5 Jak vytvořit spis na základě odešlé písemnosti 6.1.3.6 Jak předat odešlou písemnost jinému pracovníkovi 6.1.3.7 Jak vložit odešlou písemnost do archivu 6.1.3.8 Jak předat odešlou písemnost k odeslání 6.1.3.9 Jak vytvořit poznámku k odešlé písemnosti 6.1.3.10 Jak vytvořit vlastní text odešlé písemnosti a vytisknout jej 6.1.4 Formulář Detail odešlé písemnosti 6.1.4.1 Popis tlačítek na formuláři 6.1.5 Formulář Seznam spisů 6.1.5.1 Možné činnosti na tomto formuláři 6.1.5.2 Jak vytvořit nový spis 6.1.5.3 Jak vytvořit novou došlou či poštu přímo ve spisu 6.1.5.4 Jak odstranit spis nebo došlou či odešlou poštu přiřazenou spisu z evidence 6.1.5.5 Jak vyřídit nebo uzavřít spis 6.1.5.6 Jak předat spis jinému pracovníkovi 6.1.5.7 Jak vložit spis do archivu 6.1.5.8 Jak přidělit spisu vyřizující písemnost 6.1.5.9 Jak vytvořit poznámku k písemnosti vložené do spisu 6.1.5.10 Jak vytvořit vlastní text odešlé písemnosti vložené do spisu a vytisknout jej 6.1.6 Formulář Detail spisu 6.2 SKUPINA FUNKCÍ ARCHIV 6.3 SKUPINA FUNKCÍ TISKOVÉ SESTAVY 6.3.1 Formulář Tisk podacích deníků 6.3.2 Formulář universálních výběrů z písemností a spisů 6.3.3 Formulář universálních výběrů z adresátů a odesílatelů 6.3.4 Formulář Seznam písemností k odeslání 6.3.4.1 Popis tlačítek na formuláři 6.3.5 Formulář Tisk předávacích protokolů 6.4 SKUPINA FUNKCÍ ČÍSELNÍKY 6.5 SKUPINA FUNKCÍ SERVIS
3
22 22 22 22 23 23 23 23 24 25 25 26 26 26 27 27 27 28 28 28 28 28 29 29 30 30 31 31 32 32 32 33
1 Úvod Aplikace Evidence písemností je součástí vývojové řady GORDIC® G3. Jde o aplikaci vyvíjenou speciálně pro operační systém Windows i když ji lze za určitých podmínek používat i pod jinými operačními systémy. Je určena pro zpracování agendy agendy došlé a odešlé pošty městského úřadu. Obsahuje oddělený seznam došlých a odešlých písemností a seznam spisů, do kterých je možné tyto písemnosti zařazovat. V programu jsou rozlišovány tři úrovně pracovníků, které mají tato omezení: • Podatelna – jedná se o pracovníka, který obvykle přijímá příchozí poštu a předává ostatním pracovníkům ke zpracování, přičemž může být zároveň i ten kdo vytváří odchozí písemnosti a vlastní spisy. Jde o jediný typ pracovníka, který může tisknout listy podacích deníků a pracovat s písemnostmi předanými k odeslání. • Vedoucí odboru – má možnost zapisovat odešlé písemnosti a zároveň tyto písemnosti předávat vedoucím odborů a referentům odboru, jehož je vedoucím. Dále má automaticky omezený pohled do došlých písemností a to jen na písemnosti patřící vlastnímu odboru tzn. vidí i písemnosti svých podřízených. • Referent – má největší omezení v jednotlivých pohledech. Může předávat písemnosti pouze svému vedoucímu a dále pak přímo na podatelnu, nikoliv již jiným vedoucím a referentům. V aplikaci i v této příručce je často zmiňován také zpracovatel písemnosti nebo spisu. Tím může být pouze jedna osoba, kterou je ten uživatel aplikace, který písemnost nebo spis vytvořil nebo ten, kterému byla písemnost či spis po vytvoření předána. Každá písemnost (i spis) je v tomto programu automaticky identifikována pomocí jednoznačného identifikátoru (PID). Tím je znemožněna záměna písemností. Tento identifikátor nahrazuje používání čísla jednacího (ČJ) jako jednoznačného identifikátoru, u kterého se unikátnost nedala zaručit. V programu není nositelem ČJ konkrétní písemnost, ale spis, což umožňuje velice jednoduše a korektně spojit všechny související písemnosti zařazené ve spise i přes ČJ. Dále jsou v tomto programu obsaženy vazby do dalších aplikací vývojové řady GORDIC® G3 a to: • Evidence obyvatel - možnost přebrat informace o občanovi • Stavební úřad - funguje jako „sběrna“ písemností z této aplikace Mezi další funkce patří: • Možnost přidružení emailové zprávy k záznamu o došlé písemnosti • Možnost tisku podacích deníků a to jak u odešlých tak i u došlých písemností • Tisk předávacích protokolů • Tisk sestavy pro Českou poštu a automatické počítání sazeb
4
1.1 Základní konvence Všechny formuláře aplikace mají společné znaky, které orientaci v nich usnadňují. Kromě příslušného menu na nich lze nalézt tlačítka a přepínače, které jsou jasně popsány. Dominantními tlačítky bývají tlačítka KONEC a OK, která způsobí konec práce a zavření formuláře. Tlačítko OK na rozdíl od tlačítka KONEC navíc provede uložení hodnot zadaných do formuláře (v případě číselníků provede převzetí vybrané hodnoty do formuláře z kterého byl otevřen). Sled kláves i přepínačů odpovídá nejčastěji používanému pořadí práce na formulářích. Číselníky lze zavolat ke spolupráci kliknutím na malém tlačítku u příslušné položky, které se číselník týká, nebo pomocí kláves CTRL a mezerník, je-li ovšem uživatel kurzorem umístěn v příslušné položce. Ovládání kurzoru v aplikaci se provádí standardně šipkami nebo klávesou ENTER resp. TAB. Opačný pohyb kurzoru zajistí kombinace kláves SHIFT + TAB. Samozřejmě lze kurzor přesunout i pomocí myši. Další významné obslužné klávesy jsou: • • •
INSERT nebo F2 ESC DELETE
spuštění editace položky odchod z editace položky, v případě číselníku odchod z číselníku mazání informací v položce
Jednotlivé formuláře jsou vybaveny nápovědou, kterou je možné standardně vyvolat klávesou F1. Pro práci s aplikací lze využít základní konvence a postupy, které napomáhají k jejímu usnadnění. Bližší vysvětlení je pak uživateli podáno v popisu jednotlivých procedur, případně je lze nalézt v nápovědě programu nebo v rejstříku uživatelské příručky. Pokud nenajdete odpověď v nápovědě programu nebo ve Vaší dokumentaci, obraťte se na svého správce systému. Uživatelské příručky programu používají pro snadné vyhledávání a správnou interpretaci níže uvedená vizuální vodítka, formáty pro klávesnici, popisy procedur, způsoby užití myši a volbu povelů. Program lze ovládat pomocí myši, většinu jeho částí také z klávesnice. Vzhledem k tomu, že většina administrativních pracovníků je zběhlejší v psaní na klávesnici, je vhodné využívat pro pohyb po jednotlivých položkách na obrazovce klávesu Tab (resp. Shift + Tab). V modulu je též možno používat „horké klávesy“ a to pomocí klávesy Alt + klávesa odpovídající požadované akci.
1.1.1
Formáty pro klávesnici
KLÁVESA1+KLÁVESA2 - znaménko plus (+) mezi klávesami znamená, že máte stisknout první klávesu a držet ji stisknutou, když tisknete druhou klávesu; např. stiskněte Alt + Esc znamená stisknout klávesu Alt, držet ji, a pak stisknout klávesu Esc, pak uvolnit obě klávesy. KLÁVESA1, KLÁVESA2 - čárka (,) mezi klávesami znamená stisknout a uvolnit klávesy, jednu za druhou; např. stiskněte Alt, Esc znamená stisknout a uvolnit klávesu Alt, a pak stisknout a uvolnit klávesu Esc . • •
Šipkové klávesy - je společný název pro směrové klávesy. Klávesa F1 otevření nápovědy.
1.1.2
Způsoby užití myši
Aplikace klade důraz na využívání myši. Není-li uvedeno jinak, předpokládá se použití levého tlačítka myši. Pro práci s myší platí následující zásady: • pomocí myši se řídí pohyb ukazovátka na obrazovce; • ukazovátkem pohybujete tak, že posouváte myš po rovné ploše v příslušném směru; • během pohybu myší netiskněte tlačítko myši; • pokud se dostanete na okraj plochy po níž myš posouváte, zvedněte ji a znovu položte doprostřed plochy; • ukazovátko se nemůže pohybovat pokud je myš ve vzduchu; • myš má dvě nebo tři tlačítka z nichž pro úlohy v programu budete používat levé tlačítko; • pohyb myši a stisknutí jejího tlačítka jsou činnosti používané při základních rutinách jako jsou ukázání, výběr a tažení; • ukázání - pohyb myši takovým způsobem abyste ukazovátko umístili na určitý objekt se nazývá ukázání na tento objekt;
5
• • • • 1. 2.
kliknutí - ukázání na objekt na obrazovce a stisknutí a uvolnění tlačítka myši se nazývá kliknutí, pomocí něho se pohybujete v dokumentu či vybíráte položky, umisťujete kurzor pro vpisování číslic a textu nebo stiskáte tlačítka na obrazovce; dvojité kliknutí - dvojitým kliknutím nazýváme ukázání na objekt a stisknutí - uvolnění tlačítka dvakrát rychle po sobě; tažení - držení tlačítka myši během pohybu ukazovátka se nazývá tažení; tato technika se používá např. při výběru textu v dokumentu. Volba povelů - pro tuto činnost program nabízí následující možnosti: volba povelů z nabídkového řádku (nabídky) se děje použitím myši nebo kombinace kláves; volba povelů v aplikačních nebo dialogových oknech se děje použitím tlačítek.
1.1.3
Základní ovládací prvky
Přepínače: Volba vybrána. Volba nevybrána. Tlačítka: Tlačítko aktivní – přístupné. Tlačítko nepřístupné - neaktivní . V daném okamžiku nelze toto tlačítko použít. Běžné aktivní tlačítko.
1.1.4 1.1.4.1
Způsoby vyplňování polí Vyplňování editačního pole
Můžete zadat textovou či číselnou položku podle okolností. Pokud je to potřeba, probíhá automatické formátování textu. Pokud jsou na zadávanou hodnotu kladeny speciální nároky, je na to obsluha upozorněna pouze pokud hodnota neodpovídá požadavku. Pokud je položka například omezena maximálním počtem znaků, nepovede se Vám více znaků zapsat. POZOR! Může se však stát, že máte text zprava doplněn mezerami a editační pole Vám již neumožní "vepsat" další znaky, i když pro Vás se situace jeví, jako když nemůžete připsat text na konec (nevšimnete si mezer zprava textu). Pokud je pole šedé, nelze do něj vepisovat (karta není v editačním módu nebo pole není dovoleno editovat).
1.1.4.2 • •
Vyplňování pole s verifikací údaje
Jedná se o pole, které je možno vyplnit dvojím způsobem: Ručně Výběrem hodnoty z číselníku, který je přístupný buď kliknutím na tlačítko se šipkou (umístěné vedle tohoto pole) nebo klávesovou zkratkou Ctrl + Mezerník.
V těchto polích program automaticky kontroluje správnost zadaných údajů (verifikace). Pokud je v těchto polích vyplněna špatná hodnota program na tuto skutečnost upozorní hlášením a následně otevře příslušný číselník, ze kterého lze převzít správnou hodnotu. Při práci s těmito poli musí být kurzor umístěn v požadovaném poli.
6
1.1.4.3
Vyplňování pole s roletovou nabídkou
V těchto polích vybírá uživatel příslušný údaj z roletové nabídky, která je buď pevně zadána, nebo se její obsah definuje některým z číselníků. Do tohoto pole nelze zapisovat jiné než nabízené údaje. Výběr údaje z roletové nabídky v tomto poli se může provádět následujícími způsoby: • Po kliknutí myši do tohoto pole nebo na symbol šipky vpravo od tohoto pole se rozvine roletová nabídka, kliknutím myši na požadovaný údaj se tento údaj zapíše do tohoto pole. • Je-li kurzor umístěn v tomto poli (pole je podbarveno), zobrazí se po stisknutí kurzorové šipky dolů resp. nahoru následující resp. předchozí údaj.
7
2 Základní činnosti v programu 2.1 Vstup do programu Instalace programu vytváří automaticky ikonu modulu Evidence písemností.
2.1.1
Přihlášení do programu
Proveďte dvojklik na ikonu zástupce Evidence písemností.
• • •
Napište přidělené heslo (na obrazovce se z ochranných důvodů zobrazují pouze hvězdičky). Stiskněte klávesu Enter nebo klikněte myší na tlačítko OK. Po ověření práva vstupu do programu se otevře hlavní nabídka programu.
2.1.2 • •
Nejčastější uživatelské chyby při přihlášení do programu
V přihlašovacím hesle se rozlišují velká a malá písmena. Případné chyby bývají často způsobeny neúmyslným stisknutím klávesy Caps Lock, někdy také záměnou písmen y a z na klávesnici.
2.2 Ukončení činnosti programu • • •
V hlavním okně programu klikněte na tlačítko Konec. Otevře se okno z dotazem „Opravdu chcete ukončit program ?“. - Kliknutím na tlačítko Ne zrušíte váš požadavek na uzavření. - Kliknutím na tlačítko Ano se program ukončí. Program jste tímto uzavřeli a vrátili jste se zpět do Windows.
2.3 Tisk Součástí programu je také tisk různých dokumentů (Předávacích protokolů, výběrových sestav atd.). V následujících popisech nejsou uvedeny základní pokyny pro připojení a nastavení lokálních a síťových tiskáren a tisk, ale postupy pro tisk sestav. Pro zajištění správného nastavení doporučujeme přenechat připojení a nastavení tiskáren správci systému WINDOWS.
2.3.1 • •
Jak zobrazit tiskovou sestavu
V otevřeném formuláři klikněte na tlačítko Sestava. Zobrazí se vybraná tisková sestava
8
2.3.2 • • • •
Jak provést nastavení parametrů tisku
Na nástrojové liště klikněte na ikonu se symbolem tiskárny. Zobrazí se okno „Print file“. Zadejte požadované údaje: rozsah tisku (All = všechny stránky, Page range = rozsah od / do), Počet kopií (pole Copies), třídění (Collate). Kliknutím na tlačítko OK se zadané údaje použijí pro tisk, přičemž se sestava vytiskne. Použijete-li tlačítko Cancel, okno se uzavře, aniž se zadané údaje použijí pro tisk.
2.4 Použití nápovědy Program doprovází nápověda, která slouží pro rychlou orientaci v jednotlivých činnostech. Ovládání celé nápovědy je standardní (Windows). •
• •
V hlavním nástrojovém okně ve volbě menu Nápověda, položka Nápověda, eventuelně kdykoliv během práce, stiskněte klávesu F1. - Program zobrazí Obsah nápovědy nebo heslo nápovědy týkající se přímo prováděné činnosti. - Uvnitř jednotlivých hesel nápovědy mohou být skoky (podtržená slova v zelené barvě). - Kliknutím na tyto skoky se zobrazí nové heslo nápovědy. - Tímto způsobem a pomocí tlačítek nástrojového pruhu se můžete pohybovat po jednotlivých heslech nápovědy. V nabídkovém pruhu klikněte na volbu Soubor vyberte položku Konec, nebo klikněte na symbol "křížku" v pravém horním rohu okna nápovědy. Program ukončí nápovědu a vrátí se zpět do předcházející aplikace.
9
3 Hlavní okno aplikace Výchozí formulář aplikace jehož zavřením ukončíte aplikaci.
Ukazovátko myši ukazuje místo, kde se provede akce jestliže stisknete tlačítko myši. Má dva tvary. Tvar Ikurzoru ukazuje-li do textu, a tvar šipky ukazuje-li na rubriku nebo ovladač. Titulkový pruh v oknech našeho programu obsahuje název právě otevřeného formuláře. Barva titulkového pruhu aktuálního aplikačního okna se liší od barvy titulkových pruhů aplikačních oken, která jsou zobrazena na monitoru, ale se kterými v současné době nepracujete.
Menu obsahuje seznam dostupných nabídek; nabídka obsahuje seznam povelů nebo činností, které můžete vykonávat v právě aktivním formuláři. Kliknutím levým tlačítkem myši se zobrazí nabídka činností.
Nástrojový pruh obsahuje soubor ikon (obrazců) korespondujících s některými nabídkami nabídkového pruhu. Jejich užití pomocí myši umožňuje rychleji a operativněji vyvolat požadovanou proceduru. Je používán výhradně u tiskových sestav.
Stavový pruh (také informační pruh) obsahuje informace o vybraném povelu. Okraj okna je vnější hrana okna, okraj okna můžeme pomocí myši na každé straně okna prodloužit nebo zkrátit. Aplikační okno - okno spuštěné aplikace. Dialogové okno – okno, ve kterém se sděluje nebo vyžaduje informace o úloze či chybová hlášení.
10
Vodorovný přetáčecí pruh slouží k vodorovnému posouvání dokumentu nebo záznamu v případě, kdy se celý dokument či tabulka nevejde do příslušného okna. Svislý přetáčecí pruh slouží ke svislému posouvání dokumentu nebo tabulky.
3.1 Nástrojový pruh Nástrojový pruh obsahuje soubor ikon, jejichž užití pomocí myši umožňuje rychleji a operativněji vyvolat požadovanou činnost. Nástrojový pruh obsahuje ikony určené pro uskutečnění stěžejních činností a je používán pouze u tiskových sestav.
3.1.1
Základní obsah nástrojového pruhu Tisk sestavy Skok na první stránku Skok na předchozí stránku Skok na další stránku Skok na poslední stránku Skok na definované číslo stránky
3.1.2
Základní obsah nástrojového pruhu – formátování textu Formát písma – styl (název fontu) a velikost Atributy písma (zleva: tučné písmo, kurzíva, podtržené písmo, přeškrtnuté písmo) Zarovnání (zleva: doleva, na střed, doprava, do bloku) Řádkování
11
4 Ostatní typy oken 4.1 Okno číselníku Výběrové okno se využívá při zadávání údajů do pole s verifikací údaje.
4.1.1 • •
Myší se zvolí požadovaný řádek (zvýrazní se modře) a výběr se potvrdí tlačítkem OK. Pokud je tlačítko OK zakázáno, není povoleno převzetí údajů.
4.1.2 • •
• •
•
•
Jak uzavřít okno
Po uskutečnění výběru se okno uzavírá automaticky. Uzavření otevřeného výběrového okna lze provést tlačítkem Konec.
4.1.3 •
Jak vybrat řádek
Význam tlačítek na formuláři číselníku
Tlačítko Oprava otevře formulář pro opravu vybrané věty z číselníku Tlačítko Nový otevře formulář pro vložení nové věty do číselníku Tlačítko Výmaz provede otevře dialog pro potvrzení výmazu vybrané věty. - Pokud jste se jisti touto operací stiskněte tlačítko Ano - V případě potřeby tuto operaci zrušit stiskněte tlačítko Ne Tlačítko Hledání otevře dialog s možností zadat hledanou hodnotu a také sloupec, ve kterém se tato hodnota bude hledat. Dále je zde možné zvolit styl hledání (přesná nebo částečná shoda). Znaky @ a .. (dvě tečky) se používají pro nahrazení části hledané hodnoty: - Znak @ zastupuje jeden znak - Znaky .. (dvě tečky) zastupují libovolnou skupinu znaků (např. chci vyhledat větu s kódem, který obsahuje 123 kdekoliv v celém kódu. Správný zápis v poli Hodnota je pak ..123..) Tlačítko Sestava spustí generování sestavy s opisem číselníku
12
5 Funkce aplikace a hlavní formuláře programu Všechny funkce aplikace jsou dostupné přes hlavní okno aplikace a jsou rozděleny do následujících skupin: • Aktualizace – slouží ke vkládání nových údajů do aplikace a jejich editaci • Archiv – slouží k zobrazení archivu případů, vyplacených dávek, rozhodnutí a seznamu stornovaných plateb • Tiskové sestavy – slouží k tvorbě přehledů údajů vložených do aplikace, tisku předávacích protokolů atp. • Číselníky – slouží k vložení a editací údajů do uživatelských číselníků aplikace. • Servis – slouží k servisním operacím s aplikací, nastavení tiskáren, uživatelů a parametrů aplikace. Dále je na hlavním okně aplikace umístěna funkce s názvem Konec, která slouží k ukončení práce s aplikací.
5.1 Skupina funkcí AKTUALIZACE Tato skupina funkcí obsahuje funkce nazvané: • Došlá pošta – otevírá formulář Seznam došlých písemností, který slouží především ke vkládání informací o nových došlých písemnostech, jejich opravám a dalším operacím s nimi. • Odeslaná pošta – otevírá formulář Seznam odešlých písemností, který slouží především ke vkládání informacích o nových odešlých písemnostech, jejich opravám a dalším operacím s nimi. • Spisy – otevírá formulář Seznam spisů, který slouží především ke vkládání spisů, jejich opravám a dalším operacím s nimi.
5.1.1
Formulář Seznam došlých písemností
Na tomto formuláři je zobrazen seznam všech přijatých písemností, které jsou umístěny v aktivní evidenci. Podle přístupových práv může být seznam písemností omezen.
5.1.1.1
Možné činnosti na formuláři
Součástí formuláře jsou výkonná tlačítka, která jsou dostupná v jeho pravé části a slouží pro práci s informacemi dané písemnosti označené v seznamu na tomto formuláři. Akce definované na jednotlivých tlačítkách je možné
13
vyvolat pomocí tzv. „horkých kláves“. Příslušné „horké klávesy“ jednotlivých tlačítek jsou tvořeny vždy klávesou „Alt“ a písmenem, které je vždy v popisu tlačítka podtrženo. Tip: Informace o akci definované na tlačítku a „horké klávesy“ se vždy zobrazí ve spodním stavovém řádku a to při nastavení ukazovátka myši na příslušné tlačítko. • • • • •
• • • • • • • • • • • •
Konec – ukončí práci s formulářem a vrátí se do hlavního formuláře aplikace. Oprava – otevře formulář s detailem vybrané písemnosti za účelem editace informací k ní zaevidovaných editace. Nový – otevře formulář pro vložení nového záznamu o došlé písemnosti. Výmaz – zruší záznam o došlé písemnosti. !!! Upozornění: Tato akce je nevratná !!! Hledání – umožňuje vyhledat písemnost dle následujících údajů: - PID, - číslo jednací, - věc, - datum přijetí. Sestava – zobrazí tiskovou sestavu s detailem písemnosti. Vyřídit – označí písemnost jako vyřízenou Ad acta. Vložit do sp. – vloží písemnosti do existujícího spisu Vyjm. Ze sp. – vyjme písemnosti ze spisu. Vytvořit spis – vytvoří spisu a následně do něj automaticky písemnost vloží. Předat – předá písemnost jinému pracovníkovi (seznam příjemců je omezen dle přístupových práv). Odpověď – vytvoří odešlou písemnost jako odpověď na v té chvíli vybranou došlou písemnost. Archivovat – převede vybranou písemnost do archivu. Historie – dle výběru uživatele otevře formulář s historií redistribuce písemnosti nebo historií změn písemnosti. Poznámka – zobrazí formulář pro zobrazení a editaci poznámky k písemnosti. Stav. úřad – vytvoří nový případ v aplikaci GORDIC® řady G3 Stavební úřad. Email – zobrazí emailovou zprávu přidruženou k dané písemnosti.
5.1.1.2
Jak zadat novou došlou písemnost
1. Na formuláři „Seznam došlých písemností“ stiskněte tlačítko Nový 2. Otevře se formulář pro zadání informací o nové písemnosti 3. V tomto formuláři vyplňte všechny povinné položky (jsou označeny fialovou barvou a je před jejich názvem znak „*“). Detailní informace o vyplnění tohoto formuláře naleznete v popisu formuláře „Detail došlé písemnosti“ (viz. následující o úroveň vyšší kapitola). 4. Pokud jste vyplnili vše co považujete za nutné můžete zadaná data stiskem tlačítka OK uložit, čímž zároveň dojde k opuštění tohoto formuláře.
5.1.1.3
Jak odstranit došlou písemnost
Pro odstranění došlé písemnosti z evidence je nutné stisknout tlačítko s názvem Výmaz. Tím dojde k výmazu označené písemnosti. Pravidlo: • nelze vymazat písemnost, která je součástí spisu; • POZOR !!! Vymazání písemnosti je nevratná akce
5.1.1.4
Jak vyřídit došlou písemnost Ad acta
Vyřídit došlou písemnost Ad acta, tedy označit ji jako vyřízenou bez toho aby byla vložena do spisu, lze pomocí stisknutí tlačítka s názvem Vyřídit. Tím bude písemnost označena jako vyřízená Ad acta. Pravidlo: • tímto způsobem nelze vyřídit písemnost, která již byla vložena do nějakého spisu.
14
5.1.1.5
Jak vložit došlou písemnost do spisu
Pro vložení došlé pošty do spisu je nutné stisknout tlačítko s názvem Vložit do sp. Poté se zobrazí formulář se seznamem všech spisů, který vypadá následovně:
V jeho horní části se nachází pole s roletovým seznamem, v kterém je možné zvolit jméno zpracovatel spisu a tak omezit celý seznam pouze na spisy, jejichž zpracovatelem je vybraný pracovník. Automaticky je v něm předvolen aktuální přihlášený pracovník. Seznam je možné třídit buď podle PIDu spisu, datumu jeho zaevidování, čísla jednacího, datumu vyřízení či datumu uzavření a to stiskem příslušného tlačítka umístěného nad seznamem. Pravidla: • do spisu nelze vložit písemnost, která již byla nějakému spisu přiřazena; • pokud dojde k vložení písemnosti, která byla předtím vyřízena Ad acta, potom tuto vlastnost po vložení do spisu ztratí a bude se řídit vlastnostmi spisu.
5.1.1.6
Jak vyjmout došlou písemnost ze spisu
Pro vyjmutí došlé písemnosti ze spisu je nutné stisknout tlačítko s názvem Vyjm. ze sp. Pravidlo: • nelze vyjímat písemnost, která ještě nebyla přiřazena žádnému spisu; • nelze vyjímat písemnost, která je součástí již uzavřeného spisu; • nelze vyjímat písemnost, která byla ve spisu označena jako vyřizující.
5.1.1.7
Jak vytvořit spis na základě došlé písemnosti
Pro vytvoření spisu na základě vytvořené došlé písemnosti je nutné stisknout tlačítko s názvem Vytvořit. Poté dojde k zobrazení následujícího formuláře:
15
V tomto formuláři jsou automaticky vyplněny veškeré údaje, které lze převzít z došlé písemnosti. Uživatel v podstatě nemusí vyplnit žádnou položku potvrdit formulář stiskem tlačítka s názvem OK čímž dojde k vytvoření nového spisu a automatickému vložení došlé písemnosti do tohoto spisu. Pravidlo: • tímto způsobem nelze vytvořit spis k písemnosti, která je již nějakému spisu přiřazena.
5.1.1.8
Jak předat došlou písemnost jinému pracovníkovi
Pro předání došlé písemnosti jinému pracovníkovi je nutné stisknout tlačítko s názvem Předat. Poté se zobrazí následující formulář:
V tomto formuláři je nutné vyplnit všechny povinné položky a předání potvrdit stiskem tlačítka OK. Pravidla: • písemnost nelze předat pracovníkovi, který již písemnost vlastní; • písemnost nelze předat pokud je vložená do spisu. • Seznam pracovníků, kterým lze písemnost předat je omezen dle nastavených přístupových práv
5.1.1.9
Jak vytvořit odpověď na došlou poštu
Pro vytvoření odpovědi na došlou písemnost, tedy pro vytvoření nové odešlé písemnosti s využitím základních údajů z došlé písemnosti, je nutné stisknout tlačítko s názvem Odpověď. Tím nejdříve otevře následující formulář:
16
V tomto formuláři je nutné ke každému z adresátů (kteří byli přebráni z došlé písemnosti) udat způsob, jakým jim bude písemnost odeslána. Po doplnění tohoto formuláře a jeho potvrzení stiskem tlačítka OK dojde k jeho uzavření a zobrazení formuláře pro tvorbu nové odešlé písemnosti. Jeho podobu a způsob jeho vyplnění je podobný jako u tvorby nové došlé písemnosti a je vysvětlen v samostatné kapitole. Pravidla: • tímto způsobem lze vytvořit odpověď na jakoukoli došlou písemnost; • způsoby odeslání, které se objevují v roletovém seznamu je možné upravovat, přidávat či vyjímat v číselníku způsobů odeslání
5.1.1.10 Jak vložit došlou písemnost do archivu Pro vložení došlé písemnosti do archivu je nutné stisknout tlačítko s názvem Archivovat. Poté dojde k přesunu došlé písemnosti spolu se všemi souvisejícími záznamy do archivní evidence došlých písemností. Pravidla: • Do archivu lze přesunout pouze písemnost, která byla vyřízena Ad acta. • Dále je možné vložit do archivu písemnost, která byla vložena do spisu jenž byl již uzavřen. V tomto případě dojde k přesunu nejen vybrané došlé písemnosti, ale i všech ostatních došlých a odešlých písemností jakožto i spisu v němž jsou obsaženy. Veškeré odešlé písemnosti však musí být předtím odeslány, jinak k přesunu nedojde.
17
5.1.1.11 Jak vložit poznámku k došlé písemnosti Pro vložení poznámky k došlé písemnosti je nutné stisknout tlačítko s názvem Poznámka. Tím dojde k zobrazení následujícího formuláře:
Tento formuláře se chová jako velmi jednoduchý textový editor. Lze do něj text vkládat či z něj text vyjímat přes schránku Windows. Zkratkové klávesy k ovládání editoru se zobrazí po stisku tlačítka Nápověda. K tlačítkům v nástrojové liště se objevují popisky ve stavovém řádku. Poznámku je také možné vytisknout a to po stisku tlačítka s vyobrazením tiskárny. Pravidla: • prohlížet poznámku k písemnosti je možné vždy • editovat poznámku je možné pouze tehdy, není-li písemnost součástí již uzavřeného spisu.
18
5.1.1.12 Jak zobrazit emailovou zprávu přidruženou k písemnosti Pro zobrazení emailové zprávy přidružené k písemnosti je nutné stisknout tlačítko s názvem Email. Poté dojde k otevření aplikace pro prohlížení emailových zpráv (Microsoft Outlook, Outlook Expres) a zobrazení dané zprávy. Pravidla: • Zobrazovat lze zprávy pouze u písemností, které mají na detailnímu formuláři zaškrtnutu volbu „k písemnosti existuje emailová zpráva“ . • Pro zobrazení zprávy je nutné, aby v aliasu POS_EMAIL byla uložena zpráva ve formátu .msg nesoucí název PID písemnosti. K ukládání zpráv dodává firma GORDIC® potřebný nástroj rozšiřující funkce Microsoft Outlook.
5.1.2
Formulář Detail došlé písemnosti
Tento formulář obsahuje detailní pohled na informace o došlé písemnosti. Má dvojí podobu. První pro došlé písemnost od jednoho odesílatele a podobu pro došlou písemnost od více odesílatelů. Na obrázku je zobrazena první ze zmíněných podob. Údaje v něm obsažené může editovat pouze zpracovatel písemnosti. Pravidla: • prohlížet lze jakoukoli písemnost zobrazenou v seznamu; • editovat lze pouze tu písemnost, která nebyla ještě vložena do spisu Popis položek na formuláři • PID – základní identifikátor písemnosti. Při tvorbě nového písemnosti aplikace vygeneruje toto jedinečné označení písemnosti. Uživatel nemůže toto číslo změnit. • Přijetí - datum – základní informace k písemnosti. Jedná se o datum, kdy byla písemnost přijata na podatelnu. Při tvorbě nové písemnosti je aplikací automaticky doplněno aktuální systémové datum počítače, na kterém je záznam o písemnosti vytvářen. • Čas – základní informace k písemnosti. Jedná se o čas, kdy byla písemnost přijata na podatelnu. Při tvorbě nové písemnosti je aplikací automaticky doplněn aktuální systémový čas počítače, na kterém je záznam o písemnosti vytvářen. • Číslo jednací – podružná informace k písemnosti. Jedná se o číslo zaevidované u spisu, do kterého je písemnost později po vytvoření případně vložena a skládá se ze dvou částí. První část je základní část (číslo jednací spisu). Tato informace nelze na tomto místě editovat a je automaticky doplněna vložením písemnosti do spisu. Druhá část je dodatek čísla jednacího a tuto lze po vložení písemnosti do spisu na tomto místě doplnit a uživatelem editovat. • PID spisu – podružná informace k písemnosti. Jedná se o základní identifikaci spisu, do kterého byla písemnost vložena. • Druh dopisu – podružná informace k písemnosti. Jedná se o identifikátor druhu dopisu z číselníku druhu písemností. • Termín vyříz. – základní informace k písemnosti. Jedná se o datum, do kterého má být písemnost vyřízena.
19
• • • • • • • • • • • •
Druh přílohy – podružná informace k písemnosti. Jedná se o identifikátor druhu přílohy z číselníku druhů přílohy. Počet příloh – podružná informace k písemnosti. Jedná se o počet příloh, které písemnost obsahuje. Věc – podružná informace k písemnosti. Jedná se o poznámku vyjadřující obsah písemnosti. Vlastník – základní informace k písemnosti. Jedná se o zpracovatele písemnosti. Při tvorbě nové písemnosti je tato informace aplikací automaticky doplněna. Spisový znak – základní informace k písemnosti. Jedná se o identifikátor spisového znaku z číselníku znaků spisového a skartačního plánu. Spisové heslo – základní informace k písemnosti. Jedná se i identifikátor spisového hesla z číselníku znaků spisového a skartačního plánu. Termín skart. – podružná informace k písemnosti. Jedná se o datum do kterého musí být písemnost uložena ve spisovně po jejím vyřízení. Okruh zařaz. – podružná informace k písemnosti. Jedná se o identifikaci okruhu zařazení z číselníku okruhů zařazení písemností. ČJ odesílatele – podružná informace k písemnosti. Jedná se číslo jednací, které přiřadil odesílatel dané písemnosti. Podací pošta – podružná informace k písemnosti. Jedná se o název podací pošty, na které byla písemnost předána k odeslání. Číslo – podružná informace k písemnosti. Jedná se o číslo podací pošty, na které byla písemnost předána k odeslání. Stav – základní informace k písemnosti. Jedná se o stav vyřízení písemnosti. Tuto informaci doplňuje aplikace automaticky a uživatel ji nemůže nikterak na tomto místě editovat.
Dále se na formuláři vyskytuje příznak, zda existuje záznamu o písemnosti její emailová podoba a informace o odesílateli (popřípadě seznam odesílatelů)
5.1.2.1
Popis tlačítek na formuláři
Na formuláři se vyskytují následující tlačítka: • • • •
OK – uloží změny provedené na formuláři a ukončí práci s ním. Konec – ukončí práci s formulářem. Zkopírovat PID do schránky – zkopíruje PID písemnosti do schránky (Clipboardu) operačního systému Windows pro jeho přenos mezi jinými aplikacemi. Zapsat do adresáře – uloží zadané informace o odesílateli písemnosti do adresáře aplikace.
5.1.3
Formulář Seznam odešlých písemností
Na tomto formuláři je zobrazen seznam všech odešlých písemností umístěných v aktivní evidenci. Podle přístupových práv může být seznam písemností omezen.
20
5.1.3.1
Možné činnosti na formuláři
Součástí formuláře jsou výkonná tlačítka, která jsou dostupná v jeho pravé části a slouží pro práci s informacemi dané písemnosti označené v seznamu na tomto formuláři. Akce definované na jednotlivých tlačítkách je možné vyvolat pomocí tzv. „horkých kláves“. Příslušné „horké klávesy“ jednotlivých tlačítek jsou tvořeny vždy klávesou „Alt“ a písmenem, které je vždy v popisu tlačítka podtrženo. Tip: Informace o akci definované na tlačítku a „horké klávesy“ se vždy zobrazí ve spodním stavovém řádku a to při nastavení ukazovátka myši na příslušné tlačítko. • • • • •
• • • • • • • • •
Konec – ukončí práci s formulářem a vrátí se do hlavního formuláře aplikace. Oprava – otevře formulář s detailem vybrané písemnosti za účelem editace informací k ní zaevidovaných editace. Nový – otevře formulář pro vložení nového záznamu o odešlé písemnosti. Výmaz – zruší záznam o odešlé písemnosti. !!! Upozornění: Tato akce je nevratná !!! Hledání – umožňuje vyhledat písemnost dle následujících údajů: - PID, - číslo jednací, - věc, - datum přijetí. Sestava – zobrazí tiskovou sestavu s detailem písemnosti. Vložit do sp. – vloží písemnosti do existujícího spisu Vyjm. Ze sp. – vyjme písemnosti ze spisu. Vytvořit spis – vytvoří spisu a následně do něj automaticky písemnost vloží. Předat – předá písemnost jinému pracovníkovi (seznam příjemců je omezen dle přístupových práv). Archivovat – převede vybranou písemnost do archivu. Historie – dle výběru uživatele otevře formulář s historií redistribuce písemnosti nebo historií změn písemnosti. Poznámka – zobrazí formulář pro zobrazení a editaci poznámky k písemnosti. Text – zobrazí formulář pro zobrazení a editaci textu písemnosti
21
5.1.3.2
Jak zadat novou odešlou písemnost
1. Na formuláři „Seznam odešlých písemností“ stiskněte tlačítko Nový 2. Otevře se formulář pro zadání informací o nové písemnosti 3. V tomto formuláři vyplňte všechny povinné položky (jsou označeny fialovou barvou a je před jejich názvem znak „*“). Detailní informace o vyplnění tohoto formuláře naleznete v popisu formuláře „Detail odešlé písemnosti“ (viz. následující o úroveň vyšší kapitola). 4. Pokud jste vyplnili vše co považujete za nutné můžete zadaná data stiskem tlačítka OK uložit, čímž zároveň dojde k opuštění tohoto formuláře.
5.1.3.3
Jak vložit odešlou písemnost do spisu
Pro vložení odešlé pošty do spisu je nutné stisknout tlačítko s názvem Vložit do sp. Poté se zobrazí formulář se seznamem všech spisů. V jeho horní části se nachází pole s roletovým seznamem, v kterém je možné zvolit jméno zpracovatel spisu a tak omezit celý seznam pouze na spisy, jejichž zpracovatelem je vybraný pracovník. Seznam je možné třídit buď podle PIDu spisu, datumu jeho zaevidování, jednacího čísla, datumu vyřízení či datumu uzavření a to stiskem příslušného tlačítka umístěného nad seznamem. Formulář také obsahuje tlačítka na vkládání nového spisu, opravu, výmaz, hledání a tisk detailu spisu. Tyto jsou umístěna po pravé straně seznamu. K jejich funkčnosti se vyjadřujeme v samostatné kapitole pojednávající o Seznamu spisů. Pravidlo: • do spisu nelze vložit písemnost, která již byla nějakému spisu přiřazena;
5.1.3.4
Jak vyjmout odešlou písemnost ze spisu
Pro vyjmutí odešlé písemnosti ze spisu je nutné stisknout k okamžitému provedení této operace.
tlačítko s názvem Vyjm. ze sp. Poté dojde
Pravidlo: • nelze vyjímat písemnost, která ještě nebyla přiřazena žádnému spisu; • nelze vyjímat písemnost, která je součástí již uzavřeného spisu; • nelze vyjímat písemnost, která byla ve spisu označena jako vyřizující.
5.1.3.5
Jak vytvořit spis na základě odešlé písemnosti
Pro vytvoření spisu na základě vytvořené odešlé písemnosti je nutné stisknout tlačítko s názvem Vytvořit spis. V tomto formuláři jsou automaticky vepsány veškeré údaje, které lze převzít z odešlé písemnosti. Uživatel v podstatě nemusí vyplnit žádnou položku, stačí jen potvrdit formulář stiskem tlačítka OK. Tím dojde k vytvoření nového spisu a automatickému vložení odešlé písemnosti do tohoto spisu. Pravidlo: • tímto způsobem nelze vytvořit spis k písemnosti, která je již nějakému spisu přiřazena
5.1.3.6
Jak předat odešlou písemnost jinému pracovníkovi
Pro předání došlé písemnosti jinému pracovníkovi je nutné stisknout tlačítko s názvem Předat. V tomto formuláři je nutné vyplnit všechny povinné položky a předání potvrdit stiskem tlačítka OK, čímž dojde k změně zpracovatele písemnosti. Pravidla: • písemnost nelze předat pracovníkovi, který již písemnost vlastní; • písemnost nelze předat pokud je vložená do spisu
22
5.1.3.7
Jak vložit odešlou písemnost do archivu
Pro vložení odešlé písemnosti do archivu je nutné stisknout tlačítko s názvem Archivovat. Poté dojde k přesunu odešlé písemnosti spolu se všemi souvisejícími záznamy s touto písemností do archivní evidence odešlých písemností. Pravidlo: • do archivu je možné převést pouze písemnost, která je vložena do spisu jenž byl již uzavřen. Přitom dojde k přesunu nejen vybrané došlé písemnosti, ale i všech ostatních odešlých a došlých písemností jakožto i spisu v němž jsou obsaženy. Veškeré odešlé písemnosti však musí být předtím odeslány, jinak k přesunu nedojde.
5.1.3.8
Jak předat odešlou písemnost k odeslání
K předání odešlé písemnosti k odeslání, tedy předání k zaznamenání o fyzickém odeslání písemnosti způsobem jaký byl pro jednotlivé její adresáty vybrán, je nutné stisknout tlačítko s názvem Odeslat. Tím dojde k předání písemnosti pracovníkovi s právy podatelny k odeslání. Zároveň jestliže zpracovatelem písemnosti je pracovník, který nemá práva podatelny, potom se před samotným předáním objeví ještě formulář pro předání písemnosti jinému pracovníkovi. Teprve po jeho potvrzení tlačítkem OK dojde k samotnému předání písemnosti k odeslání. Pravidlo: • odeslat je možné pouze písemnost, která byla vložena do nějakého spisu (jedná se o převzetí čísla jednacího ze spisu)
5.1.3.9
Jak vytvořit poznámku k odešlé písemnosti
Pro vložení poznámky k odešlé písemnosti je nutné stisknout tlačítko s názvem Poznámka. Tento formulář se chová jako velmi jednoduchý textový editor. Lze do něj text vkládat či z něj text vyjímat přes paměťovou schránku Windows. Zkratkové klávesy k ovládání editoru se zobrazí po stisku tlačítka Nápověda. K tlačítkům v nástrojové liště se objevují popisky ve stavovém řádku. Poznámku je také možné vytisknout a to po stisku tlačítka s vyobrazením tiskárny. Pravidla: • prohlížet poznámku k písemnosti je možné vždy • editovat poznámku je možné pouze tehdy, není-li písemnost součástí již uzavřeného spisu.
5.1.3.10 Jak vytvořit vlastní text odešlé písemnosti a vytisknout jej Pro vytvoření vlastního textu odešlé písemnosti, tedy pro vytvoření samotného obsahu písemnosti, se v aplikaci využívá stejný textový editor jako pro vytvoření poznámky k písemnosti. Formulář s tímto editorem pro vytvoření a editaci vlastního textu se zobrazí po stisku tlačítka s názvem Text. Pravidla: • prohlížet vlastní text písemnosti je možné vždy • editovat vlastní text je možné pouze tehdy, není-li písemnost součástí již uzavřeného spisu.
23
5.1.4
Formulář Detail odešlé písemnosti
Formulář obsahuje detailní pohled na údaje odešlé písemnosti, přičemž v nich lze měnit a doplňovat všechny údaje s bílým pozadím. Pravidlo: • pokud je písemnost vložena do spisu, který byl již vyřízen, a zároveň ještě nebyla odeslána potom lze editovat pouze údaje: Typ zásilky a Hodnota zásilky; • pokud byla písemnost již odeslána, nelze v jejím detailu již provádět žádnou editaci. Popis položek na formuláři • PID – základní identifikátor písemnosti. Při tvorbě nového písemnosti aplikace vygeneruje toto jedinečné označení písemnosti. Uživatel nemůže toto číslo změnit. • Datum zaev. – základní informace k písemnosti. Jedná se o datum, kdy byla písemnost vytvořena. Při tvorbě nové písemnosti je aplikací automaticky doplněno aktuální systémové datum počítače, na kterém je záznam o písemnosti vytvářen. • Číslo jednací – podružná informace k písemnosti. Jedná se o číslo zaevidované u spisu, do kterého je písemnost později po vytvoření případně vložena a skládá se ze dvou částí. První část je základní část (číslo jednací spisu). Tato informace nelze na tomto místě editovat a je automaticky doplněna vložením písemnosti do spisu. Druhá část je dodatek čísla jednacího a tuto lze po vložení písemnosti do spisu na tomto místě doplnit a uživatelem editovat. • PID spisu – podružná informace k písemnosti. Jedná se o základní identifikaci spisu, do kterého byla písemnost vložena. • Druh dopisu – podružná informace k písemnosti. Jedná se o identifikátor druhu dopisu z číselníku druhu písemností. • Druh přílohy – podružná informace k písemnosti. Jedná se o identifikátor druhu přílohy z číselníku druhů přílohy. • Počet příloh – podružná informace k písemnosti. Jedná se o počet příloh, které písemnost obsahuje. • Věc – podružná informace k písemnosti. Jedná se o poznámku vyjadřující obsah písemnosti. • Vlastník – základní informace k písemnosti. Jedná se o zpracovatele písemnosti. Při tvorbě nové písemnosti je tato informace aplikací automaticky doplněna. • Spisový znak – základní informace k písemnosti. Jedná se o identifikátor spisového znaku z číselníku znaků spisového a skartačního plánu.
24
• • • • • • •
Spisové heslo – základní informace k písemnosti. Jedná se i identifikátor spisového hesla z číselníku znaků spisového a skartačního plánu. Termín skart. – podružná informace k písemnosti. Jedná se o datum do kterého musí být písemnost uložena ve spisovně po jejím vyřízení. Okruh zařaz. – podružná informace k písemnosti. Jedná se o identifikaci okruhu zařazení z číselníku okruhů zařazení písemností. Typ zásilky – základní informace k písemnosti. Jedná se identifikátor typu zásilky z číselníku sazeb České pošty. Hodnota – podružná informace k písemnosti. Jedná se o číselné vyjádření hodnoty (váhy v gramech) zásilky pro výpočet poštovného. Cena – podružná informace k písemnosti. Jedná se o finanční vyjádření ceny (poštovného) zásilky. Stav – základní informace k písemnosti. Jedná se o stav vyřízení písemnosti. Tuto informaci doplňuje aplikace automaticky a uživatel ji nemůže nikterak na tomto místě editovat.
Dále se na formuláři vyskytuje seznam příjemců (adresátů) písemnosti.
5.1.4.1
Popis tlačítek na formuláři
Na formuláři se vyskytují následující tlačítka: • • • • •
OK – uloží změny provedené na formuláři a ukončí práci s ním. Konec – ukončí práci s formulářem. Nový – otevře formulář s detailem adresáta pro vložení nového příjemce písemnosti. Oprava – otevře formulář s detailem adresáta pro editaci údajů o příjemci písemnosti vybraném v seznamu adresátů. Výmaz – provede odstranění vybraného příjemce písemnosti ze seznamu adresátů.
5.1.5
Formulář Seznam spisů
Na tomto formuláři je zobrazen seznam všech spisů umístěných v aktivní evidenci. Podle přístupových práv může být seznam omezen.
25
5.1.5.1
Možné činnosti na tomto formuláři
Na tomto formuláři jsou umístěny v podstatě dva v jedné chvíli viditelné seznamy. První, svou velikostí na tomto formuláři největší, je seznam všech spisů. Druhý, seznam umístěný na záložce, je umístěný přímo pod seznamem spisů a obsahuje výčet došlých a odešlých písemností přiřazených spisu. Obsah tohoto seznamu se mění zároveň s přechodem z jednoho spisu na druhý. Na formuláři jsou dostupná níže popsaná tlačítka, z nichž některá jsou aktivní pro záznamy z obou seznamů (tzv. víceúčelová tlačítka), vždy však pro ten seznam, v které se uživatel nachází. Vlastnosti tlačítek jsou následující: • Konec – Ukončí práci s formulářem a vrátí se do hlavního formuláře aplikace • Oprava – otevře formulář s detailem vybrané věty s možností editace. Tento formulář je shodný s formulářem pro vložení nového spisu (vybral-li uživatel jako aktivní seznamu spisů) nebo s formulářem nové došlé nebo odešlé pošty (vybral-li uživatel jako aktivní záložkový seznam odešlé nebo došlé pošty). V tomto případě lze pomocí tohoto formuláře písemnost do tohoto spisu užít pouze k prohlížení. • Nový – otevře formulář pro vložení nového spisu. Toto tlačítko je tedy aktivní pouze pro seznam spisů. • Výmaz – Zruší záznam. Spis zruší pouze v případě, že mu ještě nebyla přidělena žádná došlá či odešlá písemnost. Došlou či odešlou písemnost pouze tehdy, nebyla-li označena jako vyřizující pro spis. !!!Upozornění: Tato akce je nevratná !!! • Hledání – zobrazí formulář pro vyhledání spis dle následujících údajů: - PID - Číslo jednací - Věc - Datum založení Pozn.: Vyhledávaní funguje pouze pro seznam spisů • Sestava – zobrazí tiskovou sestavu s opisem detailu záznamu. V případě spisu zobrazí nejen spis, ale i výpis všech do něj vložených písemností. V případě došlé či odešlé pošty zobrazí detail vybrané písemnosti. • Vyřídit/uzav. – otevře formulář pro vyřízení nebo uzavření spisu. • Předat – předá spis jinému pracovníkovi (seznam příjemců je omezen dle přístupových práv) • Archivovat – převede vybraný spis do archivu. • Historie – dle výběru uživatele otevře formulář buď s historií redistribuce spisu nebo s historií změn spisu • Vyřizující – vybranou písemnost zaeviduje do spisu jako vyřizující • Poznámka – zobrazí formulář pro zobrazení a editaci poznámky k písemnosti vložené do spisu • Text – zobrazí formulář pro zobrazení a editaci textu písemnosti vložené do spisu. • Stav. úřad – vytvoří nový případ v aplikaci GORDIC® řady G3 Stavební úřad. • Email – zobrazí emailovou zprávu přidruženou k dané písemnosti.
5.1.5.2
Jak vytvořit nový spis
1. Na formuláři „Seznam spisů“ se přemístěte do horního seznamu (seznamu spisů) a stiskněte tlačítko Nový. 2. Otevře se formulář pro zadání informací o novém spisu. 3. V tomto formuláři vyplňte všechny povinné položky (jsou označeny fialovou barvou). Detailní informace o vyplnění tohoto formuláře naleznete v popisu formuláře „Detail spisu“ (viz. následující kapitola). 4. Pokud jste vyplnili vše co považujete za nutné můžete zadaná data stiskem tlačítka OK uložit a formulář opustit.
5.1.5.3
Jak vytvořit novou došlou či poštu přímo ve spisu
Jelikož je tlačítko Nový na tomto formuláři považováno za tzv. víceúčelové tlačítko, je možné po jeho stisku vytvořit také novou došlou nebo odešlou poštu. Postup je stejný jako u tvorby nového spisu, avšak je nutné se nacházet v záložkovém seznamu umístěném pod seznamem spisů: 1. Na formuláři „Seznam spisů“ se přemístěte do horního seznamu (seznamu spisů) a vyberte spis, do kterého má být nová písemnost vložena. 2. Přemístěte se do záložkového seznamu písemností umístěného pod seznamem spisů, vyberte si přitom i záložku Odešlá nebo došlá pošta, podle toho jakou písemnost chcete vytvářet. 3. Stisknete tlačítko Nový umístěné napravo od seznamu. 4. Otevře se formulář pro zadání informací o novém písemnosti. 5. V tomto formuláři vyplňte všechny povinné položky (jsou označeny fialovou barvou). 6. Pokud jste vyplnili vše co považujete za nutné můžete zadaná data uložit stiskem tlačítka OK.
26
5.1.5.4
Jak odstranit spis nebo došlou či odešlou poštu přiřazenou spisu z evidence
Pro odstranění spisu z evidence je nutné se nacházet v seznamu spisů a stisknout tlačítko s názvem Výmaz. Tím dojde k výmazu spisu. Jelikož je však tlačítko Výmaz považováno za tzv. víceúčelové tlačítko, je nutné aby se uživatel při výmazu nacházel právě v tom seznamu, z kterého chce záznamy odstraňovat. Pokud se uživatel nachází v záložkovém seznamu došlé nebo odešlé pošty vložené do spisu, potom dojde po stisku tlačítka Výmaz k výmazu došlé nebo odešlé písemnosti.
•
Pravidla: • na tomto formuláři lze vymazat i písemnost, tzn. písemnost, která je vložená do spisu; • POZOR !!! vymazání písemnosti je akce nevratného charakteru; • nelze vymazat došlou či odešlou písemnost z již vyřízeného nebo uzavřeného spisu; nelze vymazat spis, kterému již byla přiřazena nějaká došlá nebo odešlá písemnost.
5.1.5.5
Jak vyřídit nebo uzavřít spis
Pro vyřízení, nebo uzavření spisu je nutné stisknout tlačítko s názvem Vyřídit/uzav.. Poté dojde k zobrazení následujícího formuláře:
V tomto formuláři je nutné vyplnit všechny povinné položky a pořízené informace uložit stiskem tlačítka OK. Je možné spis tímto způsobem pouze vyřídit, což se zajistí nezatržením tlačítka uzavřít. Pro uzavření je nutné toto tlačítko zatrhnout. Pokud se uživatel rozhodne spis pouze vyřídit, přenesou se o tom po potvrzení formuláře stiskem tlačítka OK informace do písemnosti. Pokud se poté někdy uživatel rozhodne spis uzavřít provede stejný postup začínající stiskem tlačítka Vyřídit/uzav. znovu a pouze doplní informace o uzavření.
5.1.5.6
Jak předat spis jinému pracovníkovi
Pro předání spisu jinému pracovníkovi je nutné stisknout tlačítko s názvem Předat čímž dojde k otevření příslušného formuláře. V něm je nutné vyplnit všechny povinné položky a předání potvrdit stiskem tlačítka OK, čímž dojde k změně zpracovatele písemnosti. Pravidlo: • písemnost nelze předat pracovníkovi, který již spis vlastní;
27
5.1.5.7
Jak vložit spis do archivu
Pro vložení spisu do archivu je nutné stisknout tlačítko s názvem Archivovat. Poté dojde k přesunu celého spisu, tedy spisu spolu se všemi došlými a odešlými písemnosti a všemi souvisejícími záznamy do archivní evidence. Pravidlo: • do archivu je možné převést pouze uzavřený spis. Veškeré odešlé písemnosti však musí být předtím odeslány, jinak dojde k zobrazení chybové hlášky a k přesunu nedojde.
5.1.5.8
Jak přidělit spisu vyřizující písemnost
Pro přidělení vyřizující písemnosti spisu je nutné se nejdříve přemístit na záložkový seznam došlých nebo odešlých písemností spisu, vybrat písemnost, která má být pro spis jako vyřizující a stisknout tlačítko s názvem Vyřizující. Tím dojde k zapsání vyřizující písemnosti do spisu. Pravidla: • spisu lze kdykoliv přidělit jako vyřizující jakoukoliv jinou písemností, která je do tohoto spisu vložená; • spisu, který je uzavřen již nelze přidělit žádnou písemnost jako vyřizující.
5.1.5.9
Jak vytvořit poznámku k písemnosti vložené do spisu
Jedná se o naprosto stejný postup jako u tvorby poznámky k došlé nebo odešlé písemnosti. Uživatel se však musí nejdříve přesunout do seznamu došlých a odešlých písemností vložených do spisu a vybrat danou písemnost. Pravidla: • prohlížet lze poznámku u jakékoliv písemnosti vložené do spisu • editovat lze poznámku pouze u těch písemností, které jsou vložené do ještě neuzavřeného spisu.
5.1.5.10 Jak vytvořit vlastní text odešlé písemnosti vložené do spisu a vytisknout jej I zde se jedná se o naprosto stejný postup jako u tvorby textu k odešlé písemnosti. Uživatel se však musí nejdříve přesunout do seznamu odešlých a odešlých písemností vložených do spisu a vybrat danou odešlou písemnost. Pravidla: • prohlížet lze vlastní text u jakékoliv odešlé písemnosti vložené do spisu • editovat lze vlastní text pouze u těch odešlých písemností, které jsou vložené do ještě neuzavřeného spisu.
5.1.6
Formulář Detail spisu
Formulář obsahuje detailní pohled na údaje spisu, přičemž v nich lze měnit a doplňovat všechny údaje s bílým pozadím. Jelikož je tlačítko Oprava použito pro zobrazení detailu spisu i došlých a odešlých písemností, je nutné pro zobrazení výše vyobrazeného formuláře nacházet se při jeho stisku v seznamu spisů. Pokud se uživatel nachází v
28
seznamu došlé nebo odešlé pošty vložené do spisu, potom dojde po stisku tlačítka Oprava k otevření detailu došlé nebo odešlé písemnosti. Pravidlo: • pokud se jedná o zobrazení detailu vyřízeného spisu, nebo zobrazení detailu písemnosti již vyřízeného spisu, nelze již provádět žádné změny. Výjimka je u odešlé pošty, kde lze ještě měnit údaje o typu zásilky a její hodnotě, v případě, že ještě nebyla odeslána. Popis položek na formuláři • PID – základní identifikátor spisu. Při tvorbě nového spisu aplikace vygeneruje toto jedinečné označení spisu. Uživatel nemůže toto číslo změnit. • Datum založení. – základní informace ke spisu. Jedná se o datum, kdy byl spis vytvořen. Při tvorbě nové ho spisu je aplikací automaticky doplněno aktuální systémové datum počítače, na kterém je záznam o spisu vytvářen. • ČJ– základní informace ke spisu. Jedná se o uživatelské identifikační číslo spisu – číslo jednací. • Termín skart. – podružná informace ke spisu. Jedná se o datum do kterého musí být spis a do něj vložené písemnosti uložen ve spisovně po svém vyřízení. • Založil - podružná informace ke spisu. Jedná se o pracovníka, který záznam o spisu vytvořil. Při tvorbě nové písemnosti je tato informace aplikací automaticky doplněna a uživatel nemá právo ji editovat. • Datum vyřízení - podružná informace ke spisu. Jedná se o datum , kdy byl spis označen za vyřízený. • Termín – základní informace ke spisu. Jedná se o datum, do kterého má být spis vyřízen. • Věc – podružná informace ke spisu. Jedná se textovou poznámku ke spisu vyjadřující téma, kterého se spis týká.. • Okruh – podružná informace ke spisu. Jedná se o identifikátor okruhu z číselníku okruhů zařazení písemností. • Vlastník – základní informace ke spisu. Jedná se o zpracovatele spisu. • PID a ČJ vyřizující písemnosti – jedná se o identifikátory písemnosti vložené do spisu, která byla označena pro spis jako vyřizující.
5.2 Skupina funkcí ARCHIV Tato skupina funkcí obsahuje funkce nazvané: • Archiv došlé pošty – otevírá formulář Seznam došlých písemností - archiv, který slouží pouze k prohlížení informací o došlých písemnostech uložených v archivní evidenci nebo jejich případnému přesunu do aktivní evidence. • Archiv odeslané pošty – otevírá formulář Seznam odešlých písemností - archiv, který slouží pouze k prohlížení informací o odešlých písemnostech uložených v archivní evidenci nebo jejich případnému přesunu do aktivní evidence. • Archiv spisů – otevírá formulář Seznam spisů - archiv, který slouží pouze k prohlížení informací o spisech a do nich vložených došlých a odešlých písemnostech uložených v archivní evidenci nebo jejich případnému přesunu do aktivní evidence. Všechny formuláře a funkce na nich dostupné jsou velmi podobné těm, které se nalézají ve skupině funkcí Aktualizace, tedy formulářům a jejich funkcím pro práci s aktivní evidencí písemností a spisů.
5.3 Skupina funkcí TISKOVÉ SESTAVY Tato skupina funkcí obsahuje funkce nazvané: • Podací deníky – otevírá formulář Tisk podacích deníků, který slouží k vytištění listů podacího deníku došlé a odešlé pošty. • Universální výběry – otevírá formulář Universální výběry, který slouží k vyhledání a vytištění informací z údajů zanesených do aplikace. • Písemnosti k odeslání – otevírá formulář Seznam písemností k odeslání, který slouží k vytištění potřebných sestav pro hromadné odesílání korespondence. • Předávací protokoly – otevírá formulář Tisk předávacích protokolů,který slouží k vytištění protokolů o předání písemností mezi pracovníky. Funkce Podací deníky a Písemnosti k odeslání jsou skryty uživateli, který nemá práva podatelny.
29
5.3.1
Formulář Tisk podacích deníků
S pomocí tohoto formuláře si může uživatel omezit rozsah písemností pro které chce vytisknout listy podacího deníku. Například potvrzením vyobrazeného formuláře stiskem tlačítka OK dojde k výběru došlých písemností za celé období dne přijatých 9.5.2001. Jelikož může už během tohoto dne k přesunu nějaké písemnosti odpovídající zadanému kritériu do archivu, provádí se výběr i z archivní evidence. Po potvrzení formuláře stiskem tlačítka OK dojde k výběru a zobrazení tiskové sestavy.
5.3.2
Formulář universálních výběrů z písemností a spisů
S pomocí tohoto formuláře si může uživatel najít a zobrazit písemnosti a spisy, které splňují jím předem zadané parametry. Například potvrzením vyobrazeného formuláře stiskem tlačítka OK dojde k výběru všech došlých písemností uložených jak v archivní, tak i v aktivní evidenci, které splňují dané kritérium, tedy jejich zpracovatelem je pracovník Andrea Kučerová.
30
5.3.3
Formulář universálních výběrů z adresátů a odesílatelů
S pomocí tohoto formuláře si může uživatel najít a zobrazit písemnosti a spisy, které splňují jím předem zadané parametry. Například potvrzením vyobrazeného formuláře stiskem tlačítka OK dojde k výběru všech došlých písemností uložených jak v archivní, tak i v aktivní evidenci, které splňují dané kritérium, tedy jejich odesílatelem je firma DUB s.r.o.
5.3.4
Formulář Seznam písemností k odeslání
31
Tento formulář po vyplnění rozsahu období, kdy byly odešlé písemnosti předány k odeslání, vybrání způsobu odeslání z roletového menu a stisku tlačítka Aktualizace ve svém hlavním poli typu seznam zobrazí všechny odešlé písemnosti vyhovující uvedeným kritériím, které jsou připraveny k fyzickému odeslání. Pokud některá písemnost je určena více adresátům, potom se v tomto seznamu objevuje tolikrát, kolik existuje adresátů dané písemnosti (nutno brát v potaz způsob odeslání dané písemnosti, který těmto adresátům byl přiřazen).
5.3.4.1
Popis tlačítek na formuláři
Na formuláři se vyskytují následující tlačítka: • • • • • • •
Konec – ukončí práci s formulářem. Oprava – otevře formulář s detailem písemnosti, v kterém lze editovat pouze Typ zásilky a její hodnotu. Ozn./Odznačit – provede označení nebo odznačení vybrané písemnosti. Pokud není písemnost označena k odeslání v tomto seznamu, pak se s ní další funkce nepracují Označit/Odznačit vše – provede označení nebo odznačení všech písemností v seznamu. Sestava – otevře sestavu Výkaz pro Českou poštu Odeslat – zaeviduje všechny označené písemnosti v tomto seznamu mezi odeslané a odstraní je z něj. Vrátit – odstraní vybranou písemnost z tohoto seznamu bez toho, aby ji zaevidoval mezi odeslané písemnosti.
5.3.5
Formulář Tisk předávacích protokolů
S pomocí tohoto formuláře si může uživatel omezit rozsah písemností, ke kterým chce předávací protokoly tisknout a to zadáním omezení výběru. Například potvrzením vyobrazeného formuláře stiskem tlačítka OK dojde k tisku všech protokolů o předání došlých písemností ze sociálního odboru. Na základě toho, že může už během tisku vyplňování tohoto formuláře dojít k přesunu nějaké písemnosti odpovídající zadanému kritériu do archivu, provádí se výběr i z archivní evidence.
5.4 Skupina funkcí ČÍSELNÍKY Tato skupina obsahuje další podskupiny funkcí, které se zobrazí po stisku tlačítka Číselníky ve vynořovacím menu. Podoba tohoto menu je následující:
32
Funkce na tomto menu slouží k zobrazení a případné editaci uživatelsky editovatelných číselníků aplikace. Jde o funkce: • Adresář – otevře číselník adres pro použití v aplikaci. • Akademické tituly – otevře číselník akademických titulů společných číselníků GORDIG® řady G3. • Druhy dopisů – otevře číselník druhů dopisů aplikace. • Druhy příloh – otevře číselník příloh aplikace. • PSČ – otevře číselník poštovních směrovacích čísel. • Okruhy – otevře číselník okruhů písemností aplikace. • Spisové a skartační znaky – otevře číselní spisových a skartačních znaků aplikace a k nim nadefinovaných výší. • Sazebník České pošty – otevře číselník sazeb České pošty a.s. za odeslání jednotlivých typů zásilek, který patří mezi společné číselníky aplikací GORDIC® řady G3. • Způsoby odeslání – otevře číselní způsobů odeslání písemností. • Způsoby vyřízení – otevře číselník způsobů vyřízení písemností.
5.5 Skupina funkcí SERVIS Tato skupina obsahuje další podskupiny funkcí, které se zobrazí po stisku tlačítka Servis ve vynořovacím menu. Podoba tohoto menu je následující:
Funkce na tomto menu slouží k nastavení aplikace a provedení speciálních operací s daty aplikace. Jde o funkce: • Všeobecný servis – slouží k nastavení tiskárny nebo změně právě přihlášeného uživatele do aplikace. Nastavení tiskárny – otevře dialog se seznamem všech tiskáren, které jsou instalovány v operačním systému Windows. Tlačítkem Modify printer setup je možné vyvolat konfigurační dialog tiskárny a nastavit požadované parametry např. orientaci papíru, kvalitu tisku atd. (závisí na možnostech konkrétní tiskárny). Tlačítkem OK potvrdíte změny a vybraná tiskárna v seznamu se bude v programu považovat za tiskárnu, na níž budou směřovány veškeré tiskové výstupy. Naopak tlačítkem Cancel tyto změny zrušíte a opustíte tento dialog. Změna uživatele – ukončí hlavní formulář a otevře dialog „Přihlášení do programu“. Tato volba menu umožňuje rychlý způsob změny uživatele programu bez nutnosti ukončení a znovuspuštění. • Uživatelský servis – po zadání servisního hesla uživatele zobrazí nabídku uživatelských funkcí pro nastavení parametrů aplikace a provedení zvláštních funkcí s daty aplikace. • Speciální servis – po zadání servisního hesla správce aplikace zobrazí nabídku speciálních funkcí pro provedení speciálních funkcí s daty aplikace. Popis uživatelských a speciálních funkcí je popsán v příručce administrátora této aplikace.
33