Pagina 1 van 3
Model Huishoudelijk reglement voor de VOR Artikel 1. Begripsbepaling 1.1 Organisatie De organisatie of instelling waarbinnen de VOR functioneert. 1.2 Directie De rechtspersoon (stichting of vereniging) of natuurlijke persoon, die een organisatie in stand houdt. Dit kan het bestuur zijn of namens het bestuur de directie. 1.3 VrijwilligersOndernemingsRaad Een onafhankelijk en zelfstandig orgaan dat de vrijwilligers van de organisatie vertegenwoordigt en waarin de vrijwilligers van de organisatie zitting hebben. 1.4 Vrijwilligers Natuurlijke personen die zich onbezoldigd inzetten om de doelstelling van de organisatie te realiseren. 1.5 Coördinator Natuurlijke persoon die in dienst is van de organisatie om het werk van de vrijwilligers aan te sturen te coördineren en vrijwilligers te ondersteunen. Artikel 2. Doelstelling van de VOR De VOR behartigt de gemeenschappelijke belangen van de vrijwilligers. Zij vertegenwoordigt de vrijwilligers van de organisatie in het besluit- en beleidsvormingsproces van de organisatie, daar waar het het vrijwilligerswerk betreft. Artikel 3. Verkiezing van de VOR Als kandidaat voor de VOR komen in aanmerking alle vrijwilligers die officieel en langer dan een half jaar zijn verbonden aan de organisatie. Bestuursleden zijn niet verliesbaar tot lid van de VOR. Vrijwilligers kunnen zichzelf aanmelden of zich kandidaat laten stellen door andere vrijwilligers. De kandidatenlijst moet bij voorkeur zo zijn samengesteld dat zoveel mogelijk werkgroepen en kerngroepen daarop vertegenwoordigd zijn. Bij iedere kandidatenlijst geven de kandidaten schriftelijk aan dat zij de kandidatuur aanvaarden. Het bestuur bepaalt de datum van de verkiezing en de uiterste data voor indiening van een kandidatenlijst en maakt deze drie maanden voor de dag van de verkiezing schriftelijk aan de vrijwilligers bekend. Artikel 4. Stemprocedure De verkiezing van de VOR vindt plaats bij geheime schriftelijke stemming. Voor het uitbrengen van een geldige stem kan een vrijwilliger slechts één stem uitbrengen op één van de op het stembiljet vermelde kandidaten. De vrijwilliger kan zijn stem bij volmacht laten uitbrengen door een andere vrijwilliger van de organisatie. Tegen overhandiging van de schriftelijke volmacht(en) reikt de verkiezingscommissie/het stembureau even zo veel stemformulieren uit. Een vrijwilliger kan voor maximaal twee vrijwilligers bij volmacht stemmen, tegelijkertijd met het uitbrengen van de eigen stem. Artikel 5. Taakverdeling in de VOR Het bestuur van de VOR bestaat uit een voorzitter, vice-voorzitter en secretaris. De voorzitter, vice-voorzitter en de secretaris worden door de VOR uit hun midden verkozen. De VOR zorgt ervoor dat de namen en functies van de leden van de VOR aan het bestuur en de vrijwilligers bekend worden gemaakt.
Pagina 2 van 3
Taken van de voorzitter: Taken van de secretaris: Bij afwezigheid van de voorzitter wordt hij/zij vervangen door de vice-voorzitter. Indien beiden afwezig zijn wordt de vergadering afgelast. Artikel 6. Zittingsduur De zittingsduur van de VOR is drie jaren. De zittingsduur van de leden eindigt op de dag waarop de nieuwe leden in functie treden. Artikel 7. Tussentijdse verkiezingen Het bestuur kan tussentijds verkiezingen doen houden: a. op verzoek van de VOR; b. bij gelijktijdig aftreden van alle leden van de VOR aan het einde van de zittingsduur; c. in geval het aantal leden van de VOR kleiner is dan de helft van het aantal beschikbare zetels, en tussentijdse vervulling van de vacatures zonder nieuwe verkiezingen niet mogelijk is; d. indien dit nodig is op het moment waarop de VOR is ingesteld. Artikel 8. Middelen De VOR beschikt over de volgende middelen: -
het recht op advies; het recht op informatie; het recht op ondersteuning; het recht op bemiddeling; het recht op deskundigheidsbevordering; het recht op overleg met de directie; het recht op budget; geheimhoudingsplicht.
Artikel 9. Vergaderingen De VOR vergadert zo vaak de voorzitter of ten minste een derde deel van de leden dit wenst, maar ten minste vier maal per jaar. De vergaderingen van de VOR zijn in beginsel toegankelijk voor de vrijwilligers, tenzij de VOR bij wijze van uitzondering anders besluit. De VOR en de directie treffen in overleg een regeling met betrekking tot toegankelijkheid van de vergaderingen van de VOR. Artikel 10. Agenda en verslag De VOR draagt zorg dat de vergadering van de VOR tijdig schriftelijk aangekondigd wordt en stelt elk lid in de gelegenheid schriftelijke agendapunten in te dienen. Elk lid krijgt ten minste een week voor de vergadering de schriftelijke agenda. Van het in de vergadering van de VOR besprokene zal een verslag worden gemaakt waarin de standpunten en besluiten duidelijk naar voren komen. Het verslag wordt voor de aankondiging van de volgende vergadering aan de directie, het bestuur en elk lid van de commissie toegezonden. Artikel 11. Besluitvorming Besluiten van de VOR komen tot stand bij gewone meerderheid van stemmen, uitgebracht door de leden van die aanwezig zijn op de vergadering. Ieder lid kan een stem uitbrengen. Blanco stemmen worden beschouwd als niet te zijn uitgebracht. Indien de stemmen staken, wordt het voorstel verworpen. Er kunnen in een vergadering van de VOR geen geldige besluiten genomen worden als niet ten minste de helft van de leden aanwezig is. Artikel 12. Inschakeling deskundigen De VOR kan, indien nodig, tijdens de vergadering deskundigen inschakelen. Daartoe kan zij de behandeling van enig agendapunt verschuiven naar een volgende vergadering, waarvoor die deskundigen worden uitgenodigd. Indien aan het inwinnen van deskundig advies of het uitnodigen van deskundigen kosten zijn verbonden, dan dient de VOR de toestemming van het bestuur te hebben om deze kosten te mogen maken, voordat zij advies inwint of de deskundigen uitnodigt.
Pagina 3 van 3
Artikel 13. Informatieverstrekking De VOR draagt zorg voor een goede bekendmaking aan alle vrijwilligers van alle zaken die betrekking hebben op de VOR. De VOR maakt jaarlijks verslag van haar werkzaamheden. Het jaarverslag wordt beschikbaar gesteld aan het bestuur, de directie en aan de vrijwilligers. Artikel 14. Slotbepalingen Dit reglement kan worden aangehaald als ‘Huishoudelijk Reglement VOR (jaartal)’. Wijzigingen in of aanvullingen op dit reglement worden aangebracht door de VOR. Aldus vastgesteld en goedgekeurd door de VOR, (plaats en datum) Voorzitter: Bron: NOV en sVM
