Model Manajemen Logistik Berbasis Online Dalam Upaya Efisiensi Operasional Pendidikan di Universitas Sebelas Maret

Seminar Nasional Teknologi Informasi dan Komunikasi Terapan (SEMANTIK) 2015

451

Model Manajemen Logistik Berbasis Online Dalam Upaya Efisiensi Operasional Pendidikan di Universitas Sebelas Maret Ign. Wagimin*), Anton Subarno**), Sutaryadi***) Pendidikan Administrasi Perkantoran, Universitas Sebelas Maret E-Mail: *[email protected], **[email protected], *** [email protected] Abstrak Penelitian ini bertujuan untuk mencari model manajemen logistik berbasis online dalam upaya efisiensi operasional pendidikan di Universitas Sebelas Maret. Masingmasing program studi/unit diharapkan dapat mengajukan kebutuhkan logistik secara online. Desain penelitian ini bersifat deskriptif kuantiatif yaitu mendeskripsikan pelaksanaan manajemen logisitik di Universitas Sebelas Maret. Hasil pengamatan pelaksanaan di lapangan di kaji secara teoritik lalu di buat model manajemen logistik secara online. Tahapan dalam mendesain model manajemen logistik secara online meliputi: analisa hasil survey, mengembangkan strategi, dan desain proteksi yang dibutuhkan. Hasil penelitian menunjukkan bahwa model manajemen logistik online melibatkan tiga komponen pendidikan yaitu program studi/unit, pihak pengambil keputusan, dan bagian pengadaan barang. Ketiga komponen tersebut memiliki username dan password yang berbeda dan kewenangan yang berbeda pula. Menu pada program studi/ unit meliputi form pengajuan barang, rekap barang, stock. Menu pada pengambil keputusan selain form pengajuan barang ada validasi oleh pimpinan. Menu pada bagian pengadaan terdiri dari rekap pengadaan barang, jumlah stock, dan rekap status barang. Kata kunci: manajemen logistik, online, komponen pendidikan

1. PENDAHULUAN Perkembangan teknologi informasi (IT) telah mengubah aktivitas industri logistik. Radio Frequency Identfitication (RFID) dikenal sebagai teknologi penting yang mampu mengubah implementasi Supply Chain Management [8]. Perkembangan internet telah mengubah secara drastis jalur komunikasi sehingga informasi dapat di atur dan di akses melalu internet. Saat ini dunia informasi dikendalikan oleh media World Wide Web (WWW) [2]. Penggunaan web sebagai sarana pertukaran data dan informasi juga sudah dilakukan dalam bidang makanan di Eropa. Sebagimana penelitian Pakkala et al menyatakan bahwa dalam pendistribusian dan validasi Food Composition Data (FCD) yang dilakukan di Euro FIR Web Service terhadap mitranya menggunakan Sofrware melalui komputer local [13]. Penyediaan informasi secara cepat sudah menjadi kebutuhan semua kalangan. Pada era saat ini, menyimpan data tidak harus dalam sebuh tempat yang luas, tetapi

ISBN: 979-26-0280-1

cukup dalam sebuah bank data yang bisa simpan melalui web. Bhowmick et al [2] menyebutkan bahwa ia sangat mendukung teknik penyimpanan (Warehaousing Technique) dengan model Web Data. Dalam banyak hal masih banyak ketimpangan antara teknologi saat ini dengan aplikasi di lapangan yang dibutuhkan. Tayangan sebuah web akan semakin di sempurnakan dengan adanya kombinasi yang lebih lengkap dari beberpa metode dan tayangan umum dari sebuah perkembangan komputer. Gabungan dari beberapa metode tersebut adalah paralisasi komputer dan proses online yang keduanya digunakan dalam desain komputer modern dan dari keuntungan perkembangan hardware komputer [3]. Penggabungan berbagai model dalam memecahkan masalah penyaluran logistik termasuk juga sampai dengan mengatur jalur pendistribusiannya [1][11]. Dalam pendistribusian barang seorang kurir memperhitungkan jalur yang paling pendek

452


dengan mengantisipasi kemacetan dijalan raya. Pertimbangan lokasi yang cocok untuk beristirahat merupakan sesuatu yang sangat penting sehingga kurir tersebut bisa melanjutkan perjalanannya sekaligus bisa memperhitungkan area pemberhentian selanjutnya [6]. Menurut Ha et. Al. [8] bahwa dalam pendistribusian barang logistik perlu memperhatikan aspek transportasi dan aspek penjualan, dimana dua faktor ini memiliki signifikansi yang lebih dibanding dengan variabel lain terhadap efisiensi distribusi barang. Dalam pengembangan distribusi manajemen logistik Chen et. al. [5] menyebutkan bahwa segala informasi dapat ditayangkan melalui web dimana ada tiga subsistem yaitu (1) Radio Frequency Identification (RFID) Information System yang meliputi fungsi inventaris, fungsi explore, catatan explore, fungsi manajemen peralatan dan portofolio pemeliharaan. (2) Mobile Tracking Sub-System yaitu system interface yang berfungsi untuk memantau pengiriman barang logistik. Sub system ini meliputi fungsi lokasi upload, fungsi perencanaan rute, dan fungsi emergency feedback. (3) Aplikasi dalam sebuah perusahaan. Dengan demikian, perlunya optimalisasi seluruh kemampuan yang dimiliki dalam pendistribusian barang agar memiliki hasil yang lebih baik daripada cuma menggunakan sebagian kemampuan saja [?]. Menurut Park et. al.[14] bahwa layanan informasi logistik RFID meliputi RFID data, atribut produk, jenis data, dan transaksi data. Tantangan teknologi di masa depan adalah bagaimana agar dapat mendukung semboyan bisnis ramah lingkungan yaitu bisnis yang mengurangi pendistribusian barang secara fisik tetapi cukup diganti dengan teknologi (softfile) sehingga akan mengurangi penggunaan material secara fisik [17]. Masalah yang sering dihadapi di Universitas Sebelas Maret adalah pengajuan kebutuhan logistik guna operasional pendidikan sering terlambat terealisasi sehingga logistik yang dibutuhkan pada awal semester baru dapat terealisasi pada pertengahan semester atau bahkan awal semester berikutnya. Hal ini disebabkan karena rekapitulasi jenis kebutuhan logistik di setiap program studi membutuhkan waktu

ISBN: 979-26-0280-1

yang lama. Ditambah lama lagi bila barang yang diajukan tidak disetujui oleh pengambil keputusan maka akan ada revisi pengajuan kebutuhan logistik sehingga akan menambah mekanisme pengadaan logistik tersebut. Pihak pengadaan barang, guna efeisiensi pengadaan, akan melakukan pengadaan barang berdasar rekapitulasi kebutuhan logistik yang disetujui oleh pihak pimpinan. Berdasar permasalahan tersebut maka pada penelitian ini bermaksud menjembatani komunikasi pihak – pihak yang terlibat dalam pemenuhan kebutuhan logistik tersebut melalui web.

2. TINJAUAN PUSTAKA Penelitian tentang manajemen logistik melalui web sebenarnya sudah dilakukan oleh Chen [5]. Hasil penelitian tersebut menunjukkan bahwa struktur servis web dapat dilakukan dengan fleksibel sesuai dengan orientasi pelayanan yang dapat digunakan untuk semua sistem. Pengembanan sistem ini terintegrasi dengan teknologi RFID, google maps, GPS/GIS, IP camera dan teknologi informasi. Keuntungan menggunakan manajemen logistik melalui web adalah (1) menyempurnakan sistem logistik tradisional dengan mengubah desain pelayanan web, (2) mengintegrasikan ICT dengan sistem berbasis layanan web dan aturan orientasi layanan, (3) dengan penerapan RFID management information system keuntungannya dapat diferifikasi dan biaya perawatan lebih rendah. Penelitian yang ke dua dilakukan oleh Ohkeun Ha [8]. Hasil penelitiannya menyebutkan bahwa implementasi RFID dalam logistik dapat menyempurnakan kapasitas rantai pasokan dan berperan penting dalam memperoleh sumber daya, produksi, transportasi, bongkar-muat barang, pergudangan dan lain sebagainya dimana aspek transportasi dan aspek penjualan merupakan dua faktor ini memiliki signifikansi yang lebih dibanding dengan variabel lain terhadap efisiensi distribusi barang. Hasil penelitian yang dilakukan selanjutnya menunjukkan bahwa aktivitas supply chain memiliki hubungan positif terahdap sistem RFID [7].


3. METODOLOGI Dalam penelitian model manajemen logistik berbasisi online ini, peneliti menggandeng Teknologi Informasi dan Komunikasi (ICT) FKIP UNS guna mendesain dan mengaplikasikan hasil penelitian kedalam sebuah sistem. Desain penelitian ini bersifat deskriptif kuantiatif

453

yaitu bermaksud mendeskripsikan pelaksanaan manajemen logisitik di Universitas Sebelas Maret. Hasil survey di lapangan tersebut di kaji secara teoritik berdasar referensi buku dan hasil penelitian terbaru lalu di buat model manajemen logistik yang sesuai dengan alur pekerjaan dan kebutuhan kampus.

Gambar 1. Desain Penelitian Sumber: Keakopa [10] Studi deduktif-induktif dilakukan guna : (a) mengakses/mengamati pelaksanan manajemen logistik yang telah dilaksanakan, (b) mengimplementasikan perkembangan manajemen logistik yang terbaru, (c) mendesain jalur manajemen logistik sesuai kebutuhan yang meliputi (1) analisa hasil survey, (2) mengembangkan strategi, dan (3) desain proteksi yang dibutuhkan

barang yang berskala kecil dan mendesak maka dapat diadakah ditingkat fakultas. Pengadaan barang ditingkat fakultas, meskipun terkadang bersakala kecil, masih mengikuti prosedural yaitu dengan validasi dari wakil dekan bagian umum dan keuangan. Adapun secara grafik dapat di gambarkan model manajemen logistik sebagai berikut:

4. HASIL DAN PEMBAHASAN Pengadaan barang logistik di Universitas Sebelas Maret dapat dilakukan di dua tingkat yaitu tingkat fakultas dan tingkat universitas. Semua kebutuhan yang bersifat dibutuhkan di semua fakultas dapat di sentral di pengadaan tingkat universitas. Termasuk juga semua peralatan yang memiliki nilai nominal besar seperti peralatan laboratorium kimia, laboratirum biologi semuanya diadakan oleh bagian perlengkapan pusat. Sementara untuk kebutuhan barang yang dapat dilakukan ditingkat fakultas adalah kebutuhan barang yang bersifat spesifik sesuai kebutuhan fakultas. Termasuk barang-

ISBN: 979-26-0280-1

Gambar 2. Alur pengadaan barang logistik

454


Desain tayangan manajemen logistik adalah sebagai berikut:

barang dilakukan secara bersama-sama karena guna efisiensi pengadaan. Dan langkah terakhir adalah pengiriman barang logistik ke masing-masing program studi atau unit yang mengajukan.

Gambar 3. login Gambar 5. Pengajuan barang Gambar 3 merupakan login ke sistem. Login bisa dilakukan oleh program studi/unit, login oleh pejabat pemberi keputusan, dan login dilakukan oleh bagian umum dan perlengkapan

Gambar 5 form pengajuan barang. Pada form pengajuan barang berisi tentang jenis barang, spesifikasi, jumlah, satuan. Kemudian klik submit. Selain form pengajuan, unit / program studi dapat melihat stok barang yang masih ada dan rekap barang. Menu rekap barang meliputi total pengajuan, barang yang disetujui, barang yang sedang dibeli, barang yang sudah dikirim, barang yang terima, dan barang yang ditunda pengadaannya.

Gambar 4 Dashboard login sebagai Unit Dashboard login sebagai unit atau program studi berisi tentang pengajuan barang yang disetujui, proses pembelian, pembelian di pending, dan pengiriman barang. Alur pengadaan barang logistik adalah user dalam hal ini program studi atau unit, mengajukan barang secara online. Pihak pemberi keputusan (pembantu dekan II) mengevaluasi dan menentukan jenis barang yang disetuji. Bagian Umum Dan Perlengkapan (UMKAP) merekap semua barang di disetujui pimpinan untuk di adakan dilanjutkan pengadaan barang. Pengadaan

ISBN: 979-26-0280-1

Gambar 6. Rekap Pengajuan Pada gambar 6 menunjukkan rekap pengadaan barang. Pada menu ini ada kolom aksi yang hanya terdapat pada menu login yang dilakukan oleh pejabat. Kolom aksi berisi tiga tindakan yaitu disetujui, ditolak, atau dipending. Pejabat pemberi keputusan tinggal meng klik salah satu pada kolom aksi tersebut.


Gambar 7. Pembelian Barang oleh UMKAP Gambar 7 menunjukkan tayangan pangajuan barang saat login sebagai pihak pengadaan barang /UMKAP. Pada kolom aksi pihak pengadaan bisa mencetak rekap barang dan mengisi status megirim barang. Sebelum melakukan pengadaan barang, jika ada unit atau program studi yang mengajukan barang, pihak pengadaan bisa melihat persediaan barang yaitu pada menu stok. Jika masih ada persediaan barang yang bisa didistribusikan ke program studi yang membutuhkan maka tinggal mengubah status stok barang untuk di kirm ke bagian / unit yang membutuhkan sesuai dengan jumlah yang diinginkan.

455

perlengkapan yang bertugas pengadaan barang. Setiap komponen pendidikan memiliki username dan password sendiri-sendiri. Kewenangan disetiap komponen berbedabeda pula. Menu pada program studi/ unit meliputi form pengajuan barang, rekap barang, stock. Menu pada pengambil keputusan selain form pengajuan barang ada validasi oleh pimpinan. Menu pada bagian pengadaan terdiri dari rekap pengadaan barang, jumlah stock, dan rekap status barang. Pengajuan kebutuhan barang secara online dapat mempercepat rekapitulasi jenis barang ditingkat fakultas. Program studi yang mengajukand dapat menuliskan jumlah dan spesifikasi barang yang dibutuhkan secara detail. Pihak pengambil keputusan dapat merespon usulan kebutuhan logistik dimasing masing prodi. Usulan kebutuhan yang tidak disetujui langsung dapat diketahui oleh program studi / unit yang mengajukan dan dapat segera merevisi pengajuannya. Bagian pengadaan barang juga dapat segera mengetahui jenis kebutuhan barang yang segera diadakan atau cukup mengambil dari stock yang ada digudang.

6. DAFTAR PUSTAKA

Gambar 8. Tayangan Stok Barang di UMKAP

5. KESIMPULAN Model manajemen logistik berbasis online yang diterapkan uni Universitas Sebelas Maret melibatkan tiga komponen pendidikan. Ketiga komponen tersebut terdiri dari program studi / unit, pihak pengambil keputusan, dan bagian umum dan

ISBN: 979-26-0280-1

[1] Bertazzi, Luca., Speranza, M. Grazia. 2013. Inventory Routing Problems with Multiple Customers. Jurnal Transportation Logistic. Vol. 2 p. 255– 275 [2] Bhowmick, Sourav S., Madria, Sanjay K. dan Keong Ng, Wee. 2004. Web Data ManagementA Warehouse Approach. New York: Springer [3] Brodtkorb, Andre´ R., Hagen, • Trond R., Schulz, Christian., Hasle, Geir. 2013. GPU Computing in Discrete Optimization. Part I: Introduction to the GPU. Jurnal Transportation Logistic. Vol. 2 p. 129–157 [4] Bungin , Burhan. 2005. Metodologi Penelitian Kuantitatif. Jakarta: Prenada Media [5] Chen, Shang-Liang., Chen, Yun-Yao., Hsu, Chiang. 2013. Development of Logistic Management Information System Based on Web Service Architecture and RFID Technology. International Journal Applied

456


Mathematics & Information Sciences. Vol. 7, No. 3, p. 939-946 [6] Goel, Asvin. 2012. The Minimum Duration Truck Driver Scheduling Problem. Jurnal Transportation Logistic. Vol. 1 p. 285–306 [7 ]Ha, Oh-Keun., Song, Yong-Seok., Chung, Kyung-Yong., Lee, Kang-Dae., Park, Dongjoo. 2014. Relation Model Describing the Effects of Introducing RFID in the Supply Chain: Evidence From the Food and Beverage Industry in South Korea. Pers Ubiquit Computer. Vol. 18 p. 553–561 [8] Ha, Oh-Keun., Song, Yong-Seok., Chung, Kyung-Yong., Lee, Kang-Dae., Park, Dongjoo. 2013. RFID Application in the Food-Beverage Industry: Identifying Decision Making Factors and Evaluating SCM Efficiency. Journal of Civil Engineering. Vol 7 No 7 p. 1773-1781 [9] Hair, J. F., Joseph, F., Black, William C., Babin, Barry J., Anderson, Rolph E.. (2006). Multivariate data analysis (6th ed.). Upper Saddle River. New Jersey: Pearson Education [10]Keakopa, Segomotso., Millar, Laura., O’Shea, Greg., Nordland, Lori Podolsky., Suderman, Jim. 2009. International Records Management Trust: Module 1: Understanding the Context of Electronic Records Management. UK : the International Records Management Trust.

ISBN: 979-26-0280-1

[11]Lei, Hongtao., Laporte, Gilbert., Guo, Bo. 2012. Districting for Routing with Stochastic Customers. Jurnal Transportation Logistic. Vol. 1 p. 67–85 [12]Nazir, Mohammad. 1985, Metodologi Penelitian, Jakarta: Ghalia Indonesia [13]Pakkala H, Christense T. Martinez de Victoria. K. Presser dan Kadvan. 2010. Harmonised Information Exchange between Decentralised Food Composition Database Systems. European Journal of Clinical Nutrition. Vol. 64 P. 58-63 [14]Park, Dae-Won., Kwon, Hyuk-Chul. 2005. RFID-based Logistics Information Service with Semantic Web. Proceedings ofIASW p.177-185. [15]Sutaryadi,. Subarno, Anton., Wagimin, Ignatius. 2012. Model Inventaris Kantor Digital Berdasar Kebutuhan Sivitas Akademika di Universitas Sebelas Maret. Prosiding Seminar Nasional Pendidikan. LPPM UNS [16]Sutaryadi,. Subarno, Anton., Wagimin, Ignatius. 2013. Pengembangan Inventaris Kantor Digital Berdasar Kebutuhan Sivitas Akademika di Universitas Sebelas Maret. Hasil Penelitian FKIP UNS, Unpublished. [17]Zou1, Patrick X. W., Couani, Paul. 2012. Managing Risks in Green Building Supply Chain. Architectural Engineering and Design Management. Vol.8 p. 143–158

Model Manajemen Logistik Berbasis Online Dalam Upaya Efisiensi Operasional Pendidikan di Universitas Sebelas Maret

Recommend Documents