Microsoft Access Databáze je seskupení většího množství údajů, které mají určitou logiku a lze je určitým způsobem vyhodnocovat, zpracovávat a analyzovat Access je jedním z programů určených pro zpracování databází, dalšími jsou např. dBase, FoxPro apod.
Typy objektů databáze: Tabulky – nejdůležitější typ objektu, zde se vlastně databáze vytváří. Všechny ostatní typy objektů, např. dotazy, formuláře apod. vlastně „pouze“ spolupracují a jsou přímo závislé na tabulkách Dotazy – jsou přímo závislé na tabulkách. Jsou to nadefinované funkce, které na základě nastavených kritérií provedou vyhodnocení dat, jež jsou následně zobrazena na obrazovku nebo vložena do nově vytvořené tabulky. Formuláře – jsou závislé buď na tabulkách, nebo na dotazech. Zjednodušeně řečeno jsou to graficky pěkně zpracované masky pro prohlížení a úpravu dat z tabulek a dotazů. Sestavy – objekty určené pro výstup dat z databáze. Jsou to graficky vzhledně uspořádaná data z tabulek či dotazů, která jsou připravena a zformátována pro tisk. Sestavu lze nastavit tak, aby data přímo třídila, seskupovala určené údaje apod. Stránky – tento typ objektu je určen pro vytváření internetových stránek z datových podkladů tabulky či dotazu. Makra – v různých typech objektů se můžeme setkat s problémy, které nelze vyřešit jinak než vytvořením makra. Moduly – jde o kolekci deklarací, příkazů a procedur uložených společně v pojmenovaném celku, moduly slouží k organizaci kódu jazyka Microsoft Visual Basic
Vytvoření a návrh nové tabulky Tabulku lze vytvořit: pomocí průvodce vložením dat importem datové tabulky z Excelu v návrhovém zobrazení
Vytvoření tabulky v návrhovém zobrazení V návrhovém zobrazení navrhujeme jednotlivé sloupce tabulky a datové typy. Nelze zde vkládat a upravovat data Název pole – měl by být co nejkratší, může obsahovat diakritiku, ale nedoporučuje se to Datový typ – rozbalovací šipka nabídne varianty typů -
text – jeho obsahem může být libovolný řetězec znaků v max. délce 255
-
memo – používá se pro zaevidování poznámek, velice různorodých, max 65 535 znaků
-
číslo – obsahem pole bude právě jedno číslo bajt – pouze celá čísla od 0 do 255 celé číslo – pouze celá čísla od -32 767 do 32 767 dlouhé celé číslo – pouze celá čísla od -2 000 000 do 2 000 000 jednoduchá přesnost – libovolné des. číslo v rozmezí od –3 . 1018 do 3 . 1018 dvojitá přesnost – číslo v rozmezí od -1,7 . 10308 do 1,7 . 10308
-
datum/čas - vhodné pro datum narození, pro datum pořízení něčeho apod. Access umí přičíst týden, vyjmout měsíc apod. Na kartě Obecné v políčku formát lze vybrat podobu data.
-
měna – použijeme v případě, že požadujeme, aby vkládaná čísla obsahovala znak měny.
-
automatické číslo – necháme na počítači, aby každému záznamu přidělil jeho nezaměnitelné číslo
-
ano/ne – obsahuje pouze dvě varianty – ano/ne, zapnuto/vypnuto, pravda/nepravda apod.
-
objekt OLE – nejobecnější, může obsahovat cokoli do velikosti 1MB, i obrázek, fotku apod.
Popis – toto políčko je nepovinné a lze jej použít pro objasnění a doplnění názvu pole. Vypisuje se jako nápověda na posledním řádku okna Access Primární klíč – nad každou tabulkou umožňuje Access definovat tzv. primární klíč. Jedná se o určení jednoho nebo více polí, které mají pro každý záznam jednoznačnou hodnotu. U pole označeného jako primární klíč Access ohlídá jednoznačnost a vyplnění daného pole. Vyhledávání – v návrhovém zobrazení tabulky, se v dolní části kromě karty Obecné nachází ještě karta Vyhledávání. Na této kartě je vyznačen způsob zobrazení daného pole v tabulce, popř. ve formuláři. Tato informace se týká pouze datových typů text, číslo a ano/ne. Access umožňuje zobrazit tyto datové typy jako seznam, popř. pole se seznamem.
Editace a úprava dat Zobrazení datového listu – v tomto režimu můžeme vkládat, upravovat a mazat data. Záznam – řádek tabulky, resp. vložený údaj jako celek Pole – sloupec tabulky, jeden konkrétní prvek tabulky Třídění tabulky – tabulku lze setřídit podle jakéhokoliv sloupce, a to buď vzestupně, nebo sestupně. Postavíme se kurzorem do libovolného řádku ve sloupci, podle kterého bude řazení provedeno, a klepneme na jedno z tlačítek Filtr - chceme-li z tabulky vybrat pouze řádky, obsahující určité hodnoty, pracujeme s ikonami na kartě Domů, část seřadit a filtrovat
Dotazy Dotazy slouží k zobrazení, úpravě a analýze dat různými způsoby. Dotazem je myšlena nadefinovaná funkce, která na základě nastavených kritérií provede vyhodnocení dat, jež jsou následně zobrazena na obrazovku nebo vložena do nově vytvořené tabulky. Typy dotazů: -
výběrové – nejběžnější typ dotazu, načítá data z jedné nebo více tabulek a výsledek zobrazuje v datovém listu; může být používán také k seskupení záznamů a výpočtu součtu, počtu, průměru a dalších typů souhrnů
-
parametrické – po spuštění se zobrazí dialogové okno, do kterého se zadávají informace, např. kritéria pro výběr záznamů nebo hodnoty, které chcete zadat do pole.
-
křížové – usnadňují analýzu dat pomocí výpočtů a změny struktury dat. Pomocí křížových dotazů lze vypočítat součty, průměry, počty a různé souhrnné výpočty pro data seskupená na základě dvou informací – informací po levé straně datového listu a informací na horním okraji listu.
-
akční – typ dotazu, který provádí změny nebo přesuny mnoha záznamů v rámci jedné operace. Existují čtyři typy akčních dotazů: odstraňovací, aktualizační, přidávací a vytvářecí.
-
dotazy SQL – tvoří se pomocí příkazů SQL. Vytvoříme-li dotaz v návrhovém zobrazení, vzniknou na pozadí tohoto dotazu odpovídající příkazy SQL. V zobrazení SQL můžeme příkazy podle potřeby upravit. Určité dotazy tzv. specifické dotazy SQL lze vytvořit pouze v zobrazení SQL. Jsou to o předávací – odesílá příkazy na databázový server ODBC o definiční – obsahují příkazy jazyka DDL, umožňují vytvářet nebo měnit objekty v databázi o sjednocovací – pomocí operátoru UNION slučuje výsledky dvou nebo více výběrových dotazů o poddotazy – příkazy SELECT jazyka SQL uvnitř jiného výběrového nebo akčního dotazu
Výběrové dotazy – příklady návrhů 1. Vytvořte dotaz, který zobrazí TV a DVD od výrobce Sony setříděné podle ceny vzestupně
2. Vytvořte dotaz, který zobrazí produkty TV prodané v měsíci lednu, únoru nebo březnu, setříděné sestupně podle prodaných kusů
3. Vytvořte dotaz, který zobrazí všechny produkty, které byly prodány na splátky, a zároveň se ukáže, ve kterém městě se prodávaly
4. Vytvořte dotaz, který zobrazí všechny minivěže s cenou větší než 13 000 Kč.
5. Vytvořte dotaz, který zobrazí všechny produkty, jichž se prodalo 15 – 25 ks (včetně) a přitom nebyly na splátky
6. Vytvořte dotaz, který zobrazí všechny produkty kromě TV od výrobců Sony nebo Philips a jejich zůstatek na skladě
s kurzorem v řádku Pole klepneme na Tvůrce výrazů výrazů a zde „naklikáme“ vzorec
, otevře se okno Tvůrce
7. Vytvořte dotaz, který zobrazí všechny produkty s cenou od 15 000 Kč do 16 000 Kč (včetně). V dotazu vytvořte nový sloupec, který bude vyjadřovat tržbu za produkt, a to tak, že vynásobí sloupec Prodej sloupcem Cena. Nový sloupec nazvěte Tržba.
8. Vytvořte dotaz, který zobrazí všechny produkty, jež byly prodány ve městech začínajících písmeny B nebo P. V dotazu vytvořte nový sloupec s názvem Cena s DPH, který rovnou vypočítá a zobrazí cenu produktu včetně 19% DPH. V dotazu budou zobrazeny sloupce Produkt, Město a Cena s DPH. Dotaz nazvěte DPH.
9. Vytvořte dotaz, ve kterém se v jednom sloupci zobrazí dohromady položky Produkt-Výrobce. Sloupeček nazvěte Výrobek. Dále budou zobrazeny sloupce Cena a Splátky. U sloupce Splátky vyberte jen ty s prázdným polem. Dotaz nazvěte Sloučení
