EI-04 ELJÁRÁS
MINŐSÉGÜGYI PÉNZÜGYI IRODA FOLYAMATSZABÁLYOZÁSA
1. AZ ELJÁRÁS CÉLJA Az eljárás célja a költségvetési gazdálkodás (tervezés, módosítás, beszámolás) során alkalmazott külső és belső készítésű dokumentumok (jogszabályok, szabályzatok) használatának rögzítése. Jelen szabályozás meghatározza a költségvetési gazdálkodás, a pénzügyi és számviteli eljárásokban résztvevők feladatait, előírva a felelősöket, és a nyilvántartási kötelezettségeket. 2. A KÖLTSÉGVETÉSI GAZDÁLKODÁS ELJÁRÁSI RENDJE, AZ ELJÁRÁS LEÍRÁSA 2.1. A KÖLTSÉGVETÉSI KONCEPCIÓ KÉSZÍTÉSÉNEK FOLYAMATA 2.1.1. AZ IRODÁK JAVASLATAINAK FELDOLGOZÁSA A szakirodák a következő évi feladatok és az elérendő célok figyelembevételével mind szövegszerűen, mind számszerűsítve összeállítják javaslataikat, melyeket megküldenek a Pénzügyi Irodára, ahol a költségvetési csoport kijelölt munkatársai által megtörténik ezek tematikus feldolgozása. Az intézményekkel kapcsolatos elképzeléseket a Városgazdálkodási és Koordinációs Iroda vezetője küldi meg a Pénzügyi Irodának. 2.1.2. KONCEPCIÓ ELKÉSZÍTÉSE A pénzügyi irodavezető az előterjesztő polgármester véleményének figyelembevételével elkészíti a koncepció anyagát, mely előterjesztésből, számszerű adatokat tartalmazó táblázatokból és szöveges részből áll. Az előterjesztést mind a bizottságok, mind a Képviselő-testület felé a polgármester teszi meg. A helyi önkormányzatok költségvetési koncepcióját a Kormány költségvetési irányelvei, az önkormányzati pénzügyi szabályozás (fentiek szerint meghatározott) előzetes elgondolásai, a helyben képződő bevételek (helyi adó, bérleti díj bevételek, stb.) és az ismert kötelezettségek (szerződések nyilvántartási adatai, illetve a vonatkozó testületi és bizottsági határozatok) figyelembevételével kell összeállítani. 2.1.3. BIZOTTSÁGI VÉLEMÉNYEZÉS A polgármester által előterjesztett költségvetési koncepció tervezetét az egyes bizottságok napirendre tűzik, megvitatják, ill. az abban foglaltakkal kapcsolatban állást foglalnak. Az előterjesztő polgármester a bizottsági határozatok ismeretében eldönti, hogy módosítja-e az előterjesztést. A szükséges módosításokat a Pénzügyi Iroda vezetője, illetve költségvetési csoport – általa kijelölt – munkatársa hajtja végre. 2.1.4. KÉPVISELŐ-TESTÜLETI VÉLEMÉNYEZÉS _____________________________________________________________________ Hatálybalépés dátuma: 2006. 10.09..
Változat: 3
Oldal: 1/9
EI-04 ELJÁRÁS
MINŐSÉGÜGYI
A bizottságok által véleményezett – a költségvetési koncepcióról szóló – előterjesztést a Képviselő-testület napirendre tűzi, megvitatja, elfogadja, vagy határozatot hoz a módosítás szükségességéről. A módosítást a polgármester a Pénzügyi Iroda vezetőjének bevonásával hajtja végre. Amennyiben a módosított előterjesztés testületi megvitatásához bizottsági véleményre van szükség, akkor a 2.1.3. pont szerint kell eljárni. A költségvetési koncepciót a tárgyévet megelőző év november 30-ig kell a Képviselő-testület elé terjeszteni. Az elfogadott költségvetési koncepció szerinti ütemtervnek megfelelően kell a tárgyévi költségvetést elkészíteni. 2.2. KÖLTSÉGVETÉS TERVEZÉSÉNEK FOLYAMATA 2.2.1 INTÉZMÉNYEK ÉRTESÍTÉSE A Pénzügyi Iroda vezetője levél formájában értesíti az intézményeket (az Oktatási, Közművelődési, Ifjúsági és Sport Iroda valamint a Szociális, Egészségügyi és Gyermekvédelmi Iroda az ágazati intézményeket közvetlenül értesíti), és a szakirodákat a koncepció rájuk vonatkozó előírásairól, ide értve a költségvetés tervezése során figyelembe veendő számszaki előírásokat is. 2.2.2. INTÉZMÉNYI KÖLTSÉGVETÉSEK ELKÉSZÍTÉSE Az intézmények a felügyeleti szerv előírásainak figyelembevételével elkészítik éves költségvetési javaslataikat, majd megküldik a Pénzügyi Irodára. 2.2.3. INTÉZMÉNYI EGYEZTETÉS A Városgazdálkodási és Koordinációs Iroda vezetőjének koordinálásával folyó egyeztetésen részt vesz a Pénzügyi Iroda kijelölt munkatársa. 2.2.4. KÖZMEGHALLGATÁS, ÉRDEKEGYEZTETÉS, ÖNKORMÁNYZATOKKAL VALÓ EGYEZTETÉS
KISEBBSÉGI
A polgármester a költségvetési előterjesztés összeállítása előtt szükség szerint közmeghallgatást tart, ahol közvetlen információkat gyűjt a lakossági elvárásokról, melyekről a Pénzügyi Iroda jelenlévő munkatársa emlékeztetőt készít. Az intézményi egyeztetés és az (esetleges) közmeghallgatás eredményének figyelembevételével a Pénzügyi Iroda költségvetési csoportjának kijelölt munkatársa összeállítja az éves költségvetés előzetes anyagát, melyet átad a Városgazdálkodási és Koordinációs Iroda vezetőjének, aki gondoskodik a jogszabály szerint, valamint a Polgármester által kialakított érdekegyeztetés lefolytatásáról. Ezzel egyidejűleg a Pénzügyi Iroda kijelölt munkatársa beépíti a költségvetés tervezetébe a kisebbségi önkormányzatok költségvetési határozatát, melyet azok az önkormányzati költségvetési támogatás előzetes ismeretében állítottak össze. 2.2.5. KÉPVISELŐ-TESTÜLETI ANYAG ELŐKÉSZÍTÉSE, KÖNYVVIZSGÁLÓI VÉLEMÉNY BEKÉRÉSE _____________________________________________________________________ Hatálybalépés dátuma: 2006. 10.09..
Változat: 3
Oldal: 2/9
EI-04 ELJÁRÁS
MINŐSÉGÜGYI
A Pénzügyi Iroda vezetője elkészíti az éves költségvetéssel kapcsolatos előterjesztés anyagát, mely tartalmazza a rendelet tervezetét, a számszerű összefüggéseket tartalmazó táblázatokat és azok szöveges kiegészítését. Az előterjesztéshez csatolja a könyvvizsgáló, valamint az érdekképviseletek részletes véleményét. Az éves költségvetés előterjesztője minden esetben a polgármester, az előterjesztés testülethez történő beterjesztésének határideje tárgyév február 15-e (ill. a költségvetési törvény kihirdetését követő 45. nap). 2.2.6. BIZOTTSÁGI VÉLEMÉNYEZÉS A polgármester által előterjesztett költségvetés tervezetét az egyes bizottságok napirendre tűzik, megvitatják, ill. az abban foglaltakkal kapcsolatban állást foglalnak. Az előterjesztő polgármester a bizottsági határozatok ismeretében eldönti, hogy módosítja-e az előterjesztést. A szükséges módosításokat a Pénzügyi Iroda költségvetési csoportjának kijelölt munkatársai hajtják végre. 2.2.7. A KÉPVISELŐ-TESTÜLET ELÉ TERJESZTÉS A bizottságok és a könyvvizsgáló által véleményezett – az éves költségvetésről szóló – rendelettervezetre vonatkozó előterjesztést a Képviselő-testület napirendre tűzi, megvitatja, elfogadja, vagy határozatot hoz a módosítás szükségességéről. A módosítást a polgármester a Pénzügyi Iroda vezetőjének bevonásával hajtja végre. Amennyiben a módosított előterjesztés testületi megvitatásához bizottsági véleményre van szükség, akkor a 2.2.6. pont szerint kell eljárni. 2.2.8. AZ ÖNKORMÁNYZATI RENDELET KÖZZÉTÉTELE, AZ INTÉZMÉNYEK KIÉRTESÍTÉSE A Képviselő-testület által elfogadott költségvetési rendelet – önkormányzati faliújságon történő – közzétételéről a Testületi és Koordinációs Iroda kijelölt munkatársa gondoskodik, az önkormányzat hivatalos lapjában: a „Városkép” újságban történő megjelentetéséről pedig a Polgármesteri Kabinet kijelölt munkatársa. A Pénzügyi Iroda vezetője kiértesíti az intézményeket levél formájában a költségvetési rendelet rájuk vonatkozó tartalmáról. 2.2.9. ELEMI KÖLTSÉGVETÉS ELKÉSZÍTÉSE Az önállóan gazdálkodó költségvetési szervek a pénzügyi irodavezető értesítése alapján elkészítik elemi költségvetési dokumentációjukat, és azt megküldik a Pénzügyi Irodára, ahol a költségvetési csoport kijelölt munkatársai elkészítik az önkormányzati szintű konszolidációt, melyet számszakilag egybevetnek a testület által elfogadott költségvetés adataival. Egyezőség esetén az elemi költségvetéseket megküldik a MÁK Budapesti és Pest Megyei Regionális Igazgatósága Államháztartási Irodának. Az elemi költségvetés tartalmazza a költségvetési alapokmányt és az intézményi költségvetés számszaki adatait. 2.3. KÖLTSÉGVETÉSI GAZDÁLKODÁSRÓL SZÓLÓ ADATSZOLGÁLTATÁS ÉS BESZÁMOLÓ KÉSZÍTÉS FOLYAMATA _____________________________________________________________________ Hatálybalépés dátuma: 2006. 10.09..
Változat: 3
Oldal: 3/9
EI-04 ELJÁRÁS
MINŐSÉGÜGYI
2.3.1. AZ ELŐIRÁNYZATOK TELJESÍTÉSÉNEK IDŐSZAKOS ÉRTÉKELÉSE, AZ INTÉZMÉNYEK GAZDÁLKODÁSÁNAK ELLENŐRZÉSE Az elfogadott költségvetés alakulásának rendszeres értékelése, elemzése, az intézményi gazdálkodás ellenőrzése, az előirányzatok egyeztetése a társirodák szükség szerinti bevonásával a Pénzügyi Iroda vezetőjének a feladata. A havi pénzforgalmi jelentéseket és a negyedéves mérlegbeszámolókat a vonatkozó jogszabályi előírások szerint a számviteli csoport vezetője készíti el, amelyet megelőz az intézményekkel való adategyeztetés, tekintettel arra, hogy az önkormányzatnak konszolidált adatokat kell szolgáltatnia. 2.3.2. IDŐSZAKOS ÉS ÉV VÉGI MÉRLEGBESZÁMOLÓK ELKÉSZÍTÉSE A Pénzügyi Iroda számviteli csoport vezetője az intézményi adategyeztetést követően a vonatkozó jogszabályok figyelembevételével elkészíti a negyedéves és év végi mérlegbeszámolót. A mérlegbeszámoló kötelezően tartalmazza a könyvviteli mérleget, a pénzforgalmi jelentést, az eredmény-kimutatást, a pénzmaradvány–kimutatást, az előirányzat-maradvány kimutatást és a kiegészítő mellékleteket. A mérleget leltárral kell alátámasztani. 2.3.3. ZÁRSZÁMADÁSI RENDELETTERVEZET ELŐTERJESZTÉSE, KÖNYVVIZSGÁLÓI AUDITÁLÁS
ELKÉSZÍTÉSE
ÉS
A Pénzügyi Iroda vezetője a jogszabályi előírásnak megfelelően összeállított mérlegbeszámolót a társirodák és az intézmények szöveges kiegészítéseivel együtt megküldi a könyvvizsgálónak auditálásra. A Képviselő-testület felé a polgármester terjeszti be a zárszámadás rendeletét, melyhez csatolni kell a könyvvizsgálói záradékot, valamint a bizottsági véleményeket is (amennyiben a zárszámadási rendeletet a bizottságok megtárgyalták). A zárszámadásról szóló előterjesztést tárgyévet követő április 30-ig kell a Képviselő-testület elé terjeszteni. 2.3.4. A RENDELET ELFOGADÁSA ÉS KÖZZÉTÉTELE A Képviselő-testület a polgármester által előterjesztett zárszámadási rendeletet megvitatja, elfogadja vagy határozatot hoz a módosítások és kiegészítések szükségességéről. A módosítást a polgármester a Pénzügyi Iroda vezetőjének a bevonásával hajtja végre. A Képviselő-testület által elfogadott zárszámadási rendelet közzététele és megjelentetése a 2.2.8. pontban foglaltak szerint történik. A vonatkozó jogszabályok szerint nyilvánosságra kell hozni a Cégközlönyben és a Belügyi Közlönyben, és meg kell küldeni az Állami Számvevőszéknek, melyekért a Pénzügyi Iroda vezetője a felelős. 2.3.5. ELSZÁMOLÁS ÉS ADATSZOLGÁLTATÁS AZ ÁLLAMI KÖLTSÉGVETÉS FELÉ A Pénzügyi Iroda vezetője a társirodák bevonásával a vonatkozó jogszabályok alapján elkészíti az állami költségvetéssel szembeni elszámolást a normatív támogatásra, valamint a címzett és céltámogatásokra vonatkozóan. Az elszámolással egyidejűleg gondoskodik a többlet igénybevétel visszautalásáról. _____________________________________________________________________ Hatálybalépés dátuma: 2006. 10.09..
Változat: 3
Oldal: 4/9
EI-04 ELJÁRÁS
MINŐSÉGÜGYI
3. AZ ELKOBZOTT TÁRGYAK ÉRTÉKESÍTÉSÉNEK ELJÁRÁSI RENDJE A szabálysértési munkacsoport a szabálysértési eljárás során elkobzott tárgyakról hozott jogerős határozatot átadja az ügyintézőnek átadókönyvvel. Az ügykezelő a határozatot az elektronikus nyilvántartásban iktatja. Iktatás után az ügyintéző bevezeti az ügyirat adatait a munkanaplóba. Az elkobzott tárgyakat a jegyző az ügyintéző által előkészített szerződésben értékesíti, vagy selejtezési jegyzőkönyvben selejtezi. Az eljárás befejezéséről az ügyintéző a szabálysértési munkacsoportot értesíti. A további intézkedést nem igénylő ügyiratokat az ügyintéző (irattárba helyezés céljával) munkanaplóval átadja a központi irattárnak az irodavezető engedélyével. 4. A SZÁMVITELI CSOPORT MUNKAFOLYAMATAINAK ELJÁRÁSI RENDJE 4.1 A PÉNZFORGALMI TÉTELEK KÖNYVELÉSÉNEK ELJÁRÁSI RENDJE Az ellenjegyzésre leadott szerződéseket, megrendeléseket az ügyintéző folyamatosan előkontírozza. A pénzügyi csoport ügyintézőjétől átvett kiadási és bevételi számlákat, utalványokat az ügyintéző kontírozza, majd átadja a költségvetési csoport ügyintézőjének a költségvetési forrás ellenőrzésére. A banki és pénztári tételeket az ügyintéző érvényesíti. A pénzügyi csoport ügyintézője által a „Gordius” pénzügyi rendszerben rögzített pénztári és banki tételeket az ügyintéző ellenőrzi, majd átemeli a „TATIGAZD” főkönyvi könyvelési rendszerbe könyvelésre Az Adóügyi Iroda bankszámláit, a munkáltatói kölcsön és a közmű bankszámlákat az ügyintéző rögzíti a „TATIGAZD” főkönyvi könyvelési rendszerben és lekönyvelteti. 4.2 A NEM PÉNZFORGALMI TÉTELEK KÖNYVELÉSÉNEK ELJÁRÁSI RENDJE A költségvetési csoport ügyintézőjétől kapott előirányzatot tartalmazó táblázatokat az ügyintéző kontírozza, rögzíti a „Gordius” pénzügyi rendszerben és átemeli a „TATIGAZD” főkönyvi könyvelési rendszerbe lekönyveltetésre. A pénzügyi csoport ügyintézőjétől kapott bérfeladást havonta az ügyintéző kontírozza, rögzíti a „Gordius” pénzügyi rendszerben és átemeli a „TATIGAZD” főkönyvi könyvelési rendszerbe lekönyveltetésre. A MÁK Budapesti és Pest Megyei Regionális Igazgatósága Államháztartási Iroda Fővárosi Részlege Költségvetési Osztályától kapott nettó finanszírozási tételeket havonta az ügyintéző kontírozza, rögzíti a „Gordius” pénzügyi rendszerben és átemeli a „TATIGAZD” főkönyvi könyvelési rendszerbe lekönyveltetésre. Az évközben helyesbítésre kerülő tételeket az ügyintéző rögzíti a „Gordius” pénzügyi rendszerben és átemeli a „TATIGAZD” főkönyvi könyvelési rendszerbe lekönyveltetésre. Az önállóan számfejtő intézmények adatközlő lapjait az ügyintéző rögzíti a „NETTOX” nettó finanszírozás programban, melyet E-mail-en és lemezen keresztül az ügyintéző továbbít a MÁK Budapesti és Pest Megyei Regionális Igazgatósága Államháztartási Iroda Fővárosi Részlege Költségvetési Osztálya részére. Negyedévente a befektetett eszközök és kötelezettségek állományba vételét, és az összes állományi számlákat az ügyintéző rögzíti a „TATIGAZD” főkönyvi könyvelési rendszerben és lekönyvelteti. Időszaki pénzforgalmi jelentés, mérlegbeszámoló, valamint a féléves és éves költségvetési beszámoló készítésének munkafolyamatai A „TATIGAZD” főkönyvi könyvelési rendszerben lekönyvelt tételeket az ügyintéző összesíti, melynek alapján készülnek a mérleg-, a _____________________________________________________________________ Hatálybalépés dátuma: 2006. 10.09..
Változat: 3
Oldal: 5/9
EI-04 ELJÁRÁS
MINŐSÉGÜGYI
negyedéves jelentés, a féléves- és éves beszámoló gépi űrlapjai. Az űrlapokat az ügyintéző átemeli a „TATIGAZD” főkönyvi könyvelési rendszerből a „K11” beszámoló feldolgozó rendszerbe. A kézzel kitöltött űrlapokat az ügyintéző rögzíti a „K 11” beszámoló feldolgozó rendszerben. Az intézményektől kapott lemezeket az ügyintéző betölti a „K11” beszámoló feldolgozó rendszerbe, és az adatok összesítése alapján kinyomtatja a hivatali és a konszolidált mérlegjelentést és beszámolót, melyeket határidőre lemezen és papíralapon is továbbít a MÁK Budapesti és Pest Megyei Regionális Igazgatósága Államháztartási Iroda Fővárosi Részlege Költségvetési Osztálya részére. A MÁK Budapesti és Pest Megyei Regionális Igazgatósága Államháztartási Iroda Fővárosi Részlege Költségvetési Osztályától kapott könyvelési és negyedéves adatszolgáltatási lemezeket az ügyintéző lemásolja és továbbítja az intézmények részére. 5. A PÉNZÜGYI CSOPORT MUNKAFOLYAMATAINAKELJÁRÁSI RENDJE 5.1 A SZERZŐDÉSEK FOLYAMATA
NYILVÁNTARTÁSÁNAK,
ELLENJEGYZÉSÉNEK
A társirodák a Pénzügyi csoport munkatársának leadják nyilvántartás és ellenjegyzés céljából a szerződéseket. A szerződéseket az ügyintéző a kontírozást, kódolást követően átadja a pénzügyi munkacsoport munkatársa részére, ahol a GORDIUS pénzügyi rendszerben nyilvántartásba kerül, mint előzetes kötelezettségvállalás. Ezt követően a pénzügyi munkacsoport munkatársa átadja a szerződést az Irodavezetőnek, távolléte esetén az Irodavezető helyettesnek, illetve a számviteli csoportvezetőnek ellenjegyzés céljából, majd a szerződéseket az ügyintéző átadja az illetékes irodának. 5.2 BEJÖVŐ SZÁMLÁK KEZELÉSÉNEK FOLYAMATA A társirodától kapott számlákat (számlaigazolással, megrendelővel, szerződéssel ellátva) a számviteli csoport munkatársa kontírozza és kódolja ezt követően a pénzügyi rendszerbe iktatja, mely alapján elkészíti a számlához tartozó utalványt. A társirodáktól kapott levelekhez, együttműködési megállapodásokhoz, határozatokhoz, és készpénzelszámolásokhoz a számviteli munkacsoport kódolása és kontírozása után a elkészülnek az utalványok a pénzügyi rendszerben. Ha a pénzforgalomhoz előzetes kötelezettség vállalás kapcsolódik, akkor szerződés alapján, a GORDIUS pénzügyi rendszerben az előzetes kötelezettségvállalás beemelődik a szerződések közé. Az elkészült utalványokat „Az érvényes utalványozási, kötelezettségvállalási, és az ellenjegyzési jog gyakorlásának engedélyezéséről, az érvényesítés rendjéről valamint a megbízási szerződésnek létrejöttének szabályairól” szóló Polgármesteri Jegyzői utasítás szerint kell ellenőrizni, illetve aláírni. 5.3 BANKI UTALÁS FOLYAMATA Az Irodavezető, vagy megbízottja által kiválogatott utalványokat a GORDIUS pénzügyi rendszerben az ügyintéző utalásra kijelöli, majd átteszi adathordózóra, melyről a HVB Bank ZRt Spectra programján keresztül utalásra kerülnek. Az utalt anyag „Rögzítve” „Teljesítve” jelöléssel ellátva kerül a banki szerelésre váró anyagokhoz. _____________________________________________________________________ Hatálybalépés dátuma: 2006. 10.09..
Változat: 3
Oldal: 6/9
EI-04 ELJÁRÁS
MINŐSÉGÜGYI
5.4 BANK RÖGZÍTÉSÉNEK FOLYAMATA A HVB bank által megküldött folyószámla kivonatot az ügyintéző felszereli a kivonatban szereplő bevételek és kiadások bizonylataival. A GORDIUS pénzügyi rendszerben a banki nap megnyitása után az ügyintéző rögzíti a bevételeket és a kiadásokat. A bevételeket, amennyiben van hozzá szerződés, számla illetve követelés, úgy a rögzítéskor az ügyintéző hozzárendeli. A kiadásokat az ügyintéző mindig az utalványok kiválasztása alapján rögzíti. 5.4 KIMENŐ SZÁMLÁK KÉSZÍTÉSÉNEK FOLYAMATA A Polgármesteri Hivatal társirodái által készített és átadott közterület-használati megállapodások, adás-vételiszerződések, bérleti és földhasználati szerződések adatait az ügyintéző a GORDIUS pénzügyi rendszerben rögzíti, mely alapján havonta, negyedévente vagy egyszeri alkalommal a számlákat a pénzügyi munkacsoport munkatársa kiállítja. A Városkép hirdetések illetve a Hivatal által kifizetésre kerülő, - társirodáktól megkapott értesítés illetve szállítói számla másolata alapján- víz, szennyvíz, gáz, villamos energiafelhasználás, telefon díjak továbbszámlázását az ügyintéző elvégzi. A kimenő számlát az ügyintéző 3 példányban készíti el: az első az ügyfél példánya, a második a bank melléklete a harmadik pedig az analitikus nyilvántartás alapja. 5.5 KÖVETELÉSEK NYILVÁNTARTÁSÁNAK FOLYAMATA A Hivatal társirodái által átadott határozatok alapján a GORDIUS pénzügyi rendszerben az ügyintéző nyilvántartásba veszi a jogtalanul felvett segélyeket, valamint a bírságokat előírja. Az ügyintéző az analitikák alapján figyelemmel kíséri a késedelmes, illetve a hátralékos követeléseket, ezekre fizetési felszólítást küld ki a pénzügyi munkacsoport munkatársa. Amennyiben a fizetési felszólításra sem jön befizetés, abban az esetben a végrehajtásra illetékes irodának az iratanyagot az ügyintéző átadja. 5.6 KISEBBSÉGI ÖNKORMÁNYZATOKKAL ELLÁTÁSÁNAK FOLYAMATA
KAPCSOLATOS
FELADATOK
A költségvetési koncepcióban meghatározott költségvetési sarokszámok megadása után az ügyintéző levélben értesíti a kisebbségeket az előirányzatok összegéről és a költségvetés leadási határidejéről. A kisebbségi önkormányzatok költségvetésének és beszámolójának készítése megegyezik az Önkormányzat költségvetésének és beszámolójának készítésével azzal a különbséggel, hogy azt a kisebbségi önkormányzatok képviselő-testülete fogadja el. 5.7 A TÁRGYI ESZKÖZ NYILVÁNTARTÁSÁNAK FOLYAMATA A számviteli törvényben foglaltak szerint a mérleg alátámasztásához az ügyintézők megfelelő analitikákat vezetnek. Az 1-es számlaosztályba tartozó beruházások, felújítások állományba vétele egyrészt pénzügyi teljesítéskor történik a Gordius rendszeren keresztül, másrészt a Városgazdálkodási és Koordinációs Irodán keresztül kapott adatok alapján. Az ingatlanok állomány-egyeztetését az ügyintézők végzik el a Pénzügyi Iroda és a Városgazdálkodási és Koordinációs Iroda állományainak összevetésével Az állományban történt változásokról, _____________________________________________________________________ Hatálybalépés dátuma: 2006. 10.09..
Változat: 3
Oldal: 7/9
EI-04 ELJÁRÁS
MINŐSÉGÜGYI
értékcsökkenésről negyedévente az ügyintéző feladást készít a számviteli csoport könyvelése részére. Az 1-es számla osztályú és a kis értékű vásárolt eszközök szintén a Gordius rendszeren kerülnek az ügyintéző által állományba vételre, úgy, hogy az évenkénti leltár biztosított legyen. A megfelelő leltári számok az eszközre ragasztva évvégén kódleolvasóval történő egyeztetéssel kerülnek leltárba, melyet az ezzel megbízott ügyintéző készít el. A tárgyi eszközök nyilvántartására a Számviteli törvény, a Számviteli politika és a Leltározási szabályzatban foglaltak az irányadók. 5.8 MUNKÁLTATÓI KÖLCSÖN KIUTALÁSÁNAK FOLYAMATA Az ügyintéző a személyügy részére negyedévenként megadja a munkáltatói kölcsön címen felosztható keret-összeget. A személyügyi munkatárs a kedvezően elbírált kérelmekről – a dolgozó részére kiküldött levél 1 példányával – értesíti a Pénzügyi Iroda illetékes ügyintézőjét.. A dolgozóval megkötött munkáltatói kölcsön szerződés t az ügyintéző nyilvántartásba veszi. És figyelemmel kíséri a törlesztések teljesítését. Hátralék esetén az ügyintéző fizetési felszólítást küld a hátralékosnak. 5.9 HELYI LAKÁSÉPÍTÉSI TÁMOGATÁSOK KIUTALÁSÁNAK FOLYAMATA Városgazdálkodási és Koordinációs Iroda Lakásgazdálkodási csoportjának munkatársa a helyi támogatás szerződéseket leadja a pénzügyi csoport részére. A szerződés alapján a megítélt összeget az ügyintéző átutalja kerül egy erre a célra elkülönített számlára. A kedvezményezett a kitöltött készpénzfelvételi utalvány alapján a HVB bank fiókjában a részére megítélt összeget a számláról felveheti. A kölcsön visszafizetésének figyelemmel kísérése a munkáltatói kölcsönnel megegyezően történik. Az ügyintéző a hátralékosokról negyedévenként tájékoztatja az adósság-kezeléssel megbízott jogászt. 5.10 SZEMÉLYI JUTTATÁSOK SZÁMFEJTÉSÉNEK FOLYAMATA A Személyügy, illetve a Jegyzői titkárság feladása alapján az ügyintéző számfejti a következő személyi juttatásokat: jutalom, jubileumi jutalom, munkaruha, saját gépkocsi hivatali célú használatának költség térítése, túlmunka elszámolása, megbízási díjak, pályázati díjak, kitüntetéssel járó jutalmak, napi díjak, deviza elszámolás, útiköltség térítés. A hivatal vezetésének döntésének megfelelően az Önkéntes Nyugdíjpénztár, az Egészségpénztár és a életbiztosítási tagdíjakat havonta rögzíti a csoport munkatársa a Magyar Államkincstár által biztosított programba. A Szociális Egészségügyi és Gyermekvédelmi Iroda listája alapján az ügyintéző minden hónapban számfejti az ápolási díjakat és járulékaikat. Az ügyintéző minden hónap végén összesíti a Polgármesteri Hivatalban számfejtett nem rendszeres béreket és továbbítja a Magyar Államkincstár felé. A Magyar Államkincstár havonta megküldi a bér terhére leszámfejtett illetmények listáját, mely alapján a csoport munkatársa elkészíti a bérfeladást, és azt továbbítja a számviteli csoportnak további feldolgozásra. Az új belépő és a kilépő, vagy nyugdíjba vonuló dolgozók alkalmazási és megszüntető, valamint a munkatársak átsorolási, fizetésemelési, személyi adatváltozási adatokat tartalmazó iratait az ügyintéző továbbítja a csoport a Magyar Államkincstárnak _____________________________________________________________________ Hatálybalépés dátuma: 2006. 10.09..
Változat: 3
Oldal: 8/9
EI-04 ELJÁRÁS 6. MELLÉKLETEK
MINŐSÉGÜGYI EI-04/M01 Költségvetési gazdálkodás folyamatábrája
_____________________________________________________________________ Hatálybalépés dátuma: 2006. 10.09..
Változat: 3
Oldal: 9/9
EI-04/M01 KÖLTSÉGVETÉSI GAZDÁLKODÁS FOLYAMATÁBRÁJA DOKUMENTUM iro d á k írá so s ja v a s la ta flo p p y le m e z
FOLYAMATÁBRA
FELELŐS k ö lté g v e té s i cs o p o rt kije lö lt m u n ka tá rsa (k v.cs o p . k ij.m tsa )
Irodák javaslatainak feld olgozása
e lõ te rje szté s
p é n zü g yi iro d a ve ze tõ p o lg á rm e s te r
K on cep ció elkészítése
b izo tts á g i h a tá ro za t (b iz.h a t.)
b izo tts á g i e ln ö k
B izottsági vélem ényezés
Elfogadta a bizottság?
ü g yin té zõ , k v.cs o p .k ij.m tsa
M ó dosítás n
i
te stü le ti h a tá ro za t (te s t..h a t.)
p o lg á rm e s te r (p m .)
Testü leti vélem én yezés n Testü let elfogadta? i B izottsági vélem én yezés szükséges?
le vé l
i
K ö ltség vetési irán yelvek elkészítése és m eg kü ld ése az in tézm én yekn ek
in té zm é n y írá so s ja va sla ta
p ü . iro d a ve ze tõ
M ó dosítás
In tézm én yi költségvetések elkészítése
n K oordinációs és Integrációs T itk . vezetõje
in té zm é n yve ze tõ K oordinációs és Integrációs Titk . vezetõje
e m lé ke zte tõ
Intézm ényekkel egyeztetés
e m lé ke zte tõ , je g yzõ kö n yv
K özm egh allgatás,érdekegyeztetés, kisebb ségekkel egyeztetés
e lõ te rje szté s, é rte s íté s
Testületi an yag előkészítése, kö nyvvizsgálói vélem én y b ekérése
p ü . iro d a ve ze tõ p o lg á rm e s te r
Bizottsági vélem én yezés
b izo tts á g i e ln ö k
b iz.h a t.
K oordinációs és Integrációs Titk . vezetõje, P ü.k ijelölt m unkatársa
n B izottság elfogadta?
M ód osítás
p ü .iro d a ve ze tõ k v.cs o p .k ij.m tsa
i e lõ te rje szté s, (kö lts é g v e té si re n d e le t)
p o lg á rm e s te r p ü .iro d a ve ze tõ
Testület elé terjesztés n
te s t.h a t.
Testület elfogad ta?
Rend elet átd olgozása a Testü let dö ntésén ek m egfelelően
p ü .iro d a ve z. k v.cs o p . kij.m tsa
i te s t.h a t., re n d e le t, fa liú js á g Vá ro ské p le vé l
TK I v e ze tõ , P K kij. m ts a .
Rend elet közzététele
p ü . iro d a ve ze tõ
In tézm én yek kiértesítése
kö ltsé g ve té si a la p o km á n y kö lté g ve té s i tá b lá za to k kö ltsé g ve té si tá b lá za to k je le n té s , e le m zé s b e szá m o ló
e lõ te rje szté s, a u d ito ri je le n té s
Elem i kö ltségvetés elkészítése
in té zm é n y ve ze tõ je
A ( szűkség esetén m ó dosított) előirányzatok id őszakos értékelése, az intézm ények gazdálkod ásának ellenőrzése
s zá m v ite li cso p .ve z. p ü . iro d a vze tõ
Időszakos és évvégi szám szaki beszám olók elkészítése
s zá m v ite li cso p .ve z. p ü .iro d a vze tõ p ü . iro d a ve ze tõ p o lg á rm e s te r
Zárszám ad ási rendelettervezet előkészítése és előterjesztése, kön yvvizsgáló i záradék n Testü let elfogadta ? i
te s t.h a t., re n d e le t, fa liú js á g Vá ro ské p , C é g kö zlö n y Be lü g yi É rte s ítõ L e vé l, írá s o s a d a tszo lg á lta tá s
TK I v e z., P K.kij.m ts a p ü . iro d a ve ze tõ
R endelet kö zzététele
Elszám olás és ad atszolgáltatás az állam i kö ltségvetés felé
p ü . iro d a ve ze tõ
_____________________________________________________________________ Hatálybalépés dátuma: 2006 08.24.
Változat: 2
Oldal: 1/1
