Algemeen „Waarom wordt een jaarafsluiting uitgevoerd?" Het is voor elke ondernemer verplicht om de boekhouding jaarlijks af te sluiten. Middels deze jaarafsluiting krijgt u: 1. 2. 3. 4. 5.
Informatie over uw eigen bedrijf Informatie over lopende rekeningen Informatie voor de belasting Crediteuren overzicht Bewijsmiddel
Middels de volgende pagina’s wordt u geïnformeerd over de belangrijke informatie die bij een jaarafsluiting in Jack komt kijken.
Wat gebeurt er bij een jaarafsluiting? Bij een jaarafsluiting wordt het huidige boekhoudkundige jaar omgezet en worden de eindsaldi overgedragen naar de beginbalans van het volgende boekjaar. Bij het overdragen wordt er geboekt via de rekeningen welke ingesteld staan via
. Ook na een jaarafsluiting kan het boekhoudkundig jaar teruggezet en kunnen rekeningen uit voorgaande jaren geraadpleegd worden.
Belangrijke informatie vooruitlopend op de afsluiting In Jack zijn standaard 4 boekhoudkundige jaren geopend. Voordat u een jaarafsluiting wilt doorvoeren, dient u te controleren hoe uw huidige boekhoudkundige jaar staat ingesteld. Via het menupunt staat in het tabblad ‘Basisopties’ aangegeven welke financiële jaren bij u zijn ingesteld (zie afbeelding, punt 1 en punt 2).
1
2
Informatie Jack zal het eerst genoemde jaar afsluiten, wanneer u een jaarafsluiting uitvoert. Indien u een ander jaar af wenst te sluiten, dan dient u eerst het boekhoudkundige jaar te wijzigen. Zie voor een uitleg hiervan de procedure verderop in deze handleiding. Aan het begin van een boekhoudkundig jaar staan in Jack alle saldi op „0". Er wordt niet automatisch doorgeboekt naar een volgend boekjaar. Dit houdt in dat wanneer u bijvoorbeeld met de jaren 2006, 2007, 2008 en 2009 werkt, dan staat de bank op 1.1.2006, 1.1.2007, 1.1.2008 zoals ook op 1.1.2009, automatisch op „0". Indien uw boekhoudkundige jaar in maand „10" eindigt, geldt uiteraard dat de maanden 1.11.2006, 1.11.2007, 1.11.2008 en 01.11.2009 op „0" staan. Na een jaarafsluiting zullen de openingsbalansen gevuld worden.
Om een duidelijk onderscheid te kunnen maken tussen debiteuren en crediteuren dienen deze van het juiste rekeningtype voorzien te zijn, dat wil zeggen dat ze of het rekeningtype „Debiteur" of het type „Crediteur" moeten hebben. Dit kunt u controleren via de lijst . In dit overzicht dient in de rij met Rek. type het juiste type vermeld te staan. Eventueel kunt u het type hier nog wijzigen door op een entry met de rechtermuisknop te klikken en in het nieuwe overzicht te kiezen voor ‘Rekening wijzigen’.
*
Over het algemeen wordt bij aanvang van een nieuw boekhoudkundig jaar in eerste instantie enkel het jaar omgezet, omdat er wellicht nog handeldingen t.b.v. de jaarafsluiting uitgevoerd moeten worden.
Let op: Mutaties en gegevens van afgesloten periodes (jaar) kunnen nog wel gewijzigd worden. Om dit te voorkomen is het belangrijk om voor alle maanden van een afgesloten jaar de periode te sluiten. Dit kan gedaan worden met de functie
.
Er kunnen dan geen nieuwe mutaties meer toegevoegd worden in deze periode(s). Sluit daarom een boekjaar/periodes pas af indien u er heel zeker van bent dat er geen wijzigingen meer noodzakelijk zijn!
Wijzigen van geopende boekhoudkundige jaren
Waarschuwing Beëindig eerst op alle werkplekken het Jack systeem. Indien geopend dient u tevens de CRS Transformer en de CRS Automater te sluiten. Let u erop dat tijdens het omzetten van de jaren niemand Jack mag starten. Wij raden u daarnaast aan om voor elke jaarafsluiting en/of omzetten van de boekjaren vooraf een backup te maken van uw Jack systeem.
Informatie Het dient de aanbeveling om deze actie te starten vanaf de server. Het herbereken van de saldi zal daarop aanzienlijk sneller gaan dan op een werkstation.
Roept u het menupunt Basisgegevens > Boekhoudkundige parameters> op:
Menu In het scherm van de “Boekhoudkundige parameters” wordt een bereik voor de financiële boekjaren ingesteld. Hier ziet u 3 velden waarvan er 2 aangepast kunnen worden Boekjaar tot en met (afbeelding ‘boekhoudkundige paramaters’, punt 1) Eindigt in maand (afbeelding ‘boekhoudkundige parameters’ punt 2)
1
2
Boekhoudkundige parameters Geeft u in het veld het laatste boekjaar in welke na het omzetten geopend moet worden. Omdat er altijd 4 boekjaren geopend zijn, berekent Jack automatisch het begin jaar en geeft deze in het eerste veld in. In het veld <sluit in maand> geeft u de laatste maand van uw boekhoudkundig jaar in. Bij de meeste bedrijven zal dit het kalenderjaar betreffen en zal de sluitmaand December (12) zijn. Het kan echter ook zijn dat u met een zogenoemd ‘gebroken boekjaar’ werkt. Dit boekjaar eindigt meestal in de maand Oktober waardoor u in dit veld derhalve een 10 in moet geven. Uiteraard dient u dit in overleg te doen met uw boekhouder en/of accountant. Informatie Het geopende boekjaar kan te allen tijde weer omgezet worden. Klikt u hierna op de button Jack zal na het omzetten van het boekhoudkundige jaar altijd de saldi opnieuw gaan berekenen. Klikt u in het scherm met deze melding dan ook op (zie scherm hint hieronder).
* Hint Saldi opnieuw berekenen
In het volgende venster kan worden ingesteld vanaf welk boekingjaar en welke periode u de saldi wilt laten herberekenen.
Herberekenen saldi Waarschuwing Wijzigt u deze, door Jack aangegeven, instellingen niet!! Dit kan grote invloed hebben op uw financiële administratie.
Klikt u op de button om het omzetten van het boekhoudkundige jaar te starten. De saldi worden op nul gezet en herberekend.
Herberekenen saldi procentbalk
Het geopende boekhoudkundige jaar wordt nu omgezet. In dit voorbeeld worden de boekjaren 2008, 2009, 2010 en 2011 nu geopend. Het boekjaar sluit in maand 12 (December).
Informatie U kunt nu weer op alle werkplekken in Jack werken. Indien u de CRS Transformer en de CRS Automater afgesloten had, dient u deze ook weer opnieuw te starten.
Informatie Indien u een mutatie wilt doen in een boekjaar wat buiten deze vier boekhoudkundige boekjaren valt dan zal er een melding verschijnen in Jack:
Voor de jaarafsluiting dient u het volgende uit te voeren: Print u voor de jaarafsluiting een saldi lijst en een lijst van alle grootboekrekeningen uit.
Controleer vervolgens de volgende punten:
Betalingscontrole
U kunt de betalingscontrole oproepen via de menu punten . Zoekt u hier naar openstaande betalingen van debiteuren in het jaar dat u af wilt sluiten. Selecteert u hiervoor een grote periode (bijvoorbeeld van 01.01.2000 tot 31.12.2008) als u boekjaar 2008 af wilt sluiten.
Met behulp van de button kan aansluitend het af te sluiten jaar “begrensd” worden (bijvoorbeeld Vertrekdatum – in de periode van-t/m – 01.01.2008 t/m 31.12.2008).
U krijgt vervolgens een lijst met alle boekingen, bij wie nog een klantenbetaling open staat. Wellicht wilt u daar nog correcties op maken.
Boekingslijst
De boekingslijst kunt u oproepen via het menu punt . Hier kunt u een lijst met alle nog niet betaalde boekingen opvragen. Geeft u bovenin de vertrekdatum in (bijv. van 01.01.2008 t/m 31.12.2008). Links kunt u een vinkje plaatsen voor de entry ‘Boekingen (openst. betaling), de overige entries raden wij u aan om niet te selecteren. Kies vervolgens onderin voor ‘printen’ of ‘preview’.
Lijsten, Boekingen Er verschijnt nu een keuzelijst (deze kan afwijken van onderstaand voorbeeld!):
Selecteert u hier de entry met de tekst ‘Jaarafsluiting controlelijst’. Deze tekst kan bij u ook anders omschreven zijn. Mocht u twijfelen, dan kunt u t.a.t. contact opnemen met de supportafdeling. Klikt u daarna op de button Enkel via deze lijst krijgt u een overzicht van de reissom van de klant en het nog openstaande bedrag naast elkaar weergegeven. Touroperatorafrekening
U kunt de Touroperatorafrekening openen via de menu punten .
Hier kunt u een selectie ingeven op basis van het vertrekjaar en daarnaast kunt u rechts een vinkje plaatsen bij . U krijgt dan een overzicht te zien welke de volgende gegevens kan tonen: Touroperatorafrekening inkoop gedeeltelijk, betaling gedeeltelijk (part.) Touroperatorafrekening inkoop OK, betaling gedeeltelijk of open Touroperatorafrekening inkoop open, betaling gedeeltelijk Touroperatorafrekening inkoop OK, betaling part. of open, winst ok Touroperatorafrekening inkoop open, betaling open
Inkoopverwerking onbetaalde facturen Bij services die in deze lijst staan, zijn de respectievelijke debiteuren/crediteuren ( Incasso) of de crediteuren/Verrekeningsrekening ( Incasso) nog niet vergeleken. Wellicht dat hier de Winst reeds verboekt is. Hierna kunt u de lijst verder begrenzen door rechts de entry ‘Winst niet gemuteerd’ te activeren. U krijgt vervolgens een overzicht te zien welke de volgende gegevens kan tonen: Touroperatorafrekening inkoop OK, betaling OK Touroperatorafrekening inkoop gedeeltelijk, betaling gedeeltelijk Touroperatorafrekening inkoop OK, betaling gedeeltelijk of open Touroperatorafrekening inkoop open, betaling gedeeltelijk Touroperatorafrekening inkoop open, betaling open
Inkoopverwerking winst niet gemuteerd Bij services die in deze lijst staan zijn de respectievelijke debiteuren/crediteuren ( Incasso) of Crediteur/Verrekeningsrekening ( Incasso) nog niet vergeleken. De winst op deze services is echter nog niet verboekt. Let op: In deze lijst staan alleen boekingen die aan bepaalde voorwaarden voldoen (bijv. betaling aan TO nog niet uitgevoerd). Print u de definitieve lijst a.u.b. uit en controleert u deze in het volgend boekjaar. Het is raadzaam deze lijst maandelijks te vergelijken.
Overlopende activa en passiva Voordat u een jaar afsluit, moeten alle overlopende activa/passiva correct (handmatig) gemuteerd worden. Hier gaat het bijv. om huur (passiva, dus schulden) die u in december betaalt, maar welke bedoeld is voor de maand januari. Of klantenbetalingen (activa, dus vorderingen) die nu al betaald zijn, maar waarvan de reisdatum pas in het komende jaar ligt. Met andere woorden, geldtransacties in het oude jaar, maar de schulden/vorderingen zijn voor het nieuwe jaar. In dit geval moet u hiervoor rekeningen aanmaken. De saldi van deze rekeningen moeten dan in het nieuwe jaar overgebracht worden en daar weer op de oorspronkelijke rekeningen gemuteerd worden. Raadpleeg voor de details uw accountant. Voorbeeld: oude jaar: "Overlopende passiva" aan "huur" nieuwe jaar: "Huur" aan "overlopende passiva"
Verzamelfacturering
De boekingen moeten worden doorgeboekt zodat de omzet in de boekhouding terecht komt U kunt alle nog openstaande services van touroperators, welke in tabel 2 staan (bijv. IATA) factureren via het menupunt . Via het menupunt start u de verzamelfacturering en kunt u een selectie maken op basis van het vertrekjaar. Aansluitend kunt u de geselecteerde boekingen doorboeken. Hierdoor worden de „overige bedragen" welke u in de boeking onder geplaatst heeft op de desbetreffende grootboekrekeningen verboekt.
Overige acties Maakt u na alle voorbereidingen voor de jaarafsluiting een backup van uw Jack systeem. Print alle saldilijsten en grootboekrekeningen voor de accountant uit. Eventuele correctie boekingen, welke doorgegeven zijn door uw accountantskantoor, dienen nog voor de jaarafsluiting doorgevoerd te worden. Controleert u of dat op alle werkstations Jack is afgesloten, vervolgens logt u op de server in in Jack. Waarschuwing Gedurende de jaarafsluiting mag Jack op geen enkel werkstation geopend worden!
Zodra u ingelogd bent in Jack, kunt u de rebuild starten via de menu punten . Jack wordt hierdoor afgesloten en een nieuw scherm wordt geopend.
Kies hier allereerst voor het menu punt ‘Datei’ en vervolgens voor ‘Modus’. In het scherm dat dan verschijnt zet u een vinkje voor de regel ‘Postleitzahlen und History nicht rebuilden’ Daarna klikt u op ‘OK’:
U kunt nu rechtsboven kiezen voor ‘Alle’ en daarna voor ‘Alle Dateien’ Alle bestanden in Jack worden nu op consistentie gecontroleerd.
Waarschuwing Er mag tijdens deze rebuild geen foutmelding optreden. Deze zijn te herkennen doordat het programma dan zal stoppen en er een melding op het scherm verschijnt welke u met moet bevestigen. U dient in dit geval de foutmelding te noteren en altijd contact op te nemen met de supportafdeling voordat u verder gaat met deze procedure. Het zou hierbij prettig zijn indien u tevens de bestandsnaam kunt noteren waarop de foutmelding verschijnt (zoals u in het voorbeeld hierboven kunt zien bij ‘Dateiname’). Een voorbeeld van een foutmelding is:
Indien alles foutloos verlopen is, dan verschijnt aan het eind weer het “lege” beeldscherm van de rebuild wat u ook zag toen u de rebuild startte. Dit scherm kunt u nu afsluiten.
U kunt nu Jack weer starten. Selecteert u het menupunt ‘Herberekenen saldi’ via het menu (Bestand – Bestanden) U krijgt eerst een backcheck te zien welke u met <Ja> kunt bevestigen indien daadwerkelijk verder niemand in Jack zit. In het volgende venster kan worden ingesteld vanaf welk boekingjaar en welke periode u de saldi wilt laten herberekenen. Verandert u deze instelling niet en bevestigd u het scherm met . Informatie De boekhouding wordt door het ‘herberekenen van de saldi’ gecontroleerd en opnieuw opgebouwd. Het scherm sluit automatisch nadat de saldi herberekend zijn. Afhankelijk van uw computer en de hoeveelheid gegevens kan deze actie soms tot enkele uren duren. De procentbalk hoeft niet per definitie tot 100% te lopen, deze kan ook sluiten bij bijvoorbeeld 60%. Dit houdt in dat Jack geen overige boekingsregels meer gevonden heeft en dat alles correct opnieuw opgebouwd is.
Om het jaar zelf af te sluiten kiest u in Jack voor het menupunt . Controleer in het volgende scherm linksboven de boekhoudkundige jaren. Het linkerjaar in het grijze scherm zal worden afgesloten. Indien dit niet correct is dient u het boekhoudkundig jaar om te zetten. Hoe u dit kunt doen kunt u hierboven terugvinden in het hoofdstuk ‘wijzigen van geopende boekhoudkundige jaren’. Hierna kunt u links aanvinken welke rekeningen overgebracht moeten worden. Wij adviseren u om alle vier de regels aan te vinken. Na jaarafsluiting dienen handmatig de reeds ingebrachte banksaldi gestorneerd te worden.
Zodra u dit scherm met bevestigd, worden automatisch de saldi herberekend.
Wij adviseren u om de, door Jack voorgestelde jaren NIET te veranderen. De regel met de OPgegevens dient ook niet geactiveerd te worden! Na deze herberekening zal Jack de saldi doorlopen en volgt er nog een nieuw scherm voor het herbereken van de saldi, maar nu met een gewijzigd boekjaar. Ook dit kunt u weer bevestigen met , waarna deze herberekening plaats zal vinden. De jaarafsluiting wordt nu doorgevoerd.
Veel voorkomende vragen bij een jaarafsluiting in Jack:
Vraag: Ik heb bij de debiteuren en/of de crediteuren nog openstaande saldi? Antwoord: Voor nog niet alle boekingen is een TO inkoopfactuur verwerkt. Dit heeft als gevolg dat debiteuren/crediteuren nog niet in evenwicht zijn en ook eventuele overige kortingen en commissies nog niet op de betreffende rekeningen verboekt zijn. U kunt via het menupunt deze boekingen op basis van de vertrekdatum zoeken. Vinkt u hierbij rechtsboven
de regels met , en <winst niet gemuteerd> aan en filter op deze manier de nog openstaande boekingen uit uw boekingsbestand. Hierna kunnen alle services doorgeboekt worden via de menu punten waarbij tevens de overige bedragen welke vermeld worden in de boeking bij het tabblad ‘Bedrag/Info’ doorgeboekt. Ook zodra u al deze punten doorlopen heeft kan het zijn dat de debiteuren en crediteuren nog niet in evenwicht zijn. Dit kan te maken hebben met eventueel openstaande betalingen van de debiteuren of dat er nog openstaande betalingen zijn bij de crediteuren.
Vraag: Wat doet een periode afsluiting? Antwoord: Met een periode afsluiting kunt u betreffende maanden blokkeren, zodat in die periode niet meer geboekt kan worden (bijv. klanten- en crediteurenbetalingen). U kunt dit instellen via het menu punt . Indien u een periode wenst af te sluiten kunt u voor deze regel een vinkje plaatsen. U kunt de periode desgewenst weer openen door het vinkje weer weg te halen. Deze optie kan zeer hulpvol zijn bij een jaarafsluiting, om het eventueel boeken in een afgesloten jaar te voorkomen.
Vraag: Moeten de periodes afgesloten worden voordat een jaarafsluiting plaats kan vinden? Antwoord: Nee, dit is niet noodzakelijk. Ook zonder het afsluiten van de maandelijkse periodes kan een jaarafsluiting uitgevoerd worden. Vraag: Is er een checklijst van de dingen die gedaan moeten worden?
Antwoord: Hieronder ziet u een globaal overzicht van hetgeen hierboven in deze handleiding ook omschreven is: -
Alle overige gebruikers dienen Jack te verlaten tijdens deze procedures. Volledige bacukp van uw hele Jack directory incl. subdirectories. Crasht Jack tijdens de jaarafsluitingsprocedure, dan dient u de volledige procedure ter herhalen op basis van de oude (backup) gegevens.
-
Laatste controle van de over te dragen grootboekrekeningen via
4 boekjaren -
-
-
-
Mutaties i.v.m. overlopende activa en passiva invoeren. Laatste controle van de grootboekrekeningen via het rekeningschema. Hierbij dient u m.n. rekening te houden met de ingegeven ‘type rekening’. Dit gaat het eenvoudigst via en het bijwerken via de rechter muisknop. Activeert u de jaarafsluiting met automatische overdracht van de saldi Mutaties i.v.m. overlopend activa en passiva invoeren. Laatste controle van de grootboekrekeningen via het rekeningschema. Hierbij dient u m.n. rekening te houden met de ingegeven ‘type rekening’. Dit gaat het eenvoudigst via en het bijwerken via de rechtermuisknop. Activeert u de jaarafsluiting met automatische overdracht van de saldi, heeft dit enkel betrekking op bepaalde grootboekrekeningstypen. Indien hier verschillende rekeningen een fout type hebben, zullen saldi niet of foutief overgedragen worden! Uitvoeren van noodzakelijke slotmutaties zoals bijvoorbeeld kosten en omzet over W&V, W&V over balans, betalingen van belastingen, van de, door de accountant gewenste omboekingen etc. Uw accountant kan u aangeven welke mutaties nog noodzakelijk zijn. Controle of de saldi van de debiteuren en crediteuren met de verzamelrekeningen onder conform zijn. Printen van grootboekrekeningen, saldilijsten, kasboek en journaal van het oude jaar (moet bijgehouden worden als document!). Uitvoeren van de jaarafsluiting met mogelijk over te brengen saldi (in elk geval alle debiteuren en crediteuren overbrengen!). Controle van de overgebrachte saldi. Eventuele andere saldi handmatig overbrengen. Eventuele doorlopende activa en passiva op de oorspronkelijke rekeningen muteren.
