MIT ÉRDEMES TUDNI A TÁRSADALMI EGYEZTETÉSEKRŐL. MÓDSZERTANI SEGÉDLET a társadalmi-szakmai egyeztetések (konzultációk) lebonyolításához

MIT ÉRDEMES TUDNI A TÁRSADALMI EGYEZTETÉSEKRŐL

MÓDSZERTANI SEGÉDLET a társadalmi-szakmai egyeztetések (konzultációk) lebonyolításához

1_0_2012_06_15

Nemzetgazdasági Tervezési Hivatal Magyarország, 1051 - Budapest, József nádor tér 2-4

Budapest, 2012. június 15. Dokumentum történet Nem Verzió címe

Verzió dátuma

végleges,

továbbfejlesztése tervezett (TF) vagy végleges verzió (V)

Mit érdemes tudni a társadalmi egyeztetésekről

Módszertani

segédlet

a

társadalmi-szakmai

egyeztetések (konzultációk)

1_0_2012_06_0 15

lebonyolításához

Készült a Nemzetgazdasági Minisztérium megbízásából Tervezéskoordinációs Államtitkárság

Készítette a Nemzetgazdasági Tervezési Hivatal (NTH) Szakértők: Bartal Anna Mária, Bodor Ákos, Boros Szilárd

1

V

Megjegyzés


Tartalom Tartalom............................................................................................................ 1 1.

Bevezetés................................................................................................... 2

2.

Alapfogalmak és jelentésük ..................................................................... 3

3.

A társadalmi egyeztetés (konzultáció) alapelvei ................................... 5

4.

A társadalmi egyeztetés (konzultáció) haszna....................................... 8

5.

A társadalmi egyeztetés (konzultáció) módszerei ............................... 10

6.

A társadalmi egyeztetés (konzultáció) szereplői: ................................ 13

7.

A társadalmi egyeztetés (konzultáció) tervezése, lebonyolítása,

összegzése ..................................................................................................... 15 7.1

A társadalmi egyeztetés/konzultáció megtervezése ............................. 15

7.2

A társadalmi egyeztetés/konzultáció lebonyolítása- általában ............ 16

7.3

A társadalmi egyeztetés/konzultáció formái, módszerei ...................... 17

7.3.1

Írásos forma ........................................................................................ 17

7.3.2

Szóbeli formában ................................................................................ 17

7.3.3

A nyílt (online) társadalmi egyeztetés/konzultáció ............................... 18

7.3.4

A zárt társadalmi egyeztetés/konzultáció ............................................ 21

7.4

A társadalmi egyeztetés/konzultáció összefoglalása - általában ......... 22

7.5

A társadalmi egyeztetés/konzultáció kiértékelése ................................ 22

Mellékletek...................................................................................................... 23

1


1. Bevezetés A módszertani segédlet a társadalmi egyeztetések (konzultációk) hatékonyabb lebonyolításához kíván segítséget nyújtani. A hatékony társadalmi egyeztetés (konzultáció) három, fő ismérvvel rendelkezik: Egyfelől, a hatékony társadalmi egyeztetés (konzultáció) a dialógus-párbeszéd, a társadalmi-szakmai megbeszélés és vita technikáján, valamint a partnerség alapelvén nyugszik. Másfelől, a hatékony egyeztetés (konzultáció) jól célzott és könnyen hozzáférhető azok számára, akik bármilyen módon érintettek vagy érdekeltek az adott fejlesztéspolitikai intézkedés által. Végezetül, a hatékony egyeztetés (konzultáció) olyan értékes információkkal szolgál, amelyek által a társadalmilag legszélesebb körben megvitatott fejlesztéspolitika valósulhat meg, és ennek eredményeképpen társadalmilag is elfogadott, jobban működő közszolgáltatások jönnek létre. Mindezekből következően a módszertani segédlet elsődleges célja, hogy egységes szempontrendszert adjon a társadalmi egyeztetések (konzultációk) lebonyolításához. Ennek érdekében a módszertani segédletben bemutatásra kerülnek  a társadalmi egyeztetések (konzultációk) fogalmi és tartalmi keretei, valamint  konkrét segítséget kíván nyújtani a társadalmi egyeztetési (konzultációs) gyakorlat egyes lépéseinek megtervezéséhez és végrehajtásához. A

módszertani

segédlet

ajánlásai

összhangban

vannak

a

vonatkozó

jogi

szabályozásokkal,1 azok általános követelményrendszerét kísérli meg a hatékonyabb megvalósítás érdekében árnyaltabb és konkrétabb tartalommal megtölteni.

1

lásd: 218/2009. Kormányrendelet (illetve lásd még: 1260/1999/EK tanácsi rendelet, 1159/2000/EK bizottsági rendelet).

2


2. Alapfogalmak és jelentésük Társadalmi egyeztetés alatt egy olyan kommunikációs folyamatot értünk, amely egy döntés előkészítésének része. A folyamatos és kölcsönös információ-áramlás során a közvetlenül vagy közvetetten érintett szereplők (szervezetek vagy egyének) szabadon nyilváníthatnak véleményt, amelyet a döntéshozó mérlegel és figyelembe vesz. Konzultáció – tanácskozás. Általánosságban két vagy több, független és autonóm szereplő közötti önkéntes együttműködését jelenti, amelynek célja egymás véleményének, álláspontjának kölcsönös megismerése, befolyásolása; adott esetben közös vélemény kialakítása annak érdekében, hogy harmadik (további) felekre befolyást gyakoroljanak. A konzultáció a vélemények artikulálására és megvitatására irányul, és ennek következtében lényegesen eltér a megállapodások megkötésére irányuló tárgyalástól. A konzultáció, a szereplők aktív magatartását feltételezi, mivel az eredményes konzultáció alapját képezheti későbbi egyezmények megkötésének. A konzultáció alapvető célja tehát az, hogy a közösség számára fontos kérdésekben az érintettek megismerjék egymás véleményét, álláspontját, ezen keresztül befolyást gyakoroljanak egymásra. A konzultáció – ebből következően – nem tartalmaz alku elemet, és nem záródik szükségszerűen egy kompromisszumot tükröző, arra épülő megegyezéssel. A konzultáció már akkor is eredményesnek minősülhet, akkor is betöltheti küldetését, ha ismertté, világosabbá válnak – az esetleg gyökeresen eltérő – álláspontok, és a mögöttük meghúzódó szándékok, érdekek, összefüggések. A konzultációk kezdeményezője általában a kormány/kormányzati szerv, vagy önkormányzat amelynek valamilyen döntés, stratégia kialakítása és véglegesítése előtt szándékában áll megismerni az érintetteknek – így a társadalmi partnereknek, más érdekcsoportok képviselőinek, illetve az állampolgárok – véleményét. Ezt mérlegelve hozza meg döntését, illetve alakítja ki stratégiáját. A konzultációval szemben, tárgyalásról akkor beszélhetünk, amikor a társadalmi partnerek, érdekcsoportok képviselői valamint a kormány az úgynevezett társadalmi megegyezésre jutnak. Az együttműködés szándéka, célja eleve a megállapodások 3


megkötésére irányul. A tárgyalás már nem csupán véleménycserét és vitát jelent, mint

a

konzultáció,

hanem

egy

olyan

kompromisszumos

megállapodásra,

egyezségre való törekvést, amely mindegyik érintett fél számára elfogadható. A civil párbeszéd fogalma eredetét tekintve az Európai Unióhoz egyeztetési folyamataihoz

kötődik,

és

azoknak

az

együttműködési

formáknak

és

mechanizmusoknak a jelölésére szolgál, amelyekben a társadalmi partnereken kívül egyéb érdekcsoportok képviselői – azaz a társadalmi párbeszéd szemszögéből tekintve “civilek” – is részt vesznek. Partnerség alatt a szereplők bevonására, érdemi konzultációra épülő kommunikációt értünk,

amely

a

döntési

folyamat

egészében

jelen

van.

A

partnerség

megvalósulásához szükséges az, hogy a szereplők a közös feladat megoldását tartsák szem előtt, és ennek érdekében törekedjenek a hatékony és a másik szempontjait figyelembevevő munkavégzésre. A hatékony társadalmi egyeztetés feltétele a partnerség érvényesülése.

4


3. A társadalmi egyeztetés (konzultáció) alapelvei2 A

társadalmi

egyeztetések

megtervezésének,

megszervezésének

gyakorlata

rendkívül sokféle lehet, azonban minden egyeztetési tevékenység, kezdeményezés során - általánosságban - a következő alapelveknek kell érvényesülnie. Tervezhetőség és strukturáltság. A társadalmi egyeztetések szereplőinek, érintettjeinek (a kormányzati, a vállalati, a civil és a lakossági szektor) egyeztetéshez szükséges erőforrásai csak akkor használhatóak hatékonyan, ha az egyeztetési folyamatok előre tervezhetőek, az egyeztetési terv időben ismertté válik, és ez folyamatában is átlátható a szereplők mindegyike számára. Folyamatos információnyújtás és információszerzés. Minden szereplő, érintett működésére

és

döntéshozatali

folyamataira

érvényes

az

információnyújtás

követelménye. Érdekképviseleti feladatot csak a megfelelő informáltság mellett lehet felvállalni, azonban az ehhez szükséges informáltság szintje a szereplők feladatvállalása és szakértelme függvényében eltérő. Partnerség. Az egyeztetési folyamat csak abban az esetben lehet eredményes és hatékony, hogyha a partnerek közötti egyenlőség érvényesül, az érintettek mindegyike számára lehetőség van az egyeztetésre, és a beérkezett vélemények befolyásolják a döntéshozatali és egyeztetési folyamatot. Bizalom. A partnerség érvényesülésére épül a bizalom elve. Az érintett szereplők csak abban az esetben hajlandóak erőforrásaikból az egyeztetésben való részvételre áldozni, ha bíznak abban, hogy ezek megtérülnek. Azaz, ha a kinyilvánított vélemények a döntéshozatalt befolyásolják, azokra érdemi visszajelzést kapnak. Koncentráltság és konszenzus. A szereplők, érintettek mindegyike részéről szükséges, hogy szem előtt tartsák a társadalmi egyeztetés hasznosságát, és tudatában legyenek annak, hogy a javaslatok az együttes egyeztetésekbe beépíthetőek legyenek. Nyitottság, nyilvánosság és átláthatóság. Az egyeztetési folyamatok sajátja, hogy az érintettek minden fázisába bekapcsolódhatnak, senkit sem szabad kizárni a

2

A szempontokat kidolgozásakor felhasználtuk http://tarsadalmiegyeztetes.honlaphat.hu/ anyagait.

5


folyamatból. A cél az érintettek lehető legszélesebb körének elérése, megszólítása. Az egyeztetési folyamatoknak, nyilvánosnak és átláthatónak kell lenniük. Ehhez biztosítani

kell

a

legszélesebb

és

hatékony

nyilvánosságot

és

minden

A

társadalmi

információhoz

valóhozzáférést. Közérthetőség

kommunikáció.

egyeztetési

folyamatokban különböző szakértelmű, felkészültségű szereplők vesznek részt. Mivel mindenki számára nyitottan kell lebonyolítani az egyeztetéseket, fontos, hogy az közérthető módon (érthető nyelvezettel, elérhető kommunikációs csatornákon) történjen. Dokumentáltság. Ahhoz, hogy az egyeztetési folyamat átlátható és követhető legyen az érintettek számára, szükséges annak folyamatos dokumentálása, és a dokumentáció nyilvánosságának biztosítása. Folyamatos monitoring, visszacsatolás. Folyamatosan elemezni kell, hogy a társadalmi egyeztetés megfelelő volt-e, abba minden érintett véleménye megfelelően bevonásra került-e, az összes elv és az előre rögzített tervezés érvényesült-e a megvalósítás során. Figyelemmel kell lenni arra is, hogy az érintettek a felvetett kérdéseikre, hozzászólásaikra, véleményeikre, javaslataikra megfelelő és kielégítő, nyilvánosan is elérhető válaszokat kaptak. Értékelés. Az adott egyeztetési folyamat zárását követően átfogó, nyilvános értékelés szükséges annak érdekében, hogy a tapasztalatok hasznosuljanak, a jövőbeli egyeztetésekbe beépíthetőek legyenek.

6


A társadalmi egyeztetés (konzultáció) alapelvei

folyamatos tervezhetőség és strukturáltság

információszerzés F

partnerség

és - nyújtás

bizalom értékek Társadalmi egyeztetés folyamatos

(konzultáció)

monitoring,

ALAPELVEI

visszacsatolás

koncentráltság és konszenzus

dokumentáltság közérthetőség

nyitottság,

és hatékony

nyilvánosság és

kommunikáció

átláthatóság

7


4. A társadalmi egyeztetés (konzultáció) haszna Általánosan elismert és közismert, hogy a társadalmi egyeztetésen alapuló döntéshozatal vagy tervezés kimutatható hasznot hoz a társadalom és az egyeztetésben résztvevők számára. Az első helyen kell említeni, hogy társadalmi egyeztetésen alapuló döntéshozatal vagy tervezés hozzájárul a demokratikusabb döntéshez. Ennek értelmében a döntéshozatal egyes szakaszainak befolyásolására minden érintett szervezetnek és egyénnek is módja van, nemcsak a politikai és gazdasági befolyással bíró szereplőknek. Továbbá, legitim döntést eredményez, hiszen a döntés elismertebb, jogszerűbb lesz azáltal, hogy társadalmi egyeztetési folyamat eredményeképpen jön létre, konszenzuson, széleskörű egyetértésen alapul. A társadalmi egyeztetés célja, hogy jobb minőségű döntés szülessen az által, hogy a társadalom és a gazdaság szereplőitől minél több szaktudást, igényt, szükségletet, információt csatornáz be a tervezési és az egyeztetési folyamat során. A társadalmi egyeztetésen alapuló döntéshozatal vagy tervezés további hasznaként tartják számon, hogy sikeresebb végrehajthatóságot tesz lehetővé, ugyanis a döntéshozó számára nem látható igényeket, információkat és problémákat is számításba vevő és megoldó döntés társadalmi elfogadottsága növekszik, így végrehajtása és fenntartása is valószínűbb. A megfelelően végigvitt társadalmi egyeztetési folyamat során, a társadalmi környezet véleményének beépítésével sok esetben megelőzhető a társadalmi csoportok és a közigazgatás közötti konfliktus. Az ilyen konfliktus kezelése, megoldása gyakran sokkal több időt és erőforrást igényel, mint amennyi a társadalmi egyeztetéshez kellett volna. A társadalmi egyeztetéssel megtámogatott döntési folyamat képes figyelembe venni minden – praktikusan minél több – érintett fél érdekét. Ez erősíti a civil szektor problémafelvető, problémajelző funkcióját. Végezetül, a társadalmi egyeztetés egy fő haszna, hogy hozzájárul a társadalmi bizalom növekedéséhez. Azzal, hogy az egyeztetés során folyamatosan és eredményesen együtt dolgoznak a szereplők, hosszú távon erősödik az egymás 8


iránti bizalom. Ez más területeken is növeli az együttműködés hatékonyságát, eredményességét.

9


5. A társadalmi egyeztetés (konzultáció) módszerei - mit, hogyan és mikor? A társadalmi egyeztetés (konzultáció) lefolytatása többformában és módon valósulhat meg. A társadalmi egyeztetések jellegüket tekintve, lehetnek formálisak, azaz hivatalosan szervezettek.

A

formális

társadalmi

egyeztetések

legfőbb

jellemzője

a

strukturáltság, azaz meghatározott formai és időkeretek között zajlanak le, a résztvevők, érintettek körét szabályok határozzák meg, továbbá jól dokumentáltak. Az informális dialógus-párbeszéd, a társadalmi-szakmai megbeszélés és vita, általában nem hivatalosan szervezettek, ad hoc módon jönnek létre és ebből következően inkább a strukturálatlanság jellemzőit viselik magukon. Ugyanakkor az informális párbeszédek, szakmai megbeszélések és viták fontos előkészítő szerepet játszanak a formális társadalmi egyeztetésre bocsátott anyagok véglegesítésében. A társadalmi egyeztetés (konzultáció) leggyakrabban alkalmazott és az érintettek széles köre számára elérhető módszere az úgynevezett nyitott egyeztetés. A nyitott egyeztetés napjainkban elektronikus formában, online, a társadalmi egyeztetés és tervezés számára fenntartott honlapon a nyilvánosságra hozott dokumentumok elérhetőségét jelenti. Ehhez bárki (szervezetek képviselői és állampolgárok) hozzászólhat, megírhatja javaslatait, véleményét, kérdéseit. Zárt társadalmi egyeztetésnek nevezzük azt, amikor a társadalom egy bizonyos reprezentáns csoportjával vagy csoportjaival zajlik le az egyeztetés. Ez is történhet írott formában, de gyakoribbak ebben az esetben a szóbeli, szemtől-szembeni egyeztetések.

10


A társadalmi egyeztetések formái, jellege és módszerei Egyeztetések formái Formális

Módszerei

Jellege Strukturált

egyeztetések

nyitott

zárt

(online)

(felkért)

írott

írott szóbeli

Informális

Strukturálatlan (ad hoc)

(általában) zárt (felkért)

megbeszélések, társadalmi-szakmai megbeszélések, viták szóbeli

11

írott


A továbbiakban azt tekintjük át, hogy a társadalmi egyeztetés „ideáltipikus” folyamatában mikor, milyen egyeztetési módszerek alkalmazhatók. A tervezési folyamat és a társadalmi egyeztetés módszerei (elvárt modell)

1. A tervezés

informális szakmai megbeszélések

meghirdetése

zárt szakmai-szakértői párbeszédek, javas-

viták, írásos tervezési dokumentumok

latok beépí-

2. A tervezési dokumentum „munka” változata(i)

zárt társadalmi-szakmai

tése

egyeztetések az érintettekkel (írott és szóbeli formában) javaslatok beépí-

nyílt (online) társadalmi 3. A tervezési

egyeztetés

dokumentum

javaslatok, vélemények,

nyilvánosságra

hozzászólások

bocsátása

tése

tése

 visszacsatolás 4. javaslatok, vélemények összegzése, a  tervezési dokumentum átdolgozása



5. A tervezési dokumentum véglegesítése, elfogadása

Meg kell jegyezni, hogy az elmúlt években ettől az elvárt modelltől eltérően valósultak meg a társadalmi egyeztetések (konzultációk). A tervezés meghirdetése után nyílt (online) konzultációra bocsátották első változatát, majd ez után dolgozták ki és véglegesítették a tervezési dokumentumot megkerülve így – részben időhiányból fakadóan is – a több körös egyeztetést. 12


6. A társadalmi egyeztetés (konzultáció) szereplői: az érintettek azonosítása A területfejlesztési koncepciók és programok véleményezésére jogosult szervekről a 218/2009. évi Kormányrendelet 10. melléklete3 rendelkezik. 1. Országos Területfejlesztési Tanács; 2. miniszterek; 3. a következő kormányhivatalok: a) Központi Statisztikai Hivatal, b) érintett megyei és fővárosi kormányhivatal, c) Magyar Energia Hivatal, d) Országos Atomenergia Hivatal; 4. Országos Környezetvédelmi Tanács; 5. Magyar Tudományos Akadémia; 6. országos önkormányzati érdekszövetségek; 7. az érintett térségi fejlesztési tanácsok; 8. az érintett megyei önkormányzatok; 9. érintettsége esetén a fővárosi önkormányzat; 10. az érintett megyei jogú városok önkormányzata; 11. az érintett települési önkormányzatok; 12. az érintett területi államigazgatási szervek közül: a) illetékes környezetvédelmi, természetvédelmi és vízügyi felügyelőség, b) működési területével érintett nemzeti park igazgatóság, c) működési területével érintett vízügyi igazgatóság, d) Nemzeti Környezetügyi Intézet működési területtel érintett területi kirendeltsége)

3

Módosítva a 67/2012. (IV. 5.) Korm. rendelet 23. § h). 24. § j). valamint a 351/2010. (XII. 30.) Korm. rendelet 258. §, 48. pontjai

alapján.

13


A stratégiai tervek által érintett a kulcsszereplők, érintettek (stakeholderek) azonosítását a következő ábra mutatja be.

a stratégiai tervek által érintettek (egyének,családok, közszektor

érdekelt csoportok)

állami és lokális, privát szektor

bilaterális és multilaterális és

kulcsszereplők, érintettek

intézmények

helyi vállalkozások szakmai, munkaadói és munkavállalói szervezetek, szövetségek

érdekképviseleti csoportok civil/nonprofit szervezetek vallási csoportok, szervezetek

Zárt konzultáció esetében (mivel ez meghívásos alapon működik) az alábbi rétegképző szempontokat érdemes figyelembe venni, a társadalmi egyeztetések korábbi tapasztalatai alapján: önkormányzatok

igazgatási-közeli

közintézmények

civil szervezetek

intézmények környezetvédelem, regionális, településfejlesztési, oktatási, szociális, egészségügyi gazdasági, tudományos területekről.

14


7. A

társadalmi

egyeztetés

tervezése,

(konzultáció)

lebonyolítása, összegzése ellenőrző listák segítségével A társadalmi egyeztetések (konzultációk) hatékony tervezését, lebonyolítását és összegzését, valamint az alkalmazott módszerek kiválasztását megkönnyíti az alábbi ellenőrző listák alkalmazása.

7.1 A társadalmi egyeztetés/konzultáció megtervezése  Tekintse át és összegezze a korábbi társadalmi egyeztetések (konzultációs) gyakorlatokat, azok felhasználható eredményeit.  Foglalja össze, röviden, a társadalmi egyeztetés (konzultáció) céljait.  Készítse el egy hosszabb (szakértői körnek szánt), és egy rövidebb, közérthető formában a társadalmi egyeztetésre/konzultációra szánt anyagot.  Tesztelje a társadalmi egyeztetésre/konzultációra szánt anyagot az érintett szakértői csoportokkal.  Határozza meg a

társadalmi egyeztetés/konzultáció

egyes fázisainak

módszereit (pl. strukturált, ad hoc, nyitott, zárt, írásbeli, szóbeli).  Szervezze és teremtse meg a társadalmi egyeztetés/konzultáció egyes fázisaiban alkalmazott módszereinek szervezeti, technikai hátterét.  Tervezze

meg

a

társadalmi

egyeztetésekre/konzultációkra

beérkezett

kérdések, vélemények, észrevételek megválaszolásának formáját és módját az egyeztetés/konzultáció módszereinek függvényében.  Azonosítsa a társadalmi egyeztetés/konzultáció szakértőit/felelőseit.  Azonosítsa

a

társadalmi

egyeztetés/konzultáció

szereplőit,

érintettjeit,

résztvevőit.  Állítsa össze a társadalmi egyeztetés/konzultáció érintettjeinek, résztvevőinek elérhetőségi címlistáját. 15


 Egyeztesse és jelölje ki a társadalmi egyeztetés/konzultáció időpontját.  Tervezze meg a társadalmi egyeztetés/konzultáció nyilvánosságát.  Határozza meg ki a társadalmi egyeztetés/konzultáció helyszínét.  Határozza meg a társadalmi egyeztetés/konzultáció költségeit.

7.2 A társadalmi egyeztetés/konzultáció lebonyolítása- általában  Szerezze

be

a

társadalmi

egyeztetéshez/konzultációhoz

szükséges

engedélyeket.  Válassza meg az adott egyeztetéshez/konzultációhoz adekvát módszert (pl. strukturált, ad hoc, nyitott, zárt, írásbeli, szóbeli).  Írjon motivációs levelet az egyeztetésre/konzultációra való felhívással.  Azonosítsa az adott egyeztetés/konzultáció tényleges szereplőit, érintettjeit.  Értesítse ki az egyeztetés/konzultáció szakértőit/felelőseit valamint szereplőit, érintettjeit.  Rendelkezzen az egyeztetés/konzultáció nyilvánosságának biztosításáról.  Készítse elő az egyeztetés/konzultáció dokumentációját. (lásd mellékelt). Ennek tartalmaznia kell: egy rövid összefoglalást a releváns információkról, a megvitatandó

témákat,

a

lehetőségek

felvázolását,

a

dokumentum

hozzáférhetőségét, az egyeztetésbe bevont szakértők, felelősök és érintettek listáját, a menetrendet, a helyszínt, a nyilvánosság biztosítását.  Készítse el és kezelje kiemelten azon lényeges kérdések/problémák listáját, amit feltétlen meg kell vitatni a társadalmi egyeztetésen/konzultáción.  Foglalja

össze

és

válaszolja

meg

az

egyeztetési

dokumentumokkal

kapcsolatos, válaszokat, kérdéseket, hozzászólásokat.  Összegezze a társadalmi egyeztetés/konzultáció eredményeit (esetlegesen megadott, vagy felállított) szempontok szerint.  Töltessen ki a résztvevőkkel egy válaszadói információs kérdőívet, hogy közvetlen visszacsatolást kapjon az egyeztetésről.

16


7.3 A társadalmi egyeztetés/konzultáció formái, módszerei 7.3.1 Írásos forma Legáltalánosabban használt és hatékony egyeztetési módszer.  Azonosítsa az írásos társadalmi egyeztetés/konzultáció érintettjeit, résztvevőit.  Az egyeztetésre szánt anyag legyen tömör, áttekinthető.  Írjon motivációs levelet az egyeztetésre/konzultációra való felhívással.  Legyen folyamatos az információk elérhetősége az érintettek számára.  Készítse elő az egyeztetés/konzultáció dokumentációját. (lásd mellékelt). Ennek tartalmaznia kell: egy rövid összefoglalást a releváns információkról, a megvitatandó

témákat,

a

lehetőségek

felvázolását,

a

dokumentum


össze

és

válaszolja

meg

az

egyeztetési

dokumentumokkal

kapcsolatos, válaszokat, kérdéseket, hozzászólásokat.  Összegezze a társadalmi egyeztetés/konzultáció eredményeit (esetlegesen megadott, vagy felállított) szempontok szerint.  Töltessen ki a résztvevőkkel egy válaszadói információs kérdőívet, hogy közvetlen visszacsatolást kapjon az egyeztetésről. 7.3.2 Szóbeli formában A szóbeli társadalmi egyeztetés/konzultációforma azon célcsoportoknál, érintetteknél hatékony egyeztetési forma, akik kevésbé valószínű, hogy válaszolnak az írásbeli konzultációkra.  Ezeknél a célcsoportoknál a szemtől-szembeni módszereket ajánlatos használni: műhelyek, beszélgetések, dialógusok.  A szemtől-szembeni módszerek alkalmazásakor át kell gondolni célcsoportok információs szükségleteit, azaz a dialógusra ajánlott témákat. 17


 Olyan technikákat kell használni, amelyek a résztvevőket részvételre és megnyilatkozásra ösztönzik.  A szóbeli társadalmi egyeztetés/konzultációforma alkalmazásánál érdemes professzionális

mediátorok,

témaszakértők,

kommunikátorok

segítségét

igénybe venni.  Azonosítsa a szóbeli társadalmi egyeztetés/konzultáció érintettjeit, résztvevőit.  Írjon motivációs levelet az egyeztetésre/konzultációra való felhívással.  Legyen folyamatos az információk elérhetősége az érintettek számára.  Készítse elő az egyeztetés/konzultáció dokumentációját. (lásd mellékelt). Ennek tartalmaznia kell: egy rövid összefoglalást a releváns információkról, a megvitatandó

témákat,

a

lehetőségek

felvázolását,

a

dokumentum


össze

és

válaszolja

meg

az

egyeztetési

dokumentumokkal

kapcsolatos, válaszokat, kérdéseket, hozzászólásokat.  Összegezze a társadalmi egyeztetés/konzultáció eredményeit (esetlegesen megadott, vagy felállított) szempontok szerint.  Töltessen ki a résztvevőkkel egy válaszadói információs kérdőívet, hogy közvetlen visszacsatolást kapjon az egyeztetésről. 7.3.3 A nyílt (online) társadalmi egyeztetés/konzultáció 

A nyílt (online) formális konzultációt abban a szakaszban kell megvalósítani, amikor még van lehetőség befolyásolni a végső döntést, az adott szakpolitika alakítását. Ehhez a kormányzat részéről megfelelő mennyiségű és minőségű információt kell biztosítani az egyeztetésben/konzultációban résztvevők számára.



A legtöbb esetben hasznos, ha a nyílt, online forma alkalmazását megelőzi valamilyen informális egyeztetés/konzultáció. 18




A nyílt társadalmi egyeztetésre/konzultációra megfelelő mennyiségű időt kell szánni. A viszonylag hosszú időtartam a tapasztalatok szerint a válaszok minőségét

pozitívan

befolyásolja.

Amennyiben

az

egyeztetésnek/konzultációnak valamilyen külső okból szűkebb időkeretbe kell illeszkednie, ebben az esetben meg kell fontolni, hogy a nyílt forma mely eszközei vezethetnek megfelelő eredményre. 

A nyílt egyeztetés/konzultáció tervezésénél kiemelt hangsúlyt kell kapnia már a folyamat elindítása előtti figyelem felkeltő lépések átgondolásának. A lehetséges érdeklődök körében a lehető legkorábban kell elkezdeni az egyeztetés/konzultáció tényének népszerűsítését.



Az egyeztetésre/konzultációra bocsátott anyagnak világosan meg kell fogalmaznia magának az egyeztetésnek/konzultációnak a részletes menetét, amibe beletartozik annak felvázolása is, hogy a folyamat zárása után mi várható. Az anyagnak tisztáznia kell azt is, hogy az adott szakpolitika, program, stratégia tekintetében melyik konkrét kérdésekben van lehetőség azok alakítására, befolyásolására, illetve mely területeken történtek már végleges döntések (ezek nem esnek a konzultáció hatókörébe).



A közzétett dokumentumnak részét kell képeznie egy olyan előzetes hatásvizsgálat tervezetnek, ami a megvalósítás lehetséges módjainak, változatainak költségeit, illetve hasznát ismerteti. Az ezekhez kapcsolódó kérdések is az egyeztetés/konzultáció szerves részét képezik.



A feltett kérdéseket a lehető legvilágosabban és legkonkrétabban kell megfogalmazni – nyitott és zárt kérdések együttes használatával –, továbbá a résztvevőknek biztosítani kell az a lehetőséget is, hogy olyan kapcsolódó témákban is megnyilatkozzanak, amikre esetlegesen nem lett konkrét kérdés megfogalmazva.



Amennyiben különböző

az

egyeztetés/konzultáció

célcsoportokat

érint,

tárgyát

képező

elérésükhöz többféle

beavatkozás

megközelítés is

szükséges lehet. Elképzelhető, hogy nem elegendő a hagyományos érintetti kör bevonása, mert ez fontos célcsoportok kizárását jelentheti.

19




Az

egyeztetésre/konzultációra

bocsátott

dokumentumoknak

könnyen

érthetőnek, tömörnek és szakzsargontól mentesnek kell lennie. Bizonyos esetekben szakértőktől szükséges véleményt, információt kérni, ám a nyílt egyeztetés/konzultáció ennél lényegesen szélesebb kört szólít meg. A nemszakértők véleményét is fontos megismerni, ehhez viszont egyszerűbb felépítésű és nyelvezetű dokumentumokra van szükség. (Adott esetben megfontolandó speciális célcsoportok számára átdolgozott dokumentáció készítése is). A lehetséges érintettek elérését különféle közvetett és közvetlen csatornákon keresztül kell biztosítani. 

Fontos,

hogy

az

emberek

gyorsan

el

tudják

dönteni,

hogy

egy

konzultációs/tervezési dokumentum vagy folyamat releváns-e számukra. Ezért egy alap információs táblázat készítése szükséges minden esetben, ahol az összes kulcsinformáció rendelkezésre áll a potenciális résztvevők számára a dokumentumok elején. 

A konzultációs/tervezési folyamatban az érdeklődőkre háruló terheket a lehető legkisebbre kell csökkenteni annak érdekében, hogy minél hatékonyabb legyen a folyamat és megnyerje a résztvevőket az együttműködésre. Ennek érdekében kerülni kell a felesleges adatkéréseket (pl. bonyolult regisztráció az online módszerek esetében), a más módon is beszerezhető információk gyűjtését, illetve a párhuzamosságokat. Ezért lehetőség szerint az ugyanazon célcsoportot megcélzó tervezési munkában a konzultációt/egyeztetést össze kel hangolni.



A konzultáció/egyeztetés folyamat során keletkező válaszok, észrevételek gondos kezelése és elemzése alapvető fontosságú, azokra minden esetben visszacsatolást adni szükséges.



Az adott fejlesztéspolitikai dokumentum kidolgozásáért felelős szervezeti egységben ki kell egy jelölni egy konzultációs koordinátort. A konzultációs koordinátor nevét és elérhetőségét fel kell tüntetni a konzultációs/egyeztetési dokumentumokon, mint felelős kapcsolattartó személyt. Hozzá lehet fordulni a konzultációs folyamattal kapcsolatos bármilyen kérdés, illetve panasz esetén (a tartalmi kérdéseket érintő kérdésben a vezető tervező a kapcsolattartó) 20




A tervezést végző szakembereket az egyezetéssel/konzultációval kapcsolatos kérdésekkel kapcsolatban tanácsokkal látja el az konzultációs koordinátor, aki az adott szervezeten belüli és a tervezési folyamatokban résztvevő további szervezeti egységek közötti közvetítésben is tevékenykedik.

7.3.4 A zárt társadalmi egyeztetés/konzultáció A zárt társadalmi egyeztetés/konzultáció olyan módszer, amikor meghívásos alapon kérünk fel reprezentáns társadalmi csoportokat-érintetteket az egyeztetésben való részvételre. Ez történhet írott és szóbeli formában. Általában ezt a módszert az egyeztetésre szánt anyag véglegesítése előtt alkalmazzák. A zárt, szóbeli társadalmi egyeztetéseknél

ajánlott

speciális

módszerek

alkalmazása,

mint

például:

műhelybeszélgetések, world café vagy éppen az open space módszerek.  Azonosítsa a zárt társadalmi egyeztetés/konzultáció érintettjeit, résztvevőit.  Írjon motivációs levelet az egyeztetésre/konzultációra való felhívással.  Kérjen fel szakértőket, konzultánsokat a speciális, szóbeli egyeztetések lebonyolítására.  Legyen folyamatos az információk elérhetősége az érintettek számára.  Készítse elő az egyeztetés/konzultáció dokumentációját. (lásd mellékelt). Ennek tartalmaznia kell: egy rövid összefoglalást a releváns információkról, a megvitatandó

témákat,

a

lehetőségek

felvázolását,

a

dokumentum


össze

és

válaszolja

meg

az

egyeztetési

dokumentumokkal

kapcsolatos, válaszokat, kérdéseket, hozzászólásokat.  Összegezze a társadalmi egyeztetés/konzultáció eredményeit (esetlegesen megadott, vagy felállított) szempontok szerint.  Töltessen ki a résztvevőkkel egy válaszadói információs kérdőívet, hogy közvetlen visszacsatolást kapjon az egyeztetésről. 21


7.4 A társadalmi egyeztetés/konzultáció összefoglalása - általában Az összefoglalás egy jelentős szakasza az egyeztetéseknek, ez biztosítja sikerét és hozzájárul a hatékony kapcsolatok kialakításához az érintettekkel.  Jelentés készítése az egyeztetésről megadott, vagy felállított szempontok, illetve a dokumentumok szerint.  A jelentés előterjesztése, majd közzététele írásos vagy elektronikus formában.  Az egyeztetés költségeinek összegzése.

7.5 A társadalmi egyeztetés/konzultáció kiértékelése A kiértékelés a tanulságok levonására szolgál. Az eredmények megosztása segíthet az egyeztetések fejlesztésében közvetlenül és közvetetten, szűkebb és tágabb igazgatási területeken, valamint, az érintetteknek való visszacsatolásban.  Első lépésként meg kell határozni, hogy milyen tervezési szintekhez, milyen értékelési módszereket használ (írásos visszajelzés, kérdőíves felmérés online megkeresés).  Az értékelésnek két megközelítési formája ajánlott: a szervezeti és az érintettek szintjén.  Az eredmények különböző szintű következtetésekre adnak módot, amelyeket differenciáltan kell feldolgozni és nyilvánosan megosztani.

22


Mellékletek Információs adatlap a társadalmi egyeztetésekhez (konzultációkhoz) 1.A társadalmi egyeztetés/konzultáció helye:

főváros………………………………………………………………

megye…………………………………………………………………

település………………………………………………………………. 2. A társadalmi egyeztetés/konzultáció ideje:

20..

3. A társadalmi

 fő

hó

nap

egyeztetésen/konzultáción résztvevő szakértők 4. A társadalmi egyeztetésen résztvevő/ érintettek: 4 önkormányzatok képviselői (név, elérhetőség)

 fő

igazgatási intézmények képviselői (név, elérhetőség-melléklet)

 fő

igazgatás-közeli intézmények képviselői (név, elérhetőségmelléklet)

 fő

közintézmények képviselői (név, elérhetőség-melléklet)

 fő

civil szervezetek képviselői (név elérhetőség-melléklet)

 fő

állampolgárok képviselői (név, elérhetőség-melléklet)

 fő

5. A társadalmi egyeztetésre/konzultációra vitt tervezési dokumentum és verziója: 6. A társadalmi

 írásos formában

egyeztetésre/konzultációra vitt

 online formában

tervezési dokumentum elérhetősége a résztvevők számára:

4

Az adatok (csatolva az adatlaphoz) a konzultációk értékeléséhez szükségesek, hogy ennek alapján meg lehessen

keresni – leginkább elektronikus formában – a résztvevőket!

23

Nemzetgazdasági Tervezési Hivatal Magyarország, 1051 - Budapest, József nádor tér 2-4 7. A társadalmi

 strukturált-

egyeztetés/konzultáció jellege,

ad hoc

módszerei, formája: (a megfelelő kockákba X-jellel jelölve)

nyílt (online) zárt  szóbeli írásbeli

8. A tervezési dokumentum 4-5 lényeges kérdése/problémája, amit

……………………………………………………………………

kiemelten meg kell vitatni a társadalmi egyeztetésen/konzultáción

……………………………………………………………………

(a megadott sorokba beírva) ……………………………………………………………………

……………………………………………………………………

…………………………………………………………………… 11. A társadalmi egyeztetés/konzultáció menetrendje/napirendje

………………………………………………………………

(a főbb napirendi pontok)

………………………………………………………………

………………………………………………………………

………………………………………………………………

……………………………………………………………… 12. A társadalmi egyeztetés/ konzultáció nyilvánossága (sajtó, média)

 nyomtatott sajtó képviselői  online sajtó képviselői  országos TV, rádió  lokális TV, rádió

13. A társadalmi egyeztetés/konzultáció eredményességének helyszíni értékelése (a megfelelő kockákba X-jellel jelölve)

 alacsony részvétel

 alacsony aktivitás a



 megfelelő számú

résztvevők körében

beépíthető

 közepes aktivitás a

dokumentumba

résztvevők körében

 néhány javaslat beépíthető

részvétel 

nagyszámú

részvétel



élénk

aktivitás

résztvevők körében 14. A társadalmi egyeztetés/konzultáció végén kiosztott és kitöltött értékelő kérdőív

a

be

a

javaslatok

csak

a

dokumentumba

megtörtént…………….főnek nem történt meg,mert……………………………………………..

24

a

többsége tervezési

tervezési


KISSZÓTÁR Aktivisták azok, akik vagy szervezetekhez kötődve és/vagy önkéntes formában részt vesznek a saját közösségük különböző fejlesztési projektjeiben. Az ő elköteleződésük nélkül kevés eredményt lehetne elérni. Ennek ellenére az a tervezési, részvételi folyamat, ami csak az aktivistákra bevonására épít, az valószínűleg nem lesz „reprezentatív”, vagyis nem tudja megjeleníteni és képviselni az összes lényeges fejlesztési igényt, szükségletet. Éppen ezért éppen a nem aktivisták részére kell a legnagyobb támogatást biztosítani annak érdekében, hogy bevonódjanak a folyamatba, és el tudják érni céljaikat. Bevonás szintjéről való döntés. Az egyik legfontosabb döntés, amelyet a részvételi (konzultációs) folyamat megkezdése előtt meg kell hozni, hogy a részvételi milyen szintjét tudjuk felajánlani, biztosítani a folyamatban potenciálisan résztvevők számára (például inkább utólagos egyeztetést, konzultációt vagy esetleg közös tervezést, cselekvést). Ezzel kapcsolatosan az alábbi kérdéseket érdemes megfontolni: 

A különböző érdekelt felek, érintettek a részvétel milyen szintjét tartják megfelelőnek az egyeztetések során?



A szakmai környezet tagjai mely szintet támogatják az egyeztetések folyamatában?



Milyen készségek, képességek, illetve források szükségesek a résztvevők, érintettek bevonásához?



Hogyan és milyen módon valósítható meg a választott szintű bevonása a résztvevőknek, érintetteknek?



A tervezettel való egyet nem értés mennyiben és hogyan befolyásolja a döntéshozatalt?

Bizalom. A bizalom elve az egyik alapköve az egyeztetési folyamatnak. Az érintett szereplők csak abban az esetben hajlandóak erőforrásaikból az egyeztetésben való részvételre áldozni, ha bíznak abban, hogy ezek megtérülnek. Az emberek számára új és ismeretlen tevékenységekbe, csoportokba, vagy szervezetekbe való bevonódás egyik legnagyobb akadálya a bizalom hiánya lehet. Ezen a problémán a következők segíthetnek: 

Az egyeztetési folyamatban már korábban is résztvevőket buzdítani kell arra, hogy próbáljanak ismerőseik közül mind többeket bevonni a folyamatba.



Különböző közösségi eseményeket lehet szervezni annak érdekében, hogy az egyeztetési folyamatban érintettek megismerjék egymást.



A formalizált, „hivatalos” jellegű eseményeket inkább az egyeztetési folyamat végén kell megtartani, amennyiben azok egyáltalán szükségesek.



Az egyeztetések (konzultációk) során azokat az egyeztetési formákat (technikákat) célszerű használni, amelyek biztosítják az aktív részvételt, a megszólalás lehetőségét.

25




Az egyeztetés (konzultáció) különböző szintjein olyan technikákat kell alkalmazni, melynek a résztvevőket megerősítik abban, hogy releváns tapasztalataik és képességeik vannak az adott témát illetően, ezért értékes hozzájárulásuk az egyeztetéshez.

Célok és konkrét célkitűzések. A tervezési folyamatban az általános cél egy leírt formájú megfogalmazása annak, amit az adott csoport, vagy szervezet elérni kíván. A konkrét célkitűzések azokat a konkrét eszközökre utalnak, amelyekkel az általános célt kívánják elérni. Mindkét elem egyforma fontosságú az egyeztetési folyamatban. Egy szervezet vagy érdekelt csoport céljának meghatározásánál fontos figyelembe venni, hogy az azt alkotó egyéneknek milyen sajátos személyes céljai vannak (pl. új ismeretségek kötése, képességek fejlesztése, vagy akár a hasznos időtöltés), amelyek befolyással lehetnek a tervezési folyamatra. Ezeket az eltérő célokat minden esetben el kell ismerni, és figyelembe kell venni. A tervezési folyamatban a célok és célkitűzések tisztázásához segítséget nyújthatnak az alábbi technikák: 

A tervezési folyamatban résztvevők beszéljék meg az eltéréseket, és jussanak egyezségre egy közös cél megfogalmazásban.



Ezt a közös célt szedjék szét különböző komponensekre és találják ki közösen, milyen módon lehet ezeket elérni, ezek lesznek a konkrét célkitűzések.



Találják ki, milyen módszerek lehetnek alkalmasak e célkitűzések megvalósításához.



Rangsorolják ezeket, és alakítsák cselekvési tervvé, melyből pontosan kiderül, hogy mikor, mit kell tenni.

Érintettek (stakeholders) nevezzük azokat, akikre bármilyen módon hatással van a tervezési körébe tartozó cselekvési folyamat. Az érintettek beazonosításához segítséget nyújthatnak az alábbi kérdésekre adott válaszok: 

Kiknek származik majd előnye a tervezett intézkedésekből?



Kiket érint esetleg hátrányosan?



Ki tud segíteni, vagy ki tudja hátráltatni a megvalósulást?



Kik rendelkeznek fontos képességekkel, vagy szükséges forrásokkal?



Kik vannak döntéshozó pozícióban?

Információgyűjtés a zárt szóbeli, szakmai-szakértői egyeztetésekhez. A tervezési folyamat egyik kezdő lépése az információk gyűjtése. Ennek a következő, hatékony technikái alkalmazhatók. Ötletbörze (brainstorming): 

Fogalmazzunk meg konkrét kérdéseket, problémákat, és kérjük meg a csoport tagjait, hogy gondoljanak a lehető legtöbb válaszra, ötletre az adott témával kapcsolatban, és ezeket jegyezzék fel egyenként egy lapra, vagy cetlire. Ehhez adjunk megfelelő időt.



Ezután kérjük meg a résztvevőket, hogy röviden vázolják az ötleteiket. Fontos, hogy mindenki elmondja az ötleteit, és ennek során senki ne értékelje, kommentálja azokat.



A felmerült ötleteket, témákat ezek után csoportosíthatjuk, elemezhetjük.

26


Kártya-technika: 

Kérjük meg a résztvevőket, hogy minden ötletet írjanak le egy-egy felragasztható kártyára.



Ezután csoportosítsuk az összefüggő darabokat, és adjunk nevet vagy leírást minden csoportnak.



Ezután elemezhetjük a kapott információt.

Kommunikáció. Minden egyeztetés/részvétel alapja a hatékony kommunikáció, amely üzenet küldésén és fogadásán nyugszik. A hatékony kommunikáció magában foglalja, hogy átgondoljuk: üzenetünk milyen fogadtatásra talál,és azt is, hogy miként küldjük. Bármely kommunikáció jelentése a válasz, amit kapunk. Ezt a jelentést az befolyásolja, hogy az emberek hogyan látnak és ítélnek meg minket. Üzenetünk tartalma és a módszer, amit használunk a kommunikációkor, befolyásolja annak eredményességét. A szemtől-szembeni (face-to-face) kommunikációt hatékonyabbnak tartják, mint például az elektronikus kommunikációt. A hatékony kommunikációt segíti annak tisztázása, hogy mit akarunk megértetni, azaz mi az üzenetünk, és annak felmérése, hogy ezt miként fogadja majd a hallgatóság, illetve milyen válaszokat várunk az üzeneteinkre. Végezetül a hatékony kommunikációhoz meg kell tervezni azt is, hogy miként reagálunk az üzenetekre adott válaszokra. A kommunikáció alapvető akadályai lehetnek: ha nem vagyunk tisztában azzal, mi az üzenet, a (szak)zsargon, az (indirekt vagy direkt) ellenséges viszonyulás, valamint a hitelesség hiánya az üzeneteinkben. Konfliktuskezelés. Bármely egyeztetési vagy részvételi folyamaton belül nagy valószínűséggel konfliktusok is keletkezhetnek (amely eredhetnek a résztvevők különböző hozzáállásából, az eltérő értékekből, érdekekből, vagy éppenséggel a vélt és várható eredményekből kifolyólag). A konfliktus kezelés folyamata három elemet mindenképpen kell, hogy tartalmazzon: a konszenzusépítést, a közvetítést és a tárgyalást. 

A konfliktuskezelésre először is elegendő időt kell szánni.



Továbbá, szükséges a probléma definiálása, hogy mindenki számára világos legyen a megoldandó konfliktus.



Segíteni kell a résztvevőket abban, hogy felismerjék mi a számukra kedvezőtlen az adott helyzetben, mik az igazi szükségleteik, valamint, hogy különbséget tudjanak tenni a tények (a valóság) és érzéseik között.



Fontos eleme a konfliktuskezelésnek, hogy a negatív érzéseket pozitív irányba kell átfordítani, illetve kezelni.



Mélyebb csoport vagy közösségi konfliktusok esetén érdemes mediátorokat, hivatásos konfliktuskezelőkkel tanácskozni, illetve alkalmazni.

Konszenzusépítés. Az egyeztetési vagy részvételi folyamat azon eleme, ahol a résztvevők együtt dolgoznak olyan célok, eredmények érdekében, amelyek mindkét fél hasznára válnak. Ebből következően a konszenzus építés egy nyertes-nyertes (win-win) helyzet szemben azzal, amikor az

27


egyik fél felül akar kerekedni a másikon, vagy azzal szemben, ahol egyik fél sem éri el amit akar (záró összegű játszmák). Konzultáció - tanácskozás. Általánosságban két vagy több, független és autonóm szereplő közötti önkéntes együttműködését jelenti, amelynek célja egymás véleményének, álláspontjának kölcsönös megismerése, befolyásolása; adott esetben közös vélemény kialakítása annak érdekében, hogy harmadik (további) felekre befolyást gyakoroljanak. A konzultáció a vélemények artikulálására és megvitatására irányul. Közösség. A közösség olyan fogalom, amelyet mind szélesebb körben használnak, de kezdi elveszteni valódi jelentését. A közös jellemvonások nem feltétlenül jelentik, hogy az emberek egy közösségként ismerik fel egymást. A tényezők, melyek ezeknek a jellemvonásoknak közös jelentést adnak, a kulturális örökség, a társadalmi kapcsolatok, a közös gazdasági érdekek, vagy a politikai részvétel. A közösségek élettartamuk szerint lehetnek rövid vagy tartós közösségek. Ugyanakkor az egyének több közösséghez is tartozhatnak egyidejűleg, a különbözőségek különböző irányba húzhatják őket, így egymással versengő és ellentétes érdekek is felszínre kerülhetnek egy adott közösségen belül. Médiumok. A társadalmi egyeztetéseknél/konzultációknál érdemes és hasznos a médiumok bevonása a tervezési folyamat kommunikációjába. Ez egyrészt a társadalmi figyelemfelhívást, a részvételre való buzdítást, másrészt pedig a társadalmi nyilvánosságot is szolgálja. Szükséges egy kommunikációs tervet készíteni, annak eldöntésére, hogy a tervezési folyamat melyik szakaszában ki, mit és hogyan kommunikáljon, illetve az országos és a helyi médiumokat megkeresni. Nyílt (online) egyeztetések formái. A tervezési folyamat nyílt (online) formáinak internetes támogatása nagyon fontos eszköz. Ennek különböző formái lehetségesek (pl. honlap, blog, közös munkafelület). Ezek közül célszerű azt választani, amelyik leginkább összhangban van a választott bevonási szinttel. 

Honlap. A tervezési folyamat naprakész kommunikációja, az egyéb kommunikációs csatornák (hírlevél, blog) mellett a teljes dokumentáció, a részletes anyagok, beszámolók, fotók, jegyzőkönyvek közzététele. Mindig tartsuk azonban észben, hogy a honlap csak egy passzív kommunikációs eszköz, azt valaki vagy nézi vagy nem, sőt az érintettek egy része esetleg nem is fér hozzá.



Blog. A tervezési folyamat állandó naplószerű dokumentálása, amelynek minden eleméhez az olvasók megjegyzéseket fűzhetnek, és mások megjegyzéseire reagálhatnak. A blog is egyfajta honlap, de előre leprogramozott szerkezetben működik és a feltöltött információt naplószerűen, időrendben mutatja.



Közös internetes munkafelület. A tervezési folyamat alakuló dokumentumait, anyagait az interneten elérhetővé lehet tenni úgy, hogy meghatározott számú regisztrált tag (általában a tervezőcsoport tagjai) azokat szerkeszteni tudja.

28


Partnerség alatt a szereplők bevonására, érdemi konzultációra épülő kommunikációt értünk, amely a döntési folyamat egészében jelen van. A partnerség megvalósulásához szükséges az, hogy a szereplők a közös feladat megoldását tartsák szem előtt, és ennek érdekében törekedjenek a hatékony és a másik szempontjait figyelembevevő munkavégzésre. A partnerség formális vagy informális szerveződés valamely cél elérése érdekében való közös tevékenységre. Az informális partnerség eredményesebb lehet specifikus, világos és gyorsan elérhető projektcél esetében. Amennyiben összetettebb kérdésről van szó, melynek hosszabb időigénye van, ebben az esetben szükséges lehet a partnerség formalizálása valamilyen formában. Részvétel az a folyamat, melynek során egyének, csoportok vagy szervezetek egyeztetnek, konzultálnak egy adott, programról, projektről, illetve egyének, csoportok vagy szervezetek aktívan bevonódnak egy adott projekt, vagy program tevékenységébe. A hatékony részvétel ismérvei a következők: 

tervezett folyamat,



az érintettek és érdekeltek egyetértenek a megfelelő részvételi szinttel,



magában foglalja az egyezség továbbfejlesztését, az eredményeket,



mindezt hogyan érik el, azaz az egyeztetésben való részvétel módszereit,



egy tanulási és fejlődési folyamat, amely időigényes,



szükséges, hogy az érintettek és érdekeltek megértsék a részvétel jelentőségét, megvan a kellő bizalom a részvételhez, és látják is annak értelmét.

Társadalmi egyeztetés: egy olyan kommunikációs folyamatot értünk,

amely egy döntés

előkészítésének része. A folyamatos és kölcsönös információ-áramlás során a közvetlenül vagy közvetetten érintett szereplők (szervezetek vagy egyének) szabadon nyilváníthatnak véleményt, amelyet a döntéshozó mérlegel és figyelembe vesz. A társadalmi egyeztetések különböző formában valósulhatnak meg: ad-hoc vagy strukturált egyeztetések, szóbeli vagy írott formában, nyílt (online) vagy zárt formában. Zárt társadalmi egyeztetés és formái. Zárt társadalmi egyeztetésnek nevezzük azt, amikor a társadalom egy bizonyos reprezentáns csoportjával vagy csoportjaival zajlik le az egyeztetés. Történhet írott formában, de gyakoribbak ebben az esetben a szóbeli, szemtől-szembeni egyeztetések. A szóbeli, szemtől-szembeni egyeztetések alábbi formái, technikái javasolhatók: 

a Műhelymunka, amely olyan kiscsoportos – szakmai – megbeszélés, ami a résztvevők (szakértők, szakmai csoportok) számára lehetővé teszi szakmai véleményük kinyilvánítását. A műhelymunka előnye, hogy számos ötlet, megjegyzés, tapasztalat generálható és egyeztethető össze. A műhelymunkáknak a tervezési dokumentumok előkészítésében, valamint a tervezési dokumentumok egyes „változatainak” az elkészítésében van szerepük. A műhelymunkák sikerességét és eredményességét nagyban befolyásolja, hogy azok megfelelően legyenek előkészítve, koordinálva és levezetve. Hasznos, ha a résztvevők (szakértők, szakmai csoportok) világosan tisztában vannak a műhelymunka hátterével,

29


céljával tartalmával (rész)feladataival és várható eredményeivel, illetve a határidőkkel. A műhelymunka hatékonyságát segíti elő az eredmények értékelése akár, szóban, akár írásban. 

az Open space – Nyitott tér módszer félig strukturált, csoportos workshop technika, amelynek keretei rugalmasak. Hatékonyan támogatja egészen nagy csoportok együttműködését, de használható kisebb csoportok számára akár egy rendszeres működési módszerként is. A technika Harrison Owen nevéhez fűződik, aki eredetileg az afrikai falusi találkozók hagyományaiból merített és fejlesztette olyan módszerré, amely alapvetően önszervező és önmenedzselő csoportokra épül. Alapelve, hogy legyen egy olyan komplex, sürgető és valós kérdés vagy probléma, amelyre egyik résztvevőnek sincsen tökéletes válasza. Az Open Space – Nyiott tér egyik elsődleges jellemzője, hogy nincs előre megadott, mások által összeállított tematika, ezt a jelenlévők maguk alakítják ki a cím és az időkeretek, valamint a számukra személyesen fontos kérdések alapján. Így csak azok a témák kerülnek feldolgozásra, amelyek ténylegesen fontosak a résztvevők számára. A workshop elején az összes résztvevő leül egy nagy körbe – ami a régi törzsi kultúrát szimbolizálja – és elgondolkodnak az adott témáról. Ezt követően, amennyiben bármely résztvevőben megfogalmazódik egy kérdés vagy egy téma, amelyet szeretne átbeszélni, akkor azt úgy megosztja meg a többiekkel és felírja a táblára (a nevével együtt), Mindez addig folytatódik, amíg mindenki, akinek van kérdése, fel nem írja azt. A következő lépésben a résztvevők témánként kisebb, általában 3-5 fős csoportokat alkotnak és a beszélgetés ezekben a kiscsoportokban folytatódik tovább. Aki nem írt fel saját kérdést, az csatlakozik egy olyan más által megadott témához, amely őt is érdekli vagy érinti. Az Open space – nyitott tér jellegű kiscsoportos workshopoknak nincsen előre meghatározott időtartamuk, valamint nincsen témavezető, így mindenki azonos súllyal vesz részt a beszélgetésekben. Miután a kiscsoportok feldolgozták és átbeszélték a témájukat, minden csoport röviden és tömören megosztja a tapasztalatait a többiekkel, valamint írásban is rögzíti azokat, hogy mindenki számára hozzáférhetőek legyenek. Végezetül pedig, amikor minden téma összefoglalásra került, az összes résztvevő ismét összegyűlik egy nagy körben és átbeszélik az Open space eredeti témáját.



a World Café – Kávéház módszert Juhanita Brown szervezetfejlesztő vezetette be, elsősorban mint változásmenedzselési eljárást, mint ami segiti az együttes gondolkodást és a problémák megbeszélését. Alapgondolata, hogy minden fejlődés, illetve változás alapját képezhetik olyan közösségi beszélgetések, amelyek során a résztvevők elköteleződnek egy cél elérése, illetve megvalósítása

irányába

és

ezen

beszélgetések

alkalmával

megosztják

egymással

gondolataikat, ötleteiket. A World Café sokkal inkább a jövőre irányuló, felfedezős és feltáró beszélgetéseket támogatja, amikor már nem a meglévő tudásukat osztják meg egymással a résztvevők, hanem inkább új lehetőségeket keresnek a közös gondolkodás alkalmával.

30


A módszer célja, hogy a század eleji bensőséges kávéházi beszélgetések hangulatát idézze fel a résztvevőkben. A résztvevők létszáma 10 főtől akár 1000 főig is terjedhet, a beszélgetés pedig egy előre meghatározott forgatókönyv és kérdések mentén zajlik 4-5 fős, kisebb asztaltársaságok formájában. Az asztaltársaságok nagyjából 15-30 percig beszélgetnek egy kérdésről, majd az asztalgazda kivételével mindenki átül egy másik asztalhoz és ott megosztja a korábbi körben szerzett tapasztalatokat, gondolatokat, ötleteket, majd egy új kérdéssel folytatják a közös gondolkodást. Ez a körforgás általában háromszor ismétlődik meg, és a végén az asztalgazdák összefoglalják, hogy az asztaluknál milyen konklúzióra jutottak az adott témát illetően. A módszer fontos eleme a rajzolás és ábrázolás, akár úgy, hogy a főbb hívószavakat, akár úgy, hogy ábrákat rajzokat készítenek az egyes asztaltársaságok. A Kávéházi beszélgetést egy házigazda vezeti, aki bátorítja a résztvevőket, segíti az asztaltársaságokat a cseréknél, szükség esetén módosít a megbeszélendő témán, vagy új témákat vezet be, illetve segíti az asztalgazdák beszámolóját, az eredmények láthatóvá tételét.

EGY LÉPÉSSEL TOVÁBB… A konzultáció kormányzati szerepéről, valamint a nyílt konzultáció dokumentációjának példái angol, skót és ausztrál kormányzati oldalak alapján: http://www.bis.gov.uk/Consultations http://www.communities.gov.uk/corporate/publications/consultations/ http://www.scotland.gov.uk/Consultations/Current http://www.finance.gov.au/obpr/consultation/gov-consultation.html http://www.consultationinstitute.org/home/ A társadalmi egyeztetésről: http://tarsadalmiegyeztetes.honlaphat.hu/index.php?menu=1134&langcode=hu Közösségfejlesztéssel, közösségi tervezéssel, civil részvétellel, partnerséggel kapcsolatos további információk: http://www.kka.hu/ http://www.civilszemle.hu/hu/ http://www.rtop.hu/kozossegitervezes.htm http://www.jrf.org.uk/sites/files/jrf/h4.pdf http://www.partnerships.org.uk/index.htm http://www.angelfire.com/home/consultation/firstpage/consultationlinks.htm STAT http://www.ifm.eng.cam.ac.uk/dstools/choosing/sast.html

31

MIT ÉRDEMES TUDNI A TÁRSADALMI EGYEZTETÉSEKRŐL. MÓDSZERTANI SEGÉDLET a társadalmi-szakmai egyeztetések (konzultációk) lebonyolításához

Recommend Documents