Mijn werkplek Productiviteit, effectiviteit en motivatie met de juiste ICT hulpmiddelen en voorzieningen
Mijn werkplek Productiviteit, effectiviteit en motivatie met de juiste ICT hulpmiddelen en voorzieningen De wereld om ons heen verandert in een razend tempo. Medewerkers willen steeds meer zelf invullen waar, wanneer en hoe samen te werken. Individuele behoeftes, meer eigen verantwoordelijkheid en keuzemogelijkheden staan daarin centraal. De enorme adoptie van nieuwe gebruikersvriendelijke ICT werkplek-hulpmiddelen maken effectieve samenwerkings- en communicatievormen mogelijk. Ook het groeiend gebruik van bijvoorbeeld smart phones met webbrowsers en geïntegreerde besturingssystemen en beschikbare netwerken dragen hier aan bij. Onafhankelijkheid van tijd en plaats is echt een feit. Hierbij vallen regelmatig termen als het nieuwe werken en consumentisme, waarbij de scheiding tussen werk en privé vervaagt en thuiservaringen in ICT ook verwacht worden in de zakelijke werkomgeving. Het resultaat: slimmer samenwerken, meer productiviteit en lagere kosten. Dit vraagt om een nieuwe ICT werkplek. Een werkplek die aansluit bij de nieuwe eisen en wensen van de individuele medewerkers en management. De Uitdaging Bedrijfsresultaten met gemotiveerde medewerkers staan centraal. Beleidsmakers denken hierin strategisch na hoe en in welke mate hun organisaties te laten profiteren van plaats- en device onafhankelijk werken. Het gaat hier om de rol van veilige ondersteunende ICT die de software, hardware, content, media en telecommunicatie integreert, beschikbaar maakt en houdt voor de medewerkers. U zoekt een veilige, betrouwbare en flexibele werkplek met de juiste ICT hulpmiddelen. De ideale oplossing biedt uniforme toegang voor alle applicaties en data, ondersteunt alle devices, is bruikbaar op elke locatie, goed betaalbaar, beheersbaar, 100% veilig èn razendsnel. Organisaties die minder oog voor deze ontwikkelingen hebben en grote nadruk blijven leggen op traditionele werkomgevingen met lokale functionaliteit, installaties en decentraal beheer zullen niet optimaal profiteren van de nieuwe mogelijkheden. Denk bijvoorbeeld aan het altijd online zijn en het flexibel gebruik van applicaties met een op webbrowser gebaseerde veilige werkplek. Organisaties die anderzijds medewerkers vrijelijk volledig onbeperkte toegang bieden tot deze ‘cloud 2
services’, zullen daarentegen waarschijnlijk snel de controle verliezen over de kosten, prestaties en compliance. Met een gestructureerde aanpak wordt de beste keuze bereikt in gebruikersfunctionaliteit en -ervaring die echt toegevoegde waarde biedt in uw business en ICT beleid. Tevens beweegt deze mee met uw ‘make or buy’ afwegingen. Gebruikers Centraal Omdat medewerkers de concurrentiekracht van een organisatie bepalen, is het voor het management raadzaam om de gebruikerswensen te onderkennen. KPN kan u helpen bovenstaande uitdagingen het lijf te bieden. KPN begint met een praktische analyse van de behoeften van de verschillende gebruikersgroepen in hun werkomgeving, zoals functionaliteit, mobiliteit, devices, support en netwerkconnectiviteit. Bij deze analyse worden naast gebruikers ook de business- en ICT ontwikkelingen, huisvesting, organisatieomvang en vooral de beleidsrandvoorwaarden nader beschouwd. De behoeften in werk(plek)ondersteuning worden als totaal geanalyseerd. Immers, de werkplek ketenonderdelen, zoals hieronder genoemd, ondersteunen de individuele gebruikerservaring.
Belangrijke onderdelen in de nieuwe ICT werk(plek)omgeving: • Devices: welke hardware hulpmiddelen zijn benodigd voor het optimaal functioneren? Denk bijvoorbeeld aan desktop, workstation, thin client, laptop, gsm, smart phone, tablets, (IP) telefonie en multifunctionele printers. In welke mate gebruiken medewerkers hun eigen prive devices? Welke zijn eigendom van de organisatie en hoe wordt dit gefinancierd? • Functionaliteit en samenwerking: Welke basis en specifieke applicaties zijn benodigd? Wat is de diversiteit in werklocatiesen tijden? Wat is de behoefte aan flex- en thuiswerken, draadloos internet en nieuwe tools als social media, instant messaging, conferencing en het remote kunnen delen van scherm? Automatische software updates op de achtergrond en applicaties zelf kunnen downloaden? • Support: wat is de juiste mix van online self service support, remote en on-site support en beheer? VIP support? • Onderliggend platform: wat zijn de onderliggende eisen aan netwerkconnectiviteit (bandbreedte, betrouwbaarheid) en datacenters (capaciteit, continuïteit en back-up) om veilige toegang tot functionaliteit en data te garanderen? Bovenstaande geeft inzicht in de werkplek behoeften van de verschillende gebruikersgroepen. Vervolgens wordt dit vertaald naar een zo eenvoudig mogelijk passende gestandaardiseerde en geïntegreerde wijze van levering inclusief inachtneming van de beveiligingsrichtlijnen. Succesfactoren en Voordelen In de praktijk blijkt dat iedere situatie vraagt om een passende totaalaanpak die zich op de wensen van de betrokken medewerkers, directie, ICT, HR en facilitair management focust. De oplossing moet aansluiten op de organisatieomvang variërend van kleine lokale organisaties tot multinationals, de branche en cultuur. Pas daarna volgt de onderliggende technologie en ondersteuning. Beoogde standaardisatie en centralisatie waar het kan en moet, maar ook aandacht voor aanwezige legacy en diversiteit. Naast het hiervoor vermelde opgedane inzicht in de werkplekbehoeften van gebruikers is een een onafhankelijke analyse naar de succesfactoren ook van belang. Dit zorgt voor een passende werkplek met optimale voordelen:
• Gebruikerservaring: simpel, betrouwbaar, snelle en adequate support; • Medewerkers populatie: aandacht voor overeenkomsten èn verschillen in ICT behoeften; • Kosten: kostenvermijding, -beheersing en -verlaging, van kapitaaluitgaven naar voorspelbare abonnementsuitgaven op basis van transparantie, flexibiliteit en updates; • Strategisch beleid: voor de acceptatie van een (nieuw) gestandaardiseerde en virtuele werk(plek)omgeving; • Veiligheid, Lokale wet- en regelgeving: Cybersecurity wordt cruciaal nu er geen sprake meer is van een veilige binnenwereld en een onveilige buitenwereld, maar de organisatie steeds meer met die buitenwereld vervlochten raakt. Integriteit en vertrouwelijkheid van data, bekendheid van opslaglocatie en audits zijn hier vaak harde eisen. Dit betekent evenwicht tussen vrijheid waar het kan, veiligheid en regelgeving waar het moet rond applicatie, data, IT systemen, netwerk en fysieke beveiliging; • Duurzaamheid: minder energieverbruik, reizen en afval; • Geen verrassingen: gegarandeerde Quality-of-Service, heldere verwachtingen en afspraken; • Toegang vanaf elk device en locatie: zekerheid en veiligheid in identiteit en autorisatie met passende mechanismen; • Netwerk betrouwbaarheid: beschikbaarheid en bandbreedte van internet, VPN, draadloos-, LAN en WAN voor applicaties en geïntegreerde communicatietools zoals video-, web- en audio conferencing. KPN Werkplek Leveringsmodellen De mate van standaardisatie versus diversiteit in gebruikerswensen en organisatie bepalen de passende realistische oplossing. KPN biedt hiervoor levermodellen, die afzonderlijk of in combinatie worden gebruikt, al naar gelang de cultuur en eisen van de organisatie. KPN werkt hiervoor met het principe: ‘gebruik waar mogelijk virtuele op de cloud gebaseerde services’. Veranderingen vinden echter niet in één dag plaats en wij streven er daarom altijd naar om samen een maximaal rendement te behalen op gedane investeringen in technologie en resources. In het uiterste geval betekent dit een volledig online leveringsmodel met de hoogste veiligheid, waarin alle gebruikers met 3
dezelfde versie kunnen werken, zekerheid hebben waar de gegevens worden opgeslagen en waarin ook geen werkplek assets in eigendom worden genomen en alle kosten zijn gebaseerd op het gebruik. Het online model maakt gebruik van onze ervaring en ontwikkelingen in Software as a Service, cloud en virtualisatie met sterke identificatie en authenticatie, transparantie, data integriteit en applicatie interfaces. Vele klanten in Nederland, het Verenigd Koninkrijk en internationale organisaties profiteren hier reeds van. Als onderdeel van dit geïntegreerde aanbod van één serviceprovider kunnen we waar raadzaam ook Microsoft Business Productivity (met Office365 als evolutie) of Google Apps opnemen als online onderdeel van uw geïntegreerde werkplek. Het andere uiterste is een meer traditioneel model met eigendom en beheer, waarin een combinatie van lokale en externe resources wordt gebruikt, eventueel in combinatie met online functionaliteit voor de standaard applicaties. Dit betreft vaak een omgeving die vanwege gebruikersvereisten, beleid en cultuur vasthoudt aan specifieke lokale instellingen èn vele complexere applicaties gebruikt die bijvoorbeeld meer (lokale) rekenkracht vragen (denk aan multimedia en grafische toepassingen). In deze tweede aanpak kan een traditionele levering veelal worden gecombineerd met online functionaliteit. Acties KPN hanteert de volgende stappen: • Assessment, analyse en ontwerp: op basis van het ‘Waarom’, ‘Wie’, ‘Wat’ en het ‘Hoe’ wordt een passende roadmap en levermodel vastgesteld met de beste keuze of mix uit SaaS, hosted private cloud en on-premises. • Bouwen, migreren en implementeren: bij de uitrol migreren we naar de nieuwe omgeving. Als big bang, een evolutie of een mix, maar altijd met oog voor verandermanagement en passende standaarden waarbij KPN als dienstverlener altijd dichtbij is. • Beheren en evolueren: als uw ICT aanspreekpunt zorgen we voor (automatische) updates naar nieuwe geïntegreerde applicatiereleases èn een effectief beheer, dynamische bewaking en dashboard rapportages met essentiële prestatie indicatoren.
Neem contact met ons op als u wilt weten hoe uw werk(plek) omgeving nog beter kan renderen. Sybren ten Wolde – Global Practice Manager –
[email protected] of bezoek onze website www.kpn.com/corporatemarket
4
kpn.com/corporatemarket
