[Microsoft Access 2007 – Een eigen database maken] 28 oktober 2009
Inleiding Meestal heb je al een bestaande lijst van personen die je wilt gebruiken in je nieuwe database. Je start meestal het beheer van deze personen in Word of Excel om dan later over te stappen naar Access omdat in Access meer beheersmogelijkheden zitten.
Excel-lijst klaar maken
Zorg ervoor dat : - de kolomkoppen benoemd zijn met een duidelijke naam (nummer, naam, voornaam, …) - zorg ervoor dat bijhorende excelbladen ook klaar staan om te importeren (gemeentenummer verwijst naar een exceldocument met postnummers)
Excel lijst importeren Open de Access-database. Kies in het lint voor [Externe gegevens] (tabblad) 1
Frank Van Oost
[Microsoft Access 2007 – Een eigen database maken] 28 oktober 2009
In de groep [Importeren] kiezen we voor <Excel>. Kies steeds de juiste knop voor de juiste toepassing – een Excel-document moet met de Excel-knop worden geïmporteerd.
In de Wizard ga je eerst opzoek naar het Excel-blad dat je wenst te importeren. Klik op
en duid het Excel-blad “personen.xlsx” aan en klik op .
2
Frank Van Oost
[Microsoft Access 2007 – Een eigen database maken] 28 oktober 2009
In de wizard wordt nu aangegeven waar dat Excel-bestand staat. Zo weet de wizard welk Exceldocument hij moet importeren.
Klik op het keuzerondje “De brongegevens importeren in een nieuwe tabel in de huidige database.” en druk op . We gebruiken deze methode omdat de structuur van ons Excel-document niet dezelfde is als de structuur van de tabel Personen in onze database. Later zullen we zien hoe we de geïmporteerde gegevens aan de bestaande tabel toevoegen. 3
Frank Van Oost
[Microsoft Access 2007 – Een eigen database maken] 28 oktober 2009
Hier worden de verschillende werkbladen van het Excel-document weergegeven. Wij hebben maar één werkblad – de inhoud zien we in het voorbeeld. Druk op .
De eerste rij van onze gegevens zijn kolomkoppen – vandaar dat we het vinkje voor “Eerste rij bevat kolomkoppen” aanzetten. Druk op .
4
Frank Van Oost
[Microsoft Access 2007 – Een eigen database maken] 28 oktober 2009 In het volgende scherm kan je aangeven of je al dan niet bepaalde kolommen (gegevens) wilt importeren. We wijzigen niets en drukken gewoon op .
Access wil voor elke tabel een primaire sleutel bepalen (zodanig dat er per record een unieke identificatie is). Je kan hier kiezen uit :
- Primaire sleulel van Access gebruiken : Access doet alles voor jou (geen slechte keuze)
5
Frank Van Oost
[Microsoft Access 2007 – Een eigen database maken] 28 oktober 2009 - Zelf primaire sleutel bepalen (uit de lijst ernaast) – let op de gegevens in het gekozen veld moeten allen uniek zijn - Geen primaire sleutel : je kiest om geen primaire sleutel te maken. Wij opteren voor “geen primaire sleutel”. We maken deze keuze omdat deze tabel een voorlopige tabel is. Later zullen we de gegevens in een bestaande tabel toevoegen waar wel een primaire sleutel is gedefinieerd. Hierna vraagt Access een naam te geven aan de nieuwe tabel met de geïmporteerde gegevens. Wij kiezen voor “tblImportPersonen” en drukken op .
Je kan nu nog de importbewerkingen opslaan maar dat doen we niet omdat de deze importbewerking niet regelmatig gaan gebruiken. Mocht je regelmatig hetzelfde Excel-document moeten importeren kan je dit via macro’s en bewaarde importbewerkingen automatiseren.
6
Frank Van Oost
[Microsoft Access 2007 – Een eigen database maken] 28 oktober 2009
Je nieuwe tabel is nu zichtbaar in het “Navigatiecentrum” van je database.
Door te dubbelklikken op de tabel kan je de inhoud weergeven. Aan de tabelstructuur zelf gaan we niets veranderen omdat dat een tijdelijke tabel is die we later zullen verwijderen nadat de gegevens toegevoegd zijn aan de tabel “tblPersonen”. 7
Frank Van Oost
[Microsoft Access 2007 – Een eigen database maken] 28 oktober 2009
Dit zelfde kunnen we ook met het excelblad “Postcodes.xlsx”. Deze twee excelbladen moeten gekoppeld worden en dat zullen we doen in Access op moment dat we queries gaan maken. Verschil met de vorige import : we kiezen hier voor “Zelf primaire sleutel bepalen “ en kiezen uit de lijst de ID van de lijst. Deze tabel gaan we onveranderd gebruiken vandaar dat een primaire sleutel hier wel nodig is. Bewaar de tabel als “tblPostcodes”.
8
Frank Van Oost
