MiVoice Office 400. Beste prestaties voor uw bedrijfscommunicatie. Telefonie en nog meer

MiVoice Office 400 Beste prestaties voor uw bedrijfscommunicatie

Telefonie en nog meer Tientallen jaren ervaring op het gebied van bedrijfscommunicatie en een goed ontwikkeld gevoel voor trends hebben hun stempel op MiVoice Office 400 gedrukt. De oplossing is daarom bij uitstek geschikt om aan de behoeften van kleine en middelgrote organisaties te voldoen: MiVoice Office 400 is een complete oplossing voor onder andere de industrie, zorginstellingen, hotels en kantooromgevingen.

MiVoice Office 400 MiVoice Office 400 ondersteunt niet alleen traditionele telefoons, maar ook andere innovatieve communicatiesystemen. De oplossing is erop gericht verschillende services (spraak, e-mail, video, chatten, enz.) te combineren (Unified Communications) en hiervoor één gebruikersinterface te bieden. Werknemers die op verschillende vestigingen werken, kunnen ook gebruikmaken van videotelefonie. Een extra voordeel is dat er samen via het delen van het bureaublad aan documenten kan worden gewerkt (“collaboration”). MiVoice Office 400 is de basis voor de overgang naar diverse technologieën. Zelfs analoge terminals, zoals bureautelefoons of faxapparaten, kunnen met hun bestaande telefoniebedrading blijven worden gebruikt. Ongeacht of u de voorkeur geeft aan analoge en digitale (ISDN) netlijnen of wilt profiteren van de nieuwste technologie van SIP-aanbieders, er zijn diverse mogelijkheden om te verbinden met openbare telefoonnetwerken.

Kenmerken van MiVoice Office 400 • Geavanceerde technologieën, zoals VoIP, SIP, CAT-iq en XML, als basis voor innovatieve communicatieoplossingen • Naadloze beschikbaarheid in de organisatie (DECT, SIP-DECT en WLAN) en op locaties buiten de organisatie (FMC) met professionele, geïntegreerde mobiliteitsoplossingen • Diverse handsets

Voordelen • Verbeterde efficiëntie (onder andere integratie van computer ondersteunende telefonie, telefoonboeken)

• Gestandaardiseerde en intuïtieve ingebruikname van alle handsets die in het systeem zijn geïntegreerd (bureau- en draadloze telefoons, softphones en mobiele telefoons) • Geïntegreerde en samenwerkende communicatie – Sectorspecifieke oplossingen voor:

– Hotels, ziekenhuizen en zorgvoorzieningen (bijv. hospitalitypakket)

• Betere samenwerking



– Contact centers

• Integratie van kantoortoepassingen (bijv. Microsoft)



– Gebouwbeheerdiensten



– Industriesectoren met hoge beveiligingsvereisten

• Gemakkelijkere processen

• Convergentie van sectorspecifieke oplossingen met telefonie

4 tot 400 gebruikers MiVoice Office 400 kan worden uitgebreid tot maximaal 400 gebruikers waardoor het de ideale oplossing voor kleine en middelgrote organisaties is. Ook kan het communicatiesysteem gemakkelijk en snel worden aangepast aan nieuwe bedrijfsprocessen of dienovereenkomstig worden uitgebreid.

Geavanceerde technologieën MiVoice Office 400 is een IP-gebaseerd systeem: het datanetwerk van de organisatie (LAN) wordt gebruikt voor spraaktransmissie. De telefoons worden net als pc’s direct op het netwerk aangesloten.

2 | Mitel

• Technologische onafhankelijkheid en toekomstbestendige ontwikkeling dankzij een open systeemarchitectuur en het gebruik van algemene standaarden (SIP) • Een groot aantal netwerkverbindingsmogelijkheden voor organisaties met meerdere vestigingen

Overal en altijd samenwerken Medewerkers kunnen dankzij moderne technologieën vanaf elke locatie met elkaar communiceren, wat van groot belang is voor projectteams. In dit kader zijn vooral videotelefoonoplossingen of oplossingen waarmee uw medewerkers samen vanaf verschillende locaties aan documenten kunnen werken, erg handig. Unified Communications and Collaboration is in de moderne communicatie een belangrijk begrip. Bij Mitel betekent dit dat diverse media, zoals e-mail, fax, video en natuurlijk telefonie, in één oplossing zijn ondergebracht.

Teamfuncties Mitel Unified and Collaborative Communications (UCC)oplossingen verbeteren de productiviteit en het werken als een team, ongeacht de locatie. De praktische functies voor aanwezigheidsbeheer geven u inzicht in uw zakelijke communicatieprocessen. Teamleden en hun beschikbaarheid kunnen afzonderlijk worden weergegeven. Daardoor beschikken hun collega’s altijd over de laatste informatie over hen en hun status: er gaan geen oproepen verloren. Gebruikers van een MiVoice 5380-telefoon met een toetsenborduitbreidingsmodule kunnen hun eigen teamtoetsen definiëren. Als een collega in gesprek is, gaat het LED-lampje voor zijn/haar naam branden (groen voor interne gesprekken en rood voor externe gesprekken). Met teamtoetsen is nog veel meer mogelijk. Door één keer op een toets te drukken kunt u een oproep uit laten gaan, een oproep doorverbinden of een gesprek beëindigen.

Gezamenlijke toegang Gezamenlijke toegang biedt veel voordelen voor medewerkers die in grote kantoren werken, met lage telefonievereisten. Hoewel elke medewerker mogelijk een eigen toestel moet hebben, wordt hetzelfde nummer door verschillende medewerkers gedeeld. De functie voor het aannemen van een oproep biedt extra voordelen. Elke medewerker kan elke oproep op elke telefoon aannemen door op een knop te drukken.

Unified Messaging Met Unified Messaging-oplossingen kan het dagelijkse beheer van berichten op een intelligente, flexibele en intuïtieve manier worden uitgevoerd. Gebruikers hebben met de oplossingen overal en altijd toegang tot berichtenservices.

Het centrale toegangspunt verbetert De efficiëntie en productiviteit. Alle spraakberichten, faxen en e-mails zijn gemakkelijk toegankelijk via de pc of mobiele telefoon. Gebruikers kunnen vervolgens naar hun voicemail luisteren, bijvoorbeeld buiten de organisatie of thuis, mits er e-mailtoegang is.

Conferences

Ook bieden de moderne Mitel-telefoons de mogelijkheid klantgegevens op het scherm weer te geven. Wanneer de oproep binnenkomt, worden alle belangrijke gegevens weergegeven.

In veel bedrijven behoren telefoon-conferences tot de meest gebruikte functies van het communicatiesysteem. Vooral wanneer er externe partners of klanten meedoen, is het belangrijk dat de conference snel en gemakkelijk kan worden ingesteld en dat er geen oproep verloren gaat.

Teams kunnen ook gezamenlijke voicemailboxen instellen. Hierbij hebben alle teamleden dezelfde toegangsrechten. Wanneer er een bericht wordt achtergelaten, wordt dit op alle telefoons van het team aangegeven. Zelfs gebruikers van mobiele telefoons met MMC worden van het nieuwe bericht op de hoogte gesteld.

Ook moeten er extra deelnemers kunnen worden toegevoegd aan een conference die al aan de gang is. Met MiVoice Office 400 kan elk telefoongesprek intuïtief worden omgezet in een conference met maximaal zes deelnemers, ongeacht de gebruikte media. Verder kunnen voor conferences die vaak met dezelfde deelnemers plaatsvinden, de bijbehorende instellingen voor de functietoetsen worden vastgelegd. Als er op de relevante toets wordt gedrukt, wordt automatisch de verbinding met alle betrokken deelnemers tot stand gebracht.

Mitel | 3

BluStar Ecosystem – natuurlijke communicatie Bij een vergadering zitten alle deelnemers gewoonlijk rond dezelfde tafel. Mitel biedt met BluStar perfect afgestemde UCC-onderdelen, zodat vergaderingen kunnen plaatsvinden zonder dat er tijdrovende en dure zakenreizen nodig zijn. Hierbij is de mogelijkheid van videotelefonie van groot belang. En het BluStar Ecosystem gaat nog een stap verder door realtime communicatie op basis van video te combineren met slimme oplossingen voor een nog nauwere samenwerking.

PRINCIPE VAN MODULAIR ONTWERP Doordat het systeem modulair is ontworpen kan er een aangepaste UCC-oplossing worden gebruikt die voldoet aan de eisen van de organisatie en die is afgestemd op de taken van de medewerkers. Ook kan de oplossing zo nodig op een later tijdstip altijd worden aangepast.

ONDERDELEN Het BluStar Ecosystem omvat niet alleen een multimediabureautelefoon maar ook een pc-client die op pcstations en laptops kan worden gebruikt. Ook garandeert Mitel dat er onderweg geïntegreerde communicatie met de organisatie mogelijk is, met de mogelijkheid van videotelefonie voor iPads en iPhones.

4 | Mitel

FAX De moderne bedrijfscommunicatie ontwikkelt zich vooral op het gebied van digitale communicatie, waarbij e-mail veruit de belangrijkste vorm is. Toch blijft ook de communicatie met faxen een belangrijk element. Dit geldt met name in de vele landen waar faxen als officieel document bij juridische en officiële kwesties worden erkend. De conventionele faxapparaten, die vaak analoog zijn, hebben al lang geleden plaats gemaakt voor de faxfuncties van de pc. Het is daarom niet vreemd dat faxen nog steeds veel worden gebruikt, zelfs in ultramoderne VoIP-infrastructuren. Mitel heeft ook in haar MiVoice Office 400communicatieservers de basis voor moderne, IP-gebaseerde faxcommunicatie geïmplementeerd. Bovendien kunnen gebruikers faxen verzenden en ontvangen met SIP.

FAX VIA SIP Faxen kunnen met fax via SIP ook gemakkelijk worden ontvangen en verzonden met een volledige IP-gebaseerd systeem zoals MiVoice Office 400. Als u een IP-netlijn hebt, worden faxgegevens binnen de organisatie via SIP en met behulp van de transmissiestandaard voor de IP-omgeving, T.38, overgebracht. Als er wordt gewerkt met faxmail, kunnen bedrijven gebruikmaken van de voordelen van de vele faxopties. Faxen kunnen via het pc-bureaublad worden verzonden en ontvangen.

Bereikbaarheid opnieuw gedefinieerd Een belangrijke voorwaarde voor zakelijk succes is een goede bereikbaarheid voor klanten, leveranciers en partners. Hoewel er tegenwoordig veel media mogelijk zijn, is de telefoon toch meestal de eerste keuze voor potentiële en bestaande klanten. Het is dus heel belangrijk ervoor te zorgen dat u goed bereikbaar bent! Bereikbaarheid is niet hetzelfde als permanente beschikbaarheid. Met Mitel-oplossingen zorgt u ervoor dat u geen oproepen mist op momenten dat u niet bereikbaar wilt of kunt zijn. U kunt dan uw oproepen door een collega laten beantwoorden of oproepen laten doorsturen naar uw persoonlijke voicemailbox.

Oproepen professioneel doorverbinden Klanten stellen het op prijs professioneel te worden behandeld. Het geeft ze een goed gevoel als hun oproep met een persoonlijke begroeting wordt beantwoord en als ze naar de juiste contactpersoon worden doorverbonden. Dit is vooral belangrijk als een klant belt omdat er een probleem is of om een klacht in te dienen.

Dit is met MiVoice Office 400 geen probleem: de operator, de Mitel-wizard voor doorverbinden, geeft de naam van de beller al weer wanneer de oproep wordt gesignaleerd (de fase van het overgaan). Op die manier kan de beller persoonlijk worden begroet. Aangezien de telefonist(e) altijd de status van alle medewerkers op het scherm ziet (oproepstatus, kalendergegevens, enz.), kan de oproep naar de juiste persoon of naar een collega worden geleid. Als beide personen niet beschikbaar zijn, kan de telefonist(e) door enkele keren te klikken een e-mail met de belangrijkste gegevens verzenden (naam van beller, telefoonnummer, datum, tijd, verzoek). Wanneer de persoon voor wie de oproep bestemd was, naar zijn/haar werkplek terugkeert, staan alle belangrijke gegevens al in zijn/haar e-mailpostbus en kan de klant worden teruggebeld.

Aanwezigheidsindicator Het is handig om voor het kiezen van een nummer te weten of de collega op zijn/haar werkplek aanwezig is of dat deze in vergadering is. Met MiVoice Office 400-oplossingen voor aanwezigheidsindicatoren kan iedereen die aangesloten is, de actuele beschikbaarheidsstatus van zijn/haar collega’s zien.

MiVoice 1560 PC Operator Met de MiVoice 1560 PC Operator worden de belangrijkste bureaubladitems gecombineerd: een pc en een telefoon. Oproepen kunnen worden aangenomen, tot stand gebracht of doorgestuurd via de pc of een willekeurige telefoon met het MiVoice Office 400-systeem. Hierdoor hebben telefonistes direct toegang tot een grote hoeveelheid informatie en beschikken ze over flexibele en zeer gebruiksvriendelijke functies voor het beheer van oproepen.

De aanwezigheidsindicator kan ook in pc-toepassingen worden geïntegreerd (bijv. Microsoft). Door deze “uitwisselingsintegratie” kan de kalender automatisch met de aanwezigheidsindicator worden gesynchroniseerd. Dit betekent dat collega’s op elk moment toegang hebben tot de beschikbaarheids- en bereikbaarheidsstatus van het gehele team, mits ze natuurlijk over de juiste toegangsrechten beschikken. De aanwezigheidsstatus van de betreffende persoon wordt bij het zoeken naar de naam weergegeven. Het maakt niet uit of er met een vaste telefoon, draadloze terminal, mobiele telefoon of CTI-toepassing (computertelefonieintegratie), zoals Mitel OfficeSuite, wordt gewerkt. Als de gebelde persoon in vergadering is, wordt zelfs weergegeven wanneer de vergadering is afgelopen. Voor gebruikers van de Mitel Mobile Client wordt weergegeven dat ze bezet zijn, als ze op hun mobiele telefoon in gesprek zijn.

Mitel | 5

configureren, het heeft flexibele gebruiksmogelijkheden en het kan heel eenvoudig op de behoeften van elke gebruiker worden afgestemd. Ook kunt u opgeven hoe u van nieuwe berichten op de hoogte wilt worden gesteld: • Als een bericht dat op het scherm van het apparaat wordt weergegeven • Als een bericht op de DECT-terminal • Door een tekstbericht naar de mobiele telefoon • Door e-mail, met het bericht als bestand bijgevoegd

Spraakberichten die nog niet zijn afgeluisterd, worden weergegeven op het scherm – in dit geval op het MiVoice 5380ip-scherm.

Doorschakelen Elke medewerker kan zijn/haar eigen functies voor het doorschakelen van oproepen instellen en deze functies activeren/deactiveren door op een knop te drukken. Op die manier kunnen oproepen worden doorgeschakeld naar de persoonlijke voicemailbox wanneer de medewerker in vergadering is of bij vakantie naar een collega of vervanger. Er kunnen verschillende regels voor het doorschakelen worden gedefinieerd. Oproepen van een geselecteerde groep met nummers kunnen bijvoorbeeld naar een bepaalde medewerker worden doorgeschakeld. Ook kan worden opgegeven dat oproepen naar een specifiek nummer moeten worden doorgeschakeld naar de mobiele telefoon, zelfs tijdens vergaderingen. Bovendien kunnen oproepen direct worden doorgeschakeld naar voicemail.

Voicemail: er gaan geen oproepen verloren Oproepen gaan niet verloren, zelfs niet als de persoon die wordt gebeld, niet beschikbaar is of al in gesprek is. De oproep wordt automatisch naar de voicemailbox doorgeschakeld. De beller kan daar een bericht inspreken en zo nodig vragen om te worden teruggebeld. Ook kunnen er individuele instellingen voor de voicemailbox worden ingesteld. Zo kunnen bellers de mogelijkheid krijgen buiten kantooruren een bericht in te spreken of kan er tijdens feestdagen een tekst worden afgespeeld. Het Mitel-voicemailsysteem kan met elk apparaat heel gemakkelijk worden gebruikt dankzij de spraakmenufunctie. Het systeem is gemakkelijk te

6 | Mitel

Sneller naar de bestemming: met “één nummer” Bij het “één nummer”-concept kunnen diverse handsets (inclusief vaste telefoons, softphones, DECT-terminals, mobiele telefoons) die zijn geregistreerd bij het MiVoice Office 400-communicatiesysteem, hetzelfde nummer gebruiken. U bent ongeacht het gebruikte apparaat altijd onder hetzelfde nummer bereikbaar (voor collega’s en klanten). Wijzigingen in het telefoonboek of de kieslijst worden automatisch gesynchroniseerd en zijn direct zichtbaar op alle apparaten. Dit betekent dat u zakenpartners slechts één telefoonnummer hoeft te geven en dat u afhankelijk van de situatie bepaalt welk apparaat u gebruikt om oproepen te doen of aan te nemen. Wanneer u bijvoorbeeld uw werkplek verlaat en de draadloze telefoon uit het laadstation haalt, wordt de DECT-telefoon automatisch het actieve apparaat. Als u niet op kantoor bent, kunt u de mobiele telefoon activeren door op een toets te drukken. Vanaf dat moment kunt u de mobiele telefoon gebruiken om oproepen tot stand te brengen of te ontvangen. De beller kan dan niet zien of u op kantoor of onderweg naar een andere locatie bent.

Gespreksdoorschakeling Met de praktische doorschakelopties van MiVoice Office 400-oplossingen bent u ervan verzekerd dat geen enkele oproep onbeantwoord blijft.

Vrij bewegen binnen de organisatie Dankzij de mogelijkheden voor doorschakelen en voicemail kunnen medewerkers zonder gevolgen hun werkplek verlaten. Ze kunnen met Mitel DECT- en SIP-DECT-oplossingen zelfs gewoon hun telefoon meenemen en zich vrij door de organisatie bewegen. Dankzij de mogelijkheden voor doorschakelen en voicemail kunnen medewerkers zonder gevolgen hun werkplek verlaten. Ze kunnen met Mitel DECT- en SIP-DECT-oplossingen zelfs gewoon hun telefoon meenemen en zich vrij door de organisatie bewegen.

DECT Met de DECT (Digital Enhanced Cordless Telecommunications)-technologie beschikt u altijd over een betrouwbare verbinding met het basisstation, zelfs als er binnen een beperkte ruimte veel telefoonverkeer is. DECTverbindingen worden via breedband geschakeld en hebben een aanzienlijk betere spraakkwaliteit dan mobiele telefoons.

KENMERKEN VAN SIP-DECT • Uitstekende spraakkwaliteit en gegevenstransmissie

Zelfs slecht weer, zoals regen, mist en sneeuw, beïnvloedt het gebruik van Mitel DECT-oplossingen niet dankzij de speciale variant voor buiten.

• Hetzelfde concept voor mobiele spraak- en gegevenscommunicatie in één netwerk • Mogelijkheid om gemakkelijk tegen redelijke kosten een netwerk tot stand te brengen en bestaande netwerken uit te breiden • Roaming tussen locaties die via WAN (Wide Area Network) met elkaar zijn verbonden

Dankzij de installatie van een multi-cellulair radionetwerk met uitgebreide dekking bent u overal in de organisatie bereikbaar. De geïntegreerde DECT-codering verbetert de beveiliging: de mobiele telefoon zorgt ervoor dat bij elke oproep automatisch een nieuwe geheime code wordt gebruikt voor de verbinding. DECT-terminals werken in een gereserveerde frequentieband. Ze kunnen daarom ook worden gebruikt wanneer mobiele telefoons worden afgeraden vanwege mogelijke interferentie met radiogolven, zoals in ziekenhuizen en bij artspraktijken. Qua functionaliteit verschillen moderne DECT-terminals, zoals de Mitel 600-serie, nauwelijks van “gewone” bureautelefoons. Integendeel: ze hebben een kleurendisplay, diverse beltonen en intuïtieve menuprompts. Dit betekent dat medewerkers onderweg geen aparte bureautelefoon op hun werkplek nodig hebben. De uitstekende spraakkwaliteit voldoet prima voor dagelijks gebruik. Naast DECT-telefoons voor de zakelijke omgeving biedt Mitel een model met geïntegreerde beveiligingsfuncties (noodalarm, locatiedetectie, beveiliging tegen explosiegevaar) voor uitgebreide persoonlijke bescherming.

• Zo nodig gemakkelijke uitbreiding van een bestaand netwerk

SIP-DECT De SIP-DECT-technologie voegt het gemak van mobiliteit aan VoIP-netwerken toe. Het gebruik van SIP-DECT is ideaal voor alle organisaties die de VoIP-technologie al gebruiken en die een grote bedrijfslocatie in het communicatiesysteem willen integreren. De extra functies van MiVoice Office 400 bieden hier toegevoegde waarde. Zo kunnen er onder andere systemen voor de locatie van personen worden geïntegreerd.

WLAN Met spraak via WLAN kan draadloze telefonie via de bestaande WLAN-infrastructuur worden geïntegreerd. Dit heeft een groot voordeel: er is geen extra radiotransmissietechniek meer nodig. Spraak en gegevens gebruiken hetzelfde systeem. Dit bespaart installatie- en beheerwerkzaamheden en verlaagt onderhoudskosten.

Mitel | 7

Altijd goed verbonden Het beantwoorden van e-mails of vragen van de klant in de trein is een teken van efficiëntie. Wel is het vaak belangrijk dat een medewerker onderweg vragen kan stellen aan collega‘s op de verkoopafdeling. Met MiVoice Office 400 kunnen medewerkers op zakenreis, onderweg of vanuit huis probleemloos gebruikmaken van het communicatiesysteem van de organisatie. De diverse services die door de toestellen worden geboden, voldoen aan al uw communicatiebehoeften.

Fixed Mobile Convergence Voor klanten en leveranciers is het heel belangrijk dat u altijd bereikbaar bent. Als zakenpartners echter eenmaal het mobiele nummer van iemand weten, kan die persoon waarschijnlijk niet meer van zijn/haar verdiende vrije dagen genieten. Wanneer de Mitel Mobile Client op een mobiele telefoon is geïnstalleerd, werkt de mobiele telefoon net als elke andere terminal die bij het MiVoice Office 400-communicatiesysteem is geregistreerd. Op die manier heeft de gebruiker zelfs buiten de organisatie toegang tot alle functies, waaronder conferences, wisselgesprekken en gespreksdoorschakeling.

SLECHTS ÉÉN NUMMER Medewerkers zijn gemakkelijk bereikbaar via hun interne kantoornummer. Binnenkomende en uitgaande oproepen komen eenvoudig tot stand via het vaste nummer van de organisatie (het “één nummer”-concept). Het mobiele telefoonnummer is niet zichtbaar.

Alle oproepen komen tegelijk binnen bij de vaste telefoon op het bureau en de mobiele telefoon. Het maakt niet uit waar de gebelde persoon zich op dat moment bevindt en welk nummer wordt gebeld, aangezien er slechts één nummer is!

Bij Fixed Mobile Convergence bepalen de gebruikers wanneer en waar ze bereikbaar willen zijn. Wel moet gespreksdoorschakeling worden ingesteld: het doorschakelprofiel kan ook op een later tijdstip en vanaf de mobiele telefoon worden gebruikt.

MITEL MOBILE CLIENT De mobiele telefoon werkt met Mitel Mobile Client op dezelfde manier als een standaard handset. Wanneer er op de mobiele telefoon een gesprek gaande is, wordt de status “bezet” op het telefonist(e)toestel en via de teamtoets van de collega’s weergegeven. Alle belangrijke telefoniefuncties, zoals doorschakelen, overleg en conferences, worden in een menu aangeboden en kunnen op de vaste telefoon worden geïmplementeerd. Ook kan er met het menu toegang tot de voicemailbox van het systeem worden verkregen.

TAKE Medewerkers kunnen met de functie “Take” aan hun bureau gesprekken zonder onderbreking voortzetten die oorspronkelijk onderweg zijn ingesteld. Op dezelfde manier kunnen ze oproepen die op kantoor zijn gestart, direct naar hun mobiele telefoon doorverbinden. Van deze naadloze overgang merkt de beller niets.

Mobiel en toch bereikbaar op het nummer van het kantoor. Mitel maakt het mogelijk.

8 | Mitel

Als u niet wilt worden gestoord, kunt u de functie “Niet storen” of “Doorverbinden naar voicemail” van de Mobile Client activeren. Vanaf dat moment ontvangt u alleen oproepen van bellers die uw mobiele telefoonnummer weten.

LEAST COST ROUTING (LCR) Least Cost Routing (LCR) is een eenvoudige en directe manier om geld te besparen. Hierbij wordt gebruikgemaakt van het gegeven dat netwerkaanbieders soms zeer verschillende prijsmodellen hebben voor oproepen naar mobiele radionetwerken, voor interlokale gesprekken en internationale verbindingen. Bij Least Cost Routing bestaat er een vooraf gedefinieerd routepad met de minste kosten voor alle verbindingen voor externe oproepen en worden oproepen dienovereenkomstig omgeleid. Bij dit proces wordt op basis van beschikbare routetabellen een koppeling tussen het gekozen nummer en andere parameters (weekdag, tijd van de dag, enz.) tot stand gebracht. Hierbij kan zelfs rekening worden gehouden met aspecten zoals kwaliteit van de verbinding en beveiliging. Ook kan worden opgegeven dat uitgaande oproepen van bepaalde medewerkers niet met LCR via de internetaanbieder met de laagste kosten worden ingesteld maar via de standaard telefoonnetwerkaanbieder.

SOFTPHONES Naast de integratie van mobiele telefoons in het communicatiesysteem garandeert de innovatieve Mitelsoftphone ook de mogelijkheid van mobiele communicatie. Op kantoor, in publieke ruimten zoals stations en luchthavens, of thuis, overal waar u via een netwerkverbinding of WLAN toegang tot internet hebt, kunt u op dezelfde manier als op kantoor met softphones oproepen doen en ontvangen. Het is net alsof u altijd en overal over uw bureautelefoon met al zijn functies beschikt. Mitel-softphones zijn ideaal voor medewerkers die veel op externe locaties of thuis werken. Naast alle mogelijkheden van de MiVoice 5380bureautelefoon beschikt de MiVoice 2380-softphone over extra functies, zoals de volledige teamfuncties. Behalve telefoniemogelijkheden biedt BluStar voor pc’s HDvideo in combinatie met diverse UCC-functies. Microsoft Outlook is op alle MiVoice Office 400-softphones lokaal geïntegreerd om toegang tot persoonlijke Outlookcontactpersonen te bieden. Gebruikers kunnen een nummer kiezen vanuit Contactpersonen van Outlook en zo nodig hun gesprekken op de pc vastleggen.

De mobiliteitsoplossingen van Mitel koppelen de telefoon aan de pc. Naast de traditionele telefoniefuncties beschikt u over diverse praktische opties (met name video) die toegevoegde waarde bieden en samenwerking vanaf elke locatie mogelijk maken.

THUISKANTOOR Medewerkers in het veld die op grote afstand van hun kantoor wonen, of parttime medewerkers met lange reistijden en ongunstige werkuren, willen graag vanuit huis werken. De werkstations thuis kunnen echter niet effectief worden gebruikt als ze niet op de juiste manier in de infrastructuur van de organisatie zijn geïntegreerd. MiVoice Office 400 integreert deze categorie medewerkers volledig en transparant in het bedrijfsnetwerk. Alle functies van het werkstation op kantoor (oproepen aannemen of doorschakelen, telefoonconferenties instellen, weergave van aanwezigheid en status van teamleden) zijn zonder beperkingen op dezelfde manier ook op de werkstations thuis te gebruiken. De enige vereiste is de aanwezigheid van een internetverbinding (DSL), zodat de telefoon of softphone op basis van het IP-systeem kan worden gebruikt. Als de pc-toepassingen van thuiswerkende medewerkers via de beveiligde gegevensverbinding van een Virtual Private Network (VPN) zijn verbonden, kan het VPN ook worden gebruikt voor spraak- en videoverbindingen. Dit verbetert de gegevensbeveiliging tijdens de communicatie.

Natuurlijk kunnen de contactpersonen ook worden gecombineerd met alle andere telefoons van het systeem en in het “één nummer”-concept worden geïntegreerd. Mitel | 9

Gemak betekent niet inleveren Tijd is kostbaar, vooral in het bedrijfsleven. Om die reden helpt Mitel organisaties bij de dagelijkse taken door middel van intelligente communicatieoplossingen, zodat processen efficiënter kunnen worden uitgevoerd. In dit kader is het belangrijk dat alle toestellen en toepassingen gemakkelijk te gebruiken zijn.

Identieke werking

Personalisatie

Ongeacht of u een vaste telefoon of mobiele DECTterminal, pc-toepassing of zelfs Mobile Client gebruikt, u zult altijd snel met het menu kunnen werken en alle gewenste functies kunnen vinden. Ook kunt u op elk apparaat natuurlijk op elk gewenst moment alle persoonlijke profielen beheren – als Mitel-gebruiker hebt u altijd prioriteit!

U hoeft de handset niet aan te passen. De handset past zich in plaats daarvan aan u aan! U weet immers welke functies voor u toegevoegde waarde en gemak bieden. De verschillende personalisatieopties zijn heel gemakkelijk in te stellen. Van het programmeren en labelen van persoonlijke toetsen tot beltonen, met Mitel kunt u al uw communicatie in slechts enkele stappen aan persoonlijke gewoonten en behoeften aanpassen.

MiVoice Office 400 wordt gekenmerkt door het gebruiksgemak en de intuïtieve menustructuur van alle handsets. Het is niet nodig uitgebreid de handleidingen te lezen. De intelligente, fox-key-gebaseerde structuur biedt automatisch functies die in een bepaalde situatie handig zijn. 90% van alle benodigde functies is bereikbaar door slechts één keer te bladeren. De belangrijkste opties worden direct aan het begin vermeld.

Dit is de reden waarom de handsets van MiVoice-telefoons onder andere over programmeerbare toetsen beschikken. Deze toetsen kunnen worden geprogrammeerd met functies die geschikt zijn voor uw persoonlijke behoeften en voorkeuren. Zo is een favoriete toetsfunctie voor teams bijvoorbeeld de doorschakelfunctie: een oproep wordt doorgeschakeld en automatisch beëindigd door op een knop te drukken.

Gebruiksvriendelijk Uw aanwezigheid beheren en een eigen set profielen voor het doorschakelen van oproepen maken: geen probleem met MiVoice Office 400.

De Mitel 6739 SIP-telefoon is met het grote kleuren touchscreen een gebruiksvriendelijke bureautelefoon.

10 | Mitel

Bewegingsvrijheid Met de MiVoice Office 400-mobiliteitsoplossingen kunt u bijna overal ter wereld bellen en gebeld worden. Naast de geïntegreerde headsetaansluiting, die op alle terminals beschikbaar is, hebt u met de handsfree-functie alle bewegingsvrijheid. U kunt de telefoon even neerleggen om een bestand te bekijken terwijl u het gesprek gewoon voortzet. Bij MiVoice Office 400-handsets is dit mogelijk door één keer op een knop te drukken. Door de innovatieve Hi-Q-technologie bieden bijvoorbeeld MiVoice 5300- en Mitel 6700/6800 SIP-telefoons in de handsfree-modus uitstekende spraakkwaliteit. De full-duplex handsfree-functie, die in bijna alle telefoons van het MiVoice Office 400-systeem wordt gebruikt, garandeert zelfs uitstekende spraakkwaliteit bij conferences met veel deelnemers.

Telefoonboek De contactpersonen die u niet kunt en wilt onthouden, worden in het telefoonboek voor u opgeslagen. Het telefoonboek is rechtstreeks geïntegreerd in het communicatiesysteem en is beschikbaar voor alle gebruikers van alle handsets van de organisatie. Voor organisaties met meerdere vestigingen kan het gedeelde telefoonboek natuurlijk ook de nummers, inclusief de landcode, van andere vestigingen bevatten.

MiVoice Office 400 wordt gekenmerkt door flexibiliteit en gebruiksgemak • Dezelfde systeemserie met dezelfde software • Handsets met dezelfde implementatiemethoden • Identieke functies voor kleine en middelgrote organisaties, nevenvestigingen en kantoren aan huis • Zeer schaalbaar, met 4 tot 400 gebruikers (via het netwerk kunnen zelfs maximaal 600 medewerkers worden geïntegreerd) • Diverse netwerkmogelijkheden garanderen uitbreidbaarheid (internationaal en over veel verschillende locaties)

Ook kan op bijvoorbeeld MiVoice 5300- en Mitel 602-terminals een persoonlijk register voor persoonlijke en privécontactpersonen worden gebruikt. U kunt daarom meerdere nummers aan één persoon toewijzen, als er contactpersonen zijn die het “één nummer”-concept nog niet gebruiken. Dankzij de telefoonboeken kunnen alle bellers persoonlijk worden begroet. Als nummers van binnenkomende oproepen in het telefoonboek zijn opgeslagen en aan een naam kunnen worden gekoppeld, wordt de naam van de beller weergegeven. Dit geldt zowel voor opgeslagen persoonlijke contactpersonen als gekoppelde openbare telefoonboeken.

Mitel | 11

Alles vanuit één bron Veel organisaties die tegelijk kostenbesparingen willen realiseren en processen willen verbeteren, nemen de gelegenheid waar om ook de eigen infrastructuur onder de loep te nemen. Zo bieden MiVoice Office 400 VoIP-oplossingen bijvoorbeeld een gestandaardiseerd beheerconcept en kunnen de oplossingen perfect worden geïntegreerd in de IT-infrastructuur van de organisatie. Dit maakt het mogelijk om zelfs netwerkstructuren van dochterondernemingen samen te voegen, over grenzen heen en wereldwijd.

Intelligente netwerken Voor organisaties die aparte netwerkstructuren voor de dochterondernemingen hebben, kunnen tot 40 locaties via het datanetwerk in het communicatiesysteem worden geïntegreerd. Medewerkers zien dit als één systeem, zelfs collega’s op een locatie in het buitenland zijn op dezelfde manier bereikbaar als medewerkers in het eigen gebouw. Er worden geen gesprekskosten in rekening gebracht, aangezien de interne spraakcommunicatie tussen locaties via het datanetwerk van de organisatie verloopt. Een ander voordeel is dat de verbinding met het openbare netwerk (uitwisselingstoegang) alleen plaatsvindt op het hoofdkantoor. Dit leidt tot een verdere verlaging van de vaste kosten. Ook kunnen telefonist(e)posten worden gecentraliseerd of naar wens over locaties worden verdeeld en elkaar vertegenwoordigen overeenkomstig de specifieke behoeften van de organisatie.

12 | Mitel

Maar wat nog belangrijker is, het centrale netwerkbeheer leidt tot aanzienlijke kostenbesparingen. Gebruikers kunnen centraal worden beheerd en veel dubbel werk op meerdere locaties wordt vermeden. Als de systemen door een storing in het datanetwerk van elkaar worden gescheiden, wordt na een vooraf opgegeven tijd de noodconfiguratie gestart. Verder worden de verbindingen beheerd via lokale integratie in het openbare netwerk, bijvoorbeeld met ISDN- of SIP-verbindingen. De bedrijfscontinuïteit is dus gegarandeerd.

Geografisch verspreide locaties en toch een eenheid als organisatie: dit is mogelijk met de MiVoice Office 400-netwerkoplossingen. Ook leveren de intelligente mogelijkheden aanzienlijke kostenbesparingen op!

SIP-netwerken

Virtuele netwerken

Netwerken op basis van het open, wereldwijde SIP bieden de meest universele manier om diverse systemen via een privé datanetwerk of via internet aan elkaar te koppelen. SIP wordt wereldwijd door veel fabrikanten ondersteund.

Virtuele netwerken zijn vooral nodig bij organisaties die geografisch verspreide vestigingen zonder onderling verbonden datanetwerken hebben. Dit is met name belangrijk als het niveau van het belverkeer tussen de afzonderlijke locaties tamelijk laag is, waardoor het niet de moeite waard is om lijnen te leasen of een privégegevensnetwerk op te zetten.

Het MiVoice Office 400-communicatieplatform maakt het mogelijk om tot 100 andere MiVoice Office 400-systemen of SIP-geschikte systemen van derden te verbinden.

DE BELANGRIJKSTE VOORDELEN: • In SIP-netwerken zijn meer functies beschikbaar dan met de gewone inbelverbindingen via het openbare netwerk. • De communicatiekosten worden aanzienlijk verlaagd, omdat gesprekken via internet vaak veel goedkoper zijn dan via inbelverbindingen in het openbare netwerk.  

Een virtueel netwerk wordt zo ingesteld dat medewerkers op andere locaties met hun intern nummer kunnen worden gebeld. De verbinding wordt door het systeem automatisch via het openbare netwerk tot stand gebracht. Veel netwerkaanbieders hebben speciale aanbiedingen voor klanten met dochterondernemingen wat ook tot kostenbesparing leidt.

DE VOORDELEN • Interne nummers op locaties • Centrale services, bijv. doorverbinden • Minimale netwerkinstallatie- en onderhoudskosten

Dankzij de uitgebreide SIP-implementatie spelen MiVoice Office 400-communicatiesystemen een belangrijke rol bij het volgende:

• Integratie van kantoortoepassingen (bijv. Microsoft) • Geen maandelijkse kosten voor geleasde lijnen

• Integratie van IP- en WLAN-terminals • Professionele, mobiele spraakcommunicatie • Netlijninterfaces naar openbare netwerken • Een netwerk van verschillende SIP-compatibele communicatiesystemen • Integratie van SIP-gebaseerde toepassingen (voor contact centers, operator consoles, softphones, enz.)

Mitel | 13

Bediening en onderhoud MiVoice Office 400 is een modern communicatiesysteem dat zeer flexibel en veelzijdig is. De bediening en het onderhoud, inclusief uitbreidbaarheid en aanpassingen aan nieuwe situaties, belemmeren daarom niet de dagelijkse communicatie maar ondersteunen deze eerder.

Systeemonderhoud Mitel stelt speciaal voor gemakkelijk onderhoud van de belangrijkste gegevens in de organisatie, een webtoepassing beschikbaar. Specifieke aanpassingen (bijv. naamswijzigingen en correcties in het telefoonboek van het systeem) kunnen worden doorgevoerd via deze speciaal ontworpen en gebruiksvriendelijke webtoepassing. Wanneer de gebruiker over de juiste bevoegdheden beschikt, kunnen er met slechts enkele muisklikken aanpassingen worden doorgevoerd zonder dat er uitgebreide training nodig is.

Open standaarden De open systeemarchitectuur en het gebruik van algemene standaarden garanderen technologische onafhankelijkheid en toekomstbestendige MiVoice Office 400-systemen. • Zo is SIP volledig geïmplementeerd: • Voor de netlijn naar het openbare netwerk

Naast SIP garanderen andere protocollen, zoals XML, LDAP, CSTA, TAPI en KNX, de gemakkelijke en efficiënte – en vooral probleemloze – integratie van alle soorten oplossingen. Dit geldt ook voor clientspecifieke oplossingen en netwerkgebruik met andere systemen.

Uitbreidbaarheid en flexibiliteit Organisaties zijn altijd onderhevig aan verandering. Er komen nieuwe medewerkers in dienst, een afdeling wordt uitgebreid en er worden nieuwe vestigingen opgezet. MiVoice Office 400 kan heel gemakkelijk aan nieuwe behoeften worden aangepast. Het systeem kan op elk gewenst moment worden uitgebreid; er kunnen snel en met weinig moeite nieuwe nummers worden aangemaakt. Zo kan bijvoorbeeld een extra IP-handset voor een nieuwe werknemer worden geïntegreerd zonder veel in te hoeven stellen. Ook kunnen toepassingen snel en vooral uniform worden onderhouden.

• Om SIP-apparaten te koppelen • Om Mitel-systemen in netwerken te gebruiken • Om toepassingen te integreren

Mitel gebruikt open standaarden en stelt u in staat oplossingen van specialisten en industrieoplossingen in het communicatiesysteem te integreren.

14 | Mitel

Integratie in de bestaande IT-omgeving Door het grote aantal gestandaardiseerde interfaces kunnen alle standaard spraak- en gegevenshandsets worden aangesloten Ook kan MiVoice Office 400 gemakkelijk in de bestaande ITinfrastructuur worden geïntegreerd: • Slechts één netwerk (LAN) voor spraaken gegevenstransmissie • Geïntegreerde switches voor gemakkelijke installatie van IP-telefoons • IP-standaarden voor naadloze integratie van spraakcommunicatie • Quality of Service garandeert de beste spraakkwaliteit. • Snelle en gemakkelijke installatie van MiVoice IP-handsets via automatische configuratie

Selfserviceportaal MiVoice Office 400 biedt een selfserviceportaal waar gebruikers zo nodig hulp kunnen krijgen. Gebruikers kunnen met de webtoepassing gemakkelijk doorschakelbestemmingen instellen, de voicemailbox en de functies hiervan wijzigen of programmeerbare toetsen aanpassen. Het portaal is zo ontworpen dat het voor zichzelf spreekt, waardoor het gemakkelijk te gebruiken is.

• Automatische herkenning: wanneer medewerkers naar een ander werkstation gaan, kan de IP-handset gemakkelijk op het nieuwe werkstation worden aangesloten en kan de telefoon weer met dezelfde instellingen worden gebruikt.

Beveiliging Bescherming tegen onbevoegde toegang is erg belangrijk, met name bij het gebruik van moderne telefonie via internet. Mitel heeft internationale standaarden geïntegreerd en haar eigen toepassingen ontwikkeld om u en uw communicatie optimaal te beveiligen: • Spraakgegevenscodering en oproepsignalering op basis van de internationale standaarden TLS en SRTP. • Externe systeemtoegang wordt beveiligd, bijvoorbeeld via HTTPS. • Bij extern onderhoud in het intelligente netwerk wordt de netwerkgebaseerde toegang tot satellietknooppunten beveiligd, zodat derden zich zelfs tijdens onderhoud niet kunnen aanmelden bij het klantennetwerk. • De DECT-standaard (Digital Enhanced Cordless Telecommunications) biedt het hoogst mogelijke beveiligingsniveau, omdat de mobiele telefoon bij het instellen van een oproep telkens met een geheime code moet worden aangemeld. • Mitel-handsets worden ook met een PIN-code tegen onbevoegde toegang beschermd. • De codering van voicemail garandeert dat berichten niet door derden kunnen worden beluisterd.

Mitel | 15

mitel.com

© Copyright 2015, Mitel Networks Corporation. Alle rechten voorbehouden. Het woord Mitel en het logo van Mitel zijn handelsmerken van Mitel Networks Corporation. Alle verwijzingen naar handelsmerken van derden zijn alleen ter referentie en Mitel maakt geen aanspraak op eigendomsrechten voor deze handelsmerken. 11952-39003-989294-R1506-NL