EI-03
MINŐSÉGÜGYI ELJÁRÁS TESTÜLETI ÉS KOORDINÁCIÓS IRODA FOLYAMATSZABÁLYOZÁSA
1. Az ELJÁRÁS CÉLJA Az eljárás célja Testületi és Koordinációs Iroda a képviselők, bizottságok, tisztségviselők, szakirodák önkormányzati feladatainak koordinálásával, ügyviteli munkák ellátásával kapcsolatos folyamatok meghatározása, felelősök megjelölése, az iroda által végzett tevékenységek szabályozása. 2. AZ ELJÁRÁS LEÍRÁSA 2.1. A Szervezési munkacsoport önkormányzati feladatainak folyamatszabályozása. A szervezési csoport a képviselő-testület és a bizottságok üléseinek szervezésével, technikai feltételek biztosításával, az ülések és a képviselők anyagaival kapcsolatos leírási, nyilvántartási, archiválási és tájékoztatási feladatokat látja el. Továbbá a közmeghallgatások és lakossági fórumok jegyzőkönyveinek elkészítését és egyéb államigazgatási és az önkormányzati feladatokkal kapcsolatos szervezési és fejlesztési feladatokat végzi. Az ügyfelek részére információt ad a testület, a bizottságok és a képviselők munkájával kapcsolatban. A csoport feladatainak folyamatát az EI-03/M01. sz. folyamatábra írja le. 2.1.1.Meghívótervezetek, tájékoztatók elkészítése A testületi szervező és a bizottsági szervező az elfogadott képviselő-testületi éves programterv alapján, a megelőző évben és év közben született testületi és bizottsági döntések, (határozat, rendelet) továbbá előterjesztésre jogosított személyektől kapott információk alapján hetente készítenek képviselő-testületi meghívó-tervezetet és bizottsági ülésekről szóló tájékoztatót. A meghívó-tervezet és a tájékoztató tartalmazza a testületi és bizottsági ülés dátumát, helyszínét, az ülés tervezett napirendi pontjait (az előterjesztések tárgyát). A képviselő-testületi meghívó-tervezeten feltüntetésre kerül továbbá: a./ összeállító, előterjesztő b./ az adott előterjesztést a testületi döntéshozatal előtt, mely bizottságoknak kell tárgyalniuk c./ tanácsnoki vélemény szükségessége d./ a téma előterjesztésének indokolása 2.1.2.Anyagok kiküldése A meghívók-tájékoztatók aktualizálása, rendszeres ismertetése, kiosztása, – ennek felügyelete -, a képviselő-testület és bizottságok munkájában résztvevő személyek részére, az irodavezető feladata.
Hatálybalépés dátuma: 2005.11.01.
Változat: 2
Oldal:1/4
EI-03
MINŐSÉGÜGYI ELJÁRÁS
A meghívó-tervezetek, tájékoztatók, előterjesztések, meghívók és egyéb kiegészítő anyagok ismertetési és kiküldési módját, határidejét a hatályos jegyzői utasítás és az iroda belső írásban lefektetett „forgatókönyve” szabályozza. Az információs anyagok átadás-átvételének igazolása tértivevénnyel, értekezleteken írásos emlékeztetővel, átvételt igazoló aláírás formájában, az sms-en küldött üzenetnél az „elküldve” jelentés-szolgáltatás igénybevételével történik és biztosított. A jegyzői utasításban meghatározott határidőben a szervezők elkészítik a végleges testületi-bizottsági meghívókat. Ellenőrzik az előterjesztések formai követelmények és a szükséges mellékletek meglétét, rendszerezik az előterjesztéseket, nyilvántartásba veszik, sorszámozzák azokat és gondoskodnak az anyagok sokszorosításáról. Az ülések teljes anyagának összeállítását követően a szervezők és jegyzőkönyvvezetők postázzák azokat, a jogszabályban meghatározott és a belső forgatókönyvben feltüntetett módon az érintettek részére. A kézbesítés postai úton, futárral és zárt névre szóló posta fiókba (fakba) helyezéssel történik. 2.1.3. Ülést előkészítő feladatok. Az üléseket megelőzően a jegyzőkönyvvezetők a teljes anyagot áttanulmányozzák, az időközben érkezett kiegészítő anyagokat csatolják és az előterjesztések határozati javaslataiból, határozat-kivonat tervezetet készítenek. 2.1.4. Az ülések technikai feltételeinek biztosítása A szervezési munkacsoport tagjai felelősek a testületi és bizottsági ülések technikai előkészítéséért. Biztosítják az ülések helyszínét, az ülések alatt szavazatszámláló gépet kezelnek, hangfelvételt készítenek és jegyzőkönyvet írnak. Szükség szerint adminisztrációs segítséget nyújtanak a képviselői munka elvégzéséhez. 2.1.5. Az üléseket követő szervezési feladatok A jegyzőkönyvvezető az ülést követő két munkanapon belül az ülésen elhangzottakról és a döntésekről határozat-kivonatot, 15 napon belül jegyzőkönyvet készít, melyet az irodavezető, vagy az általa megbízott személy ellenőriz és szignójával igazolja. A jegyzőkönyvvezető gondoskodik a jegyzőkönyvek hitelesítéséről. A képviselőtestületi jegyzőkönyveket a polgármester és a jegyző írja alá. A bizottsági ülések jegyzőkönyveit a bizottság elnöke írja alá és a jegyzőkönyvvezető az aláírásával hitelesíti. A képviselő-testület döntéseit tartalmazó határozat-kivonatot az irodavezető vagy a testületi szervező hitelesítik. A bizottsági határozat-kivonatot a bizottság elnöke és a jegyzőkönyvvezető írja alá, s az irodavezető vagy a bizottsági szervező hitelesíti. A Képviselő-testületi és bizottsági jegyzőkönyvet a jegyzőkönyv készítője írja alá.
Hatálybalépés dátuma: 2005.11.01.
Változat: 2
Oldal:2/4
EI-03
MINŐSÉGÜGYI ELJÁRÁS
A testületi szervező a rendeletek kihirdetéséről gondoskodik, a Polgármesteri Hivatal hirdetőtábláján történő kifüggesztésével. Az irodavezető és a testületi szervező gondoskodnak a rendeletek , a testületi hiteles határozat-kivonatok, jegyzőkönyvek eljuttatásáról az érintettek részére. Az irodavezető és a bizottsági szervező gondoskodnak a hiteles bizottsági jegyzőkönyvek, határozat-kivonatok eljuttatásáról az érintettek részére. Az irodavezető, a testületi szervező és a bizottsági szervező gondoskodnak a testületi és bizottsági jegyzőkönyvek határidőben történő megküldéséről a Fővárosi Közigazgatási Hivatal felé. Az anyagok kiküldésének és átvételének igazolása, tértivevénnyel történik. Az irodavezető és a testületi szervező egységes szerkezetbe foglalják a rendeletek módosításait, figyelemmel kísérik a határozatok végrehajtására előírt határidőt, a testületi határozatok végrehajtásáról negyedévente jelentést állítanak össze. 2.1.6. Anyagok nyilvántartása A rendeletekről, határozatokról a szervezők, jegyzőkönyvvezetők, számítógépes hálózati nyilvántartást vezetnek. A szervezési csoport tagjai a központi iktatási és ügyiratkezelési szabályok alapján kezelik a testületi és bizottsági anyagok eredeti és másolati példányait és gondoskodnak az archiválásukról. A zárt ülések anyagát elkülönítetten tartják nyilván és tárolják és gondoskodnak arról, hogy csak az arra jogosultak férhessenek hozzá. 2.2. Az Ügyviteli munkacsoport által ellátandó feladatok Az Iktató részleg ellátja a Polgármesteri Hivatal szervezeti egységek ügyiratainak központi gépi iktatását. Gondoskodnak a hirdetmények iktatásáról és közzétételéről. A Postázó részleg ellátja a Polgármesteri Hivatal szervezeti egységeinek (kivételt képez a Pestszentimrei Ügyfélszolgálati Csoport, Pestszentimre Ady u. 100.-ban elhelyezett hivatali egységek, az Adóügyi Iroda, ahol részleges postázási feladatot látnak el) postázási feladatait, kezeli a beérkező és kiküldendő napi postát, erről postakönyvet és nyilvántartást vezet, elvégzi a külső és belső futárfeladatokat. Az ügyiratkezelést, postázást az ügyviteli csoport tagjai a központi ügyiratkezelési jogszabályok, valamint belső jegyzői utasítások alapján végzi. A futárok átadásátvételi belső dokumentumokat használnak a kézbesítéskor. 2.2.1 Az ügykezelés menete A Hivatalba érkezett postai küldeményeket a postázó munkatársai rendszerezik, szortírozzák, érkeztetik. Átadó könyvvel a küldeményeket kézbesítik a hivatal irodái és az iktató között. A futárok, a már iktatott anyagot továbbítják az irodákra, az érdemi ügyintézőhöz. Az elintézési határidőbe, irattárba illetve kiküldésre szánt levelek, ügyiratok, egyéb küldemények kézbesítéséről szintén a belső futárok gondoskodnak az iktatóba, illetve a postázó helyiségébe. Az iktatóban az iktató munkatársai az ügyiratokat az iktatóprogramban rögzítve iktatják, az előzmények szerelése mellett. A beiktatott anyagot a postázó munkatársai továbbítják az irodákra, az érdemi ügyintézőkhöz. A határidőbe,
Hatálybalépés dátuma: 2005.11.01.
Változat: 2
Oldal:3/4
EI-03
MINŐSÉGÜGYI ELJÁRÁS
illetve irattárba küldött ügyiratok, illetve kiküldésre szánt levelek és egyéb küldemények kézbesítéséről szintén a postázó munkatársai gondoskodnak. Az iktató munkatársai helyezik az ügyiratokat határidőbe, illetve irattárba, kialakítják az irattár rendjét és elvégzik az iratkezeléssel kapcsolatos egyéb feladatokat (előzmények szerelése, selejtezés, levéltári átadás.. stb. lásd EI-03/M02 sz. folyamatábra) A kipostázandó küldeményeket a postázó munkatársai számítógépes program által készített postakönyvvel adják át a Posta hivatalába. 3. MELLÉKLETEK EI-03/M01
Önkormányzat képviselő-testületi, kapcsolatos feladatok folyamatábrája.
EI-03/M02
A Testületi és Koordinációs Iroda Ügyviteli csoport postázásifutár és iktatási feladatainak folyamatábrája
Hatálybalépés dátuma: 2005.11.01.
Változat: 2
bizottsági
anyagokkal
Oldal:4/4
EI-03/M01 ÖNKORMÁNYZATI KÉPVISELŐ-TESTÜLETI, BIZOTTSÁGI ANYAGOKKAL KAPCSOLATOS FELADATOK FOLYAMATÁBRÁJA DOKUMENTUM FOLYAMATÁBRA FELELŐS K-T. SZMSZ írásos javaslatok, MK, CD-jogtár
tisztségviselõk, képviselõk, irodavezetõk
Éves programterv elkészítése
elõterjesztés
Elõterjesztés elkészítése
jogszerûsítési záradék
Törvényességi kontroll
elõterjesztõ összeállító jegyzõ, aljegyzõ n
Megfelel? i meghívó elõterjesztés határozat, jkv.
Bizottsági ülés i n Bizottság az elõterjesztést elfogadta?
jegyzõkönyv határozat
Elõterjesztés átdolgozása szükséges? (lehetséges)?
bizottsági elnök, elõterjesztõ
elõterjesztõ, összeállító
i n
n Képviselõ-testület elé kell terjeszteni?
levél
elõterjesztõ, ügyintézõ
Döntés eljuttatása az érintetteknek
i
borítólap, elõterjesztés, jegyzõi utasítás
Képviselõ-testületi elõterjesztés elkészítése
jogszerûsítési záradék
összeállító, elõterjesztõ
jegyzõ, aljegyzõ
Törvényességi kontroll n Megfelel? i
meghívó, elõterjesztés, jkv. Átvételi igazolás határozat, rendelet jegyzõkönyv, határozat
polgármester, elõterjesztõ
Képviselõ-testületi ülés i Elõterjesztés átdolgozása szükséges? (lehetséges)?
n polgármester, elõterjesztõ
Képviselõ testület az elõterjesztést elfogadta? i
n
i Rendeletalkotás történt?
aláírt rendelet
Rendelet kihírdetése
polgármester, jegyzõ
n
hiteles határozat
rendeletek, határozatok, jegyzõkönyv átvételi igazolás, tértivevény
Döntés eljuttatása az érintetteknek
Hatálybalépés dátuma: 2002.06.01.
Határozat eljuttatása a felelõs részére
ügyintézõ
Döntéssel kapcsolatos dokumentációk elkészítése, elküldése az érintetteknek és a kötelezõen értesítendõk számára
ügyintézõ
Változat: 1
Oldal:1/1
EI-03/M02 TESTÜLETI ÉS KOORDINÁCIÓS IRODA ÜGYVITELI CSOPORT POSTÁZÁSI-FUTÁR ÉS IKTATÁSI FELADATAINAK FOLYAMATÁBRÁJA DOKUMENTUM FOLYAMATÁBRA FELELŐS postai nyilvántartó program
átvételi elismervény
iratkezelési szabályzat, iktató program elõadói ív
levelek beérkezése
postázó munkatársa
küldemények szétválogatása, rögzítése, széthordása
iktatás
iktatott anyag irodára vitele
n irodáról visszakerült ügyirat iktatóba kerül?
levelek rögzítése, postázása
i n ügyirat irattárba kerül?
ügyirat határidõbe helyezése
i ügyirat irattározása
selejtezés, levéltárnak átadás
Hatálybalépés dátuma: 2002.06.01
Változat: 1
Oldal:1/1
